Ogólne warunki sponsorowania konferencji

Ogólne warunki sponsorowania konferencji

1. Niniejsze Ogólne Warunki Sponsorowania Konferencji mają zastosowanie do wszelkich umów, uzgodnień i porozumień, na podstawie których Boehringer Ingelheim sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie sponsoruje konferencje .

2. Przez „sponsorowanie konferencji” rozumie się aktywności reklamowe Boehringer Ingelheim sp. z

o.o. z siedzibą w Warszawie, w rozumieniu art. 52 ust. 2 pkt 6 ustawy z dnia 6 września 2001 r. Prawo farmaceutyczne.

Rozdział I Definicje

Funkcjonariusz Publiczny - jakikolwiek urzędnik lub pracownik krajowych lub zagranicznych instytucji rządowych, jakiegokolwiek wydziału, organizacji, partii politycznej lub pochodnych tych instytucji (w tym urzędnik i pracownik jednostek kontrolowanych przez organizacje rządowe) lub urzędnik lub pracownik jakichkolwiek publicznych organizacji międzynarodowych jak również wszelkich osób działających na rzecz lub w imieniu ww. instytucji krajowych i międzynarodowych, a także pracownik służby zdrowia, pracujący w podmiotach prowadzących działalność leczniczą, nadzorowanych, kontrolowanych (również kapitałowo) i finansowanych przez Skarb Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego;

Informacje poufne - wszelkie informacje dotyczące współpracy pomiędzy Sponsorem a Organizatorem oraz realizacji umów zawartych pomiędzy nimi, a także wszelkie informacje oraz know – how należące do Sponsora lub jakiegokolwiek podmiotu powiązanego ze Sponsorem dotyczące ich działalności, stanu finansów, planów, technologii, produktów, procesów produkcyjnych, umów, zasad prowadzenia działalności, prowadzonej działalności marketingowej, pracowników, klientów, dostawców, stosunków handlowych oraz innych spraw natury poufnej, uzyskanych w jakiejkolwiek formie, w tym w formie dokumentów lub nośników elektronicznych, rysunków, wydruków, próbek oraz informacji w formie ustnej, a także wizualnej;

Konferencja – spotkanie, kongres, zjazd , o charakterze naukowym oraz promocyjnym, organizowany przez Organizatora przy współudziale Sponsora;

Organizator - podmiot prowadzący działalność w zakresie organizacji i przeprowadzania Konferencji; OWSK – niniejsze Ogólne warunki sponsorowania konferencji, określające zasady współpracy Sponsora i Organizatora w związku z Konferencją;

Prawo Farmaceutyczne - ustawa Prawo Farmaceutyczne z dnia 6 września 2001 roku (t.j. Dz.U. z 2019 poz. 499);

Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie reklamy produktów leczniczych - Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie reklamy produktów leczniczych z dnia 21 listopada 2008 roku (Dz. U. 210 poz. 1327);

Sponsor - BOEHRINGER INGELHEIM sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, xx. Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, wpisana do rejestru przedsiębiorców, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Miasta Stołecznego Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000017946, o kapitale zakładowym w wysokości: 6 548 100,00 PLN, NIP: 000-00-00-000; Umowa - umowa sponsoringu zawarta pomiędzy Sponsorem, a Organizatorem w oparciu o OWSK oraz na podstawie Zamówienia;

Przepisy o ochronie danych osobowych - ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000) i Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);

Zamówienie - zamówienie to dokument systemowy generowany poprzez system wewnętrzny Sponsora na podstawie oferty od Organizatora.

Rozdział II

Postanowienia Ogólne

1. Z uwagi na chęć rozpowszechniania wiedzy medycznej- weterynaryjnej, jak również ułatwianiem dostępu do takiej wiedzy i informacji, Sponsor sponsoruje Organizatora oraz planowaną przez niego Konferencję w zamian za uzyskanie od Organizatora tytułu Sponsora oraz określonych świadczeń, mających na celu umożliwienie Sponsorowi prowadzenia działań reklamowych w trakcie Konferencji.

2. Niniejsze OWSK określają zasady współpracy Sponsora i Organizatora w związku ze sponsorowaniem Konferencji przez Sponsora.

