Zapytanie ofertowe
Znak sprawy: 43/4/2020/ŻK
Przedmiot zamówienia:
Zapewnienie usług hotelarskich, cateringowych oraz udostępnienia sal konferencyjnych na potrzeby organizacji przez Zamawiającego VIII Forum POT-ROT-LOT.
Xxxxxxxx, 00 xxxxxxxx 2020 roku
xx. Xxxxxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx
tel. x00 (00) 000 00 00, fax. x00 00 000 00 00, e-mail: xxx@xxx.xxx.xx
Zagraniczne Ośrodki Polskiej Organizacji Turystycznej:
Amsterdam, Berlin, Bruksela, Kijów, Londyn, Madryt, Moskwa, Nowy Jork, Paryż, Pekin, Rzym, Sztokholm, Tokio, Wiedeń.
portale: xxx.xxx.xxx.xx; xxx.xxxxxx.xxxxxx; xxx.xxxxxx-xxxxxxxxxx.xx; xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx; xxx.xxxxxxxxxx.xx; xxx.xxxxxxxxxxxx.xx; xxx.xxx.xxx.xxx.xx; xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx; xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx
1. Nazwa (firma) oraz adres Zamawiającego
Polska Organizacja Turystyczna
– jednostka organizacyjna przeprowadzająca postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego i udzielająca zamówienia:
1) Adres Zamawiającego: xx. Xxxxxxxxxxxxxx 0, 00 – 613 Warszawa 2) Fax: x00 00 000 00 00
3) Strona internetowa: xxx.xxx.xxx.xx
5) Kontakt z Zamawiającym: Xxxxxxx Xxxxxxx – tel. (00) 000 00 00
2. Tryb udzielenia zamówienia;
1) Postępowanie jest prowadzone na podstawie regulaminów wewnętrznych Polskiej Organizacji Turystycznej, zgodnie z zasadami wskazanymi w niniejszym dokumencie.
2) Zamawiający informuje Wykonawców, że postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego, tj. każdy z Wykonawców może złożyć w postępowaniu ofertę. Ponadto:
a. do postępowania nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1843);
b. zawiadomienie o wyborze oferty nie stanowi przyjęcia oferty;
c. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
• odwołania postępowania, unieważnienia go w całości lub w części w każdym czasie,
• zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty,
• zmiany terminów wyznaczonych w Ogłoszeniu,
• żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od Wykonawców na każdym etapie postepowania;
d. w przypadku skorzystania przez Xxxxxxxxxxxxx z któregokolwiek uprawnienia wskazanego w pkt c. Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia z tytułu udziału w postępowaniu.
3. Przedmiot zamówienia;
1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja przez Wykonawcę w obiekcie […] usług hotelarskich, cateringowych oraz udostępnienia sal konferencyjnych na potrzeby organizacji przez Zamawiającego VIII Forum POT-ROT-LOT , które odbędzie się 26–28 października 2020 r., zwane dalej „Forum”, przy czym początek świadczenia usług przewidziany jest na 25 października 2020 r. na godz. 13.00, a koniec – na 28 października 2020 r. na godz. 16.00.
Szczegółowy Opis przedmiotu zamówienia (SOPZ) stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Ogłoszenia.
4. Termin realizacji zamówienia.
VIII Forum POT-ROT-LOT odbędzie się 26–28 października
2020 r., przy czym początek świadczenia usług przewidziany jest na 25 października 2020 r. na godz. 13.00, a koniec – na 28 października 2020 r. na godz. 16.00.
5. Warunki udziału w postępowaniu.
W postępowaniu mogą uczestniczyć podmioty, które:
1) Posiadają kompetencje lub uprawnienia do prowadzenia określonej działalności zawodowej.
2) Posiadają zdolność techniczną lub zawodową.
3) Znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej prawidłowe i terminowe wykonanie zamówienia.
4) Złożą ważną ofertę w terminie wyznaczonym do składania ofert. Oferta powinna zostać złożona na Formularzu ofertowym (wzór w Załączniku nr 2). Do oferty należy załączyć Formularz cenowy (Dodatek do Formularza ofertowego) z uwzględnieniem cen jednostkowych oraz podpisane Oświadczenie na potwierdzenie, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu (wzór w Załączniku nr 3). Wykonawca poda cenę ofertową jako wartość brutto w PLN z należnym podatkiem VAT.
