Zaproszenie do składania ofert

Warszawa dn. 14.08.2019 r.

Zaproszenie do składania ofert

(zwane dalej „SIWZ” będącą jednocześnie ogłoszeniem o zamówieniu, o którym mowa w art. 138o ustawy Pzp)

- nr referencyjny: BPR.PMT.25.43/2019

Dotyczy:

postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego na podstawie art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 1986 z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą” na „Świadczenie usług hotelarskich, gastronomicznych oraz wynajmu sal konferencyjnych z wyposażeniem na potrzeby organizacji seminariów warsztatowych z Grantobiorcami”.

Kody CPV:

79951000-5 Usługi w zakresie organizowania seminariów

55100000-1 Usługi hotelarskie

55520000-1 Usługi dostarczania posiłków

I. NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO

Polska Agencja Inwestycji i Handlu S.A.

00-000 Xxxxxxxx, xx. Xxxxxx 00

Adres elektronicznej Platformie Zakupowej xxxxx://xxxx.xx0x.xxx.xx Adres strony internetowej: xxx.xxxx.xxx.xx

Adres poczty elektronicznej: xxx@xxxx.xxx.xx

NIP: 000-000-00-00, KRS 0000109815 Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego

tel. (x00 00) 000 00 00

II. INFORMACJE OGÓLNE

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich, gastronomicznych oraz wynajmu sal konferencyjnych z wyposażeniem na potrzeby organizacji seminariów warsztatowych z Grantobiorcami”. Szczegółowy Opis przedmiotu zamówienia znajduje się Załączniku nr 1 do SIWZ.

2. Zamówienie jest współfinansowane w ramach umowy nr POIR.03.03.01-00-0001/17-00 z dnia 21 grudnia 2017 roku zawartej pomiędzy Ministerstwem Rozwoju a Polską Agencją Inwestycji i Handlu S.A. w celu realizacji Projektu Polskie Mosty Technologiczne Poddziałanie 3.3.1 „Polskie Mosty Technologiczne”, Działanie 3.3. Wsparcie promocji oraz internacjonalizacji innowacyjnych przedsiębiorstw, Oś priorytetowa nr 3 - Wsparcie innowacji w przedsiębiorstwach, Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój na lata 2014-2020.

3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

4. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6.

5. Szacunkowa wartość zamówienia wynosi netto: 1 015 543,00 zł netto

6. Zamawiający dopuszcza wykonanie przedmiotu zamówienia przy pomocy podwykonawców. Zgodnie z art. 36b ust. 1 ustawy Zamawiający żąda, aby Wykonawca wskazał w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom wraz ze wskazaniem firm tych podwykonawców.

7. Zamawiający informuje, iż w niniejszym postępowaniu po zbadaniu ofert pod kątem omyłek, o których mowa w art. 87 ust. 2 ustawy i rażąco niskiej ceny zamierza, zgodnie z art. 24aa ustawy, najpierw dokona oceny ofert, a następnie zbadać, czy wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.

8. Jeżeli Wykonawca, o którym mowa w ust. 7, będzie uchylał się od zawarcia umowy, Zamawiający może zbadać, czy nie podlega wykluczeniu oraz czy spełnia warunki udziału w postępowaniu Wykonawca, który złożył ofertę najwyżej ocenioną spośród pozostałych ofert.

9. Zamawiający prowadzi postępowanie na podstawie art. 138 o ustawy Pzp. Odwołanie się do innych artykułów z ustawy Pzp ma charakter pomocniczy w stosunku do niniejszego postępowania.

III. INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO I WYKONAWCÓW ORAZ SPOSPOBIE PRZEKAZYWANIA DOKUMENTÓW I OŚWIADCZEŃ

1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim na elektronicznej Platformie Zakupowej pod adresem xxxxx://xxxx.xx0x.xxx.xx (dalej jako Platforma Zakupowa, „Platforma” lub System) i pod nazwą postępowania: „Świadczenie usług hotelarskich, gastronomicznych oraz wynajmu sal konferencyjnych z wyposażeniem na potrzeby organizacji seminariów warsztatowych z Grantobiorcami“.

2. W zakładce „Załączniki” przedmiotowego postępowania dostępna jest dokumentacja postępowania. Pobranie dokumentu następuje po kliknięciu na wybrany załącznik i wciśnięciu polecenia „Pobierz”. W celu pobrania kilku wybranych lub wszystkich załączników jednocześnie należy wybrać polecenie „Pobierz paczkę”, lub odpowiednio „Pobierz wszystkie załączniki organizatora”.

3. Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, tj. bezpłatnie rejestrując się lub logując, w przypadku posiadania konta w Platformie Zakupowej, akceptuje warunki korzystania z Platformy, określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej xxxxx://xxxx.xx0x.xxx.xx oraz uznaje go za wiążący.

4. Zamawiający określa instrukcję korzystania z Platformy Zakupowej w niniejszym postępowaniu, tj.:

a) W zakładce „Postępowania”, dalej „Lista postępowań otwartych” Wykonawca wybiera niniejsze postępowanie oraz korzystając z polecenia „Zgłoś się do udziału w postępowaniu” przechodzi odpowiednio do Formularza rejestracyjnego - w przypadku, kiedy Wykonawca nie posiada konta na Platformie lub panelu logowania użytkownika do Systemu;

b) Po wypełnieniu formularza rejestracyjnego, i akceptacji rejestracji przez administratora systemu Wykonawca otrzymuje e-maila z hasłem dostępowym informującego, że może dokonać pierwszego logowania do Platformy;

c) Zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do systemu. Po wprowadzeniu danych użytkownika tj. adresu e-mail oraz hasła zgłoszenie jest automatycznie akceptowane przez System;

d) Wykonawca składa Ofertę poprzez dodanie w zakładce „Załączniki” dokumentów (załączników) określonych w SIWZ i podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym poprzez wybranie polecenia „Dodaj załącznik” i wybranie docelowego pliku, który ma zostać wczytany. Wykonawca opisuje załącznik nazwą umożliwiającą jego identyfikację.

W przypadku zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa w treści dokumentu, Wykonawca zaznacza polecenie „Załącznik stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”. Wczytanie załącznika następuje poprzez polecenie „Zapisz”. Potwierdzeniem prawidłowo złożonej Oferty jest komunikat systemowy „Plik został wczytany”.

Dodatkowo zamawiający, może wymagać wypełnienia zakładki „Oferta”, gdzie wykonawca wpisuje wartość na zdefiniowane kryteria. Wpisana wartość oferty również jest szyfrowana.

Po zapisaniu, plik jest widoczny w systemie jako zaszyfrowany. Jeśli Wykonawca zamieścił niewłaściwy plik może go usunąć zaznaczając plik i klikając polecenie „Usuń”.

e) Wykonawca składa Ofertę w formie zaszyfrowanej, dlatego też Oferty nie są widoczne do momentu odszyfrowania ofert przez Zamawiającego, który następuje po terminie otwarcia;

f) Wykonawca może także samodzielnie wycofać złożoną przez siebie Ofertę. W tym celu w zakładce „Załączniki” należy skorzystać z polecenia „Usuń”, zaznaczając uprzednio wybrany przez siebie plik z Ofertą.

5. Zamawiający, zgodnie z § 4 „Rozporządzenia” określa dopuszczalny format kwalifikowanego podpisu elektronicznego jako:

a) Dokumenty w formacie „.pdf” należy podpisywać tylko i wyłącznie formatem PAdES;

b) Zamawiający dopuszcza podpisanie dokumentów w formacie innym niż „.pdf”, wtedy należy użyć formatu XAdES. Stosując format XAdES możemy wybrać dwa typy podpisu: wewnętrzny lub zewnętrzny. W przypadku podpisu wewnętrznego, plik podpisu będzie zawierał również treść podpisywanego dokumentu, natomiast w przypadku podpisu zewnętrznego, plik podpisu będzie zawierał tylko informacje o podpisie, Wykonawca wówczas zobowiązany jest dołączyć w postępowaniu oryginał dokumentu wraz z podpisanym plikiem.

6. Zamawiający, zgodnie z § 3 ust. 3 Rozporządzenia określa niezbędne wymagania sprzętowo – aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej, tj.:

a) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;

b) komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min. 2GB Ram, procesor Intel IV 2GHZ lub lepszy, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje;

c) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa; w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0.;

d) włączona obsługa JavaScript;

e) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny umożliwiający obsługę formatów .pdf.

7. Zamawiający, zgodnie z § 3 ust. 3 Rozporządzenia określa dopuszczalne formaty przesyłanych danych,

tj. plików o wielkości do 50 MB w formatach: .pdf.

8. Zamawiający, zgodnie z § 3 ust. 3 Rozporządzenia określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych, tj.:

a) plik załączony przez Wykonawcę na Platformie Zakupowej i zapisany, nie jest widoczny dla Zamawiającego, gdyż jest w systemie jako zaszyfrowany. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu składania ofert;

b) oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi przypiętą do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss), znajdującą się po lewej stronie dokumentu w kolumnie „Data przesłania”.

9. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się ich datę wczytania do Systemu.

10. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.

11. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). Wniosek należy przesłać za pośrednictwem Platformy w zakładce „Pytania/ Informacje” poprzez polecenie „Dodaj pytanie / komentarz”.

Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynie po

upływie terminu, o którym mowa powyżej, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku o wyjaśnienie treści SIWZ.

Treść pytań (bez ujawnienia źródła) wraz z wyjaśnieniami bądź informacje o dokonaniu modyfikacji SIWZ, Zamawiający przekaże Wykonawcom za pośrednictwem Platformy Zakupowej. W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią SIWZ, a treścią udzielonych wyjaśnień i zmian, jako obowiązującą należy przyjąć treść informacji zwierającej późniejsze oświadczenie Zamawiającego.

12. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim, w związku z czym wszelka Korespondencja składana w trakcie postępowania między Zamawiającym a Wykonawcami musi być sporządzona w języku polskim. Dokumenty i oświadczenia sporządzone w języku obcym muszą być składane wraz z tłumaczeniem na język polski.

13. Nie udziela się żadnych ustnych lub telefonicznych informacji, wyjaśnień czy odpowiedzi na pytania kierowane do Zamawiającego.

14. Zamawiający może unieważnić postępowanie w przypadkach określonych w art. 93 Ustawy lub z przyczyn niezależnych od Zamawiającego, jeżeli zajdzie taka konieczność.

IV. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich, gastronomicznych oraz wynajmu sal konferencyjnych z wyposażeniem na potrzeby organizacji seminariów warsztatowych z Grantobiorcami”. Opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załącznikach: SOPZ (załącznik nr 1 do SIWZ) oraz Istotnych postanowieniach Umowy (załącznik nr 2 do SIWZ).

„Polskie Mosty Technologiczne”, Działanie 3.3. Wsparcie promocji oraz internacjonalizacji innowacyjnych przedsiębiorstw, Oś priorytetowa nr 3 - Wsparcie innowacji w przedsiębiorstwach, Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój na lata 2014-2020.

3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

4. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6.

5. Szacunkowa wartość zamówienia wynosi netto: 1 015 543,00 zł.

7. Wykonawca obowiązany jest zrealizować Przedmiot Zamówienia zgodnie z niniejszym SIWZ w tym zgodnie ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia (dalej: „SOPZ”), stanowiącego Załącznik nr 1 do SIWZ (dla wszystkich części przedmiotu zamówienia).

V. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

1. Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w SIWZ i przygotować Ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie.

2. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem Oferty, niezależnie od wyniku postępowania. Zamawiający w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i złożeniem Oferty, w tym zwrotu kosztów poniesionych z tytułu nabycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Wykonawcy zobowiązują się nie podnosić jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu względem Zamawiającego, z zastrzeżeniem art. 93 ust. 4 Ustawy.

3. Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem Platformy Zakupowej pod adresem: xxxxx://xxxx.xx0x.xxx.xx .

4. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, z zachowaniem formy elektronicznej pod rygorem nieważności, podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym i załączona w zakładce Załączniki. Ofertę należy złożyć w oryginale. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia skanu oferty opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

5. Wykonawca może złożyć jedną ofertę. Złożenie więcej niż jednej Oferty spowoduje odrzucenie wszystkich Ofert złożonych przez Wykonawcę.

6. Korzystanie z Platformy Zakupowej przez Wykonawcę jest bezpłatne.

7. Zgodnie z art. 8 ust. 3 Ustawy, nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert, w sposób niebudzący wątpliwości zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane oraz wykazał, załączając stosowne wyjaśnienia, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.

Uwaga: Wszelkie informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2018 r. Nr 419, poz. 1637 ze zm.), które Wykonawca pragnie zastrzec jako tajemnicę przedsiębiorstwa, powinny zostać załączone na Platformie Zakupowej w osobnym pliku wraz z jednoczesnym zaznaczeniem polecenia „Załącznik stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”. Wczytanie załącznika następuje poprzez polecenie „Zapisz”. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 86 ust. 4 Ustawy.

8. Oświadczenia wymagane w SIWZ należy wczytać na Platformie Zakupowej jako załączniki, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zgodnie z Instrukcją korzystania z Platformy zawartą w Rozdziale III SIWZ.

9. Dokumenty, o których mowa w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać Zamawiający od wykonawcy, okresu ich ważności oraz form, w jakich dokumenty te mogą być składane (Dz.U. z 2016 r. poz. 1126 z późn. zm.), inne niż oświadczenia, o których mowa w Rozdziale IX pkt 8, należy wczytać na Platformie w sekcji załączniki, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem (zip).W przypadku przekazywania przez Wykonawcę dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji, opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dane kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoznaczne z poświadczeniem przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem wszystkich elektronicznych kopii dokumentów zawartych w tym pliku, z wyjątkiem kopii poświadczonych odpowiednio przez innego Wykonawcę ubiegającego się wspólnie z nim o udzielenie zamówienia, przez podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega Wykonawca, albo przez podwykonawcę.

10. Poświadczenie za zgodność z oryginałem następuje w formie elektronicznej.

11. Dokumenty i oświadczenia sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.

12. Wykonawca, za pośrednictwem Platformy Zakupowej może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać Ofertę.

13. Wykonawca za pośrednictwem Platformy może samodzielnie usunąć wczytaną przez siebie Ofertę (załącznik/załączniki). W tym celu w zakładce „Załączniki” Wykonawca korzysta z polecenia

„Usuń” po wybraniu odpowiedniego załącznika/ów.

14. Wykonawca po upływie terminu do składania ofert nie może skutecznie dokonać zmiany ani wycofać złożonej oferty (załączników).

15. Każdy Wykonawca może przedstawić tylko jedną Ofertę. Treść Xxxxxx musi odpowiadać SIWZ. Zamawiający dokonuje wyboru Oferty najkorzystniejszej, w oparciu o kryteria oceny ofert, która spełnia wszystkie warunki zawarte w SIWZ.

16. Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom wraz z podaniem nazw firm podwykonawców.

