Project pt. „One University – Many Opportunities. Integrated Program” [“Jeden Uniwersytet – Wiele Możliwości. Program Zintegrowany”] Ogłoszenie o zamiarze udzielenia zamówienia

Project pt. „One University – Many Opportunities. Integrated Program”

[“Jeden Uniwersytet – Wiele Możliwości. Program Zintegrowany”]

Ogłoszenie o zamiarze udzielenia zamówienia

dla postępowania prowadzonego z wyłączeniem przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych o wartości powyżej 20 000 PLN do 50 000 PLN p.n.:

Nr sprawy: 161361/2/2023 Rodzaj zamówienia: usługa

Nazwa (firma) oraz adres Zamawiającego.

Uniwersytet Śląski w Katowicach

xx. Xxxxxxx 00

00-000 Xxxxxxxx

NIP: 000-000-00-00

REGON: 000001347

Strona internetowa: xxx.xxx.xx.xxx.xx

Realizator prowadzący sprawę, osoby upoważnione do kontaktu:

Biuro ds. projektów ogólnouczelnianych; Xxxxxxxx Xxxxxxxxx; tel.: 00 0000000,

e-mail: xxxxxxxx.xxxxxxxxx@xx.xxx.xx

Podstawa prawna.

Przedmiotowe postępowanie jest prowadzone z wyłączeniem przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych, na podstawie przepisu art. 2 ust.1.pkt 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych – dotyczy zamówienia, którego wartość jest powyżej 20 000 PLN do 50 000 PLN. Postępowanie prowadzone jest w oparciu o postanowienia § 7 Regulaminu udzielania zamówień współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 – 2020 przez Uniwersytet Śląski w Katowicach Zasady, wg których prowadzone jest niniejsze postępowanie, zostały opisane w instrukcji dotyczącej przeprowadzenia postępowania, która stanowi załącznik do ogłoszenia.

Opis przedmiotu zamówienia.

Przeprowadzenie zajęć teoretyczno-praktycznych w języku angielskim przez wykładowcę zagranicznego, w dziedzinie: zastosowania języka Python w nauce o danych (ang. data science) dla studentów Wydziału Nauk Ścisłych i Technicznych, w ramach projektu „Jeden Uniwersytet – Wiele Możliwości. Program Zintegrowany”, a tym samym przedmiot zamówienia jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach środków Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój, Oś Priorytetowa III Szkolnictwo wyższe dla gospodarki i rozwoju, Działanie 3.5. Kompleksowe programy szkół wyższych, nr wniosku POWR.03.05.00-00-z301/18-00.

Kod CPV: 80500000-9 usługi szkoleniowe; CPC: 24

Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany treści ogłoszenia o zamiarze udzielenia zamówienia lub stosownych załączników do ogłoszenia (w tym opisu przedmiotu zamówienia) przed upływem terminu składania ofert, o czym poinformuje wykonawców ubiegających się o zamówienie, zamieszczając stosowną informację na stronie internetowej, na której zamieszczone zostało ogłoszenie.

Warunki realizacji zamówienia.

Wymagany termin realizacji zamówienia: od daty zawarcia umowy do 30.11.2023 r.
Miejsce realizacji zamówienia: wg załącznika nr 1
Termin gwarancji: nie dotyczy
Pozostałe warunki realizacji zamówienia: zgodnie z załącznikiem nr 1 oraz załącznikiem nr 3
Warunki płatności:

Wynagrodzenie wypłacone będzie jednorazowo, w oparciu o cenę jednostkową 1 godziny zajęć oraz faktyczną liczbę zrealizowanych godzin zajęć. Cena podana przez Wykonawcę powinna zawierać koszt przeprowadzenia zajęć oraz koszt ewentualnych materiałów szkoleniowych. Zamawiający zobowiązuje się dokonać zapłaty należności na konto bankowe Wykonawcy w terminie 14 dni, licząc od daty otrzymania prawidłowo wystawionego rachunku/faktury. Podstawą wystawienia rachunku/faktury będzie podpisany przez obie strony protokół odbioru usługi.

Warunki udziału w postępowaniu.

Zgodnie z opisem w załączniku nr 1.

Zamówienia polegające na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych

Nie dotyczy………………………………………………………………………………

Opis kryteriów oceny ofert.

Kryterium

a. Cena. Waga kryterium – 100 %.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta o najniższej całkowitej wartości usługi.

Cena wskazana w formularzu oferty oceniana będzie w następujący sposób:

Xc punktów =	najniższa cena występująca w ofertach x 100
	cena wskazana w rozpatrywanej ofercie

Xc – liczba punktów za kryterium „cena”

Otrzymana liczba punktów zostanie pomnożona przez wagę kryterium, tj. 100 pkt.

Opis sposobu przygotowania ofert.

