Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Załącznik nr 7 do siwz (tożsamy z Załącznikiem nr 1 do umowy nr z dnia )
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest opracowanie kompletnego studium wykonalności projektu pn. „Zintegrowany system informatyczny wspomagający zarządzanie Województwem Małopolskim” wraz z załącznikami (zwanego dalej też studium wykonalności) na potrzeby złożenia wniosku o dofinansowanie realizacji ww. projektu ze środków Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013, w ramach Osi Priorytetowej 1. Warunki dla rozwoju społeczeństwa opartego na wiedzy, Działanie 1.2 Rozwój społeczeństwa informacyjnego oraz przeniesienie na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do utworów powstałych w wyniku wykonywania lub w związku z wykonywaniem przedmiotu niniejszego zamówienia.
2. Projekt pn. „Zintegrowany system informatyczny wspomagający zarządzanie Województwem Małopolskim” planowany jest do realizacji jako indywidualny projekt kluczowy Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 i umieszczony jest w Indykatywnym Wykazie Indywidualnych Projektów Kluczowych Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013.
3. Wykonawca będzie zobowiązany do wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z zasadami obowiązującymi przy sporządzaniu studiów wykonalności projektów inwestycyjnych zgłaszanych o dofinansowanie ze środków Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013, wynikającymi z:
a) Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013, dostępnego na stronie internetowej: xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxx/Xxxxxx/xxxxxxxxx_xxxxxxxxxx.xxxx,
b) Uszczegółowienia Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013, dostępnego na stronie internetowej: xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxx/Xxxxxx/xxxxxxxxx_ programowe.aspx,
c) wytycznych Instytucji Koordynującej Regionalne Programy Operacyjne, czyli Ministra Rozwoju Regionalnego, oraz wytycznych Instytucji Zarządzającej Małopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007-2013, czyli Zarządu Województwa Małopolskiego, obowiązujących przy ubieganiu się o dofinansowanie realizacji projektu ze środków Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013, w szczególności Wytycznych Instytucji Zarządzającej Małopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007-2013 do studium wykonalności dla projektów inwestycyjnych realizowanych w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013, dostępnych na stronie internetowej: xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxx/Xxxxxx/ default.aspx, w zakładce: Składanie wniosków → Oś I, III – VIII → Dokumenty i informacje dla składających wnioski,
d) wytycznych Instytucji Koordynującej Regionalne Programy Operacyjne, czyli Ministra Rozwoju Regionalnego, oraz wytycznych Instytucji Zarządzającej Małopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007-2013, czyli Zarządu Województwa Małopolskiego, obowiązujących przy realizacji projektu, który został dofinansowany ze środków Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013, dostępnych na stronach internetowych: xxxx://xxx.xxx.xxx.xx/ fundusze/wytyczne_mrr/obowiazujace/horyzontalne/strony/lista.aspx, xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxxxxxxxxx. pl/mrpo/Strony/wytyczne_iz.aspx/.
4. Wykonawca będzie zobowiązany do wykonania przedmiotu zamówienia z należytą starannością, zgodnie z zasadami wiedzy technicznej, obowiązującymi przepisami prawa polskiego i europejskiego, oraz w taki sposób, że zastosowane rozwiązania pozwolą na zminimalizowanie kosztów inwestycyjnych i eksploatacyjnych.
5. Wykonawca udziela gwarancji na wykonany przedmiot zamówienia na okres 12 miesięcy, liczony od daty podpisania końcowego protokołu odbioru przedmiotu umowy.
6. W ramach gwarancji Wykonawca będzie zobowiązany do:
a) sporządzania uzupełnień, poprawek i korekt studium wykonalności, oraz do przedkładania dodatkowych wyjaśnień dotyczących studium wykonalności, w przypadku gdy w trakcie ubiegania się o dofinansowanie realizacji projektu pn. „Zintegrowany system informatyczny wspomagający zarządzanie Województwem Małopolskim”, na etapie oceny wniosku o dofinansowanie realizacji ww. projektu, Instytucja Zarządzająca Małopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007-2013 wezwie Zamawiającego do przedłożenia ww. dokumentów,
b) weryfikacji poprawności studium wykonalności i konieczności wprowadzenia w nim zmian, pod kątem wszelkich zmian wprowadzonych w dokumentach, o których mowa wyżej w punkcie 3 lit. a)-d), do których doszło w okresie udzielonej gwarancji,
c) aktualizacji studium wykonalności, w przypadku gdy w wyniku weryfikacji, o której mowa wyżej w lit. b) niniejszego punktu, zaistnieje konieczność wprowadzenia w nim zmian.
