UMOWA NA USŁUGĘ BADANIA SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO
UMOWA NA USŁUGĘ BADANIA SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO
zawarta 2024 roku ( dalej: „Umowa”)
pomiędzy:
Instytutem Pracy i Spraw Socjalnych, z siedzibą w Warszawie przy ul. Xxxxxxxxxxx 0X, 00- 000 Xxxxxxxx, wpisanym do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem 0000115925, NIP 525 10 00 520, REGON, 000018023, reprezentowanym przez:
………………………………………. - p.o. Dyrektora Instytutu zwanym dalej „Zamawiającym”,
a
………………………………………………………………………………………………….
zwanym dalej „Wykonawcą”
zwanymi dalej łącznie: „Stronami”, a każda z osobna „Stroną”
§ 1
1. Zamawiający zleca a Wykonawca zobowiązuje się przeprowadzić badanie sprawozdania finansowego Instytutu Pracy i Spraw Socjalnych z siedzibą w Warszawie za rok 2023 wraz z pisemną opinią, która w swojej treści wskaże czy:
a. sprawozdanie finansowe Instytutu Pracy i Spraw Socjalnych z siedzibą w Warszawie za rok 2023 sporządzone zostało w oparciu o prawidłowo prowadzone księgi rachunkowe,
b. sprawozdanie finansowe Instytutu Pracy i Spraw Socjalnych z siedzibą w Warszawie za rok 2023 zostało sporządzone zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości,
c. sprawozdanie finansowe Instytutu Pracy i Spraw Socjalnych z siedzibą w Warszawie za rok 2023 jest zgodne pod kątem formy oraz treści z obowiązującymi Instytut przepisami prawa, statutem lub umową,
d. sprawozdanie finansowe Instytutu Pracy i Spraw Socjalnych z siedzibą w Warszawie za rok 2023 rzetelnie i jasno przedstawia wszystkie istotne informacje z działalności jednostki.
2. Przedmiot niniejszej Umowy zostanie wykonany zgodnie Opisem Przedmiotu Zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej Umowy oraz Ofertą Wykonawcy stanowiącym załącznik nr 2 do Umowy.
3. Zamawiający oświadcza, że zawiera Umowę po dopełnieniu warunku określonego w art. 66 ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
4. Badania sprawozdań finansowych będą przeprowadzane w siedzibie Instytutu Pracy i Spraw Socjalnych, ul. Xxxxxxxxxxx 0X, 00-000 Xxxxxxxx, lub poprzez udostępnienie dokumentacji w trybie zdalnym, przez biegłych rewidentów wskazanych przez Wykonawcę w złożonej ofercie.
5. Wykonawca oświadcza, że posiada odpowiednie kwalifikacje zawodowe, niezbędne do wykonania przedmiotu niniejszej Umowy, wykona przedmiot Umowy z należytą starannością, terminowo oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
6. Wykonawca zobowiązuje się współpracować z Zamawiającym w trakcie realizacji Umowy, a w szczególności udzielać wszelkich niezbędnych wyjaśnień i informacji dotyczących wykonania przedmiotu Umowy.
§ 2
1. Badanie sprawozdania finansowego zostanie przeprowadzone przez Wykonawcę na podstawie ksiąg rachunkowych oraz dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów oraz wszelkich innych dokumentów niezbędnych do wydania opinii o sprawozdaniu finansowym.
2. Wykonawca zakończy badanie sprawozdania finansowego Instytutu Pracy i Spraw Socjalnych z siedzibą w Warszawie za rok 2023 oraz dostarczy Zamawiającemu dokumenty, o których mowa w § 3 lit a - b Umowy najpóźniej do dnia 10 marca 2024 roku.
§ 3
W wyniku badania sprawozdania finansowego Wykonawca przekaże Zamawiającemu w dwóch egzemplarzach dokument zawierający:
a. Opinię o prawidłowości i rzetelności sprawozdania finansowego, która będzie w szczególności zawierała elementy wskazane w § 1 ust. 1 lit a – d Umowy,
b. Raport z badania sprawozdania finansowego.
