Załącznik nr 5

Załącznik nr 5

do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia

Umowa nr …....

zawarta w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z póż. zm.),

w dniu roku w Gdańsku,

pomiędzy:

Akademią Muzyczną im. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx, z siedzibą przy xx. Xxxxxxx 0-0, 00-000 Xxxxxx, posiadającą REGON 000275754, NIP 000-00-00-000,

zwaną w dalszej części niniejszej umowy ZAMAWIAJĄCYM,

reprezentowaną przez:

………………………. - ………………………………………… a

WYKONAWCĄ: ……………………………………..……………………., adres siedziby:

……………………….., działającym na podstawie wpisu do prowadzonego

przez ………………………………………………… pod Nr …….., NIP

………………………………., reprezentowanym przez :

- ………………………………..

- …………………………………….

§ 1

Przedmiot umowy

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa oraz wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego (dalej: ZSI) wraz z infrastrukturą sprzętową dla łącznej liczby 15 jednoczesnych uczestników (nie dotyczy portalu pracowniczego), przeprowadzenie szkolenia oraz świadczenie usługi serwisowej wdrożonego systemu oraz dostęp do portalu pracowniczego zapewniający licencje dla co najmniej 500 użytkowników.

2. Przedmiot Umowy obejmuje:

1) wykonanie analizy przedwdrożeniowej

2) dostarczenie infrastruktury sprzętowej i dokonanie instalacji oraz wdrożenia przedmiotu umowy w siedzibie Zamawiającego,

3) zapewnienie integracji danych

4) przeprowadzenie szkolenia w zakresie obsługi systemu w siedzibie Zamawiającego dla użytkowników końcowych, administratorów ZSI, administratorów bazy danych

5) zagwarantowanie min. 10-cio letniego okresu utrzymania systemu (aktualizacja w kontekście użyteczności systemu, dostosowanie do obowiązujących przepisów);

6) wykonanie po zainstalowaniu oraz wdrożeniu prezentacji funkcjonowania systemu

7) zapewnienie po wykonaniu prezentacji 2 tygodniowego okresu testowego ZSI

8) świadczenie usługi serwisowej przez okres 36 m-cy od daty zakończenia wdrożenia

9) dostarczenie Zamawiającemu – po zainstalowaniu oraz wdrożeniu systemu:

- instrukcji obsługi w języku polskim do wszystkich funkcjonalności - w 3 egzemplarzach oraz w wersji elektronicznej

- dokumentu określającego zasady świadczenia usług serwisu i gwarancji w okresie gwarancji,

- wykazu podmiotów upoważnionych do wykonywania działań serwisowych

3. Oferowany ZSI musi być systemem w pełni zintegrowanym, obejmujący następujące moduły funkcjonalne:

1) Finanse i księgowość

2) Majątek trwały

3) Zakupy i sprzedaż

4) Kadry i płace

5) portal pracowniczy

Wszystkie dostarczone licencje nie nakładają ograniczeń czasowych na prawo do użytkowania.

4. Definicje:

Oprogramowanie – oznacza oprogramowanie lub jego część, wprowadzone na rynek przez Producenta, stanowiące własność Wykonawcy lub, do którego rozpowszechniania Wykonawca ma prawa, obejmujące wykonywalny maszynowo kod programu - będący utworem w rozumieniu Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych – utrwalony na nośnikach magnetycznych lub optycznych.

Dokument Analizy Przedwdrożeniowej – zawiera Kluczowe wymagania funkcjonalne, harmonogram realizacji prac wdrożeniowych, harmonogram płatności.

Moduł funkcjonalny – niepodzielna funkcjonalna część Oprogramowania.

Karta Usług - KU – dokument potwierdzający wykonanie prac przez pracownika Wykonawcy w ramach jednej wizyty u Zamawiającego

§ 2

Dane podstawowe

1. Termin wykonania przedmiotu umowy:

1) I etap– analiza przedwdrożeniowa, w tym:

a) moduł kadry i płace – od 01 marca 2016 r. do 31 maja 2016 r.

b) moduły: finanse-księgowość, majątek trwały, zakupy i sprzedaż – od 01 czerwca 2016 r. do 31 sierpnia 2016 r.

2) II etap – przygotowanie integracji (uzgodnienia) z istniejącymi systemami Micros Fidelio (Oracle) i POL-on oraz systemem dziekanatowym

3) III etap - dostawa, instalacja oraz konfiguracja serwera (serwerów) oraz dostawa, instalacja niezbędnej bazy danych na potrzeby ZSI, dostawa i instalacja licencji na oprogramowanie – do 30 maja 2016 roku

4) IV etap - wdrożenie modułu kadrowo-płacowego, przeniesienie danych z systemów funkcjonujących u Zamawiającego – do 31 sierpnia 2016 r.

Uruchomienie systemu w zakresie modułu kadrowo-płacowego, zapewniające pełną funkcjonalność, nastąpi do dnia 01 września 2016 r.

5) V etap – do 31 grudnia 2016 r., w tym:

a) wdrożenie modułu finansowo-księgowego, majątek trwały, zakupy i sprzedaż;

W zakresie tego etapu Wykonawca zobowiązany jest do przeniesienia bazy danych niezbędnych do bieżącej pracy z systemów funkcjonujących u Zamawiającego.

b) integracja z systemem Micros Fidelio (Oracle);

c) wdrożenie portalu pracowniczego;

6) VI etap –uruchomienie ZSI, zapewniające pełną funkcjonalność – 02 stycznia 2017 roku

7) VII etap – zakończenie przenoszenia i synchronizacji danych - 30 czerwca 2017 r.