7. Uzupełnienia, poprawki, korekty i dodatkowe wyjaśnienia, o których mowa wyżej w punkcie 6 lit. a), Wykonawca będzie zobowiązany każdorazowo przedkładać Zamawiającemu w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, umożliwiającym złożenie ww. dokumentów w terminie wyznaczonym przez Instytucję Zarządzającą Małopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007-2013, w formie określonej poniżej w punkcie 11.
8. Weryfikacje, o których mowa wyżej w punkcie 6 lit. b), Wykonawca będzie zobowiązany wykonywać każdorazowo w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, jednak nie dłuższym niż 30 (trzydzieści) dni od dnia otrzymania od Zamawiającego wezwania do weryfikacji i przedkładać Zamawiającemu, w formie określonej poniżej w punkcie 11.
9. Aktualizacje, o których mowa wyżej w punkcie 6 lit. c), Wykonawca będzie zobowiązany wykonywać każdorazowo w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, jednak nie dłuższym niż 30 (trzydzieści) dni od dnia otrzymania od Zamawiającego wezwania do aktualizacji i przedkładać Zamawiającemu, w formie określonej poniżej w punkcie 11.
10. Procedura oceny projektów znajdujących się w Indykatywnym Wykazie Indywidualnych Projektów Kluczowych Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013, określająca wymagania i terminy dotyczące uzupełnień, poprawek i korekt oraz dodatkowych wyjaśnień, o których mowa wyżej w punkcie 6 lit. a), opisana jest w Regulaminie oceny projektów znajdujących się w Indykatywnym Wykazie Indywidualnych Projektów Kluczowych Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013, dostępnym na stronie internetowej xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxxxxx xxxx.xx/xxxx/Xxxxxx/xxxxxxx.xxxx.
11. Przedmiot zamówienia ma zostać sporządzony w języku polskim, w wersji papierowej – 2 (dwóch) egzemplarzach i tożsamej wersji elektronicznej zapisanej na płycie CD, w formacie umożliwiającym odczyt oraz edycję w edytorze tekstu oraz arkuszu kalkulacyjnym z odblokowanymi formułami, widokiem zawartości komórek i łączami (bez odwołań do źródeł zewnętrznych poza zbiorczym plikiem).
Charakterystyka projektu
Tytuł projektu:
„Zintegrowany system informatyczny wspomagający zarządzanie Województwem Małopolskim”.
Przewidywany budżet projektu:
nie więcej niż 5 000 000,00 zł.
Przewidywany termin zakończenia realizacji projektu:
najpóźniej do grudnia 2014 r.
Planowane źródło dofinansowania projektu:
Małopolski Regionalny Program Operacyjny na lata 2007-2013, Oś Priorytetowa 1. Warunki dla rozwoju społeczeństwa opartego na wiedzy, Działanie 1.2 Rozwój społeczeństwa informacyjnego.
Beneficjent:
Województwo Małopolskie.
Ogólny założenia projektu:
Cel projektu:
Podniesienie potencjału rozwojowego Województwa Małopolskiego dzięki wykorzystaniu innowacyjnych rozwiązań informatycznych w pracy administracji publicznej.
Przedmiot projektu:
Wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie Województwem Małopolskim (dalej zwanego też „zintegrowanym systemem informatycznym” lub „systemem”) i umożliwiającego stały rozwój oraz wypełnianie zadań publicznych na najwyższym poziomie.
Wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego stanowić będzie element długofalowej polityki władz Województwa Małopolskiego, mającej na celu kompleksową informatyzację administracji samorządowej i stymulowanie rozwoju regionu poprzez wykorzystanie innowacyjnych narzędzi informatycznych.
Przewiduje się, że wdrożony w ramach projektu zintegrowany system informatyczny zostanie zainstalowany i fizycznie zlokalizowany w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego (dalej zwanym też
„Urzędem Marszałkowskim” lub „Urzędem”).
