POROZUMIENIE PARTNERSKIE W SPRAWIE AKTYWNOŚCI PODCZAS 11. FORUM ROZWOJU MAZOWSZA (e-FORUM)
Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego
POROZUMIENIE PARTNERSKIE W SPRAWIE AKTYWNOŚCI PODCZAS 11. FORUM ROZWOJU MAZOWSZA (e-FORUM)
(wzór ogólny podlegający negocjacjom)
Zawarte 2020 r. w Warszawie, pomiędzy
1. Województwem Mazowieckim, z siedzibą w Warszawie (03-719) przy ul. Jagiellońskiej 26, NIP: 1132453940), w imieniu którego działa Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych, z siedzibą w Warszawie (03-301), przy xx. Xxxxxxxxxxxxxx 00, reprezentowanym przez Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx – p.o. Dyrektora Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych, zwaną dalej „Organizatorem”
a
2. ………………………………………………………………………………………………
z siedzibą w …………. (…-….) przy ul , reprezentowanym
przez: zwanym dalej „Partnerem”.
§ 1.
Przedmiot porozumienia
1. Przedmiotem porozumienia jest określenie zasad współpracy Organizatora i Partnera podczas organizacji i realizacji 11. Forum Rozwoju Mazowsza (e-Forum), zwanego dalej
„Wydarzeniem” lub „11FRM” lub „e-Forum”, poprzez wsparcie merytoryczne i eksperckie.
2. Strony zobowiązują się prowadzić wszelkie działania na rzecz organizacji Wydarzenia z należytą starannością, w dobrej wierze i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
3. Wydarzenie będzie składało się z e-debat, e-prezentacji oraz e-wystąpień eksperckich, przeprowadzanych online ze studiów nagraniowych i transmitowanych w czasie rzeczywistym w Internecie. Podczas Wydarzenia emitowane będą także filmy prezentujące wybrane projekty realizowane przez Beneficjentów RPO WM 2014-2020, w tym w szczególności pod hasłem #efektUE..
4. W e-debatach, e-prezentacjach i e-wystąpieniach, w charakterze prelegentów i/lub prezenterów i/lub moderatorów uczestniczyć będą eksperci i autorytety z obszarów: nauki, gospodarki, innowacyjności, przedsiębiorczości, ekonomii społecznej oraz innych dziedzin związanych z tematyką Wydarzenia.
§ 2.
Obowiązki Organizatora
1. Organizator zorganizuje Wydarzenie, tj. 11. Forum Rozwoju Mazowsza (e-Forum)
w formule online, w dniu ……………………. .
2. Rejestracja Wydarzenia i nadawanie online aktywności prowadzonych podczas e-Forum odbędzie się z ……………………., w Warszawie, przy ul. …………………….
………………………….. w godzinach: ……………………. - …………………………..
3. W ramach realizacji działań związanych z e-Forum Organizator zobowiązuje się do:
1) organizacji najmu powierzchni, na której będą odbywać się nagrania i rejestracje e-debat, e-wystąpień i e-prezentacji;
2) aranżacji i zabudowy przestrzeni studiów nagraniowych i innych przestrzeni niezbędnych do realizacji Wydarzenia (np. sceny, stanowisko recepcyjne, szatnie, itd.);
3) przygotowania oznaczenia elementów wizerunkowych Wydarzenia (w tym np.: logotypy, identyfikatory itd.);
4) zapewnienia wyposażenia i obsługi technicznej Wydarzania zgodnie z koncepcją przyjętą przez Organizatora (np. multimedia, nagłośnienie, oświetlenie, oprawa audio, videostreaming; itp.);
5) zapewnienia tłumaczenia symultanicznego e-debat na język angielski i język migowy;
6) przygotowania materiału foto i/lub video z Wydarzenia, zgodnie z koncepcją przyjętą przez Organizatora;
7) przeprowadzenia kampanii promującej Wydarzenie (w tym mailingu), zgodnie z koncepcją przyjętą przez Organizatora;
8) prowadzenia strony internetowej Wydarzenia xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx oraz profili stworzonych dla Wydarzenia w mediach społecznościowych;
9) włączenia Partnera w wybrane, ustalone z Partnerem działania marketingowe.
§ 3.
Obowiązki Partnera
1. Partner oświadcza, że spełnia wszelkie warunki określone w Regulaminie w sprawie wyboru Partnerów 11. Forum Rozwoju Mazowsza (e-Forum).
