SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NA:

„Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników MSZ w zakresie rezerwacji i wykupu biletów lotniczych, kolejowych, rezerwacja i zakup usług hotelowych w kraju i za granicą”

Przetarg nieograniczony

Znak: BDG.741.012.2020

1. DEFINICJE I SKRÓTY

Wyrażenia i skróty używane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oznaczają: IPU - istotne postanowienia umowy

OPZ - opis przedmiotu zamówienia

SIWZ - specyfikacja istotnych warunków zamówienia

ustawa - ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2019 r. poz. 1843)

Zamawiający - Ministerstwo Spraw Zagranicznych

2. ZAMAWIAJĄCY

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Adres do korespondencji:

Ministerstwo Spraw Zagranicznych

xx. X. Xx. Xxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx

e-mail: xxx@xxx.xxx.xx, tel. x00 00 000 0000 xxxxx://xxx.xxx.xx/xxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx-xxxxxxxxx-xx-xxxxxxx-xxxxxxx-xxx-xxxxxxxx- ustawy-pzp

Godziny pracy Zamawiającego: 8.15 – 16.15

3. POSTANOWIENIA OGÓLNE

3.1 Tryb udzielenia zamówienia

Postępowania prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego.

3.2 Oznaczenie postępowania

Wykonawcy winni we wszystkich kontaktach z Zamawiającym powoływać się na wyżej podane oznaczenie – zarówno tytuł jak i znak.

Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za skutki niedochowania przez Wykonawcę powyższych wymogów.

3.3 Wartość zamówienia

Szacunkowa wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy.

4. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1 Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest stała i kompleksowa obsługa pracowników Zamawiającego lub osób nie będących pracownikami Zamawiającego wskazanych przez Zamawiającego, w związku z krajowymi i zagranicznymi podróżami służbowymi, w zakresie:

1) rezerwacji, sprzedaży, wystawiania i wydawania biletów lotniczych i kolejowych na trasach krajowych i zagranicznych,

2) usług transportowych na trasie: siedziba Zamawiającego – Lotnisko Chopina Warszawa – siedziba Zamawiającego,

3) rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach w kraju i za granicą,

4) prowadzenia punktu świadczenie usług w siedzibie Zamawiającego. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do SIWZ.

4.2 Kod CPV

63512000-1 Usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych 63500000-4 Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej 63515000-2 Usługi podróżne

63516000-9 Usługi zarządzania podróżą 60400000-2 Usługi transportu lotniczego 55100000-1 Usługi hotelarskie

55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe

4.3 Oferty częściowe

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych w rozumieniu przepisów ustawy.

4.4 Oferty wariantowe

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych w rozumieniu przepisów ustawy. Zamówienie musi być zrealizowane zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszej SIWZ.

4.5 Prawo opcji

Zamawiający przewiduje możliwość zastosowania prawa opcji. Prawo opcji zostało określone w opisie przedmiotu zamówienia zawartym w Załączniku nr 1 do SIWZ i w istotnych postanowieniach umowy stanowiących Załącznik nr 2 do SIWZ.

4.6 Informacja o zamówieniach podobnych lub dodatkowych

Zamawiający przewiduje możliwości udzielenia zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy, polegających na powtórzeniu podobnych usług do 30 % wartości zamówienia podstawowego.

Zakres ewentualnych zamówień, o których mowa powyżej, może obejmować wszystkie elementy zamówienia wymienione w pkt 4.1 ppkt 1) – 4) lub tylko niektóre z nich.

4.7 Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę

Zamawiający stosownie do art. 29 ust. 3a ustawy, wymaga wykonywania przedmiotu umowy w zakresie o jakim mowa w Załączniku nr 1 do SIWZ przez osoby zatrudnione na podstawie

umowy o pracę w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 z późn. zm.), przez Wykonawcę lub podwykonawcę.

Sposób dokumentowania zatrudnienia osób, o których mowa w art. 29 ust. 3a ustawy oraz uprawnienia zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez wykonawcę wymagań, o których mowa w art. 29 ust. 3a ustawy oraz sankcje z tytułu niespełnienia tych wymagań są określone w IPU (załącznik nr 2 do SIWZ).

4.8 Podwykonawstwo

a) Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych części zamówienia.

b) Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom i podania przez wykonawcę firm podwykonawców, o ile są mu znane na tym etapie postępowania.

5. MIEJSCE I TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

5.1 Miejsce wykonania zamówienia Zamówienie będzie realizowane:

- w zakresie obsługi polegającej na rezerwacji i wykupie biletów lotniczych i kolejowych – w siedzibie Zamawiającego (Warszawa, al. X.Xx. Szucha 23),

- w zakresie obsługi polegającej na rezerwacji i zakupie usług hotelowych w siedzibie Zamawiającego/ w siedzibie Wykonawcy.

5.2 Termin realizacji zamówienia

Zamówienie będzie realizowane sukcesywnie od dnia zawarcia umowy przez okres 48 miesięcy lub do wyczerpania kwoty określonej w umowie, w zależności od tego co nastąpi pierwsze, z zastrzeżeniem, że rozpoczęcie realizacji umowy nastąpi nie wcześniej niż po wygaśnięciu aktualnie zaciągniętych przez Zamawiającego zobowiązań (aktualna umowa obowiązuje do dnia 15.09.2020 r. lub do wyczerpania maksymalnego wynagrodzenia).

6. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI – NIE DOTYCZY SKŁADANIA OFERT I WNIOSKÓW.

6.1 Porozumiewanie się Zamawiającego z Wykonawcami odbywa się wyłącznie drogą elektroniczną, z tytułem wiadomości: „Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników MSZ w zakresie rezerwacji i wykupu biletów lotniczych, kolejowych, rezerwacja i zakup usług hotelowych w kraju i za granicą”, znak sprawy: BDG.741.012.2020.

6.2 Ofertę składa się zgodnie z wymaganiami określonymi w pkt 10.

6.3 Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje należy przekazywać na adres poczty elektronicznej wskazany w pkt 2 SIWZ. Każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdzi fakt ich otrzymania.

6.4 Dokumenty o których mowa w pkt 6.3, Wykonawca składa w postaci elektronicznej, a w określonych przepisami przypadkach opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

6.5 Osobami upoważnionymi do porozumiewania się z Wykonawcami są: Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxx-Xxxxxxxxxxx, e-mail: xxx@xxx.xxx.xx .

6.6 Wykonawca może pobrać SIWZ ze strony internetowej Zamawiającego: xxxxx://xxx.xxx.xx/xxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx-xxxxxxxxx-xx-xxxxxxx-xxxxxxx-xxx-xxxxxxxx- ustawy-pzp

6.7 Wyjaśnienia treści SIWZ:

1) Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ. Zastosowanie mają przepisy art. 38 ustawy.

2) Zapytania należy przesyłać na adres e-mail podany w pkt 2 SIWZ.

3) Zamawiający niezwłocznie udzieli wyjaśnień, jednak nie później niż na 6 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynął do Zamawiającego nie później, niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert.

4) Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający zamieści na stronie internetowej Zamawiającego, o której mowa w pkt 2 SIWZ, bez ujawniania źródła zapytania.

5) Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku, o którym mowa w ppkt 3).

7. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

7.1 O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

1) nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 12-23 ustawy;

2) spełniają warunki udziału w postępowaniu, dotyczące:

a) sytuacji ekonomicznej lub finansowej,

b) zdolności technicznej lub zawodowej.

7.2 Na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu dotyczącego sytuacji ekonomicznej lub finansowej Zamawiający wymaga, aby Wykonawcy posiadali środki finansowe lub zdolność kredytową na poziomie minimum 1 000 000,00 PLN (słownie: jeden milion PLN).

W przypadku, gdy wartości, o których mowa powyżej będą wyrażone w walucie innej niż PLN, Zamawiający przeliczy te wartości na PLN po średnim kursie ogłoszonym przez NBP w dniu

przekazania ogłoszenia Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej.

7.3 Na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu, dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał się niezbędnym doświadczeniem, tj. w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje należycie:

1) dwie odrębne usługi z których każda polegała na obsłudze jednego podmiotu w zakresie rezerwacji i zakupu biletów lotniczych i kolejowych na trasach krajowych i zagranicznych, o wartości minimum 1 200 000,00 PLN (jeden milion dwieście tysięcy PLN) brutto każda oraz

2) dwie odrębne usługi z których każda polegała na obsłudze jednego podmiotu w zakresie rezerwacji i zakupu usług hotelowych w kraju i za granicą, o wartości minimum 200 000,00 PLN (dwieście tysięcy PLN) brutto każda.

Wartości określone w ppkt 1) i 2) należy rozumieć jako całkowite wynagrodzenie Wykonawcy obejmujące zarówno cenę za usługę rezerwacji, jak i wartość zakupionych biletów/usług hotelowych.

Jeżeli Wykonawca będzie powoływać się na usługę wykonywaną, wartość brutto wykonanej części usługi na dzień składania ofert nie może być niższa niż, w przypadku biletów lotniczych i kolejowych – 1 200 000,00 zł brutto, a w przypadku hoteli – 200 000,00 zł brutto.

Wykonawca może wykazać spełnianie warunków udziału w postępowaniu usługami realizowanymi dla tego samego podmiotu w ramach jednej umowy, pod warunkiem, że w zakres tej usługi wchodziły (wchodzą) zarówno bilety określone w ppkt 1) o wartości co najmniej 1 200 000,00 zł brutto, jak też usługi hotelowe określone w ppkt 2) o wartości co najmniej 200 000,00 zł brutto.

W przypadku, gdy wartości usług będą wyrażone w walucie innej niż PLN, Zamawiający przeliczy te wartości na PLN po kursie ogłaszanym przez Narodowy Bank Polski wg kursu średniego podanego w dniu, w którym zostało przekazane przez Zamawiającego ogłoszenie o zamówieniu do publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

7.4 Na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu, dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał, że dysponuje lub będzie dysponować zespołem dwóch kasjerów lotniczych, których Wykonawca skieruje do realizacji zamówienia, spełniających co najmniej poniższe wymogi, tj.:

1) każdy z kasjerów posiada co najmniej 2–letnie doświadczenie w rezerwacji i wystawianiu biletów lotniczych, w co najmniej jednym systemie rezerwacyjnym (GDS), (którym dysponuje Wykonawca) spośród takich jak: Amadeus, Xxxxxxx, Worldspan i Sabre oraz

2) każdy z kasjerów posiada kwalifikacje kasjera lotniczego, potwierdzone dokumentem o ukończeniu stacjonarnego szkolenia z zakresu programu rezerwacyjnego, który xxxx xxxxxx wskazał w opisie swojego doświadczenia.

7.5 Wykonawca, który nie wykaże spełniania warunków udziału w postępowaniu, określonych w pkt 7.2 - 7.4 SIWZ lub braku podstaw do wykluczenia określonych w art. 24 ust. 1 pkt 12-23 ustawy zostanie wykluczony z postępowania.

7.6 Zamawiający może, na każdym etapie postępowania, uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych lub sytuacja finansowa Wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze Wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.

7.7 Wykonawca, który podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 13 i 14, 16-20 ustawy, może przedstawić dowody na to, że podjęte przez niego środki są wystarczające do wykazania jego rzetelności, w szczególności udowodnić naprawienie szkody wyrządzonej przestępstwem lub przestępstwem skarbowym, zadośćuczynienie pieniężne za doznaną krzywdę lub naprawienie szkody, wyczerpujące wyjaśnienie stanu faktycznego oraz współpracę z organami ścigania oraz podjęcie konkretnych środków technicznych, organizacyjnych i kadrowych, które są odpowiednie dla zapobiegania dalszym przestępstwom lub przestępstwom skarbowym lub nieprawidłowemu postępowaniu Wykonawcy.

Powyższego nie stosuje się, jeżeli wobec Wykonawcy, będącego podmiotem zbiorowym, orzeczono prawomocnym wyrokiem sądu zakaz ubiegania się o udzielenie zamówienia oraz nie upłynął określony w tym wyroku okres obowiązywania tego zakazu.

7.8 Wykonawca nie zostanie wykluczony z postępowania, jeżeli Zamawiający, uwzględniając wagę i szczególne okoliczności czynu Wykonawcy, uzna za wystarczające dowody wskazane w pkt 7.7 SIWZ.

7.9 Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w pkt 7.2 - 7.4 SIWZ, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych.

7.9.1 Wykonawca, który polega na zdolnościach innych podmiotów, musi udowodnić Zamawiającemu, że realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, w szczególności przedstawiając zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia.

7.9.2 Zamawiający oceni, czy udostępniane Wykonawcy przez inne podmioty zdolności techniczne lub zawodowe lub sytuacja finansowa pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz zbada, czy nie zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 13–22 ustawy.

7.9.3 Wykonawca, który polega na sytuacji finansowej innych podmiotów, odpowiada solidarnie z podmiotem, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów, za szkodę poniesioną przez Zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy.

7.9.4 W odniesieniu do warunków dotyczących kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia,

Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach innych podmiotów, jeśli podmioty te zrealizują usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

7.10 Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia na zasadach określonych w art. 23 ustawy. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo w postaci dokumentu elektronicznego, podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym należy dołączyć do oferty.

7.11 W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunki określone w pkt 7.3 SIWZ musi spełniać co najmniej jeden Wykonawca samodzielnie. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunki określone w pkt 7.4 SIWZ musi spełniać co najmniej jeden Wykonawca samodzielnie. Powyższe zasady stosuję się również w sytuacji, gdy Wykonawca polega na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej innych podmiotów. Każdy z Wykonawców musi samodzielnie wykazać, że nie zachodzą wobec niego przesłanki wykluczenia z postępowania określone w art. 24 ust 1. pkt 13-23 ustawy.

7.12 Zamawiający może, zgodnie z art. 24aa ust. 1 ustawy, najpierw dokonać oceny ofert, a następnie zbadać, czy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.

8. WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, POTWIERDZAJĄCYCH BRAK PODSTAW DO WYKLUCZENIA

8.1 W celu wstępnego potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, określonych w pkt 7.2 - 7.4 SIWZ oraz wykazania braku podstaw do wykluczenia, Wykonawcy zobowiązani są złożyć wraz z ofertą:

8.1.1 Aktualne na dzień składania ofert oświadczenie w zakresie wskazanym przez Zamawiającego w SIWZ, w formie jednolitego dokumentu (JEDZ).

a) Wykonawca sporządza JEDZ zgodnie z wzorem standardowego formularza określonym w rozporządzeniu wykonawczym Komisji (UE) 2016/7 z dnia 5 stycznia 2016 r., w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym i przesyła zgodnie z zasadami określonymi w pkt 10 SIWZ.

b) Informacje zawarte w JEDZ będą stanowić wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.

c) Wykonawca wypełnia cześć XX, III, IV oraz VI formularza. W części IV Wykonawca może ograniczyć się do wypełnienia sekcji α formularza. Wykonawca nie musi wypełniać pozostałych sekcji części IV formularza, dotyczącej kryteriów kwalifikacji, zaś właściwej (dowodowej) weryfikacji spełniania konkretnych, określonych przez zamawiającego warunków udziału w postępowaniu zamawiający dokona w oparciu

o stosowne dokumenty Wykonawcy, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, składane na wezwanie Zamawiającego, w trybie art. 26 ust. 1 ustawy.

d) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, JEDZ składa każdy z Wykonawców. JEDZ ma potwierdzać spełnianie warunków udziału w postepowaniu oraz brak podstaw wykluczenia w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia.

e) Wykonawca, który powołuje się na zasoby innych podmiotów, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia oraz spełniania, w zakresie w jakim powołuje się na ich zasoby, warunków udziału w postępowaniu, składa także JEDZ dotyczący tych podmiotów.

f) Zamawiający dopuszcza następujące formaty przesyłanych danych: .pdf lub .xml,

.doc, .docx.

g) Wykonawca wypełnia JEDZ, tworząc dokument elektroniczny. Może korzystać z narzędzia ESPD lub innych dostępnych narzędzi lub oprogramowania, które umożliwiają wypełnienie JEDZ i utworzenie dokumentu elektronicznego, w jednym z ww. formatów.

Zamawiający na swojej stronie internetowej xxxxx://xxx.xxx.xx/xxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx-xxxxxxxxx-xx-xxxxxxx-xxxxxxx- sie-przepisy-ustawy-pzp (załącznik nr 6) udostępnia Wykonawcom formularz JEDZ dostosowany do niniejszego postępowania w formacie .xml, do zapisania na dysku lokalnym i wykorzystania w serwisie eESPD. Po zaznaczeniu pola „Jestem wykonawcą” Wykonawca ma możliwość zaimportowania zapisanego formularza JEDZ/ESPD w celu jego wypełnienia lub połączenia dwóch formularzy JEDZ/ESPD, tj. formularza przygotowanego przez zamawiającego dla danego postępowania oraz formularza wykorzystanego przez Wykonawcę we wcześniejszym postępowaniu. Po wypełnieniu formularz należy ponownie zapisać na dysku lokalnym.

h) Po stworzeniu lub wygenerowaniu przez wykonawcę dokumentu elektronicznego JEDZ, wykonawca podpisuje ww. dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wystawionym przez dostawcę kwalifikowanej usługi zaufania, będącego podmiotem świadczącym usługi certyfikacyjne - podpis elektroniczny, spełniające wymogi bezpieczeństwa określone w ustawie z dnia 5 września 2016 r.

o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 162 z późn. zm.).

8.1.2 Pisemne zobowiązanie innych podmiotów do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia (lub inny dowód) – jeżeli Wykonawca w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w pkt 7.2 – 7.4 SIWZ, polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 22a ustawy, złożone w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

8.1.3 W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia –

pełnomocnictwo do reprezentowania wykonawców w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia, złożone w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

8.2 Wykonawca w terminie 3 dni od dnia zamieszczenia na stronie internetowej Zamawiającego informacji, o której mowa w art. 86 ust. 5 ustawy (informacje z otwarcia ofert), jest zobowiązany do przekazania Zamawiającemu oświadczenia o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt 23 ustawy, z Wykonawcami, którzy złożyli odrębne oferty w przedmiotowym postępowaniu.

a) Wraz ze złożeniem oświadczenia, Wykonawca może przedstawić dokumenty bądź informacje potwierdzające, że powiązania z innym Wykonawcą nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu.

b) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – oświadczenie składa każdy z Wykonawców.

c) Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do SIWZ.

d) Oświadczenie składane jest w oryginale, w postaci dokumentu elektronicznego, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w elektronicznej kopii oświadczenia poświadczonej za zgodność z oryginałem przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

8.3 Dokumenty składane na wezwanie Zamawiającego.

Zamawiający przed udzieleniem zamówienia, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni, terminie, aktualnych na dzień złożenia następujących oświadczeń lub dokumentów:

8.3.1 informacja banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzająca wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wykonawcy, w okresie nie wcześniejszym niż 1 miesiąc przed upływem terminu składania ofert;

8.3.2 wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Wzór wykazu stanowi Załącznik nr 7 do SIWZ.

Dowodami, o których mowa w niniejszym punkcie są:

– referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane.

W przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych, referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

– oświadczenie Wykonawcy, jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać dokumentów, o których mowa powyżej.

8.3.3 wykaz osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Wzór wykazu stanowi Załącznik nr 8 do SIWZ.

8.3.4 informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 13, 14 i 21 ustawy, wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

Powyższe informacje należy złożyć w zakresie: wykonawcy będącego osobą fizyczną lub podmiotem zbiorowym oraz urzędujących członków organu zarządzającego lub nadzorczego, wspólników spółki w spółce jawnej lub partnerskiej albo komplementariuszy w spółce komandytowej lub komandytowo-akcyjnej lub prokurentów.

8.3.5 oświadczenie wykonawcy o braku wydania wobec niego prawomocnego wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej o zaleganiu z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, albo - w przypadku wydania takiego wyroku lub decyzji - dokumenty potwierdzające dokonanie płatności tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami lub zawarcie wiążącego porozumienia w sprawie spłat tych należności. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 9 do SIWZ.

8.3.6 oświadczenie wykonawcy o braku orzeczenia wobec niego tytułem środka zapobiegawczego zakazu ubiegania się o zamówienia publiczne. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 9 do SIWZ.

8.4 W celu oceny, czy wykonawca polegając na zdolnościach innych podmiotów będzie dysponował niezbędnymi zasobami w stopniu umożliwiającym należyte wykonanie zamówienia oraz oceny, czy stosunek łączący wykonawcę z tymi podmiotami gwarantuje rzeczywisty dostęp do ich zasobów, zamawiający może żądać złożenia dokumentów, które określają w szczególności:

a) zakres dostępnych wykonawcy zasobów innego podmiotu,

b) sposób wykorzystania zasobów innego podmiotu, przez wykonawcę, przy wykonywaniu zamówienia;

c) zakres i okres udziału innego podmiotu przy wykonywaniu zamówienia publicznego; chyba że informacje te wynikają z dokumentu, o którym mowa w pkt 8.1.2.

8.5 Dokumenty i oświadczenia wymienione w pkt 8.3 składane są w oryginale, w postaci

dokumentu elektronicznego, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w elektronicznej kopii dokumentu elektronicznego lub oświadczenia poświadczonej za zgodność z oryginałem. Poświadczenie za zgodność z oryginałem elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia następuje przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

8.6 W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia i dokumenty wymienione w pkt 8.3.4 - 8.3.6 składa każdy z tych Wykonawców.

8.7 W przypadku polegania przez Wykonawcę na zasobach lub sytuacji innych podmiotów, Wykonawca składa oświadczenia i dokumenty wymienione w pkt 8.3.4 - 8.3.6 dotyczące tego Wykonawcy oraz każdego z tych podmiotów.

8.8 Wykonawca nie jest obowiązany do złożenia oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w pkt 8.3 SIWZ, jeżeli Zamawiający posiada oświadczenia lub dokumenty dotyczące tego Wykonawcy lub może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jedn.: Dz.U. z 2020 r. poz. 346 z późn. zm.). W tej sytuacji Wykonawca zobowiązany jest podać nazwę i znak postępowania, w którym te dokumenty zostały przez niego złożone lub wskazać bezpłatną i ogólnodostępną bazę danych, o której mowa powyżej. Zamawiający korzysta z tych oświadczeń lub dokumentów w celu potwierdzenia okoliczności, o których mowa w pkt 7.1 SIWZ, o ile są one aktualne.

8.9 Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu, o którym mowa w pkt 8.3.4 Wykonawca składa informację z odpowiedniego rejestru albo, w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo dokument, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 13, 14 i 21 ustawy.

8.10 Jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy dokument, nie wydaje się dokumentu, o którym mowa w pkt 8.9, zastępuje go się dokumentem zawierającym oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby lub osób uprawnionych do jego reprezentacji lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone przed notariuszem lub przed organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy lub miejsce zamieszkania tej osoby.

8.11 Wykonawca mający siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w odniesieniu do osoby mającej miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, której dotyczy dokument wskazany w pkt 8.3.4, składa dokument, o którym mowa w pkt 8.9 w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 14 i 21 ustawy. Jeżeli w kraju, w którym miejsce zamieszkania

ma osoba, której dokument miał dotyczyć, nie wydaje się takich dokumentów, zastępuje się go dokumentem zawierającym oświadczenie tej osoby złożonym przed notariuszem lub przed organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego właściwym ze względu na miejsce zamieszkania tej osoby.

8.12 Dokumenty, o których mowa w pkt 8.9 – 8.11 powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

8.13 Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.

8.14 Dokumenty powinny być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji Wykonawcy, w przypadku gdy dokumenty podpisują osoby, których upoważnienie do reprezentacji nie wynika z dokumentów rejestrowych, wymaga się aby Wykonawca dołączył do ofert pełnomocnictwo w postaci dokumentu elektronicznego, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym (do ewentualnego wykorzystania wzór w Załączniku nr 5 do SIWZ).

8.15 Pozostałe wymagania dotyczące składanych przez Wykonawców oświadczeń i dokumentów określa Rozporządzenie Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 16 października 2018 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz. U. poz. 1993).

9. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM

9.1 Zamawiający wymaga wniesienia wadium w kwocie 100 000,00 PLN (słownie: sto tysięcy złotych 00/100).

9.2 Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku z następujących form:

a) pieniądzu,

b) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo- kredytowej, z tym, że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym,

c) gwarancjach bankowych,

d) gwarancjach ubezpieczeniowych,

e) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (tekst jedn.: Dz. U. z 2020 r. poz. 299).

9.3 W przypadku wniesienia wadium w formie pieniężnej należy dokonać przelewu na rachunek bankowy Narodowego Banku Polskiego nr 39 1010 1010 0007 3613 9120 0000.

9.4 W przypadku wnoszenia wadium w innych formach niż w pieniądzu (gwarancje/poręczenie), należy wraz z ofertą przedłożyć dokument elektroniczny, podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez podmiot wystawiający gwarancję/poręczenie (przez osoby upoważnione do wystawienia dokumentu). Dokument wadialny należy złożyć w oryginale w postaci elektronicznej. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia skanu dokumentu wadialnego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

9.5 Zamawiający zwróci wadium wszystkim Wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, z zastrzeżeniem pkt 9.9 lit. d).

9.6 Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, Zamawiający zwraca wadium niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego.

9.7 Zamawiający zwróci niezwłocznie wadium na wniosek Wykonawcy, który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert.

9.8 Zamawiający zażąda ponownego wniesienia wadium przez Wykonawcę, któremu zwrócono wadium na podstawie pkt 9.5, jeżeli w wyniku rozstrzygnięcia odwołania jego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. Wykonawca wniesie wadium w terminie określonym przez Zamawiającego.

9.9 Zamawiający zatrzyma wadium wraz z odsetkami, jeżeli:

a) Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana odmówi podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie;

b) Wykonawca nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy;

c) zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stanie się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana;

d) Wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 i 3a ustawy, z przyczyn leżących po jego stronie, nie złożył oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy, oświadczenia, o którym mowa w art. 25a ust. 1, pełnomocnictw lub nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy, co spowodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez Wykonawcę jako najkorzystniejszej.

10. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY

10.1 Wymagania ogólne:

a) Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę;

b) Składanie oferty odbywa się przy użyciu miniPortalu xxxxx://xxxxxxxxxx.xxx.xxx.xx/, ePUAPu xxxxx://xxxxx.xxx.xx/xxx/xxxxxx;

c) Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto na ePUAP. Wykonawca posiadający konto na ePUAP ma dostęp do formularzy: złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku;

d) Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu opisane zostały w Regulaminie korzystania z miniPortalu oraz Regulaminie ePUAP;

e) Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku wynosi 150 MB;

f) Za datę przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych

informacji przyjmuje się datę ich przekazania na ePUAP;

g) Identyfikator postępowania i klucz publiczny dla danego postępowania o udzielenie zamówienia dostępne są na Liście wszystkich postępowań na miniPortalu oraz na stronie internetowej Zamawiającego.

h) Ofertę należy sporządzić w języku polskim;

i) Wymagane specyfikacją dokumenty sporządzone w języku obcym powinny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski;

j) Formularz oferty wraz z załącznikami i dokumentami sporządzanymi przez Wykonawcę powinien być podpisany przez osoby upoważnione do reprezentacji Wykonawcy; w przypadku, gdy ofertę podpisują osoby, których upoważnienie do reprezentacji nie wynika z dokumentów rejestrowych, wymaga się aby Wykonawca dołączył do oferty pełnomocnictwo w postaci dokumentu elektronicznego, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym (do ewentualnego wykorzystania wzór w Załączniku nr 5 do SIWZ);

k) Wskazane jest, aby wszystkie strony oferty były ponumerowane, a także żeby oferta zawierała spis zawartości wraz z numerami stron do których się ona odnosi;

l) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

10.2 Oferta powinna zawierać:

a) Formularz oferty zawierający wszelkie informacje zawarte we wzorze stanowiącym Załącznik nr 3 do SIWZ,

b) Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy, w tym podpisania oferty, o ile prawo do podpisania oferty nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą. Treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie określać czynności, co do wykonywania których pełnomocnik jest upoważniony;

c) Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawców w postępowaniu albo reprezentowania Wykonawców w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, w przypadku gdy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 23 ustawy;

d) Dokument wadialny – sposób złożenia dokumentu wadialnego został określony w pkt 9.4;

e) Oświadczenia i dokumenty, o których mowa w pkt 8.1;

f) Wyjaśnienia uzasadniające zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa (jeżeli dotyczy).

10.3 Złożenie oferty

a) Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem Formularza do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku dostępnego na ePUAP i udostępnionego również na miniPortalu. Klucz publiczny niezbędny do zaszyfrowania oferty przez Wykonawcę jest dostępny dla wykonawców na miniPortalu.

b) Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, z zachowaniem postaci elektronicznej w formacie danych .pdf, .doc, .docx. i podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Sposób złożenia oferty, w tym zaszyfrowania oferty opisany został w Regulaminie korzystania z miniPortal. Ofertę należy złożyć w oryginale.

c) Wszelkie informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia

16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, które Wykonawca zastrzeże jako tajemnicę przedsiębiorstwa, powinny zostać złożone w osobnym pliku wraz z jednoczesnym zaznaczeniem polecenia „Załącznik stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa” a następnie wraz z plikami stanowiącymi jawną część oferty skompresowane do jednego pliku archiwum (ZIP).

d) Do oferty należy dołączyć Jednolity Europejski Dokument Zamówienia w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a następnie wraz z plikami stanowiącymi ofertę skompresować do jednego pliku archiwum (ZIP).

e) Oświadczenia podmiotów składających ofertę wspólnie oraz podmiotów udostępniających potencjał składane na formularzu JEDZ muszą mieć formę dokumentu elektronicznego, podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez każdego z nich w zakresie w jakim potwierdzają okoliczności, o których mowa w treści art. 22 ust. 1 ustawy

f) JEDZ musi być podpisany przez osoby uprawnione do reprezentowania odpowiednio Wykonawcy / każdego Wykonawcy występującego wspólnie / innego podmiotu.

g) Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę za pośrednictwem Formularza do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku dostępnego na ePUAP i udostępnionych również na miniPortalu. Sposób zmiany i wycofania oferty został opisany w Instrukcji użytkownika dostępnej na miniPortalu.

h) Wykonawca po upływie terminu do składania ofert nie może skutecznie dokonać zmiany ani wycofać złożonej oferty.

11. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY

11.1 Obliczenie ceny oferty

a) Podstawą do określenia ceny jest pełen zakres zamówienia określony w Załączniku nr 1 (OPZ) oraz Załączniku nr 2 (IPU) do SIWZ. Cena oferty winna obejmować wszystkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej realizacji przedmiotu zamówienia, zgodnie z warunkami wynikającymi z ww. dokumentów.

b) Cena oferty (opłat transakcyjnych) jest stała – wysokość wynagrodzenia Wykonawcy podlega waloryzacji wyłącznie na warunkach wskazanych w Załączniku nr 2 (IPU).

11.2 Wykonawca poda w Formularzu oferty (Załącznik nr 3 do SIWZ) ceny brutto (z podatkiem VAT) opłat transakcyjnych za każdy wyszczególniony tam rodzaj usług będących przedmiotem zamówienia.

11.3 Wykonawca określi ceny (opłaty transakcyjne) w złotych polskich, z dokładnością do jednego grosza.

11.4 Podane w formularzu ceny (opłaty transakcyjne) muszą być wyższe od 0,00 zł.

11.5 Opłata transakcyjna musi obejmować rzeczywisty koszt realizacji poszczególnych rodzajów świadczonych usług, tj. w przypadku:

1) biletów lotniczych krajowych i zagranicznych, w szczególności: koszt rezerwacji i wystawienia biletu, w tym wszelkie opłaty związane z zastosowanym sposobem opłacenia i zabezpieczenia rezerwacji (np. płatności kartą kredytową nie będą obciążały Zamawiającego - całkowity koszt za wystawienie biletu musi zostać ujęty przez Wykonawcę w opłacie transakcyjnej), dostawę biletu, oferowanie wariantów połączeń, przypominania o zbliżających się terminach wykupu biletów, zorganizowanie i zabezpieczenie kompleksowej realizacji przedmiotu umowy zgodnie z obowiązującymi

przepisami lokalnymi i krajów docelowych, koszty powtórzenia rezerwacji, zmiany rezerwacji, zwrotu biletu, wymiany biletu, odwołań i reklamacji, odprawy i wszelkie interwencje związane z obsługą przelotu oraz wszystkie inne koszty związane z należytym i zgodnym z SIWZ wykonywaniem zamówienia,

2) biletów kolejowych krajowych i zagranicznych, w szczególności: koszt rezerwacji i wystawienia biletu, w tym wszelkie opłaty związane z zastosowanym sposobem opłacenia i zabezpieczenia rezerwacji (np. płatności kartą kredytową nie będą obciążały Zamawiającego - całkowity koszt za wystawienie biletu musi zostać ujęty przez Wykonawcę w opłacie transakcyjnej), dostawę biletu, oferowanie wariantów połączeń, przypominania o zbliżających się terminach wykupu biletów, zorganizowanie i zabezpieczenie kompleksowej realizacji przedmiotu umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych, koszty powtórzenia rezerwacji, zmiany rezerwacji, zwrotu biletu, wymiany biletu, odwołań i reklamacji, odprawy i wszelkie interwencje związane z obsługą przewozu oraz wszystkie inne koszty związane z należytym i zgodnym z SIWZ wykonywaniem zamówienia,

3) rezerwacji hotelowych w kraju i za granicą, w szczególności: koszt rezerwacji i zakupu miejsca hotelowego, w tym wszelkie opłaty związane z zastosowanym sposobem opłacenia i zabezpieczenia rezerwacji (np. płatności kartą kredytową nie będą obciążały Zamawiającego - całkowity koszt za rezerwację i zakup miejsca hotelowego musi zostać ujęty przez Wykonawcę w opłacie transakcyjnej), koszty powtórzenia i zmiany rezerwacji, reklamacji, wszelkie dodatkowe opłaty typu kaucje, taksy zabezpieczające, opłaty klimatyczne i wszelkie inne koszty związane z należytym i zgodnym z SIWZ wykonaniem zamówienia.

11.6 W cenie opłat transakcyjnych należy uwzględnić również koszty Wykonawcy związane z prowadzeniem punktu sprzedaży biletów w siedzibie Zamawiającego; w szczególności koszt zatrudnienia dwóch osób (kasjerów biletowych) przez okres realizacji zamówienia, koszt czynszu i opłat eksploatacyjnych, a także koszt innych usług, do wykonania których Wykonawca będzie zobowiązany w związku z realizacją zamówienia, w szczególności związanych z prowadzeniem „call center”, przygotowywaniem zestawień na żądanie zamawiającego, przetwarzaniem w imieniu Zamawiającego danych osobowych; zgodnie z OPZ (Załącznik nr 1 do SIWZ) oraz IPU (Załącznik nr 2 do SIWZ).

11.7 W cenie opłaty transakcyjnej wskazanej w pkt 11.5 ppkt a) należy uwzględnić również koszt usług transportowych na trasie: siedziba Zamawiającego – Lotnisko Chopina Warszawa – siedziba Zamawiającego.

11.8 Wykonawcy, dokonując kalkulacji warunków cenowych swoich ofert są zobowiązani do przestrzegania zasad uczciwej konkurencji, z zastrzeżeniem, że cena oferty nie może być rażąco niska w stosunku do przedmiotu zamówienia. Konsekwencją złożenia oferty z rażąco niską ceną jest jej odrzucenie – zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 4 w związku z art. 90 ust. 3 ustawy.

11.9 Zarówno łączna cena oferty, jak też jej poszczególne części składowe (poszczególne opłaty transakcyjne) będą poddane procedurze wyjaśniania rażąco niskiej ceny przewidzianej w art. 90 ustawy, o ile podane ceny będą budzić wątpliwości Zamawiającego.

11.10 Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. Wykonawca, składając ofertę, informuje Zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie

będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku.

11.11 Zamawiający nie przewiduje dokonywania rozliczeń z Wykonawcą w walutach obcych.

12. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM WAG TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT

12.1 Przy wyborze oferty zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:

Lp.	Nazwa kryterium			Waga (pkt)
1.	Xxxx (całkowity koszt wykonania zamówienia)			50
2.	Kwalifikacje zawodowe i doświadczenie kasjerów lotniczych, w tym:			20
	2.1	doświadczenie kasjera nr 1	10
	2.2	doświadczenie kasjera nr 2	10
3.	Upust od ceny katalogowej pobytu w hotelu w kraju i za granicą			20
4.	Aspekt społeczny			5
5.	System rezerwacyjny GDS			5
SUMA:				100

12.2 Przy ocenie ofert w kryterium „Cena” (C) punkty zostaną przyznane w poniższy sposób:

1) Cena – znaczenie 50% (maksymalnie do 50 pkt).

2) Kryterium ceny będzie rozpatrywane na podstawie ceny brutto podanej przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym.

3) Punkty w kryterium „Cena” będą obliczane na podstawie wzoru:

C min

C = x 50

C of

gdzie:

C – punkty przyznane Wykonawcy w ramach kryterium „Cena” C min – najniższa cena brutto spośród badanych ofert

C of – cena brutto badanej ofert

4) Do wzoru zostaną przyjęte ceny podane przez Wykonawców w Formularzu Oferty stanowiącym Załącznik nr 3 do SIWZ.

5) Podane w kolumnie „C” Formularza Oferty liczby usług (opłat transakcyjnych) należy traktować wyłącznie jako założenia Zamawiającego przyjęte w celu obliczenia ceny oferty na potrzeby oceny ofert w kryterium „Cena”.

12.3 Przy ocenie ofert w kryterium „Kwalifikacje zawodowe i doświadczenie kasjerów lotniczych”

(K) punkty zostaną przyznane w poniższy sposób:

1) Kwalifikacje zawodowe i doświadczenie kasjerów lotniczych – znaczenie 20%

2) Każdy z dwóch kasjerów lotniczych wskazanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia zostanie oceniony osobno i może uzyskać maksymalnie 10 punktów.

3) W kryterium oceniane będzie dodatkowe doświadczenie osób (kasjerów lotniczych) wskazanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, ponad 2-letnie minimum określone w warunku udziału w postępowaniu pkt 7.4 ppkt a) SIWZ. Za 2-letnie doświadczenie na stanowisku kasjera lotniczego oferta otrzyma 0 pkt. Natomiast za każde dodatkowe 6 miesięcy doświadczenia na stanowisku kasjera lotniczego oferta otrzyma 1 pkt (łącznie nie więcej niż 10 pkt).

4) Punkty w kryterium „Kwalifikacje zawodowe i doświadczenie kasjerów lotniczych” będą przyznawane na postawie kwalifikacji zawodowych i doświadczenia osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, wskazanych przez Wykonawcę w Załączniku do Formularza oferty.

5) Na potrzeby oceny w niniejszym kryterium, Wykonawca zobowiązany jest wskazać w Załączniku do Formularza oferty następujące informacje niezbędne do oceny doświadczenia danej osoby w kryterium, tj.:

a) nazwa systemu rezerwacyjnego (GDS) oraz okres doświadczenia w rezerwacji i wystawianiu biletów lotniczych w podanym systemie w formule „od dd/mm/rrrr do dd/mm/rrrr”;

b) nazwy i dane teleadresowe podmiotu/podmiotów, w których osoba pracowała/pracuje na stanowisku kasjera lotniczego.

6) Na potrzeby oceny w niniejszym kryterium Zamawiający zsumuje okresy doświadczenia danego kasjera lotniczego podane w Załączniku do Formularza oferty. Zamawiający nie przyjmie do sumowania pojedynczych okresów doświadczenia krótszych niż 3 miesiące.

7) Xxxxxxxxxxx informuje, że Załącznik do Formularza oferty, stanowiący dokument na podstawie którego zostaną przyznane punkty w kryterium „Kwalifikacje zawodowe i doświadczenie kasjerów lotniczych”, nie podlega procedurze wyjaśniania, poprawiania i uzupełniania na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy. W związku z powyższym, doświadczenie danej osoby opisane w Załączniku do Formularza oferty nie spełniające wymagań Zamawiającego albo przedstawione w sposób niepełny nie zostanie uwzględnione w ocenie.

8) W przypadkach wątpliwości, Zamawiający może żądać wyjaśnień dotyczących treści Załącznika do Formularza oferty, na zasadach określonych w art. 87 ust. 1 ustawy.

9) Zamawiający zastrzega możliwość zwrócenia się do podmiotów, w których pracowali kasjerzy lotniczy o weryfikację informacji podanych w Załączniku do Formularza oferty.

10) Punkty uzyskane za kwalifikacje zawodowe i doświadczenie poszczególnych kasjerów lotniczych wskazanych w ofercie zostaną zsumowane i będą stanowić łączną liczbę punktów przyznanych tej ofercie w kryterium „Kwalifikacje zawodowe i doświadczenie kasjerów lotniczych”.

12.4 Przy ocenie ofert w kryterium „Upust od ceny katalogowej pobytu w hotelu w kraju i za granicą” (U) punkty zostaną przyznane w poniższy sposób:

1) Upust od ceny katalogowej pobytu w hotelu w kraju i za granicą – znaczenie 20%

2) Liczba punktów zostanie obliczona według następującego wzoru:

U oferty

U = x 20

U max

gdzie:

U - liczba punktów przyznanych ofercie badanej U oferty - upust badanej oferty

U max - najwyższy upust spośród badanych ofert

3) Jako „upust” rozumie się upust określony w procentach, liczony od ceny katalogowej pobytu we wszystkich hotelach, w których zostaną dokonane rezerwacje, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy każdym zakupie usługi hotelowej w kraju i za granicą.

4) Jako „cenę katalogową pobytu” rozumie się cenę zamieszczoną na stronie internetowej hotelu lub w innym publikowanym dokumencie np. informatorze, katalogu z dostępem do stawek specjalnych tj. np. cen promocyjnych hotelu w danym dniu.

5) Do wzoru zostaną przyjęte upusty podane przez Wykonawców w Formularzu Oferty stanowiącym Załącznik nr 3 do SIWZ.

6) Upust musi być wyrażony w procentach z dokładnością do setnej części procenta (np. 0,01%, 3,00%, 8,50%, 15,65%) oraz słownie.

7) Upust nie może być ujemny ani wyrażony cyfrą „0”.

8) W przypadku gdy Wykonawca w Formularzu oferty nie poda upustu (nie wypełni pola wymaganego w pkt 2 Formularza oferty), otrzyma w tym kryterium 0 pkt.

12.5 Przy ocenie ofert w kryterium „Aspekt społeczny” (A) punkty zostaną przyznane w poniższy sposób:

1) Aspekt społeczny – znaczenie 5% (maksymalnie do 5 pkt).

2) Zamawiający przyzna punkty 0 lub 5 punktów w zależności od zadeklarowanej przez Wykonawcę w Formularzu Oferty liczby osób – spośród kasjerów lotniczych - do 30 roku życia albo osób po ukończeniu 50 roku życia, posiadających status osoby poszukującej pracy i pozostającej bez zatrudnienia. Zamawiający rozumie przez osobę poszukującą pracy osobę spełniającą warunki uzyskania statusu osoby poszukującej pracy określone w ustawie z dnia 20 kwietnia 2004 r o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2019 r. poz. 1482 z późn. zm.) lub we właściwych przepisach państw członkowskich Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub państw, z którymi UE zawarła umowy o równym traktowaniu przedsiębiorców w dostępie do zamówień publicznych. Wykonawca zobowiąże się zatrudnić ww. osoby do realizacji przedmiotu zamówienia, na podstawie umowy o pracę, przez cały okres trwania umowy, w pełnym wymiarze czasu pracy na okres realizacji umowy. Każda z zatrudnionych osób musi posiadać doświadczenie i kwalifikacje nie mniejsze niż określone w pkt 7.4 SIWZ.

3) Zamawiający zwraca uwagę, że dla spełnienia niniejszego kryterium konieczne jest spełnienie warunku w zakresie wieku (do 30 roku życia lub po ukończeniu 50 roku życia) oraz pozostawanie bez zatrudnienia.

4) Zamawiający dopuszcza również zatrudnienie osób, o których mowa powyżej w terminie nie wcześniejszym niż 12 miesięcy przed datą podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego.

5) Zamawiający przyzna, w zależności od zadeklarowanej przez Wykonawcę liczby zatrudnionych osób do 30 roku życia albo po ukończeniu 50 roku życia, posiadających status osoby poszukującej pracy i pozostającej bez zatrudnienia, następującą liczbę punktów w niniejszym kryterium:

a) 0 punktów – za brak deklaracji zatrudnienia osoby do 30 roku życia albo po ukończeniu 50 roku życia, posiadającej status osoby poszukującej pracy i pozostającej bez zatrudnienia - w pełnym wymiarze czasu pracy,

b) 2,5 punktów – za zadeklarowanie zatrudnienia:

- 1 osoby do 30 roku życia, posiadającej status osoby poszukującej pracy i pozostającej bez zatrudnienia – w pełnym wymiarze czasu pracy, albo

- 1 osoby po ukończeniu 50 roku życia, posiadającej status osoby poszukującej pracy i pozostającej bez zatrudnienia – w pełnym wymiarze czasu pracy,

c) 5 punktów – za zadeklarowanie zatrudnienia:

- 2 osób do 30 roku życia, posiadających status osoby poszukującej pracy i pozostającej bez zatrudnienia – w pełnym wymiarze czasu pracy albo

- 2 osób po ukończeniu 50 roku życia, posiadających status osoby poszukującej pracy i pozostającej bez zatrudnienia – w pełnym wymiarze czasu pracy albo

- 1 osoby do 30 roku życia i 1 osoby po ukończeniu 50 roku życia, posiadających status osoby poszukującej pracy i pozostającej bez zatrudnienia – w pełnym wymiarze czasu pracy.

12.6 Przy ocenie ofert w kryterium „System rezerwacyjny (GDS)” (S) punkty zostaną przyznane w poniższy sposób:

1) System rezerwacyjny (GDS)– znaczenie 5% (maksymalnie do 5 pkt)

2) Zamawiający przyzna punkty 0 lub 5 punktów na podstawie zadeklarowanej przez Wykonawcę w Formularzu Oferty liczby oraz nazwy systemów rezerwacyjnych (GDS), którymi dysponuje Wykonawca:

a) 0 punktów – za dysponowanie 1 systemem rezerwacyjnym (GDS) (którymi dysponuje Wykonawca) spośród takich jak: Amadeus, Xxxxxxx, Worldspan i Sabre

b) 5 punktów – za dysponowanie 2 systemami rezerwacyjnymi (GDS) (którymi dysponuje Wykonawca) spośród takich jak: Amadeus, Xxxxxxx, Worldspan i Sabre

Zgodnie z punktem 7.4 SIWZ Wykonawca musi dysponować co najmniej 1 systemem rezerwacyjnym Globalnego Systemu Dystrybucji (GDS) – adekwatnie do kwalifikacji i doświadczenia dwóch kasjerów lotniczych odpowiedzialnych za świadczenie usług.

12.7 Sumaryczna liczba punktów zostanie obliczona według wzoru:

P = C + K + U + A + S

gdzie:

P - łączna liczba punktów przyznanych w poszczególnych kryteriach, C - liczba punktów przyznanych w kryterium „Cena”,

K - liczba punktów przyznanych w kryterium „Kwalifikacje zawodowe i doświadczenie kasjerów lotniczych”,

U - liczba punktów przyznanych w kryterium „Upust od ceny katalogowej pobytu w hotelu w kraju i za granicą”

A - liczba punktów przyznanych w kryterium „Aspekt społeczny”

S - liczba punktów przyznanych w kryterium „System rezerwacyjny (GDS)”

12.8 Wszystkie obliczenia dokonywane będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

12.9 Przy wyborze oferty Zamawiający będzie stosować zasadę, że oferta nieodrzucona, zawierająca najwyższą liczbę punktów przyznanych według powyższych kryteriów, jest ofertą najkorzystniejszą.

12.10 W przypadku osiągnięcia jednakowej liczby punktów przez dwie lub więcej ofert Zamawiający wybierze ofertę o najniższej cenie.

12.11 W toku dokonywania badania i oceny ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez Wykonawców wyjaśnień treści złożonych przez nich ofert.

13. TERMIN SKŁADANIA OFERT I OTWARCIA OFERT

13.1 Termin składania ofert upływa dnia 19 czerwca 2020 r., o godz. 10:00.

13.2 Otwarcie ofert nastąpi w dniu 19 czerwca 2020 r., o godzinie 14:00, w siedzibie Ministerstwa Spraw Zagranicznych, 00-000 Xxxxxxxx, xx. X. Xx. Xxxxxx 00 – wejście „C”

13.3 Otwarcie ofert następuje poprzez użycie aplikacji do szyfrowania ofert dostępnej na miniPortalu i dokonywane jest poprzez odszyfrowanie i otwarcie ofert za pomocą klucza prywatnego.

13.4 Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

13.5 Otwarcie ofert jest jawne.

13.6 Podczas otwarcia ofert podane zostaną: nazwy (firmy) oraz adresy Wykonawców, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach.

13.7 Niezwłocznie po otwarciu ofert Zamawiający zamieści na swojej stronie internetowej informacje dotyczące:

a) kwoty, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,

b) firm oraz adresów wykonawców, którzy złożyli oferty w terminie,

c) ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych

w ofertach.

14. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

14.1 Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 90 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

14.2 Wniesienie odwołania po upływie terminu składania ofert zawiesza bieg terminu związania ofertą do czasu ogłoszenia orzeczenia przez Krajową Izbę Odwoławczą (art. 182 ust. 6 ustawy).

15. ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY

Istotne Postanowienia Umowy stanowią Załącznik nr 2 do SIWZ.

16. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY

16.1 Zamawiający będzie żądał od Wykonawcy wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 2 % całkowitej ceny oferty brutto. Zabezpieczenie musi być wniesione w pełnej wysokości, niezależnie od formy jego wniesienia, najpóźniej w dniu zawarcia umowy, ale przed jej podpisaniem.

16.2 Zabezpieczenie może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:

a) pieniądzu;

b) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo- kredytowej, z tym, że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym;

c) gwarancjach bankowych;

d) gwarancjach ubezpieczeniowych;

e) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6 b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (tekst jedn.: Dz. U. z 2020 r. poz. 299).

16.3 Zabezpieczenie może być wniesione również za uprzednią pisemną zgodą Zamawiającego:

a) w wekslach z poręczeniem wekslowym banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo- kredytowej;

b) przez ustanowienie zastawu na papierach wartościowych emitowanych przez Skarb Państwa lub jednostkę samorządu terytorialnego;

c) przez ustanowienie zastawu rejestrowego na zasadach określonych w przepisach o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów.

16.4 W przypadku wniesienia zabezpieczenia w formie pieniężnej należy dokonać przelewu na rachunek bankowy Narodowego Banku Polskiego nr 39 1010 1010 0007 3613 9120 0000.

16.5 W przypadku zabezpieczenia wnoszonego w pieniądzu należy przedłożyć oryginał lub kopię

(poświadczoną za zgodność z oryginałem) polecenia przelewu bankowego lub dowód wpłaty. W przypadku wnoszenia zabezpieczenia w innych formach: oryginał dokumentu zabezpieczenia.

16.6 Zamawiający dokona zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy w terminie 30 dni od dnia wykonania przedmiotu umowy i uznania umowy za należycie wykonaną.

16.7 W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu Wykonawca może wyrazić zgodę na zaliczenie kwoty wadium na poczet zabezpieczenia.

17. POUCZENIE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ PRZYSŁUGUJĄCYCH WYKONAWCOM W TOKU POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

W toku postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcom przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w Dziale VI ustawy.

18. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

18.1 Zamawiający, o ile nie wpłynie odwołanie, zawrze umowę w sprawie przedmiotowego zamówienia w terminie nie krótszym niż 10 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty drogą elektroniczną. Zawarcie umowy nastąpi w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego.

18.2 Zamawiający może zawrzeć umowę w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego przed upływem terminu, o którym mowa w pkt 18.1, jeżeli w przedmiotowym postępowaniu zostanie złożona tylko jedna oferta.

18.3 Wykonawca wniesie zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości, o której mowa w pkt 16.1 Zabezpieczenie musi być wniesione w pełnej wysokości, niezależnie od formy jego wniesienia, najpóźniej w dniu zawarcia umowy, ale przed jej podpisaniem.

18.4 Wykonawca dostarczy Zamawiającemu kopię certyfikatu przynależności do IATA lub ważnego świadectwa akredytacji IATA uprawniającego do usługi w zakresie sprzedaży biletów lotniczych.

18.5 Wykonawca dostarczy Zamawiającemu dokumenty potwierdzające ukończenie przez osoby wskazane do realizacji zamówienia (kasjerów lotniczych) stacjonarnego szkolenia z zakresu programu rezerwacyjnego, który xxxx xxxxxx posiada.

18.6 Procedura sprawdzająca. W terminie do 5 dni od otrzymania informacji o wyborze oferty, wybrany Wykonawca przedstawi Zamawiającemu listę osób skierowanych do realizacji umowy wraz z numerami PESEL, w celu poddania ich procedurze sprawdzającej przez właściwe służby kontroli Zamawiającego. W przypadku negatywnej weryfikacji, Wykonawca zobowiązany jest do zastąpienia osób niedopuszczonych do realizacji Zamówienia, osobami o kwalifikacjach nie niższych od kwalifikacji osób wskazanych pierwotnie. Zamawiający nie jest zobowiązanych

do uzasadniania wyników weryfikacji.

