oznaczenie sprawy: PN/06-2013/NMZ Załącznik nr 1 do SIWZ

oznaczenie sprawy: PN/06-2013/NMZ Załącznik nr 1 do SIWZ

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest wdrożenie Informatycznego Systemu do Zarządzania Praktykami Zawodowymi w UMCS w ramach projektu „Nowoczesny model zarządzania w UMCS” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 oraz jego utrzymanie przez okres 12 miesięcy.

I. WDROŻENIE SYSTEMU

1. Cel systemu.

1. Informatyczny System do Zarządzania Praktykami Zawodowymi w UMCS (nazywany dalej „System”) będzie służył, jako narzędzie do zarządzania praktykami zawodowymi realizowanymi na UMCS. Powinien umożliwiać zbieranie i przetwarzanie wybranych informacji oraz wspomagać obsługę procesów związanych z praktykami studenckimi.

2. Część ogólna.

1. Realizacja zamówienia obejmuje:

1. Przygotowanie szczegółowej koncepcji systemu z wyszczególnieniem konkretnych części wchodzących w skład systemu oraz jego wdrożenia,

2. Wdrożenie Systemu na podstawie zatwierdzonej koncepcji,

3. testy Systemu w UMCS,

4. szkolenia pracowników obsługi Systemu,

5. utrzymanie Systemu.

2. Dla potrzeb realizacji zamówienia Zamawiający udostępnia serwer, na którym Wykonawca dokona konfiguracji przygotowanego Systemu.

3. Przewidywany czas wdrożenia Systemu – do 7 miesięcy.

3. Ogólne wymogi techniczne/koncepcyjne

1. System powinien zostać wykonany z zastosowaniem najlepszych praktyk wytwarzania oprogramowania oraz w zgodności z najnowszymi standardami przemysłowymi i praktykami;

2. Użytkownikami Systemu będą studenci UMCS, pracownicy uczelni będący opiekunami praktyk na poszczególnych wydziałach, pracownicy dziekanatów oraz Pracodawcy zarejestrowani w Bazie Pracodawców Systemu.

3. System powinien być podzielony na następujące moduły: informacje, administracja, opiekun praktyk, dziekanat oraz student;

4. Dostęp poszczególnych użytkowników Systemu do określonych modułów zostanie ustalony i opisany podczas opracowywania szczegółowej koncepcji wdrożenia systemu.

5. System, jako służący do przetwarzania danych osobowych, powinien posiadać, wymagane przepisami prawa, zabezpieczenia uniemożliwiające nieuprawnionym użytkownikom dostęp do innych modułów, w szczególności zapewniać dostęp do danych uprawnionych użytkowników poprzez proces logowania oparty na indywidualnych identyfikatorach oraz hasłach dostępu zbudowanych z co najmniej 8 znaków, w tym małych i wielkich liter, cyfr lub znaków specjalnych.

6. System musi być dostępny online.

7. System musi zostać zintegrowany z bazą danych (Oracle) Uczelnianego Systemu Obsługi Studiów (USOS).

   1. Migracja danych z bazy danych systemu USOS powinna następować przy pomocy skryptu migratora danych systemu USOS

   2. Zamawiający dostarczy Wykonawcy pliki konfiguracyjne i skrypty migratora oraz schemat migracji danych, na podstawie których Wykonawca opracuje i skonfiguruje narzędzie migratora danych pomiędzy bazami USOS i Systemu Praktyk.

   3. Migracja danych odbywać się będzie w odstępach czasu określonych na etapie wdrażania systemu (opracowania koncepcji wdrożenia systemu).

   4. Wymiana danych pomiędzy powyższymi systemami będzie obustronna.

      1. Migrator powinien umożliwić przekazanie z Systemu Praktyk do Systemu USOS danych np. o podjęciu praktyki przez studenta, miejscu praktyki, dacie początku i końca praktyki, jej zakończeniu, itp.

      2. Migrator powinien umożliwiać przekazanie do Systemu USOS do Systemu Praktyk takich danych jak np: informacje dotyczące studentów UMCS (w tym dane osobowe), itp.,

8. System musi zostać zintegrowany z istniejącym i działającym na UMCS systemem single sign-on (system musi współpracować z Jasig CAS- Central Authentication Service).

9. System powinien być zgodny z zapisami Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r o ochronie danych osobowych, w tym powinien rejestrować i udostępniać: datę pierwszego wprowadzenia danych, identyfikator użytkownika wprowadzającego dane, informację: komu, kiedy i w jakim zakresie dane zostały udostępnione (jeśli przewidziane jest udostępnianie danych innym podmiotom), sprzeciw, o którym mowa w art. 32 ust. 1 pkt 7 ustawy o ochronie danych osobowych, po jego uwzględnieniu oraz sprzeciw określony w art. 32 ust. 1 pkt 8 ustawy, źródło pochodzenia danych (jeżeli nie pochodzą od osoby, której one dotyczą) oraz pisemny raport zawierający treść danych o każdej osobie, której dane są przetwarzane. Data pierwszego wprowadzenia danych oraz identyfikator użytkownika je wprowadzającego muszą odnotowywać się automatycznie. System powinien również pamiętać historię operacji wykonanych na danych.

4. Zasoby sprzętowo-systemowe udostępniane przez Zamawiającego Wykonawcy do realizacji zamówienia.

   1. Zamawiający udostępni Wykonawcy konto hostingowe z domeną uczelnianą na serwerze UMCS o następujących parametrach:

1. od 2GB do 20GB pojemności sumarycznie na stronę i bazę,

2. system operacyjny LINUX

3. baza mysql lub postgresql

4. strona cpanel do zarządzania kontem domenowym przez przeglądarkę internetową

5. certyfikat SSL dla domeny jeżeli będzie potrzebny

6. dedykowany publiczny adres ip

5. Prawa autorskie do Systemu.

   1. Wykonawca udzieli zgody Zamawiającemu na dowolne wykorzystanie rezultatów zrealizowanego zamówienia, w szczególności udostępni i przekaże kody źródłowe wykonanego Systemu,

   2. Wykonawca przeniesie na Zamawiającego całość nieograniczonych czasowo i terytorialnie autorskich praw majątkowych do Systemu będącego przedmiotem zamówienia, oraz jego wszelkich modyfikacji, usprawnień, uaktualnień, uzupełnień, poprawek, nowych wersji, updatów, upgradów, patchy, łącznie z wyłącznym prawem do udzielania zezwoleń na wykonywanie zależnego prawa autorskiego, do nieograniczonego w czasie korzystania i rozporządzania przedmiotem umowy.

   3. W momencie podpisania protokołu odbioru Systemu przez Strony Umowy, Wykonawca przenosi na Zamawiającego nieograniczone czasowo i terytorialnie autorskie prawa majątkowe do Dokumentacji dotyczącej wdrożonego Systemu.

6. Zakres prac związanych ze szczegółową analizą funkcjonalną systemu:

   1. W ramach wdrożenia systemu Wykonawca przeprowadzi analizę funkcjonalną systemu informatycznego.

   2. Analiza funkcjonalna będzie uwzględniała niezbędne procedury i procesy biznesowe, jakie będą zachodziły podczas prac nad systemem.

   3. Na podstawie analizy powstanie projekt funkcjonalny modułów Systemu uwzględniający dobre praktyki software usability i web usability.

   4. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia koncepcji funkcjonowania Systemu w siedzibie Zamawiającego.

   5. W trakcie realizacji zamówienia w siedzibie Zamawiającego organizowane będą cykliczne spotkania z Wykonawcą w celu monitorowania postępów realizacji zamówienia oraz konsultacji poszczególnych jego elementów. Terminy spotkań zostaną ustalone przez Xxxxxxxxxxxxx w porozumieniu z Wykonawcą.

   6. Wykonawca opracuje harmonogram prac, zgodnie z którym realizowane będzie zamówienie.

   7. Odbiór poszczególnych etapów prac potwierdzony zostanie protokołem odbioru.

   8. Wykonawca przekaże Zamawiającemu zarówno wersję papierową jak i elektroniczną opracowanej Szczegółowej Koncepcji Systemu.

7. Opis modułów Systemu:

1. Moduł Informacje:

   1. Dostęp do modułu będą mieli wszyscy użytkownicy systemu.

   2. Zadaniem tego modułu jest polityka informacyjna Uczelni w sprawie organizacji, przebiegu oraz warunków zaliczenia praktyk jak również zamieszczone są tutaj wymagania wobec Pracodawców chętnych do podjęcia współpracy z Uczelnią.

   3. W module zawarte będą wszystkie najważniejsze akty prawne regulujące odbywanie praktyk w ramach UMCS.

   4. Możliwość edytowania treści zawartych w tym module posiadać będzie wskazany pracownik UMCS.

   5. W przypadku zmiany aktów prawnych prezentowanych w systemie musi istnieć możliwość zamieszczania w module aktualnie obowiązujących przepisów.

2. Moduł administracja

   1. Dostęp do modułu będą mieć pracownicy administrujący Systemem.

   2. Moduł powinien posiadać opisane funkcjonalności oraz dostarczać wsparcie dla procesów biznesowych i opracowanych procedur. W szczególności powinien umożliwiać:

      1. Wspomaganie pracy związanej z obsługą praktyk.

         1. Dodawanie, usuwanie i edytowanie dokumentów (x.xx. regulaminów praktyk realizowanych na poszczególnych wydziałach UMCS, itp) przez pracowników administracyjnych Systemu.

         2. Dodawanie i usuwanie umów o praktykę.

            1. Umowy powinny być gotowymi szablonami.

            2. System musi ponadto umożliwić uzupełnienie szablonu umowy poprzez generowanie w odpowiednich miejscach dokumentu danych osób odbywających praktykę, danych Pracodawcy, danych opiekuna studenta ze strony Pracodawcy, itp.

            3. Po uzupełnieniu umowy system musi umożliwić wygenerowanie jej do pliku PDF oraz wydrukowanie.

         3. Zarządzanie informacją o studentach odbywających praktyki (np. dane studenta, dane pracodawcy, terminy praktyk, dane kontaktowe).

         4. Badanie satysfakcji i efektywności praktyk na podstawie automatycznie generowanych ankiet wypełnianych przez pracodawcę (ankiety zostaną opracowane w trakcie wdrażania systemu). Wszystkie informacje zapisane w bazie w każdej chwili będą mogły zostać wyeksportowane do np. arkusza kalkulacyjnego celem dalszej analizy.

      2. Budowę treści ankiet rozsyłanych do pracodawców i praktykantów. Pytania ankietowe mogą być pytaniami jednokrotnego wyboru, wielokrotnego wyboru lub pytaniem otwartym. Odpowiedzi na pytania otwarte nie muszą być eksportowane do raportów, arkusza kalkulacyjnego etc.

      3. Zarządzanie informacją (wprowadzanie, weryfikowanie, modyfikacja, usuwanie danych) o wydziałach, kierunkach studiów oraz nowych specjalnościach.

      4. Zarządzanie bazą danych pracodawców oraz ofert praktyk i staży.

      5. Dodawanie nowych pojęć, definicji i informacji do słownika przedstawionego w module.

      6. Zarządzanie pozostałymi danymi słownikowymi zidentyfikowanymi podczas analizy funkcjonalności przedstawionej przez Wykonawcę.

      7. Wspomaganie analizy i kontroli jakości praktyk.

         1. Monitoring terminów zakończenia praktyk.

         2. Automatyczne rozsyłanie ankiet ewaluacyjnych do pracodawców – ankiety wypełniane online.

      8. Moduł ten powinien posiadać dostęp do edytowania wszystkich danych zarejestrowanych w systemie (z wyłączeniem ankiet studentów i pracodawców oraz zestawień wygenerowanych na ich podstawie).

      9. Moduł powinien posiadać narzędzie do wykonywania kopii zapasowych danych systemu.

3. Podmoduł: Analizy i raporty.

   1. Moduł dostępny będzie wyłącznie dla użytkowników modułu Administracja oraz użytkowników modułu Dziekanat.

   2. Pozwala na generowanie zestawień, raportów na podstawie zebranych danych (pozyskanych z ankiet ewaluacyjnych) z możliwością wyboru kryteriów analizy.

   3. Zestawienie powinno być generowane do innych formatów (np. Excel lub innych).

   4. System powinien dawać możliwość generowania zestawień statystycznych (np. ilość umów podpisanych z konkretnym pracodawcą w danym interwale czasowym, ilość umów ogółem zawartych pomiędzy Pracodawcami a Zamawiającym w danym interwale czasowym, itp.), pozwalających na ich dalszą analizę porównawczą.

   5. System musi umożliwiać wydruk raportów wygenerowanych na podstawie ankiet ewaluacyjnych.

4. Moduł Opiekun praktyk.

   1. Moduł przeznaczony jest dla zalogowanych pracowników UMCS.

   2. Moduł musi umożliwiać Opiekunom Praktyk dokonanie akceptacji bądź odrzucenia praktyki wybranej przez studenta, a także oznaczenia praktyki w systemie. Informacja ta automatycznie staje się widoczna w odpowiednim panelu z Module Dziekanat.

   3. W przypadku odrzucenia praktyki System musi wymuszać konieczność zamieszczenia informacji o powodach jej odrzucenia (odniesienie do odpowiedniego pola). W przypadku niepodania powodów odrzucenia praktyki System nie daje możliwości przejścia do następnego kroku.

   4. Moduł umożliwia dostęp Opiekunom Praktyk do dziennika praktyk prowadzonego podczas praktyki przez studenta. Przy pomocy aplikacji – „dziennik praktyk” Opiekun praktyk będzie dokonywał akceptacji odbytej przez studenta praktyki.

   5. Dziennik praktyk – jest aplikacją, w której zawarte są m. in. dane na temat praktyki studenta, jej harmonogramu, zakresu zadań realizowanych podczas praktyki oraz ocen praktyki. Dane te są modyfikowalne przez studenta oraz przez opiekuna praktyki (w zakresie przyznanych mu uprawnień).

   6. Dziennik praktyk powinien być w pełni modyfikowalny (szablon dokumentu) na poziomie modułu Administracja, na wypadek konieczności wprowadzenia zmian w związku z nowelizacją wewnętrznych zarządzeń w UMCS.

   7. Akceptacja praktyki studenta w Dzienniku Praktyk (np. odznaczenie pola „Akceptacja praktyki przez Opiekuna Praktyk”) musi zostać przekazana do modułu Dziekanat. Informacja o zaliczeniu bądź braku zaliczenia praktyki powinna być widoczna przy Nazwisku studenta w module Dziekanat.

   8. Moduł musi dawać Opiekunowi Praktyk możliwość dokonania końcowej oceny praktyki odbytej przez studenta, która zostaje obsłużona przez moduł Administracja w celach statystycznych. Ocena będzie miała charakter opisowy i powinna być wpisywana w wydzielonym polu tekstowym przy praktyce każdego studenta.

5. Moduł Dziekanat.

   1. Moduł przeznaczony jest dla zalogowanych pracowników UMCS.

   2. W ramach modułu musi powstać Baza Pracodawców, z możliwością edycji istniejących wpisów oraz uzupełniania bazy o nowych pracodawców. Raz wprowadzony pracodawca powinien znajdować się w Bazie a System musi umożliwiać zaciąganie (transport) jego danych do szablonu umowy o praktykę.

   3. Utrzymanie Bazy Pracodawców (dodawania i usuwania zdublowanych pracodawców) powinna następować z modułu Administracja oraz Dziekanat.

   4. Moduł musi dodatkowo umożliwiać kontrolę nad przepływem dokumentów na drodze Dziekanat – student. Pracownicy obsługujący moduł dostają alert o pozytywnym bądź też negatywnym zakończeniu praktyki, będący podstawą ostatecznego zaliczenia bądź też nie zaliczenia odbytej praktyki studenckiej. Alert generowany jest na podstawie informacji od Opiekuna Praktyk, która zapisana zostanie w module Opiekun Praktyk.

   5. W przypadku braku informacji o zatwierdzeniu w Systemie odbycia praktyki przez studenta (np. w sytuacji kiedy Opiekun Praktyk nie odznaczy odpowiedniego pola w module Opiekun Praktyk) System musi umożliwiać użytkownikom modułu Dziekanat akceptację tej praktyki (pola akceptacji praktyki w module Opiekun Praktyk i w module Dziekanat muszą być powiązane wzajemnymi zależnościami).

6. Moduł Student.

   1. Moduł przeznaczony jest dla zalogowanych studentów.

   2. Moduł musi umożliwiać studentowi wprowadzenie do Systemu wybranej praktyki poprzez przeszukiwanie Bazy Pracodawców i wybranie z niej danego Pracodawcy.

   3. Jeśli w Bazie nie znajduje się pracodawca, u którego student zamierza odbyć praktykę, Baza musi dawać możliwość wpisania przez studenta dodatkowego pracodawcy. W tym celu niezbędne będzie odpowiednie narzędzie (pole, formularz) umożliwiające wpisanie wszystkich niezbędnych danych teleadresowych.

   4. Ponadto w ramach modułu student prowadzi dziennik praktyk oraz dokonuje końcowej ewaluacji praktyki, która zostaje obsłużona przez moduł Administracja w celach statystycznych.

7. Elementy Systemu umożliwiające Pracodawcy dostęp do badań ewaluacyjnych praktyki.

   1. Po zakończeniu praktyki przez studenta Opiekun Studenta ze strony Pracodawcy (wskazany w umowie) otrzymuje na skrzynkę mailową wygenerowany przez System jednorazowy „unikalny link” przekierowujący go do odpowiedniej ankiety ewaluacyjnej danej praktyki.

   2. Link ma dawać Opiekunowi Studenta dostęp tylko do ankiety ewaluacyjnej.

   3. Po wypełnieniu ankiety Opiekun Studenta akceptuje ją a system dokonuje jej automatycznego zapisania w odpowiednim katalogu w module Administracja.

   4. Akceptacja ankiety przez Opiekuna Studenta jest równoznaczna z odebraniem mu możliwości jej edycji. W przypadku ponownego kliknięcia w „unikatowy” link System musi automatycznie uniemożliwiać ponowne wypełnienie ankiety.

   5. Zakończona ewaluacja (wypełniona ankieta) będzie dostępna zarówno dla modułu Administracja jak i modułu Opiekun Praktyk.

8. Sposoby rejestracji oraz logowania do Informatycznego Systemu Wsparcia Praktyk.

   1. Logowanie do Systemu odbywa się poprzez wejście menu logowania, dostępne z zakładce „Logowanie”.

   2. Pierwszym krokiem logowania do Systemu jest wskazanie właściwego użytkownika systemu z katalogu użytkowników (dostępni użytkownicy - student, pracownik, opiekun praktyk, pracodawca).

   3. Po wyborze odpowiedniej roli System odsyła do właściwego menu, w którym użytkownicy zobligowani są do podania loginu i hasła dostępu do Systemu.

   4. Nadawanie uprawnień do Systemu użytkownikowi „Student”:

      1. System zaciąga dane z zewnętrznej Bazy danych studentów.

      2. Po wyborze użytkownika „Student” osoba logująca się do systemu podaje we wskazanym automatycznie menu login (numer PESEL) oraz hasło testowe (numer indeksu studenckiego).

   5. Rejestracja użytkownika „Pracownik” oraz użytkownika „Opiekun praktyk” w Systemie:

      1. Pracownik administracyjny Systemu nadaje uprawnienia w ramach tych dwóch grup użytkowników na podstawie otrzymanej dyspozycji (pisma Dziekana Wydziału wskazujące osoby do obsługi Systemu).

      2. Administrator systemu po zweryfikowaniu informacji wskazanych w dyspozycji Dziekana przesyła na podany adres mailowy pracownika informacje o nadanych prawach dostępu do Systemu (login - adres mailowy, hasło testowe – ciąg znaków).

   6. Prawa dostępu do Systemu może nadawać tylko pracownik oddelegowany do administracyjnej obsługi systemu lub osoba wskazana przez niego w zastępstwie.

   7. Po pierwszym, udanym logowaniu do Systemu wymusza on na każdym użytkowniku (student, pracownik, opiekun praktyk) zmianę hasła. W przeciwnym wypadku użytkownik nie będzie miał możliwości dalszego korzystania z Systemu.

   8. Pierwsze logowanie równoznaczne jest z akceptacją nadanych uprawnień dopasowanych do roli w Systemie.

   9. Raz nadane uprawnienia nie mogą być samodzielnie zmieniane przez jakąkolwiek ze stron poza pracownikami zajmującymi się obsługą kont użytkowników Systemu lub osobami przez niewskazanymi.

   10. Po 30 dniach od pierwszego logowania System wymusza zmianę hasła użytkownika.

   11. W przypadku braku zmiany hasła System blokuje dostęp do modułów.

9. Dokumentacja techniczna:

   1. Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia pełnej dokumentacji technicznej Systemu umożliwiającej ewentualny dalszy samodzielny rozwój Systemu.

10. Szkolenia

    1. Wykonawca zobowiązany jest do:

       1. Przeprowadzenia szkolenia stacjonarnego wybranych 40 pracowników UMCS z zakresu obsługi Systemu w wymiarze pozwalającym na przyswojenie obsługi przez pracowników.

       2. Przeprowadzenia szkolenia z zakresu instalacji, konfiguracji, utrzymania ciągłości pracy Systemu i obsługi sytuacji awaryjnych związanych z Systemem dla kilku pracowników oddelegowanych do jego obsługi.

       3. Wszystkie szkolenia będą odbywały się w siedzibie Zamawiającego lub w innym miejscu wskazanym przez niego.

       4. Wykonawca zapewni materiały szkoleniowe oraz instrukcje stanowiskowe dla wszystkich uczestników szkolenia i przekaże prawa autorskie do tych materiałów.

II. UTRZYMANIE SYSTEMU.

1. Wykonawca zobowiązany jest do utrzymania Systemu do upływu 12 miesięcy liczonych od daty podpisania protokołu odbioru wdrożenia Systemu. Celem utrzymania Systemu jest zapewnienie pierwotnie określonej jego funkcjonalności oraz uzyskanie nowych funkcjonalności niezbędnych z uwagi na cel Zamówienia, a także funkcjonalności podnoszących użyteczność Systemu.

2. W ramach utrzymania Systemu Wykonawca będzie w szczególności:

   1. Stale monitorował krytyczne parametry pracy Systemu, przy czym przez krytyczne parametry pracy Systemu należy rozumieć parametry, których zmiana może skutkować lub będzie skutkować powstaniem Błędu Krytycznego.

   2. Usuwał błędy systemu na zasadach określonych w załączniku nr 3 do Umowy.

   3. Dostosowywał System do zmieniających się przepisów prawa na żądanie Zamawiającego.

   4. Na wniosek Xxxxxxxxxxxxx dostosowywał System do zmian organizacyjnych na Uniwersytecie.

   5. Udzielał pomocy administratorom Systemu poprzez utrzymywanie w języku polskim centrum wsparcia czynnego w dni robocze w godzinach 9.00-17.00 (help-desk: zdalną obsługę zgłoszeń błędów pojawiających się w codziennej pracy, wsparcie w czynnościach wykonywanych okresowo, telefoniczne konsultacje z użytkownikami).

   6. Udzielał porad wskazanym przedstawicielom Zamawiającego a w szczególności administratorom w zakresie niezbędnym do obsługi Systemu po zmianach wprowadzonych przez Wykonawcę, o których mowa w punktach powyżej. Wykonawca zobowiązany jest do oddelegowania Konsultanta na każde żądanie Zamawiającego poprzedzone 48 godzinnym zgłoszeniem, jeśli poprzednie działania Wykonawcy nie rozwiązały zaistniałego problemu w funkcjonowaniu Systemu.

   7. Dostarczał nowe wersje Oprogramowania będącego przedmiotem licencji oraz narzędzia i procedury używane przy zmianie wersji na nowszą.

   8. Zapewniał wykwalifikowany zespół serwisowy złożony z doświadczonych konsultantów.

   9. Rozliczał utrzymanie Systemu z dokładnością do pojedynczej godziny.

3. W ramach opłaty ryczałtowej:

   1. Monitorowanie krytycznych parametrów Systemu.

   2. Poprawianie błędów.

   3. Zmiany wynikające ze zmian w przepisach prawa.

4. W ramach utrzymania Wykonawca musi zapewnić pulę dniówek (25 dniówek rocznie) pracy konsultantów – w ramach puli:

   1. Konsultacje.

   2. Modyfikacje Systemu.

5. Wykonawca zobowiązuje się do usunięcia w ramach gwarancji działania Systemu negatywnych skutków będących wynikiem modyfikacji, wprowadzonych przez Wykonawcę do Systemu,.

8