Contract

1. ZAKRES OBOWIĄZYWANIA:

1. Niniejsze Warunki Handlowe stanowią integralną część umowy o świadczeniu usług certyfikacyjnych (zwanej dalej Umową) zawieranej pomiędzy Polską Akademią Jakości Cert Sp. z o.o. z siedzibą w 00-000 Xxxxxxxx xxxx xx. Xxxxxxx 000 bud.2 (zwaną dalej PAJ CERT) a jej Klientami, o ile nie zostały one wyraźnie wyłączone bądź zmienione w umowie lub obowiązujące przepisy prawa nie stanowią inaczej.

2. Przedmiotem Warunków Handlowych jest określenie obowiązków stron, w tym zobowiązań finansowych wynikających z zawartej umowy o świadczenie usług certyfikacyjnych.

3. PAJ CERT nie jest związana w żadnym zakresie ogólnymi warunkami umów, wzorcami umów czy regulaminami, które stosowane są przez Klienta, chyba że w drodze wyraźnego pisemnego oświadczenia PAJ CERT wyraziła zgodę na ich obowiązywanie.

2. OBOWIĄZKI KLIENTA:

2.1 Złożenie wniosku (zapytania ofertowego)

Aby uzyskać i utrzymać certyfikat systemu zarządzania, Klient PAJ CERT musi wdrożyć system zarządzania zgodny z odpowiednią normą odniesienia. Klient zobowiązany jest do utrzymania swojego systemu zarządzania zgodnego z wymaganiami dokumentów odniesienia, na które powołuje się certyfikat.

Certyfikując system zarządzania Klient zobowiązuje się x.xx. poprzez regularne i udokumentowane audity wewnętrzne sprawdzać skuteczność swojego systemu zarządzania. W przypadku stwierdzenia, że nie jest przestrzegana wybrana norma, Klient jest zobowiązany samodzielnie podjąć stosowne działania korygujące. Bieżący nadzór PAJ CERT nie zwalnia Klienta z tego obowiązku.

PAJ CERT wymaga od Klienta złożenia pisemnego wniosku o certyfikację (zapytanie ofertowe). Formularz wniosku dostępny jest na stronie internetowej PAJ CERT xxx.xxxxxxxxxxxx.xx lub przesyłany w odpowiedzi na ustne bądź pisemne zapytanie Klienta.

Klient przystępując do certyfikacji przyjmuje do wiadomości zakres akredytacji Nr AC 137 udzielonej PAJ CERT przez Polskie Centrum Akredytacji aktualny na dzień podpisania Umowy. Zakres akredytacji dostępny jest na stronie internetowej PAJ CERT xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.

Klient, przez złożenie wniosku o certyfikację (zapytanie ofertowe), a także zawierając umowę z PAJ CERT, oświadcza że informacje udzielone w zapytaniu ofertowym, są zgodne z prawdą, przedstawiają cały objęty tym dokumentem stan faktyczny i niczego nie pomijają. Klient oświadcza, przy tym, że ma świadomość, że podanie danych niezgodnych z rzeczywistością, może spowodować szkodę, w tym wpłynąć na wadliwość (nieskuteczność) certyfikacji. Gdyby taka niezgodność się ujawniła, odpowiedzialność za to ponosi Klient i osoba lub osoby reprezentujące Klienta przy ww. czynnościach i nie będzie to miało znaczenia dla prawa PAJ CERT, do uzyskania wynagrodzenia umownego.

Jeśli po zawarciu umowy przez Klienta z PAJ CERT, okaże się, że informacje udzielone w zapytaniu ofertowym nie są zgodne z prawdą (a więc ujawni się niezgodność, o której stanowi zdanie poprzednie), to zamiast planowanego auditu nadzoru, zostanie wykonany audit certyfikacyjny w cenie wynikającej z obowiązującej umowy (kwota wskazana w § 3 pkt 1 lit. a.); obowiązki stron przy tym audicie certyfikacyjnym, będą takie jak przy zwykłym planowanym audicie certyfikacyjnym.

2.2 Zmiana składu zespołu auditującego

Klientowi przysługuje prawo złożenia pisemnego wniosku o zmianę każdego konkretnego auditora lub eksperta technicznego. W uzasadnionych przypadkach PAJ CERT powoła nowy skład. Brak sprzeciwu w terminie do 5 dni od otrzymania informacji o składzie zespołu auditującego od PAJ CERT oznacza akceptację wyznaczonego składu zespołu auditującego.