18.7 Przed zawarciem umowy, Zamawiający i Wykonawca zastosują procedurę dopuszczenia wskazanych przez Wykonawcę osób (kasjerów biletowych) do realizacji przedmiotu umowy, określoną w § 10 IPU (Załącznik nr 2 do SIWZ).

18.8 Z uwagi na fakt, iż obiekty Ministerstwa Spraw Zagranicznych w których realizowany będzie przedmiot zamówienia, znajdują się, zgodnie z Decyzją nr 117 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 4 października 2016 r. w sprawie ustalenia terenów zamkniętych na nieruchomościach pozostających w trwałym zarządzenie Ministerstwa Spraw Zagranicznych, na terenach zamkniętych, do realizacji zamówienia nie zostaną dopuszczone osoby nie będące obywatelami polskimi lub obywatelami innych krajów Unii Europejskiej.

19. INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

19.1 W związku z wejściem w życie z dniem 25 maja 2018 r. przepisów o ochronie danych osobowych Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej

„RODO”, Zamawiający wymaga, aby Wykonawca złożył oświadczenie w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 i/lub art. 14 RODO względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał na potrzeby niniejszego postępowania (zgodnie ze wzorem określonym w pkt 11 Formularza oferty).

19.2 Ponadto, w związku z przetwarzaniem przez Zamawiającego danych osobowych w ramach przedmiotowego postępowania Zamawiający w pkt 19.3 (poniżej) zamieszcza klauzulę informacyjną przewidzianą w art. 13 RODO.

19.3 Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, informuję, że:

a) Administratorem, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, Pani/Pana danych osobowych jest: Minister Spraw Zagranicznych, z siedzibą w Warszawie, Xx. X. Xx. Xxxxxx 00, tel. x00 000000000;

b) Minister Spraw Zagranicznych powołał inspektora ochrony danych (IOD), który realizuje swoje obowiązki w odniesieniu do danych przetwarzanych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych.

Dane kontaktowe IOD:

adres siedziby: Xx. X. Xx. Xxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx adres e-mail: xxx@xxx.xxx.xx

c) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pt. „Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników MSZ w zakresie rezerwacji i wykupu biletów lotniczych, kolejowych, rezerwacja i zakup usług hotelowych

w kraju i za granicą”; znak sprawy BDG.741.012.2020, prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego,

d) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2019 r. poz. 1843), dalej „ustawa Pzp”;

e) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

f) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

g) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

h) posiada Pani/Pan:

- na podstawie art. 15 RODO, prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

- na podstawie art. 16 RODO, prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych*;

- na podstawie art. 18 RODO, prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

i) nie przysługuje Pani/Panu:

- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO, prawo do usunięcia danych osobowych;

- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

- na podstawie art. 21 RODO, prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

20. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

W sprawach nieuregulowanych w niniejszej SIWZ, zastosowanie mają przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych.

21. ZAŁĄCZNIKI

Załącznik nr 1 − Opis przedmiotu zamówienia Załącznik nr 2 − Istotne postanowienia umowy Załącznik nr 3 − Wzór Formularza oferty

Załącznik nr 4 − Wzór oświadczenia o przynależności albo braku przynależności do grupy kapitałowej

Załącznik nr 5 − Wzór pełnomocnictwa

Załącznik nr 6 − Wzór JEDZ

Załącznik nr 7 − Wzór wykazu usług

Załącznik nr 8 − Wzór formularza wykazu osób

Załącznik nr 9 − Wzór oświadczenia o braku wyroku lub orzeczenia sądu

Załącznik nr 1 do SIWZ

Opis przedmiotu zamówienia

1. rezerwacji, sprzedaży, wystawiania i wydawania biletów lotniczych i kolejowych na trasach krajowych i zagranicznych,

2. usług transportowych na trasie: siedziba Zamawiającego – Lotnisko Chopina Warszawa – siedziba Zamawiającego,

3. rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach w kraju i za granicą,

4. prowadzenia punktu świadczenie usług w siedzibie Zamawiającego.

I. Bilety lotnicze i kolejowe na trasach krajowych i zagranicznych

1. Do zadań Wykonawcy należy wyszukiwanie i dokonywanie rezerwacji, sprzedaż, wystawianie i wydawanie w formie papierowej lub elektronicznej biletów lotniczych w klasach określonych przez Zamawiającego (w tym biletów linii lotniczych będących członkami International Air Transport Association - IATA) i kolejowych na podróże krajowe i zagraniczne zgodnie z wymogami przewoźników.

2. Obsługa będzie wykonywana zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego na podstawie zamówień przekazywanych do Wykonawcy e-mailem, telefonicznie lub faksem. Wybór formy przekazywanych zamówień należeć będzie do Zamawiającego.

3. Pod nazwą bilet rozumie się bilet na trasie „tam i z powrotem”. Zamawiający zastrzega możliwość zakupu biletów „w jedną stronę”. Przedmiot zamówienia obejmuje trasy na terenie Polski i całego świata.

4. Wykonawca wyszuka i dokona rezerwacji połączeń lotniczych w ruchu krajowym i międzynarodowym z podaniem co najmniej trzech wariantów danego połączenia (dotyczy tylko połączeń międzynarodowych). Uwzględniając najkorzystniejsze na rynku ceny i promocje z podaniem informacji długości trasy i czasu podróży.

5. Wykonawca wpisze do systemu Delegacje 3 warianty danego połączenia gdzie:

a) pierwszy będzie preferowany przez delegata,

b) drugi będzie wersją najtańszą – restrykcyjną,

c) trzeci będzie tzw. low-cost – gdzie cena biletu w stosunku do połączeń regularnych będzie znaczenie niższa.

6. W wyjątkowych sytuacjach, gdy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, nie będzie możliwe podanie trzech wariantów, Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia dwóch, a w razie niemożliwości przedstawienia dwóch, jednego wariantu danego połączenia. Zarówno w przypadku przedstawienia dwóch, jak i jednego wariantu podróży, Wykonawca zobowiązany jest uzasadnić i wykazać, że niemożność spełnienia warunku przedstawienia trzech wariantów

wynika z przyczyn niezależnych od Wykonawcy (np. przy połączeniach lokalnych połączenie realizuje jeden lokalny przewoźnik).

7. Wykonawca zapewni:

a) zakup biletu najtańszego dla delegacji jednodniowych zagranicznych bez przesiadek w ramach dostępnych miejsc na danej trasie i w wyznaczonym terminie,

b) zakup biletu lotniczego w delegacji kilkudniowej z przesiadką pod warunkiem, że taki bilet będzie tańszy od bezpośredniego połączenia, w ramach dostępnych miejsc i w wyznaczonym terminie.

8. Punkty 4-7 nie dotyczą Kierownictwa Ministerstwa.

9. Wykonawca zobowiązany jest do wyszukania ceny biletu najkorzystniejszej cenowo. Za takie uważa się również sprawdzenie ceny dotyczącej jednego wyjazdu przy wystawieniu dwóch oddzielnych biletów na wylot i powrót.

10. Wykonawca zapewni bezkolizyjną realizację wieloetapowych połączeń zagranicznych i krajowych oraz możliwość ich łączenia.

11. W sytuacji braku połączenia lotniczego do miejsca docelowego Wykonawca przedstawi każdorazowo propozycję optymalnego planu podróży uwzględniającego ewentualne połączenia kolejowe (z miejsca lądowania do miejsca docelowego podróży) świadczone w ramach jednej usługi.

12. Czas odpowiedzi Wykonawcy przesłanej drogą elektroniczną na wskazany adres na zapytanie wysłane drogą mailową w zakresie biletów od Zamawiającego wraz ze wskazaniem propozycji wariantów danej podróży nie może przekroczyć:

a) rezerwacja biletu lotniczego zagranicznego - do 3 godziny roboczych od wysłania zapytania,

b) rezerwacja biletu lotniczego krajowego - do 1 godziny roboczej od wysłania zapytania,

c) rezerwacja biletu kolejowego zagranicznego - do 2 godzin roboczych od wysłania zapytania,

d) rezerwacja biletu kolejowego krajowego - do 1 godziny roboczej od wysłania zapytania.

Za godziny robocze należy rozumieć pełne godziny zegarowe (60 minut) w przedziale czasowym od godz. 8:15 do godz. 16:30 w dniach roboczych, tj. od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.

W szczególnych sytuacjach możliwe będzie ustalenie innego terminu odpowiedzi, umożliwiającego realizację podróży służbowej przez pracowników MSZ.

13. Wykonawca każdorazowo będzie przesyłał Zamawiającemu drogą elektroniczną, na wskazany adres, potwierdzenia dokonanych rezerwacji biletów lotniczych, zawierającego następujące informacje:

a) linii lotniczej (przewoźniku) świadczącej usługę przewozu,

b) o miejscu i terminie (data i godzina) wylotu (ze wskazaniem lotniska),

c) o miejscu i terminie (data i godzina) powrotu (ze wskazaniem lotniska),

d) o czasie trwania lotu, a w przypadku połączeń wieloetapowych o łącznym czasie trwania lotu,

e) w przypadku połączeń wieloetapowych – o ilości i miejscu ewentualnych przesiadek wraz z terminami (data i godzina) przylotu i odlotu z miejsca przesiadki,

f) o klasie biletu oraz warunkach taryfy,

g) o cenie biletu przewoźnika (bez opłaty transakcyjnej) w zł polskich. W przypadku cen biletów podanych w innych walutach, przeliczenie na PLN nastąpi wg średniego kursu NBP na dany dzień,

h) o terminie wykupu biletu w określonej cenie,

i) o możliwości i warunkach anulowania biletu,

j) o możliwości zmian wylotu, przylotu,

k) o możliwości zmian danych dotyczących pasażera,

l) o możliwości zmian trasy podróży.

14. Wykonawca zobowiązany jest stosować przy sprzedaży biletów lotniczych i kolejowych minimalne ceny dostępne w danym terminie na danej trasie, z zachowaniem uczciwości handlowej.

15. Składnikiem cenotwórczym biletów lotniczych rozumianych przez Zamawiającego są wyłącznie:

a) wymagane wszelkie opłaty prawem krajowym i międzynarodowym,

b) opłaty lotniskowe,

c) opłaty paliwowe,

d) podatki,

e) obowiązkowe ubezpieczenia.

16. Zamawiający nie będzie akceptował innych składników cenotwórczych biletów poza wymienionymi w pkt 15 a) – e) powyżej, w szczególności opłat związanych z przyjętym przez Wykonawcę sposobem rozliczania się z danym przewoźnikiem.

17. Zamawiający dopuszcza możliwości realizowania płatności kartą kredytową przez Wykonawcę przy realizacji przedmiotu zamówienia, z zastrzeżeniem, że koszty wynikające z płatności kartą kredytową nie będą obciążały Zamawiającego.

Całkowity koszt za wystawienie biletu musi zostać ujęty przez Wykonawcę w opłacie transakcyjnej.

18. Wykonawca zobowiązany jest realizować bilety lotnicze, w pierwszej kolejności proponując sprzedaż w ramach taryf poufnych, promocji oraz innych zniżek oferowanych przez przewoźnika.

19. Zakup biletów lotniczych będzie się odbywał, jeśli istnieje taka możliwość, z punktów zgromadzonych przez Zamawiającego w programach lojalnościowych linii lotniczych do których programów należy Zamawiający, bez względu na okres w którym te punkty zostały zgromadzone.

20. Wykonawca zobowiązany jest realizować porozumienia zawarte przez Zamawiającego z PLL LOT, Grupą Lufthansy oraz stosować zniżki przyznane przez przewoźników lotniczych: Air France/KLM, w tym rejestrować bilety lotnicze w systemach typu FREQUENT Flyer. O porozumieniach zawartych w okresie realizacji zamówienia, Zamawiający będzie informował Wykonawcę na bieżąco. Wykonawca będzie zobowiązany realizować również zawarte porozumienia przez Xxxxxxxxxxxxx podczas trwania zawartej umowy z Wykonawcą.

21. Wykonawca zobowiązany jest do dokonywania zmian w zamówionych biletach, tj. zmiany daty wylotu/przylotu, przepisania (zamiany) na bilecie innego nazwiska pracownika, zmiany standardu podróży, klasy biletu dla Zamawiającego oraz ewentualnej rezygnacji z zaplanowanego przelotu zgodnie z zasadami określonymi w regulaminach przewoźnika, którego dana podróż dotyczy.

22. Wykonawca poinformuje bezzwłocznie Zamawiającego drogą mailową lub telefonicznie o wszystkich zmianach dotyczących zarezerwowanej podróży.

23. W dniu wykupu biletu, Wykonawca poinformuje Zamawiającego drogą mailową lub telefonicznie, że tego dnia upływa termin rezerwacji.

24. Wykonawca zapewni dostateczną liczbę osób zapewniającą realizację niniejszego zamówienia oraz czynnej linii telefonicznej i adresu e-mail dla kontaktów z pracownikami Zamawiającego w trakcie realizacji umowy, w godzinach 8:15 do 16:30 w dni robocze, umożliwiającej złożenie rezerwacji, dokonanie jej zmiany oraz do zapewnienia w razie nieprzewidzianych sytuacji numeru alarmowego na zasadach określonych w punkcie IV.14 który umożliwi dokonanie lub zmianę rezerwacji poza godzinami pracy biura biletu lotniczego oraz biletu kolejowego lub podany w treści maila, w którym zostanie przesłany voucher.

25. Wykonawca zobowiązany jest do opłacania potwierdzonej przez Zamawiającego rezerwacji i rozliczenia jej z Zamawiającym na zasadach określonych w umowie.

26. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia, na prośbę Zamawiającego odprawy on-line, bez pobierania dodatkowych opłat.

27. Wykonawca będzie przesyłał bilety na wskazany przez Xxxxxxxxxxxxx adres e-mailowy lub do miejsca wskazanego przez Jednostkę najpóźniej na 24 godziny przed rozpoczęciem terminu podróży, a w sytuacji nagłej niezwłocznie, nie później niż w terminie pozwalającym na rozpoczęcie podróży w wyznaczonym terminie i miejscu.

28. W szczególnych przypadkach możliwe jest uzgodnienie innego sposobu przekazania biletu/ów, jednakże z zastrzeżeniem, że sposób ten umożliwi rozpoczęcie podróży w wyznaczonym terminie i miejscu. O formie wystawienia biletu i jego przekazaniu decydować będzie Zamawiający. W przypadku braku możliwości wystawienia biletu w wersji elektronicznej na dane połączenie lotnicze bądź kolejowe Wykonawca wystawi bilet w wersji papierowej.

29. Bilet wystawiony przez Wykonawcę musi być wygenerowany bezpośrednio z serwera systemu rezerwacyjnego, a Wykonawca nie jest upoważniony do wprowadzania w nim jakichkolwiek zmian.

30. Wszystkie dane zawarte w bilecie elektronicznym, dostarczonym przez Wykonawcę Zamawiającemu, będą identyfikowane z odpowiednimi danymi przechowywanymi w postaci

elektronicznej w systemie rezerwacyjnym przewoźnika za pośrednictwem Globalnego Systemu Dystrybucji (GDS), użytkowanego przez Wykonawcę.

31. Bilet elektroniczny jest przekazywany na adres poczty elektronicznej wskazanej przez Zamawiającego bezpośrednio z terminala GDS użytkowanego przez Wykonawcę. Niedopuszczalne jest przekierowywanie biletów z adresów/skrzynek poczty elektronicznej Wykonawcy.

32. Zakazane jest wprowadzanie jakichkolwiek zmian biletu elektronicznego wygenerowanego za pośrednictwem GDS.

33. Wykonawca zobowiązany będzie do zwrotu biletu lotniczego lub kolejowego w przypadku odwołania wyjazdu, zwrotu części kosztów poniesionych przez Zamawiającego zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy. Zwrot tych kosztów powinien nastąpić w ciągu 20 dni kalendarzowych od daty zwrotu biletu, na podstawie faktury korygującej lub w innym terminie, wyznaczonym przez Zamawiającego. Wykonawca wyraża również zgodę na potrącanie środków finansowych z bieżących płatności.

34. Za zwrot niewykorzystanych przez Zamawiającego biletów lotniczych lub kolejowych, a także za dokonanie przez Zamawiającego zmiany trasy, terminów oraz innych warunków podróży, Wykonawca nie obciąży Zamawiającego własną opłatą transakcyjną chyba, że zmiana warunków podróży spowoduje konieczność wystawienia nowego biletu.

35. Wykonawca zobowiązany jest do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji, a zwłaszcza reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących x.xx. przewozów realizowanych na podstawie sprzedawanych biletów, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub z przyczyn losowych.

36. Wykonawca zobowiązany jest to do realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych (np. obowiązkowe ubezpieczenie podróżnych i ich bagażu w czasie lotu, opłaty lotniskowe, opłaty serwisowe, opłaty paliwowe) oraz wytycznymi zamawiającego uregulowanymi również w przepisach wewnętrznych. Zamawiający będzie także informował Wykonawcę na bieżąco lub każdorazowo na etapie składnej rezerwacji.

37. Usługi świadczone przez Wykonawcę w trakcie realizacji zamówienia muszą spełniać standardy IATA (Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego) w zakresie sprzedaży biletów lotniczych.

38. Do zadań Wykonawcy należy codzienne (w dni robocze) fakturowanie na podstawie otrzymanych zleceń na zakupu biletów lotniczych, kolejowych. Termin płatności 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury.

39. Do zadań Wykonawcy należy przesyłanie do 10 każdego miesiąca zestawienia płatności zrealizowanych przez Zamawiającego za zamówione usługi dla Wykonawcy tj. bilety, opłacone noclegi w hotelach.

40. Do zadań Wykonawcy należy sporządzanie i przesyłanie zbiorczych raportów (do 10-dnia każdego miesiąca) z realizacji umowy na podstawie wystawionych przez Wykonawcę faktur, w podziale na bilety lotnicze zagraniczne, lotnicze krajowe, kolejowe zagraniczne, kolejowe krajowe.

41. Do zadań Wykonawcy należy comiesięczne raportowanie o zastosowanych upustach – stawkach korporacyjnych przyznanych Zamawiającemu w ramach uczestnictwa w podpisanych porozumieniach pomiędzy Zamawiającym a liniami lotniczymi. Zestawienie dotyczy biletów lotniczych.

42. Do zadań Wykonawcy należy sporządzanie zestawień zgodnie z potrzebami oraz na każdą prośbę Zamawiającego zgodnie z poniżej przestawionymi przykładami:

1) Bilety lotnicze w podziale na trasy wg zakupionych przez Zamawiającego liczby biletów;

2) Bilety lotnicze w podziale na linie lotnicze;

3) Bilety lotnicze w podziale na:

a) bilety lotnicze zagraniczne klasa ekonomiczna,

b) bilety lotnicze zagraniczne klasa biznes,

c) bilety lotnicze krajowe - klasa ekonomiczna,

d) bilety lotnicze zagraniczne typu low cost,

4) Bilety lotnicze w podziale na wystawione / zwrócone;

5) Bilety kolejowe:

a) bilety kolejowe wystawione na trasy zagraniczne,

b) bilety kolejowe wystawione na trasy krajowe.

43. Zamawiający przewiduje zakup:

a) bilety lotnicze krajowe - około 100 sztuk,

b) bilety lotnicze zagraniczne - około 15 000 sztuk (w tym około 60% kierunek Europa,

około 40% kraje całego świata poza Europą),

c) bilety kolejowe krajowe - około 2 000 sztuk,

d) bilety kolejowe zagraniczne - około 400 sztuk - kierunek Europa, Ameryka Północna, Azja.

44. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania podanej w punkcie 43 ilości zakupu biletów lotniczych oraz kolejowych, bądź też zwiększenia ilości zakupu biletów lotniczych oraz kolejowych pod warunkiem nieprzekroczenia kwoty umowy.

II. Usługi transportowe

1. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić transport samochodowy osób udających się w służbową podróż lotniczą, na trasie między obiektami Zamawiającego (Warszawa):

a) Obiekt przy xx. X. Xx. Xxxxxx 00,

b) Obiekt przy xx. X. Xx. Xxxxxx 00,

c) Obiekt przy xx. X. Xx. Xxxxxx 00X (budynek biurowo-garażowy),

d) Obiekt przy xx. X. Xx. Xxxxxx 00,

e) Obiekt przy xx. Xxxxxxxx 0/0,

x) Obiekt przy ul. Bagatela 5,

g) Obiekt przy ul. Krywulta 2,

h) Obiekt przy xx. Xxxxxxxxx 00 (Magazyny Centralne),

i) Obiekt przy ul. Tanecznej 67A (Archiwum MSZ),

j) Obiekt przy ul. Tanecznej 67B,

k) Obiekt przy xx. Xxxxxxxxx 00X,

l) Obiekt przy ul. Karmazynowej 1A,

m) Obiekt przy xx. Xxxxxx 00/00,

x) Obiekt przy ul. Miodowa 10 (wejście od Podwale 7),

a Lotniskiem Chopina w Warszawie (Warszawa, ul. Żwirki i Wigury 1) i z powrotem, do wystawionego biletu lotniczego.

2. Transport, o którym mowa powyżej winien być zapewniony i dostosowany do terminu podróży lotniczej także w przypadku zmiany daty/godziny wylotu lub powrotu.

3. Zamawiający przewiduje zakup około 14.000 usług transportowych, rozumianych jako przejazd w dwie strony.

4. Osoba korzystająca z usługi transportowej otrzyma od Wykonawcy (w punkcie świadczenia usługi lub na wskazany adres e-mailowy) voucher uprawniający do przejazdu.

5. Wykonawca uwzględni korzystanie z usług transportowych w opłacie transakcyjnej za wystawienie biletu lotniczego.

6. Wykonawca zapewni aby usługa transportu była zapewniona przez samochody osobowe sprawne oraz czyste.

7. Zamawiający dopuszcza możliwości realizowania płatności kartą kredytową przez Wykonawcę przy realizacji przedmiotu zamówienia, z zastrzeżeniem, że koszty wynikające z płatności kartą kredytową nie będą obciążały Zamawiającego.

Całkowity koszt za obsługę usługi transportowej musi zostać ujęty przez Wykonawcę w opłacie transakcyjnej za bilet lotniczy.

III. Miejsca noclegowe w hotelach w kraju i za granicą

1. Do zadań Wykonawcy należy wyszukiwanie i dokonywanie rezerwacji miejsc noclegowych w hotelach w kraju i za granicą wraz z dostarczaniem vouchera zarezerwowanego pokoju w hotelu do siedziby Zamawiającego lub miejsca wskazanego przez Zamawiającego w wersji papierowej lub drogą elektroniczną.

3. Wykonawca zobowiązany jest do dokonywania rezerwacji w obiektach wskazanych przez gospodarza lub organizatora wydarzeń, w których będą brały udział osoby delegowane przez Zamawiającego w podróż służbową. Zamawiający dopuszcza możliwości realizowania płatności kartą kredytową przez Wykonawcę przy realizacji przedmiotu zamówienia, z zastrzeżeniem,

że koszty wynikające z płatności kartą kredytową nie będą obciążały Zamawiającego. Całkowity koszt za rezerwację i zakup miejsca hotelowego w kraju i za granicą musi zostać ujęty przez Wykonawcę w opłacie transakcyjnej.

4. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia do wyboru co najmniej 3 wariantów cenowych rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych, w największym stopniu spełniających wymogi przedstawione przez Zamawiającego, dotyczących różnych obiektów hotelarskich (lub, gdy nie jest to możliwe, mniejszą ich liczbę odpowiadającą liczbie dostępnych obiektów hotelarskich) celem wybrania i zatwierdzenia przez Zamawiającego.

5. W przypadku wskazania konkretnego hotelu przez Zamawiającego Wykonawca nie ma obowiązku przedstawienia 3 różnych wariantów cenowych dotyczących trzech różnych obiektów hotelarskich.

6. Zamawiający po otrzymaniu wariantów cenowych lub propozycji cenowej, o których mowa w pkt. 4 może zgłosić do nich zastrzeżenia lub zażądać korekty, jeżeli ustali, że warianty te nie spełniają określonych przez Zamawiającego kryteriów, w szczególności co do ceny, lokalizacji, bezpieczeństwa lub jakości i zażądać przedstawienia propozycji rezerwacji zgodnej z żądaniem lub wskazać inny hotel spełniający określone wcześniej wymogi Zamawiającego. W przypadku wskazania przez Xxxxxxxxxxxxx innego hotelu w tym trybie, Wykonawca jest zobowiązany go zarezerwować na warunkach przedstawionych przez Zamawiającego, które zostały mu zaoferowane i które Zamawiający przedstawi Wykonawcy.

7. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia płatności należnym hotelom za rezerwowane usługi wraz z wszelkimi dodatkowymi opłatami typu kaucje, taksy zabezpieczające, opłaty klimatyczne.

8. Zapewnienia płatności należnej hotelom wskazanym lub zarezerwowanym przez organizatora wydarzeń, w których będą brały udział osoby wskazane przez Zamawiającego, według specjalnie wynegocjowanych stawek lub stawek promocyjnych z systemu rezerwacji hotelowych przez Zamawiającego (w zależności, które będą niższe) bez dodatkowych opłat obciążających Zamawiającego. W przypadku zagwarantowania przez gospodarza lub organizatora korzystnych wynegocjowanych przez niego stawek zakwaterowania w danym hotelu, hotel może zostać zarezerwowany jedynie w cenie zaoferowanej przez gospodarza lub organizatora lub niższej.

9. Zamawiający, bez wzywania Wykonawcy do przedstawienia wariantów rezerwacji, zastrzega sobie również prawo do wskazania konkretnego hotelu w którym ma zostać dokonana rezerwacja przez Wykonawcę. Wykonawca uprawniony jest do wskazania alternatywnych rezerwacji w innym hotelu, wraz ze szczegółową kalkulacją cenową. Ostateczna decyzja co do wyboru rezerwacji należy do Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest do rezerwacji hotelu ostatecznie wybranego przez Zamawiającego.

10. W przypadku braku miejsc w hotelu w standardzie wskazanym przez Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest do wskazania alternatywnych możliwości rezerwacji pokoju w hotelu wraz ze szczegółową kalkulacją cenową.

11. Na życzenie Zamawiającego Wykonawca dokona rezerwacji miejsc hotelowych z wyłączeniem śniadań.

12. Rezerwacja hotelu w kraju i za granicą odbywać się będzie z uwzględnieniem limitów na nocleg określonego w poszczególnych państwach, zawartych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167; dalej: „rozporządzenie MPiPS”). Zamawiający dopuszcza rezerwacje i sprzedaż usług noclegowych powyżej kwoty limitu wskazanego w obowiązujących przepisach wyłącznie po uprzedniej akceptacji Zamawiającego.

13. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji dokonanej rezerwacji w szczególności pod względem lokalizacji, standardu hotelu, bezpieczeństwa, ceny. Zamawiający może również, ze względu na szczególne okoliczności, wnioskować o dokonanie rezerwacji konkretnego hotelu za granicą lub hotelu wykraczającego poza ustalony limit hotelowy wynikający z rozporządzenia MPiPS

14. Zamawiający będzie składał zamówienia mailem na wskazany przez Wykonawcę adres mailowy. Ewentualne uzgodnienia będą konsultowane telefonicznie lub mailowo.

15. Wykonawca będzie zobowiązany do każdorazowego przekazywania Zamawiającemu drogą mailową, na wskazany adres, informacji nt. propozycji noclegów spełniających wymagania Zamawiającego wskazane w zamówieniu wraz z podaniem szczegółowych informacji:

a) daty, do której możliwe jest bezkosztowe anulowanie dokonanej rezerwacji,

b) nazwy i adresu hotelu,

c) standardu hotelu,

d) odległości od wskazanego miejsca spotkania lub lotniska,

e) ceny noclegu oferowanej przez hotel,

f) informacji czy mieści się w limicie hotelowym, konieczność poniesienia dodatkowej opłaty oraz jej wysokości np. city TAX, opłaty za parking,

g) konieczności poniesienia dodatkowych opłat oraz ich wysokości,

h) ceny noclegu po uwzględnieniu zaoferowanego przez Wykonawcę upustu,

i) dodatkowe informacje, jak np. dostępność parkingu, możliwość zrezygnowania ze śniadania, dodatkowe wyposażenie pokoju,

j) kosztu odwołania rezerwacji hotelowej po upływie terminie o którym mowa w lit. a

k) możliwość realizacji usługi dodatkowej jak wcześniejszy check-in, późniejszy check-out.

16. Czas odpowiedzi Wykonawcy na zapytanie wysłane drogą mailową od Zamawiającego wraz ze wskazaniem propozycji hotelu lub dokonania rezerwacji wskazanego hotelu nie powinien przekroczyć:

a) w kraju - do 3 godzin roboczych od wysłania zapytania,

b) na kierunku Europa, Ameryka Północna i Południowa oraz Australia

- do 4 godzin roboczych od wysłania zapytania,

c) na kierunku Afryka - do 6 godzin roboczych od wysłania zapytania,

d) na kierunku Azja - do 5 godzin roboczych od wysłania zapytania,

e) pozostałe kierunki - do 7 godzin roboczych od wysłania zapytania.

Za godziny robocze należy rozumieć pełne godziny zegarowe (60 minut) w przedziale czasowym od godz. 8:15 do godz. 16:30 w dniach roboczych, tj. od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem

dni ustawowo wolnych od pracy. W szczególnych sytuacjach możliwe będzie ustalenie innego terminu odpowiedzi, umożliwiającego realizację podróży służbowej przez pracowników Zamawiającego.

17. Wykonawca będzie zobowiązany do przesłania potwierdzenia dokonania rezerwacji zaakceptowanej przez Xxxxxxxxxxxxx wraz z numerem rezerwacji w formie vouchera.

18. Wykonawca będzie zobowiązany do zmiany dokonanej rezerwacji w zakresie terminu przyjazdu lub wyjazdu oraz osoby korzystającej. Zmiana taka nie będzie wiązała się dla Zamawiającego z żadnymi dodatkowymi kosztami, o ile fakt ten został zgłoszony w terminie o którym mowa w pkt 15 a).

19. Opłata transakcyjna należna Wykonawcy dotyczy 1 rezerwacji bez względu na ilość noclegów i osób.

20. Rezerwacje noclegów dla Zamawiającego będą dokonywane po najniższych cenach, możliwych do uzyskania przez Wykonawcę za pośrednictwem systemów rezerwacyjnych lub na podstawie umów zawartych przez Wykonawcę z hotelami, czy też bezpośrednio we wskazanych przez Zamawiającego hotelach. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest do wyszukiwania najkorzystniejszych propozycji noclegów, rezerwacji i zakupu miejsc noclegowych zgodnie ze zleceniem złożonym przez Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany do zachowania najwyższej staranności przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia.

21. Zamawiający będzie uiszczał zapłatę za faktyczne wykorzystane noclegi zgodnie z zamówioną rezerwacją.

22. Wykonawca będzie zobowiązany do regulowania należności z tytułu dokonania rezerwacji i zapewnienia noclegów ze środków własnych i dokonywał rozliczenia z Zamawiającym na zasadach określonych w umowie.

23. Zamawiający będzie pokrywał koszt parkingów i innych dodatkowych usług, jeżeli w zleceniu zostanie zawarta odpowiednia informacja w tym zakresie. Zamawiający nie będzie pokrywał kosztów innych dodatkowych usług, jeśli takowe nie zostały zawarte w zleceniu przekazanym Wykonawcy.

24. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dostosowania ilości wykorzystanych noclegów do rzeczywistych potrzeb Zamawiającego (tzn. zmniejszenia lub zwiększenia ich ilości), w ramach przeznaczonych na ten cel środków finansowych.

25. Wykonawca zapewni dostateczną liczbę osób zapewniającą realizację niniejszego zamówienia oraz czynnej linii telefonicznej i adresu e-mail dla kontaktów z pracownikami Zamawiającego w trakcie realizacji umowy, w godzinach 8:15 do 16:30 w dni robocze, umożliwiającej złożenie rezerwacji, dokonanie jej zmiany oraz do zapewnienia w razie nieprzewidzianych sytuacji numeru alarmowego na zasadach określonych w punkcie IV.14 który umożliwi dokonanie lub zmianę rezerwacji poza godzinami pracy biura.

Numer telefonu alarmowego będzie zamieszczany na voucherach przesyłanych Zamawiającemu lub podany w treści maila, w którym zostanie przesłany voucher.

26. Wykonawca zapewni pośrednictwo między zamawiającym a hotelem w sprawach anulowania rezerwacji lub reklamacyjnych. Wykonawca udzieli również bezzwłocznie wszelkiej pomocy

delegatom Ministerstwa Spraw Zagranicznych w przypadku zauważonych problemów związanych z realizacją usługi w kraju docelowym, a także bezzwłocznego podejmowania wszystkich możliwych kroków zmierzających do wyeliminowania zaistniałych problemów.

27. Wykonawca zapewni płatność należną hotelom wskazanym lub zarezerwowanym przez organizatorów wydarzeń, w których będą brali udział pracownicy Zamawiającego, według specjalnie wynegocjowanych stawek przez Xxxxxxxxxxxxx.

28. Wykonawca zobowiązany będzie do rezerwacji hotelu preferowanego przez Zamawiającego z gwarancją wynegocjowanej ceny. Od cen wynegocjowanych lub w przypadku wskazania konkretnego hotelu przez Zamawiającego, Wykonawca nie będzie zobowiązany udzielać zadeklarowanego w ofercie upustu.

29. Do zadań Wykonawcy należy codzienne (dni robocze) fakturowanie na podstawie otrzymanych i potwierdzonych zamówień. Termin płatności 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury.

30. Faktura powinna zawierać dodatkowe dane jak:

a) xxxx (imię i nazwisko) osoby składającej zamówienie,

b) dane osoby korzystającej z noclegu (imię i nazwisko gościa hotelowego, miejscowość, datę pobytu),

c) wykaz usług dodatkowych,

d) nr wniosku (nr delegacji) z systemu delegacje,

e) część, dział, rozdział, paragraf,

f) kwota za hotel w PLN,

g) wysokość zastosowanego upustu oraz kwota upustu w PLN,

h) kwota zastosowanego kursu użytego do przeliczenia na PLN,

i) opłata transakcyjna.

31. Przez „upust w %” należy rozumieć stała wysokość procentową upustu udzielanego Zamawiającemu od ceny wyjściowej.

32. Za cenę wyjściową rozumie się najniższą z kwot tj. cenę uzyskaną za pośrednictwem systemów rezerwacyjnych, cenę wynegocjowaną z hotelem na podstawie zawartej umowy lub cenę dnia obowiązującą w hotelu w dniu dokonywania rezerwacji podanej do publicznej wiadomości przez hotel np. w cennikach lub na stronie internetowej. Wykonawca zobowiązany będzie na żądanie Zamawiającego udokumentować cenę rezerwowanego hotelu.

33. Do zadań Wykonawcy należy sporządzanie zestawień, raz na trzy miesiące lub na prośbę Zamawiającego, na temat realizacji zamówienia w zakresie rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych.

34. Zamawiający będzie miał prawo wglądu do dokumentów finansowych Wykonawcy w zakresie dokonywanych rezerwacji hotelowych w kraju i za granicą dla Zamawiającego, a także będzie miał prawo sporządzania z nich wyciągów lub żądania opracowania i przedstawiania przez Wykonawcę informacji zbiorczych. Z tytułu realizacji tych uprawnień przez Zamawiającego, Wykonawcy nie należy się odrębne wynagrodzenie.

35. Do zadań Wykonawcy należy sporządzanie zestawień zgodnie z potrzebami oraz na każdą prośbę

Zamawiającego.

36. Zamawiający przewiduje zakup:

a) miejsc noclegowych w hotelach krajowych - około 2 000 sztuk,

b) miejsc noclegowych w hotelach zagranicznych - około 4 500 sztuk,

Przez „miejsce noclegowe” rozumie się w niniejszym punkcie rezerwację pobytu dla jednej lub więcej osób, na jedną lub kilka nocy stosownie do złożonej rezerwacji.

37. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania podanej w punkcie 36 ilości rezerwacji, bądź też zwiększenia ilości rezerwacji pod warunkiem nieprzekroczenia kwoty umowy.

38. Zamawiający dopuszcza możliwości realizowania płatności kartą kredytową przez Wykonawcę przy realizacji przedmiotu zamówienia, z zastrzeżeniem, że koszty wynikające z płatności kartą kredytową nie będą obciążały Zamawiającego.

Całkowity koszt za dokonanie rezerwacji musi zostać ujęty przez Wykonawcę w opłacie transakcyjnej.

IV. Punkt świadczenia usług

1. Wykonawca zorganizuje punkt świadczenia usług w siedzibie Zamawiającego (Warszawa, al. X.Xx. Szucha 23) w pomieszczeniu udostępnionym przez Zamawiającego o pow. 43 m2.

2. Wykonawca wyposaży ww. pomieszczenie w meble i sprzęt komputerowy (4 komputery) wraz z niezbędnymi peryferiami, zapewni również zainstalowanie komputerowych systemów rezerwacji biletów niezbędnych do realizacji zamówienia (parametry techniczne sprzętu komputerowego niezbędne do spełniania wymogów bezpieczeństwa oraz użytkowania sprzętu i oprogramowania IT w obszarach infrastruktury teleinformatycznej Zamawiającego zostały określone w punkcie 9 poniżej). Sprzęt dostarczony przez Wykonawcę nie będzie mógł zostać podłączony do wewnętrznej sieci Zamawiającego ani do sprzętu dostarczonego przez Zamawiającego. Sprzęt ten będzie mógł być podłączony do sieci Internet, co oznacza, że Wykonawca zapewnia podłączenie do Internetu we własnym zakresie, a Zamawiający w celu doprowadzenia sygnału internetowego do pomieszczenia Wykonawcy umożliwi wykorzystanie swojej infrastruktury.

3. Wykonawca będzie ponosić koszty czynszu wraz z opłatami eksploatacyjnymi w wysokości 1 700,00 zł oraz pokrywać opłaty telekomunikacyjne na podstawie bilingów.

4. Opłaty, o których mowa w punkcie 3 powyżej, mogą ulec zmianie na skutek wzrostu kosztów utrzymania nieruchomości, w której znajduje się punkt świadczenia usług. Zmiana wysokości opłat następuje na podstawie zawiadomienia Wykonawcy przez Zamawiającego w formie pisemnej.

5. Opłaty, o których mowa w punkcie 3 powyżej, będą podlegać waloryzacji raz w roku, począwszy od dnia o 01.10.2020 r. o średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem, ogłaszany przez XXX, za jednostronnym powiadomieniem Wykonawcy.

6. Opłaty, o których mowa w punkcie 3 powyżej, Wykonawca będzie opłacać przelewem w terminie 21 dni od daty wystawienia faktury VAT przez Zamawiającego.

7. W przypadku nieterminowego opłacenia przez Wykonawcę faktury VAT, o której mowa w punkcie 6 powyżej, Zamawiającemu przysługuje prawo naliczania odsetek w ustawowej wysokości.

8. Sprzęt komputerowy, który zapewni Wykonawca wraz z peryferiami i oprogramowaniem zostanie dostosowany do wymogów bezpieczeństwa oraz użytkowania sprzętu i oprogramowania IT w obszarach infrastruktury teleinformatycznej MSZ. Sprzęt wraz z oprogramowaniem podlegać będzie przepisom obowiązującym w MSZ. Wykonawca zapewni serwis gwarancyjny na dostarczony sprzęt komputerowy wraz z peryferiami i oprogramowaniem z niezbędnymi licencjami na czas trwania umowy. Wykonawca zapewni korzystanie z oprogramowania Zamawiającego niezbędnego do współpracy z system Wykonawcy. Rozwiązanie umowy skutkować będzie, zgodnie z przepisami obowiązującymi w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, przejęciem przez Zamawiającego wszelkich elektronicznych nośników danych wykorzystywanych przez Wykonawcę w trakcie realizacji umowy. W przypadku awarii elektronicznych nośników danych wykorzystywanych przez Wykonawcę w trakcie trwania umowy, Wykonawca zapewni bezpłatną ich wymianę bez konieczności zwrotu uszkodzonych. Sprzęt komputerowy dostarczony przez Wykonawcę, przeznaczony do pracy w środowisku produkcyjnym Zamawiającego, umożliwiającym dostęp do aplikacji Zamawiającego oraz ich użytkowanie, przechodzi na własność Zamawiającego z chwilą podpisania umowy. Przekazanie i wycena sprzętu następuje na podstawie protokołu.

9. Minimalne parametry techniczne sprzętu komputerowego, niezbędne do spełnienia wymogów bezpieczeństwa oraz użytkowania sprzętu i oprogramowania IT w obszarach infrastruktury teleinformatycznej Ministerstwa Spraw Zagranicznych przy realizacji rezerwacji, sprzedaży, wystawiania biletów lotniczych, kolejowych oraz rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach w kraju i za granicą:

10.

Procesor	Procesor klasy x86-64 min. czterordzeniowy
Pamięć operacyjna	Minimum 8GB DDR4
Dysk Twardy	Min. 256 GB dysk twardy SSD wyposażony w wbudowany sprzętowy mechanizm szyfrujący (SED), niezależny od wykorzystywanego systemu operacyjnego oraz niewymagający instalacji dodatkowego oprogramowania w celu zapewnienia szyfrowania danych.
Wyposażenie	a) karta dźwiękowa zintegrowana z płytą główną b) zintegrowana karta sieciowa 10/100/1000 z gniazdem RJ 45 c) porty audio z przodu obudowy: wyjście na słuchawki i wejście na mikrofon (dopuszczalne combo) d) Klawiatura QWERTY z czytnikiem kart chipowych SmartCard Reader umożliwiającym autoryzację przy uruchomieniu komputera (dopuszczalny oddzielny czytnik kart inteligentnych przez złącze USB) e) min. 2 wyjścia karty graficznej Display Port/HDMI f) minimum 4 porty USB min. 3.0 g) mysz optyczna USB, dwuprzyciskowa, rolka (scroll) jako trzeci przycisk
Zabezpieczenia	Zintegrowany układ szyfrujący Trusted Platform Module w wersji 2.0

Wymagania dodatkowe	a) BIOS komputera zgodny z UEFI b) możliwość odczytania z BIOS informacji o modelu komputera, numerze seryjnym, AssetTag/numerze inwentaryzacyjnym, MAC Adres karty sieciowej, wersji BIOS, zainstalowanym procesorze, ilości (pojemności) zainstalowanej pamięci RAM wraz z taktowaniem c) możliwość, z poziomu BIOS:  włączenia/wyłączenia grupy portów USB zlokalizowanych z przodu lub z tyłu komputera  wyłączenia selektywnego (pojedynczego) portu SATA  włączenia/wyłączenia zainstalowanej karty dźwiękowej  włączenia/wyłączenia zainstalowanej karty sieciowej oraz możliwości bootowania PXE  ustawienia hasła: administratora, Power-On, HDD  zablokowania, odblokowania jak i zmiany kolejności urządzeń wykorzystywanych do BOOT-owania systemu
System operacyjny	Microsoft Windows 10 Pro PL 64-bit
Monitor ekranowy	Przekątna min. 21,5"
	Deklarowana rozdzielczość maksymalna nie mniejsza niż 1920x1080
	Złącze Display Port lub HDMI kompatybilne z wyjściami karty graficznej komputera

11. Wykonawca wyznaczy dwóch doświadczonych kasjerów lotniczych, każdy z co najmniej dwuletnim stażem pracy na stanowisku kasjera lotniczego, którzy będą odpowiedzialni za prowadzenie punktu obsługi w siedzibie Zamawiającego i bieżącą współpracę z Zamawiającym.

12. Kasjerzy lotniczy będą mieli obowiązek wpisywania trzech wariantów (o ile jest to możliwe) danej podróży służbowej w komputerowy system delegacji służbowych Zamawiającego, po uprzednim przeszkoleniu pracowników Wykonawcy przez Zamawiającego.

13. Wykonawca zapewni funkcjonowanie punktu świadczenia usług w siedzibie Zamawiającego w dni robocze godzinach 8:15-16:30.

14. Poza ww. godzinami Wykonawca zapewni obsługę w zakresie dokonywania zmiany, anulowania rezerwacji oraz sprzedaży biletów lotniczych w ramach bezpłatnego dla Zamawiającego serwisu telefonicznego (Call Center) 24 (dwadzieścia cztery) godziny na dobę i przez 7 (siedem) dni w tygodniu, nie wyłączając dni ustawowo wolnych od pracy („serwis 24/7”). W ramach serwisu Zamawiający będzie dokonywał zgłoszeń i zapytań drogą mailową lub telefonicznie. Serwis będzie działał pod numerami: …….

15. Zakup biletów lotniczych i kolejowych może nastąpić w nagłych sytuacjach w każdym dniu tygodnia, bez względu na to czy jest to dzień roboczy, czy nie, po uprzednim potwierdzeniu zamówienia przez uprawione osoby.

16. Zamawiający zapewni:

a) dostęp Wykonawcy, w niezbędnym zakresie, do wydzielonej na potrzeby Wykonawcy, infrastruktury sieciowej Zamawiającego, w tym dostęp do sieci Internet na potrzeby eksploatowanych systemów informacyjnych (oznacza to że, Wykonawca zapewnia

podłączenie do Internetu we własnym zakresie a Zamawiający w celu doprowadzenia sygnału internetowego do pomieszczenia Wykonawcy umożliwi wykorzystanie swojej infrastruktury),

b) dwa aparaty telefoniczne wraz z numeracją telefoniczną, uprawnione do realizacji połączeń telefonicznych w ramach wewnętrznej, jak i publicznej sieci telefonicznej (połączenia miejskie, krajowe, międzynarodowe) w ilości umożliwiającej realizację umowy przez zespół Wykonawcy, przy czym koszty połączeń telefonicznych pokrywa Wykonawca (rozliczenie w cyklu miesięcznym na podstawie bilingu),

c) oprogramowanie stacji roboczej zgodne ze standardem przyjętym w MSZ, umożliwiającym pracę w systemach teleinformatycznych Zamawiającego,

d) dostęp Wykonawcy do aplikacji Zamawiającego niezbędnych do realizacji przedmiotu zamówienia (zainstalowanych na oddzielnym sprzęcie dostarczonym przez Zamawiającego),

e) pomieszczenie, gdzie osoby oddelegowane przez Wykonawcę, będą mogły wykonywać obowiązki wynikające z zawartej umowy,

f) sprzątanie w dni robocze w godzinach między 6:00 a 8:00 udostępnionego Wykonawcy pomieszczenia. Koszty sprzątania biura ponosi Wykonawca (w ramach czynszu).

V. Wymagania dodatkowe

1. Wykonawca zobowiązany jest do:

a) sporządzania, według stanu na zakończenie obowiązywania umowy, w sposób i w formie wskazanej przez Xxxxxxxxxxxxx, zbiorczego zestawienia kosztów obsługi i wydatków poniesionych przez Xxxxxxxxxxxxx z tytułu realizacji umowy,

b) udostępniania Zamawiającemu do wglądu dokumentów oraz informacji finansowych dotyczących Zamawiającego związanych z realizacją przedmiotowej umowy,

c) zawarcia dodatkowej umowy dotyczącej przetwarzania i ochrony danych osobowych lub wpisania ww. zadania w umowę główną.

2. Wykonawca zobowiązany jest do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności w trakcie realizacji zamówienia:

a) wykazane w punkcie I. dotyczącym biletów lotniczych i kolejowych na trasach krajowych i zagranicznych,

b) wykonywane w punkcie świadczenia usług, o którym mowa w punkcie IV.

Załącznik nr 2 do SIWZ

Istotne Postanowienia Umowy

§ 1. Przedmiot umowy

1. Przedmiotem umowy jest stała i kompleksowa obsługa pracowników Zamawiającego lub osób nie będących pracownikami Zamawiającego wskazanych przez Zamawiającego, w związku z krajowymi i zagranicznymi podróżami służbowymi, w zakresie:

a) rezerwacji, sprzedaży, wystawiania i wydawania biletów lotniczych i kolejowych na trasach krajowych i zagranicznych,

b) usług transportowych na trasie: siedziba Zamawiającego – Lotnisko Chopina Warszawa – siedziba Zamawiającego,

c) rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach w kraju i za granicą,

d) prowadzenia punktu świadczeń usług w siedzibie Zamawiającego

– (dalej jako „obsługa”).

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do niniejszej umowy.

3. Oferta Wykonawcy stanowi załącznik nr ……….. do umowy (dalej zwana jako „oferta Wykonawcy”).

4. Umowa będzie realizowana:

- w zakresie obsługi polegającej na rezerwacji i wykupie biletów lotniczych i kolejowych – w siedzibie Zamawiającego (Warszawa, al. X.Xx. Szucha 23)

- w zakresie obsługi polegającej na rezerwacji i zakupie usług hotelowych w siedzibie Zamawiającego/ w siedzibie Wykonawcy1.

§ 2. Obowiązki Wykonawcy

W ramach obsługi Wykonawca zobowiązany będzie, z wykorzystaniem posiadanych narzędzi technologicznych i własnego know-how, do wykonywania obowiązków wskazanych w opisie przedmiotu zamówienia.

§ 3. Zasady obsługi przy podróżach służbowych pracowników oraz osób niebędących pracownikami Zamawiającego

1. Podmiotami uprawnionymi do korzystania z usług Wykonawcy, na zasadach określonych w niniejszym paragrafie są pracownicy Zamawiającego oraz osoby niebędące pracownikami Zamawiającego wskazane przez Xxxxxxxxxxxxx. Nie jest wymagane od Wykonawcy weryfikowanie statusu osób korzystających z jego usług w ramach zamówień składanych przez Zamawiającego poprzez system obsługujący podróże służbowe Zamawiającego (dalej jako

„System Delegacje”).

2. Zamawiający będzie zlecał, a Wykonawca przyjmował do realizacji usługi związane z obsługą, zamówione i potwierdzone przez Zamawiającego.

1 W zależności od decyzji Wykonawcy przekazanej Zamawiającemu przed zawarciem umowy.

3. Wykonawca zobowiązuje się do działań na rzecz Zamawiającego które będą świadczone z należytą starannością, zgodnie z najlepszą wiedzą, możliwościami i standardami przyjętymi w tym zakresie.

4. Wykonawca będzie świadczył obsługę przy wykorzystaniu własnego, bezpośredniego dostępu do komputerowych systemów rezerwacji biletów lotniczych lub kolejowych (GDS, np. Xxxxxxx, Sabre, Galileo, Worldspan,).

5. Świadczona usługa winna być zgodna z ogólnymi normami obowiązującymi w cywilnym transporcie lotniczym lub kolejowym.

6. Wykonawca zobowiązuje się do realizowania zamówienia z uwzględnieniem zasady oszczędnego gospodarowania środkami Zamawiającego, jednak z zachowaniem wymaganego standardu usług. Przy obsłudze Wykonawca zobowiązany jest stosować przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167), w tym w szczególności przedstawiać oferty w ramach limitów hotelowych przewidzianych przez to rozporządzenie oraz zapewnić optymalną aranżację podróży pod względem ceny, standardu i realizacji polityki wewnętrznej Zamawiającego. W szczególności z uwzględnieniem zarządzenia nr 9 Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej z dnia 21 sierpnia 2019 r. w sprawie podróży służbowych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i w placówkach zagranicznych oraz zarządzenie nr 11 Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej z dnia 18 września 2019 r. zmieniające zarządzenie w sprawie podróży służbowych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i w placówkach zagranicznych, którego tekst stanowią załączniki nr 2 do umowy i o zmianie którego Wykonawca będzie każdorazowo informowany przez Zamawiającego na piśmie (w razie konieczności do informacji zostanie załączony tekst zmiany lub nowego zarządzenia).

7. Wykonawca zapewnia przedstawienie najkorzystniejszej oferty cenowej na danej trasie, z wykorzystaniem wszystkich dostępnych ulg i ofert promocyjnych, uwzględniając stawki specjalne wynikające z wszelkich zawartych przez Wykonawcę lub Zamawiającego porozumień z przewoźnikami.

8. Na każde złożone przez Zamawiającego zapytanie Wykonawca niezwłocznie przedstawi Zamawiającemu ofertę podróży w trzech wariantach:

1) wariant najkorzystniejszy cenowo w ramach najpełniejszej realizacji wymagań określonych w zapytaniu (najkorzystniejszych tras podróży i czasu podróży);

2) co najmniej dwa alternatywne warianty, korzystniejsze cenowo od wariantu, o którym mowa w pkt 1 powyżej, ale możliwe do zastosowania po dokonaniu modyfikacji wymagań Zamawiającego, na przykład przez zmianę czasu podróży, terminu podróży, przewoźnika, liczby transferów lub środka transportu w tym także na życzenie zmawiającego połączenia tanimi liniami lotniczymi), w zależności od rodzaju każdego zamówienia, chyba że z przyczyn obiektywnych przedstawienie wariantów alternatywnych nie będzie możliwe.

9. Przedstawiona oferta musi zawierać dla każdego z wariantów: cenę (cena brutto biletu ustalona każdorazowo na podstawie ceny podanej przez przewoźnika, z uwzględnieniem wszystkich należnych podatków oraz z uwzględnieniem warunków określonych w ust. 7 powyżej), termin

rezerwacji (ważności oferty i związania nią), termin realizacji zamówionych usług oraz zasady rezygnacji. Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest – w przypadku rezerwacji dokonanych z wyprzedzeniem – do informowania Zamawiającego o zbliżających się terminach wykupu rezerwacji oraz możliwości przesunięcia terminu wyjazdu (np. wylot jeden dzień wcześniej/powrót jeden dzień później) gdy wpłynie to znacząco na cenę biletu lotniczego).

10. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia doradztwa w zakresie zmian w czasie trwania podróży.

11. Wszystkie oferty kierowane do Zamawiającego przez Wykonawcę oraz odpowiedzi na zapytania Zamawiającego Wykonawca będzie przekazywał Zamawiającemu w formie elektronicznej (e- mail) na adres wskazany przez Xxxxxxxxxxxxx. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania tej korespondencji przez okres 2 (słownie: dwóch) miesięcy od dnia zakończenia obowiązywania umowy.

12. W przypadku braku możliwości zrealizowania usługi zgodnie z zapytaniem Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie przekazać informację o niemożliwości zrealizowania zamówienia z podaniem powodów oraz wskazać Zamawiającemu te elementy zamówienia, których modyfikacja byłaby niezbędna w celu umożliwienia jego realizacji.

13. Zamawiający jest uprawniony do weryfikacji przedstawionej oferty i w przypadku stwierdzenia, że oferta nie spełnia warunków określonych w umowie, w szczególności określonych w ust. 6 - 8 powyżej, może zażądać, niezależnie od innych uprawnień wskazanych w umowie, przedstawienia nowej oferty. Prawo weryfikacji oferty przysługuje Zamawiającemu również po zakończeniu realizacji usługi. W przypadku stwierdzenia niezgodności oferty z postanowieniami umowy w takiej sytuacji, Wykonawca zobowiązany jest pokryć wynikłą w cenie różnice pomiędzy ofertą, na podstawie której zamówienie zostało zrealizowane a najtańszą ofertą odpowiadającą warunkom określonym w umowie. Wykonawca wystawi fakturę korygującą na różnicę wynikłą w cenie pomiędzy ofertą na podstawie, której zamówienie zostało zrealizowane a najtańszą ofertą odpowiadającą warunkom określonym w umowie.

14. Zamawiający każdorazowo poinformuje Wykonawcę w formie elektronicznej (e-mail) o dokonanym wyborze oferty.

15. Po zaakceptowaniu przez Zamawiającego przedstawionej oferty, Wykonawca prześle potwierdzenie przyjęcia zamówienia do realizacji na adresy e-mail lub fax wskazane przez Zamawiającego, dokona rezerwacji wybranej przez Zamawiającego oferty oraz wprowadzi odpowiednie dane, w tym dane wybranej rezerwacji, do Systemu Delegacje; wprowadzanie danych do Systemu Delegacje możliwe będzie dopiero po uprzednim dopuszczeniu osób wyznaczonych przez Wykonawcę do realizacji umowy zgodnie z § 10 umowy i ich odpowiednim przeszkoleniu przez Zamawiającego.

16. Po ostatecznej akceptacji rezerwacji w Systemie Delegacje przez Zamawiającego, Zamawiający wystawi Wykonawcy zlecenie upoważniające go do potwierdzenia rezerwacji. Wykonawca bezzwłocznie potwierdza i opłaca rezerwację.

17. Wykonawca zobowiązany jest do:

1) wystawienia biletu na zlecenie Zamawiającego, złożone przez pocztę elektryczną telefonicznie lub faksem;

2) dostarczenia biletu elektronicznego na wskazany przez Zamawiającego adres poczty elektronicznej;

3) w przypadku gdy na danej trasie nie ma możliwości wystawienia biletu elektronicznego – dostarczanie biletów w formie papierowej do siedziby Zamawiającego lub miejsca wskazanego przez Zamawiającego, w terminie umożliwiającym realizację zamówionych biletów nie później niż 24 godziny przed terminem podróży, bez pobierania dodatkowych opłat.

18. Wykonawca zobowiązany jest do bezzwłocznego i na bieżąco informowania Zamawiającego drogą elektroniczną (e-mail) lub telefonicznie o wszelkich zmianach dotyczących zarezerwowanej podróży oraz ich konsekwencjach i w razie potrzeby zobowiązany jest do przedstawienia nowej oferty.

19. W przypadku konieczności zmiany szczegółów rezerwacji po jej potwierdzeniu (takich jak godziny, miejsce, termin rozpoczęcia/zakończenia podróży), Wykonawca niezwłocznie po poinformowaniu o tym przez Zamawiającego, lub powzięcia informacji o takiej konieczności, przedstawi Zamawiającemu nową ofertę. Pierwotna rezerwacja zostanie anulowana bez ponoszenia przez Zamawiającego jakichkolwiek kosztów manipulacyjnych na rzecz Wykonawcy.

20. Zamawiający może również składać na powyżej określonych zasadach zamówienia dla osób niebędących pracownikami Zamawiającego. Określenie komórek organizacyjnych uprawnionych w imieniu zamawiającego do dokonywania rezerwacji w odniesieniu do tych osób zawiera załącznik nr 4 do umowy.

21. Zamawiający ponosić będzie odpowiedzialność finansową, na zasadach określonych w niniejszej umowie, za wszystkie złożone i potwierdzone przez siebie zgodnie z ust. 15 powyżej zamówienia, w tym za zamówienia dotyczące osób niebędących pracownikami Zamawiającego wskazanych przez Zamawiającego.

22. Zamawiający zobowiązuje się do terminowego regulowania zobowiązań finansowych wobec Wykonawcy.

23. Pozostałe zasady dotyczące świadczenia obsługi, w tym w szczególności w zakresie realizacji usług transportowych oraz zasad dokonywania rezerwacji hotelowych, reguluje Opis przedmiotu zamówienia.

§ 4. Organizacja biura

1. Wykonawca świadczyć będzie obsługę w pomieszczeniu zlokalizowanym w budynku Zamawiającego przy xx. X.Xx. Xxxxxx 00 powierzchni 43 m2 (dalej jako „biuro”), które Zamawiający na podstawie niniejszej umowy wynajmuje Wykonawcy na czas obowiązywania niniejszej umowy. Biuro spełnia wymogi konieczne do realizacji umowy i jest wyposażone zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia. W pozostałym zakresie wyposażenie biura leży po stronie Wykonawcy, który zobowiązany jest uprzednio uzyskać na nie zgodę Zamawiającego. Wykonawca nie jest uprawniony do oddania biura innej osobie do bezpłatnego używania ani w podnajem. Wypowiedzenie najmu możliwe jest z ważnych przyczyn, w szczególności w związku z rozwiązaniem niniejszej umowy (odstąpieniem, wypowiedzeniem) oraz

nieprzestrzeganiem przez Wykonawcę zasad najmu określonych w umowie oraz wynikających z przepisów prawa.

2. Wykonawca nie jest uprawniony do instalowania jakiegokolwiek dodatkowego oprogramowania na sprzęcie komputerowym, do dokonywania jakichkolwiek zmian jego konfiguracji, ani do jakiejkolwiek ingerencji w ten sprzęt, w tym podłączania do niego dysków usb, dysków przenośnych itp.

3. Wykonawca nie jest uprawniony bez uprzedniej zgody Zamawiającego do podłączania do sieci elektrycznej Zamawiającego jakichkolwiek urządzeń elektrycznych niesłużących bezpośrednio realizacji umowy, w szczególności grzałek, grzejników, lodówek, czajników elektrycznych, kuchenek elektrycznych itp.

4. Wykonawca zobowiązany będzie do wnoszenia opłat zgodnie z punktem IV.3-7 opisu przedmiotu zamówienia.

5. Strony zastrzegają, że wysokość i rodzaje opłat wskazanych w opisie przedmiotu zamówienia mogą ulec zmianie także w przypadku konieczności zaopatrzenia biura w dodatkowe media, jeżeli będzie to wymagane dla prawidłowej realizacji umowy. Zmiany takie wymagają sporządzenia aneksu do umowy.

6. Wszelkie opłaty, o których mowa w ust. 4 powyżej, uiszczane będą przelewem na konto bankowe Zamawiającego wskazane w fakturach, w terminie 21 (dwudziestu jeden) dni od daty otrzymania przez Wykonawcę faktury. Za datę płatności Strony uznają datę zaksięgowania środków na koncie bankowym Zamawiającego wskazanym w fakturze. W razie niedokonania wpłaty w powyższym terminie, Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Zamawiającego kwot należnych z należności wskazanych na fakturach VAT wystawianych przez Wykonawcę w związku z realizacją umowy.

7. Wykonawca nie jest uprawniony, bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej przez jedną z osób wskazanych w § 12 ust. 1 lub 2 umowy, do dokonywania jakichkolwiek zmian (w tym napraw) w biurze, poza zmianami wynikającymi ze zdarzeń nagłych (w szczególności siła wyższa), wymagających natychmiastowego działania Wykonawcy w celu zabezpieczenia biura i/lub znajdującego się w nim mienia przed zniszczeniem lub uszkodzeniem. Koszty związane z wprowadzonymi zmianami (naprawami) obciążają Wykonawcę, z wyjątkiem proporcjonalnych do istniejącego zagrożenia kosztów poniesionych przez Wykonawcę w ramach reakcji na zdarzenie nagłe.

§ 5. Ubezpieczenie od odpowiedzialności

1. Wykonawca podczas wykonywania umowy zobowiązuje się do dołożenia należytej staranności w celu uniknięcia powstania szkody, w tym zniszczenia lub uszkodzenia mienia Zamawiającego, oraz do zachowania, a w odpowiednich przypadkach przywrócenia, jego pierwotnego stanu technicznego.

2. Wykonawca zobowiązuje się do usunięcia wszystkich usterek powstałych w toku realizacji umowy na skutek działań lub zaniechań osób wyznaczonych przez Wykonawcę do realizacji umowy. Wykonawca za działania i zaniechania tych osób ponosi odpowiedzialność jak za działania lub zaniechania własne.

3. Wykonawca zobowiązuje się do posiadania przez cały okres realizacji umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie dotyczącym przedmiotu umowy (ubezpieczenie dedykowane do umowy) na kwotę nie niższą niż 600 000,00 zł (słownie: sześćset tysięcy złotych, 00/100 ) obejmujące w szczególności:

1) szkody powstałe w mieniu Zamawiającego, jego pracowników oraz osób trzecich wskutek realizacji przedmiotu umowy;

2) następstwa nieszczęśliwych wypadków powstałe w wyniku realizacji umowy na skutek działań lub zaniechań Wykonawcy lub osób wykonujących umowę w jego imieniu lub z nim współpracujących, w tym podwykonawców,

– zwanego dalej „polisą”.

4. Wykonawca zobowiązuje się do okazania oryginału dowodu zawarcia polisy w dniu zawarcia niniejszej umowy oraz na każde wezwanie Zamawiającego w trakcie jej obowiązywania.

5. Xxxxxx zobowiązują się współpracować przy dochodzeniu przez Wykonawcę odszkodowania z polisy.

6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego w przypadku, w którym wysokość szkody przekroczy kwotę uzyskaną z polisy.

§ 6. Obowiązki wynikające z bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP)

1. Strony współpracują ze sobą w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, w szczególności:

1) informują się o działaniach mających na celu zapobieganie zagrożeniom zawodowym, jakie wiążą się z wykonywaniem Prac Gospodarczych przez osoby skierowane do ich realizacji;

2) ustalają zasady współdziałania uwzględniające sposoby postępowania w przypadku wystąpienia zagrożeń dla zdrowia lub życia osób skierowanych do realizacji umowy.

2. Wykonawca zobowiązany jest, w uzgodnieniu z Zamawiającym, wyznaczyć na piśmie koordynatora BHP, który sprawować będzie nadzór nad przestrzeganiem przepisów BHP przy realizacji umowy.

3. Zamawiający jest uprawniony do:

1) wydawania zaleceń usunięcia uchybień i nieprawidłowości w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kontroli ich wykonania;

2) wydawania poleceń realizacji działań zapewniających przestrzeganie przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy;

3) wstrzymania prac w przypadku stwierdzenia nieprzestrzegania przepisów bhp, zagrożenia dla zdrowia lub życia.

4. Zamawiający dostarczy Wykonawcy, będącemu pracodawcą dla osób wykonujących usługi na podstawie niniejszej umowy, w celu przekazania pracownikom - informacje, o których mowa w art. 207¹ Kodeksu pracy, dotyczące w szczególności zagrożeń występujących w zakładzie pracy i przy wykonywanych pracach, w tym o działaniach mających na celu ich wyeliminowanie lub

ograniczenie, jak również o pracownikach wyznaczonych do udzielenia pierwszej pomocy, zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników.

5. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić zgodne z wymaganiami przepisów przygotowanie osób skierowanych do realizacji umowy potwierdzone odpowiednimi, aktualnymi dokumentami:

1) orzeczeniami lekarskimi o braku przeciwwskazań do wykonywania powierzonych prac, w tym prac na wysokości, wydanymi przez lekarza medycyny pracy;

2) zaświadczeniami ze szkoleń pracowników w zakresie bhp i ppoż.

Wykonawca zobowiązany jest do okazania powyższych dokumentów na żądanie Zamawiającego.

6. Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie zawiadomić Zamawiającego o każdym zdarzeniu wypadkowym oraz zagrożeniu dla zdrowia lub życia zaistniałym podczas lub w związku z realizacją umowy. Zamawiający ma prawo do wglądu w dokumentację i do uczestniczenia we wszystkich czynnościach związanych z ustalaniem okoliczności takiego zdarzenia lub zagrożenia oraz do składania wniosków i żądania wyjaśnień.

7. Wykonawca realizując przedmiot umowy zobowiązany jest przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy ( tekst jedn.: Xx. X. 0000, xx 000, poz. 1650 z późn. zm.), przejmując obowiązki pracodawcy, określone w przedmiotowym akcie także w stosunku do osób, którymi Wykonawca dysponuje na innej podstawie niż na podstawie umowy o pracę.

8. Wykonawca do realizacji przedmiotu umowy skieruje osoby przeszkolone pod względem przestrzegania przepisów bhp i ppoż. na stanowisku pracy.

9. Wykonawca zobowiązany jest zapoznać osoby skierowane do wykonywania umowy z wyciągiem z instrukcji bezpieczeństwa pożarowego zawierającym sposoby postępowania na wypadek pożaru. Instrukcję bezpieczeństwa pożarowego dla Wykonawcy dostarczy Zamawiający.

10. Wykonawca zobowiązuje się do utrzymania ładu i porządku przy realizacji umowy oraz do przestrzegania powszechnie obowiązujących przepisów BHP i ppoż., wewnętrznych regulacji Zamawiającego w tym zakresie, a także do stosowania się do poleceń Zamawiającego wydawanych w zakresie BHP i ppoż.

11. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za osoby skierowane do wykonywania umowy, w tym za ich ewentualne działanie niezgodne z obowiązującymi przepisami lub niniejszą umową. Odpowiedzialność ta rozciąga się również na podwykonawców, jeżeli Wykonawca zdecyduje się powierzyć im realizację zamówienia.

12. Wykonawca przejmuje odpowiedzialność pracodawcy za ewentualne wypadki przy pracy związane z realizacją przedmiotu umowy, w stosunku do wszystkich osób skierowanych do wykonywania umowy oraz zobowiązany jest do wykonania wszystkich obowiązków ciążących na pracodawcy, wynikających w szczególności z przepisów ustawy – Kodeks pracy oraz przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz. U. 2009, nr 105, poz. 870).

13. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie następstwa wynikające z nieprzestrzegania postanowień niniejszego paragrafu.

14. Wyznaczenie podwykonawców nie zwalania Wykonawcy z wykonania obowiązków określonych w niniejszym paragrafie oraz z odpowiedzialności wynikającej z nienależytego wykonania bądź niewykonania tych obowiązków.

§ 7. Przetwarzanie danych osobowych

1. Zamawiający powierzy Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych, niezbędnych do realizacji obsługi pracowników Zamawiającego lub osób przez niego wskazanych, w związku z krajowymi i zagranicznymi podróżami służbowymi, w zakresie, w celu i na zasadach określonych w załączniku nr 3 do niniejszej umowy.

2. Wykonawca oświadcza, że dysponuje środkami technicznymi i organizacyjnymi, o których mowa w art. 28 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) i daje gwarancje ich wdrożenia w celu zapewnienia bezpieczeństwa powierzonych danych osobowych oraz zgodności ich przetwarzania z obowiązującym prawem, w szczególności RODO.

3. Strony, zobowiązują się do zgodnego z zapisami RODO, gromadzenia, przetwarzania i zabezpieczenia danych osobowych osób wskazanych przez drugą Stronę do wykonania umowy, nadzoru i kontaktu, w zakresie niezbędnym do realizacji niniejszej umowy, a także do wykonania obowiązków informacyjnych, o których mowa w art. 14 ust. 1 i 2 RODO. W celu wykonania tych obowiązków Wykonawca przekaże swoim pracownikom lub współpracownikom informacje określone w załączniku nr 5 do umowy, a Zamawiający swoim pracownikom – informacje określone w załączniku nr 6 do umowy.

§ 8. Poufność

1. Strony zobowiązują się wzajemnie do:

1) zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w trakcie realizacji umowy niezależnie od formy przekazania tych informacji i ich źródła, i które są informacjami poufnymi dla każdej ze stron;

2) wykorzystania informacji, o których mowa w ust. 1, jedynie w celach określonych w umowie;

3) podejmowania wszelkich niezbędnych kroków zapewniających, że żadna z osób uzyskujących informacje, o których mowa w ust. 1, nie ujawni tych informacji ani ich źródła zarówno w całości, jak i w części, osobom trzecim bez uzyskania uprzedniego pisemnego upoważnienia od strony, od której informacja pochodzi;

4) ujawniania informacji jedynie tym pracownikom stron, którym ujawnienie takie będzie uzasadnione i tylko w zakresie, w jakim odbiorca informacji musi mieć do nich dostęp w związku z realizacją zadań służbowych związanych ze współpracą stron.

2. Zastrzega się, że postanowienia ust. 1 nie mają zastosowania:

1) do informacji ogólnie dostępnych oraz informacji, które stały się ogólnie dostępne nie za sprawą strony;

2) w przypadku, gdy odbiorcą informacji jest organ uprawniony do ich uzyskania zgodnie z obowiązującymi przepisami;

3) w przypadku informacji, które udostępnia się na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: „ustawa Pzp”) i ustawy o dostępie do informacji publicznej.

3. Obowiązek zachowania tajemnicy będzie zachowany przez czas nieoznaczony.

4. Wykonawca, na żądanie Zamawiającego, zobowiązany jest do złożenia wymaganych u Zamawiającego oświadczeń dotyczących zasad bezpieczeństwa i ochrony informacji dla osób, które będą świadczyły przedmiot umowy na terenie Zamawiającego.

§ 9. Wynagrodzenie i zasady płatności

1. Wykonawca z tytułu świadczenia usług będzie pobierał następujące opłaty transakcyjne:

1) brutto za wystawienie jednego biletu lotniczego zagranicznego;

2) brutto za wystawienie jednego biletu lotniczego krajowego;

3) brutto za wystawienie jednego biletu kolejowego zagranicznego;

4) brutto za wystawienie jednego biletu kolejowego krajowego;

5) brutto za dokonanie jednej rezerwacji hotelu w kraju;

6) brutto za dokonanie jednej rezerwacji hotelu za granicą.

- zgodnie z ofertą Wykonawcy.

2. Strony uzgadniają że całkowita wartość przedmiotu umowy, łącznie z opłatami transakcyjnymi należnymi Wykonawcy, o których mowa w ust. 1 powyżej, wynoszącymi łącznie zgodnie z ofertą Wykonawcy ………. zł (słownie: ………………), nie przekroczy kwoty zł brutto

(słownie 00/100), dalej jako „całkowita wartość przedmiotu umowy

brutto”.

3. Opłata transakcyjna za świadczenie poszczególnych usług obejmuje rzeczywisty koszt realizacji poszczególnych rodzajów świadczonych usług, tj. w przypadku:

a) biletów lotniczych krajowych i zagranicznych, w szczególności: koszt rezerwacji i wystawienia biletu, w tym wszelkie opłaty związane z zastosowanym sposobem opłacenia i zabezpieczenia rezerwacji (np. płatności kartą kredytową nie będą obciążały Zamawiającego - całkowity koszt za wystawienie biletu musi zostać ujęty przez Wykonawcę w opłacie transakcyjnej), dostawę biletu, oferowanie wariantów połączeń, przypominania o zbliżających się terminach wykupu biletów, zorganizowanie i zabezpieczenie kompleksowej realizacji przedmiotu umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych, koszty powtórzenia rezerwacji, zmiany rezerwacji, zwrotu biletu, wymiany biletu, odwołań i reklamacji, odprawy i wszelkie interwencje związane z obsługą przelotu, koszt transportu samochodowego na trasie lokalizacja Zamawiającego wskazana w załączniku nr 1 do umowy – Lotnisko Chopina w Warszawie (w obie strony) oraz wszystkie inne koszty związane z należytym wykonywaniem umowy;

b) biletów kolejowych krajowych i zagranicznych, w szczególności: koszt rezerwacji i wystawienia biletu, w tym wszelkie opłaty związane z zastosowanym sposobem opłacenia i zabezpieczenia rezerwacji (np. płatności kartą kredytową nie będą obciążały

Zamawiającego - całkowity koszt za wystawienie biletu musi zostać ujęty przez Wykonawcę w opłacie transakcyjnej), dostawę biletu, oferowanie wariantów połączeń, przypominania o zbliżających się terminach wykupu biletów, zorganizowanie i zabezpieczenie kompleksowej realizacji przedmiotu umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i krajów docelowych, koszty powtórzenia rezerwacji, zmiany rezerwacji, zwrotu biletu, wymiany biletu, odwołań i reklamacji, odprawy i wszelkie interwencje związane z obsługą przewozu oraz wszystkie inne koszty związane z należytym wykonywaniem umowy;

c) rezerwacji hotelowych w kraju i za granicą, w szczególności: koszt rezerwacji i zakupu miejsca hotelowego, w tym wszelkie opłaty związane z zastosowanym sposobem opłacenia i zabezpieczenia rezerwacji (np. płatności kartą kredytową nie będą obciążały Zamawiającego - całkowity koszt za rezerwację i zakup miejsca hotelowego musi zostać ujęty przez Wykonawcę w opłacie transakcyjnej), koszty powtórzenia i zmiany rezerwacji, reklamacji, wszelkie dodatkowe opłaty typu kaucje, taksy zabezpieczające, opłaty klimatyczne i wszelkie inne koszty związane z należytym wykonaniem umowy.

4. W opłatach transakcyjnych wskazanych w ust. 1 uwzględnione są również koszty biura, w tym w szczególności koszt zatrudnienia dwóch kasjerów biletowych przez cały okres realizacji umowy, koszt czynszu i opłat eksploatacyjnych itp., a także koszty innych usług, do wykonania których Wykonawca jest zobowiązany w związku z wykonaniem przedmiotu umowy.

5. Wykonawca gwarantuje stałą wysokość opłat transakcyjnych, o których mowa w ust. 1 powyżej, w całym okresie obowiązywania umowy.

6. Wykonawca nie naliczy dodatkowej opłaty transakcyjnej, o której mowa w ust. 1, za dokonanie zwrotu niewykorzystanego przez Zamawiającego biletu lotniczego lub kolejowego ani za wystawienie nowego biletu w wyniku dokonania przez Zamawiającego zmiany trasy, terminów oraz innych warunków rezerwacji potwierdzonej zgodnie z § 3 ust. 15 umowy. Zwrot za niewykorzystany bilet lub - w przypadku zmiany rezerwacji przez Zamawiającego - zwrot odpowiedniej części ceny biletu lub dopłata do biletu, dokonywane będą zgodnie z taryfą przewoźnika i warunkami rezerwacji.

7. Za potwierdzone w danym dniu roboczym usługi Wykonawca wystawi Zamawiającemu fakturę VAT zgodną z obowiązującymi przepisami. Usługi zrealizowane w innym dniu niż dzień roboczy zostaną uwzględnione w fakturze wystawionej w najbliższym dniu roboczym.

8. Każdorazowo na prośbę Zamawiającego, Wykonawca wystawi oddzielną fakturę za dany bilet.

9. Wykonawca wyodrębni w każdej pozycji dodatkowo na fakturze za:

1) Bilety lotnicze:

a) xxxx (imię i nazwisko) pasażera;

b) xxxx (imię i nazwisko) zamawiającej bilet;

c) datę wylotu oraz powrotu pasażera;

d) trasę biletu;

e) nr biletu lotniczego;

f) nr wniosku (nr delegacji) z systemu delegacje;

g) nr zlecenia zakupu biletu;

h) cześć, dział, rozdział, paragraf;

i) opłatę transakcyjną;

2) Bilety kolejowe:

a) xxxx (imię i nazwisko) pasażera;

b) xxxx (imię i nazwisko) zamawiającej bilet;

c) datę wylotu oraz powrotu pasażera;

d) trasę biletu;

e) nr biletu kolejowego;

f) nr wniosku (nr delegacji) z systemu delegacje;

g) nr zlecenia zakupu biletu;

h) cześć, dział, rozdział, paragraf;

i) opłatę transakcyjną;

3) Rezerwacje hotelowe:

a) xxxx (imię i nazwisko) osoby składającej zamówienie;

b) dane osoby korzystającej z noclegu (imię i nazwisko gościa hotelowego, miejscowość, datę pobytu);

c) wykaz usług dodatkowych;

d) nr wniosku (nr delegacji) z systemu delegacje;

e) część, dział, rozdział, paragraf;

f) departament;

g) kwota za hotel w PLN;

h) wysokość zastosowanego upustu oraz kwotę upustu w PLN;

i) zastosowany kursu NBP do przeliczenia na PLN;

j) opłatę transakcyjną;

10. Zamawiający będzie regulował należność wynikającą z faktury przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy zgodny z obowiązującymi przepisami wskazany w fakturze w terminie 30 (słownie: trzydziestu) dni od dnia dostarczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT. Za dzień zapłaty Strony uznają dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

11. W przypadku wystawienia przez Wykonawcę faktury korygującej, Zamawiający jest uprawniony do potrącenia należności przysługujących mu na podstawie faktury korygującej z kolejnych, wystawionych faktur.

12. W przypadku opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia Wykonawcy od Zamawiającego przysługują odsetki w wysokości ustawowej, z zastrzeżeniem ust. 13 poniżej.

13. W przypadku wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT niezgodnie z obowiązującymi przepisami lub zapisami umowy, jej zapłata zostanie wstrzymana do czasu otrzymania przez Zamawiającego faktury korygującej.

14. Zamawiający zastrzega sobie prawo weryfikacji prawidłowości i rzetelności wystawionych przez Wykonawcę faktur VAT.

15. W przypadku, gdy Zamawiający wykaże w fakturze VAT wystawionej przez Wykonawcę nieprawidłowości, niezwłocznie powiadomi o tym Wykonawcę. Powiadomienie takie wszczyna procedurę reklamacyjną.

16. Wykonawca w terminie do 14 (słownie: czternastu) dni od powiadomienia przez Zamawiającego, pod rygorem przyjęcia, że uznaje reklamację za zasadną, zobowiązany jest do odniesienia się do wykazanych przez Zamawiającego nieprawidłowości.

17. W przypadku potwierdzenia się wskazanych przez Zamawiającego nieprawidłowości w wyliczeniu wynagrodzenia za świadczone usługi, Wykonawca w ramach procedury reklamacyjnej przedłoży Zamawiającemu fakturę korygującą.

18. W przypadku, o którym mowa w ust. 17 powyżej, Zamawiający będzie ponadto uprawniony do żądania od Wykonawcy zwrotu udokumentowanych kosztów poniesionych przez Zamawiającego na dokonanie weryfikacji, prawidłowości i rzetelności wystawionych przez Wykonawcę faktur VAT. Wykonawca zobowiązany będzie do zwrotu tych kosztów w terminie 14 (słownie: czternastu) dni od doręczenia Wykonawcy przez Zamawiającego faktury obciążającej. Zwrot powinien być dokonany na konto bankowe Zamawiającego, którego numer jest zgodny z obowiązującymi przepisami. Za datę dokonania zwrotu Strony uznają dzień, w którym środki zostaną zaksięgowane na rachunku Zamawiającego wskazanym w fakturze. Nie wyłącza to innych uprawnień lub roszczeń Zamawiającego.

19. W przypadku niewykorzystania przez Zamawiającego biletów lub zmiany oferty na tańszą, jeżeli nie zostało to uwzględnione w fakturze wystawionej przez Wykonawcę na podstawie ust. 7 powyżej, Wykonawca wystawi odpowiednią fakturę korygującą. Kwoty wskazane w takich fakturach będą przez Zamawiającego potrącane z należnością wynikającej z najbliższej faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę na podstawie ust. 7 powyżej. O dokonanym potrąceniu Zamawiający będzie każdorazowo informował Wykonawcę.

§ 10. Dopuszczenie osób do realizacji przedmiotu umowy

1. Ze względu na obowiązujące wewnętrzne przepisy Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania akceptacji Zamawiającego dla dopuszczenia poszczególnych osób do realizacji umowy. W tym celu najpóźniej w dniu podpisania umowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu listę osób (imię, nazwisko, numer PESEL) przewidzianych do realizacji umowy (dalej jako „wykaz osób”), celem ich weryfikacji przez Zamawiającego. Wykonawca oświadcza, że w odniesieniu do takich osób, w chwili przekazywania ich danych Zamawiającemu, nie jest mu wiadome, aby:

a) którejkolwiek z tych osób postawiono zarzuty popełnienia przestępstwa w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub takiego przestępstwa, za które może zostać orzeczony zakaz zajmowania określonego stanowiska, wykonywanie określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej, a orzeczenie takiego zakazu mogłoby mieć znaczenie dla Zamawiającego, biorąc pod uwagę charakter Zamawiającego, lub mogłoby mieć wpływ na przebieg wykonywania umowy;

b) w stosunku do którejkolwiek z tych osób wszczęto postępowanie dyscyplinarne lub przedsięwzięto inne podobne procedury.

2. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zagwarantował stabilność składu osobowego realizującego umowę. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłaszania wniosków oraz opiniowania zasadności dokonywania zmian w wykazie osób.

3. W przypadku negatywnej weryfikacji Zamawiający będzie miał prawo, na każdym etapie realizacji umowy, do nie dopuszczenia danej osoby do realizacji jakichkolwiek czynności związanych z wykonaniem umowy i zażądania zmiany takiej osoby, bez względu na łączący taką osobę z Wykonawcą stosunek prawny. Zamawiający nie jest zobowiązany do przedstawiania uzasadnienia swojej decyzji. Każdorazowe wprowadzenie nowej osoby może odbywać się tylko za zgodą Zamawiającego.

4. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1 powyżej, dotyczy również każdego przypadku kierowania przez Wykonawcę nowej osoby do realizacji umowy. W takiej sytuacji Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego, nie później niż w terminie 14 (czternastu) dni przed planowaną zmianą wykazu osób, pisemnego zawiadomienia o tym fakcie osób pełniących nadzór nad prawidłową realizacją umowy ze strony Zamawiającego. Ust. 3 powyżej stosuje się odpowiednio.

5. Każda osoba skierowana przez Wykonawcę do realizacji umowy w charakterze kasjera lotniczego musi spełniać wymagania stawiane Wykonawcy na etapie postępowania przetargowego (punkt

7.4 SIWZ oraz - w przypadku zadeklarowania wykonywania zamówienia przez osoby spełniające wyższe wymagania określone w kryterium „Kwalifikacje zawodowe i doświadczenie kasjerów lotniczych” (punkt 12.3 SIWZ) i/lub „Aspekty społeczne” (punkt 12.5 SIWZ) – również te warunki, zgodnie z ofertą Wykonawcy. Spełnianie wymogów określonych w kryterium „Aspekty społeczne” badane jest na datę zawarcia z Wykonawcą umowy o pracę z osobą kierowaną do wykonania zamówienia; w pozostałych przypadkach decyduje data złożenia Zamawiającemu przez Wykonawcę oświadczenia woli o spełnianiu określonych wymogów przez daną osobę. Dopuszczenie skierowanego przez Wykonawcę kasjera lotniczego do realizacji umowy, bez uszczerbku dla wymogów określonych w ust. 1-4 powyżej, będzie mogło nastąpić dopiero po potwierdzeniu przez Zamawiającego spełnienia wszystkich wymagań. Odmowa zatwierdzenia osoby na tej podstawie wymaga uzasadnienia. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest w terminie 7 (siedmiu) dni skierować kolejną osobę do wykonywania obowiązków kasjera lotniczego, w odniesieniu do której powtarza się opisaną procedurę. W całym okresie obowiązywania umowy ilość kasjerów lotniczych skierowanych do realizacji umowy nie może być mniejsza niż dwóch. W przypadku zastępowania jednej osoby inną, osoba zastępująca musi spełniać wszystkie wymogi, które musiała spełniać osoba zastępowana.

6. Niezależnie od ust. 1-5 powyżej, jeżeli Wykonawca poweźmie wiadomość, że wobec którejkolwiek z osób skierowanych do realizacji umowy:

a) postawiono zarzuty popełnienia przestępstwa w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub takiego przestępstwa, za które może zostać orzeczony zakaz zajmowania określonego stanowiska, wykonywanie określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej, a orzeczenie takiego zakazu mogłoby mieć znaczenie dla Zamawiającego, biorąc pod uwagę charakter Zamawiającego, lub mogłoby mieć wpływ na przebieg wykonywania umowy;

b) wszczęto postępowanie dyscyplinarne lub przedsięwzięto inne podobne procedury.

- Wykonawca w każdym takim przypadku niezwłocznie zawiadomi na piśmie o tym fakcie Zamawiającego i w odniesieniu do takiej osoby niezwłocznie postąpi zgodnie z żądaniem Zamawiającego.

11. Siła wyższa

1. Żadna ze Stron nie będzie odpowiedzialna za niedotrzymanie zobowiązań umownych, jeżeli takie niedotrzymanie będzie skutkiem działania siły wyższej.

2. Siła wyższa oznacza zdarzenie zewnętrzne, nagłe, nieprzewidywalne i niezależne od woli Stron, uniemożliwiające wykonanie umowy w całości lub w części, na stałe lub na pewien czas, któremu nie można zapobiec, ani przeciwdziałać przy zachowaniu należytej staranności Stron. Za siłę wyższą Strony nie uznają w szczególności przerwy w dostępie do Internetu lub braku takiego dostępu, chyba że jest to wynikiem wystąpienia siły wyższej.

3. Siłą wyższą są w szczególności:

1) klęski żywiołowe, w tym pożar, powódź, susza, trzęsienie ziemi, huragan;

2) działania wojenne, akty sabotażu, akty terrorystyczne.

4. Obowiązkiem każdej ze Stron jest pisemne, bezzwłoczne, dokonane najpóźniej w ciągu 24 (słownie: dwudziestu czterech) godzin od chwili, w której stało się możliwe zawiadomienie drugiej Strony o wystąpieniu siły wyższej. W zawiadomieniu należy wskazać na rodzaj siły wyższej oraz na sposób, w jaki wpłynęła ona na niemożność dotrzymania przez Stronę zobowiązań umownych. Brak takiego zawiadomienia oznaczać będzie, że siła wyższa nie skutkowała niemożnością dotrzymania przez Stronę postanowień umownych, ze wszystkimi konsekwencjami dla Strony, która nie dokona zawiadomienia.

5. Po stwierdzeniu zaistnienia przypadku siły wyższej Wykonawca i Zamawiający podejmą wspólnie wszystkie kroki w rozsądnych granicach w celu zapobieżenia lub zmniejszenia skutków oddziaływania siły wyższej na przedmiot umowy.

6. Skutek siły wyższej będzie służył do zwolnienia znajdującej się pod jej działaniem Strony ze zobowiązań dotkniętych działaniem danego przypadku siły wyższej na podstawie niniejszej umowy, aż do usunięcia oddziaływania siły wyższej.

7. Jeżeli Xxxxxx w dobrej wierze nie uzgodnią zaistnienia siły wyższej, ciężar dowodu zaistnienia siły wyższej spoczywa na Stronie powołującej się na jej zaistnienie.

8. Zawieszenie wykonania obowiązków nie będzie wykraczać poza zakres oddziaływania siły wyższej, ani nie będzie trwało dłużej niż oddziaływanie siły wyższej.

9. Postanowienia odnoszące się do wystąpienia siły wyższej stosuje się odpowiednio do wpływu na realizację umowy ogłoszonego stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, przy uwzględnieniu obowiązujących w tym zakresie przepisów.

§ 12. Nadzór nad realizacją umowy

1. Nadzór nad prawidłową realizacją umowy będą sprawować:

1) … - ze strony Zamawiającego.

e-mail:……………………… tel.:………..……… fax:..………….………

2) … - ze strony Wykonawcy

e-mail:…………………… tel.:………..……… fax:..………….………

2. Osobami wyznaczonymi do bieżącej współpracy są:

1) … - ze strony Zamawiającego.

e-mail:……………………… tel.:………..……… fax ;

2) … - ze strony Zamawiającego.

e-mail:……………………… tel.:………..……… fax ;

3) … - ze strony Wykonawcy

e-mail:…………………… tel.:………..……… fax:..………….………

3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyznaczenia w piśmie skierowanym do Wykonawcy dodatkowych osób do bieżącej współpracy oraz do nadzoru nad prawidłową realizacją umowy.

4. Zmiana osoby wyznaczonej do nadzoru lub bieżącej współpracy wymaga poinformowania drugiej Strony na piśmie i nie wymaga sporządzania aneksu do umowy.

5. W razie braku takiego powiadomienia oświadczenia złożone wobec osób ostatnio wyznaczonych oraz złożone drugiej Stronie przez takie osoby są ważne i wiążące dla Stron.

§ 13 Podwykonawstwo2

1. Wykonawca nie może bez pisemnej zgody Zamawiającego przekazać praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy na rzecz jakichkolwiek osób trzecich lub innych podmiotów prawa.

2. W przypadku powierzenia wykonania Umowy osobom trzecim Wykonawca odpowiada za działania tych osób jak za działania własne.

3. Wykonawcy, który w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, powoływał się na zasadach określonych w art. 22a ust. 1 ustawy Pzp na zasoby podwykonawcy lub podwykonawców, przysługuje prawo do zmiany albo rezygnacji z podwykonawcy lub podwykonawców w trakcie realizacji umowy po spełnieniu warunków określonych w ustępach poniższych i pod warunkiem przedstawienia, na żądanie Zamawiającego, oświadczenia, o którym mowa w art. 25a ust. 1 ustawy Pzp lub oświadczenia bądź dokumentów potwierdzających brak podstaw wykluczenia wobec tego podwykonawcy. .

4. W przypadku zmiany albo rezygnacji, o których mowa w ust. 3 powyżej, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp, Wykonawca jest obowiązany wykazać, że proponowany inny podwykonawca lub Wykonawca

2 Paragraf o podwykonawstwie (w zakresie ust. 3-8) zostanie wprowadzony do umowy i będzie miał odpowiednie zastosowanie w sytuacji, gdy wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, powoływał się na zasadach określonych w art. 22a ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych na zasoby podwykonawcy lub podwykonawców.

samodzielnie spełnia te warunki w stopniu nie mniejszym niż wymagany w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia.

5. W celu spełnienia powyższego obowiązku Wykonawca, nie później niż 14 (czternaście) dni przed planowanym dokonaniem zmiany albo rezygnacji z podwykonawcy, o którym mowa w ustępie poprzedzającym, przedłoży Zamawiającemu dokumenty wykazujące spełnianie warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp, określonych przez Zamawiającego w SIWZ, z zachowaniem formy dokumentów tam określonych.

6. Zamawiający jest zobowiązany ocenić dokumenty wykazujące spełnianie przez podwykonawcę lub Wykonawcę samodzielnie warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust.

1 ustawy Pzp w terminie 14 (czternastu) dni od dnia doręczenia Zamawiającemu tych dokumentów przez Wykonawcę. Jeżeli w wyniku oceny przedłożonych dokumentów, Zamawiający stwierdzi, że zaproponowany podwykonawca nie spełnia warunków, lub Wykonawca samodzielnie nie spełnia ich w stopniu nie mniejszym niż wymagany w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia, Wykonawca:

a) uprawniony będzie do realizacji umowy na dotychczasowych warunkach; albo

b) zobowiązany będzie do zaproponowania innych podwykonawców, którzy w ocenie Zamawiającego spełnią warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp albo, jeżeli w ocenie Zamawiającego, sam spełnia te warunki w stopniu nie mniejszym niż wymagany w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia, do osobistego wykonania umowy.

7. W przypadku niewywiązania się przez Wykonawcę z obowiązku określonego w ust. 4 - 6 powyżej i dokonania zmiany albo rezygnacji z podwykonawcy bez zachowania procedury określonej powyżej w niniejszym paragrafie, Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w terminie 30 (trzydziestu) dni od daty powzięcia wiadomości o tej okoliczności.

8. W przypadku rozwiązania przez Zamawiającego umowy na podstawie ust. 7 powyżej, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości % wartości

przedmiotu umowy brutto określonej w § 9 ust. 2 umowy.

§ 14. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy

1. Tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umowy Wykonawca jest zobowiązany do wniesienia zabezpieczenia w wysokości 2 % całkowitej wartości przedmiotu umowy, o której mowa w § 9 ust. 2 umowy, tj. …………………………..zł (słownie , 00/100), na cały okres

obowiązywania umowy.

2. Zabezpieczenie, o którym mowa w ust. 1 powyżej, zostało wniesione w postaci

…………………………...

3. Zabezpieczenie, o którym mowa w ust. 1 powyżej, musi być wniesione w pełnej wysokości, niezależnie od formy jego wniesienia, najpóźniej w momencie zawarcia umowy.

4. Zabezpieczenie służy pokryciu wszelkich roszczeń Zamawiającego z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, w tym kar umownych oraz roszczeń odszkodowawczych.

5. W przypadku nieutrzymywania zabezpieczenia w wymaganej wysokości, w terminach i w myśl postanowień poprzedzających, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości równej kwocie wymaganego zgodnie z ust. 1 powyżej zabezpieczenia za każdy taki przypadek.

6. Ustanowienie zabezpieczenia nie ogranicza Zamawiającego w dochodzeniu od Wykonawcy roszczeń na zasadach ogólnych.

7. Zabezpieczenie zostanie zwolnione przez Zamawiającego w terminie 30 (słownie: trzydziestu) dni po zakończeniu realizacji umowy i uznaniu przez Xxxxxxxxxxxxx za należycie wykonaną.

§ 15. Kary umowne

1. Z zastrzeżeniem ust. 2-11, w przypadku niewykonania obsługi, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5 000,00 zł (słownie: pięć tysięcy złotych, 00/100) za każdy stwierdzony przypadek. Przez niewykonanie obsługi Strony rozumieją zaistnienie okoliczności powodujących, że świadczenie na rzecz Zamawiającego nie zostało spełnione, w szczególności polegających na nieprzedstawieniu propozycji rezerwacji w odpowiedzi na zapytanie Zamawiającego, na niepotwierdzeniu rezerwacji zgodnie z § 3 ust. 15 lub na niewykonaniu usługi transportu.

2. W przypadku opóźnienia w przedstawieniu propozycji rezerwacji lub opóźnienia w dokonaniu rezerwacji w stosunku do terminów określonych w Opisie przedmiotu zamówienia, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 30,00 zł (słownie: trzydzieści złotych, 00/100) za każdą rozpoczętą godzinę roboczą opóźnienia.

3. W przypadku przedstawienia Zamawiającemu propozycji rezerwacji nieuwzględniającej przysługujących Zamawiającemu upustów, zniżek, rabatów itp., do których uwzględnienia Wykonawca był zobowiązany, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości dziesięciokrotności wartości nieuwzględnionego w danym przypadku upustu, zniżki, rabatu itp.

4. W przypadku zawyżenia ceny biletu w stosunku do ceny biletu wygenerowanego z terminala GDS, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości dwukrotności kwoty, o jaką cena biletu została zawyżona, jednak nie mniej niż 3 000,00 zł (słownie: trzy tysiące złotych, 00/100) za każdy taki przypadek.

5. W przypadku zawyżenia wysokości należnej Wykonawcy opłaty transakcyjnej w stosunku do wysokości tej opłaty wskazanej w ofercie Wykonawcy i nie skorygowania tej opłaty na wezwanie lub z własnej inicjatywy przed upływem terminu płatności, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości dziesięciokrotności kwoty, o jaką opłata transakcyjna została zawyżona, nie mniej jednak niż w wysokości 1 500,00 zł (słownie: tysiąca pięciuset złotych).

6. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 3 000,00 zł (słownie: trzech tysięcy złotych, 00/100) za każdy stwierdzony przypadek nieposiadania przez Wykonawcę zadeklarowanego w ofercie dodatkowego systemu GDS, jeżeli Wykonawcy zostały z tego tytułu przyznane dodatkowe punkty w kryterium „System rezerwacyjny (GDS)”.

7. W przypadku niedokonania z winy Wykonawcy rezerwacji wskazanego przez Zamawiającego hotelu w kraju lub za granicą, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 500,00 zł (słownie: pięćset złotych, 00/100) za każdy stwierdzony przypadek.

8. W przypadku nie zawarcia, nieodnowienia lub nieposiadania w okresie obowiązywania umowy polisy, o której mowa w § 5 ust. 3 umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1% całkowitej wartości przedmiotu umowy brutto, o której mowa w § 9 ust. 2 umowy za każdy taki przypadek.

9. W przypadku naruszenia przez Wykonawcę lub jakąkolwiek osobę działającą w imieniu lub na rzecz Wykonawcy przy realizacji umowy zakazu ujawniania informacji, o którym mowa w § 8, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 2 % całkowitej wartości przedmiotu umowy brutto, o której mowa w § 9 ust. 2 umowy, za każdy taki przypadek.

10. W przypadku niezastosowania się do zakazu, o którym mowa w § 4 ust. 2 umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1 % całkowitej wartości przedmiotu umowy brutto, o której mowa w § 9 ust. 2 umowy, za każdy taki przypadek.

11. Za naruszenie któregokolwiek z obowiązków, o których mowa w § 20 umowy (klauzule społeczne), Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5 000,00 zł (słownie: pięć tysięcy złotych, 00/100 ) za każdy stwierdzony przypadek. Taką samą karę umowną, za każdy stwierdzony przypadek, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu w przypadku stwierdzenia niezgodności kwalifikacji, doświadczenia, uprawnień, wieku lub statusu osoby skierowanej przez Wykonawcę do realizacji umowy w charakterze kasjera lotniczego z zadeklarowanymi przez Wykonawcę w ofercie, w tym w ramach kryteriów „Aspekty społeczne” i/lub „Kwalifikacje zawodowe i doświadczenie kasjerów lotniczych”, a także w przypadku nieskierowania zadeklarowanej osoby do realizacji umowy. Ponowna kara umowna na tej podstawie może zostać nałożona najwcześniej po upływie miesiąca od nałożenia poprzedniej kary, jeżeli Wykonawca nie uzupełni w tym terminie braków osobowych lub nie skieruje do realizacji umowy osoby o odpowiednich kwalifikacjach, doświadczeniu, uprawnieniach, wieku lub statusie.

12. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z przysługujących mu z tytułu realizacji umowy należności lub z zabezpieczenia, wedle wyboru Zamawiającego.

13. Jeżeli całkowite potrącenie nie będzie możliwe, Wykonawca zobowiązuje się do zapłacenia kar umownych w terminie 14 (słownie: czternastu) dni od otrzymania wezwania do zapłaty na rachunek wskazany w wezwaniu. Za dzień zapłaty uznaje się dzień, w którym środki wpłynęły na rachunek bankowy Zamawiającego.

14. Kary umowne są niezależne od siebie i należą się w pełnej wysokości, nawet w przypadku, gdy w wyniku jednego zdarzenia naliczana jest więcej niż jedna kara (np. kara za nienależyte wykonanie umowy i kara za odstąpienie).

15. W przypadku zaistnienia opóźnienia w wykonaniu umowy, a następnie odstąpienia od umowy, Zamawiający uprawniony jest do żądania kar umownych zarówno z tytułu opóźnienia jak i odstąpienia.

16. Jeżeli naliczone kary umowne przekroczą kwotę 1 500 000,00 zł (słownie: jeden milion pięćset tysięcy złotych, 00/100), Zamawiający będzie uprawniony do odstąpienia od umowy. Oświadczenie Zamawiającego o odstąpieniu powinno być złożone na piśmie w terminie 30 (trzydziestu) dni od stwierdzenia tej okoliczności przez Zamawiającego.

17. Jeżeli szkoda przekracza kwoty z kar umownych przewidzianych umową lub wynika z okoliczności, dla których Strony nie zastrzegły kar umownych, Zamawiający ma prawo dochodzić odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych.

18. Zapłata kary umownej nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku należytego wykonywania umowy.

19. Kary umowne naliczone na podstawie umowy nie mogą przekroczyć 10% całkowitej wartości przedmiotu umowy brutto, o której mowa w § 9 ust. 2 umowy.

§ 16. Odstąpienie

1. Strony ustalają, że ponieważ zamówienie ma charakter podzielny, prawo do odstąpienia przysługuje zarówno w stosunku do całości jak i do części umowy, również wyłącznie ze skutkiem na przyszłość.

2. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawierania umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 (słownie: trzydziestu) dni od powzięcia wiadomości o tej okoliczności. W takim przypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części przedmiotu umowy.

3. Z zastrzeżeniem innych wypadków przewidzianych w umowie lub przepisach prawa, Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od umowy również w przypadku:

a) co najmniej trzykrotnego udokumentowanego stwierdzenia przez Zamawiającego, że Wykonawca świadczy obsługę z naruszeniem zasad określonych w umowie;

b) korzystania z biura niezgodnie z postanowieniami umowy, właściwościami lub przeznaczeniem biura;

c) nie zawarcia bądź nieodnowienia polisy, o której mowa w § 5 ust. 3 umowy;

d) naruszenia przez Wykonawcę zakazu, o którym mowa w § 4 ust. 2 umowy;

e) co najmniej dwukrotnego w całym okresie obowiązywania umowy odrzucenia przez Zamawiającego kandydata na nowego kasjera lotniczego z powodu niespełniania warunków określonych w punktach 7.4, 12.3 i 12.5 SIWZ;

f) co najmniej trzykrotnego w toku realizacji umowy naruszenia zasad określonych w § 20 umowy (Klauzule społeczne)

– w terminie 30 (trzydziestu) dni od dnia stwierdzenia wystąpienia danej okoliczności, przy czym prawo odstąpienia przysługuje Zamawiającemu po każdorazowym stwierdzeniu którejś z powyższych okoliczności.

4. Ponadto, Zamawiający w przypadku stwierdzenia na etapie realizacji umowy, że inne przedsięwzięcia gospodarcze Wykonawcy mogą mieć lub mają negatywny wpływ na realizację umowy przez Wykonawcę lub że Wykonawca nie jest w stanie z innych przyczyn prawidłowo realizować umowy, może – niezależnie od innych uprawnień - wyznaczyć Wykonawcy termin nie krótszy niż 7 (siedem) dni na usunięcie stanu zagrażającego prawidłowej realizacji umowy i po jego bezskutecznym upływie odstąpić od umowy w terminie 30 (trzydziestu) dni.

5. W przypadku, gdy Zamawiający odstąpi od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy lub gdy Wykonawca odstąpi od umowy z przyczyn leżących po jego stronie, Wykonawca jest zobowiązanych do zapłaty Zamawiającemu kary umownej w wysokości 5% całkowitej wartości przedmiotu umowy brutto, o której mowa w § 9 ust. 2 umowy. Nie wyłącza to dochodzenia przez Zamawiającego odszkodowania na zasadach ogólnych w kwocie przewyższającej zastrzeżoną w takim przypadku karę umowną.

§ 17 . Zmiany umowy

1. Poza innymi przypadkami wskazanymi w umowie, Xxxxxx dopuszczają możliwość dokonania zmian umowy w drodze porozumienia Stron w następujących okolicznościach i na następujących warunkach:

1) wejście w życie zmian w obowiązujących przepisach prawa powszechnie obowiązującego, które spowodują konieczność zmiany warunków świadczenia usług określonych niniejszą umową – dopuszcza się zmianę tych postanowień umowy, na które zmiana prawa ma wpływ,

2) w przypadku zmiany nazwy lub formy prawnej Wykonawcy na skutek przekształceń organizacyjno-prawnych – Strony wprowadzą do umowy odpowiednie zapisy w tym zakresie;

3) zaistnienia siły wyższej uniemożliwiającej wykonanie umowy zgodnie z terminem i na warunkach określonych w umowie - dopuszcza się, o ile będzie to uzasadnione okolicznościami, zmiany terminów umownych i sposobu realizacji przedmiotu umowy, nie dłużej jednak niż o czas trwania tych okoliczności; postanowienie to stosuje się odpowiednio do wprowadzeniu stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii.

2. Zmian umowy, wymagających sporządzenia aneksu, nie stanowią:

1) zmiana osób odpowiedzialnych za realizację przedmiotu umowy;

2) zmiana danych teleadresowych Stron;

3) zmiana danych rejestrowych Stron.

3. Wszelkie zmiany umowy, z zastrzeżeniem ust. 2 powyżej, wymagają porozumienia Stron oraz zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Zmiany, o których mowa w ust. 2 powyżej dla swojej skuteczności wymagają powiadomienia drugiej Strony na piśmie.

4. Niezależnie od ust. 1 i 2 powyżej, Strony zobowiązują się dokonać odpowiedniej zmiany wysokości maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy (z zachowaniem zasad jego ustalania określonych w Szczegółowym Ogłoszeniu) i/lub stawki za jedną roboczogodzinę każdorazowo w przypadku wystąpienia jednej z następujących okoliczności:

1) zmiany stawki podatku od towarów i usług;

2) zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia ustalonego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, w tym wynagrodzenia godzinowego;

3) zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne;

4) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych

- na zasadach i w sposób określony poniżej, jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania umowy przez Wykonawcę.

5. Zmiana wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zaistnienia przesłanki, o której mowa w ust. 4 pkt 1, będzie odnosić się wyłącznie do części przedmiotu umowy zrealizowanej, zgodnie z terminami ustalonymi umową, po dniu wejścia w życie przepisów zmieniających stawkę podatku od towarów i usług oraz wyłącznie do części przedmiotu umowy, do której zastosowanie znajdzie zmiana stawki podatku od towarów i usług.

6. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 4 pkt 1, wartość wynagrodzenia netto nie zmieni się, a wartość wynagrodzenia brutto zostanie wyliczona na podstawie nowych przepisów.

7. Zmiana wysokości wynagrodzenia w przypadku zaistnienia przesłanki, o której mowa w ust. 4 pkt 2 - 4, będzie obejmować wyłącznie część wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w odniesieniu do której nastąpiła zmiana wysokości kosztów wykonania umowy przez Wykonawcę w związku z wejściem w życie przepisów odpowiednio zmieniających wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę, dokonujących zmian w zakresie zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu, w zakresie wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne lub w zakresie zasad odnoszących się do pracowniczych planów kapitałowych.

8. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 4 pkt 2, wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie o kwotę odpowiadającą wzrostowi kosztu Wykonawcy w związku ze zwiększeniem wysokości wynagrodzeń pracowników świadczących usługi do wysokości aktualnie obowiązującego minimalnego wynagrodzenia za pracę, z uwzględnieniem wszystkich obciążeń publicznoprawnych od kwoty wzrostu minimalnego wynagrodzenia. Kwota odpowiadająca wzrostowi kosztu Wykonawcy będzie odnosić się wyłącznie do części wynagrodzenia pracowników świadczących usługi, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, odpowiadającej zakresowi, w jakim wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu umowy.

9. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 4 pkt 3, wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie o kwotę odpowiadającą zmianie kosztu Wykonawcy ponoszonego w związku z wypłatą wynagrodzenia zaangażowanym przez Wykonawcę osobom świadczącym usługi. Kwota odpowiadająca zmianie kosztu Wykonawcy będzie odnosić się wyłącznie do części wynagrodzenia osób, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, odpowiadającej zakresowi, w jakim wykonują one prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu umowy.

10. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 4 pkt 4, wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie o kwotę odpowiadającą zmianie kosztu Wykonawcy ponoszonego w związku ze zmianą zasad odnoszących się do pracowniczych planów kapitałowych w zakresie, w jakim zmiany te odnosić się będą do osób świadczących usługi na podstawie umowy. Kwota odpowiadająca zmianie kosztu Wykonawcy będzie odnosić się wyłącznie do części wynagrodzenia osób, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, odpowiadającej zakresowi, w jakim wykonują one prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu umowy.

11. W celu zawarcia stosownego aneksu, każda ze Stron może wystąpić do drugiej Strony z wnioskiem o dokonanie zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, wraz z uzasadnieniem zawierającym w szczególności szczegółowe wyliczenie całkowitej kwoty, o jaką wynagrodzenie Wykonawcy powinno ulec zmianie, oraz wskazaniem daty, od której nastąpiła bądź nastąpi zmiana wysokości kosztów wykonania umowy uzasadniająca zmianę wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy.

12. W przypadku zmian, o których mowa w ust. 4 pkt 2 - 4, jeżeli z wnioskiem występuje Wykonawca, jest on zobowiązany dołączyć do wniosku dokumenty, z których będzie wynikać, w jakim zakresie zmiany te mają wpływ na koszty wykonania Umowy, w szczególności:

1) pisemne zestawienie wynagrodzeń (zarówno przed jak i po zmianie) pracowników świadczących usługi, wraz z określeniem zakresu (części etatu), w jakim wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu umowy oraz części wynagrodzenia odpowiadającej temu zakresowi - w przypadku zmiany, o której mowa w ust. 4 pkt 2, lub

2) pisemne zestawienie wynagrodzeń (zarówno przed jak i po zmianie) zaangażowanych przez Wykonawcę osób świadczących usługi, wraz z kwotami składek uiszczanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych/Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego/ konto pracowniczego planu kapitałowego w części finansowanej przez Wykonawcę, z określeniem zakresu, w jakim wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu umowy oraz części wynagrodzenia odpowiadającej temu zakresowi.

13. Jeżeli z wnioskiem występuje Zamawiający, jest on uprawniony do zobowiązania Wykonawcy do przedstawienia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 14 (czternaście) dni roboczych, dokumentów z których będzie wynikać, w jakim zakresie zmiana ta ma wpływ na koszty wykonania umowy, w tym pisemnych zestawień wynagrodzeń, o których mowa w ust. 12 pkt 1 i 2.

14. W terminie 14 (czternastu) dni roboczych od dnia przekazania wniosku, o którym mowa w ust. 11, Strona, która otrzymała wniosek, przekaże drugiej Stronie informację o zakresie, w jakim zatwierdza wniosek oraz wskaże kwotę, o którą wynagrodzenie należne Wykonawcy powinno ulec zmianie, albo informację o niezatwierdzeniu wniosku wraz z uzasadnieniem.

15. W przypadku otrzymania przez Stronę informacji o niezatwierdzeniu wniosku lub częściowym zatwierdzeniu wniosku, Strona ta może ponownie wystąpić z wnioskiem, o którym mowa w ust.

11. W takim przypadku ust. 11 - 14 powyżej stosuje się odpowiednio.

16. Zawarcie aneksu nastąpi nie później niż w terminie 10 (dziesięciu) dni roboczych od dnia zatwierdzenia wniosku o dokonanie zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy.

17. Zmiany umowy, o których mowa w ust. 4 powyżej, będą każdorazowo wchodziły w życie z dniem wejścia w życie przepisów, których skutkiem będzie dokonanie tych zmian, chyba że przepisy te stanowić będą inaczej.

18. Powyższe nie wyklucza dokonania zmian umowy w przypadkach określonych w obowiązujących przepisach.

§ 18. Termin obowiązywania umowy

1. Umowa obowiązuje od dnia jej zawarcia przez okres 48 (czterdzieści osiem) miesięcy lub do wyczerpania kwoty określonej w § 9 ust. 2 umowy, w zależności od tego co nastąpi pierwsze, z zastrzeżeniem, że rozpoczęcie realizacji umowy nastąpi nie wcześniej niż po wygaśnięciu aktualnie zaciągniętych przez Zamawiającego zobowiązań. ( obecna umowa została zawarta w dniu 11.09.2017 r. § 17 obowiązującej umowy posiada zapis o rozpoczęciu realizacji umowy nie wcześniej niż w dniu 15.09.2020 r.)

§ 19. Prawo opcji

1. Zamawiający będzie zamawiał usługi w zależności od zapotrzebowania.

2. Ilości poszczególnych usług wskazane przez Zamawiającego w załączniku nr 1 do umowy zostały wskazane jedynie szacunkowo i dotyczą całego okresu obowiązywania umowy.

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo opcji, tj. prawo do niedokonania rezerwacji w ilościach wskazanych w OPZ.

4. W ramach skorzystania z prawa opcji, Zamawiający będzie uprawniony w przypadku:

a) biletów lotniczych krajowych przewidzianej w OPZ ilości;	- do	niedokonania	rezerwacji	do	60%
b) biletów lotniczych zagranicznych przewidzianej w OPZ ilości;	- do	niedokonania	rezerwacji	do	40%
c) biletów kolejowych krajowych przewidzianej w OPZ ilości;	- do	niedokonania	rezerwacji	do	30%
d) biletów kolejowych zagranicznych przewidzianej w OPZ ilości;	- do	niedokonania	rezerwacji	do	30%
e) miejsc noclegowych w hotelach w kraju przewidzianej w OPZ ilości;	- do	niedokonania	rezerwacji	do	40%
f) miejsc noclegowych w hotelach za granicą przewidzianej w OPZ ilości;	- do	niedokonania	rezerwacji	do	50%

g) usług transportowych - do niewykorzystania do 40% przewidzianej w OPZ ilości.

5. Z tytułu skorzystania przez Xxxxxxxxxxxxx z prawa opcji, Wykonawcy nie przysługuje prawo do jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu, w szczególności w odniesieniu do wynagrodzenia.

6. Zamawiający ma także prawo do zwiększenia ilości rezerwacji, zakupu i dostawy biletów lotniczych, biletów kolejowych, miejsc hotelowych i usług transportowych pod warunkiem nie przekroczenia maksymalnej wartości umowy. Wykonawcy nie przysługuje prawo do roszczeń z tego tytułu.

§ 20. Klauzule społeczne

1. Wykonawca zobowiązuje się zatrudniać przez cały okres obowiązywania umowy osoby wykonujące na potrzeby realizacji umowy czynności określone w ust. 2 poniżej na podstawie

umów o pracę oraz ściśle przestrzegać w stosunku do tych osób przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, szczególnie norm dotyczących czasu pracy i obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne.

2. Czynnościami, o których mowa w ust. 1 powyżej są czynności:

a) wykazane w punkcie I. opisu przedmiotu zamówienia w zakresie dotyczącym biletów lotniczych i kolejowych na trasach krajowych i zagranicznych;

b) wykonywane w biurze.

3. Wykonawca najpóźniej w terminie 7 (siedmiu) dni od zawarcia umowy, przedstawi Zamawiającemu kopie umów o pracę zawartych z osobami, o których mowa w ust. 1 powyżej, zanonimizowanych w sposób zapewniający ochronę danych osobowych wraz z zakresem obowiązków (anonimizacja nie dotyczy imienia i nazwiska pracownika, daty zawarcia umowy o pracę, rodzaju umowy o pracę). Jeżeli stwierdzenie realizacji przez Wykonawcę obowiązków określonych w niniejszym paragrafie nie będzie możliwe na podstawie tych dokumentów, Zamawiający będzie mógł żądać przedstawienia dokumentów uzupełniających takich jak w szczególności dokumenty potwierdzające opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę wraz z informacją o liczbie odprowadzonych składek (np. zaświadczenie właściwego oddziału ZUS) lub zanonimizowanych dowodów potwierdzających zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń.

4. Wykonawca zobowiązany jest także do przedłożenia Zamawiającemu – w terminie wskazanym w ust. 3 powyżej dokumentów poświadczających posiadanie przez ww. osoby statusu osób poszukujących pracy i pozostających bez zatrudnienia w dacie zawierania z Wykonawca umowy o pracę oraz poświadczające w tej dacie wiek tych osób do 30 roku życia lub po ukończeniu 50 roku życia, o ile Wykonawca zadeklaruje realizacje umowy przez takie osoby. Dokumentem takim może być w szczególności poświadczona za zgodność z oryginałem kopia zgłoszenia ofert pracy przekazana Powiatowemu Urzędowi Pracy lub odpowiedniemu organowi zajmującemu się realizacją zadań z zakresu rynku pracy w kraju pochodzenia wykonawcy lub w kraju, w którym wykonawca ma swoją siedzibę albo poświadczona za zgodność z oryginałem kopia dokumentu, wystawionego przez Powiatowy Urząd Pracy lub wskazany organ, kierującego do pracy osoby bezrobotne bądź osoby do 30 roku życia lub po ukończeniu 50 roku życia posiadające status osoby poszukującej pracy bez zatrudnienia.

5. Dokumenty przestawiane przez Wykonawcę Zamawiającemu na mocy niniejszego paragrafu są przedstawiane na koszt Wykonawcy.

§ 21. Postanowienia Końcowe

1. W granicach wyznaczonych przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa nieważność jakiejkolwiek części umowy, pozostaje bez wpływu na ważność jej pozostałej części. W przypadku zaistnienia takiej sytuacji Strony zastąpią takie postanowienia, ważnymi postanowieniami wywołującymi taki sam skutek gospodarczy.

2. Każda ze Stron umowy oświadcza, że jest prawidłowo umocowana do zawarcia umowy.

3. W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy prawa, w szczególności ustawy Pzp oraz ustawy Kodeks cywilny.

4. Spory mogące wyniknąć na tle stosowania niniejszej umowy, strony będą starały się rozstrzygnąć polubownie, a jeśli nie będzie to możliwe to poddają je pod rozstrzygnięcie sądowi powszechnemu właściwemu dla siedziby Zamawiającego.

5. W przypadku zgłoszenia w stosunku do Zamawiającego przez osoby trzecie (w tym osoby skierowane przez Wykonawcę do realizacji umowy) jakichkolwiek roszczeń z tytułu szkody poniesionej w związku z realizacją umowy, Wykonawca – na żądanie Zamawiającego przedstawione na piśmie – zobowiązuje się, niezależnie od działań podjętych w tym zakresie przez Zamawiającego, do podjęcia na swój koszt i ryzyko wszelkich kroków prawnych zapewniających należytą ochronę Zamawiającego przed takimi roszczeniami. W szczególności zobowiązuje się wstąpić w miejsce Zamawiającego, lub w przypadku braku takiej możliwości, przystąpić po stronie Zamawiającego do wszelkich postępowań (w szczególności przed sądami lub właściwymi organami) toczących się przeciwko Zamawiającemu, a także zobowiązuje się zrekompensować Zamawiającemu wszelkie koszty, jakie poniesie on lub jakie będzie zobowiązany zapłacić osobie trzeciej w związku z uzasadnionym roszczeniem lub pozwem sądowym, chyba że podstawą zgłoszonych w stosunku do Zamawiającego roszczeń będzie zdarzenie wywołane wyłącznie przez Zamawiającego z winy umyślnej.

6. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Zamawiającego, jeden dla Wykonawcy.

7. Integralną część umowy stanowią następujące załączniki:

1) załącznik nr 1 - Opis przedmiotu zamówienia;

2) załącznik nr 2 - Zarządzenia nr 9 Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej z dnia 21 sierpnia 2019r. w sprawie podróży służbowych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i w placówkach zagranicznych oraz zarządzenie nr 11 Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej z dnia 18 września 2019 r. zmieniające zarządzenie w sprawie podróży służbowych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i w placówkach zagranicznych.

3) załącznik nr 3 - Wzór umowy powierzenia danych osobowych do przetwarzania;

4) załącznik nr 4 - Wykaz komórek organizacyjnych Zamawiającego;

5) załącznik nr 5 - Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez Zamawiającego;

6) załącznik nr 6 - Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez Wykonawcę;

Załącznik nr 3 do Umowy nr … z dnia …

Projekt

UMOWA POWIERZENIA DANYCH OSOBOWYCH DO PRZETWARZANIA

(dalej „Umowa”)

zawarta w Warszawie w dniu 2020 r. pomiędzy:

Skarbem Państwa - Ministerstwem Spraw Zagranicznych, Al. X. Xx. Xxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Nr NIP: 000-00-00-000, Nr Regon: 000177916, reprezentowanym przez (imię i nazwisko XXXX)

- Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej, w imieniu którego działa (imię i nazwisko oraz

funkcja wykonującego obowiązki Administratora w stosunku do danego zbioru danych osobowych)

zwanym dalej „Zamawiającym” lub „Administratorem”, a

……………………………………………………………………………………………………………………………………………… (nazwa, siedziba, KRS, NIP, REGON podmiotu przetwarzającego, z którym podpisywana jest umowa) reprezentowaną/ym przez:

………………………………… (imię i nazwisko, xxxxxxx)

zwanym dalej „Wykonawcą” lub „Podmiotem przetwarzającym”.

Zamawiający oraz Wykonawca w dalszej części Umowy zwani są łącznie „Stronami” lub „Stronami Umowy”, a każdy oddzielnie jako „Strona” lub „Strona Umowy”.

1. Strony niniejszym oświadczają, iż:

§ 1.

Oświadczenia Wstępne

1) Zamawiający jest Administratorem - w rozumieniu art. 4 pkt 7 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 26 kwietnia 2016 r w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE. L Nr 119, str. 1), zwanego w dalszej części umowy „RODO” - danych osobowych pracowników Zamawiającego lub osób nie będących pracownikami Zamawiającego wskazanych przez Zamawiającego o których mowa w § ……. umowy z dnia …. nr …. (należy wpisać dane umowy „głównej”), zwanej dale „umową główną”;

2) Wykonawca jest Podmiotem przetwarzającym w rozumieniu art. 4 pkt 8 RODO;

3) Umowa stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, o której mowa w art. 28 ust. 3 RODO.

2. Administrator danych, zgodnie z art. 28 i 29 RODO, powierza dane osobowe, o których mowa w ust. 1 pkt 1, i poleca ich przetwarzanie Podmiotowi przetwarzającemu oraz osobom działającym

z upoważnienia Podmiotu przetwarzającego (pracownikom i współpracownikom Podmiotu przetwarzającego), w celu i na zasadach określonych w Umowie.

3. Powierzone dane mogą być przetwarzane przez Podmiot przetwarzający oraz osoby przez niego upoważnione wyłącznie na zasadach i w celu określonym w umowie głównej oraz w Umowie.

4. Strony postanawiają, że zawarcie Umowy o świadczeniu usług stanowi udokumentowane polecenie Administratora, o którym mowa w art. 28 ust. 3 lit a RODO.

5. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z umową główną, Umową oraz przepisami prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności przepisami regulującymi przetwarzanie i ochronę danych osobowych, w szczególności przepisami RODO.

§ 2.

Zasady przetwarzania danych osobowych

1. Podmiot przetwarzający oraz osoby działające z upoważnienia Podmiotu przetwarzającego, będą miały dostęp do powierzonych danych osobowych i będą je przetwarzały wyłącznie w celu w celu wskazanym w § 1 ust. 3 Umowy.

2. Niedozwolone jest przetwarzanie przez Podmiot przetwarzający danych osobowych w innym celu niż wskazany w ust. 1.

3. Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał, powierzone na podstawie Umowy dane zwykłe, w zakresie:

a. Imiona

b. Nazwisko

c. Służbowy adres poczty elektronicznej

d. Numery telefonów służbowych (stacjonarny i komórkowy)

e. Numer paszportu

f. Data ważności paszportu

g. Data urodzenia

h. Obywatelstwo

4. Podmiot przetwarzający przetwarzać może dane osobowe poprzez:

a. Modyfikację, w zakresie niezbędnym do realizacji umowy głównej,

b. Udostępnianie podmiotom trzecim, z którymi stale współpracuje, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji umowy głównej, w szczególności:

– liniom lotniczym, poprzez wprowadzanie danych do ich systemów w celu zakupu biletów lotniczych,

– przewoźnikom kolejowym, poprzez wprowadzenie danych do ich systemów w celu zakupu biletów kolejowych,

– sieciom hoteli lub dostawcom miejsc hotelowych w celu rezerwacji miejsc hotelowych,

– podmiotom wykonującym krajowy transport drogowy, w celu rezerwacji usługi transportu z siedziby MSZ na lotnisko im. F. Chopina i z lotniska im. F. Chopina do siedziby MSZ.

c. Utrwalanie,

d. Przechowywanie.

5. Strony postanawiają, iż dane osobowe powierzane będą Podmiotowi przetwarzającemu przez Administratora w formie elektronicznej za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz poprzez dostęp pracowników Wykonawcy do dedykowanego systemu Zamawiającego w ramach wewnętrznej sieci Zamawiającego i z zachowaniem środków bezpieczeństwa określonych przez Zamawiającego w stosowanych przez niego politykach bezpieczeństwa.

6. Przekazanie powierzonych danych do państwa trzeciego, w przypadkach innych niż określone w ust. 4 lit. b, może nastąpić jedynie na pisemne polecenie Administratora chyba, że obowiązek taki nakłada na Podmiot przetwarzający prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Podmiot przetwarzający. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Podmiot przetwarzający informuje Administratora danych o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.

§ 3.

Obowiązki Podmiotu przetwarzającego

1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 RODO.

2. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do prowadzenia rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu Administratora, zgodnie z art. 30 ust. 2 RODO, z zastrzeżeniem art. 30 ust. 5 RODO.

3. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych.

4. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych, zgodnie z poleceniem Administratora, wszystkim osobom (pracownikom, współpracownikom), które będą przetwarzały powierzone dane w celu określonym w § 2 ust. 1 Umowy. Upoważnienie do przetwarzania przekazanych, w związku z realizacją umowy głównej, danych wydawane jest w związku z realizacją tej umowy głównej i maksymalnie na czas jej realizacji.

5. W celu zapewnienia rozliczalności dostępu do powierzonych danych osobowych, Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych, która powinna zawierać:

1) imię i nazwisko osoby upoważnionej;

2) datę nadania i ustania oraz zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych

6. Na każde żądanie Administratora, Podmiot przetwarzający ma obowiązek udostępnić mu ewidencję, o której mowa w ust. 5.

7. Podmiot przetwarzający, zgodnie z wymaganiem zawartym w art. 28 ust 3 pkt b RODO, zobowiązany jest zapewnić, aby osoby które upoważnił do przetwarzania powierzonych danych osobowych, zobowiązały się do zachowania tych danych oraz sposobów ich zabezpieczenia w tajemnicy, zarówno w trakcie zatrudnienia bądź trwania innego stosunku prawnego, w Podmiocie przetwarzającym, jak i po jego ustaniu.

8. W miarę możliwości Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie

wykonywania jej praw, określonych w rozdziale III RODO oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 33-34 RODO.

9. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych, o którym mowa w art. 4 pkt 12 RODO, Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do bezzwłocznego, jednak nie później niż w ciągu 24 (słownie: dwudziestu czterech) godzin, przekazania Administratorowi informacji o zaistniałym zdarzeniu.

10.Informacja, o której mowa w ust. 9, powinna być przekazana w formie pisemnej (dopuszczalne jest przesłanie informacji pocztą elektroniczną) na adres wskazany w § 11 ust. 1 Umowy i powinna zawierać: czas i miejsce zdarzenia, szczegółowy opis naruszenia ochrony danych osobowych, dane osoby, która zgłosiła naruszenie, ustalenia w sprawie naruszenia dokonane przez Podmiot przetwarzający, dane osób odpowiedzialnych za zaistniałe naruszenie, o ile zostało to ustalone.

11.Podmiot przetwarzający jest zobowiązany do współpracy z Administratorem w zakresie wyjaśnienia okoliczności naruszenia ochrony danych osobowych, określenia jego skutków, a także prowadzonych działań zaradczych mających na celu zminimalizowanie negatywnych efektów naruszenia.

00.Xx czynności wykonywane w ramach lub w związku z realizacją Umowy, Podmiotowi przetwarzającemu nie należy się odrębne wynagrodzenie. Z tytułu realizacji Umowy Wykonawcy nie przysługują w stosunku do Administratora jakiekolwiek roszczenia, chyba że szkoda powstanie z winy umyślnej Administratora; w takim przypadku Administrator odpowiada do wysokości szkody rzeczywistej.

§ 4.

Przekazywanie Informacji

1. Strony ustalają, że podczas realizacji Umowy będą ze sobą ściśle współpracować informując się wzajemnie o wszelkich okolicznościach mających lub mogących mieć wpływ na wykonanie Umowy.

2. Wymiana informacji w zakresie przetwarzania powierzonych danych osobowych będzie realizowana przez wyznaczone przez Strony osoby, wskazane w § 11 ust. 2 Umowy.

3. Każda ze Stron uprawniona jest do zmiany osób oraz danych kontaktowych, o których mowa w ust. 2, informując jednocześnie drugą Stronę Umowy o dokonanych zmianach w terminie 2 (słownie: dwóch) dni roboczych od dokonania zmiany. Zmiana, o której mowa w zdaniu poprzednim, wymaga formy pisemnej.

§ 5.

Kontrola przetwarzania danych osobowych

1. Administrator zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. h RODO ma prawo kontroli, czy środki zastosowane przez Podmiot przetwarzający przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu powierzonych danych osobowych spełniają postanowienia Umowy.

2. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest do współpracy w dobrej wierze z Administratorem w celu umożliwienia przeprowadzenia kontroli procesu przetwarzania i ochrony danych osobowych, w szczególności niezwłocznego przekazania na żądanie Administratora wszelkich informacji i dokumentów, dotyczących przetwarzania danych osobowych, w tym sposobów realizacji obowiązków zabezpieczenia danych osobowych, o których mowa w art. 32 RODO,

a także wszelkich informacji niezbędnych Administratorowi do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO.

3. Kontrola, o której mowa w ust. 1 może być przeprowadzona przez Administratora danych:

1) w przypadku stwierdzenia zdarzeń, o których mowa w § 3 ust. 9 Umowy oraz w przypadku kontroli przetwarzania danych prowadzanej przez organ nadzorczy, o którym mowa w art. 4 pkt 21 RODO, u Administratora – w każdym czasie bez wcześniejszego uprzedzenia, z jednoczesnym zgłoszeniem zamiaru przeprowadzenia kontroli;

2) w pozostałych przypadkach, po uprzednim powiadomieniu Podmiotu przetwarzającego o zamiarze przeprowadzenia takiej kontroli, zgłoszonym przynajmniej na 24 (dwadzieścia cztery) godziny przed planowanym terminem kontroli.

4. Zgłoszenie zamiaru przeprowadzenia kontroli powinno zostać dokonane w formie pisemnej i obejmować wskazanie z imienia oraz nazwiska osób wykonujących kontrolę w imieniu Administratora. Administrator zobowiązany jest do dołączenia do powiadomienia, o którym mowa powyżej, oświadczeń osób, które mają przeprowadzić kontrolę, o zachowaniu poufności informacji dotyczących Podmiotu przetwarzającego, uzyskanych w związku z przeprowadzaną kontrolą. Każdorazowa kontrola powinna być przeprowadzana w sposób nie zakłócający działalności Podmiotu przetwarzającego, w godzinach jego pracy oraz w obecności upoważnionych przez niego przedstawicieli.

5. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli w terminie wskazanym przez Administratora.

§6.

Dalsze powierzenie danych do przetwarzania

1. Podmiot przetwarzający może powierzyć dane osobowe objęte Umową do dalszego przetwarzania podwykonawcom, jedynie w celu wykonania umowy głównej i po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Administratora.

2. Podwykonawca, o którym mowa w ust. 1 winien spełniać te same gwarancje i obowiązki jakie zostały nałożone na Podmiot przetwarzający w Umowie.

3. Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność wobec Administratora za nie wywiązanie się ze spoczywających na podwykonawcy obowiązków ochrony danych.

4. W przypadku dalszego powierzenia danych przez Podmiot przetwarzający podwykonawcom zastosowanie ma art. 28 RODO.

§ 7.

Odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego

1. Podmiot przetwarzający ponosi odpowiedzialność za szkodę powstałą u Administratora, podmiotów lub osób trzecich, na skutek niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy przez Podmiot przetwarzający lub podwykonawcę, a w szczególności szkodę powstałą w wyniku przetwarzania powierzonych danych osobowych z naruszeniem przepisów prawa.

2. Strony postanawiają, iż w przypadku, gdyby jakakolwiek osoba trzecia, a w szczególności osoba fizyczna, której dane osobowe zostały powierzone do przetwarzania Podmiotowi przetwarzającemu na podstawie Umowy, wystąpiła wobec Administratora z jakimikolwiek roszczeniami, związanymi z przetwarzaniem danych osobowych przez Podmiot przetwarzający lub

jego podwykonawcę, Administrator poinformuje Podmiot przetwarzający o takich roszczeniach, a ten podejmie wszelkie działania mające na celu zażegnanie sporu i poniesie wszelkie koszty z tym związane. W szczególności, w przypadku wytoczenia przeciwko Administratorowi powództwa z tytułu naruszenia przepisów RODO w związku z przetwarzaniem przez Podmiot przetwarzający lub jego podwykonawcę powierzonych danych osobowych lub naruszenia jakichkolwiek praw podmiotów trzecich, w szczególności dóbr osobistych osób fizycznych, Podmiot przetwarzający przystąpi do postępowania w charakterze strony pozwanej, a w razie braku takiej możliwości zgłosi interwencję uboczną po stronie pozwanej oraz pokryje wszelkie koszty i odszkodowania związane z roszczeniem osoby trzeciej, w tym racjonalne koszty obsługi prawnej oraz koszty ewentualnych odszkodowań (zadośćuczynienia) poniesione przez Administratora.

3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Administratora o:

1) jakimkolwiek postępowaniu administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Podmiot przetwarzający danych osobowych;

2) treści decyzji administracyjnej, orzeczenia lub protokołu z kontroli prowadzonej przez organ nadzorczy, dotyczącej przetwarzania tych danych, skierowanych do Podmiotu przetwarzającego;

3) wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Podmiot przetwarzający, w szczególności prowadzonych przez organ nadzorczy, o którym mowa w art. 4 pkt 21 RODO

- chyba że przekazanie danej informacji będzie zabronione przez bezwzględnie obowiązujący przepis prawa. Niniejszy ustęp dotyczy wyłącznie danych osobowych powierzonych przez Administratora danych.

§ 8.

Okres Obowiązywania Umowy

1. Umowa zawarta zostaje na czas wykonywania umowy głównej.

2. Administrator danych może rozwiązać Umowę oraz umowę główną, ze skutkiem natychmiastowym, gdy Podmiot przetwarzający:

1) pomimo zobowiązania go do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli nie usunie ich w wyznaczonym terminie;

2) rażąco narusza przepisy o ochronie danych osobowych, w szczególności określone w art. 83 ust. 4, 5 i 6 RODO;

3) powierzył przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi bez zgody Administratora.

§ 9.

Zasady zachowania poufności

1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy danych osobowych powierzonych przez Administratora, a także wszelkich informacji, materiałów i dokumentów otrzymanych od Administratora i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy, w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej.

2. Podmiot przetwarzający oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy danych, o których mowa w ust. 1, nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Administratora w innym celu niż wykonanie Umowy oraz umowy głównej, chyba że konieczność ich ujawnienia wynika z obowiązujących przepisów prawa.

§ 10.

Zwrot/Usunięcie Danych Osobowych

1. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest na każde żądanie Administratora do natychmiastowego zwrotu lub usunięcia (wedle wyboru Administratora) określonych danych osobowych, danej osoby fizycznej, utrwalonych w formie papierowej lub elektronicznej.

2. W przypadku wygaśnięcia Umowy z powodu upływu okresu na jaki została zawarta, lub rozwiązania umowy na podstawie § 8 ust. 2 Umowy albo w wyniku zaistnienia przesłanek do jej rozwiązania wynikających z umowy głównej, Podmiot przetwarzający zobowiązany jest zgodnie z żądaniem Administratora do:

1) zwrotu Administratorowi wszelkich danych osobowych, powierzonych do przetwarzania Podmiotowi przetwarzającemu na podstawie Umowy, lub trwałego usunięcia danych oraz wszelkich ich istniejących kopii, zapisanych w formie papierowej oraz elektronicznej z należących do niego nośników informacji - według wyboru Administratora, chyba że przepisy powszechnie obowiązującego prawa nakazują przechowywanie danych osobowych przez okres dłuższy; w takim przypadku Podmiot przetwarzający uprawniony jest do przechowywania tych danych co najwyżej przez okres wskazany we właściwych przepisach oraz obowiązany jest do ich zabezpieczenia przed dostępem osób nieuprawnionych.

2) podpisania przez upoważnionych przedstawicieli Podmiotu przetwarzającego oświadczenia o nieposiadaniu w żadnej formie danych osobowych powierzonych przez Administratora.

4. Zwrot danych, materiałów, dokumentów oraz danych osobowych powierzonych Podmiotowi przetwarzającemu nastąpi w sposób odpowiedni ze względu na nośniki, na których utrwalono dane osobowe.

5. Strony postanawiają, iż Podmiot przetwarzający zobowiązany będzie do zwrotu/usunięcia danych osobowych zgodnie z postanowieniami niniejszego paragrafu Umowy, w terminie uzgodnionym przez Xxxxxx, nie później jednak niż w ciągu 7 (słownie: siedmiu) dni od daty zakończenia umowy głównej albo Umowy, w ramach której powierzone zostały dane.

6. Przez usunięcie danych osobowych, o którym mowa w niniejszym paragrafie Umowy rozumieć należy zniszczenie tych danych osobowych lub taką ich modyfikację, która trwale nie pozwoli na ustalenie tożsamości osoby, której dane dotyczą.

7. Każdorazowo zwrot lub usunięcie danych osobowych potwierdzone zostanie protokołem podpisanym przez należycie umocowanych przedstawicieli Stron Umowy.

§ 11.

Postanowienia Końcowe

1. Doręczenia wszelkich oświadczeń związanych z realizacją Umowy dokonywane będzie na adres Podmiotu przetwarzającego wskazany w umowie głównej, a w odniesieniu do Administratora na adres:

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Xx. X. Xx. Xxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx Dyrektor Biura Administracji

Fax: 0 00 000 00 00, adres email: xxxxxxxxx.xxxx@xxx.xxx.xx

2. Osoby wskazane przez Strony do wymiany informacji, o których mowa w § 4 Umowy:

ze strony Administratora:

imię i nazwisko Xxxxxx Xxxxxxxx adres e-mail xxx@xxx.xxx.xx telefon służbowy 0 00 000 00 00

ze strony Podmiotu przetwarzającego:

imię i nazwisko ………………………………………

adres e-mail ………………………………………….

telefon służbowy ………………………………….

3. Wszelkie zmiany Umowy wymagają zachowania zasad określonych w umowie głównej, z zastrzeżeniem § 4 ust. 3 Umowy.

4. Umowa została zawarta w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron Umowy.

5. W sprawach nieuregulowanych w Umowie stosuje się postanowienia umowy głównej oraz odpowiednie przepisy RODO i prawa polskiego o ochronie danych osobowych oraz przepisy Kodeksu cywilnego.

6. Sądem właściwym dla rozpatrzenia sporów wynikających z Umowy będzie sąd właściwy dla siedziby Administratora.

Administrator: Podmiot przetwarzający:

Załącznik nr 3 do SIWZ

Wykonawca:

……………………………………………………………………….

(pełna nazwa/firma, adres)

nr NIP/KRS ……………………………………………………..

reprezentowany przez:

……………………………………………………………………….

(imię, nazwisko osoby uprawnionej do reprezentacji Wykonawcy)

...................................., dnia 2020 r.

FORMULARZ OFERTY

Odpowiadając na ogłoszenie o przetargu nieograniczonym pt. „Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników MSZ w zakresie rezerwacji i wykupu biletów lotniczych, kolejowych, rezerwacja i zakup usług hotelowych w kraju i za granicą”, znak sprawy BDG.741.012.2020, zgodnie z wymaganiami określonymi w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia dla tego przetargu, składam niniejszą ofertę.

1. Oferta cenowa:

Cena oferty wynosi: ……………………………..… zł (słownie zł).

Cena oferty nie obejmuje cen biletów oraz miejsc noclegowych. Na cenę oferty składa się suma opłat transakcyjnych za poszczególne usługi pomnożonych przez liczbę zamawianych usług, zgodnie z poniższą kalkulacją:

Lp.	Usługa Usługi wskazane poniżej w kolumnie B należy rozumieć jako usługi o zakresie wskazanym w „Opisie Przedmiotu Zamówienia” stanowiącym Załącznik nr 1 do SIWZ i w „Istotnych postanowieniach umowy” stanowiących Załącznik nr 2 do SIWZ.	Liczba usług = liczba opłat transakcyjnych	Cena jednostkowa brutto = opłata transakcyjna liczona od jednej usługi	Wartość brutto opłat transakcyjnych
A	B	C	D	E = C x D
1	rezerwacja biletu lotniczego krajowego	100 biletów	…………………… zł	…………………… zł
2	rezerwacja biletu lotniczego	15 000 biletów

	zagranicznego		…………………… zł	…………………… zł
3	rezerwacja biletu kolejowego krajowego	2 000 biletów	…………………… zł	…………………… zł
4	rezerwacja biletu kolejowego zagranicznego	400 biletów	…………………… zł	…………………… zł
5	rezerwacja hotelu w kraju	2 000 rezerwacji	…………………… zł	…………………… zł
6	rezerwacja hotelu za granicą	4 500 rezerwacji	…………………… zł	…………………… zł
ŁĄCZNA CENA OFERTY, tj. łączna wartość brutto wszystkich opłat transakcyjnych				…………………… zł

2. Oferta upustu od ceny katalogowej pobytu w hotelu w kraju i za granicą.

Upust wynosi: ……………….. % (słownie procent).

3. Oferta kwalifikacji zawodowych i doświadczenia kasjerów lotniczych wyznaczonych do realizacji zamówienia została przedstawiona w Załączniku do Formularza oferty.

4. Oświadczam, że: *:

o zatrudnię do realizacji zamówienia w pełnym wymiarze czasu pracy 2 osoby do 30 roku życia, posiadające status osoby poszukującej pracy i pozostające bez zatrudnienia;

o zatrudnię do realizacji zamówienia w pełnym wymiarze czasu pracy 2 osoby po ukończeniu 50 roku życia, posiadające status osoby poszukującej pracy i pozostające bez zatrudnienia;

o zatrudnię do realizacji zamówienia w pełnym wymiarze czasu pracy 1 osobę do 30 roku życia, posiadającą status osoby poszukującej pracy i pozostającą bez zatrudnienia i 1 osobę po ukończeniu 50 roku życia, posiadającą status osoby poszukującej pracy i pozostającą bez zatrudnienia;

o zatrudnię do realizacji zamówienia w pełnym wymiarze czasu pracy 1 osobę do 30 roku życia lub po ukończeniu 50 roku życia, posiadającą status osoby poszukującą pracy i pozostającą bez zatrudnienia;

o zatrudnię do realizacji zamówienia w pełnym wymiarze czasu pracy 1 osobę po ukończeniu 50 roku życia, posiadającą status osoby poszukującą pracy i pozostającą bez zatrudnienia;

o nie zatrudnię do realizacji zamówienia żadnej osoby do 30 roku życia lub po ukończeniu 50 roku życia, posiadających status osoby poszukującej pracy i pozostającej bez zatrudnienia

* Niepotrzebne skreślić

Uwaga: W przypadku, kiedy wykonawca nie zaznaczy żadnego z punktów lub zaznaczy więcej niż jeden punkt zamawiający przyjmie, że wykonawca do realizacji zamówienia nie zatrudni osób do 30 roku życia lub po ukończeniu 50 roku życia, posiadających status osoby poszukującej pracy i pozostających bez zatrudnienia, a w kryterium oceny „Aspekty społeczne” oferta wykonawcy otrzyma 0 punktów.

5. Oświadczam, że dysponuję ….* system/ami rezerwacyjnym/-mi (GDS).

Nazwa systemu rezerwacyjnego GDS nr 1: ………………………………………………………………

Nazwa systemu rezerwacyjnego GDS nr 2: ………………………………………………………………

*Uwaga: Należy wskazać liczbę systemów rezerwacyjnych (GDS) oraz podać ich nazwę. W przypadku, kiedy wykonawca nie wskaże liczby oraz nazwy, zamawiający przyjmie, że wykonawca dysponuje 1 systemem rezerwacyjnym (zgodnie z SIWZ), a w kryterium oceny

„System rezerwacyjny GDS” oferta wykonawcy otrzyma 0 punktów. Jeśli Wykonawca nie wskaże liczby systemów rezerwacyjnych (GDS), a wskaże nazwę systemu/ów rezerwacyjnych (GDS) zamawiający przyjmie że Wykonawca dysponuje podanym/i systemem/ami rezerwacyjnym/i i na tej podstawie zostaną przyznane punkty w przedmiotowym kryterium.

6. Oświadczam, że cena oferty obejmuje pełen zakres zamówienia określony w Załączniku nr 1 i Załączniku nr 2 do SIWZ, jak również wszystkie koszty towarzyszące wykonaniu zamówienia, w tym podatek VAT.

7. Oświadczam, że usługi świadczone przez nas w trakcie realizacji zamówienia będą spełniały standardy IATA (Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego) w zakresie sprzedaży biletów lotniczych.

8. Oświadczam, że zapoznaliśmy się ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia i nie wnosimy do niej zastrzeżeń oraz przyjmujemy warunki w niej zawarte.

9. Oświadczam, że jesteśmy związani niniejszą ofertą przez okres 90 dni, którego bieg rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

10. Oświadczam, że w przypadku przyznania nam zamówienia, zobowiązuję się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Xxxxxxxxxxxxx.

11. Oświadczam, iż zapoznałem się z informacjami zawartymi w pkt 19.3 SIWZ, będącymi realizacją obowiązku informacyjnego określonego w art. 13 RODO, dotyczącymi przetwarzania moich danych osobowych przez Zamawiającego, a także znane są mi wszystkie przysługujące mi prawa, o których mowa w art. 15-16 oraz 18 RODO.

12. Oświadczam, że wypełniłem obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 i/lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu. (W przypadku gdy Wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO Wykonawca usuwa treść oświadczenia z niniejszego ustępu przez jego wykreślenie).

13. Oferta wraz z załącznikami została złożona na stronach.

14. Niniejszym informujemy, iż informacje składające się na ofertę, zawarte w załączniku nr …. do oferty stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i jako takie nie mogą być ogólnie udostępnione.

15. Oświadczamy, że nie zamierzamy powierzyć wykonania części zamówienia podwykonawcom*/ zamierzamy powierzyć wykonanie następujących części zamówienia podwykonawcom* w częściach:

1) …………………………………….: ……………………………………………………………………………………………

/nazwa części/ /nazwa (firma) podwykonawcy/

2) …………………………………….: ……………………………………………………………………………………………

/nazwa części/ /nazwa (firma) podwykonawcy/

16. Kategoria przedsiębiorstwa Wykonawcy**:

....................................................................................................................................

(wpisać: mikro, małe lub średnie przedsiębiorstwo)

17. Numer rachunku bankowego, na który zostanie zwrócone wadium wpłacone w pieniądzu:

……………………………………………………………………………………………………..……………………………………

18. Do oferty załączamy następujące dokumenty: 1) …………………………………….

2) …………………………………….

3) …………………………………….

4) …………………………………….

19. Adres Wykonawcy, na który należy przesyłać ewentualną korespondencję:

..........................................................................................................................................

tel. ............................................................... email: ..........................................................

Osoba uprawniona do kontaktów z Zamawiającym:

...........................................................................................................................................

* niepotrzebne skreślić

/wymagany kwalifikowany podpis elektroniczny/

** Zgodnie z zaleceniem Komisji Europejskiej z dnia 6.05.2003 r. dot. definicji mikroprzedsiębiorstw, małych i średnich przedsiębiorstw (Dz. Urz. UE L 124 z 20.05.2003, str. 36):

 mikroprzedsiębiorstwo – to przedsiębiorstwo zatrudniające mniej niż 10 osób i którego roczny obrót lub roczna suma bilansowa nie przekracza 2 mln. EUR;

 małe przedsiębiorstwo – to przedsiębiorstwo zatrudniające mniej niż 50 osób i którego roczny obrót lub roczna suma bilansowa nie przekracza 10 mln. EUR;

 średnie przedsiębiorstwa – to przedsiębiorstwa, które nie są mikroprzedsiębiorstwami ani małymi przedsiębiorstwami i które zatrudniają mniej niż 250 osób i których roczny obrót nie przekracza 50 mln. EUR lub roczna suma bilansowa nie przekracza 43 mln. EUR.

Załącznik do Formularza oferty Kwalifikacje zawodowe i doświadczenie kasjerów lotniczych

Lp.

Imię i nazwisko kasjera lotniczego

Opis kwalifikacji zawodowych i doświadczenia.

Należy podać co najmniej następujące informacje:

a) nazwa systemu rezerwacyjnego (GDS) oraz okres doświadczenia w rezerwacji i wystawianiu biletów lotniczych w podanym systemie w formule „od dd/mm/rrrr do dd/mm/rrrr”.

b) nazwy i dane teleadresowe podmiotu/podmiotów, w których osoba pracowała/pracuje na stanowisku kasjera lotniczego.

/wymagany kwalifikowany podpis elektroniczny/

…………………………………….……

(nazwa i adres Wykonawcy)

...................................., dnia 2020 r.

OŚWIADCZENIE WYKONAWCY

o przynależności albo braku przynależności do grupy kapitałowej, o której mowa

w art. 24 ust. 1 pkt 23 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2019 r. poz. 1843)

Przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pt. „Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników MSZ w zakresie rezerwacji i wykupu biletów lotniczych, kolejowych, rezerwacja i zakup usług hotelowych w kraju i za granicą” – znak sprawy BDG.741.012.2020, oświadczam, że reprezentowany przeze mnie Wykonawca:

 nie należy do grupy kapitałowej3 w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (tekst jedn.: Dz. U. z 2019 r. poz. 369 z późn. zm.) z Wykonawcami, którzy złożyli odrębne oferty w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia *

 należy do grupy kapitałowej4 w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (tekst jedn.: Dz. U. z 2019 r. poz. 369 z późn. zm.)* z nw. Wykonawcami5, którzy złożyli odrębne oferty w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia:

1 (należy podać nazwę (firmę) podmiotu i siedzibę)

2 (należy podać nazwę (firmę) podmiotu i siedzibę)

/wymagany kwalifikowany podpis elektroniczny/

* właściwe zaznaczyć znakiem X

3 Zgodnie z art. 4 pkt 14 ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (tekst jedn.: Dz. U. z 2019 r. poz. 369 z późn. zm.) przez grupę kapitałową rozumie się wszystkich przedsiębiorców, który są kontrolowani w sposób bezpośredni lub pośredni przez jednego przedsiębiorcę, w tym również tego przedsiębiorcę.

4 j.w.

5 Wraz ze złożeniem oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej z Wykonawcą/ami, który/ży złożył/li odrębną/e ofertę/y, Wykonawca może przedstawić dowody, że powiązania z ww. Wykonawcą/ami nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia.

...................................., dnia 2020 r.

Pełnomocnictwo

w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego pt. „Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników MSZ w zakresie rezerwacji i wykupu biletów lotniczych, kolejowych, rezerwacja i zakup usług hotelowych w kraju i za granicą” – znak sprawy BDG.741.012.2020

.............................................................................................................................................

(nazwa Wykonawcy)

z siedzibą .......................................................................................................................................

(adres)

zarejestrowany przez ....................................................................................................................

pod numerem.................................................................................................................................

reprezentowany przez: ..................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

upoważnia .....................................................................................................................................

(dane osoby upoważnionej)

zamieszkałego w ...........................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

legitymującego się .........................................................................................................................

(nazwa i numer dokumentu: dowodu osobistego, paszportu)

do występowania w imieniu Wykonawcy w postępowaniu, w tym:

1. podpisania i złożenia w imieniu Wykonawcy oferty wraz z załącznikami*

2. składania w imieniu Wykonawcy wszelkich oświadczeń woli i wiedzy oraz dokonywania czynności przewidzianych przepisami prawa takich jak poświadczanie kopii dokumentów za zgodność z oryginałem, zadawania pytań, składania wyjaśnień itp.*

3. zawarcia Umowy w wyniku udzielenia zamówienia*

/wymagany kwalifikowany podpis elektroniczny/

* niepotrzebne skreślić

Jednolity Europejski Dokument Zamówienia

(załączony w oddzielnym pliku)

Załącznik nr 7 do SIWZ

………………………., dnia 2020 r.

……………………………………………………

(nazwa i adres Wykonawcy)

Wykaz usług

Składając ofertę w postępowaniu na „Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników MSZ w zakresie rezerwacji i wykupu biletów lotniczych, kolejowych, rezerwacja i zakup usług hotelowych w kraju i za granicą” – znak sprawy BDG.741.012.2020 oświadczam, że posiadamy następującą wiedzę i doświadczenie:

Lp	Przedmiot wykonanych usług	Wartość wykonanych usług brutto (w PLN)	Data wykonania usług Początek (dd/mm/rr) – Koniec (dd/mm/rr)	Podmioty, na rzecz których usługi zostały wykonane
-1-	-2-	-3-	-4-	-5-
Należy wykazać, że wykonawcy w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonali, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonują należycie nie mniej niż: 1) dwie odrębne usługi polegające (każda) na obsłudze jednego podmiotu w zakresie rezerwacji i zakupu biletów lotniczych i kolejowych na trasach krajowych i zagranicznych, o wartości minimum 1.200 000,00 zł brutto każda, 2) dwie odrębne usługi polegające (każda) na obsłudze jednego podmiotu w zakresie rezerwacji i zakupu usług hotelowych w kraju i za granicą, o wartości minimum 200 000,00 zł brutto każda.
1

* W przypadku usług w trakcie realizacji podać wartość zrealizowaną na dzień składania ofert.

Do wykazu należy załączyć dowody określające czy usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Dowodami, o których mowa są:

– referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane.

– oświadczenie Wykonawcy, jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać dokumentów, o których mowa powyżej.

/wymagany kwalifikowany podpis elektroniczny/

Załącznik nr 8 do SIWZ

………………………., dnia 2020 r.

……………………………………………………

(nazwa i adres Wykonawcy)

Wykaz osób

Składając ofertę w postępowaniu na „Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników MSZ w zakresie rezerwacji i wykupu biletów lotniczych, kolejowych, rezerwacja i zakup usług hotelowych w kraju i zagranicą” – znak sprawy BDG.741.012.2020 oświadczam, że do realizacji zadania skierujemy następujące osoby:

Imię

i nazwisko

KWALIFIKACJE ZAWODOWE I DOŚWIADCZENIE*

Wymagane, zgodnie z pkt 7.4 SIWZ:

dysponowanie zespołem dwóch kasjerów lotniczych, których Wykonawca skieruje do realizacji zamówienia, z których każdy posiada co najmniej 2–letnie doświadczenie w rezerwacji i wystawianiu biletów lotniczych w co najmniej jednym systemie rezerwacyjnym (GDS) spośród takich jak: Amadeus, Galileo, Worldspan i Sabre oraz kwalifikacje kasjera lotniczego, potwierdzone dokumentem o ukończeniu stacjonarnego szkolenia z zakresu programu rezerwacyjnego, który xxxx xxxxxx wskazał w opisie doświadczenia.

Należy wskazać co najmniej następujące informacje:

a) nazwa systemu rezerwacyjnego (GDS) oraz liczba lat doświadczenia w rezerwacji i wystawianiu biletów lotniczych w podanym systemie, w formule „od dd/mm/rrrr do dd/mm/rrrr”. W przypadku niepełnych lat, okres doświadczenia należy wyrazić w miesiącach;

b) nazwy i dane teleadresowe podmiotu/podmiotów, w których osoba pracowała/pracuje na stanowisku kasjera lotniczego;

c) informacje o ukończeniu szkolenia z podaniem: nazwy systemu rezerwacyjnego, którego dotyczyło szkolenie i nazwy podmiotu wystawiającego dokument potwierdzający udział w szkoleniu.

Informacja o podstawie do dysponowania wskazaną osobą

Dysponuję

na podstawie (np. umowy o pracę, umowy zlecenia itp.)

Będę dysponował

na podstawie

(np. umowy przedwstępnej)

Kasjer lotniczy nr 1

…….……………..

…………………….

Kasjer lotniczy nr 2

……………………

…………………..

* Zamawiający zastrzega możliwość zwrócenia się do podmiotów, w których pracowali kasjerzy lotniczy o weryfikację informacji podanych w Wykazie.

/wymagany kwalifikowany podpis elektroniczny/

Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia

„Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników MSZ w zakresie rezerwacji i wykupu biletów

lotniczych, kolejowych, rezerwacja i zakup usług hotelowych w kraju i za granicą”

Znak: BDG.741.012.2020

Załącznik nr 9 do SIWZ

………………………., dnia 2020 r.

……………………………………………………

(nazwa i adres Wykonawcy)

OŚWIADCZENIE WYKONAWCY

Przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na „Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych pracowników MSZ w zakresie rezerwacji i wykupu biletów lotniczych, kolejowych, rezerwacja i zakup usług hotelowych w kraju i za granicą” – znak sprawy BDG.741.012.2020 oświadczam, że:

1. W stosunku do reprezentowanego przeze mnie Wykonawcy nie wydano prawomocnego wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej o zaleganiu z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne,

w przypadku wydania takiego wyroku lub decyzji – załączam dokumenty potwierdzające dokonanie płatności tych należności, wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami lub zawarcie wiążącego porozumienia w sprawie spłat tych należności,

2. W stosunku do reprezentowanego przeze mnie Wykonawcy nie orzeczono tytułem środka zapobiegawczego zakazu ubiegania się o zamówienia publiczne,

/wymagany kwalifikowany podpis elektroniczny/

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODANYCH INFORMACJI

Oświadczam, że wszystkie informacje podane w powyższym oświadczeniu są aktualne i zgodne z prawdą oraz zostały przedstawione z pełną świadomością konsekwencji wprowadzenia zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji.

…………….……. (miejscowość), dnia r.

/wymagany kwalifikowany podpis elektroniczny/

Document Metadata

Table of Contents

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NA:

Document Metadata