OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA ORAZ INFORMACJE DOTYCZĄCE ISTOTNYCH POSTANOWIEŃ UMOWY Z PUNKTU WIDZENIA REALIZACJI ZAMÓWIENIA

1) Dostarczenie oraz uruchomienie Systemu zgodnego z ogólnym przedmiotem zamówienia oraz załączniku nr 1 do opz do dnia 28 lutego 2023 roku i jego utrzymanie wg zasad wskazanych w umowie. Utrzymanie Systemu nie obejmuje nieprawidłowości wynikających z:

a) awarii serwerów i sprzętu będącego własnością Zamawiającego,

b) przekroczenia granic udzielonej licencji,

c) działań i zaniechań osób zatrudnionych przez Zamawiającego lub innych osób trzecich korzystających z Systemu,

d) działania siły wyższej.

2). Zamawiający zwraca się o wycenę:

a) dostawy systemu o wskazanych w załącznikach funkcjonalnościach

b) usługi utrzymania z uwzględnieniem 250 godzin miesięcznie i podania stawki za godzinę czynności utrzymania.

c) usługi rozwoju systemu z uwzględnieniem w ramach opcji 450 godzin miesięcznie i podania stawki za godziną czynności rozwojowych. Maksymalna liczba godzin w miesiącu nie może przekroczyć 450 godzin rozwojowych. Godzina rozwojowa równa jest godzinie zegarowej.

d) Migracja danych do Systemu z systemu obecnie używanego przez zamawiającego do 28 lutego 2023 roku. Informacje o systemie są podane w załączniku numer 1 wymagania w zakresie migracji danych. Zamawiający zwraca się o wycenę migracji w łącznej kwocie.

3) Udzielenie licencji w jednym z dwóch wariantów przedstawionych poniżej:

a) zakup 1 rocznej licencji niewyłącznej na użytkowanie Systemu bez ograniczenia liczby stanowisk obejmującej dostęp do wszystkich informacji i narzędzi umożliwiających automatyczną wymianę danych z systemu z innymi systemami informatycznymi zamawiającego w okresie obowiązywania licencji oraz 6 miesięcy po jej zakończeniu

b) zakup 3 letniej licencji niewyłącznej na użytkowanie Systemu bez ograniczenia liczby stanowisk obejmującej dostęp do wszystkich informacji i narzędzi umożliwiających automatyczną wymianę danych z systemu z innymi systemami informatycznymi zamawiającego w okresie obowiązywania licencji oraz 6 miesięcy po jej zakończeniu

c) Prawo opcji tj przedłużenie licencji w zakresie wskazanym w lit a lub b o kolejne 12 miesięcy.

Zamawiający zwraca się o wycenę odrębnie wszystkich trzech wariantów licencjonowania z uwzględnieniem zakresu przekazywanych w ramach licencji praw autorskich majątkowych wskazanych w poniższych paragrafach.

4) Wykonania szkoleń z obsługi systemu dla ok 1500 osób (zdalnych lub stacjonarnych) do dnia 31.03.2023 r. z uwzględnieniem załącznik nr 1 pkt 3. 8. Zamawiający zwraca się o ustalenie przez wykonawcę jaki jest czas na efektywne szkolenie z oferowanego systemu i podanie stawki za przeszkolenie wskazanej grupy osób z uwzględnieniem faktu, że szkolenia będą odbywać się w co najmniej 63 terminach na terenie kraju zgodnie z rozmieszczeniem poszczególnych jednostek organizacyjnych PGW WP. Szczegółowa informacja w części Etapy i terminy realizacji przedmiotu zamówienia.

5) Obowiązki ze strony Zamawiającego przy realizacji systemu

a)Zamawiający udostępnia serwery celem przechowywania na nich baz danych Systemu i innego

niezbędnego oprogramowania koniecznego dla zapewnienia właściwego działania Systemu.

b) Wykonawca jest zobowiązany do wykonywania i przechowywania kopii zapasowych baz danych.

c) Zamawiający udostępni Wykonawcy oprogramowanie niezbędne do tworzenia kopi zapasowych oraz wskaże miejsce w swojej infrastrukturze, gdzie dane te będą przechowywane

6) wstępne założenia dotyczące kar umownych (kary umowne które należy uwzględnić w wycenie)

a) Z tytułu odstąpienia od Umowy z przyczyn, za które odpowiedzialność ponosi Wykonawca, - 10 % ceny brutto.

b) W przypadku niedochowania przez Wykonawcę lub przez osoby działające w jego imieniu zasad poufności, - 5 % ceny brutto, za każdy przypadek ujawnienia.

c) W razie uchylania się Wykonawcy od świadczenia usług serwisowych z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, przez okres przekraczający 4 dni robocze, Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości 10 % wartości miesięcznego wynagrodzenia za usługi utrzymania, za każdy przypadek.

d) Łączna wysokość wszelkich naliczonych kar umownych nie może przekroczyć 50 % wartości Umowy.

7) warunki gwarancji

1. Gwarancją objęte są wszystkie Produkty wytworzone na podstawie niniejszej Umowy.

2. Gwarancja zobowiązuje Wykonawcę do usuwania na koszt Wykonawcy błędów w systemie stwierdzonych po realizacji wdrożenia

3. Wykonawca usunie błędy w czasie nie dłuższym niż 24 godzin od zgłoszenia (szczegółowe zasady określi umowa)

8) prawa autorskie majątkowe

Z dniem podpisania Protokołu uruchomienia Systemu zamawiający poza wszelkimi informacjami wskazanymi w § 1 pkt 3) i prawem do ich wykorzystywania w dowolny sposób otrzymuje licencję niewyłączną na polach eksploatacji obejmujących:

a) tłumaczenie, przystosowanie, zmiana układu i jakiekolwiek inne zmiany;

b) wprowadzanie do pamięci komputera i wykorzystanie w sieci Internet;

c) sporządzanie wydruku komputerowego;

d) opracowań dokumentacji Systemu oraz przygotowania i opracowania wszelkich innych utworów objętych Umową.

e) Prawo dostępu do architektury systemu opisu struktur, tabel,

Zamawiający prosi także o odrębną wycenę w tym miejscu dostępu do kodów źródłowych celem

integracji systemu z innymi systemami w nieograniczonym czasie

9) termin realizacji

System zostanie dostarczony i uruchomiony do 31 marca 2023 r (wraz z migracją danych z systemu obecnego). Czas użytkowania – taki jak wskazany w wariantach w pkt 4).

10) Zamawiający przewiduje w okresie realizacji umowy możliwość zastosowania waloryzacji wynagrodzenia w wysokości nieprzekraczającej …10……procent w skali roku

1.1 STRUKTURA ORGANIZACYJNA ZAMAWIAJĄCEGO

STRUKTURA ORGANIZACYJNA ZAMAWIAJĄCEGO, W KTÓREJ WYMAGANY JEST DOSTĘP DO SYSTEMU.

1. Regionalne Zarządy Gospodarki Wodnej (11 lokalizacji):

1.1. Warszawa;

1.2. Bydgoszcz;

1.3. Poznań;

1.4. Szczecin;

1.5. Kraków;

1.6. Gliwice;

1.7. Wrocław;

1.8. Gdańsk;

1.9. Białystok;

1.10. Lublin;

1.11. Rzeszów

2. Krajowy Zarząd Gospodarki Wodnej – Warszawa

3. Zarządy Zlewni (50 lokalizacji):

3.1. Białystok

3.2. Augustów

3.3. Giżycko

3.4. Ostrołęka

3.5. Olsztyn

3.6. Inowrocław

3.7. Piła

3.8. Tczew

3.9. Toruń

3.10. Elbląg

3.11. Chojnice

3.12. Gdańsk

3.13. Opole

3.14. Katowice

3.15. Gliwice

3.16. Kraków

3.17. Kielce

3.18. Nowy Sącz

3.19. Sandomierz

3.20. Żywiec

3.21. Zamość

3.22. Biała Podlaska

3.23. Sokołów Podlaski

3.24. Koło

3.25. Poznań

3.26. Kalisz

3.27. Sieradz

3.28. Gorzów Wielkopolski

3.29. Stalowa Wola

3.30. Krosno

3.31. Przemyśl

3.32. Jasło

3.33. Szczecin

3.34. Gryfice

3.35. Stargard

3.36. Koszalin

3.37. Włocławek

3.38. Piotrków Trybunalski

3.39. Dębe

3.40. Łowicz

3.41. Ciechanów

3.42. Warszawa

3.43. Radom

3.44. Wrocław

3.45. Nysa

3.46. Zgorzelec

3.47. Legnica

3.48. Leszno

3.49. Zielona Góra

3.50. Lwówek Śląski

1.2 INFORMACJE OGÓLNE

W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zapewni licencje dla użytkowników systemu w liczbie 1 500 licencji, obecnie, która umożliwi pracę użytkowników w systemie. Zamawiający wymaga dostępu do systemu nielimitowanego.

Liczba aktywności:

68 000 dziennie; 911 200 miesięcznie; 3 161 000 kwartalnie, szacowane aktywności w systemie na

koniec 2022r. 12 700 000.

Liczba dokumentów: 6 518 553 szt. zgodnie z zestawieniem na dzień 31.12.2021r. dla wszystkich

jednostek PGW WP.

1.3 ETAPY I TERMINY REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Prace polegające na realizacji Przedmiotu Zamówienia opisanego w niniejszym opracowaniu zostaną zrealizowane w następujących Etapach:

1. Etap I – Analiza Przedwdrożeniowa – obejmujący: (1) opracowanie i dostarczenie Analizy Przedwdrożeniowej zawierającej opis koncepcji funkcjonowania Systemu wraz z mapowaniem zapisów analizy na wymagania zawarte w specyfikacji wymagań funkcjonalnych i technicznych określonej w Załączniku nr 1 do OPZ

2. Etap II – Dostarczenie Oprogramowania – polegający na dostarczeniu i instalacji wymaganych licencji na Oprogramowanie, które są niezbędne do realizacji Przedmiotu Zamówienia oraz zapewnienia ciągłego i prawidłowego funkcjonowania Systemu;

3. Etap III - Migracja Danych- Wykonawca zaplanuje, zorganizuje i przeprowadzi migrację danych z systemów oraz baz obecnie eksploatowanych przez Zamawiającego.

4. Etap IV – Przeprowadzenie szkoleń dla Administratorów i Użytkowników Kluczowych przewidzianych do obsługi Pilotażu

Wykonawca opracuje i przedstawi zamawiającemu plan szkoleń, mający na celu przeprowadzenie Szkoleń dla Administratorów i Użytkowników Kluczowych przewidzianych do obsługi Pilotażu zgodnie z przygotowanym przez Wykonawcę planem Szkoleń w oparciu o dostarczone materiały szkoleniowe;

5. Etap V – Przygotowanie do Startu Produkcyjnego Systemu i przeprowadzenie produkcyjnej Migracji Danych – obejmujący: (1) opracowanie i dostarczenie procedury Startu Produkcyjnego Systemu (2) opracowanie i dostarczenie Planu Asysty Powdrożeniowej, (3) przeprowadzenie przez Zamawiającego Szkoleń Użytkowników Końcowych oraz (4) przygotowanie planu Migracji i przeprowadzenie Migracji Produkcyjnej;

6. Etap V – Przeprowadzenie Startu Produkcyjnego Systemu i Asysty Powdrożeniowej w tym przeprowadzenie produkcyjnej Migracji Danych – obejmujący:

(1) Przeprowadzenie Startu Produkcyjnego,

(2) przeprowadzenie Asysty Powdrożeniowej w pierwszym okresie

2 ZAŁĄCZNIK 1 DO OGÓLNEGO PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

2.1 WYMAGANIA TECHNICZNE

2.1.1 WYMAGANIA TECHNICZNE

1. Zamawiający udostępni Wykonawcy infrastrukturę serwerową. Zamawiający wykorzystuje środowisko oparte o system operacyjny Microsoft Windows Serwer 2019, wirtualizację Hyper-V oraz serwer bazodanowy Microsoft SQL 2019 w wersji Standard.

2. W przypadku gdy dostarczony system wymaga innego systemu oraz bazy danych Zamawiający wymaga dostarczenia niezbędnego oprogramowania do prawidłowego działania systemu.

3. Wykonawca zobowiązany jest do instalacji i konfiguracji środowiska, która umożliwi prawidłową pracę systemu i użytkowników.

4. Wykonawca zobowiązany jest do tworzenia kopii zapasowych systemu a także ich odtwarzania w przypadku awarii systemu lub wystąpienia konieczności odzyskania danych. Zabezpieczeniu musi podlegać całe rozwiązanie programowe wraz z jego konfiguracją.

5. System musi być zbudowany z wykorzystaniem technologii i narzędzi zapewniających: wysoką dostępność, stabilność, wydajność, skalowalność oraz bezpieczeństwo.

6. System musi być w całości spolonizowany oraz wykorzystywać polskie znaki. Musi mieć opracowaną dokumentację techniczną oraz wyczerpującą i łatwą w interpretowaniu dokumentację użytkową w języku polskim (instrukcje stanowiskowe muszą umożliwiać użytkownikowi samodzielną pracę w Systemie).

7. System musi działać w następującym środowisku bazodanowym:

7.1. architektura dwuwarstwowa klient-serwer,

7.2. relacyjna baza danych z przetwarzaniem transakcyjnym,

7.3. korzystać z 12 baz danych dla KZGW i RZGW oraz trzynastej bazy danych na potrzeby tworzenia raportów zbiorczych,

7.4. System musi być zainstalowany na jednym serwerze zlokalizowanym w Krajowym Zarządzie Gospodarki Wodnej lub w posiadanej przez Zamawiającego kolokacji (Centrum Przetwarzania Danych w Piasecznie).

Zamawiający dopuszcza rozwiązanie z jedną bazą danych dla wszystkich jednostek organizacyjnych PGW WP.

8. System musi umożliwiać pracę użytkownika przy wykorzystaniu aplikacji instalowanej na stacji roboczej. Zamawiający wykorzystuje stacje robocze z systemem Windows 10 oraz Windows 11 Professional oraz Enterprise (wersje 32 i 64 bitowe). Na stacjach roboczych zainstalowane jest również oprogramowania biurowe – Office 365.

9. System musi posiadać jednolity interfejs wykonany w jednolitej technologii, gwarantujący wygodne wprowadzanie danych, bieżącą kontrolę poprawności wprowadzanych danych, przejrzystość prezentowania danych na ekranie oraz wygodny sposób wyszukiwania danych po dowolnych kryteriach.

10. System musi być systemem zintegrowanym, składającym się z powiązanych ze sobą modułów, używającym wspólnej bazy danych dla danej jednostki organizacyjnej w przypadku gdy wykonawca zaoferuje rozwiązanie wymienione w punkcie 7 pod. 7.3 oraz dokonującym automatycznej wymiany informacji.

Powiązanie pomiędzy modułami musi pozwalać na dostęp do danych wprowadzonych w jednym z modułów z poziomu pozostałych obszarów Systemu.

11. System musi umożliwiać korzystanie ze wspólnych baz danych wielu użytkownikom jednocześnie z blokowaniem możliwości pracy więcej niż jednego użytkownika na tym samym dokumencie

12. Zapis każdej operacji w Systemie musi zawierać informacje o osobie dokonującej zmiany lub ewidencji oraz historię wszystkich dokonanych zmian.

13. System musi posiadać możliwość równoległej pracy w kilku obszarach funkcjonalnych Systemu bez konieczności zamykania okna i utraty już wprowadzonych danych, uruchomienia niezależnie funkcjonalności z innego obszaru

14. System musi mieć możliwość równoległego dostępu do danych z poszczególnych lat bez konieczności wylogowania się.

15. System musi umożliwiać nadawanie przez administratora różnego rodzaju uprawnień

poszczególnym użytkownikom z możliwością udostępnienia danych do podglądu

16. Architektura Systemu musi umożliwić jego wdrożenie w jednostkach organizacyjnych Zamawiającego zlokalizowanych fizycznie w różnych miejscach w taki sposób, aby stanowiła ona logiczną i integralną całość,

17. System umożliwia zapisy w buforze, a następnie umożliwia trwały zapis.

18. System musi informować w formie komunikatów o nieodwracalnym usunięciu danych,

19. System musi blokować usunięcie danych bądź dokumentów, które zostały już powiązane z innymi dokumentami,

20. System musi posiadać wyraźne oznaczenie pól edytowalnych, nieedytowalnych, wymagających uzupełnienia i opcjonalnych zgodnie z wymaganiami Zamawiającego.

21. System musi mieć wbudowany zestaw automatycznych słowników oraz musi posiadać możliwość tworzenia różnego rodzaju wewnętrznych słowników z opcją nadawania uprawnień do ich edycji konkretnym użytkownikom. Wymagania:

21.1. słowniki w Systemie muszą być wspólne dla wszystkich modułów,

21.2. modyfikacja słownika musi być możliwa tylko w jednym miejscu, z automatyczną synchronizacją do wszystkich modułów,

21.3. blokada użycia nieaktywnych pozycji słownika.

22. System musi mieć wbudowany zestaw automatycznych raportów obejmujących informacje; raporty:

(702 szt. raportów). Załącznik 1a. przedstawia listę raportów.

23. Generowanie raportów, sprawozdań i zestawień musi być możliwe w dowolnej chwili z możliwością trwałego zapisu ich szablonu i wykorzystania w przyszłości przez użytkownika w ramach jego uprawnień dostępu do danych oraz z możliwością ich edycji,

24. System musi posiadać mechanizm łatwego budowania importów/eksportów danych, wygenerowanych raportów z/do plików x.xx. w formacie CSV, XLS,PDF,DOC we wszystkich modułach oraz z możliwością pobierania i łączenia danych z różnych modułów,

25. Zestawienia, raporty, dokumenty muszą mieć formę czytelnych i identyfikowalnych wydruków i posiadać x.xx.:

25.1. nazwę Systemu z numerem wersji,

25.2. oznaczenie jednostki, której dotyczą,

25.3. nazwę księgi rachunkowej,

25.4. informację o wybranych parametrach,

25.5. automatyczne numerowanie stron, z oznaczeniem łącznej ilości stron,

25.6. oznaczenie daty.

26. System musi weryfikować poprawność wprowadzanych danych pod kątem ich kompletności oraz zgodności ze zdefiniowanymi słownikami, wspomagać użytkownika poprzez oferowanie list wyboru i wyszukiwania kontekstowego przy wprowadzaniu danych,

27. System będzie pracował w ramach wewnętrznej sieci lokalnej Zamawiającego oraz w ramach sieci zewnętrznej (poprzez połączenie VPN).

28. Wykonawca dostarczy oprogramowanie i licencje niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Systemu na serwerze i stacjach roboczych Zamawiającego,

29. System musi spełniać wymogi z zakresu obowiązujących przepisów odnoszących się do systemów informatycznych służących realizacji zadań publicznych, a zwłaszcza realizować obowiązki:

29.1. zarządzania prawami i dostępem użytkowników do Systemu,

29.2. rejestrowania zdarzeń w bazie (logowanie, modyfikacja danych, itp.),

29.3. zarządzania logami (określanie szczegółowości rejestracji),

29.4. określania uprawnień dla poszczególnych grup użytkowników, a w szczególności:

29.4.1. zapewnienie zabezpieczenia zgromadzonych danych,

29.4.2. zapewnienie dostępu do Systemu tylko dla użytkowników z poprawnym, ważnym i

niezablokowanym kontem,

29.4.3. umożliwienie nadawanie praw zdefiniowanym grupom użytkowników do określonych funkcjonalności Systemu, spośród listy zdefiniowanych uprawnień,

29.5. wymuszanie stosowania formatu i długości haseł, między innymi poprzez:

29.5.1. kontrolę, czy hasła składają się, z co najmniej określonej przez administratora długości (np. ośmiu) znaków,

29.5.2. kontrolę, czy hasła zawierają znaki, z co najmniej trzech, spośród czterech następujących kategorii,

29.5.2.1. wielkie litery angielskie (od A do Z),

29.5.2.2. małe litery angielskie (od a do z),

29.5.2.3. cyfry systemu dziesiętnego (od 0 do 9),

29.5.2.4. niealfabetyczne (na przykład !, $, #, %),

29.5.3. wymuszanie zmiany haseł dla użytkownika Systemu po określonym czasie,

29.5.4. zapewnienie unikalności i braku możliwości ponownego użycia tego samego hasła, nie wcześniej niż po określonej przez administratora ilości zmian (System musi pamiętać co najmniej sześć haseł, skojarzonych z kontem użytkownika, zanim będzie można ponownie użyć stosowanego wcześniej hasła),

29.5.5. hasła użytkowników aplikacji muszą być przechowywane w bazie danych w formie zaszyfrowanej, uniemożliwiającej odczyt hasła,

30. System musi umożliwiać ponadto:

30.1. wykonanie raportu ilości wykonanych przez danego użytkownika, w określonym przedziale czasowym czynności w Systemie (np. tabele rejestrowe),

30.2. rejestrowanie historii aktywności użytkowników poprzez:

30.2.1. zapisanie w bazie danych informacji o tym który użytkownik i kiedy (data i godzina) logował/ wylogował się,

30.2.2. tworzenie zestawień o czasie pracy, godzinie zalogowania i wylogowania poszczególnych użytkowników,

30.2.3. tworzenie i modyfikowanie zestawień o dokonanych zmianach wg zadanych kryteriów z możliwością ich eksportu np. do pliku .xls,

31. System musi zapewniać bezpieczeństwo przetwarzania danych wpływających na rozliczenia

finansowe zgromadzone w bazie poprzez rejestrowanie historii operacji wykonanych w Systemie:

31.1. zapisanie wszystkich zmian w bazie danych,

31.2. rejestrowanie nazwy konta użytkownika, który dokonał zmiany,

31.3. data i godzina operacji,

31.4. rejestracja zakresu zmiany (dana sprzed dokonania zmiany i po zmianie),

31.5. historia transakcji.

32. Logowanie się użytkownika może odbywać się z dowolnej stacji roboczej podłączonej sieci, na której zainstalowana jest aplikacja umożliwiająca dostęp do systemu,

33. Oprogramowanie systemowe na stacjach roboczych jest automatycznie aktualizowane. System musi

być odporny na aktualizacje systemu operacyjnego.

34. W ramach umowy Wykonawca zobowiązany będzie do dostosowania Systemu do nowych wersji systemu operacyjnego instalowanego na stacjach roboczych i serwerach oraz nowych wersji pozostałych systemów dostarczonych z Systemem. O zamiarze wprowadzenia nowej wersji systemu operacyjnego i bazy danych Zamawiający powiadomi Wykonawcę pisemnie co najmniej na trzy miesiące przed datą wprowadzenia tych zmian,

35. W przypadku wprowadzenia nowej wersji bazy danych, w ramach zamówienia, Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia operacji migracji danych,

36. W ramach zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia pierwotnej instalacji

Systemu na stacjach roboczych,

37. W ramach zamówienia Wykonawca musi dostarczyć i zainstalować mechanizm automatycznej

aktualizacji Systemu na stacjach roboczych.

38. Minimalne warunki dotyczące wydajności, z wyłączeniem opóźnienia połączenia sieciowego spowodowanego transmisją pakietów:

38.1. czas uruchomienia Systemu na stacjach roboczych nie może przekraczać 20 sekund (za uruchomienie Systemu uznaje się moment w którym użytkownik może wykonywać operacje w Systemie),

38.2. odpowiedź Systemu na zapytania do bazy danych zbudowane na bazie jednego kryterium nie może przekraczać 8 sekund,

38.3. wyświetlenie kolejnej formatki na ekranie monitora nie może przekraczać 6 sekund,

38.4. zakończenie operacji po wypełnieniu formatki nie może przekraczać 8 sekund, z zastrzeżeniem pkt 5),

38.5. maksymalny czas generowania pojedynczego raportu, operacji, dokumentu (decyzja,

faktura, upomnienie, tytuł wykonawczy itp.) nie może przekraczać 10 sekund,

39. Wymagania pkt 38.1-38.5) musza być spełnione przy obciążeniu Systemu przez co najmniej 30 użytkowników równocześnie.

2.1.2 WYMAGANIA W ZAKRESIE MIGRACJI DANYCH

Wykonawca zaplanuje, zorganizuje i przeprowadzi migrację danych z systemów oraz baz obecnie

eksploatowanych przez Zamawiającego.

