ZAPYTANIE OFERTOWE
Znak sprawy: ZP.271.29.2021 Sianów, 28.12.2021 r.
Miejsko-Gminny Ośrodek
Pomocy Społecznej w Sianowie ul. Xxxxxxxxxxx 0x
76-004 Sianów
ZAPYTANIE OFERTOWE
na wykonanie obsługi pocztowej Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w 2022 roku
1. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
1) Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych (przesyłek listowych i paczek), zwrot potwierdzeń odbioru ww. przesyłek pokwitowanych przez adresata, jak również zwrot przesyłek niedoręczonych po wyczerpaniu możliwości doręczenia lub wydania odbiorcy, a także transport przesyłek przeznaczonych do nadania z siedziby Zamawiającego przy ul. Xxxxxxxxxxx 0x, 00-000 Xxxxxx, do placówki nadawczej operatora pocztowego realizującego usługę pocztową.
2) Warunki dotyczące realizacji zamówienia zostały określone w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, który stanowi ust. 2 niniejszego zapytania ofertowego.
3) Szacunkowa liczba i rodzaj przesyłek listowych i paczek została wskazana w Formularzu cenowym, który stanowi Załącznik Nr 2. Liczba przesyłek wskazana w Formularzu jest wielkością szacunkową, przyjętą w celu porównania ofert i wyboru oferty najkorzystniejszej. Wykonawcy, z którym Zamawiający podpisze umowę, nie przysługuje roszczenie o realizację usługi w wielkościach podanych w tabeli. Zamawiający będzie ponosił koszty za faktycznie nadane przesyłki.
4) Kody CPV:
64100000-7 - Usługi pocztowe i kurierskie 60000000-8 - Usługi transportowe
2. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1) Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych (przesyłek listowych i paczek) oraz ich zwrotów po wyczerpaniu możliwości doręczenia lub wydania odbiorcy, a także transport przesyłek przeznaczonych do nadania z siedziby Zamawiającego do placówki nadawczej operatora pocztowego realizującego usługę pocztową.
2) Szacunkowa liczba i rodzaj przesyłek pocztowych (przesyłek listowych i paczek) została określona w formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 2.
3) Liczba przesyłek wskazana w załączniku nr 2 jest wielkością szacunkową, przyjętą w celu porównania ofert i wyboru oferty najkorzystniejszej. Wykonawcy, z którym Zamawiający zawrze umowę, nie przysługuje roszczenie o realizację usługi w wielkościach podanych w tabeli.
4) W ramach realizacji umowy w sprawie zamówienia publicznego Zamawiający będzie mógł zlecać nadanie przesyłek pocztowych również w kategoriach, które nie są wyszczególnione w formularzu cenowym, a są świadczone przez Wykonawcę zgodnie z regulaminem świadczenia usług pocztowych, w oparciu o przepisy ustawy Prawo pocztowe oraz międzynarodowe przepisy pocztowe. W takiej sytuacji podstawą rozliczenia będą ceny zawarte w obowiązującym w dacie odbioru i nadania przez Wykonawcę przesyłek cenniku usług pocztowych
5) Wykonawca zapewnia możliwość nadawania wszystkich przesyłek objętych przedmiotem umowy codziennie w dni robocze tj. przez 5 dni w tygodniu od poniedziałku do piątku w
godzinach pracy Wykonawcy, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.
6) Odbioru przesyłek przeznaczonych do wysyłki dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego raz dziennie od poniedziałku do piątku 14:00 – 14:30, w piątek w godzinach 13:00 – 13:30.
7) Doręczania przesyłek adresowanych do Zamawiającego będzie dokonywał upoważniony przedstawiciel Wykonawcy w siedzibie zamawiającego w dni robocze, w godzinach 8:00
– 11:00.
8) Wykonawca zobowiązuje się do nadawania przesyłek pocztowych objętych przedmiotem zamówienia w dniu ich odbioru od Zamawiającego. W przypadku uzasadnionych zastrzeżeń w stosunku do już odebranych przesyłek (np. nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisów w dokumentach nadawczych z wpisami na przesyłkach, brak znaków opłaty itp.) Wykonawca bez zbędnej zwłoki wyjaśnia je z Zamawiającym. Brak możliwości wyjaśnienia powyższych zastrzeżeń lub ich usunięcia w dniu odbioru przesyłek od Zamawiającego powoduje, iż nadanie przesyłek przez Wykonawcę nastąpi w dniu następnym, a w przypadku braku możliwości usunięcia niezgodności Zamawiający wycofa przesyłkę przeznaczoną do nadania.
9) Wykonawca jest zobowiązany do doręczenia Zamawiającemu pokwitowanego przez adresata zwrotnego potwierdzenia odbioru, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki.
10) W przypadku braku możliwości doręczenia przesyłki rejestrowanej Wykonawca pozostawi adresatowi zawiadomienie o próbie dostarczenia przesyłki zawierające wskazanie miejsca i czasu odbioru przesyłki przez adresata. Termin odbioru przesyłki przez adresata po pierwszym awizo ustala się na 7 dni, licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia, a po upływie tego terminu w przypadku niepodjęcia przesyłki przez adresata wymagane jest wystawienie powtórnego zawiadomienia (powtórne awizo) o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni licząc od dnia pierwszego zawiadomienia. Po upływie czternastodniowego terminu nieodebrana przez adresata przesyłka podlega zwrotowi Zamawiającemu z podaniem przyczyny nieodebrania przesyłki.
11) Zwrot niedoręczonych przesyłek pocztowych do Zamawiającego odbywać się będzie niezwłocznie po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia, z podaniem przyczyny niedoręczenia.
12) Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie tej przesyłki lub zawiadomienia o próbie jej doręczenia nastąpiło po upływie 14 dni od dnia nadania.
13) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia numerów identyfikujących przesyłek poleconych oraz do nanoszenia tych numerów na wszystkich wymaganych przez siebie dokumentach.
14) Wykonawca zapewni opcję śledzenia online przesyłek rejestrowanych bez ponoszenia dodatkowych kosztów z tym związanych przez Zamawiającego (usługa powinna być ogólnie dostępna dla Zamawiającego bez konieczności zakupu dodatkowego sprzętu, oprogramowania, uprawnień itp.).
