Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych
ZAŁĄCZNIK NR 8
Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych
zawarta dnia ……. pomiędzy: (ZWANA DALEJ „Umową”)
zwany w dalszej części „Administratorem” reprezentowanym przez:
…………………………….
a
…………………………………
zwany w dalszej części „Podmiotem przetwarzającym”
(dane podmiotu, który będzie przetwarzać dane osobowe w imieniu Administratora) reprezentowanym przez:
……………………………………………. zwane też w dalszej części „Stronami”
Niniejsza umowa została zawarta na podstawie przepisów dotyczących Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwane w dalszej części „Rozporządzeniem”.
§ 1
Powierzenie przetwarzania danych osobowych
1. Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu, w trybie art. 28 Rozporządzenia, dane osobowe do przetwarzania na zasadach i w celu określonym w niniejszej Umowie.
2. Administrator oświadcza, że jest Administratorem danych, które powierza Podmiotowi przetwarzającemu.
3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z niniejszą Umową, Rozporządzeniem oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.
4. Podmiot przetwarzający oświadcza, że stosuje się środki bezpieczeństwa spełniające wymogi RODO określone w § 3 ust. 1 niniejszej Umowy.
§ 2
Zakres i cel przetwarzania danych
1. Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał powierzone na podstawie niniejszej Umowy następujące rodzaje danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą:
…………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………… (rodzaje danych osobowych: zwykłe/ szczególnej kategorii/dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa, przykładowe kategorie osób, których dane dotyczą: pracownicy/klienci/kontrahenci Administratora w postaci np. imion i nazwisk/ adresów zamieszkania/PESEL)
2. Powierzone przez Administratora dane osobowe będą przetwarzane przez Podmiot przetwarzający wyłącznie w celu (np. w celu realizacji umowy
z dnia …… w zakresie świadczenia usług kadrowo – płacowych)
§ 3
Obowiązki i prawa Stron
1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających odpowiedni stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 Rozporządzenia x.xx.:
a) pseudonimizacja i szyfrowanie danych osobowych;
b) zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania;
c) zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego;
d) regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.
2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji niniejszej Umowy.
3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się zapewnić zachowanie w tajemnicy, (o której mowa w art. 28 ust. 3 pkt b Rozporządzenia) przetwarzanych danych przez osoby, które upoważnia do przetwarzania danych osobowych w celu realizacji niniejszej Umowy, zarówno w trakcie zatrudnienia w Podmiocie przetwarzającym, jak i po jego ustaniu.
4. Podmiot przetwarzający po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem usuwa/zwraca (należy wybrać) Administratorowi wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych.
5. W miarę możliwości Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32-36 Rozporządzenia.
6. Podmiot przetwarzający po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych niezwłocznie zgłasza je Administratorowi jednak nie później niż w ciągu 48 godzin.
7. Administrator zgodnie z art. 28 ust. 3 pkt h Rozporządzenia ma prawo kontroli, czy środki zastosowane przez Podmiot przetwarzający przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu powierzonych danych osobowych spełniają postanowienia Umowy.
8. Administrator realizować będzie prawo kontroli wyłącznie w godzinach pracy Podmiotu przetwarzającego i nie wcześniej niż po upływie…. (np. 7) dni od dnia zawiadomienia.
9. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli w terminie wskazanym przez Administratora, jednak nie dłuższym niż … (np. 7) dni. W przypadku, gdyby usunięcie uchybień wiązałoby się z poniesieniem dużego nakładu finansowego lub organizacyjnego, termin ten może zostać przedłużony do 30 dni.
10. Podmiot przetwarzający udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 Rozporządzenia.
§ 4
Dalsze Powierzenie danych do przetwarzania
1. Podmiot przetwarzający może powierzyć dane osobowe objęte niniejszą Umową do dalszego przetwarzania podwykonawcom jedynie w celu wykonania Umowy po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Administratora.
2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do korzystania z usług wyłącznie takich podwykonawców, którzy zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie przez tych podwykonawców danych osobowych, spełniało wymogi Rozporządzenia.
3. Przekazanie powierzonych danych do państwa trzeciego może nastąpić jedynie na pisemne polecenie Administratora, chyba, że obowiązek taki nakłada na Podmiot przetwarzający prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Podmiot przetwarzający. W takim
przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Podmiot przetwarzający informuje Administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.
4. Podwykonawca winien spełniać te same gwarancje i obowiązki jakie zostały nałożone na Podmiot przetwarzający w niniejszej Umowie.
5. Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność wobec Administratora za niewywiązanie się ze spoczywających na podwykonawcy obowiązków ochrony danych.
§ 5
Odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego
1. Podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią Umowy, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym.
2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Administratora o jakimkolwiek postępowaniu, a w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Podmiot przetwarzający danych osobowych określonych w Umowie, a także:
1) o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych, skierowanych do Podmiotu przetwarzającego,
2) o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania w Podmiocie przetwarzającym tych danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez inspektorów upoważnionych przez organ nadzorczy. Niniejszy ustęp dotyczy wyłącznie danych osobowych powierzonych przez Administratora.
§ 6
Czas obowiązywania Umowy
1. Niniejsza umowa obowiązuje od dnia jej zawarcia przez czas …………………….
(nieokreślony/określony od … do….)
2. Każda ze stron może wypowiedzieć niniejszą Umowę z zachowaniem (np.
miesięcznego) okresu wypowiedzenia.
§ 7
Rozwiązanie umowy
1. Administrator może rozwiązać niniejszą umowę ze skutkiem natychmiastowym, gdy Podmiot przetwarzający:
a) pomimo zobowiązania go do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli nie usunie ich w wyznaczonym terminie;
b) przetwarza dane osobowe w sposób niezgodny z Umową;
c) powierzył przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi bez zgody Administratora.
§ 8
Zasady zachowania poufności
1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Administratora i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej („dane poufne”). Podjęte zobowiązanie pozostaje w mocy w czasie trwania i po zakończeniu przetwarzania w ramach powierzenia danych osobowych.
2. Podmiot przetwarzający oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy danych poufnych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez
pisemnej zgody Administratora w innym celu niż wykonania Umowy, chyba że konieczność ujawnienia informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub Umowy.
§ 9
Postanowienia końcowe
1. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach dla każdej ze Stron.
3. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie będą miały przepisy Kodeksu cywilnego oraz Rozporządzenia.
4. Sądem właściwym dla rozpatrzenia sporów wynikających z niniejszej Umowy będzie sąd właściwy Administratora/Podmiotu przetwarzającego (należy wybrać).
5. Traci moc umowa powierzenia danych osobowych …………… zawarta dnia
……………….
Administrator Podmiot przetwarzający