dotyczy postępowania ……

UMOWA (wg rejestru KSSiP) nr …../2023

dotyczy postępowania ……

zawarta w Krakowie, dnia $data złożenia podpisu r. pomiędzy;

pomiędzy:

Krajową Szkołą Sądownictwa i Prokuratury, z siedzibą w Krakowie, ul. Xxxx Xxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx, posiadającą numer identyfikacji podatkowej NIP 000-000-00-00, REGON 140580428, działająca na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 stycznia 2009 roku o Krajowej Szkole Sądownictwa i Prokuratury (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 217), reprezentowaną przez Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx – Dyrektora Krajowej Szkoły Sądownictwa i Prokuratury, zwaną w dalszej części

„Zamawiającym”,

zwaną w dalszej treści Umowy ZAMAWIAJĄCYM lub Stroną.

a

…

zwaną w treści umowy WYKONAWCĄ lub Stroną

Umowa została zawarta w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość jest mniejsza od kwoty 130 000,00 złotych, i do którego nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września 2019 roku, zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1)

Strony zawierają umowę o następującej treści:

DEFINICJE POJĘĆ

Celem uzgodnienia pojęć na potrzeby niniejszej umowy, Strony ustalają następujące definicje:

Producent - producent sprzętu lub oprogramowania, w przypadku systemu Enova jest to firma Soneta Sp. z o.o. z Krakowa;

System Enova - oznacza oprogramowanie Enova w najnowszej wersji udostępnionej na rynku w dniu podpisania umowy, oferujące funkcjonalność opisaną w aktualnych materiałach Producenta;

System Webservice – oznacza oprogramowanie umożliwiające komunikację automatyczną pomiędzy systemem Enova oraz zewnętrznymi systemami informatycznymi (np.: elektroniczny system obiegu dokumentów);

Dokument - dowolny dokument stanowiący element Dokumentacji Projektu;

Projekt - usługi wykonane przez WYKONAWCĘ na rzecz ZAMAWIAJĄCEGO, będące przedmiotem niniejszej umowy;

Dokumentacja Systemu Enova - oznacza najbardziej aktualny na dzień podpisania umowy materiał objaśniający system Enova, udostępniony przez Producenta;

Szkolenie - szczegółowa prezentacja możliwości funkcjonalnych systemu Enova, przeprowadzona dla pracowników ZAMAWIAJĄCEGO, w wymiarze godzin ustalonym przez Strony

Siła wyższa - obejmuje wszelkie zdarzenia, nieprzewidziane w momencie podpisania umowy, będące poza kontrolą Stron, które całkowicie lub częściowo uniemożliwiają wywiązanie się ze swych zobowiązań, w szczególności takie jak: pożary, powodzie, strajki;

Wartości Domyślne i Elementy Definiowalne - parametry konfiguracyjne systemu Enova, określające w jaki sposób ma on funkcjonować w przedsiębiorstwie ZAMAWIAJĄCEGO;

w szczególności: schematy księgowań, rejestry VAT, dzienniki księgowań, serie dokumentów, grupy towarów i kontrahentów, system upustów, magazyny itp.

Ścieżka Pracy - Ciąg czynności wykonywanych przez operatora w celu osiągnięcia określonych efektów w systemie.

§ 1 PRZEDMIOT UMOWY

1. W ramach realizacji przedmiotu umowy WYKONAWCA zobowiązany jest świadczyć następujące usługi:

a) szkolenie użytkowników z systemu Enova;

b) usługi programistyczne modyfikujące standardową funkcjonalność systemu Enova;

c) usługi programistyczne modyfikujące system obsługujący webservice pracujący na potrzeby komunikacji pomiędzy oprogramowaniem Enova a systemem obiegu dokumentów EZD pracującym u ZAMAWIAJĄCEGO oraz wykonanie dokumentacji dla zleconych zmian;

d) asysta w okresie eksploatacji systemu Enova;

e) konsultacje telefoniczne i e-mailowe z zakresu systemu Enova;

f) utrzymanie zgodności dodatków oraz systemu obsługującego webservice wykonanych w trakcie przeprowadzonego wdrożenia z bieżącą wersją systemu Enova – prace wykonywane po stwierdzeniu przez ZAMAWIAJĄCEGO nieprawidłowości w funkcjonowaniu oprogramowania;

g) prace inne, wspólnie ustalone przez strony;

h) planowe wizyty serwisowe w siedzibie ZAMAWIAJĄCEGO.

