Załącznik IX MONO/ X MULTI do Umowy z beneficjentem POWER SE

POWERSE_Konkurs_2017 Załącznik IX-X umowy finansowej – umowa powierzenia przetwarzania i ochrony danych osobowych


Załącznik IX MONO/ X MULTI do Umowy z beneficjentem POWER SE

[Formularz umowy do zastosowania w przypadku organizacji krajowej]

Umowa powierzenia przetwarzania i ochrony danych osobowych uczestników projektu Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 współfinansowanego
z Europejskiego Funduszu Społecznego1

o nazwie: …………………………………………………………………………………………[wpisać nazwę realizowanego projektu]


nr:……………………………………………………………………………………………………………[wpisać nr realizowanego projektu]

realizowanego w ramach umowy na dofinansowanie nr:………………[wpisać nr umowy na dofinansowanie projektu]

zawartej pomiędzy Fundacją Rozwoju Systemu Edukacji z siedzibą w Warszawie przy Xx. Xxxxxxxxxxxxxx 000X, XXX 0000000000, XXX 000-00-00-000, zwaną dalej FRSE a beneficjentem2, będącym w projekcie organizacją wysyłającą / koordynatorem3 beneficjentów, którzy wspólnie pełnią funkcję organizacji wysyłających.


………………………………………………………………………………………[wpisać pełną oficjalną nazwę organizacji wysyłającej]


…………………………..…………………………………[wpisać oficjalny adres organizacji wysyłającej - ulica, numer domu/lokalu]


…………………………………………..……………………………[wpisać kod pocztowy, miejscowość i kraj organizacji wysyłającej]


………………………………..……………………………[wpisać nazwę rejestru organizacji wysyłającej, jeśli ma to zastosowanie],


reprezentowana przez:


…………………………………………..…[wpisać imię, nazwisko, stanowisko reprezentanta prawnego organizacji wysyłającej],



zwana dalej organizacją wysyłającą, będąca stroną niniejszej umowy, która powierza przetwarzanie
i ochronę danych osobowych uczestników ww. projektu organizacji przyjmującej/partnerskiej, wspierającej realizację projektu:

…………………………………………………………………..[wpisać pełną oficjalną nazwę organizacji przyjmującej/partnerskiej]


………………………………………….[wpisać oficjalny adres organizacji przyjmującej/partnerskiej - ulica, numer domu/lokalu]


……………………………………………………[wpisać kod pocztowy, miejscowość i kraj organizacji przyjmującej/partnerskiej]


…………………………………………..[wpisać nazwę rejestru organizacji przyjmującej/partnerskiej, jeśli ma to zastosowanie],


reprezentowana przez:


……………………………[wpisać imię, nazwisko, stanowisko reprezentanta prawnego organizacji przyjmującej/partnerskiej],


zwana dalej organizacją przyjmującą/partnerską, będąca drugą stroną niniejszej umowy, która zobowiązuje się do przetwarzania i ochrony danych osobowych uczestników ww. projektu, zgodnie
z zapisami niniejszej umowy, zwanej dalej umową.

Strony niniejszej umowy wyszczególnione powyżej ustalają poniższe Warunki szczegółowe oraz następujące załączniki:


Załącznik 1 Minimalny zakres danych koniecznych do przekazania organizacji wysyłającej;


Załącznik 2 Wzór upoważnienia i odwołania do przetwarzania danych – minimalny zakres wymagalny
przez organizację wysyłającą.


WARUNKI SZCZEGÓŁOWE


ARTYKUŁ I – PRZEDMIOT UMOWY


I.1 Działając na podstawie upoważnienia udzielonego przez Ministra Rozwoju pełniącego funkcję Instytucji Zarządzającej dla Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 (POWER), organizacja wysyłająca powierza organizacji przyjmującej/partnerskiej przetwarzanie danych osobowych, w imieniu i na rzecz Ministerstwa Rozwoju zwanego dalej Instytucją Zarządzającą (IZ) POWER, na warunkach opisanych w niniejszej umowie.


I.2 Organizacja przyjmująca/partnerska podpisze dwa egzemplarze niniejszej umowy, które zostaną przysłane przez organizację wysyłającą, zgodnie z reprezentacją prawną swoich przedstawicieli
i odeśle oba podpisane oryginalne egzemplarze w trybie natychmiastowym do organizacji wysyłającej.


