SPIS TREŚCI
ISBN PDF-a: 978-83-8328-931-1
Spis treści 7
SPIS TREŚCI
1
List intencyjny, umowa przedwstępna, umowa
zawarta
1.1. Przyczyny gospodarcze zawierania listów intencyjnych
na rynku najmu komercyjnego 21
1.2. Charakter prawny listów intencyjnych 23
1.3. Treść listów intencyjnych 24
1.4. Odpowiedzialność przedkontraktowa stron listów intencyjnych 27
1.5. List intencyjny a przedwstępna umowa najmu komercyjnego i umowa najmu komercyjnego zawarta
1.6. Przedwstępna umowa najmu komercyjnego 32
1.7. Skutki uchylania się od zawarcia umowy przyrzeczonej
najmu komercyjnego 34
1.8. Umowa najmu komercyjnego zawarta pod warunkiem 38
1.9. Przykładowe postanowienia umowne 39
1.9.2. Umowa najmu komercyjnego zawarta pod
8 Spis treści
2
Przedmiot umowy najmu komercyjnego 43
2.1. Lokal użytkowy jako przedmiot umowy najmu
2.2. Powierzchnie (części) wspólne nieruchomości 47
2.3. Relokacja przedmiotu najmu w obrębie budynku 49
2.4. Prawo pierwszeństwa najmu 53
2.5. Redukcja powierzchni najmu 54
2.6. Przykładowe postanowienia umowne 55
2.6.1. Przedmiot umowy najmu komercyjnego 55
2.6.2. Zgoda na dokonywanie zmian przez wynajmującego w zakresie powierzchni
2.6.5. Redukcja powierzchni najmu 58
3
Forma umowy najmu komercyjnego 60
4
Okres obowiązywania umowy najmu komercyjnego 65
4.1. Umowa najmu komercyjnego zawarta na czas oznaczony
4.2. Minimalny i maksymalny okres obowiązywania umowy
4.3. Moment rozpoczęcia i zakończenia okresu najmu 69
4.4. Modyfikacja czasu obowiązywania umowy najmu 70
4.5. Postanowienie break option w umowie najmu
komercyjnego zawartej na czas oznaczony 73
4.6. Przykładowe postanowienia umowne 78
4.6.1. Przedłużenie obowiązywania umowy najmu 78
4.6.2. Klauzula break option 79
5
Wydanie lokalu najemcy oraz zwrot lokalu wynajmującemu 80
5.1. Odpowiedzialność najemcy i wynajmującego za stan
Spis treści 9
5.2. Umówiony użytek lokalu 81
5.3. Stan techniczny lokalu przed wydaniem go najemcy 82
5.5. Uchylanie się przez najemcę od przejęcia lokalu 87
5.6. Stan lokalu po wydaniu go najemcy 88
5.7. Zwrot lokalu przez najemcę 90
5.8. Stan lokalu w chwili zwrotu przez najemcę 94
5.9. Rozliczenie nakładów na przedmiot najmu 97
5.10. Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego 98
6
Ulepszenia przedmiotu najmu komercyjnego 100
6.1. Przyczyny wykonywania ulepszeń przedmiotu najmu komercyjnego 100
6.2. Drobne nakłady o charakterze konserwacyjnym 101
6.3. Nakłady konieczne na przedmiot najmu 102
6.4. Rozróżnienie nakładów koniecznych i ulepszających poniesionych na przedmiot najmu 104
6.5. Metody rozliczania ulepszeń 105
6.6. Rozliczenie ulepszeń a wypowiedzenie umowy najmu 109
6.7. Zobowiązania najemcy związane z prowadzeniem prac
6.8. Podmiot zobowiązany do dokonania rozliczeń
6.9. Wykonanie prac wykończeniowo-adaptacyjnych
w przedmiocie najmu przez wynajmującego 113
6.10. Przedawnienie roszczenia najemcy o zwrot nakładów
6.11. Przykładowe postanowienia umowne 116
7
7.1. Czynsz jako przedmiotowo istotny element umowy
7.2. Modelowe postanowienie umowne dotyczące
gwarantowanego czynszu najmu 119
7.3. Denominowanie czynszu w walucie obcej 120
10 Spis treści
7.4. Forma niepieniężna czynszu najmu 122
7.5. Czynsz od obrotu (czynsz uzupełniający) 124
7.6. Okresowe zwolnienie najemcy z obowiązku zapłaty
czynszu najmu („wakacje czynszowe”) 128
7.7. Czasowa zmiana wysokości czynszu w trakcie
7.8. Uprawnienie wynajmującego do jednostronnego
podwyższenia czynszu najmu 132
7.9. Przykładowe postanowienia umowne 137
7.9.1. Czynsz gwarantowany 137
7.9.3. „Wakacje czynszowe” 139
7.9.4. Czasowa zmiana wysokości czynszu 139
7.9.5. Uprawnienie wynajmującego do jednostronnego podwyższenia czynszu najmu 140
8
8.1. Rentowność czynszu najmu a proces inflacji 141
8.2. Mechanizm waloryzacji przewidziany
8.3. Data pierwszej waloryzacji stawki czynszu najmu 148
8.4. Ujemna waloryzacja stawki czynszu najmu 149
8.5. Zobowiązanie wynajmującego do poinformowania
najemcy o zastosowaniu waloryzacji czynszu 150
8.6. Waloryzacja a zabezpieczenia umowy najmu 151
8.7. Waloryzacja innych opłat przewidzianych w umowie
8.8. Przykładowe postanowienia umowne 152
9
Opłaty eksploatacyjne i opłaty indywidualne 154
9.1. Zobowiązanie najemcy do uiszczania opłat