2. Szczegółowy zakres zobowiązań Partnera określa Załącznik do porozumienia: „Zakres aktywności Partnera podczas 11. Forum Rozwoju Mazowsza (e-Forum)”.
3. Wszelkie działania Partnera, o których mowa w niniejszym porozumieniu, będą podejmowane za wiedzą, zgodą oraz przy ścisłej współpracy z Organizatorem.
4. Niewywiązanie się przez Partnera z realizacji jakiegokolwiek działania wskazanego w niniejszym porozumieniu będzie skutkowało wyłączeniem Partnera z możliwości zawierania umów partnerskich i porozumień na realizację wydarzeń organizowanych przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych przez okres 2 lat.
§ 4.
Zobowiązania finansowe
1. Niniejsze porozumienie nie pociąga za sobą żadnych wzajemnych zobowiązań o charakterze finansowym.
2. Partner samodzielnie i we własnym zakresie ponosi ewentualne koszty związane z pełnieniem funkcji przez swoich przedstawicieli lub udziałem zaproszonych przez siebie ekspertów, w tym np. transportem, dojazdem na miejsce realizacji e-Forum, noclegami, czy wykorzystaniem dodatkowych elementów w czasie trwania Wydarzenia itp.
3. Partner oświadcza, że z tytułu realizacji niniejszego porozumienia nie będzie czerpał żadnych korzyści finansowych (w tym w szczególności za włączenie ekspertów do e-debat, e-prezentacji, e-wystąpień itp.), pod rygorem wyłączenia Partnera z możliwości zawierania umów partnerskich i porozumień na realizację wydarzeń organizowanych przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych przez okres 2 lat.
4. Partner jest zobowiązany do wypełnienia ankiety ewaluacyjnej przesłanej przez Organizatora, w terminie określonym przez Organizatora po zakończeniu e-Forum.
§ 5.
Prawa autorskie
1. Partner oświadcza, że przysługują mu autorskie prawa majątkowe do wszystkich elementów przekazywanych Organizatorowi, w tym w szczególności znaków towarowych, graficznych, fotografii, opisów, itp.
2. Partner oświadcza, że dysponuje zgodami osób, które wystąpią w jego imieniu (będą go reprezentowały) podczas e-debat, e-prezentacji, e-wystąpień itp. na wykorzystanie i rozpowszechnianie ich wizerunków/ głosu/ wypowiedzi, dla celów informacyjnych i/lub promocyjnych związanych z realizacją i promocją Wydarzenia. Jako wyrażenie zgody strony rozumieją, że filmy, fotografie nagrania itp. wykonane z wykorzystaniem wizerunku tych osób podczas Wydarzenia mogą zostać wykorzystywane przez Organizatora zgodnie z zapisami ust. 3 i 4.
3. Partner udziela niniejszym Organizatorowi zgody na wykorzystywanie elementów określonych w ust. 1 i 2, w związku z prowadzonymi działaniami informacyjnymi i/lub promocyjnymi na następujących polach eksploatacji:
1) w zakresie utrwalania lub zwielokrotniania: trwałe lub czasowe utrwalanie lub zwielokrotnianie jakimikolwiek środkami znanymi w chwili podpisania umowy, w każdym znanym formacie, systemie lub standardzie, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową, w szczególności przy użyciu wszelkich formatów dających możliwość zapisu na płytach CD-ROM, CD-R, CD-RW, DVD-ROM, DVD-R, DVD-RW, UDF, Blue-ray Disc, jak również na dysku twardym i innych nośnikach pamięci oraz na serwerach;
2) w zakresie obrotu oryginałami albo egzemplarzami, na których je utrwalono: wprowadzenia do obrotu, użyczenie egzemplarzy, najem egzemplarzy;
3) w zakresie rozpowszechniania w sposób inny niż wymienione powyżej tj.: publiczne wystawienie, publicznego udostępnienia w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, nadawanie przez Internet lub inne techniki przesyłania danych stosowane w telekomunikacji, IT oraz bezprzewodowych sieciach komunikacji, nadawanie za pomocą video lub audio, przez łącze kablowe lub bezprzewodową stację, nadawanie poprzez satelitę;
4. Zgoda o której mowa ust. 3 zostaje udzielona przez Partnera na czas nieograniczony i jest nieograniczona terytorialnie.
5. Organizator ma prawo korzystać z elementów określonych w ust. 1 i 2 w swojej bieżącej działalności, w szczególności w celach: informacyjnym, promocyjnym, szkoleniowym.