3. Złożenie przez Organizatora Zamówienia jest jednoznaczne z akceptacją postanowień niniejszych OWSK i wolą zawarcia Umowy.

4. Umowa zostaje zawarta z chwilą doręczenia Zamówienia przez Sponsora do Organizatora wraz z potwierdzeniem jego treści oraz przyjęciem do realizacji.

Rozdział III Świadczenia Organizatora

1. Organizator zorganizuje i przeprowadzi Konferencję wskazaną przez Organizatora w określonym w Zamówieniu dniu (dniach) i miejscu.

2. Organizator zrealizuje na rzecz Sponsora wszystkie lub wybrane w Zamówieniu poniższe aktywności:

a) przyznanie Sponsorowi stosownego tytułu w związku z Konferencją, (np. Partner Konferencji, Główny Sponsor, Sponsor) wraz z wyłącznym lub niewyłącznym prawem jego używania podczas Konferencji;

b) zamieszczenie informacji o sponsorowaniu Konferencji przez Sponsora w oficjalnych materiałach przygotowanych przez Organizatora dla uczestników Konferencji;

c) zamieszczenie znaku reklamującego Sponsora na okładce zaproszenia skierowanego do każdej z osób zaproszonych do uczestnictwa w Konferencji;

d) zamieszczenie znaku reklamującego Sponsora na stronach internetowych Konferencji;

e) udostępnienie Sponsorowi powierzchni wystawienniczej o określonej przez Sponsora w porozumieniu z Organizatorem powierzchni wyrażonej w m2 z zapewnionym dostępem do przyłączy elektrycznych w budynku, w którym zostanie przeprowadzona Konferencja, z prawem do organizacji własnego stoiska wystawienniczego na tej powierzchni w trakcie Konferencji;

f) przyznanie Sponsorowi prawa do dystrybucji własnych materiałów reklamowych w trakcie Konferencji, w tym umożliwienie umieszczenia materiałów promocyjnych Sponsora w teczkach kongresowych przeznaczonych dla uczestników Konferencji;

g) umożliwienie Sponsorowi zaproszenia wykładowcy/ów, który przeprowadzi wykład skierowany do uczestników Konferencji, na temat ustalony przez Sponsora (zgodny z tematyką Konferencji);

h) umożliwienie Sponsorowi zaproszenia określonej liczby uczestników Konferencji (jednostkowe zaproszenie o ustalonej wartości wyrażonej w zł netto).

Sponsor zastrzega sobie prawo do ustalenia innych, dodatkowych zobowiązań Organizatora, po konsultacji z Organizatorem.

3. Organizator umożliwi uczestnictwo w Konferencji zaproszonym przez Sponsora uczestnikom na podstawie listy zaproszonych osób (imię i nazwisko) dostarczonej przez Xxxxxxxx, który jest administratorem danych osobowych w rozumieniu przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.

4. Organizator poda Sponsorowi nie później niż do dnia, w którym Konferencja ma miejsce

wartość jednostkowego zaproszenia do uczestnictwa w Konferencji (o ile nie została podana Sponsorowi wcześniej),

W przypadku gdy podanie wartości tej nie jest możliwe, Organizator niezwłocznie poinformuje o tym Sponsora wraz z podaniem przyczyn.

5. Organizator zapewni, aby Konferencja została zorganizowana i przeprowadzona zgodnie z wszelkimi mającymi zastosowanie wymaganiami określonymi w odpowiednich przepisach prawa, w szczególności w ustawie Prawo Farmaceutyczne, w rozporządzeniu Ministra Zdrowia w sprawie reklamy produktów leczniczych oraz w kodekach branżowych przyjętych przez Sponsora lub uczestników Konferencji.

6. W szczególności Organizator zapewni, że w trakcie Konferencji jego uczestnikom nie będą oferowane żadne przejawy gościnności wykraczające poza główny cel Konferencji.

7. Organizator dołoży wszelkich starań, aby sprawnie wykonywać usługi wynikające z OWSK, z zachowaniem należytej staranności i sumienności, z pomocą profesjonalnego, odpowiednio wyszkolonego i kompetentnego personelu.