W obszarach planowanych do objęcia Systemem obecnie Zamawiający wykorzystuje wskazane poniżej rozwiązania:

• System EDEN firmy Infokrak.

Zamawiający udostępni dane zawarte w systemie EDEN firmy Infokrak w formacie xls oraz csv.

Poniżej wskazano szczegółowe wymagania dla realizacji procesu migracji:

1. Wymagane jest zorganizowanie minimum 2 migracji danych: (1) migracji próbnej oraz (2)

migracji właściwej, która odbędzie się w trakcie przygotowania Systemu do uruchomienia.

2. Migracja produkcyjna będzie obejmowała zmigrowanie wszystkich danych z obecnie wykorzystywanego systemu finansowo-księgowego. Zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia zakresu migracji właściwej o dane zmigrowane w trakcie migracji próbnej.

3. Wykonawca przeprowadzi wspólnie z Zamawiającym proces poprawy danych w systemach źródłowych, o ile wcześniejsza analiza danych w systemach źródłowych wykaże taką potrzebę. W ramach procesu poprawy danych w systemach źródłowych, Wykonawca będzie wspierał Zamawiającego poprzez tworzenie skryptów i innych narzędzi pozwalających na poprawę danych. Jeżeli na skutek analizy okaże się, że jedyną formą poprawy danych jest ich ręczna edycja wówczas, takiej poprawy dokona Zamawiający w swoich systemach źródłowych.

4. Wykonawca przygotuje narzędzia i mechanizmy służące do migracji danych.

5. Wykonawca dokona poprawy narzędzi i mechanizmów służących do migracji danych o ile zajdzie

taka potrzeba.

6. Wykonawca przeprowadzi próbną migrację danych, która musi obejmować wszystkie dane z systemu źródłowego na potrzeby uruchomienia nowego systemu.

7. W przypadku, gdy część danych nie będzie możliwa do migracji, Zamawiający może odstąpić od migracji tej części danych oraz podjąć decyzję o wprowadzeniu ich do Systemu ręcznie. Decyzja ta jest decyzją leżącą jedynie po stronie Zamawiającego.

8. Wymagane jest, aby na etapie tworzenia Analizy Przedwdrożeniowej Wykonawca opracował i

do-starczył:

- plan migracji danych z obecnie wykorzystywanych przez Zamawiającego systemów informatycznych zawierający uzgodnienia dotyczące szczegółowego zakresu i sposobu przeniesienia danych oraz obowiązujący harmonogram migracji.

9. Wykonawca zaktualizuje plan migracji na podstawie doświadczeń z migracji próbnej do celów przeprowadzenia weryfikacji danych przez Zamawiającego.

10. Za zaimportowanie wypełnionych arkuszy migracyjnych do Systemu odpowiedzialny jest

Wykonawca.

11. Wykonawca jest zobowiązany poprawić wszystkie błędy wynikające ze źle przeprowadzonej migracji.

12. Zamawiający nie definiuje szczegółowego zakresu migrowanych danych. Zostanie on określony na etapie Analizy Przedwdrożeniowej.

13. Wymagane jest zmigrowanie następujących grup danych z systemu EDEN, od stycznia 2018:

a. Dane kadrowe (obecne oraz historyczne);

b. Dane płacowe - listy płac obecne oraz historyczne

c. Kartoteka kontrahentów;

d. Bilans otwarcia;

e. Nierozliczone lub częściowo nierozliczone rozrachunki z kontrahentami;

f. Kartoteka środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, wyposażenia wraz z wartością początkową i dotychczasowymi umorzeniami;

g. Opłaty – dane z modułu Opłaty z systemu EDEN (w tym podstawy naliczeń, dokonane naliczenia z tytułu opłat dla kontrahentów, salda kontrahentów, indywidualne konta bankowe);

h. Dane dotyczące sprzedaży – faktury sprzedaży;

i. Kartoteka indeksów magazynowych oraz stany magazynowe;

j. Faktury sprzedaży ;

k. Plan kont PGW WP w strukturze obecnie wykorzystywanej w PGW WP;

l. Deklaracje i korekty podatkowe PIT,VAT, rejestry JPK;

m. Raporty do prawidłowego funkcjonowania PGW WP (załącznik 1a).

14. System EDEN korzysta z 11 niezależnych baz danych dla każdego z RZGW oraz bazy dla KZGW. Funkcjonuje również baza dla PGW WP. W ramach prowadzonej migracji wymagane jest zmigrowanie danych z każdej z bazy systemu EDEN.

15. W ramach przeprowadzenia migracji właściwej w zakresie kartoteki kontrahentów Zamawiający wymaga zapewnienia wsparcia Wykonawcy w procesie przeprowadzenia scalenia niezależnie prowadzonych kartotek kontrahentów. Wsparcie będzie obejmowało zweryfikowanie aktualności danych kontrahentów w bazach NIP/REGON.

2.1.3 INTEGRACJA Z SYSTEMAMI ZEWNĘTRZNYMI

Wykonawca w ramach realizacji Wdrożenia musi zrealizować integrację Systemu z następującymi rozwiązaniami:

• Płatnik – wysyłanie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych za pomocą plików wymiany, dane generowane są do plików KEDU (XML).,

• PPK – raporty wysyłane do instytucji Finansowej PZU do pliku CSV

• PUE ZUS – Integracja jednokierunkowa, pobieranie dokumentów eZLA z PUE ZUS,

• BGK – pobieranie wyciągów bankowych i depozytów za pomocą plików wymiany – wysyłanie przelewów za pomocą plików wymiany do pliku CSV,

• API BIR – pobieranie danych o kontrahencie,

• API Wykaz podatników VAT – pobieranie informacji o statusie podatnika VAT

• API NBP – pobieranie kursów walut

• API e-faktura – pobieranie faktur z PEF

• API e-deklaracje (PIT, VAT, JPK) – wysyłanie rozliczeń podatkowych – pobieranie UPO

• API Import faktur zakupu – obieg dokumentów zakupowych (Trimtab)

• Instytucja Finansowa PZU – wysyłanie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych za pomocą plików wymiany (PPK)

Aplikacje do podpisu elektronicznego w związku z wysyłaniem z programu deklaracji podatkowych które

wymagają autoryzacji tym podpisem

2.2 WYMAGANIA FUNKCJONALNE

2.2.1 MODUŁ KSIĘGOWOŚĆ

Wprowadzenie

Moduł Księgowość powinien umożliwiać prowadzenie ksiąg handlowych, obejmować prace działu księgowości finansowej i kosztowej, wykorzystywać informacje wprowadzane w innych działach, zestawiać informacje do analiz ekonomicznych.

Zakres prowadzonej ewidencji powinien być zgodny z Ustawą o rachunkowości. Prowadzona powinna być kontrola poprawności bilansowania (zasada podwójnego zapisu) i zapewniona powinna być zgodność obrotów i sald kont analitycznych i syntetycznych.

System powinien umożliwiać nadawanie uprawnień do korzystania z wybranych funkcji dla wskazanych użytkowników, posiadać funkcje kontrolujące prawidłowość eksploatacji i zabezpieczania danych.

Dokumenty w module KSIĘGOWOŚĆ usystematyzowane powinny być w pięciu grupach zależnych od

sposobu ich powstawania:

Dowody księgowe, Raporty kasowe, Wyciągi bankowe, Dowody zakupu, Dowody sprzedaży

Bezpośredniej rejestracji w module księgowym podlegają dokumenty księgowe, pozostałe są tworzone w macierzystych modułach. Do dowodów księgowych kierowane są również noty księgowe ze środków trwałych, noty z dowodów magazynowych, noty z list płac, noty odsetkowe, noty różnic kursowych oraz dokumenty z automatycznego rozliczenia kosztów.

Dokumenty w trakcie wprowadzania do systemu finansowo-księgowego podlegają procedurze kontrolnej ze strukturą planu kont, w zakresie zasady podwójnego zapisu a także - bilansowania zapisów

–dokumenty poprawne aktualizują stany zapisów w zakresie obrotów na kontach (za m-c, narastająco), system informuje użytkownika obłędach w ewidencji dowodów księgowych.

Użytkownik przygotuje (przy współpracy z osobą wdrażającą program) odpowiedni planu kont. Dotyczy to w szczególności rozbudowy analitycznej kont pozwalającej otrzymać informacje służące do sprawozdań, rozliczeń i analiz. W obrębie konta syntetycznego zachowana będzie jednolita struktura.

Plan kont powinien umożliwiać budowę konta z min. 7 poziomami analityki z możliwością jego

rozbudowania

System powinien posiadać tabele z deklaracją dla potrzeb prowadzenia ewidencji VAT oraz adaptowany do potrzeb użytkownika moduł automatycznego rozliczania kosztów. Algorytmy wykorzystane do rozliczeń kosztów powinny być dostępne dla użytkownika systemu.

System powinien dawać użytkownikom możliwość tworzenia raportów kalkulacji oraz zestawień do analiz ekonomicznych zgodnie z posiadanym planem kont. Wszystkie raporty powinny być dostępne do przeglądania na ekranie, drukowania, zapisu do archiwum przesłania do programu Excel oraz konwersji do formatu PDF.

Osoby wdrażające będą uczestniczyć w dopracowaniu Planu Kont w celu uzyskania indywidualnych rozliczeń i zestawień oraz zapewnią pomoc w czasie eksploatacji programu.

Charakterystyka modułu

Moduł KSIĘGOWOŚĆ powinien łączyć efekty pracy użytkowników pozostałych modułów, zabezpieczając informacje dla analiz ekonomicznych oraz dla budżetowania.

Informacje wprowadzane w dokumentach w poszczególnych modułach wykorzystane będą do tworzenia dekretu księgowego. Dekret księgowy będzie kontrolowany poprzez zakładowy plan kont. W planie kont zdefiniowane muszą być wszystkie konta, które będą wykorzystane w systemie. W obrębie deklarowanego konta syntetycznego musi być zachowana jednorodna struktura. Wszystkie analityki konta muszą być zadeklarowane i opisane - w czasie dekretacji nie opisuje się kont księgowych. Zadeklarowana analityka może być zastosowana w wielu kontach syntetycznych. Każde konto powinno mieć możliwość zdefiniowania co najmniej następujących atrybutów:

czy jest bilansowe / pozabilansowe, walutowe, rozrachunkowe,

uwzględniane w kręgu kosztów,

ile znaków konta podlega kontroli poprawności

Konto traktowane jako informacja zapisana w postaci szeregu analityk (słowników) stanowić będzie podstawę dla analiz. W czasie prac wdrożeniowych zamawiający zadeklaruje dodatkowe słowniki wykorzystywane w dokumentach, które nie muszą wchodzić w skład konta księgowego. Słowniki te wraz z kontami księgowymi powinny zabezpieczać pełną informacje dla wszystkich analiz. System powinien zapewniać możliwość selektywnego wykorzystania informacji z kont księgowych, przy użyciu narzędzi zdefiniowanych w okresie wdrożenia lub później, samodzielnie przez użytkowników systemu dla tworzenia raportów kontrolnych lub sprawozdań finansowych.

Z efektów modułu KSIĘGOWOŚĆ korzystać będzie moduł BUDŻETOWANIE importując informacje w

zakresie wykonania.

Z uwagi na pierwszoplanową rolę planu kont – powinien on być precyzyjnie opracowany, traktowane

jest to priorytetowo w czasie wdrożenia systemu.

W kolejnym roku obrotowym można robić zmiany w planie. W bieżącym roku można tylko zakładać nowe konta syntetyczne i uzupełniać wykaz słowników tworzących konkretne analityki konta, ale nie można zmieniać struktury używanych wcześniej kont.

W systemie deklarowany jest rok obrotowy (niektóre firmy prowadzą księgi w innym wymiarze niż rok kalendarzowy). Możliwa jest też sytuacja zmiany statusu firmy w wyniku czego zmieniany jest rok obrotowy. W związku z powyższym deklarowany plan kont rozpatrywany jest w obrębie roku obrotowego. Również symbolika dokumentów księgowych dotyczy okresu roku obrotowego.

Ze względu na możliwość porównywania danych z wielu lat, dostępne powinny być wieloletnie plany kont. W module budżetowania analizy prowadzone będą w zakresie poszczególnych analityk, a nie pełnych kont księgowych.

Zalecane powinno być ustawienie dokumentów z ich pełną dekretacją we wszystkich modułach korespondujących z księgowością.

W takich dokumentach możliwe powinno być wskazanie wariantu księgowania precyzyjnie opisanego kiedy go stosować oraz wykorzystanie niezbędnych słowników stanowiących analityki kont. Po wprowadzeniu dokumentu można zobaczyć jak wygląda pełny dekret dokumentu.

W dokumentach rejestrowanych bezpośrednio w księgowości można ustawić wspomagania w postaci tzw. wzorników księgowań – polega to na uzupełnianiu przez system kilku linii dekretu, jeśli wystąpi konieczność takiego uzupełnienia.

Wspomaganie dekretowania zastosowane może też być w wyciągach z niektórych systemów bankowych, - po numerze konta bankowego rozpoznawany jest kontrahent, po numerze faktury odszukiwana jest płacona faktura – powstaje stosowny dekret księgowy.

Stosowanie opracowanych wariantów dekretacyjnych umożliwia dużo bardziej precyzyjną prace, pozwalającą bardziej analitycznie ewidencjonować księgowane dokumenty. W ten sposób osiąga się więcej informacji dla kadry zarządzającej firmą.

Stosowane dokumenty będą deklarowane w poszczególnych modułach. Każdy z takich dokumentów ma wiele atrybutów precyzujących sposób jego stosowania.

System powinien dawać użytkownikom możliwość rozksięgowywania dokumentów na poszczególne jednostki RZGW (dot. to zakupów centralnych gdzie wydatek dokonywany jest w siedzibie, a koszty ponoszą poszczególne jednostki RZGW).

System ma umożliwiać stosowanie dowolnej liczby słowników, które mogą stanowić analityki kont księgowych.

Wszystkie raporty, w tym raporty samodzielnie tworzone przez użytkowników mogą być przesyłane do programu Excel lub do formatu PDF, również w celu umożliwienia prezentacji zestawień dla osób niemających dostępu do systemu finansowo-księgowego.

Raporty definiowane przez użytkowników musza mieć możliwość zapisywania parametrów do ich

tworzenia.

W poszczególnych modułach deklarowana jest liczba miesięcy, w których równocześnie dopuszczona jest rejestracja dokumentów lub korygowanie wcześniej wprowadzonych.

W miesiącach obrachunkowych od stycznia do listopada dopuszcza się prace na kolejnym miesiącu pod warunkiem jego rozpoczęcia tj. daty kalendarzowej. Miesiące te zamykane są do 20 dnia następnego miesiąca czyli m-c dotychczasowy jako archiwalny – praca ewidencyjna jest wtedy już niemożliwa. Możliwe cały czas są analizy, podglądy i tworzenie raportów.

Miesiąc grudzień oraz kolejne odrębne okresy zamknięcia roku (co najmniej 3 takie okresy) służące sporządzeniu bilansu aktywne są do dnia ich zamknięcia z tym że musi być zachowana kolejność ich zamykania. W czasie prac nad bilansem roku poprzedniego miesiące roku bieżącego podlegają

zamykaniu jak wyżej z koniecznością aktualizowania bilansu otwarcia o zmiany wynikające z okresów

roku poprzedniego.

W momencie zamykania okresu wszystkie dokumenty księgowe otrzymują numeracje dziennika która jest operacją nieodwracalną. Możliwe jest także nadawanie numerów dziennika w ciągu okresu księgowego. W związku z powyższym system musi umożliwiać tworzenie raportów – co najmniej zestawienia obrotów i sald oraz zapisów na kontach w opcji z dokumentami na trwale zaksięgowanymi (z nadaną liczbą dziennika) oraz pozostających w edycji tj. w tzw. buforze.

Bilans otwarcia tworzony jest na podstawie sald końcowych kont. Po weryfikacji bilansu przez głównego księgowego wprowadzana jest korekta bilansu otwarcia.

Rejestracja zdarzeń gospodarczych w postaci dekretów księgowych prowadzona jest

z automatyczną kontrolą zgodności sum dekretów strony Wn i Ma. Konta pozabilansowe nie wchodzą w skład w/w sum. Jeżeli plan kont obejmuje konta zespołu 4 i 5 prowadzona jest kontrola zgodności sum 4... i 490, oraz 5... i 490. Program ma kontrolować długość i poprawność zapisu kont w oparciu o wcześniej wprowadzony plan kont. Kont niezadeklarowanych w planie kont stosować się można. Program powinien umożliwiać zadeklarowanie dodatkowych kontroli zgodności np. wymagania dekretacji na koncie pozabilansowym.

Księgowanie dowodów może odbywać się równocześnie w walucie polskiej i obcej. Program powinien zapewniać automatyczne przeliczanie kwot wyrażonych w walutach na podstawie zadekretowanych tabel NBP wraz z tworzeniem wydruków księgowych (dekretacji dowodu księgowego, wyciągów bankowych, zestawiania obrotów i sald, zapisów na kontach) zarówno w walucie jak i w przeliczeniu na PLN.

Dowody zgodne aktualizują stany kont w czasie rzeczywistym (na bieżąco). Informacje o sytuacji przedsiębiorstwa na podstawie stanu kont można uzyskać w obrębie bieżącego miesiąca, lub rozpoczętego kolejnego miesiąca.

Informacje o stanach i obrotach kont analitycznych i syntetycznych można uzyskać na ekranie monitora i wydrukach prezentujących wprowadzone dane w różnych układach:

w przekroju dokumentów (dekretacji),

w przekroju kont analitycznych wraz ze wszystkimi księgowaniami na tych kontach,

w przekroju sumarycznym na analityki wyższych szczebli i syntetyki, wg indywidualnie przygotowanych zestawień

System udostępni księgi rachunkowe w formie wydruków:

a/ dziennik:	-	wydruk dziennika dowodów,
b/ konta księgi głównej:	-	zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych,
		analityka kont,

c/konta ksiąg pomocniczych	-	zestawienie obrotów i sald wg pełnej analityki kont,
	-	zestawienie sald,
	-	zestawienia rozrachunków: transakcje należności i
		zobowiązań,
	-	zestawienia walutowe,
	-	zestawienia ewidencji pozabilansowej.

Dokumenty w module księgowości usystematyzowane są w pięciu grupach zależnych od sposobu ich powstawania: dowody księgowe, raporty kasowe, wyciągi bankowe, dowody zakupu, dowody sprzedaży. Mogą one być prowadzone w walucie polskiej i obcej. Dla walut obcych na podstawie rodzaju waluty, daty i tabeli kursu z kwoty waluty obcej obliczana jest kwota złotowa.

Konta deklarowane, jako rozrachunkowe, zasilają moduł finansowy, który kontroluje stan rozliczeń należności i zobowiązań z kontrahentami oraz z pracownikami. Dla potrzeb całego systemu prowadzona jest ewidencja kontrahentów. Pracownicy są ewidencjonowani w module kadrowym, dostępni są również w pozostałych modułach – z zachowaniem jednolitej numeracji

W module finansowym standardem są raporty:

zestawienia transakcji złotowych i walutowych,

zestawienie sald faktur,

naliczanie odsetek wraz z emisją not obciążeniowych i możliwością dekretacji, emisja wezwań do zapłaty przeterminowanych należności,

emisja potwierdzenia salda,

obsługa kompensat,

zestawienia rankingowe największych dłużników i wierzycieli

Rejestry zakupu i sprzedaży VAT uzyskuje się na bazie wprowadzonych dowodów księgowych w oparciu o zadeklarowane konta, na których księgowane są kwoty netto/brutto/, oraz konta z kwotami podatku VAT. Wydruki rejestrów obejmują faktury zgodne z datą powstania obowiązku VAT lub wszystkie faktury z m-ca obliczeniowego.

Funkcje kosztowe pozwalają automatycznie rozliczać koszty w oparciu o podane przez użytkownika algorytmy. Na bazie tych rozliczeń emitowane są wydruki.

Do najczęściej spotykanych należą:

wynik finansowy,

wynik ze sprzedaży, układy kalkulacyjne

Dokumenty księgowe

Dokumenty w module księgowości usystematyzowane są w pięciu grupach zależnych od sposobu ich

powstawania:

Dowody księgowe D,

Raporty kasowe K,

Wyciągi bankowe B,

Dowody zakupu Z,

Dowody sprzedaży S

Deklaracje symboli w/w dowodów wykonuje się w zakładce Administracja w pkt. Symbole dowodów. Typ dowodu / D,K,B,Z,S / przydziela symbol do określonej grupy dokumentów. Każdy symbol obok kodu dokumentu posiada nazwę oraz parametry:

czy prowadzona jest numeracja narastająca /R/, czy miesięczna /M/;

czy dany symbol dowodu tworzy rejestr VAT: S sprzedaży, Z zakupu, X oba rejestry;

Dokumenty księgowe D mogą być wprowadzane ręcznie, np. polecenia księgowania lub pochodzić z not zbiorczych: środków trwałych, list płac, not odsetkowych, różnic kursowych oraz w czasie automatycznego rozliczenia kosztów.

System powinien dawać możliwość sporządzania dokumentów księgowych umożliwiających rozksięgowywanie pozycji danego rodzaju dokumentu na poszczególne jednostki RZGW (dot. to zakupów centralnych gdzie wydatek dokonywany jest w siedzibie, koszty ponoszą poszczególne jednostki).

Dokumenty zbiorcze:

Raporty kasowe deklarowane są w pkt. Definiowanie kas.

Główne informacje to: kod i nazwa kasy oraz konto księgowe kasy i ewentualnie symbol waluty dla kasy

walutowej.

Wyciągi bankowe deklarowane są w pkt. Definiowanie banków.

Główne informacje to: kod i nazwa banku oraz konto księgowe banku ewentualnie symbol waluty dla banku z rachunkiem walutowym. Kolejne parametry to konto rachunku bankowego oraz parametry dotyczące możliwości importowania danych z systemu bankowego i eksportowania przelewów do systemu bankowego.

Dokumenty zbiorcze składają się z dokumentów księgowych np. KP, KW w kasie oraz BP, BW w banku.

Dowody zakupu pochodzą z modułu ZAKUP. Rejestrowana faktura zakupu wykorzystując warianty księgowania i odpowiednie słowniki księgowe po określeniu m-ca zostaje zadekretowana do tego rejestru.

Dowody sprzedaży pochodzą z modułu SPRZEDAŻ. Wystawiona faktura sprzedaży, paragon fiskalny lub nota obciążeniowa jest rejestrowana z wykorzystaniem wariantów księgowania i stosownych słowników.

Każdy symbol dowodu, jako odrębne urządzenie księgowe posiadające własną numeracje roczną lub miesięczną stanowi dziennik częściowy.

Symbol dowodu mający deklarację, że stanowi jednocześnie rejestr Vat posiada w Deklaracji Vat

przedeklarowane konta, z których pobierane są kwoty netto lub brutto.

W systemie można zdeklarować co najmniej 200 różnych symboli dowodów dla dokumentów podlegających ewidencji podatku VAT orz co najmniej 100 dla not obciążeniowych.

Faktury VAT oraz noty obciążeniowe zawierają dane zarówno sprzedawcy tj. PGWWP jak i wystawcy tj. jednej z jednostek organizacyjnych PGWWP (50 zarządów zlewni, 11 RZGW, KZGW)

Dekrety księgowe we wszystkich dokumentach księgowych są kontrolowane poprzez plan kont. Konto księgowe może być o długości od 3 do 26 znaków (cyfry+ duże litery lub inna forma identyfikatora - znaku). Księgowanie odbywa się po stronie Wn lub Ma. Można też wykorzystywać storno Wn i storno Ma (czerwone zapisy). Kwota wprowadzana jest ze znakiem.

Konto księgowe ma zadeklarowane w planie kont strukturę w postaci analityk – słowników, tworzących pełną postać analityczną. Wprowadzanie konta jest wspomagane programowo – podpowiadane są kolejne słowniki wchodzące w skład konta księgowego. Dla kont walutowych niezbędne podanie jest symbolu waluty oraz daty i tabeli oraz kursu waluty. Kwota złotowa jest wyliczana.

