Zapytanie ofertowe dotyczące świadczenia usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym
Zapytanie ofertowe dotyczące świadczenia usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym
na potrzeby Starostwa Powiatowego w Łowiczu
I. Zamawiający
Powiat Łowicki
xx. Xxxxxxxxxxxxxxx 00,
00-000 Xxxxxx.
II. Tryb udzielania zamówienia
Zamówienie będzie udzielone zgodnie z art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.
III. Opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów na rzecz Starostwa Powiatowego w Łowiczu oraz odbieranie przesyłek pocztowych z siedziby zamawiającego.
2. Szacunkowe ilości przesyłek w ciągu dwóch lat zawiera poniższa tabela. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ilości przesyłek danego rodzaju w zależności od bieżących potrzeb.
Lp. | Rodzaj przesyłki | Waga przesyłki | Ilość (sztuki) |
1 | 2 | 3 | 4 |
1. | Listy zwykłe – przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym | Gabaryt A | |
Do 350 g | 8.000 | ||
Ponad 350 do 1000 g | 200 | ||
Ponad 1000 do 2000 g | |||
Gabaryt B | |||
Do 350 g | 60 | ||
Ponad 350 do 1000 g | |||
Ponad 1000 do 2000 g | |||
2. | Listy zwykłe priorytetowe – przesyłki nierejestrowane będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym | Gabaryt A | |
Do 350 g | 800 | ||
Ponad 350 do 1000 g | 200 | ||
Ponad 1000 do 2000 g | |||
Gabaryt B | |||
Do 350 g | 100 | ||
Ponad 350 do 1000 g | 40 | ||
Ponad 1000 do 2000 g | |||
3. | Listy polecone – przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym | Gabaryt A | |
Do 350 g | 2.000 | ||
Ponad 350 do 1000 g | 100 | ||
Ponad 1000 do 2000 g | |||
Gabaryt B | |||
Do 350 g | 100 | ||
Ponad 350 do 1000 g | 20 | ||
Ponad 1000 do 2000 g | |||
4. | Listy polecone priorytetowe | Gabaryt A |
– przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym | Do 350 g | 600 | |
Ponad 350 do 1000 g | 40 | ||
Ponad 1000 do 2000 g | |||
Gabaryt B | |||
Do 350 g | 100 | ||
Ponad 350 do 1000 g | 20 | ||
Ponad 1000 do 2000 g | |||
5. | Listy polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru – przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte ze potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru | Xxxxxxx A | |
Do 350 g | 16.000 | ||
Ponad 350 do 1000 g | 200 | ||
Ponad 1000 do 2000 g | |||
Gabaryt B | |||
Do 350 g | 100 | ||
Ponad 350 do 1000 g | 20 | ||
Ponad 1000 do 2000 g | |||
6. | Listy polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru – przesyłki rejestrowane, najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru | Xxxxxxx A | |
Do 350 g | 100 | ||
Ponad 350 do 1000 g | |||
Ponad 1000 do 2000 g | |||
Gabaryt B | |||
Do 350 g | 20 | ||
Ponad 350 do 1000 g | 10 | ||
Ponad 1000 do 2000 g | |||
7. | Listy polecone - przesyłki rejestrowane będące przesyłkami najszybszej kategorii (obszar Europy) | Gabaryt A | |
Do 50 g | 60 | ||
Ponad 50 do 100 g | |||
Ponad 100 do 350 g | |||
8. | Listy polecone - przesyłki rejestrowane będące przesyłkami najszybszej kategorii (obszar Ameryki Północnej) | Gabaryt A | |
Do 50 g | 10 | ||
Ponad 50 do 100 g | |||
Ponad 100 do 350 g | |||
9. | Listy polecone - przesyłki rejestrowane będące przesyłkami najszybszej kategorii (obszar Ameryki Południowa, Środkowa i Azja) | Gabaryt A | |
Do 50 g | 4 | ||
Ponad 50 do 100 g | |||
Ponad 100 do 350 g | |||
10. | Listy polecone - przesyłki rejestrowane będące przesyłkami najszybszej kategorii (Australii i Oceanii) | Gabaryt A | |
Do 50 g | 2 | ||
Ponad 50 do 100 g | |||
Ponad 100 do 350 g |
3. Cena ofertowa brutto obliczona z wykorzystaniem formuły określonej w formularzu ofertowym jest jednocześnie maksymalną wartością umowy, która wygasa wraz z osiągnięciem tej kwoty wynagrodzenia za wykonywanie usług będących przedmiotem zamówienia.
4. Warunki wykonywania zamówienia
4.1. Zamawiający, zwany również Nadawcą, zobowiązuje się do umieszczania na przesyłce listowej lub paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (w przypadku przesyłek rejestrowanych także w książce nadawczej) określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet, zwrotne potwierdzenie odbioru) oraz umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Nadawcy.
