REGULAMIN DLA WYSTAWCÓW “ONE MORE GAME - WROCŁAWSKI FESTIWAL GIER 2024”

REGULAMIN DLA WYSTAWCÓW “ONE MORE GAME - WROCŁAWSKI FESTIWAL GIER 2024”

1. Postanowienia ogólne.

1.1. Przepisy tego regulaminu dotyczą Uczestników Targów organizowanych przez firmę Loud Production Sp. z o.o. i stanowią integralną część Karty Zgłoszenia Udziału – Umowy.

2. Warunki udziału

2.1. Wystawca zobowiązuje się do zapoznania i stosowania do wymogów niniejszego Regulaminu.

2.2. Podstawą udziału w Targach jest prawidłowo wypełniony formularz KARTA ZGŁOSZENIA stanowiący umowę najmu powierzchni ekspozycyjnej z wymienieniem wielkości zamówionej powierzchni, wpłacenie zaliczki w wysokości 50% należności oraz uregulowanie całości należności do 20 marca 2024 r.

2.3. Wypełnione formularze wraz dowodami wpłat prosimy odesłać do Biura Targów Loud Production Sp. z o.o. ul. Xxxxx-Xxxxxxxxxx 000, 00-000 Xxxxxxx tel. 000 000 000 lub mailowo na adres: xxx@xxxxxxxx.xx

2.4. Termin przyjmowania zgłoszeń i zamówień upływa 20 marca 2024 r. Po tym terminie zgłoszenia i zamówienia będą przyjmowane po uprzednim uzgodnieniu z Organizatorem.

2.5. Organizator zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy w przypadku niespełnienia przez Wystawcę warunków określonych w punkcie 3 niniejszego Regulaminu.

3. Warunki i terminy płatności

3.1. Opłatę za najem powierzchni wystawienniczej oraz świadczenia dodatkowe podane w KARCIE ZGŁOSZENIA należy wpłacić na konta Loud Production Sp. z o.o.

3.2. Wpłaty zaliczki 50% całości zamówienia należy dokonać w ciągu 7 dni od daty zgłoszenia (KARTA ZGŁOSZENIA).

3.3. Pełną kwotę wynikającą z wypełnionego zamówienia (karta zgłoszenia) wraz z podatkiem VAT należy dokonać do dnia 20 marca 2024 r. (zgodnie z warunkami płatności zawartymi w karcie zgłoszenia-umowy).

3.4. Dla zabezpieczenia należności za wynajem oraz świadczenia dodatkowe Organizatorowi przysługuje ustawowe prawo zastawu na rzeczach ruchomych Wystawcy wniesionych na teren Targów.

3.5. Faktury wystawiane są przez Organizatora w ciągu 7 dni od wpłynięcia na konto wpłaty. W razie potrzeby wystawiane będą faktury pro-forma.

4. VAT

4.1. Usługi oferowane przez Organizatora podlegają podatkowi VAT 23%. Wszystkie podane w formularzach ceny są cenami netto.

5. Zmiany, rezygnacje z uczestnictwa

5.1. Wszelkie zmiany dotyczące uczestnictwa w Targach oraz rezygnacje należy składać w formie pisemnej w ciągu 7 dni od daty podpisania umowy.

5.2. W przypadku rezygnacji z udziału w Targach po upływie 7 dni od daty podpisania umowy, ale przed dniem 20 marca 2024 r., naliczona zostanie opłata manipulacyjna w wysokości 50 % wartości kwoty umowy brutto.

5.3. W przypadku rezygnacji z udziału w Targach po dniu 20 marca 2024 r. wystawca pokrywa pełne koszty udziału wynikające z podpisanej umowy.

6. Identyfikatory

6.1. W cenie wykupionej powierzchni zabudowanej lub niezabudowanej Wystawcy przysługują bezpłatne identyfikatory w ilościach ustalonych przez Organizatora.

