OP-IV.271.107.2023.PID Załącznik nr 3 do Zapytania WZÓR UMOWY
XX-XX.000.000.0000.XXX Załącznik nr 3 do Zapytania WZÓR UMOWY
Zawarta w dniu … kwietnia 2023 roku w Lublinie pomiędzy:
Województwem Lubelskim z siedzibą w Lublinie ul. Xxxxxx Xxxxxxxxx 0, 00–000 Xxxxxx,
NIP 000-00-00-000, REGON 431019170, reprezentowanym przez:
1) …...............……………………………………………………………………………………………
2)………………………………………………………………………………………………………….
zwanym dalej "Zamawiającym”,
a
...........................................................
………………………………………….
………………………………………….
reprezentowanym przez:
............................................................................................................................
zwanym dalej "Wykonawcą",
zaś wspólnie zwanymi dalej „Stronami”
o następującej treści:
Umowa została zawarta bez stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.
U. z 2022 r. poz. 1710 z późn. zm.) zwanej dalej PZP, gdyż szacunkowa wartość zamówienia nie przekracza kwoty, o której mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1PZP, zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie, których wartość nie przekracza 130 000 złotych (netto), stanowiącego załącznik do uchwały Nr CCXCIX/5259/2021 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 28 września 2021 r.
§ 1.
Przedmiot umowy
1. Zamawiający powierza Wykonawcy do wykonania, a Wykonawca przyjmuje zadanie polegające na przeprowadzeniu badania jakości obsługi inwestora metodą „Tajemniczy klient” w 35 jednostkach samorządu terytorialnego województwa lubelskiego (dalej: JST) będących uczestnikami projektu
„Standardy Obsługi Inwestora w Województwie Lubelskim”, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój na lata 2014-2020 Działanie 2.18 Wysokiej jakości usługi administracyjne.
2. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot umowy zgodnie ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia, zwanym dalej SOPZ (załącznik nr 1 do umowy) oraz przedstawioną ofertą z dnia …… (załącznik nr 2 do umowy). Dokumenty te stanowią integralną część niniejszej umowy.
3. Wykonawca będzie realizował przedmiot umowy od dnia jej podpisania do 31 maja 2023 r.
§ 2.
Warunki wykonania Umowy
1. Wykonawca oświadcza, że posiada doświadczenie, kwalifikacje i uprawnienia oraz wykwalifikowany i doświadczony personel, wymagany do prawidłowego wykonania Umowy.
2. Wykonawca zobowiązany jest wykonać przedmiot Umowy, zgodnie z najlepszą wiedzą, z zachowaniem pełnej anonimowości i autentyczności oraz pełnego profesjonalizmu jakiego wymaga tego rodzaju usługa.
3. Przy wykonaniu Xxxxx, Wykonawca zobowiązuje się do dbania o wizerunek i dobre imię
Zamawiającego.
4. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za logistykę i sprawną organizację każdego elementu umowy, wysokie kwalifikacje osób wykonujących w imieniu Wykonawcy Umowę, wysoką jakość wszelkich urządzeń technicznych i organizacyjnych oraz dobór najlepszych środków i metod niezbędnych do realizacji Umowy.
5. Wykonawca nie może przenieść na osobę trzecią praw i obowiązków wynikających z Umowy, w całości ani w części.
6. Wykonawca oświadcza, że zapoznał się z warunkami realizacji umowy, z zasadami i założeniami Projektu „Standardy Obsługi Inwestora w Województwie Lubelskim” i oświadcza, że nie zachodzą okoliczności uniemożliwiające lub utrudniające prawidłowe jej wykonanie.
7. Wykonawca zapewni pełną dyspozycyjność wobec Zamawiającego w trakcie realizacji przedmiotu umowy.
8. Wykonawca w terminie 5 dni roboczych po podpisaniu umowy przygotuje scenariusze, kryteria oceny JST oraz wzór raportu końcowego.
9. Wykonawca zobowiązuje się do udzielania pełnej informacji na temat postępu i zakresu wykonanych prac na każde żądanie Zamawiającego lub osoby wskazanej przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się do poddania kontroli przeprowadzanej przez Zamawiającego oraz inne uprawnione do kontroli podmioty w zakresie prawidłowości realizacji Umowy, w tym w szczególności do zapewnienia pełnego wglądu we wszystkie dokumenty związane z realizacją Umowy, do 5 lat od momentu jej wykonania.