§ 4
Zamawiający zobowiązuje się do:
a. udostępnienia Wykonawcy:
i. dokumentów założycielskich i organizacyjnych Instytutu Pracy i Spraw Socjalnych,
ii. zawartych przez Zamawiającego umów, udzielonych gwarancji i innych dokumentów tego typu,
iii. sprawozdania finansowego, ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych,
iv. wszelkich innych dokumentów mających związek z przedmiotem niniejszej Umowy,
b. udzielania Wykonawcy wyczerpujących informacji i wyjaśnień niezbędnych do opracowania raportu i opinii,
c. składania przedstawicielom Zamawiającego pisemnych oświadczeń w istotnych sprawach związanych z badaniem sprawozdania finansowego,
d. współdziałania z Wykonawcą w celu zapewnienia sprawnego przebiegu realizacji Umowy, a w szczególności do:
i. niezwłocznego ustosunkowania się do zastrzeżeń i wątpliwości Wykonawcy w sprawach prawidłowości i rzetelności przedstawionej do badania wersji sprawozdania finansowego,
ii. korygowania ksiąg rachunkowych i sprawozdania finansowego w zakresie w którym Strony będą przekonane o celowości i zasadności wprowadzenia zmian,
iii. wydawania dyspozycji, na wniosek Wykonawcy, wykonania przez personel Zamawiającego wymaganych czynności (np. kopiowania dokumentów, dokonywania wizji i inwentaryzacji, przygotowania i wysyłania korespondencji itp.).
§ 5
1. Wykonawca jest zobowiązany wykonać przedmiot Umowy z należytą starannością, zgodnie z zasadami sztuki i jego wiedzy zawodowej, a także zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami w tym zakresie.
2. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za ogólną i techniczną kontrolę nad wykonaniem przedmiotu Umowy.
3. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot Umowy przy udziale następujących biegłych rewidentów:
- imię i nazwisko biegłego rewidenta ………………… nr wpisu do rejestru ……………..
- imię i nazwisko biegłego rewidenta ……………….… nr wpisu do rejestru ………….....
4. Zmiana osoby wskazanej w ust. 3 dopuszczalna jest w uzasadnionych przypadkach i za zgodą Zamawiającego, na osobę która posiada uprawnienia, kwalifikacje i
doświadczenie (określone w zaproszeniu do składania ofert) co najmniej takie samo, jak osoba zastępowana.
5. W przypadku, gdy Wykonawca zatrudni do badania sprawozdania finansowego oprócz biegłych rewidentów osoby nie posiadające uprawnień biegłego rewidenta (aplikanci, asystenci), to ryzyko z tego tytułu obciążać będzie Wykonawcę i biegłego rewidenta nadzorującego pracę osób nie posiadających uprawnień. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za nadzór nad zatrudnionym przez siebie personelem oraz nad współpracującymi z Wykonawcą zleceniobiorcami i podwykonawcami, a także za dopełnienie wszelkich prawnych zobowiązań związanych z zatrudnieniem personelu oraz z zawarciem umów cywilnoprawnych z ww. zleceniobiorcami i podwykonawcami.
§ 6
1. Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie za prawidłowo zrealizowany i zaakceptowany przez Xxxxxxxxxxxxx przedmiot Umowy w łącznej kwocie
………………………. złotych brutto (słownie ),
2. Wynagrodzenie zostanie wypłacone Wykonawcy po odebraniu przez Xxxxxxxxxxxxx bez zastrzeżeń przedmiotu Umowy, na podstawie sporządzonego przez Xxxxxx protokołu odbioru, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do Umowy. Podpisany przez Xxxxxx bez zastrzeżeń protokół odbioru przedmiotu Umowy stanowi wyłączną podstawę wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT / rachunku.
3. Zapłata wynagrodzenia zostanie dokonana przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy ………………………….. w terminie 21 dni od dnia przedstawienia prawidłowo wystawionego rachunku/faktury VAT.
