SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA NR 2011/173/MN w postępowaniu

Kraków, 28 grudnia 2011 r.

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA NR 2011/173/MN w postępowaniu

prowadzonym wg „Procedury zakupu towarów i usług w ORLEN OIL Sp. z o.o.” w trybie przetargu nieograniczonego.

I. Zamawiający:

1. Pełna nazwa zamawiającego:

ORLEN OIL Sp z o. o. z siedzibą w Krakowie

2. Adres:

31 – 323 Xxxxxx, xx. Xxxxxxx 000

3. NIP 675 – 11 –90 - 702

4. Internet:

xxxx://xxx.xxxxxxxx.xx ., e-mail: xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx

5. Numer telefonu:

0 – 12 66 – 555 – 00 , fax: 0 – 12 66 – 555 – 01

II. Informacje o przetargu:

Postępowanie prowadzone jest według wewnętrznych procedur obowiązujących w ORLEN OIL Sp. z o.o. tj. Procedury zakupu towarów i usług w Orlen Oil Sp. z o.o.

III. Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zapytania jest obsługa techniczno-reklamowa oraz cateringowa (wyłącznie rundy RSMP 2012) imprez sponsorowanych i organizowanych przez ORLEN OIL w roku 2012.

IV. Opis przedmiotu zamówienia:

W zakres współpracy wchodzić będzie obsługa techniczno-reklamowa ORLEN OIL podczas: rajdowego sezonu 2012 (RSMP, RPP, GSMP, 4x4), włączając w to mniejsze imprezy organizowane przez ORLEN OIL oraz podczas pozostałych imprez sponsorowanych i organizowanych przez ORLEN OIL (Master Truck, Szkolenia dla sieci dystrybucji itp.). Najważniejszym zadaniem wybranej firmy będzie rozmieszczanie wszelkiego rodzaju materiałów reklamowych podczas rajdów rozgrywanych w ramach Platinum Rajdowych Samochodowych Mistrzostw Polski, RPP, GSMP, 4x4 i pozostałych imprez a także współpracę z operatorami TV oraz fotografami działającymi w porozumieniu lub na zlecenie ORLEN OIL. Współpraca obejmie także urządzanie stoisk reklamowych firmy podczas rajdów/ imprez a także zapewnienie obsługi stoisk reklamowych przez hostessy.

Szczegółowe informacje odnośnie przedmiotu zamówienia tj. specyfikacja usług oraz kalendarz imprez znajdują się w dodatkowych załącznikach. W celu uzyskania powyższych plików, proszę wypełnić załączone oświadczenie o zachowaniu poufności (wraz z podpisami osób upoważnionych do składania oświadczeń

w imieniu Państwa firmy – jak w KRS) i przesłać je wraz z aktualnym odpisem z KRS na adres: Xxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx.

Współpraca obejmie również usługę magazynowania materiałów reklamowych ORLEN OIL od rozpoczęcia współpracy do czasu wygaśnięcia umowy.

Orlen Oil Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do wybrania więcej niż jednego oferenta do realizacji usług związanych z obsługą techniczno-reklamową cyklu RSMP.

V. Sposób przygotowania oferty:

1. Oferta powinna składać się z dwóch oddzielnych części: merytorycznej i handlowej, w oddzielnych zapieczętowanych kopertach z właściwym dopiskiem na kopertach: „Cześć merytoryczna oferty – nr 2011/173/MN”, „Część handlowa oferty- nr 2011/173/MN”. Koperty z częściami merytoryczną i handlową powinny być właściwie opisane.

2. Dokumenty składane są w wersji papierowej w oryginale lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.

3. Każdy oferent może złożyć tylko jedną ofertę.

4. Sposób przygotowania oferty:

a. Oferta powinna być napisana czytelnie w języku polskim.

b. Wszystkie strony oferty wraz z załącznikami powinny być podpisane przez osobę (osoby) uprawnioną do występowania w imieniu oferenta.

c. Wszystkie strony oferty wraz z załącznikami powinny być spięte w sposób zapobiegający jej dekompletacji.

d. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę lub przez osobę upoważnioną.

5. Opakowanie i oznakowanie ofert: Ofertę należy złożyć w zamkniętym opakowaniu w miejscu wskazanym w pkt. X.

6. Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za skutki braku zachowania powyższych warunków przez Oferenta. Nie spełnienie wymagań j/w spowoduje odrzucenie oferty.

7. Oferent poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

VI. Informacja o dokumentach, jakie mają dostarczyć dostawcy w części merytorycznej oferty:

Oferenci w części merytorycznej oferty obowiązani są złożyć następujące dokumenty:

1. Koncesję, zezwolenie lub licencję, (jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania koncesji, zezwolenia lub licencji na podjęcie działalności gospodarczej w zakresie objętym zamówieniem).

2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą wykonywać zamówienie, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.

3. Listę referencji wraz z danymi kontaktowymi ze szczególnym uwzględnieniem obsługi imprez o podobnych charakterze, umożliwiającą ocenę doświadczenia w realizacji podobnych usług.