15) Przy nadawaniu przesyłek krajowych Zamawiający będzie korzystał z druków zwrotnego potwierdzenia odbioru, które zapewnia Wykonawca. Zamawiający zgłasza Wykonawcy zapotrzebowanie na wskazane druki, które Wykonawca zapewnia nieodpłatnie. Pozostałe druki stosowane przy świadczeniu usług pocztowych również zostaną dostarczone Zamawiającemu nieodpłatnie przez Wykonawcę.
16) Zamawiający nie dopuszcza możliwości, aby część przesyłek została nadana przez inny podmiot na rzecz i w imieniu Xxxxxxxxxxxxx, w wyniku czego na dowodzie nadania przesyłki będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający, zaś oznaczenia nadawcy na kopercie będą wskazywały na to, że Zamawiający nie jest nadawcą przesyłki.
17) Zamawiający wymaga, aby usługa doręczania przesyłek świadczona była do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu w Polsce oraz poza granicami Polski;
18) Terminy doręczania przesyłek nie mogą być dłuższe niż określone w wymaganiach zakresie czasu przebiegu przesyłek pocztowych krajowych ujętych w Rozporządzeniu
Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego. (Dz. U. z 2013 r. poz. 545) wydanego na podstawie ustawy Prawo Pocztowe
3. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA
10.01.2022 r. – 31.12.2021 r.
4. WARUNKI PRZYSTĄPIENIA DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO
Wymagania konieczne:
1) Wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania-ocena spełnienia warunku będzie dokonywana metodą spełnia- nie spełnia. Wykonawca spełni w/w warunek składając zaświadczenie o wpisie do rejestru operatorów pocztowych o których mowa w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (x.x. Xx. U. z 2020 r. poz. 1041) lub zezwolenie do prowadzenia działalności pocztowej wydane przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej na podstawie ustawy Prawo Pocztowe.
Wykonawca złoży oświadczenia:
2) posiadanym potencjale technicznym niezbędny do realizacji zamówienia (oświadczenie),
3) o dysponowaniu osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia.
4) o znajdowaniu się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
Warunki wymienione w pkt 1 Zamawiający zweryfikuje na podstawie przedstawionego zaświadczenia.
Warunki wymienione w pkt 2-4 Zamawiający zweryfikuje na podstawie oświadczenia składanego przez Wykonawcę.
5. KRYTERIA OCENY OFERT
1) Zamawiający udzieli zamówienia temu Wykonawcy, który uzyska najwyższą liczbę punktów w oparciu kryterium:
a) Cena: 100% (max 100 pkt)
Kryterium Cena (C) będzie oceniane w wyniku porównania ceny oferty najkorzystniejszej (Cmin) z ceną podaną w ofercie rozpatrywanej (Cr), tj:
C = Cmin/ Cr x 100 pkt
Cena w ofercie musi być podana w walucie polskiej i być ceną brutto, tzn. obejmować wszystkie należne podatki, obciążenia i koszty związane z realizacją zadania.
W ramach niniejszego kryterium Wykonawca może uzyskać maksymalnie 100 punktów. Punkty liczone będą z dokładnością dwóch miejsc po przecinku.
2) Przed zawarciem umowy Zamawiający może prowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą lub z Wykonawcami, których oferty zostały ocenione najwyżej, w szczególności jeśli oferty przekroczą kwoty, które Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia lub zaproponowane ceny w rażący sposób odbiegają od cen rynkowych.
3) Zamawiający zastrzega sobie również prawo do zakończenia postępowania bez dokonania wyboru Wykonawcy i bez podania przyczyny.
6. TERMIN I MIEJSCE ZŁOŻENIA OFERT
Wymagane dokumenty należy składać w Miejsko-Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Sianowie, ul. Xxxxxxxxxxx 0x, 00-000 Xxxxxx, w terminie do 04.01.2022 r. godz. 10:00 .
Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie z opisem:
„Oferta na wykonanie obsługi pocztowej. Nie otwierać przed 04.01.2022 r.”
Otwarcie ofert nastąpi w dniu 04.01.2022 r. o godz. 10:15.
Każdy Wykonawca może złożyć maksymalnie jedną ofertę.
7. FORMA OFERTY
Oferta winna być sporządzona na piśmie, w języku polskim, posiadać termin ważności – 30 dni, być sporządzona na wzorze formularza oferty stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego, uzupełniony formularz cenowy stanowiący załącznik nr 2, posiadać niezbędne załączniki i oświadczenia. Oferta winna być opatrzona podpisem Wykonawcy a w przypadku konsorcjum osób fizycznych oferta powinna być podpisana przez osobę wskazaną do reprezentowania konsorcjum.
8. ZAWARTOŚĆ OFERT
Wykonawca w ofercie zobowiązany jest do podania:
• ceny netto za realizację zamówienia (uwzględniając wszelkie koszty składowe);
• ceny brutto za realizację zamówienia (Podana cena brutto, musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszego zapytania oraz obejmować wszelkie koszty jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia.)
Obowiązkowymi załącznikami do oferty są:
a) wypełniony formularz ofertowy ( według wzoru stanowiącego załącznik nr 1);
b) wypełniony formularz cenowy (według wzoru stanowiącego załącznik nr 2)
c) zaświadczenie o którym mowa w ust. 4 pkt 1
d) podpisane oświadczenia, o których mowa w ust. 4 pkt 2-4.
9. ZAMÓWIENIA DODATKOWE
Zamawiający dopuszcza możliwość udzielania Wykonawcy wyłonionemu w niniejszym postępowaniu zamówień dodatkowych, w wysokości nie przekraczającej 50% wartości zamówienia określonego w zawartej z Wykonawcą umowie o ile zamówienia te będą zgodne z podstawowym przedmiotem zamówienia.
10. WARUNKI ZMIANY UMOWY
Zamawiający dopuszcza zmiany warunków umowy zawartej z Wykonawcą w związku z wystąpieniem stanu epidemii na terenie RP spowodowanej wirusem Sars-CoV-2.
11. INNE ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA:
1. Zamawiający w trakcie badania oferty może wezwać Wykonawców do udzielenia wyjaśnień i uzupełnienia dokumentów.
2. Termin płatności za realizację przedmiotu zamówienia: 14 dni od daty złożenia prawidłowego rachunku/ faktury.
3. W przypadku uchylania się Wykonawcy od podpisania umowy, Zamawiający zastrzega możliwość podpisania umowy z następnym w kolejności Wykonawcą.
