ZAPYTANIE OFERTOWE

Dyrektor

Sądu Okręgowego w Warszawie

SZP.263.58.2024

Warszawa, dnia 18 czerwca 2024 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

Sąd Okręgowy w Warszawie zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na wykonanie zamówienia publicznego na dostawę i montaż rolet w budynku Sądu Okręgowego w Warszawie przy ul. Xxxxxxxxxxxxxxx 000 x Xxxxxxxxx.

Postępowanie prowadzone jest na zasadach udzielania zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 130.000 złotych, w związku z powyższym oferta składana w ramach tego postępowania nie podlega rygorom ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (x.x. Xx. U. z 2023 r., poz. 1605 ze zm.), zgodnie z wyłączeniem, o którym mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy.

Przedmiotem zamówienia jest jednorazowa dostawa i montaż rolet w oknach od południowej strony w budynku Sądu Okręgowego w Warszawie przy ul. Xxxxxxxxxxxxxxx 000 w terminie do 4 tygodni od dnia podpisania umowy.

Zgodnie z art. 112 Kodeksu cywilnego termin oznaczony w tygodniach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca.

Warunki realizacji umowy zostały określone w opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 oraz w projekcie umowy stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego pisma.

Potwierdzeniem zainteresowania wykonaniem przedmiotowego zamówienia będzie przesłanie bądź osobiste złożenie oferty, na formularzu stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego pisma, w terminie do dnia 25 czerwca 2024 r. do godz. 10:00.

Ofertę wraz z załącznikami należy złożyć drogą elektroniczną na adres: xxx@xxxxxxxx.xx.xxx.xx w formie skanu, w formie elektronicznej (opatrzonej podpisem

kwalifikowanym) lub w postaci elektronicznej (opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym).

Termin ważności oferty: min. 30 dni.

Po wyborze oferty najkorzystniejszej, Wykonawca podpisujący umowę odręcznie, zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu oryginał oferty oraz wszystkich złożonych dokumentów, o ile nie zostały złożone uprzednio w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej.

Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który złoży najkorzystniejszą cenowo ofertę, zgodną z warunkami określonymi w zapytaniu ofertowym.

Zamawiający informuje, że projekt umowy stanowiący Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego, może ulec zmianie dokonanej przez Zamawiającego.

Zamawiający zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych w Sądzie Okręgowym w Warszawie zastrzega, że w przypadku, gdy w odpowiedzi na przeprowadzane rozeznanie rynku oferta zostanie złożona po wyznaczonym terminie, a przed zatwierdzeniem udzielenia zamówienia może być ona, w wyjątkowych sytuacjach, przyjęta do badania i oceny, w szczególności, gdy zachodzą przesłanki ekonomiczne. Ze względu na przesłanki ekonomiczne dopuszczalne jest również negocjowanie ceny z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę, a której cena przekracza szacunkowy koszt zamówienia.

Klauzula informacyjna dla Wykonawcy:

Administratorem danych osobowych zawartych w dokumentach postępowania, w tym w ofercie składanej przez Wykonawcę ubiegającego się o udzielenie zamówienia publicznego w Sądzie Okręgowym w Warszawie, a także w dokumentach podwykonawców oraz podmiotów trzecich udostępniających zasoby oraz w dokumentach związanych z realizacją udzielonego zamówienia jest Sąd Okręgowy w Warszawie reprezentowany przez Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie, z siedzibą w Warszawie, al. „Solidarności” 127, 00-898 Warszawa.

Administrator informuje, że:

1. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych (IOD) realizowany jest za pośrednictwem adresu mailowego: xxx@xxxxxxxx.xx.xxx.xx .

2. Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu udzielenia i realizacji zamówienia publicznego, na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych – zgodnie z art. 6 ust. 1 c RODO.

3. Pani/Pana dane będą przetwarzane jedynie przez upoważnionych pracowników Sądu

Okręgowego w Warszawie zaangażowanych w proces udzielenia i realizacji zamówienia publicznego oraz będą udostępniane organom i osobom uprawnionym na mocy przepisów prawa.

4. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą do czasu zakończenia procesu udzielenia i realizacji zamówienia publicznego. Po zakończeniu procesu dane będą przechowywane przez okres określony w przepisach prawa oraz wewnętrznych procedurach archiwizacyjnych Sądu Okręgowego w Warszawie.

5. Przysługuje Pani/Panu, na zasadach określonych w RODO i przepisach prawa krajowego, prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.

6. Wskazane w punkcie 5 prawa podlegają następującym ograniczeniom:

a) skorzystanie z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych (art. 16 RODO) nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą;

b) prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO) nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania.

7. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Podanie danych w procesie udzielenia i realizacji zamówienia publicznego jest wymogiem ustawowym, jest niezbędne do skutecznego jego przeprowadzenia. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości udziału w procesie.

9. Realizacja praw, o których mowa w punkcie 5 możliwa jest za pośrednictwem adresu e-mail: xxx@xxxxxxxx.xx.xxx.xx lub przesyłając żądanie na adres siedziby Sądu.

10. Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w celach związanych z automatycznym podejmowaniem decyzji, w tym w oparciu o profilowanie.

11. Pani/Pana dane nie będą przekazywane do państw trzecich, ani do organizacji międzynarodowych.

Informacje odnośnie niniejszego postępowania można uzyskać pod nr tel. 00 000 00 00.

W załączeniu:

1. Opis przedmiotu zamówienia,

2. Projekt umowy,

3. Formularz oferty.

Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego/umowy

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest dostawa i montaż 88 rolet wewnętrznych na potrzeby Sądu Okręgowego w Warszawie przy ul. Xxxxxxxxxxxxxxx 000 x Xxxxxxxxx. Zamówienie dotyczy pokoi na 3 i 4 piętrze oraz 1 pomieszczenia na parterze znajdujących się od strony południowej.

Lp.	Nazwa artykułu (dane techniczne) opis	Ilość	Jednostka miary
1.	Roleta wewnętrzna w kasecie, tkanina
	jednobarwna w kolorze beżowym,
	zaciemniająca, sterowana łańcuszkiem.
	Kaseta w kolorze antracyt
	Montaż na ramę okienną lub szybę.
	Wymiary szerokość 70 cm na 110 cm długość.	4
	Wymiary szerokość 70 cm na 35 cm długość.	4
			szt.
	Wymiary szerokość 120 cm na 110 cm długość.	24
	Wymiary szerokość 120 cm na 35 cm długość.	24
	Wymiary szerokość 120 cm na 150 cm długość.	24
2.	Roleta wewnętrzna w kasecie, tkanina jednobarwna w kolorze beżowym, zaciemniająca, sterowana łańcuszkiem. Kaseta w kolorze antracyt Montaż na ramę okienną lub szybę.
	Wymiary szerokość 105 cm na 230 cm długość.	1
	Wymiary szerokość 120 cm na 50 cm długość.	1	szt.
3.	Rolety bez kasety, tkanina jednobarwna w kolorze beżowym, zaciemniająca, sterowana łańcuszkiem. Montaż na ramę okienną lub szybę.
	Wymiary szerokość 170cm na 100 cm długość.	4
			szt.
	Wymiary szerokość 170 cm na 33 cm długość	2
	Razem	88	szt.

1. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje: dostawę i montaż 88 rolet wewnętrznych okiennych

2. Prace objęte zamówieniem będą wykonywane w dni wolne od pracy oraz po godzinach pracy sądu, tj. w poniedziałki po godz. 18:00, wtorek – piątek po godz. 16:00, po wcześniejszym uzgodnieniu planowanych terminów prac.

3. Wykonawca przed montażem, przedstawi próbki tkanin zaciemniających oraz próbki koloru w odcieniach beżu, możliwe do zamontowania w pomieszczeniach w ramach zatwierdzonej ceny.

4. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia.

5. Oferowana cena wykonania przedmiotu zamówienia obejmuje wszystkie koszty, które należy ponieść w związku z prawidłową realizacją zamówienia.