8) VIII etap - Świadczenie usług serwisowych dla wdrożonego systemu w okresie 36 miesięcy od odbioru końcowego potwierdzającego zakończenie wdrożenia.

3. Wykonawca zobowiązuje, na każdym etapie wdrożenia, przeprowadzić szkolenie

użytkowników ZSI w siedzibie Zamawiającego.

4. Usługi świadczone będą w normalnych godzinach pracy Zamawiającego pomiędzy godziną 8.00 a 16.00.

5. Strony zobowiązują się do ścisłego współdziałania w okresie obowiązywania Umowy. W tym celu obydwie Strony wyznaczą osoby odpowiedzialne za właściwą realizację zobowiązań Stron wynikających z Umowy i zapewnienie zgodnego współdziałania.

6. Zamawiający utworzy i utrzyma przez cały okres ważności Umowy stanowisko Kierownika Projektu. Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx Projektu pełnić będzie: ………………………………………

7. Wykonawca utworzy i utrzyma przez cały okres ważności Umowy stanowisko Koordynatora współpracy. Obowiązki Koordynatora współpracy pełnić będzie:

………………………………………

8. Strony oświadczają, że osoby wymienione powyżej są upoważnione do działania w imieniu odpowiednio, każdej ze Stron, w zakresie realizacji Umowy.

§ 3

Zatrudnianie podwykonawców

1. Wykonawca oświadcza, iż prace objęte przedmiotem zamówienia, zostaną wykonane siłami własnymi

lub

1. Wykonawca oświadcza, że podwykonawcom powierzy następujący zakres prac:

•.........................................................

2. Do zawarcia przez Wykonawcę umowy z Podwykonawcą jest wymagana zgoda Zamawiającego.

3. Zamawiający nie dopuszcza zatrudniania dalszych podwykonawców przez podwykonawców Wykonawcy.

4. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za prace, które wykonuje przy pomocy Podwykonawców, jak za własne działanie.

5. Wykonawca oraz Zamawiający ponoszą solidarną odpowiedzialność za zapłatę wynagrodzenia za prace wykonane przez podwykonawcę.

§ 4

Zasady wykonania analizy przedwdrożeniowej

1. Po podpisaniu Umowy Koordynator współpracy i Kierownik Projektu ustalą datę pierwszego spotkania organizacyjnego dotyczącego realizacji analizy przedwdrożeniowej. Spotkanie organizacyjne odbędzie się nie później niż 7 dni roboczych od wejścia w życie Umowy. W trakcie spotkania zostaną ustalone daty pierwszych spotkań w ramach analizy przedwdrożeniowej.

2. Wynikiem analizy przedwdrożeniowej będzie Dokument Analizy Przedwdrożeniowej.

3. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu Dokument Analizy Przedwdrożeniowej po przeprowadzeniu analizy przedwdrożeniowej, nie później jednak, niż do 31.08.2016 r.

4. Dokument Analizy Przedwdrożeniowej powinien zostać przeanalizowany i zaakceptowany przez Zamawiającego w terminie 7 dni roboczych, liczonych od daty przekazania wymienionego dokumentu Zamawiającemu.

5. Jeżeli w terminie 7 dni roboczych od przekazania przez Wykonawcę Dokumentu Analizy Przedwdrożeniowej, Zamawiający nie dokona jego akceptacji i nie zgłosi na piśmie uzasadnionej odmowy jego akceptacji, Xxxxxx uznają, iż Zamawiający dokument zaakceptował.

6. W przypadku, gdy Zamawiający zgłosi uwagi do Dokumentu Analizy Przedwdrożeniowej, Strony podejmą działania mające na celu uzgodnienie ostatecznej treści dokumentu w ciągu 5

dni roboczych od daty zgłoszenia uwag.

7. Zmiana zaakceptowanego Dokumentu Analizy Przedwdrożeniowej możliwa jest w formie pisemnej pod rygorem nieważności po zaakceptowaniu przez Xxxxxx.

§ 5

Zasady realizacji dostaw Oprogramowania, Bazy Danych, Sprzętu

1. Wykonawca dostarczy Oprogramowanie, Bazę Danych, Sprzęt zgodnie z przedstawionym poniżej wykazem:

L.p.	Przedmiot dostawy
1
2
3
4

2. Wykonawca dostarczy licencje na bazę danych oraz licencje na Oprogramowanie ww. obszarów funkcjonalnych oraz sprzęt w terminie do 30.05.2016 r.

§ 6

Zasady realizacji prac wdrożeniowych

1. Strony zobowiązują się do realizacji Prac wdrożeniowych w zakresie Obszarów funkcjonalnych Oprogramowania.

2. W celu zapewnienia prawidłowej realizacji Prac wdrożeniowych, Zamawiający powoła osoby odpowiedzialne za współpracę z Wykonawcą podczas realizacji prac wdrożeniowych w poszczególnych Obszarach funkcjonalnych.

3. Kierownik Projektu i Koordynator Współpracy ustalą datę pierwszego spotkania organizacyjnego, dotyczącego realizacji Prac wdrożeniowych. Spotkanie organizacyjne odbędzie się w ciągu 5 dni roboczych od zaakceptowania dokumentu - Dokument Analizy Przedwdrożeniowej. W trakcie spotkania zostaną ustalone daty pierwszych spotkań w ramach Prac Wdrożeniowych poszczególnych Obszarów funkcjonalnych Oprogramowania.

4. Terminy spotkań Konsultanci będą ustalać indywidualnie z osobami odpowiedzialnymi ze strony Zamawiającego, bezpośrednio zaangażowanymi w realizację Prac wdrożeniowych.

5. Każdorazowy udział Konsultanta w Pracach wdrożeniowych potwierdzany będzie na dokumencie Karta Usług - KU, przez osoby odpowiedzialne ze strony Zamawiającego.