Lokalizacje Urzędu Marszałkowskiego, w których przewiduje się wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego:
Lokalizacje w Krakowie:
1. Xxxxxx, xx Xxxxxxxxxx 00
2. Xxxxxx, xx. Xxxxxxxx 00
3. Xxxxxx, xx. Xxxxxxxx 00
4. Xxxxxx, xx. Xxxxxxxxxx 00
5. Xxxxxx, xx. Xxxxxxxxxxxxxx 0
6. Xxxxxx, xx. Xxxxxxxx 00
Lokalizacje Xxxxx Xxxxxxxxxxxxx:
1. Nowy Sącz, Jagiellońska 52
2. Xxxxxx, Xx. Xxxxxxxxxxxx 0-0
3. Oświęcim, Śniadeckiego 21
Lokalizacje Lokalnych Punktach Informacyjnych:
1. Xxxx Xxxx, Xxxxxxxxxxxx 00-00
2. Xxxxxx, Xxxxxxxxxx 00
3. Nowy Targ, Al. 1000-lecia 35
4. Xxxxxxxx, Xxxxx 0
Odbiorcy projektu:
• władze Województwa Małopolskiego, które zyskają innowacyjne narzędzie informatyczne do efektywnego zarządzania województwem,
• pracownicy Urzędu Marszałkowskiego, którzy zyskają nowoczesne i kompleksowe rozwiązanie informatyczne, wspierające efektywną i racjonalną pracę.
Przyjęto następujące założenia dotyczące użytkowników zintegrowanego systemu informatycznego – przewiduje się, że:
• dostęp do systemu powinny mieć władze Województwa Małopolskiego, tj. 40 osób + /- 10 %,
• dostęp do systemu powinni mieć wszyscy pracownicy Urzędu Marszałkowskiego, posiadający aktywne konto w domenie Urzędu, tj. 1 000 osób + /- 10 %,
• w ramach różnych obszarów funkcjonalnych dostęp do systemu powinien być zróżnicowany.
Zakres rzeczowy projektu, powinien obejmować następujące zadania:
• opracowanie dokumentacji projektowej, w tym studium wykonalności projektu,
• zarządzanie projektem,
• doradztwo techniczne w projekcie,
• zakup, prace wdrożeniowe i konfiguracyjne zintegrowanego systemu informatycznego, w tym analiza przedwdrożeniowa, migracja danych, szkolenia użytkowników i administratorów systemu oraz osób odpowiedzialnych za merytoryczną obsługę systemu, testy systemu, wykonanie i dostarczenie dokumentacji systemu, uruchomienie wersji produkcyjnej systemu i rozpoczęcie realizacji zadań w systemie,
• zakup, instalacja i konfiguracja oprogramowania niezbędnego do wdrożenia zintegrowanego system informatycznego,
• zakup, instalacja i konfiguracja sprzętu serwerowego, komputerowego i sieciowego niezbędnego do wdrożenia zintegrowanego system informatycznego,
• usługa gwarancji i wsparcia serwisowego obejmującego asystę techniczną oraz helpdesk (w tym wsparcie merytotyczne) dla zintegrowanego systemu informatycznego oraz dla sprzętu serwerowego, komputerowego i sieciowego,
• promocja projektu.
Korzyści, jakie powinny zostać osiągnięte w wyniku wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego:
• zmniejszenie czasu wyszukiwania informacji – szybki dostęp do kluczowych informacji, danych i dokumentów niezbędnych w procesie podejmowania decyzji, w chronionym, kontrolowanym i scentralizowanym środowisku,
• uproszczenie i automatyzacja procesów – automatyzacja i elektroniczna ścieżka załatwiania spraw (wnioski urlopowe, skierowania na szkolenia, obsługa delegacji, zamówień biurowych),
• dostęp do wiedzy bez względu na lokalizację użytkowników – dostęp zdalny z wykorzystaniem urządzeń mobilnych,
• zmniejszenie kosztów i szybkości dystrybucji informacji – polepszenie organizacji pracy oraz zredukowanie potrzeby drukowania dokumentów – w konsekwencji obniżenie kosztów,
• elastyczność systemu w stosunku do przyszłych zastosowań – możliwość rozbudowy, modularność, skalowalność,
• podniesienie wydajności pracy – dzięki scentralizowanej, dokładnej, aktualnej i pewnej bazie wersjonowanych dokumentów oraz narzędziom wspierającym obszary funkcjonalne, które dotychczas nie były wspierane,
• zmniejszenie kosztów szkoleń (skrócenie czasu szkoleń) – dzięki łatwej obsłudze poprzez prosty, czytelny, przyswajalny, wizualnie zunifikowany (taki sam we wszystkich modułach systemu), intuicyjny interfejs systemu i dzięki sprawnie działającej, rozbudowanej pomocy kontekstowej,
• obniżenie kosztów konserwacji systemów – poprzez zapewniony długi okres świadczenia tej usługi, brak konieczności tworzenia umów serwisowych dla każdego systemu osobno,
• zwiększenie efektywności wykorzystania majątku trwałego – poprzez usprawnienie systemu ewidencji mienia,
• wsparcie dla procesów przemian organizacyjnych – dzięki automatyzacji wprowadzania danych, samoobsłudze oraz mechanizmowi modelowania zmian w instytucji,
• wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań mobilnych w postaci tabletów, smartfonów pozwalających na wykonywanie czynności służbowych poza miejscem pracy.