6. Zamawiający wymaga udzielenia przez Wykonawcę min. 24 miesięcznej gwarancji jakości na cały asortyment i na wykonane prace montażowe licząc od dnia podpisania „Protokołu odbioru”. W sytuacji, gdy okres gwarancji jakości udzielonej przez producenta jest dłuższy od okresu gwarancji jakości udzielonej przez Wykonawcę, Wykonawca udziela gwarancji jakości na ten okres.

Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego

U M O W A Nr SO/OG/… /24

(Projekt umowy)

W dniu 2024 r.* w Warszawie, pomiędzy:

*do wykreślenia w przypadku zawarcia umowy obustronnie w formie elektronicznej

Skarbem Państwa - Sądem Okręgowym w Warszawie z siedzibą w Warszawie (00-898) przy al. „Solidarności” 127, NIP: 000-00-00-000, Regon: 000324694, zwanym w dalszej treści umowy “Zamawiającym”, reprezentowanym przez:

…………………………………………………………………….. a

firmą ……………….. z siedzibą w ……………….……….. przy ul. , NIP:

………..…………, Regon: …………………., działającą w oparciu o wpis do……………………………., pod numerem ……………………, zwaną w dalszej treści umowy ”Wykonawcą”, reprezentowaną przez:

…………………………………..……………………………… zwanymi też w dalszej części umowy ”Stronami”,

w wyniku udzielenia zamówienia publicznego o wartości nieprzekraczającej kwoty 130.000 złotych, nr RZP/OG/…/24 na dostawę i montaż rolet w budynku Sądu Okręgowego w Warszawie przy ul. Xxxxxxxxxxxxxxx 000 x Xxxxxxxxx, bez stosowania ustawy na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (x.x. Xx. U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.) została zawarta umowa o następującej treści:

§ 1 Przedmiot umowy

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa i montaż 88 rolet wewnętrznych na potrzeby Sądu Okręgowego w Warszawie przy ul. Xxxxxxxxxxxxxxx 000 x Xxxxxxxxx, zwanych też w dalszej części umowy „asortymentem”.

2. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot umowy zgodnie z jej treścią, opisem przedmiotu zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do umowy oraz ofertą Wykonawcy z dnia 2024 r. stanowiącą Załącznik nr 2 do umowy.

§ 2 Termin realizacji umowy

Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot umowy w terminie do 4 tygodni od dnia podpisania umowy.

§ 3 Zasady realizacji umowy

1. Miejscem dokonania dostawy całego asortymentu oraz jego montażu jest budynek Sądu Okręgowego w Warszawie przy ul. Xxxxxxxxxxxxxxx 000 x Xxxxxxxxx.

2. Prace objęte zamówieniem będą wykonywane w dni wolne od pracy oraz po godzinach pracy sądu tj. po godz. 16:00. Po wcześniejszym uzgodnieniu terminu z Zamawiającym.

3. Wykonawca powiadomi przedstawiciela Zamawiającego wskazanego w § 7 ust. 1 pkt 1 umowy telefonicznie co najmniej na 2 (dwa) dni robocze przed planowanym terminem dostawy i montażu.

4. Wszelkie koszty dostarczenia przedmiotu umowy do siedziby Zamawiającego wraz z wyładunkiem na wskazane przez przedstawiciela Zamawiającego miejsce, realizowanego transportem i siłami Wykonawcy ponosi Wykonawca.

5. Wykonawca przekaże przedstawicielowi Zamawiającemu, wskazanemu w § 7 ust. 1 pkt 1 umowy „Wykaz osób” uczestniczących w realizacji umowy, bez odrębnego wezwania, najpóźniej na 2 dni przed planowaną dostawą i montażem przedmiotu zamówienia. Wykaz będzie stanowił Załącznik Nr 4 do umowy.

6. Przedmiot umowy zostanie dostarczony Zamawiającemu w oryginalnych i nienaruszonych opakowaniach zwyczajowo przyjętych dla tego rodzaju asortymentu i uniemożliwiających jego uszkodzenie lub pogorszenie jakości w czasie transportu.

7. Potwierdzeniem dostarczenia i montażu przedmiotu umowy będzie podpisany przez osobę wskazaną w § 7 ust. 1 pkt 1 umowy oraz przedstawiciela Wykonawcy wskazanego w § 7 ust. 1 pkt 2 umowy „Protokół odbioru”, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do umowy.

8. W celu przeprowadzenia procedury odbioru, Zamawiający w dniu odbioru dokona sprawdzenia dostarczonego asortymentu i jego montażu, polegającego na upewnieniu się, że odpowiada on pod względem ilościowym i jakościowym opisowi przedmiotu umowy zawartemu w ofercie Wykonawcy.

9. Braki ilościowe i wady jakościowe stwierdzone przez Zamawiającego w trakcie odbioru asortymentu, Wykonawca zobowiązuje się usunąć na swój koszt (łącznie z kosztami transportu, dojazdu), w terminie do 3 (trzech) dni roboczych od dnia nieudanej próby odbioru, poprzez uzupełnienie dostawy lub poprawienie montażu w przypadku braków ilościowych, a w przypadku braków jakościowych poprzez wymianę na nowe, wolne od wad.

10. Wykonawca zobowiązuje się do zapoznania się przed przystąpieniem do realizacji niniejszej umowy i stosowania podczas jej realizacji Regulaminu bezpieczeństwa i porządku obowiązującego w jednostkach organizacyjnych, usytuowanych w okręgu działania Sądu Okręgowego w Warszawie, który stanowi Załącznik nr 5 do umowy.

11. Każda z osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji przedmiotu umowy zobowiązana będzie przed przystąpieniem do wykonywania powierzonych jej czynności do podpisania zobowiązania, którego wzór stanowi Załącznik nr 6 do umowy.

12. Dokonanie przez Xxxxxxxxxxxxx odbioru przedmiotu umowy poprzez podpisanie

„Protokołu odbioru” nie zwalnia Wykonawcy od roszczeń ze strony Zamawiającego z tytułu gwarancji jakości i rękojmi za wady.

13. Z chwilą podpisania „Protokołu odbioru”, o którym mowa w ust. 6 przejdą na Zamawiającego korzyści i ciężary związane z przedmiotem umowy oraz niebezpieczeństwo jego przypadkowej utarty lub uszkodzenia.

14. Dostarczony przez Wykonawcę asortyment odpowiadać będzie określonym w ofercie Wykonawcy wymaganiom i wskazanym parametrom. W przypadku wątpliwości na Wykonawcy ciąży obowiązek udokumentowania spełniania powyższych warunków.

15. Skutki finansowe wynikające z wadliwego i nieterminowego wykonania dostawy ponosić będzie Wykonawca.

16. Do terminów określonych w umowie jako dni robocze nie wlicza się sobót i dni ustawowo wolnych od pracy.

§ 4 Wartość umowy

1. Za wykonanie przedmiotu umowy Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie, które nie przekroczy kwoty:

bez podatku VAT: ………. zł (słownie 00/100),

z podatkiem VAT: ……….. zł (słownie 00/100),

w tym podatek VAT wg stawki … %, w oparciu o ceny jednostkowe z podatkiem VAT wskazaną w ofercie Wykonawcy z dnia 2024 r.

2. Cena wskazana w ust. 1 zawiera wszystkie koszty i opłaty związane z realizacją umowy.

3. Ceny jednostkowe wskazane w ofercie Wykonawcy są stałe i nie ulegną zmianie do końca trwania umowy.

§ 5 Warunki płatności

1. Wynagrodzenie za faktycznie dostarczone artykuły płatne będzie jednorazowo przelewem po realizacji przez Wykonawcę całego przedmiotu umowy, na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturze VAT, w terminie do 30 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT wraz z oryginałem „Protokołu odbioru”, o którym mowa w ust. 2 umowy. O ile przedmiot umowy znajduje się w Załączniku nr 15 do ustawy o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361), płatność będzie dokonana z zastrzeżeniem mechanizmu podzielonej płatności (MPP) zgodnie z art. 108a. W przypadku braku rachunku na „Białej liście” wskazanego na fakturze VAT, płatność będzie dokonywana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

2. Podstawą do wystawienia faktury VAT będzie „Protokół odbioru”, o którym mowa w § 3 ust. 6 umowy, podpisany bez zastrzeżeń przez przedstawicieli Stron określonych w § 7 ust. 1 umowy. Ww. protokół musi zostać złożony w wersji papierowej z odręcznym podpisem przedstawicieli Stron lub w formie elektronicznej, opatrzonej podpisem kwalifikowanym przez Wykonawcę.