6. Wszelkie wątpliwości i zastrzeżenia, co do jakości wykonanych usług Zamawiający będzie umieszczał na dokumencie KU w odpowiednim, przeznaczonym do tego celu miejscu. Potwierdzony dokument KU bez naniesionych uwag jest dowodem rzetelności wykonania usługi.

7. W ciągu 5 dni roboczych po zrealizowaniu wszystkich prac związanych z danym etapem prac wdrożeniowych, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji Protokół odbioru etapu.

8. Jeżeli w terminie 5 dni roboczych od przekazania przez Wykonawcę Protokołu odbioru etapu Prac wdrożeniowych, Zamawiający nie potwierdzi Protokołu odbioru i nie zgłosi na piśmie uzasadnionej odmowy jego potwierdzenia, Xxxxxx uznają, iż Zamawiający potwierdza wykonanie tego etapu Prac wdrożeniowych.

9. Po wykonaniu wszystkich etapów Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji Protokół odbioru końcowego.

10. Jeżeli w terminie 5 dni roboczych od przekazania przez Wykonawcę Protokołu odbioru końcowego Prac wdrożeniowych, Zamawiający nie potwierdzi Protokołu odbioru i nie zgłosi na

piśmie uzasadnionej odmowy jego potwierdzenia, Xxxxxx uznają, iż Zamawiający potwierdza wykonanie Prac wdrożeniowych

11. Strony ustalają, iż prace Wykonawcy będą wykonywane w siedzibie Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza świadczenie usług objętych Umową w trybie zdalnym, po uprzednim zgłoszeniu i uzyskaniu zgody Zamawiającego.

12. Bez względu na inne zobowiązania podjęte przez Zamawiającego w Umowie, Zamawiający:

a) zapewni udział pracowników umożliwiający sprawną realizację prac wdrożeniowych przez Wykonawcę.

b) zapewni Konsultantom należyte warunki współdziałania, zgodne z wymogami BHP obowiązującymi w siedzibie Zamawiającego, umożliwiające wykonywanie usług objętych Umową,

c) zapewni Konsultantom możliwość uzyskania potwierdzenia przeprowadzenia Prac wdrożeniowych na dokumencie KU, niezwłocznie po wykonaniu usługi.

d) zobowiązuje się realizować wszystkie zalecenia Konsultantów umieszczane na dokumencie KU. W przypadku, gdy Zamawiający nie zgadza się na realizację zaleceń, umieści stosowną uwagę na dokumencie KU,

e) zapewni Wykonawcy zdalny dostęp do Systemu i infrastruktury sprzętowo-informatycznej Zamawiającego w celu umożliwienia Wykonawcy wykonania zarówno prac wdrożeniowych jak i serwisowych oraz przeniesienia danych na warunkach określonych w SIWZ,

f) zapewni personelowi Wykonawcy w ustalonej liczbie, miejscu i czasie możliwość wykonywania pracy w miejscach pozostających pod kontrolą Zamawiającego oraz udostępnić jego członkom pomieszczenia do pracy.

13. Bez względu na inne zobowiązania podjęte przez Wykonawcę w Umowie, Wykonawca jest zobowiązany do:

a) zapewnienia, że Konsultanci będą posiadali stosowne kwalifikacje i doświadczenie wymagane przy prowadzeniu Prac wdrożeniowych,

b) informowania Zamawiającego o aktualnym stanie realizacji Prac wdrożeniowych nie rzadziej niż 1 raz w miesiącu poprzez przekazanie Zamawiającemu raportu z prac wdrożeniowych,

c) informowania Kierownika Projektu o wszystkich sytuacjach mogących utrudnić sprawną realizację Prac wdrożeniowych,

d) dostarczenia oprogramowania i zainstalowania go na dedykowanym dla ZSI sprzęcie komputerowym,

e) Wydania dokumentacji systemu w wersji papierowej i elektronicznej. Dokumentacja w wersji elektronicznej musi być dostarczona w formacie umożliwiającym jej łatwe odczytanie (np. PDF) oraz wydrukowanie w całości lub części, a także musi być zgodna z dostarczoną wersją systemu na dzień rozpoczęcia wdrożenia danego modułu. Musi umożliwiać wyszukiwanie słów lub fraz, wprowadzonych w trakcie jej przeglądania przez użytkownika, jak również posiadać spis treści (rozdziałów). Cała dokumentacja musi być sporządzona w języku polskim, posiadać jednolity wygląd, być czytelna i zrozumiała dla czytelnika. Wyjątkiem od tej reguły jest dokumentacja dla administratora w zakresie oprogramowania nie mającego odpowiednika w języku polskim. Dokumentacja powinna być podzielona na dokumentację użytkownika i dokumentację administratora systemu.

f) Dokumentacja użytkownika musi zawierać instrukcję obsługi systemu umożliwiającą samodzielną naukę obsługi systemu i musi zostać dostarczona na początku wdrożenia. Dopuszcza się przekazywanie dokumentacji etapami zgodnie z harmonogramem wdrożenia.

g) Dokumentacja administratora oprócz instrukcji obsługi pod kątem zarządzania systemem musi zawierać: opisy struktur bazy danych, opisy interfejsów międzymodułowych, opisy plików i/lub parametrów konfigurujących i parametryzujących system, instrukcje instalacji, deinstalacji każdego z elementów systemu tak, aby przeprowadzenie tych czynności mogło zostać wykonane samodzielnie przez administratorów systemu Zmawiającego.