17. Informacje zawarte w Ofercie, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, co do których Wykonawca zastrzega, że nie mogą być udostępniane innym uczestnikom postępowania, powinny zostać załączone na Platformie Zakupowej w osobnym pliku wraz z jednoczesnym zaznaczeniem polecenia „Załącznik stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”. Wczytanie załącznika następuje poprzez polecenie

„Zapisz”. Wykonawca nie później niż w terminie składania ofert, musi wykazać, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, w szczególności określając, w jaki sposób zostały spełnione przesłanki, o których mowa w art. 11 ust. 4 ustawy z dnia16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. z 2018 r. poz. 419 z późn. zm.) , przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się: informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.

18. Brak stosownego zastrzeżenia będzie traktowany jako jednoznaczny ze zgodą na włączenie całości przekazanych dokumentów i danych do dokumentacji postępowania oraz ich ujawnienie na zasadach określonych w Ustawie.

19. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 86 ust. 4 Ustawy, w szczególności nazwy Wykonawcy, adresu, ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofercie.

20. Zaleca się złożenie Oferty zawierającej spis treści z wyszczególnieniem stron wchodzących w jej skład.

VI. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Wykonawca zobowiązany jest zrealizować Przedmiot umowy w okresie 15 miesięcy od dnia jej zawarcia, zgodnie z Harmonogramem realizacji Przedmiotu umowy określonym w SOPZ.

VII. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU, O KTÓRYCH MOWA W ART. 22 UST. 1 PKT 2 USTAWY ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU

1. O zamówienie mogą się starać Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące kompetencji

lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej oraz zdolności technicznej lub zawodowej:

posiada zdolność techniczną lub zawodową:

Wykonawca posiada doświadczenie zawodowe polegające na tym, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał co najmniej 4 usługi, z których każda z nich polegała na zapewnieniu usług hotelarskich, gastronomicznych oraz wynajmu sal konferencyjnych z wyposażeniem dla minimum 20 osób (każda), o wartości co najmniej 50 000,00 zł. netto każda z nich.

2. Wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.

3. Wykonawca musi dysponować odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

4. Wykonawca musi znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej mu wykonanie przedmiotu zamówienia.

5. Zamawiający może, na każdym etapie postępowania uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych Wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze Wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.

6. Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, i podania przez Wykonawcę firm podwykonawców.

VIII. WARUNKI WYKLUCZENIA Z POSTĘPOWANIA

1. Z postępowania o udzielenie zamówienia zostaną wykluczeni Wykonawcy na podstawie art. 24 ust.1 pkt 12 - 23.

2. Zamawiający może wykluczyć wykonawcę na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia.

IX. WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, KTÓRE NALEŻY ZŁOŻYĆ DO UPŁYWU TERMINU SKŁADANIA OFERT W ZAKRESIE, O KTÓRYM MOWA W ART. 25 UST. 1 USTAWY PZP

1. Wykonawca musi złożyć wypełniony Formularz ofertowy, zgodnie z wzorem określonym

w załączniku nr 3 do SIWZ.

2. W celu wykazania spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, Wykonawca zobowiązany jest złożyć wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania, wartości i podmiotów na rzecz których usługi zostały wykonane (wg wzoru określonego w załączniku nr 6 do SIWZ) oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Dowodami, o

których mowa powyżej są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy.

3. Wraz z ofertą Wykonawca złoży aktualne na dzień składania ofert oświadczenie, o którym mowa w art. 25a ust. 1 pkt 1 ustawy, w zakresie spełniania warunków udziału w postępowaniu. Oświadczenie zostanie podpisane przez osobę/y upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. Wzór oświadczenia określony jest w załączniku nr 4 do SIWZ.

4. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w ust. 4 składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Dokument ten potwierdza spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

5. Wraz z ofertą wykonawca złoży aktualne na dzień składania ofert oświadczenie, o którym mowa w art. 25a ust. 1 pkt 1 ustawy, w zakresie nie podlegania wykluczeniu. Oświadczenie zostanie podpisane przez osobę/y upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. Wzór oświadczenia określony jest w załączniku nr 5 do SIWZ.

6. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w ust. 6 składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Dokument ten potwierdza brak podstaw wykluczenia w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje brak podstaw wykluczenia.

7. Wykonawca, który zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia z udziału w postępowaniu zamieszcza informacje o podwykonawcach w oświadczeniu, o którym mowa w ust. 6.

8. Jeżeli Wykonawca nie złoży oświadczenia, o którym mowa w art. 25a ust. 1 ustawy, oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy, lub innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, oświadczenia lub dokumenty są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez Xxxxxxxxxxxxx wątpliwości, Zamawiający wezwie do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielania wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

9. Jeżeli Wykonawca nie złoży wymaganych pełnomocnictw albo złoży wadliwe pełnomocnictwa, Zamawiający wezwie do ich złożenia w terminie przez siebie wskazanym, chyba, że mimo ich złożenia oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

10. Zamawiający wezwie także, w wyznaczonym przez siebie terminie, do złożenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy.

X. WADIUM

Zamawiający nie żąda od Wykonawców wniesienia Wadium.

XI. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

1. Składający ofertę jest nią związany przez okres 60 dni od ostatecznego terminu składania ofert.

2. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą.

XII. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT ORAZ OTWARCIA OFERT

1. Termin składania ofert upływa dnia 30 sierpnia 2019 r., o godz. 11:00.

2. Ofertę wraz z wymaganymi dokumentami należy złożyć za pośrednictwem Platformy Zakupowej Zamawiającego pod adresem: xxxxx://xxxx.xx0x.xxx.xx .

3. Wykonawca składa Ofertę w następujący sposób:

1) Wykonawca w zakładce „Załączniki” dodaje załączniki określone w Rozdziale V ust. 12 SIWZ, podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym poprzez polecenie „Dodaj załącznik”, wybranie docelowego pliku, który ma zostać wczytany oraz opisanie nazwy identyfikującej załącznik. Wczytanie załącznika następuje poprzez polecenie „Zapisz”.

2) Potwierdzeniem prawidłowo złożonej oferty (dodania załącznika) jest automatyczne wygenerowanie komunikatu systemowego o treści „Plik został wyczytany”, po każdej prawidłowo wykonanej operacji (wczytania załącznika).

3) O terminie złożenia oferty decyduje czas pełnego przeprocesowania transakcji na Platformie Zakupowej Zamawiającego.

4. Po upływie ww. terminu złożenie oferty na Platformie nie będzie możliwe.

5. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 30 sierpnia 2019 r. o godzinie 11:30 za pośrednictwem Platformy Zakupowej Zamawiającego.

6. Otwarcie ofert na Platformie Zakupowej dokonywane jest poprzez odszyfrowanie i otwarcie ofert, które jest jednoznaczne z ich upublicznieniem na Platformie Zakupowej Zamawiającego.

7. Wykonawcy mogą uczestniczyć w publicznej sesji otwarcia ofert. W przypadku nieobecności Wykonawcy przy otwieraniu ofert, Zamawiający prześle na pisemny wniosek Wykonawcy, informację dotyczącą kwoty, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia oraz informacje podane podczas otwarcia ofert.

XIII. ZMIANA I WYCOFANIE OFERT

1. Żadna z ofert nie może być zmieniona ani wycofana po upływie wyznaczonego terminu składania ofert.

2. Wykonawca może wycofać już złożoną ofertę, tylko przed upływem terminu składania ofert.

Zmiana oferty może nastąpić, tylko poprzez złożenie zmienionej, pisemnej oferty według takich samych zasad jak wcześniej składana oferta. Oferta, zmieniająca wcześniej złożoną ofertę musi jednoznacznie wskazywać, które postanowienia oferty są zmieniane.

XIV. OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY OFERTY ORAZ INFORMACJE W SPRAWIE WALUT OBCYCH

1. Cena oferty brutto musi zawierać wszystkie składniki cenotwórcze w tym należny podatek VAT. Nie uwzględnienie przez Wykonawcę jakichkolwiek kosztów związanych z wykonaniem przedmiotu zamówienia na etapie złożenia oferty nie będzie podstawą roszczeń Wykonawcy w stosunku do Zamawiającego, zarówno w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia, jak i po jego wykonaniu.

2. Zgodnie z postanowieniami art. 15 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 419) żadna z oferowanych usług nie może zostać wyceniona przez Wykonawcę poniżej kosztów jej wytworzenia lub świadczenia a jej odsprzedaż nie może nastąpić poniżej kosztów zakupu. W związku z powyższym, w przypadku oferty składanej przez pośredników (tj. organizatorów imprez lub konferencji, biur podróży lub agencji turystycznych), Zamawiający zastrzega sobie możliwość weryfikacji zaoferowanych cen u właścicieli hoteli dedykowanych do realizacji przedmiotu zamówienia.

3. Wykonawca określi cenę oferty z VAT w złotych polskich, z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku, w formularzu ofertowym (Załącznik nr 3 do SIWZ).

4. W przypadku, gdy Wykonawca poda cenę Oferty z dokładnością większą niż do drugiego miejsca po przecinku lub dokona nieprawidłowego zaokrąglenia, to ten sposób wyliczenia ceny zostanie uznany za oczywistą omyłkę rachunkową. Zamawiający dokona przeliczenia podanej w Ofercie ceny do dwóch miejsc po przecinku, stosując następującą zasadę: podane w ofercie kwoty zostaną zaokrąglone do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza zostaną pominięte, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zostaną zaokrąglone do l grosza.

5. Zamawiający poprawi oczywiste omyłki rachunkowe w Ofercie i uwzględni konsekwencje rachunkowe dokonanych poprawek.

6. Jeżeli zostanie złożona oferta, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług (podatek VAT) w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, Zamawiający w celu oceny takiej oferty doliczy do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami. W takim przypadku Wykonawca, składając ofertę zobligowany jest poinformować zamawiającego, że wybór jego oferty będzie prowadzić do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku.

7. Zamawiający nie przewiduje możliwości prowadzenia rozliczeń w walutach obcych. Rozliczenia między Wykonawcą, a Zamawiającym będą dokonywane w złotych polskich.

8. Wykonawca określa cenę w Formularzu ofertowym, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do SIWZ.

9. Cena przez okres trwania umowy jest stała i nie podlega negocjacji.

10.Wykonawca ponosić będzie skutki błędów w ofercie wynikających z nieuwzględnienia okoliczności, które mogą wpłynąć na cenę zamówienia.

XV. KRYTERIA OCENY OFERT

1. Oceniane będą wyłącznie oferty nie odrzucone.

2. W ramach zamówienia zostanie wyłoniony Wykonawca, którego oferta uzyskała łącznie najwięcej punktów.

3. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami i ich wagami:

Kryterium

Liczba punktów (znaczenie)

1. Łączna cena brutto zamówienia – w ramach niniejszego kryterium Wykonawcom zostaną przypisane punkty w skali od 0 do 60.

Najwyższą liczbę punktów – 60, otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto za wykonanie niniejszego zamówienia a pozostali odpowiednio mniej wg wzoru:

Najniższa łączna cena brutto zamówienia

x 60 pkt = liczba punktów

oferty Łączna cena brutto oferty ocenianej ocenianej

max. 60

2. Doświadczenie co najmniej 1 koordynatora (osoby realizującej przedmiot zamówienia) wyznaczonego do realizacji zamówienia, w ramach niniejszego kryterium Wykonawcom zostaną przypisane punkty 0 lub 40.

- Za udokumentowanie od 0 do 4 usług, polegających na organizacji minimum 2- dniowych szkoleń lub konferencji lub seminariów przeznaczonych dla minimum 20 osób: 0 pkt

- Za udokumentowanie 4-6 usług, w ramach których koordynował on realizację usług polegających na organizacji minimum 2-dniowych szkoleń lub konferencji lub seminariów przeznaczonych dla minimum 20 osób: 10 pkt

- Za udokumentowanie 7-8 usług, w ramach których koordynował on realizację usług polegających na organizacji minimum 2-dniowych szkoleń lub konferencji lub seminariów przeznaczonych dla minimum 20 osób: 20 pkt

- Za udokumentowanie 9-10 usług w ramach których koordynował on realizację usług polegających na organizacji minimum 2-dniowych szkoleń lub konferencji lub seminariów przeznaczonych dla minimum 20 osób: 30 pkt.

- Za udokumentowanie 11 i więcej usług w ramach których koordynował on

realizację usług polegających na organizacji minimum 2-dniowych szkoleń lub konferencji lub seminariów przeznaczonych dla minimum 20 osób: 40 pkt

max. 40

Ostateczna ilość punktów (P_ każdej z ocenianych ofert będzie suma punktów przyznanych we wszystkich kryteriach oceny ofert: „Cena” i „Jakość”, zgodnie ze wzorem:

P= C+D

gdzie:

P- łączna ocena oferty we wszystkich kryteriach oceny, C- ocena oferty w kryterium „Cena”

D- ocena oferty w kryterium „Doświadczenie”

Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, która wg przyjętych kryteriów oceny uzyska najwyższą liczbę punktów.

XVI. WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

1. Najkorzystniejszą spośród złożonych ważnych i niepodlegających odrzuceniu ofert będzie oferta o najwyższej liczbie zdobytych punktów na podstawie kryteriów oceny ofert wskazanych w rozdziale XV SIWZ.

2. W toku oceny ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez Wykonawców pisemnych wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty.

3. W toku oceny ofert Xxxxxxxxxxx poprawi oczywiste omyłki pisarskie i oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek. Zamawiający poprawi również inne omyłki polegające na niezgodności ofert z SIWZ, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona. Jeżeli Wykonawca w terminie 3 dni od dnia otrzymania zawiadomienia nie zgodzi się na poprawienie omyłki polegającej na niezgodności oferty z SIWZ, niepowodującej istotnych zmian w treści oferty, Zamawiający odrzuci ofertę tego Wykonawcy.

4. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej w ramach zamówienia z uwagi na to, że złożonym ofertom w procesie oceny ofert zostanie przyznana taka sama liczba punktów, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Oferty dodatkowe muszą spełniać wszystkie konieczne wymagania formalne określone w Rozdziale II SIWZ. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.

5. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy niespełniającą wymagań zawartych w SIWZ lub niezgodną z SIWZ a także ofertę zawierającą rażąco niską cenę lub niezgodną z przepisami prawa powszechnie obowiązującego w Polsce.

6. Zamawiający wykluczy Wykonawcę niespełniającego warunków udziału w postępowaniu lub podlegającego wykluczeniu z postępowania.

XVII. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY

Zamawiający nie żąda od Wykonawców wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

XVIII. ZAWARCIE UMOWY

1. Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą.

2. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzenia ich ponownej oceny, chyba że zachodzą przesłanki określone w art. 93 ust. 1 ustawy.