6.2. Wystawca może zamówić u Organizatora odpłatne identyfikatory w cenie: 25 zł/szt.

7. Obowiązki Organizatora

Organizator zobowiązuje się:

7.1. Zarezerwować stoisko w wymiarze zamówionym przez Wystawcę (minimalna powierzchnia wynosi 4m2).

7.2. Ustawić stoiska zgodnie z zamówieniem i możliwościami Organizatora.

7.3. Zapewnić jednolitą oprawę artystyczną Imprezy.

7.4. Przekazać stoisko Wystawcy w dniu poprzedzającym rozpoczęcie Targów od godz. 14:00.

7.5. Zapewnić ład i porządek podczas Imprezy.

8. Obowiązki Wystawcy

8.1. Obowiązkowe jest zamieszczenie przez Wystawcę wpisu podstawowego do Katalogu Targów.

8.2. Należy uzgodnić z Organizatorem rozwiązanie funkcjonalne stoiska, jego wyposażenie i oprawę plastyczną.

8.3. Zmiana koncepcji zabudowy stoiska, dokonana przez Wystawcę, wymaga pisemnego zgłoszenia z wyprzedzeniem co najmniej jednego tygodnia od terminu otwarcia Targów.

8.4. Wystawca jest zobowiązany do przebywania na stoisku w godzinach otwarcia Targów dla Zwiedzających.

8.5. Po zakończeniu Targów należy zdać stoisko.

8.6. Wystawca nie może promować na Targach towarów, których użytkowanie jest prawnie zakazane. W przypadku niedostosowania się do wymogów, Organizator zastrzega sobie prawo usunięcia Wystawcy z terenów targowych bez zwrotu poniesionych kosztów.

8.7. Zabrania się bez zgody Organizatora umieszczania materiałów reklamowych poza stoiskiem oraz rozpowszechniania materiałów reklamowych firm, które nie są uczestnikami Targów.

8.8. Podnajem stoiska przez Wystawcę innej osobie lub firmie może nastąpić tylko za zgodą Organizatora.

9. Stoisko

9.1. Zamówiona powierzchnia wystawiennicza przeznaczona jest wyłącznie dla Wystawcy.

9.2. Przyjęcie zamówienia na stoisko o określonych wymiarach jest warunkowane kolejnością zgłoszeń, dostępnością miejsca i ogólną koncepcją wystawy.

9.3. Lokalizacja stoiska wynika z ustaleń dokonanych między Wystawcą a Organizatorem oraz projektu zabudowy powierzchni wystawienniczej i warunków technicznych terenu Targów.

9.4. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany lokalizacji stoiska /powierzchni zamówionej przez Wystawcę.

9.5. Organizator dołoży wszelkich starań, aby odpowiednio wcześnie poinformować Wystawcę o dokonanych zmianach.

9.6. Na życzenie Wystawcy Organizator prześle plan rozmieszczenia stoisk.

9.7. W wypadku budowy stoiska z własnych materiałów, Wystawca musi posiadać niezbędne atesty przeciwpożarowe.

9.8. Naprawa uszkodzeń lub zmiana wystroju stoiska może być dokonana po zamknięciu imprezy i za zgodą Organizatora.

9.9. Organizator zastrzega sobie prawo umieszczania na terenie stoiska elementów ogólnej informacji i infrastruktury.

9.10. Zabrania się umieszczania na ścianach stoiska eksponatów lub materiałów reklamowych za pomocą techniki, która spowoduje trwałe uszkodzenie ścian (np. przewiercanie ściany, wbijanie gwoździ). W przypadku stwierdzenia takiego uszkodzenia, Organizator obciąży Wystawcę dodatkowymi kosztami.

9.11. W wypadku zniszczenia lub zagubienia elementów wyposażenia stoiska, Wystawca zapłaci Organizatorowi dwukrotną wartość tego elementu, a w wypadku spowodowania innych szkód Organizator może dochodzić odszkodowania do wysokości szkody.

10. Transport

10.1. Transport, przeładunek i rozpakowanie, montowanie i zdemontowanie, zapakowanie i załadowanie eksponatów oraz innych materiałów na Imprezę jest wykonywane przez Wystawcę na jego koszt i ryzyko.

11. Ubezpieczenie i ochrona

11.1. Wystawca ubezpiecza eksponaty na swój koszt i ryzyko.

11.2. Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za wypadki osób i uszkodzenia eksponatów przed, po i w czasie trwania imprezy. Usilnie zaleca się Wystawcy zawarcie stosownego dla niego ubezpieczenia.

11.3. Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane działaniem siły wyższej.