Nie dotyczy to auditów specjalnych z krótkim terminem powiadamia przeprowadzanych w celu zbadania skarg na funkcjonowanie systemu zarządzania Klienta lub w ramach postępowania z zawieszoną certyfikacją Klienta. Obowiązkiem Klienta jest umożliwienie przeprowadzenia takiego auditu w terminie i składzie podanym przez PAJ CERT (bez możliwości zgłoszenia zastrzeżeń do terminu i składu zespołu auditującego). W przypadku odmowy przeprowadzenia auditu specjalnego certyfikat Klienta zostanie cofnięty.

2.3 Informacja, przekazanie dokumentów i udostępnienie pomieszczeń

1. Klient zobowiązany jest do gromadzenia i przekazywania wyznaczonym przez PAJ CERT auditorom pełnych i prawdziwych informacji służących ocenie jego Systemu Zarządzania bez zbędnej zwłoki. Na czas realizacji auditu Klient oddeleguje do dyspozycji PAJ CERT kompetentnych pracowników oraz zagwarantuje bezpłatny i terminowy dostęp do wszystkich dokumentów, pomieszczeń i urządzeń niezbędnych do przeprowadzenia auditu.

2. Jakiekolwiek dodatkowe koszty wynikłe z naruszenia przez Klienta obowiązków określonych w punkcie 2.3.1 powyżej obciążają Klienta, nawet w przypadku ustalenia stałego albo maksymalnego wynagrodzenia PAJ CERT za wykonanie Umowy.

3. Klient zobowiązany jest do niezwłocznego informowania PAJ CERT o jakichkolwiek zmianach prawnych i organizacyjnych, jakie nastąpią w firmie oraz do niezwłocznego informowania PAJ CERT o sprawach, które mogą wpływać na zdolność systemu zarządzania do dalszego spełniania wymagań normy stanowiącej podstawę certyfikacji. Dotyczy to x.xx zmian: statusu prawnego, handlowego, organizacyjnego lub własnościowego, struktury organizacyjnej i zarządzania (np. kluczowego personelu zarządzającego, personelu podejmującego decyzje lub technicznego), adresu do kontaktów i miejsc prowadzenia działalności, zakresu działania objętego certyfikowanym systemem zarządzania, głównych zmian w systemie zarządzania i procesach. Przekazanie tych informacji wymaga formy pisemnej.

4. Klient jest zobowiązany do bezzwłocznego poinformowania PAJ CERT o wystąpieniu poważnego incydentu lub naruszenia przepisów związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy powodujących konieczność zaangażowania kompetentnego organu regulacyjnego. Przekazanie tych informacji wymaga formy pisemnej.

2.4 Przeniesienie certyfikacji

1. PAJ CERT uznaje certyfikaty wydane przez inne jednostki certyfikujące akredytowane przez sygnatariusza IAF MLA. Organizacje, których certyfikacje nie są objęte taką akredytacją, traktowane są jak nowi Klienci.

2. W przypadku pozytywnej decyzji o przeniesieniu certyfikacji, Klient zobowiązany jest dołączyć do zapytania ofertowego dodatkowo kopię aktualnie posiadanego certyfikatu oraz kopię raportów z ostatniego cyklu certyfikacji (auditu certyfikacyjnego lub recertyfikacyjnego oraz z kolejnych auditów w nadzorze).

3. Jeżeli nie są dostępne raporty z ostatniego auditu certyfikacyjnego/recertyfikacyjnego, bądź z kolejnych auditów w nadzorze, lub jeżeli audit w nadzorze jest zaległy, wówczas podmiot jest traktowany jak nowy Klient.

4. W przypadku przyjęcia Klienta certyfikowanego przez inną akredytowaną jednostkę certyfikującą na etapie nadzoru, zobowiązany jest on dostarczyć dodatkowo pisemną informację o dokładnym terminie ostatniego auditu certyfikacyjnego lub recertyfikacyjnego, w wyniku którego otrzymał aktualnie posiadany certyfikat systemu zarządzania. Jeśli przeniesienie certyfikacji odbywa się na etapie II-go auditu nadzoru, Klient zobowiązany jest dostarczyć informację o przeauditowanych, na poprzednim audicie, punktach normy (zawarte w planie lub raporcie z auditu).