3. Faktura VAT wystawiona będzie na Sąd Okręgowy w Warszawie, płatnikiem będzie Sąd Okręgowy w Warszawie.

4. Za dzień płatności faktury przyjmuje się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. Termin uważa się za zachowany, jeśli obciążenie rachunku bankowego Zamawiającego nastąpi najpóźniej w ostatnim dniu terminu płatności.

5. W przypadku opóźnienia płatności Wykonawca może naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie w zapłacie.

6. Zamawiający udziela Wykonawcy zgody na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej, w formacie pdf, zgodnie z art.106n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.).

7. Faktury i duplikaty faktur wystawione Zamawiającemu w formie elektronicznej będą wysyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej z adresu e-mail: na adres

email: xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx.xxx.xx .

8. Dopuszcza się złożenie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej [w rozumieniu art. 2 pkt 4 ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno- prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666 ze zm.)] za pośrednictwem platformy PEF dostępnej pod adresem: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xxx.xx/.

9. W przypadku składania ustrukturyzowanej faktury elektronicznej wynagrodzenie Wykonawcy płatne będzie przelewem w terminie do 30 dni od daty zamieszczenia prawidłowo wystawionej faktury przez Wykonawcę na platformie, po wcześniejszym dostarczeniu wymaganego dokumentu, o którym mowa w ust. 2. W przypadku złożenia ustrukturyzowanej faktury elektronicznej bez dokumentu, o którym mowa w ust. 2, termin płatności będzie liczony od daty otrzymania przez Zamawiającego tego dokumentu w oryginale.

§ 6 Gwarancja jakości

1. Wykonawca oświadcza, że cały asortyment będący przedmiotem umowy jest oryginalny i fabrycznie nowy, należytej jakości, wolny od jakichkolwiek wad fizycznych, jak również od jakichkolwiek wad prawnych i roszczeń osób trzecich.

2. Wykonawca udziela Zamawiającemu gwarancji jakości na cały asortyment będący przedmiotem niniejszej umowy i na wykonane prace montażowe na okres * miesięcy

licząc od dnia podpisania „Protokołu odbioru”. W sytuacji, gdy okres gwarancji jakości udzielonej przez producenta jest dłuższy od okresu gwarancji jakości udzielonej przez Wykonawcę, Wykonawca udziela gwarancji jakości na ten okres.

* uzupełnione zgodnie z ust. 9 formularza ofertowego Wykonawcy

3. W przypadku wad jakościowych, stwierdzonych przez Zamawiającego w trakcie użytkowania asortymentu w okresie gwarancji, Wykonawca usunie te wady lub wymieni

na wolne od wad, w terminie do 5 (pięciu) dni roboczych od daty zgłoszenia reklamacji i na swój koszt (łącznie z kosztami transportu).

4. Wykonawca wymieni wadliwy asortyment na nowy, wolny od wad w terminie 14 (czternastu) dni licząc od daty otrzymania reklamacji, jeżeli nie dotrzyma pięciodniowego terminu naprawy oraz jeżeli po dokonaniu w okresie gwarancji 2 (dwóch) napraw tego samego asortymentu ujawnią się kolejne wady.

5. Zgłoszenia wad będą przyjmowane codziennie drogą elektroniczną na adres: …………….

w godzinach pracy Wykonawcy, od osoby wymienionej w § 7 ust. 1 pkt 1 umowy.

§ 7 Nadzór prawidłowego wykonania przedmiotu umowy

1. Osobami odpowiedzialnymi za prawidłową realizację umowy, a także upoważnionymi do zatwierdzania dokumentów składanych w ramach realizacji umowy są:

1) po stronie Zamawiającego:

Pan/Pani ……………, tel. …………, e-mail ……………..

2) po stronie Wykonawcy:

Pan/Pani ……………, tel.: ………….., e-mail: ………………

2. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1, nie stanowi zmiany umowy, jednakże wymaga pisemnego poinformowania drugiej Strony. Zmiana w powyższym zakresie jest skuteczna z datą jej zatwierdzenia.

§ 8 Odpowiedzialność odszkodowawcza i kary umowne

1. W przypadku odstąpienia od umowy lub wypowiedzenia umowy przez którąkolwiek ze Stron, z przyczyn leżących po drugiej Stronie, ta ostatnia zapłaci karę umowną w wysokości 10% całkowitego wynagrodzenia z podatkiem VAT określonego w § 4 ust. 1 umowy.

2. W przypadku odstąpienia od umowy lub rozwiązania umowy przez którąkolwiek ze Stron, z przyczyn nieleżących po drugiej Stronie, Strona odstępująca od umowy lub rozwiązująca umowę zapłaci drugiej Stronie karę umowną w wysokości 10% całkowitego wynagrodzenia z podatkiem VAT, określonego w § 4 ust. 1 umowy.

3. W przypadku niedotrzymania któregokolwiek z terminów realizacji umowy określonych w § 2, § 3 ust. 5 i 9, § 6 ust. 3 i 4 umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 2% całkowitego wynagrodzenia z podatkiem VAT, określonego w § 4 ust. 1 umowy, odpowiednio za każdy dzień zwłoki lub roboczy dzień zwłoki.

4. Jeżeli zwłoka w realizacji któregokolwiek z terminów określonych w umowie przekroczy 14 dni, Zamawiający może od umowy odstąpić w terminie 30 dni od dnia powzięcia informacji o tej okoliczności. W takim przypadku Zamawiający naliczy karę umowną w wysokości 10% całkowitego wynagrodzenia z podatkiem VAT, określonego w § 4 ust. 1 umowy.

5. W przypadku zbiegu podstaw naliczenia kar umownych Zamawiający naliczy karę mowną z jednej podstawy, w najwyższej wysokości.

6. Łączna wartość kar umownych naliczonych przez Zamawiającego z tytułu realizacji niniejszej umowy nie może przekroczyć 25% całkowitego wynagrodzenia Wykonawcy z podatkiem VAT określonego w § 4 ust. 1 umowy.

7. Przewidziane kary umowne nie wyłączają możliwości dochodzenia przez Strony odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych na zasadach ogólnych.

8. Wykonawca zobowiązuje się pokryć wszystkie szkody poniesione przez Zamawiającego lub osoby trzecie, powstałe w czasie wykonywania niniejszej umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, wynikłe z wadliwego lub nieterminowego wykonania umowy.

9. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Xxxxxxxxxxxxx kar umownych z przysługującej Wykonawcy należności na podstawie noty księgowej wystawionej przez Zamawiającego. Informacja w tym zakresie zostanie przekazana Wykonawcy na następujący adres mailowy:…………… .

10. W przypadku braku możliwości potrącania kar umownych z przysługującej Wykonawcy

należności i konieczności naliczenia Wykonawcy kar umownych, Zamawiający wystawi Wykonawcy wezwanie do ich zapłaty, zaś Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty naliczonych kar umownych, na rachunek wskazany w wezwaniu Zamawiającego, w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania.