ARTYKUŁ II – RAMY PRAWNE UMOWY


Przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne na podstawie i w odniesieniu do:


II.1 Zbioru POWER:


  1. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z 2013-12-17, ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności
    i Europejskiego Funduszu Morskiego i Xxxxxxxxxx oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 2013-12-20, str. 320, z późn. zm.);


  1. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 z dnia 2013-12-17,
    w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenie Rady (WE)
    nr 1081/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 2013-12-20, str. 470);


  1. Ustawy z 2014-07-11, o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020 (Dz. U. poz. 1146, z późn. zm.).


II.2 Zbioru Centralnego systemu teleinformatycznego wspierającego realizację programów operacyjnych:

  1. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z 2013-12-17. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności
    i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006;



  1. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 z 2013-12-17, w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenie Rady (WE)
    nr 1081/2006;



  1. Ustawy z 2014-07-11, o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020;



  1. Rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) nr 1011/2014 z 2014-09-22, ustanawiającego szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzorów służących do przekazywania Komisji określonych informacji oraz szczegółowe przepisy dotyczące wymiany informacji między beneficjentami

a instytucjami zarządzającymi, certyfikującymi, audytowymi i pośredniczącymi (Dz. Urz. UE L 286 z 30.09.2014, str. 1).

ARTYKUŁ III – WYMOGI IZ POWER DOTYCZĄCE OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH UCZESTNIKÓW PROJEKTU, WSPÓŁFINANSOWANEGO Z EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU SPOŁECZNEGO

III.1 Powierzone dane osobowe mogą być przetwarzane przez organizację przyjmującą/partnerską realizacji projektu, w szczególności potwierdzania kwalifikowalności wydatków, udzielania wsparcia uczestnikom projektu, ewaluacji, monitoringu, kontroli, audytu, sprawozdawczości oraz działań informacyjno-promocyjnych, w ramach POWER w zakresie określonym w załączniku 1 do umowy.

III.2 Przy przetwarzaniu danych osobowych organizacja przyjmująca/partnerska zobowiązuje się do przestrzegania zasad wskazanych w niniejszej umowie, ustawie o ochronie danych osobowych oraz rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji (MSWiA) z 2004-04-29 w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024), zwanym dalej rozporządzeniem MSWiA.

III.3 Organizacja przyjmująca/partnerska nie decyduje o celach i środkach przetwarzania powierzonych danych osobowych.

III.4 Organizacja przyjmująca/partnerska przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych podejmie środki zabezpieczające zbiory danych, o których mowa w art. 36-39 ustawy o ochronie danych osobowych oraz w rozporządzeniu MSWiA.

III.5 Organizacja przyjmująca/partnerska przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych przygotowuje dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzania danych osobowych, w tym
w szczególności politykę bezpieczeństwa oraz instrukcję zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych.

III.6 Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone jedynie osoby upoważnione przez organizację przyjmującą/partnerską, posiadające imienne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

III.7 Organizacja wysyłająca umocowuje organizację przyjmującą/partnerską do wydawania
i odwoływania osobom, o których mowa w art. III.6, imiennych upoważnień do przetwarzania danych osobowych w zbiorze, o którym mowa w art. II.1 Upoważnienia przechowuje organizacja przyjmująca/partnerska w swojej siedzibie; wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych zostały określone odpowiednio w załączniku 2 do umowy. Organizacja wysyłająca dopuszcza stosowanie przez organizację przyjmującą/partnerską innych wzorów, niż określone odpowiednio w załączniku 2 do umowy, o ile zawierają one wszystkie elementy wskazane we wzorach określonych załączniku 2. Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w zbiorze, o którym mowa w art. II.2, wydaje wyłącznie IZ POWER.

III.8 Organizacja przyjmująca/partnerska zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu przez okres dwóch lat od 31 grudnia roku następującego po złożeniu do Komisji Europejskiej (KE) zestawienia wydatków, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonego projektu. Organizacja wysyłająca informuje organizację przyjmującą/partnerską
o dacie rozpoczęcia okresu, o którym mowa w zdaniu pierwszym. Okres, o którym mowa w zdaniu pierwszym, zostaje przerwany w przypadku wszczęcia postępowania administracyjnego lub sądowego dotyczącego wydatków rozliczonych w projekcie albo na należycie uzasadniony wniosek KE, o czym organizacja przyjmująca/partnerska będzie poinformowana pisemnie.

III.9 Imienne upoważnienia, o których mowa w art. III.7, są ważne do dnia odwołania, nie dłużej jednak niż do dnia, o którym mowa w art. III.8. Upoważnienie wygasa z chwilą ustania stosunku prawnego łączącego organizację przyjmującą/partnerską z osobą wskazaną w art. III.6. Organizacja przyjmująca/partnerska winna posiadać przynajmniej jedną osobę legitymującą się imiennym upoważnieniem do przetwarzania danych osobowych odpowiedzialną za nadzór nad zarchiwizowaną dokumentacją do dnia, o którym mowa w art. III.8.

III.10 Organizacja przyjmująca/partnerska prowadzi ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w związku z wykonywaniem umowy.