5. Przeniesienie jest możliwe wyłącznie pod warunkiem dochowania obowiązujących terminów wymaganych w procesie certyfikacji. Certyfikacja, o której wiadomo, że jest zawieszona lub zagrożona zawieszeniem nie podlega przeniesieniu.

2.5 Dostęp do zapisów reklamacji składanych Klientowi

Klient zobowiązany jest do gromadzenia i udostępniania PAJ CERT zapisów dotyczących reklamacji składanych przez odbiorców Klienta.

PAJ CERT zastrzega sobie prawo wglądu do zapisów dotyczących wszystkich reklamacji składanych Klientowi oraz działań korekcyjnych, korygujących i zapobiegawczych podjętych w związku z wymaganiami norm będących podstawą certyfikacji. Obejmuje to także zapisy dotyczące komunikowania się oraz działań podejmowanych zgodnie z wymaganiami norm i innych dokumentów normatywnych. Stosowna informacja

zostanie zawarta w protokole z auditu i raporcie z auditu.

2.6 Dostęp Jednostki Akredytującej (Polskiego Centrum Akredytacji):

Klient jest zobowiązany zapewnić Jednostce Akredytującej (Polskiemu Centrum Akredytacji) lub jej przedstawicielom dostęp do dowolnego etapu procesu certyfikacji lub nadzoru w celu obserwacji zespołu auditującego PAJ CERT (dalej: obserwacja PCA) w trakcie przeprowadzania auditu systemu zarządzania Klienta, aby określić zgodność z wymogami stosownym norm akredytacyjnych. Klientowi nie przysługuje prawo odrzucenia takiego wniosku zgłaszanego przez Jednostkę Akredytującą (Polskie Centrum Akredytacji), jej przedstawicieli lub PAJ CERT. Odmowa przez Klienta PAJ CERT obserwacji PCA wymaga pisemnego uzasadnienia i akceptacji PAJ CERT i Polskiego Centrum Akredytacji. Odmowa obserwacji PCA bez akceptacji PAJ CERT i Polskiego Centrum Akredytacji skutkuje cofnięciem certyfikacji.

Koszty związane z uczestnictwem auditorów Polskiego Centrum Akredytacji w audicie obserwacyjno-poświadczającym ponosi PAJ CERT.

2.7 Wydanie certyfikatu i zobowiązania finansowe

1. Certyfikat, jako dokument wydany zostanie Klientowi po uregulowaniu całości należności za realizację umowy. PAJ CERT do wystawionej faktury doliczy podatek VAT w wysokości obowiązującej ustawowo dla przedmiotu umowy. Podstawą rozliczeniową do wystawienia faktury są: umowa oraz obowiązujący cennik uzupełniający PAJ CERT. PAJ CERT może żądać od Klienta zaliczek na poczet kosztów realizacji umowy oraz wystawiać faktury częściowe odpowiednio do zrealizowanych usług.

2. Przystąpienie do procesu certyfikacji nie jest równoznaczne z wydaniem Klientowi certyfikatu. Nieprzyznanie Klientowi certyfikatu przez PAJ CERT lub nieodebranie certyfikatu z przyczyn leżących po stronie Klienta nie upoważnia do odmowy zapłaty wynagrodzenia.

3. Umowa obejmuje wydanie certyfikatu w języku polskim (format A3+A4) oraz na życzenie Klienta w języku angielskim (format A3+A4) i/lub niemieckim (format A3+A4).Certyfikat w języku innym niż wyżej wymienione oraz dodatkowe kopie certyfikatu są odpłatne zgodnie z obowiązującym cennikiem uzupełniającym PAJ CERT.

4. Umowa obejmuje wydanie załącznika do certyfikatu zawierającego wykaz dodatkowych lokalizacji (oddziały, filie, punkty sprzedaży itp.) objętych systemem zarządzania. Dodatkowe lokalizacje (oddziały, filie, punkty sprzedaży itp.) objęte systemem zarządzania, wydane w formie odrębnych certyfikatów, są odpłatne zgodnie z obowiązującym cennikiem uzupełniającym PAJ CERT.