XIX. INFORMACJA O MOŻLIWOŚCI I WARUNKACH ZMIANY ZAWARTEJ

1. Okoliczności skutkujące możliwością zmiany zawartej umowy opisuje art. 144 ustawy.

2. Oprócz możliwości dokonania zmian do umowy, przewidzianych w art. 144 ustawy i postanowieniach załączonego projektu umowy, niewymagających sporządzenia aneksu do umowy, Zamawiający przewiduje także możliwości zmiany postanowień umowy w przypadkach, gdy:

a) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym istotny wpływ na realizację przedmiotu umowy,

b) termin realizacji zamówienia ulegnie przesunięciu, jeżeli przesunięcie terminu nastąpi z przyczyn niezależnych od Wykonawcy.

XX. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert, zastrzegł, że nie mogą one być udostępniane oraz wykazał, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Wykonawca nie może zastrzec informacji o których mowa w art. 86 ust. 4 ustawy.

2. Ujawnianie dokumentów, w tym ofert, odbywać się będzie na wniosek, według następujących zasad:

1) udostępnienie przedmiotowych dokumentów może nastąpić poprzez:

a) wgląd w miejscu i czasie wyznaczonym przez Zamawiającego,

b) przesłanie kopii pocztą lub drogą elektroniczną, zgodnie z wyborem wskazanym we wniosku;

2) bez zgody Zamawiającego wnioskodawca w trakcie wglądu do przedmiotowych dokumentów, nie może samodzielnie kopiować lub utrwalać treści złożonych ofert za pomocą urządzeń lub innych środków technicznych służących utrwalaniu obrazu;

3) Zamawiający ustali, z uwzględnieniem złożonego w ofercie zastrzeżenia o tajemnicy przedsiębiorstwa, zakres informacji, które mogą być udostępnione;

4) Zamawiający wyznaczy czas, miejsce i osobę, w obecności której dokonana zostanie czynność udostępnienia dokumentów;

5) udostępnienie nastąpi w siedzibie Zamawiającego i może mieć miejsce wyłącznie w dni robocze, w godzinach od 08:15 do 16:15;

6) jeżeli przesłanie przedmiotowych dokumentów, zgodnie z wyborem Wykonawcy będzie znacząco utrudnione z przyczyn technicznych, w szczególności ze względu na ilość dokumentów żądanych do przesłania, Zamawiający poinformuje o tym wnioskodawcę i wskaże sposób ich udostępnienia.

3. Wykonawca ponosi koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie zwraca kosztów Wykonawcy jakie poniósł z tytułu przygotowania oferty.

4. Przywołane w SIWZ załączniki stanowią jej integralną część, tj.:

1) załącznik nr 1 – SPOZ

2) załącznik nr 2 – Istotne Postanowienia Umowy;

3) załącznik nr 3 – Formularz ofertowy;

4) załącznik nr 4 – Oświadczenie Wykonawcy dot. spełnienia warunków udziału w postępowaniu

5) załącznik nr 5 - Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;

6) załącznik nr 6 – Wykaz usług.

XXI. KLAUZULA INFORMACYJNA (RODO)

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1) administratorem Danych Osobowych przekazanych w toku niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez Uczestnika postępowania jest Polska Agencja Inwestycji

i Handlu SA z siedzibą w Warszawie (adres: 00 – 585 Warszawa), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Xxxxxxxx xxx xx XXX 0000000000;

2) Inspektorem Ochrony Danych Osobowych jest wyznaczona przez PAIH osoba, z którą można się skontaktować pod adresem e-mail: xxx@xxxx.xxx.xx lub na wskazany powyżej adres Administratora Danych Osobowych;

3) przekazane dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn: „Świadczenie usług hotelarskich, gastronomicznych oraz wynajmu sal konferencyjnych z wyposażeniem na potrzeby organizacji seminariów warsztatowych z Grantobiorcami“;

4) odbiorcami przekazanych danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy Pzp;

5) przekazane dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza

4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

6) obowiązek podania danych osobowych wskazanych w SIWZ jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

2. W odniesieniu do przekazanych danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.

3. Osoby, których dane osobowe zostały przekazane Administratorowi przez Uczestnika postępowania posiadają:

1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

2) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych **;

3) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

4) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

4. Nie przysługuje Pani/Panu:

1) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

2) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

3) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

5. Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz realizacją umowy, konsekwencje niepodania danych wynikają z ustawy Pzp.

6. Przekazane dane osobowe: będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania w zakresie udzielenia zamówienia publicznego na podstawie ustawy Pzp oraz realizacji umowy do momentu wygaśnięcia obowiązków przetwarzania danych wynikających z przepisów prawa. Następnie dane osobowe zostaną zarchiwizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W przypadku unieważnienia postępowania o udzielenia zamówienia publicznego przekazane dane będą przetwarzane do momentu wygaśnięcia obowiązków przetwarzania danych wynikających z przepisów prawa, w tym przepisów dotyczących archiwizacji.

ZAŁĄCZNIK NR 1 DO SIWZ

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Zamówienie jest współfinansowane z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój na lata 2014-2020, Oś Priorytetowa III Wsparcie innowacji w przedsiębiorstwach, Działanie 3.3 Wsparcie promocji oraz internacjonalizacji innowacyjnych przedsiębiorstw, Poddziałanie 3.3.1 Polskie Mosty Technologiczne.

I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest „Świadczenie usług hotelarskich, gastronomicznych oraz wynajmu sal konferencyjnych z wyposażeniem na potrzeby organizacji seminariów warsztatowych z Grantobiorcami”.

Powyższy przedmiot zamówienia obejmuje świadczenie usług hotelarskich, gastronomicznych oraz wynajmu sal konferencyjnych z wyposażeniem na potrzeby organizacji przez Zamawiającego dwunastu krajowych seminariów warsztatowych, trwających po 3 dni każdy.

II. WYMAGANIA OGÓLNE

W trakcie realizacji niniejszego zamówienia Wykonawca:

1. Jest zobowiązany do bieżącej i ścisłej współpracy z Zamawiającym i/lub Wykonawcami odpowiedzialnymi za przygotowanie i kompleksową merytoryczną organizację i obsługę poszczególnych dwunastu 3-dniowych specjalistycznych warsztatów na etapie krajowym, wyłonionymi w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1986 z późn. zm), zwanej dalej

„ustawą Pzp” oraz na podstawie przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie, na każdym etapie realizacji przedsięwzięcia.

2. Jest zobowiązany przede wszystkim do aktywnego uczestniczenia w spotkaniach w siedzibie Zamawiającego (lub Wykonawcy), do utrzymywania aktywnej i responsywnej komunikacji e- mailowej i telefonicznej oraz do stałego kontaktu z Zamawiającym i/lub Wykonawcami odpowiedzialnymi za przygotowanie i kompleksową merytoryczną organizację i obsługę poszczególnych dwunastu 3-dniowych warsztatów, celem ustalania wszelkich szczegółów związanych z przedmiotem zamówienia oraz do pełnego informowania Zamawiającego i/lub Wykonawców odpowiedzialnych za przygotowanie i kompleksową merytoryczną organizację i obsługę poszczególnych dwunastu 3-dniowych warsztatów o wszelkich trudnościach lub wątpliwościach związanych z realizacją zamówienia. Wykonawca wskaże ze swojej strony koordynatora, czyli osobę do pełnego kontaktu z Zamawiającym i/lub wyżej wskazanymi podmiotami w bieżących kwestiach związanych z realizacją powierzonych zadań wynikających z Umowy i SOPZ.

3. Jest zobowiązany do zachowania najwyższej staranności i rzetelności przy realizacji zamówienia oraz korzystania z doświadczenia i dobrych praktyk.

4. Odpowiada za wszelkie zobowiązania formalne i prawne wobec podmiotów z nim współpracujących przy realizacji niniejszego zamówienia.

5. Jest zobowiązany do przestrzegania i działania zgodnie z Księgą Identyfikacji Wizualnej znaku Marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020, w tym z zasadami promocji i oznakowania dla Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, zgodnie z zapisami Podręcznika wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji, a także zgodnie z zasadami wizualizacji Zamawiającego zawartymi w Systemie Identyfikacji Wizualnej PAIH oraz koncepcją graficzną nazwy Projektu.

6. Jest zobowiązany do przestrzegania aktualnych Wytycznych w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020, udostępnionymi na stronie internetowej xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx/x- funduszach/dokumenty/wytyczne-w-zakresie-realizacji-zasady-rownosci-szans-i- niedyskryminacji-oraz-zasady-rownosci-szans/

7. Jest zobowiązany do przekazania Zamawiającemu do dalszego użytkowania (wraz z należnymi prawami) w formie elektronicznej (na odpowiednich nośnikach) wszystkich produktów wytworzonych w trakcie realizacji Projektu.

8. Jest zobowiązany na każdym etapie zamówienia do realizacji zadań zgodnie z wymogami Zamawiającego, wskazanymi w dokumentacji niniejszego Zamówienia oraz ustaleniami podjętymi wspólnie z Zamawiającym.

III. SZCZEGÓŁOWY OPIS ELEMENTÓW ZAMÓWIENIA

ŚWIADCZENIE USŁUG HOTELARSKICH, GASTRONOMICZNYCH ORAZ WYNAJMU SAL KONFERENCYJNYCH Z WYPOSAŻENIEM NA POTRZEBY ORGANIZACJI DWUNASTU KRAJOWYCH SEMINARIÓW WARSZTATOWYCH W RAMACH PROJEKTU

Świadczenie usług hotelarskich, gastronomicznych oraz wynajmu sal konferencyjnych z wyposażeniem na potrzeby organizacji przez Zamawiającego dwunastu krajowych seminariów warsztatowych, trwających po 3 dni każdy, obejmujące usługi takie jak:

• usługi hotelowe (zarezerwowanie oraz zapewnienie noclegów) dla uczestników seminariów warsztatowych;

• zapewnienie sal konferencyjnych w terminie wykonywania zamówienia, tj. 15 miesięcy od dnia podpisania umowy:

- zapewnienie 12 sal konferencyjnych na nie więcej niż 65 osób każda, przy czym niezbędne jest zapewnienie możliwości równoległej organizacji 3 seminariów warsztatowych, tj. zapewnienia równolegle 3 sal konferencyjnych na nie więcej niż 65 osób każda

• zapewnienie 2 dodatkowych sal dla nie mniej niż 10 osób każda w przypadku każdego z 12 seminariów warsztatowych (ZAMÓWIENIE OPCJONALNE);

• usługi gastronomiczno-restauracyjnej;

• przygotowanie materiałów konferencyjnych na potrzeby realizacji seminariów warsztatowych;

• zapewnienie lady recepcyjnej na potrzeby rejestracji uczestników seminarium warsztatowego wraz ze sprzętem niezbędnym do przygotowania lady recepcyjnej.

Zamawiający przewiduje możliwość organizacji każdego z dwunastu seminariów warsztatowych w innym czasie i innym miejscu oraz możliwość organizacji równolegle nie więcej niż trzech seminariów warsztatowych w tym samym czasie i miejscu.

Zamawiający nie jest w stanie przewidzieć terminów realizacji poszczególnych seminariów warsztatowych, a jedynie może wskazać maksymalny okres realizacji zamówienia wynoszący 15 miesięcy.

Maksymalna liczka uczestni

1. ILOŚĆ UCZESTNIKÓW SEMINARIUM WARSZTATOWEGO:

Maksymalna ilość uczestników jednego seminarium warsztatowego nie przekroczy łącznie:

- 59 osób w przypadku jednego organizowanego przez Zamawiającego seminarium warsztatowego, w tym zakładając uczestnictwo ok. 20 Grantobiorców przy planowanym udziale 2 przedstawicieli każdego z nich, 10 ekspertów oraz 1 moderatora, minimum 3 prelegentów, minimum 2 przedstawicieli Wykonawcy odpowiedzialnego za przygotowanie i kompleksową merytoryczną organizację i obsługę poszczególnych seminariów warsztatowych, tj. Wykonawcę wyłonionego w odrębnym postępowaniu, odpowiedzialnego za część merytoryczną (usługi eksperckie) poszczególnych seminariów warsztatowych oraz w pierwszym dniu seminarium warsztatowego minimum jednej hostessy/promotora, około 8 przedstawicieli Zamawiającego lub jego gości.

2. OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA POSZCZEGÓLNYCH SEMINARIÓW WARSZTATOWYCH (ZAŁOŻENIA OGÓLNE):

• seminarium warsztatowe trwa 3 dni robocze, planowane po 10h dziennie;

• Wykonawca zapewnia noclegi dla przedstawicieli Grantobiorców, Zamawiającego oraz Wykonawcy części merytorycznej seminariów warsztatowych;

• Wykonawca współpracuje z Wykonawcą realizującym merytoryczną część organizacji seminarium warsztatowego przy rezerwacji miejsc noclegowych dla ekspertów, moderatora i prelegentów oraz jego przedstawicieli, biorących udział w seminariach warsztatowych;

• miejsce noclegów i miejsce odbywania się seminariów warsztatowych jest tożsame;

• seminaria warsztatowe prowadzone są w 1 sali konferencyjnej (w miejscu, w którym będzie możliwość zorganizowania prac w podgrupach bądź indywidualnych, tj. Grantobiorca z ekspertem);

• wg potrzeb Zamawiający może również korzystać z max. 2 dodatkowych sal do pracy (ZAMÓWIENIE OPCJONALNE);

• podczas seminarium warsztatowego uczestnicy mają dostęp do bezpłatnego Internetu (Wi-Fi);

• podczas trwania seminariów warsztatowych Wykonawca zapewnia cały czas napoje zimne (woda, soki owocowe) i ciepłe (kawa biała i czarna, ekspres ciśnieniowy dwustanowiskowy), 3 rodzaje herbat do wyboru (czarna, zielona, owocowa) wraz z cukrem, słodzikiem, cytryną i mlekiem;

• w czasie przerw zapewnia lunch oraz obiadokolacje dla wszystkich uczestników seminarium warsztatowego.

3. SZCZEGÓŁOWE ZAŁOŻENIA DOT. NOCLEGÓW I SAL KONFERENCYJNYCH POSZCZEGÓLNYCH SEMINARIÓW WARSZTATOWYCH:

1) W seminarium warsztatowym udział będą brać Grantobiorcy, eksperci, moderator, prelegenci, przedstawiciele Wykonawcy realizującego poszczególne seminaria warsztatowe, tj. części merytorycznej seminariów warsztatowych, w pierwszym dniu seminarium warsztatowego minimum jedna hostessa/promotor oraz przedstawiciele Zamawiającego lub jego gości.

• Dwanaście seminariów warsztatowych odbędzie się dla max. 65 osób, z czego ok. 40 osób stanowić będą przedstawiciele Grantobiorców (przy planowanym udziale 20 Grantobiorców i od każdego po 2 przedstawicieli), a pozostałe 25: 10 ekspertów, 1 moderator, 3 prelegentów, 2 przedstawicieli Wykonawcy odpowiedzialnego za przygotowanie i kompleksową merytoryczną organizację i obsługę poszczególnych seminariów warsztatowych, tj. Wykonawcę wyłonionego w odrębnym postępowaniu, odpowiedzialnego za część merytoryczną (usługi eksperckie) poszczególnych seminariów warsztatowych , w pierwszym dniu seminarium warsztatowego minimum jednej hostessy/promotora, około 8 przedstawicieli Zamawiającego lub jego gości – łącznie nie więcej niż 65 osób.