4. Wykonawca zastrzega sobie również prawo do zakończenia postępowania bez dokonania wyboru Wykonawcy i bez podania przyczyny.
5. Płatności należności wynikających z zawartej umowy dokonywane będą na rachunki bankowe w mechanizmie podzielonej płatności zgodnie z odrębnymi przepisami i pod warunkiem ujęcia tych rachunków w „Wykazie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT” pod rygorem złożenia należności do depozytu.
12. SPOSÓB I OSOBA DO KONTAKTU
Xxxxxxxxxx Xxxxxxx – inspektor, stanowisko ds. administracyjnych, email: x.xxxxxxx@xxxxx.xxxxxx.xx, tel. (00) 0000 000
Załączniki:
1. Wzór formularza ofertowego
2. Wzór formularza cenowego
3. Oświadczenia
4. Wzór umowy
Sianów, 28.12.2021 x. Xxxxxxxx Xxxxx
data i podpis Kierownika MGOPS
Znak sprawy ZP.271.29.2021
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego
………………………………………………..
miejscowość, data
FORMULARZ OFERTOWY
na wykonanie obsługi pocztowej Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w 2022 roku
Dane dotyczące Wykonawcy- należy uzupełnić czytelnie:
1. Nazwa:
………………………………………………………………………………….……….
2. Siedziba:
……………………………………………………………………………………..…….
3. Numer telefonu/fax:
………………………………………………………………………….……………….
4. Adres e-mail:
..…………………………………………………………………………………………
5. REGON:
………………………………………...………………………………………………...
6. NIP:
…………………………………………………………………………………………...
7. Sposób i osoba do kontaktu:
………………………………………………………………………..………………….
Dane dotyczące Zamawiającego:
1. Nazwa: MIEJSKO-GMINNY OŚRODEK POMOCY SPOŁECZNEJ W SIANOWIE
2. Siedziba: 00-000 XXXXXX XX. SŁOWACKIEGO 3A
3. Numer telefonu/fax: (000) 0000 000
4. Adres e-mail: xxxxx@xxxxxx.xx
5. REGON: 003801083
6. NIP: 000-00-00-000
7. Sposób i osoba do kontaktu: Xxxxxxxxxx Xxxxxxx – inspektor, stanowisko ds.
administracyjnych, email: x.xxxxxxx@xxxxx.xxxxxx.xx, tel. (00) 0000 000
Wykonawca zobowiązuje się wykonać na rzecz Zamawiającego przedmiot zamówienia:
Cena oferty za realizację całego przedmiotu zamówienia
wynosi: zł netto
słownie: …………………………………………………………………………………………..
Cena oferty za realizację całego przedmiotu zamówienia
wynosi: zł brutto
słownie: …………………………………………………………………………………………..
……………………………………………. data i podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy
ZP.271.29.2021 Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego
FORMULARZ CENOWY | |||||||||
Lp. | Rodzaj przesyłki | Szacunkowa liczba przesyłek w okresie trawania umowy | Cena jednostkowa netto | Cena jednostkowa brutto | Wartość netto | Wartość brutto | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 7 | ||||
Część I - PRZESYŁKI KRAJOWE | |||||||||
I. | Przesyłki listowe - nierejestrowane ekonomiczne | ||||||||
1. | o masie do 500 g gabaryt S | 30 | |||||||
III. | Przesyłki listowe - polecone ekonomiczne | ||||||||
7. | o masie do 500 g gabaryt S | 250 | |||||||
8. | o masie do 1000 g gabaryt M | 20 | |||||||
9. | p masie do 2000 g gabaryt L | 20 | |||||||
V. | Przesyłki listowe - polecone ekonomiczne ZPO | ||||||||
13. | o masie do 500 g gabaryt S | 3600 | |||||||
14. | o masie do 1000 g gabaryt M | 75 | |||||||
15. | p masie do 2000 g gabaryt L | 50 | |||||||
Razem wartość brutto przesyłek krajowych | |||||||||
(suma wszystkich pozycji z kolumny nr 7 i 8 "Wartość brutto" dla części I) | |||||||||
Lp. | Rodzaj przesyłki | Szacunkowa liczba przesyłek w okresie trwania umowy (szt.)* | Cena jednostkowa netto | Cena jednostkowa brutto | Wartość netto | Wartość brutto | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | |||
Część II - PRZESYŁKI ZAGRANICZNE (KRAJE EUROPY) | |||||||||
IV. | Przesyłki listowe - polecone prioryte towe | ||||||||
10. | o masie do 50g | 10 | |||||||
Razem wartość brutto przesyłek zagranicznych | |||||||||
(suma wszystkich pozycji z kolumny nr 7 i 8 "Wartość brutto" dla części II) | |||||||||
Lp. | Rodzaj przesyłki | Szacunkowa liczba przesyłek w okresie trwania umowy (szt.)* | Cena jednostkowa netto | Cena jednostkowa brutto | Wartość netto | Wartość brutto | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | ||
Część VIII- ZWROTY PRZESYŁEK POCZTOWYCH KRAJOWYCH I ZAGRANICZNYCH | |||||||||
I. | ZWROTY PRZESYŁEK LISTOWYCH KRAJOWYCH | ||||||||
1. | Zwroty przesyłek ZPO o masie do 500g gabaryt S | 250 | |||||||
RAZEM WARTOŚĆ USŁUGI BRUTTO | |||||||||
usługa dodatkowa poczta firmowa - odbiór 5 dni w tygodniu przez okres 12 miesięcy szt. 12 | |||||||||
lp. | Odbiór poczty cena za 1 m-c netto | Odbiór poczty zena za 1 m-c brutto | ilość miesięcy | wartość netto | wartość brutto | ||||
1 | 12 | ||||||||
razem: MGOPS W SIANOWIE | |||||||||
wartość zamówienia netto: | |||||||||
wartość zamówienia brutto: | |||||||||
ZP.271.29.2021
Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego
OŚWIADCZENIA WYKONAWCY
Wykonawca oświadcza, że:
1. Posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.
2. Posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie.
3. Dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia.
4. Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
Ponadto informuje, że:
1. Zapoznał się z opisem zamówienia i nie wnosi do niego zastrzeżeń. W razie wybrania oferty zobowiązuje się realizacji zamówienia na określonych przez Zamawiającego warunkach.
