INFORMACJA POKONTROLNA nr 51/K/21-22/p
INFORMACJA POKONTROLNA nr 51/K/21-22/p
1. Podstawa prawna kontroli
Umowa o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 nr POWR.02.08.00-00-0062/20-00 zawarta w dniu 30.12.2020 r. pomiędzy Ministrem Rozwoju, Pracy i Technologii, xx. Xxxxxx Xxxxxx 0/0, 00-000 Xxxxxxxx, a Gminą
Starachowice xx. Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxxxxxx, w związku z rozdziałem 7, art. 23 ustawy
z dnia 1 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz.U. 2020 poz. 818) oraz umowa nr 331/UM/2021/0011 z dnia 6 lipca 2021 r. zawarta pomiędzy Ministrem Rozwoju, Pracy i Technologii, pl. Trzech Krzyży 3/5, 00-507 Warszawa, a IDIPSUM Sp. z o.o., xx Xxxxxxxxx 0/00, 00-000 Xxxxxxx, której przedmiotem jest przeprowadzenie kontroli projektów w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020.
2. Nazwa jednostki kontrolującej
IDIPSUM Sp. z o. o. na zlecenie Departamentu Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej – Instytucji Pośredniczącej dla Działania 2.8 Rozwój usług społecznych świadczonych w środowisku lokalnym Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój.
3. Osoby uczestniczące w kontroli ze strony jednostki kontrolującej
Xxxxxx Xxx - kierownik Podzespołu kontrolującego, Xxxxx Xxxxxx - członek Podzespołu kontrolującego.
4. Termin kontroli
15-17.12.2021 r.
5. Rodzaj kontroli i tryb kontroli
Kontrola planowa projektu, zdalna
6. Nazwa jednostki kontrolowanej
Gmina Starachowice – Centrum Usług Społecznych w Starachowicach
7. Adres jednostki kontrolowanej i miejsca, w którym przeprowadzono czynności kontrolne
Adres jednostki: Gmina Starachowice, xx. Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxxxxxx.
Kontrola zdalna na podstawie przesłanych przez Beneficjenta dokumentów w Systemie SL2014.
8. Nazwa i numer kontrolowanego projektu, numer Działania/Poddziałania oraz termin realizacji projektu
Tytuł projektu: „CUS – model integracji i rozwoju usług społecznych w Starachowicach”
Nr projektu: POWR.02.08.00-00-0062/20
Oś Priorytetowa: II. Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji Działanie: 2.8 Rozwój Usług Społecznych świadczonych w środowisku lokalnym Termin realizacji projektu: 01.11.2020 r. – 30.04.2023 r.
9. Wartość projektu
Koszty ogółem: 3 125 000,00 PLN;
Dofinansowanie: 3 125 000,00 PLN; Wkład własny: 0,00 PLN.
Projekt jest rozliczany według rzeczywiście poniesionych kosztów.
10. Numery kontrolowanych wniosków o płatność i wartość wydatków zatwierdzonych do dnia kontroli.
Nr wniosku: POWR.02.08.00-00-0062/00-000-00
Wniosek za okres od 01.04.2021 r. do 30.06.2021 r. zatwierdzony w dniu 05.11.2021 r. Wartość wydatków zatwierdzonych: 205 026,86 PLN.
Nr wniosku: POWR.02.08.00-00-0062/00-000-00
Wniosek za okres od 01.07.2021 r. do 31.09.2021 r. złożony w dniu 13.12.2021 r. -
niezatwierdzony na dzień kontroli. Wydatki kwalifikowalne: 366 364,27 PLN.
Wartość wydatków zatwierdzonych: 0,00 PLN.
Wartość wydatków zatwierdzonych do dnia kontroli: 254 860,82 PLN.
11. Zakres kontroli
1) Zgodność rzeczowa realizacji projektu.
2) Kwalifikowalność uczestników projektu i dane osobowe.
3) Rozliczenia finansowe.
4) Stosowanie ustawy Prawo Zamówień Publicznych i przepisów unijnych.
5) Stosowanie Zasady konkurencyjności.
6) Kwalifikowalność personelu projektu.
7) Ścieżka audytu i archiwizacja dokumentacji.
8) Działania promocyjno-informacyjne.
12. Informacje na temat sposobu wyboru dokumentów do kontroli oraz doboru próby skontrolowanych dokumentów
Lp. | Obszar | Dobór próby |
1. | Zgodność rzeczowa realizacji projektu | Badaniem objęto całość realizacji projektu, tj. 100 % dokumentacji. Na podstawie wniosków o płatność oraz dokumentacji potwierdzającej wykonanie zadań. Projekt obejmuje realizację 4 zadań. Zadanie 1 – zakończone. Zadanie 2 – w trakcie realizacji. Zadanie 3 – nie przeprowadzono żadnych działań. Zadanie 4 – nie przeprowadzono żadnych działań. Kontrolą objęto, x.xx.: - Zarządzenie nr 54/2020 Dyrektora MOPS z dn. 30.12.2020 r. oraz Zarządzenie nr 55/2020 Dyrektora MOPS z dn. 30.12.2020 r., - uchwały Rady Miejskiej w Starachowicach oraz Regulamin Organizacyjny CUS, - protokoły odbioru wykonanych prac i robót budowlanych, - protokoły odbioru sprzętu, - dokumentację finansową, - dokumentację fotograficzną, - umowy, karty pracy, listy obecności, formularze zgłoszeniowe, oświadczenia, indywidualne programy usług społecznych, karty usług, zakresy obowiązków, formularze zgłoszeniowe, |
zlecenia usług, karty pracy usługobiorców, - dokumentację uczestników, - deklaracje i oświadczenia uczestników, - listy obecności. Zweryfikowano stopień osiągnięcia wartości wskaźników produktu i rezultatu na dzień przeprowadzania kontroli w stosunku do wartości docelowych określonych w obowiązującym wniosku o dofinansowanie projektu. | ||
2. | Kwalifikowalności uczestników projektu i dane osobowe | Zweryfikowano dokumentację 17 ze 169 uczestników figurujących w formularzu monitorowania uczestników SL2014 (10,06%). Dobór losowy. Do kontroli wybrano uczestników, którzy nie podlegali wcześniej weryfikacji przez opiekuna projektu: − Xxxxxxxxxx Xxxxx − Xxxxxx Xxx − Xxxxxxxx Xxxxxx − Xxxxxxx Xxxxxxxxxx − Xxxxxxx Xxxxxx − Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx − Xxxxx Xxxxxx − Xxxxxx Xxxxxxxxx − Xxxxxxx Xxxxxxx − Xxxxxx Xxxxxxxx − Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx − Xxxxx Xxxxx − Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx − Xxxxxx Xxxxxxxx − Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx − Xxxxx Xxxxxxxx − Xxxxxx Xxxxxxx Kontroli podlegała dokumentacja rekrutacyjna uczestników oraz dokumentacja dotycząca udzielonych form wsparcia. |
3. | Rozliczenia finansowe | Dokumentacja finansowa weryfikowana była na reprezentatywnej próbie minimum 10 % wartości wniosków o płatność zatwierdzonych i wniosków o płatność niezatwierdzonych do dnia kontroli, co oznacza, iż wartość ta dotyczy sumy kosztów bezpośrednich i pośrednich. Dobór próby wydatków do kontroli wyselekcjonowano według kryteriów: minimum 10 % populacji w ujęciu wartościowym z wyłączeniem dokumentów zweryfikowanych przez IP POWER w procesie weryfikacji pogłębionej. Do kontroli wybierano dokumenty z wniosków o płatność: - nr POWR.02.08.00-00-0062/00-000-00 – poz. 11,17,28; - nr POWR.02.08.00-00-0062/00-000-00 – poz. 18,24 na łączną kwotę 65 717,90 zł z 621 225,09 zł łącznych wydatków wykazanych we wnioskach o płatność, co stanowi 10,58 % (wartościowo). |
4. | Stosowanie ustawy Prawo Zamówień Publicznych i przepisów unijnych | Zweryfikowano 1 postępowanie z 3 (33,33%) zgodnie z przedstawionym przez Beneficjenta zestawieniem. Dobór na podstawie przeprowadzonej analizy ryzyka. Badaniu poddano postępowanie nr ZPA.26.1.10.2021 – Usługi opiekuńcze w miejscu zamieszkania podopiecznego, w tym opieka wytchnieniowa, z dnia 07.04.2021 r., udzielone na podstawie art. 56 ust. 4 ustawy PZP, o wartości szacunkowej 365 750,00 PLN brutto. |
5. | Stosowanie zasady konkurencyjności oraz rozeznanie rynku | Zweryfikowano 1 postępowanie z 5 (20%) wykazanych przez Beneficjenta prowadzonych w ramach zasady konkurencyjności. Dobór losowy. Zweryfikowano postępowanie nr DAO.26.7.3.2021 – Dostawa fabrycznie nowego samochodu osobowego typu BUS. Zbadane postępowanie nie było wcześniej weryfikowane w ramach pogłębionej weryfikacji wniosków o płatność. Zweryfikowano 4 postępowania z 14 (28,57%) wykazanych przez Beneficjenta prowadzonych w ramach rozeznania rynku, dobór losowy: − Usługa dietetyka, − Usługa pielęgniarki w warunkach domowych, − Dostawa sprzętu komputerowego, |
− Adaptacja 4 pomieszczeń. Zbadane postępowania nie były wcześniej weryfikowane w ramach pogłębionej weryfikacji wniosków o płatność. | ||
6. | Kwalifikowalności personelu projektu | Zweryfikowano dokumentację 2 z 6 (33,33%) pracowników Beneficjenta wskazanych jako personel projektu zgodnie z przedstawionym przez Beneficjenta zestawieniem. Zweryfikowano dokumentację x. Xxxxxxx Xxxxxx oraz p. Anety Gołębskiej. Badaniu podlegała dokumentacja kadrowa: umowy o pracę, porozumienia zmieniające, zakresy czynności pracowników, ewidencja czasu pracy, oświadczenia. |
7. | Ścieżka audytu i archiwizacja dokumentacji | Beneficjent poddał się kontroli oraz zapewnił pełny dostęp do dokumentacji dotyczącej projektu (100 % dokumentacji). |
8. | Działania promocyjno - informacyjne | Weryfikacja oznakowania miejsca realizacji projektu oraz prawidłowości stosowania oznaczeń znakiem Funduszy Europejskich z nazwą Programu Wiedza Edukacja Rozwój i znakiem Unii Europejskiej z nazwą Europejski Fundusz Społeczny (100 % dokumentacji). |
13. Ustalenia kontroli
Zgodność rzeczowa realizacji projektu
W wyniku kontroli ustalono, iż:
− Projekt jest zgodny z celem szczegółowym PO WER;
− Projekt jest zgodny z mającymi zastosowanie szczegółowymi kryteriami wyboru projektów;
− Realizacja projektu pod względem merytorycznym odbywa się zgodnie z wnioskiem
o dofinansowanie realizacji projektu, zgodnie z założeniami merytorycznymi w zakresie realizacji poszczególnych zadań;
− Na dzień 15.12.2021 r. zostały osiągnięte następujące poziomy wskaźników produktu i rezultatu:
Wskaźniki produktu:
● Liczba opracowanych Planów Wdrażania CUS – 100 %.
● Liczba osób, które skorzystały z usług dostarczanych przez centrum usług społecznych w ramach programu – 169 osób (docelowa wartość wskaźnika ma być określona po przeprowadzeniu diagnozy).
● Liczba społeczności lokalnych objętych metodą OSL – 100,00 %.
● Liczba utworzonych centrów usług społecznych – 100 %.
Wskaźniki rezultatu:
● Liczba centrów usług społecznych funkcjonujących po zakończeniu projektu – 0,00 %.
● Liczba utworzonych miejsc świadczenia usług społecznych istniejących po zakończeniu projektu – 0,00 %.
− Informacje przekazywane we wnioskach o płatność w zakresie postępu rzeczowego
są zgodne ze stanem faktycznym. Beneficjent monitoruje stopień realizacji i podejmuje działania mające zapewnić zgodność realizacji projektu z założeniami zawartymi we wniosku
o dofinansowanie w zakresie merytorycznym;
− Nie stwierdzono zagrożeń dla realizacji projektu w zakresie merytorycznym;
− Na podstawie badanej dokumentacji projektu nie stwierdzono przypadków naruszenia polityk horyzontalnych, w tym równości szans i niedyskryminacji i równości szans płci;
− Zapewniono równy dostęp do projektu kobiet, mężczyzn oraz osób z niepełnosprawnościami;
− Beneficjent realizuje zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie i wnioskach o płatność działania z zakresu równości szans zgodnie z Wytycznymi w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami
i zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020.
W ramach projektu są realizowane następujące zadania:
Zadanie 1 Kamień milowy nr 1 - Opracowanie Planu Wdrażania CUS. Zrealizowany w całości.
- W dniu 01.01.2021 r. przekształcono Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Starachowicach w Centrum Usług Społecznych w Starachowicach, dokonany w drodze uchwały Rady Miejskiej w Starachowicach oraz Regulaminu Organizacyjnego CUS.
- W drodze postępowań zgodnie z ustawą PZP oraz wewnętrznymi przepisami wyłoniono, xx.xx.: eksperta ds. usług społecznych - Xxxx Xxxxx, eksperta ds. organizowania społeczności lokalnej - Vigarat Xxxxx Xxxxxxxx, podmiot realizujący diagnozę społeczną - Lokalne Badania Społeczne Xxxxxx Xxxxx, wykonawcę adaptacji pomieszczeń dla koordynatorów indywidualnych planów usług społecznych (KIPUS) – firmę HYDRABUD III(RR), wykonawcę robót związanych z rozbudową sieci internetowej - Sokół IT Obsługa Informatyczna Firm Xxxxxxxxx Xxxxx, wykonawcę zabudowy (Drewno 2) zakup drobnego wyposażenia biur oraz telefonii dla KIPUS i OSL.
- Wykonano adaptację pomieszczeń dla KIPUS.
- Wykonano rozbudowę sieci internetowej w pomieszczeniach służących do realizacji usług społecznych (biura KIPUS, salka konferencyjna).
- Przeprowadzono z pracownikami CUS spotkania informacyjne nt. Zmian zaistniałych w wyniku przekształcenia MOPS w CUS z uwzględnieniem zmian, szans i problemów w odniesieniu do poszczególnych komórek organizacyjnych CUS.
- Przeprowadzono spotkania z przedstawicielami podmiotów ekonomii społecznej oraz innych instytucji realizujących usługi społeczne w celu diagnostycznym oraz tworzenia lokalnej sieci usługodawców. Został powołany Zespołu ds. usług społecznych. W Zespole jest 5 przedstawicieli podmiotów ekonomii społecznej, w tym 3 przedsiębiorstw społecznych. Zespół powołano Zarządzeniem Nr 55/2020 Dyrektora MOPS w Starachowicach z dn. 30.12.2020 r. Ponadto Zarządzeniem nr 54/2020 Dyrektora MOPS z dn. 30.12.2020 r. Dyrektora MOPS w Starachowicach powołano Zespół Zarządzający projektem.
- W marcu 2021 r. przeprowadzona została diagnoza społeczna pn. „Diagnoza potrzeb i potencjału społeczności lokalnej w zakresie usług społecznych na terenie Gminy Starachowice” oraz ogłoszono jej konsultacje, które zakończyły się w dn. 20.04.2021 r.
- Opracowano Plan Wdrażania CUS i przedłożono Radzie Programowej.
- Opracowano Plan Organizowania Społeczności Lokalnej.
Zadanie 2 Kamień milowy nr 2 – Realizacja Planu Wdrażania CUS.
- Otwarto Biuro Obsługi Klienta z trzema stanowiskami KIPUS, utworzono bazę dostępnych usług.
- Przeprowadzono akcję promocyjno-informacyjną dot. usług społecznych oraz projektu (spot TV Starachowice, materiały promocyjne, konferencja prasowa, spotkania z przedstawicielami organizacji społecznych, w tym seniorskich).
- Uruchomiono funkcjonowanie Organizatora Społeczności Lokalnej – nawiązanie wstępnych kontaktów ze społecznościami lokalnymi i przygotowanie planu pracy ze społecznościami we współpracy z ekspertem ds. OSL.
- Organizator Usług Społecznych zwołał i przeprowadził posiedzenie zespołu ds. rozwoju usług społecznych w celu konsultacji programu usług społecznych.
- Rozpoczęto świadczenie usług opiekuńczych i OW. Świadczono usługę opiekuńczą oraz usługę opieki wytchnieniowej dla 30 uczestników projektu. Obie usługi realizowane są w ten sam sposób z tą różnicą, że OW świadczy się w zastępstwie za opiekuna faktycznego. Usługi zgodnie z założeniami projektu świadczone są nieodpłatnie.
- Opracowano wzory dokumentów rekrutacyjnych, procedurę IPUS, regulaminy usług zawierające standardy ich świadczenia ze wsparciem eksperta ds. usług społecznych.
- Opracowano Program Usług Społecznych i ogłoszono konsultacje społeczne Programu.
- Wprowadzono nowe zadanie – mieszkania chronione dla osób opuszczających pieczę zastępczą, przeprowadzono postępowanie w celu wyłonienia wykonawcy,
- Zainicjowano cykl spotkań Dyrektora CUS z przedstawicielami PES, instytucji jst. oraz przedsiębiorców w celu stworzenia sieci współpracy z CUS do realizacji usług społecznych. Przeprowadzono postępowania na pozostałe usługi społeczne, tj. mobilnego fizjoterapeutę, programy zdrowotne oraz zakupy umożliwiające ich realizację.
- Zrealizowano zadania w formie cyklicznych spotkań roboczych oraz doraźnych w momencie rozwiązania problemów. Zespół, opracowywał lub konsultował liczne procedury tworzone na potrzeby funkcjonowania CUS, opracowywał (przy wsparciu ekspertów) Program Usług Społecznych oraz Program OSL, ścieżkę proceduralną i dokumentacyjną IPUS, uczestniczył również w spotkaniach z mieszkańcami oraz przedstawicielami NGO i przedsiębiorcami w celu budowania sieci wsparcia CUS. Nawiązano również współpracę z KOOWES w celu uzyskania wsparcia przy budowaniu sieci współpracy CUS.
- Zakupiono busa xxxxx Xxxx Transit Custom VII przystosowany do transportu osób na wózkach z przeznaczeniem na realizację usługi Taksówka dla Seniora.
- Opracowano, przeprowadzono konsultacje społeczne oraz uchwalono Programu Usług Społecznych w Starachowicach (PUS) - uchwała uprawomocniła się z dniem 08.08.2021 r.
- Z dniem 08.08.2021 r. uruchomiono przewidziane w planie usługi społeczne (Taksówka dla Seniora, Złota Rączka, mobilny fizjoterapeuta, pakiety zdrowotne dla seniorów, broker pracy, itp., usługi kulturalne i rekreacyjne dla Seniorów),
- Przeprowadzono przygotowania do organizacji I Ogólnopolskiego Kongresu Centrów Usług Społecznych w Starachowicach.
- Zorganizowano spotkanie Zespołu ds. rozwoju usług społecznych (z udziałem PES i NGO).
- Wyłoniono wykonawców i zlecono dostawę mebli i wyposażenia do mieszkań chronionych. Adaptacja i wyposażenie mieszkania chronionego dla osób opuszczających pieczę zastępczą nie została zakończona, gdyż w trakcie prac adaptacyjnych została wykryta usterka, której usunięcie wymagało całkowitej wymiany instalacji elektrycznej (koszt elektryki pokryty ze środków własnych). Opóźnienia adaptacyjne były przyczyną opóźnień w dostawie wyposażenia. KIPUS monitorowali realizację usług co do zgodności z określonymi standardami poprzez: rozmowy tel. i bezpośrednie z UP oraz wypełnianie kart monitoringu usług. Monitorowanie realizacji indywidualnych planów usług społecznych, a także realizacji usług odbywa się na bieżąco poprzez rozmowy z Wykonawcami oraz odbiorcami usług, ich rodzinami, opiekunami, poprzez sprawdzanie comiesięcznych kart pracy wykonawców usług i ich zgodności ze zleceniami.
Bieżący i etapowy monitoring projektu prowadzony przy pomocy ekspertów polega na prowadzeniu rozeznania czy usługi społeczne realizowane w ramach projektu odpowiadają potrzebom, prowadzeniu spotkań ewaluacyjnych online oraz stacjonarnych, przygotowywaniu narzędzi, wyciąganiu wniosków, sprawdzaniu wskaźników, sprawdzaniu zagrożeń w realizacji zaplanowanych działań. Na podstawie przeprowadzonych badań w ramach diagnozy określono zapotrzebowanie na usługi społeczne. W świetle wyników największy potencjał mają usługi społeczne tj.: programy kulturalne, programy wspomagające zdrowie i zdrowy tryb życia, oferta sportowa i rekreacyjna, w związku z powyższym w ramach usług kulturalnych zakupiono 150 szt. biletów specjalnych do skorzystania z pakietu oferty Muzeum Przyrody i Techniki w Starachowicach (zwiedzanie oraz dwie lekcje/warsztaty), które zostały przekazane uczestnikom projektu w ramach IPUS.
Zadanie 3 Kamień milowy nr 3 – Aktualizacja i Realizacja Planu Wdrażania CUS.
Do realizacji w 3 kamieniu milowym w okresie kwiecień 2022 r. – styczeń 2023 r.
Zadanie 4 Kamień milowy nr 4 - przegląd działań projektu i opracowanie pakietu produktów powstałych w wyniku testowania modelu CUS.
Do realizacji w 4 kamieniu milowym w okresie luty – kwiecień 2023 r.
W wyniku kontroli nie stwierdzono uchybień/ nieprawidłowości.
Kwalifikowalność uczestników projektu i dane osobowe
W wyniku kontroli ustalono, iż:
− Beneficjent posiada dokumenty potwierdzające kwalifikowalność uczestników projektu, które zostały złożone przed udzieleniem pierwszej formy wsparcia danej osobie;
− Uczestnicy spełniają kryteria kwalifikowalności określone we wniosku o dofinansowanie,
tj. uczestnikami są seniorzy, którzy ukończyli 60 rok życia, w szczególności osoby niepełnosprawne, niesamodzielne, samotne, przewlekle chore oraz osoby i rodziny doświadczające sytuacji kryzysowej zamieszkałe na terenie miasta Starachowice;
− Dane uczestników projektu są zbierane zgodnie z Wytycznymi w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych oraz Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, w szczególności są prawidłowe i kompletne;
− Dane uczestników zbierane w formie papierowej są zgodne z danymi zawartymi w systemie SL2014;
− Beneficjent przetwarza dane osobowe uczestników projektu w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami. Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym dla realizacji projektu, w szczególności w celu potwierdzania kwalifikowalności udziału w projekcie, ewaluacji, monitoringu, kontroli, audytu i sprawozdawczości w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 w zakresie wskazanym w Umowie o dofinansowanie;
− Beneficjent przetwarza powierzone mu dane osobowe zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych oraz Umową o dofinansowanie projektu, w tym:
● Beneficjent realizuje obowiązek informacyjny wobec osób, których dane są przetwarzane;
● Beneficjent prowadzi ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych;
● Do przetwarzania danych osobowych dopuszczeni są pracownicy Beneficjenta, którzy posiadają ważne imienne upoważnienia do ich przetwarzania;
● Beneficjent posiada dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w tym w szczególności politykę bezpieczeństwa oraz instrukcję zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych;
● Beneficjent w sposób prawidłowy zawarł umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom zewnętrznym wykonującym zadania związane z udzieleniem wsparcia i realizacją projektu.
W wyniku kontroli nie stwierdzono uchybień/ nieprawidłowości.
Prawidłowość rozliczeń finansowych
W wyniku kontroli ustalono, iż:
− Beneficjent posiada dokumenty finansowo-księgowe wraz z dowodami zapłaty potwierdzające poniesienie wydatków. Dokumenty są opisane w sposób dokumentujący związek
z kontrolowanym projektem nr POWR.02.08.00-00-0062/20;
− Beneficjent prowadzi wyodrębnioną ewidencję księgową w oparciu o zapisy Zarządzenia
nr 33/2021 Dyrektora Centrum Usług Społecznych z dnia 04.01.2021 r. w sprawie wprowadzenia „Szczegółowych zasad prowadzenia w Centrum Usług Społecznych
w Starachowicach wyodrębnionej ewidencji księgowej dla Projektu "CUS - model integracji i rozwoju usług społecznych w Starachowicach"”;
− Księgi rachunkowe są prowadzone elektronicznie przy użyciu systemu informatycznego. Zapisy przedstawionej ewidencji są zgodne z dekretami wskazanymi na dokumentach finansowych oraz danymi postępu finansowego wykazanymi w złożonych Wnioskach o płatność.
Na podstawie skontrolowanej próby wydatków Zespół kontrolujący stwierdził, że:
− Zweryfikowane wydatki są kwalifikowalne;
− Nie stwierdzono finansowania zwykłej działalność jednostki w ramach Projektu;
− Nie stwierdzono podwójnego finansowania wydatków, o których mowa w Wytycznych
w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020;
− Dane wykazane we wnioskach o płatność są zgodne z dokumentami księgowymi, nie stwierdzono odstępstw od danych przekazywanych we wnioskach o płatność;
− Wysokość kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem jest zgodna z określonym limitem procentowym;
− Rozliczenia finansowe prowadzone są zgodnie z ustawą o rachunkowości;
− Przekazane środki na realizację projektu nie przyczyniły się do wygenerowania dochodu;
− Zespół kontrolujący potwierdził kwalifikowalność wybranych do próby wydatków, poniesionych w związku z realizacją projektu zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 oraz Umową o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014 – 2020 z dnia 12.06.2019 r.
W wyniku kontroli nie stwierdzono uchybień/ nieprawidłowości.
Stosowanie ustawy Prawo Zamówień Publicznych i przepisów unijnych
Badaniu poddano postępowanie nr ZPA.26.1.10.2021 – Usługi opiekuńcze w miejscu zamieszkania podopiecznego, w tym opieka wytchnieniowa, udzielone na podstawie art. 275 pkt 1 ustawy PZP.
Na podstawie zweryfikowanej dokumentacji postępowania ustalono, że:
− Beneficjent prawidłowo oszacował wartość zamówienia i zastosował odpowiedni tryb realizacji zamówienia (zamówienie w trybie podstawowym);
− Ogłoszenie o zamówieniu zostało upublicznione w sposób prawidłowy. Ogłoszenie zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie xxxxxx.xxxxxxxxxxxx.xx;
− Postępowanie o zamówienie publiczne poddane weryfikacji, zawiera wszystkie niezbędne elementy, w tym x.xx.: termin i sposób składania ofert, warunki udziału w postępowaniu i kryteria oceny ofert, informację o wagach punktowych przypisanych do poszczególnych kryteriów;
− Opis przedmiotu zamówienia był sporządzony prawidłowo;
− Zostały dochowane terminy odnoszące się do poszczególnych etapów postępowania;
− Członkowie komisji przetargowej złożyli oświadczenia o niepodleganiu wyłączeniu;
− Kryteria oceny ofert i warunki udziału w postępowaniu zostały określone w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia, były precyzyjne, zapewniały zachowanie uczciwej konkurencji
i równe traktowanie wykonawców;
− Beneficjent posiada protokół potwierdzający prawidłowość wyboru wykonawcy;
− Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało upublicznione w sposób prawidłowy. Wynik postępowania został opublikowany w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie xxxxxx.xxxxxxxxxxxx.xx;
− Zamówienie zostało zarejestrowane w systemie SL2014.
W wyniku kontroli nie stwierdzono uchybień/ nieprawidłowości.
Poprawność stosowania zasady konkurencyjności
Zweryfikowano 1 spośród 5 postępowań w ramach zasady konkurencyjności:
DAO.26.7.3.2021 – Dostawa fabrycznie nowego samochodu osobowego typu BUS. Zapytanie ofertowe o wartości szacunkowej 109 876,00 PLN netto opublikowano w Bazie Konkurencyjności pod numerem 2021-14982-47421 w dniu 11.05.2021 r.
W wyniku kontroli ustalono, iż:
− Beneficjent prawidłowo oszacował wartość zamówienia;
− Postępowanie zostały upublicznione w sposób prawidłowy. Zapytanie ofertowe zostały zamieszczone w Bazie Konkurencyjności;
− Zapytanie ofertowe zawiera wszystkie wymagane elementy. Beneficjent w sposób prawidłowy określił przedmiot zamówienia, warunki udziału w postępowaniu, kryteria oceny ofert i termin złożenia ofert;
− Osoby wykonujące w imieniu Beneficjenta czynności związane z wyborem wykonawcy złożyły oświadczenia o braku powiązań z wykonawcami;
− Beneficjent posiada kompletny protokół potwierdzający prawidłowość wyboru wykonawcy zgodnie z zasadą konkurencyjności;
− Z wykonawcą wyłonionym w wyniku przeprowadzonego postępowania została zawarta pisemna umowa;
− Informacja o wyniku postępowania została prawidłowo upubliczniona w Bazie Konkurencyjności;
− Zweryfikowane postępowanie zostało przeprowadzone w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie oferentów.
Zweryfikowano 4 spośród 14 postępowań w ramach rozeznania rynku:
− Usługa dietetyka z dnia 22.07.2021 r. w kwocie 24 500,00 PLN brutto,
− Usługa pielęgniarki w warunkach domowych z dnia 22.07.2021 r. w kwocie 45 600,00 PLN brutto,
− Dostawa sprzętu komputerowego z dnia 17.03.2021 r. w kwocie 14 554,59 PLN brutto,
− Adaptacja 4 pomieszczeń z dnia 21.01.2021 r. w kwocie 7 011,00 PLN brutto, W wyniku kontroli ustalono, iż:
− Beneficjent udokumentował ustalenie ceny rynkowej usługi zgodnie z wymogami obowiązujących Wytycznych,
− Zamówienia zostały przeprowadzone na stronie xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx,
− Beneficjent posiada dokumentację złożonych ofert,
− Przeprowadzone rozeznania rynku dowodzą zakupu usług i towarów po cenie rynkowej.
W wyniku kontroli nie stwierdzono uchybień/ nieprawidłowości.
Kwalifikowalność personelu projektu
W wyniku kontroli ustalono, iż:
− Beneficjent angażuje personel projektu zgodnie z założeniami ujętymi we wniosku o dofinansowanie;
− Beneficjent angażuje personel projektu posiadający kwalifikacje określone we wniosku o dofinansowanie;
− Beneficjent angażuje do projektu liczbę personelu adekwatną do realizowanych zadań;
− Osoby dysponujące środkami dofinansowania nie były prawomocnie skazane za przestępstwa przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji
państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwa skarbowe (na podstawie oświadczenia Beneficjenta);
− Łączne zaangażowanie zawodowe osób stanowiących personel projektu w realizację wszystkich projektów unijnych oraz działań finansowanych nie przekracza dopuszczalnego miesięcznego limitu godzin na osobę, który określono w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków
w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020;
− Personel projektu jest zatrudniony na podstawie umów o pracę;
− W projekcie nie są rozliczane niekwalifikowalne składniki wynagrodzeń, określone
w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności
na lata 2014-2020;
− Beneficjent nie angażuje osób zatrudnionych w IZ lub IP PO WER;
− Wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu są zgodne z pozostałymi przepisami krajowymi i Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
W wyniku kontroli nie stwierdzono uchybień/ nieprawidłowości.
Działania promocyjno-informacyjne
W wyniku kontroli ustalono, iż:
− Beneficjent realizuje działania informacyjno-promocyjne zgodnie z wymogami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu;
− Na stronie internetowej xxx.xxx.xxxxxxxxxxxx.xx zamieszczono informacje o projekcie;
− Utworzono profil na portalu społecznościowym;
− Oznakowano miejsce realizacji projektu - we wszystkich miejscach realizacji projektu znajdują się plakaty informacyjne na drzwiach, ponadto oznakowano wizytówki, tablice informacyjne, samochód typu bus "Taksówka dla seniora", witacze;
− Dokumentacja związana z projektem jest prawidłowo oznaczona znakiem Unii Europejskiej wraz ze słownym odniesieniem do Unii Europejskiej i do Europejskiego Funduszu Społecznego oraz znakiem Fundusze Europejskie wraz z nazwą Programu Wiedza Edukacja Rozwój.
W wyniku kontroli nie stwierdzono uchybień/ nieprawidłowości.
Ścieżka audytu i archiwizacja dokumentacji
W wyniku kontroli ustalono, iż:
− Beneficjent przechowuje dokumenty dotyczące projektu zgodnie z wymogami określonymi w § 16 umowy o dofinansowanie projektu;
− Beneficjent przechowuje dokumentację: księgowo-kadrową oraz dotyczącą zamówień publicznych - siedziba główna CUS xx. Xxxxxxx 00x, 00-000 Xxxxxxxxxxxx natomiast związaną z uczestnikami projektu, tj. formularze zgłoszeniowe, oświadczenia, zlecenia usług, karty pracy usługobiorców - oddział CUS "Galeria Skałka" xx. Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxxxxxx;
− Beneficjent zapewnił dostępność dokumentacji w sposób umożliwiający weryfikację zgodności z prawem i prawidłowości zadeklarowanych wydatków;
− Sposób przechowywania dokumentacji zapewnia jej dostępność, bezpieczeństwo, poufność oraz właściwą ścieżkę audytu;
− Kontrolowane dokumenty związane z realizacją projektu zostały oznaczone zgodnie
z wymogami w zakresie oznaczania projektów w ramach PO WER.
W wyniku kontroli nie stwierdzono uchybień/ nieprawidłowości.
14. Stwierdzone uchybienia/nieprawidłowości1.
Nie stwierdzono uchybień/nieprawidłowości.
15. Ocena według kryteriów.
Poniżej przedstawiono wyniki kontroli według poniższych kryteriów:
Lp. | Kryteria oceny | Wyniki kontroli |
1. | Zgodność rzeczowa realizacji projektu (stopień wykonania rezultatów/ produktów/ zadań) oraz sposób jego monitorowania. | Projekt realizowany zgodnie z założeniami wniosku o dofinansowanie. Przedstawione dokumenty pozwalają potwierdzić odpowiedni standard wykonanych zadań. Na dzień przeprowadzenia kontroli poziom osiągnięcia wskaźników jest zgodny z WOD. |
2. | Zarządzanie projektem i personel projektu | W wyniku kontroli ustalono, że osoby będące personelem projektu spełniają założenia WoD oraz że projekt zarządzany jest prawidłowo. Osoby dysponujące środkami dofinansowania nie były prawomocnie skazane za przestępstwa przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwa skarbowe. |
3. | Kwalifikowalności uczestników (w tym jakość i kompletność dokumentacji) | Potwierdzono kompletność dokumentacji oraz kwalifikowalność uczestników projektu. Grupa docelowa zgodna jest z zapisami wniosku o dofinansowanie projektu. |
4. | Rozliczenia finansowe | Potwierdzono prawidłowość rozliczeń finansowych w projekcie. Beneficjent prowadzi wyodrębnioną ewidencję księgową i posiada dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków. Dane wykazane we wnioskach o płatność są zgodne z dokumentami księgowymi. |
5. | Zgodność realizacji projektu z przepisami i zasadami wspólnotowymi i krajowymi (w tym zamówienia publiczne) | Beneficjent realizuje projekt zgodnie z przepisami i zasadami wspólnotowymi i krajowymi. |
6. | Działania informacyjno – promocyjne | Beneficjent realizuje działania informacyjno-promocyjne zgodnie z wymogami wskazanymi w umowie o dofinansowanie oraz zgodnie z Podręcznikiem beneficjentów programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji i Księgą identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020. Realizowane działania są adekwatne do zakresu merytorycznego i zasięgu oddziaływania projektu. |
7. | Ścieżka audytu | Beneficjent przechowuje dokumenty dotyczące projektu zgodnie z wymogami określonymi w umowie o dofinansowanie. Dokumentacja dotycząca projektu jest przechowywana w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz właściwą ścieżkę audytu. |
W wyniku kontroli poszczególnych obszarów projekt został oceniony zgodnie z następującym schematem: (wybrać odpowiednią kategorię):
a) Kategoria nr 1 - projekt jest realizowany prawidłowo, ewentualnie potrzebne są niewielkie usprawnienia,
b) Kategoria nr 2 – projekt jest realizowany co do zasady w sposób poprawny, ale występują uchybienia i potrzebne są usprawnienia,
c) Kategoria nr 3 – projekt jest realizowany tylko częściowo poprawnie, występują istotne uchybienia (w tym skutkujące wydatkami niekwalifikowalnymi), potrzebne są znaczne usprawnienia/ wdrożenie planu naprawczego,
d) Kategoria nr 4 – system w zasadzie nie funkcjonuje/projekt jest realizowany nieprawidłowo, co powoduje konieczność rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu.
1 Hierarchia stwierdzonych uchybień/nieprawidłowości: kluczowe, ważne, istotne, mniej istotne.
16. Data sporządzenia: 08.02.2022 r.
17. Pouczenie.
Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo wniesienia umotywowanych pisemnych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w niniejszym dokumencie w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania przedmiotowej Informacji.
W przypadku braku uwag do Informacji pokontrolnej ze strony kierownika jednostki kontrolowanej należy przekazać do jednostki kontrolującej w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania przedmiotowego dokumentu, informację o braku uwag.
18. Podpisy osób kontrolujących oraz kierownika jednostki kontrolującej.
Xxxxxx
Elektronicznie podpisany przez Xxxxxx Xxxx Xxx
Xxxxxx Xxx
Xxxx Xxx Data: 2022.02.08
Kierownik Podzespołu kontrolującego .......................................1..7..:.4.6..:.3..9..+..0..1..'0..0..'............
Xxxxx Xxxxxx
Signed by / Podpisano przez:
Xxxxx Xxxxxx Date / Data:
Członek Podzespołu kontrolującego ...................................2..0..2..2.-.0..2..-.0..8........................
17:26
Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx
Elektronicznie podpisany przez Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Data: 2022.02.09
15:27:25 +01'00'
..........................................................................