Centralny Instytut Ochrony Pracy – Państwowy Instytut Badawczy

nr sprawy: SZ/ZO-23/2021A

Zapytanie ofertowe dla zamówienia, do którego nie mają zastosowania przepisy ustawy Pzp

Przedmiot zamówienia: Usługa organizacji i przeprowadzenia międzynarodowej konferencji w dniach 13-15 czerwca 2022 r. w formie transmisji na żywo on-line

Rozdział 1 - Nazwa i adres Zamawiającego

Korespondencja pisemna: Centralny Instytut Ochrony Pracy – Państwowy Instytut Badawczy, xx. Xxxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx;

Czynne w dni robocze w godz. 800 – 1600.

Osoby uprawnione do kontaktów z Wykonawcami: Xxxxxxx Xxxxxxxx-Xxxxxxxx, Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx-Xxxxxxxxxx

E-mail/telefon do korespondencji: xxxxx@xxxx.xx , xxxxx@xxxx.xx tel. 00 000 00 00, 00 000 00 00

Rozdział 2 - Tryb udzielenia zamówienia

Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego, zwanego dalej ZO, do którego nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. 2021 poz. 1129), zwanej dalej „ustawą Pzp”.

Rozdział 3 - Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa organizacji i przeprowadzenia międzynarodowej konferencji w dniach 13-15 czerwca 2022 r. w formie transmisji na żywo on-line.

Konferencja zostanie przeprowadzona zdalnie w dniach 13-15 czerwca 2022 r. w formie transmisji na żywo on-line.

W ramach realizacji przedmiotowej usługi on-line przewiduje się wykonanie następujących działań:

1. Organizacja i przeprowadzenie konferencji:

1.1 W ramach organizacji konferencji Wykonawca zobowiązuje się w szczególności do:

a) naboru wymaganej liczby uczestników, przy współudziale Zamawiającego,

b) elektronicznej rejestracji uczestników – zakładana liczba uczestników to ok. 200 osób.

c) przekazania nie później niż 2 tygodnie przed terminem realizacji konferencji wszystkim prelegentom instrukcji obsługi narzędzia umożliwiającego im aktywny udział w konferencji, w tym przedstawienie swojej elektronicznej prezentacji, zabieranie głosu, podczas transmitowania konferencji,

d) zapewnienia Zamawiającemu (CIOP-PIB/Instytut) i prelegentom możliwości wcześniejszego sprawdzenia opracowanego przez Wykonawcę narzędzia, podczas którego zostanie przetestowana komunikacja z osobami obsługującymi konferencję. Testy zostaną przeprowadzone w terminie wyznaczonym przez Wykonawcę, ale nie później niż na 7 dni roboczych przed rozpoczęciem konferencji.

2. Strona internetowa konferencji

2.1. Wykonawca przygotuje projekt graficzny (layout & design) i zbuduje stronę internetową konferencji w języku polskim i angielskim obejmującą x.xx.: aktualizowany na bieżąco program konferencji, panel do rejestracji on-line umożliwiający dokonywanie płatności na rzecz Zamawiającego, rejestrację abstraktów, informacje o prelegentach, informację o instytucjach organizujących wydarzenie, informację o komitecie organizacyjnym, zakładkę „kontakt”.

2.2. Wykonawca zobowiązuje się wykupić domenę do strony internetowej konferencji, certyfikat SSL, a także zapewnić hosting strony internetowej konferencji i jej bieżące prowadzenie i aktualizowanie. Wykonawca zapewni należyte funkcjonowanie strony internetowej konferencji przez 3 lata po zakończeniu konferencji.

2.3. Wykonawca opracuje graficznie i redakcyjnie materiały informacyjne o konferencji na stronę internetową (w języku polskim i angielskim). Po stronie Zamawiającego będzie opracowanie merytoryczne materiałów.

3. Platforma on-line – do prowadzenia transmisji konferencji

3.1. Wykonawca zobowiązuje się do wykorzystania platformy dedykowanej organizacji konferencji (w języku angielskim), na której osadzona zostanie transmisja konferencji on-line, dostępna po zalogowaniu się uczestnika konferencji. Przewiduje się prowadzenie minimum 3 sesji tematycznych jednocześnie i dodatkowo sesji plakatowej. Platforma powinna zawierać niezbędne informacje dla uczestników konferencji w tym informacje o zasadach przetwarzania danych zgodnie z art. 13 lub 14. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”.

3.2. Dedykowana platforma (np. Virbela (Avatarland), VRChat, AltspaceVR, Hopin, Lively lub inna równorzędna) powinna umożliwiać x.xx. jednoczesne prowadzenie kilku sesji w tym samym czasie. Platforma powinna również umożliwiać organizację aktywnych przerw kawowych, chat room'ów itp.

3.3. W trakcie trwania konferencji uczestnicy będą mieli możliwość pisemnego dodawania komentarzy i zadawania pytań, które zostaną zebrane przez Wykonawcę i przesłane do Zamawiającego po zakończeniu konferencji.

3.4. Wykonawca zobowiązuje się do prowadzenia transmisji konferencji z siedziby Instytutu w Warszawie przy ul. Czerniakowskiej 16, na żywo, z jednoczesnym zapewnieniem możliwości zdalnego udziału prelegentów spoza Instytutu oraz z możliwością wygłoszenia wystąpień w miejscu realizacji nagrania – w siedzibie Instytutu). Wymagany jest transfer o rozdzielczości docelowo 1080p, z możliwością zmiany przez uczestnika na 720p w razie problemów z połączeniem.

3.5. W obrębie obsługi transmisji konferencji i zdalnego aktywnego udziału prelegentów w konferencji, Zamawiający zapewni odpowiednie łącze do Internetu na potrzeby przeprowadzenia konferencji, a Wykonawca zobowiązuje się zapewnić dodatkowy, odpowiedni dostęp do Internetu, całkowicie niezależny od jakiejkolwiek infrastruktury Zamawiającego, w przypadku zaistnienia nieprzewidzianych zdarzeń losowych (np. awarii) uniemożliwiających korzystanie z łącza Zamawiającego. Wykonawca będzie dysponował sprzętem i oprogramowaniem niezbędnym do realizacji przedmiotowego zamówienia (x.xx. sprzęt audio-

video do transmisji online, komputery, okablowanie, kamera) oraz zapewni zespół profesjonalistów i techników do obsługi tego sprzętu, którzy będą również nadzorować prawidłowy przebieg wydarzenia (szczegóły w specyfikacji usług, która stanowi załącznik nr 1).

3.6. Podczas transmisji konferencji Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia pomocy technicznej mającej za zadanie obsługę uczestników konferencji, u których wystąpił problem z połączeniem lub obsługą platformy oraz rozwiązywanie innych bieżących problemów o charakterze technicznym. W tym celu Wykonawca udostępni uczestnikom konferencji alternatywną formę kontaktu (telefon, e-mail) umożliwiającą zgłaszanie ewentualnych problemów występujących podczas transmisji.

3.7. Wykonawca będzie zobowiązany do montażu w czasie rzeczywistym obrazu, prezentacji i efektów wizualnych, a także zapewni aranżację studia i scenografię. Zamawiający udostępni salę konferencyjną w siedzibie Instytutu z przeznaczeniem na studio.

3.8. Zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony danych - zarówno prezentowanych treści, jak i uczestników konferencji leży po stronie Wykonawcy, podobnie jak zapewnienie odpowiedniego miejsca do przechowywania danych na serwerach spełniających najwyższe wymogi bezpieczeństwa. Gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych przez Wykonawcę musi być zgodne z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej: „RODO”)

3.9. Wykonawca zapewni kreację treści udostępnianych podczas wydarzenia online, wirtualnych materiałów, animacji jak również oprawę graficzną (intro, sesje plenarne, informacje o prelegentach itp.).

3.10. Rejestracja prezentacji/wykładów podczas wydarzenia, obróbka techniczna nagrań oraz monitorowanie przebiegu wydarzenia zgodnie z programem konferencji i przyjętymi założeniami również będą należały do zadań Wykonawcy.

3.11. Najpóźniej na tydzień przed konferencją Wykonawca zorganizuje nagrania wykładów keynote speakers.

3.12. Wykonawca będzie odpowiedzialny za przygotowanie oraz organizację sesji plakatowej, po uprzednim zaakceptowaniu przez Xxxxxxxxxxxxx.

4. Prowadzenie sekretariatu konferencji przed i w trakcie konferencji

4.1. Wykonawca jest zobowiązany do tworzenia formularzy zgłoszeniowych i prowadzenia bazy zgłoszeń, zapewnienia panelu do rejestracji uczestników w systemie online oraz do wysyłania potwierdzeń uczestnictwa. Panel do rejestracji będzie zawierał moduł do wprowadzenia danych niezbędnych do wystawienia przez Zamawiającego faktury VAT za opłatę rejestracyjną. Potwierdzenie rejestracji będzie również automatycznie przesyłane na dedykowany adres e- mail Zamawiającego.

4.2. Wykonawca opracuje klauzule dotyczące przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO.

4.3. Zamawiający będzie odpowiedzialny za przyjmowanie wpłat opłaty rejestracyjnej (przelew, karta kredytowa i inne formy płatności) na dedykowany rachunek bankowy oraz za wystawianie faktur VAT i przesyłanie ich do uczestników.

4.4. Wykonawca będzie odpowiedzialny za prowadzenie (przed i po konferencji) korespondencji z uczestnikami na temat rejestracji i innych zagadnień organizacyjnych dotyczących konferencji (w języku angielskim) i stworzy do tego celu dedykowany adres e-mail. Wymogiem jest aby każda zainteresowana osoba, w tym przedstawiciel Zamawiającego, otrzymała odpowiedź na swoje zapytanie w czasie do 48 godzin od jego wysłania na adres e-mail Wykonawcy.