4.2. Nadawca zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzenia zestawień dla przesyłek.
4.3. Nadawca zobowiązuję się do przekazywania Wykonawcy przesyłek w stanie uporządkowanym:
4.3.1. przesyłki rejestrowane wpisane do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych a kopia dla Nadawcy jako potwierdzenie nadania przesyłek.
4.3.2. przesyłki zwykłe zestawione ilościowo w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia dla Nadawcy jako potwierdzenie nadania przesyłek.
4.4. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Nadawcy pokwitowane przez adresata potwierdzenia odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki.
4.5. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać list lub przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo, w tym terminie przesyłka jest awizowana. Po upływie terminu odbioru przesyłka zwracana jest do Zamawiającego wraz z podaniem przyczyny niedoręczenia.
4.6. Przesyłki będą dostarczane przez Wykonawcę do każdego wskazanego miejsca w kraju i zagranicą objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym.
4.7. Dla przesyłek ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego, przez placówkę nadawczą, przez którą przesyłka została nadana, pokwitowane przez adresata
potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, w terminach określonych przez Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r. poz. 545) dla przesyłek listowych niebędących przesyłkami najszybszej kategorii. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał co najmniej jedną placówkę w każdej gminie na terenie kraju, w celu zapewnienia możliwości odbioru przesyłek awizowanych. Nadawane przez Zamawiającego przesyłki, będą odbierane przez adresatów we właściwie oznaczonych placówkach Wykonawcy.
4.8. Każda placówka Wykonawcy, o której mowa w pkt 4.7., musi spełniać niżej wymienione warunki:
4.8.1. czynna co najmniej w dni robocze, tj. od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy,
4.8.2. oznakowana w sposób widoczny nazwą i logo Wykonawcy, umieszczonymi na zewnątrz budynku lub na witrynie obiektu, w którym się mieści,
4.8.3. gdy znajduje się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, musi posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą i logo Wykonawcy.
4.9. Wykonawca nie może odmówić przyjęcia przesyłki.
4.10. Wykonawca zapewni możliwość śledzenia przez internet rejestrowanych przesyłek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym.
5. Zamawiający przewiduje w ramach zamówienia wysyłanie przesyłek, które należy nadać w dniu przekazania Wykonawcy w polskiej placówce operatora wyznaczonego w celu zachowania terminu.
6. W związku z ust. 5, w przypadku, gdy Wykonawca nie jest operatorem wyznaczonym, musi zgodnie z art. 35 ust.1 Prawa pocztowego, posiadać zawartą z operatorem wyznaczonym umowę o współpracy w formie pisemnej. Umowa musi określać postanowienia, o których mowa w ust. 2 wyżej cytowanego artykułu. Nadanie przesyłek pocztowych przez Wykonawcę będzie następować w dniu ich otrzymania od Zamawiającego.
7. Wykonawca będzie odbierał przesyłki z siedziby zamawiającego we wszystkie dni robocze, tj. od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy w godzinach 14.30 – 15.30.
IV. Termin i miejsce wykonania zamówienia
Zamówienie będzie realizowane w terminie od 01.01.2016 r. do 31.12.2017 r. z zastrzeżeniem pkt. III. 3.
V. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków
1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
1.1. posiadają uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej oraz zagranicą, tzn. są wpisani do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529),
1.2. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonali z należytą starannością co najmniej 2 kontrakty dotyczące realizacji usług w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych oraz ich ewentualnych zwrotów, o wartości minimum 90 000,00 zł każdy,
1.3. dysponują placówkami – co najmniej jedna w każdej gminie na terenie Powiatu Łowickiego, wydającymi przesyłki, spełniającymi następujące warunki:
- czynne co najmniej w dni robocze (od poniedziałku do piątku), co najmniej osiem godzin,
- oznakowane w sposób widoczny szyldem z nazwą lub logo Wykonawcy, umieszczonym w obrębie witryny jednoznacznie wskazującym na jednostkę Wykonawcy,
- jeżeli znajdują się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarczą, muszą posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy,
- każda placówka pocztowa powinna zapewnić prawidłowe zabezpieczenie przesyłek przed dostępem osób trzecich, gwarantujące zachowanie tajemnicy pocztowej oraz ochronę danych osobowych.
2. Zamawiający dokona oceny spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu na zasadzie spełnia/niespełnia, na podstawie oświadczeń i dokumentów, o których mowa w rozdziale VI.
3. Niespełnienie warunków udziału w postępowaniu lub niezłożenie dokumentów oświadczeń na ich potwierdzenie spowoduje, że oferta nie będzie rozpatrywana.
VI. Wykaz dokumentów
1. Ofertę należy złożyć na formularzu ofertowym, którego wzór stanowi załącznik nr 1.
2. Do oferty należy załączyć:
2.1. potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię wpisu do rejestru operatorów pocztowych,
2.2. wypełniony i podpisany wykaz usług, którego wzór stanowi załącznik nr 3,
2.3. dokumenty potwierdzające należyte wykonanie usług wskazanych w wykazie usług w formie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem,
2.4. wypełniony i podpisany wykaz placówek pocztowych Wykonawcy, którego wzór stanowi załącznik nr 4,
2.5. dokument, z którego będzie wynikało upoważnienie do podpisania oferty. W przypadku pełnomocnictwa musi być ono złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza.