2) Wykonawca w ramach jednego seminarium warsztatowego zapewni noclegi dla wszystkich uczestników seminariów warsztatowych. Ostateczna ilość będzie ustalana na bieżąco, a ostateczna liczba noclegów będzie podana Wykonawcy nie później niż na 2 tygodnie przed planowanym rozpoczęciem seminariów warsztatowych. Zamawiający będzie się rozliczał z Wykonawcą w zależności od faktycznej liczby osób na określoną liczbę dni.

3) Zapewnione lub zarezerwowane pokoje będą jednoosobowe lub dwuosobowe do jednoosobowego wykorzystania, klimatyzowane, z pełnym węzłem sanitarnym (łazienka w pokoju) oraz dostępem do bezpłatnego Internetu w pokoju (Wi-Fi). W cenę noclegu dla wszystkich uczestników seminariów warsztatowych będzie też wliczone śniadanie w formie bufetu szwedzkiego.

4) Miejsce odbywania się seminarium warsztatowego: kompleks konferencyjno-szkoleniowo- hotelarski o standardzie minimum 4* zlokalizowany w Warszawie lub w odległości max. do 50 km1 od centrum Warszawy.

5) Sala konferencyjna do prowadzenia seminariów warsztatowych - zapewnienie 1 klimatyzowanej sali konferencyjnej na nie mniej niż wskazana liczba osób wraz z pełnym wyposażeniem

Wymagania co do sali:

⮚ stoły i krzesła powinny być ustawione w podkowę zewnętrzną lub konferencyjnie – stoły prostopadłe do stołu prezydialnego (ustawienie każdorazowo określane będzie przez Zamawiającego i/lub Wykonawcę realizującego poszczególne seminaria warsztatowe) dla max. liczby osób wskazanych powyżej ; 1 miejsce przy stole minimum 0,7 m/ 1 osobę;

⮚ sala musi posiadać zaplecze sanitarne; spełniać warunki profesjonalnej, biznesowej sali konferencyjnej pod względem wyposażenia i aranżacji; musi być klimatyzowana, z dostępem do światła dziennego z możliwością zaciemnienia;

⮚ sala nie może być podzielona kolumnami ani zawierać elementów spadu dachowego/pochyleń ograniczających bądź utrudniających poruszanie się bądź ustawienie dodatkowych elementów (banerów, niestandardowych roll-upów) w sali, minimalna wysokość sali 3,0 m;

⮚ ponadto stół prezydialny dla 5 osób; 1 miejsce przy stole minimum 0,7 m/ 1 osobę;

⮚ obsługa techniczna (nagłośnienie) oraz niezbędny sprzęt konferencyjny w godzinach wynajmu sal w dniach trwania seminariów warsztatowych;

• multifony na stołach uczestników w ilości proporcjonalnej do liczby uczestników, min. 1 szt. na 3 osoby;

• multifony na stole prezydialnym 2 szt. na 5 osób;

• mikrofony bezprzewodowe – 2 szt.;

• w sali musi znajdować się projektor multimedialny, ekran, laptop, tablica flipchartowa, markery, odpowiednia ilość przedłużaczy/listw z funkcją przeciwprzepięciową, bezpłatny dostęp do Internetu Wi-Fi : Download minimum 6 Mbit/s, Upload: 2 Mbit/s;

⮚ na życzenie Zamawiającego i/lub Wykonawcy realizującego poszczególne seminaria warsztatowe zapewnienie i obsługa seminarium w każdym dniu w zakresie: rozłożenia na stołach (przed rozpoczęciem seminarium warsztatowego) przygotowanych przez Wykonawcę materiałów konferencyjnych, zebrania podpisów na liście obecności (każdego dnia seminarium warsztatowego; co najmniej jeden przedstawiciel Wykonawcy musi być stale obecny na stanowisku recepcji i pozostawać do stałej dyspozycji Zamawiającego).

6) Wykonawca przedstawi w terminie do 3 dni roboczych od daty przekazania zlecenia organizacji seminarium warsztatowego (miejsce, termin) do akceptacji Zamawiającego propozycje co najmniej trzech obiektów, które spełniają warunki określone w niniejszym opisie przedmiotu zamówienia. Zamawiający wskaże, obiekt realizacji zamówienia z przedstawionych propozycji pod warunkiem spełniania wymagań określonych w opisie przedmiotu zamówienia.

1 Odległość 50km liczona od siedziby Zamawiającego, tj. xx. Xxxxxx 00 w Warszawie, wg mapy Targeo lub Mapy Google wg trasy optymalnej.

Wykonawca wskaże 3 obiekty spełniające opis przedmiotu zamówienia, z zastrzeżeniem, że we wskazanej lokalizacji będzie udokumentowana dostępność tej liczby obiektów spełniających warunki określone w opisie przedmiotu zamówienia. Zamawiający zastrzega możliwość niedokonania wyboru z 3 przedstawionych propozycji i wówczas zażąda od Wykonawcy wskazania w terminie 2 dni roboczych kolejnych 3 lokalizacji.

7) W razie zapotrzebowania Zamawiający może również korzystać z max. 2 dodatkowych klimatyzowanych sal do pracy wyposażonych w stoliki i krzesła, tablicę flipchartową, markery oraz bezprzewodowy dostęp do Internetu, a także laptop z pakietem MS Office. Każda z sal pomieści max. 10 osób siedzących przy stołach. (ZAMÓWIENIE OPCJONALNE)

Do zadań Wykonawcy będzie należało odpowiednio widoczne oznaczenie miejsca seminariów warsztatowych z użyciem nazwy wydarzenia oraz odpowiedniego zestawienia znaków FE udostępnionego przez Zamawiającego.

4. SZCZEGÓŁOWE ZAŁOŻENIA USŁUG GASTRONOMICZNO- RESTAURACYJNYCH:

1) Podczas seminarium warsztatowego Wykonawca zapewni powitalną kawę i herbatę oraz drobny poczęstunek (np. w formie owoców, ciasteczek, drożdżówek itp.) przed rozpoczęciem się seminariów warsztatowych dla wszystkich osób wskazanych w ww. przypadkach, z czego min. wybór 3 rodzajów herbat oraz minimum 2 ekspresy ciśnieniowe dwustanowiskowe do przygotowania dowolnego typu kawy (czarna, biała) z funkcją spieniania mleka, a także pełną obsługą takiego serwisu (serwis porcelanowy i szklany). Do kawy i herbaty powinien być dodany pełen zestaw dodatków – cukier biały, brązowy, słodzik, mleko, śmietanka, cytryna, serwetki, itp. Wykonawca zapewni także wodę gazowaną i niegazowaną oraz 3 rodzaje soków owocowych.

2) Każdego dnia trwania seminariów warsztatowych Wykonawca zapewni w sali konferencyjnej/salach konferencyjnych, stację kawową oraz herbacianą bez ograniczeń z ciągłą dostępnością, a także wodę gazowaną i niegazowaną i inne napoje ustawione tak, by każdy uczestnik seminariów warsztatowych w każdym momencie mógł skorzystać z napojów.

3) Wykonawca zapewni każdego dnia seminarium warsztatowego lunch (w formie bufetu) dla grup osób wskazanych w punkcie III, składający się z: nie mniej niż 3 zimnych przystawek do wyboru, 2 rodzajów zupy (ok. 300 ml zupy na osobę), nie mniej niż 2 dań głównych do wyboru (jedno danie mięsne lub rybne i jedno wegetariańskie – każda porcja ok. 300 g na osobę), nie mniej niż 2 deserów do wyboru oraz nieograniczony dostęp do napojów w tym: 3 rodzajów soków owocowych, wody gazowanej i niegazowanej, kawy, herbaty wraz z dodatkami (cukier biały i brązowy, miód, cytryna, mleko, śmietanka, słodzik). Do dań głównych Wykonawca zapewni 3 dodatki ciepłe do wyboru, np. ziemniaki opiekane, ryż gotowany, warzywa na parze oraz 2 rodzaje sałatek ze świeżych warzyw. Łącznie podczas 3-dniowego seminarium warsztatowego Wykonawca zapewni 3 lunche – każdy lunch będzie się składał z innego menu zaakceptowanego uprzednio przez Zamawiającego. Lunch będzie się odbywał w oddzielnej sali niż sala, w której będą się odbywały seminaria warsztatowe. Lunch może być stojący z zapewnieniem odpowiedniej ilości stolików bufetowych dla osób stojących lub stolików do spożywania posiłku na siedząco. Podczas trwania lunchu Wykonawca zapewni przez cały czas serwis kelnerski dbający o prawidłowy przebieg lunchu i porządek.

4) Wykonawca zapewni pierwszego i drugiego dnia seminarium warsztatowego obiadokolację (w formie bufetu) dla grup osób wskazanych w punkcie III, składającą się z: nie mniej niż 2 zimnych przystawek do wyboru, 2 dań głównych do wyboru (jedno danie mięsne lub rybne i jedno wegetariańskie – każda porcja ok. 300 g na osobę – różne od tych serwowanych tego samego dnia na lunch) oraz nieograniczony dostęp do napojów w tym: soków owocowych, wody gazowanej i niegazowanej, kawy, herbaty wraz z dodatkami (cukier biały i brązowy, miód, cytryna, mleko, śmietanka, słodzik). Łącznie podczas 3-dniowego seminarium warsztatowego Wykonawca zapewni 2 obiadokolacje (pierwszego i drugiego dnia seminarium

warsztatowego). Do dań głównych Wykonawca zapewni 3 dodatki ciepłe do wyboru, np. ziemniaki opiekane, ryż gotowany, warzywa na parze oraz 2 rodzaje sałatek ze świeżych warzyw. Każda obiadokolacja będzie się składała z innego menu zaakceptowanego uprzednio przez Xxxxxxxxxxxxx. Obiadokolacja będzie się odbywała w oddzielnej sali niż sala, w której będą się odbywały seminaria warsztatowe. Obiadokolacja może być stojąca z zapewnieniem odpowiedniej ilości stolików bufetowych dla osób stojących lub stolików do spożywania posiłku na siedząco. Podczas trwania obiadokolacji Wykonawca zapewni przez cały czas serwis kelnerski dbający o prawidłowy jej przebieg i porządek.

5) Wykonawca w okresie letnim lub jeśli warunki atmosferyczne na to pozwolą w pierwszym dniu zapewni do wyboru Zamawiającemu opcję obiadokolacji w formie grilla składającą się z: nie mniej niż kiełbasy czerwonej, kiełbasy białej, kaszanki, karczek, pierś z kurczaka, szaszłyki, ryby, warzywa, surówki, ziemniaki, ziemniaki z gzikiem, pieczywo, sery, sosy, zupa, napoje gorące, napoje zimne. Zamawiający każdorazowo ustali z Wykonawcą dokładne menu – każda porcja ok. 300 g na osobę.

6) Wykonawca zapewni wszelki sprzęt niezbędny do podawania serwisu kawowego, lunchu i obiadokolacji (tj. np. warniki/termosy/podgrzewacze, mleczniki, cukiernice, sztućce, zastawa, filiżanki/szklanki, obrusy) oraz serwis kelnerski.

Zamawiający będzie akceptował menu na wszystkie posiłki na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę na 5 dni roboczych przed planowanym terminem seminarium (po 3 propozycje menu na każdy posiłek, każdego dnia seminariów warsztatowych).

Wszystkie posiłki oraz przerwy kawowe powinny być zorganizowane w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników spotkania. Zamawiający będzie się rozliczał z Wykonawcą w zależności od faktycznej liczby osób na określoną liczbę dni.

5. SZCZEGÓŁOWE ZAŁOŻENIA DOT. PRZYGOTOWANIA MATERIAŁÓW NA POTRZEBY REALIZACJI POSZCZEGÓLNYCH SEMINARIÓW WARSZTATOWYCH

Do materiałów konferencyjnych udostępnianych podczas seminariów warsztatowych zaliczają się x.xx.:

• notesy dla uczestników (po 1 sztuce dla każdego uczestnika),

• długopis lub ołówek (po 1 sztuce dla każdego uczestnika),

• teczki na materiały (format A4)

Wykonawca odpowiada za przygotowanie graficzne ww. materiałów i ich wydrukowanie zgodnie z zasadami promocji i oznakowania dla Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój (xxxxx://xxx.xxxx.xxx.xx/xxxxxx/x-xxxxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxx-xxxxxxxx-x-xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxx-x- programie/

Wykonawca przedstawi projekty graficzne ww. materiałów do akceptacji Zamawiającego w terminie 5 dni roboczych od daty zawarcia umowy. Zamawiający ma prawo do weryfikacji układu tekstu i szaty graficznej materiałów oraz do dokonania własnej korekty w ciągu 2 dni roboczych. Wykonawca zobowiązany jest nanieść uwagi Zamawiającego w przeciągu jednego dnia roboczego. Akceptacja nastąpi w drodze kontaktów roboczych w terminie jednego dnia roboczego.

Ww. materiały zostaną dostarczone przez Wykonawcę na miejsce realizacji seminariów warsztatowych.

Wykonawca dołoży wszelkich starań w celu zminimalizowania negatywnych skutków dla środowiska energo- i materiałochłonności polskiej gospodarki poprzez ograniczenie wykorzystania surowców i energii elektrycznej w trakcie realizacji działania. Realizując zadania polegające na zakupie

materiałów konferencyjnych Wykonawca, w miarę możliwości, zamówi materiały ekologiczne przygotowywane z surowców biodegradowalnych, pochodzących z recyklingu.

6. POZOSTAŁE INFORMACJE:

Ostateczna liczba osób zostanie potwierdzona Wykonawcy najpóźniej na 2 tygodnie przed terminem każdego seminarium warsztatowego. Końcowe rozliczenie z Wykonawcą nastąpi na podstawie zgłoszonej liczby uczestników, uwzględniając podane przez Wykonawcę koszty stałe i koszty osobowe.

W ofercie należy uwzględnić całościową kwotę brutto realizacji zamówienia z podaniem szczegółowego kosztorysu poszczególnych elementów zadania.

Zamawiający planuje organizację seminariów warsztatowych w okresie 15 miesięcy od daty zawarcia umowy.

Zamawiający w momencie ogłaszania niniejszego postępowania nie jest w stanie wskazać konkretnego terminu odbywania się seminarium warsztatowego, może jedynie wskazać przedział czasowy.

a) Zamawiający będzie pozostawał w stałym kontakcie z Wykonawcą zamówienia w sprawie terminu seminarium warsztatowego oraz dostępności bazy konferencyjno-hotelowej w danym okresie. O planowanym terminie seminarium warsztatowego Zamawiający poinformuje Wykonawcę nie później niż na 30 dni kalendarzowych przed jego datą, chyba że Wykonawca wyrazi zgodę na organizację seminarium warsztatowego w krótszym terminie.

b) Wykonawca podpisując umowę jest zobligowany do zapewnienia usług hotelarskich, gastronomicznych i wynajmu sal w żądanym przez Zamawiającego terminie.

c) Zamawiający zastrzega sobie prawo do bezkosztowej korekty zamówienia poszczególnych usług zarówno przez Zamawiającego, jak i Wykonawcę odpowiedzialnego za przygotowanie i kompleksową merytoryczną organizację i obsługę poszczególnych seminariów warsztatowych, w tym:

- hotelarskich na 5 dni kalendarzowych przed realizacją do - 30%, na 3 dni kalendarzowe

przed realizacją do - 10 % zamówienia,

- gastronomicznych na 5 dni kalendarzowych przed realizacją do - 30%, na 3 dni kalendarzowe przed realizacją do - 10 % zamówienia,

- pozostałych usług określonych w ofercie na 5 dni kalendarzowych przed realizacją do 100%.

d) W przypadku kiedy Zamawiający i/lub Wykonawca realizujący poszczególne seminaria warsztatowe zgłosi Wykonawcy zastrzeżenia odnośnie czystości w pokoju, czy niekompletnego lub wadliwie funkcjonującego wyposażenia, Wykonawca ma obowiązek bezkosztowo w ciągu 30 minut zapewnić drugi pokój w tym samym hotelu.

e) W przypadku kiedy Zamawiający i/lub Wykonawca realizujący poszczególne seminaria warsztatowe zgłosi Wykonawcy problem w postaci wadliwie funkcjonującego wyposażenia/sprzętu/Internetu/aranżacji sali obrad/sali warsztatowej, Wykonawca ma obowiązek niezwłocznie zapewnić prawidłowe funkcjonowanie wyposażenia/wadliwego sprzętu/sali warsztatowej.

f) Podanie posiłków – zastawa porcelanowa i sztućce metalowe (do serwowania posiłków Wykonawca nie będzie używał naczyń jednorazowych).

g) Zamawiający nie ponosi kosztów związanych z przejazdem osób zaangażowanych przez Wykonawcę tego zamówienia do realizacji usług na miejscu posiedzenia, ich zakwaterowaniem oraz wyżywieniem.

Seminarium warsztatowe będzie trwało 3 dni.

Załącznik nr 2 do SIWZ

Istotne Postanowienia Umowy (IPU)

zawarta w dniu 2019 r. w Warszawie pomiędzy:

Polską Agencją Inwestycji i Handlu S.A. z siedzibą w Warszawie (00-025), xx. Xxxxxx 00, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla M. St. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sadowego pod numerem KRS 0000109815, o kapitale zakładowym w wysokości 000 000 000,00 zł, numer XXX 0000000000,

zwaną dalej „Zamawiającym”, reprezentowaną przez:

- …………………….

- ……………………..

……………………. z siedzibą w …..-….. ………, ul. …… …/…., wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla …..……, …. Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS …….., wysokość kapitału zakładowego: zł, numer

NIP ……., REGON ,

lub

……………….., zamieszkałym w ………………. (…..-…….), przy ul. …………., prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą …………….. z siedzibą w ………………., przy ul ,

wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, prowadzonej przez Ministra Gospodarki, NIP: ……….., REGON ,

zwanym dalej „Wykonawcą”, reprezentowaną przez:

……….. – ………………

zwanymi dalej łącznie „Stronami”, a każda z osobna „Stroną”.

Umowa została zawarta w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn.: „Świadczenie usług hotelarskich, gastronomicznych oraz wynajmu sal konferencyjnych z wyposażeniem na potrzeby organizacji seminariów warsztatowych z Grantobiorcami” (dalej zwane „Zamówieniem”) na podstawie art. 138o (usługa społeczna) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986 z późn. zm.), dalej zwaną „PZP”.

Zamówienie jest współfinansowane w ramach umowy nr POIR.03.03.01-00-0001/17-00 z dnia 21 grudnia 2017 roku zawartej pomiędzy Ministerstwem Rozwoju a Polską Agencją Inwestycji i Handlu

S.A. w celu realizacji Projektu Polskie Mosty Technologiczne Poddziałanie 3.3.1 „Polskie Mosty Technologiczne”, Działanie 3.3. Wsparcie promocji oraz internacjonalizacji innowacyjnych przedsiębiorstw, Oś priorytetowa nr 3 - Wsparcie innowacji w przedsiębiorstwach, Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój na lata 2014-2020.

§ 1 Definicje

1. Ilekroć w Umowie jest mowa o:

1) Dniu roboczym – dniu od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy na podstawie art. 1 ustawy z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 90);

2) SOPZ – należy przez to rozumieć Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia stanowiący załącznik nr 3 do Umowy;

3) Projekcie – należy przez to rozumieć projekt Polskie Mosty Technologiczne realizowany w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, Działanie 3.3. Wsparcie promocji oraz internacjonalizacji innowacyjnych przedsiębiorstwo, Poddziałanie 3.3.1.;

4) Płatniku - należy przez to rozumieć Bank Gospodarstwa Krajowego, który na podstawie wystawionego przez Instytucję Zarządzającą zlecenia płatności, przekazuje płatności na rzecz Agencji;

5) Instytucji zarządzającej - oznacza to instytucję, o której mowa w art. 2 pkt 11 Ustawy wdrożeniowej tj. ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (t.j. Dz. U. z 2017

r. poz. 1460 z późn. zm.). W przypadku Poddziałania funkcję Instytucji Zarządzającej pełni minister właściwy ds. rozwoju regionalnego – Minister Inwestycji i Rozwoju z siedzibą przy ul. Wspólnej 2/4 w Warszawie;

6) Grantobiorcy– mikro, małe i średnie przedsiębiorstwo, którego definicja jest zgodna z rozporządzeniem Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu (Dz. U. UE. L. z 2014 r. Nr 187, str. 1 z późn. zm.), który w wyniku rozstrzygnięcia konkursu podpisał z Zamawiającym umowę o powierzenie grantu;

7) Seminarium warsztatowym – 3-dniowy warsztat poświęcony rynkowi zagranicznemu podczas którego Grantobiorca otrzyma wiedzę dotyczącą wybranego rynku zagranicznego, jego uwarunkowań i możliwości ekspansji oraz usługi doradztwa eksperckiego przy wypracowywaniu wstępnej strategii ekspansji na Rynek zagraniczny. Usługi doradztwa eksperckiego (usługi merytoryczne) świadczone są przez wykonawcę wybranego w innym postępowaniu przetargowym (dokumentacja przetargowa dostępna na stronie internetowej Zamawiającego).

§ 2 Przedmiot Umowy

1. Przedmiotem Umowy jest świadczenie usług hotelarskich, gastronomicznych oraz wynajmu sal konferencyjnych z wyposażeniem na potrzeby organizacji seminariów warsztatowych z Grantobiorcami, zgodnie z wymaganiami określonymi w SOPZ (zwany „Przedmiotem Umowy”).

2. W trakcie realizacji niniejszego zamówienia Wykonawca jest zobowiązany x.xx. do:

2.1 Świadczenie usług hotelarskich, gastronomicznych oraz wynajmu sal konferencyjnych z wyposażeniem na potrzeby organizacji przez Zamawiającego dwunastu krajowych seminariów warsztatowych, trwających po 3 dni każdy, obejmujące usługi takie jak:

1) usługi hotelowe (zarezerwowanie oraz zapewnienie noclegów) dla uczestników seminariów warsztatowych;

2) zapewnienie sal konferencyjnych o parametrach wskazanych w SOPZ;

3) usługi gastronomiczno-restauracyjne;

4) przygotowanie materiałów konferencyjnych na potrzeby realizacji seminariów warsztatowych;

5) zapewnienie lady recepcyjnej na potrzeby rejestracji uczestników pierwszego dnia seminarium warsztatowego wraz ze sprzętem niezbędnym do przygotowania lady recepcyjnej;

6) zapewnienie 2 dodatkowych sal dla nie mniej niż 10 osób każda w obydwu wyżej wskazanych przypadkach (ZAMÓWIENIE OPCJONALNE dla każdego z seminariów warsztatowych - zostanie zrealizowane, gdy Zamawiający uzna, iż zapewnienie dodatkowych sal będzie potrzebne do realizacji seminarium warsztatowego) [zwanego dalej: „zamówieniem opcjonalnym”];

2.1. bieżącej i ścisłej współpracy z Zamawiającym i/lub Wykonawcą/Wykonawcami odpowiedzialnymi za przygotowanie i kompleksową merytoryczną organizację i obsługę poszczególnych dwunastu 3- dniowych specjalistycznych warsztatów, które odbędą się w ramach realizacji Projektu,

2.2. aktywnego uczestniczenia w spotkaniach w siedzibie Zamawiającego (lub Wykonawcy), do utrzymywania aktywnej i responsywnej komunikacji e-mailowej i telefonicznej oraz do stałego kontaktu z Zamawiającym i/lub Wykonawcami odpowiedzialnymi za przygotowanie i kompleksową merytoryczną organizację i obsługę poszczególnych dwunastu 3-dniowych warsztatów, celem ustalania wszelkich szczegółów związanych z przedmiotem zamówienia oraz do pełnego informowania Zamawiającego i/lub Wykonawców odpowiedzialnych za przygotowanie i kompleksową merytoryczną organizację i obsługę poszczególnych dwunastu 3- dniowych warsztatów o wszelkich trudnościach lub wątpliwościach związanych z realizacją zamówienia. Wykonawca wskaże ze swojej strony koordynatora, czyli osobę do pełnego kontaktu z Zamawiającym i/lub wyżej wskazanymi podmiotami w bieżących kwestiach związanych z realizacją powierzonych zadań wynikających z Umowy i SOPZ.

3. Pełen zakres Przedmiotu Umowy został określony w SOPZ.

§ 3 Termin wykonania Umowy

1. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować Przedmiot Umowy w terminach wskazanych przez Zamawiającego w okresie 15 miesięcy od dnia jej zawarcia, z uwzględnieniem terminów i postanowień wskazanych w SOPZ.

2. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany terminów realizacji Przedmiotu Umowy na warunkach określonych w § 11 ust. 6 Umowy.

§ 4 Obowiązki Wykonawcy

1. Wykonawca będzie realizował Umowę z zachowaniem należytej staranności, efektywnie oraz zgodnie z postanowieniami Umowy, SIWZ, złożoną Ofertą (stanowiącą załącznik nr 2 do Umowy) oraz obowiązującymi przepisami prawa.

2. Wykonawca oświadcza, że posiada uprawnienia (jeżeli są wymagane), umiejętności i kwalifikacje niezbędne do prawidłowego wykonania Przedmiotu Umowy oraz posiada niezbędne zasoby do jej należytego wykonania, w szczególności posiada odpowiedni potencjał kadrowy.

3. Wykonawca ponosi pełną i wyłączną odpowiedzialność za:

1) prawidłową realizację Przedmiotu Umowy, w tym za wysokie kwalifikacje osób kierowanych do jego wykonywania oraz dobór należytych środków i metod, mających na celu zapewnienie

realizacji Przedmiotu Umowy o wysokiej jakości, nadzór nad osobami wyznaczonymi do realizacji Przedmiotu Umowy oraz dopełnienie wszelkich prawnych zobowiązań związanych z ich zatrudnieniem i wynagrodzeniem oraz za ogólną i techniczną kontrolę nad wykonaniem Przedmiotu Umowy;

2) działania lub zaniechania podmiotów, którym powierzył Przedmiot Umowy do realizacji (w całości lub w części) oraz osób, którymi się posługuje przy realizacji Umowy - jak za własne działania lub zaniechania;

3) prawidłową i terminową realizację Przedmiotu Umowy. Wykonawca zobowiązany jest do realizacji Umowy przy ścisłej współpracy z Zamawiającym i zobowiązuje się do niezwłocznego informowania Zamawiającego o trudnościach w wykonaniu Umowy, w tym w szczególności o zamiarze zaprzestania jej realizacji.

4. Zmiana lub zwiększenie liczby personelu nie ma wpływu na wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy.

5. Wykonawca zobowiązany jest do zamieszczenia informacji o źródle finansowania projektu w każdym dokumencie lub materiałach wyprodukowanych przez Wykonawcę na potrzeby realizacji niniejszego Umowy.

6. Należyte wykonanie Przedmiotu Umowy zostanie potwierdzone podpisaniem protokołu odbioru, na zasadach wskazanych w § 7 Umowy, którego formularz stanowi Załącznik nr 1 do Umowy.

7. Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłaszania w protokole odbioru, uwag dotyczących nieprawidłowości w realizacji Przedmiotu Umowy, które mogą być podstawą do naliczenia kary umownej.

§ 5 Obowiązki Zamawiającego

1. Zamawiający udostępni Wykonawcy informacje niezbędne do prawidłowego wykonania Umowy.

2. Zamawiający wypłaci Wykonawcy wynagrodzenie za należycie zrealizowany Przedmiot Umowy, na warunkach określonych w § 9 Umowy.

§ 6 Podwykonawcy

1. Wykonawca może powierzyć wykonanie części Przedmiotu Umowy podwykonawcom, o ile wskazał tych podwykonawców oraz określił zakres Przedmiotu Umowy, który zrealizują Ci podwykonawcy w złożonej Ofercie.

2. Wykonawca nie może rozszerzyć podwykonawstwa poza zakres wskazany w Ofercie oraz rozszerzyć podwykonawstwa o firmy inne niż wskazane w Ofercie bez pisemnej zgody Zamawiającego.

3. Wszelkie postanowienia niniejszej Umowy odnoszące się do Wykonawcy stosuje się odpowiednio do wszystkich podwykonawców, za których działania lub zaniechania Wykonawca ponosi odpowiedzialność na zasadzie ryzyka.

4. W razie naruszenia przez Wykonawcę postanowień ust. 1 i 2 Zamawiający może odstąpić od Umowy ze skutkiem natychmiastowym.

§ 7 Odbiór Przedmiotu Umowy

1. Z uwagi na przewidziane w § 9 Umowy płatności częściowe, Zamawiający wymaga aby Wykonawca wystawił protokół odbioru częściowego wraz ze specyfikacją wykonanych usług zgodnych z formularzem ofertowym stanowiącym Załącznik nr 3 do SIWZ po zrealizowaniu Przedmiotu Umowy dla każdego z dwunastu seminariów warsztatowych z Grantobiorcami.

2. W przypadku podpisania przez Zamawiającego protokołu odbioru częściowego z zastrzeżeniami lub wadami wskazującymi, w jakim zakresie Przedmiot Umowy nie został wykonany lub został wykonany nienależycie, Wykonawca w terminie nieprzekraczającym 5 (pięciu) dni kalendarzowych od podpisania protokołu odbioru udzieli stosownych wyjaśnień lub uwzględni wniesione przez Zamawiającego zastrzeżenia - brak złożenia wyjaśnień w powyższym terminie jest jednoznaczny z uwzględnieniem tych zastrzeżeń.

3. Z zastrzeżeniem ust. 4 podpisanie przez Zamawiającego protokołu odbioru częściowego bez zastrzeżeń stanowi podstawę do wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT/rachunku oraz do wypłaty wynagrodzenia. Protokół odbioru częściowego Wykonawca obowiązany jest wystawić w terminie 3 dni od dnia zrealizowania każdej z części Przedmiotu Umowy wskazanej w ust. 1.

4. Jeżeli Zamawiający przyjmie Przedmiot Umowy z zastrzeżeniami wskazanymi w protokole odbioru częściowego, wówczas wynagrodzenie może ulec obniżeniu proporcjonalnie do zakresu wadliwości Przedmiotu Umowy. W takim wypadku Wykonawca wystawi fakturę VAT/rachunek na kwotę wynikającą z protokołu odbioru częściowego.

5. Niezależnie od obniżenia wynagrodzenia w sytuacji, o której mowa w ust. 4, Zamawiającemu przysługuje prawo do naliczenia kar umownych określonych w § 10 Umowy.

6. W przypadku odebrania przez Zamawiającego bez zastrzeżeń wszystkich części składowych Przedmiotu Umowy wskazanych w ust. 1 (podpisanie wszystkich protokołów odbiorów częściowych przez Zamawiającego), Strony uznają, iż całość Przedmiotu Umowy została odebrana przez Zamawiającego bez zastrzeżeń.

§ 8 Prawa autorskie

1. Wykonawca oświadcza, że w ramach wynagrodzenia opisanego w §9 Umowy, w przypadku powstania w wyniku realizacji Przedmiotu Umowy utworów w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (dalej: „utwory”) przenosi na Zamawiającego z chwilą przekazania tych utworów pełnię autorskich praw majątkowych do tych utworów, upoważniając Zamawiającego do rozporządzania tymi utworami, pobierania wynagrodzenia oraz korzystania z utworów na wszystkich polach eksploatacji znanych w chwili zawarcia Umowy, a w szczególności:

1) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania – wytwarzanie dowolną techniką nieograniczonej ilości egzemplarzy utworów, w tym techniką drukarską, reprograficzną, audiowizualną, zapisu magnetycznego, techniką cyfrową i komputerową, w tym w formie audiobooków i e-booków;

2) w zakresie obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których utwory utrwalono

- wprowadzenie do obrotu, użyczenie lub najem, wprowadzanie do pamięci komputera, przesyłanie za pomocą sieci multimedialnej, w tym w sieci Internet;

3) w zakresie rozpowszechniania w inny sposób – publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, w tym w sieci Internet, przez stację radiową i telewizyjną, a także publiczne udostępnianie utworów w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym.

2. W przypadku opisanym w ust. 1 Wykonawca wraz z fakturą VAT/rachunkiem przekaże Zamawiającemu egzemplarze stworzonych utworów.

3. Wykonawca wyraża zgodę na dokonywanie przez Zamawiającego zmian w utworach, w tym skrótów, cięć, przemontowań, tłumaczeń, modyfikowania całości lub pojedynczych fragmentów utworów, ich korekty, redakcji, przeróbek, zmian i adaptacji oraz łączenia całości utworów lub ich fragmentów z innymi utworami.

4. Wykonawca zezwala na wykonywanie praw zależnych do utworów oraz przenosi na Zamawiającego prawo zezwalania na wykonywanie praw zależnych do utworów – w zakresie obejmującym dowolne opracowanie utworów (w tym tłumaczeń, zmian, przeróbek, skrótów, adaptacji, łączenia z innymi utworami i kontynuacji) oraz rozporządzanie i korzystanie z opracowań na polach eksploatacji wskazanych w ust. 1.

5. Zamawiający jest uprawniony do nieograniczonej w czasie eksploatacji utworów i ich opracowań w kraju oraz poza granicami kraju oraz do udzielania licencji dotyczącej korzystania z utworów.

6. Zamawiający nie jest zobowiązany do rozpowszechniania lub wykorzystania utworów ani ich opracowań.

§ 9 Wynagrodzenie

1. Łączne wynagrodzenie Wykonawcy nie może przekroczyć ceny maksymalnej wynikającej z oferty Wykonawcy („zamówienie podstawowe” określone w § 2 ust. 2.1 pkt 1-5 wraz z „zamówieniem opcjonalnym” określonym w § 2 ust. 2.1 pkt 6 ) tj (słownie:

……..) złotych brutto, w tym:

a) za wykonanie zamówienia podstawowego za cenę brutto… zł

(słownie ),

b) za wykonanie zamówienia opcjonalnego za cenę brutto… zł

(słownie ),

2. Za prawidłowe wykonanie Przedmiotu Umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie za faktycznie wykonane usługi stanowiące Przedmiot Umowy, po cenach jednostkowych wskazanych w Ofercie Wykonawcy (załącznik nr 2 do Umowy).

3. W związku z obiektywną okolicznością, iż Zamawiający nie jest w stanie przewidzieć ilu Grantobiorców zakwalifikuje się do etapu warsztatów oraz do etapu konsultacji eksperckich powarsztatowych - wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 stanowi maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy, a Zamawiający rozliczał się będzie z Wykonawcą w sposób wskazany w ust.1.

4. Wynagrodzenie Wykonawcy obejmuje także wszelkie inne koszty i wydatki poniesione przez Wykonawcę w związku z realizacją Przedmiotu Umowy, w tym wynagrodzenie z tytułu przeniesienia autorskich praw majątkowych do utworów powstałych w wyniku realizacji Przedmiotu Umowy (o ile takie utwory powstaną). Wykonawcy nie przysługują w stosunku do Zamawiającego żadne inne roszczenia, w tym w szczególności nie przysługuje roszczenie o wykorzystanie kwoty w maksymalnej wysokości wskazanej w ust. 1.

5. Płatności za należyte wykonanie Przedmiotu Umowy, zostaną zrealizowane po wykonaniu oraz odbiorze przez Zamawiającego każdej z usług wskazanych w § 7 ust. 1 Umowy (każdorazowo po zrealizowaniu Przedmiotu Umowy dla każdego z dwunastu seminariów warsztatowych z Grantobiorcami). Płatność nastąpi na konto bankowe Wykonawcy wskazane na fakturze/rachunku w terminie do 30 dni od dnia dostarczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT/rachunku, do której zostanie dołączona kopia podpisanego przez Zamawiającego protokołu odbioru usługi, o którym mowa w § 7. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu płatności, o której mowa w zdaniu pierwszym, poprzez wydłużenie tego terminu o kolejne 30 dni w sytuacji nieotrzymania przez Zamawiającego płatności okresowej

z Instytucji Zarządzającej, przeznaczonej na zapłatę wynagrodzenia wynikającego z Umowy, o czym Zamawiający niezwłocznie poinformuje Wykonawcę. Z tytułu przesunięcia terminu płatności Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego, nie jest to również przyczyna umożliwiająca naliczanie odsetek od opóźnienia w płatności w stosunku do terminu pierwotnego.

6. Za dzień zapłaty Strony uznają dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

7. Faktury/rachunki będą wystawione na: Polska Agencja Inwestycji i Handlu S.A.

xx. Xxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx NIP: 000-000-00-00

8. Na każdej fakturze/rachunku Wykonawca wskaże wartość autorskich praw majątkowych do utworów nabywanych przez Zamawiającego, jeżeli takie powstaną w trakcie realizacji Przedmiotu Umowy.

9. Wykonawca oświadcza, że płatności na rzecz Wykonawcy mogą zostać pomniejszone o naliczone kary umowne, jeżeli taka forma zapłaty kary umownej zostanie wybrana przez Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę.

§ 10 Kary umowne

1. Przez nienależyte wykonanie Przedmiotu Umowy, Strony rozumieją zaistnienie sytuacji związanych z niedochowaniem przez Wykonawcę należytej staranności, powodujących wykonanie obowiązków Wykonawcy wynikających z Umowy oraz z SOPZ w sposób nieodpowiadający warunkom w nich określonym, w szczególności w zakresie terminowości, sposobu, jakości i ilości świadczenia oraz zasad współpracy z Zamawiającym.

2. Przez niewykonanie Przedmiotu Umowy Strony rozumieją zaistnienie po stronie Wykonawcy okoliczności powodujących, że świadczenie na rzecz Zamawiającego nie zostało spełnione w całości lub w części, w szczególności polegających na odmowie wykonania go bez uzasadnionych obiektywnie przyczyn lub nieprzystąpieniu przez Wykonawcę do jego realizacji w trybie określonym w Umowie.

3. W przypadku opóźnień w terminach wykonania Przedmiotu Umowy, Wykonawca zobowiązuje się zapłacić karę umowną w wysokości 20 000 zł (słownie: dwadzieścia tysięcy) za niezrealizowanie Przedmiotu Umowy lub jego części w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie lub terminie wynikającym z SOPZ. Kara nie będzie naliczona, jeżeli Zamawiający dokonał zmiany terminu seminarium warsztatowego na warunkach wskazanych w Umowie, przed opóźnieniem w terminie przez Wykonawcę.

4. W pozostałych przypadkach nienależytego wykonania Przedmiotu Umowy lub jego części, Wykonawca zobowiązany jest do zapłacenia Zamawiającemu kary umownej w wysokości 15% wartości wynagrodzenia brutto należnego za usługę lub usługi (wskazane w § 7 ust. 1), którą/które wykonał nienależycie.

5. W przypadku niezrealizowania całości Przedmiotu Umowy lub w przypadku odstąpienia od Umowy przez którąkolwiek ze Stron, z przyczyn zależnych od Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty kary umownej w wysokości 50% wartości wynagrodzenia maksymalnego brutto, o którym mowa w § 9 ust. 1 Umowy.

6. Kary umowne są niezależne od siebie i należą się w pełnej wysokości, nawet w przypadku, gdy w wyniku jednego zdarzenia naliczana jest więcej niż jedna kara umowna, z zastrzeżeniem ust. 9.

7. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Xxxxxxxxxxxxx kar umownych z należnego Wykonawcy wynagrodzenia.

8. Zamawiający zastrzega prawo dochodzenia odszkodowania w pełnej wysokości, jeśli szkoda przekroczy wysokość kar umownych. W szczególności Zamawiający będzie dochodził odszkodowania w przypadku niezrealizowania Przedmiotu Umowy w wyznaczonym terminie jeżeli spowoduje to zobowiązanie po stronie Zamawiającego wobec innych podmiotów np. wobec wykonawcy realizującego seminarium warsztatowe od strony merytorycznej.

9. Wysokość kar umownych nie może przekroczyć 50% wynagrodzenia maksymalnego wskazanego w § 9 ust. 1 Umowy z zastrzeżeniem ust. 8. W przypadku przekroczenia wartości kar umownych wskazanej w zdaniu pierwszym, Zamawiający będzie uprawniony do odstąpienia od Umowy ze skutkiem natychmiastowym. Niezależnie od odstąpienia od Umowy, Zamawiający ma prawo naliczyć kary umowne, o których mowa powyżej.

§ 11 Dopuszczalne zmiany zakresu realizacji umowy

1. Istotne zmiany treści Umowy, dopuszczalne są jedynie w sytuacjach i na zasadach określonych w art. 144 ustawy PZP.

2. Ustala się, iż nie stanowią istotnej zmiany Umowy w szczególności następujące przypadki:

a. zmiana danych teleadresowych Stron;

b. zmiana danych rejestrowych Stron;

c. zmiana sposobu prowadzenia korespondencji pomiędzy Stronami.

3. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają porozumienia Stron oraz zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

4. Nie stanowi zmiany Umowy zmiana osób uprawnionych do roboczych kontaktów w toku realizacji Umowy. Wymaga się, aby zmiany takie były zgłaszane drugiej Stronie Umowy w formie pisemnej.

5. W przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego, powodujących konieczność wydłużenia terminów realizacji Przedmiotu Umowy x.xx. określonych w SOPZ, Zamawiający przewiduje możliwość wydłużenia tych terminów o czas niezbędny na przezwyciężenie przeszkód powodujących konieczność zmiany tych terminów. Każda zmiana terminu realizacji Przedmiotu Umowy wymaga zawarcia aneksu do Umowy.

§ 12 Odstąpienie od umowy

1. Zamawiający może odstąpić od Umowy w części lub w całości w następujących przypadkach:

1) gdy Wykonawca wykonuje Umowę, lub jej część w sposób sprzeczny z umową, w szczególności zleca wykonanie prac będących Przedmiotem Umowy innym osobom niż wskazane w Ofercie lub rozszerza zakres podwykonawstwa poza wskazany w Ofercie bez pisemnej zgody Zamawiającego, lub bez pisemnej zgody Zamawiającego realizuje zamówienie, wykorzystując firmy innych podwykonawców niż określone w Ofercie bez zgody Zamawiającego i nie zmienia sposobu realizacji Umowy mimo wezwania go do tego przez Zamawiającego w terminie określonym w tym wezwaniu, lub nie usunie uchybień mimo wezwania przez Xxxxxxxxxxxxx do usunięcia uchybień w terminie określonym w wezwaniu - w terminie do 30 dni od dnia, kiedy Zamawiający powziął wiadomość o okolicznościach uzasadniających odstąpienie z tej przyczyny. Obowiązku wezwania do usunięcia uchybień nie stosuje się w sytuacjach, w których z uwagi na charakter danego uchybienia nie można go usunąć lub wymagane było jego natychmiastowe usunięcie;

2) jeżeli Wykonawca złoży fałszywe oświadczenie w ramach realizacji niniejszej Umowy albo oświadczenie niekompletne, którego nie uzupełni w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie - w terminie 30 dni od dnia, kiedy Zamawiający powziął informacje o okolicznościach warunkujących odstąpienie od Umowy;

3) gdy zajdzie okoliczność ustania finansowania Projektu z funduszy Unii Europejskiej.

4) w przypadku rezygnacji z przeprowadzenia seminarium warsztatowego/seminariów warsztatowych z przyczyn niezależnych od Zamawiającego.

2. W przypadku odstąpienia od Umowy w sytuacjach, o których mowa w ust. 1:

1) Wykonawca i Zamawiający zobowiązują się do sporządzenia protokołu, który będzie zawierał opis wykonanych prac do dnia odstąpienia od Umowy wraz z dokonaniem ich oceny pod względem możliwości ich zaakceptowania i odbioru przez Xxxxxxxxxxxxx;

2) wysokość wynagrodzenia należna Wykonawcy zostanie ustalona proporcjonalnie na podstawie zakresu prac wykonanych przez niego i zaakceptowanych oraz odebranych przez Zamawiającego do dnia odstąpienia od Umowy.

3) Oświadczenie Zamawiającego o odstąpieniu od Umowy zostanie sporządzone w formie pisemnej wraz z uzasadnieniem, będzie wywierać skutki na przyszłość i zostanie przesłane na adres Wykonawcy.

4) W dniu odstąpienia od Umowy na Zamawiającego przechodzą autorskie prawa majątkowe oraz prawa pokrewne do utworów powstałych w trakcie realizacji Umowy, chyba że Zamawiający uzna i oświadczy, iż wykonane przez Wykonawcę prace nie będą miały dla Zamawiającego znaczenia.

5) Odstąpienie od Umowy przez Zamawiającego nie zwalnia Wykonawcy od obowiązku zapłaty zastrzeżonych kar umownych wskazanych w Umowie.

§ 13 Poufność informacji

1. Strony zobowiązują się do utrzymania poufności, co do zawarcia i treści niniejszej Umowy, jak również, co do wszelkich innych informacji uzyskanych w trakcie jej realizacji.

2. Powyższe zobowiązanie nie dotyczy informacji, które zostały podane do publicznej wiadomości w sposób niestanowiący naruszenia niniejszej Umowy lub są znane Stronie z innych źródeł.

3. Zobowiązanie do zachowania poufności określone w ust.1 nie narusza obowiązku którejkolwiek ze Stron do dostarczania informacji uprawnionym do tego organom na podstawie obowiązujących przepisów prawa, jak również nie narusza uprawnień Stron do podawania do publicznej wiadomości ogólnych informacji o ich działalności.

4. Wszelkie informacje uzyskane podczas realizacji Umowy będą wykorzystywane wyłącznie do celów związanych z Umową, z zachowaniem zasad wynikających z ustawy z dnia 10 maja 2018

r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000 z późn. zm.).

§ 14 Siła wyższa

Strony nie będą odpowiedzialne za opóźnienia lub niewykonanie zobowiązań spowodowane przez zdarzenia, które są nieprzewidywalne lub których nie można uniknąć, w tym przez działania sił natury, piorunów, trzęsienia ziemi, pożary, epidemie, strajki, strajki okupacyjne i inne zakłócenia gospodarcze, niepokoje społeczne, wojny wypowiedziane lub niewypowiedziane, blokady, powstania, sabotaże, wybuchy itp.

Dokumentacja i ewidencja

1. Wykonawca zobowiązuje się do prowadzenia wszelkiej dokumentacji, w tym dokumentacji księgowej, związanej z wykonywaniem niniejszej Umowy.

2. Wykonawca zobowiązuje się do przechowywania dla celów dowodowych dokumentacji określonej w ust. 1, a także do przechowywania jej w formie papierowej i elektronicznej przez okres 5 lat od daty zakończenia działań objętych Umową, z zastrzeżeniem ust. 4. Wykonawca zobowiązuje się informować bezzwłocznie Zamawiającego o miejscu przechowywania dokumentacji określonej w ust.1.

3. W przypadku konieczności przedłużenia terminu, o którym mowa w ust. 2, Zamawiający powiadomi o tym pisemnie Wykonawcę przed jego upływem.

4. Postanowienie, o którym mowa w ust. 3, oznacza konieczność przedłużenia okresu przechowywania dokumentacji o wskazany w powiadomieniu termin.

5. Wykonawcy nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie z tytułu przechowywania dokumentacji związanej z wykonywaniem Umowy.

§ 16 Kontrola realizacji przedmiotu Umowy

1. Wykonawca zapewni Zamawiającemu, a także wskazanemu przez Xxxxxxxxxxxxx audytorowi oraz innym uprawnionym podmiotom pełny wgląd we wszystkie dokumenty związane z wykonywaniem Umowy.

2. Wykonawca zobowiązuje się poddać kontroli prowadzonej przez Zamawiającego, a także wskazanego przez Zamawiającego audytora oraz inne uprawnione podmioty, w zakresie prawidłowości wykonywania niniejszej Umowy.

3. W przypadku kontroli, o której mowa w ust. 2, Wykonawca udostępnia kontrolującym wgląd w dokumenty, w tym dokumenty finansowe oraz dokumenty elektroniczne związane z wykonywaniem Umowy.

4. Prawo kontroli przysługuje Zamawiającemu, a także wskazanemu przez Zamawiającego audytorowi oraz innym uprawnionym podmiotom w dowolnym terminie w trakcie wykonywania Umowy, oraz przez okres 5 lat od daty zakończenia działań objętych Umową.

5. Na żądanie Zamawiającego, a także wskazanego przez Zamawiającego audytora lub innego uprawnionego podmiotu, Wykonawca zobowiązuje się do udzielenia bezzwłocznie pełnej informacji o projekcie w trakcie wykonywania Umowy oraz przez okres 5 lat od daty zakończenia działań objętych Umową.

6. W przypadku konieczności przedłużenia powyższego terminu Zamawiający, lub wskazany przez Zamawiającego audytor, lub inny uprawniony podmiot, powiadomi o tym pisemnie Wykonawcę przed jego upływem.

7. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego, lub wskazanego przez Zamawiającego audytora, lub inny uprawniony podmiot, że Wykonawca wykonuje Umowę, lub jej część w sposób sprzeczny z Umową, lub w realizowanych pracach nie stosuje się do postanowień Umowy, Zamawiający, lub wskazany przez Zamawiającego audytor, lub inny uprawniony podmiot wezwie Wykonawcę do zmiany sposobu wykonania Umowy i usunięcia uchybień, lub złożenia wyjaśnień w terminie określonym w wezwaniu pod rygorem odstąpienia od Umowy, lub naliczenia kar umownych.

Wizualizacja przedmiotu Umowy

1. Wykonawca zobowiązany jest informować, że wykonanie usługi objętej Umową jest finansowane z udziałem środków pochodzących z Unii Europejskiej zgodnie z zasadami określonymi w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji opublikowanym na stronie internetowej xxx.xxxx.xxx.xx .

2. Wykonawca zobowiązany jest do umieszczania wymaganych logotypów (Funduszy Europejskich z nazwą Programu, Unii Europejskiej z nazwą Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego i logo PAIH) oraz informacji o współfinansowaniu przedmiotu Umowy z EFRR, w szczególności na materiałach (wynikach wykonanych prac/utworach) dotyczących realizacji przedmiotu umowy oraz na oficjalnej korespondencji bezpośrednio związanej z realizacją Przedmiotu Umowy.

3. Zamawiający na potrzeby realizacji niniejszej Umowy przekaże Wykonawcy w wersji elektronicznej obowiązujące logotypy i znaki.

4. Wykonawca nie będzie wykorzystywać prowadzonych działań do promowania własnej firmy w żadnej formie, w tym w szczególności poprzez umieszczanie swojego logo w materiałach lub miejscach realizacji Umowy.

§ 18 Zarządzanie realizacją Umowy

1. Do merytorycznej współpracy i koordynacji realizacji Przedmiotu Umowy, w tym do podpisywania protokołów odbioru o których mowa w Umowie, upoważnia się:

1) ze strony Wykonawcy:

1) Imię i nazwisko: ……..

2) Tel.: …………

3) E-mail: ……………….

1) Imię i nazwisko: …………

2) Tel.: ……………..

3) E-mail: ……………

2) ze strony Zamawiającego :

1) Imię i nazwisko: ………….

2) Tel.: ……………….

3) E-mail: ………………..

1) Imię i nazwisko: …………….

2) Tel.: ……………….

3) E-mail: ……………..

2. Osobą wskazana w ust. 1 pkt 2 jest upoważniona przez Zamawiającego do podpisywania zawiadomień i oświadczeń, jak również do sprawowania nadzoru nad realizacją Umowy oraz odbioru jakościowego Przedmiotu Umowy w tym do rozliczania płatności pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą.

3. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1, następuje poprzez pisemne powiadomienie drugiej Strony i nie stanowi zmiany treści Umowy. Strony mają obowiązek do niezwłocznego informowania się wzajemnie o zmianie wyżej wskazanych osób w formie pisemnej przez cały okres obowiązywania Umowy.

4. Uznaje się, że dotarcie informacji do osób wskazanych w ust. 1, jest poinformowaniem Stron Umowy.

§ 19 a

Ochrona danych osobowych, klauzula informacyjna

1. Strony wzajemnie ustalają, iż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych osób wyznaczonych do kontaktów roboczych oraz odpowiedzialnych za koordynację i realizację niniejszej Umowy jest art. 6 ust. 1 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, co oznacza, że żadna ze Stron nie będzie wykorzystywać tych danych w celu innym niż realizacja niniejszej Umowy.

2. Każda ze Stron oświadcza, że osoby wymienione w ust. 1 dysponują informacjami dotyczącymi przetwarzania ich danych osobowych przez Strony na potrzeby realizacji niniejszej Umowy, określonymi w ust. 3 i 4.

3. Zgodnie z treścią art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO):

a) Polska Agencja Inwestycji i Handlu S.A. z siedzibą w Warszawie, xx. Xxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, informuje, iż jest administratorem danych osobowych w odniesieniu do osoby/osób ze strony Wykonawcy;

b) ……… z siedzibą w ……………., ul. ………, 00-000 , informuje, iż

jest administratorem danych osobowych w odniesieniu do osoby/osób ze strony Zamawiającego.

4. Dane osobowe osób będących Stronami Umowy lub reprezentantami Stron Umowy są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w przypadku osób wyznaczonych do kontaktów roboczych oraz odpowiedzialnych za koordynację i realizację niniejszej Umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w celu związanym z zawarciem oraz realizacją niniejszej Umowy. Dane osobowe będą przechowywane przez Strony w trakcie okresu realizacji niniejszej Umowy oraz w okresie niezbędnym na potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami z tytułu realizacji niniejszej Umowy. Osoby wyznaczone do kontaktów roboczych oraz odpowiedzialne za koordynację i realizację Umowy, a także osoby będące Stroną Umowy lub reprezentantami Stron Umowy posiadają prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu. Mają one również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają, iż przetwarzanie danych osobowych ich dotyczących narusza przepisy RODO. Z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych można kontaktować się:

a) z ramienia Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu S.A. mailowo, pod adresem e-mail: xxx@xxxx.xxx.xx, a także pocztą tradycyjną pod adresem w Warszawie (00-585) ul. Krucza 50, z dopiskiem „do Inspektora Ochrony Danych Osobowych”;.

b) z ramienia …… mailowo, pod adresem a także pocztą tradycyjną pod adresem

…………………………………………………., z dopiskiem „… ”;.

5. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne dla celów związanych z zawarciem niniejszej Umowy. Dane osobowe nie będą poddawane profilowaniu. Strony nie będą przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. Dane osobowe mogą zostać udostępnione organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa oraz powierzone na podstawie Umowy powierzenia zawartej na piśmie podmiotom świadczącym usługi na zlecenie Stron.

§ 19 Przetwarzanie danych osobowych

1. Z dniem zawarcia Umowy, Zamawiający powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych w celu i zakresie niezbędnym do wykonania niniejszej Umowy.

2. Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania powierzonych przez Zamawiającego danych osobowych zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego o ochronie danych osobowych, w szczególności z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 26 kwietnia 2016 r w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1), zwane dalej „RODO”.

3. Wykonawca oświadcza, że zna powszechnie obowiązujące przepisy prawa o ochronie danych osobowych i zobowiązuje się do przetwarzania danych zgodnie z tymi przepisami.

4. Wykonawca będzie przetwarzał, powierzone na podstawie Umowy dane Ekspertów, wnioskodawców oraz Grantobiorców w postaci imion, nazwisk, miejsca zatrudnienia, stanowiska, doświadczenia zawodowego, numeru telefonu, adresu e-mail i numeru telefonu.

5. Wykonawca zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z przetwarzaniem danych osobowych, w szczególności zgodnie z art. 32 RODO. Z dniem 25 maja 2018 r. Wykonawca poinformuje na piśmie Zamawiającego o zastosowanych środkach technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z przetwarzaniem danych osobowych zgodnie z art. 32 RODO.

6. Powierzone przez Zamawiającego dane osobowe będą przetwarzane przez Wykonawcę wyłącznie w celu realizacji Umowy. Z dniem zawarcia Umowy, Strony powierzają sobie nawzajem przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji przedmiotu Umowy i w zakresie minimalnym, ale niezbędnym do wykonania niniejszej Umowy.

7. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić bezpieczeństwo danych udostępnionych i powierzonych przez Zamawiającego.

8. Wykonawca zobowiązuje się pisemnie powiadomić Zamawiającego oraz dodatkowo w formie wiadomości elektronicznej na adres e-mail Zamawiającego wskazany w Umowie w przypadku ujawnienia lub utraty danych osobowych, wskazując okoliczności zdarzenia i zakres ujawnionych lub utraconych danych.

9. Wykonawca dopuści do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osoby posiadające stosowne imienne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. W tym celu Zamawiający upoważnia Wykonawcę do wystawiania i odwoływania imiennych upoważnień do przetwarzania danych osobowych oraz prowadzenia ewidencji tych osób. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych stanowi Załącznik nr 4 do Umowy, natomiast wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych stanowi Załącznik nr 5 do Umowy.

10. Wykonawca odpowiada za szkody, jakie powstaną wobec Zamawiającego lub osób trzecich na skutek niezgodnego z Umową przetwarzania danych osobowych lub ich ujawnienia bądź utraty.

Pod pojęciem szkody należy rozumieć szkodę rzeczywistą („damnum emergens”) oraz utracone korzyści („lucrum cessans”).

11. Jeżeli Wykonawca realizując Umowę zleci podwykonawcom prace w trakcie których będą przetwarzane dane osobowe, odpowiednio powierzy im, za zgodą Zamawiającego, w drodze Umowy zawartej na piśmie, przetwarzanie tych danych na warunkach zgodnych z niniejszą Umową. W przypadku zlecenia prac podwykonawcom, Wykonawca odpowiada za szkody, jakie powstaną wobec Zamawiającego lub osób trzecich na skutek przetwarzania przez podwykonawców danych osobowych niezgodnego z niniejszą Umową lub przepisami prawa powszechnie obowiązującego.

12. Wykonawca wyraża zgodę i zobowiązuje się umożliwić kontrolowanie przez Zamawiającego, osoby i podmioty upoważnione przez Zamawiającego oraz inne uprawnione podmioty pomieszczeń i sprzętu używanego, w zakresie niezbędnym do należytego wykonania niniejszej Umowy, przy przetwarzaniu danych osobowych. Wykonawca jest zobowiązany do zastosowania się do zaleceń kontrolujących.

13. Zamawiający powierza Wykonawcy realizację obowiązku informacyjnego wobec osoby, której dane dotyczą.

14. Obowiązki określone powyżej, a związane z RODO stosuje się od dnia 25 maja 2018 r. Wykonawca jest zobowiązany, by z tą datą wszelkie czynności podejmowane w związku z realizacją Umowy były zgodne z RODO, w tym również czynności rozpoczęte i niezakończone przed tą datą.

15. Wykonawca zapewni w okresie obowiązywania niniejszej Umowy pełną ochronę danych osobowych oraz zgodność ze wszelkimi obecnymi oraz przyszłymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych i prywatności.

16. W przypadku zmiany przepisów prawa lub wydania przez odpowiednie organy nowych wytycznych lub interpretacji dotyczących stosowania przepisów dotyczących ochrony i przetwarzania danych osobowych, Wykonawca zobowiązuje się do ich stosowania, a Zamawiający dopuszcza zmianę sposobu realizacji Umowy lub zmianę zakresu świadczeń wykonawcy wymuszone takimi zmianami prawa.

§ 20 Postanowienia końcowe

1. W przypadku powstania rozbieżności pomiędzy postanowieniami niniejszej Umowy a SOPZ, decydujące postanowienia dot. realizacji Umowy mają postanowienia SOPZ.

2. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami Umowy mają zastosowanie przepisy PZP w części dot. usług społecznych z art. 138o, ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, RODO.

3. Ewentualne spory związane z wykonaniem Umowy, a nierozwiązane przez Strony we własnym zakresie, będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego wg. prawa polskiego.

4. Umowa sporządzona została w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

5. Integralną część Umowy stanowią:

Załącznik nr 1 – Wzór Protokół odbioru; Załącznik nr 2 – Oferta Wykonawcy;

Załącznik nr 3 – SOPZ;

Załącznik nr 4 - Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych (wzór);

Załącznik nr 5 - Odwołanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych (wzór). Załącznik nr 6 - Zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania.

BPR.PMT.25.43/2019 ZAŁĄCZNIK NR 3 do SIWZ

FORMULARZ OFERTY

Dane Wykonawcy:

.................................................................................................................................................

Tel…………….................... E-mail …………........……………...……………….

NIP: …………………..……………………….. REGON: …………………..…………………

KRS / CEiDG …………………………………………………………………. lub adres strony, z której Zamawiający może pobrać wydruk ………………………………………

W odpowiedzi na ogłoszenie na „Publiczne ogłoszenie o zamówieniu nr BPR.PMT.25.43/2019, dotyczące postępowania prowadzonego przez Polską Agencję Inwestycji i Handlu w trybie art. 138 o ustawy „Świadczenie usług hotelarskich, gastronomicznych oraz wynajmu sal konferencyjnych z wyposażeniem na potrzeby organizacji seminariów warsztatowych z Grantobiorcami“, składam/składamy niniejszą ofertę:

I KRYTERIUM CENA

Lp.	Przedmiot zamówienia	Cena brutto	Szacunkowa liczba osób	Cena brutto oferty (poz. II x III)
Punkt	I	II	III	IV
1.	nocleg ze śniadaniem 1 osoba/1 dzień		780
2.	nocleg ze śniadaniem 1 osoba/3 dni		780
3.	lunch/1 osoba / 1 dzień		780
4.	lunch/1 osoba/ 3 dni		780
5.	1 stacja kawowa bez ograniczeń z ciągłą dostępnością podczas warsztatów z uzupełnianiem brakujących składników/1 osoba / 1 dzień		780
6.	1 stacja kawowa bez ograniczeń z ciągłą dostępnością podczas		780

	posiedzenia z uzupełnianiem brakujących składników/1 osoba /3 dni
7.	obiadokolacja/1 osoba/dzień		780
8.	obiadokolacja/1 osoba/2dni		780
9.	Obiadokolacja w formie grilla /1 osoba/dzień		780
		Cena brutto za wynajem sali	Liczba dni	Xxxx brutto oferty (poz. II x III)
10.	sala konferencyjna wraz z wyposażeniem (nagłośnienie, multifony, mikrofony oraz obsługa techniczna, laptop, projektor, Internet, ekran, tablica flipchartowa, markery, odpowiednia ilość przedłużaczy/ listew z funkcją przeciwprzepięciową, dostęp do Internetu WiFi,) dla 65 osób		3
11.	poz. 9 pkt. IV x 12		3
12.	sala konferencyjna wraz z wyposażeniem dla 10 osób (ZAMÓWIENIE OPCJONALNE)		1
13.	sala konferencyjna wraz z wyposażeniem dla 10 osób (ZAMÓWIENIE OPCJONALNE)		3
		Liczba zleceń	Cena poz. 13 pkt. IV	Cena brutto oferty (poz. 14 - II x III)
14.	sala konferencyjna wraz z wyposażeniem dla 10 osób (ZAMÓWIENIE OPCJONALNE)	24
Łączna cena brutto (pkt. 2+4+6+8+9+11+14

Oferuję wykonanie całości przedmiotu zamówienia określonego w SOPZ (zamówienie podstawowe + zamówienie opcjonalne), za cenę brutto ……………………… zł (słownie: ), w tym:

1) Oferuję wykonanie zamówienia podstawowego za cenę brutto zł

(słownie ),

2) Oferuję wykonanie zamówienia opcjonalnego za cenę brutto… zł

(słownie ),

na którą to cenę składają się ceny jednostkowe wskazane w tabeli powyżej.

II. KRYTERIUM DOŚWIADCZENIE KOORDYNATORA:

OŚWIADCZAM, ŻE DO REALIZACJI ZAMÓWIENIA WYZNACZAM KOORDYNATORA

……………………….. (podać imię i nazwisko), który posiada doświadczenie w realizacji ……….

(podać liczbę) usług polegających na koordynacji organizacji minimum 2-dniowych szkoleń lub konferencji lub seminariów przeznaczonych dla minimum 50 osób.

1. Przedmiotowe zamówienie zobowiązuję/emy się wykonać zgodnie z wymaganiami określonymi w

„Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia nr BPR.PMT.25.43/2019”.

2. Oświadczam/y, że w cenie naszej oferty zostały uwzględnione wszystkie koszty wykonania zamówienia.

3. Oświadczam/y/, że zgodnie z postanowieniami art. 15 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia

16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tekst jednolity: z dnia 26 czerwca 2003 r. – Xx. X. Xx 000, xxx. 1503 z późn. zm.) żadna z oferowanych usług nie została wyceniona poniżej kosztów jej wytworzenia lub świadczenia a jej odsprzedaż nie następuje poniżej kosztów zakupu1.

4. Oświadczam/y, że zamówienie będzie realizowane samodzielnie, bądź przy współudziale podwykonawców, którzy będą realizowali następującą część zamówienia:

…………………………………………………………………………………………….

5. Oświadczam/y, że zapoznałem/liśmy się ze „Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia nr BPR.PMT.25.43/2019”, udostępnioną przez Zamawiającego i nie wnoszę/my do niej żadnych zastrzeżeń.

6. W razie wybrania mojej/naszej oferty zobowiązuję/zobowiązujemy się do podpisania umowy w miejscu i terminie określonym przez Zamawiającego.

7. Uważam/y się za związanego/ych niniejszą ofertą przez okres 60 dni od dnia upływu terminu składania ofert.

8. Pod groźbą odpowiedzialności karnej oświadczam/y, że załączone do oferty dokumenty opisują stan prawny i faktyczny aktualny na dzień upływu terminu składania ofert (art. 297 k.k.).

9. Oświadczam, że wypełniłem obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.

10. Oświadczamy, że:

1 dotyczy oferty składanej przez pośredników (np. organizatorów imprez lub konferencji, biur podróży lub agencji turystycznych);

oferta oraz załączniki do oferty są jawne i nie zawierają informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji

albo

następujące informacje w ofercie oraz załącznikach do oferty:

a) (w tym

miejscu należy podać rodzaj informacji lub nazwę dokumentu) zawarte na stronach (w tym

miejscu należy podać numery stron oferty lub nazwę załącznika do oferty i numery stron załącznika)

b) zawierają

informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. W pozostałej części oferta oraz załączniki do oferty są jawne i nie zawierają informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

11. Załącznikami do niniejszego formularza stanowiącymi integralną część oferty są: 1) .....................................................................................................

2) .....................................................................................................

3) .....................................................................................................

4) .....................................................................................................

5) .....................................................................................................

6) .....................................................................................................

Informujemy, że jesteśmy:

mikroprzedsiębiorstwem (przedsiębiorstwo, które zatrudnia mniej niż 10 osób, i którego roczny obrót lub roczna suma bilansowa nie przekracza 2.000.000 euro);

małym przedsiębiorstwem (przedsiębiorstwo, które zatrudnia mniej niż 50 osób, i którego roczny obrót lub roczna suma bilansowa nie przekracza 10.000.000 euro);

średnim przedsiębiorstwem (przedsiębiorstwo, które nie jest mikroprzedsiębiorstwem ani małym przedsiębiorstwem, i które zatrudnia mniej niż 250 osób, a którego roczny obrót nie przekracza

50.000.000 euro lub roczna suma bilansowa nie przekracza 43.000.000 euro); żadne z powyższych.

Informacje te wymagane są wyłącznie do celów statystycznych.

..............................., dn. ..............2019 r. .....................................................................

(podpis/y osoby/osób uprawnionej/ych)

BPR.PMT.25.43/2019 ZAŁĄCZNIK NR 4 do SIWZ

Oświadczenie wykonawcy

składane na podstawie art. 25a ust. 1 pkt 1 ustawy

DOTYCZĄCE SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

(pieczęć Wykonawcy)

Ja niżej podpisany/My niżej podpisani

.................................................................................................................................................

.................,

będąc upoważnionym/i/ do reprezentowania Wykonawcy:

.................................................................................................................................................

.................,

przystępując do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego przez Polską Agencję Inwestycji i Handlu w trybie art. 138o ustawy

na świadczenie usług hotelarskich, gastronomicznych oraz wynajmu sal konferencyjnych z wyposażeniem na potrzeby organizacji seminariów warsztatowych z Grantobiorcami

oświadczam, co następuje (nie należy usuwać poszczególnych pozycji z formularza oświadczenia):

INFORMACJA DOTYCZĄCA WYKONAWCY:

Oświadczam, że spełniam warunki udziału w postępowaniu określone przez Xxxxxxxxxxxxx w rozdziale VII SIWZ.

.................................., dn. ..................... 2019 r. .............................................................

(podpis/y osoby/osób uprawnionej/ych)

INFORMACJA W ZWIĄZKU Z POLEGANIEM NA ZASOBACH INNYCH PODMIOTÓW:

Oświadczam, że w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, określonych przez Zamawiającego w rozdziale VII SIWZ, polegam na zasobach następującego/ych podmiotu/ów:

………………………………………………………………………………………..

..…………………………………………………………………………………………………………

………….…………….……………………………………..…………….., w następującym zakresie:

…………………………………………………………..………………………………………………

……………………………………………………………………………...……………………………

……… (wskazać podmiot i określić odpowiedni zakres dla wskazanego podmiotu).

.................................., dn. 2019 r.

.............................................................

(podpis/y osoby/osób uprawnionej/ych)

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODANYCH INFORMACJI:

Oświadczam, że wszystkie informacje podane w powyższych oświadczeniach są aktualne i zgodne z prawdą oraz zostały przedstawione z pełną świadomością konsekwencji wprowadzenia zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji.

.................................., dn. ..................... 2019 r. .............................................................

(podpis/y osoby/osób uprawnionej/ych)

BPR.PMT.25.43/2019 ZAŁĄCZNIK NR 5 do SIWZ

Oświadczenie wykonawcy

składane na podstawie art. 25a ust. 1 pkt 1 ustawy

DOTYCZĄCE PRZESŁANEK WYKLUCZENIA Z POSTĘPOWANIA

(pieczęć Wykonawcy)

Ja niżej podpisany/My niżej podpisani

.................................................................................................................................................

.................,

będąc upoważnionym/i/ do reprezentowania Wykonawcy:

.................................................................................................................................................

.................,

przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego przez Polską Agencję Inwestycji i Handlu w trybie art. 138o ustawy na świadczenie usług hotelarskich, gastronomicznych oraz wynajmu sal konferencyjnych z wyposażeniem na potrzeby organizacji seminariów warsztatowych z Grantobiorcami,

oświadczam, co następuje (nie należy usuwać poszczególnych pozycji z formularza oświadczenia):

OŚWIADCZENIA DOTYCZĄCE WYKONAWCY:

1. Oświadczam, że nie podlegam wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust 1 pkt 12-23 ustawy.

.................................., dn. ..................... 2019 r. .............................................................

(podpis/y osoby/osób uprawnionej/ych)

Oświadczam, że zachodzą w stosunku do mnie podstawy wykluczenia z postępowania na podstawie art.

…………. ustawy (podać mającą zastosowanie podstawę wykluczenia spośród wymienionych w art. 24 ust. 1 pkt 12-23 ustawy). Jednocześnie oświadczam, że w związku z ww. okolicznością, na podstawie art. 24 ust. 8 ustawy podjąłem następujące środki naprawcze:

…………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………..………………

……………………………………………………………………………………………………………

………………………………

.................................., dn. ..................... 2019 r. .............................................................

(podpis/y osoby/osób uprawnionej/ych)

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODMIOTU, NA KTÓREGO ZASOBY POWOŁUJE SIĘ WYKONAWCA:

Oświadczam, że następujący/e podmiot/y, na którego/ych zasoby powołuję się w niniejszym postępowaniu, tj.: …………………………………………………………………….………………

(podać pełną nazwę/firmę, adres, a także w zależności od podmiotu: NIP/PESEL, KRS/CEiDG) nie podlega/ją wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.

.................................., dn. ..................... 2019 r. .............................................................

(podpis/y osoby/osób uprawnionej/ych)

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODWYKONAWCY NIEBĘDĄCEGO PODMIOTEM, NA KTÓREGO ZASOBY POWOŁUJE SIĘ WYKONAWCA:

Oświadczam, że następujący/e podmiot/y, będący/e podwykonawcą/ami:

……………………………………………………………………..….…… (podać pełną nazwę/firmę, adres, a także w zależności od podmiotu: NIP/PESEL, KRS/CEiDG), nie podlega/ą wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.

.................................., dn. ..................... 2019 r. .............................................................

(podpis/y osoby/osób uprawnionej/ych)

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODANYCH INFORMACJI:

.................................., dn. ..................... 2019 r. .............................................................

(podpis/y osoby/osób uprawnionej/ych)

BPR.PMT.25.18/2019

BPR.PMT.25.43/2019 ZAŁĄCZNIK NR 6 do SIWZ

WYKAZ USŁUG

Dot. wykazania spełniania warunku określonego w rozdziale VII SIWZ:

Lp.	Przedmiot usługi	Usługa polegała na zapewnieniu usług hotelarskich, gastronomicznych oraz wynajmu sal konferencyjnych z wyposażeniem dla minimum 20 osób TAK/NIE	Nazwa podmiotu, na rzecz którego wykonano usługę	Termin wykonania usługi od- do (dzień– miesiąc–rok)	Wartość zamówienia
1.
2.
3.
4.

* wypełnić właściwie

.................................., dn. 2019 r.

(podpis/y osoby/osób uprawnionej/ych

Document Metadata

Table of Contents

Zaproszenie do składania ofert

Document Metadata