8. W ramach wykonywania obowiązków wynikających z niniejszych OWSK, Organizator będzie działać w charakterze niezależnego wykonawcy. Możliwość powierzenia przez Organizatora wykonywania usług wynikających z niniejszych OWSK podwykonawcom uzależniona jest od uprzedniej pisemnej zgody Sponsora.

Rozdział IV Świadczenia Sponsora

1. Z tytułu świadczeń Organizatora, o których mowa w Rozdziale III OWSK, Sponsor zapłaci określoną w Zamówieniu kwotę wyrażoną w PLN brutto (łącznie z VAT), stanowiącą wynagrodzenie Organizatora.

2. Sponsor deklaruje, że Zamówienia o których mowa w niniejszym OWSK powinny określać termin, miejsce rozpoczęcia Konferencji oraz, że są ważne bez podpisu oraz pieczęci osób uprawnionych do zaciągania zobowiązań ze strony Sponsora, o ile będą składane w formie elektronicznej.

3. Kwota określona w ust. 1 powyżej płatna będzie na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT, w terminie 30 dni od daty doręczenia faktury, na rachunek bankowy w niej wskazany. Organizator nabywa prawo do wystawienia faktury po zrealizowaniu wszystkich zobowiązań określonych w OWSK i zakończeniu Konferencji.

4. Sponsor nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek zobowiązania zaciągnięte przez Organizatora wobec osób trzecich w związku z organizacją i przeprowadzeniem Konferencji.

5. Za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Sponsora.

Rozdział V Odpowiedzialność

1. W przypadku niewywiązania się przez Organizatora ze zobowiązań nałożonych na niego na podstawie niniejszych OWSK, w szczególności w razie odwołania lub zmiany terminu Konferencji bez uprzedniej zgody Sponsora, Organizator będzie zobowiązany do niezwłocznego zwrotu otrzymanej kwoty sponsoringu oraz do zapłaty kary umownej w wysokości 20 % tej kwoty.

2. W przypadku rezygnacji z udziału w Konferencji przez Sponsora i odstąpienia od Umowy zawartej na podstawie OWSK w terminie późniejszym niż na 30 dni przed planowaną datą Konferencji, Sponsor zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Organizatora kary umownej w wysokości 20 % kwoty sponsoringu oraz zwrotu udokumentowanych i uzasadnionych wydatków poniesionych przez Organizatora w związku z wykonywaniem postanowień OWSK.

3. Kara umowna oraz zwrot wydatków, o których mowa w pkt 2 powyżej, zostaną potrącone z nierozliczonej zaliczki wpłaconej przez Sponsora. Pozostałą część zaliczki Organizator zobowiązany jest zwrócić Sponsorowi w terminie 14 dni od dnia rozwiązania Umowy.

4. W sytuacji gdyby zorganizowanie Konferencji przez Organizatora okazało się niemożliwe z przyczyn niezależnych od Organizatora, w szczególności jeżeli Organizator nie pozyska wystarczających środków na sfinansowanie Konferencji, Umowa ulega rozwiązaniu na mocy porozumienia Stron, a wpłacone przez Sponsora zaliczki zostaną niezwłocznie zwrócone przez Organizatora w pełnej wysokości.

Rozdział VI Współpraca i poufność

1. W ramach wykonywania postanowień OWSK Sponsor i Organizator współdziałają ze sobą zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz dobrymi obyczajami panującymi w obrocie prawnym.

2. W celu realizacji Umowy, w tym ponownego wykorzystania danych przy zawieraniu przyszłych umów, Sponsor będzie przetwarzał dane Organizatora i osób go reprezentujących na zasadach określonych w Rozdziale VIII OWSK.

3. Organizator zachowa w poufności wszelkie Informacje Poufne, o których powziął lub poweźmie wiadomość w trakcie współpracy ze Sponsorem.

4. Zobowiązanie do zachowania w poufności oznacza zobowiązanie do nieprzekazywania i nieujawniania osobom trzecim Informacji Poufnych oraz do niewykorzystywania Informacji Poufnych dla własnych celów, poza celami związanymi bezpośrednio ze współpracą na gruncie OWSK.