9.2. Procentowy udział najemcy w kosztach wspólnych 159
Spis treści 11
9.3. Wysokość stawki pierwszych opłat eksploatacyjnych oraz procedura ustalenia wysokości opłat eksploatacyjnych
w następnych latach obowiązywania umowy najmu komercyjnego 161
9.3. Prawo do weryfikacji przez najemcę wysokości kosztów poniesionych przez wynajmującego 163
9.4. Zastrzeżenie „CAP-u” na wzrost opłat eksploatacyjnych 163
9.6. Przykładowe postanowienia umowne 165
9.6.1. Opłata eksploatacyjna 165
9.6.2. Opłata indywidualna 167
10
10.1. Przyczyny gospodarcze wprowadzania postanowień o opłacie marketingowej do umów najmu
10.2. Przykładowe postanowienia umowne 170
11
11.1. Przyczyny wprowadzania postanowień o karach
umownych do umów najmu komercyjnego 172
11.2. Zakres zobowiązań zabezpieczonych karą umowną 174
11.3. Wysokość kary umownej 182
11.4. Odszkodowanie przenoszące wysokość zastrzeżonej kary umownej 185
11.5. Przykładowe postanowienia umowne 186
12
Ubezpieczenie przedmiotu najmu oraz ubezpieczenie
12.1. Przyczyny zawierania umów ubezpieczenia w kontekście najmu komercyjnego 187
12.2. Rodzaje umów ubezpieczeniowych – ubezpieczenia typu
all risks i ubezpieczenia od ryzyk nazwanych 189
12 Spis treści
12.3. Ubezpieczenie w związku z przystosowaniem i adaptacją lokalu do potrzeb działalności gospodarczej najemcy 194
12.4. Kryterium „renomowanego” ubezpieczyciela 196
12.5. Okres ochrony najemcy ubezpieczeniem 196
12.7. Naruszenie zobowiązania do zawarcia i odnowienia
polisy oraz obniżenia sumy ubezpieczenia 197
12.8. Przykładowe postanowienia umowne 198
13
Ustawowe prawo zastawu na rzeczach najemcy 200
13.1. Ustawowe prawo zastawu na rzeczach najemcy jako zabezpieczenie roszczeń wynajmującego wynikające
wprost z przepisów Kodeksu cywilnego 200
13.2. Zabezpieczenie płatności czynszu oraz świadczeń dodatkowych 202
13.3. Okres zaległości najemcy 203
13.5. Usunięcie przez wynajmującego rzeczy będących
przedmiotem zastawu z przedmiotu najmu 206
13.6. Realizacja przysługującego wynajmującemu ustawowego
14
14.1. Kaucja jako zabezpieczenie umowy najmu
14.2. Zakres roszczeń wynajmującego objętych kaucją 213
14.4. Termin wpłaty kaucji 214
14.5. Zobowiązanie najemcy do uzupełnienia kaucji w sytuacji dokonania potrącenia przez wynajmującego 215
14.6. Termin zwrotu kaucji najemcy 215
14.7. Przedawnienie roszczenia o zwrot kaucji 217
14.9. Przykładowe postanowienia umowne 218
Spis treści 13
15
15.1. Gwarancja bankowa jako zabezpieczenie umowy najmu komercyjnego 220
15.2. Treść gwarancji bankowej 223
15.3. Odmowa realizacji gwarancji przez gwaranta 227
15.4. Przykładowe postanowienia umowne 229
15.5. Przykładowa treść gwarancji bankowej 230
16
Dobrowolne poddanie się egzekucji 233
16.1. Akt notarialny, w którym najemca dobrowolnie poddaje się egzekucji, jako zabezpieczenie umowy najmu
16.2. Termin przekazania aktu o dobrowolnym poddaniu się egzekucji wynajmującemu 235
16.3. Zabezpieczenie spełnienia świadczenia pieniężnego przez dłużnika 236
16.4. Zabezpieczenie wydania nieruchomości wynajmującemu
16.5. Treść poprawnie skonstruowanego aktu notarialnego, w którym dłużnik (najemca) dobrowolnie poddaje się
16.6. Postępowanie o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu 239
16.7. Przykładowe postanowienia umowne 241
16.8. Przykładowy projekt aktu notarialnego, w którym
dłużnik poddaje się egzekucji 242
17
17.1. Poręczenie jako zabezpieczenie umowy najmu
17.2. Podmiot udzielający poręczenia 246
14 Spis treści
17.6. Termin udzielenia poręczenia 251
17.7. Dochodzenie przez wynajmującego roszczeń
17.8. Przykładowa treść poręczenia 252
18
Wypowiedzenie umowy najmu komercyjnego 254
18.1. Umowa najmu komercyjnego zawarta na czas oznaczony
18.2. Wypowiedzenie umowy najmu komercyjnego zawartej
18.3. Wypowiedzenie umowy najmu komercyjnego zawartej
18.4. Prawo do wypowiedzenia umowy najmu komercyjnego
18.5. Porozumienie stron o rozwiązaniu umowy najmu 265
18.6. Forma wypowiedzenia umowy najmu 265
18.7. Przykładowe oświadczenie o wypowiedzeniu umowy najmu z winy najemcy bez zachowania terminu
wypowiedzenia z powodu zalegania z płatnościami 266
19
19.1. Gospodarcze uzasadnienie uwzględnienia klauzuli
wyłączności w umowie najmu komercyjnego 268
19.2. Określenie zakresu klauzuli wyłączności 271
