UMOWA NR ………

Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego

UMOWA NR ………

O ŚWIADCZENIE USŁUG REKRUTACYJNYCH

zawarta dnia r. (zwana dalej „Umową”) pomiędzy:

Sieć Badawcza XXXXXXXXXXX – PORT Polski Ośrodek Rozwoju Technologii z siedzibą we Wrocławiu, przy xx. Xxxxxxxxxxxxx 000, 00-000 Xxxxxxx, państwową osobą prawną działającą w formie instytutu wchodzącego w skład Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx, posiadającą osobowość prawną, działającą na podstawie wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym o numerze 0000850580, posiadającą numer identyfikacji podatkowej XXX 0000000000,

reprezentowaną przez:

……………………… na podstawie pełnomocnictwa nr ……………………… z dnia

……………………………………….

zwaną w dalszej części niniejszej Umowy „Zamawiającym”,

a

……………………… siedzibą w , wpisaną do rejestru:

…………………………………………….., posiadającą numer KRS: ,

NIP: ,

reprezentowaną przez:

………………………………………………………………………,

zwana w dalszej części niniejszej Umowy „Wykonawcą”,

zwanymi w dalszej części niniejszej Umowy łącznie „Stronami” lub pojedynczo

„Stroną”.

zwanych dalej łącznie Stronami, a każde z osobna Stroną.

Preambuła

1. Niniejsza Umowa została zawarta bez stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy.

2. Na podstawie niniejszej Umowy Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia na rzecz Zamawiającego usług rekrutacyjnych (headhunterskich), w zamian za wynagrodzenie w kwocie [   ] zł netto (słownie: [ ]), w przez okres [ ] miesięcy od dnia zawarcia Umowy i na zasadach każdorazowo szczegółowo wskazanych w Umowie.

3. Niniejsza Preambuła nie ma charakteru normatywnego.

§ 1

PRZEDMIOT UMOWY

1. Przedmiotem Umowy jest określenie praw i obowiązków Stron w związku ze stałą współpracą pomiędzy Stronami w zakresie poszukiwań, doboru i zaprezentowania Zamawiającemu kandydatów na wskazane przez Xxxxxxxxxxxxx stanowiska, którzy spełniać będą określone przez Zamawiającego wymagania (usługi headhunterskie).

Szczegółowy przedmiot Umowy określony został w załączniku nr 1 do Umowy – opis

przedmiotu zamówienia.

2. Usługi będą zlecane przez Zamawiającego poprzez przekazanie Wykonawcy Zamówienia, przygotowanego zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszej Umowy („Zamówienie”), zawierającego co najmniej szczegółowy opis stanowiska i wymagania stawiane kandydatom.

3. Zamówienie będzie przekazywane przez Zamawiającego Wykonawcy w formie elektronicznej, przez osoby wskazane w § 10 ust. 1 lit. a). Wykonawca potwierdzi otrzymanie Zamówienia w terminie 2 dni roboczych (które na potrzeby niniejszej Umowy rozumiane są jako dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy) od dnia otrzymania Zamówienia.

4. Wykonawca wyszukuje kandydatów, którzy spełniać będą określone przez Zamawiającego wymagania na stanowisko wskazane w Zamówieniu oraz w innych przekazanych Wykonawcy dokumentach.

§ 2

WYŁĄCZNOŚĆ

Strony postanawiają, iż informacja o wyłączności w zakresie realizacji Przedmiotu Umowy będzie każdorazowo określana indywidualnie dla danego Zamówienia przez Zamawiającego i wskazywana wyraźnie w Zamówieniu. W braku takiego wyraźnego wskazania, uznaje się, że rekrutacja objęta Zamówieniem nie jest zlecona Wykonawcy do realizacji na prawach wyłączności. Za wyłączność w rozumieniu niniejszej Umowy rozumie się to, że Zamawiający nie będzie korzystał z podmiotów trzecich, ale wciąż może prowadzić rekrutację samodzielnie.

§ 3

ZASADY PRZEPROWADZENIA PROCESU REKOMENDACJI KANDYDATÓW

1. W ramach uruchomienia Zamówienia na poszukiwanie kandydata na dane stanowisko wskazane przez Zamawiającego, Wykonawca w szczególności ustali grupę docelową potencjalnych kandydatów, wybierze kanały rekrutacyjne, opublikuje ogłoszenie rekrutacyjne, uruchomi działania direct search'owe, dotrze do potencjalnych kandydatów, przygotuje oraz przedstawi, zgodnie z ust. 6, raporty progresji prac związanych z poszukiwaniem kandydatów (dalej jako „Raport Progresji”) , a następnie listę potencjalnych kandydatów i status rozmów z kandydatami oraz przygotuje listę rekomendowanych kandydatów, o której mowa w ust. 2.