2. Zdobył wszelkie informacje konieczne do przygotowania niniejszej oferty i realizacji zamówienia.
3. Oferowana powyżej cena obejmuje wszelkie koszty jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji zamówienia.
4. Akceptuje warunki płatności.
5. Akceptuje wzór umowy.
6. Termin związania ofertą wynosi 30 dni.
……………………., data …………………
…….………………………………..... podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy
Znak sprawy ZP.271.29.2021 Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego
UMOWA nr ……..
zawarta w dniu 21.12.2020r. w Sianowie pomiędzy:
Gminą Sianów z siedzibą w Sianowie, ul. Xxxxx Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx NIP 499 04 43 571 reprezentowanym przez Kierownika Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sianowie ul. Xxxxxxxxxxx 0x, 00-000 Xxxxxx – Xxxxxxxx Xxxxx,
zwaną dalej Zamawiającym, a
…………………………………………………………….. zwanym/ą dalej Wykonawcą,
w rezultacie dokonania wyboru Wykonawcy w wyniku zapytania ofertowego, bez stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1129 tj.) zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt. 1 ww. ustawy, została zawarta umowa o następującej treści:
§ 1.
1. Przedmiotem umowy jest świadczenie usług pocztowych przez Wykonawcę na potrzeby Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sianowie w obrocie krajowym i zagranicznym w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (x. x. Xx. U. z 2020 r. poz. 1041 tj.).
2. Przedmiot umowy obejmuje przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek pocztowych (przesyłki listowe, paczki pocztowe, przesyłki kurierskie - pocztex), zwrot potwierdzeń odbioru ww. przesyłek pokwitowanych przez adresata, jak również zwrot przesyłek niedoręczonych po wyczerpaniu możliwości doręczenia.
3. Wykonawca zobowiązany jest świadczyć usługi pocztowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności:
1) ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (x. x. Xx. U. z 2020 r. poz. 1041) i wydanymi na jej podstawie aktami wykonawczymi,
2) ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t. j. Dz. U. z 2020 poz. 256 ze zm.) regulującej tryb doręczania pism nadawanych w postępowaniu administracyjnym,
3) ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (x. x. Xx. U. z 2020 poz. 1325 ze zm. regulującej tryb doręczania pism nadawanych w trybie ordynacji podatkowej,
4) ustawą z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t. j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1575 ze zm.) regulującym tryb doręczania pism nadawanych w postępowaniu cywilnym,
5) inne powszechnie obowiązujące przepisy oraz zgodnie z regulaminami świadczenia usług pocztowych obowiązujących u Wykonawcy.
§ 2.
1. Wykonawca zapewnia możliwość nadawania wszystkich przesyłek objętych przedmiotem umowy codziennie w dni robocze tj. przez 5 dni w tygodniu od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Wykonawcy, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.
2. Odbioru przesyłek przeznaczonych do wysyłki dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego raz dziennie od poniedziałku do piątku 14:00 – 14:30, w piątek w godzinach 13:00 – 13:30.
3. Doręczania przesyłek adresowanych do Zamawiającego będzie dokonywał upoważniony przedstawiciel Wykonawcy w siedzibie zamawiającego w dni robocze, w godzinach 8:00
– 11:00.
4. Wykonawca zobowiązuje się do nadawania przesyłek pocztowych objętych przedmiotem zamówienia w dniu ich odbioru od Zamawiającego. W przypadku uzasadnionych zastrzeżeń w stosunku do już odebranych przesyłek (np. nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisów w dokumentach nadawczych z wpisami na
przesyłkach, brak znaków opłaty itp.) Wykonawca bez zbędnej zwłoki wyjaśnia je z Zamawiającym. Brak możliwości wyjaśnienia powyższych zastrzeżeń lub ich usunięcia w dniu odbioru przesyłek od Zamawiającego powoduje, iż nadanie przesyłek przez Wykonawcę nastąpi w dniu następnym, a w przypadku braku możliwości usunięcia niezgodności Zamawiający wycofa przesyłkę przeznaczoną do nadania.
5. Wykonawca jest zobowiązany do doręczenia Zamawiającemu pokwitowanego przez adresata zwrotnego potwierdzenia odbioru, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki.
6. W przypadku braku możliwości doręczenia przesyłki rejestrowanej Wykonawca pozostawi adresatowi zawiadomienie o próbie dostarczenia przesyłki zawierające wskazanie miejsca i czasu odbioru przesyłki przez adresata. Termin odbioru przesyłki przez adresata po pierwszym awizo ustala się na 7 dni, licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia, a po upływie tego terminu w przypadku niepodjęcia przesyłki przez adresata wymagane jest wystawienie powtórnego zawiadomienia (powtórne awizo) o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni licząc od dnia pierwszego zawiadomienia. Po upływie czternastodniowego terminu nieodebrana przez adresata przesyłka podlega zwrotowi Zamawiającemu z podaniem przyczyny nieodebrania przesyłki.
7. Zwrot niedoręczonych przesyłek pocztowych do Zamawiającego odbywać się będzie niezwłocznie po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia, z podaniem przyczyny niedoręczenia.
8. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie tej przesyłki lub zawiadomienia o próbie jej doręczenia nastąpiło po upływie 14 dni od dnia nadania.
9. Reklamacje z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi pocztowej przez Wykonawcę, Zamawiający zgłasza zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.
10. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia numerów identyfikujących przesyłek poleconych oraz do nanoszenia tych numerów na wszystkich wymaganych przez siebie dokumentach.
11. Wykonawca zapewni opcję śledzenia online przesyłek rejestrowanych bez ponoszenia dodatkowych kosztów z tym związanych przez Zamawiającego (usługa powinna być ogólnie dostępna dla Zamawiającego bez konieczności zakupu dodatkowego sprzętu, oprogramowania, uprawnień itp.).
12. Jeżeli Wykonawca nie przyjmie przesyłek przygotowanych przez Zamawiającego zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulaminami świadczenia usług Wykonawcy, Zamawiający ma prawo zlecić usługę innemu operatorowi, a kosztami obciążyć Wykonawcę.
