UMOWA nr

UMOWA nr

zawarta w dniu ………………………….2022 w Łodzi pomiędzy:

Łódzkim Centrum Wydarzeń z siedzibą w Łodzi (90-423) przy xx. Xxxxxxxxxxxxx 00, wpisanym do Rejestru Instytucji Kultury prowadzonego przez Wydział Kultury w Departamencie Pracy, Edukacji i Kultury Urzędu Miasta Łodzi pod numerem RIK/1/2015, NIP 725 209 00 93, REGON 361495217, reprezentowanym przez Pana Xxxxxxx Xxxxxxxx – Dyrektora Łódzkiego Centrum Wydarzeń, zwanym dalej „Zamawiającym”

a

zwanym dalej „Wykonawcą”.

zwanymi w dalszej części umowy łącznie „Stronami”.

Umowa zostaje zawarta bez stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129 z późn. zm.), na podstawie art. 4 pkt 1 w zw. z art. 2 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy.

§ 1

Oświadczenie Wykonawcy

Wykonawca oświadcza, że posiada wiedzę, doświadczenie oraz niezbędne zaplecze sprzętowe, materiałowe oraz personalne w zakresie obsługi informatycznej.

§ 2

Przedmiot Umowy

Przedmiotem Umowy jest objęcie przez Wykonawcę opieką serwisową sprzętu komputerowego w liczbie do 25 sztuk stacji roboczych wraz z zainstalowanym na tym sprzęcie oprogramowaniem komputerowym, administracja usług informatycznych oraz kolokacja i administracja serwera w siedzibie Zamawiającego w Łodzi przy xx. Xxxxxxxxxxxxx 00.

§ 3

Obowiązki Wykonawcy

1. W ramach niniejszej umowy Wykonawca zapewnia w szczególności:

1. możliwość korzystania z konsultacji oraz zgłaszania problemów droga telefoniczną:

nr tel. ……………………..

lub drogą elektroniczną e-mail: …………………………….

2. możliwość korzystania z konsultacji osobistych w siedzibie Wykonawcy w godzinach 8:00 – 16:00 w dniach od poniedziałku do piątku,

3. usuwanie awarii sprzętu i oprogramowania, w przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego błędu w funkcjonowaniu sprzętu lub oprogramowania objętego niniejsza umową,

4. doradztwo w zakresie rozbudowy infrastruktury informatycznej,

5. na zgłoszenie Zamawiającego optymalizowanie konfiguracji oprogramowania i sprzętu komputerowego, uwzględniając potrzeby Zamawiającego oraz bieżące standardy konfiguracyjne w oparciu o warunki licencyjne, dostępne poprawki i uaktualnienia,

6. konfigurowanie urządzeń peryferyjnych, serwerów oraz mediów infrastruktury teleinformatycznej znajdujących się w siedzibie Zamawiającego,

7. instalowanie aplikacji w oparciu o ich warunki licencyjne,

8. instalowanie/re-instalowanie systemów operacyjnych w oparciu o ich warunki licencyjne,

9. administrowanie siecią lokalną LAN w siedzibie Zamawiającego oraz łączem do sieci Internet, które wykorzystuje Zamawiający,

10. utylizowanie oraz złomowanie wycofanego sprzętu,

11. zachowanie poufności powierzonych danych Zamawiającego,

12. kolokację serwera Zamawiającego w Centrum Danych w siedzibie Wykonawcy, która obejmuje:

    1. podłączenie serwera w serwerowni Zamawiającego z zapewnieniem dostępu dla Użytkowników wewnętrznych szyfrowanym kanałem komunikacyjnym z wykorzystaniem prywatnej adresacji IP, funkcjonującej w lokalizacjach ŁCW,

    2. wymagania względem serwerowni Wykonawcy:

       1. każdy element infrastruktury jest podpięty wieloma linkami do innych komponentów, zapewnia to pełną redundancję w wypadku awarii pojedynczego portu lub połączenia. Wszystkie urządzenia są zdublowane,

       2. dostępność zasobów w serwerowni na poziomie 99,94%, liczonych jako możliwy dostęp z lokalizacji ŁCW, z wyłączeniem przerw wynikających z przyczyn technicznych leżących po stronie infrastruktury Zamawiającego,

       3. koszty energii elektrycznej wliczone w koszty realizacji Umowy.

       4. zapewnienie konserwacji serwera.

13. zarządzanie serwerem Zamawiającego oraz usługami uruchomionymi na tym serwerze, które obejmuje:

    1. przeprowadzanie przez Wykonawcę wymaganych audytów systemu operacyjnego oraz oprogramowania zainstalowanego na serwerze,

    2. instalację oraz konfigurację oprogramowania na serwerze, na życzenie Zamawiającego zgodnie z zasadami opisanymi w § 6 pkt 1 ppkt d,

    3. wykonywanie zmian konfiguracji serwera, które wynikają ze względów bezpieczeństwa, na życzenie Zamawiającego zgodnie z zasadami opisanymi w § 6 pkt 1 ppkt b,

    4. wykonywanie zmian konfiguracji serwera, na życzenie Zamawiającego zgodnie z zasadami opisanymi w § 6 pkt 1 ppkt d,

14. zarządzanie urządzeniami sieciowymi, które wykorzystuje Zamawiający w lokalizacji realizowania zadań obejmuje:

    1. wykonywanie zmian konfiguracji urządzeń, na życzenie Zamawiającego zgodnie z zasadami opisanymi w § 6 pkt 1 ppkt d,

    2. wykonywanie zmian konfiguracji urządzeń, które wynikają ze względów bezpieczeństwa, na życzenie Zamawiającego zgodnie z zasadami opisanymi w § 6 pkt 1 ppkt b,

    3. wykonywanie aktualizacji oprogramowania urządzeń sieciowych, na życzenie Zamawiającego zgodnie z zasadami opisanymi w § 6 pkt 1 ppkt d,

15. zarządzanie bezpieczeństwem systemu teleinformatycznego Zamawiającego, który obejmuje:

    1. Wykonawca jest zobowiązany prowadzić stały audyt systemu informatycznego Zamawiającego w zakresie wykrywania incydentów związanych z jego bezpieczeństwem. W przypadku zauważenia wystąpienia zagrożenia, podjęcia działań do wyeliminowania jego skutków oraz zabezpieczenie systemu Zamawiającego przed kolejnym incydentem tego samego rodzaju, bez konieczności zgłaszania tego faktu przez Xxxxxxxxxxxxx. Zdarzenia tego rodzaju muszą być realizowane zgodnie z zasadami opisanymi w § 6 pkt 1 ppkt b,

16. Przygotowanie, w porozumieniu z Zamawiającym, specyfikacji niezbędnej do zakupu sprzętu oraz oprogramowania informatycznego.

17. konfiguracja kont pocztowych (w liczbie do 25) o łącznej pojemności do 500 GB, instalacja i konfiguracja na serwerze pocztowym oraz udostępnienie portów Pop3/IMAP i SMTP do konfiguracji klientów poczty wraz z tworzeniem kopii zapasowej;

18. utworzenie dysku sieciowego o pojemności maksymalnej do 500 GB wraz z tworzeniem kopii zapasowej,

19. zarządzanie łączem do sieci Internet, które wykorzystuje Zamawiający obejmuje:

    1. realizację zgłoszeń gwarancyjnych funkcjonowania łącza internetowego u gwaranta sprzętu,

na zasadach na jakich zostały podpisane umowy gwarancyjne.

20. archiwizacja danych wskazanych przez Zamawiającego.

§ 4

Obowiązki Zamawiającego

1. W ramach niniejszej umowy Zamawiający zapewnia:

1. dokonywanie czynności zleconych przez Wykonawcę, w szczególności związanych z bezpieczeństwem pracy systemu,

2. w przypadku uszkodzenia sprzętu po okresie gwarancji uiszczenia opłaty za części zamienne oraz eksploatacyjne,

3. w przypadku zakupu sprzętu od innego dostawcy uiszczenia opłaty za części zamienne i usługę naprawy (wartość naprawy takiego sprzętu będzie każdorazowo negocjowana, przy czym sama diagnostyka pozostaje bezpłatna),

4. zapewnienie możliwości dostępu zdalnego do stacji roboczych oraz serwerów w celach serwisowych,

5. zapewnienie każdemu urządzeniu właściwego środowiska pracy, określonego w gwarancji i instrukcji użytkowania,

6. w przypadku awarii:

   • niezwłoczne poinformowanie Wykonawcy o wystąpieniu awarii, drogą elektroniczną lub drogą telefoniczną,

   • opisanie rodzaju awarii oraz dokładnych informacji dotyczących sprzętu, który uległ awarii,

   • dostarczenia licencji lub innych dokumentów potwierdzających autentyczność i legalność oprogramowania i sprzętu.

§ 5

Poufność i Ochrona Danych Osobowych

1. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić poufność informacji, które uzyskał od Zamawiającego w związku z realizacją niniejszej Umowy.

2. Obowiązek zachowania w tajemnicy danych Zamawiającego dotyczy w szczególności: informacji prawnie chronionych, które Wykonawca uzyska w trakcie lub w związku z realizacją niniejszej umowy, bez względu na sposób i formę ich utrwalenia lub przekazania, o ile informacje te nie są powszechnie znane, bądź obowiązek ich ujawnienia nie wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

3. Naruszenie obowiązku zachowania poufności, o którym mowa powyżej, skutkować będzie obowiązkiem zapłaty przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości równowartości pełnego wynagrodzenia miesięcznego określonego w § 8 ust. 1 niniejszej umowy za każdy przypadek naruszenia, co nie uchybia możliwości dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonej kary umownej na zasadach ogólnych.

4. W celu prawidłowego wykonania przez Wykonawcę obowiązków wynikających z niniejszej Umowy i wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania przez Wykonawcę tych obowiązków, Zamawiający powierza Wykonawcy możliwość przetwarzania danych osobowych zawartych w systemach informatycznych Zamawiającego jednak wyłącznie w celu ewentualnej naprawy danych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych przy czym wykonywanie przez Wykonawcę operacji przetwarzania danych osobowych w zakresie lub w celu przekraczających zakres i cel opisany powyżej wymaga każdorazowo pisemnej zgody Zamawiającego.

5. Wykonawca zobowiązuje się po zawarciu niniejszej Umowy podpisać z Zamawiającym odrębną umowę powierzenia danych osobowych.

§ 6

Dostępność i Xxxxxx

1. W ramach niniejszej umowy Wykonawca zapewnia:

1. świadczenie usług w godzinach 8:00 – 16:00 w dniach od poniedziałku do piątku,

2. czas reakcji na telefoniczne/mailowe zgłoszenie awarii ¹ (rozumianą jako podjęcie działań diagnostycznych i kontakt z Zamawiającym) nie dłuższy niż 24 godzin,

3. czas reakcji na telefoniczne/mailowe zgłoszenie usterki² (rozumianą jako podjęcie działań diagnostycznych i kontakt z Zamawiającym) nie dłuższy niż 48 godzin,

4. czas reakcji w pozostałych przypadkach np. zgłoszonej potrzeby zmiany konfiguracji w elemencie systemu informatycznego Zamawiającego nie wynikających z § 4 pkt 1 lit. b i c nie dłuższy niż 48 godzin,

5. przegląd i konserwacje infrastruktury IT oraz inne czynności zawarte w § 2 dokonywane będą na sprzęcie w siedzibie Zamawiającego z wyjątkiem napraw, które będą wymagać specjalistycznego sprzętu nie będącego wyposażeniem serwisanta,

6. limit …… godzin roboczych w miesiącu (limit godzin dotyczy wszystkich prac, dojazdy nie są wliczone w miesięczny limit godzin oraz nie są dodatkowo płatne).

7. Zamawiający zastrzega możliwość skorzystania z wezwania w trybie pilnym nie częściej niż 2 razy w czasie obowiązywania umowy. Czas reakcji na telefoniczne/mailowe zgłoszenie w trybie pilnym nie przekroczy 4 godzin.

§ 7

Odpowiedzialność Stron

1. Strony zgodnie oświadczają, że w przypadku opóźnienia w czasie reakcji Wykonawcy, przez co należy rozumieć przekroczenie terminów wskazanych w § 6, Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty na rzecz Zamawiającego kar umownych w wysokości 5 % wynagrodzenia brutto określonego w § 8 ust. 1 umowy liczoną za każdy dzień opóźnienia. Kara umowna zostanie potrącona z przysługującego Wykonawcy wynagrodzenia, na co Wykonawca wyraża niniejszym zgodę.

2. W pozostałym zakresie Strony ponoszą odpowiedzialność z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania niniejszej Umowy na zasadach ogólnych, z zastrzeżeniem poniższych postanowień.

3. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za:

1. straty wynikające z awarii urządzenia lub systemu oraz roszczeń osób trzecich względem Zamawiającego, wynikające ze złego użytkowania oraz przyczyn losowych,

2. przedłużenie okresu naprawy, jeśli jest to spowodowane niemożliwością dostarczenia części zamiennych przez producenta lub przyczyn losowych niezależnych od Wykonawcy,

3. instalację przez pracowników Zamawiającego nielegalnego oprogramowania oraz wynikającego z tego tytułu konsekwencji prawnych i technicznych.

§ 8

Wynagrodzenie i warunki płatności

1. Łączna wartość przedmiotu umowy na dzień zawarcia umowy wynosi netto ……………….plus należny podatek VAT, łącznie brutto ……………………….zł (słownie złotych: …………………………..zł).

2. Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty wynagrodzenia miesięcznie w wysokości netto ………………….zł plus należny podatek VAT, łącznie brutto …………………….zł (słownie złotych: ……………………………..).

3. Okresem rozliczeniowym jest miesiąc kalendarzowy.

4. Wynagrodzenie będzie płatne, z dołu za każdy okres rozliczeniowy, przelewem na konto Wykonawcy wskazane na fakturze, w terminie 14 dni po dostarczeniu prawidłowo wystawionej faktury.

5. Za datę płatności uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

6. Wykonawca zastrzega możliwość wysyłania Zamawiającemu faktur VAT na adres poczty elektronicznej Zamawiającego: xxxxx@xxx.xxxx.xx. Tak wysłane faktury VAT uważa się za doręczone Zamawiającemu.

7. Zamawiający, w okresie obowiązywania umowy, może skorzystać z prawa opcji i zwiększyć ilość realizowanych usług do 20% wartości niniejszej umowy.

8. Wartość usług wynikających z prawa opcji została określona na kwotę do ………………………zł brutto.

9. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, rozliczenie tej części usług nastąpi przy zastosowaniu następujących cen jednostkowych:

• cena za godzinę roboczą w dni powszednie w godzinach 8:00 – 16:00 – ……… zł,

• cena za godzinę roboczą w dni powszednie w godzinach 16:00 – 20:00 – ……… zł,

• cena za godzinę roboczą w dni powszednie w godzinach 20:00 – 8:00 oraz w dni wolne od pracy – … zł.

10. W przypadku wykorzystania przez Zamawiającego limitu ……. godzin konsultacji w danym miesiącu, na koniec miesiąca Wykonawca prześle Zamawiającemu drogą elektroniczną zestawienie godzin przekraczających liczbę zawartą w umowie. Godziny te rozliczane będą w ramach prawa opcji według cen jednostkowych wskazanych w ust. 9, w zależności od pory dnia, w której były świadczone.

11. W przypadku zwiększenia liczby stacji roboczych oraz kont pocztowych godziny pracy z tym związane rozliczane będą w ramach prawa opcji według cen jednostkowych wskazanych w ust. 9, w zależności od pory dnia, w której były świadczone.

12. W przypadku, gdy wskazany przez Wykonawcę rachunek bankowy, na który ma nastąpić zapłata wynagrodzenia, nie widnieje w wykazie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT, Centrum przysługuje prawo wstrzymania zapłaty wynagrodzenia do czasu uzyskania wpisu tego rachunku bankowego lub rachunku powiązanego z rachunkiem Wykonawcy do przedmiotowego wykazu lub wskazania nowego rachunku bankowego ujawnionego w ww. wykazie.

13. Okres do czasu uzyskania przez Wykonawcę wpisu rachunku bankowego do przedmiotowego wykazu lub wskazania nowego rachunku bankowego ujawnionego w ww. wykazie nie jest traktowany jako opóźnienie Centrum w zapłacie należnego wynagrodzenia i w takim przypadku nie będą naliczane za ten okres odsetki za opóźnienie w wysokości odsetek ustawowych, jak i uznaje się, że wynagrodzenie nie jest jeszcze należne Wykonawcy w tym okresie.

§ 9

ELEKTRONICZNE FAKTUROWANIE

1. Wykonawca ma możliwość przesłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanej faktury elektronicznej w rozumieniu ustawy o elektronicznym fakturowaniu.

2. W przypadku, gdy Wykonawca skorzysta z możliwości przesłania ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, wówczas zobowiązany jest do skorzystania z Platformy Elektronicznego Fakturowania udostępnionej na stronie internetowej xxxxx://xxxxxxxx.xxx.xx

3. Zasady związane z wystawieniem ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i innych ustrukturyzowanych dokumentów określa ustawa o elektronicznym fakturowaniu oraz akty wykonawcze.

4. W przypadku, gdy Wykonawca korzysta z usług brokera Infinite IT Solutions, wpisując dane nabywcy:

- Nabywcą jest Łódzkie Centrum Wydarzeń,

- w sekcji NIP należy wpisać XXX 0000000000,

- jako typ numeru PEPPOL należy wybrać NIP,

- w polu numer PEPPOL należy wpisać NIP własny jednostki będącej adresatem faktury,

- sekcja Odbiorca musi zostać wypełniona zgodnie z miejscem dostawy/obioru towaru/usługi.

5. W przypadku, gdy Wykonawca korzysta z usług brokera PEFexpert, wpisując dane nabywcy:

- Nabywcą jest Łódzkie Centrum Wydarzeń,

- w sekcji Identyfikator podatkowy należy wpisać XXX 0000000000,

- jako Rodzaj adresu PEF należy wybrać NIP,

- w polu numer adresata PEF należy wpisać NIP własny jednostki będącej adresatem faktury

- sekcja Odbiorca musi zostać wypełniona zgodnie z miejscem dostawy/obioru towaru/usługi.

6. Wykonawca zobowiązany jest powiadomić Zamawiającego o wystawieniu faktury na Platformie Elektronicznego Fakturowania – na poniższego maila: xxxxx@xxx.xxxx.xx.

§ 10

Okres obowiązywania Umowy

1. Umowa zostaje zawarta na okres 18 miesięcy, od dnia zawarcia umowy.

2. Umowa może być rozwiązana w każdym czasie za zgodnym porozumieniem Stron, bądź za zachowaniem okresu miesięcznego wypowiedzenia, dokonanego na piśmie, ze skutkiem prawnym na ostatni dzień miesiąca.

§ 11

Nadzór nad realizacją Umowy

1. Upoważnionym przedstawicielem Zamawiającego w sprawie realizacji niniejszej umowy są:

…………………………., tel.  ……………

…………………………, tel. ……………….

2. Upoważnionym przedstawicielem Wykonawcy w sprawie realizacji niniejszej umowy są: .......................................................... tel. ..............................

.......................................................... tel. ..............................

3. O każdej zmianie osób, o których mowa w ust. 1 i 2, Strona zobowiązana jest powiadomić na piśmie drugą Stronę. Zmiana osób nie stanowi zmiany niniejszej umowy.

§ 12

Cesja

Zamawiający nie wyraża zgody na dokonanie cesji wierzytelności wynikających z niniejszej umowy.

§ 13

Postanowienia końcowe

1. Wszelkie zmiany w umowie wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.

3. Wszelkie spory wynikłe z niniejszej umowy rozstrzygane będą przez Sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.

4. Umowę sporządzono w formie pisemnej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron.

Zamawiający Wykonawca

1Awaria, należy rozumieć uszkodzenie systemu rozumianego jako wszystkie elementy infrastruktury informatycznej ŁCW oraz usługi udostępniane przez ŁCW, elementu systemu (programowego lub sprzętowego) lub poważne zakłócenie pracy systemu, którego skutkiem jest brak możliwości korzystania z systemu lub jego części. Za awarię uważane jest również jednoczesne wystąpienie szeregu usterek, w przypadku, gdy można wykazać, że występujące jednocześnie usterki mają ten sam skutek, co opisane powyżej awarie

2 Usterka, należy rozumieć uszkodzenie elementu systemu (programowego lub sprzętowego), której skutkiem jest brak dostępu do określonej funkcjonalności systemu, niemającej wpływu na realizację podstawowych funkcjonalności systemu;

Strona 7