19.3. Naruszenie klauzuli wyłączności 272
19.4. Klauzule wyłączności jako niedozwolone ograniczenia konkurencji 272
19.5. Przykładowe postanowienia umowne 278
20
Załączniki do umowy najmu komercyjnego 279
20.1. Załączniki do umowy najmu komercyjnego jako
Spis treści 15
20.2. Odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej dla wynajmującego i najemcy oraz
20.3. Odpis z księgi wieczystej prowadzonej
20.4. Plan piętra (plan budynku) i plan lokalu 284
20.5. Standard podstawowego wyposażenia lokalu wraz
ze specyfikacją techniczną 285
20.6. Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego 285
20.7. Wzór oświadczenia o poddaniu się egzekucji w trybie
art. 777 § 1 pkt 4 i 5 k.p.c. 286
20.8. Treść gwarancji bankowej najemcy 286
20.9. Opłaty eksploatacyjne 287
20.10. Regulamin użytkowania budynku (i gruntu) 288
20.11. Warunki techniczne budynku 289
20.12. Prace adaptacyjno-remontowe 289
20.13. Oznakowanie najemcy w budynku (znak lub logo) 289
20.14. Przykładowe postanowienia umowne 290
20.14.1. Zmiana treści załączników do umowy najmu komercyjnego 290
20.14.2. Oznakowanie najemcy na budynku (znak lub
21
Modyfikacje postanowień umowy najmu komercyjnego 291
21.1. Przyczyny wprowadzania modyfikacji postanowień
21.2. Treść aneksu do umowy najmu komercyjnego 292
21.3. Forma aneksu do umowy najmu komercyjnego 293
21.4. Tekst jednolity umowy najmu komercyjnego 293
21.5. Przykładowe postanowienia umowne 294
21.6. Przykładowa treść aneksu do umowy najmu
WYKAZ SKRÓTÓW
Akty prawne
k.c. – ustawa z 23.04.1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. z 2022 r. poz. 1360 ze zm.)
k.p.c. – ustawa z 17.11.1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. z 2021 r. poz. 1805 ze zm.)
k.s.h. – ustawa z 15.09.2000 r. – Kodeks spółek handlowych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1467 ze zm.)
pr. bank. – ustawa z 29.08.1997 r. – Prawo bankowe (Dz.U. z 2022 r. poz. 2324 ze zm.)
pr. upadł. – ustawa z 28.02.2003 r. – Prawo upadłościowe (Dz.U. z 2022 r. poz. 1520 ze zm.)
TFUE – Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (wersja skonsoli- dowana Dz.Urz. UE C 202 z 7.06.2016 r., s. 47, ze zm.)
TUE – Traktat o Unii Europejskiej (wersja skonsolidowana Dz.Urz. UE C 202 z 7.06.2016 r., s. 13, ze zm.)
u.o.k.k. – ustawa z 16.02.2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz.U. z 2021 r. poz. 275 ze zm.)
u.p.d.o.p. – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób praw- nych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm.)
Czasopisma i publikatory
Dz.Urz. UOKiK
– Dziennik Urzędowy Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsu- mentów
OSA – Orzecznictwo Sądów Apelacyjnych
18 Wykaz skrótów
OSN(C) – Orzecznictwo Sądu Najwyższego. Izba Cywilna – do 1952 r. OSNC – Orzecznictwo Sądu Najwyższego Izba Cywilna
OSNC-ZD – Orzecznictwo Sądu Najwyższego Izba Cywilna – Zbiór Do- datkowy
OSNP – Orzecznictwo Sądu Najwyższego Izba Pracy OSP – Orzecznictwo Sądów Polskich
PiP – Państwo i Prawo
PPH – Przegląd Prawa Handlowego
PUG – Przegląd Ustawodawstwa Gospodarczego
Inne
NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
SA – sąd apelacyjny
SN – Sąd Najwyższy
SO – sąd okręgowy
SR – sąd rejonowy
TS – Trybunał Sprawiedliwości
UOKiK – Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów WSA – wojewódzki sąd administracyjny
Xxxxxxxxx 00
PRZEDMOWA
Bez wątpienia proces transformacji ustrojowej i bezprecedensowy roz- wój polskiej gospodarki w ciągu ostatnich 30 lat objął wszystkie jej ga- łęzie, w tym sektor nieruchomości komercyjnych. Działające na rynku firmy doradcze wskazują w swoich opracowaniach, że polski rynek biurowy na zakończenie pierwszego kwartału 2023 r. dysponował ponad 12 mln m2 powierzchni, a całkowita nowoczesna powierzch- nia handlowa wyniosła prawie 16 mln m2. Co więcej, wzrost zainte- resowania rynkiem biurowym i powierzchnią handlową nie skupia się obecnie jedynie na Warszawie i największych aglomeracjach, lecz obejmuje także mniejsze miasta o populacji poniżej 100 tys. miesz- kańców. Wydaje się zatem, że zasób powierzchni biurowej i handlowej w Polsce będzie w kolejnych latach wzrastał, a Polska stała się atrak- cyjnym rynkiem dla deweloperów i inwestorów aktywnych w sekto- rze nieruchomości komercyjnych.
