UMOWA na świadczenie usług pocztowych

Załącznik nr 8 - projekt umowy

UMOWA

na świadczenie usług pocztowych

zawarta w dniu r. w Szczytnie pomiędzy Powiatem Szczycieńskim, z siedzibą

w Szczytnie, xx. Xxxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, reprezentowanym przez Zarząd w osobach:

XXXXXXXXXXX – Starosta Szczycieński, XXXXXXXXXXX – Xxxxxxxxxxxx,

przy kontrasygnacie XXXXXXXXXXX - Skarbnika Powiatu, zwanym dalej Zamawiającym,

NIP: 745 – 18 – 11 – 678 REGON: 510742534

a

……………………………………………………………………………………………........... NIP……………………………….... REGON……………………………………………… reprezentowanym przez

…………………………………………………………………………………………………... zwanym w treści umowy Wykonawcą,

została zawarta następującej treści:

umowa została zawarta w wyniku rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w odpowiedzi na Ogłoszenie o zamówieniu na usługi społeczne poniżej kwoty 750 000 Euro pn.: „Świadczenie usług pocztowych dla Starostwa Powiatowego w Szczytnie”, prowadzonego w oparciu o procedurę określoną w art. 138o ustawy Prawo zamówień publicznych:

§1

1. Przedmiot umowy obejmuje świadczenie usług pocztowych w zakresie odbioru,

przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych w obrocie krajowym

i zagranicznym na potrzeby Starostwa Powiatowego w Szczytnie, xx. Xxxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx.

2. Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i za granicą.

3. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczania przesyłek do Biura Podawczego Starostwa Powiatowego w Szczytnie, xx. Xxxxxxxxxxxx 0, xxx. 000, XX xxxxxx, od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, w godzinach zadeklarowanych w ofercie, zgodnie z zapisami w Ogłoszeniu o zamówieniu.

4. Zamawiający będzie dostarczał we własnym zakresie gotowe do nadania przesyłki pocztowe do placówki nadawczej Wykonawcy.

5. Świadczenie usług pocztowych odbywać się będzie zgodnie z zasadami określonymi

w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia (stanowiącym załącznik nr 1 do Ogłoszenia o zamówieniu) oraz w ofercie złożonej przez Wykonawcę.

6. Integralną częścią umowy jest zaproszenie do złożenia oferty, formularz oferty oraz formularz asortymentowo – cenowy.

7. Usługi pocztowe, o których mowa w §1 pkt 1 realizowane będą zgodnie z przepisami, w szczególności:

1) ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (t. j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2188 ze zm.);

2) międzynarodowych przepisach pocztowych: Światowa Konwencja Pocztowa – Xxxx 0000 x., Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx Dotyczącego Pocztowych Usług Płatniczych, Regulamin Poczty Listowej i Regulamin Dotyczący Paczek Pocztowych z dnia 11.11.2008 r. (M. P. z 2015 r., poz.46), w przypadku usług pocztowych w obrocie zagranicznym;

3) innych aktach prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem umowy, Ogłoszeniu o zamówieniu, a także w Regulaminie wewnętrznym Wykonawcy w zakresie w jakim jego postanowienia nie są sprzeczne z niniejszą umową, zaproszeniem do złożenia oferty oraz przepisami prawa.

8. Wykonawca oświadcza, że znana jest mu treść aktów prawnych wskazanych w ust. 7 i wyraża zgodę na wykonywanie usług na zasadach i warunkach określonych w tych aktach prawnych oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.

§2

Do obsługi Zamawiającego zostały wyznaczone przez Wykonawcę następujące placówki świadczące usługi pocztowe mieszczące się:

- w Szczytnie przy ulicy………………………..

§3

Zamawiający zobowiązuje się do:

1) nadawania przesyłek w formie odpowiadającej wymogom dla danego rodzaju przesyłek pocztowych, określonych w aktach prawnych wymienionych w §1 ust. 7 oraz w niniejszej umowie,

2) adresowania, opakowania i oznakowania przesyłek listowych (z wyłączeniem przesyłek z zadeklarowaną wartością) zgodnie z obowiązującymi przepisami,

3) sporządzania w dwóch egzemplarzach, z których jeden przeznaczony jest dla pocztowej placówki nadawczej, pocztowej książki nadawczej dla przesyłek rejestrowanych

i nierejestrowanych,

4) nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, tj. przekazania przesyłek ułożonych stroną adresową w tym samym kierunku:

a) rejestrowanych – według kolejności wpisów w pocztowej książce nadawczej, dokonywanych z uwzględnieniem podziału na poszczególne rodzaje usług: przesyłki krajowe i zagraniczne, ekonomiczne i priorytetowe,

b) nierejestrowanych - na zestawieniu ilościowym według poszczególnych kategorii wagowych oraz rodzaju,

5) umieszczania na każdej nadawanej przesyłce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem, określając jednocześnie rodzaj przesyłki oraz nazwę i adres zwrotny Zamawiającego,

6) umieszczania na każdej nadawanej przesyłce w sposób trwały i czytelny informacje potwierdzające wniesienie opłaty za usługi poprzez naniesienie napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści: (wg wzoru obowiązującego u Wykonawcy).