2. Wykonawca w ciągu maksymalnie 6 (sześciu) tygodni od przyjęcia Zamówienia od Zamawiającego przedstawi Zamawiającemu listę rekomendowanych kandydatów, obejmującą minimum 5 (pięciu) kandydatów dla jednego stanowiska spełniających wymagania określone przez Zamawiającego (wskazane w Zamówieniu oraz w innych przekazanych Wykonawcy dokumentach) i wyrażających chęć podjęcia zatrudnienia u Zamawiającego, wraz z indywidualnymi raportami na temat każdego kandydata, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszej Umowy („Raport”). Raporty będą przesyłane w formie elektronicznej, na adres e-mail wskazany w § 10 ust. 1 lit. a).

3. Raporty uwzględniać będą w szczególności przebieg kariery zawodowej, wykształcenie, doświadczenie zawodowe, opis kluczowych umiejętności, profil osobowościowy, motywację kandydatów do podjęcia zatrudnienia oraz wnioski z rozmów rekrutacyjnych przeprowadzonych przez Wykonawcę.

4. Raporty będą zawierać również kluczowe informacje na temat kandydatów, mające istotne znaczenie przy podjęciu decyzji o ich zatrudnieniu, w tym x.xx.: możliwy termin podjęcia współpracy z Zamawiającym, oczekiwania finansowe wraz z bonusami i dodatkowymi pakietami.

5. Prezentacja Zamawiającemu Raportu o kandydacie będzie poprzedzona przesłaniem przez Wykonawcę Zamawiającemu, na adres e-mail wskazany w § 10 ust. 1 lit. a), imienia i nazwiska kandydata, celem weryfikacji, czy nie został on wcześniej zaangażowany w procesy rekrutacyjne prowadzone przez Zamawiającego. Wcześniejsze zaangażowanie w procesy rekrutacyjne oznacza, iż Zamawiający z innego źródła niż Wykonawca pozyskał CV tego kandydata. Jeżeli Zamawiający poinformuje Wykonawcę o wcześniejszym zaangażowaniu danej osoby w proces rekrutacyjny Wykonawca nie przedstawi Zamawiającemu Raportu na temat tej osoby a jej ewentualne zatrudnienie nie będzie powodowało po stronie Zamawiającego obowiązku zapłaty wynagrodzenia Wykonawcy, o którym mowa w § 4 ust. 1 Umowy. Zamawiający informuje Wykonawcę o wcześniejszym zaangażowaniu danej osoby w proces rekrutacyjny w ciągu maksymalnie 3 dni (trzech dni roboczych).

6. Wykonawca zobowiązuje się do przedstawiania cotygodniowych Raportów Progresji dotyczących postępów w realizacji Przedmiotu Umowy. Raporty Progresji zawierać będą informacje dotyczące listy miejsc (organizacji, firm), w których Wykonawca poszukiwać będzie kandydatów, informacje dotyczące zidentyfikowanych kandydatów do danego stanowiska, włącznie z imieniem i nazwiskiem, nazwą stanowiska, nazwą aktualnego pracodawcy, statusem rozmów z kandydatami oraz komentarzem Wykonawcy. Raporty będą przesyłane w formie elektronicznej, na adres e-mail wskazany w § 10 ust. 1 lit. a), do końca tygodnia kalendarzowego za poprzedni tydzień kalendarzowy.

7. Zamawiający zobowiązuje się do organizacji spotkań z kandydatami rekomendowanymi przez Wykonawcę i zaakceptowanymi przez Zamawiającego w terminie do 15 (piętnastu) dni roboczych od daty zaakceptowania, w sposób, o którym mowa w § 4 ust. 2 zdanie 4, przez Zamawiającego listy rekomendowanych kandydatów, chyba że zawiadomi wcześniej Wykonawcę, że z przyczyn uzasadnionych ważnymi względami Zamawiającego lub leżących po stronie kandydata dotrzymanie tego terminu będzie nie możliwe oraz wyznaczy inny termin. Termin spotkań z kandydatami ustala Zamawiający.