6. Termin składania ofert.
1) Ofertę należy złożyć najpóźniej w terminie do dnia 23.09.2020 r. do godz. 14.00. Oferty, które dotrą do Zamawiającego po tym terminie nie będą uwzględnione. Dopuszczalne jest złożenie oferty w formie pisemnej na adres Polska Organizacja Turystyczna, xx. Xxxxxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx lub w formie elektronicznej na adres email: xxxxxx.xxx@xxx.xxx.xx
2) Ofertę należy złożyć na wszystkie elementy wymienione w Formularzu Cenowym. Pominięcie którejkolwiek z pozycji wymienionych w Formularzu Cenowym skutkować będzie odrzuceniem oferty.
3) Ofertę należy złożyć w języku polskim.
4) Na ofertę Wykonawcy składa się wypełniony Formularz ofertowy (Załącznik nr 2) wraz z Formularzem cenowym, uwzględniającym ceny jednostkowe oraz Oświadczenie Wykonawcy (Załącznik nr 3).
5) Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o wyjaśnienie lub uzupełnienie treści złożonej oferty. Oferta Wykonawcy, który nie odpowie na takie wezwanie lub odpowie w niewystarczający sposób nie zostanie uwzględniona.
7. Kryteria wyboru oferty.
Kryterium Waga kryterium
Cena brutto 100%
1) Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana ta oferta, która będzie miała najniższą cenę.
8. Opis sposobu przygotowania ofert.
1) Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. W przypadku złożenia przez Wykonawcę więcej niż jednej oferty, oferty zostaną odrzucone.
2) Wykonawca pozostanie związany ofertą przez okres 30 dni.
3) Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
4) Osoba/osoby podpisujące ofertę muszą być upoważnione do zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty zgodnie z wpisem do właściwego rejestru.
9. Załączniki:
Załącznik nr 1 –Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.
Załącznik nr 2 - Formularz oferty wraz z Formularzem cenowym.
Załącznik nr 3 - Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Załącznik nr 4 – Wzór umowy.
Załącznik nr 1
Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia
Zapewnienie usług hotelarskich, cateringowych oraz sal konferencyjnych dla Polskiej Organizacji Turystycznej na potrzeby zorganizowania VIII Forum POT-ROT-LOT z udziałem Zagranicznych Ośrodków Polskiej Organizacji Turystycznej (ZOPOT), Regionalnych Organizacji Turystycznych (ROT) oraz Lokalnych Organizacji Turystycznych (LOT) w obiekcie hotelarskim o standardzie nie mniejszym niż 4 gwiazdki.
Termin realizacji:
VIII Forum POT-ROT-LOT odbędzie się 26 – 28 października 2020 roku, przy czym świadczenie części usług rozpocznie się 25 października 2020 r. od godz. 13.00, a zakończy się 28 października do godz. 16.00, zgodnie z informacją zamieszczoną poniżej.
Lokalizacja:
Wrocław, województwo dolnośląskie, dogodne miejsce umożliwiające wykorzystanie środków komunikacji publicznej (dworzec PKP).
Wymagania dotyczące obiektu hotelarskiego:
• Obiekt renomowany, o standardzie minimum 4 gwiazdek (w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie), w którym będą znajdować się sale konferencyjne, pokoje hotelowe oraz zaplecze gastronomiczne i cateringowe.
Wymagania dotyczące noclegu
• pokoje hotelowe powinny mieścić się w jednym budynku – wszyscy uczestnicy wydarzenia muszą być zakwaterowani w tym samym budynku, w którym mieszczą się sale konferencyjne,
• noclegi:
1. w pokoju jednoosobowym dla około 25 osób w dn. 25-26.X.2020 r. – zakwaterowanie od godz. 13.00
2. w pokoju jednoosobowym dla ok. 30 osób w dn. 26-27.X.2020 r.
3. w pokoju jednoosobowym dla ok. 120 osób w dn. 27-28.X.2020 r. – wykwaterowanie do godz. 16.00
Liczba pokoi zależy ostatecznie od liczby potwierdzonych osób korzystających z noclegów; Zamawiający najpóźniej na 4 dni przed datą rozpoczęcia VIII Forum POT-ROT-LOT przekaże Wykonawcy ostateczną liczbę pokoi hotelowych oraz imiona i nazwiska osób korzystających z noclegów – Zamawiający może dokonać zmniejszenia o maksymalnie 20% w stosunku do liczby osób podanej w SOPZ dla poszczególnych rodzajów usług, a w konsekwencji obliczenia i wypłacenia całkowitego wynagrodzenia za usługi hotelarskie w oparciu o rzeczywistą liczbę osób korzystających z noclegów. Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia z tytułu zmniejszenia liczby osób korzystających z noclegów. Wykonawca zapewni każdej osobie wskazanej przez Zamawiającego, korzystającej z noclegu, śniadanie.
