REGULAMIN

REGULAMIN

Konkursu ofert na najem powierzchni pod urządzenia samoobsługowe na terenie:

Budynku Administracyjnego (Stary Rektorat) przy ul. Xxxxxxxxxxx 0x x Xxxxxxx, nr inwentarzowy budynku T/105/01295,

zwany dalej „Regulaminem”.

§1

Organizator Konkursu

1. Organizatorem niniejszego Konkursu jest Uniwersytet Gdański z siedzibą w Gdańsku, przy ul. Xxxxxxxxxxx 0, NIP: 000-000-00-00, REGON: 00001330 (dalej: „Organizator"),

2. Konkurs odbywa się w formie jednoetapowej.

§2

Przedmiot Konkursu

Przedmiotem Konkursu jest wybór najkorzystniejszej Oferty (dalej: „Oferta") na najem powierzchni użytkowej pod urządzenia samoobsługowe we wskazanej lokalizacji:

Budynek Administracyjny (tel. do kontaktu (00 000 0000) ok. 130 pracowników oraz studenci Centrum Wychowania Fizycznego – parter przy portierni, pod następujące urządzenie samoobsługowe:

 1 automat z napojami zimnymi (w tym soki i woda mineralna) wraz z przekąskami słonymi i słodkimi

 samoobsługowy express do kawy z zewnętrznym lub wewnętrznym zasilaniem wodnym (własny zbiornik na wodę)

1. Wymagania dla urządzeń do dystrybucji napojów gorących:

Urządzenia muszą:

1) być nowoczesne, estetyczne, bez śladów użytkowania, sprawne technicznie oraz energooszczędne,

2) posiadać funkcję sprzedaży kawy instant oraz kawy ziarnistej mielonej bezpośrednio przed zaparzeniem,

3) być kompatybilne ze wszystkimi monetami i wydawać resztę i/lub posiadać możliwość płatności bezgotówkowej,

4) posiadać liczniki odczytu energii elektrycznej - preferowane,

5) posiadać wewnętrzne zasilanie w wodę - butle montowane wewnątrz automatu - lub korzystać z możliwości podłączenia pod bieżącą wodę.

2. Wymagania dla urządzeń do napojów zimnych, przekąsek:

Urządzenia muszą:

1) być nowoczesne, estetyczne, bez śladów użytkowania sprawne technicznie oraz energooszczędne,

2) być kompatybilne ze wszystkimi monetami i wydawać resztę i/lub posiadać możliwość płatności bezgotówkowej

3) posiadać liczniki odczytu energii elektrycznej – preferowane.

Z Oferentem, którego Oferta zostanie wybrana, jako najkorzystniejsza, będzie podpisana umowa na czas nieokreślony z jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia.

§3

Miejsce przeprowadzenia Konkursu

1. Konkurs zostanie przeprowadzony w Budynku Administracyjnym Organizatora przy ul. Xxxxxxxxxxx 0x, x Xxxxxxx.

2. Informacje o Konkursie oraz Regulaminie Konkursu opublikowane zostały na stronie internetowej Ogłoszenia | Uniwersytet Gdański (xx.xxx.xx)

§4

Miejsce i termin składania i otwarcia Ofert.

1. Oferty wyłącznie w języku polskim należy składać do dnia 10.09.2024r r. do godz. 12.00 w Budynku Administracyjnym Organizatora ul. Xxxxxxxxxxx 0x, x Xxxxxxx xxx. 000 w zamkniętej i zaklejonej kopercie z opisem „Konkurs ofert na najem powierzchni pod urządzenia samoobsługowe w Budynku Administracyjnym przy ul. Xxxxxxxxxxx 0x x Xxxxxxx”

2. Otwarcie ofert nastąpi 10.09.2024 r. o godz. 13:30. w Budynku Administracyjnym Organizatora przy ul. Xxxxxxxxxxx 0x, x Xxxxxxx

3. Oferent może przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę. Zarówno zmiana, jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej. Zmiana lub wycofanie oferty powinny znaleźć się w zamkniętej kopercie odpowiednio oznaczonej „Zmiana" lub „Wycofanie" i opisane jak w pkt 1.

