Zapytanie ofertowe z dnia 27 maja 2024 r.
Zapytanie ofertowe z dnia 27 maja 2024 r.
na usługę udostępnienia narzędzia mailingowego dla Polskiego Czerwonego Krzyża
I. ZAMAWIAJĄCY
1. Polski Czerwony Krzyż z siedzibą w Warszawie przy xx. Xxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx, działający na podstawie ustawy z dnia 16 listopada 1964 r. o Polskim Czerwonym Krzyżu (Dz. U. Nr 41, poz. 276 z późn. zm.) oraz Statutu PCK zatwierdzonego rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 20 września 2011 r. (Dz. U. z 2011 r. Nr 217, poz. 1284), wpisany do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000225587 jako organizacja pożytku publicznego, NIP: PL5260250481, REGON: 007023731 (dalej: „PCK”), posiadający status dużego przedsiębiorcy, w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
II. INFORMACJE OGÓLNE
1. Postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia prowadzone jest w związku z realizacją przez Polski Czerwony Krzyż działalności statutowej.
2. Niniejsze Zapytanie ofertowe nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2019 r., poz. 1843 ze zm.).
III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest zakup (w formule subskrypcji) usługi udostępnienia narzędzia do masowej wysyłki komunikatów e-mail, służącego do obsługi klientów Polskiego Czerwonego Krzyża, w tym darczyńców i subskrybentów newslettera, oraz do komunikacji wewnętrznej (zgodnego z treścią specyfikacji stanowiącej Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego).
2. Zamawiający wymaga, aby złożone oferty uwzględniały warunki realizacji przedmiotu zamówienia oraz wycenę w dwóch wariantach: w wariancie subskrypcji rocznej oraz w wariancie subskrypcji dwuletniej. Po dokonaniu oceny ofert, zamawiający poinformuje wyłonionego Wykonawcę o wybranym przez siebie wariancie subskrypcji i zakresie zamówienia.
3. Zamawiający informuje, że w procesie oceny ofert i wyboru Wykonawcy pod uwagę brane są następujące kryteria:
a) formalne (warunek dopuszczenia do oceny), z następującymi składowymi:
⎯ kompletność, czytelność i poprawność dokumentacji ofertowej,
⎯ terminowość złożenia oferty;
b) merytoryczne (50% oceny całkowitej), z następującymi składowymi:
⎯ zgodność przedmiotu oferty z przedmiotem zamówienia,
⎯ doświadczenie wykonawcy, w tym załączone certyfikaty lub referencje,
⎯ warunki realizacji zamówienia;
⎯ zakres dodatkowych funkcjonalności;
c) finansowe (50% oceny całkowitej), z następującymi składowymi:
⎯ cena produktów.
7. Zamawiający informuje, iż w przypadku każdej części składowej kryterium formalnego, możliwe jest przyznanie ofercie noty 0 lub 1, gdzie poszczególne noty oznaczają: 0 – warunek niespełniony, 1 – wa- runek spełniony. Uzyskanie przez ofertę noty 0 (zero) w przypadku którejkolwiek ze składowych kryte- rium formalnego oznacza brak możliwości zaakceptowania oferty i skutkuje niedopuszczeniem oferty do oceny merytorycznej i finansowej.
8. Zamawiający informuje, iż w przypadku każdej części składowej kryterium merytorycznego oceny możliwe jest przyznanie ofercie noty w sześciostopniowej skali od 0 do 5 punktów, gdzie poszczególne noty oznaczają: 0 – nieakceptowalny, 1 – zły, 2 – satysfakcjonujący, 3 – dobry, 4 – bardzo dobry, 5 – do- skonały. Uzyskanie przez ofertę noty 0 (zero) w przypadku którejkolwiek ze składowych kryterium me- rytorycznego oznacza brak możliwości zaakceptowania oferty i skutkuje niedopuszczeniem oferty do oceny finansowej.
4. Zamawiający informuje, iż w przypadku każdej części składowej kryterium finansowego, zależnie od zakresu danych wymaganych do przedstawienia przez Oferenta w Formularzu ofertowym, w
porównaniu ofert brane są pod uwagę odpowiednio ceny jednostkowe poszczególnych, oferowanych produktów lub łączna wartość zamówienia wraz z dostawą.