8. Zamawiający zobowiązuje się w terminie nie dłuższym niż w ciągu 10 (dziesięć) dni roboczych od daty zakończenia ostatniego etapu procesu weryfikacji zarekomendowanego kandydata, przekazać Wykonawcy za pośrednictwem poczty elektronicznej, decyzję dotyczącą zarekomendowanego kandydata. Przekazanie decyzji, o której mowa w zdaniu poprzedzającym nie rodzi jakiegokolwiek zobowiązania Zamawiającego względem Wykonawcy. Zamawiający samodzielnie ustala ilość i czas trwania poszczególnych etapów rekrutacji zarekomendowanych kandydatów.

9. Podpisanie przez Xxxxxxxxxxxxx z kandydatem umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, kontraktu menedżerskiego bądź nawiązanie jakiekolwiek innego stosunku prawnego mającego na celu świadczenie pracy lub wykonywanie usług będzie równoznaczne z zakończeniem procesu rekrutacji.

10. Zamawiający zobowiązuje się do powiadomienia Wykonawcy o podpisaniu któregokolwiek z dokumentów, o których mowa w ust. 9 za pośrednictwem poczty elektronicznej w terminie do 5 (pięciu) dni roboczych.

§ 4

WYNAGRODZENIE

1. W przypadku prawidłowego wykonania zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy przez Wykonawcę, Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie za realizację Umowy liczone w następujący sposób i w następującej w wysokości:

1) prowizja w wysokości ……….% rocznego wynagrodzenia podstawowego (zasadniczego) brutto zatrudnionego kandydata (dla stanowisk menedżerskich: Dyrektor, Kierownik, Menedżer),

2) prowizja w wysokości ……….% rocznego wynagrodzenia podstawowego (zasadniczego) brutto zatrudnionego kandydata (dla stanowisk specjalistycznych/eksperckich),

2. Prowizja zostanie powiększona o podatek VAT, zgodnie z właściwą stawką podatku.

3. Prowizja będzie należna Wykonawcy po podpisaniu przez Zamawiającego z kandydatem przedstawionym przez Wykonawcę umowy, o której mowa w § 3 ust. 9. Podwyższenie wynagrodzenia kandydata, po zawarciu umowy, o której mowa w § 3 ust. 9 nie ma wpływu na wysokość wynagrodzenia prowizyjnego Wykonawcy.

4. Strony ustalają, że wysokość wynagrodzenia Wykonawcy za wszystkie zrealizowane usługi rekrutacyjne nie przekroczy kwoty [ _] zł (słownie: [ ]). W sytuacji osiągnięcia limitu, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, niniejsza Umowa ulega rozwiązaniu.

5. Płatności, o których mowa w niniejszej Umowie będą dokonywane na podstawie faktur wystawionych przez Wykonawcę, w terminie 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury, przelewem na rachunek bankowy podany na fakturze, pod warunkiem, że rachunek bankowy będzie zarejestrowany w wykazie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT, prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (tzw. biała lista podatników VAT) (dalej jako „Biała Lista VAT”).

6. W przypadku, gdy rachunek bankowy wskazany w fakturze VAT nie znajduje się na Białej Liście VAT, Wykonawca upoważnia Zamawiającego do wstrzymania się z zapłatą wynagrodzenia do czasu wystawienia faktury VAT zawierającej rachunek bankowy znajdujący się na Białej Liście VAT.

7. W sytuacji, gdy wynagrodzenie powinno być płatne z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, Wykonawca zobowiązuje się do umieszczenia na fakturze VAT wyrazów "mechanizm podzielonej płatności".

8. W przypadku, gdy zgodnie z przepisami prawa wynagrodzenie powinno być płatne z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, a Wykonawca w fakturze VAT nie zawarł dopisku, o którym mowa w ust. 7, Wykonawca upoważnia Zamawiającego do wstrzymania się z zapłatą wynagrodzenia do czasu prawidłowego wystawienia faktury VAT. W przypadku, gdy zgodnie z przepisami prawa wynagrodzenie powinno być płatne z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, Zamawiający może również dokonać zapłaty wynagrodzenia z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, niezależnie od umieszczenia przez Wykonawcę na fakturze VAT dopisku, o którym mowa w ust. 7.

9. Za dzień zapłaty wynagrodzenia uważany będzie dzień obciążenia rachunku

bankowego Zamawiającego.

10. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 przysługiwać będzie Wykonawcy także wtedy, gdy zarekomendowany przez Wykonawcę kandydat otrzymał informację negatywną co do zatrudnienia na stanowisku określonym w Zamówieniu, ale został zatrudniony bezpośrednio przez Zamawiającego na inne stanowisko, które nie było

objęte realizacją danego Zamówienia. Zasada ta obowiązuje przez 18 miesięcy od dnia złożenia Zamówienia.

