„UMOWA” – WZÓR

Załącznik nr 1 do IWZ

„UMOWA” – WZÓR

Niniejsza Umowa zawarta została w dniu …….. r., w Przemyślu pomiędzy:

Sądem Okręgowym w Przemyślu, z siedzibą: 37-700 Przemyśl, pod adresem: ul. Xxxxxxxxxx Xx- xxxxxxxxx 0, NIP 000-00-00-000

zwanym dalej „Zamawiającym”, reprezentowanym przez:

Xxxxx Xxxxx - Dyrektora Sądu Okręgowego a

…………………………………………………………………………………………………….. zwanym dalej „Wykonawcą” lub „Przyjmującym Zamówienie”;

zwanymi dalej łącznie „Stronami”, a każda z osobna „Stroną”.

§ 1

Przedmiot Umowy. Zakres usług.

1. Przedmiotem niniejszej Umowy jest świadczenie usług związanych z obsługą organizacyjno–ad- ministracyjną Sądu Rejonowego w Lubaczowie, zwanego dalej Sądem, polegających na:

1) prowadzeniu bieżącej analizy stanu spraw realizowanych przez samodzielną sekcję administra- cyjną Sądu – we współpracy z zatrudnionymi w niej pracownikami (z uwzględnieniem obec- nego stanu etatowego, przyjętej organizacji pracy oraz podziału obowiązków /zakresów czyn- ności), w celu określenia istniejących w tym zakresie potrzeb;

2) koordynowaniu procesów logistycznych, związanych z samodzielną realizacją bieżących potrzeb Sądu (w zakresie zapewnienia odpowiednich warunków techniczno-organizacyjnych), wymagającą zaopatrzenia w towary lub usługi nieobjęte systemem centralnych zakupów, a także udział w procedurach dot. takich zamówień;

3) wykonywaniu innych czynności związanych z eksploatacją obiektów i urządzeń, w zakresie bieżącego administrowania nieruchomościami i gospodarki majątkowej.

2. W celu wykonania przedmiotu niniejszej Umowy Przyjmujący Zamówienie zobowiązuje się w szczególności do:

1) wykonywania regularnej oceny sposobu realizacji zadań należących do samodzielnej sekcji ad- ministracyjnej, niezbędnych dla zabezpieczenia prawidłowego funkcjonowania jednostki (obej- mujących x.xx. przegląd istniejących procedur oraz identyfikację występujących w tym zakre- sie potrzeb);

2) przedstawiania rekomendacji w zakresie sposobu realizacji zdiagnozowanych potrzeb, włącznie z opracowaniem projektów zmian procedur (np. dot. sposobu określania potrzeb, wnioskowania, zatwierdzania, gromadzenia i opracowywania danych, obiegu informacji);

3) przeszkolenia osób zaangażowanych w proces zaopatrzenia w towary i usługi – w zakresie ewentualnego wdrożenia i stosowania zmienianych procedur z tym związanych (ze szczegól- nym uwzględnieniem zmian w PZP);

4) bieżącej weryfikacji potrzeb – polegającej na monitorowaniu ich zgodnie z przyjętymi proce- durami i przekazywaniu wyników Dyrektorowi Sądu Okręgowego w Przemyślu;

5) udziału (głównie zdalnego) w czynnościach związanych z przygotowaniem i przeprowadze- niem postępowań (dot. tzw. „małych zamówień” – niewymagających stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych), obejmujących w szczególności opis przedmiotu zamó- wienia, szacowanie wartości zamówienia, analizę rynku, porównanie ofert i przygotowanie pro- pozycji wyboru najkorzystniejszej oferty;

6) wykonywania zadań związanych z eksploatacją obiektów i urządzeń, w zakresie bieżącego administrowania nieruchomościami i gospodarki majątkowej, polegających x.xx. na:

− prowadzeniu książki obiektu budowlanego,

− prowadzeniu terminarza przeglądów i badań określonych przepisami,

− nadzorze nad naprawami i konserwacją bieżącą,

− nadzorze nad pracami remontowymi,

− kontroli stanu bezpieczeństwa przeciwpożarowego i bhp,

− wspieraniu działań w zakresie gospodarowania mieniem, związanych z oceną przydatności składników majątku, ich zbywaniem, likwidacją - przewidzianych w obowiązujących przepisach;

− inicjowaniu czynności stanowiących realizację obowiązków związanych z zarządzaniem oraz bieżącym administrowaniem nieruchomością;

a także zgłaszaniu uchybień w powyższym zakresie Dyrektorowi Sądu Okręgowego.