VII. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami
Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcami jest:
Xxxxxx Xxxxxx inspektor Wydziału Organizacyjnego w Starostwie Powiatowym w Łowiczu, tel. (000) 000 00 00, e-mail: xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx.
VIII. Opis sposobu oceny ofert
1. Ocenie będą podlegały wyłącznie oferty:
1.1. złożone przed upływem składania ofert,
1.2. podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy,
1.3. złożone przez Wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu,
1.4. zgodne z przedmiotem zamówienia, złożone na cały zakres zamówienia,
1.5. zawierające wyłącznie prawdziwe informacje,
1.6. zawierające wszystkie dokumenty wskazane w rozdziale VI.
2. Oferty niespełniające warunku/warunków wskazanych w ust. 1 nie będą rozpatrywane.
3. Wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona w oparciu o kryterium określone w rozdziale XI.
IX. Miejsce i termin składania i otwarcia ofert
1. Oferty należy składać w Kancelarii Starostwa Powiatowego w Łowiczu przy xx. Xxxxxxxxxxxxxxx 00, 00 - 000 Xxxxxx (pokój nr 21 na parterze), w kopertach z następującym oznaczeniem: „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Starostwa Powiatowego w Łowiczu” oraz "Nie otwierać przed 04.12.2015 r. godz. 10.30” .
Na kopercie należy umieścić nazwę i adres Wykonawcy.
2. Oferty będą podlegać rejestracji przez Zamawiającego. Każda przyjęta oferta zostanie opatrzona adnotacją określającą termin jej przyjęcia. Do czasu otwarcia ofert będą one przechowywane w sposób gwarantujący ich nienaruszalność.
3. Termin składania ofert upływa 04.12.2015 r. o godz. 10.00.
4. Oferty zostaną otwarte w dniu, w którym upływa termin składania ofert o godz. 10.30 w siedzibie Zamawiającego w sali konferencyjnej, xx. Xxxxxxxxxxxxxxx 00x, 00-000 Xxxxxx (nowy budynek starostwa).
X. Opis sposobu obliczenia ceny oferty
1. Wykonawca określi cenę w walucie krajowej (w zł).
2. Wykonawca określi ceny jednostkowe brutto wszystkich elementów zamówienia wymienionych w tabeli wskazanej w rozdziale III ust. 2 niniejszego zapytania z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
3. Ceny wszystkich elementów zamówienia powinny zawierać w sobie ewentualne upusty oferowane przez Wykonawcę.
4. Cenę ofertową, na podstawie której zamawiający dokona porównania ofert, należy określić zgodnie z formułą określoną w formularzu ofertowym.
5. Zamawiający poprawi oczywiste omyłki rachunkowe polegające na nieprawidłowym mnożeniu, sumowaniu, zaokrąglaniu końcówek z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych tych poprawek.
6. Wykonawca nie będzie pobierał żadnych opłat za odbieranie przesyłek z siedziby zamawiającego.
XI. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierować przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierować kryterium najniższej ceny.
XII. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu udzielenia zamówienia
1. Informację o dokonaniu wyboru Wykonawcy Zamawiający zamieści na stronie internetowej xxx.xxxxxxxx.xx. oraz przekaże ją Wykonawcom, którzy złożyli oferty.
2. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o terminie podpisania umowy.
3. Realizacja zamówienia nastąpi na podstawie pisemnej umowy.
4. Umowa zawarta będzie na warunkach określonych w niniejszym zapytaniu, ofercie Wykonawcy z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa, w terminie podanym przez Zamawiającego.
5. W przypadku, gdy Wykonawca nie jest operatorem wyznaczonym, przed podpisaniem umowy w sprawie niniejszego zamówienia zobowiązany jest przedłożyć zawartą z operatorem wyznaczonym umowę o współpracy.
6. W przypadku gdy Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.
XIII. Pozostałe informacje
2. Jeżeli w wyniku zmiany treści zapytania ofertowego jest niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, Zamawiający może przedłużyć termin składania ofert.
3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od potencjalnych Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert i dokumentów.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez zawarcia umowy bez podania przyczyny.
5. Zamawiający zamyka postępowanie bez zawarcia umowy w przypadku:
5.1. nie została złożona żadna oferta,
5.2. żaden z Wykonawców nie spełnia warunków udziału w postępowaniu,
5.3. żadna ze złożonych ofert nie odpowiada wymaganiom stawianym przez Zamawiającego,
5.4. cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
5.5. stwierdzono zaistnienie okoliczności, które powodują, że zawarcie umowy nie leży w interesie zamawiającego.
Załączniki:
1. Formularz oferty,
2. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści umowy,
3. Wzór wykazu usług,
4. Wzór wykazu placówek pocztowych.