Umowa nr 01/DUBELT/LTO/2019

Umowa nr 01/DUBELT/LTO/2019

zawarta w dniu .................................. r. w pomiędzy

Lubelskim Towarzystwem Ornitologicznym

xx. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx, NIP: 000-000-00-00, REGON: 430525669 (adres korespondencyjny: xx. Xxxxxxxxxx 00, xxx.000, 00-000 Xxxxxx), wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000146301, reprezentowanym przez:

.......................................

zwanym dalej w treści umowy Zamawiającym a

......................................, reprezentowaną przez:

......................................

zwaną dalej Wykonawcą

pt. „Świadczenie usługi księgowej w ramach Projektu”

stosownie do dokonanego przez Zamawiającego wyboru oferty Wykonawcy w postępowaniu prowadzonym w trybie zaproszenia do składania ofert, jak również na podstawie przepisów, ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.) w związku z realizacją projektu pt. „Implementacja Krajowego Programu Ochrony Dubelta w Polsce – etap I” (LIFE17 NAT/PL/000015), dalej „Projekt”, zostaje zawarta umowa o następującej treści:

§ 1

Przedmiot umowy

1. Przedmiotem umowy jest świadczenie usługi księgowej w ramach realizowanego Projektu na rzecz Zamawiającego, będącego beneficjentem koordynującym Projektu. Główne zadania składające się na przedmiotową usługę to:

1) organizacja księgowości dotyczącej projektu u Zamawiającego,

2) prowadzenie ksiąg rachunkowych, w tym wyodrębnionej ewidencji księgowej projektu, na podstawie dokumentów dostarczanych przez Zamawiającego z należytą starannością i w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami,

3) prowadzenie całości spraw związanych z rachunkowością, zobowiązaniami podatkowymi, ubezpieczeniami i płacami na rzecz powyższego przedsięwzięcia,

4) opracowanie, w porozumieniu z Zarządem/Koordynatorem projektu, zakładowego planu kont wraz z zasadami rachunkowości oraz przedłożenie go do zatwierdzenia Zarządowi Stowarzyszenia,

5) sporządzenie i przedłożenie do zatwierdzenia raportów dotyczących:

a) stanu środków pieniężnych – co miesiąc,

b) stanu należności i zobowiązań,

c) zestawienia sald kont księgowych z tabelą kategorii wydatków projektu w celu porównania,

6) sprawowanie kontroli formalno-prawnej i rachunkowej wszystkich dowodów księgowych projektu oraz innych dokumentów powodujących skutki finansowe,

7) kontrolę dowodów księgowych projektu i ich dekretacji potwierdzonej własnoręcznym podpisem,

8) kontrolę nad terminową regulacją zobowiązań publicznoprawnych (podatkowych, celnych, ubezpieczeniowych),

9) organizacja i nadzór prowadzenia ewidencji księgowej Projektu techniką komputerową, tj. przy pomocy elektronicznego programu zapewnionego przez wykonawcę,

10)organizacje i nadzór prowadzenia ewidencji podatkowej i związanej z nią dokumentacji rozliczeniowej,

11)organizacje i nadzór rachuby płac z pełną dokumentacją i ewidencją dla celów kosztowych, podatkowych i ubezpieczeń społecznych,

12)sporządzanie bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej, 13)uczestnictwo podczas kontroli US, ZUS, innych urzędów oraz podczas

wykonywanych audytów,

14)wykonywanie innych czynności zlecanych przez Zamawiającego w ramach powyższego projektu, które mieszczą się w zakresie praw i obowiązków głównego księgowego,

15)zapewnienie należytej ochrony wszelkim dokumentom dostarczanym przez Zamawiającego.

§ 2

Termin, miejsce i sposób realizacji umowy

1. Usługa będzie świadczona od dnia zawarcia umowy do końca realizacji Projektu, to jest do dnia 31.03.2023 r. (tzw. Zamówienie podstawowe).

2. Zamawiający w przypadku wydłużenia czasu trwania przedmiotowego Projektu, będzie uprawniony do skorzystania z prawa opcji, tj. wydłużenia okresu świadczenia usługi księgowej o maksymalnie sześć miesięcy od dnia 31.03.2023

r. (tzw. Zamówienie w ramach prawa opcji). Skorzystanie z prawa opcji nastąpi poprzez złożenie przez Zamawiającego pisemnego oświadczenia przekazanego na adres Wykonawcy wskazany w § 11.

3. Wykonawca będzie wykonywał zadania określone w § 1 w swojej siedzibie. Świadczenie usługi następować będzie w systemie pracy zdalnej z zastrzeżeniem, że (wskazać zgodnie z deklaracją Wykonawcy zawartą w ofercie):

a) przekazanie dokumentów księgowych przez Zamawiającego przynajmniej raz w miesiącu lub w zależności od potrzeb związanych z realizacją Projektu (np. przygotowanie dokumentów księgowych do kontroli) częściej niż raz w miesiącu, będzie odbywało się w biurze/siedzibie/miejscu, jakim Wykonawca dysponuje/będzie dysponował przez czas realizacji umowy (wskazać adres w granicach administracyjnych miasta Lublin), tj. ……………………………………

b) Wykonawca będzie odbierał dokumenty księgowe pod adresem xx. Xxxxxxxxxx 00, xxx. 000, 00-000 Xxxxxx, nie rzadziej niż raz w miesiącu oraz na wezwanie Zamawiającego będzie stawiał się w tej lokalizacji, w zależności od potrzeb związanych z realizacją Projektu (np. przygotowanie dokumentów księgowych do kontroli) częściej niż raz w miesiącu.

4. Wykonawca powiadomi właściwy Urząd Skarbowy oraz inne organy w przypadku takiej konieczności o zawartej umowie.

§ 3

Obowiązki Wykonawcy

Przy wykonywaniu zobowiązań, o których mowa w §1 Wykonawca będzie:

1) prowadził księgę z należytą starannością, w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami i na podstawie otrzymanych od Zamawiającego dokumentacji i informacji,

2) ustalał wysokość miesięcznych zaliczek na podatki wymienione w §1 umowy, wypełniał deklaracje podatkowe,

3) odbierał od Zamawiającego bez pokwitowania dokumenty stanowiące podstawę wpisu w księdze nie później niż do 7-go następującego po miesiącu, którego te dokumenty dotyczą,

4) nieterminowe dostarczenie dokumentów spowoduje opóźnienie w ich zaksięgowaniu i obliczeniu zobowiązań publicznoprawnych,

5) zwracał Zamawiającemu księgę i inne dokumenty, po zakończeniu każdego roku obrachunkowego.

§ 4

Obowiązki Zamawiającego

Zamawiający zobowiązuje się do:

1) zatwierdzania pod względem formalnym, rzetelnym i merytorycznym dokumentów podlegających wpisowi do księgi, oraz opisywania rachunków kosztowych,

2) dostarczania Wykonawcy dokumentów kompletnych i w terminie określonym w niniejszej umowie,

3) informowania Wykonawcy o wszelkich zdarzeniach mogących mieć wpływ na prowadzenie księgi oraz ustalenie podatków i zaliczek.

4) Ponadto Xxxxxxxxxxx będzie informował Wykonawcę o prowadzonych rozliczeniach z kontrahentami, o każdorazowych zakupach wyposażenia lub środków trwałych, oraz ich sprzedaży i o wszystkich działaniach mających wpływ na rzetelność ksiąg.

§ 5

Wynagrodzenie

1. Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty wynagrodzenia na rzecz Wykonawcy za wykonane czynności.

2. Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy w okresie od dnia zawarcia umowy do dnia 31.03.2023 r. (zamówienie podstawowe) w maksymalnej wysokości …………………..zł brutto (słownie ).

Za jeden miesiąc świadczenia usługi wynagrodzenie Wykonawcy wynosi zł brutto.

3. W przypadku skorzystania przez Xxxxxxxxxxxxx z prawa opcji, tj. wydłużenia okresu świadczenia usługi księgowej o maksymalnie 6 miesięcy, Zamawiający zapłaci za każdy dodatkowy miesiąc świadczenia usługi stawkę miesięcznego wynagrodzenia wskazaną w ust. 2.

4. Zapłata będzie przelewana raz w miesiącu na konto Wykonawcy w banku…………….o numerze…………………….

5. Na Fakturze lub rachunku musi znajdować się adnotacja z nazwą projektu: LIFE17 NAT/PL/000015 LIFEGALINNAGO ACTION PLAN oraz nr umowy z Wykonawcą: 01/LIFE-DUBELT/LTO/2019.

§ 6

Wypowiedzenie umowy

1. Każdej ze stron przysługuje prawo wypowiedzenia niniejszej umowy z zachowaniem 1-miesięcznego terminu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.

2. W przypadku zwłoki Zamawiającego z opłacaniem wynagrodzenia za dwa okresy rozliczeniowe, Wykonawca ma prawo odstąpienia od niniejszej umowy ze skutkiem natychmiastowym.

3. Stronom przysługuje prawo rozwiązania niniejszej umowy w każdym czasie za porozumieniem.

§ 7

W przypadku rozwiązania umowy Wykonawca zwróci protokolarnie Zamawiającemu księgę oraz dokumenty związane z jej prowadzeniem. Zamawiający powiadomi o tym Urząd Skarbowy oraz inne organy w przypadku takiej konieczności.

§ 8

Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z naruszenia przez Zamawiającego zasad określonych w niniejszej umowie.

§ 9

1. Zamawiający ponosi odpowiedzialność za terminowe dostarczenie dokumentów Wykonawcy, opisanie dokumentów kosztowych, merytoryczne decyzje podjęte w swojej firmie.

2. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za terminowe obliczenie podatków i innych opłat wynikające z zaksięgowanych dokumentów.

§ 10

Zamawiający zobowiązuje się do złożenia teczek akt osobowych według zapotrzebowania swojej fundacji.

§ 11

Osoby do kontaktu

1. Dane adresowe Stron w celu prowadzenia korespondencji: Wykonawcy:

adres………………….

Telefon……………….

Email…………………

Zamawiającego:

adres………………….

Telefon……………….

Email…………………

2. Osoby do kontaktu w sprawie realizacji umowy:

Ze strony Wykonawcy osoba wskazana w ofercie jako księgowy: Xxxx i nazwisko:………………………..

Telefon………………………………….

Email……………………………………

Ze strony Zamawiającego:

Imię i nazwisko:………………………..

Telefon………………………………….

Email……………………………………

3. Jeżeli w trakcie wykonywania umowy konieczna będzie zmiana osoby wskazanej w ust. 2, tj. księgowego, Wykonawca powiadomi o tym fakcie Zamawiającego, wskazując osobę zastępującą i przedstawiając jej kwalifikacje, odpowiadające kwalifikacjom wymaganym przez Zamawiającego w postępowaniu prowadzącym do zawarcia Umowy. Zmawiający będzie wymagał przedstawienia w terminie 5 dni innej osoby, w sytuacji gdy nowa osoba nie spełnieni opisanych wymagań.

4. Wykonawca jest zobowiązany przedłożyć Zamawiającemu propozycje zmian, o których mowa w ust. 3 nie później niż w terminie 5 dni roboczych przed planowanym skierowaniem nowej osoby do realizacji Umowy, a w sytuacjach nagłych i nieprzewidzianych, kiedy dochowanie terminu wskazanego w zdaniu poprzedzającym nie jest możliwe – w najkrótszym możliwym terminie.

5. Zmiana osoby o której mowa w ust. 2 wymaga zatwierdzenia przez Zamawiającego i nie wymaga zmiany Umowy.

6. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

§ 12

Dane osobowe

1. Klauzula informacyjna dla Wykonawcy (tylko osoby fizycznej):

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1) W zakresie odnoszącym się do realizacji umowy, której przedmiotem jest:

„Świadczenie usługi księgowej w ramach Projektu”, administratorem danych osobowych Wykonawcy jest Lubelskie Towarzystwo Ornitologiczne xx. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx, NIP: 000-000-00-00, REGON: 430525669

(adres korespondencyjny: xx. Xxxxxxxxxx 00, xxx.000, 00-000 Xxxxxx), wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000146301;

2) We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się pod adresem e-mail: xxx@xx.xx;

3) Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO: przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy – w celu zawarcia i realizacji umowy, której przedmiotem jest: „Świadczenie usługi księgowej w ramach Projektu”, jak również art. 6 ust. 1 lit. c RODO: przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze – w celu realizacji obowiązków Zamawiającego, np. co do przechowywania dokumentacji;

4) Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, które będą uczestniczyły w realizacji umowy, której przedmiotem jest: „Świadczenie usługi księgowej w ramach Projektu”; do Pani/Pana danych mogą mieć dostęp upoważnieni pracownicy Administratora, członkowie organów Administratora, podmioty dostarczające lub utrzymujące infrastrukturę IT Administratora, podmioty i osoby świadczące usługi prawne, organy

uprawnione do otrzymywania danych osobowych na podstawie przepisów prawa, firmy archiwizujące dokumenty; wymienione podmioty zostały/zostaną zobowiązane do zachowania poufności w stosunku do powierzonych im danych osobowych;

5) Okres przechowywania Pani/Pana danych osobowych to okres trwania umowy oraz okres trwałości Projektu rozumiany jako 5 lat po dokonaniu ostatniej płatności na rzecz Beneficjenta Projektu;

6) Podanie danych przez Wykonawcę jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i realizacji umowy - ich niepodanie może uniemożliwić zawarcie umowy;

7) Posiada Pani/Pan (jeśli przepisy odrębne nie wyłączają możliwości skorzystania z wymienionych praw):

- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do tych danych osobowych;

- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania tych danych osobowych ;

- na podstawie art. 17 RODO prawo do usunięcia danych – wyłącznie gdy zachodzą przesłanki zawarte w treści art. 17 ust. 1 RODO;

- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ;

W celu realizacji praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: xxx@xx.xx.

8) Xxxxxx, której dane dotyczą nie przysługuje:

- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych

9) Pani/Pana dane osobowe nie są i nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 22 RODO;

10) nie przewiduje się przekazywania Pani/Pana danych osobowych poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

2. Zamawiający oświadcza, że jest administratorem danych osobowych osób zatrudnionych u Zamawiającego (pracowników/podwykonawców/zleceniobiorców) (dalej: pracownicy Zamawiającego) oraz osób reprezentujących Zamawiającego przy zawarciu Umowy i aneksów do Umowy. Zamawiający niniejszą Umową reguluje udostępnienie Wykonawcy do przetwarzania wyłącznie w związku i w celu wykonywania praw i obowiązków Stron wynikających lub pozostających w związku z realizacją Umowy dane osobowe: imię nazwisko, stanowisko, telefon służbowy i służbowy adres mail, pracowników Zamawiającego wyznaczonych przez Zamawiającego do realizacji przedmiotu Umowy, współpracy z Wykonawcą w ramach Umowy lub kontaktu w związku z realizacją Umowy. Udostępnienie to jest realizowane w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f) ROZPORZĄDZENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO, gdzie prawnie uzasadnionym interesem administratora danych jest należyta realizacja zawieranych umów.

3. Wykonawca oświadcza, że jest administratorem danych osobowych osób zatrudnionych u Wykonawcy (pracowników/podwykonawców/zleceniobiorców)oraz osób reprezentujących Wykonawcę przy zawarciu Umowy i aneksów do Umowy (dalej: pracownicy Wykonawcy) niniejszą Umową reguluje udostępnienie Zamawiającemu do przetwarzania wyłącznie w związku i w celu wykonywania praw i obowiązków Stron wynikających lub pozostających w związku z realizacją Umowy dane osobowe: imię nazwisko, stanowisko, telefon służbowy i służbowy adres mail, pracowników Wykonawcy wyznaczonych przez Wykonawcę do realizacji przedmiotu Umowy, współpracy z Zamawiającym w ramach Umowy lub kontaktu w związku z realizacją Umowy. Udostępnienie to jest realizowane w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, gdzie prawnie uzasadnionym interesem administratora danych jest należyta realizacją zawieranych umów.

4. Każda ze Stron oświadcza, że jest świadoma konieczności przetwarzania danych osobowych udostępnionych jej przez drugą Stronę, w szczególności danych elektronicznych i każda ze Stron oświadcza i zobowiązuje się, że zna wymogi Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (RODO) oraz przepisy krajowe z zakresu ochrony danych osobowych i będzie je stosowała przy realizacji Umowy.

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

……………………………….. ………………………………