Tabela kursów umożliwia posługiwanie się wieloma różnymi tabelami kursów dla jednej waluty, w zależności od potrzeb użytkownika; np.:

tabela I - kurs średni NBP,

tabela II - kurs celny (SAD),

tabela III - kurs własnego banku, itp.

Dokumenty dotyczące rozliczeń walutowych księgowane są w walucie polskiej i obcej. Informacja o kursach waluty zapisywana jest wtedy również w tabeli kursów. Daje to możliwość uzyskiwania wydruków w obcej walucie (Zestawienie obrotów i sald, Zestawienie sald), a także wydruków dwuwalutowych (Analityka kont walutowa, Transakcji kontowe walutowe. Z transakcji rozliczonych można na koniec miesiąca wykonać automatyczną notę z różnic kursowych.

Przy księgowaniu kont rozrachunkowych powinien być określony dodatkowo kontrahent w raz z NIP pod warunkiem jego posiadania– rekord jest dopisywany do tabeli rozrachunków w module finansowym. Jest to baza stanowiąca podstawę do dokonywania analizy sald faktur, kontroli terminowości płatności faktur i wystawiania not odsetkowych. Konta rozrachunkowe są deklarowane, jako należności /N/ lub jako zobowiązania /Z/. drugi podział to rozrachunki z kontrahentami /K/ lub pracownikami /P/. Można

ustanowić również prowadzenie otwartych rozrachunków dla kont innych – tzw. rozrachunki pozostałe

/I/.

Po wybraniu rejestru ze słownika symboli dowodów, w celu wprowadzenia główki dowodu księgowego należy wpisać w odpowiednie pola informacje o księgowanym dokumencie:

nd	-	numer dowodu w ramach wybranego rejestru/symbolu dowodu
K/P	-	pochodzenie NIP K- Kontrahent, P- pracownik
NIP	-	NIP lub numer kontrahenta (jeżeli kontrahent nie był wpisany do słownika kontrahentów, należy wprowadzić jego dane)
nr dowodu	-	numer dokumentu źródłowego,
data dowodu	-	data dokumentu,
termin płatności	-	termin płatności dla faktur
data Vat	-	data powstania obowiązku podatku VAT
Opis	-	treść opisująca zdarzenie gospodarcze,
K		oznaczenie czy ma być uruchomiona kontrola kosztów (zgodność kont zespołu 4 i 5),

W czasie wprowadzania dekretacji prowadzona jest:

kontrola poprawności kont z użyciem zadeklarowanych struktur kont,

kontrola bilansowania dowodu (również walutowa), - konta pozabilansowe nie są ujmowane do

kontroli bilansowej dowodu,

kontrola zgodności kręgu kosztowego (jeśli prowadzona jest ewidencja kosztów na kontach 4 i 5), wykonywane są automatyczne księgowania na bazie tzw. wzorników księgowań,

księgowania na kontach rozrachunkowych przenoszone są do odpowiednich zbiorów

rozrachunkowych (wg deklaracji kont rozrachunkowych w pkt. 8.1 Plan kont),

dla dowodów walutowych wprowadza się kwotę waluty, a otrzymuje automatycznie wyliczoną kwotę w polskich złotych.

Poprawnie wprowadzony dowód księgowy aktualizuje zbiór sald i obrotów w zł, oraz jeżeli dowód był wprowadzony także w walucie obcej - zbiór sald walutowy.

System powinien zapewniać możliwość poprawienia dowodów niezgodnych (niebilansujących się lub

niezgodnych kosztowo).

Dla każdego dowodu zapisywana jest automatycznie:

xxxx xxxxxx (Status):

1 - dowód niezgodny,

2 - dowód pusty,

3 - dowód zgodny i dopisany do zbioru stanów, liczba księgowań w dowodzie (Ilość poz.).

Informacje z bazy kontrahentów wykorzystywane będą w opisie kont rozrachunkowych, w wydrukach rozrachunkowych, rejestrach VAT, przy pisaniu przelewów, zaliczkach, czekach, w pisaniu kompensat i zestawieniach rozliczeń kompensacyjnych, potwierdzeniach sald, notach odsetkowych, wezwaniach do zapłaty, obsłudze raportów kasowych (KP, KW) a także przy sporządzaniu sprawozdania z operacji finansowych (dodatkowy identyfikator zgodny z wymogami klasyfikacji grup kontrahentów wymaganych do sprawozdania Rb-Z, Rb-N oraz Rb-UZ sporządzanego na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 17 grudnia 2020 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych)

Zaliczki można ewidencjonować, w zależności od przyjętych w firmie ustaleń, zarówno w czasie wprowadzania raportów kasowych jak i w rejestrze zaliczek.

Zawarte w programie wydruki można sporządzić zarówno z danych bieżącego miesiąca, jak i ze wszystkich poprzednich miesięcy.

Ustawa o rachunkowości określa księgi rachunkowe generalnie, jako zbiory zapisów księgowych. Zalicza do nich trzy rodzaje ksiąg, które te zapisy zawierają: zbiory danych dziennika, kont księgi głównej oraz różne księgi pomocnicze, z których każda tworzy dodatkowe przekroje zapisów księgowych uporządkowanych systematycznie.

Zbiory danych

Podstawowe tabele konfiguracji księgowej:

Nazwa tabeli	Opis
sl_sd	słownik symboli dowodów księgowych, zakupu, sprzedaży
sl_bank	słownik wyciągów bankowych
sl_kasa	słownik raportów kasowych
ks_plan_kont	plan kont
ks_struk_kont	struktury kont

sl_analit	analityki planu kont
ks_dekvat	deklaracja rejestrów VAT
ks_zsz ks_zsz_m	stany narastające kont złotowe – księga główna
ks_zszw ks_zszw_m	stany narastające kont walutowe – księga pomocnicza

Tabele dokumentów księgowych:

Nazwa tabeli	Opis
ks_dow	Słownik symboli dowodów księgowych, zakupu, sprzedaży
ks_bank	słownik wyciągów bankowych
ks_bank_poz	słownik raportów kasowych
ks_kasa	plan kont

ks_kasa_poz	struktury kont
ks_faz	analityki planu kont
Ks_dek_vat	deklaracja rejestrów VAT
ks_dekret	stany narastające kont złotowe – księga główna
ks_rozrachunki	stany narastające kont walutowe – księga pomocnicza
kontr	tabela kontrahentów

Schemat eksploatacji modułu

1 Przygotowanie systemu do pracy - Wdrożenie

1.1 Deklaracje

1. Wprowadzenie planu kont wraz z analitykami.

2. Zadeklarowanie symboli dowodów księgowych.

3. Deklarowanie raportów kasowych.

4. Deklarowanie wyciągów bankowych.

5. Deklarowanie rejestrów VAT.

6. Algorytmy rozliczeń kosztów.

7. Deklaracja kalkulacji i raportów wyników.

8. Analiza formatek wprowadzania danych – udostępnienie niezbędnych słowników.

1.2 Bilans otwarcia

1. Wprowadzenie bilansu otwarcia ( symbol dowodu „BO‟)

2. Wydruk bilansu

3. Wydruki rozrachunków

1.3 Praca w okresie sprawozdawczym

1. Rejestracja obrotów miesięcznych

2. Sprawdzenie zgodności i prawidłowości stanów i obrotów

3. Zestawienie kontrolne dowodów

4. Rozliczenie kosztów

5. Wygenerowanie raportów

6. Przeniesienie obrotów do rozrachunków

7. Wygenerowanie raportów z rozrachunków

8. Skreślenie transakcji rozliczonych

9. Otwarcie miesiąca

1.4 Zamknięcie roku - Bilans Otwarcia

1. Przeksięgowanie na wynik finansowy

2. Emisja tabulogramów

3. Otwarcie miesiąca stycznia

4. Konta do bilansu zamknięcia

5. Bilans otwarcia

6. Wydruk bilansu otwarcia

2 Rejestracja

Rejestracja danych jest podstawowym punktem programu umożliwiającym zapis zdarzeń gospodarczych na odpowiednich kontach księgowych wcześniej zdefiniowanych w planie kont. W Rejestracja użytkownik powinien mieć do wyboru:

Dowody księgowe (typ dowodu - D )

Dowody zakupu – generowane tylko w module ZAKUP (typ dowodu Z)

Dowody sprzedaży – generowane tylko w module SPRZEDAŻ (typ dowodu S) Raporty kasowe ( typ dowodu K )

Wyciągi bankowe (typ dowodu B)

Praca z wyciągami bankowymi i raportami kasowymi została opisana w opisie modułów

BANK i KASA.

Dokumenty sprzedaży pochodzą bezpośrednio z modułu sprzedaż i nie podlegają poprawie. Każda nowa faktura zarejestrowana i wydrukowana trafia bezpośrednio do dowodów sprzedaży. Odpowiednie ustawienie wariantów dekretacji nie wymaga poprawy stworzonych dekretów. Natomiast całkowicie udostępniona jest dekretacja tych faktur, ale jakakolwiek poprawa może zostać zaktualizowana do stanu pierwotnego w momencie ponownego wydrukowania faktury w module sprzedaży, dlatego zaleca się, aby zasady dekretacji kompletnie zostały zdefiniowane w module SPRZEDAŻ (Dekretacja). Zatem generowanie polecenia księgowania ma odbyć się w momencie drukowania faktury i tak, aby nie zachodziła potrzeba żadnych korekt.

Dowody zakupu pochodzą bezpośrednio z modułu ZAKUP.

Dla wszystkich innych księgowań, które nie pochodzą z kasy, banku, sprzedaży lub zakupu służy zakładka „Dowody księgowe‟. W tym punkcie należy wykonywać w miarę potrzeb księgowania

dowodów określonych w słowniku dowodów typ dowodu D. również automatycznych przeksięgowań z rozrachunków.

Z tej zakładki można dokonywać ewentualnych korekt lub analizować wszystkie noty generowane z modułów wspomagających księgowość (rozdzielniki płacowe, amortyzacyjne, magazynowe, wyposażenie itp.) oraz polecenia księgowania wczytywane z innych systemów zewnętrznych.

Numer dowodu jest kolejnym numerem w ramach symbolu dowodu. Program nadaje automatycznie kolejne numery w ramach danego symbolu w skali miesiąca lub roku (decyduje o tym rodzaj numeracji M/R określony w sposobie numeracji dowodów).

Program powinien umożliwiać tworzenie nieograniczonej ilości symboli dowodów skradających się z co najmniej 4 znakowej kombinacji.

3 Dowody księgowe

3.1 Rejestracja główki dowodu

Rejestracja obrotów na poszczególnych kontach księgowych prowadzona jest z kontrolą powtarzalności dowodów, tzn. czy dowód o danym symbolu i numerze istnieje już w zbiorze. System nie dopuszcza do powtórnego wprowadzenia dowodu.

Rejestracja nowego dowodu wymaga następujących danych:

K/P	-	Pochodzenie NIP K- Kontrahent, P- pracownik
NIP	-	NIP lub numer kontrahenta (jeżeli kontrahent nie był wpisany do bazy, należy wprowadzić jego dane)
Numer dowodu	-	numer dokumentu źródłowego np. numer faktury
Data dowodu	-	data dokumentu
termin płatności	-	termin płatności dla faktur
data Vat	-	data powstania obowiązku podatku VAT,
Opis	-	treść opisująca zdarzenie gospodarcze,
Koszty	-	Oznaczenie czy ma być uruchomiona kontrola kosztów (zgodność kont zespołu 4, 5 i 6),

Dla każdego dowodu zapisywana jest automatycznie:

Numer dowodu – narzucany automatycznie

status dowodu:

1 - dowód niezgodny,

2 - dowód pusty,

3 - dowód zgodny i dopisany do zbioru stanów,

ilość poz. – jest to liczba księgowań w dowodzie Numeracja dowodów jest prowadzona automatycznie.

3.1.1 Dekretacja

Dekretacja służy do ewidencji dokumentu na konta księgowe zadeklarowane w planie kont. Pełna kontrola z planem kont nie pozwala wprowadzić innego konta niż plan kont przewiduje. Użytkownik w momencie wprowadzania konta ma możliwość korzystania ze słowników analityk, które podpowiadają się podczas wprowadzania i wybrania właściwej analityki konta związanej ze zdarzeniem (operacją gospodarczą).

Typ operacji księgowej określa strona, po której wpiszemy konto księgowe. W przypadku, gdy księgowanie ma być traktowane jako storno, pod skrótem klawiszowym „S‟ udostępniona jest funkcja, która zmieni operacje na storno oraz podświetli konto na kolor czerwony

System powinien umożliwiać wprowadzenie kwoty z dokumentu księgowego.

Podczas wypełniania dla dowodów walutowych na kontach zadeklarowanych jako walutowe, system powinien wymusić wybranie waluty.

System powinien wyświetlać podsumowanie księgowań po stronie Wn, Ma oraz Saldo. Informacja podana jest dla sum w walucie polskiej (PLN), w walucie obcej ($$) i dodatkowo wyświetlone są sumy dla kont pozabilansowych (P/B). System powinien umożliwiać zbieranie wartości i wyświetlanie wyniku tylko dla wszystkich rekordów lub tylko zaznaczonych rekordów.

Zamknięcie dowodu powoduje porównanie sumy kwot wprowadzonych po stronie Wn i Ma w złotych i walucie obcej oraz zgodność kręgu kosztów (zespół kont 4, 5 i 6)

W przypadku dowodu niezgodnego użytkownik otrzymuje komunikat o błędach np: błędna analityka lub jej brak

brak kontroli kosztowej

brak budżetu zadaniowego

System powinien przypominać o poprawieniu niezgodnego dowodu.

Jeżeli system wykryje niezgodności, to w bieżącym dowodzie w polu stan (status) wpisana zostanie cyfra 1. Dla dowodu zgodnego pole stan (status) przyjmie wartość 3 w zależności od dopisania do zbioru stanów. Dowód pusty zawsze ma stan (status) = 2.

Dekretacje dla wszystkich dowodów księgowych, zakupowych, sprzedażowych powinny mieć możliwość wydrukowania dekretu. Wydruk powinien zawierć co najmniej dane: data dowodu, numer dowodu, termin płatności, data sprzedaży, konta księgowe, kwoty, osoba sporządzająca, miesiąc obrachunkowy, numer rejestru.

3.2 Rejestry Vat – różnice

Zbiór gromadzi dowody księgowe ze zbioru obrotów o dacie VAT różnej od roku i miesiąca obliczeniowego. System powinien posiadać funkcję automatycznie przepisującą dowody do tego rejestru.

System musi umożliwiać możliwość wprowadzenia z klawiatury dokumentów (sposób księgowania jak w pkt. 3 Dowody księgowe) dla dowodów z poprzednich okresów (przed wdrożeniem systemu), które muszą uczestniczyć w rozliczeniu podatku VAT po rozpoczęciu eksploatacji systemu. Dowód taki można zadekretować w myśl opracowanych rejestrów VAT i zaksięgować w SD ujmowanym w rejestrze VAT (np.: RU wewnętrzny do rozliczenia kosztów reprezentacji i reklamy).

W przypadku dowodów sprzedaży zarejestrowane zdarzenia dotyczą kilku okresów powstawania obowiązku VAT. Zatem w dekretacji można rozpisać poprzednio zarejestrowaną fakturę w miarę potrzeb na kilka dekretów.

4 Podgląd

4.1 Przeglądanie

System powinien mieć następujące funkcjonalności:

Przeglądanie obrotów - (przeglądarka obrotów w ramach jednego miesiąca obliczeniowego)

Przeglądanie obrotów – archiwum - (przeglądarka obrotów na przestrzeni kilku miesięcy

obliczeniowych)

Przeglądanie dowodów - (przeglądarka dowodów księgowych w ramach jednego miesiąca

obliczeniowego)

Przeglądanie dowodów – archiwum - (przeglądarka dowodów na przestrzeni kilku miesięcy

obliczeniowych)

Przeglądarki służą do szybkiego przeszukania zbioru obrotów lub dowodów w walucie polskiej i obcej. W polu selekcji można podać klucz przeszukiwania. Kluczem tym są informacje pozwalające zidentyfikować dany zapis lub grupę zapisów księgowych. System powinien pozwalać wybrać miesiąc obliczeniowy, z którego będą przeglądane obroty.

System ma prezentować podsumowanie wybranych kont po stronie Wn i Ma. Dla przyspieszenia pracy przeglądarek na ekranie wyświetlane może być nie mniej niż pierwsze 50 rekordów spełniających warunek selekcji, a dodatkowo informacja o ilości wszystkich rekordów.

4.2 Przeglądanie zbioru stanów zł

Funkcja pozwala użytkownikowi odczytanie obrotów, sald i persalda konta w ramach

wybranego roku obrotowego.

Okno selekcji powinno pozwalać znaleźć żądane konto wyszukując po numerze konta lub po

nazwie konta.

4.3 Xxxx xxxxx – stany PLN

Użytkownik powinien mieć możliwość odczytania obrotów, sald i persalda konta lub grupy kont, a także pozwala stwierdzić poprawność bilansowania się całego zbioru stanów ( BO, obrotów narastających, miesięcznych). Użytkownik powinien mieć możliwość sumowania lub odejmowania jednocześnie kilku kont księgowych oraz generowania raportu na ekran monitora.

4.4 Statystyka stanów i obrotów.

Funkcja ta służy do kontroli wprowadzonych danych i polega na porównaniu zbioru stanów ze zbiorem obrotów. Jeżeli wszystkie dowody są zgodne to strony Wn i Ma powinny być równe w zbiorze stanów i obrotów.

Prowadzona jest kontrola bilansowania zbioru stanów w zakresie B.O. i obrotów narastających. System poinformuje o zgodności statystyki lub wystąpieniu błędów.

4.5 Stany konta $$

Użytkownik powinien mieć możliwość odczytania obrotów, sald i persalda konta lub grupy kont walutowych, a także sprawdzić poprawność bilansowania się całego zbioru stanów. ( BO, obrotów narastających, miesięcznych).

5 Słowniki

5.1 Kontrahenci

Zbiór ten zawiera informacje o kontrahentach. Jest on jednakowy dla wszystkich modułów systemu. Dane wykorzystywane są na wydrukach ze zbiorów rozrachunkowych, rejestrach VAT, przy pisaniu przelewów, wezwań do zapłaty, potwierdzenia salda, noty odsetkowej, wystawianiu dowodów kasowych (KP, KW).

Użytkownik będzie miał do dyspozycji następujące zakładki:

Kontrahenci Odbiorcy Nabywcy

Osoba do kontaktu

Informacje dodatkowe Adresy

Rabat

Auta - rejestracja

Użytkownik powinien mieć możliwość wprowadzenia co najmniej następujących informacji: nazwa, adres, nr rachunku bankowego, oddział, rodzaj, status, forma prowadzenia działalności, data koncesji, telefon oraz przypisanie do kategorii (Rb-N, Rb-Z i typ jednostki). System powinien wyświetlać kwoty należności oraz zobowiązań danego kontrahenta oraz saldo N-Z. Użytkownik powinien mieć możliwość wyliczenia odsetek (po wprowadzeniu ich wysokości), wyboru sposobu i terminu płatności, ustawienia limitu zadłużenia, procentu rabatu, generowania wezwania do zapłaty, blokady kontrahenta, druku salda na fakturze, wyboru rodzaju dokumentu sprzedaży, dodawania rabatu, możliwość zaciągania kontrahenta z GUS.

System powinien dawać możliwość zarchiwizowania starych danych kontrahenta, w przypadku

gdy zmianie ulegnie chociażby jedna z wpisanych informacji np. zmiana siedziby kontrahenta.

Po dodaniu nowego rekordu należy uzupełnić dane kontrahenta wpisując je w odpowiednie pola. Wprowadzenie kontrahenta o istniejącym już w zbiorze numerze lub identyfikatorze NIP

jest niemożliwe. Dla powtarzających się NIP-ów np.: CPN, należy na końcu numeru NIP lub w innym miejscu dopisać znak (wyróżnik) pozwalający na identyfikację danego kontrahenta

Na wydruku rejestru VAT oraz faktur wyróżnik będzie pominięty.

Numery NIP mogą być wpisywane, jako ciąg 10 cyfr. Jeśli w pole NIP zostanie wpisany numer regon należy go poprzedzić literą „R”.

Wprowadzanie nowych lub aktualizowanie istniejących danych możliwe jest w czasie rejestrowania dowodów księgowych - faktur.

Program może prowadzić automatyczną numerację dopisywanych kontrahentów, zgodnie z deklaracją wprowadzoną na etapie wdrożenia programu.

Program powinien umożliwiać podgląd na rozrachunki danego kontrahent, w tym:

1) Bieżące

2) Bieżące nierozliczone

3) Bieżące oraz archiwum

oraz powinien umożliwić wykonanie raportu z księgowań w podziale na kontrahenta i salda kont, powinien umożliwiać weryfikację kontrahenta w „białej księdze”, archiwizować kontrahenta, generowania wysokości odsetek na dowolny dzień.

Program powinien umożliwiać generowanie następujących wydruków:

Drukuj kontrahentów – wydruk ten umożliwia wydrukowanie podstawowych danych takich jak: nazwa, adres, skrót, nip. Do wydruku brani są tylko kontrahenci znajdujący się na ekranie tzn. ilość pozycji można ograniczyć przez selekcje.

Drukuj naklejki – wydruk umożliwia wydrukowanie danych adresowych kontrahenta na naklejkach do kopert. Wydruk naklejek możliwy jest dla dwóch formatów: mała 105x48 szt.12 oraz duża 105x74 8 szt. Program powinien umożliwiać dodawanie kolejnych rodzajów naklejek.

Wydruk naklejek można dokonać na dwa sposoby:

• wiele naklejek dla jednego kontrahenta

• naklejki dla wielu kontrahentów

System powinien umożliwiać wydrukowanie transakcji nierozliczonych danego kontrahenta. Na wydruku uwzględniane są również faktury zarejestrowane w module Zakupu, ale niezadekretowane.

5.1.1 Rabat

Zakładka służy do deklaracji rabatów dla danego kontrahenta. Rabaty zadeklarowane w tej zakładce będą się podpowiadać w momencie wypisywania pozycji faktur sprzedaży. Rabat

możemy zadeklarować na wybrany produkt oraz przy odpowiedniej formie płatności np. gotówka. W przypadku, gdy pole „Sposób płatności” jest niewypełnione rabat będzie podpowiadany za każdym razem przy wystąpieniu wybranego produktu.

5.1.2 Auta rejestracja

Zakładka służy do rejestracji samochodów należących do danego kontrahenta. Opcja wykorzystywana przy sprzedaży prowadzonej na stacjach paliw.

5.2 Pracownicy

Zbiór ten zawiera informacje o pracownikach firmy. Wszystkie dane pochodzą bezpośrednio z danych kadrowych i tylko tam jest możliwość dodawania nowego pracownika usunięcia lub poprawy już istniejącego. Zbiór ten jest również słownikiem pracowników, który dostępny jest w księgowości w momencie tworzenia dokumentów księgowych. Numeracja księgowa narzucana jest automatycznie w trakcie przyjmowania nowego pracownika zgodnie z określonymi parametrami w Administracji. Pole „numer księgowy może być korygowany, ale tylko w przypadku, gdy wprowadzony nowy pracownik uzyskał nieprawidłowy numer księgowy. W innym przypadku może to spowodować nieścisłości w obrotach księgowych gdyby istniejący dotychczas numer został użyty, jako analityka konta.

5.3 Zleceniobiorcy

Zleceniobiorcy wprowadzani są w module Kadry.

Słownik umożliwia wgląd w kartotekę zleceniobiorców z równoczesnym dostępem do ich

podstawowych danych:

NIP - pole zawiera numer NIP

Nr zleceniobiorcy - numer identyfikujący zleceniobiorcę w systemie Eden

Nazwisko – nazwisko zleceniobiorcy

Imię – imię zleceniobiorcy

Pesel – nr pesel zleceniobiorcy

Status – status zleceniobiorcy ustawienie statusu na spowoduje podświetlenie zleceniobiorcy na fioletowo. Taki zleceniobiorca nie będzie widziany w słownikach zleceniobiorców.