4.5. Wykonawca będzie zobowiązany do prowadzenia ww. korespondencji do upływu okresu 3 miesięcy po zakończeniu konferencji.

4.6. Prowadzenie kampanii w mediach społecznościowych również będzie zadaniem Wykonawcy.

5. Prowadzenie budżetu konferencji

5.1. Do zadań Wykonawcy należeć będzie:

a) prowadzenie budżetu konferencji, przygotowanie szczegółowych raportów finansowych - okresowych i finalnego bilansu kosztów,

b) informowanie Zamawiającego o stanie rejestracji itp.

6. Program naukowy konferencji

6.1. Do zadań Wykonawcy przy współudziale Zamawiającego należeć będzie:

a) organizacja sesji plakatowej (możliwość wykorzystania mediów społecznościowych np. Twittera),

b) rejestracja abstraktów w systemie on-line oraz wysyłanie potwierdzeń przyjęcia abstraktów do autorów,

c) indywidulany kontakt z autorami/recenzentami/komitetem organizacyjnym.

6.2. Wykonawca zobowiązuje się do zorganizowania głosowania w konkursie "Young Researcher Award", z wykorzystaniem dostępnych aplikacji dostosowanych do tego celu.

6.3. Wykonawca będzie odpowiedzialny za opracowanie graficzne - po akceptacji i według wskazówek Zamawiającego: dwóch komunikatów o konferencji, programu konferencji, książki abstraktów (książka abstraktów z dostępem online i/lub udostępnienie w wersji elektronicznej).

7. Opracowanie graficzne konferencji

7.1. W ramach prac graficznych Wykonawca jest zobowiązany do opracowania na potrzeby konferencji Key Visual konferencji tj. logo konferencji oraz jej wizualnej identyfikacji w konsultacji z Zamawiającym.

7.2. Wszystkie projekty graficzne wykonane na potrzeby promocji i realizacji konferencji Wykonawca jest zobowiązany przedłożyć Zamawiającemu w celu uzyskania jego akceptacji.

8. Dystrybucja materiałów pokonferencyjnych

8.1. Przyjmując zgłoszenia udziału w konferencji Wykonawca utworzy bazę adresów e-mail uczestników konferencji.

8.2. W terminie do 5 dni roboczych od dnia realizacji konferencji Wykonawca zobowiązuje się do wysyłki na podane w zgłoszeniach adresy e-mail materiałów konferencyjnych (w wersji elektronicznej) przekazanych przez Zamawiającego np. książki abstraktów.

8.3. Potwierdzeniem wysłania materiałów pokonferencyjnych będzie raport z wysyłki wiadomości e- mail wraz z załącznikami.

9. Inne

9.1. Wykonawca przy współudziale z Zamawiającym weźmie udział w pozyskiwaniu sponsorów konferencji i ustalaniu warunków sponsorowania (opracowanie pakietu sponsorskiego i umowy, korespondencja ze sponsorami).

9.2. Wykonawca będzie odpowiedzialny za zapewnienie moderatora konferencji, który powinien posiadać odpowiednie doświadczenie oraz wiedzę w obszarze tematycznym konferencji. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru CV co najmniej trzech kandydatek/-tów zaproponowanych do roli moderatora przedmiotowej konferencji oraz zorganizuje spotkanie z Zamawiającym w celu wyłonienia moderatora z zaproponowanych kandydatów. Moderator poprowadzi wydarzenie w języku angielskim, dlatego powinien dysponować biegłą znajomością języka angielskiego: natywną, poświadczoną odpowiednim certyfikatem znajomości języka lub dyplomem ukończenia studiów językowych.

Nazwa i kod według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 64224000-2 - Usługi telekonferencyjne

Rozdział 4 - Termin wykonania zamówienia

Termin realizacji przedmiotu zamówienia: do 30.09.2022 r. od dnia podpisania umowy.

Rozdział 5 - Informacje dotyczące ofert częściowych i wariantowych

Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych i wariantowych.

Rozdział 6 - Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, w tym wymagane dokumenty potwierdzające spełnianie warunków (o ile są wymagane)

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu:

a) kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów;

Zamawiający nie stawia szczególnych wymagań w zakresie spełniania tego warunku

b) sytuacji ekonomicznej lub finansowej umożliwiającej realizację przedmiotu zamówienia;

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada aktualne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej na prowadzoną działalność w wysokości co najmniej 100 000 złotych.

c) zdolności technicznej lub zawodowej w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia;

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 4 (czterech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał lub należycie wykonuje co najmniej dwie usługi organizacji konferencji międzynarodowych w trybie stacjonarnym na minimum 200 uczestników oraz przynajmniej jedną usługę organizacji międzynarodowej konferencji w trybie online na minimum

200 uczestników. Wykonawca złoży, wraz z ofertą, referencje na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu.

Rozdział 7 – Informacja o sposobie porozumiewania się

1. Osobami uprawnionymi przez Zamawiającego do porozumiewania się z Wykonawcami są Xxxxxxx Xxxxxxxx-Xxxxxxxx (xxxxx@xxxx.xx) i Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx-Xxxxxxxxxx (xxxxx@xxxx.xx).

2. We wszelkiej korespondencji kierowanej do Zamawiającego drogą elektroniczną dotyczącej niniejszego postępowania należy wskazywać numer sprawy oraz nazwę postępowania.

3. Zamawiający informuje, że Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści ZO. Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści ZO wpłynął nie później niż do dnia 26.10.2021 r.

Rozdział 8 – Termin związania ofertą

Wykonawca będzie związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

Rozdział 9 – Opis sposobu przygotowania oferty

1. Wykonawca zobowiązany jest przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w ZO.

2. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego.

3. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

4. Ofertę należy przygotować w języku polskim.

5. Oferta powinna być podpisana przez osoby upoważnione do jej podpisania zgodnie z zasadami reprezentacji z aktualnego wpisu do właściwych rejestrów/ewidencji lub przez pełnomocnika/pełnomocników zgodnie z zakresem załączonego pisemnego pełnomocnictwa. Jeśli upoważnienie nie wynika z ogólnie dostępnych danych rejestrowych (wpis KRS, CEIDG) wówczas należy załączyć dokument poświadczający umocowanie danej osoby/ osób do podpisania oferty.

6. Wszelkie poprawki w tekście oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez upoważnioną(e) osobę(y).

7. Zamawiający wymaga, aby oferta zawierała co najmniej:

1)	Formularz ofertowy – Załącznik nr 2 do ZO
2)	Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych – Załącznik nr 3 do ZO
3)	Pełnomocnictwo – jeśli dotyczy

Rozdział 10 – Miejsce oraz termin składania ofert

1. Ofertę należy złożyć do dnia: 29.10.2021 r. godz. 10:00 (decyduje data i godzina wpływu do CIOP-PIB).

2. Ofertę należy złożyć za pośrednictwem poczty elektronicznej (jako skan podpisanej oferty i załączników lub dokument elektroniczny podpisane podpisem elektronicznym kwalifikowanym/ zaufanym lub osobistym) na adresy: xxxxx@xxxx.xx i xxxxx@xxxx.xx .

3. W tytule wiadomości proszę podać numer zapytania tj.: „Zapytanie ofertowe nr SZ/ZO- 23/2021A”.

4. Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie składania ofert zostaną pozostawione bez rozpatrzenia.

Rozdział 11 – Opis sposobu obliczenia ceny

1. Wykonawca uwzględniając wszystkie wymogi, o których mowa w niniejszym ZO, powinien w cenie brutto za realizację przedmiotu zamówienia ująć wszelkie koszty niezbędne dla prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia oraz uwzględnić inne opłaty i podatki, a także ewentualne upusty i rabaty.

2. Cena podana w ofercie nie podlega zmianom przez cały okres obowiązywania umowy.

3. Cenę należy wyrazić w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

4. Wszelkie rozliczenia, pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, będą prowadzone w PLN.

Rozdział 12 – Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert

1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:

Oceniane kryteria i ich waga

KRYTERIUM

waga

SPOSÓB OBLICZANIA

Oferowana cena [wartość brutto]

80%

Wartość punktowa = 80*Cmin/Cn cmin - cena najniższa spośród złożonych ofert

cn - cena oferty badanej

Doświadczenie osoby wyznaczonej do koordynacji organizacji konferencji

20%

a) Wykonawca otrzyma 10 pkt. jeżeli w ciągu ostatnich 4 lat przed upływem terminu składania ofert nadzorował/koordynował trzy międzynarodowe konferencje w trybie stacjonarnym na minimum 200 uczestników oraz przynajmniej jedną międzynarodową konferencję w trybie online na minimum 200 uczestników. Jeśli wykonawca nie wykaże spełnienia tego kryterium otrzyma 0 pkt.

b) Wykonawca otrzyma 20 pkt. jeżeli w ciągu ostatnich 4 lat przed upływem terminu składania ofert nadzorował/koordynował trzy międzynarodowe konferencje w trybie stacjonarnym na minimum 200 uczestników oraz przynajmniej dwie międzynarodowe konferencje w trybie online na minimum 200 uczestników. Jeśli wykonawca nie wykaże spełnienia tego kryterium otrzyma 0 pkt, ale jeżeli wykaże spełnianie kryterium a) otrzyma 10 pkt.

2. Obliczenia dokonywane będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

3. Oferta, która uzyska najwyższą ilość punktów w ww. kryterium oceny ofert zostanie uznana za najkorzystniejszą, pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z ilością uzyskanych punktów.

4. Jeżeli nie będzie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że zostaną złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający wezwie wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych.