Rozdział VII Klauzula Antykorupcyjna

1. Organizator będzie w pełni przestrzegał wszelkich obowiązujących regulacji anty-korupcyjnych, w tym w szczególności obowiązujących przepisów prawa oraz kodeksów branżowych lub zawodowych. Bez uszczerbku dla powyższego, Organizator w szczególności nie będzie, bezpośrednio lub pośrednio, w związku z działalnością Sponsora lub w związku z Umową:

- proponował, obiecywał, przekazywał ani brał udziału w przekazywaniu korzyści majątkowych lub osobistych ani jakichkolwiek udogodnień, Funkcjonariuszom Publicznym, będącymi osobami fizycznymi lub powiązanymi z nimi osobami prawnymi lub jakimkolwiek osobom trzecim w zamian za jakiekolwiek działanie lub poradę mającą na celu spełnienie, uzyskanie lub utrzymanie (a) wymogów regulacyjnych, (b) jakiejkolwiek działalności gospodarczej, w tym wszelkich transakcji handlowych, których stroną jest Sponsor lub które w inny sposób są związane z Umową i OWSK (c) jakichkolwiek innych nieuzasadnionych korzyści;

- przekazywał jakichkolwiek korzyści majątkowych Funkcjonariuszom Publicznym, bez wcześniejszej zgody Sponsora, bez względu na to czy taka korzyść może stanowić niedozwoloną korzyść majątkową, w tym łapówkę;

- przekazywał jakichkolwiek korzyści majątkowych podwykonawcom, agentom lub innym osobom trzecim w celu proponowania, obiecywania, przekazywania, otrzymywania, zabiegania lub brania udziału w przekazywaniu ww. korzyści, lub wynagradzania kogokolwiek za przekazywanie ww. korzyści (w tym łapówek) Funkcjonariuszom Publicznym; lub

- żądał, przyjmował obietnic lub jakichkolwiek korzyści majątkowych lub osobistych, od jakiejkolwiek osoby fizycznej lub prawnej dla siebie lub dla osoby trzeciej, w zamian za udzielenie innej osobie fizycznej lub prawnej nieuczciwych preferencji w nabyciu towarów lub usług w powiązaniu z Umową lub OWSK.

2. Organizator niezwłocznie zgłosi Sponsorowi jakiekolwiek podejrzenia w zakresie przeszłych, obecnych lub przyszłych potencjalnych naruszeń niniejszej Klauzuli Antykorupcyjnej. Jeśli Organizator ma jakiekolwiek wątpliwości dotyczące tego czy dane zachowanie w rzeczywistości narusza niniejszą Klauzulę Antykorupcyjną, ma obowiązek skontaktować się ze Sponsorem i nie podejmować żadnych decyzji lub działań, do czasu otrzymania w tym zakresie decyzji Sponsora.

3. Organizator zapewni, że jego pracownicy, współpracownicy, podwykonawcy lub agenci zostaną odpowiednio przeszkoleni w zakresie niniejszej Klauzuli Antykorupcyjnej.

4. Organizator przyjmuje do wiadomości i wyraża zgodę na przeprowadzenia przez Sponsora, na jego koszt, w każdym czasie, z odpowiednim uprzedzeniem, audytu dokumentacji prowadzonej przez Organizatora w związku z zawarciem Umowy, w celu zapewnienia zgodności tej dokumentacji z Umową oraz obowiązującymi przepisami prawa, z zachowaniem wysokiego poziomu poufności danych uzyskanych w wyniku audytu. Dodatkowo, na żądanie Sponsora, Organizator potwierdzi w formie wymaganej przez Sponsora, zgodność wykonywanych czynności z OWSK oraz obowiązującymi przepisami prawa.

5. Jakiekolwiek naruszenie niniejszej Klauzuli Antykorupcyjnej przez Organizatora stanowi ciężkie naruszenie OWSK oraz Umowy. Niezależnie od innych sankcji przewidzianych w przepisach prawa lub w OWSK, Sponsor może wypowiedzieć Umowę z uzasadnionych przyczyn i ze skutkiem natychmiastowym.