4. Za dzień zapłaty uważany będzie dzień obciążenia rachunku Zamawiającego
5. Wynagrodzenie Wykonawcy płatne za realizację przedmiotu Umowy ma charakter ryczałtowy i obejmuje wynagrodzenie brutto za wykonanie czynności, o których mowa w niniejszej Umowie oraz zwrot kosztów poniesionych przez Wykonawcę na realizację Przedmiotu Umowy. W celu uniknięcia jakichkolwiek wątpliwości, Xxxxxx potwierdzają, że wynagrodzenie należne Wykonawcy, o którym mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu stanowi ekwiwalent całości świadczeń realizowanych na rzecz Zamawiającego przez Wykonawcę na podstawie niniejszej Umowy, a w związku z tym jego wymagalność w pełnej wysokości wymaga należytego wykonania oraz udokumentowania całości świadczeń określonych w Umowie. Zapłata należnego wynagrodzenia wyczerpuje roszczenia Wykonawcy względem Zamawiającego z tytułu niniejszej Umowy.
§ 7
1. W przypadku niewykonania przedmiotu Umowy w całości w terminie wskazanym w §
2 ust. 2 Umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę w wysokości 0,5 % wynagrodzenia brutto Wykonawcy wskazanego w § 6 ust. 1 Umowy, za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia Wykonawcy.
2. Jeżeli opóźnienie Wykonawcy, o którym mowa w ust. 1 powyżej przekroczy 10 dni kalendarzowych Zamawiający będzie miał prawo rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym z przyczyn, za które odpowiedzialność ponosi Wykonawca a Wykonawca zapłaci Zamawiającemu z tego tytułu karę umowną w wysokości 30 % wynagrodzenia brutto Wykonawcy wskazanego w § 6 ust. 1 Umowy.
3. W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od Umowy z przyczyn wskazanych w
§ 14 ust. 1 Umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 30
% wynagrodzenia brutto Wykonawcy wskazanego w § 6 ust. 1 Umowy.
4. Kary umowne, o których mowa w ust. 1 i 2 niniejszego paragrafu mogą się kumulować.
5. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z przysługującego mu wynagrodzenia.
6. Strony zgodnie oświadczają, że w przypadku gdy wartość szkody przekroczy wartość zastrzeżonej kary umownej, Zamawiający będzie mógł dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych, wynikających z Kodeksu cywilnego.
§ 8
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo ograniczenia zakresu usługi stanowiącej przedmiot Umowy w drodze jednostronnego oświadczenia Zamawiającego.
2. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień niniejszej Umowy w przypadkach określonych w Zapytaniu ofertowym oraz gdy:
i. nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia,
ii. konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy Zamawiającym, a innym niż Wykonawca stroną, w tym instytucjami nadzorującymi realizację projektu, w ramach którego realizowane jest przedmiotowe zamówienie,
iii. konieczne stanie się zmiana terminu realizacji zamówienia w stosunku do pierwotnie planowanego na skutek działań, za które nie ponosi winy Wykonawca.
§ 9
1. Wykonawca zobowiązuje się do współpracy z Zamawiającym i osobami wskazanymi przez Zamawiającego na każdym etapie wykonania przedmiotu Umowy.
2. Na żądanie Zamawiającego i osób wskazanych przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązuje się do udzielenia każdorazowo pełnej informacji na temat stanu realizacji przedmiotu Umowy.
3. Jeżeli w toku wykonywania przedmiotu Umowy Wykonawca stwierdzi zaistnienie okoliczności, które dają podstawę do oceny, że przedmiot Umowy nie zostanie wykonany w terminie, niezwłocznie pisemnie powiadomi Zamawiającego o ww. niebezpieczeństwie wskazując przyczyny i prawdopodobny czas opóźnienia.
§ 10
1. Strony wyznaczają osoby odpowiedzialne za dbałość o należytą realizację Umowy:
a) ze strony Wykonawcy – ………………………., tel.: …., adres e-mail: …..
b) ze strony Zamawiającego – …………………..... tel.: …. Adres e-mail: …..
2. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 będzie odbywać się poprzez pisemne zgłoszenie i nie wymaga zmian treści niniejszej Umowy.
3. Strony oświadczają, że powyższe dane teleadresowe są aktualne na dzień podpisywania Umowy, a o każdej ich zmianie Strony niezwłocznie powiadomią drugą ze Stron drogą pisemną lub mailową. W razie braku powiadomienia, Xxxxxx, która będzie kontaktowała się z drugą ze Stron, używając nieaktualnych danych teleadresowych, nie będzie ponosiła odpowiedzialności za skutki wynikające z braku kontaktu z drugą ze Stron
4. Każda ze Stron w miarę możliwości powinna natychmiast poinformować drugą ze Stron o wszelkich zmianach swojej organizacji, metodach działania i prowadzenia działalności gospodarczej, które mogą negatywnie wpłynąć na realizację obowiązków wynikających z niniejszej Umowy.