VII. Informacja o dokumentach, jakie mają dostarczyć dostawcy w części handlowej oferty:

Oferenci w części handlowej oferty obowiązani są złożyć następujące dokumenty:

1. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert (lub dokument potwierdzony w tym terminie przez organ wydający).,

2. Pełnomocnictwo, jeżeli ofertę podpisują inne osoby niż uprawnione do zaciągania zobowiązań w imieniu oferenta.

3. Podpisane oświadczenie stanowiące załącznik nr 1 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.

4. Oświadczenie oferenta, że nie podlega wykluczeniu z następujących powodów:

⮚ nie wywiązanie się wobec ORLEN OIL z należytą starannością choćby z jednej umowy,

⮚ nie jest objęty postępowaniem układowym bądź innymi postępowaniami związanymi z restrukturyzacja zadłużenia,

⮚ wszczęcie postępowania upadłościowego, ogłoszenie upadłości lub będących w trakcie prowadzenia likwidacji.

5. Oświadczenie o następującej treści: "Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z obowiązującą w ORLEN OIL Sp. z o.o. Polityką Zintegrowanego Systemu Zarządzania zgodną z normami: ISO 9001 i ISO 14001 oraz wymaganiami AQAP 2110 dostępnymi na stronie internetowej ORLEN OIL Sp. z o.o. oraz oświadczamy, że zrealizujemy przedmiot zamówienia z zachowaniem przepisów prawnych."

6. Wypełniony załącznik nr 2 – szablon oferty zawierający (ceny w PLN):

a) Ceny netto w PLN za obsługę poszczególnych rajdów/ imprez – należy wycenić każdą imprezę osobno, uwzględniając wszystkie wymagania określone w punkcie IV SIWZ. Ceny powinny uwzględniać wszystkie koszty związane z obsługą – w tym między innymi koszty transportu, koszty ekspozycji materiałów, koszty noclegów osób obsługujących oraz wszelkie inne koszty.

b) Termin płatności – preferowany 60 dni od daty otrzymania faktury

c) Termin ważności oferty – preferowany do dnia 31.01.2012.

7. Informacje o spełnieniu szczególnych wymagań podanych w pkt. VIII SIWZ.

VIII. Termin, do którego dostawca będzie związany złożoną ofertą:

Dostawca będzie związany złożoną ofertą do dnia 31.01.2012.

IX. Informacje o terminie, miejscu składania i otwarcia ofert oraz trybie otwarcia i oceny ofert:

1. Terminy i miejsce składania ofert:

a) Oferty wstępne należy dostarczyć za pośrednictwem: poczty, kuriera lub też dostarczyć osobiście do sekretariatu Siedziby ORLEN OIL w Krakowie, 00-000 Xxxxxx, xx. Xxxxxxx 000, do dnia 10 stycznia 2012 r. do godz. 16:00 z dopiskiem „2011/173/MN- Obsługa techniczno- reklamowa sezonu rajdowego”.

Oferty złożone po terminie będą zwrócone oferentowi bez rozpatrywania.

2. Ocena ofert.

Zamawiający oceni ważność ofert pod względem formalnym oraz przyjętych w SIWZ kryteriów oceny ofert na posiedzeniu niejawnym.

X. Opis kryteriów wyboru oferty:

Oferta musi spełniać wymagania określone w pkt. IV SIWZ. Ponadto o wyborze dostawcy usług decydować będą poniższe kryteria:

a) Doświadczenie w realizacji podobnych usług.

b) Cena.

c) Warunki i termin płatności.

XI. Sposób udzielania wyjaśnień dotyczących specyfikacji istotnych warunków zamówienia:

1. Każdy oferent ma prawo zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w terminie nie późniejszym niż 3 dni przed terminem składania ofert.

2. Korespondencja w toku postępowania przetargowego, w tym pytania oferentów mogą mieć formę e-mailową.

XII. Pracownicy zamawiającego uprawnieni do bezpośredniego kontaktowania się z dostawcami:

Xxxxxx Xxxxxx (kwestie merytoryczne)

Stanowisko służbowe: Starszy Specjalista ds. Marketingu

Numer telefonu: + 48 12 66 55 559, kom. x00 000 000 000 E-mail: xxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxx.xx

Xxxxx Xxxxxxxxx (kwestie handlowe)

Stanowisko służbowe: Samodzielny Referent ds. Strategii Zakupów Numer telefonu: tel. x00 00 000 00 00, kom. x00 000 000 000 E-mail: xxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx

Osoba na stanowisku Samodzielnego Referenta ds. Strategii Zakupów posiada umocowania do składania w reprezentacji samodzielnej imieniem Orlen OIL Sp. Z o.o. ośwadczeń woli wymaganych trybem procedury zakupowej.

XIII. Środki odwoławcze:

Oferentom nie przysługuje prawo uczestnictwa w otwarciu ofert.

W postępowaniu oferentom nie przysługują żadne środki odwoławcze.

XIV. Postanowienia końcowe

O wynikach postępowania Zamawiający poinformuje oferentów.

Zamawiający, ma prawo swobodnego wyboru oferty, może przeprowadzić dodatkowe negocjacje z wybranymi oferentami, a także unieważnić postępowanie bez podania przyczyny.