10. Wykonawca zobowiązany jest do zagwarantowania ochrony danych osobowych uczestników badania, pozyskanych w czasie prowadzonego badania oraz przetwarzania tych danych jedynie dla ww. potrzeb.
11. Wykonawca w związku z realizacją Umowy zobowiązany jest do stosowania właściwego oznakowania zgodnie z wytycznymi w zakresie informacji i promocji POWER. Wzór logotypów projektowych zapisanych w formie elektronicznej Zamawiający przekaże Wykonawcy po podpisaniu umowy.
§ 3.
Zasady rozliczeń
1. Za wykonanie niniejszej umowy Wykonawca otrzyma wynagrodzenie w wysokości łącznej:
………… zł netto (słownie: …………………………………………………) + podatek VAT, tj.:
………… zł brutto (słownie ).
2. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 zostanie wypłacone za prawidłowe i terminowe wykonanie
przedmiotu umowy, o którym mowa w § 1 w ciągu 7 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego
faktury prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę.
3. Faktura może zostać wystawiona po podpisaniu przez Zamawiającego protokołu zgodności,
o którym mowa w § 4.
4. Wykonawca doręczy Zamawiającemu fakturę niezwłocznie po podpisaniu przez Xxxxxxxxxxxxx i przekazaniu Wykonawcy protokołu zgodności.
5. Faktura zostanie wystawiona na:
Województwo Lubelskie z siedzibą w Lublinie
ul. Xxxxxx Xxxxxxxxx 0, 00–000 Xxxxxx
NIP 000-00-00-000, REGON 431019170,
6. Zapłata wynagrodzenia nastąpi na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę w fakturze. Za
dzień zapłaty Strony przyjmują dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
7. Faktura wystawiona niezgodnie z treścią niniejszego paragrafu nie będzie przyjęta do realizacji.
8. Kwota, o której mowa w ust. 1 zaspokaja wszystkie roszczenia Wykonawcy wobec Zamawiającego z tytułu wykonania niniejszej umowy i obejmuje wszystkie koszty związane z jej realizacją.
9. Jeżeli świadczenie Wykonawcy stało się niemożliwe do wykonania tylko częściowo, strona ta traci prawo do odpowiedniej części wynagrodzenia określonego w ust. 1. Wynagrodzenie przysługuje za wykonany przedmiot umowy.
10. Wydatek współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach realizacji projektu pn. „Standardy Obsługi Inwestora w Województwie Lubelskim” z Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój na lata 2014-2020, Działanie 2.18 Wysokiej jakości usługi administracyjne.
§ 4.
Odbiór przedmiotu umowy
1. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć do Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie, ul. Grottgera 4 w Lublinie raport końcowy potwierdzający prawidłowe wykonanie przedmiotu umowy, o którym mowa w § 1 ust. 2 przed wystawieniem faktury, o której mowa w § 3, w terminie nie później niż 7 dni roboczych od zakończenia realizacji przedmiotu umowy. W trakcie weryfikacji dostarczonego raportu końcowego, osoby wskazane w § 8 ust. 1 mają prawo wezwać Wykonawcę do złożenia pisemnych wyjaśnień co do treści raportu końcowego lub wezwać do ich uzupełnienia lub poprawy.
2. Wykonawca w treści raportu końcowego zamieści informacje o zrealizowaniu przedmiotu umowy w sposób zapewniający dostępność zgodnie z zasadami określonymi w § 6 Umowy.
3. Wykonanie przedmiotu Umowy Zamawiający potwierdzi w protokole zgodności, zawierającym ocenę jego zgodności z warunkami umowy.
4. Protokół zgodności zostanie sporządzony przez Zamawiającego w ciągu 5 dni roboczych od dnia
dostarczenia przez Wykonawcę pisemnego raportu końcowego, o których mowa w ust. 1.
5. Wykonawca oświadcza, iż informacje zawarte w raporcie końcowym, o których mowa w ust. 1, są prawdziwe i odzwierciedlają rzeczywisty stan faktyczny, wskazujący na prawidłowe wykonanie przedmiotu umowy, zgodnie z warunkami ujętymi w niniejszej Umowie, a co za tym idzie Zamawiający nie odpowiada za ewentualne niezgodności w raporcie końcowym.