Każdy wykonawca może złożyć tylko: jedną ofertę w niniejszym postępowaniu
Ofertę należy przedstawić w języku polskim, w formie elektronicznej lub pisemnej wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego ogłoszenia.
Oferta powinna zawierać informacje na temat: ceny brutto wg dołączonego wzoru – zał. nr 2.
Oferta oraz wszystkie oświadczenia składane przez wykonawcę w toku postępowania winny być podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy, zgodnie z zasadą reprezentacji wynikającą z postanowień odpowiednich przepisów prawnych bądź umowy, uchwały lub prawidłowo spisanego pełnomocnictwa.
W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (np. konsorcja, spółki cywilne) – należy ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (należy dołączyć do oferty prawidłowo sporządzone pełnomocnictwo lub umowę).
Oferta wykonawcy winna być podpisana w sposób umożliwiający identyfikację osoby składającej podpis (np. czytelny podpis składający się z pełnego imienia i nazwiska lub podpis nieczytelny opatrzony pieczęcią imienną).
Ofertę wraz z dokumentami należy złożyć w kopercie zaklejonej i zatytułowanej:

Uniwersytet Śląski w Katowicach

Biuro ds. projektów ogólnouczelnianych; pok. 2.9

xx. Xxxxxxx 00

00-000 Xxxxxxxx

Zamówienie nr 161361/2/2023

Nie otwierać przed dniem 29.03.2023 godz. 11.00

Lub

Wykonawca prześle ofertę w formie elektronicznej na adres e-mail: xxxxxxxx.xxxxxxxxx@xx.xxx.xx.

Termin składania i otwarcia ofert.

Ofertę należy złożyć w pok. 2.9; Rektorat, xx. Xxxxxxx 00; Katowice w terminie do dnia: 29.03.2023 r. do godz. 11.00
lub na adres mailowy: xxxxxxxx.xxxxxxxxx@xx.xxx.xx w terminie do dnia 29.03.2023 r. do godz.11.00

Otwarcie ofert nastąpi w dniu: 29.03.2023 r. godz. 12.00 w pok. 2.9; Rektorat, xx. Xxxxxxx 00; Katowice.

UWAGA – oferty składane w formie elektronicznej tj. przesyłane na wskazany adres mailowy winny być zaszyfrowane w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z ich treścią przed upływem terminu składania ofert.

Po upływie terminu na składanie ofert a przed terminem otwarcia, oferent winień przesłać na adres mailowy wskazany w ogłoszeniu hasło umożliwiające otwarcie złożonej oferty.

Oferty składane w formie elektronicznej w inny sposób niż opisano powyżej nie będę podlegały badaniu i ocenie, a co za tym idzie będą podlegać odrzuceniu.

Zamawiający dopuszcza możliwość zadawania pytań na podany adres e-mail do dnia 24.03.2023 r. do godziny 10.00. Po otrzymaniu pytań w terminie późniejszym niż wyżej wskazany - Zamawiający zastrzega sobie możliwość nie udzielania odpowiedzi .

Opis sposobu obliczenia ceny.

Cena podana w ofercie powinna stanowić sumę kwot wszystkich elementów składających się na koszt realizacji przedmiotu zamówienia.
Cena powinna być podana do 2. miejsca po przecinku zgodnie z zasadami matematycznego zaokrąglania, tj. „5” na 3. miejscu po przecinku – zaokrąglenie w górę, a poniżej „5” – zaokrąglenie w dół.
Ocenie będzie podlegała cena oferty z podatkiem VAT w odpowiedniej wysokości.
Cena podana w ofercie nie ulegnie zwiększeniu i nie będzie podlegała waloryzacji podczas trwania umowy.
Cena winna być wyrażona w PLN.; w PLN będą również prowadzone rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą.
Z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, zostanie zawarta umowa na warunkach określonych we wzorze umowy, stanowiącym załącznik nr 3 do ogłoszenia.

Wykaz dokumentów, które należy złożyć wraz z ofertą.

Wraz z podpisaną zgodnie ze sposobem reprezentacji ofertą załącznik nr 2 Wykonawca zobowiązany jest złożyć następujące dokumenty:

kopie aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej (KRS, Zaświadczenie o działalności gospodarczej lub inny dokument powołujący) mówiącego w szczególności
o przedmiocie działalności oraz sposobie reprezentacji - firma
kopie stosownego pełnomocnictwa - w przypadku podpisywania umowy przez osoby inne niż wymienione w dokumencie powyższym jako upoważnione do reprezentacji. Pełnomocnictwo (przed podpisaniem umowy) winno być dostarczone w oryginale lub notarialnie potwierdzonej kserokopii
w przypadku konsorcjum - prawidłowo sporządzone pełnomocnictwo oraz umowę
oświadczenie - załącznik nr 4 – dla wszystkich
oświadczenie – załącznik nr 5 – os. fizyczna

Warunki zmiany zawartej umowy.

Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w następujących sytuacjach:

Zgodnie z załącznikiem nr 3.

Wykaz załączników do ogłoszenia.

Opis przedmiotu zamówienia – załącznik nr 1
Wzór oferty – załącznik nr 2
Wzór umowy – załącznik nr 3
Oświadczenie – załącznik nr 4
Oświadczenie – załącznik nr 5

Klauzula informacyjna RODO.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych pozyskanych bezpośrednio od osoby fizycznej, której dane dotyczą, w celu związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informujemy, że będziemy przetwarzać Pana/Pani dane osobowe wg poniższych zasad.

Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Śląski w Katowicach. Może się Pani/Pan skontaktować z administratorem w następujący sposób:

listownie na adres: xx. Xxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx
przez e-mail: xxxxxxxxxxxxx.xxxxxx@xx.xxx.xx

Inspektor ochrony danych

Może się Pani/Pan kontaktować z inspektorem ochrony danych we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, w następujący sposób:

listownie na adres: xx. Xxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx
przez e-mail: xxx@xx.xxx.xx

Cele przetwarzania oraz podstawa prawna przetwarzania

Będziemy przetwarzać Pani/Pana dane osobowe w celu związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, a w stosunku do wyłonionego Wykonawcy, w celu realizacji zawartej umowy cywilnoprawnej.

Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest w oparciu o art. 6 ust. 1 lit.
b i c RODO:

konieczność realizacji umowy cywilnoprawnej, zawartej z wyłonionym Wykonawcą,
wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, oraz dokonania rozliczeń finansowych
z Wykonawcą.

Podanie danych osobowych jest konieczne dla potrzeb udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, zawarcia i wykonania umowy cywilnoprawnej. W przypadku niepodania danych nie będzie możliwe zrealizowanie ww. celu.

Okres przechowywania danych osobowych

Będziemy przechowywać Pani/Pana dane osobowe dla potrzeb archiwalnych przez okres wymagany obowiązującymi przepisami prawa. W stosunku do wyłonionego Wykonawcy będziemy przechowywać Pani/Pana dane osobowe przez okres trwania umowy oraz wymagalności ewentualnych roszczeń z tym związanych, wynikających z kodeksu cywilnego.

W przypadku zamówienia realizowanego w ramach projektów PO WER dane osobowe przetwarzane będą do czasu rozliczenia Programu Operacyjnego Wiedza i Rozwój 2014-2020 oraz zakończenia archiwizowania dokumentacji, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Odbiorcy danych

Pani/Pana dane możemy przekazywać osobom lub podmiotom, jeśli wystąpią z żądaniem udostępnienia dokumentacji postępowania, w oparciu o stosowną podstawę prawną.

Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

Przysługują Pani/Panu następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

prawo dostępu do Pani/Pana danych osobowych,
prawo żądania sprostowania Pani/Pana danych osobowych, które są nieprawidłowe oraz uzupełnienia niekompletnych danych osobowych,
prawo żądania usunięcia Pani/Pana danych osobowych, w szczególności w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
prawo żądania ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych,
prawo do przenoszenia Pani/Pana danych osobowych, tj. prawo otrzymania od nas Pani/Pana danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie informatycznym nadającym się do odczytu maszynowego. Może Pani/Pan przesłać te dane innemu administratorowi danych lub zażądać, abyśmy przesłali Pani/Pana dane do innego administratora. Jednakże zrobimy to tylko jeśli takie przesłanie jest technicznie możliwe. Prawo do przenoszenia danych osobowych przysługuje Pani/Panu tylko co do tych danych, które przetwarzamy w sposób zautomatyzowany czyli w formie elektronicznej i na podstawie umowy z Panią/Panem lub na podstawie Pani/Pana zgody,
prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
Pani/Pana dane nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

Dodatkowe informacje dotyczące umowy powierzenia.

Zamawiający informuje, iż w sytuacji, gdy w trakcie realizacji zamówienia przetwarzane będą dane osobowe pracowników, doktorantów czy studentów Zamawiającego, Uniwersytet Śląski
w Katowicach jako Administrator powierzy ich przetwarzanie w drodze umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Natomiast w przypadku zamówienia realizowanego w ramach projektów POWER Uniwersytet Śląski w Katowicach jako Podmiot Przetwarzający, uprawniony do dalszego powierzenia danych uczestników, będących pracownikami, doktorantami, studentami UŚ, powierzy dane osobowe uczestników projektu w drodze umowy powierzenia lub innego instrumentu prawnego.

Obowiązki informacyjne Wykonawcy wynikające z RODO.

Wykonawca ubiegając się o udzielenie zamówienia publicznego jest zobowiązany do wypełnienia obowiązku informacyjnego przewidzianego w art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te Wykonawca bezpośrednio pozyskał (będą to
w szczególności osoby fizyczne: skierowane do realizacji zamówienia, podwykonawcy, podmioty trzecie, pełnomocnicy, członkowie organów zarządzających). Obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO nie będzie miał zastosowania, gdy i w zakresie, w jakim osoba fizyczna, której dane dotyczą, dysponuje już tymi informacjami (art. 13 ust. 4 RODO). Ponadto Wykonawca zobowiązany jest wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazuje Zamawiającemu i których dane pośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO. W celu zapewnienia, że Wykonawca wypełnił ww. obowiązki informacyjne oraz ochrony prawnie uzasadnionych interesów osoby trzeciej, której dane zostały przekazane w związku z udziałem Wykonawcy w postępowaniu. Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do złożenia oświadczenia o wypełnieniu przez niego obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO.