6. Organizator jest świadomy, że Sponsor wyklucza współpracę z potencjalnymi kontrahentami, którzy angażują się w łapownictwo lub jakąkolwiek inną formę korupcji lub oszustwa, również mających związek z postępowaniami przetargowymi i negocjowaniem umów.

7. Organizator zwalnia Sponsora z jakiejkolwiek odpowiedzialności za wszelkie szkody (w tym utracone korzyści) wynikłe z naruszenia przez Xxxxxxxx, jego pracowników, współpracowników, podwykonawców lub agentów niniejszej Klauzuli Antykorupcyjnej lub jakichkolwiek obowiązujących przepisów prawa.

Rozdział VIII Dane Osobowe

1. Informacja na temat przetwarzania danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest: Boehringer Ingelheim Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy xx. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx

Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu:

• zawarcia i wykonania Umowy – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania danych do zawarcia i wykonywania Umowy,

• ewentualnie w celu dochodzenia roszczeń związanych z zawartą z Umową – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora; uzasadnionym interesem administratora jest możliwość dochodzenia przez niego roszczeń.

Odbiorcy danych

Dostęp do danych osobowych mogą mieć następujący odbiorcy danych:

• upoważnieni pracownicy administratora danych,

• usługodawcy, którym w drodze umowy powierzono przetwarzanie danych osobowych na potrzeby realizacji usług świadczonych dla administratora danych, w szczególności podmioty takie, jak dostawcy usług IT, firmy księgowe, kancelarie prawne i audytorzy zewnętrzni, oraz ich upoważnieni pracownicy - w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania zleconych im usług,

• podmioty stowarzyszone ze SPONSOREM dla celów wykonania Umowy.

Przekazywanie danych poza obszar EOG

Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do odbiorców znajdujących się w państwach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Okres przechowywania danych

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do momentu przedawnienia roszczeń z tytułu Umowy lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa, w szczególności obowiązku przechowywania dokumentów księgowych dotyczących Umowy.

Zasady gromadzenia danych

Podanie danych osobowych przez osobę, której dane dotyczą jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji Umowy.

Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

Przysługuje Pani/Panu prawo:

• dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania. W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu administratora, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych. Organizator ma

również prawo do wycofania udzielonych zgód. Wycofanie zgód nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych, zanim zostały wycofane.

• do przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od administratora Pani/Pana danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w przypadku, kiedy Pani/Pana dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania Umowy lub przetwarzane na podstawie zgody. Może Pani/Pan przesłać te dane innemu administratorowi danych.

• do ograniczenia przetwarzania danych lub do ich usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”),

• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych oraz realizacją praw przysługujących osobom, których te dane dotyczą można kontaktować się z administratorem danych kierując korespondencję na adres poczty elektronicznej Inspektora Ochrony Danych (IOD): iod.waw@boehringer- xxxxxxxxx.xxx.

2. Sponsor jako administrator danych w celu wykonania Umowy oraz wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa i Kodeksu Etyki Lekarza Weterynarii, będzie przetwarzać dane osobowe Organizatora, w szczególności: nazwisko, imiona, datę urodzenia, adres zamieszkania, adres wykonywania działalności gospodarczej, kraj pochodzenia, nazwę i adres głównego pracodawcy, numer telefonu, adres poczty elektronicznej, rodzaj i poziom specjalizacji, dyplom (dyplomy) studiów wyższych, życiorys i historię kariery zawodowej, numer prawa wykonywania zawodu, NIP, historię współpracy ze Sponsorem lub podmiotami stowarzyszonymi ze Sponsorem, datę i kraj prowadzenia takiej współpracy, jak również kwotę i rodzaje płatności.

3. Sponsor będzie przetwarzał dane Organizatora w wewnętrznej bazie Kontrahentów, również po wygaśnięciu Umowy, co pozwoli Sponsorowi na ponowne ich wykorzystanie przy zawieraniu ewentualnych umów z Organizatorem w przyszłości.

Rozdział IX

Postanowienia końcowe

1. Wszelkie odstępstwa od niniejszych OWSK wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami OWSK zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.

3. Spory powstałe w związku z Umową zawartą w oparciu o niniejsze OWSK na podstawie Zamówienia rozstrzygać będzie sąd właściwy miejscowo dla siedziby Sponsora.