Klauzula informacyjna RODO dla Oferenta/Wykonawcy/Dostawcy/Klienta/Partnera/ Kontrahenta będącego osobą fizyczną oraz reprezentantów, pełnomocników
Załącznik nr A
Klauzula informacyjna RODO dla Oferenta/Wykonawcy/Dostawcy/Klienta/Partnera/ Kontrahenta będącego osobą fizyczną oraz reprezentantów, pełnomocników
1)
(w tym wystawianiem faktur, dokonywaniem płatności i rozliczeń), rozpatrywaniem reklamacji/skarg, obsługą posprzedażową
Klauzula informacyjna dotyczy przetwarzania danych osobowych:
I. Kontrahentów/oferentów/wykonawców/dostawców/klientów/partnerów, osób fizycznych będących stroną Postępowania o udzielenie zamówienia lub stroną Umowy, tj.:
1. osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, w tym jako wspólnicy spółki cywilnej,
2. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
II. Reprezentantów, pełnomocników będących osobami fizycznymi, działającymi w imieniu ww. Kontrahenta lub innego podmiotu niebędącego osobą fizyczną, niebędących stroną Postępowania o udzielenie zamówienia lub Umowy.
Zakres poniższych informacji odpowiada wymogom art. 13 i art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane dalej „RODO”.
Pełną politykę prywatności DOZAMEL Sp. z o.o. znajdzie Pani/Pan pod adresem xxx.xxxxxxx.xx/XXXX.
1. KTO JEST ADMINISTRATOREM PANI/PANA DANYCH OSOBOWYCH ?
Administratorem danych osobowych jest DOZAMEL Sp. z o.o., ul. Xxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxx, nr KRS 0000085139, nr NIP:
0000000000, tel. 00 00 00 000, e-mail: xxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx, xxx.xxxxxxx.xx (zwana dalej „Spółką” lub „administratorem”).
2. INSPEKTOR OCHRONY DANYCH
Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym mogą Państwo kontaktować się na email: xxx@xxxxxxx.xx lub listownie na adres pocztowy wskazany w pkt. 1.
3. W JAKIM CELU I NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ BĘDĄ PRZETWARZANE PANI/PANA DANE OSOBOWE ?
Administrator, w zależności od zakresu współpracy, będzie przetwarzał dane osobowe w następujących celach:
a) przeprowadzenia na Pani/Pana żądanie działań w celu zawarcia ze Spółką Umowy, w tym: przedłożenia oferty (wyceny, kosztorysu, informacji handlowych itp.), weryfikacji ofert, negocjacji, wyłonienia najkorzystniejszej oferty – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
b) zawarcia i należytego wykonania Umowy, której jest Pani/Pan stroną, w tym obsługi reklamacji lub skarg związanych z Umową
– w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
c) w sytuacji gdy nie jest Pani/Pan stroną Postępowania/Umowy, lecz przedstawicielem/pełnomocnikiem Kontrahenta lub innego podmiotu (niebędącego osobą fizyczną) będącego stroną Postępowania/Umowy, Pani/Pana dane osobowe będziemy przetwarzać na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w celu realizacji uzasadnionego prawnie interesu administratora oraz Pani/Pana mocodawcy (pracodawcy, zleceniodawcy) polegającego na wykonywaniu wszelkich czynności, do których Państwo zostali umocowani w związku z Postępowaniem lub Umową;
d) wykonywania przez Spółkę obowiązków wymaganych przepisami prawa w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c) RODO oraz na podstawie przepisów prawa, w szczególności: ustawy ordynacja podatkowa, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i innych przepisów podatkowych, ustawy o rachunkowości, ustawy kodeks postępowania cywilnego, ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, ustawy o komornikach sądowych, przepisów prawa budowlanego, prawa energetycznego;
e) realizowanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj.:
i. ustalanie/dochodzenie roszczeń w związku z Postępowaniem/Umową lub obrona przed takimi roszczeniami;
ii. możliwość zaproszenia Pani/Pana do udziału w przyszłych Postępowaniach o udzielenie zamówienia poprzez tworzenie
bazy kwalifikowanych dostawców;
iii. ewentualne kontaktowanie się w zakresie badania satysfakcji z naszych usług/wyrobów lub współpracy w celu ich doskonalenia, optymalizacji;
iv. prowadzenie marketingu bezpośredniego oferowanych usług/towarów własnych lub partnerów oraz kontaktów handlowych w celach budowania długofalowych partnerskich relacji, pozyskania nowych umów/zamówień/zleceń usług/zleceń transportowych.
f) w innych celach na podstawie wyrażonej przez Xxxxx/Pana dobrowolnej zgody rozumianej zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO – w szczególności: wydania pełnomocnictw do reprezentowania DOZAMEL Sp. z o.o.; marketingu towarów lub usług realizowanego po wygaśnięciu Umowy; otrzymywania newslettera, wykorzystania Pani/pana wizerunku (zdjęć) przez administratora. W każdym momencie przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia zgody bez podawania przyczyn.