Instrukcja dotycząca przeprowadzenia postępowania

Postępowanie wszczyna się poprzez zamieszczenie ogłoszenia o zamiarze udzielenia zamówienia na stronie internetowej Zamawiającego lub na platformie zakupowej.
Zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie i złożenie ofert przez potencjalnych Wykonawców.
Wykonawcy mogą zwracać się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści ogłoszenia
o zamiarze udzielenia zamówienia oraz załączników do ogłoszenia przed upływem terminu składania ofert. Zamawiający zamieszcza odpowiedzi na pytania wraz z treścią pytań (bez ujawniania podmiotu zadającego pytania) na stronie internetowej, w miejscu publikacji ogłoszenia lub na platformie zakupowej.
Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert dokonać zmiany treści ogłoszenia lub zmiany innych dokumentów stanowiących załączniki do ogłoszenia. Stosowną informację
o zmianie, Zamawiający udostępnia na stronie internetowej, na której zamieszczono ogłoszenie. Zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian
w ofertach, jeżeli jest to konieczne z uwagi na zakres wprowadzonych zmian.
Oferta złożona po upływie wyznaczonego przez Zamawiającego terminu nie podlega badaniu
i ocenie. O fakcie tym powiadamia się wykonawcę, który złożył ofertę po terminie składania ofert.
Otwarcia ofert dokonuje się w dniu, w którym upływa termin składania ofert w danym postępowaniu. W dniu otwarcia ofert Zamawiający zamieszcza na stronie internetowej informację o ilości środków przeznaczonych na sfinansowanie zamówienia oraz zestawienie złożonych
w postępowaniu ofert wraz z nazwami i adresami wykonawców, którzy złożyli oferty, cenami ofert oraz innymi istotnymi elementami, wymaganymi w ogłoszeniu podlegającymi ocenie
w ramach kryterium oceny ofert (np. terminem realizacji, terminem gwarancji czy warunkami płatności).
Oferta złożona w toku postępowania przestaje wiązać, jeżeli została wybrana inna oferta albo, gdy postępowanie zostanie zakończone bez wyboru którejkolwiek z ofert, chyba, że w warunkach konkretnego postępowania zastrzeżono inaczej.
W toku badania i oceny złożonych ofert Zamawiający wzywa wykonawców, którzy
w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez Zamawiającego oświadczeń, dokumentów, pełnomocnictw albo złożyli dokumenty, oświadczenia, zawierające błędy lub złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba, że mimo ich uzupełnienia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.
Zamawiający może żądać od wykonawców dodatkowych wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert i dokumentów, a ponadto dokonuje poprawienia oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w złożonych ofertach oraz innych omyłek polegających na niezgodności oferty z treścią ogłoszenia o udzielanym zamówieniu, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty – informując o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
Jeżeli zaoferowana cena lub koszt, lub ich istotne części składowe, wydają się rażąco niskie
w stosunku do przedmiotu zamówienia i budzą wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego lub wynikającymi z odrębnych przepisów, Zamawiający może zwrócić się o udzielenie wyjaśnień, w tym złożenie dowodów, dotyczących wyliczenia ceny lub kosztu.
W niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia, oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i wykonawcy przekazują zgodnie z wyborem Zamawiającego wyrażonym w ogłoszeniu - pisemnie lub drogą elektroniczną.
Jeżeli Zamawiający lub wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
Zamawiający odrzuca ofertę wykonawcy jeżeli:

jej treść nie odpowiada treści ogłoszenia o zamiarze udzielenia zamówienia, a także treści załączników do ogłoszenia, jeżeli zostały przewidziane (w szczególności treści opisu przedmiotu zamówienia),
jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów,
zawiera błędy w obliczeniu ceny lub kosztu (dotyczy to w szczególności przyjęcia błędnej stawki podatku VAT);
wykonawca w terminie 3 dni od daty otrzymania zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie innej omyłki polegającej na niezgodności oferty z treścią ogłoszenia
o zamówieniu, nie powodującej istotnych zmian w treści oferty,
zawiera rażąco niską cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia, co zostało stwierdzone po przeprowadzeniu procedury wyjaśnień, o której mowa w ust. 10,
została złożona przez wykonawcę, który nie spełnia warunków udziału w postępowaniu, podlega wykluczeniu albo który nie złożył wymaganych dokumentów lub oświadczeń,
z zastrzeżeniem wyczerpania procedury wezwania do ich uzupełnienia,
została złożona przez wykonawcę, który wykonywał bezpośrednio czynności związane
z przygotowaniem prowadzonego postępowania lub posługiwał się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności, chyba, że udział tego wykonawcy w postępowaniu nie utrudni uczciwej konkurencji.

Zamawiający dokonuje wyboru oferty najkorzystniejszej zgodnej z opisem przedmiotu zamówienia, złożonej przez wykonawcę spełniającego warunki udziału w postępowaniu, na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w ogłoszeniu o zamiarze udzielenia zamówienia. Jeśli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny lub kosztu i innych kryteriów oceny ofert - Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną lub kosztem.
Jeśli w postępowaniu, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena lub koszt, nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie lub koszcie, Zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen lub kosztu wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.
Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści o tym fakcie informację na swojej stronie internetowej, na której dostępne było ogłoszenie o zamiarze udzielenia zamówienia. Zamawiający zamieszcza informacje o:

wyborze najkorzystniejszej oferty, z podaniem nazwy (firmy) albo imienia i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania i adresu Wykonawcy, którego ofertę wybrano, uzasadnienia jej wyboru oraz nazw (firm) albo imion i nazwisk, siedzib albo miejsc zamieszkania i adresów Wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktacji przyznanej ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łącznej punktacji),

wykonawcach, których oferty zostały odrzucone (wraz z uzasadnieniem),

Zamawiający unieważnia postępowanie:

jeżeli nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu,
cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba, że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty,

postępowanie obarczone jest wadą niemożliwą do usunięcia, powodującą sytuację,
w której niemożliwym jest zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego niepodlegającej unieważnieniu,
dalsze prowadzenie postępowania nie leży w interesie zamawiającego, czego nie dało się przewidzieć na etapie ogłoszenia postępowania.