Poczta – poczta Kod pocztowy Miejscowość Ulica

Nr domu Nr lokalu

Numer rachunku – numer rachunku bankowego zleceniobiorcy

5.4 Rachunki bankowe

Zbiór zawiera informacje o rachunkach bankowych wszystkich kontrahentów, pracowników i zleceniobiorców, dla których te dane zostały wprowadzone.

Formularz pozwala wprowadzać numery rachunków bankowych dla odpowiedniej grupy. Do wprowadzenia nowego numeru rachunkowego należy wybrać NIP oraz uzupełnić następujące pola:

Lp – liczba porządkowa rachunku bankowego w obrębie jednego kontrahenta Numer

rachunku podzielony jest na trzy części:

SK – Suma kontrolna (2 cyfry) Numer banku – (8 cyfr) Numer rachunku (16 cyfr)

Numer rachunku można uzupełnić podczas dodawania nowego kontrahenta lub pracownika w module kadrowym, wypełniając pole edycyjne Lp konta bank w pkt. 5.1 Kontrahenci.

5.5 Stawki VAT

Zbiór zawiera obowiązujące stawki Vat.

Stawka VAT – oznaczenie stawki VAT np. “00”,”22”,”zd”,”zw”,”nd”.

Opis – opis stawki VAT np. “Stawka 22 %”, “Zwolnione”

Analityka – analityka księgowa odpowiadająca danej stawce VAT np. “00”,”22”,”88”.

Wartość liczbowa – wartość wykorzystywana przy obliczaniu wartości kwoty VAT np. “3.000”,”0.000”

5.6 Kursy walut

Formatka zawiera tabele wszystkich walut używanych w systemie.

Pola tabeli głównej:

Symbol waluty - identyfikator waluty ustalany przez użytkownika

Opis - literowy identyfikator waluty, który równocześnie jest skrótem jej nazwy

Przelicznik - należy podać ilość jednostek przeliczeniowych wg. obowiązujących tabel

kursowych np.: 1$ , 1EUR, 1 GBP itp.

Kraj waluty - w polu należy podać nazwę kraju danej waluty

System powinien zawierać również tabelę kursów, która powinna umożliwiać rejestrację następujących danych:

Data – data wprowadzanego kursu

Numer kursu – numer tabeli kurów

Nazwa kursu – nazwa kursu rozróżnienie, np. na różne banki

Kurs – wartość kursu

Użytkownik sam decyduje, jaki kurs będzie w poszczególnych kolumnach. Tabela kursów jest aktualizowana z poziomu rejestracji dowodów na bieżąco.

5.7 Odsetki

Tabela odsetek z podziałem na min. trzy kategorie:

Odsetki ustawowe – naliczane kontrahentom na zasadach określonych w ustawie kodeks

cywilny

W ramach odsetek ustawowych funkcjonują odsetki ustawowe za opóźnienie, odsetki maksymalne i odsetki w transakcjach handlowych, każde z nich z różnym oprocentowaniem

Odsetki podatkowe – naliczane i rozliczane zgodnie z ustawą ordynacja podatkowa

dsetki kapitałowe – naliczane kontrahentom na zasadach określonych w ustawie kodeks

Cywilny

W tabeli odsetek należy podać datę, od której odsetki będą naliczane i procent w stosunku

rocznym.

5.8 Raporty wyników

System powinien zawierać mechanizm tworzenia raportów przez użytkowników. Ma to na celu umożliwienie tworzenia raportów, które opierają się o deklaracje poszczególnych linii raportu poprzez podanie maski kont księgowych wraz z operatorem strony księgowania. W ten sposób można przygotować różne zestawienia typu: Wynik finansowy, Wynik na sprzedaży, Zestawienie przychodów i kosztów finansowych, operacyjnych, Sprawozdanie F-1, Przepływy. W celu utworzenia nowego raportu na głównej makiecie należy dodać rekord i wprowadzić informacje do pól:

Identyfikator - dwu-literowy kod raportu np. AA lub FH, ( tylko duże litery)

Tytuł - nazwa raportu,

Nazwa dla kolumny z opisem a ( pierwszy linia nagłówka)

Nazwa dla kolumny z opisem b ( druga linia nagłówka)

Długość opisu – liczba znaków szerokości tekstu z opisem ( należy metodą prób dobrać szerokość pola z opisem, aby np. raport mieścił się na papierze A4).

Druk_LP – T/N – deklaracja czy ma być dodana na raporcie kolumna Lp

Kolumny rap. – należy podać numery przedefiniowanych kolumn, które chcemy zobaczyć na

raporcie, np.: 1,2,3

Zlecenie T/N – informacja, czy raport zawiera automatycznie generowanie linii ze zleceniem

Dł.zlecenia – deklarujemy liczbę znaków subanalityki zlecenia

Można zdefiniować do 12 kolumn z wartościami podając ich nazwy i długości, oraz globalną formułę dla wszystkich linii specyfikacji kolumny ( definicji wydruku).

Formuła - wyrażenie arytmetyczne dotyczące obliczenia wartości znajdujących się w kolumnach. Kolumny mają wewnętrzne oznaczenia kol1,kol2..kol12.

6 Funkcje

6.1 Przetwarzanie

Funkcja do wykorzystania w przypadku niedołączania automatycznego dowodów w czasie rzeczywistym lub w przypadku wystąpienia sytuacji awaryjnych. Podczas wykonywania tej funkcji cały zbiór obrotów jest blokowany, co może powodować zatrzymanie pracy w innych modułach, które współpracują z księgowością. W czasie przetwarzania kontrolowane jest bilansowanie każdego dowodu, oraz sprawdzana jest zgodność kosztów / zespół 4 i kont zadeklarowanych w planie kont, jako konta wchodzące w krąg kosztów / dla dowodów, w których winna być zachowana. System powinien wyróżnić graficznie dowody poprawne, niezgodne i puste. Dowody poprawne będą dopisywane do zbioru stanów w obrębie miesiąca obliczeniowego. Podczas przetwarzania następuje sprawdzenie sald wyciągów bankowych i raportów kasowych i ich ewentualna poprawa.

O niezgodnościach informuje nas Statystyka stanów i obrotów. Możliwe będzie sprawdzenie, które dowody są niezgodne i które dowody są puste.

6.2 Otwarcie miesiąca

Z funkcji korzysta się po zaksięgowaniu wszystkich operacji gospodarczych, jakie wystąpiły w miesiącu obliczeniowym, wykonaniu rozliczenia kosztów, zrobieniu wydruków i sprawdzeniu poprawności wszystkich danych.

Funkcja służy do zamknięcia okresu obliczeniowego i otwarcia następnego. Podczas wykonywani funkcji weryfikacji podlega:

statystyki stanów i obrotów statystyka rozrachunków

stan kont kasy i banku ze stanem sald na wyciągach odpowiednio kasy i banku

Tylko zgodność tych trzech punktów pozwoli na otwarcie kolejnego miesiąca obliczeniowego. W przypadku gdyby wystąpiły niezgodności, użytkownik zostanie poinformowany o tym odpowiednim komunikatem.

6.3 Bilans otwarcia

Funkcje należy stosować tylko na pierwszym miesiącu nowego roku obrotowego. Funkcja ta dokonuje następujących operacji w zbiorze stanów:

dla każdego konta oblicza saldo uwzględniając bilans otwarcia i obroty roczne

zeruje wszystkie pola kwot w rekordzie

wprowadza obliczone saldo, jako bilans otwarcia na to samo konto usuwa konta, których saldo jest równe 0

Funkcja sprawdza zamknięcie kont zespołu 4,5,7. Jeżeli dany zespół posiada saldo=0, skreślane są wszystkie konta tego zespołu. Automatyczne zamykane są konta do podanej syntetyki zadeklarowanej w planie kont w polu Konta do B.O.

6.4 Dopisanie dowodów do pliku różnic vat ZOVAT

Funkcja służy do dopisania obrotów zarejestrowanych 3. W tabeli symbole dowodów kolumna rejestr VAT jest podana S, Z lub X. Jeżeli w data VAT jest różna od miesiąca obliczeniowego, w którym zostały zarejestrowane to takie dokumenty zostają dopisane do ZOVAT.

6.5 Przepisanie tabel rocznych

Cała księgowość opiera się na słownikach, które są tabelami rocznymi x.xx. słownik symboli dowodów, plan kont i analityki planu kont a co za tym idzie również analityki kontrahentów, pracowników i zleceniobiorców. W przypadku wchodzenia w nowy rok obrotowy należy użyć tej funkcji do wygenerowania tych tabel na nowy rok. Przepisanie następuje z aktualnego roku obrotowego na kolejny.

6.6 Import/Export danych Excel i PBF

W tym podpunkcie można dokonywać importu do systemu księgowego danych z innych systemów księgowych lub z plików Excel.

6.7 Przepisanie dowodów

Dla dowodów typu „D‟ powtarzających się comiesięcznie, można wykorzystać tę funkcję i przepisać z archiwum dowolny dowód. Aby przepisać dowód należy określić, z którego miesiąca, do jakiego miesiąca, jaki symbol i jaki numer dowodu chcemy przepisać.

Uruchomienie funkcji możliwe jest tylko przy podaniu tzw. drugiego hasła.

Administracja

W zakładce tej znajdują się deklaracje, które określają, jakie rejestry będą wykorzystane do prowadzenia ksiąg rachunkowych firmy. Budowę księgi głównej określa zakładowy plan kont wraz z jego dokładnymi analitykami. Deklaracje VAT określają sposób tworzenia Rejestrów VAT z zapisów dokonywanych w dekretach dokumentów. Wszystkie powyższe deklaracje będą wprowadzone w okresie wdrożenia systemu z możliwością ich rozbudowy w roku obrotowym lub zmiany dla kolejnych lat funkcjonowania systemu.

W okresie prac wdrożeniowych, a także w okresach późniejszych możliwe będzie konsultowanie wprowadzanych zapisów z serwisem, ze względu na istotny wpływ na działanie modułu Księgowości i na moduły wspomagające prowadzenie ksiąg firmy.

Ze względu na duży wpływ innych modułów na prace w działach księgowości, dołączony jest monitoring Aktualnie pracujący w systemie wszystkich użytkowników w systemie z możliwością blokowania zapisów do tabeli stanów narastających kont. Użytkownicy w poszczególnych modułach nie są blokowani – dalej mogą rejestrować wszystkie dokumenty. Ustanowiona blokada jest aktywna przez okres jednej godziny lub do czasu jej wycofania. W tym czasie można wykonać rozliczenie kosztów lub sporządzić szereg spójnych analiz. Ingerencji w bieżące narastające stany ma w tym czasie tylko osoba dokonująca blokady. Jeśli w takim czasie wprowadzone były dokumenty księgowe lub inne dokumenty tworzące dekrety księgowe – to należy wykonać przetworzenie danych konkretnego miesiąca.

6.8 Plan Kont

Plan kont wprowadzany jest indywidualnie do każdego roku obrotowego. Struktura deklarowanego konta nie może być zmieniana w trakcie roku obrotowego. Wprowadzone konto do planu kont musi być jednorodne w swojej strukturze tzn. na konkretnym miejscu konta występuje informacja określona ściśle poprzez przypisane analityki. Ze względu na różne potrzeby, które ma spełnić plan kont dopuszczona jest możliwość deklarowania konta syntetycznego o dowolnej długości początkowej i dla tak określonej syntetyki dopisywane są jej analityki.

Wszystkie analityki, jakie są wykorzystane w budowanym planie kont muszą być zadeklarowane w pkt. Analityki planu kont. Dowolna zadeklarowana analityka może być dopisana do dowolnego konta syntetycznego planu. Konto syntetyczne planu i każda z analityk posiada własną nazwę. Na każdym poziomie kolejnych analityk można z tych nazw skorzystać lub inaczej utworzyć podpis fragmentu analitycznego konta księgowego. W czasie rejestracji dokumentów nie podpisuje się kont księgowych.

Dla każdego konta syntetycznego podaje się szereg parametrów:

czy konto jest bilansowe/ pozabilansowe;

czy konto jest walutowe;

czy konto jest Aktywem/Pasywem czy konto jest rozrachunkowe:

▪ N – dopisywane jest do należności,

▪ Z – dopisywane jest do zobowiązań;

jaki słownik jest analityką konto księgowego rozrachunkowego:

▪ K – słownik kontrahentów,

▪ P – słownik pracowników,

▪ I – brak słownika – rozrachunki tzw. pozostałe czy konto jest ujmowane w kręgu kosztów;

czy konto jest aktywne/ zablokowane do dalszego użytkowania

można określić rodzaj wersji budżetowania, dla której będzie przenoszone wykonanie do modułu Budżetowania. Wersja budżetowania jest deklarowana w pkt. Warianty subanalityk.

wersje budżetu uzupełnia określenie strony konta, z której przepisanie do budżetu nastąpi:

w - dla strony WN, m - dla strony Ma

Ilość znaków pod kontrolą - parametr ten decyduje ile znaków konta będzie kontrolowane w

czasie dekretowania dokumentu z planem kont i jego analitykami

W systemie wprowadza się analityki, które tworzą pełne konto księgowe.

Lp. – numer kolejnej analityki

Poziom analityki – pole w prostej formie jest równe kolejnej analityce Lp.

Zaimplementowane jest rozwiązanie określane, jako analityki zależne. Znaczy to, że dla konkretnych wartości z poprzedniej analityki przypisane są różne analityki wyższego poziomu. Np. mając na niższym poziomie słownik w postaci wydziałów można dla każdego z wydziałów określić różne słowniki – analityki zleceń otwieranych na wydziale. W takim przypadku należy wielokrotnie zadeklarować ten sam poziom analityki i podać różne analityki w polu Analityka.

Dotyczy analityki – wykorzystane tylko dla analityk zależnych – określa, dla której wartości

analityki niższego poziomu stosowana jest podana analityka,

Dotyczy analityki-start – wykorzystane tylko dla analityk zależnych – informuje, na którym miejscu konta rozpoczyna się analityka niższego poziomu, dla której budowana jest bieżąca analityka zależna.

Nazwa konta

6.9 Analityki planu kont

Analityki kont – są to słowniki wykorzystane do budowania kont księgowych.

Analityki tak samo jak plan kont obowiązują dla roku obrotowego, w którym są zadeklarowane. System umożliwia generowanie Raportu z bieżącej podświetlonej analityki.

Każda analityka ma swój kod, nazwę i zadeklarowaną liczbę znaków dla wszystkich pozycji

tworzących dany słownik.

Użytkownik podaje wartości w polach Analityka i Nazwa subanalityki.

W celu przedeklarowania którejś z tabel, jako analityki konta – wykonuje to serwisant systemu.

6.10 Blokada kont rozrachunkowych

Jest to pomocnicza tabela wykorzystana do udostępniania-blokowania kont rozrachunkowych

dla określonych funkcji systemu. Dla podanych kont można określić:

czy jest uwzględniane w saldach kontrahenta w tabeli kontrahenci, czy jest uwzględniane przy tworzeniu not odsetkowych,

czy jest uwzględniane w wezwaniach do zapłaty, czy jest uwzględniane w potwierdzeniach sald.

6.11 Symbole dowodów

Tabela symboli dowodów pozwala na wprowadzenie wszystkich symboli dowodów i przypisanie im tytułów.

Dowody usystematyzowane są w pięciu grupach zależnych od sposobu ich powstawania: Dowody księgowe D,

Raporty kasowe K,

Wyciągi bankowe B,

Dowody zakupu Z,

Dowody sprzedaży S.

Na potrzeby rejestrów VAT konieczne jest określenie, do jakiego rejestru wchodzi dany symbol dowodu, co wymusi od razu konieczność uzupełniania pola „Data Vat‟ podczas tworzenia takich

dokumentów. Dowody wchodzące do rejestrów VAT powinny mieć uzupełnione pole Rejestr Vat parametrem (S, Z lub X, gdy wchodzą na obydwa rejestry naraz).

Podczas tworzenia nowego symbolu użytkownik podaje:

Symbol dowodu

Opis dla danego symbolu Typ dowodu

Koszty – kontrola wszystkich dokumentów

W polach edytowalnych użytkownik może określić dodatkowe opcje danego symbolu, między

innymi:

Numeracja - sposób numeracji wewnątrz dowodu księgowego (R - numeracja roczna, M - miesięczna),

termin płatności - (wpisana liczba dni w pole Ilość dni term. płatności automatycznie

uzupełnia pole Termin płatności, podczas rejestracji dowodów).

Definiowanie kas

Formularz pozwala zdefiniować i wprowadzić dowody zbiorcze, które będą wykorzystane do prowadzenia wielu kas /raporty kasowe/. Użytkownik wprowadzi symbole dowodów zbiorczych wraz z podaniem konta dla tych urządzeń księgowych.

Tabela do definiowania kas posiada pola:

K/B – znacznik określający kasę lub bank

Symbol raportu - Symbol raportu kasowego/bankowego np. K10, K20

Symbol waluty - np. PLN Nazwa - Nazwa kasy Konto - Konto księgowe

6.12 Definiowanie banków

Formularz pozwala zdefiniować i wprowadzić dowody zbiorcze, które będą wykorzystane do prowadzenia wielu banków /wyciągi bankowe/. Użytkownik wprowadzi symbole dowodów zbiorczych wraz z podaniem konta dla tych urządzeń księgowych.

Tabela do definiowania banków posiada pola:

K/B – znacznik określający bank

Symbol raportu - Symbol raportu bankowego np. dla banku B31, B31,

Symbol waluty - np. PLN Nazwa - Nazwa banku Konto - Konto księgowe

Aby przygotować plik przelewów i wykonać eksport do systemu bankowego, należy określić nazwę pliku oraz katalog, do którego będą przekazywane pliki tworzone przez program.

Natomiast, jeśli ma odbywać się automatyczny import wyciągów z systemu bankowego - należy podać parametry umożliwiające zaimportowanie wyciągów z danego rachunku bankowego.

6.13 Wzornik księgowania

System ma umożliwiać tworzenie ustawień wspomagających, tzw. tzw. wzorców księgowań. Zdefiniowanie schematu księgowań poprzez wzornik księgowania pozwala zmniejszyć liczbę ręcznie wprowadzanych zapisów.

Tworzenie oraz definiowanie wzornika odbywać się będzie przy współpracy z osobą serwisującą

program.

6.14 Deklaracja VAT

Rejestry Vat tworzone są na bazie wprowadzonych dokumentów księgowych. W pkt. Symbole dowodów zadeklarowane są rejestry, które są również rejestrami VAT zakupu i/lub sprzedaży. Zadeklarowane będę co najmniej 3 Rejestry Vat:

S Rejestr sprzedaży,

ZP Rejestr zakupów pozostałych,

ZS Rejestr zakupów inwestycyjnych.

Raporty rejestrów VAT z dekretów księgowych pobierają kwoty netto i VAT. Określenie, z których kont są te kwoty pobierane zadeklarowane muszą być w specyfikacji deklaracji VAT. Konta, które są deklarowane, jako jedną z analityk muszą mieć analitykę stawek VAT.

6.15 Warianty subanalityk

Program powinien umożliwiać definiowanie dla poszczególnych modułów, jakie słowniki będą udostępnione w czasie rejestracji dokumentów. Słowniki takie poza merytorycznym wykorzystaniem mogą mieć także księgowe zastosowanie dla dekretacji dokumentów.

6.16 Analityki kosztowe zespołu kont 5

W tym miejscu dla bardzo szczegółowej analizy kosztowej można wprowadzić dla kont syntetycznych wykaz analityk danego konta z dodatkowym określeniem czy podana analityka jest kosztem stałym/zmiennym i czy są to koszty zależne/niezależne dla podmiotu je ponoszącego.

Tak przygotowane analityki muszą być zadeklarowane również w pkt. Analityki planu kont. Taki sposób analizy uwzględniony jest również w trakcie automatycznego rozliczenia kosztów.

6.17 Blokada kont rozrachunkowych

Funkcja umożliwia zadeklarowanie kont rozrachunkowych z podaniem parametrów czy dane konto ma aktualizować saldo kontrahenta oraz czy ma być uwzględniane na notach odsetkowych, wezwaniach do zapłaty lub potwierdzeniach sald.

6.18 Różnice kursowe

Zakładka umożliwia naliczenie i zaksięgowanie odrębnie różnic kursowych bilansowych ( na koniec okresu bilansowego) z transakcji nierozliczonych oraz comiesięczne obliczenie różnic kursowych transakcyjnych (z transakcji zrealizowanych).

W odpowiedniej tabeli należy wprowadzić deklarację dekretacji dla różnic bilansowych i odrębną dekretację dla różnic zrealizowanych oraz podać symbole dowodu (typu D) gdzie zadekretują(zaksięgują) się w/w zdarzenia.

6.19 Aktualnie pracujący w systemie

Ze względu na duży wpływ innych modułów na prace w działach księgowości, dołączony jest monitoring „Aktualnie pracujący w systemie” wszystkich użytkowników w systemie – we wszystkich modułach. Dodatkowo możliwe jest blokowania zapisów kierowanych do tabeli

stanów narastających kont. Użytkownicy w poszczególnych modułach nie są blokowani – dalej mogą rejestrować wszystkie dokumenty. Ustanowiona blokada jest aktywna przez okres jednej godziny lub do czasu jej wycofania. W tym czasie można wykonać rozliczenie kosztów lub sporządzić szereg spójnych analiz. Ingerencję w bieżące narastające stany ma w tym czasie tylko osoba dokonująca blokady. Jeśli w takim czasie wprowadzone były dokumenty księgowe lub inne dokumenty tworzące dekrety księgowe – to należy wykonać przetworzenie danych konkretnego miesiąca.

Na ekranie widoczne jest nazwisko osoby i od kiedy pracuje w danym module. Można również dowiedzieć się, z których formatek podana osoba korzysta.

Osoba uprawniona może korzystać z Blokowania/odblokowywania księgowania do zbioru stanów. Tylko osoba, która dokona blokowania może odblokować możliwość zapisów do zbioru stanów. Pełne prawa do wprowadzania lub korygowania danych w księgowości posiada przez cały czas osoba, która dokonała blokady innych użytkowników. W module księgowym po zablokowaniu pozostali użytkownicy mogą tylko podglądać dokumenty beż możliwości wprowadzania nowych dokumentów.

7 Raporty

7.1 Wydruki księgowości w PLN

7.1.1 Zestawienie obrotów i sald v. 1

Wydruk wykonuje się dla podanego miesiąca obrachunkowego.

Wydruk można ograniczyć dla podanych kont księgowych bilansowych lub pozabilansowych. Parametry: Kumulacja I stopień i Kumulacja II stopień definiują stopień agregacji kont księgowych wg podanych długości kont. Standardowo jest dla Kumulacji I stopień 16 znaków, dla Kumulacji II stopień 3 znaki konta.

Na wydruku otrzymujemy kolumny z kontem księgowym, jego nazwą oraz wartości Wn i Ma dla bilansu otwarcia, obrotów miesięcznych, obrotów rocznych i sald.

Dla kont, dla których występują obustronne salda wyliczane jest również persaldo.

Jeśli konto księgowe nie zostanie wskazane i wydruk dotyczy kont bilansowych – sumy końcowe raportu dla stron Wn i Ma powinny być zgodne.

Ze względu na wykorzystanie raportu, jako wydruku księgi głównej dołożone są sumy z przeniesienia z poprzedniej strony, sumowanie bieżącej strony, i sumowanie narastające.

Zestawienie obrotów i sald v.2

Jest to wydruk analogiczny do Zestawieniem obrotów i sald v.1 umożliwiający pominięcie kolumn z bilansem otwarcia lub kolumn obrotów miesięcznych w celu drukowania na papierze formatu A4 w orientacji pionowej. Przy wyeliminowaniu osobnych kolumn z bilansem otwarcia na raporcie otrzymujemy kolumny obroty roczne +BO. Raport w takiej postaci nie może być uznany za wydruk księgi głównej.

