POROZUMIENIE Nr 22C/2010

947

POROZUMIENIE Nr 22C/2010

pomiędzy Wojewodą Warmińsko-Mazurskim Panem Marianem Podziewskim zwanym dalej „Wojewodą” ” a Gminą Olsztynek reprezentowaną przez Burmistrza Pana Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx, zwaną dalej „Gminą”

zawarte w dniu 13 kwietnia 2010 r.

w sprawie powierzenia Gminie prowadzenia zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, dotyczących obowiązku utrzymania grobów i cmentarzy wojennych

Na podstawie art. 6 ust. 3 ustawy z dnia 28 marca 1933 r. o grobach i cmentarzach wojennych (Dz. U. z 1933 r. Nr 39, poz. 311 z późn. zm.), art. 20 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206) i art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), w związku z uchwałą nr XII-101/99 z dnia 23 września 1999 r. w sprawie przejęcia zadań z zakresu administracji rządowej dot. utrzymania grobów i cmentarzy wojennych, strony postanawiają, co następuje:

§ 1. 1. Wojewoda powierza Gminie, a Gmina przyjmuje do realizacji prowadzenie w 2010 r. zadań z zakresu administracji rządowej dotyczących obowiązku utrzymania grobów i cmentarzy wojennych na terenie Gminy, obejmujących w szczególności:

1) wykonywanie bieżących prac remontowo-konserwacyjnych i porządkowo-pielęgnacyjnych na cmentarzach i grobach wojennych,

2) współpracę z Wojewódzkim Urzędem Ochrony Zabytków w zakresie opieki nad grobami i cmentarzami wojennymi wpisanymi do rejestru zabytków,

3) prowadzenie ewidencji miejsc pamięci narodowej, w tym grobów i cmentarzy wojennych, znajdujących się na terenie Gminy,

4) składanie rozliczenia realizacji zadania pod względem rzeczowym i finansowym, w terminach wyznaczonych przez Wojewodę,

5) ustalanie potrzeb finansowych w zakresie bieżącego utrzymania grobów i cmentarzy wojennych oraz prac remontowo- renowacyjnych mogił oraz obiektów z nimi związanych i przekazywania informacji w tym zakresie w terminie wyznaczonym przez Wojewodę,

6) wykonywanie innych zadań w zakresie wynikającym z bieżących potrzeb.

2. Szczegółowy zakres ilościowy i jakościowy prac, o których mowa w ust. 1 pkt 1 uzależniony jest od aktualnych potrzeb i specyfiki obiektów.

3. Na prace remontowe oraz inne działania, które mogłyby doprowadzić do naruszenia substancji lub zmiany wyglądu obiektów cmentarnictwa wojennego należy uzyskać zgodę Wojewody. Zgoda może być wydana po przedłożeniu:

1) zakresu prac przewidzianych do wykonania z określeniem obiektu, którego te prace dotyczą;

2) zezwolenia Warmińsko-Mazurskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w przypadku obiektów objętych ochroną konserwatorską;

3) uproszczonego kosztorysu planowanych prac oddzielnie dla każdego obiektu;

4) dokumentacji fotograficznej ilustrującej aktualny stan obiektu przewidzianego do remontu.

§ 2. 1. Wojewoda zobowiązuje się do udzielenia Gminie dotacji w kwocie: 4 420 zł (słownie: cztery tysiące czterysta dwadzieścia złotych) z przeznaczeniem na pokrycie kosztów zadania, o którym mowa § 1 ust. 1 pkt 1 porozumienia.

2. Przekazanie środków finansowych z przeznaczeniem na cel określony w § 1 ust. 1 pkt 1 nastąpi przelewem na rachunek Urzędu Miasta/Gminy w Olsztynku w banku: BS Olsztynek nr 87 8823 0007 2001 0000 0169 0001 w terminie 45 dni od daty podpisania niniejszego porozumienia.

3. Środki z budżetu wojewody należy rozdysponować w sposób zapewniający właściwe utrzymanie grobów i cmentarzy wojennych w okresie wiosennym, letnim i jesiennym.