6. Do akceptacji protokołu zgodności konieczny jest podpis Xxxx Xxxxxx Xxxxxx – p.o. Dyrektora lub Pana Xxxxxxx Xxxxx – p.o. Zastępcy Dyrektora Departamentu Gospodarki Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie.
7. Po podpisaniu protokołu zgodności, Zamawiający poinformuje o tym Wykonawcę i przekaże mu za pośrednictwem poczty e-mail skan podpisanego protokołu.
§ 5.
Odstąpienie od Umowy i kary umowne
1. Niezależnie od podstaw odstąpienia od umowy przewidzianych w przepisach prawa, Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od umowy w przypadkach, gdy Wykonawca nie przystąpi do realizacji umowy nie wykona Umowy lub jej części, zaprzestanie jej wykonywania lub będzie ją wykonywał w sposób nieprawidłowy, w tym w szczególności nie będzie realizował obowiązków informacyjnych określonych w § 2 ust. 9.
2. Oświadczenie o odstąpieniu od umowy może zostać złożone na piśmie w terminie 30 dni od stwierdzenia przez Zamawiającego okoliczności, o których mowa w ust. 1. W razie odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego z powyższych przyczyn, nie będzie on zobowiązany do zwrotu wydatków poniesionych przez Wykonawcę.
3. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy.
4. Za niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu umowy Wykonawca zobowiązany jest do zapłacenia kar umownych z tytułu:
1) niewykonania przedmiotu umowy przez Wykonawcę z przyczyn leżących po jego stronie
w wysokości 30% kwoty wynagrodzenia brutto, określonego w § 3 ust. 1.
2) odstąpienia od Umowy z przyczyn, o których mowa w ust.1 w wysokości 30% kwoty wynagrodzenia
brutto, określonego w § 3 ust. 1.
3) niewykonanie lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, stwierdzonego protokole, o którym mowa w § 4 – w wysokości 1% kwoty wynagrodzenia brutto, określonego w § 3 ust. 1, za każde stwierdzone w tym protokole naruszenie.
4) zwłoki w wykonaniu umowy w terminie, o którym mowa w § 1 ust. 3 – w wysokości 0,5 % kwoty wynagrodzenia brutto, określonego w § 3 ust. 1. za każdy dzień zwłoki.
5) zwłoki w wykonaniu umowy w terminie, o którym mowa w § 2 ust. 8 – w wysokości 0,1 % kwoty
wynagrodzenia brutto, określonego w § 3 ust. 1. za każdy dzień zwłoki.
6) naruszenia klauzuli dostępności w zakresie, o którym mowa w § 6, w wysokości 5 % kwoty wynagrodzenia brutto, określonego w § 3 ust. 1.
5. Przez nienależyte wykonanie przedmiotu umowy rozumie się jego wykonanie niezgodnie
z postanowieniami umowy, SOPZ i ofertą złożoną przez Wykonawcę.
6. Zamawiający może potrącić z umówionego wynagrodzenia należność z tytułu kar umownych, po uprzednim wezwaniu Wykonawcy do ich zapłaty pod rygorem potrącenia.
7. Łączna, maksymalna wysokość kar umownych nie przekroczy 30% wynagrodzenia brutto,
o którym mowa w § 3 ust. 1.
8. Zamawiający może dochodzić odszkodowania przewyższającego wartość kar umownych, do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody.
§ 6.
Dostępność osób ze szczególnymi potrzebami
Wykonawca zobowiązuje się do zrealizowania przedmiotu umowy w sposób zapewniający dostępność
osobom ze szczególnymi potrzebami w rozumieniu ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. z 2022 r., poz. 2240.) i w tym celu przy realizacji przedmiotu umowy zobowiązuje się zastosować, mając na uwadze treść art. 6 w/w ustawy racjonalne usprawnienia, rozumiane jako konieczne i odpowiednie zmiany i dostosowania, nie nakładające nieproporcjonalnego lub nadmiernego obciążenia, jeśli jest to potrzebne w konkretnym przypadku, w celu zapewnienia osobom ze szczególnymi potrzebami możliwości uczestnictwa w badaniu.