5. Wszelkie zmiany w obrębie danych zamieszczonych na certyfikacie w okresie jego ważności wymagają wydania nowego certyfikatu i są odpłatne zgodnie z obowiązującym cennikiem dodatkowym PAJ CERT dostępnym jest na stronie internetowej xxx.xxxxxxxxxxxx.xx. Certyfikat taki zostanie wydany Klientowi po uregulowaniu całości należności za ten certyfikat oraz za bieżący audit.

0.Xx realizację zlecenia Klient zapłaci PAJ CERT wynagrodzenie określone w umowie w oparciu o wystawioną fakturę. Wynagrodzenie będzie płatne przelewem nie później niż w terminie podanym na fakturze. Płatność dokonywana będzie na rachunek bankowy wskazany na fakturze.

7. Certyfikat i znak certyfikacyjny zostanie wydany Klientowi po uregulowaniu całości należności za przeprowadzony audit.

8. Certyfikat ozdobny wydany zostanie Klientowi po uregulowaniu całości należności za ten certyfikat oraz za bieżący audit.

9. Cennik uzupełniający PAJ CERT dostępny jest na stronie internetowej xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.

2.8 Stosowanie certyfikatu i znaku certyfikacyjnego PAJ CERT

Certyfikowanemu Klientowi przysługuje prawo powoływania się na certyfikację PAJ CERT poprzez powołania tekstowe i/lub stosowanie znaków certyfikacyjnych wyłączenie na warunkach określonych w aktualnym dokumencie „Instrukcja stosowania znaku certyfikacyjnego PAJ CERT” dostępnym na stronie internetowej xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.

Klient ma prawo do stosowania certyfikatu i znaku certyfikacyjnego wyłącznie do wskazania, iż jego system zarządzania spełnia wymogi normy odniesienia będącej podstawą certyfikacji. Posługiwanie się certyfikatem i znakiem certyfikacyjnym, w żadnym wypadku, nie może wprowadzać w błąd osób trzecich, w tym sprawiać wrażenie, iż certyfikowana jest usługa lub wyrób.

Klient traci prawo do posługiwania się certyfikatem i znakiem certyfikacyjnym PAJ CERT w przypadku wygaśnięcia ważności certyfikatu lub jego odebrania. W przypadku zawieszenia certyfikatu prawo do posługiwania się certyfikatem i znakiem certyfikacyjnym jest czasowo odebrane – na okres zawieszenia.

Jeśli Klient posiada załącznik do certyfikatu (wydano certyfikat z załącznikiem), to może posługiwać się tylko łącznie certyfikatem z wszystkimi załącznikami wydanymi do niego. W przypadku opisanym w zdaniu poprzednim, niedozwolone i nieuprawnione jest posługiwanie się samym certyfikatem (bez kompletu załączników).

2.9 Zaległości płatnicze

1. Jeśli Klient nie dotrzymuje warunków płatności, zalega z zapłatą faktury, wszczęto przeciw niemu postępowanie upadłościowe lub też sam wystąpił o wszczęcie postępowania naprawczego bądź likwidacyjnego, to PAJ CERT ma prawo do wstrzymania się z wykonaniem umowy lub do wypowiedzenia umowy, odebrania certyfikatu i żądania naprawienia szkody spowodowanej niewykonaniem Umowy.

2. W razie nieterminowej realizacji płatności, PAJ CERT ma prawo do naliczenia odsetek w wysokości ustawowej za każdy dzień opóźnienia.

3. PAJ CERT upoważniona jest do obciążenia Klienta opłatą manipulacyjną w wysokości 30 zł netto za każde wysłane ponaglenie do zapłaty.

2.10 Uzgadnianie terminów

1. Klient zobowiązany jest uzgodnić termin auditu z wyznaczonym auditorem wiodącym PAJ CERT z zachowaniem poniższych reguł:

▪ Audit certyfikacyjny (I-szy i II-gi etap) musi odbyć się do 6 miesięcy od daty zawarcia Umowy. Odstęp czasowy pomiędzy etapami nie może być dłuższy niż 3 miesiące i nie krótszy niż 7 dni. W przypadku organizacji zatrudniających do 25 osób dopuszcza się możliwość przeprowadzenia drugiego etapu auditu bezpośrednio po pierwszym. XXX CERT zachowuje wówczas prawo do przerwania auditu po pierwszym etapie, w przypadku stwierdzenia braku możliwości rozwiązania przez Klienta spostrzeżeń zidentyfikowanych podczas pierwszego etapu. PAJ CERT planując odstęp pomiędzy pierwszym a drugim etapem auditu uwzględnia konieczność rozwiązania przez Klienta kwestii zidentyfikowanych podczas pierwszego etapu auditu i w razie konieczności rewizję przygotowania Klienta do drugiego etapu. Jeśli wystąpią jakiekolwiek istotne zmiany, które mogłyby wpływać na system zarządzania, PAJ CERT bierze pod uwagę potrzebę powtórzenia całości lub części pierwszego etapu. XXX CERT informuje Klienta, że wyniki pierwszego etapu mogą prowadzić do przesunięcia terminu lub anulowania drugiego etapu auditu.

▪ Pierwszy audit nadzoru po certyfikacji przeprowadzany jest w okresie od 8 do 12 miesięcy od ostatniego dnia drugiego etapu auditu.

▪ Drugi audit nadzoru przeprowadzany jest w okresie od 20 do 26 miesięcy od ostatniego dnia drugiego etapu auditu.

▪ Kolejne auditu nadzoru po ponownej certyfikacji (recertyfikacji) realizowane są w odstępach rocznych z tolerancją plus 2 miesiące minus 4 miesiące od daty ostatniego dnia auditu recertyfikacyjnego. W okresie ważności certyfikatu audity nadzoru wykonuje się co najmniej raz w roku kalendarzowym.

PAJ CERT przesyła Klientowi informację z ustalonym terminem auditu.

2. Jeśli z przyczyn leżących po stronie Klienta audit zostanie przesunięty na inny termin Klient zapłaci PAJ CERT wynagrodzenie w wysokości 20% ceny auditu, którego termin został przesunięty i tym samym wszystkie wcześniejsze ustalenia co do terminów tracą ważność.

3. W przypadku przesunięcia terminu przez Klienta w okresie krótszym niż 10 dni roboczych przed ustalonym terminem auditu, PAJ CERT ma prawo do obciążenia Klienta kwotą stanowiącą 50% ceny przesuniętego w czasie auditu.

4. Klient zobowiązany jest do dostarczenia Księgi Systemu Zarządzania przynajmniej na 10 dni przed auditem do PAJ CERT na adres xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx oraz auditorom (w uzgodnieniu z nimi - pocztą zwykłą lub elektroniczną). Niedotrzymanie przez Klienta powyższych terminów upoważnia PAJ CERT do ustalenia kolejnego terminu auditu i obciążenia Klienta 20% ceny auditu który nie doszedł do skutku.

2.11 Zmiana cen

1. PAJ CERT ma prawo do zmiany cen w przypadku zmiany czynników cenotwórczych zawartych w umowie auditu.

2. Klient ma obowiązek pisemnego poinformowania PAJ CERT o planowanych, istotnych zmianach w certyfikowanym systemie zarządzania, a w szczególności:

• zmianie obszaru organizacji lub procesów objętych certyfikowanym Systemem Zarządzania,

• zmianie ilości zatrudnionych o więcej niż 10% stanu z dnia sporządzonego zlecenia,

• powstanie dodatkowego zakładu/biura w nowej lokalizacji prowadzącego działalność w zakresie opisanym w certyfikacie.

3. W przypadku istotnych zmian w zakresie certyfikacji, wielkości organizacji lub zmiany normy odniesienia, jest zawierany aneks do umowy wprowadzający nowe warunki jej realizacji.

2.12 Upoważnienie do wystawiania faktur VAT

Klient upoważnia PAJ CERT do wystawiania faktur VAT bez pisemnego potwierdzenia odbioru przez osobę upoważnioną.

2.13 Koszty transportu i noclegów auditorów

Koszty związane z transportem do Klienta auditora wiodącego pokrywa Klient zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25.03.2002r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27 z 2002r. z późn. Zm.)

PAJ CERT będzie się starała przy doborze auditorów uwzględnić kwestię dojazdu w celu minimalizacji ewentualnych kosztów dojazdu. Odległość liczona jest pomiędzy miejscem zamieszkania Auditora a siedzibą Klienta na podstawie Google Maps.