§ 9 Odstąpienie i rozwiązanie umowy

1. W przypadku nienależytego wykonania umowy każda ze Stron może od niej odstąpić po uprzednim bezskutecznym wezwaniu drugiej Strony do należytego wykonania umowy w odpowiednim terminie wyznaczonym w wezwaniu, w terminie kolejnych 30 dni od dnia upływu wyznaczonego terminu. Postanowienie § 8 ust. 1 umowy stosuje się odpowiednio

2. Odstąpienie od umowy lub wypowiedzenie umowy wymaga formy pisemnej lub formy elektronicznej.

3. Umowa może zostać rozwiązana w każdym czasie za zgodnym porozumieniem Stron bez zachowania okresów wypowiedzenia i naliczania kar umownych.

§ 10 Zachowanie poufności

1. Strony oświadczają, że dane osobowe udostępnione podczas i w związku z realizacją niniejszej umowy będą przetwarzane przez Xxxxxx zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1781) w celu realizacji niniejszej umowy.

2. Strony zobowiązują się do:

1) wzajemnego stosowania zasad poufności dokumentów i informacji uzyskanych od drugiej Strony w związku z wykonywanym przedmiotem umowy zarówno w trakcie jej trwania jak i po ustaniu stosunku wynikającego z umowy,

2) zabezpieczania przed kradzieżą, uszkodzeniem i zaginięciem wszelkich otrzymanych dokumentów (w tym na mobilnych nośnikach) związanych z przedmiotem umowy,

3) niewykorzystywania zebranych informacji prawnie chronionych dla celów innych niż wynikające z realizacji umowy,

4) niezwłocznego przekazywania drugiej Stronie informacji o wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy informacji prawnie chronionych lub o ich niewłaściwym użyciu.

3. Obowiązek zachowania poufności nie dotyczy informacji lub materiałów:

1) których ujawnienie jest wymagane przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa,

2) których ujawnienie następuje na żądanie podmiotu uprawnionego do kontroli, pod warunkiem, że podmiot ten został poinformowany o poufnym charakterze informacji, które są powszechnie znane,

3) które Strona uzyskała lub uzyska od osoby trzeciej, jeżeli przepisy obowiązującego prawa lub zobowiązanie umowne wiążące tę osobę nie zakazują ujawniania przez nią tych informacji i o ile Strona nie zobowiązała się do zachowania poufności,

4) w których posiadanie Strona weszła zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, przed dniem uzyskania takich informacji na podstawie niniejszej umowy.

4. W wypadku, gdy jedna ze Stron zostanie zobowiązana nakazem sądu bądź organu administracji państwowej do ujawnienia informacji lub materiałów albo konieczność ich ujawnienia będzie wynikała z przepisów prawa, zobowiązuje się niezwłocznie pisemnie powiadomić o tym fakcie drugą Stronę.

§ 11 Postanowienia końcowe

1. Wykonawca nie może przenosić wierzytelności wynikającej z umowy na rzecz osoby trzeciej, bez pisemnej zgody Zamawiającego.

2. Wykonawca nie może powierzyć realizacji umowy innemu Wykonawcy, bez pisemnej zgody Zamawiającego.

3. W razie naruszenia przez Wykonawcę postanowień zawartych w ust. 1 lub 2, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o którejkolwiek z tych okoliczności. W takim przypadku postanowienia § 8 ust. 1 umowy nie stosuje się.

4. Wykonawca zobowiązuje się powiadomić Zamawiającego o każdej zmianie danych i stanu faktycznego mających wpływ na realizację umowy.

5. Strony będą dążyły do polubownego rozstrzygania wszelkich sporów powstałych w związku z niniejszą umową, jednak w przypadku, gdy nie osiągną porozumienia, zaistniały spór będzie poddany rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla Zamawiającego.

6. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają dla swej ważności zgody obu Stron i formy pisemnego aneksu, pod rygorem nieważności.

7. Wykonawca oświadcza, że znany jest mu fakt, że treść niniejszej umowy, a w szczególności przedmiot umowy i wysokość wynagrodzenia, stanowią informację publiczną w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 902), która podlega udostępnieniu w trybie przedmiotowej ustawy.

8. Wykonawca wyraża zgodę na udostępnianie w trybie ustawy, o której mowa w ust. 7, zawartych w niniejszej umowie dotyczących go danych osobowych w zakresie obejmującym imię i nazwisko.

9. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o ochronie danych osobowych oraz RODO z odnośnymi przepisami wykonawczym.

10. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

11. W przypadku podpisania umowy w formie elektronicznej przyjmuje się, że umowa została zawarta z chwilą złożenia podpisu przez Wykonawcę.

§ 12 Załączniki do umowy

Integralną część niniejszej umowy stanowią niżej wymienione załączniki:

1) Załącznik nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia,

2) Załącznik nr 2 – Oferta Wykonawcy z dnia 2024 r.,

3) Załącznik nr 3 – Protokół odbioru,

4) Załącznik nr 4 – Wykaz osób,

5) Załącznik nr 5 – Regulamin bezpieczeństwa i porządku obowiązującego w jednostkach organizacyjnych, usytuowanych w okręgu działania Sądu Okręgowego w Warszawie,

6) Załącznik nr 6 – Zobowiązanie.

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego/

nr 2 do umowy

Oferta

dla Zamawiającego

Sąd Okręgowy w Warszawie

al. „Solidarności” 127, 00-898 Warszawa

Niżej podpisani ............................................................................................................................

działając w imieniu i na rzecz .....................................................................................................

......................................................................................................................................................

(nazwa i siedziba Wykonawcy

w oparciu o wpis do …………………………………………, pod numerem: ………………..

REGON: ..............................................................., NIP:.............................................................

tel. ................................................................., fax. …….............................................................

Strona internetowa ..................................................... e-mail .....................................................

Przystępując do uczestnictwa w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego o wartości nieprzekraczającej kwoty 130.000 złotych, na dostawę i montaż rolet w budynku Sądu Okręgowego w Warszawie przy ul. Xxxxxxxxxxxxxxx 000 x Xxxxxxxxx, bez stosowania ustawy, na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (x.x. Xx. U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.), składamy niniejszą ofertę:

1. Oferujemy realizację całego przedmiotu zamówienia, tj. dostawę i montaż rolet w oknach od południowej strony w budynku Sądu Okręgowego w Warszawie przy ul. Xxxxxxxxxxxxxxx 000 x Xxxxxxxxx, za cenę całkowitą:

bez podatku VAT zł

(słownie ),

z podatkiem VAT zł

(słownie ),

w tym podatek VAT według stawki %,

w oparciu o ceny jednostkowe:

Lp.	Nazwa asortymentu	Ilość	Producent	Cena za 1 szt. (brutto)	Cena łączna brutto (brutto) *
1	2	3	4	5	6
1.	Roleta wewnętrzna w kasecie, tkanina jednobarwna w kolorze beżowym, zaciemniająca, sterowana łańcuszkiem. Kaseta w kolorze antracyt Montaż na ramę okienną lub szybę. Wymiary szerokość 70 cm na 110 cm długość.	4 szt.
1.
	Wymiary szerokość 70 cm na 35 cm długość.	4 szt.

	Wymiary szerokość 120 cm na 110 cm długość.	24 szt.
	Wymiary szerokość 120 cm na 35 cm długość.	24 szt.
	Wymiary szerokość 120 cm na 150 cm długość.	24 szt.
2.	Roleta wewnętrzna w kasecie, tkanina jednobarwna w kolorze beżowym, zaciemniająca, sterowana łańcuszkiem. Kaseta w kolorze antracyt Montaż na ramę okienną lub szybę. Wymiary szerokość 105 cm na 230 cm długość.	1 szt.
2.	Wymiary szerokość 120 cm na 50 cm długość.	1 szt.
3.	Rolety bez kasety, tkanina jednobarwna w kolorze beżowym, zaciemniająca, sterowana łańcuszkiem. Montaż na ramę okienną lub szybę. Wymiary szerokość 170cm na 100 cm długość.	4 szt.
3.	Wymiary szerokość 170 cm na 33 cm długość	2 szt.
			Razem**:

* Cena łączna brutto (kolumna 6) – należy pomnożyć wartość z kolumny 3 (ilość sztuk) przez wartość z kolumny 5 (cena za 1 szt. brutto) dla danej pozycji.