5. Wykonawcy składając oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych pierwotnie ofertach.

Rozdział 13 – Informacje o wykluczeniu

1. Z udziału w postępowaniu wyłączone są osoby, które powiązane są z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Xxxxxxxxxxxxx lub osobami wykonującymi w imieniu Xxxxxxxxxxxxx czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

2. W celu wskazania braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy obowiązani są przedłożyć Oświadczenie, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do ZO.

3. Wykonawcy, którzy nie przedłożą oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia, zostaną odrzuceni z przyczyn formalnych.

Rozdział 14 – Odrzucenie oferty

2. W niniejszym postępowaniu zostanie odrzucona oferta Wykonawcy który:

a) złoży ofertę niezgodną z treścią niniejszego zapytania ofertowego,

b) przedstawi nieprawdziwe informacje,

c) nie spełnia warunków udziału w postępowaniu,

d) złożył ofertę po terminie składania ofert,

e) podlega wykluczeniu z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

Rozdział 15 – Informacje dotyczące RODO

1. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO związana z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE

(ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Centralny Instytut Ochrony Pracy – Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą przy xx. Xxxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx;

2) Administrator danych osobowych powołał Inspektora Ochrony danych nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych osobowych, z którym można skontaktować się za pośrednictwem adresu e-mail: xxx@xxxx.xx ;

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego nr SZ/ZO-23/2021A na;

„Usługa organizacji i przeprowadzenia międzynarodowej konferencji w dniach 13-15 czerwca 2022 r. w formie transmisji na żywo on-line”.

4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy Pzp;

5) W przypadku danych osobowych zamieszczonych przez Zamawiającego w Biuletynie Zamówień Publicznych, Prezes UZP zapewnia techniczne utrzymanie systemu oraz określa okres przechowywania danych osobowych w BZP.

6) Zasada jawności ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych, z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 9 RODO.

7) W odniesieniu do danych osobowych w kategorii dane wrażliwe dotyczące wyroków skazujących, o których mowa w art. 10 RODO Zamawiający będzie udostępniał te dane jedynie w sytuacji, w której ujawnianie jest niezbędne w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej do upływu terminu do ich wniesienia.

8) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

9) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

10) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;

11) posiada Pani/Pan:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

(Jeżeli wykonanie tego obowiązku wymagać będzie niewspółmiernie dużego wysiłku, Zamawiający może żądać, od osoby, której dane dotyczą wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego).

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);

na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielnie zamówienia publicznego. Od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku gdy wniesienie żądania, o którym mowa w art. 18 RODO, spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole i załącznikach do protokołu, zamawiający nie udostępnia tych danych zawartych w protokole i w załącznikach do protokołu, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO).

c) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

12) nie przysługuje Pani/Panu:

a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

13) W przypadku udostępnienia do CIOP-PIB przez Podmiot biorący udział w niniejszym postępowaniu o udzielenie Zamówienia, będący adresatem niniejszego dokumentu, danych osobowych swoich pracowników, pełnomocników, członków zarządu, wspólników, współpracowników, kontrahentów, dostawców, beneficjentów rzeczywistych lub innych osób, CIOP-PIB wnosi o poinformowanie tych osób:

a) zakresie danych osobowych dotyczących tych osób, a przekazanych CIOP-PIB,

b) tym, że CIOP-PIB jest administratorem ich danych osobowych oraz że przetwarza ich dane osobowe na zasadach określonych powyżej,

c) tym, że ww. Podmiot jest źródłem, od którego CIOP-PIB pozyskał ich dane.

Rozdział 16 – Udzielenie zamówienia

1. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

2. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą po dokonaniu oceny ofert zgodnie z zasadami opisanymi w rozdziale 12.

3. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza będzie poinformowany o terminie przeprowadzenia negocjacji lub podpisania umowy.

4. Wybrany Wykonawca ma obowiązek zawrzeć umowę, której warunki określono we Wzorze umowy, stanowiącym Załącznik nr 4 do ZO, w terminie do 7 dni kalendarzowych od dnia ogłoszenia informacji o wyborze jego oferty jako najkorzystniejszej.

5. W przypadku gdy wybrany Wykonawca nie zawrze umowy w terminie określonym w pkt 4 powyżej lub oświadczy, że odmawia podpisania umowy z Zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z Wykonawcą, który w postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.

6. Umowę może podpisać w imieniu Wykonawcy osoba (osoby) upoważniona(e) do reprezentowania Wykonawcy.

Rozdział 17 - Załączniki
Nr Załącznika	Nazwa Załącznika
1	Specyfikacja usług
2	Formularz oferty
3	Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych
4	Wzór umowy

Załącznik nr 1 do ZO

Specyfikacja usług

Międzynarodowa Konferencja Wellbeing at Work 2022 (6th International Conference on Wellbeing at Work)

Strona internetowa

Opracowanie projektu graficznego i budowa strony internetowej konferencji w języku polskim i angielskim obejmującej między innymi:

- aktualizowany na bieżąco program konferencji

- panel do rejestracji on-line, umożliwiający dokonywanie płatności elektronicznych na rzecz Zamawiającego

- rejestrację abstraktów

- informacje o prelegentach

- informację o instytucjach organizujących wydarzenie

- informację o komitecie organizacyjnym

- zakładkę „kontakt”

Strona musi zostać wykonana i przedstawiona Zamawiającemu do odbioru w terminie do 2 tygodni od dnia zawarcia umowy.

Wykupienie domeny do strony internetowej konferencji na okres co najmniej 3 lat do 2 tygodni od dnia zawarcia umowy.

Zamawiający dokona wyboru nazwy domeny na podstawie trzech propozycji przedstawionych przez Wykonawcę.

Prowadzenie i aktualizowanie strony internetowej. Zapewnienie funkcjonowania strony internetowej do 3 lat po konferencji pod adresem domenowym konferencji.

Uwzględnienie zakupu certyfikatu SSL, wykupienie hostingu i opłat z tym związanych w okresie co najmniej 3 lat.

Opracowanie graficzne i wykonanie (wraz z księgą znaku) logo konferencji.

Zamawiający dokona wyboru logo na podstawie co najmniej trzech propozycji przedstawionych przez Wykonawcę.

Logo musi zostać wykonane i przedstawione Zamawiającemu do odbioru w terminie do 2 tygodni od dnia zawarcia umowy.

Opracowanie graficzne i redakcyjne materiałów informacyjnych o konferencji w języku polskim i angielskim na stronę internetową (opracowanie merytoryczne materiałów - Zamawiający) w terminie do 2 tygodni od dnia zawarcia umowy.

Obsługa platformy do prowadzenia konferencji online

Wykupienie dostępu do platformy dostosowanej do prowadzenia konferencji online oraz do dodatkowych narzędzi niezbędnych do utrzymania prawidłowego przebiegu wydarzenia.

10	Zapewnienie zespołu profesjonalistów i techników, którzy będą nadzorować prawidłowy przebieg wydarzenia: - przesłanie informacji o dostępie do platformy dla zarejestrowanych uczestników, udostępnienie linku z loginem i hasłem - stworzenie sal/pokoi do prowadzenia kilku sesji równoległych - stworzenie sal/pokoi warsztatowych (np. speed dating, brainstorming, networking) - włączenie w platformę dodatkowych usług tj. aplikacji do zadawania pytań (Q&A), oceny prezentujących i wystąpień, oceny plakatów - stworzenie sal/pokoi do prowadzenia aktywnych przerw kawowych - stworzenie sal/pokoi wystawowych (expo) x.xx. dla sponsorów i potencjalnych wystawców - opracowanie i wprowadzenie elementu grywalizacji - dobór odpowiedniej e-platformy.
11	Montaż w czasie rzeczywistym obrazu, prezentacji i efektów wizualnych.
12	Monitorowanie przebiegu wydarzenia zgodnie z programem konferencji i przyjętymi założeniami.
13	Zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony danych - zarówno prezentowanych treści, jak i uczestników konferencji. Zapewnienie odpowiedniego miejsca przechowywania danych: serwerów spełniających najwyższe wymogi bezpieczeństwa.
14	Możliwość zapisu/rejestracji wydarzenia.
15	Kreacja treści udostępnianych podczas wydarzenia online, wirtualnych materiałów, animacji, itp. Zapewnienie oprawy graficznej (intro, sesje plenarne, informacje o prelegentach, itp.).
16	Aranżacja studia + scenografia.
17	Organizacja (techniczna) sesji plakatowej.
18	Rejestracja prezentacji / wykładów keynote speakers przed wydarzeniem + obróbka techniczna nagrań.
19	Zapewnienie dodatkowego, odpowiedniego łącza do Internetu (oprócz łącza Zamawiającego) na potrzeby przeprowadzenia Konferencji, całkowicie niezależnego od infrastruktury Zamawiającego.
20	Prowadzenie sekretariatu konferencji przed i w trakcie konferencji
21	Tworzenie formularzy zgłoszeniowych, prowadzenie bazy zgłoszeń. Informowanie Zamawiającego o stanie rejestracji uczestników.
22	Zapewnienie w terminie do 25 listopada 2021 r. panelu do rejestracji uczestników umożliwiającego dokonywanie płatności elektronicznych. Rejestracja uczestników w systemie online oraz wysyłanie potwierdzeń.
23	Opracowanie klauzul dotyczących przetwarzania danych osobowych (RODO) - w terminie do 25 listopada 2021 r.
24	Prowadzenie korespondencji z uczestnikami na temat rejestracji i innych zagadnień organizacyjnych (w języku angielskim).
25	Prowadzenie kampanii w mediach społecznościowych (np. Twitter).
26	Prowadzenie budżetu konferencji
27	Prowadzenie budżetu konferencji. Przygotowanie szczegółowych raportów finansowych - okresowych i finalnego bilansu kosztów. Informowanie Zamawiającego o stanie rejestracji uczestników, itp.
28	Materiały konferencyjne