h) Dostarczenia dokładnej procedury wykonywania i odtwarzania kopii zapasowych poszczególnych części składowych systemu. Zamawiający wykona pod nadzorem Wykonawcy próby wykonania kopii bezpieczeństwa i odzyskania z kopii systemu zgodnie z przekazanymi przez Wykonawcę procedurami. Pozytywne przeprowadzenie tego testu jest warunkiem koniecznym do otrzymania przez Wykonawcę ostatecznego odbioru.

i) Dostarczenia dokładnej procedury zamykania i ponownego uruchomienia całego systemu (zarówno sprzętu jak i oprogramowania), gwarantującej zachowanie pełnej spójności, poprawności i bezpieczeństwa danych, np. w przypadku zaniku zasilania. Zamawiający wykona pod nadzorem Wykonawcy próbę „ręcznego” wyłączenia i uruchomienia systemu zgodnie z przekazanymi przez Wykonawcę procedurami. Oprócz próby „ręcznego” zatrzymania systemu, zostanie również wykonany test automatycznego zamknięcia systemu w przypadku zaniku zasilania, oraz automatycznego uruchomienia systemu po odzyskaniu zasilania, a także testy redundancji elementów sprzętowych oraz działania rozwiązań wysokiej dostępności. Pozytywne przeprowadzenie tych testów jest warunkiem koniecznym do otrzymania przez Wykonawcę ostatecznego odbioru.

j) W przypadku wprowadzenia zmian w systemie w trakcie trwania umowy Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego dostarczenia w ciągu 30 dni od dnia wprowadzenia zmian zaktualizowanej dokumentacji zarówno użytkownika jak i administratora.

k) Wydania dokumentów licencyjnych dla ZSI,

l) Przekazania kont i haseł dostępowych administratora (najwyższy poziom dostępu) do wszystkich elementów wchodzących w skład zamówienia dla których takie konta zostały utworzone tj. zintegrowanego systemu informatycznego, programów narzędziowych, baz danych oraz innego oprogramowania dostarczonego w ramach postępowania. Przekazanie kont i haseł musi zostać wykonane najpóźniej przed odbiorem końcowym

14. W przypadku konieczności zmiany terminu lub godziny przybycia Konsultanta, Wykonawca zobowiązany jest do zawiadomienia o powyższym fakcie Zamawiającego, najpóźniej w dniu poprzedzającym planowaną wizytę.

15. Podstawa odbioru każdego etapu będą wyniki testów akceptacyjnych każdego etapu odrębnie, potwierdzone protokołem z testów. Testy powinny być przeprowadzone na bazie testowej środowiska produkcyjnego na podstawie scenariuszy testowych przedstawionych przez Wykonawcę i zatwierdzonych przez Zamawiającego.

§ 7

Zasady rękojmi, gwarancji i serwisu

1. Wykonawca udziela 36 miesięcznej gwarancji na Oprogramowanie oraz zobowiązuje się do świadczenia usług serwisowych przez okres 36 miesięcy od daty zakończenia wdrożenia.

2. W ramach usług gwarancyjnych Wykonawca zobowiązuje się usuwać wykryte lub powstałe awarie, wady i błędy systemu na swój koszt w terminie określonym w serwisie gwarancyjnym.

3. W ramach gwarancji Zamawiający zobowiązany jest zgłaszać wykryte awarie, wady lub błędy Oprogramowania a Wykonawca usuwać zgodnie z uzgodnioną procedurą zgłaszania wad lub błędów.

4. Naprawy gwarancyjne odbywać się będą na poniższych zasadach i w określonych terminach:

1) Usuwanie awarii i usterek w oprogramowaniu

a) błąd krytyczny (awaria) – oznacza zaprzestanie działania oprogramowania ZSI, wynikające z przyczyn , za które odpowiada Wykonawca

- dostęp zdalny (pierwszorzędnie)- przystąpienie do realizacji usunięcia błędu: maksymalnie 2 godzin roboczych od momentu zgłoszenia do Wykonawcy, czas usunięcia błędu: do 24 godzin zegarowych od momentu przyjęcia zgłoszenia przez Wykonawcę

b) błąd niekrytyczny ( usterki ) – oznacza ograniczenie działania oprogramowania ZSI wynikające z przyczyn , za które odpowiada Wykonawca

- dostęp zdalny (pierwszorzędnie) - przystąpienie do realizacji usunięcia błędu: maksymalnie 8 godzin roboczych od momentu zgłoszenia do Wykonawcy, czas usunięcia błędu: do 48 godzin zegarowych od momentu przyjęcia zgłoszenia przez Wykonawcę ;

c) obowiązek reakcji priorytetowej:

Wykonawca zapewnia przystąpienie do realizacji usunięcia błędu - do 2 godzin roboczych oraz usunięcie błędu w terminie do maksymalnie 5 godzin zegarowych, w przypadku wystąpienia awarii lub powstania błędu w niżej wymienionych obszarach:

- sporządzania sprawozdania VAT – 7 - w dniach 23 - 25 każdego miesiąca,

- sporządzania sprawozdań rocznych (GUS, US) – w okresie od 2 stycznia do 15 marca tego samego roku,

- sporządzania list płac (w każdym miesiącu) – w dniach od 1 do 15, od 22 do 1-go dnia następnego miesiąca.