4. JAKIE KATEGORIE DANYCH OSOBOWYCH BĘDZIEMY PRZETWARZAĆ ?
W związku z prowadzeniem Postępowania o udzielenie zamówienia, zawarciem i wykonywaniem Umowy, obsługą posprzedażową,
1) UMOWA – również: zamówienie, zlecenie usług, umowa spedycji/przewozu, porozumienie, akceptacja oferty i inne formy prawne udzielania
zamówienia lub współpracy.
administrator może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych (możliwy maksymalny zakres):
a) dane identyfikujące – imię (imiona), nazwisko, nazwa firmy prowadzonej działalności gospodarczej, nr NIP, nr REGON, nr PESEL, nr dokumentu tożsamości;
b) dane kontaktowe – adres pocztowy siedziby/prowadzenia działalności gospodarczej/zamieszkania/korespondencyjny, adres e- mail, nr telefonu, nr faxu;
c) dane dotyczące zatrudnienia u kontrahenta bądź współpracy z kontrahentem - nazwa firmy, zajmowane stanowisko lub pełniona funkcja;
d) dane dotyczące wykonywanego zawodu, posiadanych kwalifikacji, uprawnień, doświadczenia zawodowego lub prowadzonej działalności gospodarczej lub udziału w spółce cywilnej;
e) dane zawarte w oświadczeniach kontrahenta, w referencjach przedstawianych w postępowaniu;
f) specyficzne numery identyfikacyjne niebędące numerami nadawanymi powszechnie, nadawane osobom fizycznym w związku z pełnioną funkcją, wykonywanym zawodem - np.: numer legitymacji służbowej lub zawodowej, nr uprawnień, tytuł zawodowy, nazwa uprawnień, wykształcenie;
g) dane osobowe z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS w celu weryfikacji podanych informacji - zakres przetwarzanych danych będzie w takim przypadku ograniczony do danych dostępnych publicznie w odpowiednich rejestrach;
h) nr rachunku bankowego.
5. SKĄD POZYSKUJEMY DANE OSOBOWE ?
Dane osobowe, które przetwarzamy zostały pozyskane bezpośrednio od Pani/Pana - np. dane zawarte w pełnomocnictwie, ofercie, Umowie lub w innych formularzach/dokumentach lub w prowadzonej z nami korespondencji.
Dane osobowe możemy również otrzymywać pośrednio od podmiotu, który z nami współpracuje, będącego dla Pani/Pana pracodawcą, zleceniodawcą, mocodawcą.
6. JAK DŁUGO BĘDĄ PRZECHOWYWANE PANI/PANA DANE OSOBOWE ?
Okresy przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentów (informacji) reguluje „Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt DOZAMEL Sp. z o.o.” obowiązujący u administratora.
Dane osobowe będą przechowywane w szczególności:
a) dane zawarte w ofercie, umowie i dokumentacji związanej z wyłanianiem Kontrahenta oraz zawieraniem, realizacją i rozliczaniem Umowy - przez okres stosunku prawnego łączącego Panią/Pana i administratora, a po zakończeniu tego stosunku - do czasu ustania obowiązków spoczywających na administratorze, a wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności rachunkowo-podatkowych lub do czasu przedawnienia roszczeń związanych z Umową, w zależności który okres będzie dłuższy.
b) zakresie danych osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora w oparciu o art. 6 ust. 1 lit.
f) RODO – przez okres niezbędny do realizacji uzasadnionego prawnie interesu administratora lub do momentu wniesienia Państwa uzasadnionego sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, a następnie przez okresy przedawnienia roszczeń wskazane w przepisach obowiązującego prawa, w szczególności Kodeksu cywilnego.
c) dane osobowe przetwarzane na podstawie udzielonej zgody będą przetwarzane do czasu zrealizowania celu przetwarzania, na który została udzielona zgoda lub wcześniejszego wycofania udzielonej zgody.
W razie zaistnienia sporu między Kontrahentem a Spółką lub Panią/Panem a administratorem, okres przechowywania danych osobowych może zostać wydłużony do czasu prawomocnego zakończenia sporu, w którym dane stanowią dowód w sprawie.