Wymagania dotyczące wynajmowanych sal konferencyjnych
• Wynajem następującej liczby sal konferencyjnych: 26 października 2020 r. – 1 sala dla 30 osób, 27 października – 3 sale, z czego jedna dla 30 osób, druga – dla 120 osób, trzecia – dla 10 osób, 28 października 2020 r. – 2 sale, z czego jedna dla 50 osób, druga – dla 60 osób. Szczegółowe wymogi dotyczące aranżacji sal konferencyjnych opisano poniżej;
• Sale konferencyjne powinny mieścić się w budynku, w którym będą się mieścić pokoje, w których będą zakwaterowane osoby korzystające z noclegów,
• Sale konferencyjne muszą być klimatyzowane;
• Dostęp do bezpłatnego Internetu bezprzewodowego;
• Wyposażenie techniczne sal zapewniające sprawne przeprowadzenie prezentacji: profesjonalne nagłośnienie, oświetlenie oraz sprzęt projekcyjny (rzutnik, ekran, min. 3 bezprzewodowe mikrofony),
• Mównica z pulpitem,
• Obsługa techniczna podczas trwania wydarzenia – min.1 os.,
Aranżacja sal konferencyjnych:
Dzień pierwszy (1 sala) – 26 października
9.30 – 18.00 - organizacja sali konferencyjnej dla 30 osób wraz z pełnym wyposażeniem do sprawnego przeprowadzenia narady i prezentacji - ustawienie stolików w kształcie litery U.
Dzień drugi (trzy sale) – 27 października
09.00 – 13.00 - organizacja sali konferencyjnej dla 30 osób wraz z pełnym wyposażeniem do sprawnego przeprowadzenia prezentacji - ustawienie stolików w kształcie litery U.
14:00– 19.00 - organizacja sali konferencyjnej dla 120 osób w układzie teatralnym z wykorzystaniem mównicy wraz z pełnym wyposażeniem do sprawnego przeprowadzenia prezentacji,
09.00 – 18.00 – organizacja sali konferencyjnej dla 10 osób
Dzień trzeci (dwie sale) – 28 października
09:15 – 14:00 - organizacja sali konferencyjnej dla 60 osób umożliwiającej prowadzenie rozmów bilateralnych (20 oddzielnych stolików z 4 krzesłami, odległości pomiędzy stolikami min. 5 m) wraz z pełnym wyposażeniem do przeprowadzenia prezentacji,
9:15 – 14:00 - organizacja sali konferencyjnej dla 50 osób w układzie teatralnym wraz z pełnym wyposażeniem do sprawnego przeprowadzenia prezentacji,
Wymagania dotyczące cateringu:
25 października (przybycie obsługi koordynującej wydarzenia oraz pierwszych uczestników)
KOLACJA
19.00 - kolacja dla ok. 25 osób - bufet szwedzki – menu bufetowe min. 750 gram na osobę. Posiłek dla całej grupy, podany w tym samym czasie, w jednym pomieszczeniu, składający się minimum z: • xxxxx xxxxxxx (minimum: 3: mięsne, rybne, wegetariańskie), • dania gorącego (minimum 3: mięsne, rybne, wegetariańskie); • sałatek (minimum 2, w tym 1 wegetariańska); • zupy (minimum 1); • deseru (ciasta i owoce); • soków 100% (minimum 3 różne smaki); woda gazowana i niegazowana butelkowana • napojów gorących; - ciśnieniowy ekspres do kawy, uzupełniana na bieżąco gorąca woda w termosach, herbata w torebkach – minimum 3 rodzaje, mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier, słodzik).
Pierwszy dzień – 26 października (poniedziałek)
ŚNIADANIE
7:00 – 9:00 dla ok. 25 osób, w formie bufetu szwedzkiego.
LUNCH
13:30 – 14:30 organizacja lunchu dla 30 osób – bufet szwedzki - min 750 gram na osobę. Posiłek dla całej grupy, podany w tym samym czasie, w jednym pomieszczeniu, podany jako bufet szwedzki, składający się minimum z: • gorącego dania (minimum 3: mięsne, rybne, wegetariańskie); • sałatek (minimum 2, w tym 1 wegetariańska); • zupy (minimum 2 rodzaje do wyboru); • deseru (ciasta i owoce); • soków 100 % (minimum 3 smaki); woda gazowana i niegazowana butelkowana • napojów gorących- ciśnieniowy ekspres do kawy, uzupełniana na bieżąco gorąca woda w termosach, herbata w torebkach – minimum 3 rodzaje, mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier, słodzik).