5. Zamawiający informuje, że rozpatrzy jedynie oferty Oferentów, którzy prowadzą na polskim rynku działalność nie krócej niż 2 lata.
6. Zamawiający wymaga, by oferty Oferentów obejmowały gwarancję dostępności wykupionego narzędzia w pełnym zamówionym zakresie przez okres co najmniej jednego roku od dnia udostępnienia go Zamawiającemu.
7. Zamawiający informuje, iż preferowane będą oferty obejmujące wszystkie wymagania, składające się przedmiot niniejszego Zapytania ofertowego wraz z załącznikami. Zamawiający nie wyklucza jednak uwzględnienia w procesie oceny również ofert obejmujących jedynie część parametrów spośród wskazanych.
8. Zamawiający zastrzega, że warunkiem zawarcia umowy z Oferentem i przekazania przedmiotu zamówienia do realizacji, będzie uprzednie zawarcie przez Oferenta z Zamawiającym Umowy w zakresie poufności danych (ang. Non-Disclosure Agreement), której zakres i treść ustalone zostaną z wyłonionym Wykonawcą po udzieleniu mu zamówienia.
9. Celem zapewnienia prawidłowego przetwarzania danych osobowych w procesie współpracy z wyłonionym Wykonawcą, Zamawiający zastrzega sobie prawo uzależnienia dalszego procedowania od podpisania z Wykonawcą Umowy o powierzeniu danych przed przekazaniem przedmiotu zamówienia do realizacji. Zakres i treść ww. umowy ustalone zostaną z wyłonionym Wykonawcą po udzieleniu mu zamówienia.
10. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od dalszego procedowania w przypadku braku dojścia z wyłonionym Wykonawcą do porozumienia w zakresie warunków Umowy w zakresie poufności danych, Umowy o powierzeniu danych bądź Umowy z Wykonawcą.
11. Zamawiający wymaga, aby przedmiot zamówienia został dostarczony w polskiej wersji językowej. Dodatkowe języki interfejsu użytkownika narzędzia, w tym zwłaszcza język angielski, mogą stanowić dodatkowy atut w procesie oceny ofert.
12. Zamawiający wymaga, aby przedmiot zamówienia został dostarczony przez wyłonionego Wykonawcę w terminie do 7 dni kalendarzowych od dnia udzielenia zamówienia bądź zawarcia Umowy z Wykonawcą (w przypadku wystosowania zaproszenia do jej zawarcia). W przypadku braku możliwości dostarczenia przedmiotu zamówienia we wskazanym wyżej terminie, niezbędne jest wyraźne wskazanie przez Oferenta terminu dostawy przedmiotu zamówienia (uruchomienia usługi) w ofercie.
13. Zamawiający wymaga, aby realizacja przedmiotu zamówienia przebiegała zgodnie z prawem obowiązującym w Unii Europejskiej i Polsce.
IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ WYKAZ DOKUMENTÓW DOŁĄCZANYCH DO OFERTY
1. O udział w postępowaniu nie może ubiegać się Oferent, który podlega wykluczeniu, tj. w stosunku do którego otwarto likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.
2. Jeżeli podjęte przez Xxxxxxxx czynności nie są wystarczające do wykazania jego rzetelności, Zamawiający może wykluczyć Oferenta.
3. W przypadku wskazania przez Xxxxxxxx w ofercie innych niż wskazane w niniejszym Zapytaniu ofertowym warunków i/lub terminów realizacji usługi, które nie zostały uprzednio uzgodnione z Zamawiającym, w dalszym postępowaniu za obowiązujące uznaje się warunki przedstawione w niniejszym Zapytaniu ofertowym.
4. Celem zgłoszenia oferty, Oferent zobowiązany jest przygotować wskazane przez Zamawiającego dokumenty, a następnie złożyć je zgodnie z wybraną formą złożenia oferty (pisemną lub elektroniczną, jak wskazano w sekcji IV pkt. 7-11 niniejszego Zapytania ofertowego), ze szczególnym uwzględnieniem Załącznika nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego (Formularz ofertowy w formacie XLS/XLSX). Kompletna oferta zawiera:
− podpisaną Specyfikację przedmiotu zamówienia, stanowiącą Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego;
− wypełnione i podpisane Oświadczenie Wykonawcy, że nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym przez Zamawiającego, złożone zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego (musi ono zostać podpisane przez osobę/-y upoważnioną/-e do reprezentacji);
− wypełniony i podpisany Formularz ofertowy, zgodny ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego;
− dokumenty potwierdzające prawo do podpisania oferty, pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy).