7. KOMU PANI/PANA DANE OSOBOWE MOGĄ BYĆ UJAWNIANE ?
Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:
a) organom władzy publicznej lub podmiotom publicznym uprawnionym do ich uzyskania na podstawie przepisów prawa, gdy wystąpią z żądaniem w oparciu o stosowną podstawę prawną (np. sądy, Policja, organy Krajowej Administracji Skarbowej, komornicy sądowi itp.);
b) podwykonawcom działającym na zlecenie Spółki, świadczącym na podstawie umowy usługi wspierające działalność administratora, w szczególności świadczącym usługi serwisu lub rozwoju systemów teleinformatycznych (x.xx. IT.integro Sp. z o.o., ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx), prawnicze, doradcze, wykonawcze/serwisowe dotyczące infrastruktury, audytowe, pocztowe, kurierskie, spedycyjne, transportowe, niszczenia nośników zawierających dane osobowe;
c) bankom, w których administrator posiada rachunki bankowe, w zakresie dokonywanych płatności i rozliczeń;
d) przedsiębiorcom świadczącym usługi prawnicze oraz organom wymiaru sprawiedliwości - w razie dochodzenia roszczeń przez administratora lub obrony przed roszczeniami;
e) Radzie Nadzorczej Spółki;
f) wspólnikom Spółki.
8. JAKIE PRZYSŁUGUJĄ PANI/PANU PRAWA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH ?
W związku z przetwarzaniem danych osobowych, w zakresie swoich danych osobowych ma Pani/Pan prawa do:
a) dostępu do treści danych osobowych, w tym otrzymania kopii, na podstawie art. 15 RODO;
b) sprostowania nieprawidłowych danych osobowych na podstawie art. 16 RODO;
c) usunięcia danych osobowych (tzw. bycia zapomnianym) na podstawie art. 17 RODO;
d) ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach przewidzianych w art. 18 RODO;
e) wniesienia sprzeciwu podstawie art. 21 RODO w przypadkach, kiedy administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie swojego prawnie uzasadnionego interesu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, z przyczyn związanych z Pani/Pana
szczególną sytuacją;
f) do przenoszenia danych - zgodnie z art. 20 RODO, jeżeli przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się na podstawie zgody w myśl RODO art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) lub na podstawie umowy w myśl RODO art. 6 ust. 1 lit. b) oraz przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany;
g) w zakresie w jakim przetwarzanie Pani/Pana danych odbywa się na podstawie zgody - cofnięcia udzielonych poszczególnych zgód w dowolnym momencie, bez podawania przyczyny. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania zrealizowanego do czasu wycofania zgody, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
W celu skorzystania z przysługującego Państwu prawa prosimy o przesłanie na adres email: xxx@xxxxxxx.xx lub pisemnie na adres siedziby administratora informacji zawierającej Pani/Xxxx imię i nazwisko, dane kontaktowe oraz opis żądania.
9. PRAWO DO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO
W przypadkach uznania, iż przetwarzanie przez administratora Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx.
10. CZY PODANIE PRZEZ PANIĄ/PANA DANYCH OSOBOWYCH JEST OBOWIĄZKOWE ?
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz jest niezbędne do udziału w Postępowaniu o udzielenie zamówienia lub do zawarcia i wykonywania Umowy, a także do wywiązania się administratora z obowiązków wynikających z przepisów prawa. Konsekwencją odmowy podania przez Panią/Pana danych osobowych będzie brak możliwości zawarcia lub wykonywania Umowy.
11. CZY PANI/PANA DANE OSOBOWE SĄ PRZETWARZANE W SPOSÓB ZAUTOMATYZOWANY ?
Administrator nie przetwarza Pani/Pana danych osobowych w sposób zautomatyzowany, który mógłby skutkować zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji, w tym w formie tzw. profilowania.
12. CZY PANI/PANA DANE OSOBOWE SĄ PRZEKAZYWANE POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY ?
Państwa dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), który tworzą Państwa Unii Europejskiej oraz Islandia, Norwegia i Lichtenstein.
* Xxxxxxxxxx/em się z treścią klauzuli …………………..………..………………………….……………………………………..
(czytelny podpis Kontrahenta lub reprezentanta/pełnomocnika)
* - Podpis na klauzuli należy uzyskać w przypadkach przekazania wersji papierowej klauzuli, podpisany egzemplarz dołączyć do umowy/dokumentacji sprawy.
W przypadku przesłania treści klauzuli elektronicznie na email lub przesłania na email linka bezpośredniego do treści klauzuli zamieszczonej na stronie
xxx.xxxxxxx.xx – należy dołączyć wydruk wysłanego emaila do umowy/dokumentacji sprawy.