Celem niniejszej publikacji jest podjęcie próby możliwie praktycznej i kompleksowej analizy zagadnień prawnych związanych z umowami najmu komercyjnego, w odniesieniu do najczęściej pojawiających się wątpliwości i zagadnień – zarówno po stronie najemcy, jak i wynaj- mującego. Z uwagi na to, że problematyka najmu komercyjnego nie została kompleksowo uregulowana w przepisach prawa, a w praktyce wiele postanowień umownych jest opartych na swobodzie kontrakto- wania pomiędzy wynajmującym a najemcą, poszczególne zagadnie- nia, które podejmuję w publikacji, nie zawsze znajdują odzwierciedle- nie wprost w obowiązujących przepisach prawa czy linii orzeczniczej sądów, lecz często wynikają z ukształtowanej i przyjętej praktyki
20 Przedmowa
rynkowej. W konsekwencji, w każdym z rozdziałów podjąłem próbę wskazania na konkretne rozwiązania dotyczące poszczególnych po- stanowień umownych i zagadnień prawnych, które mogą leżeć w in- xxxxxxx wynajmującego bądź najemcy; tam, gdzie było to możliwe, odwołałem się także do ewentualnych wariantów kompromisowych, uwzględniających interes obu stron umowy.
Publikacja nie jest adresowana wyłącznie do praktyków prawa, lecz także do osób zajmujących się zawodowo najmem nieruchomości komercyjnych, takich jak leasing managerowie, zarządcy nierucho- mości, pośrednicy nieruchomości, a także do samych najemców i wy- najmujących, jako podmiotów aktywnych na rynku.
Dołożyłem starań, aby tam, gdzie było to możliwe, tekst w możliwie ograniczony sposób odnosił się do rozważań teoretycznoprawnych – na rzecz praktycznych aspektów najmu komercyjnego.
1.1. Przyczyny gospodarcze zawierania listów intencyjnych na rynku najmu komercyjnego
Rozdział 1
LIST INTENCYJNY, UMOWA PRZEDWSTĘPNA, UMOWA ZAWARTA POD WARUNKIEM
1.1. Przyczyny gospodarcze zawierania listów intencyjnych na rynku najmu komercyjnego
Negocjacje umów najmu komercyjnego1 są co do zasady długotrwa- łym i złożonym procesem, mogącym angażować licznych doradców prawnych, biznesowych i finansowych, zarówno po stronie najemcy, jak i wynajmującego. Sam proces negocjacji, a następnie zawarcia umowy najmu bardzo często poprzedza podpisanie przez strony tzw. listu intencyjnego2. Dokument ten zawiera podstawowe założe- nia stron odnoszące się do współpracy w zakresie negocjacji umowy
1 W publikacji wielokrotnie posługuję się przymiotnikiem „komercyjny”. Słownik języka polskiego definiuje ten termin jako: „obliczony na zysk, przynoszący dochód, handlowy, kupiecki, komercjalny” (Słownik języka polskiego, red. X. Xxxxxxxxxxx, xxxxx://xxx.xxx.xx/, dostęp: 5.05.2022 r.). W piśmiennictwie wskazuje się, że nieru- chomością komercyjną jest nieruchomość przeznaczona do prowadzenia działalności gospodarczej, generująca zysk na podstawie zawartych umów najmu (B. Jońska, Zarzą- dzanie nieruchomościami komercyjnymi, Warszawa 2022). X. Xxxxxxx wskazuje także na dochody właściciela w postaci wzrostu wartości rynkowej nieruchomości jako cechę charakteryzującą nieruchomości komercyjne (X. Xxxxxxx, Finansowanie nieruchomości komercyjnych w Polsce, Warszawa 2010).
2 W praktyce najmu komercyjnego określanego także jako: letter of intent, letter of understanding, memorandum of understanding heads of agreement, czy heads of terms, rzadziej jako „protokół uzgodnień”.
22 Rozdział 1. List intencyjny, umowa przedwstępna,…
najmu i co do zasady stanowi punkt wyjścia do dalszych rozmów i pertraktacji biznesowych.
Celem podpisania listu intencyjnego jest zatem przede wszystkim usprawnienie procesu negocjacyjnego umowy, uwypuklenie istotnych postulatów gospodarczych stron i przełożenie ich na język prawa, okre- ślenie ogólnych ram warunków prowadzenia negocjacji, zasad ewen- tualnej współpracy pomiędzy stronami w przyszłości oraz intencji biznesowych stron. List intencyjny może stanowić także niekiedy pod- sumowanie dotychczasowych negocjacji odnoszących się do kluczowych postanowień umowy najmu, która ma zostać zawarta w przyszłości. W doktrynie wskazuje się natomiast, że podstawową funkcją wymiany listów intencyjnych w obrocie handlowym jest ustalenie zasad prowa- dzenia przez strony pertraktacji w celu zawarcia umowy definitywnej3.
