Do wszystkich wykonawców

Warszawa, dnia 23.03.2020 r.

261-07/20 wyjaśnienia treści SIWZ 1

Do wszystkich wykonawców

I. Działając zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (zwanej dalej Pzp) Zamawiający przedstawia poniżej pytanie do treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia dla przetargu nieograniczonego na usługę dystrybucji materiałów Instytutu Książki na oddziałach położniczych na terenie Polski, numer 261-07/20, wraz z udzielonymi wyjaśnieniami:

Pytanie 1

Czy powinniśmy zgłosić oficjalnie akces do powyższego przetargu, czy wystarczające jest dostarczenie pocztą wymaganych dokumentów do 25. marca?

Odpowiedź 1

Postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego według przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. W związku z tym konieczne jest złożenie oferty w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Oferta powinna zostać doręczona do siedziby Zamawiającego (pkt XII.1 SIWZ) przed upływem terminu składania ofert (uwaga – poniżej ulega on zmianie).

Informacje dotyczące sposobu złożenia oferty i jej treści zawarte są w SIWZ, w szczególności w pkt XI SIWZ.

Pytanie 2

Z wypisu z KRS, który dołączymy do dokumentów wynika prokura samoistna x. Xxxxx Xxxxxxxx dla naszej firmy. Czy wypis z KRS jest dla Państwa wystarczający?

Odpowiedź 2

W przypadku, gdy uprawnienie do reprezentacji Wykonawcy wynika ze składanego wraz z ofertą wypisu z Krajowego Rejestru Sądowego, nie ma potrzeby składania innych dokumentów na potwierdzenie umocowania osoby podpisującej ofertę.

Pytanie 3

Czy w zał. nr 5 możemy umieścić również placówki (oddziały położnicze), z którymi mamy umowę na dystrybucję książeczki „Pierwsze wiersze dla…” luzem, bez paczki wyprawkowej [nazwa własna]?

Odpowiedź 3

Za szpitale w rozumieniu pkt XIV.1 poz. 2 tabeli, za które będą przyznawane punkty w tym kryterium, będą uważane placówki, w których Wykonawca posiada umowę umożliwiającą dystrybucję pakietów związanych z przekazywaniem wyprawek (bez takich placówek, w których przekazanie pakietów z książeczką będzie następować bez wyprawek).

Natomiast Zamawiający wskazuje, że na etapie realizacji zamówienia dopuści możliwość dystrybuowania pakietów Zamawiającego do dodatkowych placówek, nie ujętych w ofercie Wykonawcy. Warunki takiej realizacji będą zgodne z SIWZ i ofertą wybranego Wykonawcy. Dystrybucja do takich dodatkowych placówek będzie możliwa także osobno, nie jako część wyprawki.

Pytanie 4

Zwracamy się z prośbą o modyfikację kryterium wyboru ofert poprzez zmianę treści kryterium nr

2 i nadanie mu brzmienia "liczba szpitali (oddziałów położniczych), do których Wykonawca dostarczy (na podstawie porozumienia z tą placówką) materiały promocyjne". Obecne brzmienie zapisu rażąco faworyzuje Wykonawców, którzy dla zapewnienia sobie przewagi konkurencyjnej zawrą umowy wcześniej, przed rozstrzygnięciem przetargu, co jest zupełnie niecelowe. Wykonawca powinien zadeklarować liczbę szpitali w ofercie i po wyborze oferty zawrzeć porozumienie ze szpitalami, w zakresie ich zgody na dystrybucję materiałów. Nie jest to także umowa, a honorowa zgoda szpitali na przyjęcie i dalszą finalną dystrybucję na rzecz pacjentek. W obecnym kształcie kryterium jest opisane "nieżyciowo" i nie zapewnia uczciwej konkurencji. W tej sytuacji wykaz szpitali jest niepotrzebny przy ofercie. Wystarczające jest przedstawienie jego po zawarciu umowy. Modyfikacji takiej można dokonać przy okazji poprawy terminu składania ofert, który określono na 2019 rok.