Koszty związane z transportem do Klienta pozostałych członków zespołu auditującego pokrywają auditorzy. Ewentualne koszty noclegów auditorów pokrywa w całości Klient.

2.14 Raport i prawo własności do certyfikatu oraz własność intelektualna

XXX CERT zachowuje prawa autorskie do wszystkich dokumentów przekazanych Klientowi, w tym x.xx. raportu z auditu i certyfikatu. Klient w żaden sposób nie będzie zmieniać i nie będzie błędnie interpretować zawartości tych dokumentów.

3. ZOBOWIĄZANIA PAJ CERT:

3.1 Odpowiedzialność

1. PAJ CERT wykona czynności zawarte w ramach Umowy, zgodnie ze swoją najlepsza wiedzą, z zachowaniem należytej staranności i umiejętności. PAJ CERT nie ponosi odpowiedzialności za nie uznanie certyfikatu przez osoby trzecie lub roszczenia odszkodowawcze osób trzecich za szkody wyrządzone przez Klienta. Odpowiedzialność PAJ CERT z tytułu nie wykonania Umowy, ograniczona jest do wysokości Umowy.

2. Odpowiedzialność PAJ CERT z tytułu nie wykonania niniejszej umowy, ograniczona jest do wysokości ustalonego wynagrodzenia za wykonanie Umowy.

3. PAJ CERT wykonuje usługi objęte Umową poprzez swoich pracowników i współpracowników bez potrzeby uzyskiwania zgody Klienta.

4. PAJ CERT nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody powstałe u Klienta bądź innych podmiotów w związku z pozbawieniem bądź zawieszeniem posiadanego przez PAJ CERT Certyfikatu Akredytacji.

5. PAJ CERT jest jednostką certyfikującą akredytowaną przez Polskie Centrum Akredytacji. PAJ CERT nie ponosi odpowiedzialności za nieuznanie certyfikatu przez osoby trzecie lub roszczenia odszkodowawcze osób trzecich w przypadku zawieszenia lub cofnięcia akredytacji PAJ CERT przez Polskie Centrum Akredytacji.

3.2 Poufność

1. Obie strony Umowy zobowiązują się do zabezpieczenia i zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w związku z zawarciem Umowy, które nie stanowią informacji powszechnie dostępnych np. ujawnionych przez Klienta w sprawozdaniach finansowych, materiałach marketingowych (informacje poufne). Za informacje poufne uważa się w szczególności wszelkie dokumenty, dane, opracowania, raporty, próbki, pozyskane w każdej formie – papierowej, elektronicznej oraz ustnej.

2. PAJ CERT uprawniona jest do ujawniania danych Klienta w przypadkach wymagań wynikających z przepisów prawa zobowiązujących do ujawnienia takich danych oraz wynikających z normy europejskiej PN-EN ISO/IEC 17021-1:2015-09.

3. Zakaz ujawniania informacji, o których mowa w punkcie 3.2.1. jest nieograniczony w czasie i obowiązuje także po zakończeniu obowiązywania Umowy.

3.3 Zmiany w wymaganiach certyfikacyjnych

System certyfikacji PAJ CERT jest oparty o normę PN-EN ISO/IEC 17021-1:2015-09. Przestrzeganie wymagań akredytujących warunkuje utrzymanie akredytacji.

PAJ CERT certyfikuje systemy zarządzania w oparciu o poniższe dokumenty normatywne:

▪ PN-EN ISO 9001:2015 - certyfikacja Systemu Zarządzania Jakością,

▪ PN-EN ISO 14001:2015- certyfikacja Systemu Zarządzania Środowiskowego,

▪ PN-N-18001:2004 - certyfikacja Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy BHP,

▪ OHSAS 18001:2007 - certyfikacja Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy BHP,

▪ PN-EN ISO/IEC 27001:2017-06 - certyfikacja Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji,

▪ XX-XX XXX 0000-0, XX-XX ISO 3834-3 lub PN-EN ISO 3834-4 - certyfikacja Systemu Zarządzania Jakością w Spawalnictwie,

▪ HACCP - certyfikacja Systemu HACCP w oparciu o Codex Alimentarius,

▪ ISO 29990:2010 – certyfikacja Systemu Zarządzania Jakością Usług Edukacyjnych,

▪ ISO 28000:2007 - certyfikacja Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Łańcucha Dostaw,

▪ PN-EN 15224:2013 - certyfikacja Systemu Zarządzania Jakością W Sektorze Ochrony Zdrowia

Przestrzeganie tych wymagań warunkuje utrzymanie akredytacji. Jeśli w wyniku zmian tych wymagań konieczne będą zmiany w systemie certyfikacji, PAJ CERT niezwłocznie poinformuje pisemne Klienta o treści i terminie wejścia w życie zmian. W zależności od rodzaju i zakresu zmian może zaistnieć konieczność przeprowadzenia dodatkowego auditu. Koszty takiego auditu ponosi Klient. W przypadku akceptacji przez Klienta wprowadzonych zmian, zmiany te stają się częścią składową Umowy z dniem wejścia ich w życie. Jeżeli Klient poinformuje PAJ CERT, że nie chce lub nie jest w stanie przyjąć zmian, następuje rozwiązanie Umowy.

4. AUDITY SPECJALNE:

1. Koszt auditu specjalnego dotyczącego rozszerzenia/ograniczenia zakresu udzielonej certyfikacji bądź odwieszenia zawieszonej certyfikacji określony zostanie w formie aneksu do umowy o świadczenie usług certyfikacyjnych i wyliczony na podstawie pisemnego wniosku złożonego przez Klienta. Termin takiego auditu specjalnego proponuje Klient, a weryfikuje i zatwierdza PAJ CERT.

2. Koszt i termin auditu specjalnego przeprowadzanego w celu zbadania skarg zgłoszonych na działalność Klienta określony zostanie w formie aneksu do umowy o świadczenie usług certyfikacyjnych na podstawie zakresu objętego tym auditem. Brak pisemnej akceptacji tych kosztów przez Klienta skutkuje cofnięciem udzielonej certyfikacji.

3. Koszt i termin auditu poprawkowego określony zostanie w formie aneksu do umowy o świadczenie usług certyfikacyjnych i wyliczony na podstawie zakresu objętego tym auditem.

5. ROZSZERZENIE ZAKRESU CERTYFIKACJI:

Klientowi przysługuje prawo rozszerzenia zakresu udzielonej certyfikacji (np. o nowe lokalizacje, nowe procesy wyroby lub usługi). PAJ CERT wymaga złożenia pisemnego wniosku oraz podpisania stosownego aneksu do obowiązującej Umowy. W celu oceny nowego zakresu / obszaru certyfikacji PAJ CERT przeprowadza audit specjalny. Rozszerzenie zakresu certyfikacji potwierdzone jest wydaniem nowego certyfikatu obowiązującego od daty podjęcia decyzji o rozszerzeniu z terminem ważności dotychczasowego.

Działania auditowe dotyczące rozszerzenia mogą być prowadzone oddzielnie lub w powiązaniu z auditem nadzoru.

6. ROZWIĄZANIE UMOWY:

1. W przypadku ogłoszenia upadłości lub likwidacji którejkolwiek ze stron, umowa może zostać rozwiązana bez zachowania okresu wypowiedzenia i żadna ze stron nie ponosi kosztów jej rozwiązania.

2. XXX CERT przysługuje prawo do wypowiedzenie Umowy ze skutkiem natychmiastowym z winy Klienta w szczególności gdy:

a) Klient użyje certyfikatu niezgodnie z Umową;

b) Klient opóźnia się z zapłatą wynagrodzenia i po bezskutecznym upływie dodatkowego terminu wyznaczonego przez PAJ CERT celem jej uiszczenia, wciąż nie dokonuje zapłaty;

c) Klient w inny sposób rażąco narusza postanowienia Umowy.

3. W przypadkach określonych powyżej w punkcie 6.2 Klient zobowiązany jest zapłacić na rzecz PAJ CERT karę umowną w wysokości ustalonego wynagrodzenia PAJ CERT za wykonanie Umowy, przy czym PAJ CERT zachowuje prawo do wynagrodzenia określonego w umowie, ma również prawo żądania naprawienia szkody na zasadach ogólnych.