PRZERWA KAWOWA
9:30 – 18:00 - przerwa kawowa ciągła serwowana w sali konferencyjnej, lub w bezpośrednim jej sąsiedztwie (30 osób) – ciśnieniowy ekspres do kawy, uzupełniana na bieżąco gorąca woda w termosach, herbata w torebkach – minimum 3 rodzaje w tym torebka na osobę, mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier, słodzik; co najmniej 3 rodzaje deserowych ciastek kruchych oraz co najmniej 2 rodzaje ciast tradycyjnych (typu szarlotka, sernik) co najmniej 150 g na osobę. woda gazowana i niegazowana butelkowana w ilości: 1 butelka wody gazowanej o pojemności co najmniej 0,5 l/osoba/dzień, 1 butelka wody niegazowanej o pojemności co najmniej 0,5 l/osoba/dzień, uzupełniana po każdej przerwie – zgodnie z zapotrzebowaniem)
Drugi dzień – 27 października (wtorek)
ŚNIADANIE
7:00 – 9:00 dla 30 osób, w formie bufetu szwedzkiego.
Trzeci dzień – 28 października (środa)
ŚNIADANIE
7:00 – 9:00 dla ok. 120 osób, w formie bufetu szwedzkiego.
Na 7 dni kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia VIII Forum POT-ROT-LOT Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego minimum dwie propozycje menu poszczególnych posiłków (kolacja 25 października i lunch 26 października). Zamawiający zaakceptuje propozycje lub przedstawi uwagi lub swoje propozycje w ciągu 2 dni roboczych. Wykonawca zobowiązuje się do uwzględnienia uwag lub propozycji Zamawiającego i ponownego przedłożenia menu w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania uwag lub propozycji.
Inne wymagania:
• Zapewnienie min. 5 bezpłatnych miejsc parkingowych dla organizatorów w dniach 25-29 października 2020 r.,
• Zapewnienie min. 30 miejsc parkingowych dla uczestników konferencji w dniach 27-28 października 2020 r.,
Obiekt hotelowy musi spełniać wszystkie wymogi bezpieczeństwa zgodnie z wytycznymi Ministra Zdrowia oraz GIS. Organizację bezpieczeństwa epidemiologicznego (pod kątem COVID-19) obydwu wydarzeń również musi zapewnić obiekt (płyny dezynfekujące, odpowiednie odległości i inne wytyczne, które będą obowiązywały w terminie
organizowanych wydarzeń. Hotel musi posiadać certyfikat „Bezpieczny obiekt higienicznie”.
Ramowy program wydarzeń:
Niedziela 25 października (ok. 25 osób)
Po południu przyjazd przedstawicieli POT oraz Dyrektorów ZOPOT
19.00 – kolacja (25 osób)
Dzień 1- poniedziałek
07:00 – 9:00 śniadanie (30 osób)
13:30 – 14:30 lunch (30 osób)
14:45 – 18:00 Xxxxxx XXXXX (30 osób)
Dzień 2- wtorek (120 osób)
07:00 – 09:00 śniadanie (30 osób)
09:15 – 13:00 Xxxxxx XXXXX (30 osób)
14:15 – 19.00 obrady plenarne Forum (ok.120 osób)
Dzień 3. środa (120 osób)
07:00 – 09:00 śniadanie (120 osób)
Sala (ok.60 osób, 20 stolików)
09:15– 14:00 Warsztaty Regionalnych Organizacji Turystycznych i Zagranicznych Ośrodków Polskiej Organizacji Turystycznej – rozmowy przy stolikach
Sala (ok. 50 osób)
09:15 – 14:00 Panel dyskusyjny (szkolenie) dla Lokalnych Organizacji Turystycznych wyjazd po godz. 15:00
Załącznik nr 2 Zamawiający:
Polska Organizacja Turystyczna
xx. Xxxxxxxxxxxxxx 0
00 – 613 Warszawa
OFERTA
Nazwa i adres podmiotu składającego ofertę:
.......................................................................................................................... NIP ................................... REGON ..............................................
Xxxxx, na który Zamawiający powinien przesyłać ewentualną korespondencję:
.....................................................................................................................
Osoba wyznaczona do kontaktów z Zamawiającym: ....................................................
Numer telefonu: (**) .............................. Numer faksu: (**)..............................
e-mail ..............................................................................................................
Odpowiadając na Ogłoszenie dotyczące konkursu ofert na zapewnienie usług hotelarskich, cateringowych oraz udostępnienia sal konferencyjnych na potrzeby organizacji przez
Zamawiającego VIII Forum POT-ROT-LOT, nr 43/4/2020/ŻK, zgodnie z wymogami zawartymi w Ogłoszeniu, oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia za cenę: Cena netto: zł,
słownie ……………………………………………………………………………….
