UMOWA nr ……………… (zwana dalej "Umową”)

Załącznik nr 9 do SWZ

Nr sprawy: PO.271.58.2023

UMOWA nr ………………

(zwana dalej "Umową”)

zawarta w dniu [………………..] 2023 r.

pomiędzy:

Sieć Badawcza Xxxxxxxxxxx – PORT Polski Ośrodek Rozwoju Technologii z siedzibą we Wrocławiu, przy xx. Xxxxxxxxxxxxx 000, 00-000 Xxxxxxx, państwową osobą prawną wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000850580, NIP: 8943140523,

reprezentowaną przez:

[………………………………………………….]

zwaną dalej „Zamawiającym”,

[…………………………………………………]

reprezentowaną(-ym) przez:

zwaną(-ym) dalej „Wykonawcą”,

zwanymi dalej łącznie „Stronami”, a każda z osobna również „Stroną”.

Preambuła

1. Niniejsza Umowa zostaje zawarta przez Strony w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia na usługi społeczne pn. „Świadczenie usług eventowych na podstawie umowy ramowej” prowadzonego w trybie podstawowym bez negocjacji, o wartości zamówienia nie przekraczającej 750 000 euro, zgodnie z art. 359 pkt 2 w zw. z art. 275 pkt 1 ustawy z 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1710 z późn. zm.).2. Na podstawie niniejszej Umowy Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług eventowych i wykonania ewentualnych usług dodatkowych, w zamian za maksymalne wynagrodzenie w kwocie […….] zł brutto w okresie 12 miesięcy od dnia zawarcia Umowy i na zasadach każdorazowo szczegółowo wskazanych w Umowie.

3. Niniejsza Preambuła nie ma charakteru normatywnego.

§ 1.

Definicje

W treści Umowy i Załącznikach do niej następujące słowa i określenia należy rozumieć jak podano poniżej:

Usługa Eventowa – usługa świadczona przez Wykonawcę w związku z organizacją przez Zamawiającego danego Wydarzenia, na którą składają się usługi wybrane przez Zamawiającego spośród świadczeń określonych w Opisie Przedmiotu Zamówienia (dalej: OPZ stanowiący załącznik nr 1 do Umowy) i Formularzu wyceny Usług Eventowych (Formularz wyceny Usług Eventowych wraz z formularzem ofertowym złożonym przez Zamawiającego stanowią załącznik nr 2 do Umowy);
Formularz wyceny Usług Eventowych – wyszczególnione ceny za świadczenia Wykonawcy wchodzące w skład Usługi Eventowej, w tym także meble i wyposażenie wystawiennicze, wskazane w załączniku nr 2 do Umowy;
Zlecenie – zamówienie składane zgodnie z § 5 Umowy przez osoby odpowiedzialne za realizację Umowy, o których mowa w § 8, które stanowi podstawę realizacji i wykonania danej Usługi Eventowej (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do Umowy). W Zleceniu szczegółowo określony zostaje wykaz usług, a także wskazane będą wiążące Wykonawcę: pozycje z Opisu Przedmiotu Zamówienia lub z tabeli Formularza wyceny Usług Eventowych, rodzaj usługi, cena, termin wykonania, dokładne miejsce, ilość osób, ilość dni, krótki opis danego Wydarzenia i inne czynności wskazane przez Zamawiającego. Zlecenie jest podstawą realizacji Usługi Eventowej i ustalenia wynagrodzenia należnego Wykonawcy;
Personel Wykonawcy/Personel – osoby, które wykonują powierzone Wykonawcy w ramach Umowy czynności, niezależnie od rodzaju łączącego ją z Wykonawcą stosunku prawnego;
Wydarzenie – uroczystość / konferencja / wydarzenie (event), które zostało wskazane w OPZ i którego dotyczy Zlecenie. Wydarzenia, niezależnie od ich charakteru (zwykłe/online), będą klasyfikowane ze względu na liczbę uczestników jako: małe (liczba uczestników do 75 osób włącznie), średnie (liczba uczestników 76-150) albo duże (liczba uczestników powyżej 150 osób).

§ 2.

Przedmiot Umowy

Na podstawie Umowy Wykonawca zobowiązuje się wykonać, na każde Zlecenie Zamawiającego, Usługę Eventową, na którą składają się wybrane przez Zamawiającego w Zleceniu świadczenia szczegółowo określone w Opisie Przedmiotu Zamówienia oraz Formularzu wyceny Usług Eventowych.
Usługi Eventowe świadczone będą w siedzibie Zamawiającego we Wrocławiu przy ul. Stabłowickiej 147, z zastrzeżeniem ustępu 3. Dokładne miejsce lub pomieszczenie wskazywane będą przez Zamawiającego w Zleceniu.
Na wyraźne polecenie Zamawiającego, Usługi Eventowe świadczone będą we wskazanym przez Zamawiającego w Zleceniu innym miejscu w granicach administracyjnych miasta Wrocławia. W takim przypadku Wykonawca jest zobowiązany do dokonania wizytacji/oględzin wskazanego miejsca w terminie umożliwiającym realizację Usługi Eventowej wskazanej w Zleceniu.
Maksymalna liczba Zleceń (Wydarzeń) w ramach których będą świadczone Usługi Eventowe, została określona w OPZ, z tym zastrzeżeniem, że wskazana ilość ma charakter szacunkowy, a Wydarzenia zostaną zorganizowane w zależności od potrzeb Zamawiającego.
Zamawiający według swoich potrzeb, może złożyć mniej Zleceń realizacji Usług Eventowych niż szacowana ilość Zleceń (Wydarzeń) określona w OPZ, jednakże gwarantowana przez Zamawiającego ich ilość to 3 konferencje wskazane w pkt I OPZ. Wykonawcy będzie przysługiwało wynagrodzenie jedynie za faktycznie zrealizowane Usługi Eventowe na podstawie Zleceń Zamawiającego, jak również Wykonawcy nie będą przysługiwać jakiekolwiek roszczenia związane ze szkodami (w tym utraconymi korzyściami) związanymi z mniejszą ilością Zleceń niż ilość określona w OPZ.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany formatu Zleceń – Wydarzeń z uwagi na warunki pandemiczne (epidemia COVID-19), z wariantu hybrydowego na wariant całkowicie online, o czym Zamawiający każdorazowo poinformuje Wykonawcę w Zleceniu.

§ 3.

Oświadczenia i obowiązki Wykonawcy

Wykonawca oświadcza, że posiada niezbędną wiedzę i kwalifikacje do wykonania przedmiotu Umowy i zobowiązuje się do jego wykonania z należytą starannością, z uwzględnieniem zawodowego charakteru działalności. W przypadku posługiwania się przez Wykonawcę w trakcie wykonywania Umowy podwykonawcami, Wykonawca odpowiada za działania i zaniechania podwykonawców jak za działania i zaniechania własne.
Wykonawca oświadcza, że posiada techniczne możliwości wykonania przedmiotu Umowy, a także dysponuje osobami posiadającymi kwalifikacje i doświadczenie gwarantujące profesjonalne wykonanie przedmiotu Umowy. Wykonawca zobowiązuje się, że podwykonawcy, którymi posługuje się przy wykonywaniu Umowy, będą spełniać wymogi określone Umową dla Wykonawcy.
Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług w zakresie obsługi Wydarzeń wskazanych przez Zamawiającego na zasadach określonych w Umowie. Przy wykonywaniu Usług Eventowych Wykonawca zobowiązuje się uwzględniać wytyczne i wskazówki Zamawiającego.
Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia odpowiedniej ilości Personelu Wykonawcy do stałej obsługi Zamawiającego w zakresie realizacji Wydarzenia, niezbędnych do prawidłowej realizacji Usług Eventowych. Wykonawca gwarantuje pełną dyspozycyjność jednej oddelegowanej osoby ze swojego Personelu na 48h przed dniem danego Wydarzenia. W przypadku większych Wydarzeń (powyżej 150 uczestników) Wykonawca zapewni min. 2 osoby, niezbędne do prawidłowej realizacji powierzonych zadań.
Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia w ramach przedmiotu Umowy, przy organizacji Wydarzenia, prawidłowej obsługi, przez co Zamawiający rozumie:
1. każdorazowe opracowanie przez Wykonawcę przed danym Wydarzeniem, w porozumieniu z Zamawiającym koncepcji oprawy dźwiękowej, oświetleniowej oraz organizacyjnej planowanego Wydarzenia, przez co Zamawiający rozumie x.xx.: aranżację sali konferencyjnej, aranżację terenu Kampusu Pracze lub innego terenu wskazanego przez Zamawiającego, koncepcję przepływu osób, a także wszystkich aspektów niezbędnych do zapewnienia właściwego charakteru Wydarzenia, przy czym:
  1. powyższe ustalenia każdorazowo zostaną zawarte w dokumencie pn. „Koncepcja uroczystości” (Koncepcja), który sporządzi Wykonawca i przekaże Zamawiającemu do akceptacji w wersji edytowalnej drogą mailową na adres Zamawiającego wskazany w § 8 ust. 3, w terminie:

2 dni roboczych od daty spotkania przedstawicieli Stron, które odbędzie się w terminie do 2 dni roboczych od daty Zlecenia przez Zamawiającego potrzeby organizacji eventu - dla Wydarzeń innych niż małe,
do końca dnia roboczego poprzedzającego termin rozpoczęcia Wydarzenia – dla małych Wydarzeń,

przekazana Koncepcja będzie zawierała harmonogram prac wraz z terminarzem,
Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić zgłoszone przez Zamawiającego uwagi do Koncepcji w przypadku, gdy:

uwagi Zamawiającego zostały zgłoszone w terminie 2 dni od daty przedstawienia Koncepcji przez Wykonawcę (dla Wydarzeń innych niż małe) – w takim przypadku Wykonawca uwzględni uwagi Zamawiającego w terminie 24 godzin od ich zgłoszenia (przedmiotową procedurę stosuje się w przypadku zgłoszenia kolejnych uwag),
uwagi Zamawiającego zostały zgłoszone na 2 godziny przed rozpoczęciem Wydarzenia (dla małych Wydarzeń) – w takim przypadku Wykonawca uwzględni uwagi Zamawiającego w przebiegu organizowanego Wydarzenia,

w przypadku bezskutecznego upływu terminu do zgłoszenia uwag, dokument uważa się za zaakceptowany przez Xxxxxxxxxxxxx;

organizację minimum jednego spotkania roboczego z Zamawiającym w siedzibie Zamawiającego przed danym Wydarzeniem (w przypadku małych Wydarzeń spotkanie musi się odbyć do godz. 16:00 na 1 dzień przed Wydarzeniem, natomiast w przypadku innych niż małe Wydarzeń spotkanie takie musi się odbyć nie później niż w drugim dniu od dnia przesłania Zlecenia przez Xxxxxxxxxxxxx);
pełne przygotowanie przestrzeni miejsca Wydarzenia, w tym korytarzy wewnętrznych oraz przestrzeni zewnętrznej miejsca wskazanego przez Zamawiającego (jeżeli będzie tego wymagał charakter Wydarzenia), tj:
1. Wykonawca dostarczy oraz zamontuje wszelkie materiały montażowe x.xx. taśmy wygradzające, słupki, barierki, najazdy kablowe, elementy mocujące potrzebne do aranżacji przestrzeni przedmiotu Zlecenia. Ilość i jakość w/w materiałów zostanie ustalona podczas wizytacji wykonanej przez Wykonawcę podczas spotkania roboczego z Zamawiającym w miejscu Wydarzenia;
2. Wykonawca oznaczy przestrzeń miejsca wskazanego przez Zamawiającego drogowskazami, ułatwiającymi poruszanie się po terenie, przynajmniej na godzinę przed rozpoczęciem Wydarzenia. Oznakowanie będzie wyeksponowane na eleganckim systemie ekspozycyjnym i zostanie zaprojektowane i wykonane przez Wykonawcę na koszt Wykonawcy, w konsultacji z Zamawiającym;
zapewnienie, rozstawienie i sprzątnięcie mebli, podestów, urządzeń oświetleniowych oraz innych sprzętów technicznych;
obsługę zaplecza technicznego oraz kontrolę techniczną nad przebiegiem Wydarzenia, podczas całego czasu jego trwania (nadzór, próby generalne, ustalone w trybie roboczym, koordynacja sprzętu multimedialnego i nagłośnienia i wszystkich innych elementów wyposażenia);
zapewnienie transportu, montażu i demontażu wszystkich elementów (konstrukcji, instalacji i innych niezbędnych urządzeń) wykorzystywanych podczas Wydarzenia, tak aby wszystkie one mogły zostać uruchomione podczas próby generalnej na minimum dzień przed danym Wydarzeniem;
bieżące naprawy wszystkich elementów niezbędnych do realizacji Usługi Eventowej podczas Wydarzenia (tzw. serwis), które ulegną awarii/uszkodzeniu w trakcie ich transportu oraz montażu;
stałą obecność koordynatora ze strony Wykonawcy w miejscu Wydarzenia podczas aranżacji sali konferencyjnej, próby generalnej oraz podczas trwania Wydarzenia;
obsługę recepcji (w zależności od Zlecenia);
nieustanną dbałość o estetykę wystroju miejsca Wydarzenia (jeżeli Zlecenie obejmuje wystrój);
zapewnienie obsługi hostów/animatorów/ tłumaczy (w zależności od Zlecenia) - odpowiedniego ubioru pracowników Wykonawcy (estetyczne, jednolite stroje) oraz ich odpowiedniego zachowania, na życzenie Zamawiającego obsługa w języku angielskim (poziom podstawowy);
reagowanie na wszystkie wytyczne i potrzeby Zamawiającego;
zebranie sprzętu technicznego i wyposażenia, a tym samym pozostawienie miejsca Wydarzenia w niezmienionym stanie, w jakim zostało ono zastane oraz ewentualna utylizacja we własnym zakresie.