6. Partner zezwala Organizatorowi na dokonywanie opracowań wszelkich informacji przekazanych przez Partnera w związku z organizacją Wydarzenia.
7. Partner oświadcza i gwarantuje, iż korzystanie przez Organizatora z przekazanych mu przez Partnera informacji, znaków graficznych, znaków słowno-graficznych, fotografii, wizerunków osób itp. nie naruszy jakichkolwiek praw osób trzecich, w tym w szczególności majątkowych i osobistych praw autorskich oraz prawa do wizerunku (zgodnie z zapisami ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych, Kodeksu cywilnego oraz ustawy o ochronie danych osobowych). W przypadku, gdy jakiekolwiek osoby trzecie wystąpią przeciwko Organizatorowi z roszczeniami z tytułu naruszenia ich praw, Partner przejmie i zaspokoi wszelkie wynikające z tego tytułu roszczenia wobec Organizatora oraz zwolni Organizatora od odpowiedzialności z tytułu jakichkolwiek roszczeń, postępowań, szkód, strat, kar lub wszelkich innych wydatków powstałych w związku z wykorzystaniem udostępnionych mu przez Partnera materiałów.
§ 6.
Zastrzeżenia dotyczące organizacji
1. W przypadku, gdy z przeprowadzonych negocjacji lub całokształtu zaistniałych okoliczności będzie wynikało, że zorganizowanie Wydarzenia nie leży w interesie publicznym, może zostać ono odwołane. W takim przypadku porozumienie zostanie anulowanie, a Partner zostanie poinformowany o tym fakcie drogą elektroniczną.
2. Porozumienie może zostać anulowane także, w przypadku gdy jego wykonanie bądź nienależyte wykonanie będzie następstwem siły wyższej. Przez siłę wyższą Strony rozumieć będą zdarzenie, którego nie można przewidzieć przy zachowaniu należytej staranności, które jest zewnętrzne zarówno w stosunku do Partnera jak i Organizatora oraz od nich niezależne i któremu nie będą mogli się przeciwstawić działając z należytą starannością. W szczególności za siłę wyższą uznaje się trzęsienia ziemi, powodzie, pożary, huragany, klęski żywiołowe, inne zdarzenia spowodowane siłami przyrody, strajki, działania wojskowe, czy awarie na usunięcie których nie ma wpływu którakolwiek ze Stron. Za siłę wyższą uznaje się także pogłębienie stanu epidemicznego i związane z tym wprowadzenie regulacji ograniczających swobodę umów i działalności wszelkich podmiotów na terenie kraju, województwa mazowieckiego lub Warszawy..
§ 7.
Ustalenia końcowe
1. Strony wyrażają zgodę na powoływanie się na niniejsze porozumienie w kontaktach z innymi podmiotami.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności wobec osób trzecich za szkody powstałe w związku z realizacją przedmiotu porozumienia przez Partnera.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym porozumieniem mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego oraz innych aktów prawnych właściwych dla przedmiotu porozumienia.
4. Wszelkie zmiany postanowień niniejszego porozumienia wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
5. Spory powstałe w związku z wykonaniem niniejszego porozumienia będą rozstrzygane przez Strony polubownie. W przypadku gdyby takie rozstrzygnięcie nie było możliwe spory pomiędzy Stronami będą rozpatrywane przez sąd miejscowo właściwy ze względu na siedzibę Organizatora.
6. Porozumienie sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
Integralną częścią porozumienia jest:
Załącznik do porozumienia partnerskiego „Zakres aktywności Partnera podczas 11. Forum Rozwoju Mazowsza (e-Forum).
ORGANIZATOR PARTNER
……………………… ………………………………
Załącznik do porozumienia partnerskiego z dnia ………………………………….