13. Zapisu ust. 12 nie stosuje się jeżeli brak odbioru przez Wykonawcę przesyłek Zamawiającego jest spowodowany działaniem siły wyższej, nadzwyczajnymi okolicznościami o charakterze zewnętrznym pozostającymi poza kontrolą Wykonawcy, których nie można przewidzieć, a które ze względu na wywierane skutki uniemożliwiają, bądź znacznie utrudniają wykonanie usługi odbioru przesyłek oraz innych zakłóceń w pracy Wykonawcy o charakterze stałym, a zatem okoliczności uniemożliwiających wykonanie usługi w całości lub w jakiejkolwiek części (np. władcze działania organów państwowych, samorządowych oraz organizacji międzynarodowych, zmiana przepisów prawa, działania wojenne i inne operacje wojskowe, rozruchy, niepokoje społeczne, strajki, ograniczenia i zakazy wydane przez właściwe władze, stany nadzwyczajne w tym stan wojenny lub wyjątkowy na całości lub na jakiejkolwiek części terytorium Polski, konflikty zbrojne, ataki terrorystyczne, działalność przestępczą osób trzecich, lokauty, powodzie, pożary, awarie energetyczne oraz działanie innych sił przyrody).
§ 3.
1. Przy nadawaniu przesyłek krajowych Zamawiający będzie korzystał z druków zwrotnego potwierdzenia odbioru, które zapewnia Wykonawca. Zamawiający zgłasza Wykonawcy
zapotrzebowanie na wskazane druki, które Wykonawca zapewnia nieodpłatnie. Pozostałe druki stosowane przy świadczeniu usług pocztowych również zostaną dostarczone Zamawiającemu nieodpłatnie przez Wykonawcę.
2. Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek pocztowych. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona. Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do zawartości oraz powinno uniemożliwiać uszkodzenie przesyłki w czasie jej przemieszczania. Wyjątek stanowią przesyłki kurierskie - pocztex nadawane w opakowaniu dostarczanym przez Wykonawcę.
3. W przypadku uszkodzenia przesyłki pocztowej przez Wykonawcę ma on obowiązek zabezpieczyć przesyłkę, a w przypadku znacznych uszkodzeń przesyłki rejestrowanej
– sporządzić protokolarny opis jej stanu, bez wglądu w jej zawartość, chyba, że w wyniku uszkodzenia przesyłki rejestrowanej może wystąpić dalsze uszkodzenie lub ubytek jej zawartości.
§ 4.
Zamawiający zobowiązuje się:
1) do właściwego przygotowania przesyłek pocztowych do nadawania oraz sporządzania zestawień dla przesyłek nierejestrowanych i rejestrowanych,
2) do nadawania przesyłek pocztowych w stanie uporządkowanym przez co należy rozumieć:
a) dla przesyłek rejestrowanych – wpisanie każdej przesyłki do Pocztowej Książki Nadawczej przygotowanej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek,
b) dla przesyłek zwykłych – nierejestrowanych – zestawienie ilościowo – wartościowe przesyłek sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek,
3) do umieszczenia na przesyłce pocztowej nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej lub w innym równoważnym dokumencie dla przesyłek rejestrowanych) oraz pieczątki (nadruku) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki oraz zwrotnego potwierdzenia odbioru,
4) do umieszczenia na stronie adresowej przesyłek, w miejscu przeznaczonym na opłatę napisu (nadruku) lub odcisku pieczęci o treści wskazanej przez Wykonawcę.
§ 5.
Umowa zostaje zawarta na czas określony od dnia 10.01.2022 r. do dnia 31.12.2022 r.
§ 6.
1. Za wykonanie przedmiotu Umowy, określonego w § 1 niniejszej Umowy, Strony ustalają wynagrodzenie wg. cen jednostkowych wskazanych przez Wykonawcę w formularzu ceno- wym.
2. Szacunkowa wartość wynagrodzenia za okres objęty umową wynosi zł.
3. Podstawą obliczania wynagrodzenia jest suma opłat za przesyłki faktycznie nadane przez Zamawiającego lub zwrócone do Zamawiającego z powodu braku możliwości ich doręczenia
– w miesięcznym okresie rozliczeniowym i potwierdzona na podstawie dokumentów nadaw- czych oraz oddawczych.
4. Wykonawca otrzyma wynagrodzenie za rzeczywistą ilość zrealizowanej usługi, określoną na podstawie ceny jednostkowej za dany rodzaj przesyłki zawartej w formularzu cenowym i rzeczywistej ilości wykonanych usług. Podane w formularzu cenowym przewidywane ilości nadawanych przesyłek przez okres obowiązywania umowy są szacunkowe i mogą ulec zmia- nie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę tym samym oświadczając, że nie będzie dochodził roszczeń
z tytułu zmian rodzajowych i ilościowych w trakcie realizacji umowy, w szczególności róż- nicy pomiędzy kwotą wynagrodzenia, o której mowa w § 6 ust. 2 umowy, a kwotą faktycznie należną zgodnie z fakturami.
5. Ceny jednostkowe podane w formularzu cenowym uwzględniają wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu umowy.
6. Cena jednostkowa podana przez Wykonawcę w formularzu cenowym nie będzie ulegała zmianom przez cały okres obowiązywania umowy z zastrzeżeniem poniższych przypadków:
1) zmiany stawki VAT na usługi pocztowe, w czasie trwania niniejszej umowy, co spowo- duje zastosowanie przez wykonawcę obowiązującej stawki podatku VAT i skutkować będzie zmianą cen jednostkowych przesyłek,
2) ceny określone przez Wykonawcę w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamó- wienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu Wykonawcy będą niższe od cen wynikających w przedłożonej ofercie. Wy- konawca ma obowiązek wówczas stosować względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe dla usług, wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu,
3) zmiany cen jednostkowych brutto w poszczególnych pozycjach wpisanych przez Wyko- nawcę w Formularzu cenowym (stanowiącym załącznik do umowy) w sytuacji spowo- dowanej zmianami tych cen w sposób dopuszczony przez ustawę Prawo pocztowe. W takim przypadku Wykonawca będzie stosował w stosunku do Zamawiającego taryfy spe- cjalne, o których mowa w ustawie Prawo pocztowe, jeżeli je stosuje.
7. W przypadku zaistnienia sytuacji o której mowa w ust. 6, Wykonawca powiadomi Zamawia- jącego w formie pisemnej.
8. W przypadku zmiany cen jednostkowych, każda ze stron umowy ma prawo wypowiedzieć umowę z jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia, liczonym na koniec okresu rozlicze- niowego.
9. Opłata za niewykonane usługi komplementarne (tj. potwierdzenie odbioru przesyłki rejestro- wanej) wniesiona przy nadawaniu przesyłek podlega zwrotowi. Zwrot dokonywany będzie poprzez pomniejszenie kwoty opłat za zwrócone przesyłki. Różnica kwot za zwrot przesyłek oraz opłat należnych z tytułu niewykonania usług komplementarnych stanowić będzie należ- ność dla Wykonawcy.