5. Oferta może zostać uzupełniona przez Oferenta o x.xx. dodatkowe materiały informacyjne nt. oferowanych usług, informacje handlowe, etc.
6. Oferent zobowiązany jest do podania w Formularzu ofertowym cen brutto, uwzględniających pełne koszty realizacji zamówienia, w tym koszty dostawy. Oferenci, którzy nie podlegają obowiązkowi podatkowemu w zakresie podatku VAT na terenie Rzeczypospolitej Polskiej zobowiązani są podać cenę netto (bez podatku VAT). W celu obliczenia ceny i oceny tak złożonych ofert, których wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, Zamawiający doliczy do przedstawionej w ofercie ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami.
7. Oferty można składać w formie pisemnej lub elektronicznej.
8. Oferta składana w formie pisemnej musi być dostarczona pocztą, kurierem lub osobiście na adres: Polski Czerwony Krzyż, xx. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx, w zamkniętej kopercie z niezbędnym dopiskiem: OFERTA – NARZĘDZIE MAILINGOWE #1/2024. W przypadku oferty składanej w formie pisemnej, złożone dokumenty powinny być opatrzone podpisem osoby/-ób uprawnionej/- ych do reprezentacji Oferenta. Formularz ofertowy powinien zostać wydrukowany i podpisany, a ponadto zostać zapisany w pliku w formacie XLS lub XLSX na płycie CD/DVD, dołączonej do dokumentacji.
9. Oferta składana w formie elektronicznej i załączniki do oferty winny być sporządzone w formatach
.pdf i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę/-y uprawnioną/-e do reprezentacji Oferenta. Zamawiający dopuszcza również zeskanowanie oferty pierwotnie wytworzonej w postaci papierowej i złożenie jej w formie elektronicznej, tj. przekształcenie dokumentów uprzednio wydrukowanych w postać elektroniczną i złożenie ich w formie elektronicznej w postaci skanów. Formularz ofertowy powinien zostać przedłożony w opatrzonym podpisem pliku PDF, a ponadto zostać przesłany w pliku w formacie XLS lub XLSX.
10. Oferta składana w formie elektronicznej winna być przesłana jako załącznik do wiadomości e-mail na specjalny adres poczty elektronicznej: XXXXXX@XXX.XX – wyłącznie na ten adres, bez załączania jako odbiorców wiadomości jakichkolwiek innych adresów poczty elektronicznej. W temacie wiadomości należy wpisać: OFERTA – NARZĘDZIE MAILINGOWE #1/2024. Wielkość plików stanowiących załącznik do wiadomości nie może przekraczać 20 MB. W przypadku gdy wielkość załączanych plików przekracza 20 MB należy pliki odpowiednio podzielić na grupy i przesłać w dwóch lub więcej wiadomościach, informując w treści wiadomości Zamawiającego w ilu częściach przesyłana jest oferta.
11. Zamawiający uwzględni w postępowaniu wyłącznie te oferty, które uznać można za zapieczętowane i podlegające komisyjnemu otwarciu. Warunkiem przyjęcia oferty złożonej w formie:
a) pisemnej: jest dostarczenie przez Oferenta dokumentacji ofertowej na adres Zamawiającego, wskazany w sekcji IV pkt 8 niniejszego Zapytania ofertowego, w zamkniętej kopercie opatrzonej czytelną informacją, którego procesu zakupu nadesłana oferta dotyczy – koperty z dokumentacją ofertową noszące ślady wcześniejszego otwarcia podlegają automatycznie wykluczeniu z dalszego procesowania;
b) elektronicznej: jest dostarczenie przez Oferenta dokumentacji ofertowej na specjalny adres poczty elektronicznej Zamawiającego, wskazany w sekcji IV pkt 10 niniejszego Zapytania ofertowego i opatrzenie jej w tytule wiadomości czytelną informacją, którego procesu zakupu nadesłana oferta dotyczy – oferty skierowane równolegle na inny adres poczty elektronicznej w domenie @xxx.xx nie mogą zostać uznane za zapieczętowane i podlegają automatycznie wykluczeniu z dalszego procesowania.