11.4. Wystawca zobowiązany jest do natychmiastowego zgłoszenia Organizatorowi powstałej szkody.

11.5. Organizator zapewnia ochronę terenów wystawowych w godzinach: 30 minut po zakończeniu Targów do 30 minut przed rozpoczęciem Targów. Firma ochroniarska nie nadzoruje stoisk w godzinach otwarcia Targów i czasie ich urządzania oraz demontażu przez Wystawców.

12. Elektryczność i ochrona przeciwpożarowa

12.1. Prace elektryczno-instalacyjne wykonywane są wyłącznie przez służby Organizatora.

12.2. Na terenie Targów obowiązuje zakaz:

– palenia tytoniu i używania otwartego ognia poza wyznaczonymi miejscami,

– eksponowania urządzeń elektrycznych w odległości mniejszej niż 60 cm od materiałów łatwopalnych i 30 cm od materiałów trudnopalnych oraz urządzeń odizolowanych od palnego podłoża,

– korzystania z uszkodzonej lub prowizorycznej instalacji elektrycznej,

– pozostawiania bez dozoru włączonych do sieci elektrycznej urządzeń przystosowanych do ciągłej eksploatacji,

– wnoszenia na tereny ekspozycyjne substancji chemicznych, pożarowo niebezpiecznych,

– zastawiania dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych oraz tarasowania przejść i wyjść ewakuacyjnych, używania sprzętu pożarniczego do innych celów.

13. Przepisy porządkowe

13.1. Eksponaty nie mogą być umieszczone w ciągach komunikacyjnych przylegających do stoiska, a pokazy nie mogą utrudniać lub uniemożliwiać bezpiecznego przemieszczania się Wystawców i publiczności.

13.2. Wystawca jest zobowiązany do dostarczenia eksponatów i materiałów reklamowych na teren Targów nie później niż do godziny 19.00 w przeddzień rozpoczęcia Targów.

13.3. Likwidacja ekspozycji nie może nastąpić przed zamknięciem Targów dla zwiedzających, w dniu ich zakończenia, ale nie później niż do godziny 23:59.

14. Reklamacje i roszczenia

14.1. Reklamacje Wystawców powinny być zgłaszane pisemnie Organizatorowi:

– reklamacje dotyczące stanu technicznego i lokalizacji w momencie odbioru stoiska,

– pozostałe reklamacje w terminie 7 dni od zakończenia imprezy.

14.2. Po upływie ustalonego terminu żadne reklamacje nie będą uwzględniane.

14.3. Ustne porozumienie między uczestnikami imprezy a przedstawicielem Organizatora oraz wszelkie decyzje i oświadczenia wymagają niezwłocznego pisemnego potwierdzenia.

15. Postanowienia i uwagi końcowe

15.1. Karta zgłoszenia traktowana jest jako umowa zawarta pomiędzy Organizatorem Targów a Wystawcą.

15.2. Przypadki nieuwzględnione w regulaminie będą rozstrzygane na podstawie przepisów Kodeksu Cywilnego – sąd właściwy dla siedziby Organizatora.

15.3. Organizator ma prawo przesunąć termin Targów lub je odwołać w przypadku zaistnienia okoliczności, które są od niego niezależne- bez ponoszenia konsekwencji finansowych.

Lokalizacja Imprezy

Hala Stulecia, ul. Xxxxxxxxx 0, Xxxxxxx Terminy

1. Czas trwania Imprezy: 6-7 kwietnia 2024 r.

2. Ostateczny termin nadsyłania zgłoszeń: 20 marca 2024 r.

Po 20 marca 2024 r. zgłoszenia będą przyjmowane po uprzednim uzgodnieniu z Organizatorem.

Godziny otwarcia Imprezy

1. Dla Wystawców: 6-7 kwietnia 2024 r. w godz. 8:00 – 20:00 (sobota); 8:00 – 23:59 (niedziela)

2. Dla Zwiedzających: 6-7 kwietnia 2024 r. w godz. 10:00 – 19:00 (sobota); 10:00 – 17:00 (niedziela)

3. Przygotowanie stoisk przez Wystawców: 5 kwietnia 2024 r. w godzinach 14:00 – 21:00

4. Demontaż stoisk przez Wystawców: 7 kwietnia 2024 r. w godzinach 17:00 – 23:59