2. Miejscem przeprowadzenia wdrożenia jest siedziba ZAMAWIAJĄCEGO, siedziba WYKONAWCY lub inne miejsce uzgodnione wspólnie przez Strony niniejszej umowy.

3. Prace wdrożeniowe mogą być również prowadzone zdalnie przy użyciu narzędzi informatycznych.

§ 2 OKRES OBOWIĄZYWANIA UMOWY

Niniejsza umowa wchodzi w życie z dniem podpisania i obowiązuje od ….04.2023 r. do

….04.2024 r.

§ 3 OGÓLNE WARUNKI ŚWIADCZENIA USŁUG

1. Realizacja Projektu powinna być dokumentowana poprzez przygotowanie dokumentów składających się na Dokumentację Projektu.

2. Wykonanie każdej z usług, będących przedmiotem umowy, kończy spisanie odpowiedniej pozycji w Protokole Wykonanych Prac przez konsultantów WYKONAWCY i przesłanie ich do ZAMAWIAJĄCEGO drogą elektroniczną w ustalonych przedziałach czasowych.

3. WYKONAWCA ma prawo do zastąpienia jednego własnego przedstawiciela innym, dysponującym takimi samymi kwalifikacjami. Do wykonania zlecenia WYKONAWCA nie może użyć PODWYKONAWCY, bez uzyskania odrębnej, pisemnej pod rygorem nieważności, zgody ZAMAWIAJĄCEGO.

4. W przypadku świadczenia usług w siedzibie ZAMAWIAJĄCEGO, WYKONAWCA ma wyłączne prawo do wydawania poleceń swoim przedstawicielom. Przedstawiciele WYKONAWCY są zobowiązani do dostosowania się do obowiązującego u ZAMAWIAJĄCEGO regulaminu pracy.

5. WYKONAWCA gwarantuje, że wydruki, raporty, analizy oraz mechanizmy, będące wynikiem dodatkowych prac programistycznych do systemu Enova (poza funkcjonalnością dostarczoną przez Producenta), będą działać poprawnie na wersji systemu Enova, która obowiązywała u ZAMAWIAJĄCEGO w momencie ich tworzenia.

§ 4 OBOWIĄZKI ZAMAWIAJĄCEGO

1. ZAMAWIAJĄCY zobowiązuje się uiścić wynagrodzenie za realizację przedmiotu umowy na zasadach określonych w § 7.

2. ZAMAWIAJĄCY ma obowiązek przekazywania WYKONAWCY wszelkiej dokumentacji niezbędnej do przeprowadzania prac w postaci elektronicznej na wskazany adres e-mail.

3. ZAMAWIAJĄCY ma obowiązek składania wszelkich zleceń i zamówień w formie elektronicznej na wskazany adres e-mail ….. lub bezpośrednio do osoby odpowiedzialnej za realizację Projektu.

4. ZAMAWIAJĄCY ma obowiązek składania wszelkich zleceń i zamówień poprzez wybranych pracowników, wyszczególnionych w Załączniku nr 1. Zlecenia i zamówienia złożone przez pracowników do tego nieuprawnionych nie będą przyjmowane do realizacji, za wyjątkiem prac związanych z asystą zdalną i telefoniczną, jeżeli ich wartość nie przekracza jednorazowo 2h pracy.

5. ZAMAWIAJĄCY zobowiązany jest do stworzenia warunków, umożliwiających przeprowadzenie prac będących przedmiotem umowy, w tym: udostępnienia miejsca pracy, sprawnie działającej infrastruktury informatycznej, umożliwiania dostępu do sprzętu komputerowego i oprogramowania.

6. ZAMAWIAJĄCY opracuje i wdroży procedury organizacyjne, umożliwiające przeprowadzenie prac będących przedmiotem umowy i umożliwiające eksploatację systemu enova.

7. ZAMAWIAJĄCY będzie współdziałał przy tworzeniu i realizacji szczegółowych planów działań oraz harmonogramów, zmierzających do realizacji Przedmiotu Umowy (w tym do ustalenia priorytetów i podziału zadań).

8. Podczas realizacji usług objętych niniejszą umową, ZAMAWIAJĄCY może udzielić WYKONAWCY wsparcia w promocji na polskim rynku poprzez informowanie o wdrożeniu oraz wystawienie pisemnych referencji.

§ 5 OBOWIĄZKI WYKONAWCY

1. W ramach Umowy WYKONAWCA zobowiązuje się do świadczenia usług, będących jej przedmiotem, z zachowaniem należytej staranności.