11. W przypadku, gdy Zamawiający zatrudni więcej niż jednego kandydata z listy rekomendowanych kandydatów na dane stanowisko, wynagrodzenie prowizyjne Wykonawcy, o którym mowa w ust. 1, za drugą i każdą kolejną osobę wynosić będzie 50% wynagrodzenia, o którym mowa ust. 1, przy czym wynagrodzenie to będzie liczone z odniesieniem do wynagrodzenia uzgodnionego z tą kolejną osobą.

12. Wykonawcy nie przysługuje jakiekolwiek inne wynagrodzenie niż to, o którym mowa w ust. 1.

13. Strony zgodnie postanawiają, że jeśli wynagrodzenie Wykonawcy należne mu zgodnie z wyliczeniem wskazanym w ust. 1, w tym ust. 10 i 11, miałoby przekroczyć limit wynagrodzenia określony w ust. 4, to wynagrodzenie to zostanie obniżone do wysokości limitu wskazanego w ust. 4, a Wykonawcy nie będzie służyć żadne roszczenie o jakiekolwiek podwyższenie czy dodatkowe wynagrodzenie, które to ryzyko Wykonawca na siebie w pełni przyjmuje. W sytuacji opisanej w zdaniu poprzedzającym Wykonawca ma prawo odmówić realizacji Zamówienia, którego realizacja spowodowałaby przekroczenie limitu, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym.

14. Zamawiający oświadcza, że jest czynnym podatnikiem podatku VAT.

15. Wykonawca oświadcza, że jest/nie jest1 czynnym podatnikiem podatku VAT.

16. Zamawiający oświadcza, że posiada status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U.2020 poz.935 ze zm.).

17. Wykonawca oświadcza, że posiada status mikroprzedsiębiorcy / małego przedsiębiorcy / średniego przedsiębiorcy / dużego przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych2.

§ 5

CZAS TRWANIA UMOWY

Umowa zostaje zawarta na czas określony 24 miesięcy od dnia zawarcia Umowy lub do wyczerpania maksymalnej wartości Umowy, o której mowa w § 4 ust. 4, w zależności od tego, które ze zdarzeń nastąpi wcześniej. W przypadku niewyczerpania maksymalnej wartości Umowy we wskazanym okresie, Strony mogą w drodze aneksu przedłużyć czas trwania Umowy.

§ 6

GWARANCJA

1. Wykonawca udziela Zamawiającemu gwarancji dotyczącej zatrudnionych

kandydatów, opisanej w niniejszym paragrafie.

2. Okres gwarancji wynosi 12 miesięcy. Bieg gwarancji będzie rozpoczynał się w

a) w dniu przekazania przez Zamawiającego Wykonawcy decyzji o zamiarze zatrudnienia danego kandydata – w stosunku do kandydata, z którym nie została zawarta umowa, w szczególności, gdy kandydat odmówił zawarcia umowy;

1 Niewłaściwe skreślić.

2 Niewłaściwe skreślić.

b) w dniu rozpoczęcia wykonywania przez kandydata pracy lub współpracy, zgodnie z zawartą z kandydatem umową lub w dniu, w którym kandydat miał rozpocząć pracę lub współpracę, zgodnie z zawartą umową – w stosunku do kandydata, który nie podjął pracy, pomimo zawarcia umowy oraz kandydata, który zawarł umowę, która została rozwiązana w okolicznościach, o których mowa w ust. 3.

Dla uniknięcia wątpliwości, w razie, gdy zgłoszenie żądania realizacji gwarancji nastąpi przed ww. terminem, realizacja gwarancji nastąpi niezależnie od upływu terminu gwarancji. Upływ okresu obowiązywania niniejszej Umowy lub rozwiązanie/ wypowiedzenie Umowy nie ma wpływu na prawa i obowiązki Stron związane z gwarancją.

3. Jeżeli umowa o pracę zawarta z zarekomendowanym przez Wykonawcę kandydatem zostanie rozwiązana poprzez wypowiedzenie lub bez zachowania okresu wypowiedzenia przez kandydata lub Zamawiającego, z przyczyn nie leżących po stronie Zamawiającego, lub poprzez porozumienie stron, lub jeśli wybrany kandydat nie podejmie pracy w określonym przez Xxxxxxxxxxxxx dniu albo kandydat zaakceptowany przez Zamawiającego zrezygnuje z zawarcia umowy z Zamawiającym przed dniem jej zawarcia, Wykonawca w ramach zobowiązań gwarancyjnych, zobowiązuje się do zarekomendowania przynajmniej trzech nowych kandydatów spełniających warunki Zamawiającego określone w Zamówieniu i zaakceptowanych przez Zamawiającego, innych niż wskazani w Raporcie w terminie nie dłuższym niż 3 tygodnie od dnia poinformowania Wykonawcy o zdarzeniach, o których mowa powyżej, bez pobierania dodatkowego wynagrodzenia.