Uprzejmie prosimy o informację, czy Zamawiający jest skłonny dostosować zapisy w zakresie brzmienia kryterium do oczekiwanych, ze względu na ewentualną konieczność sporządzenia odwołania do KIO. Zamawiający zdaje się mieć świadomość z punktu widzenia doświadczenia życiowego, że nie jest możliwe i wręcz nie ma sensu zawieranie umów ze szpitalami, w krótkim czasie od ogłoszenia postępowania do dnia złożenia ofert, bo być może wygra się postępowanie i umowy takie ewentualnie będą przydatne. Nie jest także dopuszczalne faworyzowanie Wykonawców, którzy mają taką umowę zawartą ewentualnie, z innych przyczyn niż materiały Zamawiającego.

Odpowiedź 4

Zamawiający pozostawia zapisy SIWZ bez zmian.

Kryterium oceny ofert określone w pkt XIV.1 poz. 2 SIWZ jest sformułowane w sposób zgodny z przepisami ustawy Pzp i pozwala na wybór oferty najkorzystniejszej, która będzie bilansować korzyści wynikające z ceny z możliwością rozdysponowania materiałów Zamawiającego w jak największej liczbie szpitali.

Kwestionowane przez pytającego wymogi nie mają charakteru „nieżyciowego”. Przeciwnie, pozostają one ściśle związane z wymaganiami dotyczącymi przedmiotu zamówienia (pkt III.1.10 SIWZ) i ustalonym w SIWZ sposobem potwierdzania, że oferowane usługi spełniają wymagania SIWZ (pkt VI.1.3 SIWZ). Służą one zapewnieniu jak najlepszego wykonania zamówienia poprzez udzielanie zamówienia takim wykonawcom, którzy dają rękojmię jego należytego wykonania w szczególności poprzez to, że dysponują już odpowiednimi kanałami dystrybucji.

Zwłaszcza w obecnej sytuacji w ocenie Zamawiającego nie może on pozwolić sobie na udzielanie zamówienia takim wykonawcom, którzy dopiero zamierzają rozpocząć starania o zawarcie ze szpitalami umów umożliwiających dystrybucję wyprawek w tych placówkach. Żaden przepis ustawy Pzp nie nakazuje Zamawiającemu umożliwienia udziału w postępowaniu dowolnie szerokiego kręgu wykonawców, jeśli mogłoby to spowodować ryzyko obniżenia poziomu świadczenia i nie spełnienie celów i potrzeb publicznych, dla których Zamawiający organizuje postępowanie.

Potwierdza to stanowisko orzecznicze Krajowej Izby Odwoławczej: „(…) Nie ma bowiem podstaw do wykładania zasady zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców oraz proporcjonalności, jako konieczności akceptacji przez zamawiającego każdego świadczenia – w tym przedmiotu najtańszego, o niskiej jakości, czy o minimalnych parametrach, a nawet niezgodnego z uzasadnionymi potrzebami jednostki zamawiającej – wyłącznie dlatego, że zamówienie mógłby realizować szerszy krąg wykonawców.” (wyrok z dnia 3 października 2019 r., KIO 1828/19, por. także np. wyroki (wyrok z dnia 12.03.2018 r., KIO 329/18, wyrok z 20.12.2018 r., KIO 2501/18, wyrok z dnia 10.08.2018 r., KIO 1481/18, wyrok z dnia 27.04.2018 r., KIO 716/18, wyrok z dnia 12.05.2017 r., KIO 843/17, wyrok Sądu Okręgowego w Gdańsku z dnia 06.05.2009 r., sygn. akt XII Ga 143/09).

Pytanie 5

Czy ilość pakietów przekazanych do dystrybucji jest zależna od liczby szpitali wskazanych przez Wykonawcę w ofercie? Zamawiający nie wie jaką liczbę placówek wskaże Wykonawca, a zna ilość 300 tysięcy. Jak te wielkości mają się do siebie?