2) W przypadku wykazania awarii, wad i błędów zgłoszonych do Wykonawcy przez Zamawiającego w internetowym systemie rozwiązywania problemów, Wykonawca wypełni swoje zobowiązanie gwarancyjne, w ramach struktur organizacji serwisowej Wykonawcy, albo poprzez dostarczenie Zamawiającemu, według wyboru Wykonawcy, Update’u lub Upgrade’u oprogramowania, lub też, - według wyboru Wykonawcy - poprzez usunięcie awarii, błędu, wady; usunięciem awarii, błędu lub wady może być, między innymi, wskazanie stosownego, akceptowalnego sposobu uniknięcia skutków awarii, błędu lub wady, które to działania muszą skutkować wyeliminowaniem awarii, błędu lub wady. Zamawiający zapewni Wykonawcy pełne i bezpłatne wsparcie, w szczególności poprzez zapewnienie współpracy pracowników, zapewnienie pomieszczeń do pracy oraz możliwie najdokładniejszego opisu awarii, błędu lub wady, dostarczając wymagane dane oraz tworząc połączenia telekomunikacyjne z serwerem bazy danych. Zamawiający zobowiązuje się do zaakceptowania każdej bezpłatnej nowej wersji oprogramowania, chyba, że prace związane z jej wdrożeniem zostałyby uznane za nadmierne

3) Zgłaszanie awarii i usterek przez Zamawiającego

a) Zgłaszanie awarii i usterek przez Zamawiającego może następować w jednej z niżej wymienionych form:

- poprzez dedykowaną witrynę internetową Wykonawcy ,

- telefonicznie pod numerem telefonu ,

- pocztą elektroniczną

b) Zgłoszenia awarii i usterek Zamawiający może wykonywać całodobowo z wyłączeniem zgłoszeń telefonicznych, które mogą odbywać się w godzinach od 7:00 do 17:00. Przyjmuje się, że w przypadku, gdy zgłoszenie zostanie wykonane w dni robocze po godzinie 17:00 lub w dni ustawowo wolne od pracy, będzie ono traktowane jako zgłoszenie dokonane w najbliższym dniu roboczym po dniu zgłoszenia;

c) Po usunięciu przez Wykonawcę awarii lub usterki, Wykonawca zobowiązany jest poinformować o tym niezwłocznie Zamawiającego. Dopuszcza się następujące formy przekazania potwierdzenia o usunięciu awarii/usterki:

- wpis potwierdzający poprawność wykonanych zmian, dokonany przez Zamawiającego na dedykowanym portalu

- pocztą elektroniczną na wskazany przez Zamawiającego adres poczty elektronicznej,

- protokołem usunięcia awarii/usterki utworzonym w trakcie wizyty serwisanta Wykonawcy,

d) Potwierdzenie zakończenia prac naprawczych przez Wykonawcę może zostać wydane wyłącznie przez upoważnioną przez Zamawiającego osobę.

5. Jeżeli pogorszenie jakości funkcjonowania bądź niezdolność Oprogramowania do realizacji funkcji zgodnie ze specyfikacją jest skutkiem prac wdrożeniowych i serwisowych prowadzonych przez osoby nieupoważnione przez Wykonawcę do ich prowadzenia oraz nieposiadające autoryzacji Wykonawcy, Wykonawca obciąży Zamawiającego kosztami prac wykonanych w związku z usunięciem tej niezdolności lub odpowiednio poprawieniem jakości funkcjonowania Oprogramowania.

6. Gwarancja na oprogramowanie osób trzecich (oprogramowanie zewnętrzne) dostarczone przez Wykonawcę będzie świadczona zgodnie z warunkami zapewnianymi przez producenta tego oprogramowania w okresie 36 miesięcy od daty zakończenia wdrożenia.

7. Strony ustalają następujące warunki gwarancyjne dla sprzętu komputerowego:

1) Wykonawca gwarantuje, że dostarczony sprzęt komputerowy jest wolny od wad prawnych oraz od wad fizycznych, produkcyjnych, bądź wynikających z jakiegokolwiek działania, lub zaniechania Wykonawcy,

2) Wykonawca udziela Zamawiającemu gwarancji na okres 36 miesięcy,

3) dostarczony sprzęt musi być fabrycznie nowy (rok produkcji 2015 lub nowszy),

4) gwarancja na dostarczony przez Wykonawcę sprzęt stanowiący wyposażenie serwerowni wymieniony w pkt 1 musi umożliwiać:

a) wykonywanie całej usługi naprawy w miejscu instalacji siedzibie Zamawiającego,

b) zgłaszanie uszkodzeń 7 dni w tygodniu,

c) czas naprawy nie dłuższy niż 4 dni robocze od momentu zgłoszenia awarii, w przypadku uszkodzenia zewnętrznej macierzy dyskowej oraz serwerów czas ten wynosi 2 dni robocze od momentu zgłoszenia awarii,

5) w przypadku braku możliwości naprawy na miejscu, dostarczenie na koszt i ryzyko Wykonawcy urządzenia zastępczego o parametrach zgodnych z urządzeniem uszkodzonym, wraz z jego instalacją i konfiguracją do pracy w miejsce urządzenia uszkodzonego,

6) w przypadku, gdy czas naprawy przekroczy 30 dni roboczych - wymianę uszkodzonego urządzenia na nowe o parametrach nie gorszych niż urządzenie uszkodzone, wraz z jego instalacją i konfiguracją do pracy w miejsce urządzenia uszkodzonego,

7) transport sprzętu do naprawy jak i naprawionego/wymienionego pomiędzy Zamawiającym a serwisem na swój koszt i ryzyko gwaranta,

8) automatyczne przedłużenia okresu gwarancji o czas trwania naprawy, w sytuacji gdy wady nie są istotne (dotyczy napraw wykonywanych w serwisie zewnętrznym). W przypadku gdy Wykonawca zamiast sprzętu wadliwego dostarczy sprzęt wolny od wad albo dokona istotnych napraw sprzętu objętego gwarancją, termin gwarancji biegnie na nowo od chwili dostarczenia sprzętu wolnego od wad lub zwrócenia sprzętu naprawionego Jeżeli Wykonawca wymieni część sprzętu, powyższe postanowienie stosuje się odpowiednio do

części wymienionej;