29	Opracowanie graficzne - po akceptacji i według wskazówek zamawiającego Pierwszego Komunikatu o konferencji - w terminie do 25 listopada 2021 r.
30	Opracowanie graficzne - po akceptacji i według wskazówek zamawiającego 1. Drugiego Komunikatu o konferencji 2. Programu konferencji 3. Książki abstraktów - dostęp online i/lub udostępnienie w wersji elektronicznej.
31	Przygotowanie i wysyłka materiałów konferencyjnych (w wersji elektronicznej) do uczestników konferencji np. książka abstraktów.
32	Program naukowy
33	Organizacja sesji plakatowej - możliwość wykorzystania mediów społecznościowych np. Twittera.
34	Rejestracja abstraktów w systemie on-line. Indywidulany kontakt z autorami/recenzentami/komitetem organizacyjnym. Wysyłanie potwierdzeń przyjęcia abstraktów do autorów.
35	Imprezy towarzyszące
36	Organizacja głosowania w konkursie "Young Researcher Award", z wykorzystaniem dostępnych aplikacji dostosowanych do tych celów.
37	Inne
38	Pozyskanie sponsorów konferencji i ustalanie warunków sponsorowania (opracowanie pakietu sponsorskiego i umowy, korespondencja ze sponsorami).
39	Zapewnienie moderatora konferencji, który powinien posiadać odpowiednie doświadczenie oraz wiedzę w obszarze tematycznym konferencji. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru życiorysy co najmniej trzech kandydatów zaproponowanych do roli moderatora przedmiotowej konferencji. Moderator ma poprowadzić wydarzenie w języku angielskim.
40	Udostępnienie niezbędnego sprzętu do przeprowadzenia konferencji w studio Zamawiającego oraz obsługa techniczna.
41	Ubezpieczenie wydarzenia.

Załącznik nr 2 do ZO

Formularz oferty Postępowanie nr SZ/ZO-23/2021A

I. DANE WYKONAWCY:
Nazwa Wykonawcy: ………………………………………………………………………………………………
Adres lub siedziba: ………………………………………………………………………………………………
Numer KRS (jeśli dotyczy)
Numer NIP (jeśli dotyczy):
Osoba upoważniona do kontaktu z Zamawiającym		1) Imię i nazwisko: ………………………….. 2) tel.: ………………………………………… 3) adres e-mail: ………………………………
Nr konta bankowego, na które będzie kierowane wynagrodzenie dla Wykonawcy, w przypadku podpisania umowy		…………………………………………………………………… Wykonawca zobowiązany jest do podania numeru rachunku bankowego, który widnieje w Wykazie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT, prowadzonym przez Ministerstwo Finansów
II. CENA OFERTY:
Wartość netto	……………….. zł	słownie: ………………………………………….
Wartość podatku VAT	(…..% VAT)……zł	słownie: ………………………………………….
Wartość brutto	………………… zł	słownie: ………………………………………….
W tym za:
			cena

Strona internetowa
Opracowanie projektu graficznego i budowa strony internetowej konferencji w języku polskim i angielskim obejmującej między innymi: - aktualizowany na bieżąco program konferencji - panel do rejestracji on-line umożliwiający dokonywanie płatności elektronicznych na rzecz Zamawiającego - rejestrację abstraktów - informacje o prelegentach - informację o instytucjach organizujących wydarzenie - informację o komitecie organizacyjnym - zakładkę „kontakt”.
Wykupienie domeny do strony internetowej konferencji na okres co najmniej 3 lat. Zamawiający dokona wyboru nazwy domeny na podstawie co najmniej trzech propozycji przedstawionych przez Wykonawcę.
Prowadzenie i aktualizowanie strony internetowej. Zapewnienie funkcjonowania strony internetowej do 3 lat po konferencji pod adresem domenowym konferencji.
Uwzględnienie zakupu certyfikatu SSL, wykupienie hostingu i opłat z tym związanych w okresie co najmniej 3 lat.
Opracowanie graficzne i wykonanie (wraz z księgą znaku) logo konferencji . Zamawiający dokona wyboru logo na podstawie co najmniej trzech propozycji przedstawionych przez Wykonawcę.
Opracowanie graficzne i redakcyjne materiałów informacyjnych o konferencji w języku polskim i angielskim na stronę internetową (opracowanie merytoryczne materiałów - Zamawiający).
Obsługa platformy do prowadzenia konferencji online
Wykupienie dostępu do platformy dostosowanej do prowadzenia konferencji online oraz do dodatkowych narzędzi niezbędnych do utrzymania prawidłowego przebiegu wydarzenia
Zapewnienie zespołu profesjonalistów i techników, którzy będą nadzorować prawidłowy przebieg wydarzenia: - przesłanie informacji o dostępie do platformy dla zarejestrowanych uczestników, udostępnienie linku z loginem i hasłem, - stworzenie sal/pokoi do prowadzenia kilku sesji równoległych, - stworzenie sal/pokoi warsztatowych (np. speed dating, brainstorming, networking) - włączenie w platformę dodatkowych usług tj. aplikacji do zadawania pytań (Q&A), oceny prezentujących i wystąpień, oceny plakatów - stworzenie sal/pokoi do prowadzenia aktywnych przerw kawowych, - stworzenie sal/pokoi wystawowych (expo) x.xx. dla sponsorów i potencjalnych wystawców - opracowanie i wprowadzenie elementu grywalizacji - dobór odpowiedniej e-platformy.
Montaż w czasie rzeczywistym obrazu, prezentacji i efektów wizualnych.
Monitorowanie przebiegu wydarzenia zgodnie z programem konferencji i przyjętymi założeniami.

Zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony danych - zarówno prezentowanych treści, jak i uczestników konferencji. Zapewnienie odpowiedniego miejsca przechowywania danych: serwerów spełniających najwyższe wymogi bezpieczeństwa.
Możliwość zapisu/rejestracji wydarzenia.
Kreacja treści udostępnianych podczas wydarzenia online, wirtualnych materiałów, animacji, itp. Zapewnienie oprawy graficznej (intro, sesje plenarne, informacje o prelegentach itp.).
Aranżacja studia + scenografia.
Organizacja (techniczna) sesji plakatowej.
Rejestracja prezentacji / wykładów keynote speakers przed wydarzeniem + obróbka techniczna nagrań.
Zapewnienie dodatkowego, odpowiedniego łącza do Internetu (oprócz łącza Zamawiającego) na potrzeby przeprowadzenia Konferencji, całkowicie niezależnego od infrastruktury Zamawiającego.
Prowadzenie sekretariatu konferencji przed i w trakcie konferencji
Tworzenie formularzy zgłoszeniowych, prowadzenie bazy zgłoszeń. Informowanie zamawiającego o stanie rejestracji uczestników.
Zapewnienie panelu do rejestracji uczestników umożliwiającego dokonywanie płatności elektronicznych. Rejestracja uczestników w systemie online oraz wysyłanie potwierdzeń.
Opracowanie klauzul dotyczących przetwarzania danych osobowych (RODO).
Prowadzenie korespondencji z uczestnikami na temat rejestracji i innych zagadnień organizacyjnych (w języku angielskim).
Prowadzenie kampanii w mediach społecznościowych (np. Twitter).
Prowadzenie budżetu konferencji
Prowadzenie budżetu konferencji. Przygotowanie szczegółowych raportów finansowych - okresowych i finalnego bilansu kosztów. Informowanie Zamawiającego o stanie rejestracji uczestników, itp.
Materiały konferencyjne
Opracowanie graficzne - po akceptacji i według wskazówek zamawiającego Pierwszego Komunikatu o konferencji.
Opracowanie graficzne - po akceptacji i według wskazówek zamawiającego 1. Drugiego Komunikatu o konferencji 2. Programu konferencji 3. Książki abstraktów - dostęp online i/lub udostępnienie w wersji elektronicznej.
Przygotowanie i wysyłka materiałów konferencyjnych (w wersji elektronicznej) do uczestników konferencji np. książka abstraktów.
Program naukowy
Organizacja sesji plakatowej - możliwość wykorzystania mediów społecznościowych np. Twittera.

Rejestracja abstraktów w systemie on-line Indywidulany kontakt z autorami/recenzentami/komitetem organizacyjnym. Wysyłanie potwierdzeń przyjęcia abstraktów do autorów.
Imprezy towarzyszące
Organizacja głosowania w konkursie "Young Researcher Award", z wykorzystaniem dostępnych aplikacji dostosowanych do tych celów.
Inne
Pozyskanie sponsorów konferencji i ustalanie warunków sponsorowania (opracowanie pakietu sponsorskiego i umowy, korespondencja ze sponsorami).
Zapewnienie moderatora konferencji, który powinien posiadać odpowiednie doświadczenie oraz wiedzę w obszarze tematycznym konferencji. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru życiorysy co najmniej trzech kandydatów zaproponowanych do roli moderatora przedmiotowej konferencji. Moderator ma poprowadzić wydarzenie w języku angielskim.
Udostępnienie niezbędnego sprzętu do przeprowadzenia konferencji w studio Zamawiającego oraz obsługa techniczna.
Ubezpieczenie wydarzenia.
	III. Oświadczamy, że na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu oraz otrzymania punktów w kryterium oceny ofert, przedstawiamy poniższy wykaz wykonanych lub wykonywanych usług organizacji konferencji:
Nazwa i adres Odbiorcy	Przedmiot i zakres zamówienia	Wartość brutto zamówienia	Data wykonania usługi





Uwaga: Do wykazu należy dołączyć dowody określające czy te usługi zostały wykonane należycie, w szczególności informacji o tym czy usługi zostały prawidłowo ukończone, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - inne dokumenty. Do wykazu załączono ............ egzemplarz(e/y) dokumentów potwierdzających, że zamówienia te zostały wykonane należycie.
OŚWIADCZAMY, ŻE:
1) w cenie oferty zostały uwzględnione wszystkie koszty wykonania zamówienia i realizacji przyszłego świadczenia umownego; 2) zapoznaliśmy się z ZO, akceptujemy je w całości i nie wnosimy do niego zastrzeżeń; 3) zapoznaliśmy się z postanowieniami wzoru umowy i zobowiązujemy się, w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umowy na określonych warunkach, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego; 4) jesteśmy związani niniejszą ofertą przez okres 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert. 5) w przypadku wyboru naszej oferty, wskazujemy następujące osoby do umieszczenia w umowie, jako reprezentacja Wykonawcy, zgodnie z wpisem w CEiDG / Krajowym Rejestrze Sądowym /udzielonym pełnomocnictwem*: ✓ Imię i nazwisko - …………………………………….