4. Gwarancja nie ma zastosowania w przypadku kandydatów, z którymi rozwiązanie umowy o pracę nastąpi w wyniku zwolnień grupowych, likwidacji stanowiska lub z innej przyczyny leżącej wyłącznie po stronie Zamawiającego jako pracodawcy.

5. Gwarancja przysługuje jednokrotnie oraz ma zastosowanie gdy nie ulegnie zmianie profil stanowiska, na którym zatrudniony został zaprezentowany przez Wykonawcę kandydat.

§ 7

DZIAŁALNOŚĆ KONKURENCYJNA

1. Wykonawca zobowiązuje się i zapewnia, iż w terminie 24 miesięcy od daty zatrudnienia przez Zamawiającego ostatniego kandydata zarekomendowanego przez Wykonawcę nie będzie podejmował jakichkolwiek działań rekrutacyjnych na rzecz innych podmiotów wobec pracowników Zamawiającego, z wyłączeniem pracowników Zamawiającego w okresie wypowiedzenia.

2. Wykonawca zobowiązuje się i zapewnia, że nie będzie podejmował jakichkolwiek działań rekrutacyjnych na rzecz innych podmiotów wobec osób zatrudnionych w wyniku wykonania przez Wykonawcę zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy podczas całego okresu ich zatrudnienia przez Zamawiającego.

§ 8

KARY UMOWNE

1. W przypadku opóźnienia przez Wykonawcę w przekazaniu Zamawiającemu listy rekomendowanych kandydatów, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę w wysokości 500,00 zł (słownie: pięćset złotych) za każdy rozpoczęty tydzień

kalendarzowy opóźnienia, liczony od dnia następującego po dniu, w którym lista miała zostać przekazana.

2. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną za opóźnienie w przedstawieniu Zamawiającemu trzech nowych kandydatów, w ramach gwarancji, o której mowa w § 7. Kara umowna, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, za każdy rozpoczęty tydzień kalendarzowy opóźnienia, liczony od dnia następującego po dniu w którym kandydaci mieli zostać przedstawieni Zamawiającemu, będzie wynosić 1 % (słownie: jeden procent) wynagrodzenia Wykonawcy, które należne było Wykonawcy za zatrudnienie danego kandydata, którego dotyczy realizacja gwarancji.

3. Łączna wysokość kar umownych nie może przekroczyć 60% kwoty, o której mowa w § 4 ust. 2.

4. Zamawiający jest uprawniony do dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonej kary umownej.

§ 9

POUFNOŚĆ I DANE OSOBOWE

1. Strony zobowiązują się do zapewnienia ochrony danych osobowych przetwarzanych w związku z wykonywaniem niniejszej Umowy zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zgodnie z RODO.

2. Każda ze Stron będzie samodzielnym administratorem danych osobowych kandydatów, a w wykonaniu Umowy Wykonawca będzie udostępniał Zamawiającemu dane osobowe kandydatów, na zasadach określonych w załączniku nr 4 do niniejszej Umowy – zasady udostępnienia danych osobowych w związku z realizacją przedmiotu Umowy.

3. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować wobec kandydatów obowiązki informacyjne wynikające z RODO, w tym wynikające z faktu udostępniania danych osobowych kandydatów Zamawiającemu.

4. Strony zobowiązują się do zapewnienia bezpieczeństwa danych kandydatów zgodnie z obowiązującym przepisami prawa.

5. Dane osobowe kandydatów będą udostępniane Zamawiającemu wyłącznie dla celów

wykonania niniejszej Umowy, w sposób określony w niniejszej Umowie.

6. Strony niniejszej Umowy zobowiązują się do nieujawniania osobom trzecim postanowień niniejszej Umowy oraz wszelkich dokumentów i informacji uzyskanych w związku lub przy okazji wykonywania niniejszej Umowy. Zakaz ten nie dotyczy ujawnienia informacji w zakresie wymaganym przepisami prawa lub na żądanie uprawnionych organów (w takim przypadku Strona zobowiązana do ujawnienia niezwłocznie poinformuje drugą Stronę o konieczności ujawnienia danych oraz o zakresie, w jakim dane zostaną ujawnione) ani ujawnienia postanowień niniejszej umowy pracownikom lub osobom współpracującym ze Stronami, które w imieniu Stron wykonywać będą obowiązki wynikające z niniejszej umowy.