Na wniosek wykonawcy, który złożył ofertę, Zamawiający udostępnia wnioskodawcy protokół postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami, z wyłączeniem części ofert stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.
Wykonawca może poinformować Zamawiającego w trakcie trwania postępowania
o czynności Zamawiającego niezgodnej z postanowieniami niniejszej instrukcji, zasadami opisanymi w Regulaminie ubiegania się i udzielania zamówień na Uniwersytecie Śląskim w Katowicach czy innymi przepisami powszechnie obowiązującego prawa. W przypadku uznania zasadności przekazanej informacji Zamawiający powtarza czynność albo dokonuje czynności zaniechanej, informując o tym wykonawców w sposób przewidziany dla tej czynności.
Z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, zostanie zawarta umowa na warunkach podanych we wzorze umowy lub istotnych postanowieniach umowy stanowiących załącznik do ogłoszenia o zamiarze udzielenia zamówienia oraz
w ofercie przedstawionej przez wykonawcę.
Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny, chyba, że zachodzą przesłanki do unieważnienia postępowania, o których mowa w ust. 17.
Zamówienie jest realizowane zgodnie z prawem obowiązującym w Rzeczypospolitej Polskiej. W sprawach nieuregulowanych niniejszym ogłoszeniem o udzielanym zamówieniu, będą miały zastosowanie przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny i innych ustaw szczególnych powszechnie obowiązującego prawa.

Translation into English:

Notice of intended contract award

for the procedure conducted without regard to the provisions of the Public Procurement Law

with a value below than 50 000 PLN under the name:

Case ref. no.: 161361/2/2023

Type of contract: service

Name and address of the Awarding Entity.

Awarding Entity:

University of Silesia in Xxxxxxxx

xx. Xxxxxxx 00

40-007 Katowice, Poland

NIP (Tax Identification Number): 000-000-00-00

REGON: 000001347

Website: xxx.xxx.xx.xxx.xx

Person in charge of the case, authorised contact persons: Office for university-wide projects; Xxxxxxxx Xxxxxxxxx; phone.: 00 0000000,

e-mail: xxxxxxxx.xxxxxxxxx@xx.xxx.xx

Legal basis.

This procedure is conducted without regard to the provisions of the Public Procurement Law and pursuant to Article 4(8) of the Public Procurement Law applies to contracts whose value does not exceed PLN 50,000 . The procedure is conducted on the basis of the provisions of § 7 of the Rules for Award of Contracts Co-Financed by the European Regional Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion Fund for the Years 2014–2020 by the University of Silesia in Katowice. The rules based on which this procedure is conducted are described in the instruction concerning the procedure, which constitutes an appendix to the notice.

Description of the subject matter of the contract.

Class conducting, including: workshop-type classes covering theoretical and practical aspects conducted in English by a foreign lecturer in the field of the application Python in data science for full-time students of the Faculty of Science and Technology as part of the project titled “One University - Many Possibilities. Integrated Program”, thus, the subject matter of the contract is co-financed by the European Union under the European Social Fund, Operational Programme “Knowledge Education Development”, Priority Axis III: Higher education for the economy and development, Outcome 3.5: Comprehensive university curricula, application no. POWR.03.05.00-00-z301/18-00.

CPV code: 80500000-9 training services CPC: 24

The Awarding Entity reserves the right to change the wording of the notice of intended contract award or relevant appendices thereto (including the description of the subject matter of contract) before the lapse of the time limit for submitting tenders, of which the Awarding Entity shall inform the potential contractors by publishing relevant information on the website on which the notice has been published.

4. Conditions for performance of the contract.

Required time limit for performance of the contract: from the date of conclusion of the contract until November 30, 2023
Place of contract performance: as per Appendix 1
Warranty period: not applicable
Other terms and conditions of contract performance: as per Appendices 1 and 3
Payment terms:

The remuneration shall be paid on a one-off basis, on the basis of the unit price per 1 class period and the actual number of periods of instruction provided. The price quoted by the Contractor shall include the cost of conducting the classes and the cost of training materials, if any. The Awarding Entity undertakes to pay the amounts due to the Contractor’s bank account within 14 days from the date of receipt of a correctly issued bill/invoice. The basis for issuing the bill/invoice shall be the service acceptance certificate signed by both parties

5. Conditions of participation in the procedure.

As described in Appendix 1.

6. Description of the tender evaluation criteria.

Criterion – Price. Weight of the criterion – 100%.

The tender with the lowest total value of the service shall be deemed the most advantageous.

The price indicated on the tender form shall be assessed as follows:

Xc points =	lowest price quoted in the tenders x 100
	price quoted in the tender in question

Xc – number of points for the “price” criterion

The score received shall be multiplied by the weight of the criterion, i.e. 100%.

8. Description of the manner of preparation of tenders.

Each potential contractor may submit no more than one tender in this procedure.
The tender should be presented in Polish, in electronic or written form, as per the model tender attached as Appendix 2 hereto.
The tender should contain information on the gross price, as per the attached model tender (Appendix 2).
The tenders and all declarations made by potential contractors in the course of the procedure should be signed by persons authorised to make declarations of will on behalf of a given potential contractor, in accordance with the principle of representation resulting from the provisions of applicable laws or contract, resolution or duly drawn-up power of attorney.
In the case of potential contractors jointly applying for a contract (e.g. consortia, civil law partnerships), an attorney shall be appointed to represent them in the contract award procedure or to represent them in the public procurement procedure and conclude
a contract in connection therewith (a relevant duly drawn-up power of attorney or contract must be attached to the tender).
Each potential contractor’s tender should be signed in a manner enabling identification of the person signing (e.g. a legible signature consisting of the person’s full name or an illegible signature with a name stamp).
The tender along with the documents should be submitted in a sealed envelope displaying the following information:

Potential Contractor’s name and address

Case ref. no.: 161361/2/2023

Do not open before 29 March 2023, 11.00 a.m.