7.1.2 Zestawienie obrotów i sald /okresowe/

Jest to 3 wersja zestawienia obrotów i sald dająca możliwość uzyskania informacji zbiorczej w kolumnie obroty miesięczne z podanego zakresu miesięcy. Raport można wykonywać dla zakresu miesięcy z jednego roku obrachunkowego.

7.1.3 Zestawienie stanów

Raport ten umożliwia zrobienie wielu rodzajów zestawień:

Bilans otwarcia

Korekta bilansu otwarcia Obroty miesięczne Obroty roczne

Obroty narastające ( obroty roczne + obroty bilansu otwarcia)

Zestawienie sald Zestawienie persald

Nowe konta – raport ujmuje tylko konta księgowe, który pierwszy raz wystąpiły w księgach.

Wszystkie wymienione zestawienia mogą być tworzone z podanego zakresu miesięcy obrachunkowych i umożliwiają poza wskazaniem konta również podanie długości kont dla Kumulacji I stopnia i Kumulacji II stopnia. Raport można wykonywać dla zakresu m-cy z jednego roku obrachunkowego.

7.1.4 Analityka kont v1

Analityka kont stanowi raport zaliczany do wydruków ksiąg. Możliwe jest podanie zakresu

m-cy dla jednego roku obrachunkowego, wskazanie konta lub sprecyzowanie czy mają być pokazane konta bilansowe czy pozabilansowe. Dodatkowo jest możliwość pominięcia drukowania dekretów dla konta 490. Na wydruku konta podawane są w pełnej analitycznej długości oraz dodatkowo wykonane jest sumowanie po 3 znakach.

Wykazywane są kwoty:

P : obroty narastające za okres poprzedni

M: obroty miesiąca bieżącego ze zbioru stanów O: suma dekretów miesiąca bieżącego

N: obroty narastające P+M

*: xxxxxxxx xxxxx

1, 2, 3, 4 - dekrety z dowodów bieżącego okresu strony Wn, Ma, storno Wn, storno Ma.

Wiersz z dekretem konta zawiera informacje: data dokumentu, symbol i numer raportu kasowego lub wyciągu bankowego, symbol i numer rejestru księgowego, datę powstania obowiązku vat, numer źródłowy dowodu, opis operacji gospodarczej, czy prowadzona była w dokumencie kontrola kosztów, status dokumentu ( 3 – zgodny dopisany do zbioru stanów) kod osoby wprowadzającej dowód księgowy, zaksięgowana kwota.

Suma wszystkich dekretów ( O: ) jest porównywana z wartością zbioru stanów ( M: ). W przypadku zgodności wiersz O: jest opuszczany. Na ostatniej stronie raportu wykazywana jest liczba wszystkich niezgodności w/w sum w całym raporcie. Powodem niezgodności są dokumenty, które są niezgodne w zbiorze obrotów i przez to nie zostały dopisane do zbioru stanów. Dokumenty takie należy poprawić i ponownie sporządzić raport Analityki kont.

Ze względu na wykorzystanie raportu, jako wydruku księgi głównej dołożone są sumy z

przeniesienia z poprzedniej strony, sumowanie bieżącej strony, i sumowanie narastające.

7.1.5 Dziennik dowodów

Raport zaliczany jest do wydruków ksiąg. Raport można stosować w 2 różnych wersjach:

Wersja dziennika bez LP dziennika Wersja dziennika z LP dziennika

System na być dostosowany zarówno do stosowania dzienników częściowych jak i jednego

dziennika.

Dziennik częściowe to wszystkie rejestry (symbole dowodów). Każdy rejestr ma numer dokumentu, który jest równoznaczny z LP dziennika częściowego. Pole Data dziennika na raporcie jest widoczna po wykonaniu funkcji: Dziennik dowodów – numeracja.

W przypadku jednego dziennika, w jego skład wchodzą wszystkie rejestry (symbole dowodów). Pola: Lp dziennika i Data dziennika na raporcie są widoczne po wykonaniu funkcji: Dziennik dowodów – numeracja.

Raport obejmuje jeden miesiąc obrachunkowy, dodatkowo na potrzeby własne działu księgowości dołożone są opcje umożliwiające drukowanie wybranych dokumentów z dekretacją lub bez.

W pełnej wersji na raporcie podane są wszystkie dekrety każdego dowodu księgowego i ich podsumowanie. Wiersz z dekretem dowodu zawiera informacje: data dziennika, symbol i numer raportu kasowego lub wyciągu bankowego, symbol i numer rejestru księgowego, numer źródłowy dowodu, opis operacji gospodarczej, datę dowodu, czy prowadzona była w dokumencie kontrola kosztów, status dokumentu ( 3 – zgodny dopisany do zbioru stanów) kod osoby wprowadzającej dowód księgowy, stronę operacji księgowej : 1,2,3,4 ( Wn, Ma, storno Wn, storno Ma. ), kwotę. Ze względu na wykorzystanie raportu, jako wydruku księgi dołożone są sumy z przeniesienia z poprzedniej strony, sumowanie bieżącej strony, i sumowanie narastające.

7.1.6 Korekta bilansu otwarcia

Raport obejmuje konta, dla których dokonano korekty bilansu otwarcia poprzez księgowanie w

dokumencie wyróżnionym specjalnym symbolem.

Raport umożliwia podanie zakresu miesięcy dla jednego roku obrachunkowego, wskazanie konta lub sprecyzowanie czy mają być pokazane konta bilansowe czy pozabilansowe. Dodatkowo jest możliwość pominięcia drukowania dekretów dla konta 490.

Na wydruku konta podawane są w pełnej analitycznej długości oraz dodatkowo wykonane jest

sumowanie po 3 znakach.

Wykazywane są kwoty:

P : obroty narastające za okres poprzedni

M: obroty miesiąca bieżącego ze zbioru stanów O: suma dekretów miesiąca bieżącego

N: obroty narastające P+M

*: xxxxxxxx xxxxx

1,2,3,4 - dekrety z dowodów bieżącego okresu strony Wn, Ma, storno Wn, storno Ma.

Wiersz z dekretem konta zawiera informacje: data dokumentu, symbol i numer raportu kasowego lub wyciągu bankowego, symbol i numer rejestru księgowego, numer dowodu źródłowego, opis operacji gospodarczej, czy prowadzona była w dokumencie kontrola kosztów, status dokumentu ( 3 – zgodny dopisany do zbioru stanów) kod osoby wprowadzającej dowód księgowy, zaksięgowana kwota.

7.1.7 Sprawdzenie poprawności kont

Raport kontrolny błędnych kont weryfikuje wszystkie konta występujące w bieżącym miesiącu obrachunkowym. Pokazane są dekrety z błędnymi kontami – sytuacja taka jest możliwa, gdy doczytujemy noty księgowe z innych systemów. Wskazana będzie źle przygotowana dekretacja w którymś z modułów, lub niewskazanie wariantu dekretacji lub niepodanie konta kosztów, jeśli wariant dekretacji, który takie konto przewiduje doprowadzi do wystąpienia w tworzonym dekrecie błędów. Dowód nie zostanie dopisany do zbioru stanów i zostanie wyróżniony graficznie.

Jeśli wszystkie konta są poprawne – raport jest pusty.

7.1.8 Raport dowodów dla podanego konta

Jest to raport kontrolny dla poprowadzenia analizy dla podanego konta zmienności jego salda z równoczesnym pokazaniem wszystkich dekretów dla dowodów, w których wystąpiło to konto kontrolne. Można również śledzić dowody z wyłączoną kontrolą kosztów. Dla kont bankowych i kasowych prowadzona jest też kontrola sum narastających raportów/wyciągów z wartością na koncie księgowym.

7.2 Rozliczanie podatku VAT

8.2.1 Wydruki rejestrów Vat

Rejestry Vat tworzone są na podstawie danych zarejestrowanych w systemie księgowym. Warunkiem umieszczenia danego dokumentu na rejestrze VAT jest odpowiednia deklaracja w rejestrze symboli dowodów.

O tym czy dany dokument będzie uwzględniony w rejestrze VAT w danym miesiącu decyduje nie data Vat na główce dokumentu, ale data Vat w dekretacji tego dokumentu.

Zakres danych branych do rejestru VAT określają opcje:

• Zakres danych RRRRMM – jest to rok i miesiąc księgowania dokumentów. W przypadku nieuzupełnienia te opcji program poszukuje danych do raportu w obrębie wszystkich księgowań spełniających parametry raportu

• Symbol dowody – opcja pozwala wydrukować rejestr tylko dla zadanych symboli dowodów

Raporty VAT są podzielone na dwa rodzaje: Rejestr VAT Sprzedaży i Rejestr VAT Zakupu.

System powinien umożliwiać w/w rejestrów odrębnie dla jednostek regionalnych i zbiorczo dla

PGWWP.

8.2.2 Wydruki rejestrów Vat

Generowanie i wysyłka deklaracji VAT i plików JPK:

System powinien umożliwiać dla każdej jednostki regionalnej oraz zbiorczo dla PGWWP:

- utworzenie, sprawdzenie oraz złożenie korekt deklaracji VAT w formie elektronicznej za

okres od 01/2018 do 09/2020

- wybór wersji deklaracji oraz typu deklaracji;

- obsługę deklaracji JPK zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie regulacjami ustawowymi;

- przyporządkowanie konta księgowego do odpowiedniego pola w deklaracji wraz z automatyczną dekretacją przy sporządzaniu deklaracji/pliku JPK

- uzyskanie unikalnego numeru referencyjnego;

- zapis deklaracji do formatu XML oraz export do pliku Excel;

- wydruk wygenerowanej deklaracji na aktualnym wzorze;

- sprawdzenie w rejestrach sprzedaży i zakupów czynnych podatników wraz z możliwością

zapisania i wydruku tych danych

Deklaracje podatkowe i pliki JPK – wysyłka do KAS (tylko zbiorczo dla PGWWP)

- nadawanie uprawnień do złożenia podpisu kwalifikowanego na deklaracji, pliku JPK

- wysyła do KAS

- uzyskanie UPO

System powinien zapewniać w zakresie danych z rejestrów VAT/plik JPK minimalną ilość

przetwarzanych danych :

Zakup – 5 000 pozycji

Sprzedaż - 60 000 pozycji

8.3 Wydruki walutowe

8.3.2 Zestawienie obrotów i sald walutowych

Raport analogiczny do „złotowego‟ Zestawienia obrotów i sald. Równolegle do wartości złotowych „PLN‟ podawane są wartości w walucie obcej z symbolem waluty obcej.

8.3.3 Zestawienie obrotów i sald walutowych okresowych

Raport analogiczny do jak Zestawienie obrotów i sald /okresowe/ w pln. Równolegle do wartości walutowych podawane są wartości w PLN.

8.3.4 Bilans otwarcia walutowy

Jest to raport analogiczny do Zestawienia stanów w wersji „Bilans otwarcia‟. Równolegle do wartości złotowych „PLN‟ podawane są wartości w walucie obcej z symbolem waluty obcej.

8.3.5 Analityka kont walutowa

Jest to raport analogiczny do „złotowej‟ Analityki kont. Każde konto posiada informacje o symbolu waluty. Równolegle do wartości złotowych pokazane są wartości w walucie obcej. Informacje o dekretowanym koncie uzupełnia dodatkowo: data kursu, numer tabeli kursu, kurs.

8.3.6 Korekta bilansu otwarcia walutowa

Jest to raport analogiczny do „złotowej‟ Korekty bilansu otwarcia. Każde konto posiada informacje o symbolu waluty. Równolegle do wartości złotowych pokazane są wartości w

walucie obcej. Informacje o dekretowanym koncie uzupełnia dodatkowo: data kursu, numer tabeli kursu, kurs.

UWAGI dodatkowe

• Rozliczenia międzyokresowe kosztów -automatyczne rozliczanie kosztów

• Rozliczenia międzyokresowe kosztów- możliwość dokonywania korekty rat

• Automatyczne księgowanie noty ze środków trwałych, wyposażenia, magazynu

• Przychody przyszłych okresów-automatyczne rozliczanie z noty środków trwałych

• księgowanie pozabilansowe:

• -Wydatków na śródlądowe drogi wodne

• - Budżet zadaniowy

• Budżet zadaniowy -AUTOMATYCZNE ROZKSIĘGOWANIE KOSZTÓW POŚREDNICH

• wyszukiwanie danych po części informacji np. części numeru fa

• modyfikacji informacji na RAPORTACH do druku

• automatyczne tworzenie dowodów księgowych wewnętrznych z operacji bankowych – dla operacji podzielonej płatności, opłat za zgody wodnoprawne, opłat z tytułu zmniejszenia retencji terenowej, opłat za amatorski połów ryb

2.2.2 MODUŁ KASA

W raporcie kasowym ewidencjonowane są wpływy i wydatki poprzez dowody KP, KW. Dla wydatków można stosować również inne deklaracje dowodów.

Każda zadeklarowana kasa powinna mieć przypisane konto kasy zgodnie z planem kont. Kasjer może ewidencjonować obrót gotówką bez podawania kont przeciwstawnych. Jeśli ma możliwość podania konta przeciwstawnego - rozrachunkowego - to wykonane zostaje automatyczne rozdekretowanie tego dowodu w księgach. Niezadekretowane dowody KP, KW mogą być dokończone w czasie późniejszym w dziale księgowym.

Raporty kasowe maja wbudowaną obsługę zaliczek: pobranie i końcowe rozliczenie zaliczki. Pozostałe funkcje zostały opisane w pierwszej części dokumentacji, dotyczącej modułu Księgowość.

9 Rejestracja

9.2 Raporty kasowe

Rejestracja raportów pozwala prowadzić obsługę kasy tworząc raport kasowy i dokumenty KP, KW. Saldo kasy wyliczane jest w momencie wychodzenia z raportu kasowego oraz jest na bieżąco kontrolowane ze stanem na koncie księgowym przypisanym do danej kasy. Poprawność salda kasy i konta kasowego jest weryfikowana również w momencie zamykania miesiąca księgowego.

Program umożliwia również wydrukowanie każdego dokumentu zarejestrowanego pod raportem kasowym oraz wydruk całego raportu kasowego zarówno w wersji z księgowaniami lub bez. Wszystkie wydruki istnieją w dwóch wersjach – złotowych i walutowych.

Zarejestrowane dokumenty kasowe można zadekretować automatycznie wpisując konto przeciwstawne do konta kasy. Ponadto dla każdego dokumentu dostępna powinna być dekretacja.

Przed przystąpieniem do rejestracji raportów należy w punkcie Definiowanie kas

zdefiniować symbole i konta poszczególnych raportów kasowych np.: K1 - kasa 1 - konto 101, K2 - kasa 2 - konto 102.

Dla raportów walutowych wymagana jest również deklaracja symbolu waluty oraz tabeli kursowej. W przypadku prowadzenia rozliczenia metodą FIFO konieczne jest zaznaczenie pola

„Waluta FIFO‟.

W punkcie Symbole dowodów konieczne jest również zadeklarowanie dokumentów typu „K‟ najczęściej KP i KW.

9.2.2 Rejestracja raportu

Ewidencję raportów rozpoczynamy od założenia główki raportu. Wszystkie widoczne pola zostaną automatycznie uzupełnione w momencie dodawania raportu lub w momencie przeliczania salda, czyli przy wychodzeniu z raportu.

Nagłówek raportu zawiera następujące pola:

Nr raportu - numer kolejny raportu kasowego. Przy próbie dodania nowego raportu numer program podpowiada kolejny numer raportu. Istnieje możliwość nadania innego numeru raportu, ale tylko w przypadku, gdy nie ma żadnych dokumentów wprowadzonych pod raportem.

Pozostałe pola wypełniane są automatycznie na podstawie danych zarejestrowanych w raporcie:

Data od - data początkowa raportu - emitowana automatycznie na podstawie zapisów w

raporcie,

Data do - data końcowa raportu - emitowana automatycznie na podstawie zapisów w

raporcie,

Saldo złotowe - saldo kasy w danym raporcie w polskich złotych, Saldo walutowe - saldo kasy w danym raporcie w walucie obcej, Status - stan zaksięgowania w zbiorze obrotów:

1 – niezgodny (kolor fioletowy) 2 – pusty (kolor zielony)

3 – zgodny (brak koloru)

Ilość - liczba pozycji w raporcie - uzupełniana automatycznie na podstawie zapisów w

raporcie,

Każdy raport kasowy można drukować w dwóch opcjach: z dekretacją

bez dekretacji

zarówno, jako raport złotowy i walutowy.

9.2.3 Xxxxxxx raportu

Po wydrukowaniu raportu kasowego powinna istnieć możliwość zablokowania raportu. Funkcja ta zabezpiecza raport kasowy przed przypadkowym dodaniem nowej pozycji do zamkniętego już raportu. Program powinien umożliwiać również odblokowanie raportu.

Przycisk „Raport kasowy‟ otwiera formatkę, w której są rejestrowanie dokumenty kasowe.

9.2.4 Rejestracja dokumentów kasowych

W ramach wybranego raportu możliwa jest rejestracja tylko tych dokumentów, które są zadeklarowane, jako typ dokumentu „K‟. Wprowadzanie nowego dokumentu zaczynamy od dodania rekordu i określenia rodzaju dokumentu. Po opuszczeniu tego pola system sam narzuci kolejny numer dowodu w ramach wcześniej zadeklarowanej numeracji.

Następnie użytkownik określa nip kontrahenta lub pracownika, numer dowodu źródłowego kwotę transakcji oraz konto przeciwstawne potrzebne do automatycznego zaksięgowania. Po określeniu dnia tworzenia dokumentu i na podstawie tej wartości wyliczana jest

„Data od‟ i „Data do‟ na raporcie kasowym.

Jeśli dokument stanowi zapłatę za fakturę, którą mamy zarejestrowaną w rozrachunkach, dostępny będzie słownik wszystkich faktur wybranego kontrahenta pochodzących z rozrachunków bieżących.

9.2.5 Tworzenie nowej zaliczki

System powinien umożliwiać tworzenie zaliczki dla dokumentów rozchodowych z pracownikiem. Po określeniu rodzaju rejestru zaliczkowego program utworzy zaliczkę dla danego pracownika nadając jej kolejny numer. Stworzona zaliczka jest w kwocie, jaka była zadeklarowana na dokumencie.

System powinien umożliwiać anulowanie stworzonej zaliczki.

Każdy dokument kasowy może stanowić podstawę do rozliczania już istniejących zaliczek, po wskazaniu, która zaliczka jest rozliczana. Wszystkie zaliczki wybranego pracownika są dostępne w słowniku tak. Z jednego dokumentu kasowego możemy rozliczyć na raz kilka zaliczek poprzez dodanie większej ilości rekordów w „Rozliczeniu zaliczki‟ ze wskazanymi zaliczkami i kwotami rozliczenia.

9.2.6 Dekretacja

Jeżeli użytkownik na dokumencie kasowym poda konto przeciwstawne do konta kasy to dekretacja wykona się automatycznie i nastąpi zaksięgowanie z jednej strony na konto kasy a z drugiej na podane konto przeciwstawne. Księgowanie dokumentu jest dostępne po uruchomieniu odpowiedniej funkcji. Tak jak przy wprowadzaniu dokumentów księgowych, w dekretacji dowodów kasowych też można dokonywać ręcznych księgowań poprzez wprowadzanie rekordów z odpowiedniki kontami i kwotami.

9.3 Zaliczki

Funkcja służy do prowadzenia ewidencji pobranych zaliczek i ich rozliczania. Jest powiązana z

raportem kasowym. Przy rejestracji raportów kasowych następuje ewidencjonowanie zaliczek pobranych oraz ich późniejsze rozliczenie. Rozliczenie zaliczek możliwe jest również poprzez moduł Zakup i BANK. Każda zaliczka, która jest utworzona w raporcie kasowym powinna być widoczna w rejestrze zaliczek wraz z aktualnym stanem rozliczenia, sygnalizowanym graficznie.

Każda zarejestrowana zaliczka posiada numer zaliczki, numer pracownika, na którego została zarejestrowana, kwotę, na którą zaliczka została pobrana, dane dotyczące, z jakich dowodów pochodzi oraz jaka kwota już została rozliczona.

System ma umożliwiać rozliczenie zaliczki.

Dla zaliczek rozliczonych może być wydrukowany dokument potwierdzający rozliczenie zaliczki.

9.4 Wnioski o zaliczkę

Przed pobraniem zaliczki możliwe jest stworzenie dokumentu, który stanowi podstawę do podjęcia zaliczki z kasy firmy. Każdy wniosek posiada wyszczególnienie, na co i w jakiej kwocie zaliczka ma być pobrana.

Aby stworzyć wniosek należy określić NIP wnioskodawcy wybierając ze słownika pracowników, datę wniosku oraz wyspecyfikować w postaci rekordów cel i kwotę zaliczki. Po uzupełnieniu wszystkich pól można wydrukować zupełny wniosek za pomocą funkcji drukuj.

2.2.3 MODUŁ BANK

Moduł BANK służy do prowadzenia ewidencji wyciągów rachunków bankowych oraz przygotowania przelewów i wykonania eksportu do różnych systemów bankowych. Algorytmy i ustawienia służące do komunikacji z zewnętrznymi systemami bankowymi będą ustawione na etapie wdrażania. Współpraca z innymi systemami bankowymi odbywa się za pośrednictwem pliku tekstowego o odpowiednim formacie.

Prowadzenie wyciągów bankowych może odbywać się ręcznie lub za pomocą importu z zewnętrznego z systemu bankowego.

Po uprzednim zadeklarowaniu banków w punkcie „Definiowanie banków‟ oraz zadeklarowaniu dokumentów bankowych typu „B‟ możliwa jest praca na wyciągach bankowych.

Z założenia numeracja wyciągów ma odpowiadać numeracji stosowanej na danym rachunku

bankowym.

10 Rejestracja

10.2 Wyciągi bankowe

Funkcja pozwala prowadzić obsługę zaimportowanych z systemu bankowego wyciągów bankowych. Obsługa jest analogiczna jak przy rejestracji raportów kasowych (Raporty kasowe). Pozycje wyciągu zostają interpretowane, jako wpływ na konto bankowe (BP - bank przyjmie) lub rozchód z rachunku bankowego (BW - bank wypłaci). Stosowane oznaczenia BP i BW są analogią dla dowodów raportów kasowych KP i KW.

Do obowiązku użytkownika należy skontrolowanie zgodności salda końcowego każdego wyciągu bankowego, oraz zadekretowanie ręczne pozycji wyciągu, które nie zostały zadekretowane automatycznie. Automatycznie zostaną zadekretowane te pozycje, dla których rozpoznany jest rachunek bankowy kontrahenta. Poza kontrolą kontrahenta istotne jest również skontrolowanie numeru faktury, dla której dokonana jest zapłata. Każda pozycja wyciągu bankowego jest indywidualnie księgowana, podobnie jak pozycja raportu kasowego.

10.3 Przelewy bieżące

Funkcja ta gromadzi przelewy przygotowane automatycznie w module ZAKUP lub w module FINANSE, oraz pozwala na wystawienie ręczne przelewów bankowych.

Funkcja ta korzysta bezpośrednio z baz kontrahentów i pracowników czerpiąc z nich informacje niezbędne do przygotowania przelewów bankowych.

Zgromadzone przelewy można wyeksportować do pliku, z którego to zostaną przekazane do odpowiedniego systemu bankowego np. MultiCash.

Formatka przedstawia rejestr przelewów.

Przelewy mogą być tworzone automatycznie za pomocą funkcji znajdującej się w rejestrze zakupu, lub ręcznie przez użytkownika.

W rejestrze przelewów widoczne są następujące informacje:

Nr przelewu - pole zawiera numer przelewu nadawany automatycznie przez program

Nr rej. FZ – numer faktury w rejestrze zakupowym

Termin płatności - w polu zawarta jest data terminu płatności

K/P - znacznik czy przelew dotyczy kontrahenta czy pracownika

Kontrahent - NIP kontrahenta lub pracownika zależne, od tego, kogo dotyczy przelew

Rachunek bankowy – numer rachunku bankowego kontrahenta, dla którego ma zostać

zrealizowany przelew

Numer faktury - numer faktury

Kwota - kwota przelewu

Symbol banku - znacznik banku, z którego ma zostać zrealizowany przelew

Data przelewu - data wykonanie przelewu

Znacznik eksportu - w momencie dodania przelewu np. z zakupu jest pusty, aby zaznaczyć wybrane przelewy do wyeksportowania należy uzupełnić to pole wartością 1, wszystkie wyeksportowane przelewy automatycznie mają ustawiany znacznik na 2. Przelewy ze znacznikiem 2 można przenieść do archiwum.