Wykonawca zobowiązuje się dostosować do rangi danego Wydarzenia organizowanego przez Zamawiającego, w trakcie, którego świadczyć będzie Usługę Eventową. O randze Wydarzenia Wykonawca zostanie powiadomiony przez Zamawiającego w Zleceniu. Zamawiający zobowiązuje się również uściślić w trybie roboczym rangę Wydarzenia przed każdym zleceniem Usługi Eventowej.
Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia próby generalnej w uzgodnieniu z Zamawiającym i w terminie umożliwiającym realizację Wydarzenia, tj. najpóźniej 1 dzień przed Wydarzeniem, przy czym Zamawiający zastrzega sobie możliwość przesuwania tego terminu, w zależności od okoliczności.
Wykonawca zobowiązany jest do ścisłej współpracy z Zamawiającym, tak aby standard świadczonych przez Wykonawcę Usług Eventowych był na jak najwyższym poziomie. Tym samym Wykonawca zobowiązany jest uwzględniać wszelkie uwagi Zamawiającego.
Wykonawca ponosi całkowitą odpowiedzialność za zachowanie należytych standardów w zachowaniu swego Personelu oraz za ewentualne zniszczenia pomieszczeń, sprzętu, mebli lub innych przedmiotów stanowiących własność Zamawiającego (w przypadku świadczenia Usług Eventowych w siedzibie Zamawiającego) oraz podmiotów trzecich, jak również za wszelkie inne szkody wyrządzone Zamawiającemu lub podmiotom trzecim przez Personel Wykonawcy.
Wykonawca posprząta miejsce, w którym została wykonana Usługa Eventowa, w tym zagospodaruje ewentualne odpady własnymi siłami, na własny koszt i w sposób zgodny z prawem.
Wykonawca zobowiązuje się ponadto do:
1. wykonania przedmiotu Umowy przy użyciu własnego sprzętu i materiałów (na własny koszt i ryzyko), chyba że Strony uzgodniły inaczej (pisemnie lub mailowo); w przypadku posługiwania się sprzętem lub materiałami Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest używać ich wyłącznie do wykonania Umowy, zgodnie z ich przeznaczeniem i z należytą dbałością o ich stan, a po ich użyciu, według wytycznych Zamawiającego, zobowiązany jest je zwrócić, zabezpieczyć lub podjąć wobec nich inne wskazane działania. Wykonawca zobowiązany jest również naprawić wszelkie szkody powstałe w sprzęcie lub materiałach Zamawiającego wynikające z winy Wykonawcy lub osób, za które ponosi on odpowiedzialność;
2. wyposażenia Personelu w sprzęt niezbędny do przeprowadzenia prac stanowiących przedmiot Umowy (Zlecenia) oraz zapewnienia swojemu Personelowi środków ochrony w zakresie BHP i ppoż. W stopniu nie mniejszym niż określony w powszechnie obowiązujących przepisach prawa;
3. niestosowania sprzętu lub materiałów niesprawnych technicznie lub posiadających uszkodzenia oraz do bezzwłocznego zgłoszenia faktu stwierdzenia uszkodzeń użytkowanego sprzętu lub materiałów Zamawiającego;
4. zaprzestania realizacji prac (usług) w przypadku stwierdzenia możliwości powstania lub powstania jakiegokolwiek zagrożenia dla bezpieczeństwa zdrowia i życia osób oraz mienia. O możliwości powstania lub powstaniu takiego zagrożenia Wykonawca niezwłocznie powiadomi Zamawiającego. Po uzgodnieniu z Zamawiającym, Wykonawca jest zobowiązany do podjęcia wszelkich prac, które doprowadzą do wyłączenia możliwości powstania zagrożenia lub powstałego już zagrożenia dla bezpieczeństwa zdrowia i życia osób oraz mienia oraz wykonania przedmiotu Umowy. W przypadkach wymagających natychmiastowego działania, Wykonawca zobowiązany jest podjąć stosowne działania niezwłocznie, bez konieczności uprzedniego uzgadniania z Zamawiającym;
5. wykonywania prac objętych Umową zgodnie z regulacjami wewnętrznymi (np. przepisami technicznymi, przeciwpożarowymi, regulaminami użytkowania) obowiązującymi na terenie Zamawiającego lub w innym miejscu, w którym odbywa się Wydarzenie; przed przygotowaniem dokumentu, o którym mowa w ust. 5 pkt 1 lit. a, Wykonawca zobowiązany jest wezwać Zamawiającego do przedstawienia stosownych regulacji wewnętrznych dotyczących obiektów Zamawiającego (o ile Wykonawca nie otrzymał ich wcześniej) w formie pisemnej lub elektronicznej, a w razie organizowania Wydarzenia w innym miejscu Wykonawca wniosek taki skieruje do właściwego podmiotu dysponującego informacjami o takich regulacjach;
6. poinformowania Zamawiającego, w sytuacji, gdy zdaniem Wykonawcy Wydarzenie mogłoby zostać zakwalifikowane jako impreza masowa w rozumieniu ustawy z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych;
7. zobowiązania Personelu do przestrzegania przepisów powszechnie obowiązującego prawa oraz wytycznych dotyczących rozprzestrzeniania się wirusa SARS-CoV-2 podczas realizacji Usługi Eventowej.

§ 4.

Oświadczenia i obowiązki Zamawiającego

Zamawiający oświadcza, że będzie posiadał upoważnienie do korzystania z miejsca, w którym ma zostać zorganizowane Wydarzenie.
Zamawiający na wyraźne żądanie Wykonawcy udostępni mu 15 sztuk stołów i 100 sztuk krzeseł w celu organizacji Wydarzenia wykonywanego w siedzibie Zamawiającego. Zamawiający zapewni ponadto Wykonawcy dostęp do energii elektrycznej oraz bieżącej wody. Na wyraźne żądanie Wykonawcy Zamawiający może udostępnić Wykonawcy dodatkowe pomieszczenia techniczne, o ile ich udostępnienie nie zakłóci prowadzonej przez Zamawiającego działalności w jego siedzibie, a poza nią, jeżeli będzie to możliwe ze względu na miejsce danego Wydarzenia.
Zamawiający zobowiązuje się do:
1. udostępnienia Wykonawcy miejsca, w którym organizowane będzie Wydarzenie, nie później niż 2 dni przed terminem jej realizacji (1 dzień w przypadku małego Wydarzenia);
2. współpracy z Wykonawcą przy rozwiązywaniu ewentualnych problemów technicznych;
3. przekazywania Wykonawcy z odpowiednim wyprzedzeniem informacji dotyczących wszelkich wydarzeń, problemów i innych okoliczności, które mogą mieć wpływ na realizację Umowy;
4. przekazywania Wykonawcy materiałów promocyjnych niezbędnych do wykonania brandingu miejsc Wydarzeń zgodnie z ich specyfiką;
5. współpracy przy realizacji zleconych Usług Eventowych;
6. stałej i systematycznej opieki merytorycznej koordynatora ze strony Zamawiającego;
7. terminowego regulowania płatności wynikających z Umowy.

§ 5.

Zasady współpracy

Usługi Eventowe stanowiące przedmiot Umowy będą realizowane
w oparciu o Zlecenia składane przez Zamawiającego. Zlecenia, jako załączniki wiadomości e-mail, będą składane Wykonawcy na adres poczty elektronicznej Wykonawcy wskazany w § 8 ust. 2.
Termin realizacji Usługi Eventowej małego Wydarzenia (75 uczestników i mniej) będzie wynosił [….] dni robocze od dnia przesłania Wykonawcy Zlecenia przez Zamawiającego (niezależnie od godziny przesłania Zlecenia), chyba że Zamawiający w Zleceniu wskaże termin dłuższy na realizację Usługi Eventowej.
Termin realizacji Usługi Eventowej średniego lub dużego Wydarzenia (powyżej 75 uczestników) będzie wynosił 10 dni roboczych od dnia przesłania Wykonawcy Zlecenia przez Zamawiającego (niezależnie od godziny przesłania Zlecenia), chyba że Zamawiający w Zleceniu wskaże termin dłuższy na realizację Usługi Eventowej.
Każde Zlecenie wysłane z adresów e-mail osób, o których mowa w § 8 ust. 3 Umowy, będzie traktowane przez Wykonawcę jako złożone przez osobę upoważnioną do składania Zleceń w imieniu Xxxxxxxxxxxxx.
Strony zgodnie ustalają, że kwota znajdująca się na Zleceniu będzie sumą kwot jednostkowych, przypadających na wybrane przez Zamawiającego Usługi Eventowe spośród usług określonych w Formularzu wyceny Usług Eventowych, na podstawie cen wynikających z oferty Wykonawcy (według załącznika nr 2).
W przypadku małego Wydarzenia, Zamawiający zobowiązany jest do przesłania Zlecenia nie później niż do godziny 15:00 w danym dniu. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest do potwierdzenia przyjęcia Zlecenia (za pośrednictwem poczty elektronicznej) w ciągu 6 godzin od momentu przesłania Zlecenia przez Zamawiającego.
W przypadku otrzymania Zlecenia dla średnich i dużych Wydarzeń, Wykonawca w ciągu 24 godzin (słownie: dwudziestu czterech) od momentu przesłania Zlecenia przez Zamawiającego, za pośrednictwem poczty elektronicznej, potwierdzi przyjęcie Zlecenia.
Brak potwierdzenia przyjęcia Zlecenia w czasie wskazanym w ust. 6 albo 7 uważa się za przyjęcie Zlecenia.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania Zlecenia dotyczącego średniego lub dużego Wydarzenia, nie później jednak niż na 2 dni robocze przed terminem ujętym w danym Zleceniu. W przypadku odwołania Zlecenia z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego Wykonawcy będzie przysługiwało wynagrodzenie, w części odpowiadającej jego dotychczasowym udokumentowanym czynnościom, wykonanym do dnia jego poinformowania o odwołaniu Zlecenia.
Niezależnie od uprawnienia wskazanego w ustępie powyżej, Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania Zlecenia przed upływem terminu na jego przyjęcie. W takim wypadku jakiekolwiek wynagrodzenie Wykonawcy nie przysługuje.
Zlecenie może zostać również odwołane w każdym czasie ze względu na okoliczności niezależne od Zamawiającego (np. ze względu na rozprzestrzeniania się wirusa SARS-CoV-2). W takim wypadku Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie w części odpowiadającej jego dotychczasowym udokumentowanym czynnościom, wykonanym do momentu odwołania Zlecenia.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłaszania pocztą elektroniczną, wszelkich uwag dot. wykonanej Usługi Eventowej w terminie 10 dni roboczych po realizacji Usługi Eventowej, z zastrzeżeniem wydłużenia powyższego terminu w przypadkach, o których mowa w ust. 13-15. Po upływie wskazanego terminu Strony przystąpią do podpisania Protokołu odbioru Zlecenia (wg wzoru z Załącznika nr 4 do Umowy). Wykonawcy nie będzie przysługiwało wynagrodzenie za niewykonane lub nienależycie wykonane Usługi Eventowe.
Wykonawca przekazuje Zamawiającemu wszelkie materiały fotograficzne i video powstałe w ramach lub w związku z wykonywaniem Usługi Eventowej w terminie maksymalnie 5 (pięciu) dni roboczych od dnia Wydarzenia, chyba że strony ustalą inaczej. Wykonawca zobowiązuje się przekazać Zamawiającemu 4 (cztery) zdjęcia gotowe do druku w ciągu maksymalnie 2 godzin po zakończeniu Wydarzenia.
Zamawiający może zgłaszać wszelkie uwagi do przekazanego przez Wykonawcę materiału fotograficznego lub video powstałego w ramach lub w związku z wykonywaniem Usługi Eventowej w ciągu 3 (trzech) dni roboczych od dnia przekazania takiego materiału Zamawiającemu przez Wykonawcę. Po każdym zgłoszeniu uwag Wykonawca przekaże Zamawiającemu poprawiony materiał fotograficzny lub video, niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu 2 (dwóch) dni roboczych.
W przypadku braku dalszych uwag do materiału fotograficznego lub video powstałego w ramach lub w związku z wykonywaniem Usługi Eventowej Zamawiający akceptuje taki materiał w ciągu 3 (trzech) dni roboczych od otrzymania.
Protokół odbioru Zlecenia nie może zostać podpisany przed wyraźnym zaakceptowaniem przez Zamawiającego materiałów fotograficznych i video, o czym mowa w ust. 12.
Zamawiający poleca Wykonawcy, a Wykonawca zobowiązuje się zapewnić i wykonać przedmiot niniejszej Umowy zgodnie z zasadami ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, oraz następującymi warunkami określonymi przez Xxxxxxxxxxxxx. W wykonaniu art. 4 ust. 3 tej ustawy Zamawiający niniejszym określa warunki służące zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami w zakresie przedmiotu zamówienia objętego niniejszą Umową wskazując na warunki wprost przewidziane w dokumentacji tego zamówienia, w szczególności w specyfikacji warunków zamówienia (lub odpowiednio opisie przedmiotu zamówienia, zapytaniu ofertowym itp.), a w przypadku braku indywidualnego ich wskazania - na odpowiednie do przedmiotu zamówienia objętego niniejszą Umową minimalne wymagania, o których mowa w art. 6 ustawy wskazanej w zdaniu pierwszym. W przypadku wątpliwości lub potrzeby doszczegółowienia wymogów zapewniających dostępność, Wykonawca współdziała z Zamawiającym w dobrej wierze.