§ 11
1. W okresie dwunastu miesięcy od dnia podpisania przez Xxxxxx bez zastrzeżeń protokołu odbioru przedmiotu Umowy Wykonawca zobowiązany jest do usunięcia wad przedmiotu Umowy w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania przez Xxxxxxxxxxxxx.
2. W przypadku niewykonania obowiązku określonego w ust. 1 powyżej Zamawiający ma prawo zlecić usunięcie wad osobie trzeciej na koszt i ryzyko Wykonawcy
§ 12
Uregulowanie przez Zamawiającego należności za zrealizowany przedmiot Umowy nie zwalania Wykonawcy z obowiązku udzielania Zamawiającemu ewentualnych wyjaśnień i wykonania w związku z tym niezbędnych czynności w zakresie przewidzianym niniejszą Umowy do czasu zatwierdzenia badanego sprawozdania finansowego.
§ 13
1. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji przekazanych bezpośrednio lub pośrednio przez Zamawiającego (w jakiejkolwiek formie, tj. w szczególności - ustnej, pisemnej, elektronicznej, dokumentowej), a także informacji uzyskanych przez Wykonawcę w inny sposób w trakcie wzajemnej współpracy, w tym w związku z zawarciem i realizacją niniejszej Umowy, które to informacje dotyczą bezpośrednio lub pośrednio Zamawiającego, jego pracowników i współpracowników lub kontrahentów, w tym treści Umowy. Strony przyjmują, że wszelkie informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, co do których Instytut Pracy i Spraw Socjalnych podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności, przekazane przez Instytut Pracy i Spraw Socjalnych lub w jego imieniu lub uzyskane przez Wykonawcę w inny sposób w trakcie negocjowania, zawarcia i wykonywania Umowy należy traktować jako tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (dalej jako: „Tajemnica Przedsiębiorstwa”)
2. Zachowanie tajemnicy nie będzie dotyczyło informacji, która:
a) jest informacją ogólnie dostępną w momencie jej przekazania Wykonawcy,
b) stanie się informacją ogólnie dostępną po udostępnieniu jej Wykonawcy w inny sposób niż poprzez niezachowanie tajemnicy przez Wykonawcę,
c) była wcześniej w posiadaniu Wykonawcy, a nie była przez nią uzyskana pod warunkiem zachowania tajemnicy.
3. Informacje uzyskane przez Wykonawcę będą wykorzystywane wyłącznie w celach związanych z realizacją niniejszej Umowy.
4. Wykonawcy zobowiązany jest do nie ujawniania informacji uzyskanych od Zamawiającego osobom trzecim, za wyjątkiem:
a) osób zatrudnionych przez Wykonawcę przy wykonaniu niniejszej Umowy lub z nim współpracujących,
b) podmiotów upoważnionych przez Zamawiającego,
c) organów i instytucji uprawnionych na podstawie przepisów prawa do żądania ujawnienia takich informacji.
5. Wykonawca zobowiązuje się do poinformowania każdej z osób, przy pomocy których wykonuje umowę i które będą miały dostęp do informacji, o których mowa w ust. 1 powyżej, o wynikających z Umowy obowiązkach w zakresie zachowania tajemnicy, a także do skutecznego zobowiązania i egzekwowania od tych osób obowiązków w zakresie zachowania tajemnicy. Za ewentualne naruszenia tych obowiązków przez osoby trzecie Wykonawca ponosi odpowiedzialność jak za własne działania.
6. Powierzenie przetwarzania danych osobowych (wersja skrócona) stanowi załącznik nr 4 do niniejszej Umowy.
§ 14
1. Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od Umowy jeżeli Wykonawca nie przystąpił do realizacji Umowy w terminie 7 dni od dnia jej zawarcia lub zaniechał jej realizacji,
2. Poza przypadkami określonymi w Umowie Zamawiającemu przysługuje prawo wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, jeżeli:
a) zostanie otwarta likwidacja Wykonawcy.
b) pomimo uprzednich pisemnych dwukrotnych zastrzeżeń ze strony Zamawiającego Wykonawca uporczywie nie wykonuje przedmiotu niniejszej Umowy zgodnie z jej warunkami lub w rażący sposób zaniedbuje zobowiązania umowne.