** Należy zsumować wszystkie pozycje z kolumny 6 i powstałą kwotę wpisać w rubryce „Razem” a następnie uzyskaną wartość wpisać jako cenę całkowitą z podatkiem VAT realizacji zamówienia. Następnie wyliczyć wartość całego zamówienia bez podatku VAT poprzez odjęcie wartości podatku wynikającej z zastosowanej stawki podatku VAT.

2. Oświadczamy, że przedmiot zamówienia zrealizujemy zgodnie z wymaganiami Zamawiającego oraz zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do umowy, w terminie do 4 tygodni od dnia podpisania umowy.

3. Oświadczamy, że akceptujemy postanowienia zawarte w projekcie umowy, a w przypadku wyboru naszej oferty zobowiązujemy się do zawarcia umowy na podanych warunkach w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.

4. Oświadczamy, że podana cena zawiera wszelkie koszty niezbędne do zrealizowania przedmiotu zamówienia wynikające wprost z opisu przedmiotu zamówienia, jak również w nim nieujęte, a bez których nie można wykonać przedmiotu zamówienia oraz opisane w umowie, w tym również wszelkie koszty dodatkowe, które mogą wystąpić przy realizacji przedmiotu zamówienia.

5. Oświadczamy, że podlegamy/nie podlegamy*** wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz.U. 2023 poz. 1497 ze zm.).

***niewłaściwe skreślić

6. Oświadczamy, że jeżeli w okresie związania ofertą nastąpią jakiekolwiek znaczące zmiany sytuacji przedstawionej w naszych dokumentach załączonych do oferty, natychmiast poinformujemy o nich Zamawiającego.

7. Oświadczamy, że udzielamy gwarancji jakości na cały asortyment będący przedmiotem niniejszej umowy i na wykonane prace montażowe na okres ….. miesięcy (min. 24 miesiące)**** licząc od dnia podpisania „Protokołu odbioru”. W sytuacji, gdy okres gwarancji udzielonej przez producenta jest dłuższy obowiązuje okres gwarancji producenta. Oświadczamy, że udzielamy rękojmi na okres równy okresowi udzielonej gwarancji.

****W przypadku, gdy Wykonawca nie uzupełni okresu gwarancji jakości, Zamawiający przyjmie, że Wykonawca oferuje minimalny wymagany przez Zamawiającego okres udzielonej gwarancji jakości, tj. 24 miesięcy.

8. Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez okres 30 dni liczonych od upływu terminu składania ofert.

9. Oświadczamy, że wypełniliśmy obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r., str. 1) wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskaliśmy w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.*****

*****W przypadku, gdy Wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO, treści oświadczenia Wykonawca nie składa (usunięcie treści oświadczenia np. przez jego wykreślenie).

10. Osobą upoważnioną do kontaktu z Zamawiającym oraz, w przypadku wyboru oferty, do nadzorowania realizacji zamówienia jest:

………………………………………………., tel.: ……………….…….

11. Załącznikami do niniejszej oferty są:

1) .......................................................................................................................................

2) .......................................................................................................................................

3) .......................................................................................................................................

............................ dnia ................... ……...……………............................

(miejscowość, data) (podpis Wykonawcy lub osoby upoważnionej)

Załącznik nr 3 do umowy

PROTOKÓŁ ODBIORU

Zamawiający: Sąd Okręgowy w Warszawie, 00-898 Warszawa, al. „Solidarności” 127 Wykonawca: …………………………………………………………………………………….

Niniejszym potwierdzam dostarczenie przez Wykonawcę w dniu 202… r.–

na podstawie umowy nr SO/OG/………./2024 z dnia ………………… 202… r. przedmiotu zamówienia, tj. :

1) sztuk

2) sztuk

Ocena zgodności z opisem przedmiotu umowy: zgodne/niezgodne*. Ocena kompletności: kompletne/niekompletne*.

Ocena jakości: bez wad/wadliwe*.

* niepotrzebne skreślić

Uwagi: .................................................................................................................................................

....................................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................................

............................................................. .............................................................

Data i podpis przedstawiciela Wykonawcy Data i podpis przedstawiciela Zamawiającego

Potwierdzam wykonanie dostawy i montaż bez zastrzeżeń:

............................................................. .............................................................

Data i podpis przedstawiciela Wykonawcy Data i podpis przedstawiciela Zamawiającego

Załącznik nr 5 do umowy

REGULAMIN

Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 3281 /2023 Prezesa i Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 28 września 2023 r. stanowiący

Załącznik nr 1 Regulaminu Bezpieczeństwa i Porządku obowiązującego w obiektach Sądu Okręgowego

w Warszawie

Bezpieczeństwa i porządku

obowiązujący w obiektach Sądu Okręgowego w Warszawie

(tekst jednolity z dnia 28 września 2023 r.)

Rozdział 1 Postanowienia ogólne

§1.

1. Regulamin bezpieczeństwa i porządku obowiązujący w obiektach Sądu Okręgowego w Warszawie, zwany dalej Regulaminem określa w szczególności zasady działania mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa życia i zdrowia osób przebywających w budynku Sądu oraz zasady poruszania się i zachowania w budynku Sądu jak i w jego otoczeniu.

2. Użyte w Regulaminie terminy oznaczają:

1. Sąd Sąd Okręgowy w Warszawie;

2. obiekt sądowy budynki i teren Sądu Okręgowego w Warszawie;

3. Prezes Sądu Prezesa Sądu Okręgowego w Warszawie;

4. Dyrektor Sądu Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie;

5. służba ochrony obiektu pracowników Straży Sądowej Sądu Okręgowego

w Warszawie oraz pracowników ochrony firmy zewnętrznej, realizujących usługę ochrony osób i mienia Sądu na mocy podpisanej umowy;

6. Policja Sekcję Policji Sądowej II Wydziału Konwojowego

Komendy Stołecznej Policji lub Komendę Rejonową Policji zgodnie z właściwością terytorialną Sądu.

Rozdział 2

Zasady działania mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa życia i zdrowia osób przebywających w budynku Sądu

§2.

Kontrola osób i bagażu

1. Osoby wchodzące na teren obiektów sądowych zobowiązane są poddać się kontroli przeprowadzanej przez służby ochrony obiektu lub/i funkcjonariuszy Policji.

2. Kontrola polega na przejściu przez bramkę elektromagnetyczną służącą do wykrywania metali lub/i sprawdzeniu przy pomocy ręcznego wykrywacza metali, po uprzednim włożeniu do pojemnika, przez osobę wchodzącą na teren obiektu, wszelkich przedmiotów metalowych oraz zawartości kieszeni. Przedmioty te są poddawane kontroli przy użyciu urządzenia rentgenowskiego służącego do prześwietlania bagażu.

3. Osoby, u których bramka elektromagnetyczna służąca do wykrywania metali zasygnalizuje obecność przedmiotów metalowych, są zobowiązane do ponownego przejścia przez urządzenie lub do poddania się dodatkowej kontroli manualnej lub wzrokowej bądź przy pomocy ręcznego wykrywacza metali.

4. Torby, teczki, aktówki oraz inny bagaż wnoszony przez osoby wchodzące, podlega kontroli przeprowadzanej przez służby ochrony obiektu lub/i funkcjonariuszy Policji przy użyciu urządzenia rentgenowskiego służącego do prześwietlania bagażu.

5. Bagaż, którego rozmiary nie pozwalają na kontrolę przy użyciu urządzenia rentgenowskiego służącego do prześwietlania bagażu, podlega kontroli przy użyciu ręcznego wykrywacza metali lub innych dostępnych środków oraz kontroli wizualnej lub manualnej.

6. W przypadku awarii urządzenia rentgenowskiego służącego do prześwietlania bagażu, kontrola bagażu jest przeprowadzana przy użyciu ręcznego wykrywacza metali lub innych dostępnych środków oraz wizualnie i/lub manualnej.