4. Przyznane środki finansowe nie mogą być wydatkowane na inny cel niż określony w § 1 ust. 1 pkt 1 niniejszego Porozumienia.

§ 3. Rozliczenie, o którym mowa w § 1 ust. 1 pkt 4 porozumienia, następuje w formie sprawozdań merytoryczno- finansowych, których wzór stanowią załączniki nr 1 i 2 do porozumienia. Sprawozdania przedłożone zostaną przez Gminę do Wydziału Polityki Społecznej Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie w następujących terminach:

1) do dnia 15 września 2010 r. - sprawozdanie merytoryczno-finansowe częściowe obejmujące okres realizacji zadania do 31 sierpnia 2010 r. wraz z potwierdzonymi za zgodność z oryginałem kserokopiami: wszystkich wymaganych dokumentów wynikających z przyjętych procedur zlecania robót, faktur (rachunków), które zostały opłacone w całości lub w części z dotacji wojewody (stosownie opisane ze wskazaniem źródła finansowania, sprawdzone pod względem formalno- rachunkowym i merytorycznym, podpisane przez osoby uprawnione), umów, zleceń, dowodami wypłat, protokołów odbioru prac oraz dokumentacją fotograficzną obrazującą stan grobów i cmentarzy wojennych po wykonaniu prac (max 1-2 zdjęcia na 1 obiekt) - zgodnie z załącznikiem nr 1,

2) do dnia 15 stycznia 2011 r. - sprawozdanie merytoryczno-finansowe końcowe obejmujące okres realizacji zadania od 1 września 2010 do 31 grudnia 2010 r. wraz z załącznikami, o których mowa w pkt 1 wyłącznie za drugi okres realizacji zadania - zgodnie z załącznikiem nr 2.

§ 4. 1. Środki finansowe określone w § 2 ust. 1 porozumienia, wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem, pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości, podlegają niezwłocznemu zwrotowi, nie później niż do dnia 15 stycznia 2011 r., na konto bankowe Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie, z którego została przyznana dotacja.

2. O możliwości niewykorzystania dotacji w danym roku budżetowym w całości lub w części Gmina zobowiązana jest niezwłocznie powiadomić Wojewodę, najpóźniej do dnia 31 października 2010 r. i do tego dnia zwrócić niewykorzystane środki.

§ 5. 1. Wojewodzie przysługuje prawo nadzoru i kontroli prawidłowości realizacji zadań objętych niniejszym porozumieniem, w tym wydatkowania przekazanych środków finansowych, na podstawie dokumentacji dostarczonej lub udostępnionej przez Gminę oraz wizytacji grobów i cmentarzy wojennych znajdujących się na terenie Gminy.

2. W ramach sprawowanego nadzoru Wojewodzie przysługują uprawnienia do:

1) wydawania zaleceń pokontrolnych,

2) wydawania wytycznych określających kierunki i zasady realizacji zadań powierzonych porozumieniem.

3. Gmina obowiązana jest do udzielenia ustnych lub pisemnych wyjaśnień i informacji dotyczących realizacji powierzonych zadań, w terminie określonym przez Wojewodę.

§ 6. 1. Porozumienie może być rozwiązane za zgodą obu stron w każdym czasie.

2. Porozumienie może być rozwiązane przez każdą ze stron za jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia.

3. Wojewodzie przysługuje prawo rozwiązania porozumienia bez wypowiedzenia w przypadku:

1) niewywiązywania się przez Gminę z obowiązku realizacji zadań powierzonych niniejszym porozumieniem,

2) nierespektowania zaleceń pokontrolnych lub wytycznych określających kierunki i zasady realizacji powierzonych zadań,

3) nieterminowego rozliczenia dotacji,

4) nieuzupełnienia braków w rozliczeniach w terminie wskazanym przez pracowników Wydziału Polityki Społecznej Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie.

4. W przypadku rozwiązania porozumienia przed upływem okresu, na który zostało zawarte, Gmina jest zobowiązana zwrócić niewykorzystane środki otrzymane na jego realizację, w terminie 5 dni od dnia rozwiązania porozumienia.