4. Konkurs odbywa się, chociażby wpłynęła tylko jedna Oferta spełniająca wymogi i warunki określone w Regulaminie.

5. Oferty złożone po terminie składania Ofert nie będą rozpatrywane

§5

Warunki udziału w Konkursie

1. Złożenie Oferty według Wzoru Formularza Oferty stanowiącego załączniki od 1-2 (w zależności od rodzaju automatu) do Regulaminu wraz z wymaganymi załącznikami.

2. Brak wobec Oferenta postępowania egzekucyjnego, upadłościowego, układowego oraz że nie została ogłoszona jego upadłość lub likwidacja.

3. Warunkiem koniecznym do przystąpienia do konkursu jest akceptacja i wykonanie poniższych działań:

 wskazanie urządzeń, których wizualizację należy załączyć do składanej oferty wraz z danymi technicznymi o zapotrzebowaniu na energię elektryczną - moc określoną w kW,

 poniesienie kosztu wykonania we własnym zakresie i własnym staraniem instalacji elektrycznej w zakresie umożliwiającym podłączenie automatów samoobsługowych do sieci elektroenergetycznej wraz z podlicznikiem energii elektrycznej (jeśli automat nie posiada wbudowanego urządzenia pomiarowego), na podstawie warunków wskazanych przez specjalistę ds. eksploatacji instalacji elektroenergetycznej UG oraz poprawy estetyki części przedmiotu najmu (np. przez wykonanie stosownej zabudowy). W celu ustalania powyższych warunków wraz z ofertą należy złożyć dane techniczne urządzeń pobierających energię elektryczną, w tym zapotrzebowanie na moc kW.

§6

Oferta

1. Do niniejszego Konkursu nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

2. W celu zapoznania się z przedmiotem najmu należy zgłosić się do Administratora ww. budynku od poniedziałku do piątku, w godz. 8.30 – 14.00, po wcześniejszym kontakcie telefonicznym.

3. Z Konkursu wyklucza się Oferentów, jeżeli Organizator Konkursu stwierdzi, na podstawie wiarygodnych przesłanek, że Oferent zawarł z innymi Oferentami porozumienie mające na celu zakłócenie konkurencji, w szczególności, jeżeli należąc do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, złożyli odrębne oferty, chyba że wykażą, że przygotowali te oferty niezależnie od siebie.

4. Organizator Konkursu zastrzega sobie prawo do unieważnienia konkursu ofert bez podania przyczyny.

5. Oferent, który złożył najkorzystniejszą ofertę zgodną z warunkami i wymogami konkursu zostanie poinformowany o jego wyniku za pośrednictwem poczty elektronicznej.

6. Oferent, który złoży ofertę najkorzystniejszą będzie zobowiązany do podpisania umowy najmu w terminie wskazanym przez Organizatora Konkursu. Organizator Konkursu zastrzega sobie prawo do niezawierania umowy najmu z oferentem, który złożył najkorzystniejszą ofertę, bez podawania przyczyny.

7. Oferent może złożyć ofertę na jedno lub dwa urządzenia wskazane w §2.

8. Do oferty należy załączyć:

a) wizualizację proponowanych urządzeń – folder informacyjny,

b) wykaz oferowanych produktów wraz z podaniem ich cen,

c) pełnomocnictwo do reprezentowania Oferenta i/lub do podpisania umowy, o ile prawo do podpisania oferty i/lub umowy nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą lub informacji widniejących w odpowiednim rejestrze. Przyjmuje się, że pełnomocnictwo do podpisania oferty obejmuje pełnomocnictwo do poświadczenia za zgodność z oryginałem wszystkich kopii dokumentów składanych wraz z ofertą. Składane pełnomocnictwo winno być złożone w oryginale lub notarialnie poświadczonej kopii.

§7

Zmiany treści Regulaminu

1. Przed upływem terminu składania ofert Organizator jest uprawniony do zmiany treści Regulaminu. Dokonana zmiana Regulaminu zostanie przekazana wszystkim Oferentom, którym przekazano Regulamin oraz opublikowana na stronie internetowej, na której zamieszczony jest Regulamin

2. Jeżeli w wyniku zmiany treści Regulaminu niezbędny jest dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, Organizator przedłuży termin składania ofert informując o tym Oferentów, którym przekazano Regulamin oraz opublikuje tę informację na stronie internetowej, na której zamieszczono Regulamin.

§8

Termin związania Ofertą

Oferent związany jest Ofertą przez 30 dni od terminu składania ofert. Termin ten może ulec przedłużeniu do 60 dni po wyrażeniu zgody Oferenta.

§9

Komisja Konkursowa

W celu przeprowadzenia Konkursu Uniwersytet Gdański powołuje Komisję konkursową (dalej: „Komisja") złożoną z pracowników Organizatora wyznaczonych przez Dyrektora Centrum Eksploatacji Nieruchomości.

§10

Otwarcie i badanie ofert

1. Otwarcie ofert składa się z części jawnej i niejawnej.

2. Podczas części jawnej Komisja w obecności Oferentów (jeśli przybyli na otwarcie ofert) podaje informacje o ilości otrzymanych Ofert, odczytuje nazwy, adresy Oferentów, którzy złożyli Oferty, oraz wysokość zaproponowanego miesięcznego czynszu w Ofercie. Na tym kończy się część jawna.

3. Podczas części niejawnej Komisja dokonuje analizy treści złożonej Oferty.

4. Komisja dokonuje sprawdzenia i oceny poprawności złożonych ofert, tj. czy Formularz oferty został prawidłowo wypełniony, czy załączono wszystkie wymagane dokumenty i czy są one prawidłowe.

5. Nie podlega uzupełnieniu brak wskazania w Formularzu ofertowym wysokości miesięcznej opłaty za czynsz. W takim przypadku Oferta podlega odrzuceniu.

6. W przypadku stwierdzenia innych braków lub niejasności w przedłożonych dokumentach, Komisja zwraca się do Oferentów o wyjaśnienie lub ewentualne uzupełnienie brakujących dokumentów, w terminie wskazanym przez Komisję. Komisja ma prawo zwrócić się do Oferenta więcej niż jeden raz o wyjaśnienia lub uzupełnienia dokumentów, jeśli złożone wyjaśnienia lub uzupełnienia będą nadal budziły wątpliwości Komisji/Organizatora.

7. Oferty, które nie spełniły warunków udziału w postępowaniu (już po uzupełnieniu dokumentów/złożeniu wyjaśnień) nie podlegają dalszej ocenie i zostają uznane za odrzucone

8. Po sprawdzeniu treści Oferty oraz załączników, Komisja przystępuje do sprawdzenia i oceny nieodrzuconych Ofert

§11

Kryteria oceny Ofert

1. Przy wyborze najkorzystniejszej Oferty Organizator będzie kierował się wysokością zaproponowanego miesięcznego czynszu za najem powierzchni użytkowej pod jeden automat. (szczegóły zawarte w załącznikach od 1-2 niniejszego Regulaminu)

2. Organizator wyznaczył minimalną miesięczną kwotę czynszu za najem powierzchni użytkowej pod jeden automat vendingowy

 100 zł netto/automat/m-c

3. Jeżeli w Konkursie nie będzie można dokonać wyboru Oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej Ofert przedstawiać będą taką samą wysokość czynszu, Organizator wezwie Oferentów, którzy złożyli te Oferty, do złożenia Ofert dodatkowych, zawierających jedynie zmianę wysokości czynszu.

4. Oferenci składając Oferty dodatkowe nie mogą zaoferować czynszu niższego niż zaoferowany w złożonej Ofercie.

§12

Wybór Oferty

1. Konkurs kończy się dokonaniem wyboru najkorzystniejszej Oferty lub unieważnieniem Konkursu.

2. Komisja sporządza protokół, w którym wskazuje zwycięzcę Konkursu lub informację o unieważnieniu. Protokół z przeprowadzonego Konkursu stanowi podstawę do zawarcia umowy

3. Oferent, którego Oferta została wybrana jako zwycięska, zobowiązany jest do podpisania umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Organizatora.

4. W przypadku wycofania się Oferenta od podpisania umowy, Organizator ma prawo podpisać umowę z następnym w kolejności Oferentem.

5. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem Oferty ponosi Oferent, Organizator nie przewiduje zwrotu kosztów, bez względu na wynik postępowania.

6. Organizator zastrzega sobie prawo zakończenia Konkursu (unieważnienia Konkursu) na każdym etapie Konkursu, bez wyboru żadnej oferty, bez podawania przyczyny. Oferentom nie przysługuje odwołanie.