§4

1. Wykonawca zobowiązuje się:

1) przyjmować przesyłki listowe przygotowane zgodnie z niniejszą umową w dniu nadania przesyłek w obrocie krajowym i zagranicznym i rozliczać zgodnie z cenami wskazanymi w formularzu asortymentowo – cenowym;

2) przekazywać zamawiającemu fakturę dokumentującą faktycznie zrealizowane usługi pocztowe, zawierającą ilość i wartość nadanych i zwróconych w danym miesiącu

kalendarzowym przesyłek wymienionych w niniejszej umowie, sporządzoną na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych, najpóźniej do 7-go dnia następnego miesiąca z

terminem płatności 14 dni od otrzymania faktury;

3) w przypadku zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek Wykonawca bez zbędnej zwłoki powiadomi o tym fakcie Zamawiającego.

4) Strony dopuszczają możliwość nadania przesyłek w dniu następnym, w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń do odebranych przesyłek.

2. W przypadku zmian przepisów prawa w zakresie wykonywania przedmiotu umowy Wykonawca zobowiązuje się do stosowania tych przepisów bez obciążania Zamawiającego dodatkowymi czynnościami nieprzewidzianymi w umowie, a w szczególności dodatkowymi obciążeniami finansowymi, z wyłączeniem obowiązków leżących po stronie Zamawiającego nałożonych na niego przez zmianę prawa.

§5

1. Strony ustalają, że okresem rozliczeniowym jest miesiąc kalendarzowy.

2. Maksymalne wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy, zgodnie ze złożoną ofertą wynosi kwotę ……………….…..zł brutto (słownie: ).

3. Powyższe wynagrodzenie płatne będzie zgodnie z cenami wskazanymi przez Wykonawcę w formularzu asortymentowo - cenowym stanowiącym integralną część umowy.

4. Ceny jednostkowe podane przez Wykonawcę w ofercie, pozostaną niezmienne przez cały okres realizacji zamówienia, z wyjątkiem zmiany stawki podatku VAT na usługi pocztowe, wówczas może nastąpić zmiana cen jednostkowych, odpowiednio do stawki podatku lub przypadku zmian wynikających z przepisów ustawy Prawo pocztowe, w tym art. 53 tej ustawy.

5. W przypadku nadania przez Xxxxxxxxxxxxx przesyłek nieujętych w formularzu asortymentowo – cenowym, podstawą do rozliczenia będą ceny z aktualnego cennika usług Wykonawcy.

6. Określone w formularzu asortymentowo – cenowym rodzaje i liczba przesyłek w ramach świadczonych usług pocztowych są szacunkowe i mogą ulec zmianie w zależności od faktycznych potrzeb Zamawiającego. Wykonawca oświadczył w ofercie, że nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian rodzajowych i ilościowych w trakcie realizacji niniejszej umowy.

7. Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia wobec Zamawiającego w przypadku, gdy łączne wynagrodzenie za zrealizowanie przedmiotu umowy będzie niższe od wynagrodzenia określonego w ust. 2.

8. Zamawiający zastrzega, że ilość poszczególnych przesyłek w stosunku do określonych w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, może ulec zmianie z zastrzeżeniem, że

wartość tych przesyłek nie przekroczy wynagrodzenia określonego w umowie. Z tego tytułu Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia.

9. Wykonawca zobowiązuje się wystawiać faktury na jednostkę realizującą przedmiot umowy, Nabywca: Powiat Szczycieński xx. Xxxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, NIP: 000-00-00-000 Odbiorca: Starostwo Powiatowe w Szczytnie xx. Xxxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx.

10. Kwota należna Wykonawcy z tytułu wyświadczonych w danym okresie rozliczeniowym

usług pocztowych będzie płatna przez Zamawiającego na podstawie faktury, o której mowa w

§ 4 ust. 1 pkt.2) w terminie 14 dni od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury.