III.11 Organizacja wysyłająca zobowiązuje organizację przyjmującą/partnerską do wykonywania wobec osób, których dane dotyczą, obowiązków informacyjnych wynikających z art. 24 i art. 25 ustawy o ochronie danych osobowych.

III.12 Organizacja przyjmująca/partnerska jest zobowiązany do podjęcia wszelkich kroków służących zachowaniu poufności danych osobowych przetwarzanych przez mające do nich dostęp osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych.

III.13 Organizacja przyjmująca/partnerska niezwłocznie informuje organizację wysyłającą o:

(a) wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy danych osobowych lub o ich niewłaściwym użyciu;

(b) wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych w szczególności przed Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem;

(c) wynikach kontroli prowadzonych przez podmioty uprawnione w zakresie przetwarzania danych osobowych wraz z informacją na temat zastosowania się do wydanych zaleceń, o których mowa
w art. III.18.

III.14 Organizacja przyjmująca/partnerska zobowiązuje się do udzielenia organizacji wysyłającej, na każde jej żądanie, informacji na temat przetwarzania danych osobowych, o których mowa
w niniejszym artykule, a w szczególności niezwłocznego przekazywania informacji o każdym przypadku naruszenia przez niego i osoby przez niego upoważnione do przetwarzania danych osobowych obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych.

III.15 Organizacja przyjmująca/partnerska umożliwi organizacji wysyłającej / FRSE / IZ POWER lub podmiotom przez nią upoważnionym, w miejscach, w których są przetwarzane powierzone dane osobowe, dokonanie kontroli zgodności przetwarzania powierzonych danych osobowych z ustawą
o ochronie danych osobowych i rozporządzeniem MSWiA, oraz z umową. Zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli powinno być przekazane podmiotowi kontrolowanemu co najmniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli.

III.16 W przypadku powzięcia przez IZ POWER wiadomości o rażącym naruszeniu przez organizację przyjmującą/partnerską obowiązków wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych,
z rozporządzenia MSWiA lub z umowy, organizacja przyjmująca/partnerska umożliwi organizacji wysyłającej / FRSE / IZ POWER lub podmiotom przez nie upoważnionym dokonanie niezapowiedzianej kontroli.

III.17 Kontrolerzy organizacji wysyłającej / FRSE / IZ POWER lub podmiotów przez nich upoważnionych, mają w szczególności prawo:

(a) wstępu, w godzinach pracy organizacji przyjmującej/partnerskiej, za okazaniem imiennego upoważnienia, do pomieszczenia, w którym jest zlokalizowany zbiór powierzonych do przetwarzania danych osobowych, oraz pomieszczenia, w którym są przetwarzane powierzone dane osobowe
i przeprowadzenia niezbędnych badań lub innych czynności kontrolnych w celu oceny zgodności przetwarzania danych osobowych z ustawą o ochronie danych osobowych, rozporządzeniem MSWiA oraz umową;

(b) żądać złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień przez osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego;

(c) wglądu do wszelkich dokumentów i wszelkich danych mających bezpośredni związek
z przedmiotem kontroli oraz sporządzania ich kopii;

(d) przeprowadzania oględzin urządzeń, nośników oraz systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych.

III.18 Organizacja przyjmująca/partnerska zobowiązuje się zastosować zalecenia dotyczące poprawy jakości zabezpieczenia danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania sporządzone w wyniku kontroli przeprowadzonych przez organizację wysyłającą / FRSE / IZ POWER lub przez podmioty przez nie upoważnione albo przez inne instytucje upoważnione do kontroli na podstawie odrębnych przepisów.



……………………………………………………………………………………………………………………..

Miejsce / data / podpis reprezentanta/-ów prawnego/-ych organizacji przyjmującej/partnerskiej





……………………………………………………………………………………………………………………..

Miejsce / data / podpis reprezentanta/-ów prawnego/-ych organizacji wysyłającej


















ZAŁĄCZNIK 1

Minimalny zakres danych koniecznych do przekazania do FRSE


Zakres danych o uczestnikach mobilności, jakie Beneficjent będzie zobowiązany przekazać FRSE z wykorzystaniem systemu OnLine FRSE oraz Mobility Tool+.


Informacje o projekcie


  • Numer umowy / decyzji / aneksu

  • Nazwa beneficjenta

  • Tytuł projektu

  • Wniosek za okres

  • Okres realizacji projektu


Dane instytucji otrzymujących wsparcie - dane podstawowe


  • Kraj

  • Nazwa instytucji

  • NIP

  • Typ instytucji


Dane instytucji otrzymujących wsparcie - dane teleadresowe


  • Województwo

  • Powiat

  • Gmina

  • Miejscowość

  • Ulica

  • Nr budynku

  • Nr lokalu

  • Kod pocztowy

  • Obszar wg stopnia urbanizacji (DEGURBA)

  • Telefon kontaktowy

  • Adres e-mail


Szczegóły i rodzaj wsparcia


  • Data rozpoczęcia udziału w projekcie

  • Data zakończenia udziału w projekcie

  • Czy wsparciem projektu zostali objęci pracownicy instytucji?