Podpisanie listu intencyjnego może co do zasady stanowić zatem pierwszy krok wynajmującego i najemcy przed podjęciem szczegóło- wych negocjacji odnoszących się do konkretnych warunków umowy najmu oraz wynikających z nich wzajemnych zobowiązań stron, choć oczywiście jego podpisanie nie jest dla stron obligatoryjne, aby sku- tecznie zawrzeć umowę najmu komercyjnego. Dla wynajmującego dokument może mieć również duże znaczenie w kontekście prowa- dzenia negocjacji z instytucją finansującą inwestycję w nieruchomość komercyjną, w której mają się znajdować lokale będące przedmio- tem listów intencyjnych, z uwagi na to, że na podstawie listów inten- cyjnych można określić warunki i możliwości przeprowadzenia ko- mercjalizacji obiektu4, wskazać podmioty mogące być potencjalnymi najemcami i dokonać oceny, na jakim etapie znajdują się negocjacje umów najmu oraz kiedy strony przewidują ich finalizację.
3 X. Xxxxxxxxx, Zawieranie umów między przedsiębiorcami, Warszawa 2010, s. 224.
4 Termin ten nie posiada definicji legalnej. Słownik języka polskiego definiuje „ko- mercjalizację” jako „nadawanie czemuś komercyjnego charakteru” (Słownik języka polskiego, red. X. Xxxxxxxxxxx, xxxxx://xxx.xxx.xx/, dostęp: 23.01.2023 r.). Wydaje się zatem, że komercjalizacją nieruchomości jest proces mający na celu osiągnięcie, a na- stępnie zmaksymalizowanie dochodów z funkcjonowania budynku przeznaczonego na cele najmu komercyjnego. Wzrost wskaźnika komercjalizacji powoduje zwiększenie przychodów i rentowności nieruchomości.
1.2. Charakter prawny listów intencyjnych 23
1.2. Charakter prawny listów intencyjnych
Charakter prawny listu intencyjnego nie został uregulowany przez przepisy prawa, lecz zarówno poglądy doktryny, jak i orzecznictwa są zasadniczo zgodne, że list intencyjny nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 § 1 k.c., według którego oświadczenie drugiej stronie woli za- warcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy5. Wskazuje się, że list intencyjny stanowi jedynie wyraz woli za- warcia definitywnej umowy, co nie oznacza jednak powstania stosunku zobowiązaniowego bądź przyrzeczenia zawarcia umowy pomiędzy stronami w przyszłości. Konsekwencje prawne wynikające ze złożenia oświadczenia woli na dokumencie muszą bowiem znajdować umoty- wowanie w samej treści. Tym samym wydaje się, że oświadczenia na- jemcy lub wynajmującego zawarte w liście intencyjnym co do zasady nie są wiążące i nie stanowią podstawy do dochodzenia roszczeń przed sądem cywilnym (poza odpowiedzialnością przedkontraktową, o czym mowa poniżej), choć charakter prawny tego typu oświadczeń może być zróżnicowany, a – wobec braku szczegółowej regulacji ustawowej – są- dowi przypada kwalifikacja spornych dokumentów6.
Istotne poglądy orzecznictwa
Z uzasadnienia wyroku SN z 6.10.2011 r., V CSK 425/10, OSNC 2012/4, poz. 52:
„List intencyjny, zawierający oświadczenie woli obu stron, z reguły wyraża jedynie wolę zawarcia umowy po przeprowadzeniu negocjacji”.
Z uzasadnienia wyroku SA w Gdańsku z 18.05.2020 r., V AGa 121/19, LEX nr 3049423:
„W praktyce obrotu strony w toku negocjacji składają czasem oświad- czenia określane mianem listów intencyjnych (letter of intent), xxxxxxx
0 X. Xxxxxxxxxxx-Xxxxxxxxx [w:] Kodeks cywilny. Komentarz, t. 1, Część ogólna, red. X. Xxxxxx, LEX 2012, komentarz do art. 66.
6 X. Xxxxxxxxxxxx [w:] Kodeks cywilny. Komentarz, red. X. Xxxxxxx, P. Machni- kowski, Warszawa 2013, s. 202.
24 Rozdział 1. List intencyjny, umowa przedwstępna,…
treścią może być w szczególności zapewnienie o intencjach, zamiarze zawarcia w przyszłości oznaczonej umowy. Wyrażenie intencji zawar- cia umowy nie stanowi oświadczenia woli i nie powoduje skutków prawnych w postaci obowiązku zawarcia umowy. Ze względu na brak uregulowań prawnych w każdym przypadku konieczne jest ustalenie istoty wypowiedzi nazwanej listem intencyjnym, a przede wszystkim ustalenie, czy wyraża ona tylko zamiar, chęć zawarcia umowy (jak w klasycznym liście intencyjnym), czy też zawiera oświadczenie woli. (…) Cechą negocjacyjnego sposobu zawierania umów jest niewiążący charakter oświadczeń składanych w toku negocjacji. Oświadczenia te, zgodnie z szeroko reprezentowanym w piśmiennictwie stanowiskiem, nie mają charakteru oświadczeń woli”.