7. Wykonawca zobowiązuje się do wypełnienia w imieniu Xxxxxxxxxxxxx obowiązku informacyjnego, o którym mowa art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) w stosunku do pracowników/współpracowników Wykonawcy, którzy w imieniu Wykonawcy uczestniczą w realizacji niniejszej Umowy i których dane w związku z realizacją niniejszej Umowy przetwarza Zamawiający. Formularz

informacyjny w zakresie zasad przetwarzania danych osobowych przez

Zamawiającego stanowi załącznik nr 5 do Umowy.

§ 10

PRZEDSTAWICIELE STRON

ORAZ KORESPONDENCJA POMIĘDZY STRONAMI

1. Strony niniejszym wyznaczają następujące osoby, jako swoich przedstawicieli, na

potrzeby realizacji niniejszej Umowy:

a) dla XXXXXXXXXXX – PORT: [Xxxxx Xxxxxx, Xxxxxxx Xxxxxxxx…];

b) dla Wykonawcy: […].

2. Osoby, o których mowa w ust. 1 lit. a) nie mają prawa dokonywania zmiany niniejszej Umowy, składania na oświadczeń woli mających celu wypowiedzenie, odstąpienie lub rozwiązanie Umowy oraz nie mają prawa do zaciągania zobowiązań w imieniu Xxxxx lub zwolnienia drugiej Strony z zobowiązań zaciągniętych na podstawie niniejszej Umowy, z tym zastrzeżeniem, że osoby te są uprawnione do składania Wykonawcy Zamówień, zgodnie z § 1 ust. 3 Umowy oraz udzielania informacji, o których mowa w § 3.

3. Jakiekolwiek zawiadomienia związane z niniejszą Umową powinny być sporządzone w formie pisemnej i zostać doręczone drugiej Stronie osobiście lub przesyłką pocztową, na adresy wskazane w komparycji niniejszej Umowy albo powinny być sporządzone w formie dokumentowej, chyba że niniejsza Umowa lub powszechnie obowiązujące przepisy prawa przewidują obowiązek zachowania formy pisemnej, i zostać doręczone drugiej Stronie na adresy e-mail wskazane w ust. 1 powyżej.

4. W okresie trwania niniejszej Umowy Strony są obowiązane informować się nawzajem, w sposób o którym mowa w ust. 3, o każdej zmianie osób, o których mowa w ust. 1, siedziby, adresu e-mail lub innych danych kontaktowych. Zmiana danych, o których mowa w zd. 1 nie stanowi zamiany niniejszej Umowy. W razie zaniedbania tego obowiązku korespondencję wysłaną na ostatni adres przesyłką pocztową, za potwierdzeniem odbioru i nieodebraną lub drogą elektroniczną uważa się za doręczoną.

§ 11

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Jeżeli jakiekolwiek postanowienie niniejszej Umowy uznane jest za nieważne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy i nadal są wiążące, chyba, że z okoliczności wynika, że Strony nie zawarłyby niniejszej Umowy, gdyby wiedziały o nieważności tego postanowienia. Takie nieważne postanowienie zostanie zastąpione ważnym postanowieniem, które będzie możliwie najdokładniej oddawać zamiar Stron wyrażony w nieważnym postanowieniu.

2. Do niniejszej Umowy mają zastosowanie przepisy prawa polskiego, w szczególności

Kodeksu Cywilnego.

3. Wykonawca nie jest uprawniony do przeniesienia jakichkolwiek praw lub obowiązków wynikających z niniejszej Umowy na podmiot trzeci, bez uprzedniej zgody Zamawiającego, udzielonej w formie pisemnej, pod rygorem nieważności.

4. Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy rozstrzygane będą przez sąd

powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.

5. Wszystkie zmiany lub uzupełnienia postanowień Umowy, jak również jednostronne oświadczenia woli jej dotyczące, wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, z tym zastrzeżeniem, że zakazuje się istotnych zmian postanowień umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy.

6. Zamawiający może wypowiedzieć Umowę w każdym czasie, z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia. Jeśli Zamawiający zdecyduje się na rozwiązanie Umowy w trakcie procesu rekrutacyjnego po przesłaniu przez Wykonawcę i zaakceptowaniu przez Zamawiającego listy rekomendowanych kandydatów, to Xxxxxx postanawiają, że Wykonawcy, w razie zatrudnienia danego kandydata przez Zamawiającego, przysługuje prawo do prowizji, o której mowa w § 4. W przypadku niezatrudnienia danego kandydata Wykonawcy nie przysługuje prawo do prowizji.