3. Odstąpienie od lub wypowiedzenie Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy następuje ze skutkiem natychmiastowym z chwilą złożenia Wykonawcy pisemnego oświadczenia o odstąpieniu lub rozwiązaniu oraz zawiadomienia Wykonawcy o przyczynie odstąpienia od Umowy lub jej wypowiedzenia.
§ 15
1. Spory wynikłe na tle niniejszej Umowy będą rozstrzygane przez Sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.
2. Jeżeli jakiekolwiek postanowienie niniejszej Umowy okaże się lub stanie się nieważne albo niewykonalne, pozostaje to bez wpływu na ważność pozostałych postanowień niniejszej Umowy, chyba że bez tych postanowień Strony Umowy by nie zawarły, a nie jest możliwa zmiana lub uzupełnienie Umowy w sposób określony w ust. 2 poniżej.
3. Jeżeli jakiekolwiek postanowienie Umowy okaże się lub stanie się nieważne albo niewykonalne, Strony zobowiązane będą do niezwłocznej zmiany lub uzupełnienia Umowy w sposób oddający możliwie najwierniej zamiar Stron wyrażony w postanowieniu, które uznane zostało za nieważne albo niewykonalne.
§ 16
1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia do niniejszej Umowy winny być wprowadzane na piśmie w formie dwustronnie uzgodnionych aneksów pod rygorem nieważności.
2. Niniejsza Umowa stanowi całość uzgodnień między Stronami i uchyla wszelkie poprzedzające je porozumienia i uzgodnienia, pisemne i ustne, dotyczące przedmiotu Umowy oraz ostatecznie reguluje ustalenia Stron związane z wykonaniem, przyjęciem i rozliczeniem prac stanowiących przedmiot niniejszej Umowy .
3. Wykonawca nie może bez uprzedniej, wyrażonej na piśmie zgody Zamawiającego powierzyć innej osobie wykonania zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy.
4. W sprawach nieuregulowanych Umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego.
5. Dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z załącznikiem nr 5 do Umowy.
6. Następujące załączniki do Umowy stanowią jej integralną część:
a. Załącznik nr 1 — Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia
b. Załącznik nr 2 — Oferta Wykonawcy
c. Załącznik nr 3 — Wzór Protokołu Odbioru
d. Załącznik nr 4 — Powierzenie przetwarzania danych osobowych
e. Załącznik nr 5 — Informacja IPiSS na temat przetwarzania danych osobowych
§ 17
Umowa została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa dla Zamawiającego, jeden dla Wykonawcy
Wykonawca Zamawiający
Załączniki do Umowy:
1. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia,
2. Oferta Wykonawcy,
3. Wzór Protokołu Odbioru
4. Powierzenie przetwarzania danych osobowych
5. Informacja na temat przetwarzania danych osobowych
Załącznik nr 3 Wzór Protokołu Odbioru
Załącznik nr 3
Protokół Odbioru prac
badanie sprawozdania finansowego Instytutu Pracy i Spraw Socjalnych z siedzibą w Warszawie za rok 2023 wraz z pisemną opinią
Zamawiający/osoba upoważniona | Xxxx i nazwisko, adres mailowy, telefon |
Wykonawca/osoba upoważniona | Xxxx i nazwisko, adres mailowy, telefon |
Data i miejsce podpisania Protokołu odbioru | |
Uwagi/zalecenia/zastrzeżenia Zamawiający | |
Uwagi/zalecenia/zastrzeżenie Wykonawca | |
Podpis Zamawiającego | |
Podpis Wykonawcy |
Załącznik nr 4 Powierzenie przetwarzania danych osobowych
POWIERZENIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
§ 1
PRZEDMIOT POWIERZENIA
1. Administrator (Zamawiający) powierza Procesorowi (Wykonawca) przetwarzanie danych osobowych, w zakresie wskazanym w § 5 Powierzenia.