2. Czas reakcji na awarie i błędy krytyczne, to jest takie, które uniemożliwiają bieżące funkcjonowanie Zamawiającego – to niezwłocznie, jednak nie później niż następnego dnia roboczego od dnia zgłoszenia (w dni robocze w godz. 8:00 – 16:00, dni robocze to poniedziałek -piątek ).

3. Czas reakcji na pozostałe błędy i zgłoszenia – nie dłużej niż 4 dnia roboczego od zgłoszenia.

4. Czas realizacji zgłoszenia nie dłużej niż 14 dni roboczych od zgłoszenia

5. WYKONAWCA ma obowiązek informować ZAMAWIAJĄCEGO o przebiegu realizacji umowy i ewentualnych zagrożeniach.

6. WYKONAWCA zobowiązuje się dokumentować wykonanie poszczególnych usług w formie Protokołu Wykonanych Prac. WYKONAWCA zobowiązuje się do przesyłania do ZAMAWIAJĄCEGO drogą elektroniczną Protokołów Wykonanych Prac najpóźniej w drugim dniu roboczym od ich zakończenia.

7. WYKONAWCA zobowiązuje się do wykonania wyceny prac na żądanie ZAMAWIAJĄCEGO. W szczególnych i skomplikowanych wypadkach może podać jedynie szacunkową liczbę godzin.

8. WYKONAWCA nie ponosi odpowiedzialności za błędy i usterki będące wynikiem nieprawidłowego działania sprzętu i oprogramowania serwerowego, chyba że przyczynił się w sposób pośredni lub bezpośredni do wadliwego działania sprzętu i oprogramowania.

9. W przypadku wystąpienia błędów w funkcjonowaniu programów, których WYKONAWCA nie potrafi usunąć, zobowiązuje się on do natychmiastowego zainicjowania ich usuwania przez producentów, zgodnie z Warunkami Gwarancji sprzętu i oprogramowania. Nie ponosi jednak odpowiedzialności za ich prawidłowe i terminowe usunięcie.

10. WYKONAWCA nie ponosi odpowiedzialności za poprawność użytkowanie systemów informatycznych przez ZAMAWIAJĄCEGO, w tym za poprawną konfigurację systemów oraz za poprawność wprowadzanych lub importowanych danych.

11. Odpowiedzialność WYKONAWCY jest wyłączona, gdy ZAMAWIAJĄCY korzysta z elementów Przedmiotu Umowy niezgodnie z ich przeznaczeniem lub zwyczajowym/standardowym sposobem korzystania.

§ 6 WYPOWIEDZENIE UMOWY I KARY UMOWNE

1. Strony są uprawnione do wypowiedzenia lub odstąpienia od umowy wyłącznie w wypadkach określonych poniżej.

2. ZAMAWIAJĄCY jest uprawniony do wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym lub odstąpienia od umowy w wypadku niewykonania przez WYKONAWCĘ usług, przez co Strony rozumieją naruszenie przez WYKONAWCĘ istotnych postanowień umowy oraz postanowień Załączników, pomimo uprzedniego pisemnego wezwania do usunięcia naruszeń umowy w terminie do 7 dni. Oświadczenie o odstąpieniu ZAMAWIAJĄCY ma prawo złożyć WYKONAWCY w terminie 14 dni roboczych, liczonych od zdarzenia będącego podstawą do odstąpienia od umowy.

3. Stronom przysługuje w każdym czasie prawo wypowiedzenia umowy z zachowaniem 30 dniowego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesięcznego okresu rozliczeniowego.

4. W przypadku nieterminowego wykonania zobowiązań przez WYKONAWCĘ, w szczególności w przypadku uchybień terminom wskazanym w § 5 ust. 2, 3 i 4 Umowy, WYKONAWCA zapłaci ZAMAWIAJĄCEMU karę umowną w wysokości 0,5% wartości wynagrodzenia umownego brutto , które było WYKONAWCY należne za ostatnie trzy miesiące przed dniem zwłoki , za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia.

5. W przypadku innego niż wskazanego w ust. 4 niewykonania lub nienależnego wykonania umowy, WYKONAWCA zapłaci ZAMAWIAJĄCEMU karę umowną w wysokości 10% wartości wynagrodzenia umownego brutto , które było WYKONAWCY należne za ostatnie trzy miesiące przed dniem niewykonania lub nienależnego wykonania umowy, za każdy przypadek niewykonania lub nienależnego wykonania umowy.