Podatek VAT zł,
słownie………………………………………………………………………………..
Cena brutto… zł,
słownie……………………………………………………………………………….
Zapewniamy min. 5 bezpłatnych miejsc parkingowych dla Zamawiającego w dniach 25- 29.10.2020 r – TAK/NIE*
1. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z warunkami podanymi przez Zamawiającego w Ogłoszeniu i nie wnosimy do nich żadnych zastrzeżeń, uzyskaliśmy wszelkie niezbędne informacje do przygotowania oferty i wykonania zamówienia, a także akceptujemy istotne postanowienia umowy oraz termin realizacji przedmiotu zamówienia podany przez Zamawiającego.
• niepotrzebne skreślić
2. W przypadku udzielenia nam zamówienia zobowiązujemy się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Xxxxxxxxxxxxx.
3. Do niniejszej oferty załączamy następujące dokumenty:
• Oświadczenie w zakresie spełniania warunków udziału w postępowaniu.
………………………………………….……………
.........................., dn. ........................ ………….....................................
(podpis uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy)
Załącznik do Formularza ofertowego
Formularz Cenowy | ||||||||
Lp. | Nazwa i opis | Liczba osób/miejsc | Termin | Ilość /dob a | Cena jednostk . netto | Suma netto | Cena jednostk . brutto | Suma brutto |
1 | Pokój jednoosobowy ze śniadaniem | 25 | 25- 26.10.2 0 | 1 | ||||
2 | Pokój jednoosobowy ze śniadaniem | 30 | 26- 27.10.2 0 | 1 | ||||
3 | Pokój jednoosobowy ze śniadaniem | 120 | 27- 28.10.2 0 | 1 | ||||
4 | sala konferencyjna | 30 | 26.10.2 0 | 1 | ||||
5 | sala konferencyjna | 30 | 27.10.2 0 | 1 | ||||
6 | sala konferencyjna | 120 | 27.10.2 0 | 1 | ||||
7 | sala konferencyjna | 10 | 27.10.2 0 | 1 | ||||
8 | sala konferencyjna. | 50 | 28.10.2 0 | 1 | ||||
9 | sala konferencyjna | 60 | 28.10.2 0 | 1 | ||||
10 | kolacja | 25 | 25.10.2 0 | 1 | ||||
11 | lunch | 30 | 26.10.2 0 | 1 | ||||
12 | przerwa kawowa | 30 | 26.10.2 0 | 1 | ||||
13 | parking | 30 | 27- 28.10.2 0 | 1 | ||||
14 | Dodatkowe koszty | |||||||
15 | Kwota za całość zamówienia | ………………..zł brutto | ||||||
Załącznik nr 3
Zamawiający:
Polska Organizacja Turystyczna xx. Xxxxxxxxxxxxxx 0
00 – 613 Warszawa
OŚWIADCZENIE WYKONAWCY
Działając w imieniu i na rzecz Wykonawcy (dane Wykonawcy):
Nazwa: Adres siedziby: oświadczam(y), że:
1. Posiadam(y) kompetencje lub uprawnienia do prowadzenia określonej działalności zawodowej objętej przedmiotem zamówienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.
2. Posiadam(y) zdolność techniczną lub zawodową,
3. Znajduję (emy) się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej prawidłowe i terminowe wykonanie zamówienia.
............................. dn. .....................
.................................................
..
(podpis uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy)
Załącznik nr 4
WZÓR UMOWY
Umowa /2020
zawarta dnia 2020 r. w Warszawie, zwana dalej „Umową”, pomiędzy:
Polską Organizacją Turystyczną z siedzibą w Warszawie, ul. Xxxxxxxxxxxxxx 8, NIP: 525-21- 50-196; REGON: 016213775, reprezentowaną przez:
1. [...] – Dyrektora [. ]
2. […] – Głównego Księgowego,
zwaną dalej ,,Zamawiającym” a
[………….],
zwanym dalej „Wykonawcą”.
Zamawiający i Wykonawca zwani są łącznie w dalszej części Umowy „Stronami”, a każdy z nich z osobna zwany jest dalej „Stroną”.
Strony oświadczają, że Umowa została zawarta na podstawie przepisu art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 1843, z późn. zm.)