1.3. Treść listów intencyjnych
Choć każde negocjacje warunków umowy najmu komercyjnego będą cechować się licznymi odrębnościami z uwagi na wiele czynników, choćby przedmiot umowy, to jednak co do zasady treść listów inten- cyjnych odnosi się do najistotniejszych dla wynajmującego i najemcy elementów umowy najmu komercyjnego, którą strony zamierzają za- wrzeć, takich jak: umiejscowienie lokalu w budynku, powierzchnia najmowanego lokalu, okres najmu, wysokość czynszu najmu i innych opłat ciążących na najemcy, termin przekazania powierzchni najmu, wysokość i rodzaje zabezpieczeń, ewentualne zobowiązania stron do- tyczące prac wykończeniowo-adaptacyjnych. Należy jednak zauwa- żyć, że zawarcie listu intencyjnego nie wymaga uwzględnienia w jego treści konkretnych ustaleń stron, a treść dokumentu może być całko- wicie uzależniona od woli stron, okoliczności biznesowych i innych istotnych elementów stanu faktycznego.
Wydaje się, że dla obu stron podpisujących list intencyjny bezpiecz- nym prawnie rozwiązaniem będzie zastrzeżenie wprost w treści dokumentu, iż nie stanowi on zobowiązania do oddania najemcy powierzchni do używania, nie można go także interpretować jako umowy przedwstępnej, a ostateczne zawarcie umowy najmu pomię- dzy stronami uzależnione będzie od osiągnięcia porozumienia co do
1.3. Treść listów intencyjnych 25
wszystkich elementów umowy najmu. Strony powinny mieć jednak na uwadze, że samo zatytułowanie dokumentu jako „list intencyjny” nie powoduje, że przybierze on ten charakter prawny, istotna jest bowiem treść porozumienia, a nie jego nazwa. Aby jeszcze bardziej zminimalizować potencjalne ryzyko uznania listu intencyjnego za dokument o innym charakterze prawnym, np. przedwstępnej umowy najmu komercyjnego, w jego treści strony mogą posłużyć się kon- kretnymi sformułowaniami, które będą wskazywały na niezobowią- zujący i niewiążący charakter dokumentu, przykładowo takimi jak:
„strony zobowiązuję się dążyć do zawarcia umowy najmu (…)”, „na- leży podjąć działania mające na celu określenie (…)”. Sformułowanie treści listu intencyjnego w ten sposób nie powinno pozwalać wówczas na interpretację woli stron jako kreowania zobowiązań umownych do wykonania konkretnych czynności, lecz raczej jako pewne zało- żenia czy też plan postępowania, mający na celu zmierzanie do osiąg- nięcia wspólnego celu w postaci zawarcia umowy najmu. Co więcej, w treści dokumentu strony mogą zastrzec prawo każdej z nich do od- mówienia prowadzenia dalszych pertraktacji, a w konsekwencji za- warcia umowy najmu komercyjnego, jeżeli na jakimś etapie negocjacji jedna ze stron lub obie z nich uznają, że uwarunkowania biznesowe zaproponowane przez drugą stronę czy sam przebieg negocjacji nie są satysfakcjonujące i nie pozwalają osiągnąć ich celów biznesowych. Wydaje się, że wprowadzenie tego typu postanowienia do listu in- tencyjnego powinno dodatkowo doprecyzować charakter prawny dokumentu jako listu intencyjnego, zabezpieczyć interes prawny obu stron oraz zminimalizować albo wręcz wyłączyć możliwość zinter- pretowania listu intencyjnego jako dokumentu kreującego stosunek zobowiązaniowy pomiędzy jego stronami.
W liście intencyjnym można także określić, czy w danym okresie wy- znaczonym w dokumencie intencją stron jest prowadzenie negocjacji wyłącznie pomiędzy nimi, czy są jednak uprawnione do podejmo- wania rozmów z innymi potencjalnymi partnerami. Należy jednak zwrócić uwagę, że przyjęcie opisanego rozwiązania może być co do zasady bardziej korzystne dla wynajmującego, jako dla dysponenta lokalem komercyjnym, natomiast wydaje się, że dla najemcy może nie nieść wielu korzyści, szczególnie w sytuacji gdy angażuje on znaczne
26 Rozdział 1. List intencyjny, umowa przedwstępna,…
środki finansowe i osobowe w proces negocjacji umowy najmu lokalu, który – jak może się okazać – jest przedmiotem pertraktacji z wie- loma innymi potencjalnymi najemcami.
Dobrą praktyką biznesową wydaje się także złożenie oświadczeń stron dotyczących harmonogramu negocjacji lub określenie daty koń- cowej negocjacji. Wydaje się, że tego typu oświadczenia mogą stano- wić dodatkowy argument dla obu stron, mający na celu efektywne i dynamiczne prowadzenie rozmów biznesowych. Wyznaczenie ram czasowych negocjacji wydaje się szczególnie istotne z perspektywy wynajmującego, w którego interesie co do zasady leży jak najszybsze zakończenie negocjacji i rozpoczęcie generowania stałych dochodów z czynszu najmu. W dokumencie warto zatem wskazać wprost, że wa- runki zawarte w liście intencyjnym wygasają w danym dniu, a w kon- sekwencji treść przyszłej umowy najmu, która ma wiązać strony, po- winna zostać wynegocjowana w tym okresie, w przeciwnym razie bowiem ustalenia stron przestają być wiążące.