✓ stanowisko/funkcja ………………………………

6) Wraz z ofertą składamy następujące oświadczenia i dokumenty:

…………………………………………………………………………………………………………

7) wypełniliśmy obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu1.

*Zaznaczyć właściwe

I. PODPIS I PIECZĘĆ WYKONAWCY

........................................

(miejscowość i data)

…………………………………………………………. (Podpis Wykonawcy/ Pełnomocnika)

1 W przypadku gdy wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO treści oświadczenia wykonawca nie składa (usunięcie treści oświadczenia np. przez jego wykreślenie).

Załącznik nr 3 do ZO

……………………, dn. …………..

Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych Znak sprawy: SZ/ZO-23/2021A

Ja, niżej podpisany(a)

…………………………………………………………………………………………………………… reprezentujący firmę……………………………………………………………………………………………..

oświadczam, że nie jestem powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Xxxxxxxxxxxxx czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

b) posiadaniu najmniej 10% udziałów lub akcji;

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

………………………………………………………

(podpis upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy i ew. pieczątka)

Załącznik nr 4 do ZO

Wzór umowy

zawarta w dniu w Warszawie pomiędzy:

Centralnym Instytutem Ochrony Pracy - Państwowym Instytutem Badawczym, z siedzibą w Warszawie, 00-000 Xxxxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxxxx 00, instytutem badawczym posiadającym status państwowego instytutu badawczego, wpisanym do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000033480, NIP 000-000-00-00, zwanym dalej Zamawiającym, reprezentowanym przez:

…………………………. - ………………………………..

………………………… - ……………………………………

a WYKONAWCĄ

(w przypadku spółek)………………………………………………………………………..

z siedzibą w …………… (kod pocztowy ….-…….), ul. ………………, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS , posiadającą numer

NIP …………… numer REGON …………… i kapitał zakładowy w wysokości zł (należy podać

w przypadku spółek z o.o.) opłacony w całości (dotyczy spółek akcyjnych),

reprezentowaną/reprezentowanym przez:

…………………………………………………………………………………………………

(w przypadku pozostałych przedsiębiorców)

............................................ przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą

.......................................... z siedzibą w ................................. (kod pocztowy …..-……), ul ,

wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarcze j, posiadającym numer NIP:

............... numer REGON: ,

zwanymi dalej „Stronami” lub „Stroną” niniejszej umowy zwaną dalej „umową”.

§ 1

1. Zamawiający zamawia, a Wykonawca zobowiązuje się wykonać usługę kompleksowej organizacji i przeprowadzenia międzynarodowej konferencji pn. „International Conference on Wellbeing at Work 2022” , która odbędzie się w dniach 13-15 czerwca 2022 r. w formie transmisji na żywo on-line z siedziby Zamawiającego, zwanej dalej „Konferencją”. Przedmiot umowy obejmuje w szczególności:

1) Opracowanie projektu graficznego i stworzenie strony internetowej Konferencji w języku polskim i angielskim;

2) Wykonanie logo Konferencji;

3) Zapewnienie domeny internetowej oraz odpowiedniego hostingu dla strony internetowej Konferencji;

4) Zapewnienie dostępu do platformy do prowadzenia konferencji on-line oraz odpowiedniego łącza internetowego i zaplecza technicznego i technologicznego do przeprowadzenia Konferencji;

5) Prowadzenie sekretariatu Konferencji przez cały okres obowiązywania niniejszej umowy;

6) Kompleksową obsługę przebiegu Konferencji;

7) Zapewnienie moderatora prowadzącego Konferencję;

8) Opracowanie i udostępnianie materiałów konferencyjnych (program konferencji, komunikaty prasowe, książka abstraktów);

9) Organizacja sesji plakatowej;

10) Organizację głosowania on-line w konkursie „Young Researcher Award”

2. Szczegółowy zakres i terminy wykonania poszczególnych elementów przedmiotu Umowy określają postanowienia Umowy oraz Załącznik nr 1 do umowy pn. „Opis przedmiotu zamówienia” i Załącznik nr 2 do umowy pn. „Specyfikacja usług”.

§ 2

Zamawiający ustali wysokość opłaty konferencyjnej dla poszczególnych kategorii uczestników Konferencji po wcześniejszej konsultacji z Wykonawcą. Konferencja odbędzie się w godzinach 09:00 – 19:00, w dniach 13,14 i 15 czerwca 2022 r. o ile Strony nie uzgodnią innych godzin trwania Konferencji w trakcie wykonania Umowy, przy czym Strony, w ramach warunków tej umowy dopuszczają możliwość przedłużenia czasu trwania Konferencji maksymalnie o 30 minut każdego dnia, jeżeli z jakichkolwiek powodów okaże się to niezbędne.

§ 3

1. Wykonawca zobowiązany jest posiadać opłaconą polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej na kwotę co najmniej 100 000 zł. (słownie: sto tysięcy złotych), ważną przez okres obowiązywania Umowy (dalej: „polisa”).

2. Zakres szkód objętych polisą musi obejmować działalność Wykonawcy w ramach wykonania przedmiotu Umowy.

3. Kopia polisy oraz dowodu jej opłacenia stanowi załącznik nr 3 do umowy.

4. Jeżeli czas ważności polisy upływa w trakcie obowiązywania niniejszej Umowy, Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu nową polisę, spełniającą warunki określone w ust. 1 i 2, wraz z dowodem jej opłacenia w terminie co najmniej 7 dni przed upływem terminu ważności wcześniejszej polisy.

§ 4

1. Wykonawca oświadcza, że wykona umowę przy zachowaniu najwyższej staranności wynikającej z zawodowego charakteru prowadzonej działalności i z uwzględnieniem profesjonalnego, naukowego charakteru Konferencji, terminowo, według swej najlepszej wiedzy i umiejętności.

2. Wykonawca oświadcza, że nie są mu znane żadne przeszkody natury technicznej, prawnej ani finansowej, które mogą utrudnić lub uniemożliwić mu należyte wykonanie przedmiotu umowy.

3. Wykonawca zobowiązany jest do ścisłej współpracy z Zamawiającym na każdym etapie realizacji umowy i uwzględniania jego wskazówek oraz wytycznych, niezwłocznego udzielania informacji i wyjaśnień w zakresie realizacji przedmiotu umowy, w szczególności zobowiązany jest na każde żądanie Zamawiającego udostępniać mu kompletną i rzetelną dokumentację i dokumenty rachunkowe związane z wykonaniem przedmiotu umowy.

4. W celu uniknięcia wątpliwości, Strony oświadczają, że wszelkie plastyczne lub graficzne elementy przedmiotu umowy, w szczególności logo Konferencji, layout i design (oprawa graficzna) strony internetowej Konferencji oraz inne elementy wpływające na prestiż i odbiór Konferencji, wymagają bieżącej współpracy Stron i nie mogą zostać udostępniane jakimkolwiek osobom trzecim (odbiorcom) przed uzyskaniem akceptacji Zamawiającego.

5. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego tj. nie dłużej niż w terminie do 3 dni, informowania Zamawiającego o wszelkich trudnościach w wykonywaniu umowy oraz okolicznościach mających lub mogących mieć negatywny wpływ na wykonanie umowy.

6. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za przestrzeganie przez podwykonawców warunków niniejszej umowy, odpowiadając za ich wszelkie działania lub zaniechania.

7. Wykonawca zobowiązany jest stosować się do zasad bezpieczeństwa i przepisów przeciwpożarowych obowiązujących w siedzibie Zamawiającego, w której zorganizowane będzie studio do transmisji Konferencji.

8. Wykonawca odpowiada za zaplecze techniczne i technologiczne niezbędne do przeprowadzenia Konferencji, w tym w szczególności za dobór odpowiedniej platformy do prowadzenia Konferencji w trybie on-line i zapewnienie odpowiedniego, dodatkowego (na wypadek nieprzewidzianych wydarzeń losowych) łącza internetowego i wszelkich sprzętów, urządzeń, nagłośnienia, okablowania i oświetlenia.

§ 5

1. Wykonawca zobowiązany jest przedstawiać Zamawiającemu comiesięczne sprawozdanie z realizacji przedmiotu umowy, obejmujące w szczególności stan realizacji poszczególnych elementów składających się na przedmiot umowy, budżet Konferencji oraz inne informacje wymagane przez Zamawiającego.

2. Zestawienia, o którym mowa w ust. 1, Wykonawca przesyła drogą poczty elektronicznej do 5 dnia następnego miesiąca kalendarzowego po miesiącu objętym danym zestawieniem.

3. Zestawienie ma charakter roboczy i informacyjny, brak zgłoszenia przez Zamawiającego zastrzeżeń do treści zestawienia nie oznacza akceptacji przedstawionych w nim informacji lub danych.