7) wykonywania innych zadań – w zakresie wynikającym z wydanych przez Wykonawcę reko- mendacji, o których mowa w pkt 2;

8) udzielania merytorycznego wsparcia pracownikom Sądu współpracującym z Wykonawcą przy realizacji zakresu zamówienia;

9) wykonywania dodatkowych czynności – w siedzibie sądu, w godzinach jego urzędowania (w wymiarze nieprzekraczającym 150 godzin miesięcznie), obejmujących:

− obsługę czytelni akt (od poniedziałku do czwartku – każdorazowo w przypadku wystąpienia i zgłoszenia takiej potrzeby),

− zszywanie akt w Wydziale Ksiąg Wieczystych, a także pomoc w przenoszeniu, układaniu i przekładaniu ksiąg wieczystych oraz akt archiwalnych dla innych Wydziałów – w sytuacji, gdy taka pomoc jest niezbędna ze względu na ilość materiałów archiwalnych wymagają- cych przeniesienia, czy odpowiedniego opracowania;

− utrzymywanie porządku na posesji sądowej, chodniku obok sądu, w budynku garażowym, tj.:

⋅ w okresie zimowym: odśnieżanie i usuwanie lodu z ciągów komunikacyjnych, a także posypywanie ich piaskiem /bez soli/ - dla zapewnienia bezpieczeństwa, zwłaszcza w przypadku opadów marznącego deszczu,

⋅ w okresie letnim: pielęgnowanie zieleni /koszenie trawy, cięcie żywopłotów, drzew, krzewów/,

⋅ w okresie jesiennym: grabienie liści /na bieżąco/,

⋅ oznaczanie taśmą ostrzegawczą miejsc niebezpiecznych /w razie takiej potrzeby/;

− konserwację sprzętu technicznego wykorzystywanego do utrzymania porządku /służącego

do wykonywania w/w czynności/;

− wykonywanie drobnych /prostych/ prac naprawczych wewnątrz i na zewnątrz budynku;

− bieżącą konserwację urządzeń i wyposażenia biurowego, np. niszczarek, regałów przesuw- nych /w tym ocena ich stanu technicznego i kwalifikowanie do ewentualnych napraw/;

− pomoc przy rozładunku dostaw oraz dystrybucji wyposażenia i materiałów do pomieszczeń;

− w razie niezwłocznej potrzeby – inne czynności zlecone przez pracownika administracyj- nego.

3. Oferta Wykonawcy stanowi Załącznik nr 1 do Umowy. W przypadku różnic pomiędzy Ofertą a niniejszą Umową rozstrzygającą jest treść Umowy.

4. Przyjmujący Zamówienie zobowiązuje się wykonać Usługi z najwyższą starannością oraz najlepszą wiedzą. Przez najwyższą staranność, Xxxxxx rozumieją działalność z uwzględnieniem profesjonalnego charakteru jej wykonania.

5. Przyjmujący Zamówienie zobowiązuje się, na pisemne żądanie Zamawiającego, do informowania o przebiegu wykonania przedmiotu Umowy, przy czym o zaistniałych w trakcie tegoż wykonania trudnościach i przeszkodach Przyjmujący Zamówienie będzie informował Zamawiającego niezwłocznie, na piśmie.

6. W ramach wynagrodzenia, Przyjmujący Zamówienie zobowiązuje się ponadto do pomocy Zamawiającemu w zakresie wyjaśniania wszelkich pytań, wątpliwości i uwag Zamawiającego w odniesieniu do usług zrealizowanych przez Przyjmującego Zamówienie na podstawie niniejszej Umowy.

7. Przyjmujący Zamówienie nie może powierzyć wykonywania usług innej osobie, bez wskazania takiej osoby i uzyskania uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego. Przyjmujący Zamówienie pozostaje odpowiedzialny za działania podwykonawców, jak za działania własne.