9) ponadto w ramach gwarancji dla całego dostarczonego sprzętu:

a) Zamawiający nie ma obowiązku przekazywania sprzętu do naprawy z oryginalnymi opakowaniami fabrycznymi,

b) okres gwarancji dla dostarczonego sprzętu i wszystkich podzespołów rozpoczyna się nie wcześniej niż z dniem jego odbioru przez Xxxxxxxxxxxxx i podpisaniem przez obie Strony końcowego protokołu odbioru,

c) Wykonawca ma obowiązek zapewnienia nieodpłatnie sprzętu zastępczego na czas naprawy o parametrach nie gorszych wraz z konfiguracją i instalacją w miejsce sprzętu uszkodzonego; Zamawiający może każdorazowo zrezygnować z obowiązku dostawy sprzętu zastępczego na czas naprawy,

10) w przypadku, gdy Wykonawca nie usunie wad w terminie określonym w pkt 4 lit. c), Zamawiający ma prawo do usunięcia wad we własnym zakresie lub powierzenia naprawy Urządzeń innemu podmiotowi na koszt i ryzyko Wykonawcy, bez utraty prawa do gwarancji udzielonej przez Wykonawcę,

11) warunki gwarancji niewymienione powyżej będą realizowane zgodnie z zapisami gwarancji udzielanej przez producenta.

12) W przypadku, gdy wady nie dadzą się usunąć, Zamawiający może, wedle swego wyboru, żądać odpowiedniego obniżenia ceny lub odstąpić od Umowy oraz żądać naprawienia szkody powstałej wskutek istnienia wady i zapłaty kary umownej.

13) Wykonawca zapewni wsparcie i dostępność do poprawek producentów dostarczonego oprogramowania systemowego, narzędziowego i motorów baz danych. Okres wsparcia dla tego oprogramowania rozpoczyna się z dniem podpisania przez Strony protokołu odbioru i trwa do dnia wygaśnięcia gwarancji na dostarczony System.

8. W ramach usług serwisowych Wykonawca zapewnia Zamawiającemu:

1) dostarczanie nowych wersji oprogramowania uwzględniających:

a) zmiany zachodzące w powszechnie obowiązujących przepisach prawa lub przepisach prawa wewnętrznego obowiązujących na podstawie delegacji ustawowej, z zastrzeżeniem że wyżej wymienione zmiany zostaną udostępnione nie później niż w dniu rozpoczęcia ich obowiązywania. W przypadku, gdy pomiędzy dniem opublikowania, a dniem obowiązywania okres jest krótszy niż 30 dni, przyjmuje się, że zmiany zostaną wykonane w okresie 30 dni od dnia ich opublikowania, jednak nie później niż w ciągu 7 dni od dnia ich wejścia w życie. Zmiany związane z dostosowaniem systemu do przepisów prawa pracy i podatkowego wchodzące w życie z pierwszym dniem roku następnego muszą zostać udostępnione w systemie nie później niż z dniem ich wejścia w życie,

b) zmiany związane z podniesieniem jakości i funkcjonalności oprogramowania lub usuwających wykryte przez Wykonawcę błędy w działaniu oprogramowania.

2) Wykonawca zobowiązany jest informować o wszystkich nowych wersjach oprogramowania wraz z przedstawieniem wykazu dokonanych zmian, na wskazany przez Zamawiającego adres poczty elektronicznej.

3) Reakcję na zgłaszane przez Zamawiającego problemy,

4) Analizę zgłoszonego problemu i jego usunięcie,

5) Dostęp do internetowego systemu rozwiązywania problemów, za pomocą którego Zamawiający zgłasza i monitoruje swoje problemy.

6) Świadczenie pomocy technicznej hot-line w dni robocze w godzinach, co najmniej 07:00 - 17:00

9. Usługi serwisowe będą świadczone tylko w stosunku do ostatniej i przedostatniej oficjalnie i powszechnie udostępnionej wersji Oprogramowania. Uaktualnienie oprogramowania dokonuje Wykonawca w ramach Umowy, po uzyskaniu uprzedniej zgody Zamawiającego.

10. Wykonawca zapewnia, że ZSI działa poprawnie oraz że jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa na dzień podpisania Protokołu odbioru przedmiotu zamówienia.

11. Wykonawca w ramach świadczenia serwisu jest zobowiązany wykonać niezbędne zmiany w terminie 14 dni od ogłoszenia zmiany aktów prawnych, do których przestrzegania zobligowany jest Zamawiający.

12. Wykonawca z należytą starannością zabezpieczy dane powierzone przez Zamawiającego, w ramach realizacji usługi serwisu.

13. Wykonawca odpowiada za szkody rzeczywiste wyrządzone Zamawiającemu w materiałach, dokumentacji, oprogramowaniu, licencji, sprzęcie komputerowym, urządzeniach i innych środkach technicznych z wyłączeniem utraconych korzyści.

14. Naprawa gwarancyjna powinna być zweryfikowana w testach obejmujących dokonana zmianę.

15. Wyłącznie w przypadku nie wywiązania się Wykonawcy z zobowiązań gwarancyjnych Zamawiający po uprzednim pisemnym zawiadomieniu Wykonawcy o takim zamiarze i braku niezwłocznej skutecznej reakcji z jego strony ma prawo skorzystać na koszt Wykonawcy z usług zastępczych bez utraty gwarancji. W przypadku skorzystania z takiej możliwości zakres wykonanych prac zostanie udokumentowany przez wykonawcę zastępczego zgodnie z ogólnymi zasadami dokumentowania projektów informatycznych, a dokumentacja zostanie przekazana Wykonawcy celem umożliwienia dotrzymania gwarancji przez producenta/Wykonawcę.