§ 1
Przedmiot Umowy
2. Przedmiotem Umowy jest realizacja przez Wykonawcę w obiekcie […] usług hotelarskich, cateringowych oraz udostępnienia sal konferencyjnych na potrzeby organizacji przez Zamawiającego VIII Forum POT-ROT-LOT, które odbędzie się 26–28 października 2020 r., zwane dalej „Forum”, przy czym początek świadczenia usług przewidziany jest na 25 października 2020 r. na godz. 13.00, a koniec – na 28 października 2020 r. na godz. 16.00.
3. Szczegółowy opis usług wymienionych w ust. 1 oraz szczegółowe terminy ich świadczenia są zawarte w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy, zwanym dalej „SOPZ”, oraz w ofercie Wykonawcy z dnia ……… r., stanowiącej
załącznik nr 2 do Umowy, zwanej dalej „Ofertą”. W razie sprzeczności między treścią SOPZ a treścią Oferty pierwszeństwo mają zapisy SOPZ.
§ 2
Obowiązki Wykonawcy
1. Wykonawca oświadcza, że jest podmiotem zawodowo świadczącym usługi, o których mowa w
§ 1, i w związku z tym posiada wiedzę fachową oraz doświadczoną zawodowo kadrę, jak również przygotowanie techniczne i zaplecze organizacyjne umożliwiające prawidłowe wykonanie przedmiotu Umowy, w szczególności w terminach określonych w Umowie.
2. Wykonawca podejmuje się świadczenia usług, o których mowa w § 1, na najwyższym, profesjonalnym poziomie, zgodnie z wszystkimi obowiązującymi przepisami prawa i zgodnie z interesami Zamawiającego.
3. Wykonawca jest zobowiązany do posiadania przez cały okres realizacji Umowy ważnej polisy ubezpieczeniowej OC z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej związanej z wykonywaniem przedmiotu Umowy na kwotę minimum ……… zł brutto. Kopia polisy ubezpieczeniowej powinna być przedłożona Zamawiającemu najpóźniej w dniu zawarcia Umowy.
§ 3
Kary umowne
1. Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty na rzecz Zamawiającego następujących kar umownych:
a) za każdy przypadek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków, o których mowa w § 1 Umowy– w wysokości 8% kwoty wynagrodzenia brutto,
o którym mowa w § 4 ust. 1 Umowy;
b) za odstąpienie od Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, wskazanych w § 5 ust. 1 lit. a Umowy – kwotę w wysokości 40% kwoty wynagrodzenia brutto,
o którym mowa w § 4 ust. 1 Umowy.
2. Naliczenie oraz zapłata kar umownych nie zwalniają Wykonawcy z wykonania zobowiązań określonych Umową.
3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącanie przez Xxxxxxxxxxxxx kar umownych z wszelkich należności przysługujących mu od Zamawiającego.
4. W przypadku powstania szkody przewyższającej wysokość kar umownych określonych w Umowie Zamawiający jest uprawniony do dochodzenia naprawienia szkody na zasadach ogólnych określonych w Kodeksie cywilnym.
5. Kary umowne mogą się kumulować.
§ 4
Procedura płatności
1. Z tytułu należytego wykonania Umowy Wykonawcy przysługuje maksymalne wynagrodzenie w kwocie brutto ………… złotych (słownie złotych: ).
2. Wynagrodzenie zapłacone zostanie Wykonawcy na podstawie prawidłowo wystawionej i doręczonej Zamawiającemu faktury. Podstawą do wystawienia faktury VAT jest protokół odbioru, stanowiący załącznik nr 3 do Umowy, podpisanym bez zastrzeżeń przez wyznaczonego przedstawiciela Zamawiającego. Zapłata wynagrodzenia nastąpi przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturze w terminie 14 dni od daty doręczenia Zamawiającemu prawidłowej faktury.
3. Należne Wykonawcy wynagrodzenie zostanie obliczone jako iloczyn określonej w Ofercie ceny jednostkowej za usługę danego rodzaju, o których mowa w § 1 ust. 1 Umowy, oraz liczby osób korzystających z tych usług.
4. Datą zapłaty wynagrodzenia będzie dzień obciążenia rachunku Zamawiającego kwotą należną Wykonawcy.
5. Wykonawca oświadcza, że rachunek bankowy wskazany na fakturze jest rachunkiem znajdującym się w elektronicznym wykazie podmiotów prowadzonym od 1 września 2019 r. przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, zgodnie z art. 96b ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: Wykaz); niniejsze postanowienie stosuje się do innych wykazów, które zastąpią Wykaz, a będą obejmować rachunki bankowe podatników podatku od towarów i usług.