List intencyjny może również zawierać postanowienia dotyczące za- chowania poufności informacji, o których najemca oraz wynajmujący dowiedzą się w toku prowadzenia procesu negocjacji. W przypadku umów najmu komercyjnego informacje te mogą przede wszystkim dotyczyć kwestii finansowych, przykładowo negocjowanej wysoko- ści stawki czynszu najmu, opłaty eksploatacyjnej, przewidywanych obrotów najemcy w lokalu, żądanych przez wynajmującego zabez- pieczeń, kwestii technicznych dotyczących budynku, w którym ma znajdować się najmowany lokal, czy strategii marketingowej wy- najmującego w przypadku budynków, w których znajdują się lokale usługowe i handlowe.
Warto także zwrócić uwagę, że zobowiązania te mogą znajdować się zarówno w samym liście intencyjnym, jak i w odrębnej umo- wie o zachowaniu poufności, nazywanej także często non-disclosure agreement7 lub w skróconej formie „NDA”. Z uwagi na co do zasady niewiążący charakter prawny listu intencyjnego, w przypadku gdy
7 Co należy tłumaczyć jako umowa o zachowaniu poufności.
1.4. Odpowiedzialność przedkontraktowa stron listów intencyjnych 27
wolą stron jest zaciągnięcie wzajemnych zobowiązań do zachowania poufności, najemca i wynajmujący powinni w dokumencie zastrzec wprost, że choć treść listu intencyjnego nie powoduje powstania zo- bowiązań stron do zawarcia negocjowanej umowy najmu komercyj- nego, to postanowienia dotyczące zachowania poufności mają moc wiążącą, a ich ewentualne naruszenie przez którąś ze stron może być dochodzone na drodze sądowej. Zobowiązania do zachowania pouf- ności negocjacji powinny przede wszystkim precyzować, które infor- macje strony uznają za poufne, okres obowiązywania umowy oraz sankcję za naruszenie zobowiązania w postaci kary umownej. Co do zasady wysokość kary umownej powinna odpowiadać bezpośrednio wartości szkody, na jaką zostanie narażona druga strona w przypadku ujawnienia informacji poufnych przez stronę ujawniającą.
Istotne poglądy orzecznictwa
Z uzasadnienia wyroku SA w Szczecinie z 5.03.2015 r., I ACa 862/14, LEX nr 1754202:
„Samo nazwanie porozumienia mianem listu intencyjnego nie może być skuteczne w sytuacji, gdy treść tego porozumienia nie jest inten- cją, tylko wyraźnym, definitywnym i co za tym idzie, skutecznym, oświadczeniem woli obu stron (złożonym przez obie strony w postaci podpisów pod zawartym porozumieniem)”.
1.4. Odpowiedzialność przedkontraktowa stron listów intencyjnych
Wydaje się, że jedyną okolicznością, kiedy może dojść do powstania odpowiedzialności przedkontraktowej za szkodę wyrządzoną drugiej stronie w sytuacji zawarcia listu intencyjnego i prowadzenia negocja- cji umowy najmu komercyjnego, jest stan faktyczny, o którym mowa w art. 72 § 2 k.c. Zgodnie z przepisem strona, która rozpoczęła lub prowadziła negocjacje z naruszeniem dobrych obyczajów, w szczegól- ności bez zamiaru zawarcia umowy, jest obowiązana do naprawienia szkody, jaką druga strona poniosła przez to, że liczyła na zawarcie
28 Rozdział 1. List intencyjny, umowa przedwstępna,…
umowy (culpa in contrahendo8). Choć przepis wskazuje np. xxxxx- xxxxx kontrahenta niezgodne z dobrymi obyczajami, należy mieć na uwadze, że zakres zastosowania uregulowania nie ogranicza się jedynie do tego przypadku. W doktrynie wskazuje się, że dobre oby- czaje oznaczają liczne szczegółowe nakazy, które da się zasadniczo określić jako powinności lojalnego zachowania wobec kontrahenta. Za niezgodne z dobrymi obyczajami można zatem w konkretnym przypadku uznać odstąpienie od zaawansowanych negocjacji bez podania powodu lub z powodu nieistotnego, jeżeli wcześniej wywo- łano w kontrahencie przekonanie, że umowa zostanie zawarta; celowe opóźnianie negocjacji, utrudnianie ich przez wprowadzenie kontra- henta w błąd; świadome składanie propozycji niemożliwych do za- akceptowania przez drugą stronę; bezzasadną odmowę ujawnienia informacji istotnych dla prowadzenia rokowań9. Nietrudno wyobra- zić sobie zaistnienie wszystkich wskazanych okoliczności w toku ne- gocjacji umowy najmu komercyjnego z winy zarówno najemcy, jak i wynajmującego.
Warto jednak zwrócić uwagę, że odpowiedzialność z tytułu przy- toczonego przepisu będzie co do zasady ograniczona do kosztów drugiej strony związanych wyłącznie z prowadzonymi negocja- cjami, czyli obejmuje ona tzw. ujemny interes umowny. Oznacza to, że sankcją z tytułu naruszenia art. 72 § 2 k.c. będzie zobowią- zanie do naprawienia szkody, jaką poniosła druga strona przez to, że spodziewała się zawarcia umowy najmu komercyjnego, a zatem naprawieniu podlegać będzie wyłącznie szkoda wynikająca z sa- mego faktu negocjowania, a nie niezawarcia, umowy. Potencjalne odszkodowanie nie obejmuje zatem tego, co strona mogłaby uzy- skać w następstwie zawarcia umowy najmu (przykładowo czynsz
8 W doktrynie narosły wątpliwości teoretycznoprawne odnoszące się do charak- teru prawnego odpowiedzialności kontrahenta na podstawie art. 72 § 1 k.c. Wydaje się, że jest to jednak problem stricte teoretycznoprawny, mający niewielkie znaczenie praktyczne dla potencjalnych roszczeń najemców i wynajmujących w praktyce umów najmu komercyjnego, które mogą wynikać z przepisu (szersze omówienie zagadnienia zob. przykładowo X. Xxxxxxxxxx, Xxxxx in contrahendo – odpowiedzialność deliktowa czy kontraktowa?, PPH 2005/4).