16. Niezależnie od uprawnień z tytułu gwarancji, Wykonawca udziela Zamawiającemu rękojmi na okres 12 miesięcy.

§ 8

Rozliczenia

1. Za wykonanie zobowiązań wynikających z umowy Wykonawca otrzyma wynagrodzenie w wysokości netto ……….. zł (słownie: ……………….. zł) + podatek VAT (słownie

………… zł), razem brutto ………… zł (słownie zł).

2. Zamawiający za wykonanie umowy zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie etapami (tj. płatność wynagrodzenia następować będzie częściami), po zakończeniu każdego etapu prac, z tym że:

1) po zrealizowaniu I etapu zł brutto; co stanowi 15 % wartości umowy,

2) po zrealizowaniu II etapu zł brutto; co stanowi 5 % wartości umowy,

3) po zrealizowaniu III etapu zł brutto; co stanowi 20 % wartości umowy,

4) po zrealizowaniu IV etapu zł brutto; co stanowi 12 % wartości umowy,

5) po zrealizowaniu V etapu zł brutto; co stanowi 6 % wartości umowy,

6) po zrealizowaniu VI etapu zł brutto; co stanowi 6 % wartości umowy,

7) po zrealizowaniu VII etapu zł brutto; co stanowi 6 % wartości umowy,

8) za realizację VIII etapu zł brutto; co stanowi 30 % wartości umowy.

Część wynagrodzenia, o której mowa w pkt 8) będzie płatna w okresie 36 miesięcy serwisu, w 8 ratach kwartalnych, przy czym początek biegu pierwszego okresu rozpocznie się w dniu następującym po dniu dokonania odbioru końcowego, potwierdzającego zakończenie wdrożenia .

Wykonawca wystawi fakturę za dany kwartał serwisu do 10 dnia miesiąca rozpoczynającego

kwartał, którego dotyczy płatność kwartalna. Zamawiający dokona płatności wynagrodzenia za usługi serwisowe w terminie 21 dni od dnia otrzymania faktury za każdy kwartał.

3. Wynagrodzenie, określone w ust. 1 jest wynagrodzeniem ryczałtowym i obejmuje wszystkie koszty związane z wykonaniem umowy, również koszty licencji na oprogramowanie i koszty nośników tego oprogramowania.

4. Podstawą do wystawienia faktury VAT jest podpisany bez zastrzeżeń Protokół odbioru końcowego danego etapu.

5. Wymaganym Załącznikiem do faktury jest Zestawienie asortymentowo-cenowe dostarczonych komponentów oraz wykonanych prac w ramach etapu, którego dotyczy faktura.

6. Płatności będą dokonywane przez Zamawiającego przelewem w terminie do 21 dni licząc od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury, na wskazany w niej rachunek bankowy Wykonawcy.

7. Jako dzień zapłaty strony ustalają dzień uznania rachunku bankowego Zamawiającego.

8. W przypadku opóźnienia w wykonaniu umowy, Wykonawca zobowiązuje się zapłacić na rzecz Zamawiającego kary umowne w wysokości 0,1% wartości umowy brutto za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia, począwszy od pierwszego dnia następującego po umownym terminie wykonania etapu zamówienia, w którym nastąpiło opóźnienie. Suma kar nie może przekroczyć 15% wartości umowy.

9. W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od umowy z jednoczesnym dochodzeniem kar umownych bez wskazania szkody, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% wartości całego przedmiotu zamówienia brutto.

10. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną za opóźnienie w usunięciu wad stwierdzonych po odbiorze lub w okresie trwania gwarancji, w wysokości 0,1% wartości umowy brutto za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia.

11. Termin płatności kar umownych wynosi 30 dni od otrzymania dokumentu obciążeniowego.

12. Zamawiającemu przysługuje uprawnienie do dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego kary umowne jeśli wysokość szkody przekracza wysokość kar umownych.

13. W przypadku braku zapłaty w terminie, Wykonawca będzie uprawniony do naliczenia i żądania zapłaty odsetek ustawowych od Zamawiającego.

14. Strony postanawiają, że w przypadku zaległości płatniczych Zamawiającego powyżej 30 dni, Wykonawca upoważniony będzie do powstrzymania się z dalszym świadczeniem dostaw i usług wskazanych w umowie. Po bezskutecznym wezwaniu do zapłaty i upływie 14-stu dni, Wykonawca upoważniony będzie do odstąpienia od umowy, o czym Zamawiający zostanie poinformowany na piśmie.

15. Zamawiający upoważnia Wykonawcę do wystawiania faktur VAT bez podpisu Zamawiającego.

§ 9

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy

1. Na pokrycie roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy ustala się zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 10 % ceny umownej, tj. ....................... zł (słownie ).

2. Zabezpieczenie, o którym mowa w ust. 1 zostanie wniesione przez wykonawcę najpóźniej z datą zawarcia niniejszej umowy, w formie ……………………...

(jeżeli będzie wniesione w pieniądzu, to na rachunek bankowy Zamawiającego nr

….........................................................................................................)

3. Zamawiający może, na pisemny wniosek wykonawcy, wyrazić zgodę na zmianę formy wniesionego zabezpieczenia. Zmiana formy zabezpieczenia dokonywana jest w sposób zachowujący ciągłość zabezpieczenia i nie może powodować zmniejszenia jego wysokości.

4. Wykonawca zapewni możliwość wykorzystania zabezpieczenia do dnia kiedy Wykonawca wykona wszystkie prace i usunie wszelkie wady.