§ 6

ODBIÓR CZĘŚCIOWY

1. Przedmiot umowy podlega odbiorowi częściowemu, zgodnie z poniższym:

1) w zakresie określonym w pkt 2-7 Specyfikacji usług, stanowiącej Załącznik nr 2 do umowy;

2) w zakresie określonym w pkt 22, 23 oraz pkt 29 Specyfikacji usług, stanowiącej Załącznik nr 2 do umowy.

2. Wykonawca poinformuje Zamawiającego o gotowości do przystąpienia do odbioru danej części przedmiotu umowy, określonej zgodnie z ust. 1, a Zamawiający wyznaczy termin odbioru i dokona czynności odbioru przy udziale Wykonawcy.

3. Strony sporządzą Protokół odbioru częściowego zawierający wszystkie ustalenia dokonane w toku odbioru, podpisany przez upoważnionych przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy.

4. Protokół odbioru częściowego musi zawierać w szczególności:

1) wskazanie elementów Przedmiotu umowy będących przedmiotem odbioru;

2) oświadczenia w zakresie należytego wykonania elementów przedmiotu umowy albo wskazanie stwierdzonych wad wykonania przedmiotu umowy i ustaleń Stron w tym zakresie;

3) datę i miejsce sporządzenia protokołu odbioru oraz podpisy upoważnionych przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy.

5. Jeżeli w czasie odbioru Zamawiający stwierdzi wystąpienie wady Przedmiotu umowy, Zamawiający wyznaczy Wykonawcy termin na jej usunięcie. Wykonawca zobowiązany jest do pisemnego

zawiadomienia Zamawiającego o usunięciu wady i gotowości przedstawienia Przedmiotu umowy do ponownego odbioru.

6. Do ponownego odbioru stosuje się postanowienia ust. 1-5 powyżej.

7. Protokół odbioru danej części przedmiotu umowy, podpisany przez Zamawiającego bez zastrzeżeń, stanowi podstawę do wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT oraz wypłaty należnego wynagrodzenia za daną część przedmiotu umowy, zgodnie z cenami jednostkowymi określonymi w ofercie Wykonawcy, której kopia stanowi załącznik nr 4 do umowy.

§ 7

ODBIÓR KOŃCOWY

1. W terminie do 14 (czternastu) dni kalendarzowych od dnia przeprowadzenia Konferencji, Wykonawca sporządzi w formie elektronicznej i przekaże Zamawiającemu sprawozdanie z Konferencji, zawierające listę wszystkich wykonanych elementów przedmiotu Umowy oraz:

1) listę wszystkich osób, które uczestniczyły w tej konferencji, obejmującą ich imiona, nazwiska, nazwę reprezentowanej instytucji (afiliację), adresy e-mail oraz adresy do korespondencji, poinformowanych przez Wykonawcę o zasadach przetwarzania danych zgodnie z art. 13 lub

14 RODO tj. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);

2) zapis audio video z tej konferencji w formacie avi lub mp4, umożliwiającym jego publikację w Internecie wraz z oryginałem zgód na przetwarzanie danych osobowych (w tym wizerunku) w tym zakresie;

3) raport z przeprowadzonego konkursu „Young Researcher Award” dla uczestników konferencji;

4) protokół z przekazania utrwalonych w formie elektronicznej projektów graficznych opracowanych na potrzeby konferencji i jej promocji

5) rozliczenie budżetu Konferencji w postaci szczegółowego zestawienia poniesionych kosztów.

2. Każdy z elementów składowych, wymienionych w ust. 1 zostanie przekazany pocztą elektroniczną w odrębnym pliku, w formacie zapewniającym edycję.

3. W terminie do 7 dni od dnia otrzymania sprawozdania zgodnie z postanowieniami ust. 1, Zamawiający wyznaczy termin odbioru przedmiotu umowy i dokona czynności odbioru końcowego przy udziale Wykonawcy.

4. Strony sporządzą Protokół odbioru końcowego zawierający wszystkie ustalenia dokonane w toku odbioru, podpisany przez upoważnionych przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy.

5. Protokół odbioru końcowego musi zawierać w szczególności:

1) wskazanie Przedmiotu umowy;

2) oświadczenia w zakresie należytego wykonania przedmiotu umowy albo wskazanie stwierdzonych wad wykonania przedmiotu umowy lub nieprawidłowości w treści sprawozdania oraz ustalenia Stron w tym zakresie;

3) datę i miejsce sporządzenia protokołu odbioru oraz podpisy upoważnionych przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy.

6. Jeżeli w czasie odbioru Zamawiający stwierdzi wady przedmiotu umowy lub nieprawidłowości w sprawozdaniu, Zamawiający wyznaczy Wykonawcy termin na ich usunięcie. Wykonawca

zobowiązany jest do pisemnego zawiadomienia Zamawiającego o usunięciu wady i gotowości przedstawienia przedmiotu umowy do ponownego odbioru.

7. Do ponownego odbioru stosuje się postanowienia ust. 3-6 powyżej.

8. Protokół Odbioru końcowego przedmiotu umowy podpisany przez Zamawiającego bez zastrzeżeń stanowi potwierdzenie należytego wykonania przedmiotu umowy i stanowi podstawę do wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT oraz dokonania końcowego rozliczenia wynagrodzenia, określonego w § 9 umowy.

§ 8

PRZENIESIENIE PRAW AUTORSKICH MAJĄTKOWYCH

1. Wykonawca przenosi na Zamawiającego całość autorskich praw majątkowych do wszelkich utworów, utworów audiowizualnych i programów komputerowych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tj. Dz.U. z 2021 r., poz. 1062 ze zm.) powstałych w ramach wykonania Przedmiotu umowy (dalej zwanych łącznie „Utworami”), w szczególności do strony internetowej, logo i wszelkich grafik, aplikacji, skryptów, plików konfiguracyjnych, oprawy graficznej, publikacji, materiałów prasowych lub innej dokumentacji, bez jakichkolwiek ograniczeń co do czasu, terytorium i sposobu korzystania lub rozporządzania, przy czym:

1) przeniesienie autorskich praw majątkowych do Utworów stanowiących program komputerowy obejmuje następujące pola eksploatacji:

a) korzystanie w ramach działalności Zamawiającego bez jakichkolwiek ograniczeń, w tym x.xx. zamieszczenie w sieci Internet i umiejscowienie na serwerach wybranych przez Zamawiającego, udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w czasie i w miejscu przez siebie wybranym;

b) trwałe lub czasowe zwielokrotnienia w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie, w tym zwielokrotnianie w ramach wprowadzania, wyświetlania, stosowania, przekazywania i przechowywania programu komputerowego;

c) tłumaczenie, przystosowywanie, zmiany układu, dodawanie lub usuwanie funkcjonalności lub dokonywanie jakichkolwiek innych zmian lub modyfikacji w programie komputerowym bez konieczności uzyskania zgody Wykonawcy, z zachowaniem praw osoby, która tych zmian dokonała;

d) rozpowszechnianie programu komputerowego lub jego kopii, użyczanie, najem, dzierżawa, upoważnianie osób trzecich do korzystania.

2) przeniesienie autorskich praw majątkowych do Utworów niebędących programem komputerowym obejmuje następujące pola eksploatacji:

a) korzystanie w ramach działalności Zamawiającego bez jakichkolwiek ograniczeń, w tym x.xx. zamieszczenie w sieci Internet i umiejscowienie na serwerach wybranych przez Zamawiającego;

b) tłumaczenie, przystosowywanie, dokonywanie dowolnych zmian wyglądu lub układu Utworu;

c) utrwalanie i zwielokrotnianie Utworu w całości lub w części, wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy Utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową;

d) w zakresie obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których Utwór utrwalono – wprowadzanie do obrotu, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy;

e) publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie Utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w szczególności rozpowszechnianie w sieci Internet.

2. Przeniesienie autorskich praw majątkowych, o których mowa w ust.1 następuje z chwilą podpisania przez Zamawiającego protokołu odbioru obejmującego dany Utwór.

3. Przeniesienie praw autorskich majątkowych do zmian i modyfikacji wykonanych w ramach wykonania umowy następuje w zakresie i na zasadach określonych w niniejszym paragrafie, z chwilą wprowadzenia ich przez Wykonawcę.

4. Strony uzgadniają, że Utwory będą rozpowszechniane anonimowo. Wykonawca zobowiązuje się i gwarantuje, że zapewni że twórcy poszczególnych utworów lub części utworów składających się na przedmiot umowy nie będą wykonywali osobistych praw majątkowych i nie będą zgłaszać do Wykonawcy jakichkolwiek roszczeń wynikających z przysługujących im ww. praw osobistych.

5. Wykonawca zapewnia i gwarantuje, że korzystanie przez Zamawiającego z Utworów, o których mowa w ust. 1-2, nie narusza jakichkolwiek praw osób trzecich, w szczególności praw autorskich i praw własności przemysłowej i Wykonawca ponosi z tego tytułu pełną odpowiedzialność wobec Zamawiającego (odpowiedzialność za wady prawne), w szczególności Wykonawca zobowiązuje się zwolnić Zamawiającego z odpowiedzialności z tytułu wszelkich roszczeń zgłoszonych Zamawiającemu w tym zakresie i prowadzić na własny koszt i ryzyko obronę przed zgłoszonymi przez osobę trzecią roszczeniami i zapłacić zasądzone przez sąd lub ustalone w ugodzie stron odszkodowania i koszty z tytułu przedmiotowych roszczeń.