§ 7.
Licencja i prawa autorskie
1. Wykonawca oświadcza, że przygotowane przez niego scenariusze, kryteria oceny JST oraz raport końcowy – dalej łącznie zwane Utworami, o których mowa w § 2 ust. 8 i § 4 Umowy, oraz w pkt. 5 i 6 SOPZ są wynikiem jego oryginalnej twórczości i nie naruszają praw osób trzecich, w szczególności praw autorskich oraz dóbr osobistych, jak również, iż osobiste i majątkowe prawa autorskie do ww. Utworów nie są ograniczone jakimikolwiek prawami osób trzecich. Wykonawca z wyłączeniem Zamawiającego ponosi wyłączną odpowiedzialność za ewentualne roszczenia w tym zakresie.
2. Wykonawca za wynagrodzenie określone w § 3 ust. 1 Umowy udziela Zamawiającemu licencji niewyłącznej, bez żadnych ograniczeń czasowych i terytorialnych, łącznie z prawem do udzielania zezwoleń na wykonywanie zależnego prawa autorskiego oraz do udzielania sublicencji, na korzystanie w celach komercyjnych i niekomercyjnych z Utworów na następujących polach eksploatacji:
1) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania Utworu w całości lub części - jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie, niezależnie od formatu, systemu lub standardu, w tym techniką drukarską, techniką zapisu magnetycznego, techniką cyfrową lub poprzez wprowadzanie do pamięci komputera oraz trwałe lub czasowe utrwalanie lub zwielokrotnianie takich zapisów, włączając w to sporządzanie ich kopii oraz dowolne korzystanie i rozporządzanie tymi kopiami;
2) w zakresie wprowadzania do obrotu, sprzedaży, użyczania, najmu lub dzierżawy w całości lub części, oryginału albo egzemplarzy Utworów lub rozpowszechniania w inny sposób, w tym publicznego wystawienia, wyświetlenia, odtworzenia oraz nadawania i reemitowania, a także przesyłania i publicznego udostępniania w taki sposób aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w tym za pomocą sieci multimedialnej, komputerowej, teleinformatycznej, lub dowolnych usług telekomunikacyjnych, w tym w sieci Internet (w szczególności poprzez udostępnienie na stronie www i na profilach społecznościowych Zamawiającego, w wydawnictwach i innych publikacjach promujących województwo lubelskie lub do wizualizacji stoisk promocyjnych);
3) w zakresie tworzenia nowych wersji i adaptacji, przystosowania, zmiany układu lub jakiekolwiek inne zmiany lub modyfikacje, w szczególności przetwarzania lub zmiany formatu, wymiarów, rozdzielania lub łączenia.
3. Wykonawca oświadcza, że korzystanie z ww. Utworów nie narusza praw osób trzecich i jest
odpowiedzialny za ewentualne roszczenia w tym zakresie.
4. Zamawiający jest uprawniony do upoważnienia innego podmiotu do korzystania z Utworów,
o których mowa w niniejszym paragrafie, w zakresie uzyskanej licencji.
§ 8.
Osoby do kontaktów
1. Do kontaktów z Wykonawcą podczas realizacji Umowy, kontrolowania przebiegu prac objętych Umową, w tym w szczególności do zatwierdzania przedstawianych projektów oraz do weryfikacji sprawozdania i raportu końcowego wraz z wezwaniem do złożenia wyjaśnień oraz ich uzupełnienia lub poprawy Zamawiający wyznacza:
1) ..........................................., tel. …………………. e-mail: …………………………………...
2. Ze strony Wykonawcy osobą upoważnioną do kontaktów z Zamawiającym będzie:
1) ..........................................., tel. …………………. e-mail: …………………………………...
3. Zmiany osób wskazanych w ust. 1 i 2, nie będą stanowiły zmiany umowy i następują poprzez
pisemne powiadomienie drugiej Strony.
4. Wykonawca zobowiązuje się podać osobie/om wskazanej/ym w ust. 2 pkt 1 informacje określone w załączniku nr 5 do umowy.
§ 9.
Zmiany Umowy
Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności.
§ 10.