2. Powierzenie danych osobowych Procesorowi następuje w celu wykonania umowy zawartej pomiędzy Stronami w Warszawie w dniu …………………………. roku (dalej jako
„Umowa”).
3. Zakres powierzenia, wskazany w § 5 Powierzenia, może zostać w każdym momencie rozszerzony albo ograniczony przez Administratora. Ograniczenie albo rozszerzenie może być dokonane poprzez przesłanie w formie elektrycznej przez Administratora do Procesora nowej wersji Zakresu powierzenia.
4. Procesor może przetwarzać powierzone mu dane osobowe wyłącznie w zakresie i celu niezbędnym do świadczenia usług określonych w Umowie.
§ 2
OŚWIADCZENIA I OBOWIĄZKI PROCESORA
1. Procesor niniejszym oświadcza, że posiada zasoby infrastrukturalne, doświadczenie, wiedzę oraz wykwalifikowany personel, w zakresie umożliwiającym należyte wykonanie niniejszej Umowy, w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa. W szczególności Procesor oświadcza, że znane mu są zasady przetwarzania i zabezpieczenia danych osobowych wynikające z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej jako: „RODO”);
2. Procesor jest zobowiązany:
1) przetwarzać powierzone dane osobowe wyłącznie na postawie Umowy, chyba że obowiązek przetwarzania w szerszym zakresie wynika z prawa krajowego lub unijnego;
2) przetwarzać powierzone dane osobowe zgodnie z RODO, (jednak w okresie przed 25 maja 2018 r. w zakresie, w jakim nie jest to sprzeczne z przepisami Rozporządzenia, których Procesor zobowiązany jest przestrzegać), polskimi przepisami przyjętymi w celu umożliwienia stosowania RODO, innymi obowiązującymi przepisami prawa oraz niniejszą Umową;
3) przetwarzać powierzone mu dane osobowe wyłącznie na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego;
4) udzielać dostępu do powierzonych danych osobowych wyłącznie osobom, które ze względu na zakres wykonywanych zadań otrzymały od Procesora upoważnienie do ich przetwarzania oraz wyłącznie w celu wykonywania obowiązków wynikających z Umowy;
5) zapewnić, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych były zobowiązane do zachowania tajemnicy;
6) wdrożyć, odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, których dane osobowe będą przetwarzane na podstawie Umowy;
7) wspierać Administratora w realizacji obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie wykonywania ich praw określonych w rozdziale III RODO, w szczególności niezwłocznie, na żądanie Administratora, nie później jednak niż w terminie 7 dni od daty zgłoszenia takiego żądania, Procesor udzieli informacji dotyczących przetwarzania powierzonych mu do przetwarzania danych osobowych w tym zastosowanych technicznych i organizacyjnych środków zabezpieczenia danych osobowych;
8) niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 24 godzin od momentu stwierdzenia naruszenia, informować Administratora o każdym naruszeniu ochrony danych osobowych, w szczególności jego skali, charakterze, podejmowanych działaniach naprawczych, tożsamości podmiotów danych dotkniętych naruszeniem oraz ryzyku, jakie naruszenie może powodować dla podmiotów danych;
9) prowadzić, w formie pisemnej (w tym elektronicznej), rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu Administratora;
10) umożliwić Administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora przeprowadzanie audytów przetwarzania powierzonych danych osobowych. W tym celu Procesor na żądanie Administratora lub upoważnionego podmiotu udzieli informacji dotyczących przetwarzania powierzonych danych osobowych, technicznych i organizacyjnych środkach ich ochrony, a także umożliwi dostęp do swoich pomieszczeń, pracowników i współpracowników oraz urządzeń, w zakresie uzasadnionym wykonywaniem czynności audytowych;
11) niezwłocznie informować Administratora, jeżeli jego zdaniem wydane mu polecenie stanowi naruszenie RODO lub innych przepisów krajowych lub unijnych o ochronie danych;
12) niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu 2 Dni Roboczych, informować (o ile nie doprowadzi to do naruszenia przepisów obowiązującego prawa) Administratora o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania danych osobowych przez Procesora, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania danych, skierowanej do Procesora, o wszelkich kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Procesora;
13) przechowywać dane osobowe tylko tak długo, jak to określił Administrator, a także, bez zbędnej zwłoki, aktualizować, poprawiać, zmieniać, zanonimizować, ograniczać przetwarzanie lub usuwać wskazane dane osobowe zgodnie z wytycznymi Administratora (jeśli takie działanie mogłoby powodować brak możliwości dalszego realizowania czynności przetwarzania, Procesor poinformuje Administratora przed jego podjęciem, a następnie zastosuje się do polecenia Administratora).