9 X. Xxxxxxxxxxxx [w:] Kodeks cywilny. Komentarz, red. X. Xxxxxxx, Warsza- wa 2021, komentarz do art. 72.
1.4. Odpowiedzialność przedkontraktowa stron listów intencyjnych 29
najmu uiszczany przez okres 5 lat obowiązywania umowy), lecz je- dynie to, co strona uzyskałaby lub czego by nie straciła, gdyby nie podjęła bezowocnych negocjacji. W realiach negocjowania umów najmu komercyjnego do kosztów tych mogą należeć, przykładowo, wydatki najemcy poniesione w związku z uzyskaniem usług do- radztwa prawnego (np. analiza projektu umowy najmu), finanso- wego (np. związane z analizą finansowania przez instytucję finan- sującą inwestycji), technicznego (np. ekspertyza stanu technicznego budynku), zatrudnienia profesjonalnych negocjatorów umów najmu czy nawet koszty dojazdu na miejsce negocjacji. Z drugiej strony, wydaje się, że utraconą korzyścią po stronie wynajmującego nie bę- dzie zysk, który mógłby osiągnąć wskutek zawarcia umowy najmu z innym najemcą.
Warto także zwrócić uwagę, że dochodzenie roszczeń z tytułu culpa in contrahendo drugiej strony może być utrudnione ze względu na wiele potencjalnych problemów praktycznych, przede wszystkim obejmujących trudności o charakterze dowodowym, wykazanie za- sadności roszczenia oraz jego wysokości. Należy bowiem pamiętać, że w sporze cywilnym to na powodzie ciążyć będzie obowiązek udo- wodnienia subiektywnego zamiaru drugiej strony dążącej do (nie- uczciwego) wykorzystania negocjacji handlowych w zupełnie innym celu – niezwiązanym z negocjowaną umową.
Jednocześnie w tego typu sporze dość łatwo wyobrazić sobie ar- gumentację strony pozwanej, przykładowo wynajmującego, który może twierdzić, że ekspertyzy finansowe, techniczne czy prawne uzyskane przez stronę powodową (najemcę w opisywanym przy- kładzie) zostały zamówione na zbyt wczesnym etapie negocjacji lub że żadne z postanowień listu intencyjnego czy zachowania stron w toku pertraktacji nie uzasadniały ich pozyskania. Pozwany w hipotetycznym procesie sądowym może zatem twierdzić, że za- awansowanie procesu negocjacji umowy najmu komercyjnego nie uzasadniało zlecenia wykonania ekspertyz, a w konsekwencji po- niesienia kosztów przez najemcę, dlatego też nie zaistniał wystar- czający związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy domniemanym nielojalnym prowadzeniem negocjacji przez pozwanego a powsta-
30 Rozdział 1. List intencyjny, umowa przedwstępna,…
niem szkody po stronie powoda. Wynajmujący jako strona, której zarzucona została culpa in contrahendo, aby uwolnić się od od- powiedzialności odszkodowawczej, może również podjąć próbę wykazania, że nie działał celowo na szkodę najemcy, np. poprzez przytoczenie dowodów świadczących o początkowej fazie negocja- cji, odstąpieniu od negocjacji z powodów istotnych (np. braku po- rozumienia pomiędzy stronami w zakresie istotnych postanowień umowy, takich jak warunki finansowe, zabezpieczenia czy okres obowiązywania umowy najmu). Innymi potencjalnymi argumen- tami mogą być przykładowo składanie propozycji dotyczących po- szczególnych postanowień umowy najmu stanowiących przyjęte standardy rynkowe, prowadzenie negocjacji z kilkoma równole- głymi podmiotami za zgodą i wiedzą drugiej strony czy ogólnie wysokie ryzyko biznesowe niezawarcia umowy w realiach rynku najmu komercyjnego z uwagi na wiele czynników natury gospo- darczej.
Istotne poglądy orzecznictwa
Z uzasadnienia wyroku SO w Warszawie z 7.10.2015 r., I C 1244/14, LEX nr 2088295:
„Odpowiedzialność w ramach culpa in contrahendo wiąże się z nie- lojalnym postępowaniem jednej ze stron na etapie dokonywania czynności, które w normalnej sytuacji prowadzą strony do zawarcia umowy. Jeżeli jedna ze stron podejmuje działania w dobrej wierze, licząc na to, że zostanie zawarta umowa będąca przedmiotem wza- jemnych negocjacji, a do czego nie dochodzi z uwagi na nielojalne po- stępowanie drugiej strony, która mimo uczestnictwa we wzajemnych rozmowach nie chce doprowadzi do zawarcia umowy i z tego powodu do zawarcia umowy nie dochodzi. Wówczas stronie, która w sposób lojalny uczestniczyła w negocjacjach, przysługuje odpowiednie rosz- czenie odszkodowawcze”.