Potential contractors shall send their tenders in electronic form to the following email address: xxxxxxxx.xxxxxxxxx@xx.xxx.xx

9. Deadline for submitting and opening tenders.

Tenders should be submitted in room 2.9; Rectorate, xx. Xxxxxxx 00; Xxxxxxxx, Xxxxxx, by 29 March 2023 , 11.00 am.
or to the following email address: xxxxxxxx.xxxxxxxxx@xx.xxx.xx by 29 March 2023, 11.00 a.m.

The tenders shall be opened on 29 March 2023 r. at 12.00 a.m. in room 2.9; Rectorate, xx. Xxxxxxx 00; Xxxxxxxx, Xxxxxx.

NOTE – offers submitted in electronic form, i.e. sent to the indicated e-mail address, should be encrypted in a way that makes it impossible to read their content before the deadline for submitting offers.

After the deadline for submitting tenders and before the opening date, the bidder should send to the e-mail address indicated in the advertisement a password enabling the opening of the submitted offer.

Offers submitted in electronic form in a manner other than described above will not be subject to examination and evaluation, and thus will be subject to rejection.

The Awarding Entity allows for the possibility of asking questions only by b.k. by 24 March 2023 by 10.00 a.m. After receiving the questions later than indicated above - the Ordering Party reserves the right not to answer.

10. Description of the price calculation method.

The price specified in the tender should be the sum of all elements comprising the cost of performance of the subject matter of the contract.
The price should be listed to 2 decimal places in accordance with the mathematical principles of rounding, i.e. for a “5” in the third decimal place – rounded up, for less than “5” – rounded down.
The assessment shall concern the tender price inclusive of VAT at an appropriate rate.
The price specified in the tender shall not be increased and shall not be subject to indexation during the term of the contract.
The price shall be expressed in PLN; settlements between the Awarding Entity and the Contractor shall also be made in PLN.
The contract shall be concluded with the potential contractor whose tender is deemed the most advantageous in accordance with the terms and conditions specified in the model contract attached as Appendix 3 hereto.

11. List of documents to be submitted along with the tender.

Alongside the tender (Appendix 2) signed in accordance with the method of representation, the potential contractors shall be obliged to submit the following documents:

copies of an up-to-date extract from the relevant register or up-to-date certificate of entry into the business activity register (KRS, Certificate of Business Activity or another establishing document) referring in particular to the subject matter of business activity and the method of representation – for companies
copies of the relevant power of attorney – if the contract is signed by persons other than those specified in the above-mentioned document as authorised to represent the company. The power of attorney (before signature of the contract) should be delivered in the form of the original copy or a notarised photocopy – for companies
for consortia – a duly drawn-up power of attorney and a contract
declaration – Appendix 4 – for all
declaration – Appendix 5 – for natural persons

12. Conditions for amendment to the concluded contract.

The Awarding Entity provides for the possibility of amending the concluded contract in the following situations:

As per Appendix 3.

13. List of appendices to the notice.

Description of the subject matter of the contract – Appendix 1
Model tender – Appendix 2
Model contract – Appendix 3
Declaration – Appendix 4
Declaration – Appendix 5

14. GDPR information clause.

Information clause concerning the processing of personal data obtained directly from the natural person being the data subject for the purposes related to participation in the contract award procedure.

In accordance with Articles 13(1) and 13(2) of Regulation of the European Parliament and of the Council (EU) 2016/679 of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) (OJ L 119, 4.5.2016, p. 1), hereinafter: the “GDPR”, we inform that we shall process your personal data as specified below.

1. Personal data controller

The controller of your personal data is the University of Silesia in Katowice. You can contact the controller as follows:

1) by post to the following address: xx. Xxxxxxx 00, 00‑000 Xxxxxxxx, Xxxxxx

2) by email: xxxxxxxxxxxxx.xxxxxx@xx.xxx.xx

2. Data protection officer

You can contact the data protection officer in all matters related to the processing of personal data and the exercise of rights related to the processing of data in the following manner:

1) by post to the following address: xx. Xxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx

2) by email: xxx@xx.xxx.xx

3. Purposes of processing and legal basis for processing

We shall process your personal data for the purpose related to participation in the public contract award procedure, and in relation to the selected Contractor for the purpose of performance of the concluded civil-law contract.

Pursuant to Articles 6(1)(b) and 6(1)(c) of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation), the legal basis for the processing of your personal data shall be:

1) the need to perform a civil-law contract concluded with the selected Contractor,

2) fulfilment of the legal obligation imposed on the data controller, for the purpose of conducting the contract award procedure, and financial settlement with the Contractor.

Provision of personal data is necessary for the purposes of participation in the public contract award procedure, conclusion and performance of the civil-law contract. Failure to provide data shall render fulfilment of the above-mentioned purpose impossible.

4. Personal data retention period

We shall store your personal data for archiving purposes for the period required by the applicable law. As regards the selected Contractor, we shall store the Contractor’s personal data for the duration of the contract and until the maturity date of the possible claims related thereto which arise from the Polish Civil Code.

In the case of contracts performed as part of projects under Operational Programme “Knowledge Education Development”, the personal data shall be processed until settlement of the Operational Programme for the years 2014–2020 and until archiving of the documentation has been completed, in accordance with the applicable laws.