8. Zamawiający zobowiązuje się do dostarczenia w formie elektronicznej wszelkich informacji, wytycznych i dokumentów związanych z realizacją zadania.

9. Wykonawca jest zobowiązany świadczyć usługi zdalnie, z wyłączeniem przypadków wymagających obecności w siedzibie Sądu, a w szczególności zadań (dodatkowych czynności) określonych w § 1 ust. 2 pkt 9.

10. Obowiązującą formą prowadzenia korespondencji związanej z wykonywaniem usług – jest forma elektroniczna.

§ 2

Terminy

1. Przyjmujący Zamówienie zobowiązuje się je wykonywać w okresie od 01.01.2023 r. do 31.12.2023 r.

2. W zakresie opisanym w § 1 ust. 2 pkt 9 – umowa będzie realizowana w oparciu o uzgodniony przez strony szczegółowy harmonogram, w wymiarze nieprzekraczającym obowiązującego limitu godzin, z zastrzeżeniem § 3 ust. 3. Harmonogram może być za zgodą stron zmieniany – stosownie do bieżących potrzeb.

3. Przy realizacji zadań, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 2, 3 i 7, Wykonawcę obowiązywać będą terminy – uzgodnione przez Strony po wydaniu rekomendacji lub wdrożeniu zmian.

§ 3

Wynagrodzenie

1. Z tytułu realizacji obowiązków wymienionych w § 1 ust. 2 pkt. 1-8, Wykonawcy przysługiwało będzie wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości: ……….. zł netto (słownie: …………. ), ……… zł brutto (słownie ) za każdy miesiąc.

2. Wynagrodzenie za czynności dodatkowe, szczegółowo opisane w § 1 ust. 2 pkt. 9, płatne będzie za rzeczywistą liczbę godzin realizacji tych czynności – przy zastosowaniu stawki wynoszącej

………. zł brutto za każdą godzinę.

3. Zamawiający zastrzega możliwość zwiększenia w danym miesiącu wymiaru godzin ponad limit określony w § 1 ust. 2 pkt. 9 – jednak wyłącznie na pisemne polecenie wydane przez przedstawi- ciela zamawiającego. Liczba godzin realizacji zadań nie może w takim przypadku przekraczać obowiązującego w danym miesiącu wymiaru czasu pracy (zgodnie z Kodeksem Pracy).

4. Wynagrodzenie – jako suma wynagrodzenia ustalonego w ust. 1 i 2 – płatne będzie przelewem, na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT, w terminie do 14 dni od daty jej doręczenia, na rachunek bankowy Wykonawcy, wskazany w tej fakturze.

5. Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

6. W przypadku wcześniejszego rozwiązania umowy, Wykonawcy będzie przysługiwało wynagro- dzenie proporcjonalne do okresu świadczenia usług w miesiącu, za który wynagrodzenie zostanie wypłacone.

§ 4

Współpraca stron umowy

1. Zamawiający zobowiązuje się współdziałać z Przyjmującym Zamówienie w zakresie potrzebnym do wykonania Umowy, w szczególności poprzez udostępnianie Przyjmującemu Zamówienie, na bieżąco, wszelkich niezbędnych dokumentów i informacji, które wymagane są do jej prawidłowego i rzetelnego wykonania.

2. Przy wykonywaniu obowiązków związanych z realizacją niniejszej Umowy, Przyjmujący Zamówienie ma prawo korzystać z pomocy wszystkich komórek organizacyjnych Zamawiającego w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do sprawnego wykonania Umowy.

§ 5

Dodatkowe zobowiązania i uprawnienia Stron

1. Przyjmujący Zamówienie zobowiązuje się do posiadania przez cały okres trwania umowy ważnej polisy OC, potwierdzającej zawarcie przez Wykonawcę umowy ubezpieczenia odpowie- dzialności cywilnej w związku z wykonywaną przez niego działalnością gospodarczą. Wyko- nawca przedstawi Zamawiającemu dowód zawarcia ww. umowy ubezpieczenia OC najpóźniej w dniu podpisania niniejszej umowy.