Rezultaty, jakie powinny zostać osiągnięte w wyniku wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego:
• wzrost efektywności podejmowania decyzji zarządczych, dzięki zintegrowaniu danych w jednym systemie,
• zwiększenie wykorzystania Internetu,
• prawidłowe działanie systemu na wszystkich stanowiskach,
• bieżący dostęp do informacji zarządczych,
• automatyzacja i racjonalizacja procesów (samoobsługa, elektroniczna obsługa spraw),
• wprowadzenie elektronicznego obiegu informacji oraz dokumentów,
• wprowadzenie jednolitych wzorców dokumentów,
• eliminacja wielokrotnego wprowadzania danych do różnych systemów,
• zwiększenie zakresu dostępnych informacji,
• zwiększenie zakresu i jakości informacji służących do podejmowania decyzji na wszystkich szczeblach zarządzania,
• zmniejszenie czasu przeznaczonego na wykonanie zleconych prac,
• zwiększenie produktywności/efektywności pracowników,
• zwiększenie zaangażowania przy wykonywaniu czynności,
• racjonalizacja i integracja procesów zachodzących w obszarach funkcjonalnych przewidzianych do realizacji w ramach systemu,
• zastąpienie rozproszonych aplikacji i systemów nowoczesnym systemem, który zintegruje dane i procesy,
• racjonalizacja kosztów działalności, poprzez wyeliminowanie utrzymywania wielu aplikacji i systemów oraz ograniczenie kosztów związanych z usługami konserwacyjnymi oprogramowania,
• wdrożenie nowych narzędzi raportujący i analitycznych,
• uzyskiwanie wszechstronnej analizy i raportowania z wielu obszarów wiedzy, na podstawie danych gromadzonych w systemie,
• usprawnienie podejmowania decyzji,
• poprawa jakości i efektywności działań,
• polepszenie komunikacji i przepływu informacji,
• rozwój systemu zarządzania z równoczesnym rozwojem i zmianami organizacyjnymi.
Wymagane cechy, jakie powinien posiadać zintegrowany system informatyczny:
• kompleksowość funkcjonalna – integracja kluczowych obszarów funkcjonalnych,
• modularność – jednolity system z podziałem na obszary funkcjonalne,
• integracja danych – poszczególne obszary funkcjonalne korzystają z jednej wspólnej bazy danych,
• bezpieczeństwo – wysoki poziom bezpieczeństwa, zapewniony przez mechanizmy chroniące przed utratą danych lub przed nieautoryzowanym dostępem do danych oraz sprawny serwis,
• wielodostępność – możliwość pracy wielu użytkowników w tym samym czasie,
• uniwersalność – jednolity ergonomiczny i przyjazny interfejs dla poszczególnych obszarów funkcjonalnych, możliwość działania na różnych urządzeniach,
• wydajność – sprawna praca niezależnie od liczby osób pracujących w systemie oraz uruchomionych w nim procesów,
• skalowalność – swobodna możliwość rozbudowy, modyfikacji i zmian systemu, w miarę rozwoju Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego, oraz łatwa integracja z innymi systemami, brak ograniczenia liczby użytkowników,
• otwartość – system otwarty i elastyczny, pozwalający na wprowadzanie nowych funkcjonalności,
• ergonomiczność – system powinien zawierać mechanizmy, które umożliwią uproszczenie realizacji procesów w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego,
• interoperacyjność – współdziałanie różnych systemów informatycznych,
• intuicyjność – prosta i domyślna praca,
• komplementarność – dane z poszczególnych obszarów funkcjonalnych powinny się uzupełniać,
• jednolity interfejs – uproszczenie obsługi systemu,
• otwartość i neutralność technologiczna – system nie powinien faworyzować żadnej konkretnej technologii ani ograniczać możliwości technologicznego wyboru rozwiązania, ponadto powinna istnieć swobodna możliwość rozwoju technologii i systemu w przyszłości, a także możliwość objęcia systemem większej liczby jednostek i odbiorców,
• wysoki poziom bezpieczeństwa – system powinien być zgodny z wymaganiami normy bezpieczeństwa informacji PN-ISO/IEC 27001:2007,
• innowacyjność – system powinien wykorzystywać nowoczesne rozwiązania informatyczne mające na celu wspomaganie zarządzania Województwem Małopolski, które do tej pory nie były wykorzystywane,
• zastosowana technologia – nie będzie uzależniała Zamawiającego od jednego wykonawcy, powinna być zapewniona swobodna możliwość rozwijania systemu również na bazie produktów innych wykonawców.