§ 3
PODPOWIERZENIE
1. Administrator wyraża zgodę na dalsze powierzenie przez Procesora przetwarzania danych osobowych innym podmiotom przetwarzającym wskazanym w załączniku nr 2 do Umowy w zakresie oraz celu zgodnym z Umową. Procesor jest zobowiązany do informowania o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia dalszych podmiotów przetwarzających. Administrator może sprzeciwić się dalszemu powierzeniu przez Procesora danych osobowych, w terminie 7 dni roboczych od otrzymania informacji, o której mowa w zdaniu poprzedzającym. W przypadku wyrażenia sprzeciwu przez Administratora, Procesor nie jest uprawniony do zawarcia umowy z dalszym podmiotem przetwarzającym, którego dotyczy sprzeciw.
2. Procesor zapewnia, że będzie korzystał wyłącznie z usług takich dalszych podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO oraz przepisów obowiązującego prawa z zakresu ochrony danych osobowych, wskazanych w § 2 ust. 1.
3. Procesor zapewni w umowie z dalszym podmiotem przetwarzającym, że na podmiot ten zostaną nałożone obowiązki odpowiadające obowiązkom Procesora określonym w Umowie.
4. Procesor jest w pełni odpowiedzialny przed Administratorem za spełnienie obowiązków wynikających z umowy powierzenia zawartej pomiędzy Procesorem a dalszym podmiotem przetwarzającym. Jeżeli dalszy podmiot przetwarzający nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych, pełna odpowiedzialność wobec Administratora za wypełnienie obowiązków tego dalszego podmiotu przetwarzającego spoczywa na Procesorze.
§ 4
AUDYT
1. Administrator jest w każdym momencie upoważniony do przeprowadzenia audytu zgodności przetwarzania danych osobowych przez Procesora z Umową oraz obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności Administrator może przeprowadzić weryfikację zgodności i adekwatności środków technicznych i organizacyjnych zabezpieczających przetwarzanie danych osobowych wdrożonych przez Procesora.
2. Administrator poinformuje Procesora co najmniej 3 dni robocze przed planowaną datą audytu o zamiarze jego przeprowadzenia.
3. Audyty, o których mowa w § 4 ust. 1, mogą być wykonywane przez Administratora (osoby przez niego wyznaczone) lub podmioty zewnętrzne, którym Administrator zleci wykonanie audytu, w miejscu przetwarzania danych osobowych objętych powierzeniem w dni robocze w godzinach od 8:00 do 16:00.
4. Procesor ma obowiązek współpracować z Administratorem i upoważnionymi przez niego audytorami.
5. Po przeprowadzonym audycie przedstawiciel Administratora sporządza protokół pokontrolny, który podpisują przedstawiciele obu Stron. Procesor zobowiązuje się w terminie uzgodnionym z Administratorem, dostosować do zaleceń pokontrolnych
zawartych w protokole, mających na celu usunięcie uchybień i poprawę bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych.
6. Administrator ma także prawo żądać od Procesora składania pisemnych wyjaśnień dotyczących realizacji Umowy. Procesor zobowiązuje się odpowiedzieć niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 3 dni roboczych.
7. Procesor jest zobowiązany zapewnić, w umowie z dalszym podmiotem przetwarzającym, możliwość przeprowadzania przez Administratora (lub podmiot zewnętrzny, któremu Administrator zleci wykonanie audytu) audytu zgodności przetwarzania danych osobowych przez dalszy podmiot przetwarzający na zasadach określonych w § 4 ust. 1–5.
8. Koszty związane z przeprowadzeniem audytu ponosi podmiot, który zlecił przeprowadzenie audytu, bez prawa do żądania zwrotu takich kosztów ani zapłaty dodatkowego wynagrodzenia.