7. Jeżeli osoba wchodząca nie wyraża zgody na kontrolę, bagaż nie może być wniesiony na teren obiektu sądowego.

8. W przypadku, gdy obiekt nie został wyposażony w urządzenie, o którym mowa w ust. 4, kontrola bagażu przeprowadzana jest wizualnie, manualnie lub przy użyciu innych dostępnych urządzeń.

9. Bagaż osób wychodzących, w tym również pracowników administracji i obsługi Sądu może zostać poddany kontroli zgodnej z ust. 4 i ust. 8, jeżeli zachodzi podejrzenie, że wynoszone jest mienie lub dokumentacja sądowa.

10. Z wykonania czynności, o których mowa w § 2 pkt 3, 5, 6, 8 dokonujący ich pracownik ochrony sporządza protokół w przypadku, gdy osoba poddana przeglądaniu zawartości bagażu lub odzieży zgłosiła takie żądanie bezpośrednio po dokonaniu tych czynności. Protokół nie podlega udostępnieniu osobom trzecim oraz może być udostępniony podmiotom uprawnionym na podstawie odrębnych przepisów w trybie w nich przewidzianym.

11. Osobie poddanej przeglądaniu zawartości bagażu lub odzieży przysługuje skarga na działalność sądu, wnoszona do prezesa sądu właściwego ze względu na miejsce dokonania czynności, w terminie 7 dni od dnia dokonania czynności, w celu zbadania legalności oraz prawidłowości jej dokonania.

§3.

Zwolnienie z obowiązku poddania się czynnościom sprawdzającym

1. Z obowiązku poddania się czynnościom sprawdzającym wymienionym w § 2 ust. 1-8 zwolnione są osoby o których mowa w art. 54 §16 ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku Prawo o ustroju sądów powszechnych, w szczególności: osoby pełniące najwyższe funkcje państwowe, osoby posiadające immunitet, pracownicy resortu sprawiedliwości, organów ścigania, służb specjalnych i ochrony rządu, osoby wykonujące zadania Prokuratorii Generalnej oraz adwokaci, radcowie prawni, rzecznicy patentowi, notariusze, komornicy sądowi, biegli sądowi i ławnicy podczas korzystania z wejść służbowych, po wcześniejszym okazaniu ważnej legitymacji służbowej/zaświadczenia bez wcześniejszego wezwania.

2. Prezes Sądu lub inna upoważniona osoba, w incydentalnych przypadkach i wyjątkowych okolicznościach może zwolnić z obowiązku poddania się czynnościom sprawdzającym wymienionym w § 2 ust. 1-8 inne osoby, niewymienione w ust.1.

3. Prezes Sądu lub osoba przez niego upoważniona może zawiesić czasowo lub na stałe korzystanie z przywileju, o którym mowa w ust. 1.

§4.

Postępowanie z przedmiotami niebezpiecznymi i bronią palną

1. Zabrania się wnoszenia na teren obiektów sądowych broni, amunicji, materiałów wybuchowych, miotaczy gazu, paralizatorów elektrycznych, materiałów żrących, łatwopalnych, narkotyków, alkoholu, transparentów, flag, elementów do ich zamontowania, urządzeń nagłaśniających oraz wszystkich innych przedmiotów lub płynów, które według oceny służby ochrony obiektu sądowego lub/i Policji, mogą stanowić zagrożenie dla życia lub zdrowia osób przebywających na terenie obiektu lub zostaną uznane za zbędne w postępowaniu przed sądem.

2. Przedmioty i narzędzia uznane przez służby ochrony obiektu lub/i funkcjonariuszy Policji za niebezpieczne lub zbędne (z wyjątkiem broni palnej) oraz bagaż mogący stanowić utrudnienie w poruszaniu się innych osób po terenie obiektu sądowego, służby ochrony obiektu mają obowiązek przejąć na przechowanie w wyznaczonym i odpowiednio zabezpieczonym do tego celu miejscu, z zachowaniem ustalonych procedur, i przechować do czasu opuszczenia obiektu przez osobę, deponującą która przedmiot pozostawiła.

3. Przyjęcie przedmiotu, o którym mowa w ust. 2 służba ochrony obiektu poświadcza wydając osobie pozostawiającej stosowne potwierdzenie.

4. Przedmioty pozostawione na przechowanie u służby ochrony obiektu, należy odebrać w tym samym dniu. W przypadku nie odebrania pozostawionych przedmiotów w ciągu 12 miesięcy od dnia pozostawienia, zostaną one komisyjnie zniszczone.

5. Osoby pozostawiające na przechowanie torby, teczki, aktówki, okrycie wierzchnie oraz inny bagaż, obowiązane są przejąć pod osobisty nadzór pieniądze oraz rzeczy wartościowe.

6. Przedmioty pozostawione na przechowanie służba ochrony obiektu wydaje na podstawie potwierdzenia, o którym mowa w ust. 3.

7. W przypadku nie posiadania przy sobie potwierdzenia pozostawienia na przechowanie torby, teczki, aktówki, bagażu, okrycia wierzchniego lub innego przedmiotu, powyższe może zostać nie wydane tej osobie.

8. Broń i amunicję należy zdeponować w jednostce organizacyjnej Policji właściwej w sprawach wydawania pozwoleń na broń.

9. Broń palną na terenie obiektów sądowych mogą posiadać jedynie osoby wykonujące zadania służbowe wymagające jej posiadania.

10. W przypadku gdy w trakcie czynności sprawdzenia bagażu i/lub odzieży, znaleziono przedmioty mogące stworzyć niebezpieczeństwo dla życia, zdrowia ludzkiego lub mienia, a osoba poddana tym czynnościom nie zgłosiła żądania sporządzenia protokołu z dokonanej czynności, dokonanie czynności pracownik ochrony niezwłocznie dokumentuje w notatce służbowej, odnotowując w szczególności rodzaj, czas, miejsce i wynik czynności, dane pracownika ochrony.

11. W przypadku, gdy przedmioty ujawnione w wyniku czynności sprawdzenia bagażu i/lub odzieży stwarzają niebezpieczeństwo dla życia, zdrowia lub mienia, pracownik ochrony, w granicach dostępnych środków, niezwłocznie podejmuje działania zmierzające do usunięcia niebezpieczeństwa, a w szczególności zabezpiecza miejsce zagrożone oraz powiadamia dyżurnego właściwej miejscowo jednostki organizacyjnej Policji o konieczności zarządzenia działań usuwających to niebezpieczeństwo

§5.

Zakaz wstępu na teren obiektu sądowego

1. Osoby znajdujące się pod wpływem alkoholu lub innego środka odurzającego mają zakaz wstępu na teren obiektu sądowego.

2. W przypadku podejrzenia, iż osoba wchodząca lub przebywająca na terenie obiektu sądowego znajduje się pod wpływem alkoholu lub innego środka odurzającego, służby ochrony obiektu mają obowiązek wezwać Policję. Funkcjonariusze Policji zobowiązani są do przeprowadzenia stosownego badania przy użyciu analizatora wydechu lub testera.

3. W przypadkach, o których mowa w ust. 1-3, gdy dotyczy to osoby wezwanej przez Sąd, funkcjonariusz Policji zobowiązany jest przekazać informację o zaistniałym fakcie Przewodniczącemu składu orzekającego lub Kierownikowi Sekretariatu właściwego wydziału. O podjęciu dalszych czynności wobec osoby, o której mowa powyżej decyduje Przewodniczący składu orzekającego.

§6.

Kontrola obiektu sądowego

1. Służby ochrony obiektu dokonują kontroli obiektu pod względem bezpieczeństwa po godzinach urzędowania oraz w dni wolne od pracy w ciągu całej doby, natomiast w czasie godzin funkcjonowania Sądu – w miarę posiadanych możliwości kadrowych.

2. Funkcjonariusze Policji w ramach wsparcia służb ochrony obiektu dokonują patrolu terenu obiektu sądowego pod względem bezpieczeństwa w czasie godzin funkcjonowania Sądu.