6. W przypadku utworów, których Wykonawca nie jest twórcą lub do których nie posiada autorskich praw majątkowych, Wykonawca oświadcza i gwarantuje, że zostały wykorzystane z poszanowaniem praw własności intelektualnej lub przemysłowej, na zasadach dozwolonego użytku publicznego, w oparciu o darmowe licencje lub posiadane przez Wykonawcę licencje, a Zamawiający nie jest i nie będzie zobowiązany do ponoszenia jakichkolwiek dodatkowych kosztów w tym zakresie.

7. Wykonawca przenosi na Zamawiającego prawo do zezwalania na wykonywanie zależnego prawa autorskiego do każdego z Utworów na wszystkich polach eksploatacji, wskazanych w ust. 1-2 powyżej.

8. Wykonawca jest na mocy niniejszej umowy upoważniony i zobowiązany do:

1) Prowadzenia, administrowania (w tym naprawiania wszelkich błędów w funkcjonowaniu) i aktualizowania strony internetowej Konferencji oraz

2) wykorzystywania logotypu i nazwy Zamawiającego

w okresie obowiązywania umowy i w celu należytego jej wykonania.

§ 9

WYNAGRODZENIE

1. Za należyte wykonanie przedmiotu umowy Wykonawcy należy się ryczałtowe wynagrodzenie w wysokości …….zł netto (słownie: .... złotych) + podatek VAT 23 % w wysokości zł, tj. zł

brutto (słownie:), zwane dalej wynagrodzeniem, płatne zgodnie z postanowieniami ust. 3.

2. Wynagrodzenie za poszczególne elementy przedmiotu umowy określone jest w ofercie Wykonawcy, której kopia stanowi Załącznik nr 4 do umowy.

3. Wynagrodzenie będzie płatne w następujących częściach:

1) I część – za wykonanie elementów przedmiotu zamówienia określonych w pkt 2-7 Specyfikacji usług, stanowiącej Załącznik nr 2 do umowy, w wysokości: … płatne na

podstawie faktury wystawionej po podpisaniu przez Zamawiającego bez zastrzeżeń protokołu odbioru częściowego, o którym mowa w § 6 ust. 7 umowy;

2) II część – za wykonanie elementów przedmiotu zamówienia określonych w pkt 22, 23 oraz 29 Specyfikacji usług, stanowiącej Załącznik nr 2 do umowy, w wysokości: … płatne na podstawie faktury wystawionej po podpisaniu przez Zamawiającego bez zastrzeżeń protokołu odbioru częściowego, o którym mowa w § 6 ust. 7 umowy;

3) III część za wykonanie pozostałych elementów przedmiotu zamówienia określonych w specyfikacji usług, stanowiącej Załącznik nr 2 do umowy, w wysokości...., płatne na podstawie faktury wystawionej po podpisaniu przez Zamawiającego bez zastrzeżeń protokołu odbioru końcowego Konferencji, o którym mowa w § 7 ust. 8 umowy.

4. Wynagrodzenie określone w ust. 1 obejmuje wszelkie świadczenia objęte przedmiotem umowy, także wynagrodzenie za przeniesienie autorskich praw majątkowych oraz prawa do zezwalania na wykonywanie autorskich prawa zależnych i za niewykonywanie autorskich praw osobistych do Utworów, o których mowa w § 8 umowy.

5. Zamawiający zapłaci wynagrodzenie na rachunek bankowy Wykonawcy o następującym numerze

…………………………………, w terminie do 14 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.

6. Za datę zapłaty Wykonawcy wynagrodzenia strony uznają dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.

7. Zamawiający zastrzega sobie prawo regulowania wynagrodzenia należnego z tytułu realizacji umowy w ramach mechanizmu podzielnej płatności (split payment) przewidzianego w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług.

8. Wykonawca oświadcza, że rachunek bankowy wskazany w umowie jest rachunkiem znajdującym się w elektronicznym wykazie podmiotów prowadzonym od 1 września 2019 r. przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, o którym mowa w ustawie o podatku od towarów i usług (dalej: „Wykaz”).

9. W przypadku, gdy rachunek bankowy Wykonawcy nie spełnia warunków określonych w ust. 8, opóźnienie w dokonaniu płatności w terminie określonym w umowie powstałe w skutek braku możliwości realizacji przez Zamawiającego płatności wynagrodzenia na rachunek objęty Wykazem, nie stanowi dla Wykonawcy podstawy do jakichkolwiek /roszczeń z tytułu nieterminowej płatności.

10. Prawidłowo wystawioną fakturę w formie papierowej należy dostarczyć Zamawiającemu na adres wskazany w komparycji umowy.

11. Prawidłowo wystawioną fakturę w formie elektronicznej można przekazać Zamawiającemu za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania (xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx), na skrzynkę Zamawiającego w postaci strukturyzowanego dokumentu elektronicznego.

12. Zamieszczając dane faktury na Platformie Elektronicznego Fakturowania należy:

- wprowadzić dodatkowe numery identyfikacyjne PEPPOL/PEF (typ numeru: NIP), tj.: dla Zamawiającego: 5250008270;

dla Wykonawcy: …………………

- w polu „numer umowy” należy wskazać nr …………………………………………..

13. W przypadku, gdy wystawiona przez Wykonawcę faktura nie będzie spełniać aktualnych w tym przedmiocie wymogów prawa, albo będzie zawierała błędy, do których skorygowania uprawniony jest Wykonawca, termin zapłaty będzie biegł od daty dostarczenia korekty takiej faktury.

14. Zamawiający oświadcza, że na dzień zawarcia umowy posiada status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu art. 4 pkt 6 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (tj. Dz. U. z 2021 r., poz. 424 ze zm.) zwanej dalej ustawą.

15. Wykonawca niniejszym oświadcza, iż na dzień zawarcia umowy posiada status*/nie posiada statusu* dużego przedsiębiorcy w rozumieniu art. 4 pkt 6 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (tj. Dz. U. z 2021 r., poz. 424 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”.

16. Strony niniejszym zobowiązują się niezwłocznie zawiadomić drugą stronę w przypadku zmiany statusu przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy.

§ 10

1. Jeżeli na dzień 15 kwietnia 2022 r. liczba zarejestrowanych uczestników wyniesie mniej niż 100 (sto) osób, Zamawiający ma prawo wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym. Oświadczenie o wypowiedzeniu musi mieć formę pisemną pod rygorem nieważności i powinno być złożone nie później niż do dnia 30 kwietnia 2022 r.

2. W przypadku skorzystania przez Xxxxxxxxxxxxx z prawa wypowiedzenia umowy na podstawie ust. 1, Wykonawcy należy się wynagrodzenie za należycie wykonaną część przedmiotu umowy do dnia otrzymania oświadczenia o wypowiedzeniu.

3. W przypadku skorzystania przez Xxxxxxxxxxxxx z prawa wypowiedzenia umowy na podstawie ust. 1, Wykonawca zobowiązany jest w terminie do trzech dni roboczych poinformować wszystkich zarejestrowanych uczestników o odwołaniu Konferencji, w uzgodniony z Zamawiającym sposób..

§ 11

1. Zamawiający może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku, gdy Wykonawca nienależycie wykonuje przedmiot umowy mimo uprzedniego dwukrotnego, pisemnego wezwania Wykonawcy przez Zamawiającego do usunięcia określonego naruszenia umowy w wyznaczonym terminie.

2. Za nienależyte wykonanie przedmiotu umowy w rozumieniu postanowień niniejszej umowy należy uznać w szczególności:

1) wykonanie danego elementu przedmiotu umowy z niezachowaniem terminów, o których mowa w umowie lub jej załącznikach;

2) wykonanie przedmiotu umowy niewłaściwej jakości;

3) wykonanie usług określonych w Umowie i jej załącznikach z naruszeniem warunków i wymagań tam określonych;

4) naruszenie zasad przetwarzania danych osobowych, określonych w niniejszej umowie lub w RODO.

3. Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy musi mieć formę pisemną pod rygorem nieważności i zawierać uzasadnienie.

§ 12

1. W przypadku wypowiedzenia lub odstąpienia od umowy przez Zamawiającego na podstawie postanowień umowy lub Kodeksu cywilnego, Wykonawca zobowiązany jest w terminie do 7 dni roboczych przekazać Zamawiającemu protokół określający stan zawansowania realizacji umowy oraz stan finansów Konferencji i załączyć do niego wszelkie efekty wykonania przedmiotu Umowy do dnia złożenia przez Zamawiającego oświadczenia o wypowiedzeniu lub odstąpieniu i wszelkie dane dostępowe niezbędne Zamawiającemu do samodzielnego korzystania z ww. efektów wykonania przedmiotu Umowy, w szczególności dostęp do bazy danych, konta ftp, dane logowania do panelu administracyjnego strony internetowej Konferencji i jej hostingu, dane logowania do skrzynek poczty elektronicznej wykorzystywanych do kontaktów z uczestnikami, mediami oraz sponsorami Konferencji, wydać pliki zawierające wszelkie materiały graficzne wytworzone w ramach wykonania umowy, jak również przekazać dane osobowe zarejestrowanych uczestników.

2. Zamawiający może wnieść uwagi do protokołu lub żądać uzupełnienia załączników do protokołu, o którym mowa w ust. 1.

3. Protokół wraz z załącznikami, o którym mowa w ust.1, podpisany przez Zamawiającego bez zastrzeżeń, stanowi postawę dokonania rozliczenia Stron za należycie wykonaną część przedmiotu umowy do dnia złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu lub odstąpieniu od umowy przez

Zamawiającego. Rozliczenie następuje odpowiednio według cen jednostkowych wskazanych w załączniku nr 4.

§ 13

1. W przypadku wypowiedzenia umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca ma obowiązek zapłaty na żądanie Zamawiającego kary umownej w wysokości 40% całkowitego wynagrodzenia brutto, określonego w § 9 ust. 1.