6. W przypadku wskazania przez Wykonawcę na fakturze rachunku bankowego nieujawnionego w Wykazie, Zamawiający uprawniony będzie do wstrzymania się z zapłatą do czasu wskazania przez Wykonawcę, dla potrzeb płatności, rachunku bankowego ujawnionego w Wykazie. W takim przypadku, opóźnienie w dokonaniu płatności w terminie określonym w Umowie, powstałe wskutek braku możliwości realizacji przez Zamawiającego płatności na rachunek ujęty w Wykazie, nie stanowi dla Wykonawcy podstawy do żądania od Zamawiającego jakichkolwiek odsetek, jak również innych rekompensat/odszkodowań/roszczeń z tytułu dokonania nieterminowej płatności.
§ 5
Odstąpienie od Umowy
1. Prawo odstąpienia od Umowy przysługuje Zamawiającemu w przypadkach przewidzianych przepisami Kodeksu cywilnego, a także gdy:
a. Wykonawca nie rozpocznie świadczenia usług, o których mowa w § 1 ust. 1, w terminie określonym w § 1 ust. 1;
b. wystąpi istotna zmiana okoliczności, powodująca, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy.
2. Zamawiający złoży Wykonawcy oświadczenie o odstąpieniu od Umowy w formie pisemnej, w terminie 14 dni od dnia powzięcia wiadomości o zaistnieniu jednej z okoliczności opisanych w ust. 1, uprawniających Zamawiającego do wykonania prawa odstąpienia.
§ 6
Zmiana i wypowiedzenie Umowy
1. Xxxxxx zgodnie postanawiają, że Zamawiający ma prawo:
1) dokonać zmniejszenia – nie później niż na cztery dni przed dniem rozpoczęcia Forum – liczby osób korzystających z usług, o których mowa w § 1 ust. 1 Umowy, o maksymalnie 20% w stosunku do liczby osób podanej w SOPZ dla poszczególnych rodzajów usług, a w konsekwencji obliczenia i wypłacenia wynagrodzenia należnego Wykonawcy w oparciu o rzeczywistą liczbę osób korzystających z usług, nie mniejszą niż liczba wskazana w SOPZ, pomniejszona maksymalnie o 20%;
2) dokonać zmiany terminu Forum wskazanego w § 1 ust. 1 Umowy nie później niż na 7 dni przed dniem rozpoczęcia Forum – w takim przypadku Strony ustalą wspólnie nowy termin Forum.
2. Zamawiający ma prawo wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym, składając oświadczenie w formie pisemnej pod rygorem nieważności, w przypadku:
1) w którym z uwagi na istniejące ograniczenia w podróżowaniu w Forum nie będzie mogło uczestniczyć co najmniej 50 % dyrektorów Zagranicznych Ośrodków Polskiej Organizacji Turystycznej – Zamawiający może skorzystać z tego prawa nie później niż na 7 dni przed dniem rozpoczęcia Forum,
2) zmiany przepisów, które skutkują istotną zmianą sposobu realizacji Umową lub uniemożliwiają jej realizację w terminie lub w sposób określony w § 1 ust. 1 Umowy.
3. Z zastrzeżeniem § 7 ust. 2 Umowy, zmiana Umowy wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Niezależnie od ust. 1 Strony mogą dokonać zmian w Umowie na mocy porozumienia.
§ 7
Przedstawiciele Stron
1. Strony wyznaczają następujące osoby odpowiedzialne za koordynację prac będących przedmiotem Umowy, uprawnione do kontaktów w tym zakresie oraz do odbioru zrealizowanego przedmiotu Umowy:
1) ze strony Zamawiającego: ………………………………..
2) ze strony Wykonawcy: ……………………………………
2. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 powyżej, może nastąpić po poinformowaniu drugiej Strony e-mailem i nie wymaga sporządzenia aneksu do Umowy.
§ 8
Informacje Poufne
1. Zamawiający zastrzega, że wszystkie informacje dotyczące postanowień Umowy oraz związane z jej zawarciem lub wykonaniem (dalej zwane „Informacjami Poufnymi”) winny być traktowane przez Wykonawcę jako poufne i nie udostępniane osobom trzecim bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej w formie pisemnej, z zastrzeżeniem postanowień ust. 2, oraz
że mogą być wykorzystywane w całości bądź w części jedynie dla celów związanych z wykonywaniem Umowy.
2. Zamawiający wskazuje, że Informacje Poufne oraz zobowiązanie do zachowania ich w tajemnicy nie obejmuje:
a. informacji, które są powszechnie znane lub które w uzasadniony okolicznościami sposób mogą być uważane za powszechnie znane;
b. informacji, które znane były Wykonawcy przed ich ujawnieniem przez Zamawiającego;
c. informacji, uzyskanych od osób trzecich, które miały prawo ich ujawnienia;
d. przypadków, w których Wykonawca zobowiązany jest do ich ujawnienia na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
3. Wykonawca może ujawnić Informacje Poufne bez zgody drugiej Xxxxxx swoim pracownikom, członkom organów i doradcom w zakresie, w jakim jest to konieczne dla wykonania Umowy.