Siła wyższa
1. Żadna ze Stron nie będzie ponosić odpowiedzialności za nieterminowe lub nienależyte wykonanie swoich zobowiązań, jeżeli przyczyną nieterminowego lub nienależytego wykonania zobowiązań jest działanie siły wyższej. Pod pojęciem siły wyższej Strony rozumieją nadzwyczajne, niezależne od woli Stron zdarzenia, których w momencie zawierania Umowy nie można było przewidzieć oraz których wystąpieniu nie można było zapobiec przy użyciu ekonomicznie uzasadnionych środków, tj. w szczególności: powódź, pożar, huragan, trzęsienie ziemi, stan zagrożenia epidemicznego, stan epidemii – przy czym dotyczy to tylko obostrzeń i zakazów związanych ze stanem epidemii jakie nie były jeszcze ogłoszone przez uprawniony organ, stan klęski żywiołowej, stan wyjątkowy, przestój spowodowany wprowadzeniem ograniczeń lub środków, podejmowanych w związku z lub w celu przeciwdziałania zjawiskom uznanym przez Światową Organizację Zdrowia lub organy administracji państwowej za pandemię albo epidemię (w tym dotyczących COVID-19, wirusa SARS-CoV-2 lub jego mutacji). Za siłę wyższą nie uznaje się przestojów spowodowanych przez spory między Wykonawcą a jakąkolwiek osobą fizyczną, grupą lub organizacją, osobą prawną lub inną jednostką organizacyjną, np. strajki, pikiety, itp.
2. Strona zobowiązana jest do niezwłocznego powiadomienia drugiej Strony o wystąpieniu przewidywanym czasie trwania, proponowanym sposobie postępowania oraz o ustąpieniu siły wyższej.
3. Strona winna wskazać niezwłocznie lub na wezwanie, że zjawisko „siły wyższej” zaistniało oraz wykazać kiedy, gdzie i w jakim zakresie miało miejsce oraz uzasadnić związek przyczynowo – skutkowy pomiędzy wystąpieniem „siły wyższej” i sytuacji, która wystąpiła w jej następstwie.
4. Strony ustalą, w formie aneksu, nowe warunki wykonania przedmiotu umowy, uwzględniające
w szczególności odpowiednie przesunięcie terminu wykonania, niezwłocznie po ustaniu działania siły wyższej, bądź kwestie dotyczące rozwiązań alternatywnych, dogodnych dla obu stron, w celu wykonania przedmiotu umowy, a oparte na zaistniałej sytuacji.
5. W przypadku, gdy działanie Siły wyższej lub skutki jej działania trwają dłużej niż 30 dni, Stronom przysługuje uprawnienie do rozwiązania Umowy z zastosowaniem 2-tygodniowego okresu wypowiedzenia. Oświadczenie o rozwiązaniu Umowy za wypowiedzeniem wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Żadnej ze Stron nie będzie przysługiwało prawo żądania jakiejkolwiek rekompensaty od drugiej Strony za szkody wywołane siłą wyższą.
6. Wykonawca zobowiązuje się poinformować Zamawiającego niezwłocznie, w formie pisemnej
o wszelkich istotnych okolicznościach, które mogą mieć wpływ na wykonanie Umowy przez Wykonawcę.
§ 11.
Postanowienia końcowe
1. Strony zobowiązują się dążyć do polubownego rozwiązywania wszystkich ewentualnych sporów mogących powstać w związku z realizacją Umowy. W przypadku braku możliwości osiągnięcia porozumienia na drodze polubownej wszystkie spory powstałe w związku z realizacją Umowy Strony poddają rozstrzygnięciu sądu właściwego dla siedziby Zamawiającego.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie w szczególności przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2022 r. poz. 1360 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2509 z późn. zm.).
3. Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie poinformować Zamawiającego na piśmie o zmianie adresu swojej siedziby lub adresu dla dokonywania doręczeń. W przypadku braku takiej informacji wszelkie pisma i przesyłki wysłane na adres Zamawiającego wskazany w niniejszej Umowie będą uznawane za doręczone.
4. Umowa została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których dwa otrzymuje Zamawiający, a jeden Wykonawca.
Załączniki do umowy:
1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (SOPZ).
2. Formularz ofertowy Wykonawcy.
3. Klauzula informacyjna RODO do realizacji umowy.
4. Wzór protokołu zgodności.
5. Klauzula informacyjna RODO dla osób do kontaktu.