2. W przypadku zwłoki w należytym wykonaniu danego elementu przedmiotu umowy względem terminu określonego w umowie lub w załączniku do umowy - Wykonawca ma obowiązek zapłaty na żądanie Zamawiającego kary umownej w wysokości 0,3% całkowitego wynagrodzenia brutto, określonego w § 9 ust. 1, za każdy rozpoczęty dzień zwłoki.

3. W przypadku przeprowadzenia Konferencji niezgodnie z postanowieniami umowy lub jej załącznikami - Wykonawca ma obowiązek zapłaty na żądanie Zamawiającego kary umownej w wysokości 30% całkowitego wynagrodzenia brutto, określonego w § 9 ust. 1.

4. W przypadku naruszenia przez Wykonawcę zasady poufności lub zasad przetwarzania danych osobowych, o których mowa w § 14 umowy Wykonawca zobowiązuje się zapłacić każdorazowo Zamawiającemu karę umowną w wysokości 15% umówionego całkowitego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 9 ust. 1 za każdy przypadek naruszenia.

5. Łączna wysokość kar naliczonych Wykonawcy nie może wynieść więcej niż 60% całkowitego wynagrodzenia brutto określonego w § 9 ust. 1.

6. Zamawiający ma prawo do potrącenia przysługujących mu kar umownych z wynagrodzenia należnego Wykonawcy.

7. W przypadku, gdy potrącenie kary umownej z wynagrodzenia Wykonawcy nie będzie możliwe, Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty kary umownej w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania noty obciążeniowej wystawionej przez Zamawiającego.

8. Zamawiający może dochodzić odszkodowania przewyższającego zastrzeżone w umowie kary umowne na zasadach ogólnych.

§ 14

1. Strony zobowiązują się do przestrzegania przy realizacji przedmiotu umowy wszystkich postanowień zawartych w obowiązujących przepisach prawnych związanych z ochroną danych osobowych, w tym w szczególności z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej: „RODO”), a także związanych z ochroną informacji poufnych oraz ochroną tajemnicy przedsiębiorstwa. Obowiązek ten nie dotyczy informacji powszechnie znanych oraz udostępniania informacji na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności na żądanie sądu, prokuratury, organów podatkowych lub organów kontrolnych.

2. W ramach wykonania umowy Strony będą przekazywać sobie informacje poufne lub stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 Ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tj. Dz.U. z 2020, poz. 1913 ze zm.).

3. Przy przekazaniu informacji, o których mowa w ust. 2, strona udostępniająca zobowiązana jest poinformować drugą stronę o poufnym charakterze dokładnie wskazanych jej informacji, materiałów, koncepcji lub danych.

4. Każda ze Stron zobowiązana jest chronić tajemnicę przedsiębiorstwa drugiej Strony, w posiadanie której weszła w ramach wykonywania umowy i przedsięwziąć kroki zmierzające do zapewnienia

ochrony tajemnicy drugiej Strony, co najmniej takie jakie przedsięwzięła do ochrony tajemnicy swojego przedsiębiorstwa, a w szczególności, zobowiązana jest przedsięwziąć odpowiednie kroki, aby dostęp do poufnych informacji miały jedynie osoby bezpośrednio zaangażowane w działania na rzecz Zamawiającego po złożeniu stosownych oświadczeń o zachowaniu poufności na piśmie.

5. Każda ze Stron winna dołożyć należytej staranności, aby zapobiec ujawnieniu lub korzystaniu przez osoby trzecie z informacji poufnych drugiej Strony. Każda ze Stron zobowiązuje się zapewnić dostęp do informacji poufnych wyłącznie tym pracownikom lub współpracownikom Strony, którym informacje te są niezbędne do należytego wykonania przedmiotu umowy.

6. Nie będą uznawane za poufne informacje, które:

1) zostały ujawnione do wiadomości publicznej;

2) staną się informacją publiczną w okolicznościach niebędących wynikiem czynu bezprawnego;

3) są już znane Stronom, o czym świadczą wiarygodne dowody;

4) są zatwierdzone do rozpowszechnienia na podstawie uprzedniej pisemnej zgody Stron;

5) zostaną przekazane Stronom przez osobę fizyczną lub prawną niebędącą Stroną umowy zgodnie z prawem, bez ograniczeń i nie naruszając postanowień umowy.

7. Każda ze Stron zobowiązuje się do wykorzystywania dokumentów, danych (w tym danych osobowych) i innych materiałów otrzymanych od drugiej Strony wyłącznie w celu należytego wykonania umowy.

8. W przypadku korzystania przez Wykonawcę z usług osoby trzeciej przy wykonaniu umowy, Wykonawca może ujawnić poufną informację tylko w niezbędnym zakresie, uzyskawszy uprzednio od niej pisemne oświadczenie o obowiązku zachowania poufności lub zawarłszy pisemną umowę

o zachowaniu poufności.

9. W przypadku naruszenia powyżej opisanych zobowiązań dotyczących poufności danych druga Strona będzie miała prawo do żądania natychmiastowego zaniechania naruszeń i usunięcia ich skutków. Wezwanie do zaniechania naruszeń i usunięcia skutków winno być wysłane drugiej Stronie w formie pisemnej.

10. Do zachowania poufności Wykonawca zobowiązuje się w okresie trwania niniejszej umowy oraz w ciągu 5 lat od jej wygaśnięcia. Termin ten nie uchybia terminowi przedawnienia roszczeń, określonemu w art. 20 Ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji z dnia 16 kwietnia 1993 r. (tj. Dz.U. z 2020, poz. 1913 ze zm.).

§ 15

1. Zamawiający, jako administrator danych osobowych uczestników Konferencji, powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych uczestników Konferencji na czas obowiązywania niniejszej umowy oraz wyłącznie w celu i w zakresie niezbędnym do jej należytego wykonania.

2. Dane osobowe uczestników, o których mowa w ust. 1, obejmują w szczególności imiona i nazwiska, tytułu zawodowe i naukowe, miejsca pracy, adresy e-mail, zarejestrowany wizerunek i głos.

3. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”.

4. Zamawiający ma prawo kontroli, czy środki zastosowane przez Wykonawcę przy przetwarzaniu i zabezpieczaniu danych osobowych spełniają wymagania umowy oraz RODO, a Wykonawca udostępnia Zamawiającemu wszelkie informacje w powyższym zakresie.

5. Wykonawca może powierzyć dane osobowe, o których mowa w ust. 1 i 2 do dalszego przetwarzania podwykonawcom wyłącznie na mocy pisemnej umowy, spełniającej wymogi określone niniejszą umową, oraz po uzyskaniu uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

6. Każda ze stron działając jako administrator danych osobowych przetwarza udostępnione jej przez drugą stronę dane osobowe osób uczestniczących w zawarciu i wykonaniu przedmiotowej umowy wyłącznie w celu zawarcia i wykonania tej umowy.

7. Strony oświadczają, że osobom występującym po ich stronie przy zawarciu i wykonaniu przedmiotowej umowy znane są informacje, które powinny być im przekazane zgodnie z art. 13 ust.1-3 lub z art.14 ust. 1-4 RODO a tym samym, zgodnie z art. 13 ust. 4 i art. 14 ust. 5 RODO nie mają obowiązku przekazania tym osobom tych informacji.

§ 16

1. Osobami upoważnionymi przez Strony do bieżącej komunikacji w ramach wykonania umowy oraz do podpisywania protokołów odbioru przewidzianych umową są:

1) ze strony Zamawiającego: [imię, nazwisko, nr tel., e-mail]

2) ze strony Wykonawcy: [imię, nazwisko, nr tel., e-mail]

2. Zmiana lub uzupełnienie danych w ust. 1 i 2 nie stanowi zmiany Umowy i wymaga jedynie pisemnego oświadczenia, zawierającego nowe dane kontaktowe, złożonego drugiej Stronie.

§ 17

1. Strony przewidują możliwość zmiany umowy w następujących przypadkach:

1) możliwe jest zastosowanie nowszych i korzystniejszych dla Zamawiającego rozwiązań technologicznych lub technicznych, wynikających z postępu technicznego, spełniających wymagania określone w umowie, niepowodujące wzrostu wynagrodzenia Wykonawcy;

2) jeżeli wprowadzenie zmian Umowy wynikać będzie ze zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa;

3) nastąpi konieczność zmiany terminu wykonania umowy spowodowanego okolicznościami niezależnymi od Stron, w szczególności zdarzeniami siły wyższej lub okolicznościami leżącymi wyłącznie po stronie Zamawiającego.

§ 18

1. Wszelkie zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. Wykonawca nie ma prawa, bez uzyskania wcześniejszej, pisemnej zgody Zamawiającego, przelewać na osoby trzecie jakichkolwiek uprawnień wynikających z umowy.

3. Przedstawiciele Stron umowy oświadczają, że od dat umocowania ich do działania w imieniu Xxxxx do chwili podpisania niniejszej Umowy nie nastąpiły żadne zmiany w stanie faktycznym i prawnym, które mogły mieć jakikolwiek wpływ na ważność zaciągniętych przez nich zobowiązań.

4. Ewentualne spory wynikłe z niniejszej umowy Strony będą starały się rozwiązać w drodze porozumienia, jednakże w razie braku możliwości osiągnięcia porozumienia spory rozstrzygać będzie sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.

5. Umowa niniejsza została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

6. Integralną część umowy stanowią:

1) Załącznik nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia

2) Załącznik nr 2 – Specyfikacja usług

3) Załącznik nr 3 – kopia polisy OC wraz z dowodem opłaty

4) Załącznik nr 4 – kopia oferty Wykonawcy z dnia …

5) Załącznik nr 5 – kopia pełnomocnictw

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

Document Metadata

Table of Contents

Centralny Instytut Ochrony Pracy – Państwowy Instytut Badawczy

Document Metadata