Odpowiedź 5

Ilość pakietów zakładanych przez Zamawiającego do dystrybucji nie jest zależna od liczby szpitali wskazanych przez Wykonawcę w ofercie. Wynika ona przede wszystkim z założeń Zamawiającego bazujących na statystykach dzietności w Polsce (miesięcznie w Polsce rodzi się około 30 tysięcy dzieci) i doświadczeniu z wcześniejszych okresów realizacji tego rodzaju dystrybucji.

Zamawiającemu zależy na jak najszerszym zasięgu, aby jak największa liczba nowo narodzonych dzieci otrzymała pakiety.

Pytanie 6

Czy nie jest wskazane, aby Zamawiający określił minimalny procent spośród wszystkich oddziałów położniczych do których oczekuje się dystrybucji materiałów (wówczas kryterium 2 powinno zostać usunięte, a Zamawiający będzie znał liczbę placówek do których minimalnie dotrą materiały).

Odpowiedź 6

Zamawiającemu zależy na jak najszerszym zakresie dystrybucji i jak najszerszym dotarciu do grupy docelowej. Tym zdeterminowany jest wymóg przedmiotowy minimalnej liczby szpitali (pkt III.1.10 SIWZ). Z tym związane jest także kryterium oceny ofert (pkt XIV.1 poz. 2 SIWZ), które umożliwia uzyskanie wyższej oceny w razie zapewnienia dystrybucji w większej ilości placówek, niż minimalna.

Pytanie 7

Czy wymagane jest zgłoszenie akcesu do przetargu, czy wystarczające jest dostarczenie wymaganych dokumentów do 25. marca?

Odpowiedź 7

Patrz: odpowiedź 1.

Pytanie 8

PKT XI Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ)

pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający upoważnienie do podpisania oferty – w przypadku, gdy upoważnienie do podpisania oferty nie wynika bezpośrednio z załączonego do oferty dokumentu (oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez notariusza);

Pytanie: czy jeżeli pełnomocnictwo osoby do podpisywania oferty w imieniu spółki wynika z zapisów powszechnie dostępnych na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości xxxxx://xxx.xxx.xx/xxx/xxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxx, to jest ono wystarczające i nie wymaga dodatkowego potwierdzenia notarialnego?

Odpowiedź 8

Patrz: odpowiedź 2.

Pytanie 9

PKT III Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) 1. Pakiet ma być częścią tzw.

„wyprawki dla dziecka”, którą rodzice nowo narodzonych dzieci otrzymują w szpitalu;

Pytanie: Czy w wykazie oddziałów położniczych szpitali, stanowiącym zał. nr 5 możliwe jest wskazanie szpitali, w których na podstawie odrębnej, już podpisanej umowy o dystrybucji pakietu składającego się z książki „Pierwsze wiersze dla…” i broszury „Książką połączeni, czyli o roli czytania w życiu dziecka”, może być realizowana dystrybucja pakietu promocyjnego poza wyprawką dla dziecka?

Odpowiedź 9

Patrz: odpowiedź 3.

Pytanie 10

Czy pod nazwą „oddziały położnicze” można rozumieć zarówno oddziały położnicze, jak i noworodkowe?

Odpowiedź 10

Zamawiający potwierdza, że pod nazwą „oddziały położnicze” można rozumieć także oddziały noworodkowe.

Przez oddziały położnicze na potrzeby niniejszego Zamówienia i SIWZ należy rozumieć wszelkie oddziały w szpitalach i innych placówkach medycznych w Polsce, na których odbywają się porody (w tym wskazane w pytaniu oddziały noworodkowe, ale także neonatologiczne, ginekologiczno-położnicze, położniczo-noworodkowe itp.).

II. Zamawiający informuje, że w związku z udzielonymi wyjaśnieniami ulega zmianie dotychczasowy termin składania ofert. Nowy termin zostaje ustalony do dnia 30.03.2020 r., godz. 12:00. Otwarcie ofert odbędzie się tego dnia o godz. 12:15.

Niniejsze wyjaśnienia stają się integralną częścią Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.

Zamawiający prosi o potwierdzenie otrzymania niniejszej wiadomości.

Xxxxxxx Xxxxxxxx

Dyrektor Instytutu Książki