5. Zamawiający zwróci Wykonawcy 70 % zabezpieczenia należytego wykonania umowy, w terminie 30 dni od dnia odbioru końcowego i przyjęcia prac przez Zamawiającego jako należycie wykonanych. Pozostałe 30 % zabezpieczenia zostanie zwrócone wykonawcy nie później niż w 15 dniu po upływie okresu rękojmi za wady.

§ 10

Zakończenie umowy

1. Zamawiający ma prawo do rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Wykonawca zostanie postawiony w stan przymusowej lub dobrowolnej likwidacji, w celu innym niż połączenie lub przekształcenie własnościowe.

2. W przypadku rozwiązania Umowy, Wykonawca zapewni obsługę, rękojmię, gwarancję dla wykonanych części Umowy.

§ 11

Inne postanowienia

1. W trakcie trwania Umowy, a także w ciągu sześciomiesięcznego okresu od jej zakończenia, Zamawiający nie zaproponuje żadnemu z Konsultantów, jakiejkolwiek oferty zatrudnienia lub zachęty finansowej, jak również nie odpowie na ofertę złożoną przez Konsultanta. Nie wywiązanie się z tego postanowienia będzie traktowane jako istotne naruszenie postanowień Umowy.

2. Zamawiający oświadcza, że przyjmuje do wiadomości i wyraża zgodę na to, że warunki oraz sposób realizacji Umowy przez Wykonawcę uważane są za istotną tajemnicę handlową.

3. Wykonawca oświadcza, że przyjmuje do wiadomości i wyraża zgodę na to, że wszelkie informacje i dane niezbędne do realizacji Umowy, dostarczone Wykonawcy przez Zamawiającego uważane będą za istotną tajemnicę handlową.

4. Żadna ze Stron nie będzie odpowiedzialna za jakikolwiek przypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań wynikających z Umowy, powstałych w wyniku okoliczności znajdujących się poza ich możliwą kontrolą. Strony ustalają, iż wszystkie kwestie sporne wynikające z ww. sytuacji regulować będą przepisy Kodeksu Cywilnego, natomiast warunkiem koniecznym jest, aby Strona powołująca się na tę klauzulę zawiadomiła drugą ze Stron o zaszłych okolicznościach i prawdopodobnym czasie ich trwania.

5. Ważność, interpretacja i wykonywanie Umowy będzie nadzorowane i interpretowane zgodnie z odpowiednimi przepisami Kodeksu Cywilnego i Ustawy o Prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994, zaś Strony podporządkowują się jurysdykcji sądu powszechnego właściwego dla strony Zamawiającego.

6. W razie powstania sporu pomiędzy Stronami na tle realizacji Umowy, przed wystąpieniem na drogę sądową, Xxxxxx podejmą starania w celu rozwiązania rozbieżności na drodze negocjacji. Brak porozumienia, co do rozstrzygnięcia kwestii spornej w terminie 30 dni od daty jej zgłoszenia przez którąkolwiek ze Stron, uprawnia do skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego.

7. Umowa zostaje zawarta przez obydwie Xxxxxx bez zatajania jakichkolwiek okoliczności, które, o ile byłyby znane, mogłyby mieć wpływ na treść Umowy lub decyzję o jej zawarciu.

8. Zmiany zawartej umowy będą wymagały pisemnego aneksu. Istotne zmiany umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której wyłoniono wykonawcę, mogą dotyczyć:

1) wynagrodzenia wykonawcy,

2) sposobu płatności wynagrodzenia,

2) terminu realizacji zamówienia,

3) realizacji obowiązków wynikających z gwarancji

4) zmiany rozwiązań technicznych nie przewidzianych w umowie, jeżeli zmiany te będą ko- rzystne dla Zamawiającego, równorzędne lub lepsze funkcjonalnie od rozwiązań przyjętych w umowie lub wynikające z czynników zewnętrznych oraz nie zwiększą wynagrodzenia Wykonawcy;

5) zakresu, w którym jest to konieczne na skutek działania organów administracji lub instytucji upoważnionych do wydania decyzji albo innych aktów władczych lub nadzorczych, związa- nych z realizacją przedmiotu umowy

9. Zmiany, o których mowa w ust. 8 mogą być dokonane w następujących przypadkach:

1) ustawowej zmiany stawki podatku od towarów i usług (VAT), przy czym zmianie ulegną wyłącznie ceny jednostkowe brutto, natomiast ceny jednostkowe netto pozostaną bez zmian,

2) w przypadku zmiany przepisów prawa mających wpływ na warunki umowy,

3) jeżeli zmiany nie spowodują negatywnych konsekwencji dla Zamawiającego,

4) wystąpienia siły wyższej uniemożliwiającej realizację zamówienia w sposób przewidziany w umowie,

5) jeśli zmiana służyć będzie podniesieniu standardu wykonania przedmiotu umowy, dostosowania do potrzeb Zamawiającego lub będzie wynikała z czynników zewnętrznych, a zmiana ta nie będzie wykraczała poza określenie przedmiotu zamówienia zawartego w SIWZ i umowie i nie spowoduje zwiększenia wynagrodzenia Wykonawcy,

6) wystąpią okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, a w związku z nimi wystąpi konieczność wprowadzenia zmian do umowy, a zmiany te są korzystne dla Zamawiającego i zostaną zaakceptowane przez Wykonawcę

10. Strona wnioskująca o zmianę umowy, przedkłada drugiej stronie pisemne uzasadnienie ko- nieczności wprowadzenia zmian do umowy.

11. Załączniki do Umowy stanowią jej integralną część.

1) Załącznik nr 1 – SIWZ

2) Załącznik nr 2 – Oferta

12. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY