UMOWA Nr …/1/CMK/IK/2022

z dnia roku

o wsparcie finansowe zadania w ramach programu

„Certyfikat dla małych księgarni” ze środków Instytutu Książki

zawarta pomiędzy:

Instytutem Książki z siedzibą w Krakowie (31-148) przy ul. Z. Xxxxxxxxxxxxx 6, instytucją kultury, wpisaną do reje- stru instytucji kultury prowadzonego przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego pod numerek RIK 55/2003, posiadającym REGON: 256775805, oraz NIP: 000-00-00-000, zwanym dalej „Instytutem Książki”, lub „IK” oraz „In- stytucją zarządzającą”:

reprezentowanym przez: Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx – Zastępcę Dyrektora Instytutu Książki

a NIP

REGON

zwanym dalej „Beneficjentem”

reprezentowanym przez:

Zważywszy, że:

1. Instytut Książki jest państwową instytucją kultury powołaną w celu promocji polskiej literatury i jej dziedzic- twa, języka polskiego oraz polskiej książki i polskiego edytorstwa w kraju i zagranicą oraz promocja rozwoju czytelnictwa w Polsce.

2. Instytut Książki, w ramach realizacji swoich celów statutowych, jest Instytucją zarządzającą Programem „Cer- tyfikat dla małych księgarni” (dalej jako: „Program”), którego celem jest udzielenie wsparcia małym księgar- niom oraz wzmocnienie ich roli jako placówek aktywnie promujących czytelnictwo i promotorów kultury dla lokalnych społeczności.

3. Beneficjent zakwalifikował się do Programu, zgodnie z którym może mu zostać udzielone wsparcie na zadanie dotyczące promocji księgarni, konsultingu i doradztwa, dofinansowania kosztów utrzymania księgarni i kosz- tów realizacji planu proczytelniczego oraz zakupu sprzętów i wyposażenia, opisane szczegółowo w umowie.

Strony zawierają umowę o następującej treści:

§ 1 Przedmiot Umowy

1. W związku z zakwalifikowaniem się do Programu, na mocy niniejszej Umowy Beneficjent jest zobowiązany do re- alizacji zadania opisanego we wniosku o udzielenie wsparcia finansowego (dalej: jako „Zadanie”), a Instytut Książki zobowiązuje się udzielić Beneficjentowi wsparcia finansowego na realizację Zadania w sposób opisany w niniejszej Umowie.

2. Zadanie, o którym mowa w ust. 1 obejmuje następuje kategorie wydatków:

a. koszty promocji księgarni;

b. koszty konsultingu i doradztwa

c. koszty stałe utrzymania lokalu księgarni

d. koszty realizacji planu proczytelniczego;

e. zakup niezbędnego sprzętu i wyposażenia księgarni

3. Instytut Książki przyzna Beneficjentowi na realizację zadania wsparcie finansowe ze środków Instytutu Książki w

wysokości złotych (słownie 00/100) przeznaczone na wydatki wskazane we wniosku o

udzielenie wsparcia finansowego zadania złożonym przez Beneficjenta.

§ 2 Forma przyznania wsparcia finansowego

1. Wsparcie finansowe w wysokości określonej w par. 1 ust. 3 zostanie przekazane Beneficjentowi przez Insty- tut Książki w formie przelewu z rachunku bankowego Instytutu Książki o numerze: 27 1130 1150 0012 1269 2720 0003 w Banku Gospodarstwa Krajowego

na rachunek bankowy Beneficjenta o numerze: ……………………………………………………………………………………………

w banku: …………………………………………………………………………………………………………………………

2. Zgodnie z Regulaminem Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finan- sowo-księgowej zadania, a w szczególności prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finan- sowych uzyskanych ze wsparcia finansowego oraz wydatków dokonywanych z tych środków.

§ 3 Informacja dotycząca udzielenia wsparcia finansowego

1. Beneficjent zobowiązuje się do umieszczania na efektach rzeczowych powstałych w wyniku realizacji zadania oraz materiałach promocyjnych i informacyjnych dotyczących realizowanego zadania (np.: strony interne- towe, kanały socialmediowe, plakaty, programy, katalogi, zaproszenia, informacje prasowe):

1) Informacji o treści [nazwa podmiotu] jest beneficjentem programu własnego Instytutu Książki „Certyfi- kat dla małych księgarni”

2) Logotypu programu

3) Logotypu IK

4) Logotypu MKiDN

2. Beneficjent jest zobowiązany do umieszczenia na swojej stronie internetowej i profilach w mediach społecz- nościowych, informacji o uzyskaniu wsparcia finansowego wraz z identyfikacją graficzną (logotypami) wska- zanymi w ust. 1. Jeżeli na etapie składania wniosku wnioskodawca nie posiada strony internetowej lub pro-

filu w mediach społecznościowych, to po uzyskaniu wsparcia finansowego jest zobowiązany do ich utworze-

nia do dnia 31 grudnia 2022 r.

3. Beneficjent zobowiązuję się także do wywieszenia informacji o przyznaniu certyfikatu w formie zamieszczenia logotypu programu w widocznym miejscu w witrynie ekspozycyjnej lub na ekspozycji i na drzwiach wejścio- wych do księgarni.

4. Beneficjent zobowiązuje się do stosowania wytycznych w zakresie poprawnego wykorzystania logotypów, określonych szczegółowo w księdze znaku MKiDN, udostępnionej na stronie resortu – xxxxx://xxx.xxx.xx/xxx/xxxxxxx/xxxxxxxx i księdze znaku IK, udostępnionej na stronie xxxxx://xxxxxxxxx- xxxxxx.xx/x-xxx,00,xxxxx-xxxxxxx,00.xxxx

5. Beneficjent zobowiązuje się do przesyłania wszystkich projektów graficznych z wykorzystaniem ww. logoty- pów, z minimum siedmiodniowym wyprzedzeniem przed realizacją, do akceptacji IK na adres xxxxxxxxxx0000@xx.xxx.xx

6. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przez Beneficjenta zobowiązań określonych w ust. 1-5, IK może naliczyć karę umowną w wysokości 1% otrzymanego wsparcia finansowego określonego w § 1 ust. 3. IK jest uprawniony do żądania naprawienia na zasadach ogólnych szkody przenoszącej wartość kary umownej.

§ 4 Oznaczenie dokumentów księgowych

1. Beneficjent zobowiązuje się do każdorazowego opisania dowodów księgowych potwierdzających wydatkowanie przyznanego wsparcia finansowego formułą:

Płatne z dofinansowania Instytutu Książki w ramach programu: „Certyfikat dla małych księgarni”.

2. W przypadku braku oznaczenia dowodów księgowych we wskazany powyżej sposób, w przypadku wątpliwości co do zasadności zakwalifikowania wydatku jako należnego, Instytut Książki jest uprawniony żądać zwrotu kwoty wsparcia finansowego w tym zakresie.

§ 5 Rozliczenie Zadania objętego wsparciem finansowym

1. Beneficjent jest zobowiązany do przedłożenia:

1) raportu częściowego z wykonania zadania w roku 2022 na formularzu ustalonym przez instytucję za- rządzającą i udostępnionego na stronie internetowej IK nie później niż do 10 stycznia 2023 r. Do ra- portu należy dołączyć:

i. w przypadku realizacji wydatków wskazanych w § 5 ust. 1 pkt. 4 Regulaminu programu (koszty realizacji planu proczytelniczego) - dokumentację fotograficzną działań finanso- wanych w ramach tej kategorii kosztów, utrwaloną na nośniku cyfrowym.

ii. linki do stron internetowych/profili w mediach społecznościowych, na których znajduje się informacja o programie (zapisane w dokumencie tekstowym na nośniku cyfrowym).

iii. informacje o wykonanych materiałach promocyjnych i informacyjnych – przesłane w for- mie dokumentacji cyfrowej (linki, dokumentacja fotograficzna) lub dostarczone w formie pojedynczych egzemplarzy przykładowych materiałów wraz z raportem.

2) raportu końcowego z wykonania zadania na formularzu ustalonym przez instytucję zarządzającą i udostępnionego na stronie internetowej IK do 30 dni od terminu zakończenia zadania, tj. nie później niż do 30 grudnia 2023 r. Do raportu należy dołączyć:

i. w przypadku realizacji wydatków wskazanych w § 5 ust. 1 pkt. 4 Regulaminu programu (koszty realizacji planu proczytelniczego) - dokumentację fotograficzną działań finansowa- nych w ramach tej kategorii kosztów, utrwaloną na nośniku cyfrowym.

ii. linki do stron internetowych/profili w mediach społecznościowych, na których znajduje się

informacja o programie (zapisane w dokumencie tekstowym na nośniku cyfrowym).

2. Beneficjent może zostać wezwany przez instytucję zarządzającą do przedłożenia wraz z raportem częścio- wym i/lub końcowym kopii dowodów płatności w postaci faktur i rachunków potwierdzających wydatkowa- nie przyznanego wsparcia finansowego (wraz z adnotacją o terminie płatności bądź z bankowymi kopiami potwierdzenia przelewów), potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania Beneficjenta.

3. W ciągu 30 dni od dnia dostarczenia raportu Beneficjent jest informowany przez instytucję zarządzającą o stwierdzeniu w raporcie ewentualnych błędów. Informacja o błędach wraz ze wskazaniem terminu na ich usu- nięcie przesyłana jest na wskazany w formularzu raportu adres e-mail.

4. Beneficjent zobowiązany jest do spełnienia wymogów i standardów merytorycznych określonych w Załączniku

nr 3 do regulaminu Standardy Certyfikatu dla małych księgarni. W przypadku niedotrzymania tego warunku

przekazane beneficjentowi środki finansowe mogą podlegać zwrotowi wraz z odsetkami liczonymi jak od za-

ległości podatkowych, w oparciu o tryb egzekucji administracyjnej.

5. Umowa zostanie wykonana z chwilą zaakceptowania przez Instytut Książki Raportu końcowego z wykonania zadania. Beneficjent zostanie poinformowany o tej okoliczności za pomocą wiadomości mailowej przesłanej na adres e-mail wskazany we wniosku.

6. Za każdy dzień opóźnienia w złożeniu raportów z realizacji zadania, o których mowa ust.1 pkt. 1 lub 2, IK może żądać zapłaty przez Beneficjenta kary umownej w wysokości 0,1 % otrzymanego wsparcia finansowego okre- ślonego w § 1 ust. 3 za każdy dzień opóźnienia. IK jest uprawniony do żądania naprawienia na zasadach ogól- nych szkody przenoszącej wartość kary umownej.

§ 6 Uprawnienia kontrolne Instytutu Książki

1. Instytut Książki sprawuje kontrolę wykonania zadania przez Beneficjenta. W ramach kontroli upoważnieni przed- stawiciele Instytutu Książki mogą żądać udostępnienia im dokumentów i innych nośników informacji, które mają lub mogą mieć znaczenie dla oceny realizowanego Zadania, oraz żądać udzielenia ustnych lub pisemnych informacji dotyczących Zadania.

2. W przypadkach opisanych w ust. 1 powyżej, Beneficjent zobowiązuje się niezwłocznie dostarczać lub udostępniać dokumenty i inne nośniki informacji oraz udzielać wyjaśnień i informacji, w terminach określanych każdorazowo przez Instytut Książki.

3. Brak współpracy ze strony Beneficjenta w zakresie opisanym w niniejszym paragrafie, może skutkować obowiąz-

kiem zwrotu udzielonego wsparcia finansowego w całości lub w części.

§ 7 Termin realizacji Zadania

Wsparcie finansowe ze środków Instytutu Książki musi być wydatkowane w okresie od dnia ogłoszenia wyników

naboru, tj. r., do dnia 30 listopada 2023 roku, w podziale:

……… zł od dnia ogłoszenia wyników naboru, tj. r. do 31 grudnia 2022 r.

……… zł od 1 stycznia 2023 r. do 30 listopada 2023 r.

§ 8 Warunki finansowe realizacji Zadania

1. Beneficjent otrzyma środki finansowe po zawarciu niniejszej umowy w dwóch transzach:

1) środki przyznane na pierwszy rok realizacji zadania w terminie do 30 dni od dnia zawarcia niniejszej umowy, pod warunkiem, że przed tym terminem do instytucji zarządzającej wpłynie egzemplarz umowy podpisany ze strony Beneficjenta.

2) środki przyznane na drugi rok realizacji zadania po zaakceptowaniu przez instytucję zarządzającą ra- portu częściowego z wykonania zadania, jednocześnie nie wcześniej niż 30 kwietnia 2023 r.

2. Środki finansowe będą przekazywane Beneficjentowi w roku budżetowym, na który zostały przyznane, z budżetu

programu przeznaczonego na dany rok.

3. Środki finansowe przyznane i otrzymane w ramach wsparcia finansowego w danym roku budżetowym muszą być wydatkowane w tym samym roku budżetowym. Środki finansowe w ramach przyznanego wsparcia finansowego nie mogą być przesuwane między poszczególnymi latami budżetowymi.

4. W ramach przyznanego wsparcia finansowego Beneficjent może wydatkować środki finansowe wyłącznie w okre-

sie realizacji zadania wskazanym w par. 7, z zastrzeżeniem zapisów z par. 8 ust. 3. W ramach wsparcia finansowego

Beneficjent może rozliczyć środki finansowe wydatkowane wyłącznie w okresie realizacji zadania określonym w

par. 7.

5. Środki przyznane na wsparcie finansowe Beneficjent jest zobowiązany wykorzystać na działania, które prowadził od dnia rozpoczęcia zadania do dnia zakończenia zadania poprzez realizację wszystkich płatności (w tym podatków i świadczeń), z zastrzeżeniem zapisów z par. 8 ust. 3.

6. Koszty dotyczące realizacji działań w okresach wykraczających poza okres realizacji zadania wskazany w umowie, tj. wcześniejszych lub późniejszych od okresu realizacji zadania, nawet jeśli zostaną opłacone w okresie realizacji zadania, nie będą rozliczone.

7. Dokumenty finansowe (faktury, rachunki) opłacone w okresie realizacji zadania i dotyczące działań realizowanych w okresie realizacji zadania, ale wystawione przed dniem rozpoczęcia zadania lub po dniu jego zakończenia, nie będą rozliczone.

8. Beneficjent jest uprawniony do dokonywania przesunięć w preliminarzu kosztów w trakcie realizacji zadania. Moż- liwe są przesunięcia zarówno pomiędzy pozycjami preliminarza w ramach jednej kategorii wydatków, jak i pomię- dzy kategoriami wydatków (z zastrzeżeniem limitów wskazanych w Załączniku nr 1 do regulaminu Wykaz kosztów kwalifikowanych w programie) i z zastrzeżeniem zapisów ust. 3-7 w następujący sposób:

1) w ramach pozycji preliminarza ujętego we wniosku możliwe są przesunięcia do 20% wartości pozycji, z której następuje przesunięcie;

2) w ramach pozycji preliminarza ujętego we wniosku w przypadku przesunięć większych niż 20% po- zycji, z której następuje przesunięcie, konieczna jest wcześniejsza pisemna zgoda instytucji zarządza- jącej.

9. Wprowadzenie nowej pozycji do preliminarza wymaga wcześniejszej zgody instytucji zarządzającej. Nie jest moż- liwe udzielenie zgody instytucji zarządzającej na sfinansowanie wydatku poniesionego przed otrzymaniem ww. zgody.

10. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest udzielenie zgody instytucji zarządzającej na wprowadzenie nowej ka- tegorii wydatków na etapie realizacji zadania.

§ 9 Zwrot niewykorzystanych środków ze wsparcia finansowego

1. Beneficjent przekaże na rachunek bankowy Instytut Książki, bez dodatkowego wezwania, w nieprzekraczalnym terminie do:

1) 5 stycznia 2023 r. w przypadku środków przyznanych na rok 2022;

2) 5 grudnia 2023 r. w przypadku środków przyznanych na rok 2023;

niewydatkowaną część wsparcia finansowego, a także różnicę między kwotą odsetek bankowych naliczonych przez bank od wsparcia finansowego zgromadzonego na rachunku bankowym a kosztami jego prowadzenia (prowizje i opłaty bankowe).

2. Od kwot zwróconych po terminie Beneficjent zobowiązuje się, bez dodatkowe wezwania, zapłacić Instytutowi Książki odsetki w wysokości określonej jak za zobowiązania podatkowe, liczone począwszy od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin zwrotu wsparcia finansowego.

§ 10 Rozwiązanie umowy za porozumieniem Stron

W przypadku wystąpienia niezawinionych przez Beneficjenta okoliczności, które uniemożliwiają prawidłową realizację Umowy, i za które Strony nie ponoszą odpowiedzialności, umowa może być rozwiązana na mocy porozumienia Stron, w którym zostaną określone x.xx. skutki finansowe i zwrot środków przeznaczonych na wsparcie finansowe przez In- stytut Książki.

§ 11 Rozwiązanie Umowy przez Instytut Książki

oraz wykorzystanie środków niezgodnie z przeznaczeniem

1. Umowa może być rozwiązana przez Instytut Książki ze skutkiem natychmiastowym w przypadku nieterminowego lub nienależytego wykonania umowy, oraz w przypadku stwierdzenia, że Beneficjent wykorzystuje środki niezgod- nie z przeznaczeniem oraz niezłożenia w wymaganym terminie Raportu z wykonania zadania.

2. W przypadku rozwiązania umowy wskutek wystąpienia okoliczności, o których mowa w ust. 1, Instytut Książki określi kwotę środków finansowych należną do zwrotu wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania Beneficjentowi środków finansowych Instytutu Książki.

3. W przypadku stwierdzenia wykorzystania środków niezgodnie z przeznaczeniem, pobranych nienależnie lub w nad-

miernej wysokości, stosuje się przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2021

r. poz. 305 z późn. zm.) w zakresie dotyczącym dotacji udzielanych z budżetu państwa.

§ 12 Podatek od towarów i usług

Beneficjent oświadcza, że całkowity koszt zadania zawiera wyłącznie koszty niezbędne do jego realizacji i nie uwzględnia podatku od towarów i usług (VAT), który Beneficjent będzie miał prawo odzyskać lub rozliczyć w deklaracjach składanych do Urzędu Skarbowego. W przypadku zaistnienia przesłanek (powstałych od momentu złożenia wniosku) umożliwiających odzyskanie podatku VAT za usługi lub dostawy opłacone ze środków finansowych Instytutu Książki Beneficjent zobowiązany jest do poinformowania o tym fakcie Instytut Książki, a także do zwrotu równowartości otrzymanych lub rozliczonych w deklaracji VAT-7 środków finansowych na rachunek bankowy Instytutu Książki proporcjonalnie do udziału środków finansowych Instytutu Książki w finansowaniu danej faktury/rachunku.

§ 13 Udostępnienie dokumentacji fotograficznej

1. Beneficjent wyraża zgodę na udostępnienie bezterminowo przez Instytut Książki na stronie internetowej i w mediach społecznościowych Instytutu Książki przesyłanej wraz z raportem rozliczeniowym dokumentacji fotograficznej z reali- zacji zadania, o której mowa w par. 5 ust. 1 pkt. 1 umowy.

2. Strony ustalają, że przesłanie ww. dokumentacji fotograficznej będzie oznaczało jednocześnie, że:

a) Beneficjent posiada wszelkie prawa do jej dalszego udostępniania (w tym wszelkie zgody prawno-autorskie),

b) Beneficjent posiada prawo do wykorzystania wizerunku, wynikające z art. 81 Prawa autorskiego, w tym np. zgodę uzyskaną zgodnie z załącznikiem nr 4 do umowy - oświadczenie o wyrażeniu zgody na wykorzystanie wizerunku,

c) poinformował osoby widniejące na ww. dokumentacji fotograficznej o zasadach przetwarzania danych osobo-

wych przez Instytut Książki, wskazane w par. 14 ust. 2 umowy.

3. Dla uniknięcia wątpliwości Strony ustalają, że Beneficjent zobowiązuje się nie przesyłać dokumentacji, która nie spełnia warunków wskazanych w powyższym ustępie i ponosi wszelką odpowiedzialność za wprowadzenie Insty- tutu Książki w błąd.

§ 14 Postanowienia końcowe

1. W zakresie nieuregulowanym niniejszą umową stosuje się odpowiednio:

1) postanowienia Regulaminu programu „Certyfikat dla małych księgarni” wraz z wszystkimi załącznikami.

2) deklaracje, oświadczenia i zobowiązania Beneficjenta zawarte w złożonym przez niego wniosku o udziele- nie wsparcia finansowego zadania;

3) przepisy prawa polskiego, w tym przede wszystkim ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U z 2020 r. poz. 1740 z późn. zm.),

4) przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (x.x. Xx. U. z 2021 r. poz. 305 z późn. zm.) szczególnie w zakresie dotyczącym dotacji udzielanych z budżetu państwa,

2. Instytut Książki przekazuje stosowne klauzule dotyczące przetwarzania danych osobowych (klauzule RODO) w za-

łączeniu.

3. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają dla swojej skuteczności, formy pisemnej.

4. Umowa niniejsza została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej strony.

5. Prawa i obowiązki Stron wynikające z niniejszej umowy nie mogą być przenoszone na osoby trzecie.

6. Załączniki do Umowy stanowią jej integralną część.

Załączniki:

1. Wykaz kosztów kwalifikowanych w programie

2. Klauzula informacyjna dotycząca danych osobowych nr 1 i nr 2

3. Standardy Certyfikatu dla małych księgarni

4. Oświadczenie o wyrażeniu zgody na wykorzystanie wizerunku

INSTYTUT KSIĄŻKI

BENEFICJENT

Document Metadata

Table of Contents

UMOWA Nr …/1/CMK/IK/2022

Document Metadata