W Urzędzie Marszałkowskim funkcjonuje ponad 40 różnych systemów zawierających dane. Systemy te nie są ze sobą zintegrowane, jedynie w kilku przypadkach istnieją interfejsy wymiany danych pomiędzy nimi. Systemy działają na różnych platformach technologicznych, w różnych systemach zarządzania bazami danych (SQL 2005, SQL2000, Access, Excel, repozytoria plików). Istotnym problemem jest wizualizacja i analiza danych dająca podstawy do wyciągania wniosków i podejmowania decyzji. Procesy raportowania są czasochłonne ze względu na konieczność manualnego powiązania danych z niezintegrowanych ze sobą systemów. Rozproszenie danych oraz brak wymiany informacji z różnych systemów, czyli brak scentralizowanej bazy, zawierającej spójne i skonsolidowane dane, powodują konieczność wprowadzania tych samych danych do różnych systemów, co nie zapewnia prawidłowości i aktualności przechowywanych informacji. Ponadto wykorzystywane obecnie aplikacje ze względu na ubogie funkcjonalności w bardzo ograniczonym stopniu wspomagają zarządzanie Województwem Małopolskim. Dodatkowo, jak wynika z analiz, zbyt duża liczba systemów powoduje trudności w ich dalszym łączeniu i rozbudowie oraz generuje zbyt duże koszty utrzymania. W miarę starzenia się rozwiązań, coraz trudniej jest też mieć gwarancję, że twórca danego systemu będzie w stanie zapewnić wsparcie serwisowe w przyszłych latach.
Optymalnym rozwiązaniem niwelującym wyżej wymienione problemy i zaspokajającym potrzeby zgłaszane przez władze Województwa Małopolskiego oraz pracowników Urzędu Marszałkowskiego jest zastąpienie wielu systemów jednym zintegrowanym systemem informatycznym.
Z uwagi na powyższe, w zamyśle Zamawiającego, zintegrowany system informatyczny powinien stanowić platformę informatyczną, która:
• zastąpi kluczowe systemy funkcjonujące w Urzędzie Marszałkowskim (obieg dokumentów, system kadrowo–płacowy i portal firmowy),
• zintegruje dodatkowe obszary funkcjonalne,
• zunifikuje technologie informatyczne,
• zintegruje dane dotyczące wielu obszarów działalności Województwa Małopolskiego, doświadczenia oraz zgromadzoną wiedzę,
• stanie się podstawowym narzędziem ułatwiającym wymianę informacji, planowanie celów, wybór strategii działania i podejmowanie decyzji.
System dzięki automatyzacji procesów i kompleksowości danych, powinien pozwolić na zwiększenie wydajności i jakości pracy, umożliwić skrócenie czasu procedowania spraw i obsługi dokumentów.
Wymagania stawiane przed zintegrowanym systemem informatycznym powodują, że system ten powinien być wysoce zaawansowany technologicznie i merytorycznie, w szczególności powinien zawierać sprawne mechanizmy wymiany danych pomiędzy obszarami funkcjonalnymi, aby umożliwić optymalizację działań
i procesów zachodzących w Urzędzie Marszałkowskim. Wdrożony system powinien być systemem klasy ERP, który wspomaga zarządzanie instytucją poprzez gromadzenie danych we wspólnej bazie danych i poprzez wykonywanie operacji na uwspólnionych danych, a także integruje kluczowe procesy zachodzące w instytucji i dostarcza pełny obraz tego, co się w niej dzieje.
Wdrożony system powinien zawierać elementy analityki biznesowej (Business Intelligence), takie jak system wspomagania decyzji – tj. system dostarczający informacji i wiedzy w postaci zestawień i raportów, wykorzystywanych przy podejmowaniu decyzji przez kierownictwo oraz system informacyjny zarządzania – tj. system dostarczający aktualne, kluczowe dane i wskaźniki z poszczególnych działów instytucji, pozwalające kadrze zarządzającej na bieżąco monitorować wykonywanie zadań i realizację celów stawianych poszczególnym działom instytucji.