6. W razie odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego w całości, bądź w części z przyczyn leżących pod stronie WYKONAWCY lub wypowiedzenia umowy z przyczyn leżących pod stronie WYKONAWCY oraz w przypadku rażących naruszeń postanowień niniejszej umowy, w szczególności niewykonania przez WYKONAWCĘ usług zleconych przez ZAMAWIAJĄCEGO będących przedmiotem umowy WYKONAWCA zapłaci ZAMAWIAJĄCEMU karę umowną w wysokości 50% wartości wynagrodzenia

umownego brutto , które było WYKONAWCY należne za ostatnie trzy miesiące przed dniem odstąpienia lub wypowiedzenia umowy.

7. ZAMAWIAJĄCEMU przysługuje prawo dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania przekraczającego wysokość kar umownych, aż do pełnego pokrycia poniesionej szkody.

8. Kary umowne wskazane w niniejszej umowie podlegają kumulacji.

9. Wypowiedzenie pod rygorem nieważności winno być dokonane w formie pisemnej. Za formę pisemną uznawana jest również korespondencja elektroniczna podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

10. ZAMAWIAJĄCY ma prawo potrącić naliczone kary umowne z wynagrodzenia WYKONAWCY.

§ 7 WARUNKI FINANSOWE

1. Za wykonanie niniejszej umowy Strony ustalają wynagrodzenie obliczone w oparciu o stawkę godzinową, którą Strony ustalają w wysokości netto …… zł (słownie: ….. złotych), tj. brutto …… zł (słownie …… złotych).

2. Podstawą zapłaty wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1 powyżej, będzie sporządzony przez Zleceniobiorcę i zatwierdzony przez Zleceniodawcę raport, opisujący zakres wykonanych w danym miesiącu usług wraz z rozliczeniem godzinowym.

3. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 powyżej, płatne będzie miesięcznie z dołu, na podstawie prawidłowo wystawionej i doręczonej Zleceniodawcy faktury VAT na rachunek bankowy WYKONAWCY o numerze ………..

4. Strony ustalają 21 - dniowy termin płatności od dnia skutecznie doręczonej Zleceniodawcy prawidłowo wystawionej faktury VAT.

5. Niezależnie od postanowień ust. 1 powyżej, Xxxxxx zgodnie postanawiają, że w okresie trwania niniejszej umowy wynagrodzenie miesięczne nie przekroczy kwoty netto zł

(słownie: ….. złotych), tj. brutto …… zł (słownie: ….. złotych), a całkowita suma wynagrodzeń za okres umowy nie przekroczy kwoty netto …… zł (słownie: …… złotych), tj. brutto …… zł (słownie: …… złotych).

6. Za dzień zapłaty, o której mowa powyżej, uważa się datę obciążenia rachunku bankowego ZAMAWIAJĄCEGO.

7. WYKONAWCA oświadcza, że jest zarejestrowanym podatkiem VAT czynnym i posiada numer identyfikacji podatkowej NIP ……. oraz zobowiązuje się do informowania

ZAMAWIAJĄCEGO w trakcie trwania niniejszej umowy o każdej zmianie statusu podatnika podatku VAT, w szczególności w momencie wystawiania faktur VAT.

8. W sytuacji, gdy wskazany do płatności przez Wykonawcę numer rachunku bankowego, o którym mowa w § 7 ust 3 nie znajduje się w „Wykazie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT” udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, o którym mowa w ustawie o podatku od towarów i usług, termin płatności będzie liczony od dnia następującego po dniu ujawnienia ww. rachunku bankowego w tym Wykazie.

§ 8 OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH I ZACHOWANIE POUFNOŚCI

1. Strony oświadczają, że dane osobowe udostępnione podczas i w związku z realizacją niniejszej umowy będą przetwarzane przez Xxxxxx zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) w celu realizacji niniejszej umowy.

2. Strony zobowiązują się do:

1) wzajemnego stosowania zasad poufności dokumentów i informacji uzyskanych od drugiej Strony w związku z wykonywanym przedmiotem umowy, zarówno w trakcie jej trwania, jak i po ustaniu stosunku wynikającego z umowy;

2) zabezpieczania przed kradzieżą, uszkodzeniem i zaginięciem wszelkich otrzymanych dokumentów (w tym na mobilnych nośnikach) związanych z przedmiotem umowy;

3) niewykorzystywania zebranych informacji prawnie chronionych dla celów innych niż wynikające z realizacji umowy;

4) niezwłocznego przekazywania drugiej Stronie informacji o wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy informacji prawnie chronionych lub o ich niewłaściwym użyciu.