ZAKRES AKTYWNOŚCI PARTNERA PODCZAS 11. FORUM ROZWOJU MAZOWSZA (e-Forum)
(szablon - w końcowej wersji w porozumieniu zostaną ujęte wyłącznie właściwe pozycje, zgodnie z ostatecznymi ustaleniami dokonanymi pomiędzy Organizatorem i Partnerem)
Zobowiązujemy się do realizacji następujących działań podczas 11. Forum Rozwoju Mazowsza (e-Forum) , pod rygorem wykluczenia z możliwości zawierania umów i porozumień partnerskich na realizację wydarzeń organizowanych przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych przez okres 2 lat:
ZAKRES AKTYWNOŚCI | WYSZCZEGÓLNIENIE | |
AKTYWNOŚCI NA SCENACH | Zobowiązujemy się udziału naszych ekspertów w charakterze prelegentów i/lub moderatora: | |
1. (imię, nazwisko), | ||
2. ………………………… | ||
UDZIAŁ PRELEGENTÓW (EKSPERTÓW/ MODERATORÓW) w e-DEBATACH (wybór jednej opcji) | w e-debacie: (tytuł debaty) Ich fotografie (w rozdzielczości określonej przez Organizatora) oraz biogramy przekażemy za pośrednictwem wiadomości e-mail w terminie wskazanym przez Organizatora. | |
lub Podczas 11FRM nasi eksperci nie będą uczestniczyli w e-debatach w charakterze prelegentów i/lub moderatorów. | ||
Zobowiązujemy się udziału naszych ekspertów jako prezentujących temat e-prezentacji. e-wystąpienia: (tytuł prezentacji/ wystąpienia) | ||
UDZIAŁ EKSPERTÓW PREZENTUJĄCYCH w e-PREZENTACJACH/ e-WYSTĄPIENIACH (wybór jednej opcji) | 1. (imię, nazwisko), 2. ………………………… Ich fotografie (w rozdzielczości określonej przez Organizatora) oraz biogramy, a także opisy i materiały dotyczące prezentacji przekażemy za pośrednictwem wiadomości e-mail w terminie wskazanym przez Organizatora. | |
lub Podczas 11FRM nasi eksperci nie będą uczestniczyli w e-prezentacjach i /lub e-wystąpieniach w charakterze prezentujących. |
UZUPEŁNIENIA | W przypadku konieczności uzupełnienia informacji dotyczących ekspertów i/lub moderatora i/lub prezentujących i/lub szczegółów dotyczących prezentacji i/lub wystąpień, dostarczymy je za pośrednictwem wiadomości e-mail (lub w innej formie elektronicznej) w terminie nie dłuższym niż 7 dni roboczych od Organizatora. | |
DZIAŁANIA INFORMACYJNE I PROMOCYJNE | STRONY INTERNETOWE (wybór jednej opcji) | Umieścimy na stronie/ stronach internetowych: ……………… (adres/adresy) informację o 11FRM i naszym w nim udziale jako Partnera, w terminie nie dłuższym niż 3 dni robocze od daty jej dostarczenia jej przez Organizatora. |
lub Ze względów technicznych nie mamy możliwości umieszczenia informacji o 11FRM na naszych stronach internetowych | ||
BANERY PROMOCYJNE (wybór jednej opcji) | Umieścimy na stronie/ stronach internetowych …………… (adres/adresy) baner (przygotowany przez Organizatora) z przekierowaniem do strony 11FRM, w terminie nie dłuższym niż 3 dni robocze od daty jego dostarczenia. Baner pozostanie na ww. stronie/stronach nie krócej niż do 2020. | |
lub Ze względów technicznych nie mamy możliwości umieszczenia banerów na naszej stronie/ naszych stronach internetowych | ||
MEDIA SPOŁECZNOŚCIOWE (wybór jednej opcji) | Umieścimy informacje o 11FRM oraz naszym w nim udziale (jako Partnera) w mediach społecznościowych (jakie?) w postaci wpisów i/lub banerów. | |
lub Nie prowadzimy działań w mediach społecznościowych. | ||
MAILING (wybór jednej opcji) | Przeprowadzimy mailing dotyczący informacji o 11FRM (dostarczony przez Organizatora) wraz z informacją o naszym udziale jako Partnera. Przybliżona liczba odbiorców ……… (liczba) | |
lub Nie prowadzimy działań mailingowych do naszych klientów/ partnerów. |
Osoby wyznaczone do kontaktów w ramach współpracy związanej z organizacją
11. Forum Rozwoju Mazowsza (e-Forum):
Ze strony Partnera | Imię i nazwisko: ………………………………………………………… Telefon: ……………. w godz. ………………………. Adres e-mail: ……………………………………… |
Kompleksowa współpraca z Partnerami: | |
Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx-Xxxxx | |
Telefon: 00 000 00 00 w godz. 8.00 – 16.00 | |
Ze strony Organizatora | |
Kontakty w sprawach udziału ekspertów/moderatorów w debatach: | |
Xxxx Xxxxx | |
Tel. 00 000 00 00, w godz. 8.00 – 16.00 | |
ORGANIZATOR PARTNER
…………………… ………………………………………….