12. Przy ocenie zachowania terminu złożenia oferty, w przypadku oferty złożonej w formie pisemnej decyduje data i godzina wpływu oferty do siedziby Zamawiającego (Polski Czerwony Krzyż, xx. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx), a w przypadku oferty złożonej w formie elektronicznej data i godzina zapisu wiadomości na serwerze poczty elektronicznej Zamawiającego.
13. Na ofertę składają się dane i dokumenty opisane w sekcji IV pkt. 4-6 niniejszego Zapytania ofertowego.
14. Ofertę należy sporządzić w języku polskim w sposób czytelny.
15. Termin składania ofert upływa 11 czerwca 2024 r. o godz. 10:00 (rano czasu warszawskiego, CET).
16. Każdy z Oferentów może złożyć tylko jedną ofertę.
17. Oferty złożone po upływie terminu składania ofert pozostaną bez rozpatrzenia.
18. Złożone w terminie oferty mogą zostać przez Oferentów zmienione lub wycofane. Zmiany lub wycofania dokonuje się wyłącznie przed upływem terminu składania ofert w jeden z poniższych sposobów:
a) poprzez złożenie stosownego oświadczenia woli w formie pisemnej i jego doręczenie w ww. terminie na adres: Polski Czerwony Krzyż, xx. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx w zamkniętej kopercie z dopiskiem: OFERTA – NARZĘDZIE MAILINGOWE #1/2024;
b) poprzez złożenie stosownego oświadczenia woli w formie elektronicznej i jego doręczenie w ww. terminie na adres: XXXXXX@XXX.XX – wiadomość z tytułem: OFERTA – NARZĘDZIE MAILINGOWE #1/2024.
19. Zamawiający nie przewiduje publicznego otwarcia ofert.
20. Dzień, do którego Oferent będzie związany złożoną ofertą, określa się na 22 lipca 2024 r. włącznie.
21. Przekazanie Oferentowi przez Zamawiającego informacji zwrotnej w zakresie udzielenia bądź nieudzielenia zamówienia, nastąpi do 22 lipca 2024 r. włącznie.
22. Zamawiający nie jest zobowiązany do wzywania do uzupełnienia braków, jeżeli Oferent nie złoży przedmiotowych załączników lub złożone załączniki są niekompletne.
23. Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści oferty i złożonej dokumentacji.
24. Proces wyboru Wykonawcy prowadzony jest w oparciu o dokumentację ofertową, przedłożoną przez Oferentów w terminie składania ofert. Zamawiający nie przewiduje późniejszych negocjacji warunków otrzymanych ofert.
25. Zamawiający przekazuje Oferentom informację zwrotną w zakresie udzielenia bądź nieudzielenia zamówienia, z ewentualnym, ogólnym wskazaniem przyczyn odrzucenia oferty. Od wyników postępowania wewnętrznego Zamawiającego, dotyczącego wyboru najkorzystniejszej oferty, Oferentom nie przysługuje odwołanie.
26. Zamawiający może, w każdej chwili i bez podania przyczyny, wycofać Zapytanie ofertowe i zaprzestać dalszego procedowania.
27. Zamawiający udziela informacji oraz odpowiedzi na pytania związane z procesem zakupu, skierowane na adres poczty elektronicznej: XXXXXX@XXX.XX – nie jest to adres do przesyłania ofert w odpowiedzi na niniejsze Zapytanie ofertowe.
V. DZIAŁANIA PO WYBORZE OFERTY I WYŁONIENIU WYKONAWCY
1. Rozliczenia z wybranym/-i Wykonawcą/-ami dokonywane są w walucie polskiej (PLN).
2. Wyłonionemu/-ym w wyniku postępowania Wykonawcy/-om przekazany zostanie drogą elektroniczną, na wskazany w dokumentacji Oferty adres poczty elektronicznej Wykonawcy, komunikat Zamawiającego potwierdzający udzielenie zamówienia. Zakres zamówienia i warunki jego realizacji, potwierdzone w powyższy sposób, uznaje się za wiążące, z zastrzeżeniem postanowień sekcji V pkt 3 niniejszego Zapytania ofertowego.