4. Ujawniając Informacje Poufne podmiotom wymienionym w ust. 3 powyżej, Wykonawca powinien zobowiązać te podmioty do zachowania ich w tajemnicy na warunkach określonych w Umowie.
§ 9
Przetwarzanie danych osobowych
Spełniając obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016), zwanego dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:
1) dane osobowe osób wskazanych do kontaktu przy realizacji Umowy (np. kontaktów bieżących), o których mowa w § 9 Umowy, są przetwarzane przez Polską Organizację Turystyczną z siedzibą w Warszawie, przy ul. Chałubińskiego 8 (00-613), która pełni funkcję administratora danych,
2) w Polskiej Organizacji Turystycznej. został powołany inspektor ochrony danych, z którym kontaktować się można pod adresem: xxx@xxx.xxx.xx,
3) dane osobowe osób, o których mowa w pkt 1, są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) i c) RODO w celu związanym z wykonaniem niniejszej Umowy,
4) dane osobowe nie będą udostępniane innym podmiotom niż wynika to z przepisów prawa,
5) dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej,
6) dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane,
7) dane osobowe, o których mowa w pkt 1, będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji Umowy, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa,
8) obowiązek podania danych wynika z przepisów prawa w zakresie przetwarzania w celach, o których mowa w pkt 3), podanie danych wynika ze stosunku umownego i jest niezbędne w celu realizacji umowy,
9) osoby, o których mowa w pkt 1) mają prawo do:
a. dostępu do danych osobowych Pana/i dotyczących, na podstawie art. 15 RODO,
b. sprostowania danych osobowych, na podstawie art. 16 RODO,
c. żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, na podstawie art. 18 RODO, z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,
10) osobom, o których mowa w pkt 1) nie przysługuje:
a. prawo do usunięcia danych osobowych, w związku z art. 17 ust. 3 lit. b), d) lub
e) RODO,
b. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
c. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, o którym mowa w art. 21 RODO, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pana/i danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit c) RODO.
§ 10
Postanowienia końcowe
1. Wykonawca nie może przenieść całości lub części praw, ani też całości lub części obowiązków wynikających z Umowy bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego, w szczególności Wykonawca nie ma prawa dokonać przelewu wierzytelności pieniężnych wynikających z niniejszej Umowy.
2. Jeżeli Wykonawca zamierza posługiwać się osobami trzecimi przy wykonywaniu Umowy, musi uzyskać na to pisemną zgodę Zamawiającego pod rygorem uznania takiego działania Wykonawcy za rażące naruszenie postanowień niniejszej Umowy.
3. W kwestiach nieuregulowanych Umową mają zastosowanie przepisy prawa powszechnie obowiązującego, w tym ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.
4. Spory wynikłe w czasie realizacji Umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.
5. Integralną część Umowy stanowią następujące załączniki:
a) załącznik nr 1: Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia,
b) załącznik nr 2: Oferta Wykonawcy,
c) załącznik nr 3: wzór protokołu odbioru.
6. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA:
Załącznik nr 3 (do umowy)
Protokół odbioru
Polska Organizacja Turystyczna potwierdza, że zgodnie z umową nr /DPTK/RJ/2020
wykonano przedmiot umowy tj. zorganizowano Forum POT-ROT-LOT oraz naradę Dyrektorów ZOPOT w dniach 26-28.X.2020 we Wrocławiu (wynajem sal konferencyjnych, usługi noclegowe oraz usługi cateringu).
Wartość brutto przedmiotu umowy wynosi ………………..……………… PLN (słownie:
……………………………………..… złotych brutto), ze względu na mniejszą/większą liczbę uczestników wartość faktury wynosi ………………………………………… PLN (słownie:
…………………………………. złote brutto)
Potwierdzenie kompletności usługi:
Tak * Nie *
– zastrzeżenia .........................................................................................
Potwierdzenie zgodności jakości przyjmowanej usługi z wymogami Umowy:
Zgodne * Niezgodne *
– zastrzeżenia ...............................................................................
Końcowy wynik odbioru: Pozytywny * Negatywny*
– zastrzeżenia.........................................................................................
Wrocław, 28.X.2020 roku
....................................................... Przedstawiciel Zamawiającego | .............................................. Przedstawiciel Wykonawcy |