However, your payrolls, salary statements or other evidence on whose basis the basic retirement or disability pension is determined shall be stored for a period of 10 years in the case of employment after 31 December 2018 or if an information report has been submitted to the Social Insurance Institution (ZUS). In the case of persons employed before 1 January 2019 for whom the above-mentioned report has not been submitted to ZUS, we shall store the personal data for a period of 50 years, counting from the date of termination of employment (applies only to natural persons who do not pursue business activity).

5. Data recipients

We may transfer your personal data to other persons or entities if they should submit a request to make the procedure documentation available on an appropriate legal basis.

6. Rights connected with processing personal data

You have the following rights linked with the processing of personal data:

the right of access to your personal data,
the right to request rectification of your personal data which are inaccurate and incomplete,
the right to request erasure of your personal data, in particular if the processing of your data is not performed in order to fulfil an obligation resulting from the provisions of law,
the right to request restriction of the processing of your personal data,
the right to data portability, i.e. the right to receive your personal data from us in
a structured, commonly used and machine-readable format. You can transmit the data to another data controller or demand that we transmit your data to another data controller. However, we shall only do so if such a transmission would be technically possible. You shall only have the right to data personality with regard to the data which we process in an automated manner, i.e. in electronic form and based on an agreement concluded with you or based on your consent,
the right to lodge a complaint with a supervisory authority responsible for personal data protection, i.e. the President of the Personal Data Protection Office,
your data shall not be subject to automated decision-making, including profiling.

15. Additional information about the processing agreement.

The Awarding Entity informs that in the event that personal data of the Awarding Entity’s employees, doctoral candidates or students should be processed during the performance of the contract, the University of Silesia in Katowice, as the Controller, shall entrust the processing of those data by way of a personal data processing agreement. In the case of contracts performed as part of the projects under Operational Programme “Knowledge Education Development”, the University of Silesia in Katowice, as the Processor, being entitled to further entrust the data of the participants – who are employees, doctoral candidates or students of the University of Silesia – shall entrust the personal data of the project participants by way of a processing agreement or another legal instrument.

16. The Contractor’s information obligations arising from the GDPR.

When applying for award of the public contract, potential Contractors shall be obliged to fulfil the information obligation provided for in Article 13 of the GDPR in relation to natural persons who are data subjects and from whom the potential Contractors directly acquired the data (these shall be in particular natural persons delegated to perform the contract, subcontractors, third parties, proxies, members of managing bodies). The information obligation resulting from Article 13 of the GDPR shall not apply if and to the extent to which a natural person being the data subject has already received the information (Article 13(4) of the GDPR). Moreover, the Contractor shall be obliged to fulfil the information obligation resulting from Article 14 of the GDPR in relation to natural persons whose data it transmits to the Awarding Entity and whose data it has obtained indirectly, unless at least one of the exclusions referred to in Article 14(5) of the GDPR applies. In order to ensure that the Contractor has fulfilled the above-mentioned information obligations and to protect the legitimate interests of the third party whose data have been transmitted in connection with the Contractor’s participation in the procedure, the Awarding Entity undertakes to submit a declaration of fulfilment of the information obligations provided for in Article 13 or Article 14 of the GDPR.

Instruction concerning the procedure

The procedure shall be commenced by publishing the notice of intended contract award on the Awarding Entity’s website.
The Awarding Entity shall set the time limit for submitting tenders, taking into account the time necessary for the potential Contractors to prepare and submit their tenders.
The potential Contractors may request the Awarding Entity to clarify the wording of the notice of intended contract award and appendices thereto before the lapse of the time limit for submitting tenders. The Awarding Entity shall publish answers to questions along with the content of the questions (without disclosing the entity which submitted a given question) on the website, in the place of publication of the notice.
Before the lapse of the time limit for submitting tenders, the Awarding Entity may amend the wording of the notice or amend other documents which constitute appendices thereto. Relevant information about the amendment shall be published by the Awarding Entity on the website on which the notice has been published. The Awarding Entity shall extend the time limit for submitting tenders by the time necessary to make changes to the tenders if this should be necessary due to the scope of the introduced amendments.
Tenders submitted after the lapse of the time limit set by the Awarding Entity shall not be subject to examination and evaluation. The potential contractors which submitted their tenders after the lapse of the time limit for submitting tenders shall be informed of this fact.
The submitted tenders shall be opened on the day on which the time limit for submitting tenders in a given procedure expires. On the day of opening tenders, the Awarding Entity shall immediately send the list of submitted tenders containing the names and addresses of the potential contractors who submitted their tenders, tender prices and other significant elements required in the notice (e.g. time limit for performance, warranty period or payment terms).
Tenders submitted in the course of the procedure shall cease to be binding if another tender has been selected or if the procedure has been terminated without selecting any of the tenders, unless otherwise provided for in the terms and conditions of a specific procedure.
In the course of examination and evaluation of the submitted tenders, the Awarding Entity shall call upon the potential contractors who have failed to submit the declarations, documents or powers of attorney required by the Awarding Entity or have submitted documents or declarations containing errors or defective powers of attorney to submit them within a specified time limit, unless the potential contractor’s tender is to be rejected despite supplementation thereof or it would be necessary to cancel the procedure.
The Awarding Entity may request that the potential contractors provide additional explanation as regards the contents of the tenders and documents they have submitted; furthermore, the Awarding Entity shall rectify obvious typographical and accounting errors in the submitted tenders, as well as other errors consisting in non-compliance of the tender with the notice of intended contract award which do not result in significant changes in the content of the tender, informing the potential contractor whose tender has been rectified.
Where the price or cost offered, or significant components thereof, seem abnormally low in relation to the subject matter of the contract and raise doubts of the Awarding Entity as to the possibility of performing the contract in accordance with the requirements defined by the Awarding Entity or arising from separate regulations, the Awarding Entity may request an explanation, including provision of evidence relating to the calculation of the price or cost.
In the present contract award procedure, the Awarding Entity and the Contractor shall submit declarations, requests, notices, notices and information as per the Awarding Entity’s choice expressed in the notice – in writing, by fax or electronic means.
If the Awarding Entity or the Contractor submit declarations, requests, notices and information by fax or electronic means, each of the parties shall immediately confirm receipt thereof at the request of the other party.
The Awarding Entity shall reject a potential contractor’s tender if:

its content does not correspond to the content of the notice of intention to award the contract, as well as the content of the attachments to the notice if provided (in particular the content of the description of the subject of the contract),
is invalid based on separate provisions,
it contains errors in the calculation of the price or cost (this applies in particular to the adoption of an incorrect VAT rate);
the contractor, within 3 days from the date of receipt of the notice, did not agree to correct another error consisting in the non-compliance of the offer with the content of the notice about the order that does not significantly change the content of the offer,
it contains an abnormally low price or cost concerning the subject of the contract, which was found after the explanatory procedure referred to in sec. 10,
has been submitted by a contractor who does not meet the conditions for participation in the procedure, is subject to exclusion, or has not submitted the required documents or statements, subject to the exhaustion of the summons to supplement them,
was submitted by a contractor who performed directly related activities with the preparation of the conducted procedure or used persons participating in the performance of these activities to prepare the offer, unless the participation of this contractor in the procedure does not hinder fair competition.

The Awarding Entity shall select the most advantageous tender compliant with the description of the subject matter of the contract, submitted by a potential contractor meeting the conditions of participation in the procedure, on the basis of the tender evaluation criteria specified in the notice of intended contract award. If it is not possible to select the most advantageous tender due to the fact that two or more tenders offer the same ratio of the price or cost to other tender evaluation criteria, the Awarding Entity shall choose the tender with the lower price or cost from among those tenders.
In the event that, in a contract award procedure in which the only tender evaluation criterion is the price or cost, it should be impossible to select the most advantageous tender due to the fact that tenders with the same price or cost have been submitted, the Awarding Entity shall call upon the potential contractors which submitted those tenders to submit additional tenders within a time limit stipulated by the Awarding Entity. When submitting additional tenders, the potential contractors shall not offer prices or cost higher than in the submitted tenders.
Immediately after selecting the most advantageous tender, the Awarding Entity shall publish information about the results of the procedure on its web page on which the notice of intended contract award was published.

The Awarding Entity provides information on:

selecting the most advantageous offer, providing the name (company) or first and last name, seat or place of residence and address of the Contractor whose offer was selected, the reasons for its selection and the names (companies) or names and surnames, seats or places of residence and addresses of Contractors, who submitted bids, as well as the score awarded to the bids in each bid evaluation criterion and total score),
contractors whose offers were rejected (with justification),

The Awarding Entity shall cancel the procedure if:

no non-rejectable tender has been submitted,
the price of the most advantageous tender or the tender with the lowest price exceeds the amount which the Awarding Entity intends to earmark for funding the contract, unless the Awarding Entity may increase that amount to match the price of the most advantageous tender,

the procedure has a defect which cannot be eliminated, resulting in a situation where it is impossible to conclude a public contract which is not subject to cancellation,
for reasons not attributable to the Awarding Entity, which could not have been foreseen at the stage of commencement of the procedure, further conduct of the procedure would be against the interest of the Awarding Entity.

At the request of a potential contractor which submitted a tender, the Awarding Entity shall make available to that contractor a report on the contract award procedure along with appendices, excluding the parts of tenders which constitute a trade secret.
During the procedure, the Contractor may inform the Awarding Entity about the Awarding Entity’s actions which do not conform with the provisions of this instruction, the principles described in the Rules for Application and Award of Contracts and Awarding Contracts at the University of Silesia in Katowice and these Rules or other generally applicable laws. In the event that the information provided should be deemed legitimate, the Awarding Entity shall repeat the action or perform a discontinued action, informing the potential contractors about this fact in the manner prescribed for this action.
The contract shall be concluded with the potential contractor whose tender is deemed the most advantageous, in accordance with the terms and conditions specified in the model contract or the material provisions of the contract attached as an appendix 3 to the notice of intended contract award and in the tender submitted by the contractor.
If the contractor whose tender has been selected should evade conclusion of the contract, the Awarding Entity may select the most advantageous tender from among the remaining tenders without conducting another examination and evaluation, unless there are prerequisites for cancellation of the procedure, as referred to in section 17.
The contract shall be performed in accordance with the law of the Republic of Poland. In matters not regulated herein, the provisions of the Polish Civil Code of 23 April 1964 and other applicable specific legislation shall apply.

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Uniwersytet Śląski w Katowicach, xx. Xxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, xxxx://xxx.xx.xxx.xx

Document Metadata

Table of Contents

Project pt. „One University – Many Opportunities. Integrated Program” [“Jeden Uniwersytet – Wiele Możliwości. Program Zintegrowany”] Ogłoszenie o zamiarze udzielenia zamówienia

Document Metadata