Data drukowania – data drukowania przelewu, lub jego potwierdzenia data jest narzucana w

momencie wysłania wydruku na drukarkę

MPP system powinien dawać możliwość zaciągnięcia przelewu mechanizmem podzielonej płatności

Dostępne funkcje

Eksport przelewów - dzięki tej funkcji zgromadzone przelewy można wyeksportować do pliku, z którego to zostaną przekazane do odpowiedniego systemu bankowego np. MultiCash. Wcześniej dla każdego rekordu należy w wybrać symbol banku, do którego nastąpi przelew. Po odpowiednim przygotowaniu przelewu, zostaną wyeksportowane wszystkie rekordy, dla

których w polu Znacznik występuje liczba 1 (2 - oznacza, że przelew został już wyeksportowany). Nazwa i ścieżka pliku z przelewami określona jest przy definicji każdego banku w zakładce dot. Exportu.

Przepisanie do archiwum - funkcja spowoduje przepisanie do archiwum już przelanych należności

Połącz – w celu zmniejszenia ilości generowanych przelewów, system powinien pozwalać na łączenie po kilka przelewów w jeden zbiorczy przelew. Łączenie może zostać wykonane tylko w przypadku, gdy połączone przelewy są tego samego kontrahenta i wychodzą z tego samego banku.

Łączenie odbywa się poprzez nadanie wybranym przelewom tego samego numeru przelewu. Przelewy z tym samym numerem zostaną zsumowane w jedną pozycje i jako jeden przelew zostaną zapisane do pliku przelewów.

Drukuj zestawienie - użycie tego przycisku spowoduje wydruk tabeli głównej w postaci

raportu.

Drukuj przelew – jest to wydruk przelewu bankowego, wydruk można wykonywać wg opcji 4

lub 2 egzemplarze

Drukuj potwierdzenie – wydruk wzorowany na wydruku przelewy bankowego może być wykorzystywany dla potrzeb wewnętrznych potwierdzeń przelewów

Przelewy archiwum

Funkcja ta gromadzi przelewy już wyeskportowane do systemu bankowego, a następnie przeniesione od archiwum. Każdy przelew archiwalny można przepisać do przelewów bieżących zmieniając jego status w polu „Status‟. Rekordy wyświetlane są po roku z daty przelewu. Istnieje możliwość wyświetlenia wszystkich przelewów z danego roku.

10.4 Funkcje

10.4.2 Import wyciągów bankowych

Funkcja Import wyciągów bankowych służy do automatycznego importu wyciagów z systemu

bankowego.

Przed wczytaniem wyciągów bankowych użytkownik musi wprowadzić odpowiednie dane dotyczące banku, z którego następuje wczytanie wyciągów, oraz określić parametry pliku z którego następuje import. Wprowadzanie tych danych odbywa się podczas definiowania Banków w funkcji Administracja.

Po wskazaniu pliku program automatycznie rozpocznie wczytywanie całego wyciągu

bankowego.

Dla pozycji, które będą posiadały konto przeciwstawne nastąpi od razu zadekretowanie i dopisanie do zbioru stanów. Zaimportowany wyciąg powinien być widoczny w bieżącym oknie.

Po wczytaniu całego wyciągu możliwa jest jego ewentualna poprawa na tym etapie.

Dopisany wyciąg będzie widoczny w rejestrze wyciągów bankowych i tam możliwy do dalszej obróbki księgowej.

KSIĘGOWANIE WYCIAGU BANKOWEGO

-automatyczne rozksięgowanie przelewów płacowych

-automatyczne księgowanie przelewów dotyczących refundacji Partycypacji

-automatyczne księgowanie Amatorski połów ryb

-automatyczne księgowanie zapłat fa

-automatyczne księgowanie zapłaty faktury płatnej z więcej niż jednego BANKU

-kontrola kont 4, 5, źródeł finansowania, paragrafu, projektu, tematu, zarządu zlewni, nadzorów

wodnych

FUNKCJONALNOŚĆ HISTORIA ZMIAN

System powinien posiadać funkcjonalność podglądu historii zmian dokonywanych w systemie

w dokumentach wskazując przede wszystkim datę zmiany oraz osoby dokonujące zmian.

FUNKCJONALNOŚC DIAGNOSTYKA

System powinien pozwalać na identyfikację powstałych błędów z podziałem na błędy krytyczne oraz akceptowalne tj. pozwalające użytkownikowi podjąć decyzją o istotności błędu. W przypadku powstania błędów krytycznych system powinien uniemożliwiać zamknięcie danego miesiąca.

Minimalna identyfikacja błędów powinna zawierać :

- Sprawdzenie salda konta banków z saldami wyciągów

- Sprawdzenie kwot na dokumentach z kwotami w dekretacji na koncie banku

- Sprawdzenie rachunków bankowych kontrahentów i pracowników

- Sprawdzenie wyciągów bankowych - przelewy płacowe

- Sprawdzenie zgodności MPP z banków z dokumentami księgowymi AVSP

- Sprawdzenie salda konta kasy z saldami raportów

- Sprawdzenie kwot na dokumentach z kwotami w dekretacji na koncie kasowym

- Sprawdzenie poprawności stanów złotowych i walutowych

- Sprawdzenie czy istnieją dowody niezgodne

- Sprawdzenie czy istnieją dowody puste

- Sprawdzenie czy występują powtórzone numery dowodów

- Sprawdzenie ciągłości numeracji dowodów księgowych

- Sprawdzenie poprawności zakresu dat

- Sprawdzenie poprawności wykonania noty

- Sprawdzenie czy bilans otwarcia jest poprawny

- Sprawdzenie czy występują dokumenty z zerowymi księgowaniami

- Sprawdzenie czy wygenerowano jednostkową deklaracje VAT

- Sprawdzenie czy występuje zgodność w dokumentach na kontach 4..|7... i 995

- Sprawdzenie czy występuje zgodność w dokumentach na kontach 4..|5..

- Sprawdzenie czy występuje zgodność ogółem na kontach 4..|5..|641

- Sprawdzenie czy występuje zgodność ogółem na kontach 4..A50 z kontem 502

- Kontrola JPK faktur sprzedaży MPP z danymi na fakturze

- Kontrola JPK faktur zakupu MPP z danymi na fakturze

- Kontrola w JPK faktur sprzedaży w zakresie kodów GTU z danymi na fakturze

SIMP w module Opłat i Banku

W PGW WP w module Opłat płatności dokonywane są w oparciu o system identyfikacji masowych SIMP. Usługa identyfikacji masowych płatności skierowana jest do firm i instytucji, które mają znaczną liczbę kontrahentów i przyjmują dużą liczbę wpłat. Dotyczy płatności masowych na rachunki wirtualne. Usługa polega na identyfikacji wpłat dokonywanych przez posiadacza rachunku. Każdemu z kontrahentów przypisany zostaje unikalny numer rachunku wirtualnego w standardzie NRB, na który kieruje swoje zobowiązania. Wpłaty dokonywane są na konta wirtualne i księgowane bezpośrednio na rachunku masowych płatności. Informacje o wpłatach realizowanych za pomocą SIMP dostępne są w systemie bankowości elektronicznej, w formie raportów oraz na wyciągach bankowych poprzez umieszczenie dodatkowego oznaczenia w opisie operacji.

W czasie tworzenia informacji o opłatach stałych i opłatach zmiennych generowany jest numer rachunku bankowego w standardzie SIMP przypisany do konkretnej informacji. Numer ten

zawiera informacje na temat roku, oddziału RZGW, kontrahenta, identyfikacji opłaty. Kontrahent dokonuje płatności zobowiązania na podany rachunek w informacji. Płatności z wyciągu bankowego BGK za opłaty stałe i opłaty zmienne są parowane po numerze rachunku bankowego ze źródłową informacją wysyłaną do kontrahenta.

2.2.4 MODUŁ ZAKUP

Moduł ten powinien umożliwiać / posiadać funkcjonalności zapewniające:

- ewidencję wszystkich wpływających faktur zakupu w sposób uporządkowany, kompletację faktur;

- ewidencję faktur w momencie wpłynięcia do firmy;

- możliwość automatycznego przydzielania numeru narastająco, przy czym numer ten powinien pozwalać na identyfikację konkretnej faktury w firmie w danym roku kalendarzowym;

- powinien posiadać rejestr zakupowy z opcją pozwalającą na sortowanie / podział faktur wg. wskazanej struktury (np. wg formy płatności);

- pozwalać na wprowadzenie danych dotyczących faktury, co najmniej takich jak: data wpływu; dane kontrahenta; data wystawienia; termin i sposób płatności; zbiorcza kwota netto oraz VAT; opis merytoryczny; oraz możliwość dodania kolejnych kategorii danych;

- umożliwiać przypisanie zaliczki do zarejestrowanej faktury w celu jej automatycznego

rozliczenia, rozliczenie zaliczek dla zapłaconych faktur;

- możliwość dodania identyfikatora - faktura powinna mieć możliwość otrzymania identyfikatora komórki organizacyjnej, do której jest skierowana w celu potwierdzenia jej merytorycznej poprawności, możliwość potwierdzenia odbioru faktury przez komórkę organizacyjną dokonującą zakupu;

- po ukończeniu weryfikacji formalnej przez dział księgowy – możliwość określenia miesiąca obrachunkowego i rejestru, w którym faktura zostanie zaewidencjonowana w księgach.

- możliwość korygowania daty powstania obowiązku VAT;

- możliwość wprowadzenia specyfikacji faktury (wartość netto i stawka VAT).

- możliwość weryfikacji specyfikacji faktury za pomocą funkcjonalności kontroli rachunkowej i określenia statusu faktury (poprawna / błąd/…);

- opcję dekretowania faktur - w przypadku uzyskania statusu „poprawności” zgodnie z ustalonym i przyporządkowanym schematem dekretacji na konta księgowe znajdujące się w planie kont;

- możliwość określenia w specyfikacji faktury sposobu rozliczenia faktury – czy rozliczenie ma nastąpić z dowodami księgowymi przez dołączenie wcześniej wprowadzonych dokumentów lub wprowadzenie owych dokumentów;

- możliwość automatycznego zaksięgowania faktur w zbiorze dowodów księgowych

według deklaracji z dekretami w ramach wybranego rejestru;

- funkcjonalność zapewniająca możliwość nadzorowania miejsca, w którym faktura się znajduje oraz dokonanego zaksięgowania;

- możliwość kontrolowania poprawności wartości netto oraz wartości VAT;

- możliwość dokonania przelewów w zbiorze przelewów w przypadku faktur płatnych

przelewem;

- możliwość wystawiania not korygujących oraz poprawiania błędnie wprowadzonych

danych;

- możliwość generowania raportów faktur według ustalonych kryteriów (danych, które zostały podane w trakcie rejestracji);

Opis funkcjonalności: rejestracja faktur (ewidencja faktur zakupowych)

- możliwość rejestracji faktur w obrębie roku kalendarzowego;

- okno/formatka rejestracji powinna umożliwiać wprowadzenie podstawowych danych dotyczących faktury, jak również powinna zawierać/ umożliwiać wprowadzenie dodatkowych informacji opisujących fakturę.

- okno/ formatka rejestracji powinna umożliwiać wprowadzenie co najmniej następujących kategorii danych:

- liczba porządkowa;

- symbol rejestru;

- liczba porządkowa nadawana automatycznie w obrębie danego rejestru;

- data wpływu faktury do firmy;

- identyfikator pozwalający na ustalenie czy faktura jest wystawiona przez

kontrahenta czy przez pracownika;

- nr NIP lub nr księgowy pracownika / kontrahenta;

- numer rachunku bankowego kontrahenta dotyczący danej faktury;

- numer rejestrowanej faktury;

- data wystawienia faktury;

- sposób płatności;

- data terminu płatności;

- pole przeznaczone na krótki opis faktury;

- znacznik/informacja czy faktura jest anulowana oraz dodatkowe zaznaczenie kolorem danej faktury;

- znacznik/informacja czy przelew został utworzony;

- zbiorcza kwota netto, VAT, brutto faktury;

- data sprzedaży;

- pole, w którym określane jest czy rejestrowany dokument stanowi fakturę czy korektę;

- nr faktury korygowanej z możliwością dodania informacji na temat tego, jakiej

faktury dotyczy korekta;

- nr identyfikujący pracownika;

- pole słownikowe, z informacjami na temat zaliczki wybranego pracownika;

- xxxxx xxxxxxxx (pole, z którego pobierana jest kwota do rozliczenia zaliczki);

- dane dotyczące waluty:

o symbol waluty;

o data kursu;

o numer tabeli kursu;

o kurs;

o kwota zbiorcza netto w walucie;

o kwota zbiorcza VAT w walucie;

o *możliwość automatycznego dodawania kursów z tabeli kursów NBP;

- dane księgowe:

o rok, miesiąc księgowy do jakiego ma zostać zaksięgowana dana faktura;

o data księgowania;

o data powstania obowiązku VAT;

o wariant dekretacji, numer dowodu;

o *dokładny opis kontrahenta, dla którego rejestrowana jest faktura, identyfikator pozwalający na odczytanie informacji na temat tego, KTO wprowadził dokument, KTO zajmuje się jego dekretacją oraz funkcjonalność sprawdzająca poprawność zbiorczej kwoty netto i VAT z sumą tych kwot ze specyfikacji.

- okno/formatka rejestracji powinna być prowadzona na wzór dziennika podawczego;

- opcja automatycznej dekretacji faktur wg zadeklarowanych wcześniej schematów księgowań;

- okno/formatka powinna posiadać dodatkowe segmenty/ funkcjonalności:

o podział zakupu

* możliwość podania wielu kont kosztowych, które zostaną użyte w trakcie dekretacji dla każdej pozycji, według deklaracji.

*możliwość podania większej ilości kont kosztowych dotyczących pojedynczej pozycji. Nazwa konta powinna być widoczna. Musi być zapewniona możliwość zaznaczenia wybranych pozycji, widoczność sum kwot i procentów zaznaczonych pozycji.

o zaliczki

*powinien umożliwiać podgląd na rozliczenie zaliczki (z podaniem co najmniej następujących

kategorii informacji kwota, numer zaliczki, data pobrania, dane personalne zaliczkobiorcy);

o terminy płatności

o rozliczenie faktury

*powinien umożliwiać pogląd na rekordy rozrachunkowe dotyczące faktury (zapisy danego

kontrahenta o danym numerze faktury)

o historia

*powinien umożliwiać identyfikację dokonywanych zmian oraz identyfikację podmiotu, który danej zamiany dokonał.

o rozliczenia międzyokresowe kosztów

*z możliwością szybkiego podglądu rozliczenia oraz możliwością podania większej ilości kont

kosztowych potrzebnych do stworzenia dekretu.

*segment powinien umożliwiać dekretację rozliczeń między okresowych wybranej faktury.

Specyfikacja faktur zakupowych

Powinna zostać zapewniona możliwość rozpisywania faktur:

- w podziale według stawek VAT;

- według potrzeb dekretacji.

Powinna istnieć możliwość podpięcia do faktury zakupowej dokumentów księgowych. Specyfikacja faktury powinna zawierać co najmniej następujące pozycje:

- wartość netto pozycji;

- stawka VAT;

- kwota VAT

*z możliwością poprawienia wartości w przypadku różnic między wyliczoną wartością a wartością VAT-u na fakturze.

- wariant dekretacji;

- konta księgowe bilansowe i pozabilansowe;

- rozliczenie PZ (przyjęcie towaru/materiału/surowca do magazynu jednostki z zewnątrz);

- magazyn;

- typ dowodu występujący w wybranym magazynie;

- pole zawierające wartość PZ;

- pozycje części walutowej specyfikacji faktury: symbol waluty; data kursu; numer tabeli

kursu; kurs; kwota zbiorcza netto w walucie; kwota zbiorcza VAT w walucie;

*uwaga: powinna zostać zapewniona możliwość automatycznego dodawania kursów z tabeli kursów NBP.

Możliwość wydruku dowodu księgowego

Musi być zapewniona możliwość wydruku podpiętego dokumentu magazynowego do pozycji.

Dekretowanie

Zapewnienie możliwości dekretowania z nadaniem numeru dowodu księgowego oraz daty księgowania.

Możliwość automatycznej weryfikacji nadanego numeru. Możliwość anulowania dekretacji.

Zapewnienie podglądu dekretacji z przedstawieniem sum bilansowych w PLN, walutowych oraz

kont pozabilansowych, nazwy zaznaczonego konta.

Zapewnienie możliwości wydruku widocznego dekretu jako załącznika do faktury lub na

odwrotnej stronie faktury.

Noty korygujące

Zapewnienie możliwości wystawienia więcej niż jednej noty korygującej do faktury zakupu. Na skutek wystawienia noty korygującej pozycja musi zostać podświetlona innym kolorem oraz umożliwiająca sporządzenie noty korygującej zawierającej długi tekst.

Formatka noty korygującej powinna zawierać co najmniej:

- pole zawierające numer noty nadawany automatycznie w obrębie roku;

- lp. faktury, do której wystawiana jest nota;

- nr NIP kontrahenta, dla którego wystawiana jest nota;

- data wystawienia noty;

- data powrotu noty;

- pole, w którym podawana jest przyczyna noty;

- opis stanu faktycznego (przed);

- opis stanu docelowego (jaki powinien być);

Zapewnienie możliwości wydrukowania noty korygującej co najmniej w 2x egz. w postaci oryginału oraz kopii.

Skanowanie faktur oraz drukowanie

Zapewnienie funkcjonalności służącej do skanowania faktur z możliwością podglądu, wydruku oraz anulowania skanowania, jak również zeskanowanie faktury i podłączenie jej pod daną fakturę

Możliwość wydruku grupy faktur z możliwością selekcji faktur podlegających drukowaniu. Możliwość wydruku potwierdzenia odbioru faktur/-y.

Przelewy

Zapewnienie funkcjonalności pozwalającej na wielokrotną zmianę statusu w polu przelewów w

rejestrze faktur zakupu.

Dokumenty magazynowe

Zapewnienie możliwości podglądu dokumentów magazynowych oraz pozycji podpiętych do

faktur zakupu.

Przekazywanie faktur do potwierdzenia

Zapewnienie funkcjonalności umożliwiającej wybranie użytkownika, któremu faktura zakupowa

zostanie przekazana do potwierdzenia.

Rozliczenie zaliczek

Zapewnienie podglądu na istniejące rejestry zaliczkowe z możliwością sortowania według

wybranych kategorii (np. wg. roku obrotowego).

Wyróżnienie wizualne rozliczonych a nierozliczonych zaliczek.

Możliwość anulowania błędnie wystawionych zaliczek oraz ich wizualne wyróżnienie.

Rejestry przelewów

Możliwość jak automatycznego tworzenia przelewów, tak i ręcznego (przez użytkownika). Funkcjonalność powinna zawierać co najmniej wskazanie danych:

- numer przelewu;

- numer faktury;

- data terminu płatności;

- identyfikator czy przelew dotyczy kontrahenta czy pracownika;

- NIP (kontrahenta/pracownika);

- numer rachunku bankowego kontrahenta, dla którego ma zostać zrealizowany przelew;

- numer faktury;

- kwota przelewu;

- symbol banku, z którego ma zostać zrealizowany przelew;

- data wykonanie przelewu;

- oznaczenie odrębne dla przelewów wykonywanych w MPP

Funkcjonalność pozwalająca na: wyeksportowanie zgromadzonych przelewów do pliku; przypisanie przelewów do kategorii należności przelanych; połączenie kilku załączonych przelewów dla konkretnego kontrahenta; wydrukowanie raportów.

Funkcjonalność pozwalająca na wydruk przelewów bankowych oraz potwierdzeń przelewów.

Rejestr not korygujących

Funkcjonalność pozwalającą na zbiorcze przedstawienie not korygujących z możliwością

sortowania (np. wg roku).

Faktury (RMK - rozliczenia międzyokresowe kosztów)

Funkcjonalność pozwalająca na przedstawienie zbiorczego rejestru faktur RMK w wybranym

okresie czasowym.

Słowniki

Zapewnienie niezbędnych słowników w ramach funkcjonowania systemu oraz ich

tworzenie/dodawane/ edytowanie/ usuwanie:

- pracownicy;

- kontrahenci;

- zleceniobiorcy;

- kursy walut;

- istniejące komórki organizacyjne wraz z możliwością dodawania identyfikatora komórki raz opisu komórki;

- słownik zleceń wraz z możliwością dodawania numeru oraz opisu zlecenia;

- słownik sposobów płatności z podaniem opisu;

- słownik umów;

- inne słowniki;

Umowy

Funkcjonalność zapewniająca:

- możliwość rejestracji umów z podaniem co najmniej następujących danych: rok; rodzaj umowy; numer; data zawarcia; identyfikator pracownik/ kontrahent; NIP; data obowiązywania umowy od-do; krótki opis do umowy; status umowy; inne;

- możliwość rejestracji umów w walucie polskiej oraz walutach obcych;

- możliwość wystawiania faktur sprzedaży dla danej umowy z opcją dodawania opisu (który zostanie uwidoczniony na fakturze sprzedaży dla danej umowy), dodawania informacji na temat ilości faktur docelowych dla danej umowy, tytułu, kodu, wartości oraz innych informacji dodatkowych;

- możliwość uzupełnienia umów o zawarte aneksy;

- podgląd na rozrachunków dotyczących danej umowy;

- skanowanie umów z możliwością podglądu, wydruku oraz anulowania skanowania;

- możliwość wydruku grupy umów z opcją selekcji umów podlegających drukowaniu.

Administracja

Funkcjonalność pozwalająca na:

- deklarację rejestrów zakupu i deklarację parametrów dla nowego zapisu w ramach

danego rejestru;

*rejestr powinien zawierać co najmniej następujące dane: nazwa rejestru, opis rejestru, termin płatności, data wpływu, data faktury, termin płatności, data sprzedaży, data VAT, nazwa banku, wariant dekretacji, kategoria rejestru (np. walutowy), data księgowania.

- deklarację wariantów dekretacji modułu zakupu z podaniem co najmniej następujących kategorii informacji: moduł; nazwa rejestru, do jakiego odnosi się zapis dekretacji; wariant dekretacji; kolejność zapisów dekretacji; informacja na temat tego, po której stronie ma się wykonać zapis dekretacyjny (WN/MA); konto/-a księgowe;

- kopiowanie rekordu z parametrami dekretacji na nową pozycję z możliwością edycji;

- kopiowanie istniejącego wariantu księgowania na nowy;

- opisywanie standardów/szablonów dekretacji.

Opcje subanalityk

Funkcjonalność pozwalająca na deklarację dodatkowych pól przeznaczonych do opisów faktur.

Funkcjonalność pozwalająca na deklarację wariantów słowników analityk (dodatkowych pól przeznaczonych do opisów faktur).

Wskaźniki VAT

Funkcjonalność pozwalająca na deklarację wskaźników VAT wykorzystywanych do deklaracji dekretacji z podaniem co najmniej następujących informacji: daty (początkowej obowiązywania wskaźnika); rok obowiązywania wskaźnika; wartości wskaźnika; dodatkowego opisu;

Tworzenie raportów

Możliwość wygenerowania raportu umożliwiającego:

- sporządzenie rejestru faktur zakupowych za wybrany okres;

- wydruk rejestru faktur zakupowych za wybrany okres z podziałem na rejestry zakupu;

- wydruk rejestru faktur zakupowych za wybrany okres z podziałem na kontrahentów;

- wydrukowanie zbiorczego rejestru not korygujących dla wybranego roku obrotowego;

- wydrukowanie zbiorczego zestawienia rejestru not korygujących dla wybranego roku

obrotowego;

- wydrukowanie zbiorczego zestawienia rejestru zaliczek.