§ 6.

Termin realizacji przedmiotu Umowy oraz prawo do wypowiedzenia Umowy

Umowa zostaje zawarta na czas określony 12 miesięcy od dnia jej zawarcia lub do wyczerpania kwoty, o której mowa w § 7 ust. 1, w zależności od tego, które ze zdarzeń wystąpi jako pierwsze.
W przypadku, gdy Zlecenie zostanie złożone w okresie obowiązywania Umowy, o którym mowa w ust. 1, a termin realizacji Usługi Eventowej będzie przypadał po okresie jej realizacji (nie później jednak niż 14 dni), Umowa zostanie odpowiednio wydłużona do czasu wykonania wszystkich usług.

§ 7.

Wynagrodzenie

Maksymalne wynagrodzenie przeznaczone na wykonanie przedmiotu Umowy w całym jej okresie nie może przekroczyć kwoty [……] zł netto (słownie: …) doliczając należny podatek od towarów i usług (VAT) tj. łącznie brutto [……..] zł.
Faktyczne wynagrodzenie zostanie ustalone na podstawie ilości Zleceń oraz zakresu Usług Eventowych wybranych przez Zamawiającego w Zleceniu, według cen jednostkowych podanych w Formularzu Wyceny Usług Eventowych, stanowiącym załącznik nr 2 do Umowy.
Ceny jednostkowe podane w Formularzu Wyceny Usług Eventowych są niezmienne przez cały okres obowiązywania Umowy, z zastrzeżeniem postanowień par. 13 umowy.
Wykonawca przyjmuje do wiadomości, że z zastrzeżeniem postanowienia § 2 ust. 5, ilość Zleceń, a także zakres Usług Eventowych, zależy od potrzeb Zamawiającego, w związku z czym Wykonawcy nie przysługują: roszczenia o złożenie Zlecenia wykonania Usług Eventowych oraz inne roszczenia związane z niezłożeniem przez Zamawiającego Zlecenia, ich mniejszej ilości niż szacunkowo wskazanej w OPZ lub nieskorzystaniem przez Zamawiającego w Zleceniu z Usług Eventowych przedstawionych w Formularzu Wyceny Usług Eventowych.
Należność za każdorazowe wykonanie Usługi Eventowej płatne będzie na podstawie prawidłowo wystawionej faktury, przelewem na konto Wykonawcy podane na fakturze, w terminie do 30 dni od daty otrzymania faktury przez Zamawiającego, pod warunkiem, że jeżeli wymagają tego przepisy prawa, rachunek bankowy będzie zarejestrowany w wykazie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT, prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (tzw. biała lista podatników VAT) (dalej jako „Biała Lista VAT”).
W przypadku, gdy rachunek bankowy wskazany w fakturze VAT nie znajduje się na Białej Liście VAT, Wykonawca upoważnia Zamawiającego do wstrzymania się z zapłatą wynagrodzenia do czasu wystawienia faktury VAT zawierającej rachunek bankowy znajdujący się na Białej Liście VAT.
W sytuacji, gdy wynagrodzenie powinno być płatne z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, Wykonawca zobowiązuje się do umieszczenia na fakturze VAT wyrazów "mechanizm podzielonej płatności".
W przypadku, gdy zgodnie z przepisami prawa wynagrodzenie powinno być płatne z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, a Wykonawca w fakturze VAT nie zawarł dopisku, o którym mowa w ust. 7, Wykonawca upoważnia Zamawiającego do wstrzymania się z zapłatą wynagrodzenia do czasu prawidłowego wystawienia faktury VAT. W przypadku, gdy zgodnie z przepisami prawa wynagrodzenie powinno być płatne z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, Zamawiający może również dokonać zapłaty wynagrodzenia z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, niezależnie od umieszczenia przez Wykonawcę na fakturze VAT dopisku, o którym mowa w ust. 7.
Za termin zapłaty wynagrodzenia uważany będzie termin obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
Podstawą wystawienia faktury będzie podpisany przez Strony Protokół odbioru Zlecenia stanowiący Załącznik nr 4 do Umowy.
Opóźnienie w zapłacie, wynikające z opóźnionego dostarczenia faktury lub błędów w fakturze nie będzie stanowić podstawy do jakichkolwiek roszczeń ze strony Wykonawcy.
Zamawiający oświadcza, że jest czynnym podatnikiem podatku VAT i posiada numer identyfikacyjny NIP 000-000-00-00 oraz upoważnia Wykonawcę do wystawiania faktur VAT bez jego podpisu.
Wykonawca oświadcza, że jest /nie jest^¹ (do dostosowania po wyborze oferty) czynnym podatnikiem podatku VAT i posiada numer identyfikacyjny NIP [……….].
Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o każdej zmianie statusu podatkowego, nie później niż w terminie jednego dnia roboczego od takiej zmiany.
Zamawiający zastrzega sobie prawo potrącania z wynagrodzenia naliczonego zgodnie z niniejszym paragrafem kar umownych należnych Zamawiającemu od Wykonawcy na podstawie postanowień Umowy, szczegółowo opisanych w § 10 Umowy, na co Wykonawca wyraża niniejszym zgodę.
Poza wynagrodzeniem, ustalonym na podstawie ust. 1 i 2, Zamawiający nie jest zobowiązany do zapłaty jakichkolwiek kwot na rzecz Wykonawcy, w tym zwłaszcza kwot związanych z pokryciem poniesionych przez Wykonawcę wydatków. Wynagrodzenie to stanowi również całkowite wynagrodzenie z tytułu przeniesienia praw autorskich, własności nośników lub udzielenia wszelkich zezwoleń, o których mowa w § 11.
Zamawiający oświadcza, że posiada status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 711 z późn. zm.).

§ 8.

Nadzór

Obie Strony wyznaczają osoby odpowiedzialne za prawidłowy przebieg wykonania przedmiotu Umowy i właściwy przepływ materiałów i informacji między Stronami, w szczególności do podejmowania decyzji, udzielania informacji, odbierania zgłoszeń, poprawek, dokonywania odbiorów i podpisywania protokołów (w przypadku Wykonawcy, jest to osoba oddelegowana do stałej obsługi Zamawiającego).
Ze strony Wykonawcy osobą odpowiedzialną za prawidłowe wykonanie postanowień Umowy jest koordynator […………………] (tel. …………………, adres e-mail: ………………… - adres do składania Zleceń). Osoba, o której mowa w zdaniu poprzedzającym jest w szczególności uprawniona do podpisania Protokołu odbioru, potwierdzania przyjęcia Zleceń oraz odbioru uwag Zamawiającego związanych z realizacją niniejszej Umowy.
Ze strony Zamawiającego osobą odpowiedzialną za przesyłanie Zleceń, zgłaszanie uwag i akceptację prawidłowości wykonania Usługi Eventowej, ujętych w Zleceniu, w tym podpisywania protokołu odbioru, jest koordynator […………………] (tel. …………………, adres e-mail: ………………… - adres do składania Zleceń).
Każda ze Stron ma prawo do zmiany osób wskazanych w ust. 2 i 3, po uprzednim pisemnym powiadomieniu drugiej Strony i nie stanowi to zmiany Umowy. W przypadku niepowiadomienia Strony o zaistniałej zmianie, dotychczasowe dane traktuje się jako obowiązujące, a doręczenia pod wskazane adresy za skuteczne.
Osoby, o których mowa w ust. 3 nie mają prawa dokonywania zmiany niniejszej Umowy, składania na oświadczeń woli mających celu wypowiedzenie, odstąpienie lub rozwiązanie Umowy oraz nie mają prawa do zaciągania zobowiązań w imieniu Stron lub zwolnienia drugiej Strony z zobowiązań zaciągniętych na podstawie niniejszej Umowy, z zastrzeżeniem prawa do składania Zleceń, zgodnie z § 5 Umowy.
Jakiekolwiek zawiadomienia związane z niniejszą Umową powinny być sporządzone w formie pisemnej i zostać doręczone drugiej Stronie osobiście lub przesyłką pocztową, na adresy wskazane w komparycji niniejszej Umowy albo powinny być sporządzone w formie dokumentowej, chyba że niniejsza Umowa lub powszechnie obowiązujące przepisy prawa przewidują obowiązek zachowania formy pisemnej, i zostać doręczone drugiej Xxxxxxx na adresy e-mail wskazane w ust. 2 i 3 powyżej.
W okresie trwania niniejszej Umowy Strony są obowiązane informować się nawzajem, w sposób, o którym mowa w ust. 6, o każdej zmianie osób, o których mowa w ust. 2 i 3, siedziby, adresu e-mail lub innych danych kontaktowych. W razie zaniedbania tego obowiązku korespondencję wysłaną na ostatni adres przesyłką pocztową, za potwierdzeniem odbioru i nieodebraną lub drogą elektroniczną uważa się za doręczoną.

§ 9.

Ochrona Ubezpieczeniowa

Wykonawca oświadcza, że będzie ubezpieczony przez cały okres obowiązywania niniejszej Umowy od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej związanej z przedmiotem zamówienia, w związku z czym na potwierdzenie powyższej okoliczności przedkłada potwierdzoną za zgodność (przez reprezentanta Wykonawcy) kopię polisy ubezpieczeniowej, która stanowi Załącznik nr 6 do Umowy.
Wykonawca zobowiązuje się do kontynuacji ubezpieczenia, o którym mowa w ust. 1, nieprzerwanie w okresie trwania Umowy w wysokości, o której mowa w ust. 3. Dowody ubezpieczenia oraz opłacenia składek (w tym rat) Wykonawca doręczy Zamawiającemu w terminie 7 dni od upływu terminu wcześniejszego ubezpieczenia, przekazując Zamawiającemu kopie polisy wraz z dowodem opłaty składki (w tym rat) za przedmiotową polisę.
Wykonawca zobowiązuje się, iż suma ubezpieczenia, o którym mowa w ust. 1 i 2, nie będzie niższa niż 300 000 zł (słownie: trzysta tysięcy złotych).
W trakcie Umowy Wykonawca zobowiązany jest do przedkładania Zamawiającemu oryginału polisy lub dowodu opłacenia składek do wglądu na każde żądanie Zamawiającego (pisemne lub mailowe) w terminie 5 dni od dnia zgłoszenia żądania.
W sytuacji, gdy Wykonawca nie przekazał Zamawiającemu dokumentów, o których mowa w ust. 2 w terminie wskazanym w ust. 2, Wykonawca będzie uprawniony do zawarcia w imieniu Wykonawcy, na koszt i ryzyko Wykonawcy, umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej. Wykonawca będzie zobowiązany do zwrotu Zamawiającego wszelkich poniesionych przez Zamawiającego kosztów.
W sytuacji, gdy Wykonawca nie przekazał Zamawiającemu dokumentów, o których mowa w ust. 2 w terminie wskazanym w ust. 2, Wykonawca będzie uprawniony do natychmiastowego rozwiązania niniejszej Umowy, bez zachowania okresu wypowiedzenia.

§ 10.

Rozwiązanie Umowy i kary umowne

Niezależnie od uprawnienia do naliczania kar umownych, Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozwiązania Umowy przed terminem jej wygaśnięcia w przypadku:
1. rażącego naruszenia przez Wykonawcę postanowień Umowy niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, a zwłaszcza niewykonania Zlecenia w terminie określonym w danym Zleceniu,
2. w przypadku odmowy Wykonawcy zastosowania się do wskazówek Zamawiającego dotyczących wykonywania i zakresu Umowy oraz poszczególnych Zleceń.
W przypadkach, o których mowa w ust. 1, Zamawiający wezwie Wykonawcę do właściwego wykonania Umowy, wyznaczając mu do tego odpowiedni termin, chyba że ze względu na niemożność usunięcia skutków naruszeń takie wezwanie będzie bezcelowe. Po bezskutecznym upływie terminu, Zamawiający będzie uprawniony do rozwiązania Umowy bez okresu wypowiedzenia. W przypadku niewykonania Zlecenia w terminie, Zamawiający może rozwiązać Umowę bez konieczności uprzedniego wzywania Wykonawcy, o którym mowa w zdaniu pierwszym.
Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości:
1. 10% kwoty brutto, o której mowa w § 7 ust. 1 w razie wypowiedzenia Umowy przez którąkolwiek Xxxxxx, jeżeli została ona wypowiedziana w związku z okolicznościami zawinionymi przez Wykonawcę;
2. 30% ceny brutto zleconej Usługi Eventowej w przypadku braku jej realizacji przez Wykonawcę z jego winy;
3. 0,1% kwoty brutto, o której mowa w § 7 ust. 1 – za każdy dzień zwłoki w wykonaniu któregoś z obowiązków nałożonych Umową w stosunku do terminów określonych w Umowie lub ustalonych przez Xxxxxx;
4. 1% kwoty brutto, o której mowa w § 7 ust. 1 – za każdy przypadek zawinionego przez Wykonawcę naruszenia postanowienia Umowy innego niż określone w pkt 2 lub 3 powyżej, w szczególności w razie niezrealizowania lub nienależytego zrealizowania części zleconych czynności (usług) podczas Wydarzenia.
Zastrzeżenie kar umownych, określonych w niniejszym paragrafie nie wyłącza prawa dochodzenia przez Zamawiającego na zasadach ogólnych, odszkodowania uzupełniającego przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych.
Łączna wysokość kar umownych nie może przekraczać 30% kwoty brutto, o której mowa w § 7 ust. 1.

§ 11.

Prawo autorskie i prawa pokrewne

Przyjmuje się, że w wyniku wykonywania przez Wykonawcę Umowy, mogą powstać utwory, fonogramy lub wideogramy w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2509)zwane dalej odpowiednio „Utworami”, „Fonogramami” i „Wideogramami”.
Wykonawca oświadcza, iż w dniu przeniesienia autorskich praw majątkowych do Utworów oraz praw pokrewnych do Fonogramów i Wideogramów będzie mu przysługiwać całość tych praw do wszystkich Utworów, Fonogramów i Wideogramów na wszystkich polach eksploatacji wskazanych w ust. 4, 6 i 8 oraz będzie on wyłącznie uprawnionym do przeniesienia prawa zezwalania na wykonywanie zależnego prawa autorskiego do Utworów na polach eksploatacji wskazanych w ust. 5, jak również twórcy Utworów oraz producenci Fonogramów i Wideogramów zobowiążą się do niewykonywania przysługujących im praw osobistych oraz upoważnią Zamawiającego do wykonywania przysługujących im praw osobistych w ich imieniu, na warunkach wskazanych w ust. 9.
Z chwilą udostępnienia któregokolwiek z Utworów Zamawiającemu, w jakikolwiek sposób, Wykonawca przenosi autorskie prawa majątkowe do Utworów bez ograniczeń czasowych, terytorialnych ani innych. Z tą samą chwilą na Zamawiającego przejdzie własność nośników, na których utrwalono Utwór bądź Utwory.
Wykonawca zobowiązuje się do przeniesienia na Zamawiającego całości autorskich praw majątkowych do Utworów (niestanowiących programów komputerowych), w ramach wynagrodzenia za Zlecenie, w ramach którego powstał Utwór, na wszystkich znanych w chwili zawierania niniejszej Umowy polach eksploatacji, a w szczególności na polach eksploatacji wymienionych w art. 50 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, w tym w szczególności:
W ramach wynagrodzenia za Zlecenie, w ramach którego powstał Utwór, Wykonawca przenosi na Zamawiającego wyłączne prawo zezwalania na wykonywanie zależnych praw autorskich do Utworów, w tym w szczególności na polach eksploatacji wskazanych w ust. 4 i 8 oraz na dokonywanie bez konieczności uzyskania jakichkolwiek dalszych zgód wszelkich zmian w Utworach lub ich elementach.
Z chwilą udostępnienia Zamawiającemu w jakikolwiek sposób któregokolwiek z Fonogramów lub Wideogramów, w ramach wynagrodzenia za Zlecenie, w ramach którego powstały, Wykonawca przenosi na Zamawiającego bez ograniczeń czasowych, terytorialnych ani innych całość praw pokrewnych do każdego z Fonogramów i Wideogramów na wszystkich znanych w dniu zawarcia Umowy polach eksploatacji, w tym w szczególności na polach eksploatacji wymienionych w art. 94 ust. 4 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, tj. w szczególności:
1. zwielokrotniania dowolną techniką;
2. wprowadzenia do obrotu;
3. najmu oraz użyczenia egzemplarzy;
4. publicznego udostępnienia Fonogramu lub Wideogramu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym.

Z tą samą chwilą na Zamawiającego przejdzie własność nośników, na których utrwalono Fonogramy i Wideogramy.

Z chwilą, o której mowa w ust. 6 Wykonawca przenosi na Zamawiającego przysługujące mu prawo do stosownego wynagrodzenia w przypadku nadawania, reemitowania lub odtwarzania wprowadzonych do obrotu Fonogramów lub Wideogramów.
Dla wykluczenia wszelkich wątpliwości, Strony niniejszym potwierdzają, że na terenie całego świata Zamawiający (oraz osoby przez niego upoważnione), w ramach wynagrodzenia należnego za realizację danego Zlecenia, w ramach którego powstał odpowiednio dany Utwór, Fonogram lub Wideogram:
1. ma prawo korzystać z Utworów, Fonogramów i Wideogramów w celach reklamowych, marketingowych i promocyjnych;
2. ma prawo korzystać z Utworów jako znaku towarowego, wzoru przemysłowego lub jakiegokolwiek innego przedmiotu prawa własności przemysłowej;
3. ma prawo korzystać z Utworów jako oznaczenia przedsiębiorstwa, przedsiębiorcy lub jego usług lub towarów;
4. ma prawo wystąpić i uzyskać prawo ochronne na znak towarowy – Utwór, prawo z rejestracji wzoru przemysłowego – Utworu oraz wszelkie inne prawa własności przemysłowej.
W ramach wynagrodzenia należnego za realizację danego Zlecenia, w ramach którego powstał odpowiednio dany Utwór, Fonogram lub Wideogram Wykonawca zobowiązuje się i gwarantuje Zamawiającemu oraz osobom upoważnionym przez Zamawiającego od twórców Utworów oraz producentów Fonogramów i Wideogramów bezterminowe upoważnienie do:
1. wykonywania w imieniu twórców Utworów przysługujących im autorskich praw osobistych; jednocześnie, Wykonawca gwarantuje, że twórcy Utworów nie będą wykonywać przysługujących im autorskich praw osobistych wobec Zamawiającego oraz osób upoważnionych przez Xxxxxxxxxxxxx;
2. oznaczenia Utworu nazwiskiem twórców lub ich pseudonimem albo do udostępnienia go anonimowo; a w przypadku Fonogramów i Wideogramów do nie zamieszczania na ich egzemplarzach oznaczeń dotyczących autorstwa, tytułów Utworów, dat sporządzenia, nazwiska lub firmy (nazwy) producenta;
3. wprowadzania zmian i przeróbek Utworu, które są podyktowane potrzebami korzystania z Utworu, w tym wykorzystywania jego w części lub w całości oraz łączenia z innymi utworami lub elementami nietwórczymi, a także dokonywania wszelkich modyfikacji Utworu i poszczególnych jego elementów;
4. zadecydowania o pierwszym udostępnieniu Utworu publiczności lub zaniechaniu udostępniania Utworu publiczności; przy czym w celu uniknięcia wątpliwości Strony potwierdzają, że Zamawiający nie jest zobowiązany do rozpowszechniania żadnego z Utworów, Fonogramów i Wideogramów;
5. wykonywania w imieniu twórców nadzoru nad sposobem korzystania z Utworu.
W ramach wynagrodzenia należnego za realizację odpowiednio danego Zlecenia, w ramach którego powstał odpowiednio dany Utwór, Fonogram lub Wideogram, Wykonawca oświadcza i gwarantuje Zamawiającemu, że odpowiednio twórcy lub producenci Fonogramów i Wideogramów nie odwołają upoważnienia, o którym mowa w ust. 9.
Na terenie państw, których systemy prawne nie przewidują możliwości zbycia autorskich praw majątkowych, prawa zezwalania na wykonywanie praw zależnych lub praw pokrewnych w zakresie, o którym mowa w ‎ust. 3-8, Wykonawca dokonuje na rzecz Zamawiającego odpowiednio z chwilą, o której mowa w ust. ‎3 i 6, najszerszego dopuszczalnego w danym systemie prawnym rozporządzenia tymi prawami lub, jeśli rozporządzenie nie jest dopuszczalne – obciążenia ich na rzecz Zamawiającego– w ten sposób, by osiągnąć rezultat gospodarczy możliwie najbardziej zbliżony do przeniesienia autorskich praw majątkowych, prawa zezwalania na wykonywanie praw zależnych oraz praw pokrewnych w zakresie, o którym mowa w ‎ust. 3-8.
W przypadku wyodrębnienia się nowego pola eksploatacji, nieznanego w chwili, o której mowa w ‎ust. 3 i 6, Wykonawca, na żądanie Zamawiającego, zobowiązany jest podjąć i prowadzić w dobrej wierze negocjacje z Zamawiającym w celu ustalenia warunków przeniesienia majątkowych praw autorskich, prawa do zezwalania na wykonywanie praw zależnych lub praw pokrewnych na nowym polu eksploatacji. Zamawiającemu przysługuje prawo pierwokupu w nabyciu majątkowych praw autorskich do Utworów, prawa do zezwalania na wykonywanie praw zależnych do Utworów oraz praw pokrewnych do Fonogramów i Wideogramów na każdym nowym polu eksploatacji, nieznanym w chwili, o której mowa odpowiednio w ‎ust. 3-4 i 6. Zamawiający może wykonać prawo pierwokupu w terminie 3 (trzech) miesięcy od dnia otrzymania pisemnego (forma pisemna pod rygorem nieważności) zawiadomienia od Wykonawcy o zamiarze przeniesienia praw. Wykonawca zobowiązuje się również do złożenia Zamawiającemu jako pierwszemu pisemnej oferty nabycia ww. autorskich praw majątkowych do Utworów oraz praw pokrewnych do Fonogramów i Wideogramów na nowym polu eksploatacji (prawo pierwszeństwa).
W przypadku niewywiązania się przez Wykonawcę z obowiązków, o których mowa w § 11 ust. 12, Zamawiający wystosuje do Wykonawcy pisemne wezwanie do należytego wykonania Umowy. W przypadku niewywiązania się przez Wykonawcę z ww. obowiązków w terminie 14 dni od dnia otrzymania wezwania, Wykonawca zapłaci na rzecz Zamawiającego karę umowną w wysokości 10 % kwoty brutto, o której mowa w § 7 ust. 1 Umowy w odniesieniu do każdego nowego pola eksploatacji, w terminie 7 dni od dnia otrzymania noty księgowej wystawionej przez Zamawiającego. Zastrzeżenie kary umownej, określonej w niniejszym ustępie nie wyłącza prawa dochodzenia przez Zamawiającego na zasadach ogólnych, odszkodowania uzupełniającego przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych.
Wykonawca gwarantuje, że korzystanie i rozporządzanie Utworami, Fonogramami i Wideogramami nie będzie naruszać jakichkolwiek praw osób trzecich.
Wykonawca gwarantuje, że Utwory, Fonogramy i Wideogramy będą wolne od wad prawnych i wad fizycznych, i nie będą ograniczać Zamawiającego w swobodnym korzystaniu z nich i rozporządzaniu nimi – w szczególności Utwory, Fonogramy i Wideogramy w dniu przeniesienia do nich praw nie będą w żadnej sposób obciążone, Wykonawca nie udzielił i nie udzieli w stosunku do nich licencji osobie trzeciej ani nie zobowiązał się i nie zobowiąże się do ich zbycia, obciążenia lub do udzielenia licencji osobie trzeciej na którymkolwiek polu eksploatacji, w szczególności Wykonawca gwarantuje, że Utwory, Fonogramy i Wideogramy nie będą zawierać ograniczeń, które uniemożliwiałyby Zamawiającemu lub za pomocą osób trzecich ich rozwój, modyfikację i utrzymanie.
Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za naruszenie praw osób trzecich w związku z korzystaniem z Utworów, Fonogramów i Wideogramów zgodnie z Umową (w tym poszczególnymi Zleceniami) przez Zamawiającego oraz osoby przez niego upoważnione, a w przypadku gdyby roszczenia z w/w tytułu zostały skierowane przeciwko Zamawiającemu lub osobom przez niego upoważnionym do korzystania z Utworów, Fonogramów lub Wideogramów, zobowiązuje się do zwolnienia ich z obowiązku świadczenia z tego tytułu oraz do zwrotu na ich rzecz wszelkich kosztów, które poniosą oni w celu zaspokojenia lub obrony przez takimi roszczeniami.
W przypadku gdy konieczne byłoby uzyskanie odrębnych (tj. innych niż określone w Umowie) zgód, pozwoleń, zezwoleń, licencji itp. na wykorzystanie/zastosowanie przedmiotów praw osób trzecich w Utworach, Fonogramach lub Wideogramach, Wykonawca zobowiązuje się do uprzedniego poinformowania o powyższym Zamawiającego na piśmie, a w przypadku gdyby wykorzystanie/zastosowanie w/w przedmiotów praw osób trzecich wymagało uiszczenia jakiekolwiek dodatkowego wynagrodzenia, opłat itp. na rzecz osób trzecich, w tym w szczególności za pośrednictwem lub na rzecz organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi, Wykonawca zobowiązuje się również do uprzedniego poinformowania Zamawiającego na piśmie o wysokości przedmiotowych opłat, osobie lub właściwej organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi, na rzecz której w/w opłaty powinny zostać uiszczone, łącznej wysokości przedmiotowych opłat. Wykonawca nie jest upoważniony do zastosowania/ wykorzystania przedmiotów praw osób trzecich w Utworach, Fonogramach lub Wideogramach bez uzyskania uprzedniej pisemnej (forma pisemna pod rygorem nieważności) zgody Zamawiającego.

§ 12.

Siła wyższa

W przypadku wystąpienia zdarzeń określanych jako siła wyższa, każda ze Stron Umowy będzie zwolniona z wykonywania zobowiązań wynikających z Umowy, wyłącznie jednak w zakresie objętym działaniem siły wyższej i przez okres działania tej siły.
Przez przypadki siły wyższej rozumie się wszelkiego rodzaju zdarzenia o nadzwyczajnym charakterze, nieprzewidywalne, nadzwyczajne, niemożliwe do zapobieżenia, uniemożliwiające racjonalne wykonanie przez jedną ze Stron jej zobowiązań, w szczególności są to:
1. wojna, w tym: wojna domowa, zamieszki, ataki terrorystyczne, rewolucje, rozruchy i akty sabotażu,
2. katastrofy naturalne i klęski żywiołowe, takie jak silne burze, huragany, trzęsienia ziemi, powodzie, zniszczenie przez piorun,
3. wybuchy, pożar, zniszczenie maszyn, fabryki lub wszelkiego rodzaju instalacji,
4. epidemie, strajki, embarga przewozowe.
Przyjmuje się, że nie jest wydarzeniem będącym podstawą zwolnienia od odpowiedzialności brak zezwoleń niezbędnych dla wykonania Umowy o charakterze indywidualnym, wydawanych przez dowolną władzę publiczną.
Strona powołująca się na siłę wyższą jest zobowiązana zawiadomić niezwłocznie drugą Stronę na piśmie, zarówno o zaistnieniu, jak i ustaniu okoliczności uznawanych za siłę wyższą oraz do przedstawienia w terminie 7 (słownie: siedmiu) dni od dnia wystąpienia siły wyższej dowodów potwierdzających jej wystąpienie.
Ponadto okres działania siły wyższej przedłuża termin realizacji Zlecenia o uzasadniony okres, tj. o czas, w jakim występuje działanie siły wyższej, tym samym wyłączając ewentualne prawo drugiej strony do rozwiązania Umowy. Przy określaniu uzasadnionego okresu należy wziąć pod uwagę zdolność Wykonawcy niewykonującego świadczenia do ponownego rozpoczęcia realizacji Umowy oraz zainteresowanie Zamawiającego otrzymaniem świadczenia pomimo opóźnienia. W czasie oczekiwania na kontynuację wykonania świadczenia przez Wykonawcę, który je przerwał, Zamawiający może zawiesić wykonanie swoich zobowiązań.
Po ustaniu działania siły wyższej, Strona powołująca się na zaistnienie siły wyższej zobowiązana jest do realizacji ciążących na niej zobowiązań, których wykonanie zostało zawieszone na czas działania tej siły.
Strony niniejszej Umowy zgodnie uznają, bez uszczerbku dla powszechnie obowiązujących przepisów prawa, że mimo ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii w związku z zakażeniami wirusem SARS-Cov-2 (COVID 19), Strony dołożą wszelkich starań w celu wykonania postanowień niniejszej Umowy, w tym w szczególności w zakresie terminowego wykonania przedmiotu Umowy.

§ 13.

Zmiana Umowy

Wszystkie zmiany Umowy, jak również jednostronne oświadczenia woli jej dotyczące, mające na celu rozwiązanie Umowy (oświadczenie
o odstąpieniu) wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Zakazuje się zmian postanowień Umowy w stosunku do treści oferty,
na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy, chyba że zachodzi
co najmniej jedna z okoliczności wymienionych w tym paragrafie oraz z zastrzeżeniem, iż zmiany te nie mogą powodować negatywnych skutków finansowych (innych niż określone w tym paragrafie), jakościowych ani organizacyjnych dla Zamawiającego.
Strony, mając na uwadze art. 439 i nast. PZP, przewidują możliwość wprowadzenia zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, na zasadach określonych poniżej:

1) minimalny poziom zmiany ceny materiałów lub kosztów, uprawniający Strony Umowy do żądania zmiany wynagrodzenia wynosi 15% w stosunku do cen lub kosztów z kwartału lub miesiąca, w którym Wykonawca złożył ofertę Zamawiającemu,

2) w sytuacji zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją Umowy o więcej niż 15%, Strona jest uprawniona złożyć drugiej Stronie pisemny wniosek o zmianę Umowy w zakresie płatności wynikających (lub mających wyniknąć) z faktur wystawionych po zmianie ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia. Wniosek winien zawierać wyczerpujące uzasadnienie faktyczne, wskazanie podstaw prawnych oraz powinien zawierać dokumenty potwierdzające treść uzasadnienia znajdującego się we wniosku, wykazujące w szczególności rzeczywiste zastosowanie poszczególnych materiałów / poniesienie poszczególnych kosztów w ramach niniejszej Umowy oraz dokładne wyliczenie kwoty wynagrodzenia Wykonawcy po zmianie Umowy. Nie jest wystarczające powołanie się na ogólny wzrost cen. Wnioskodawca musi udowodnić faktyczne zwiększenie ceny materiałów lub kosztu.

3) poziom zmiany wynagrodzenia zostanie ustalony na podstawie odpowiedniego (według branży) wskaźnika cen producentów usług związanych z obsługą działalności gospodarczej za dany kwartał, ogłoszonego w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, i wynosi połowę wartości tego wskaźnika (Strony ponoszą konsekwencje po połowie; sposób określenia wpływu zmiany ceny materiałów lub kosztów na koszty wykonania zamówienia). W przypadku, gdyby ww. wskaźniki przestały być dostępne, zastosowanie znajdą inne, najbardziej zbliżone, wskaźniki publikowane przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego

4) wniosek, o zmianę wynagrodzenia na podstawie niniejszego ustępu można złożyć nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy od dnia zawarcia Umowy; wniosek należy złożyć najdalej do dnia wykonania Umowy;

5) maksymalna wartość zmian wynagrodzenia, jaka może zostać dokonana w efekcie zastosowania postanowień niniejszego ustępu, nie może łącznie przekroczyć wynagrodzenia przewidzianego przez Wykonawcę w ofercie o więcej niż 5%,

6) zmiana wynagrodzenia wymaga zawarcia przez Stron aneksu. Aneks powinien zostać zawarty w ciągu miesiąca od dnia otrzymania kompletnego i uzasadnionego wniosku o zawarcie stosownego aneksu przez drugą Stronę; taki aneks stosuje się od dnia złożenia kompletnego i uzasadnionego wniosku o zmianę wynagrodzenia.

7) jeżeli wynagrodzenie Wykonawcy zostało zwiększone na podstawie powyższych punktów, Wykonawca jest zobowiązany do dokonania odpowiedniej zmiany wynagrodzenia przysługującego podwykonawcy, z którym zawarł umowę, jeżeli spełnione są przesłanki wskazane w art. 439 ust. 5 PZP tj. okres obowiązywania umowy z podwykonawcą przekracza 6 miesięcy a przedmiotem umowy z podwykonawcą są roboty budowlane, dostawy lub usługi,

8) Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umową w wysokości 20% kwoty o jaką powinno ulec zwiększeniu wynagrodzenie przysługujące podwykonawcy, zgodnie z pkt. 7) powyżej, w przypadku braku zapłaty lub nieterminowej zapłaty wynagrodzenia należnego podwykonawcy z tytułu zmiany wysokości wynagrodzenia, o której mowa w punktach powyżej (por. art. 436 pkt 4 lit. a) PZP). Zamawiający może dochodzić odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonej kar umownej. Do kary umownej, o której mowa w niniejszym ustępie stosuje się przewidziany Umową górny łączny limit kar umownych.

9) Strony zgodnie postanawiają, że procedowanie, analizowanie, odmowa, spory etc. zmiany wynagrodzenia na podstawie postanowień niniejszego ustępy nie stanowią i nie będą stanowić jakiejkolwiek podstawy do wstrzymania wykonywania zobowiązań Stron z Umowy, a wszelkie spory dot. zmiany wynagrodzenia w oparciu o postanowienia niniejszego ustępu pozostaną bez negatywnego wpływu na wykonywanie i gotowość Stron do wykonywania Umowy.

§ 14.

Poufność oraz ochrona danych osobowych

Wszelkie informacje techniczne, handlowe, organizacyjne przekazane przez Zamawiającego lub uzyskane przez Wykonawcę w trakcie realizacji Usługi Eventowej, nie mogą zostać ujawnione osobom trzecim bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego. Informacje, o których mowa w zdaniu poprzednim, nie będą powielane lub wykorzystywane w inny sposób niż uzgodniony w formie pisemnej przez Strony.
Strony Umowy zobowiązują się do nieujawniania ani niewykorzystywania informacji poufnych uzyskanych od drugiej Strony w związku z realizacją Umowy, chyba że będzie to konieczne do wykonania zobowiązań wynikających z Umowy lub informacje te w momencie ujawnienia są publicznie dostępne w inny sposób, albo też obowiązujące przepisy prawa nakładają na stronę obowiązek ich wyjawienia.
Wykonawca zobowiązuje się:
1. zachować w ścisłej tajemnicy wszelkie informacje techniczne, technologiczne, prawne i organizacyjne oraz dane osobowe, uzyskane w trakcie wykonywania Umowy niezależnie od formy przekazania tych informacji i ich źródła;
2. wykorzystać informacje jedynie w celach niezbędnych do realizacji postanowień Umowy;
3. podjąć wszelkie niezbędne kroki dla zapewnienia, że żadna z osób otrzymujących informacje nie ujawni tych informacji, ani ich źródła, zarówno w całości, jak i w części osobom trzecim bez uzyskania uprzednio pisemnego upoważnienia osoby, której informacja lub źródło informacji dotyczy;
4. ujawniać informacje jedynie tym osobom, którym będą one niezbędne do wykonywania powierzonych im czynności i tylko w zakresie w jakim w jakim odbiorca informacji musi mieć do nich dostęp dla celów realizacji przedmiotu Umowy;
5. nie kopiować, nie powielać ani w inny sposób nie rozpowszechniać jakiejkolwiek części określonych informacji z wyjątkiem uzasadnionej potrzeby do celów związanych z wykonywaniem Umowy, po uprzednim uzyskaniu pisemnej zgody od uprawnionego przedstawiciela Zamawiającego.
Niezależnie od postanowień ust. 1 – 3, udostępnienie przez Wykonawcę osobom trzecim informacji na temat wykonania przedmiotu Umowy (lub jego części) może nastąpić wyłącznie po uprzednim uzyskaniu zgody Zamawiającego.
Wykonawca zobowiązuje się do wypełnienia w imieniu Xxxxxxxxxxxxx obowiązku informacyjnego, o którym mowa art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) w stosunku do pracowników/współpracowników Wykonawcy, którzy w imieniu Wykonawcy uczestniczą w realizacji niniejszej Umowy i których dane w związku z realizacją niniejszej Umowy przetwarza Zamawiający. Formularz informacyjny w zakresie zasad przetwarzania danych osobowych przez Zamawiającego stanowi załącznik nr 7 do Umowy.
Zasady powierzenia Wykonawcy przetwarzania danych osobowych uczestników Wydarzeń reguluje umowa o powierzenie przetwarzania, której wzór stanowi załącznik nr 8 do Umowy. Umowa ta zostanie uzupełniona na podstawie ostatecznie ustalonego zakresu eventu i zostanie zawarta przez strony najpóźniej przed rozpoczęciem realizacji pierwszego eventu określonego w tej umowie. Umowa może obejmować jeden lub więcej eventów.

§ 15.

Postanowienia końcowe

W sprawach nieunormowanych Umową zastosowanie mają przepisy polskiego prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych oraz przepisy Kodeksu cywilnego.
Osoby podpisujące Umowę oświadczają, że są umocowane do podpisywania i składania oświadczeń woli w imieniu Xxxxxx, którą reprezentują i że umocowanie to nie wygasło w dniu zawarcia Umowy.
Jakiekolwiek przeniesienie przez Wykonawcę wierzytelności z Umowy na osoby trzecie jest dopuszczalne wyłącznie za uprzednią pisemną zgodą Zamawiającego.
W przypadku, gdy zapis Umowy jest lub staje się nieskuteczny, nieważny lub niewykonalny, nie ma to wpływu na skuteczność, ważność lub wykonalność pozostałych zapisów Umowy. Strony Umowy będą wtedy współpracować w celu zastąpienia nieskutecznego, nieważnego lub niewykonalnego zapisu innym, odpowiednim dla osiągnięcia zamierzonego rezultatu. Wypełnianie jakichkolwiek pominięć lub luk w Umowie będzie przeprowadzone w podobny sposób.
Wszelkie spory wynikłe na tle wykonania Umowy strony poddają pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla siedziby Zamawiającego.
Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden egzemplarz dla Zamawiającego, jeden dla Wykonawcy.
Następujące załączniki stanowią integralną część Umowy:

Załącznik nr 1 – Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia.
Załącznik nr 2 – Formularz wyceny wraz z Formularzem oferty.
Załącznik nr 3 – Wzór Zlecenia.
Załącznik nr 4 – Wzór protokołu odbioru.
Załącznik nr 5 – Źródła finansowania
Załącznik nr 6 – Kopia polisy ubezpieczeniowej.
Załącznik nr 7 – Klauzula informacyjna przetwarzania danych osobowych.
Załącznik nr 8 – Wzór umowy powierzenia przetwarzania

ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA:

Załącznik nr 3 do umowy nr ………… – wzór zlecenia

ZLECENIE NR ……………

DATA:	…………………….. r.
ZAMAWIAJĄCY:	Sieć Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx – PORT Polski Ośrodek Rozwoju Technologii
	xx. Xxxxxxxxxxx 000,
	00-000 Xxxxxxx
	NIP: 000-000-00-00

Lp.	Wykaz usług	Ilość	Wartość jednostkowa netto	Wartość netto	Uwagi




Razem:

Miejsce wykonania Usługi Eventowej:

Termin wykonania Usługi Eventowej:

Ilość osób, dla których przewidziana jest Usługa Eventowa:

Opis uroczystości:

Dodatkowe informacje:

Podpis osoby odpowiedzialnej za przesłanie Zlecenia: ……………………………………

Podpis osoby odpowiedzialnej za przyjęcie Zlecenia: ……………………………………

Załącznik nr 4 do umowy nr ………………… – Wzór protokołu odbioru

PROTOKÓŁ ODBIORU NR ……………

DATA:	…………………….. r.
ZAMAWIAJĄCY:	Sieć Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx – PORT Polski Ośrodek Rozwoju Technologii
	xx. Xxxxxxxxxxx 000,
	00-000 Xxxxxxx
Umowa nr:	NIP: 000-000-00-00 ………

Lp.	Zamówienie	Ilość	Wartość jednostkowa netto	Wartość całkowita netto	Uwagi
	Obsługa agencji, koordynacja, wsparcie merytoryczne
	Wybrane usługi eventowe:


Razem:

Miejsce wykonania Usługi Eventowej:

Termin wykonania Usługi Eventowej:

Ilość osób, dla których przewidziana jest Usługa Eventowa:

Opis uroczystości:

Dodatkowe informacje:

Odbioru wykonanych Usług Eventowych dokonują:

• po stronie Zamawiającego - ……………………………………………………

• po stronie Wykonawcy - ……………………………………………………

Strony stwierdzają, że Usługi Eventowe zostały wykonane zgodnie/niezgodnie z umową zawartą między Zamawiającym i Wykonawcą nr …………………….. z dnia ………………………………………….

Uwagi/zastrzeżenia dotyczące przedmiotu odbioru: ...................................

..........................................................................................................

Protokół podpisano:

• po stronie Zamawiającego - …………………………………………………………………

• po stronie Wykonawcy: ………………………………..……………………………………..

Załącznik nr 5 do umowy nr ……

- Źródła finasowania-

Źródła finasowania

Wydatki związane z postępowaniem o udzielnie zamówienia publicznego będą ponoszone między innymi ze środków projektowych następujących źródeł finansowania:

Projekt wybrany do finansowania przez Komisję Europejską w ramach programu Horyzont Europa, HORIZON-WIDERA-2021-ACCESS-03 moduł twinning Nr umowy GRANT AGREEMENT Project 101079181 — SAME-NeuroID;

Przedsięwzięcie Ministra Edukacji i Nauki „Branżowe punkty kontaktowe dla programu ramowego w zakresie badań naukowych i innowacji Horyzont Europa", na podstawie umowy nr MEiN/2022/BPK/4;

Program Wirtualny Instytut Badawczy finansowany z Funduszu Polskiej Nauki na podstawie Umowy o Zarządzanie Wirtualnym Instytutem Badawczym z dn. 16.10.2020 r.

a także przyszłych projektów, o które ubiega się Zamawiający, a które będą mogły brać udział w finansowaniu wydatków objętych Umową oraz w ramach kosztów własnych Zamawiającego.

Załącznik nr 7 do Umowy

KLAUZULA INFORMACYJNA
DOT. PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ XXXXXXXXXXX – PORT

JAKO ZAMAWIAJĄCEGO NA POTRZEBY POSTĘPOWAŃ PROWADZONYCH W OPARCIU O PRZEPISY USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Zgodnie z art. 13 oraz 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. ogólne rozporządzenie o ochronie danych) ("RODO”), oraz art. 19 ustawy Prawo zamówień publicznych Zamawiający (Administrator) informuje, że:

Administratorem danych osobowych przekazywanych Zamawiającemu w ramach niniejszego postępowania jest (dane kontaktowe): Sieć Badawcza Xxxxxxxxxxx - PORT Polski Ośrodek Rozwoju Technologii z siedzibą we Wrocławiu, xx. Xxxxxxxxxxx 000, 00-000 Xxxxxxx, KRS: 0000850580; NIP:893140523; xxxxx@xxxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx („Administrator”).
Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych („IOD”). Kontakt z IOD: xxx@xxxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx Zapraszamy do kontaktu we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Państwa danych.
Informacje specyficzne dot. przetwarzania danych w Państwa przypadku:

Kogo dotyczy przetwarzanie	Sposób pozyskania danych osobowych	Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych	Przetwarzane dane osobowe	Cel przetwarzania danych osobowych	Okres przetwarzania danych osobowych
Wykonawcy (uczestnika postępowania), osób go reprezentujących, jego pełnomocników i reprezentantów poprzez których działa w postępowaniu, da, organów nadzoru etc. i innych osób wskazanych przez Wykonawcę (uczestnika postępowania) w ofercie i innej dokumentacji składanej Zamawiającemu	od Państwa (to Państwo przekazujecie Zamawiającemu swoje dane osobowe; może się zdarzyć, że otrzymujemy Państwa dane od Państwa pracodawcy lub kontrahenta w ramach jego oferty lub wniosku w postępowaniu)	art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych (w przypadku danych o wyrokach skazujących – w zw. z art. 10 RODO) posiłkowo: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – dane są wymagane do wykonania Państwa żądania rozpatrzenia oferty / wniosku przez Zamawiającego, a Państwo dążycie do uzyskania pozytywnego dla Państwa rozstrzygnięcia postępowania. Niepodanie danych uniemożliwia realizację żądania.	wszelkie dane osobowe jakie Państwo podacie w trakcie niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub innego tego postępowania na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych. Mogą to być w szczególności: imię, nazwisko, PESEL, data i miejsce urodzenia, informacje o doświadczeniu i zawodzie, uprawnieniach, wyrokach ska skazujących, adresy zamieszkania, dane kontaktowe	przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (lub innego odpowiedniego postępowania) w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, konkretnie wskazanego w dokumentacji, do której załączona jest niniejsza klauzula informacyjna	co do zasady - 4 (cztery) lata od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, nie krócej jednak niż przez okres obowiązywania umowy zawartej w wyniku tego postępowania (art. 78 ust. ustawy Prawo zamówień publicznych).
Osób zawierających umowę w wyniku udzielenia zamówienia publicznego i których danych zostały wskazane w takiej umowie ze strony wybranego wykonawcy	j.w.	j.w.	imię, nazwisko, adresy kontaktowe, stanowisko, numer telefonu, adres email; możliwe także: NIP, XXXXX.	zawarcie i wykonywanie umowy w wyniku udzielenia zamówienia publicznego	j.w. jednak nie krócej niż do czasu przedawnienia wszelkich roszczeń z tytułu danej umowy i rozstrzygnięcia roszczeń dochodzonych
Osób niewskazanych wyraźnie w Umowie, ale wykonujących Umowę w imieniu Wykonawcy (np. osoby faktycznie dokonujące prac instalacji zakupionego sprzętu na terenie Administratora) lub osób wskazanych w Umowie i realizujących Umowę w imieniu Wykonawcy	od Państwa bezpośrednio albo od Państwa pracodawcy (zatrudniającego)	Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – Administrator ma uzasadniony interes, żeby wiedzieć z kim w relacji umownej się kontaktuje, kto wchodzi na jego teren, w jakiej roli działa ta druga osoba etc.	imię, nazwisko, adresy kontaktowe, stanowisko, numer telefonu, adres email; jeśli wykonujecie Państwo prace na terenie Administratora: wizerunek (w ramach monitoringu, o którym jesteście Państwo informowani w razie jego zastosowania na miejscu)	wykonywanie umowy w wyniku udzielenia zamówienia publicznego	j.w. jednak nie krócej niż do czasu przedawnienia wszelkich roszczeń z tytułu danej umowy i rozstrzygnięcia roszczeń dochodzonych

Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane również – na podstawie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit f) RODO) dla celów rozliczeń podatkowych, finansowych etc. oraz dla postępowań związanych z roszczeniami Administratora lub wobec Administratora. Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane również – po wyczerpaniu innych podstaw prawnych – dla celów archiwalnych, co jest prawnie uzasadnionym interesem państwowej osoby prawnej wykonującej ze środków publicznych zadania publiczne przydane ustawą, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit f) RODO, w takim wypadku dalszy okres archiwizacji nie będzie dłuższy niż dalsze 5 lat. Jeśli środki wydatkowane przez Zamawiającego w tym postępowaniu pochodzą ze źródeł innych niż Zamawiający, możliwe jest, że okres przetwarzania danych będzie uzależniony od regulacji określających zasady rozliczenia takich środków z osobą trzecią (instytucją finansującą).
Jeśli przepisy prawa w jakimkolwiek zakresie przewidują dłuższy okres przetwarzania danych, stosuje się ten dłuższy okres.
Administrator może zgodnie z przepisami prawa przekazywać Państwa dane dalej, do innych odbiorców. Jest to możliwość. Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być w szczególności:

należycie upoważnieni współpracownicy Administratora lub jego usługodawcy, w zakresie w jakim to niezbędne i uzasadnione, w tym np. dostawcy usług informatycznych, software’owych, prawnych, księgowych, podatkowych, hostingowych, ubezpieczeniowych;
podmioty uprawnione do ustawowej lub umownej kontroli lub nadzoru nad Administratorem, w szczególności Centrum Xxxxxxxxxxx i Prezes Centrum Xxxxxxxxxxx, także właściwy minister;
inne podmioty uprawnione ustawowo do nadzoru i kontroli oraz inne podmioty uprawnione przepisami prawa;
w przypadku powiązania Państwa relacji z Administratorem dla celów dotowanych projektów naukowych lub komercjalizacji – instytucji dotującej, pośredniczącej, fundujące etc., w szczególności NCBiR lub NCN;
podmioty zapewniające utrzymanie lub wsparcie systemów informatycznych używanych przez Administratora, podmiotu świadczące usługi hostingowe etc.;
firmy kurierskie, pocztowe etc.

Państwa dane osobowe mogą być też potencjalnie ujawniane w trybie dostępu do informacji publicznej.
Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do krajów trzecich lub organizacji międzynarodowych. Jeśli tak miałoby się stać – poinformujemy Państwa o tym oddzielnie. Nie dotyczy to jednak przekazywania dla celów realizacji i rozliczania dotacji, grantów, programów naukowych etc. fundowanych z budżetu Unii Europejskiej, której to organizacji międzynarodowej dane mogą być przekazywane przez Administratora w zakresie niezbędnym do realizacji zobowiązań i prawidłowego wydatkowania środków publicznych.
W odniesieniu do Państwa danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany. Nie będzie też mieć miejsce profilowanie na ich podstawie.
Dla realizacja Państwa praw prosimy o kontakt mailowy z Administratorem na ww. dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych. Posiadają Państwo prawo do:

dostępu do przekazanych danych osobowych;
co do zasady - sprostowania lub uzupełnienia przekazanych danych osobowych. Informujemy dodatkowo, że: skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia swoich danych osobowych, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą Prawo zamówień publicznych (art. 19 ust. 2 tej ustawy);
co do zasady - żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych. Informujemy dodatkowo, że: w postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania (art. 19 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych);
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na przetwarzanie danych przez Administratora;
co do zasady - usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym). Informujemy jednak, że prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym), w zakresie wyznaczonym przez art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO nie przysługuje Państwu tak długo, jak podstawą przetwarzania Państwa danych jest art. 6 ust. 1 lit. c ROD (jest ograniczone z tego względu, że jest to przetwarzanie dla celów wynikających z przepisów prawa – Zamawiający musi przetwarzać te dane zgodnie z prawem);
co do zasady - przenoszenia danych osobowych. Informujemy jednak, że: prawo to nie ma zastosowania do przetwarzania, które jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym i doznaje ograniczenia w tym postępowaniu (art. 20 ust. 3 RODO);
co do zasady - sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych. Informujemy dodatkowo, że: tak długo, jak podstawą przetwarzania Państwa danych jest art. 6 ust. 1 lit. c (lub posiłkowo: lit. b) RODO, tak długo niestety nie macie Państwa prawa do tego sprzeciwu (art. 21 ust. 1 RODO);
cofnięcia swojej dobrowolnie wyrażonej zgody na przetwarzanie w każdym czasie – jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody. Cofnięcie tej zgody nie wpływa na dotychczasowe przetwarzanie na tej podstawie, przed jej cofnięciem. Co do zasady w niniejszym postępowaniu Państwa dane nie będą przetwarzane na podstawie zgody, więc prawo to co do zasady nie ma zastosowania.

Wskazujemy, że z przepisów prawa i istoty postępowań prowadzonych w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych mogą wynikać, w konkretnych przypadkach dalsze ograniczenia dla Państwa praw. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości prosimy o kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Zamawiającego.

Załącznik nr 8 do Umowy

UMOWA POWIERZENIA nr ………………

(zwana dalej "Umową”)

zawarta w dniu [………………..] 2023 r.

pomiędzy:

reprezentowaną przez:

[………………………………………………….]

zwaną dalej „Zamawiającym”,

[…………………………………………………]

reprezentowaną(-ym) przez:

zwaną(-ym) dalej „Wykonawcą”,

zwanymi dalej łącznie „Stronami”, a każda z osobna również „Stroną”.

Mając na uwadze, iż Strony zawarły Umowę ……… z dnia …. r. zwaną dalej „Umową”, a współpraca Stron w ramach wykonywania Umowy wymaga powierzenia Procesorowi do przetwarzania danych osobowych, Strony zgodnie postanowiły, co następuje:

§ 1 Przedmiot Umowy

1. Wszelkie terminy pisane w Umowie powierzenia z wielkiej litery mają znaczenie nadane im w Umowie, chyba że Umowa powierzenia wyraźnie stanowi inaczej.

2. W związku z wykonywaniem Umowy, Administrator danych powierza Procesorowi do przetwarzania dane osobowe uczestników eventów rozumianych jako osoby inne niż personel Administratora (dalej jako: „Dane osobowe”) na zasadach określonych w Umowie powierzenia.

3. Z tytułu wykonywania świadczeń określonych w Umowie powierzenia Procesorowi nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie ponad wynagrodzenie określone w Umowie.

§ 2 Rodzaj danych

1. Zakres powierzonych do przetwarzania Danych osobowych obejmuje:

Dane zwykłe:

1) imiona i nazwiska,

2) numery ewidencyjne PESEL,

3) dane dot. miejsca zamieszkania oraz dane adresowe dla doręczeń,

4) nazwy firm i miejsca prowadzenia działalności gospodarczej,

5) numery telefonów,

6) adresy poczty elektronicznej (e-mail),

7) daty urodzenia,

8) serie i numery dokumentów tożsamości,

9) imiona rodziców;

10) …..

Dane szczególnych kategorii lub dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO:

11) ….

12) ….

2. Zakres powierzenia określony w ust. 1 powyżej, może zostać w każdym momencie rozszerzony lub ograniczony przez Administratora danych. Ograniczenie lub rozszerzenie może być dokonane poprzez przesłanie przez Administratora danych do Procesora nowego zakresu powierzonych do przetwarzania Danych osobowych za pośrednictwem poczty elektronicznej (na adres e-mail Procesora …..… ). W przypadku braku odpowiedzi Procesora w ciągu 3 Dni Xxxxxxxxx od daty wysłania wiadomości przez Administratora danych przyjmuje się, że Procesor zaakceptował zmianę zakresu powierzenia.

§ 3 Charakter i cel przetwarzania

1. Procesor zobowiązany jest przetwarzać Dane osobowe wyłącznie w celu należytego wykonania Umowy i zobowiązuje się stosować taki charakter przetwarzania Danych osobowych, który jest uzasadniony dla celu wykonania Umowy.

2. Procesor nie jest uprawniony do przekazywania Danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako” „RODO”), bez uprzedniej wyraźnej zgody Administratora danych.

§ 4 Oświadczenia i obowiązki Procesora

1. Procesor niniejszym oświadcza i gwarantuje, że posiada zasoby infrastrukturalne, doświadczenie, wiedzę oraz wykwalifikowany Personel, w zakresie umożliwiającym należyte wykonanie Umowy powierzenia zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa na terytorium Polski. W szczególności Procesor oświadcza i gwarantuje, że zna i stosuje zasady ochrony Danych osobowych wynikające z RODO oraz polskich przepisów przyjętych w celu umożliwienia stosowania RODO.

2. Procesor zobowiązuje się w szczególności:

a) przetwarzać Dane osobowe wyłącznie w zakresie określonym w Umowie powierzenia i wyłącznie celu należytego wykonania Umowy;

b) przetwarzać Dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora danych (tj. przekazane w formie instrukcji, lub w innym pisemnym lub elektronicznym dokumencie dostarczonym Procesorowi przez Administratora), chyba że obowiązek taki nakłada na niego obowiązujące prawo unijne lub krajowe – w takim przypadku Procesor informuje Administratora danych drogą elektroniczną na adres email xxx@xxxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx – przed rozpoczęciem przetwarzania – o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny;

c) przetwarzać Dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami na terytorium Polski, w szczególności przetwarzać Dane osobowe zgodnie z RODO oraz polskimi przepisami przyjętymi w celu umożliwienia stosowania RODO, innymi obowiązującymi przepisami prawa na terytorium Polski, Umową powierzenia oraz instrukcjami Administratora danych;

d) posługiwać się przy wykonywaniu Umowy powierzenia jedynie osobami, którym zostało udzielone imienne upoważnienie do przetwarzania danych w formie pisemnej;

e) przeszkolić wszystkie osoby, którym ma być nadane powyższe upoważnienie, z tematyki ochrony danych osobowych oraz odpowiedzialności karnej i cywilnej z tytułu nieprzestrzegania przepisów regulujących ochronę danych osobowych;

f) prowadzić ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania powierzonych Danych osobowych i na każdorazowe żądanie udostępnić ją Administratorowi danych;

g) zobowiązać, w formie pisemnej, osoby, którymi posługuje się przy wykonywaniu Umowy powierzenia do zachowania Danych osobowych w tajemnicy;

h) wszyscy członkowie Personelu Procesora, którzy mają dostęp do Danych osobowych, będą przetwarzali Dane osobowe wyłącznie na polecenie Administratora danych, chyba że wymaga tego od niej prawo unijne lub prawo krajowe;

i) przetwarzać Dane osobowe wyłącznie w ……………………… oraz na urządzeniach zarządzanych przez Procesora lub Administratora danych, z zachowaniem najwyższych zasad bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych wymaganych przez obowiązujące przepisy prawa;

j) wspierać Administratora danych, w szczególności poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, w realizacji obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie wykonywania ich praw określonych w rozdziale III RODO (Prawa osoby, której dane dotyczą). Wsparcie Procesora powinno odbywać się w formie i terminie umożliwiającym należytą i terminową realizację takich obowiązków przez Administratora danych. Wobec powyższego Procesor jest w szczególności zobowiązany do:

 udzielania informacji oraz ujawnienia Danych osobowych na żądanie Administratora danych w terminie 3 Dni Roboczych w formie określonej przez Administratora danych;

 Procesor powinien również niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 3 Dni Roboczych, poinformować Administratora danych o wniosku dotyczącym realizacji praw osoby, której dane dotyczą, złożonym u Procesora; w celu uniknięcia wszelkich wątpliwości Procesor nie będzie jednak odpowiadał na taki wniosek bez uprzedniej zgody lub wyraźnego polecenia Administratora danych;

k) pomagać Administratorowi danych wywiązać się z obowiązków określonych w RODO, a w szczególności tych wskazanych w art. 32-36 RODO), tj. w szczególności w zakresie:

 zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania Danych osobowych poprzez wdrożenie stosownych środków technicznych oraz organizacyjnych zgodnie z § 5 Umowy powierzenia;

 procedury zgłaszania naruszeń ochrony Danych osobowych organowi nadzorczemu oraz zawiadamiania osób, których dane dotyczą o takim naruszeniu, zgodnie z § 6 Umowy powierzenia;

 dokonywania przez Administratora danych oceny skutków dla ochrony danych oraz przeprowadzania konsultacji Administratora danych z organem nadzorczym;

l) udostępniać Administratorowi danych, na każde jego żądanie, nie później niż w terminie 3 Dni Roboczych, wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia przez Administratora danych obowiązków wynikających z przepisów prawa, o których mowa w ust. 1, a w szczególności z RODO, oraz umożliwić Administratorowi danych lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora danych przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, zgodnie z § 8 Umowy powierzenia;

m) prowadzić w formie pisemnej rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu Administratora danych, zgodnie z art. 30 RODO;

n) współpracować z Administratorem danych w razie prowadzenia kontroli, audytu czy inspekcji w zakresie przetwarzania Danych osobowych przez uprawniony organ lub w związku z prowadzonym przez Administratora danych audytem;

o) przekazywać Administratorowi danych kopie protokołów kontroli, wystąpień lub stanowisk organów, skierowanych do Procesora, bez odrębnego wezwania Administratora danych, nie później niż w ciągu 3 Dni Roboczych od dnia ich otrzymania;

p) niezwłocznie informować Administratora danych, jeżeli jego zdaniem wydane mu polecenie stanowi naruszenie RODO lub innych przepisów unijnych lub krajowych o ochronie danych. Procesor przekazuje taką informację w formie elektronicznej na adres e-mail xxx@xxxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx, a informacja ta powinna zawierać w szczególności: 1) wskazanie przepisu, który narusza wydane polecenie oraz 2) uzasadnienie zawierające argumenty natury faktycznej i prawnej.

3. Procesor uznaje obowiązek ochrony danych osobowych za obowiązek wszystkich członków Personelu Procesora, niezależnie od stosunku prawnego łączącego Procesora z powyższymi osobami. Jednocześnie Procesor zobowiązuje się, że w przypadku, gdy którakolwiek z osób wskazanych w zdaniu poprzednim naruszy jakikolwiek zasady przestrzegania ochrony danych osobowych, Procesor niezwłocznie odsunie ją od wykonywania czynności związanych z Umową powierzenia oraz uniemożliwi jej dostęp do jakichkolwiek Danych osobowych.

§ 5 Środki zabezpieczenia Danych osobowych

1. Procesor zobowiązuje się wdrożyć i stosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, których Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie Umowy powierzenia oraz zapewnić realizację zasad ochrony danych w fazie projektowania (privacy by design) oraz domyślnej ochrony danych (privacy by default) - art. 25 RODO. Procesor jest zobowiązany wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, które zostały wymienione w Załączniku nr 2 do Umowy powierzenia.

2. Administrator danych ma prawo wydawać Procesorowi wiążące instrukcje dotyczące wdrożenia dodatkowych/nowych środków zabezpieczających. Procesor powinien wdrożyć takie środki w terminie uprzednio uzgodnionym z Administratorem danych.

§ 6 Obowiązki informacyjne Procesora. Incydenty

1. Procesor zobowiązany jest niezwłocznie, jednakże nie później niż w ciągu 2 Dni Roboczych od dnia powzięcia informacji, zawiadomić Administratora danych na adres e-mail: xxx@xxxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx o:

a) prowadzonej lub planowanej kontroli, audycie czy inspekcji w zakresie przetwarzania Danych osobowych u Procesora lub Sub-procesora oraz umożliwić Administratorowi danych udział w tej kontroli, audycie czy inspekcji, o ile nie sprzeciwiają się temu przepisy prawa bezwzględnie obowiązującego ani organ prowadzący kontrolę;

b) wszelkich czynnościach z własnym udziałem lub udziałem Sub-procesorów w sprawach dotyczących ochrony Danych osobowych prowadzonych przez organy administracji państwowej lub samorządowej, w tym w szczególności przez krajowy organ nadzoru (w tym w szczególności wszelkiej korespondencji z PUODO lub innym organem nadzorczym z ww. organami, decyzjach przez nie wydanych, rozpatrywanych skarg, prowadzonych lub zapowiedzianych kontrolach), Policję lub sąd (w tym w szczególności wszelkich postępowaniach, których przedmiotem byłoby powierzenie w przetwarzanie Danych osobowych), chyba że będzie to sprzeczne z decyzją wydaną przez organy administracji publicznej lub z przepisami prawa – o których posiada wiedzę.

2. Procesor zobowiązany jest niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 12 godzin, zawiadomić Administratora danych o każdym zaistniałym incydencie (dalej jako: „Incydent”) przez który rozumie się:

a) naruszenie zasad ochrony Danych osobowych lub

b) podejrzenie naruszenia lub

c) próbę naruszenia zasad ochrony Danych osobowych.

3. Zgłoszenie Incydentu powinno zostać dokonane drogą telefoniczną pod nr 517 543 560 oraz jednocześnie na adres e-mail: xxx@xxxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx i zawierać co najmniej następujące informacje:

a) szczegółowy opis Incydentu, a w szczególności datę, czas trwania, miejsce wystąpienia Incydentu i jego skalę (x.xx. przybliżona liczba osób, których dotyczy Incydent oraz kategorie tych osób);

b) imię i nazwisko oraz dane kontaktowe do osoby, mogącej udzielić dalszych informacji o Incydencie;

c) opis zastosowanych przez Procesora środków w celu zminimalizowania ewentualnych negatywnych skutków Incydentu.

4. Procesor zobowiązany jest niezwłocznie, jednakże nie później jednak niż w ciągu 12 godzin przekazać Administratorowi danych wszelkie dokumenty i informacje związane z Incydentem na każde żądanie Administratora danych.

5. Procesor zobowiązany jest zastosować się do wszelkich wytycznych lub poleceń Administratora danych w celu zminimalizowania ewentualnych negatywnych skutków Incydentu i zapobiegnięcia jego powtórzeniu w przyszłości.

§ 7 Dalsze powierzenie przetwarzania Danych osobowych

1. Procesor jest uprawniony do dalszego powierzenia Danych osobowych dalszemu procesorowi (dalej jako: „Sub-procesor”). Jednocześnie Procesor zapewnia, że będzie korzystał wyłącznie z usług takich Sub-procesorów, którzy zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO oraz przepisów obowiązującego prawa z zakresu ochrony danych osobowych, wskazanych w § 4 ust. 1 Umowy powierzenia, oraz zapewniało ochronę praw osób, których dane dotyczą .

2. W przypadku dalszego powierzenia Danych osobowych zgodnie z ust. 1 powyżej, Procesor zobowiązany jest przed dokonaniem dalszego powierzenia, przedstawić Administratorowi danych listę Sub-procesorów. Procesor zobowiązany jest ponadto do uprzedniego informowania Administratora danych o wszelkich zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia Sub-procesorów.

3. Administrator danych uprawniony jest do sprzeciwienia się zmianom Sub-procesorów lub dodaniu nowych Sub-procesorów, o których mowa w ust. 1 powyżej, bez wskazywania przyczyny, jak również do zażądania zaprzestania powierzania przetwarzania Danych osobowych Sub-procesorowi, w razie stwierdzenia, że nie daje on gwarancji stosowania odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych w celu zapewnienia bezpieczeństwa Danym osobowym.

4. Procesor zobowiązany jest zapewnić, że umowy zawierane przez niego z Sub-procesorami będą zawierały tożsame postanowienia jak te zawarte w Umowie powierzenia, w szczególności będą nakładały na Sub-procesorów obowiązek wdrożenia i stosowania co najmniej takiego samego poziom ochrony Danych osobowych jak przewidziany w Umowie powierzenia.

5. Procesor ponosi odpowiedzialność za działania lub zaniechania podmiotu, któremu powierzył dalsze przetwarzanie Danych osobowych jak za własne działania lub zaniechania.

§ 8 Audyty Administratora danych

1. Administrator danych uprawniony jest do dokonania audytu przetwarzania Danych osobowych przez Procesora na zasadach określonych w niniejszym paragrafie. Na potrzeby niniejszego paragrafu przez Administratora danych rozumie się również audytora zewnętrznego działającego na zlecenie Administratora danych.

2. O zamiarze dokonania audytu, Administrator danych zawiadamia Procesora z 7-dniowym wyprzedzeniem, wskazując termin audytu. W uzasadnionych przypadkach, gdy przeprowadzenie audytu jest niezbędne dla zapewnienia prawidłowości przetwarzania Danych osobowych, w tym ich bezpieczeństwa, Procesor może dokonać audytu bez zawiadomienia, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym.

3. Procesor zobowiązany jest współpracować z Administratorem danych w toku audytu, w szczególności:

a) umożliwić Administratorowi danych dostęp do wszystkich pomieszczeń, w których ma miejsce przetwarzanie Danych osobowych;

b) umożliwić Administratorowi wgląd do dokumentacji dotyczącej przetwarzania Danych osobowych oraz wszelkich systemów informatycznych, wykorzystywanych przez Procesora w celu przetwarzania Danych osobowych oraz ich dokumentacją;

c) niezwłocznie udzielać Administratorowi danych wszelkich wyjaśnień i informacji dotyczących przetwarzania Danych osobowych.

4. Dokonanie audytu potwierdzane jest protokołem. Na zakończenie audytu, o którym mowa powyżej, przedstawiciel Administratora danych sporządza protokół w 2 (dwóch) egzemplarzach, który podpisują przedstawiciele obu Stron. W razie odmowy podpisania protokołu przez przedstawiciela Procesora, przedstawiciel Administratora danych czyni na protokole stosowną wzmiankę i podpisuje protokół samodzielnie.

5. Po zakończeniu audytu, Administrator danych może przekazać Procesorowi wytyczne lub uwagi, do których Procesor zobowiązany jest się zastosować w terminie wskazanym przez Administratora danych.

6. Administrator danych jest uprawniony do dokonywania audytów również u Sub-procesorów. Procesor zobowiązany jest zapewnić, że w umowach zawieranych z Sub-procesorami zostanie przewidziane uprawnienie Administratora danych do dokonania audytu u Sub-procesora, na zasadach nie mniej korzystnych dla Administratora danych niż wskazane w niniejszym ustępie.

§ 9 Odpowiedzialność Procesora. Kary umowne

1. Procesor ponosi pełną odpowiedzialność z tytułu nienależytego wykonania lub niewykonania Umowy powierzenia lub z tytułu naruszenia przepisów regulujących zasady ochrony danych, w szczególności określonych w § 4 ust. 1 Umowy.

2. Procesor zapłaci Administratorowi danych karę umowną w każdym z następujących przypadków:

a) w przypadku opóźnienia Procesora w przekazaniu informacji o Incydencie, zgodnie z § 6 Umowy powierzenia, w wysokości 1000 zł (jeden tysiąc złotych) za każdą rozpoczętą godzinę opóźnienia;

b) w przypadku naruszenia postanowień Umowy powierzenia innych niż wskazane w pkt (a), w wysokości 1000 zł (jeden tysiąc złotych) za każdy przypadek naruszenia;

c) w przypadku uchybienia terminowi dochowania czynności, o których mowa w § 10 Umowy powierzenia, w wysokości 1000 zł (jeden tysiąc złotych) za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia.

3. Administrator danych jest uprawniony do dochodzenia odszkodowania w pełnej wysokości, w razie gdyby szkoda przekraczała wartość naliczonych kar umownych.

4. Kary umowne płatne są w terminie 7 (siedmiu) dni od dnia otrzymania przez Procesora noty obciążeniowej na rachunek bankowy wskazany w nocie obciążeniowej.

5. W przypadku naruszenia przepisów regulujących ochronę Danych osobowych z przyczyn leżących po stronie Procesora, Procesor zobowiązuje się do zwrotu wszelkich kosztów poniesionych przez Administratora danych, wynikających z prawomocnego orzeczenia sądowego, ostatecznej decyzji organu lub zawartej za zgodą Procesora ugody, w tym kosztów publikacji orzeczenia lub oświadczenia, kosztów procesu, odszkodowań, zadośćuczynień, które ten poniesie w związku z naruszeniem przepisów regulujących ochronę danych osobowych z przyczyn leżących po stronie Procesora. W razie wytoczenia przez osobę trzecią powództwa przeciwko Administratorowi danych z tytułu naruszenia praw osoby trzeciej w związku z naruszeniem przepisów regulujących ochronę danych osobowych z przyczyn leżących po stronie Procesora, Procesor wstąpi do postępowania w charakterze strony pozwanej, a w razie braku takiej możliwości wystąpi z interwencją uboczną po stronie pozwanej. Procesor zapłaci Administratorowi danych ww. kwoty w terminie 7 (siedmiu) dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia, wydania ostatecznej decyzji organu lub zawarcia ugody.

6. Niezależnie od obowiązków określonych w ust. 5, Procesor zobowiązany jest do dostarczania w toku postępowań tam wskazanych, wszelkich koniecznych wyjaśnień, informacji lub dokumentów. Procesor zobowiązuje się również do podejmowania uzasadnionych, dopuszczalnych prawnie czynności, mających na celu uchronienie Administratora danych przed postępowaniami, skargami, działaniami prawnymi lub innymi czynnościami, będącymi wynikiem naruszenia przez Procesora zasad ochrony danych osobowych.

§ 10 Usunięcie Danych osobowych

1. Nie później niż w ciągu 7 (siedmiu) dni od dnia wygaśnięcia lub rozwiązania Umowy powierzenia, Procesor zobowiązuje się:

a) komisyjnie zniszczyć wszelkie nośniki Danych osobowych (w tym wszelkie kopie Danych osobowych, w tym kopie robocze i archiwalne) oraz doręczyć Administratorowi danych pisemne oświadczenie (forma pisemna pod rygorem nieważności) o ich zniszczeniu podpisane przez Procesora oraz wszystkich członków komisji, którzy uczestniczyli w zniszczeniu albo

b) zwrócić Administratorowi danych w/w nośniki Danych osobowych

- w zależności od żądania Administratora danych, złożonego Procesorowi za pomocą poczty elektronicznej na adres email _________ - z uwzględnieniem ust. 2 poniżej.

2. Oświadczenie o zniszczeniu nośników zostanie przesłane przez Procesora w formie skanu podpisanego dokumentu na adres email: xxx@xxxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx, a oryginał, w terminie 3 Dni Roboczych od dnia zniszczenia nośników Danych osobowych, wyśle listem poleconym lub doręczy osobiście na adres: xx. Xxxxxxxxxxx 000, 00-000 Xxxxxxx .

3. W celu uniknięcia wątpliwości Strony zgodnie oświadczają, że w przypadku Danych osobowych zapisanych w infrastrukturze informatycznej, takiej jak serwery, komputery, nośniki pamięci masowej lub inny sprzęt komputerowy, Administrator danych nie jest uprawniony do żądania wydania mu elementów infrastruktury informatycznej, o której mowa powyżej, w których zostały zapisane Dane osobowe. Dane osobowe zapisane w infrastrukturze informatycznej zostaną w takim wypadku trwale zniszczone (usunięte) przez Procesora, bez możliwości ich odtworzenia (przywrócenia) w jakikolwiek sposób.

§ 11 Okres obowiązywania

1. Umowa powierzenia zostaje zawarta na czas obowiązywania Umowy. Dla uniknięcia wszelkich wątpliwości Strony potwierdzają, że Umowa powierzenia wygasa w każdym wypadku zakończenia okresu obowiązywania Umowy, niezależnie od przyczyny.

2. Umowa powierzenia może być wypowiedziana przez Administratora danych, ze skutkiem natychmiastowym, w przypadku zaistnienia ważnych przyczyn, przez które Strony rozumieją, w szczególności:

a) naruszenie przez Procesora któregokolwiek z postanowień Umowy powierzenia;

b) naruszenie przez Procesora lub Sub-procesora przepisów regulujących ochronę danych osobowych, w szczególności tych wymienionych w § 4 ust. 1 Umowy powierzenia;

c) niezastosowanie się do wytycznych lub uwag Administratora danych, skierowanych do Procesora na podstawie § 4 ust. 2, § 6 ust. 5, § 8 ust. 5 Umowy powierzenia.

3. Strony niniejszym potwierdzają, że wypowiedzenie Umowy powierzenia przez Administratora danych stanowi ważną przyczynę uprawniającą Administratora danych do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym. Procesorowi nie przysługują jakiekolwiek roszczenia wobec Administratora danych w związku z wypowiedzeniem Umowy powierzenia i Umowy.

4. Jeżeli Procesor powierza przetwarzanie Danych osobowych Sub-procesorowi, to zobowiązuje się zawrzeć tak ukształtowaną umowę pomiędzy nim a Sub-procesorem, że wypowiedzenie Umowy powierzenia będzie powodowało jednoczesne rozwiązane umowy zawartej przez Procesora z Sub-procesorem.

§ 12 Postanowienia końcowe

1. Umowa powierzenia wchodzi w życie z dniem jej podpisania przez Xxxxxx.

2. Procesor nie może przenieść praw lub obowiązków wynikających z Umowy powierzenia na jakikolwiek podmiot bez uprzedniej zgody Administratora danych w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

3. Do Umowy powierzenia zastosowanie ma prawo polskie.

4. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia Umowy powierzenia wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

5. Sądem właściwym dla rozstrzygania sporów powstałych w związku z realizacją Umowy powierzenia jest sąd właściwy dla siedziby Administratora danych.

6. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

Administrator danych Procesor

ZAŁĄCZNIK NR 1

WYKAZ SUB-PROCESORÓW

Lista zaakceptowanych przez Administratora danych Sub-procesorów, którym Procesor może podpowierzyć przetwarzanie Danych osobowych

itd.

ZAŁĄCZNIK NR 2

WYKAZ ŚRODKÓW TECHNICZNYCH I ORGANIZACYJNYCH, KTÓRE ZOBOWIĄZANY JEST WDROŻYĆ PROCESOR

W celu zapewnienia odpowiedniego stopnia zabezpieczenia powierzonych danych Procesor jest zobowiązany wdrożyć następujące odpowiednie i zgodne z RODO środki techniczne i organizacyjne, w szczególności:

1) zastosować następujące techniki pseudonimizacji adekwatne do celu umowy i zgodne z najlepszymi aktualnie dostępnymi standardami technicznymi

2) zastosować metody szyfrowania danych osobowych adekwatne do celu umowy i zgodne z najlepszymi aktualnie dostępnymi standardami technicznymi

3) zapewnić możliwość ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów służących do przetwarzania danych osobowych oraz usług przetwarzania;

4) zapewnić możliwość szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego;

5) dokonywać regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych;

Procesor jest także zobowiązany zapoznać się i stosować środki techniczne i organizacyjne określone w następujących dokumentach wewnętrznych Administratora:

a) Polityka bezpieczeństwa informacji;

b) Polityka ochrony danych osobowych.

1 Wybrać właściwe.