3. W związku z udzieleniem zamówienia, Zamawiający dopuszcza możliwość zawarcia z Wykonawcą/-ami dodatkowo Umowy z Wykonawcą. W niniejszym przypadku, wraz z udzieleniem zamówienia bądź bezpośrednio po nim, Zamawiający skieruje do Wykonawcy/-ów zaproszenie do zawarcia umowy.
4. Podpisanie umowy, o której mowa w sekcji V pkt 3 niniejszego Zapytania ofertowego następuje w sposób ustalony indywidualnie z Wykonawcą/-ami. Zamieszczone w Zapytaniu ofertowym warunki realizacji zostaną uwzględnione w przyszłej umowie/-ach zawartej/-ymi z Wykonawcą/-ami.
5. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne:
− 0,5% wartości wynagrodzenia brutto, w przypadku niedostarczenia przedmiotu zamówienia w terminie wskazanym w Zapytaniu ofertowym bądź zaakceptowanym przez Zamawiającego po udzieleniu zamówienia, za każdy rozpoczęty dzień zwłoki – w sumie nie więcej jednak niż 15% wartości wynagrodzenia brutto,
− 0,5% wartości wynagrodzenia brutto, w przypadku nieusunięcia wady gwarancyjnej naprawianego produktu w terminie 14 dni, za każdy rozpoczęty dzień zwłoki – w sumie nie więcej jednak niż 15% wartości wynagrodzenia brutto,
− 10% wartości wynagrodzenia brutto, w razie odstąpienia przez Zamawiającego od umowy w całości lub części z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca.
6. Całkowita maksymalna odpowiedzialność Wykonawcy wobec Zamawiającego z tytułu niewykonania bądź nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia (umowy) jest ograniczona do 30% wynagrodzenia brutto, z zastrzeżeniem zapisów sekcji V pkt 9 niniejszego Zapytania ofertowego.
7. Zapłata kwot określonych w sekcji V pkt 5 niniejszego Zapytania ofertowego nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku realizacji przedmiotu zamówienia (umowy) lub wykonania naprawy gwarancyjnej.
8. Zamawiający może potrącać zastrzeżone kary umowne przy opłacaniu faktury wystawionej przez Wykonawcę.
9. Niezależnie od kar wymienionych w sekcji V pkt 5 niniejszego Zapytania ofertowego, Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych prawa cywilnego, jeżeli poniesiona szkoda przekroczy wysokość zastrzeżonych kwot.
10. Wszelkie płatności dokonywane są przez Zamawiającego na podstawie i po otrzymaniu prawidłowo wystawionych przez Wykonawcę faktur.
11. Zapłata Wynagrodzenia nastąpi w terminie 14 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury, dotyczącej zakresu dostawy przedmiotu zamówienia zrealizowanej i przyjętej przez Zamawiającego bez zastrzeżeń.
VI. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
1. Zamawiający informuje, iż dane osobowe przekazane przez Oferentów przetwarzał będzie zgodnie z zasadami określonymi w Załączniku nr 4 do niniejszego Zapytania ofertowego.
2. Poprzez złożenie oferty Oferent potwierdza, iż zapoznał się uprzednio z Załącznikiem nr 4 do niniejszego Zapytania ofertowego i akceptuje przedstawione w nim zasady przetwarzania danych osobowych.
VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia bądź unieważnienia niniejszego postępowania na każdym jego etapie i bez wyboru Wykonawcy oraz bez podawania przyczyny.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od dalszego procedowania w przypadku braku dojścia z wyłonionym Wykonawcą do porozumienia w zakresie treści i warunków Umowy z Wykonawcą (w przypadku wystosowania zaproszenia do jej zawarcia).
3. O udzielenie zamówienia i zostanie Wykonawcą nie może ubiegać się Oferent, który podlega wykluczeniu, tj. w stosunku, do którego otwarto likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.
4. Jeżeli podjęte przez Wykonawcę czynności nie są wystarczające do wykazania jego rzetelności, Zamawiający może wykluczyć Wykonawcę.