2. Jeżeli Przyjmujący Zamówienie wykonywał będzie Umowę w sposób wadliwy albo sprzeczny z jej treścią, Zamawiający ma prawo wezwać go do zmiany sposobu wykonania w terminie nie krótszym niż 5 dni roboczych od dnia wezwania. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu Zamawiający może od Umowy odstąpić albo też żądać obniżenia wynagrodzenia w odpowiednim stosunku.

3. Jeżeli Opracowania stanowiące przedmiot niniejszej umowy będą miały jakiekolwiek wady Zamawiający może żądać ich usunięcia, w wyznaczonym przez niego terminie. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu Zamawiający może odstąpić od umowy lub żądać obniżenia wynagrodzenia w odpowiednim stosunku.

4. W razie opóźnienia w wykonaniu Umowy, w stosunku do przewidzianych terminów albo w usu- nięciu wad w terminach wskazanych przez Zamawiającego, Zamawiający ma prawo żądać od Przyjmującego Zamówienie kary umownej w wysokości 0,2% łącznego wynagrodzenia brutto Wykonawcy za każdy dzień opóźnienia.

5. Kary umowne mogą zostać potrącone z wynagrodzenia należnego Wykonawcy.

6. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za ewentualną szkodę, wyrządzoną Zamawiającemu w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem niniejszej umowy.

7. Zamawiający ma prawo dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych w wypadku szkody przewyższającej naliczone kary umowne.

8. Niniejsza umowa może zostać wypowiedziana przez każdą ze Stron, ze skutkiem na koniec mie- siąca, w terminie nie krótszym niż 14-dniowy.

9. Zamawiający ma prawo do rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia w razie zaprzestania przez Przyjmującego Zamówienie wykonywania niniejszej umowy bez podania przyczyny.

§ 6

Poufność

1. Strony zobowiązują się do zachowania „tajemnicy przedsiębiorstwa” w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (x.x. Xx. U. z 2020 r. poz. 1913). Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się x.xx.: zachowanie w ścisłej tajemnicy wszelkich informacji programowych, technicznych, technologicznych, handlowych, organizacyjnych, o rozliczeniach finansowych, itp. oraz dotyczących umów i klientów obu Stron Umowy, do których Strony uzyskają wzajemny dostęp w związku z niniejszą Umową, a bezpośrednio nieujawnionych do publicznej wiadomości. Jakiekolwiek przekazywanie, ujawnianie, wykorzystywanie, zbywanie albo oferowanie zbycia informacji przez którąkolwiek ze Stron, jest niedopuszczalne bez pisemnej zgody drugiej Strony.

2. Obowiązek zachowania tajemnicy nie dotyczy jednak dokumentów i informacji, które zostaną ujawnione:

a) przez jedną ze Stron za pisemną zgodą drugiej Strony,

b) przez Stronę, której informacja dotyczy,

c) na żądanie uprawnionego organu lub sądu, lub których obowiązek ujawnienia wynika z obowiązujących przepisów prawa.

3. W przypadku powierzenia zgodnie z Umową wykonania zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy podwykonawcom, Przyjmujący Zamówienie ma obowiązek pouczyć takie podmioty o obowiązku zachowania tajemnicy, o którym mowa powyżej i odebrać od nich stosowne zobowiązanie w tym zakresie na piśmie.

4. W przypadku rozwiązania Umowy, obie Strony zobowiązują się do zwrotu najpóźniej do dnia jej rozwiązania wszelkich dokumentów i innych materiałów dotyczących „tajemnicy przedsiębiorstwa”, jakie sporządzone zostały w trakcie trwania Umowy albo w związku z nią lub przy okazji jej wykonywania, włączając w to kopie, a także zapisy na nośnikach danych.

5. W razie naruszenia postanowień, o których mowa w niniejszym paragrafie, Zamawiający ma prawo obciążyć Przyjmującego Zamówienie karą umowną w wysokości trzykrotności miesięcz- nego wynagrodzenia brutto, płatną w terminie wskazanym w wezwaniu do zapłaty w tym zakresie.

6. Zobowiązanie do zachowania poufności, o którym mowa w niniejszym paragrafie jest nieograniczone w czasie i trwa pomimo rozwiązania, wygaśnięcia, odstąpienia od umowy lub

innego podobnego zdarzenia powodującego ustanie stosunku prawnego wynikającego z Umowy.