  • Rodzaj przyznanego wsparcia

  • Data rozpoczęcia udziału we wsparciu

  • Data zakończenia udziału we wsparciu


Dane uczestnika otrzymującego wsparcie


  • Kraj

  • Rodzaj uczestnika

  • Nazwa instytucji

  • Imię i Nazwisko

  • PESEL

  • Płeć

  • Wiek w chwili przystąpienia do projektu

  • Wykształcenie


Dane kontaktowe uczestnika


  • Województwo

  • Powiat

  • Gmina

  • Miejscowość

  • Ulica

  • Nr budynku

  • Nr lokalu

  • Kod pocztowy

  • Obszar wg stopnia urbanizacji (DEGURBA)

  • Telefon kontaktowy

  • Adres e-mail


Szczegóły i rodzaj wsparcia uczestnika


  • Data rozpoczęcia udziału w projekcie

  • Data zakończenia udziału w projekcie

  • Status osoby na rynku pracy w chwili przystąpienia do projektu

  • Wykonywany zawód

  • Zatrudniony w

  • Sytuacja (1) osoby w momencie zakończenia udziału w projekcie

  • Sytuacja (2) osoby w momencie zakończenia udziału w projekcie

  • Zakończenie udziału osoby w projekcie zgodnie z zaplanowaną dla niej ścieżką uczestnictwa?

  • Rodzaj przyznanego wsparcia

  • Data rozpoczęcia udziału we wsparciu

  • Data zakończenia udziału we wsparciu


Status uczestnika projektu w chwili przystąpienia do projektu


  • Osoba należąca do mniejszości narodowej lub etnicznej, migrant, osoba obcego pochodzenia

  • Osoba bezdomna lub dotknięta wykluczeniem z dostępu do mieszkań

  • Osoba z niepełnosprawnościami

  • Osoba przebywająca w gospodarstwie domowym bez osób pracujących

  • w tym: w gospodarstwie domowym z dziećmi pozostającymi na utrzymaniu

  • Osoba żyjąca w gospodarstwie składającym się z jednej osoby dorosłej i dzieci pozostających na utrzymaniu

  • Osoba w innej niekorzystnej sytuacji społecznej (inne niż wymienione powyżej)



FRSE zastrzega możliwość zmian w zakresie danych o uczestnikach mobilności w oparciu o zmiany w wytycznych Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój.

































ZAŁĄCZNIK 2

UPOWAŻNIENIE Nr______
DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Z dniem [_________________________] r., na podstawie art. 37 w związku z art. 31 ustawy
z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 z późn. zm.), upoważniam [___________________________________________] do przetwarzania danych osobowych w zbiorze Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój. Upoważnienie wygasa z chwilą ustania Pana/Pani* stosunku prawnego z [_________________________].



_________________________________
Czytelny podpis osoby upoważnionej do wydawania i odwoływania upoważnień.

Upoważnienie otrzymałem


______________________________
 (miejscowość, data, podpis)



Oświadczam, że zapoznałem/am się z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w tym z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182,
z późn. zm.), a także z obowiązującymi w __________________________ Polityką bezpieczeństwa ochrony danych osobowych oraz Instrukcją zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych i zobowiązuję się do przestrzegania zasad przetwarzania danych osobowych określonych w tych dokumentach.


Zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych, z którymi zapoznałem/am się oraz sposobów ich zabezpieczania, zarówno w okresie trwania umowy, jak również po ustaniu stosunku prawnego łączącego mnie z [_______________].


_______________________________

Czytelny podpis osoby składającej oświadczenie


*niepotrzebne skreślić





ODWOŁANIE UPOWAŻNIENIA Nr ______
DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH





Z dniem ________________ r., na podstawie art. 37 w związku z art. 31 ustawy
z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 z późn. zm.), odwołuję upoważnienie Pana /Pani* ______________________________ do przetwarzania danych osobowych
nr ___________ wydane w dniu _____________



________________________________________

Czytelny podpis osoby, upoważnionej do wydawania i odwoływania upoważnień


______________________________

(miejscowość, data)





*niepotrzebne skreślić








1Ilekroć w umowie jest mowa o programie, oznacza to Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 zatwierdzony decyzją Komisji Europejskiej nr C(2014) 10129 z 2014-12-17.

2 W przypadku umowy na dofinansowanie typu MONO – z pojedynczym beneficjentem.

3 W przypadku umowy na dofinansowanie typu MULTI – w wieloma beneficjentami.

11


Document Metadata

Filed: July 12th, 2017