7. Do niniejszej Umowy dołączono następujące załączniki, które stanowią jej integralną część:

1) Załącznik nr 1 – opis przedmiotu zamówienia oraz oferta Wykonawcy;

2) Załącznik nr 2 – wzór zamówienia;

3) Załącznik nr 3 – wzór raportu;

4) Załącznik nr 4 – zasady udostępnienia danych osobowych w związku z realizacją przedmiotu Umowy;

5) Załącznik nr 5 – formularz informacyjny dotyczący przetwarzania danych

osobowych.

8. Niniejsza Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY

Załącznik nr 2 do Umowy nr ………………

Data zamówienia: …………………………………..

Wzór Zamówienia usługi rekrutacyjnej

Zamawiający tj. Sieć Badawcza XXXXXXXXXXX – PORT Polski Ośrodek Rozwoju

Technologii we Wrocławiu zleca Wykonawcy tj. ………………………………………………………………

usługi rekrutacyjne szczegółowo określone w umowie nr …………………… w poniższym

zakresie:

Stanowisko/ Rola w

organizacji:

Miejsce pracy:

Wymiar etatu:

Poufność

rekrutacji:

Wyłączność:

Profil Xxxxxxxxxx:

Opis stanowiska/ zadania:

Wymagania:

Oferujemy:

……………………………………….

(podpis osoby upoważnionej ze strony Zamawiającego)

Załącznik nr 3 do Umowy nr ………………

Wzór raportu rekrutacyjnego

Imię i nazwisko kandydata:

Nazwa stanowiska na które

rekomendowany jest kandydat:

Aktualne miejsce pobytu:

Opis doświadczenia i posiadanych

kompetencji, (w tym opis obszaru

specjalizacji i dotychczasowych osiągnięć):

Dotychczasowe zatrudnienie: (nazwa organizacji, okres zatrudnienia, rola i opis zakresu obowiązków i odpowiedzialności)

Osiągnięcia naukowe:

Motywacja:

Oczekiwania finansowe:

Dostępność czasowa kandydata / okres wypowiedzenia:

Załącznik nr 4 do Umowy nr ………………

Zasady udostępnienia danych osobowych w związku z realizacją przedmiotu

Umowy

§ 1

1. W związku wykonywaniem przedmiotu Umowy, Wykonawca udostępnia Zamawiającemu Dane osobowe Kandydatów, których jest administratorem, na zasadach określonych w niniejszym Załączniku.

2. Dane Osobowe mogą być przetwarzane wyłącznie w celu i zakresie wykonania przez Wykonawcę obowiązków wynikających z Umowy. Wykonawca oświadcza, że jako podmiot świadczący usługi, działając jako samodzielny administrator danych przetwarza dane osobowe w celu świadczenia usług rekrutacyjnych na rzecz Sieci Badawczej XXXXXXXXXXX – PORT Polskiego Ośrodka Rozwoju Technologii, oraz dokonywania rozliczeń z tego tytułu. Wykonawca zobowiązuje się przetwarzać Dane osobowe wyłącznie w celu należytego wykonania przedmiotu Umowy.

§ 2

1. Wykonawca oświadcza i gwarantuje, że wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, by przetwarzanie Danych osobowych spełniało wymogi przetwarzania zgodnego z przepisami, o których mowa w ust. 2 lit. a), i chroniło prawa osób, których dane osobowe dotyczą.

2. Wykonawca zobowiązuje się w szczególności:

a) przetwarzać Dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym prowadzić wymaganą prawem dokumentację oraz stosować wszelkie środki techniczne i organizacyjne służące bezpieczeństwu Danych osobowych, w szczególności przetwarzać Dane osobowe zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1 ze zm.);

b) posługiwać się przy wykonywaniu Umowy jedynie osobami, którym zostało udzielone imienne upoważnienie do przetwarzania Danych osobowych w formie pisemnej;

c) przeszkolić wszystkie osoby, którym ma być nadane powyższe upoważnienie, z tematyki ochrony danych osobowych oraz odpowiedzialności administracyjnej, karnej i cywilnej z tytułu nieprzestrzegania przepisów regulujących ochronę danych osobowych;

d) prowadzić ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania Danych

osobowych;

e) zobowiązać, w formie pisemnej, osoby, którymi posługuje się przy

wykonywaniu Umowy do zachowania Danych osobowych w tajemnicy;

f) współpracować z Zamawiającym w razie prowadzenia kontroli w zakresie przetwarzania Danych osobowych przez uprawniony organ lub w związku z prowadzonym przez Zamawiającego sprawdzeniem;

g) przekazywać Zamawiającemu kopie protokołów kontroli, wystąpień lub stanowisk organów, skierowanych do Wykonawcy, w związku z przetwarzaniem przez niego ujawnionych przez Zamawiającego Danych

osobowych, bez odrębnego wezwania Zamawiającego, nie później niż w ciągu

3 dni od dnia ich otrzymania.