§7.

Monitoring wizyjny

1. Na terenie obiektów sądowych funkcjonuje system monitoringu wizyjnego.

2. Zasady stosowania monitoringu wizyjnego określa osobny Regulamin stanowiący załącznik Nr 2 do niniejszego Regulaminu.

§ 8.

Ewakuacja

W trakcie ogłoszenia ewakuacji każda z osób znajdująca się na terenie obiektu Sądu zobowiązana jest stosować się do poleceń służby ochrony obiektu, a pracownicy dodatkowo do przestrzegania zasad opisanych w „Instrukcji przeciwpożarowej” dla danego obiektu.

Rozdział 3

Zasady poruszania się i zachowania w budynku Sądu i w jego otoczeniu

§ 9.

Zasady ogólne

Osoby przebywające na terenie obiektów sądowych (w tym osoby wchodzące do budynku) zobowiązane są do zachowania spokoju, ciszy, należytej powagi oraz do podporządkowania się poleceniom pracowników służby ochrony obiektu lub funkcjonariuszy Policji.

§ 10.

Ekipy filmowe oraz przedstawiciele mediów

1. Ekipy telewizyjne i filmowe oraz dziennikarze i fotoreporterzy, wchodzą na teren obiektów sądowych w godzinach urzędowania Sądu wejściem dla interesantów po poddaniu się kontroli określonej w § 2 ust. 1-8.

2. Obecność osób, o których mowa w ust. 1, na sali rozpraw oraz rejestracja filmowa, fotograficzna i dźwiękowa przebiegu rozprawy, uwarunkowana jest decyzją przewodniczącego składu orzekającego.

3. Przedstawiciele mediów oraz publiczność przed wejściem na salę rozpraw mogą zostać poddani ponownej kontroli przez służby ochrony obiektu lub/i Policję.

§ 11.

Po godzinach urzędowania Sądu lub w dni wolne od pracy

1. W przypadku wyznaczenia posiedzenia po godzinach urzędowania Sądu lub w dni wolne od pracy, na teren obiektu, poza sędziami i pracownikami wykonującymi w tym czasie czynności służbowe, mogą wejść osoby wezwane lub zawiadomione o terminie, w tym strony postępowania, pełnomocnicy/obrońcy, świadkowie.

2. W przypadku wyrażenia zgody przez przewodniczącego składu orzekającego poza osobami wymienionymi w ust. 1 na posiedzenie mogą wejść również osoby w charakterze publiczności, a także przedstawiciele mediów.

3. Osoby wykonujące mandat posła lub senatora mogą przebywać na terenie obiektu sądowego po godzinach urzędowania lub w dni wolne od pracy, przy czym osobom tym zapewnia się asystę pracownika służby ochrony obiektu.

§ 12.

Pracownicy firm zewnętrznych oraz zorganizowane grupy, w tym wycieczki szkolne

1. Osoby zatrudnione w firmach prowadzących prace porządkowe i remontowe muszą zostać zaopatrzone przez wykonawcę usługi w identyfikatory zawierające dane umożliwiające identyfikację firmy i pracownika. Pracownik, o którym mowa powyżej musi mieć umieszczony identyfikator w widocznym miejscu.

2. Wykonawca ma obowiązek przedstawić przed rozpoczęciem prac, wykaz osób zatrudnionych w firmie wykonującej prace na terenie obiektu.

3. Zatwierdzony przez uprawnionego pracownika komórki organizacyjnej nadzorującej realizację umowy wykaz przekazywany jest służbom ochrony obiektu celem weryfikacji osób przebywających na terenie sądu po godzinach urzędowania.

4. Zorganizowane grupy, w tym wycieczki szkolne mogą wejść na teren obiektu sądowego jedynie po otrzymaniu zezwolenia Prezesa Sądu lub osoby przez niego upoważnionej.

5. Służby ochrony obiektu są informowane o wizycie zorganizowanej grupy osób w Sądzie przez komórkę organizacyjną odpowiedzialną za grupę.

6. Zorganizowane grupy, w tym wycieczki szkolne poruszają się po obiekcie w obecności wyznaczonego pracownika Sądu.

§ 13.

Zakazy obowiązujące w budynku Sądu i w jego otoczeniu

1. Zabrania się prowadzenia akcji agitacyjnych i demonstracyjnych na obiekcie sądowym bez zgody Dyrektora Sądu lub osoby przez niego upoważnionej.

2. Zabrania się fotografowania, filmowania oraz utrwalania w inny sposób obrazu miejsc objętych zakazem, o których mowa w odrębnym zarządzeniu, bez posiadania pisemnej zgody Dyrektora Sądu lub osoby przez niego upoważnionej.

3. Zabrania się prowadzenia w obiektach sądowych działalności handlowej, akwizycji oraz zbierania datków na cele społeczne bez zgody Dyrektora Sądu lub osoby przez niego upoważnionej.

4. Zakazuje się palenia tytoniu i e-papierosów oraz spożywania alkoholu i zażywania środków odurzających, na terenie obiektów sądowych.

5. Zabrania się wprowadzania na teren obiektów sądowych zwierząt, za wyjątkiem psa przewodnika, z pomocy którego korzystają osoby niewidome lub niedowidzące oraz psa służbowego.

Rozdział 4 Przepisy końcowe

§ 14.

1. Zasady dotyczące dodatkowego zabezpieczenia rozpraw lub posiedzeń będących w zainteresowaniu przedstawicieli mediów lub dużej liczby publiczności wyznaczonych w Sądzie, zostały opisane w odrębnym regulaminie, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

2. Zasady poruszania się i zachowania na terenie obiektu Sądu przy ul. Xxxxxxx 0 budynek F, na terenie którego zlokalizowano budynek z salami do rozpraw

„o podwyższonym stopniu ryzyka” oraz w strefie „K” znajdującej się obiekcie sądowym przyal. „Solidarności” 127, zostały opisane w odrębnych regulaminach.

Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 3281 /2023 Prezesa i Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 28 września 2023 r. stanowiący

Załącznik nr 2 Regulaminu Bezpieczeństwa i Porządku obowiązującego w obiektach Sądu Okręgowego

w Warszawie

Regulamin

określający zasady stosowania monitoringu wizyjnego w Sądzie Okręgowym w Warszawie

(tekst jednolity z dnia 14 listopada 2022 r.)

1. Regulamin określa x.xx:

§ 1. Wstęp

1) cel, podstawę prawną, zakres oraz sposób zastosowania systemu monitoringu wizyjnego (dalej monitoring) w Sądzie Okręgowym w Warszawie (dalej Sąd);

2) obszary objęte monitoringiem;

3) okresy przechowywania oraz zasady udostępniania nagrań.

§ 2.

Cel, podstawa prawna, zakres oraz sposób wprowadzenia monitoringu

1. Monitoring w Sądzie stosuje się w celu:

1) zapewnienia bezpieczeństwa sędziów, pracowników Sądu oraz wszystkich innych osób przebywających na terenie Sądu;

2) ochrony mienia;

3) zapewnienia bezpieczeństwa i porządku na monitorowanym terenie;

4) zapobiegania naruszaniu zakazu wnoszenia do budynków Sądu broni, amunicji, a także materiałów wybuchowych i innych przedmiotów oraz środków niebezpiecznych;

5) zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Sąd na szkodę.

2. System monitoringu składa się z:

1) kamer rejestrujących;

2) urządzeń rejestrujących oraz zapisujących nagrania obrazu (rejestratorów);

3) monitorów pozwalających na podgląd rejestrowanych zdarzeń.

3. Rejestracji i zapisywaniu materiału wideo podlega wyłącznie obraz (wizja). Rejestracji nie podlega dźwięk (fonia). Zakres danych osobowych przetwarzanych przez system monitoringu wizyjnego obejmuje wizerunek osób.