5. Rozwiązanie porozumienia wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.

§ 7. Porozumienie zostaje zawarte na czas określony, tj. do 31 grudnia 2010 r. i obejmuje zadania określone w § 1 wykonane przez Gminę w 2010 r., przed dniem zawarcia porozumienia.

§ 8. Porozumienie wchodzi w życie z dniem podpisania i podlega ogłoszeniu w Dzienniku Urzędowym Województwa Warmińsko-Mazurskiego.

§ 9. Porozumienie zostało sporządzone w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, po dwa dla każdej ze stron.

Burmistrz Wojewoda Warmińsko-Mazurski

Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx

Zał. 1

Pieczęć urzędu miasta/gminy

(termin rozliczenia: do 15 września 2010 r.)

…………………………………, dnia ……………………..

(miejscowość)

SPRAWOZDANIE CZĘŚCIOWE

okres sprawozdawczy: od początku realizacji zadania. do 31 sierpnia 2010 r.

Z WYKONANIA ZADANIA W ZAKRESIE UTRZYMANIA GROBÓW I CMENTARZY WOJENNYCH W 2010 ROKU

określonego w porozumieniu nr ……….……… z dnia ……...........…………………., pomiędzy Wojewodą Warmińsko- Mazurskim a Miastem/Gminą .……………..........……………….……………

1. Wykaz obiektów objętych pracami określonymi w § 1 pkt 1 porozumienia (wpisać lub załączyć):

za okres: od początku realizacji zadania do 31 sierpnia 2010 r.

Miejscowość	Rodzaj obiektu (cmentarz, kwatera, mogiła, I, II wojna światowa, inny)	Powierzchnia w m2	Przynależność narodowościowa osób pochowanych
Łączna powierzchnia obiektów objętych pracami:

2. Opis zrealizowanych prac (wpisać lub załączyć)

za okres: od początku realizacji zadania do 31 sierpnia 2010 r.

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Określić częstotliwość wykonywanych prac (np. raz w miesiącu, kilka razy w miesiącu, w miarę potrzeb, na bieżąco, inna)

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

3. Wykaz dokumentów rozliczeniowych:

za okres: od początku realizacji zadania do 31 sierpnia 2010 r.

Lp.	Numer faktury/ rachunku	Data faktury/ rachunku	Nazwa wydatku	Ogólna kwota faktury/ rachunku	W tym na cmentarze wojenne ze środków z budżetu wojewody
1.	2.	3.	4.	5.	6.
RAZEM

4. Wysokość wydatków związanych z realizacją zadania:

za okres: od początku realizacji zadania do 31 sierpnia 2010 r.

Kwota dotacji z budżetu wojewody (określona w porozumieniu)	Wydatki związane z realizacją zadania do 31 sierpnia 2010 r.				Pozostało do wykorzystania z budżetu wojewody (1-3)
	Koszt całkowity (3+4+5)	w tym:
		z budżetu wojewody	ze środków własnych gminy	ze środków z innych źródeł
1.	2.	3.	4.	5.	6.

5. Dokumenty rozliczeniowe zostały uwierzytelnione (niewłaściwe skreślić) TAK/NIE

6. Przeprowadzono postępowanie o zamówieniach publicznych (niewłaściwe skreślić) TAK/NIE

Określić tryb zamówienia publicznego

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

.................................................

(podpis i pieczęć)

Sporządził: ……………….…………………………..

(imię i nazwisko)

Tel. ……………………….…………………………….

Załączniki:

1. kserokopie faktur/rachunków, które zostały opłacone w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji wojewody,

2. kserokopie dowodu wypłat,

3. kserokopia umowy/zlecenia,

4. kserokopia protokołu odbioru prac,

5. dokumentacja fotograficzna cmentarzy po wykonaniu prac (max 1-2 zdjęcia na 1 obiekt),

6. inne (wymienić)

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Uwaga: w przypadku braku któregokolwiek z ww. załączników proszę o dołączenie wyjaśnień.

Adnotacja Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Akceptacja rozliczenia pod względem merytorycznym

i finansowym:

…………............................................... …................................................