10. W przypadku nadania przez Xxxxxxxxxxxxx przesyłek nieujętych w formularzu cenowym, lecz objętych przedmiotem umowy, podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego cennika usług pocztowych Wykonawcy.
§ 7.
1. Rozliczenia finansowe będą dokonywane w okresach miesięcznych od pierwszego do ostat- niego dnia miesiąca na podstawie specyfikacji wykonanych usług pocztowych sporządzonej przez Wykonawcę, która stanowić powinna załącznik do faktury VAT.
2. Uiszczanie opłat za nadawanie przesyłek będzie dokonywane w formie opłaty „z dołu” na podstawie faktury VAT wystawionej po okresie rozliczeniowym za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone.
3. Należności będą regulowane przelewem z rachunku bankowego Zamawiającego na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturze VAT.
4. Należności wynikające z faktur Zamawiający będzie regulować przelewem na konto wska- zane na fakturze w terminie do 21 dni od daty jej wystawienia. Na przelewie Zamawiający zobowiązany jest określić tytuł wpłaty „FV nr ......, umowa nr. ”. Za dzień zapłaty przyjmuje
się dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy.
5. Wykonawca wystawi faktury przy użyciu następujących danych:
NABYWCA: Gmina Sianów, ul. Xxxxx Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx, NIP: 4990443571; OD- BIORCA/PŁATNIK: Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Sianowie, ul. Xxxxxx- xxxxx 0x, 00-000 Xxxxxx
6. Za nieterminowe płatności faktury, Wykonawca ma prawo naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie.
7. Płatności należności wynikających z tej umowy dokonywane będą na rachunki bankowe w mechanizmie podzielonej płatności zgodnie z odrębnymi przepisami i pod warunkiem
ujęcia tych rachunków w „Wykazie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT” pod rygorem złożenia należności do depozytu.
§ 8.
1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% szacunkowej wartości wynagrodzenia, określonej w § 6 ust. 2 liczonej od niezrealizowanej części umowy, w przypadku odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.
2. Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną w wysokości 10% szacunkowej wartości wynagrodzenia, określonej w § 6 ust. 2 liczonej od niezrealizowanej części umowy, w przypadku odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego.
3. W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania usług stanowiących przedmiot zamówienia, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowania, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe.
4. Kary umowne, o których mowa w ust. 1, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu w terminie 21 dni liczonych od otrzymania przez Wykonawcę właściwej noty obciążeniowej.
5. Wykonawca oświadcza, iż upoważnia Zamawiającego do potrącenia z należnego mu wynagrodzenia kar umownych naliczonych przez Zamawiającego, po przeprowadzeniu postępowania potwierdzającego zasadność i wysokość naliczonej kary umownej.
6. Strony zastrzegają sobie prawo do odszkodowania uzupełniającego przenoszącego wysokość kar umownych do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody na zasadach ogólnych.
§ 9.
1. Zamawiający może odstąpić od umowy, jeżeli:
1) w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim wypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy,
2) zostanie złożony wniosek o ogłoszenie upadłości Wykonawcy albo oświadczenie o wszczęciu postępowania naprawczego przez Wykonawcę,
3) wystąpią okoliczności powodujące rozwiązanie lub likwidację Wykonawcy,
4) zostanie wydany nakaz zajęcia majątku Wykonawcy,
5) Wykonawca nie rozpocznie lub przerwie realizacje usługi i nie podejmie ich bez uzasadnionych przyczyn przez okres kolejnych 5 dni roboczych mimo wezwania Zamawiającego złożonego na piśmie,
6) Wykonawca nie będzie wykonywał usługi zgodnie z umową lub też nienależycie będzie wykonywał swoje zobowiązania umowne,
7) wystąpią przyczyny formalno – prawne uniemożliwiające wykonanie umowy,
8) w razie stwierdzenia przez Zamawiającego, że Wykonawca wykonuje usługę niezgodnie z zapisami w specyfikacji istotnych warunków zamówienia bądź innymi odpowiednimi przepisami, Zamawiający może wezwać go do zmiany sposobu wykonywania przedmiotu umowy i wyznaczyć mu w tym celu odpowiedni termin, a po jego bezskutecznym upływie od umowy odstąpić z przyczyn leżących wyłącznie po stronie Wykonawcy.
2. Odstąpienie od umowy, o którym mowa w ust. 1 może nastąpić w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o okolicznościach uprawniających stronę do odstąpienia od umowy oraz powinno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności takiego oświadczenia i musi zawierać uzasadnienie.
3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiasto- wym w przypadku wyczerpania kwoty szacunkowej wartości wynagrodzenia, o której mowa w § 6 ust. 2.
§ 10.
1. Zmiana postanowień niniejszej umowy może nastąpić za zgodą obu stron wyrażoną na piśmie pod rygorem nieważności.
2. Zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy. Zamawiający dokona zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy tylko w przypadkach i na warunkach przewidzianych przez Zamawiającego. Zamawiający przewiduje następujące zmiany:
1) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia,
2) z przyczyn organizacyjnych ze strony Zamawiającego, w tym w strukturze organizacyjnej,
3) z przyczyn wynikających ze specyfiki działalności Zamawiającego,
4) zaistnienia siły wyższej, Pod pojęciem siły wyższej Zamawiający rozumie okoliczności, które pomimo zachowania należytej staranności są nieprzewidywalne oraz, którym nie można zapobiec lub przeciwstawić się skutecznie,
5) zmiany warunków i terminów płatności,
6) zmiany sposobu realizacji zamówienia, jeśli rozwiązania zaproponowane przez Zamawiającego lub Wykonawcę przyczynią się do uzyskania wyższej jakości końcowej zamówienia, przy czym zmiana ta nie będzie miała wpływu na wysokość wynagrodzenia Wykonawcy.
3. Wykonawca wnioskujący o zmianę Umowy, przedłoży Zamawiającemu pisemne uzasadnienie konieczności wprowadzenia zmian do Umowy.
§ 11.
1. Przedstawicielem Zamawiającego jest: Xxxxxxxxxx Xxxxxxx, tel. (00) 0000 000 mail x.xxxxxxx@xxxxx.xxxxxx.xx
2. Przedstawicielem Wykonawcy jest:
………………………………………………………….