3. Wykonawca uznaje obowiązek ochrony danych osobowych za obowiązek wszystkich członków personelu Wykonawcy, pracowników, współpracowników, podwykonawców oraz innych osób, którymi posługuje się przy wykonywaniu przedmiotu Umowy, niezależnie od stosunku prawnego łączącego Wykonawcę z powyższymi osobami. Jednocześnie Wykonawca zobowiązuje się, że w przypadku, gdy którakolwiek z osób wskazanych w zdaniu poprzednim naruszy zasady przestrzegania ochrony danych osobowych, Wykonawca niezwłocznie odsunie ją od wykonywania czynności związanych z realizacją przedmiotu Umowy oraz uniemożliwi jej dostęp do jakichkolwiek Danych osobowych.

§ 3

1. Wykonawca jest upoważniony do powierzenia przetwarzania Danych osobowych podmiotom, które gwarantują odpowiednie gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie przez te podmioty danych osobowych spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których powierzone dane osobowe dotyczą. Wymagania wskazane w § 2 stosuje się odpowiednio do podmiotów, którym Wykonawca powierza przetwarzanie Danych osobowych.

2. Wykonawca nie jest uprawniony do przekazywania Danych osobowych poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

§ 4

Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie, jednakże nie później niż w ciągu 3 dni od dnia powzięcia informacji, zawiadomić Zamawiającego i Osobę Uprawnioną o:

a) prowadzonej lub planowanej kontroli w zakresie przetwarzania Danych osobowych u Wykonawcy oraz umożliwić udział Zamawiającego i Osobie Uprawnionej w tej kontroli, o ile nie sprzeciwiają się temu przepisy prawa bezwzględnie obowiązującego ani organ prowadzący kontrolę;

b) wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony Danych osobowych prowadzonych przez organy administracji państwowej lub samorządowej, w tym w szczególności przez krajowy organ nadzoru (w tym w szczególności wszelkiej korespondencji z ww. organami, decyzjach przez nie wydanych, rozpatrywanych skarg, prowadzonych lub zapowiedzianych kontrolach), Policję lub sąd (w tym w szczególnościach wszelkich postępowaniach, których przedmiotem byłoby przetwarzanie danych osobowych), chyba że będzie to sprzeczne z decyzją wydaną przez organy administracji publicznej lub z przepisami prawa – o których posiada wiedzę.

§ 5

1. Wykonawca ma obowiązek niezwłocznie poinformować Osoby Uprawnione o przysługujących jej prawach związanych z przetwarzaniem ich Danych osobowych przez Wykonawcę, w szczególności o tym, że jest Administratorem ich Danych osobowych oraz, że Dane osobowe Osób Uprawnionych będą przetwarzane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem

danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (OJ L 119, 4.5.2016, p. 1–88).

2. Wykonawca jest zobowiązany również spełnić względem Xxxx Uprawnionych obowiązek informacyjny wynikający z art. 13-14 RODO.

§ 6

1. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za naruszenie wymienionych w niniejszym załączniku warunków przetwarzania Danych osobowych lub właściwych przepisów.

2. W przypadku naruszenia przepisów regulujących ochronę danych osobowych z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zobowiązuje się do zwrotu wszelkich ewentualnych kosztów poniesionych przez Zamawiającego, wynikających z prawomocnego orzeczenia sądowego, ostatecznej decyzji organu lub zawartej za zgodą Zamawiającego ugody, w tym kosztów publikacji orzeczenia lub oświadczenia, kosztów procesu, odszkodowań, zadośćuczynień, które ten ewentualnie poniesie w związku z naruszeniem przepisów regulujących ochronę danych osobowych z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. W razie wytoczenia przez osobę trzecią powództwa przeciwko Zamawiającemu z tytułu naruszenia praw osoby trzeciej w związku z naruszeniem przepisów regulujących ochronę danych osobowych z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca wstąpi do postępowania w charakterze Strony pozwanej, a w razie braku takiej możliwości wystąpi z interwencją uboczną po stronie pozwanej. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu ww. koszty w terminie 7 (siedmiu) dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia, wydania ostatecznej decyzji organu lub zawarcia ugody.