4. System monitoringu funkcjonuje całodobowo.

5. Rejestratory wraz z ekranami monitorującymi znajdują się w pomieszczeniach Sądu, do którego dostęp mają tylko upoważnione osoby. Dostęp do bieżącego podglądu monitoringu mają pracownicy służby ochrony obiektu.

6. Dostęp do nagrań utrwalonych w związku z prowadzeniem monitoringu jest ściśle ograniczony.

§ 3.

Obszary objęte monitoringiem

1. Sąd posiada monitoring wewnętrzny i zewnętrzny.

2. Przez obszar objęty monitoringiem wizyjnym rozumie się:

1) budynki sądu w szczególności wejścia oraz wyjścia z Sądu, korytarze, klatki schodowe, hole, sale rozpraw, Biuro Obsługi Interesantów wraz z Czytelnią akt, kasę, serwerownie, pomieszczenia będące w dyspozycji Policji Sądowej;

2) obszary wokół budynków znajdujące się w zasięgu kamer (ściany budynku, dziedzińce, parkingi).

3. Monitoring wizyjny zainstalowany w Sądzie obejmuje:

1) budynek Sądu znajdujący się przy al. „Solidarności” 127;

2) budynek Sądu znajdujący się przy ul. Xxxxxxxxxxxxxxx 000 (również część użytkowaną przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie);

3) budynek Sądu znajdujący się przy ul. Xxxxxxxx 0 (również część użytkowaną przez Sąd Rejonowy dla Warszawy-Mokotowa w Warszawie);

4) budynek Sądu znajdujący się przy ul. Kocjana 3 bud. F w Warszawie;

5) budynek Sądu znajdujący się przy ul. Xxxxxxxxxxxxxx 0 x Xxxxx Kalwarii;

6) budynek Sądu znajdujący się przy ul. Xxxxxxxx 0x (piętro drugie, w części z salami rozpraw);

7) budynek Sądu znajdujący się przy ul. Xxxxxxxxxxxx 00 (cześć z salami rozpraw).

4. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, obiektów socjalnych oraz pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.

5. Pomieszczenia i teren monitorowany oznaczone są w sposób widoczny i czytelny, informacją o monitoringu, za pomocą odpowiednich znaków.

§ 4.

Okresy przechowywania i zasady udostępniania nagrań obrazu

1. Nagrania obrazu przetwarzane są wyłącznie do celów, o których mowa w § 2 ust. 1 i są przechowywane przez okres nie dłuższy niż 21 dni od dnia nagrania, chyba że przepisy regulaminu stanowią inaczej. Po tym czasie zostaną nadpisane nowymi nagraniami.

2. Nagrania z systemu monitoringu mogą zostać udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym na podstawie odrębnych przepisów w trybie w nich przewidzianym.

3. Na wniosek osoby fizycznej, osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej posiadającej

w tym interes faktyczny lub prawny nagranie może zostać zabezpieczone na nośniku danych znajdującym się w posiadaniu Sądu. Nagranie nie podlega wydaniu wnioskodawcy, który nie jest również uprawniony do zapoznania się z jego treścią.

4. Osoba, o której mowa w ust. 3 zwraca się z wnioskiem do Prezesa/Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie, w którym wskazuje miejsce, z którego nagranie ma zostać zabezpieczone, datę jego sporządzenia wraz z czasem nagrania z dokładnością do godziny i minuty rozpoczęcia nagrania oraz jego zakończenia. Wnioskodawca we wniosku wskazuje również okoliczności faktyczne lub prawne, z powodu których nagranie podlega zabezpieczeniu. Okoliczności te należy uprawdopodobnić.

5. Wniosek składa się na piśmie w terminie 14 dni od daty sporządzenia nagrania objętego żądaniem zabezpieczenia. Po tym czasie uprawnienie wygasa.

6. Wniosek rozpatruje się niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni. Wniosek spóźniony lub niezasadny pozostawia się bez rozpoznania, o czym należy pisemnie poinformować wnioskodawcę, zawiadamiając o przyczynie rozstrzygnięcia.

7. W przypadku uwzględnienia wniosku nagranie podlega zabezpieczeniu przez okres 3 miesięcy począwszy od daty sporządzenia nagrania. Po tym czasie nagranie ulega zniszczeniu, chyba że podlega zabezpieczeniu przez uprawniony organ, w trybie

o którym mowa w ust. 2.

8. O uwzględnieniu wniosku zawiadamia się wnioskodawcę, pouczając go o treści ust. 7.

9. Zabezpieczenie nagrania jest wykonywane na nośniku CD/DVD przez pracownika Oddziału Bezpieczeństwa. Nośnik opisuje się wskazując numer kopii, datę sporządzenia kopii, zakres, datę i czas nagrania oraz znak sprawy, pod którą rozpatrywany był wniosek, o którym mowa w ust.4.

10. Nośnik z nagraniem jest przechowywany przez Oddział Bezpieczeństwa w sposób zabezpieczający przez dostępem osób postronnych. Oddział Bezpieczeństwa prowadzi rejestr sporządzonych i udostępnionych kopii nagrań, w którym odnotowywana jest data złożenia wniosku, numer kopii, zakres, data i czas nagrania, data sporządzenia kopii, imię i nazwisko osoby, która sporządziła kopię, informacja o wydaniu lub zniszczeniu kopii oraz dane odbiorcy kopii.

11. W szczególnie uzasadnionych przypadkach nagranie może zostać zabezpieczone z urzędu na okres nieprzekraczający 3 miesięcy od daty sporządzenia nagrania, zwłaszcza gdy, nagranie stanowi dowód popełnienia przestępstwa, Prezes/Dyrektor składa zawiadomienie o możliwości jego popełnienia. Przepisy ust. 8 zd. 2, ust. 9 i ust. 11 stosuje się.

12. Jeżeli zabezpieczone nagranie, zostało wydane uprawnionym organom stosownie do ust. 2, podlega ono usunięciu lub zniszczeniu wraz ze wszystkimi jego kopiami, chyba że z decyzji uprawnionego organu wynika obowiązek przechowywania nagrania.

13. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin określony w § 1 ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

14. W przypadku zbiegu podstaw zabezpieczenia nagrania, z których wynikają różne okresy jego przechowywania, nagranie przechowuje się przez okres najdłuższy.

§ 5.

Postanowienia końcowe

1. Dane osobowe zarejestrowane za pomocą systemu monitoringu wizyjnego podlegają ochronie, nie stanowią informacji publicznej, są informacjami poufnymi w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych, nie podlegają udostępnieniu nieuprawnionym podmiotom.

2. Przy wejściach do budynków Sądu oraz w innych widocznych miejscach umieszcza się tabliczkę zawierającą piktogram kamery i informację o celu prowadzenia monitoringu. Pełna informacja w zakresie określonym w art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) o przetwarzaniu danych osobowych osób objętych monitoringiem dostępna jest na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Sądu Okręgowego w Warszawie w zakładce Ochrona danych.

Załącznik nr 6 do umowy

ZOBOWIĄZANIE

Ja niżej podpisany:

.......................................................................................................................................................

(imię i nazwisko)

zobowiązuję się do:

1. przestrzegania zakazu fotografowania, filmowania oraz utrwalania w inny sposób obrazu, miejsc oznaczonych piktogramem informującym o ww. zakazie w budynkach Sądu Okręgowego w Warszawie.

2. przestrzegania regulaminów, instrukcji i procedur obowiązujących na terenie obiektów Sądu Okręgowego w Warszawie, w szczególności Regulaminu bezpieczeństwa i porządku obowiązującego w obiektach Sądu Okręgowego w Warszawie, stanowiącego załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 3281/2023 Prezesa i Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 28.09.2023 r.

3. zachowania w tajemnicy informacji i treści dokumentów uzyskanych w związku z wykonywanym przedmiotem umowy.

……………………………………………. …………………………………………………..… (miejsce i data złożenia oświadczenia) (podpis osoby składającej oświadczenie)

Strona 29 z 29

Document Metadata

Table of Contents

ZAPYTANIE OFERTOWE

Document Metadata