3. Obowiązek zachowania poufności nie dotyczy informacji lub materiałów:

1) których ujawnienie jest wymagane przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa;

2) których ujawnienie następuje na żądanie podmiotu uprawnionego do kontroli, pod warunkiem, że podmiot ten został poinformowany o poufnym charakterze informacji, które są powszechnie znane;

3) które Strona uzyskała lub uzyska od osoby trzeciej, jeżeli przepisy obowiązującego prawa lub zobowiązanie umowne wiążące tę osobę nie zakazują ujawniania przez nią tych informacji i o ile Strona nie zobowiązała się do zachowania poufności;

4) w których posiadanie Strona weszła zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, przed dniem uzyskania takich informacji na podstawie niniejszej umowy.

4. W wypadku, gdy jedna ze Stron zostanie zobowiązana nakazem sądu bądź organu administracji państwowej do ujawnienia informacji lub materiałów albo konieczność ich ujawnienia będzie wynikała z przepisów prawa, zobowiązuje się niezwłocznie pisemnie powiadomić o tym fakcie drugą Stronę.

5. WYKONAWCA przez rozpoczęciem wykonania przedmiotu umowy zobowiązany jest do podpisania umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, stanowiącej załącznik nr 2 do umowy.

§ 9 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. ZAMAWIAJĄCEMU nie przysługuje prawo przenoszenia, w całości ani w części, praw uzyskanych na mocy niniejszej umowy na osoby trzecie bez uprzedniej pisemnej pod rygorem nieważności zgody WYKONAWCY.

3. Strony oświadczają, że ich celem jest rozstrzygnięcie wszelkich ewentualnych sporów dotyczących treści i wykonania niniejszej umowy w drodze polubownej. Jeżeli wypracowanie rozwiązania polubownego nie będzie możliwe, Strony poddadzą spór pod rozstrzygnięcie Sądowi właściwemu ze względu na siedzibę ZAMAWIAJĄCEGO.

4. Umowa niniejsza stanowi całkowite porozumienie pomiędzy Stronami odnośnie spraw w niej unormowanych i nie ma żadnych innych warunków – ustnych lub pisemnych – niż zawarte w niniejszej umowie. Wszelkie poprzednie porozumienia, oświadczenia lub uzgodnienia pomiędzy Stronami, dotyczące przedmiotu, Umowy zostają zastąpione niniejszą umową.

5. Obie Strony zastrzegają sobie prawo informowania o fakcie zawarcia umowy.

6. Strony ustalają wzajemne adresy do korespondencji wskazane w nagłówku niniejszej Umowy. Zmiana adresu nie stanowi zmiany Umowy. W przypadku jakiejkolwiek zmiany adresu każda ze Stron obowiązana jest niezwłocznie zawiadomić pisemnie drugą Stronę wskazując nowy adres. W przypadku nie dopełnienia tego obowiązku, wszelkie dokumenty i zawiadomienia przesłane na adres poprzedni uważa się za skutecznie doręczone.

7. WYKONAWCA nie może powierzyć wykonania umowy w całości lub w części innym osobom, ani dokonać cesji praw wynikających z umowy bez pisemnej pod rygorem nieważności zgody ZAMAWIAJĄCEGO.

8. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.

9. Wykonawca oświadcza, iż nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 7 ust.1 ustawy z dnia

13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.

U. 2023 r. poz. 129 ze zm.). Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Zamawiającego, jeżeli w trakcie realizacji zamówienia nastąpi zmiana w zakresie aktualności tego oświadczenia.

10. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron, chyba że umowa zawarta zostanie w formie elektronicznej.

11. Załączniki:

Zał. 1 Lista osób uprawnionych ze strony ZAMAWIAJĄCEGO do zamawiania usług dodatkowych

Zał. 2 Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Zał. 3 Wypis z KRS

Zał. 4 Status Podmiotu Vat Zał. 5 Oferta WYKONAWCY

WYKONAWCA

ZAMAWIAJĄCY

$podpis automatyczny

$/pismo podpisane podpisem elektronicznym/

Załącznik nr 1

Lista osób uprawnionych ze strony ZAMAWIAJĄCEGO do zamawiania usług

dodatkowych

• …..