§ 7

Ochrona danych osobowych

1. Dane osobowe uzyskane przez Wykonawcę i Zamawiającego w ramach wykonywania niniejszej Umowy będą przetwarzane zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1781) oraz Rozporządzeniem z dnia 27 kwietnia 2016 r. o ochronie danych osobowych (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016; zwanym dalej: RODO) w celu wykonania niniejszej umowy.

2. Wykonawca zobowiązuje się, że nie będzie:

a) udostępniał osobom trzecim żadnych danych osobowych otrzymanych od Zamawiającego lub zebranych w imieniu Xxxxxxxxxxxxx,

b) przetwarzał danych osobowych w systemach informatycznych,

c) tworzył zbioru danych osobowych na podstawie otrzymanych danych osobowych, przy czym przez zbiór danych rozumie się każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze oso- bowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie.

3. Wykonawca zobowiązuje się do przechowywania dokumentów związanych z wykonywaniem Umowy z sposób zapewniający ich integralność i nieprzetwarzania danych osobowych w innych celach niż związanych z wykonywaniem Umowy.

4. Wykonawca oświadcza, że – zgodnie z RODO - wypełnił obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 i art. 14 RODO względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia.

Dotyczy to w szczególności:

a) osób fizycznych skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia,

b) podwykonawców/podmiotów trzecich, będących osobami fizycznymi,

c) podwykonawcy/podmiotu trzeciego, będącego osobą fizyczną, prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą,

d) pełnomocnika podwykonawcy/podmiotu trzeciego, będącego osobą fizyczną (np. dane oso- bowe zamieszczone w pełnomocnictwie),

e) członka organu zarządzającego podwykonawcy/podmiotu trzeciego, będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w informacji z KRK).

5. Zamawiający informuje, że przetwarzając dane osobowe, które pośrednio pozyskał w celu zwią- zanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, nie jest obowiązany do wypeł- niania obowiązku informacyjnego, mając na względzie treść wyłączeń zawartych w art. 14 ust. 5 RODO.

6. Dane osobowe pozyskane przez Zamawiającego będą przetwarzane w celu realizacji postanowień niniejszej umowy, w tym realizacji faktury, a po ustaniu okresu trwania umowy mogą być przetwarzane w celach księgowo-rachunkowych.

7. Wykonawca, którego dane dotyczą ma prawo dostępu do treści danych oraz ich poprawienia.

8. Skorzystanie przez Wykonawcę z prawa do sprostowania jego danych osobowych nie może skut- kować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z obowiązującymi przepisami oraz nie może naruszać integralności doku- mentacji dotyczącej niniejszego postępowania.

9. Prawo Wykonawcy do żądania od ADO ograniczenia przetwarzania danych osobowych Wyko- nawcy nie ma zastosowania w odniesieniu do ich przechowywania w celu zapewnienia korzysta- nia ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

10. Zamawiający informuje Wykonawcę, że administratorem jego danych osobowych jest Dyrektor Sądu Okręgowego w Przemyślu, ul. Xxxxxxxxxxx 0, 00 – 000 Xxxxxxxx.

11. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się wyłącznie w celu realizacji zadań administratora, które wynikają z niniejszej umowy.

§ 9

Postanowienia końcowe

1. Dokumenty stanowiące integralną część niniejszej Umowy i dołączone do niej, jako Załącznik nr 1 to: Oferta Przyjmującego Zamówienie z dnia ……………………………..

2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową będą miały zastosowanie odpowiednie przepisy polskiego prawa, w szczególności przepisy Kodeksu Cywilnego.

3. Wszystkie spory mogące wyniknąć z niniejszej Umowy będą rozwiązane przez Strony Umowy w sposób polubowny. W przypadku nieosiągnięcia porozumienia, spór rozstrzygnięty będzie przez sąd właściwy dla siedziby Wykonawcy.

4. Wszystkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy mogą być dokonywane wyłącznie w formie pisemnych aneksów, które dla swej ważności wymagają podpisów obydwu Stron.

5. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

Zamawiający	Przyjmujący Zamówienie
………………………………...	…………………………………..
(podpis)	(podpis)