11. Należności wynikające z faktury płatne będą przelewem na konto wskazane na fakturze. Wykonawca zobowiązuje się do określenia tytułu wpłaty.

12. Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia rachunku Wykonawcy.

13. Za opóźnienie zapłaty faktury Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty na rzecz Wykonawcy odsetek w wysokości ustawowej za każdy dzień zwłoki.

§6

1. Wykonawca zobowiązuje się przeprowadzić konsultacje z Zamawiającym w razie jakichkolwiek niejasności, jakie wynikną w trakcie realizacji przedmiotu umowy.

2. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot umowy z zachowaniem należytej staranności.

§7

1. Umowa obowiązuje od dnia 01.01.2020 r. nie dłużej niż do dnia 31.12.2020 r. lub do wyczerpania środków finansowych przeznaczonych na realizację zamówienia w wysokości brutto zł., których wysokość określona jest w § 5 ust.2 umowy.

2. Strony umowy ustalają, że monitorowanie wykorzystania środków przeznaczonych na realizację umowy jest po stronie Zamawiającego.

§8

Reklamacje z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy zgodnie z postanowieniami rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej wydanego na podstawie art. 92 ust. 4 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe oraz art. 87 i 88 Prawa pocztowego oraz Regulaminu wewnętrznego Wykonawcy, wydanego na podstawie art. 21 Prawa pocztowego, który nie jest sprzeczny z ustawą Prawo Pocztowe.

§9

1. Strony postanawiają, że obowiązującą je formą odszkodowania są niżej wymienione kary umowne.

2. Kary te będą naliczane w następujących wypadkach i wysokościach:

1) Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5 % wynagrodzenia umownego brutto od niezrealizowanej części Zamówienia w przypadku odstąpienia od umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca,

2) Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną w wysokości 5 % wynagrodzenia umownego brutto od niezrealizowanej części Zamówienia w przypadku odstąpienia od umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada Zamawiający.

3. Z tytułu niespełnienia przez Wykonawcę wymogu zatrudnienia na postawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w ust. 1 czynności Zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez Wykonawcę kary umownej w wysokości 500,00 PLN.

4. Jeżeli wysokość zastrzeżonych kar umownych nie pokrywa poniesionej szkody, strony mogą dochodzić odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych Kodeksu Cywilnego.

5. Strony uzgadniają, że w razie naliczenia przez Zamawiającego kar umownych, Zamawiający wystawi notę obciążeniową płatną 14 dni roboczych od daty wystawienia po uprzednim przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego przy udziale wykonawcy.

§10

1. Do bieżącej współpracy w sprawach związanych z wykonywaniem umowy upoważnieni są:

1) ze strony Zamawiającego: Wydział Organizacyjny ……………..tel. , fax

……….., e – mail: ……………..

2) ze strony Wykonawcy: ………………….tel. ………………………fax , e

– mail…………………

2. Strony zobowiązują się do niezwłocznego, wzajemnego, pisemnego powiadamiania się

o zmianach dotyczących określonych w umowie nazw, adresów, danych kontaktowych, bez konieczności sporządzania aneksu do niniejszej umowy.

§11

1. Wykonawca zobowiązuje się, że osoby pełniące nadzór nad realizacją zamówienia będą zatrudnione przez Wykonawcę na podstawie umowy o pracę w rozumieniu art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1040)

2. Wykonawca, przed przystąpieniem do realizacji zadnia, przedłoży Zamawiającemu

informację na temat ilości osób zatrudnionych na umowę o pracę, ze wskazaniem czynności, które dana osoba będzie wykonywała w zakresie realizacji zamówienia zgodnie z postanowieniem zawartym w ust. 1.

3. Każdorazowo na żądanie Zamawiającego, w terminie wskazanym przez Zamawiającego jednak nie dłuższym niż 14 dni od daty otrzymania żądania, Wykonawca zobowiązuje się

przedłożyć informację na temat ilości osób zatrudnionych na umowę o pracę. Informacja ta powinna zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy.

4. Nieprzedłożenie przez Wykonawcę informacji zgodnie z ust. 2 i 3, będzie traktowane jako niewypełnienie obowiązku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia.

5. W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez Wykonawcę lub Podwykonawcę, Zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy.

§12

1. Strony zastrzegają, że nieujawnione do wiadomości publicznej informacje Stron, stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r.

o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

2. Przekazywanie, ujawnianie lub wykorzystywanie informacji, o których mowa w ust. 1 w zakresie wykraczającym poza cel umowy łączącej Strony może wiązać się

z odpowiedzialnością cywilną lub karną określoną w art. 18 i art. 23 ustawy wskazanej w ust. 1.

3. Strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy informacji, o których mowa w ust. 1 także po wygaśnięciu umowy.

§13

1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian umowy:

1) w przypadku zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym dotyczących funkcjonowania rynku usług pocztowych, w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy.

2) Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian umowy w przypadkach wskazanych w §5 ust. 4.

2. Wszelkie zmiany do umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności.

3. Zmiana zasad wystawiania i przesyłania faktur VAT nie wymaga aneksu do umowy, pod warunkiem pisemnego powiadomienia o tym fakcie Wykonawcy,

4. Zmiany w trakcie realizacji usługi Podwykonawców, którzy realizują części zamówienia wskazane w ofercie Wykonawcy, dopuszczalne są w szczególnych przypadkach udokumentowanych przez Wykonawcę.

§14

1. Zamawiający dopuszcza zlecenie części usług pocztowych wymienionym w ofercie Wykonawcy Podwykonawcom.

2. Zlecenie wykonania części usług Podwykonawcom nie zmienia zobowiązań Wykonawcy wobec Zamawiającego za wykonanie tej części usług. Wykonawca ponosi wobec Zamawiającego pełną odpowiedzialność za jakość, terminowość oraz bezpieczeństwo obsługi wykonanej przez Podwykonawców.

3. Wykonawca powierza wykonanie następującego zakresu obsługi Podwykonawcom:

- ……………………………………………………………..

4. Do zawarcia przez Wykonawcę umowy z Podwykonawcą wymagana jest zgoda Zamawiającego. Jeżeli Zamawiający w terminie 14 dni od przedstawienia mu przez Wykonawcę projektu umowy z Podwykonawcą nie zgłosi na piśmie sprzeciwu lub zastrzeżeń, uważa się, że wyraził zgodę na zawarcie umowy.

5. W przypadku, gdy Wykonawca złożył w ofercie oświadczenie, że obsługę wykona własnymi siłami, a zleci wykonanie obsługi Podwykonawcy, Zamawiający może odstąpić od umowy.

6. W przypadku powierzenia części obsługi Podwykonawcom Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia Zamawiającemu umów zawartych z Podwykonawcami.

§15

Strony umowy zobowiązują się do niezwłocznego wzajemnego informowania o każdej zmianie danych wymienionych w umowie, mających wpływ na jej ważność. W przypadku poniesienia strat z powodu braku aktualizacji danych, Xxxxxx zastrzegają sobie prawo dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych.

§16

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz Kodeksu Cywilnego.

2. Spory powstałe w związku z wykonywaniem umowy Stron zgodnie poddają rozstrzygnięciu przez Sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.

§17

1. Wykonawca (tu: Administrator danych osobowych) zapewnia gwarancję wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, o których mowa w Rozporządzeniu PE i RE 2016.679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (DZ. U. z 2018r. poz. 1000), w celu zabezpieczenia danych osobowych mu przekazanych.

2. Administrator danych osobowych jest z obowiązany do poinformowania drugiej strony umowy o każdym przypadku naruszenia ochrony danych osobowych niezwłocznie, nie później niż w terminie 48 godzin od chwili stwierdzenia naruszenia.

3. Administrator danych osobowych zobowiązuje się do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji niniejszej umowy.

4. Administrator danych osobowych zobowiązuje się zapewnić obowiązek zachowania w tajemnicy danych osobowych przekazanych dla realizacji zadania. Obowiązek ten jest bezterminowy, mimo rozwiązania lub wygaśnięcia umowy.

5. Po zakończeniu przetwarzania danych osobowych, bądź po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy, Administrator danych osobowych zobowiązany jest do usunięcia lub zwrotu danych osobowych oraz trwałego i nieodwracalnego usunięcia wszelkich istniejących i będących w

jego posiadaniu kopii powierzonych danych, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych.

6. Administrator danych osobowych zobowiązuje się do udzielenia Zamawiającemu na każde jej żądanie, informacji na temat przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych.

7. Administrator danych osobowych zobowiązany jest umożliwić Zamawiającemu lub audytorowi upoważnionemu przez Zamawiającego dokonania w każdym czasie kontroli

zgodności przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych w miejscach, w których są one przetwarzane, współpracując przy działaniach sprawdzających

i naprawczych.

8. O planowanej kontroli Zamawiający powiadamia Administratora danych osobowych z wyprzedzeniem co najmniej 3 dni roboczych.

§18

Umowa została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, w tym jeden egzemplarz dla Wykonawcy i dwa dla Zamawiającego.

WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY