SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (SOPZ)
ZFE-II.042.2.18.2020 Zał. Nr 1 do Umowy
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (SOPZ)
I. Przedmiot Zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi polegającej na zorganizowaniu, przeprowadzeniu i obsłudze szkolenia on-line dla partnerstwa pn. Kielecki Obszar Funkcjonalny, w zakresie: Prawidłowego zamykania projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej.
Szkolenie współfinansowane jest ze środków Unii Europejskiej w ramach „Dotacji na wsparcie działania podmiotu realizującego ZIT ze środków POPT 2014-2020, w latach 2020-2022”.
Opis usługi objętej zamówieniem stanowi Załącznik nr 1 do Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia.
II. Zasady przeprowadzenia procedury zamówienia
1. Zamówienie realizowane jest na podstawie art. 138o Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2019 r. poz.1843 j.t.).
2. Zamawiającym jest Gmina Xxxxxx, Xxxxx 0, 00-000 Xxxxxx, NIP: 000-000-00-00, REGON: 291009343. Osobą wyznaczoną do kontaktów roboczych jest Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx 41 36 76 705, xxxxxx.xxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx.
Zamówienie jest finansowane ze środków Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi, Biura Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych w ramach „Dotacji na wsparcie działania podmiotu realizującego ZIT ze środków POPT 2014-2020, w latach 2020-2022”.
3. Oferta może być złożona przez każdy podmiot, o ile nie występują wobec niego przesłanki opisane w art. 24 ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Oferta powinna zawierać wszystkie elementy zamówienia, zostać sporządzona na załączonym formularzu i być dostarczona do dnia 24.09.2020 r.
4. Dopuszczalne jest złożenie oferty osobiście w siedzibie Zamawiającego lub w formie elektronicznej, bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego na adres: xxxxxx.xxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx, wyłącznie w przypadku podania pełnych danych rejestrowych (nazwa, adres, NIP, REGON) podmiotu. Oferty nie spełniające tego warunku zostaną odrzucone. Z oceny ofert sporządzony zostanie protokół.
5. Zamawiający nie dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.
6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.
7. Oferty złożone, są wiążące dla Oferenta przez okres 30 dni. Podpisanie Umowy nastąpi w ciągu 7 dni roboczych od momentu rozstrzygnięcia postępowania. Należność za prawidłowo wykonane zamówienie nastąpi wyłącznie przelewem w ciągu 14 dni kalendarzowych od momentu dostarczenia do Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi Urzędu Miasta Kielce prawidłowo wystawionej faktury VAT.
8. Dane do faktury:
Nabywca: Odbiorca:
Gmina Kielce Urząd Miasta Xxxxxx
Xxxxx 0 Xxxxx 0
00-000 Xxxxxx 00-000 Xxxxxx
NIP 000-000-00-00
9. Oferowana cena obejmuje wynagrodzenie za wykonaną usługę oraz wszelkie koszty poniesione przez Wykonawcę.
10. Kryteria wyboru:
Cena – 50%; doświadczenie w świadczeniu usług szkoleniowych – 50%.
III. Warunki udziału w postępowaniu
Świadczenie usługi szkoleniowej w zakresie: Prawidłowego zamykania projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej;
Wykonawcy ubiegający się o zamówienie muszą posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponować potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, w szczególności muszą spełniać poniższe warunki (trener wskazany przez nich do przeprowadzenia szkolenia):
− doświadczenie trenera w świadczeniu usługi szkoleniowej w ww. zakresie - przeprowadzonych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert co najmniej 3 podobnych usług w zakresie, na który składana jest oferta; za usługę podobną uważa się świadczenie usług szkoleniowych w ww. zakresie w wymiarze co najmniej 10 godzin lekcyjnych na rzecz jednego zamawiającego – potwierdzonych w Wykazie wykonanych usług stanowiącym Załącznik nr 1 do Oferty.
IV. Wybór najkorzystniejszej oferty
1. Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną odrzucone przez Xxxxxxxxxxxxx.
2. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie:
Kryterium | Znaczenie procentowe kryterium | Maksymalna liczba punktów, jakie może otrzymać oferta za dane kryterium |
Cena usługi* [C] | 50% | 50 pkt |
Doświadczenie trenera [D] | 50% | 50 pkt |
* Cena brutto to cena jaką zamawiający będzie zobowiązany ponieść w związku z realizacją niniejszej usługi.
Zasady oceny kryterium "Cena usługi" (C).
Premiowana będzie najniższa cena. W przypadku tego kryterium, oferta najtańsza niepodlegająca odrzuceniu otrzyma 50 pkt., oferty droższe otrzymają proporcjonalnie mniej punktów. Punkty za kryterium cena będą obliczone wg poniższego wzoru:
Najniższa cena brutto spośród badanych ofert
C =
Cena brutto badanej oferty
x 50 pkt
gdzie:
C – ilość punktów w kryterium „cena” 1 pkt= 1 %
Zasady oceny kryterium "Doświadczenie” (D):
Preferowani będą Wykonawcy, którzy posiadają największe doświadczenie w ciągu ostatnich trzech lat w świadczeniu usług w zakresie, na który składana jest oferta. Wykonawca (trener/trenerzy wskazany/i przez niego do wykonania zamówienia), który wykaże największe doświadczenie (poparte wykazem wykonanych usług
i dokumentami potwierdzającymi ich należyte wykonanie) otrzyma 50 pkt. Wykazane usługi szkoleniowe nie poparte referencjami, należycie nieudokumentowane nie będą podlegały ocenie.
Oferta z największą liczbą usług otrzymuje 50 pkt, a punkty dla pozostałych ofert obliczane będą wg wzoru:
D =
gdzie:
Doświadczenie trenera/trenerów badanej oferty (liczba usług)
x 50 pkt
Doświadczenie trenera/trenerów najkorzystniejszej oferty (liczba usług)
D – ilość punktów w kryterium „doświadczenie” 1 pkt= 1 %
Przez doświadczenie trenera/trenerów rozumie się sumę przeprowadzonych usług wskazanych w wykazie
„Załącznik nr 1 do oferty” dla wszystkich pięciu szkoleń.
Ostateczna ocena punktowa oferty:
1) Wykonawca maksymalnie może zdobyć 100 pkt. Liczba punktów wynikająca z działań matematycznych będzie zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku.
2) Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, nie podlegająca odrzuceniu, która po zsumowaniu punktów przyznanych w poszczególnych podkryteriach otrzyma największą liczbę punktów. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z ceną niższą.
Załącznik nr 1 do SOPZ
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Informacje wyjściowe.
Zamawiający jest Liderem Porozumienia określającego zasady współpracy przy przygotowaniu i realizacji instrumentu Zintegrowane Inwestycje Terytorialne Kieleckiego Obszaru Funkcjonalnego, podpisanego przez Miasto Kielce, Gminę i Miasto Chęciny, Miasto i Gminę Chmielnik, Miasto i Gminę Daleszyce, Gminę Górno, Gminę Masłów, Gminę Miedziana Góra, Miasto i Gminę Morawica, Gminę Piekoszów, Gminę Sitkówka-Nowiny, Gminę Strawczyn oraz Gminę Zagnańsk.
Na terenie Kieleckiego Obszaru Funkcjonalnego realizowane są projekty współfinansowane z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 2014-2020.
2. Opis zadania
Świadczenie usługi szkoleniowej w zakresie: Prawidłowego zamykania projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej;
A. Grupa docelowa, cel szkolenia i minimalny zakres szkolenia on-line:
LP. | Temat szkolenia | Grupa szkolenio wa/ docelowa | Cel szkolenia | Minimalny zakres programowy szkoleń | Liczba godzin szkole - niowych | Przewidywan a liczba uczestników szkolenia |
1 | Prawidłowe zamykanie projektów współfinanso wanych ze środków Unii Europejskiej | Beneficje nci projektów ZIT (EFS i EFRR) na terenie KOF | Cel szkolenia: wzmocnienie kompetencji beneficjentów realizujących projekty ZIT, współfinansowa ne z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Europejskiego Funduszu Społecznego z zakresu prawidłowego zamykania projektów współfinansowa nych z UE | ▪ Cel szkolenia to wyposażenie uczestników w specjalistyczną wiedzę i praktyczne umiejętności w zakresie: - głównych zobowiązań Beneficjentów wynikających z Umowy o dofinansowanie; - wskaźników realizacji celów projektu; - monitorowania obszarów szczególnego ryzyka; - zasad rozliczenia końcowego projektu; - kontroli na zakończenie projektu; - monitorowania projektu w okresie jego trwałości; - monitorowania dochodowości projektów; - korekt finansowych; ▪ Główne zobowiązania Beneficjenta w kontekście zamykania projektu współfinansowanego ze środków UE w latach 2014-2020; ▪ Rozliczenie końcowe projektu w perspektywie finansowej 2014- 2020. | 14 godzin zegarowych (2 dni po 7 godzin zegarowych) | do 20 os. |
B. Zasady świadczenia usługi szkolenia on-line:
1. Wykonawca będzie bezpośrednio odpowiedzialny za przygotowanie, przeprowadzenie i obsługę szkolenia on-line, zapewnienie materiałów szkoleniowych oraz pomocy szkoleniowych, zapewnienie trenera na szkolenie, oraz osoby będącej koordynatorem szkoleń. Osoba ta musi być dostępna w celu zapewnienia prawidłowej organizacji zajęć.
Wykonawca powinien zorganizować szkolenie w pełnym zakresie tj. honorarium dla trenera, materiały szkoleniowe w formie elektronicznej z możliwością pobrania i wydruku, certyfikaty dla uczestników, wygenerowaniem listy obecnych osób na szkoleniu; pokrycia wszelkich kosztów związanych z techniczną stroną realizacji szkolenia on-line – realizacja szkolenia z wykorzystaniem narzędzi/ platform ogólnodostępnych i bezpłatnych, których zainstalowanie na komputerze uczestnika nie będzie się wiązało z żadnymi dodatkowymi kosztami uczestnictwa w szkoleniu; ankiety oceny szkolenia.
Szkolenie prowadzone interaktywnie w czasie rzeczywistym z możliwością zadawania pytań prowadzącemu w czasie rzeczywistym on-line na czacie przez uczestników szkolenia, każdy uczestnik szkolenia on-line widzi na ekranie komputera prezentację multimedialną oraz trenera, realizującego szkolenie, ankieta oceny szkolenia on- line, raport podsumowujący szkolenia. Przed szkoleniem każdy uczestnik szkolenia on-line otrzyma dostęp do pokoju szkoleniowego on-line.
Wykonawca przygotuje i przekaże Zamawiającemu pocztą elektroniczną do akceptacji następujące materiały służące realizacji zamówienia:
⮚ w terminie do 10 dni roboczych po podpisaniu umowy:
• harmonogram z proponowanymi terminami szkolenia. Wykonawca przedstawi co najmniej trzy propozycje terminów,
• wskazanie narzędzia on-line/ platformy on-line za pomocą, którego realizowane będzie szkolenie,
⮚ najpóźniej 10 dni kalendarzowych przed zaakceptowaną datą szkolenia:
▪ szczegółowy program szkolenia wraz ze wskazaniem nazwiska trenera;
▪ materiały szkoleniowe on line służące realizacji szczegółowego programu szkolenia -
materiały muszą mieć atrakcyjną formę merytoryczną i wizualną. Mogą to być minimum prezentacje. Przygotowane materiały powinny wskazywać na dobre przykłady, dobre praktyki, które mogą być wykorzystywane przez uczestników szkoleń.
Zamawiający dokona weryfikacji materiałów w ciągu 3 dni roboczych od ich otrzymania i zgłosi Wykonawcy ewentualne uwagi. Wykonawca wprowadzi poprawki do powyższych materiałów w ciągu 3 dni roboczych od dnia przekazania uwag przez Xxxxxxxxxxxxx. W sytuacji, gdy przedstawione materiały w dalszym ciągu będą wymagały poprawy, Zamawiający zgłosi Wykonawcy kolejne uwagi. Wykonawca jest zobowiązany przygotować ostateczne (tj. uwzględniające wszystkie uwagi Zamawiającego) wersje materiałów nie później niż 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem szkolenia.
Zamawiający będzie przesyłał uwagi do materiałów oraz dokonywał akceptacji dokumentów pocztą elektroniczną.
▪ wzór ankiety ewaluacyjnej - ankieta powinna oceniać, w skali od 1 do 5 (1- ocena bardzo niska, 2- ocenia niska, 3- ocena przeciętna, 4- ocena wysoka, 5- ocena bardzo wysoka), minimum następujące elementy szkolenia: program i metody szkoleniowe, zdobycie nowej wiedzy przez uczestnika, przydatność szkolenia, zgodność materiałów szkoleniowych z programem, kompetencje trenera, stopień realizacji programu szkolenia, organizację szkolenia. Wzór ankiety zostanie opracowany przez Wykonawcę i przekazany do zatwierdzenia przez Zamawiającego przed rozpoczęciem szkolenia;
C. Harmonogram i organizacja szkoleń:
▪ Szkolenie będzie 2 dniowe, minimum po 7 godzin zegarowych dziennie, w godzinach ustalonych z Zamawiającym;
▪ Szkolenie będzie odbywać się wyłącznie od poniedziałku do piątku w czasie dwóch kolejno następujących po sobie dni tygodnia z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy;
▪ Wykonawca zapewni każdego dnia szkolenia co najmniej dwie przerwy po ok. 10-minut oraz przerwę obiadową trwającą maksymalnie 90 minut. Ww. przerwy wchodzą w zakres minimalnego czasu trwania jednego dnia szkoleniowego, tj. 7 godzin zegarowych;
▪ Termin realizacji szkolenia on-line będącego przedmiotem zamówienia będzie ustalony z Zamawiającym, przy czym usługa wraz z przyjęciem protokołu odbioru końcowego musi być zrealizowana nie później niż do 30 listopada 2020 r.;
▪ Zmiana terminu realizacji szkolenia będzie możliwa jedynie po uzyskaniu pisemnej zgody Zamawiającego;
▪ Po zakończeniu szkolenia Wykonawca przygotuje i udostępni uczestnikom do wypełnienia w wersji elektronicznej ankiety ewaluacyjne. Wykonawca przekaże wydruki wypełnionych ankiet Zamawiającemu;
▪ Wykonawca przedstawi raport ewaluacyjny zawierający pełną analizę ocen szkolenia on-line dokonanych przez uczestników nie później niż 6 dni roboczych po przeprowadzeniu szkolenia objętego zamówieniem.
D. Grupa docelowa i rekrutacja:
▪ W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zapewni szkolenie dla 20 uczestników – beneficjentów projektów ZIT współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
▪ Za rekrutację do udziału w szkoleniu odpowiada Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi Urzędu Miasta Kielce, Biuro KOF, który na min. 3 dni robocze przed rozpoczęciem szkolenia przekaże drogą elektroniczną Wykonawcy imienną listę uczestników szkolenia wraz z adresami email i telefonami kontaktowymi na wypadek problemów technicznych.
E. Przeprowadzenie szkolenia:
▪ Szkolenie realizowane on-line z wykorzystaniem ogólnodostępnego, nieodpłatnego oprogramowania/ narzędzi /platformy do realizacji szkoleń on-line w czasie rzeczywistym ;
▪ Wykonawca będzie realizował szkolenie z wykorzystaniem narzędzi/ platform ogólnodostępnych i bezpłatnych, których zainstalowanie na komputerze uczestnika nie będzie się wiązało z żadnymi dodatkowymi kosztami dla uczestnika szkolenia; w przypadku wykorzystania narzędzi, oprogramowania, które wiązałoby się z koniecznością dodatkowych opłat przez uczestników szkolenia - koszty te będą pokrywane przez Wykonawcę.
▪ Szkolenie będzie prowadzone interaktywnie, obraz i dźwięk w czasie rzeczywistym, z możliwością zadawania pytań prowadzącemu w czasie rzeczywistym on-line na czacie przez uczestników szkolenia, każdy uczestnik szkolenia on-line widzi na ekranie komputera prezentację multimedialną oraz trenera, realizującego szkolenie, ankieta oceny szkolenia on-line, raport podsumowujący szkolenia. Przed szkoleniem każdy uczestnik szkolenia on-line otrzyma dostęp do narzędzia/ platformy/ pokoju szkoleniowego on-line.
F. Pozostałe obowiązki Wykonawcy:
Wykonawca jest zobowiązany do następujących działań:
▪ Przygotowania i udostępnienia uczestnikom materiałów szkoleniowych on-line z możliwością pobrania, w języku polskim.
▪ Materiały szkoleniowe zostaną opatrzone informacją o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020, zgodnie z wytycznymi w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020: logotypami w ułożeniu od lewej strony: logo Fundusze Europejskie z odniesieniem słownym: Regionalny Program Operacyjny; flaga Polski z odniesieniem słownym: Rzeczpospolita Polska; herb województwa
świętokrzyskiego z odniesieniem: słownym Województwo Świętokrzyskie oraz flaga Unii Europejskiej z odniesieniem słownym: Europejskie Fundusze Strukturalne i Inwestycyjne; Logotypy zostaną przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego po podpisaniu umowy;
▪ Poinformowania uczestników szkolenia, że organizatorem szkolenia jest Gmina Kielce w ramach „Dotacji na wsparcie działania podmiotu realizującego ZIT ze środków POPT 2014-2020, w latach 2020-2022”.
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014 – 2020”;
▪ Wydanie każdemu uczestnikowi certyfikatu ukończenia szkolenia w wersji elektronicznej i papierowej: Certyfikat będzie zawierał minimum:
- zestawienie następujących logotypów, z logotypami w ułożeniu od lewej strony: logo Fundusze Europejskie z odniesieniem słownym: Regionalny Program Operacyjny; flaga Polski z odniesieniem słownym: Rzeczpospolita Polska; herb województwa świętokrzyskiego z odniesieniem: słownym Województwo Świętokrzyskie oraz flaga Unii Europejskiej z odniesieniem słownym: Europejskie Fundusze Strukturalne i Inwestycyjne;
- informację o współfinansowaniu szkolenia ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020;
- logo ZIT KOF;
- tytuł ukończonego szkolenia;
- data realizacji szkolenia.
Warunkiem uzyskania certyfikatu ukończenia szkolenia będzie obecność w trakcie obu dni szkoleniowych potwierdzona przez Wykonawcę szkolenia.
Kopie wydanych certyfikatów Wykonawca prześle Zamawiającemu wraz z raportem ewaluacyjnym zawierającym pełną analizę ocen szkolenia on-line.
▪ Zapewnienie w ramach każdego szkolenia koordynatora szkoleń. Do zakresu zadań koordynatora szkoleń należeć będzie w szczególności:
· dokonanie rejestracji uczestników;
· zapewnienie uczestnikom w ramach zamówienia bezpłatnego dostępu do platformy/pokoju szkoleniowego/ platformy szkoleniowej na której prowadzone będzie szkolenie;
· wygenerowanie listy obecności uczestników szkolenia; w przypadku braku możliwości wygenerowania listy uczestników forma udokumentowania realizacji szkolenia on-line jest dowolna niemniej musi być dostosowana do charakteru i celu szkolenia (np. zapis spotkania, zdjęcia) – ostateczna forma do ustalenia z Zamawiającym.
· zapewnienie uczestnikom przed rozpoczęciem szkolenia niezbędnych informacji organizacyjnych i technicznych;
· zapewnienie uczestnikom w trakcie szkolenia wsparcia technicznego w przypadku problemów technicznych po stronie Wykonawcy z dołączeniem , uczestnictwem w szkoleniu;
▪ Informowanie Zamawiającego drogą mailową o aktualnym stanie realizacji przedmiotu zamówienia oraz na bieżąco na temat ewentualnych problemów w realizacji zamówienia.
G. Wymagania stawiane trenerom:
Zamawiający oczekuje, że szkolenie będące przedmiotem zamówienia prowadzić będzie co najmniej 1 trener który posiada wiedzę i kwalifikacje do przeprowadzenia szkolenia z zakresu: Prawidłowe zamykanie projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej.
Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnił niniejszy warunek, jeżeli wykaże, że dysponuje do realizacji zamówienia obejmującego tematykę szkolenia trenerem, który posiada niezbędne doświadczenie w wymiarze co najmniej 3 podobnych usług w zakresie, który będzie realizował; za usługę podobną uważa się świadczenie usług szkoleniowych w ww. zakresie w wymiarze co najmniej 10 godzin lekcyjnych na rzecz jednego Zamawiającego w ciągu ostatnich trzech lat.
Jeżeli w trakcie realizacji zamówienia wskazany trener nie będzie mógł przeprowadzić szkolenia z powodu z zaistnienia okoliczności losowych, dopuszcza się możliwość zmiany trenera za zgodą Zamawiającego, po udokumentowaniu, iż nowy trener posiada doświadczenie zgodne z doświadczeniem zastępowanego trenera
wskazanego w Załączniku nr 1 do oferty. O konieczności zmiany trenera wraz z uzasadnieniem Wykonawca poinformuje Zamawiającego pisemnie.
H. Wynagrodzenie za przeprowadzenie szkolenia:
▪ Za realizację przedmiotu zamówienia Wykonawca otrzyma: maksymalne możliwe wynagrodzenie za wykonanie usługi, w terminie 14 dni po przestawieniu prawidłowo wystawionej Faktury VAT, oraz po spełnieniu następujących warunków:
· Przedłożeniu wygenerowanej listy obecności uczestników szkolenia; w przypadku braku możliwości wygenerowania listy uczestników forma udokumentowania realizacji szkolenia on-line jest dowolna niemniej musi być dostosowana do charakteru i celu szkolenia (np. zapis spotkania, zdjęcia uczestnika) – ostateczna forma do ustalenia z Zamawiającym.
· Przedłożeniu wydrukowanych ankiet ewaluacyjnych;
· Przedłożeniu raportu ewaluacyjnego zawierającego pełną analizę oceny szkolenia.
▪ Zapłata za fakturę nastąpi po przyjęciu przez Zamawiającego protokołu odbioru końcowego. Przyjęcie protokołu odbioru końcowego będzie równoznaczne z dokonaniem odbioru całej usługi.