§ 12.
1. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność przewidzianą w przepisach ustawy Prawo pocztowe z tytułu szkód powstałych wskutek nienależytego wykonania postanowień umownych, a także w związku z wykonywanymi czynnościami w zakresie realizacji umowy.
2. Polisy oraz inne dokumenty ubezpieczeniowe winny być ważne w terminie realizacji przedmiotu zamówienia.
§14.
1. Wykonawca przyjmuje do wiadomości, iż Administratorem jego danych osobowych jest Miej- sko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Sianowie (art. 13 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Par- lamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE ogólne rozporządzenie o ochronie danych z 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L z 2016r. poz. 119.1).
2. Dane osobowe będą przetwarzane w celu: zawarcia oraz realizacji umowy.
3. Dane osobowe będą przechowywane przez okres 10 lat.
4. Wykonawca przyjmuje do wiadomości, że posiada prawo do żądania od administratora do- stępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwa- rzania lub o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych.
5. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia Umowy i wywiązania się Wykonawcy z obowiązku płatnika. Konsekwencją odmowy podania danych osobowych będzie brak możliwości zawarcia Umowy.
6. Do umowy wprowadza się załącznik nr 2 – umowę powierzenia danych osobowych.
§ 15.
1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy Prawo pocztowe i aktów wykonawczych do tej ustawy.
2. Wszelkie spory mogące wyniknąć w trakcie realizacji niniejszej umowy strony będą starały się rozstrzygać polubownie, a w przypadku nie dojścia do porozumienia spory rozstrzygać będzie Sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
3. Każda zmiana adresu stron wymaga powiadomienia o tym drugiej strony pod rygorem uznania pisma skierowanego pod adres dotychczasowy za doręczony.
4. Strony mają obowiązek wzajemnego informowania się o wszelkich zmianach statusu prawnego ich dotyczących, a także o wszczęciu postępowania upadłościowego, układowego i likwidacyjnego.
5. Wykonawca nie może dokonać cesji na osoby trzecie wierzytelności wynikających z umowy bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
6. Załącznikami stanowiącymi integralną część umowy jest oferta, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, formularz cenowy oraz zapytanie ofertowe ZP.271.29.2021. Do umowy wprowadza się załącznik nr 1 – oświadczenie dot. rachunku bankowego.
7. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
……………………………… ……………………………… Wykonawca Zamawiający
Załącznik nr 1 do umowy ………….
…………………………… ……….. ………………….dnia……………..
……………………………………….
………………………………………. (Nazwa i adres Wykonawcy, NIP, XXXXX)
O Ś W I A D C Z E N I E
1. Wykonawca oświadcza, że numer rachunku bankowego wskazany w fakturach wystawionych w związku z realizacją umowy zawartej z Miejsko-Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Sianowie ul. Xxxxxxxxxxx 0x, 00-000 Xxxxxx nr …………... Jest numerem właściwym do dokonywania rozliczeń na zasadach podzielnej płatności (split payment), zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1781 ze zm.)
2. W przypadku złożenia ustrukturyzowanej faktury, Wykonawca proszony jest o poinformowanie Zamawiającego o swoim zamiarze w terminie 7 dni przed terminem jej złożenia. Zamawiający niezwłocznie przekaże Wykonawcy informację o numerze konta na platformie PEF.
…………………………………..
Załącznik nr 2 do umowy ………...
Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych
zawarta w Sianowie w dniu ………………..
pomiędzy:
Miejsko-Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Sianowie ul. Xxxxxxxxxxx 0x, 00-000 Xxxxxx zwanym dalej “Administratorem danych” reprezentowaną przez:
1. Xxxxxxxx Xxxxx – Kierownika Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Siano- wie
a
1. …………………………………………………………………………………………………
…….,
zwanym dalej “Podmiotem Przetwarzającym”
§ 1
ilekroć w umowie jest mowa o:
1) “ustawie” - oznacza to ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych ( t. j. Dz. U. z 2019 r. poz.1781),
2) “rozporządzeniu ogólnym” oznacza to rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych),
3) “umowie” oznacza to umowę o powierzenie przetwarzania danych osobowych zawartą pomiędzy Stronami,
4) “danych osobowych”- oznacza to dane osobowe w rozumieniu ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego
i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, przetwarzane przez Podmiot Powierzający,
5) “inny podmiot przetwarzający” - oznacza to osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, z którego usług korzysta Wykonawca w celu wykonania w imieniu administratora danych osobowych konkretnych czynności przetwarzania,
6) “umowie o współpracy” - oznacza to umowę zawartą pomiędzy Administratorem a Podmiotem Przetwarzającym, w związku z wykonywaniem, której konieczne jest powierzenie danych osobowych,
§ 2
1. Podmiot przetwarzający oświadcza, że dysponuje należytymi zabezpieczeniami umożliwiającymi przetwarzanie danych osobowych, zgodnie z przepisami obowiązującego prawa oraz, że zapewni wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby przetwarzanie danych osobowych odpowiadało wymogom rozporządzenia ogólnego.
§3
1. Przedmiotem umowy jest powierzenie Podmiotowi Przetwarzającemu przez Administratora przetwarzania danych osobowych zawartych w książkach nadawczych tj. nazwiska i imienia, adresu zamieszkania.
2. Cel i zakres powierzenia Podmiotowi Przetwarzającemu przetwarzania danych osobowych wynika bezpośrednio i ogranicza się wyłącznie do zadań i czynności, wynikających z umowy o współpracy zawartej pomiędzy Administratorem a Podmiotem Przetwarzającym.
3. Przetwarzanie danych osobowych obejmuje takie operacje jak w szczególności: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie danych osobowych.
4. Administrator powierza Podmiotowi Przetwarzającemu przetwarzanie powierzonych do przetwarzania danych osobowych wyłącznie w okresie obowiązywania umowy o współpracy.