FUNKCJONALNOŚĆ HISTORIA ZMIAN

System powinien posiadać funkcjonalność podglądu historii zmian dokonywanych w systemie

w dokumentach wskazując przede wszystkim datę zmiany oraz osoby dokonujące zmian.

FUNKCJONALNOŚC DIAGNOSTYKA

Minimalna identyfikacja błędów powinna zawierać weryfikacje czy :

- wszystkie faktury zdeklarowane do okresu zostały zadekretowane.

- zachowano spójność daty wpływu i mc księgowania

- zachowano ciągłości numeracji w obrębie rejestrów

2.2.5 MODUŁ SPRZEDAŻ

Moduł ten powinien umożliwiać/ posiadać funkcjonalności zapewniające:

- prowadzenie ewidencji procesu sprzedaży w obrębie zdefiniowanych rejestrów;

- możliwość drukowania paragonów fiskalnych;

- możliwość wystawiania faktur sprzedaży, faktur korekta, duplikatów, możliwość wystawiania faktur z ceną netto oraz ceną brutto;

- możliwość dodawania informacji dotyczących umowy/zlecenia na fakturze;

- możliwość określenia kilku terminów płatności faktury i kwot dla wybranego terminu;

- możliwość tworzenia pozycji na fakturze jak za pośrednictwem dowodów magazynowych, tak i tworzenia pozycji z dowolną treścią;

- możliwość podania ceny z cennika oraz możliwość indywidualnego określenia ceny.

- możliwość zastosowania rabatów;

- możliwość wygenerowania raportu dowodów WZ bez podania cen/ z podaniem cen sprzedaży/ z podaniem cen magazynowych;

- usystematyzowanie faktur;

- ewidencję faktur w oparciu o zasoby magazynowe;

- możliwość dołączania wcześniej utworzonych dowodów WZ do faktur sprzedaży;

- możliwość automatycznej dekretacji faktur do zbioru dowodów księgowych;

- możliwość generowania faktur proforma w postaci elektronicznej;

- poprawność tworzenia faktur (w tym kontrola VAT, kontrola PKWiU);

- możliwość powielania faktur, które występują cyklicznie;

- współpracę z drukarkami fiskalnymi;

- generowanie raportów według wybranych kryteriów podanych podczas rejestracji;

- możliwość przedstawienia stanu należności wybranego kontrahenta;

- możliwość blokady sprzedaży dla wybranego kontrahenta w przypadku przekroczenia ustalonego limitu należności przeterminowanych;

- możliwość wystawiania faktur korekta z uwzględnieniem tylko danych formalnych tj. bez korygowania kwot na fakturze

- możliwość wystawiania korekt do faktur VAT wystawionych po 01,01,2018 r.

- -możliwość przeglądania pozycji faktur – wszystkie wystawione faktury aktualne i z lat poprzednich – wyszukiwanie po każdej pozycji z faktury.

- możliwość uzupełnienia terminu płatności w przypadku terminu płatności „od otrzymania” również na archiwalnych miesiącach

- automatyczne liczenie terminów

- możliwość dodawania potrzebnych raportów i ich modyfikowanie

- wprowadzanie dekretacji faktur

- możliwość drukowania podglądu wystawianego dokumentu

- blokada edycji po wydrukowaniu dokumentu (bez możliwości poprawy już

wystawionego dokumentu)

Rejestracja danych

Zapewnienie funkcjonalności pozwalającej na:

- wystawianie faktur sprzedaży; faktur korygujących; paragonów; not obciążeniowych; z możliwością podania co najmniej następujących danych: numer faktury; informacja dot. tego, czy faktura jest wystawiana dla kontrahenta/pracownika/zleceniobiorcy; NIP; data wystawienia faktury; data sprzedaży; określenie sposobu płatności; termin płatności; symbol banku; rodzaj faktury (VAT/korekta/nota obciążeniowa); numer paragonu; data obowiązku VAT; informacja czy faktura jest wystawiana dla cen netto/ brutto; informacja; nazwa cennika dla konkretnej faktury; procent rabatu dla danej faktury; informacja o rabacie; zlecenie na które wystawia się daną fakturę; wariant dekretacji faktury; akwizytor; odbiorca/nabywca; opis faktury oraz możliwość dodania innych kategorii danych;.

- przepisanie faktur cyklicznych do kolejnego miesiąca;

- automatyczne wygenerowanie zapisów w kasie dla dokumentu wpłaty dokonanej w kasie firmy w postaci gotówkowej;

- zapewnienie możliwości wydruku paragonu fiskalnego;

- dołączenie oraz odłączenie uprzednio wystawionych dokumentów magazynowych, które rejestrują wydanie materiałów / towarów z magazynu na zewnątrz firmy;

- prowadzenie sprzedaży paragonowej z wykorzystaniem czytnika kodów kreskowych i drukarki

fiskalnej;

Słowniki

Zapewnienie niezbędnych słowników w ramach funkcjonowania systemu oraz ich tworzenie/dodawane/ edytowanie/ usuwanie:

- pracownicy;

- kontrahenci z uwzględnieniem danych : Nabywca – odbiorca – płatnik - weryfikacji danych z GUS - rozrachunki i archiwum, historia zmian

- zleceniobiorcy;

- sposoby płatności faktur;

- słownik dostępnych stawek VAT;

- słownik jednostek miar;

- słownik indeksów magazynowych oraz usług;

*zapewnienie możliwości:

- przeniesienia indeksów do archiwum;

- możliwości wprowadzenia kodów kreskowych (więcej niż jednego) dla konkretnego indeksu;

- wprowadzenie przeliczników indeksów (zmian jednostek miary);

- słownik zleceń wraz z opisami;

- słownik akwizytorów;

- słownik kursów walut;

Zapewnienie funkcjonalności pozwalającej na:

- przypisanie kontrahentowi obcych indeksów magazynowych;

- definiowanie grup indeksów;

- definiowanie wyróżników indeksowych;

- definiowanie stałych nadruków, które pojawią się na fakturze;

- definiowanie cenników sprzedaży;

- rejestrację umów jak w kwocie złotówkowej tak i w kwocie wyrażonej w innej walucie z możliwością podania co najmniej następujących danych: rok; rodzaj umowy; numer umowy; data zawarcia umowy; identyfikator wskazujący na rodzaj podmiotu (kontrahent/pracownik); NIP kontrahenta; data obowiązywania umowy od-do; dodatkowe opisy do umowy oraz inne kategorie danych np. rodzaj odsetek.

Kartoteki/wykazy magazynowe z podaniem cen ewidencyjnych

Funkcjonalność zapewniająca utworzenie wykazu indeksów z podaniem co najmniej następujących danych: indeks; rok; cena ewidencyjna; przychody miesięczne; rozchody miesięczne.

Kartoteki/wykazy magazynowe z podaniem cen detalicznych

Funkcjonalność zapewniająca utworzenie wykazu indeksów z podaniem co najmniej następujących danych: indeks; rok; cena detaliczna; przychody miesięczne; rozchody miesięczne.

Obroty

Funkcjonalność pozwalająca ja generowanie zestawień zawierających wszystkie wystawione dokumenty sprzedaży wraz z dokumentami usługowymi, informacje z podaniem ilości oraz wartości w cenach ewidencyjnych oraz w cenach sprzedaży.

Funkcjonalność – stan/wpłata/wypłata Funkcjonalność pozwalająca na:

- generowanie oraz drukowanie paragonów niefiskalnych przedstawiających informację o kwocie znajdującej się w kasie;

- dokonanie wpłaty gotówki do kasy;

- dokonanie wypłaty gotówki z kasy;

Administracja

Funkcjonalność pozwalająca na:

- deklarowanie rejestrów;

- deklarowanie magazynów wykorzystywanych do fakturowania;

- deklarowanie dowodów magazynowych sprzedaży;

- dekretację dowodów/ faktur oraz przedstawienie dostępnych standardów dekretacji

wraz z opisem oraz ze wskazaniem przypadków zastosowania.

Raporty

Funkcjonalność pozwalająca na sporządzenie co najmniej następujących zestawień (raportów):

- sprzedaży przedstawiających ilościowe oraz wartościowe zestawienie indeksów

sprzedanych w wybranym okresie;

- sprzedaży przedstawiających sumę wartości sprzedaży netto w rozbiciu na poszczególne rejestry sprzedaży;

- sprzedaży przedstawiający zestawienie wartości netto, VAT, brutto z możliwością rozbicia na rejestr sprzedaży oraz konkretnego kontrahenta;

- sprzedaży przedstawiający asortyment sprzedany wybranemu kontrahentowi z wyodrębnieniem informacji co do miesiąca w zadanym okresie oraz z wyodrębnieniem informacji co do odbiorcy konkretnego kontrahenta

- sprzedaży przedstawiający zestawienie faktur wraz z podaniem informacji dot. co najmniej: asortymentu; rejestru sprzedaży; numer faktury; data faktury; dokument magazynowy oraz przedstawieniem cen w kwocie netto;

- sprzedaży przedstawiający wykaz sprzedanego asortymentu wraz z informacjami dot. co najmniej asortymentu; dokumentu magazynowego; numeru faktury oraz cen w kwocie brutto;

- kontrolnych pozwalających na zidentyfikowanie powstałych sprzeczności pomiędzy dekretacją faktury a fakturą;

- kontrolnych pozwalających na dokonanie kontroli dokumentów sprzedaży (czy do każdego dokumentu magazynowego stwierdzającego wydanie na zewnątrz firmy występują odpowiednie faktury);

- przedstawiających stan zapasów na magazynie/-ah z podaniem co najmniej ilości, ceny

netto;

- przedstawiających informację na temat stanu zapasów, uwzględniający sprzedaż z wybranego okresu;

- przedstawiających informację na temat dziennej sprzedaży wg wybranych kryteriów;

- pozwalający na uzyskanie informacji na temat danych dla analiz w zakresie sprzedaży i

obrotu magazynowego;

FUNKCJONALNOŚĆ HISTORIA ZMIAN

System powinien posiadać funkcjonalność podglądu historii zmian dokonywanych w systemie w dokumentach wskazując przede wszystkim datę zmiany oraz osoby dokonujące zmian.

FUNKCJONALNOŚC DIAGNOSTYKA

System powinien posiadać funkcję identyfikującą powstałe błędy z podziałem na błędy krytyczne oraz akceptowalne tj. pozwalające użytkownikowi podjąć decyzję o istotności błędu. W przypadku powstania błędów krytycznych system powinien uniemożliwiać zamknięcie danego miesiąca.

Minimalna identyfikacja błędów powinna zawierać weryfikacje czy:

- Wszystkie dowody księgowe są zadekretowane

- Zachowano ciągłość numeracji w obrębie rejestrów

- Występuje zgodność kursu waluty faktury ze słownikiem walut

- Kontrola w JPK faktur sprzedaży MPP z danymi na fakturze

- Kontrola w JPK faktur sprzedaży w zakresie kodów GTU z danymi na fakturze

2.2.6 MODUŁ OPŁATY

Moduł opłat ma wspomagać obsługę opłat za usługi wodne i opłat podwyższonych w wytwarzaniu Informacji dla użytkowników wód, rozliczaniu dokonywanych płatności, wykonywaniu obsługi księgowej w tym zakresie. Do modułu opłat będą miały dostęp jedynie osoby posiadające przypisane uprawnienia.

Moduł opłat podzielony ma być na następujące punkty:

• Opłaty użytkownik, w której znajduje się baza użytkowników wód, dla których wystawiane są decyzje dotyczące opłat STAŁYCH, ZMIENNYCH i PODWYŻSZONYCH. W tym punkcie dla każdego użytkownika wód mamy pełen podgląd edycyjny na wszystkie wystawione decyzje, informacje, zapłaty z banku i rozliczenia. Program wspomaga też naliczanie i rozliczanie odsetek proporcjonalnych

• Opłaty stałe -> Ewidencja-Stałe - Rejestr wszystkich wystawionych decyzji dla opłat stałych,

• opłaty stałe -> Rejestr-Stałe - Rejestr wystawionych informacji stałych

• opłaty zmienne -> Ewidencja-Zmienne - Rejestr wszystkich wystawionych decyzji dla opłat

zmiennych,

• opłaty zmienne -> Rejestr-Zmienne - Rejestr wystawionych informacji dla opłat zmiennych,

• opłata podwyższona - rejestr opłat podwyższonych

• zapłaty z banku - rejestr wszystkich zapłat bankowych dot. opłat. podzielony na lata (o tym decyduje data zapłaty) i na zarządy zlewni,

• rozliczanie opłat - musi zawierać rozliczenia opłat za pomocą płatności bankowych,

• odsetki - wygenerowane pozycje - musi zawierać funkcję wyliczania odsetek dla płatności

przeterminowanych,

• odsetki - Noty odsetkowe - musi zawierać rekordy dla zapłat przeterminowanych. Moduł musi udostępniać funkcję tworzenia not odsetkowych dla należności przeterminowanych tzw. Noty odsetkowe statystyczne.

Wprowadzanie nowego użytkownika wód

Moduł ma umożliwiać wprowadzanie nowego użytkownika wód z następującymi danymi: numer użytkownika wód (uzupełniany automatycznie), nazwa, kod pocztowy, poczta, adres, miejscowość, NIP, Regon, Osoba, e-mail, telefon, kategoria RB-N, RB-Z, status użytkownika wód. Moduł ma umożliwiać eksport informacji do pliku .docx w momencie tworzenia informacji ustalającej wysokość opłat (stałej, zmiennej) za usługi wodne oraz opłaty podwyższonej.

W module opłat powinna znajdować się baza użytkowników wód z przechowująca dane o: numerze użytkownika wód, jego statusie, nazwie, adresie, numerze NIP, REGON, kategorii RB- N, RB-Z, osobie do kontaktu, jej numerze telefonu oraz adresie e-mail. Do użytkownika wód będą przypisane ewidencje z decyzjami w zakresie opłat stałych, opłat zmiennych oraz opłat

podwyższonych. Ewidencja opłat stałych, ewidencja opłat zmiennych oraz ewidencja opłat podwyższonych musi posiadać przypis zarządu zlewni.

Wystawianie informacji OPŁATA STAŁA

Moduł ma umożliwiać wystawienie opłaty stałej. Do wystawienia opłaty stałej uzupełniane będą następujące dane:

• Zlewnia – pole przechowujące numer porządkowy zarządu zlewni w regionie,,

• Urząd wyst. Dec. - urząd wydający decyzję (pozwolenie wodnoprawne lub pozwolenie

zintegrowane),

• Typ decyzji: Z (pozwolenie zintegrowane) lub W (pozwolenie wodnoprawne),

• Numer decyzji - oznacza numer/ znak decyzji (pozwolenia wodnoprawnego lub pozwolenia zintegrowanego),

• Data wystawienia – pole oznaczające datę wydania decyzji (pozwolenia

wodnoprawnego lub pozwolenia zintegrowanego),

• Data ważności – pole oznaczające datę ważności decyzji (pozwolenia wodnoprawnego

lub pozwolenia zintegrowanego),

• Data ostateczności – pole daty, w której decyzja (pozwolenie wodnoprawne lub pozwolenie zintegrowane), uzyskała przymiot ostateczności,

• Dni korzystania – wskazuje liczbę dni, w których w ciągu roku następuje korzystanie z wód,

• Typ jednostki – oznacza jednostkę czasu, w której podana jest ilość z pozwolenia

wodnoprawnego (1 oznacza: m3/s, 2 oznacza: m3/h, 3 oznacza: m3/d, 4 oznacza: m3/r),

• Rodzaj opłat - S (ścieki), G (grunty-odprowadzenie), Z (podziemne), O (opadowe lub roztopowe), P (powierzchniowe), M (powierzchniowe dot. energii elektrycznej), N (podziemne dot. energii elektrycznej),

• Stawka – pole określające jednostkową stawkę opłaty wynikającą z § 4, § 6, § 7, § 10 ust. 1, § 15 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2017 r. w sprawie jednostkowych stawek opłat za usługi wodne,

• JM PW. – oznacza jednostkę miary określoną w decyzji (pozwoleniu wodnoprawnym lub pozwoleniu zintegrowanym),

• Ilość w pwp – oznacza maksymalną ilość jednostek pomiarowych określoną w

pozwoleniu wodnoprawnym lub pozwoleniu zintegrowanym,

• m3/s - zawiera ilość pwp przeliczoną na jednostkę m3/s,

• Opis pozwolenia - musi zawierać opis usługi wodnej, za którą ustalona jest opłata, np.

za wprowadzanie ścieków do wód,

• Sprawdzenie – pole przechowujące wartość logiczną, pozwalające na monitorowanie

statusu poprawności wprowadzonych danych,

• Anuluj – pole przechowujące wartość logiczną, określające status wystawionej informacji o opłacie stałej (anulowana, aktualna),

• Data sprawdzenia – data sprawdzenia poprawności danych,

• Status pisma – oznacza zweryfikowanie aktualności decyzji,

• Uwagi – pozwala na zamieszczanie wszelkich, koniecznych dodatkowych informacji,

• L.p. – pole uzupełniane automatycznie dla każdego rekordu w ewidencji,

• Windykacja - pole przechowujące status opłaty przeterminowanej, na szablonie operatora,

• Upomnienia – pole przechowujące koszty upomnienia dla danej informacji.

Po uzupełnieniu wszelkich koniecznych danych w ewidencji moduł powinien pozwolić na utworzenie pozycji rejestrowej opłaty, która będzie zapisywana w rejestrze opłat. Moduł ma umożliwiać generowanie informacji zgodnej z ustalonym szablonem informacji ustalającej wysokość opłaty stałej. Moduł powinien umożliwiać anulowanie informacji oraz wystawienie jej ponownie. Moduł powinien przechowywać informację o statusie reklamacji danej informacji. Po przeprowadzeniu weryfikacji prawidłowości wprowadzanych danych, moduł umożliwia tworzenie dokumentu docx. oraz uzupełnia automatycznie pola: Znak sprawy, Rachunek bankowy (SIMP BGK).

Moduł musi udostępniać funkcję pozwalającą na zaksięgowanie opłaty w księgach rachunkowych, dla pozycji rejestrowych opłaty, których wartość logiczna w polu Sprawdzenie jest równa “TAK”. Funkcja księgująca opłatę musi zapisywać rok oraz miesiąc księgowania opłaty, na potrzeby rejestrów.

Moduł musi automatycznie generować terminy płatności każdej z 4 rat opłaty stałej, zgodnie z art. 271 ust. 6 Prawa wodnego. Moduł musi udostępniać funkcjonalność pozwalającą na modyfikację ww. terminu na żądanie operatora.

Moduł musi umożliwiać dodawanie uwag do pozycji opłaty.

Wystawianie informacji - OPŁATA ZMIENNA

Moduł musi umożliwiać dodawanie pozycji, za którą będziemy naliczana jest opłata zmienna. Moduł musi umożliwiać przechowywanie następujących danych:

• Zlewnia – pole przechowujące numer porządkowy zarządu zlewni w regionie,,

• Urząd wyst. Dec. - urząd wydający decyzję (pozwolenie wodnoprawne lub pozwolenie

zintegrowane),

• Typ decyzji: Z (pozwolenie zintegrowane) lub W (pozwolenie wodnoprawne),

• Numer decyzji – pole oznaczające numer/ znak decyzji (pozwolenia wodnoprawnego lub

pozwolenia zintegrowanego),

• Data wystawienia – pole oznaczające datę wydania decyzji (pozwolenia

wodnoprawnego lub pozwolenia zintegrowanego),

• Data ważności – pole oznaczające datę ważności decyzji (pozwolenia wodnoprawnego

lub pozwolenia zintegrowanego),

• Data ostateczności – pole daty, w której decyzja (pozwolenie wodnoprawne lub pozwolenie zintegrowane), uzyskała przymiot ostateczności,

• Rodzaj opłat - S (ścieki), Z (podziemne), R (ryby), O (opadowe - odprowadzenie), P (powierzchniowe), W (wydobywanie żwiru, piasku, kamienia...),

• Cel – pole opisujące cel pobieranych wód powierzchniowych lub podziemnych (m. in. zgodnie z § 5 ust 1 – od 1 do 41 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2017

r. w sprawie jednostkowych stawek opłat za usługi wodne), cel R1 dotyczy hodowli ryb w stawach o wodzie stojącej, cel R2 dotyczy chowu ryb w obiektach przepływowych, charakteryzujących się poborem zwrotnym,

• Stawka – pole określające jednostkową stawkę opłaty wynikającą z § 5, § 8, § 10 ust. 2

– 10, § 11, § 12, § 13, § 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2017 r. w sprawie jednostkowych stawek opłat za usługi wodne,

• Współczynnik różnicujący - pole określające wartość współczynnika różnicującego uzależnionego od sposobu uzdatniania pobranych wód (§ 5 ust. 2 lub 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2017 r. w sprawie jednostkowych stawek opłat za usługi wodne) lub rodzaju ścieków (§ 10 ust. 5 lub 6 lub 7 lub 8 Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2017 r. w sprawie jednostkowych stawek opłat za usługi wodne),

• Uwagi – pole pozwalające na zamieszczanie wszelkich, koniecznych dodatkowych

informacji,

• Osoba – pole wypełniane automatycznie oznaczające operatora,

• L.p. – pole uzupełniane automatycznie dla każdego rekordu w ewidencji,

• Windykacja - pole przechowujące status opłaty przeterminowanej, na szablonie

operatora,

• Upomnienia – pole przechowujące koszty upomnienia dla danej informacji.

• Sprawdzenie – pole przechowujące wartość logiczną, pozwalające na monitorowanie statusu poprawności wprowadzonych danych,

Opis opłaty - musi zawierać opis usługi wodnej, za którą ustalona jest opłata, np. za

wprowadzanie ścieków.

Opis obliczenia – musi zawierać informację o sposobie obliczania opłaty zmiennej (która będzie pojawiać się na informacji dla użytkownika wód), wraz ze wskazaniem podstawy

prawnej np.:

Opłata została obliczona zgodnie z art. 272 ust. 1 ustawy Prawo wodne jako iloczyn jednostkowej stawki opłaty zmiennej do celów opieki zdrowotnej i pomocy społecznej (0,115 zł za 1 m3) pomnożonej przez współczynnik różnicujący (0,5) i ilości pobranych wód podziemnych (1250 m3).

Wysokość jednostkowej stawki opłaty zmiennej została określona w § 5 ust. 1 pkt 35 lit. a rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2017 r. w sprawie jednostkowych stawek opłat za usługi wodne (Dz.U. z 2021 r. poz. 736 ze zm. dalej jako: „rozporządzenie”). Do ustalenia wysokości opłaty przyjęto proces uzdatniania wód polegający na usuwania amonu, koagulacji lub adsorbcji, któremu przypisano najniższą wartość spośród stosowanych przez podmiot korzystający z usług wodnych (§ 5 ust. 2 pkt 4 w związku z ust. 4 rozporządzenia).

Po uzupełnieniu rekordu w ewidencji opłaty zmiennej operator musi mieć możliwość dodawania nowych pozycji rejestru opłaty zmiennej, związanych z uprzednio dodaną pozycją ewidencyjną.

Operator musi mieć możliwość wprowadzenia numeru kwartału, kwoty opłaty zmiennej oraz ilości jednostek pomiarowych, zależnych od rodzaju usługi wodnej.

Moduł musi umożliwiać generowanie Informacji ze wzorów opłaty zmiennej lub dla stawów

rybnych.

Moduł musi umożliwiać generowanie dla użytkownika wód pisma z zapytaniem czy zamierza korzystać z prawa wnoszenia opłaty za cały rok w postaci zryczałtowanej, czy też będzie ją wnosił kwartalnie.

Rejestr Opłaty zmiennej musi udostępniać dodatkowe pola niezwiązane z procesem

obliczeniowym:

• znak sprawy – pole uzupełniane automatycznie podczas tworzenia informacji docx. dla informacji ustalającej wysokość opłaty zmiennej,

• numer rachunku bankowego – pole uzupełniane automatycznie po utworzeniu informacji docx. dla informacji ustalającej wysokość opłaty zmiennej,

• dni terminu płatności – pole uzupełniane automatycznie, określające termin płatności

w dniach tj. aktualna data + 14 dni zgodnie z art. 272 ust. 18 ustawy Prawo wodne

• data dostarczenia – pole określające datę dostarczenia informacji ustalającej wysokość opłaty zmiennej do podmiotu.

• termin płatności – pole oznaczające termin płatności, wynikający z art. 272 ust. 18 ustawy Prawo wodne, generowany automatycznie po wprowadzeniu daty doręczenia Informacji ustalającej wysokość opłaty zmiennej

• karpie odpowiedź – pole oznaczające informację czy użytkownik wód będzie wnosić wpłaty z tytułu opłaty za pobór wód lub wprowadzanie ścieków dla celów chowu lub hodowli ryb w formie zryczałtowanej za cały rok, czy też będzie wnosić wpłaty w poszczególnych kwartałach,

• anuluj – pole określające status wystawionej informacji o opłacie zmiennej (anulowana,

aktualna),

• rok księgowania – pole wypełniane automatycznie po wygenerowaniu dokumentu do opłat w księgowości,

• mc księgowania – pole wypełniane automatycznie po wygenerowaniu dokumentu do opłat w księgowości.

Moduł musi udostępniać funkcję, prowadzącą walidację danych oraz zwracającą alert, w przypadku niepowodzenia ww. walidacji, którego treść pozwoli operatorowi zdefiniować przyczynę ww. niepowodzenia.

Po uzupełnieniu wszelkich koniecznych danych w ewidencji moduł musi pozwolić na utworzenie pozycji rejestrowej opłaty, która będzie zapisywana w rejestrze opłat. Moduł ma umożliwiać generowanie informacji zgodnej z ustalonym szablonem informacji ustalającej wysokość opłaty zmiennej. Moduł musi umożliwiać anulowanie informacji oraz wystawienie jej ponownie. Moduł musi przechowywać informację o statusie reklamacji danej informacji. Po przeprowadzeniu weryfikacji prawidłowości wprowadzanych danych, moduł umożliwia tworzenie dokumentu docx. oraz uzupełnia automatycznie pola: Znak sprawy, Rachunek bankowy (SIMP BGK).

Moduł musi udostępniać funkcję, pozwalającą na zaksięgowanie opłat w księgach rachunkowych dla pozycji, których status w polu “Sprawdzenie” jest równy “TAK”. Po zaksięgowaniu opłat funkcja zapisuje w rejestrze rok oraz miesiąc księgowania opłaty.

Moduł musi umożliwiać dodawanie uwag do każdej z opłat.

Wystawianie informacji - OPŁATA PODWYŻSZONA

Moduł musi umożliwiać wystawienie opłaty podwyższonej. Moduł musi udostępniać następujące pola:

Lp – pole generowane automatycznie,

Zlewnia – pole przechowujące numer porządkowy zarządu zlewni w regionie,

Data – pole generowane nadawana automatycznie, przechowujące datę wystawienia

informacji,

Zgodnie z punktem – pole uzupełniane przez operatora odpowiednio pkt 1 lub pkt 2 w zależności od rodzaju usługi wodnej (pkt 1 to pobór, pkt 2 to ścieki),

Inf. zmienna – pole określające numer opłaty, na podstawie której ustalona zostanie opłata podwyższona, pole może podlegać modyfikacji jednie dla rekordów, w który pole “Sprawdzenie” jest równe “TAK”.

Kwartał – pole przechowujące numer kwartału, za który należna jest opłata podwyższona,

wybieralny przez operatora,

Rodzaj opłaty – pole określające rodzaj opłaty: Z (podziemne), P (powierzchniowe), S (ścieki),

Opłata kwota – pole uzupełniane przez operatora określające wysokość opłaty podwyższonej, ustalonej zgodnie z wzorem wynikającym z art. 281 ust. 1 pkt 1 lub pkt 2 ustawy Prawo wodne,

Sprawdzenie – pole przechowujące wartość logiczną, pozwalające na monitorowanie statusu poprawności wprowadzonych danych,

Osoba – pole wypełniane automatycznie oznaczające operatora, który wprowadził dane,

Druk – pole określające stan informacji, uzupełniany automatycznie po wywołaniu funkcji

drukowania w module,

Znak sprawy – pole uzupełniane automatycznie według wzoru po utworzeniu informacji .docx dla opłaty,

Rachunek bankowy – pole uzupełniane automatycznie po wygenerowaniu informacji w wersji

.docx,

Dni term.pł – pole oznaczające termin płatności w dniach tj. 14, zgodnie z art. 281 ust. 6 ustawy

Prawo wodne,

Data dostarczenia – pole oznaczające datę dostarczenia informacji ustalającej wysokość opłaty

zmiennej do podmiotu, wynika z daty zawartej w Zwrotnym Potwierdzeniu Odbioru,

Termin płatności – pole oznaczające termin płatności opłaty zmiennej, wynika z art. 281 ust. 6 ustawy Prawo wodne, generowany automatycznie po wprowadzeniu daty doręczenia Informacji ustalającej wysokość opłaty podwyższonej

Usługi wodne polegające na … opis – pole przechowujące informacje o rodzaju usługi za który ponoszona jest opłata podwyższona np. „poborze wód podziemnych ze studni przy ul. Olsztyńskiej”

Opis opłaty - pole przechowujące informacje o opłacie (która będzie pojawiać się w informacji

dla podmiotu), np. „poborze wód podziemnych ze studni przy ul. Olsztyńskiej”.

Opis obliczenia - pole przechowujące informacje o sposobie obliczenia opłaty zmiennej (która będzie pojawiać się na informacji dla podmiotu), np.:

Opłata została obliczona zgodnie z art. 281 ust. 1 pkt 1) ustawy – Prawo wodne w wysokości 500 % opłaty zmiennej za pobór wód podziemnych z utworów czwartorzędnych, poprzez studnię nr 1, położoną na działce nr 57, ustalonej przez Zarząd Zlewni PGW WP w … w informacji nr XX.ZUO.5.470.7278.OZ. 2020.YY z dnia 25.01.2021 w wysokości 257.00 PLN za okres II kwartału 2020 r.

Windykacja - pole przechowujące status opłaty przeterminowanej, na szablonie operatora,

Upomnienia – pole przechowujące koszty upomnienia dla danej informacji.

Moduł musi automatyczne wypełniać pole „Opis obliczenia” w przypadku kwoty opłaty zmiennej mniejszej od 20 zł rozszerzone musi być o poniższy tekst: „Wobec tego, że ustalona opłata zmienna nie przekroczyła 20 PLN, to zgodnie z art. 279a ustawy – Prawo wodne nie podlegała obowiązkowi uiszczenia, a informacja ustalająca jej wysokość nie została przekazana podmiotowi.”

Po uzupełnieniu wszelkich koniecznych danych w ewidencji moduł musi umożliwiać tworzenie pozycji rejestrowej opłaty, zapisywanej w rejestrze opłat. Moduł musi umożliwiać generowanie informacji zgodnej z szablonem Informacji ustalającej wysokość opłaty podwyższonej. Moduł musi umożliwiać anulowanie informacji oraz pozwalać na jej ponowne ustalenie. Moduł musi przechowywać informację o statusie reklamacji danej informacji. Po przeprowadzeniu weryfikacji prawidłowości wprowadzanych danych, moduł umożliwia tworzenie dokumentu docx. oraz uzupełnia automatycznie pola: Znak sprawy, Rachunek bankowy (SIMP BGK).

System musi udostępniać funkcję, pozwalającą na zaksięgowanie opłat w księgach rachunkowych dla pozycji, których status w polu “Sprawdzenie” jest równy “TAK”. Po zaksięgowaniu opłat funkcja zapisuje w rejestrze rok oraz miesiąc księgowania opłaty.

Moduł musi umożliwiać dodawanie uwag do każdej z opłat. Księgowanie opłat

Moduł po weryfikacji i zatwierdzeniu przez operatora musi zapewniać automatyczne księgowanie dokumentów związanych z opłatami pod datą wystawienia dokumentu. Dokumenty z danego miesiąca powinny być księgowane nie później niż do dnia wskazanego przez operatora.

Warunki, które musi spełniać Informacja ustalająca wysokość opłaty, by zostać zaksięgowana:

1. Kwota opłaty musi być wyższa od 0 zł (ma to szczególne znaczenie w przypadku wydania

decyzji po reklamacji, kiedy kwota opłaty jest niższa od 20 zł)

2. Kwota opłaty musi być wyższa od 20 zł (ustawowego progu wynikającego z art. 279a

Prawa wodnego)

3. Informacja musi mieć uzupełniony znak sprawy, generowany automatycznie w module.

4. Informacja musi być oznaczona jako sprawdzona

Tylko zaksięgowane opłaty mogą być rozliczane i będą ujęte w dostępnych raportach. Dokumenty księgowe utworzą się w symbolu księgowym OPL.

W momencie księgowania opłaty następuje ich blokada uniemożliwiająca edytowanie.

W rejestrze opłat w kolumnach rok i mc księgowania automatycznie uzupełniany jest rok i mc, do którego te informacje zostały zaksięgowane.

Księgowane są wszystkie informacje spełniające warunki księgowania, bez względu na zlewnie

w danym RZGW.

Opłaty mające zaznaczony parametr Reklamacja bez względu na kwotę będą podlegać księgowaniu.

Zmiany terminów płatności na informacjach

Opłaty stałe w rozliczeniu muszą być automatycznie dzielone na 4 raty z odrębnymi terminami płatności. Moduł musi umożliwiać zmiany terminu płatności w przypadkach, w którym opłata ustalana jest za mniej niż 365 dni lub opłata ustalona została w okresie uniemożliwiającym jej zapłatę w ustawowych terminach.

Operator musi mieć możliwość skorygowania terminów płatności każdej z rat opłaty stałej oraz kwot raty do zapłaty w każdym z nich, jednak suma kwot w każdym z terminów musi być zgodna z całą kwotą opłaty rocznej zaksięgowaną w module.

Anulowanie informacji

Moduł musi umożliwiać anulowanie wystawionej Informacji ustalającej wysokość opłaty za usługi wodne lub opłaty podwyższonej; informacji wystawionych i zaksięgowanych system nie może pozwalać skasować.

Anulowanie musi być operacją odwracalną, jednak tylko i wyłącznie przed zaksięgowaniem

informacji.

Opłaty wcześniej zaksięgowane, które zostały anulowane przy najbliższym księgowaniu na aktualnym miesiącu muszą utworzyć drugi rekord, taki sam jak pierwotny tylko z kwotami ujemnymi.

Rozliczanie opłat

Moduł musi umożliwiać rozliczanie poprzez użycie odpowiedniej funkcji. Funkcja importuje zapłaty z banku i rozlicza tworząc odpowiednie przypisy opłaty i zapłaty, czyli automatycznie przyporządkuje danej informacji zapłatę z banku.

Rozliczenie opłat musi przedstawiać wystawione i zaksięgowane opłaty wraz z numerami

informacji i przypisane do nich zapłaty.

Rozliczenie następuję na wszystkich zlewniach w danym RZGW jednocześnie oraz dla wszystkich użytkowników wód.

Opłata i zapłata są rozliczane ze sobą pod warunkiem, że posiadają taki sam znak sprawy. Moduł musi umożliwiać rozliczenie pojedynczego użytkownika wód przy użyciu dedykowanej

funkcji.

Moduł musi umożliwiać identyfikację stanu opłaty w podziale na:

1. Opłata zapłacona

2. Opłata zapłacona częściowo

3. Zapłaty z banku stanowiąca nadpłatę

4. Opłata, która nie została jeszcze zapłacona

Moduł musi automatycznie rozliczać należności i ich korekty przy wykorzystaniu SIMP BGK uwzględniając możliwe filtrów.

W przypadku braku możliwości automatycznego rozliczenia należności moduł musi umożliwiać ręczne przypisanie dokonanej wpłaty do należności.

Moduł musi generować z SIMP BGK opis przelewu.

Moduł rozliczając należności musi uwzględniać datę zapłaty należności przez użytkownika wód (tj. dzień obciążenia rachunku bankowego podmiotu obowiązanego do ponoszenia opłat zgodnie z art. 60 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej), a nie datę uznania rachunku bankowego PGW WP.

Moduł rozliczając należności musi uwzględniać termin płatności oraz termin dokonania zapłaty.

Moduł po wprowadzeniu daty doręczenia podmiotowi informacji o opłacie musi automatycznie wyznaczyć dzień, do którego podmiot jest winien wnieść opłatę (nie dotyczy opłaty stałej).

Opłaty stałe w panelu Rozliczenie opłat muszą być rozdzielone na ustalone ustawowo 4 terminy płatności, o ile operator nie zadecyduje inaczej.

Moduł rozliczając należności musi uwzględniać zasadę proporcjonalności, a także generować postanowienie w sprawie zaliczenia wpłaty proporcjonalnie na poszczególne składniki zadłużenia (art. 62 Ordynacji podatkowej)

Moduł musi umożliwiać generowania należnych odsetek na zasadach określonych w dziale III

Ordynacji podatkowej.

Zapłaty

Zapłaty dokonane przelewem na indywidualny rachunek bankowy SIMP BGK moduł musi wiązać z wystawioną informacją w sposób automatyczny. Operator musi mieć możliwość kojarzenia płatności bankowych realizowanych na inne rachunki z wystawioną informacją.

Zapłaty muszą zawierać przelewy bankowe, które zostały przypisane do modułu opłat. Na rekordzie przelewu muszą znajdować się podstawowe informacje takie jak:

− numer zlewni

− numer użytkownika wód

− data przelewu

− xxxxx xxxxxxxx

− w kolumnie Rejestr stałe i Rejestr zmienne - przyporządkowanie przelewu do danej informacji stałej lub zmiennej - znak sprawy

− opis bank – pełny opis przelewu bankowego, posiadający dane płatnika oraz dane o

informacji, za które ta płatność została dokonana.

− pierwotna kwota przelewu

Operator modułu musi mieć możliwość wykorzystywania niżej wymienionych funkcjonalności:

1. Rozliczanie różnych pozycji opłat (opłaty stałej, opłaty zmiennej, opłaty podwyższonej, pozycji odsetkowej) na podstawie jednego przelewu.

2. Przypisywanie poszczególnych kwot zapłaty do pozycji opłat (opłaty stałej, opłaty zmiennej, opłaty podwyższonej, pozycji odsetkowej) na podstawie jednego przelewu, przy założeniu nieprzekraczalności kwoty przelewu przez sumę kwot zapłaty.

3. Przenoszenie zapłaty na poczet rozliczania pozycji opłaty (opłaty stałej, opłaty zmiennej, opłaty podwyższonej, pozycji odsetkowej) innego użytkownika wód,

4. Oznaczanie grupy pozycji opłat jako archiwalnych dla zakończonego miesiąca, w przypadku posiadania podwyższonych uprawnień operatora.

Moduł musi blokować możliwość wykorzystania Funkcjonalności, opisanych w pkt 1 – 3, w

przypadku pozycji archiwalnych, o których mowa w pkt 4.

Pozycje zablokowane muszą zostać wyróżnione w module w sposób widoczny dla operatora.

Moduł musi udostępniać funkcję, pozwalającą na wprowadzanie modyfikacji archiwalnych pozycji, która wystornuje rekord archiwalny oraz utworzy nową pozycję w aktualnym miesiącu księgowym, posiadającą tożsame dane w swoim rekordzie.

Pozycje wystornowane muszą być oznaczone w module w sposób widoczny dla operatora.

Moduł musi udostępniać funkcjonalność, pozwalającą na cofnięcie wystornowania informacji, w przypadku, w którym informacja zastępująca nie uległa archiwizacji.

W przypadku wywołania funkcji cofającej wystornowanie, moduł musi automatycznie usunąć

informację zastępującą z bazy danych.

Odsetki

Moduł musi umożliwiać generowanie należnych odsetek na zasadach określonych w dziale III

Ordynacji podatkowej.

Naliczenie odsetek za zwłokę musi być stosowane dla wszystkich zapłat uregulowanych po terminie płatności.

Moduł musi naliczać odsetki z uwzględnieniem warunków wynikających z art. 54 Ordynacji

podatkowej.

Moduł rozliczając należności musi uwzględniać zasadę proporcjonalności zgodnie z art. 55 § 2

Ordynacji podatkowej.

Naliczenie odsetek proporcjonalnych polegać musi automatycznemu naliczeniu kwoty odsetek za zwłokę od danej zapłaty oraz podziale rekordu zapłaty na część dotyczącą odsetek i część dotyczącą należności głównej.

Moduł musi generować postanowienie zgodnie z odpowiednim wzorem w sprawie zaliczenia wpłaty proporcjonalnie na poczet zaległości podatkowej i kwoty odsetek za zwłokę.

Odsetki proporcjonalne muszą naliczać się tylko na rekordach, wskazanych przez operatora.

Po zaznaczeniu odpowiedniego parametru do naliczenia odsetek proporcjonalnych i zapisaniu rekordu moduł musi automatycznie policzyć odsetki za zwłokę i utworzyć drugi dodatkowy rekord z ich wielkością.

W przypadkach, gdy automatycznie naliczona kwota odsetek będzie nieprawidłowa operator musi mieć możliwość wskazania prawidłowej kwoty odsetek.

W przypadku, gdy użytkownik wód nie dokona wpłaty należności w terminie moduł musi mieć możliwość naliczania tzw. odsetek statystycznych (raz na kwartał).

Odsetki statystyczne muszą być generowane dla każdej zlewni osobno i każda zlewnia musi je

indywidualnie zaksięgować. Rejestr upomnień

W module dla każdej z wystawionej informacji musi istnieć możliwość zarejestrowania wysłanego do użytkownika wód upomnienia, które powinno mieć wpływ na rozliczenie zapłaty dokonanej przez tego użytkownika.

Zaświadczenie o niezaleganiu w opłatach

Moduł musi zapewnić wydawanie zaświadczeń o niezaleganiu w opłatach za usługi wodne, a w przypadku wystąpienia zaległości – wydawanie zaświadczeń o zaleganiu w opłatach na szablonie opracowanym przez operatora.

Raporty

Raport musi posiadać zestaw filtrów i selektorów, które pozwolą analizować zbiorczo opłaty (stałe, zmienne, podwyższone) w podziale na czasookresy, usługi wodne, zlewnie i regiony.

Moduł musi umożliwić także uzyskanie raportów zawierających:

• Saldo użytkowników

• Rozliczenie opłat – bez anulowanych

• Salda użytkowników na dzień

• Salda użytkowników na dzień pogrupowane po znaku sprawy i terminach płatności

• Ilość opłat łącznie poniżej 20 zł

• Decyzje opłaty stałej bez informacji na dany rok (decyzje ważne w danym roku)

• Decyzje opłaty zmiennej bez informacji na dany rok (decyzje ważne w danym roku)

• Zestawienie wszystkich wystawionych informacji

• Zestawienie zapłat przeterminowanych

• Zestawienie informacji zmiennych ze zmianą ilości w danym roku

• Zestawienie informacji zmiennych zaksięgowane porównanie lat rok _1 i rok_2

• Zestawienie informacji zmiennych wystawionych porównanie lat rok _1 i rok_2

• Opłaty salda niezapłacone z podziałem na dany rok i miesiąc

• Opłaty salda niezapłacone struktura wiekowa

• Opłaty salda niezapłacone struktura czasowa

Konfiguracja

Prawidłowe generowanie informacji z modułu wymagać będzie ustawienia referencji oraz ścieżek dostępu dla wzorów w celu generowania informacji w module.

W module operator będzie musiał uzupełnić następujące dane:

Zlewnia

Miejsce wystawienia (podane w dopełniaczu)

Znak sprawy – opłata stała np. WA.ZUO.3.470.LPORZ.ROK.OSOBA

Znak sprawy – oplata stała od 2020 np. WA.ZUO.3.4700.LPORZ.ROK.OSOBA

Referencje 2 – uwzględniające liczbę porządkową w ZZ

Znak sprawy – opłata zmienna np. WA.ZUO.3.470.LPORZ.OZ.ROK.OSOBA

Znak sprawy – opłata zmienna od 2020 np. WA.ZUO.3.4701.LPORZ.ROK.OSOBA

Znak sprawy – zaświadczenia o niezaleganiu z opłatami np.

WA.ZUO.3.470.LPORZ.ZW.ROK.OSOBA

Znak sprawy – opłata podwyższona np. WA.ZUO.3.471.LPORZ.OP.ROK.OSOBA Szablon – opłata stała – zawierający ścieżkę dostępu do szablonu informacji Szablon – opłata zmienna - zawierający ścieżkę dostępu do szablonu informacji

Szablon – opłata zmienna ryby - zawierający ścieżkę dostępu do szablonu informacji

Szablon – opłata zmienna ryby + pytanie - zawierający ścieżkę dostępu do szablonu informacji i pisma dotyczącego sposobu wnoszenia opłat za stawy rybne

Szablon – opłata podwyższona - zawierający ścieżkę dostępu do szablonu informacji Dokument zapis – opłata stała – zawierający miejsce zapisywania dokumentów Dokument zapis – opłata zmienna - zawierający miejsce zapisywania dokumentów Dokument zapis – zaświadczenie - zawierający miejsce zapisywania dokumentów Dokument zapis – opłata podwyższona - zawierający miejsce zapisywania dokumentów

Dod.2-osoba odpowiedzialna – pole, w którym można podać imię i nazwisko dyrektora zarządu

zlewni PGW WP

SIMP BGK – zaznaczenie pola będzie oznaczać automatyczne tworzenie indywidualnych rachunków bankowych podczas generowania informacji do dokumentu WORD.

Informacje ogólne dotyczące wystawiania opłat

1. każda informacja musi być zaokrąglana do pełnych złotych zgodnie z art. 63 § 1 OP, natomiast każda pojedyncza opłata zawarta w informacji nie może być zaokrąglona do pełnych złotych, jedynie do pełnych groszy, zgodnie z zasadami matematycznymi,

2. informacje poniżej 1 zł (wynikające z obliczenia) mają być podane w kwocie niezaokrąglonej,

3. tylko informacje powyżej 20 zł mają być wysłane do użytkowników,

4. gdy informacja jest poniżej 20 zł na generowanej informacji do WORDA musi pojawić się na środku dokumentu informacja!!! Art. 279a - próg 20zł, nie wysyłać!!!,

5. w przypadku gdy mamy więcej niż jedną informację na tym samym numerze, decyzji program będzie generował dwa pliki WORD jeden dla opłat powyżej 20 zł a drugi z opłatami poniżej 20 zł,

6. informacje z kwotą nie większą niż 20 zł nie mogą generować numeru rachunku SIMP BGK oraz nie mogą być księgowane oraz widoczne w rozliczeniach,

7. każda informacja jest wystawiana do roku przez który operator wszedł do modułu opłat, jednak istnieje możliwość jego edytowania przed zaksięgowaniem opłaty.

SIMP w module Opłat i Banku

masowych na rachunki wirtualne. Usługa polega na identyfikacji wpłat dokonywanych przez posiadacza rachunku. Każdemu z kontrahentów przypisany zostaje unikalny numer rachunku wirtualnego w standardzie NRB, na który kieruje swoje zobowiązania. Wpłaty dokonywane są na konta wirtualne i księgowane bezpośrednio na rachunku masowych płatności. Informacje o wpłatach realizowanych za pomocą SIMP dostępne są w systemie bankowości elektronicznej, w formie raportów oraz na wyciągach bankowych poprzez umieszczenie dodatkowego oznaczenia w opisie operacji.

W czasie tworzenia informacji o opłatach stałych i opłatach zmiennych generowany jest numer rachunku bankowego w standardzie SIMP przypisany do konkretnej informacji. Numer ten zawiera informacje na temat roku, oddziału RZGW, kontrahenta, identyfikacji opłaty. Kontrahent dokonuje płatności zobowiązania na podany rachunek w informacji. Płatności z wyciągu bankowego BGK za opłaty stałe i opłaty zmienne są parowane po numerze rachunku bankowego ze źródłową informacją wysyłaną do kontrahenta.

Document Metadata

Table of Contents

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA ORAZ INFORMACJE DOTYCZĄCE ISTOTNYCH POSTANOWIEŃ UMOWY Z PUNKTU WIDZENIA REALIZACJI ZAMÓWIENIA

Document Metadata