§ 5
ZAKRES POWIERZENIA DANYCH OSOBOWYCH ORAZ DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA I PROCESORA
1. Cele przetwarzania: badanie sprawozdania finansowego Instytutu Pracy i Spraw Socjalnych z siedzibą w Warszawie za rok 2023 wraz z pisemną opinią,
2. Kategorie osób, których dane dotyczą: zwykłe
3. Rodzaje danych osobowych: zwykłe
4. Dane kontaktowe Stron:
1) Wszelka korespondencja w sprawach związanych z Umową będzie kierowana do Administratora na następujące dane kontaktowe:
adres Instytut Pracy i Spraw Socjalnych, 00-000 Xxxxxxxx xx. Xxxxxxxxxxx 0x, tel. 00 00 00 000, email xxxx@xxxxx.xxx.xx,
2) Wszelka korespondencja w sprawach związanych z Umową będzie kierowana do Procesora na następujące dane kontaktowe:
……………………………………………………………………….
§ 6
WYKAZ DALSZYCH PODMIOTÓW PRZETWARZAJĄCYCH
1. ……………………………………………………………………………………
2. …………………………………………………………………………………….
Załącznik nr 5 — Informacja IPiSS na temat przetwarzania danych osobowych
Informacja Instytutu Pracy i Spraw Socjalnych na temat przetwarzania danych osobowych
Administrator i dane kontaktowe administratora
Administratorem danych osobowych jest Instytut Pracy i Spraw Socjalnych z siedzibą w Warszawie, ul. Xxxxxxxxxxx 0X, 00–000 Xxxxxxxx, wpisanym do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem 0000115925, NIP: 5251000520, REGON: 000000000,
Kontakt z administratorem jest możliwy za pośrednictwem adresu e-mail xxxx@xxxxx.xxx.xx lub pisemnie na wyżej wskazany adres siedziby administratora. We wszystkich sprawach z zakresu ochrony danych osobowych może Pani/Pan kontaktować z Inspektorem Ochrony Danych drogą elektroniczną na adres xxxx@xxxxx.xxx.xx lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Przetwarzanie danych
Administrator może przetwarzać Pani/Pana dane w celu:
• zawarcia z Panią/Panem umowy – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania danych do zawarcia i wykonywania umowy,
• prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,
• ewentualnie w celu dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami związanymi z zawartą z Panią/Panem umową – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora; uzasadnionym interesem administratora jest możliwość dochodzenia przez niego roszczeń oraz obrony przed roszczeniami wynikającymi z zawartej umowy.
Podanie danych osobowych jest konieczne do zawarcia oraz wykonywania umowy. Bez podania danych zawarcie oraz wykonywanie umowy nie są możliwe.
Okres przechowywania danych
Pani/Pana dane osobowe w związku z zawarciem umowy będą przechowywane do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa, Sw szczególności przepisów księgowych i prawa podatkowego.
Przekazywanie danych
Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom i organom upoważnionym do przetwarzania tych danych na podstawie przepisów prawa.
Pani/Pana dane mogą również zostać udostępnione organizatorom szkoleń i programów motywacyjnych, które finansuje zleceniodawca.
Pani/Pana dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie administratora, przy czym podmioty takie przetwarzać będą dane na podstawie umowy z administratorem i wyłącznie zgodnie z poleceniami administratora.
Pani/Pana prawa
Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania, ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania.
Przysługuje Pani/Panu prawo do przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od administratora Pani/Pana danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Może Pani/Pan przesłać te dane innemu administratorowi.
W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu administratora, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.
W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest zgoda, ma Pani/Pan prawo jej wycofania. Zgodę można odwołać w każdym czasie wysyłając e-mail na adres xxxx@xxxxx.xxx.xx albo pismo na adres Instytut Pracy i Spraw Socjalnych, 01-022 Warszawa, ul. Xxxxxxxxxxx 0x. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z administratorem lub Inspektorem Ochrony Danych, korzystając ze wskazanych wyżej danych kontaktowych.
Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w Polsce.
Potwierdzenie zapoznania się z treścią Informacji
Zapoznałem się z informacją Administratora danych osobowych – Instytutu Pracy i Spraw Socjalnych
……………….., …………………………
……………………………….
podpis