§4
1. Podmiot Przetwarzający realizując zadania wynikające z umowy stosował będzie wszelkie środki zabezpieczenia wynikające z obowiązujących przepisów, w tym:
1) zastosuje środki zabezpieczenia określone w rozporządzeniu ogólnym,
2) zapewni, że każda osoba, która zostanie upoważniona do przetwarzania danych osobowych będących przedmiotem umowy, zostanie przed ich przetwarzaniem zobowiązana do zachowania tych w tajemnicy, także po ustaniu zatrudnienia u Podmiotu Przetwarzającego. Tajemnica ta obejmuje również wszelkie informacje dotyczące sposobów zabezpieczenia powierzonych do przetwarzania danych osobowych,
3) zastosuje środki zabezpieczenia określone w art. 32 rozporządzenia ogólnego, a wdrożone środki zabezpieczenia muszą być adekwatne do zidentyfikowanego ryzyka dla zakresu powierzonego przetwarzania danych,
4) przestrzegać będzie warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego,
5) udzieli pomocy Administratorowi w zakresie zapewnienia realizacji obowiązków wynikających z art. 32-36 rozporządzenia ogólnego,
6) bezzwłocznie- nie później jednak niż w ciągu 24 godzin od jego wystąpienia- zgłosi Administratorowi każde naruszenie obowiązków dotyczących ochrony powierzonych do przetwarzania danych osobowych, naruszenia tajemnicy tych danych osobowych lub niewłaściwego wykorzystania danych osobowych , którego był uczestnikiem,
7) niezwłocznie poinformuje Administratora o wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych w szczególności przez Urząd Ochrony Danych Osobowych, urzędy państwowe, Policję lub sąd,
8) udzieli Administratorowi na każde jego żądanie, informacji na temat przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych,
9) udzieli Administratorowi informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez podmioty uprawnione w zakresie przetwarzania danych osobowych wraz z informacją na temat zastosowania się do wydanych w wyniku tych kontroli zaleceń,
10) po zakończeniu umowy niezwłocznie zwróci powierzone mu dane osobowe lub dokona ich zniszczenia- zależnie od decyzji Administratora,
11) udostępni Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków spoczywających na nim jako na podmiocie przetwarzającym oraz umożliwi Administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, współpracując przy działaniach sprawdzających i naprawczych,
12) zastosuje się do zaleceń pokontrolnych lub po audytowych przed Administratora.
2. Podmiot Przetwarzający ponosi odpowiedzialność, tak wobec osób trzecich, jak i wobec Administratora, za szkody powstałe w związku z nieprzestrzeganiem rozporządzenia RODO oraz za przetwarzanie powierzonych do przetwarzania danych osobowych niezgodnie z niniejszą umową.
§5
1. Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Podmiot Przetwarzający z usług innego podmiotu przetwarzającego, ale w tym wypadku:
1) Podmiot Przetwarzający zobowiązany jest poinformować pisemnie Administratora o wszelkich zamierzonych działaniach dotyczących dodania, zmian lub zastąpienia innych podmiotów przetwarzających. Zamawiający w ciągu 14 dni od doręczenia pisemnej informacji może wyrazić sprzeciw wobec tych działań. Brak sprzeciwu Administratora w powyższym terminie uznany będzie za akceptację działań Podmiotu Przetwarzającego,
2) pod powierzenie przetwarzania danych osobowych przez Podmiot Przetwarzający innemu podmiotowi wymaga zawarcia umowy w formie pisemnej lub zastosowania standardowych klauzul umownych w przypadku, kiedy stroną jest podmiot przetwarzający dane osobowe w państwie trzecim. Zawarta umowa musi zawierać wszystkie zobowiązania określone w niniejszej umowie oraz precyzować: czas, charakter i cel przetwarzania danych osobowych z uwzględnieniem zakresu (lub kategorii) przetwarzanych danych.
2. Podmiot przetwarzający odpowiada za działania innego podmiotu przetwarzającego jak za własne i oświadcza, że w wypadku powstania szkody z przyczyn leżących po stronie innego podmiotu, zwalnia Administratora od odpowiedzialności za tę szkodę.
§6
1. Podmiot Przetwarzający, przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych, zobowiązuje się wdrożyć i utrzymywać, przez czas przetwarzania powierzonych mu danych, wymagane przepisami prawa, w tym ustawy i rozporządzenia wszelkie środki organizacyjne zabezpieczające powierzony mu zbiór danych.
2. Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się do:
1) stałego nadzorowania swoich pracowników w zakresie zabezpieczenia powierzonych do przetwarzania danych osobowych,
2) wykonywania wobec osób, których dane dotyczą , obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13-15 rozporządzenia ogólnego,
3) przekazania Administratorowi w terminie 7 dni od dnia wykonania lub rozwiązania Umowy, pisemnego oświadczenia, w którym potwierdzi , że Podmiot Przetwarzający nie posiada żadnych danych osobowych , których przetwarzanie zostało mu powierzone mocą niniejszej umowy, po zrealizowaniu obowiązku określonego w § 4 ust. 11.
§7
1. Podmiot Przetwarzający umożliwi Administratorowi lub podmiotom przez niego upoważnionym, dokonanie kontroli zgodności przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych z ustawą, rozporządzeniem, rozporządzeniem ogólnym lub niniejszą umową. Pisemne zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli powinno być przekazane Podmiotowi Przetwarzającemu co najmniej 7 dni przed dniem rozpoczęcia kontroli.
2. W przypadku powzięcia przez Administratora wiadomości o rażącym naruszeniu przez Podmiot Przetwarzający zobowiązań wynikających z ustawy, rozporządzenia, rozporządzenia ogólnego lub z niniejszej umowy, Podmiot Przetwarzający umożliwi Administratorowi lub podmiotom przez niego upoważnionym, dokonanie niezapowiedzianej kontroli w przedmiocie, o którym mowa w ust. 1.
3. Podmiot Przetwarzający jest zobowiązany do zastosowania się do zaleceń dotyczących poprawy jakości zabezpieczenia danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania sporządzonych w wyniku kontroli przeprowadzonych przez Administratora lub przed podmioty przez niego upoważnione albo przez inne instytucje upoważnione do kontroli na podstawie odrębnych przepisów.
§8
1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umowa, zastosowanie mają przepisy kodeksu cywilnego oraz przepisy ustawy, rozporządzenia, rozporządzenia ogólnego i inne przepisy regulujące ochronę danych osobowych.
2. Niniejsza umowa wchodzi w życie z dniem podpisania przez obie strony i obowiązuje w czasie określonym w § 5 umowy zasadniczej.
3. Wszelkie spory mogące wyniknąć na tle niniejszej umowy będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Administratora.
4. Niniejsza umowa została sporządzona w dwóch egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla Podmiotu Przetwarzającego i Administratora.
ADMINISTRATOR PODMIOT PRZETWARZAJĄCY