4. PAJ CERT ma prawo wypowiedzieć umowę z zachowaniem 6 – miesięcznego okresu wypowiedzenia.

5. Klient ma prawo wypowiedzenia umowy z zachowaniem 6 – miesięcznego okresu wypowiedzenia, przy czym jeżeli okres wypowiedzenia przypada:

a) w terminie krótszym niż 6 a dłuższym niż 5 miesięcy przed planowanym auditem / terminem realizacji kolejnej usługi w danym roku, Klient jest zobowiązany do zapłaty kwoty odpowiadającej 50 % wynagrodzenia z tytułu świadczenia danej usługi lub kolejnego etapu usługi;

b) w terminie krótszym niż 5 miesięcy przed terminem realizacji kolejnej usługi w danym roku lub kolejnego etapu usługi objętego umową, jest zobowiązany do zapłaty kwoty odpowiadającej pełnemu wynagrodzeniu z tytułu świadczenia danej usługi lub kolejnego etapu danej usługi.

6. PAJ CERT przysługuje prawo do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku pozbawienia bądź zawieszenia posiadanego przez PAJ CERT Certyfikatu Akredytacji.

7. ODWOŁANIE / PRZERWANIE AUDITU:

W przypadku przerwania auditu z przyczyn leżących po stronie Klienta (w szczególności w przypadku niedopełnienia zapisów pkt 2.3.1 niniejszych Warunków Handlowych) zapłaci on PAJ CERT 100% ceny uzgodnionej dla przerwanego auditu, gdy audit nie będzie już kontynuowany.

W przypadku kontynuowania auditu w nowym uzgodnionym terminie, Klient zapłaci PAJ CERT 50% ceny przerwanego auditu.

8. SPORY SĄDOWE I OBOWIĄZUJĄCE PRAWO:

Dla stosowania oraz interpretacji niniejszych Warunków Handlowych oraz zawierania czynności prawnych obowiązującym prawem jest prawo polskie. Sądem miejscowo właściwym dla rozstrzygania sporów wynikających z przedmiotu umowy jest sąd właściwy dla PAJ CERT.

9. POSTANOWIENIA KOŃCOWE:

Umowa obowiązuje strony Umowy od dnia jej podpisania do daty wygaśnięcia udzielonej przez PAJ CERT certyfikacji. Po wygaśnięciu daty udzielonej certyfikacji Umowa ulega automatycznemu rozwiązaniu bez konieczności składania jakichkolwiek oświadczeń przez strony Umowy.

W zakresie, w jakim jest to dozwolone przepisami prawa, Klient potwierdza, że nie został nakłoniony do zawarcia Umowy w oparciu o jakąkolwiek gwarancję, oświadczenie, deklarację, zapewnienie, postanowienie, porozumienie, przyrzeczenie, odszkodowanie czy zobowiązanie oraz w związku z tym nie została udzielona mu żadna gwarancja, oświadczenie, deklaracja, zapewnienie, postanowienie, umowa, odszkodowanie czy zobowiązanie z jakiegokolwiek tytułu z wyjątkiem tego co określają niniejsze warunki handlowe.

Jeśli jakiekolwiek postanowienie niniejszych ogólnych warunków handlowych okaże się niezgodne z prawem lub niewykonalne pod jakimkolwiek względem, to nie będzie to miało żadnego wpływu na ważność, zgodność z prawem oraz wykonalność pozostałych postanowień.

10. NIEWAŻNOŚĆ POSTANOWIENIA:

W przypadku nieważności jednego lub kilku postanowień niniejszych Warunków Handlowych za obowiązujące uznaje się odpowiednie uregulowania ustawowe. Sytuacja ta nie narusza ważności pozostałych postanowień niniejszych Warunków

11. ZMIANY WARUNKÓW HANDLOWYCH I OBOWIĄZYWANIE:

1. PAJ CERT jest uprawniony do jednostronnej zmiany niniejszych Warunków Handlowych w drodze ogłoszenia ich treści na stronie internetowej xxx.xxxxxxxxxxxx.xx, o czym Klient informowany jest drogą mailową. Strony obowiązuje każdorazowo treść Warunków Handlowych widniejących na stronie internetowej xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.

2. Niniejsze Warunki Handlowe zostały zatwierdzone Zarządzeniem Nr 02/2021 z dnia 25.11.2021 r. Prezesa Zarządu Polskiej Akademii Jakości Cert sp. z o.o. i wchodzą w życie z dniem 25.11.2021 r.