(podpis i pieczęć pracownika) (podpis i pieczęć dyrektora)

Olsztyn, dnia ………….……………….

Zał. 2

Pieczęć urzędu miasta/gminy

(termin rozliczenia: do 15 stycznia 2011 r.)

…………………………………, dnia ……………………..

(miejscowość)

SPRAWOZDANIE KOŃCOWE

okres sprawozdawczy: od 1 września 2010 r. do 31 grudnia 2010 r.

Z WYKONANIA ZADANIA W ZAKRESIE UTRZYMANIA GROBÓW I CMENTARZY WOJENNYCH W 2010 ROKU

określonego w porozumieniu nr ……….……… z dnia , pomiędzy Wojewodą Warmińsko-

Mazurskim a Miastem/Gminą .……………..........……………….……………

1. Wykaz obiektów objętych pracami określonymi w § 1 pkt 1 porozumienia (wpisać lub załączyć):

za okres realizacji zadania: od 1 września 2010 r. do 31 grudnia 2010 r.

Miejscowość	Rodzaj obiektu (cmentarz, kwatera, mogiła, I, II wojna światowa, inny)	Powierzchnia w m2	Przynależność narodowościowa osób pochowanych
Łączna powierzchnia obiektów objętych pracami:

2. Opis zrealizowanych prac (wpisać lub załączyć)

za okres realizacji zadania: od 1 września 2010 r. do 31 grudnia 2010 r.

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Określić częstotliwość wykonywanych prac (np. raz w miesiącu, kilka razy w miesiącu, w miarę potrzeb, na bieżąco, inna)

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

3. Wykaz dokumentów rozliczeniowych:

za okres realizacji zadania: od 1 września 2010 r. do 31 grudnia 2010 r.

Lp.	Numer faktury/ rachunku	Data faktury/ rachunku	Nazwa wydatku	Ogólna kwota faktury/ rachunku	W tym na cmentarze wojenne ze środków z budżetu wojewody
1.	2.	3.	4.	5.	6.
RAZEM

4. Wysokość wydatków związanych z realizacją zadania:

za okres: od początku realizacji zadania do 31 grudnia 2010 r.

		w tym:		Zwrot		w tym:
Kwota dotacji z	Koszt całkowity z	od początku	od 1 września 2010 r. do 31 grudnia 2010 r.	niewykorzystanej	Koszt całkowity	od początku realizacji zadania do 31 sierpnia 2010 r.	Od 1 września 2010 r. do 31 grudnia 2010 r.
budżetu wojewody	budżetu	realizacji		dotacja z budżetu	ze środków
(określona w	wojewody	zadania do		wojewody	własnych gminy
porozumieniu)	(3+4)	31 sierpnia		(1-2)*)	(7+8)
		2010 r.
1.	2.	3.	4.	5.	6.	7.	8.

*) Dokonując zwrotu środków z budżetu wojewody proszę o wskazanie przyczyny niewykorzystania dotacji

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

5. Dokumenty rozliczeniowe zostały uwierzytelnione (niewłaściwe skreślić) TAK/NIE

6. Przeprowadzono postępowanie o zamówieniach publicznych (niewłaściwe skreślić) TAK/NIE

Określić tryb zamówienia publicznego ………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

.................................................

(podpis i pieczęć)

Sporządził: ……………….…………………………..

(imię i nazwisko)

Tel. ……………………….…………………………….

Załączniki:

1. kserokopie faktur/rachunków, które zostały opłacone w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji wojewody,

2. kserokopie dowodu wypłat,

3. kserokopia umowy/zlecenia,

4. kserokopia protokołu odbioru prac,

5. dokumentacja fotograficzna cmentarzy po wykonaniu prac (max 1-2 zdjęcia na 1 obiekt),

6. inne (wymienić)

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Uwaga: w przypadku braku któregokolwiek z ww. załączników proszę o dołączenie wyjaśnień.

Adnotacja Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Akceptacja rozliczenia pod względem merytorycznym

i finansowym:

……...................................................... ..................................................

(podpis i pieczęć pracownika) (podpis i pieczęć dyrektora)

Olsztyn, dnia ………….……………….