7. Wyłoniony Oferent zobowiązany będzie:

1) zainstalować urządzenia w miejscu wskazanym przez Organizatora na własny koszt przy zachowaniu przepisów prawnych w zakresie ochrony przeciwpożarowej i bhp oraz zapewnić serwis, obsługę oraz ciągłość dostaw asortymentu sprzedawanego za pośrednictwem urządzeń;

2) dbać o czystość urządzeń oraz powierzchni wokół zainstalowanych urządzeń;

3) dokonywać mycia i dezynfekcji urządzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie oraz zgodnie z instrukcją mycia i odkażania jednak nie rzadziej niż raz na kwartał lub w razie zaistnienia takiej konieczności;

4) prowadzić działalność zgodnie z przepisami prawa, w sposób niezakłócający działalności Organizatora;

5) utrzymywać urządzenia w należytym stanie technicznym, a także dokonywać na własny koszt wszelkich napraw i remontów niezbędnych do zachowania urządzeń w stanie niepogorszonym;

6) zabezpieczać i chronić mienie będące jego własnością na swój koszt, w szczególności ubezpieczyć na swój koszt urządzenia od kradzieży, pożaru i innych zdarzeń losowych;

7) pokryć wszelkie szkody mogące wyniknąć w związku z wadliwym funkcjonowaniem zainstalowanych urządzeń, zarówno powstałe po stronie Organizatora, jak i osób trzecich;

8) uzyskać uprzednią zgodę Organizatora na udostępnienie przedmiotu najmu innym osobom;

9) po zakończeniu najmu zwrócić przedmiot najmu Organizatora w stanie niepogorszonym z uwzględnieniem normalnego zużycia wynikające z bieżącej eksploatacji.

10) ponosić oprócz ustalonego czynszu miesięcznego, koszty wynikające z eksploatacji, w szczególności za:

 energię elektryczną,

 zwrot kosztów z tytułu podatku od nieruchomości.

11) dokonać wpłaty kaucji z tytułu zawartej umowy najmu w wysokości trzykrotności czynszu miesięcznego powiększonego o obowiązujący podatek VAT.

12) spełnić wskazane wymagania:

a) zapewnienia pracy urządzeń 24h/7 (pełny serwis i zaopatrzenie w produkty zgodnie z wykazem)

b) zapewnienia ciągłej dostępności wszystkich oferowanych artykułów z częstotliwością uzupełniania asortymentu dostosowaną do potrzeb użytkowników;

c) zapewnienia wysokiej jakości sprzedawanych napojów, przekąsek,

d) sprzedaży za pośrednictwem urządzeń wyłącznie asortymentu dopuszczonego do obrotu;

e) przystosowanie do osób z niepełnosprawnościami.

Najemca zobowiązuje się do zapewnienia ciągłości i różnorodności oferowanych produktów

§13

Umowa

1. Umowa z Oferentem, który wygrał Konkurs, zostanie zawarta w ustalonym terminie, na podstawie Istotnych postanowień umowy, które stanowią załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu.

2. Przez cały okres trwania umowy, Oferent zobowiązany jest do posiadania ważnej umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, w zakresie prowadzonej działalności, w tym OC Najemcy, którą jest zobowiązany okazać Organizatorowi i umożliwić sporządzenie kopii w przypadku takiego wniosku Organizatora.

3. Oferent, najpóźniej w dniu podpisania umowy, jednak przed jej zawarciem, zobowiązany jest do złożenia kopii aktualnej, opłaconej polisy OC, o której mowa w ust.2, na kwotę co najmniej 250.000,00 zł (słownie: dwieście pięćdziesiąt tysięcy złotych 00/100).

§14

Ochrona danych osobowych

Uniwersytet Gdański informuje, iż klauzula informacyjna dotycząca danych osobowych zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. zwanego dalej „RODO” znajduje się pod adresem internetowym: https: //xxx.xx.xxx.xx/.

§15

Postanowienia końcowe

1. Oferentowi nie przysługuje żadne roszczenie ani środki odwoławcze przeciwko Organizatorowi z tytułu niewybrania jego Oferty lub unieważnienia Konkursu.

2. Wszystkie informacje zawarte w Regulaminie oraz załącznikach do Regulaminu są dla Oferenta wiążące i obowiązujące.

3. Uniwersytet Gdański zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z wybranymi Oferentami.