Podstawowe obszary funkcjonalne, z których powinien składać się zintegrowany system informatyczny:
• elektroniczny obieg dokumentów,
• system kadrowo – płacowy,
• system zarządzanie relacjami z klientami,
• portal firmowy.
Systemy informatyczne i aplikacje, obecnie funkcjonujące w Urzędzie Marszałkowskim, które powinny stanowić elementy obszarów funkcjonalnych wchodzących w skład zintegrowanego systemu informatycznego:
W trakcie pracy nad założeniami projektu wybrano następujące systemy informatyczne i aplikacje, których funkcjonalności powinny być realizowane w zintegrowanym systemie informatycznym i które powinny zostać zastąpione przez ten system:
L.p. | Pełna nazwa sytemu informatycznego | Wykonawca | Obszar działalności Urzędu wspomagany przez system informatyczny | System bazodanowy | Liczba użytkowników |
1 | OfficeObjects DocMan | Rodan Systems | Program obsługuje pełen obieg korespondencji oraz umożliwia całkowitą kontrolę przepływu dokumentów. | MS SQL 2005 oraz repozytorium plików | wszyscy pracownicy |
2 | Oprogramowanie do obsługi procesu księgowania wynagrodzeń wg miejsca powstawania kosztów | Systemy Informatyczne Rapid Sp. z o.o. Grupa Dr IT | System przechowujący i obsługujący informacje kadrowe, płacowe i szkoleniowe. | MS SQL 2005 | 24 |
3 | Intranet | R-Data | System zarządzania informacją wewnętrzną w Urzędzie, usprawniający wewnętrzną komunikację całej organizacji i jako baza danych administracyjno-personalnych oraz forum wymiany informacji. | MS SQL 2000 oraz repozytorium plików | wszyscy pracownicy |
4 | Inveo | Income | Program służący do ewidencji mienia Urzędu. | MS SQL 2005 | 3 |
5 | System Helpdesk | MWT Solutions | Aplikacja umożliwiająca zgłaszanie błędów, problemów i pytań od użytkowników systemu, zawierająca repozytorium instrukcji i rozwiązań. | MS SQL 2005 oraz repozytorium plików | wszyscy pracownicy |
6 | Patron | MOL Sp. z o. o. | Zintegrowany system biblioteczny. | MS SQL 2000 | 1 osoba obsługująca + wszyscy pracownicy podgląd |
7 | Wydatki | UMWM | Baza zawierająca informacje dot. wydatków z budżetu województwa w Departamencie Organizacyjno- Prawnym. | Access | 35 |
8 | E-Przewozy | R-Data | System do elektronicznego zarządzania procedurami wydawania zezwoleń na przewozy regionalne osób. | MS SQL 2000 | 12 |
9 | Delegacje | UMWM | Aplikacja do rejestracji delegacji. | Access | 40 |
10 | Baza Małopolskich Organizacji Pozarządowych | L-Design | Program magazynujący dane teleadresowe małopolskich organizacji pozarządowych. | MS SQL 2005 | 4 |
Zintegrowany system informatyczny powinien współpracować z innymi systemami, które aktualnie są użytkowane w Urzędzie Marszałkowskim i które nie wejdą w skład nowego systemu, a współpraca taka będzie niezbędna do zrealizowania koniecznych funkcjonalności lub dane zawarte w tych systemach potrzebne będą do sporządzania zestawień i raportów. Dlatego powinna być zapewniona wymiana informacji i dostępna platforma integracyjna m. in. z Active Directory, z systemem finansowo-księgowym Eurobudżet, programem Płatnik Zus oraz programami do wykonywania przelewów. System powinien umożliwiać wykorzystanie podpisu elektronicznego.
Zintegrowany system informatyczny powinien realizować, w szczególności następujące funkcjonalności:
Samoobsługa pracownicza
Powinna umożliwiać pracownikom bezpośredni dostęp do informacji o własnych danych kadrowych, co powinno w znaczący sposób odciąży dział personalny od powtarzalnych, nie wnoszących wartości, działań operacyjnych takich jak: podawanie wymiaru urlopu; zmiana adresu pracownika; informowanie o dostępnych szkoleniach, ścieżce kariery, naborach wewnętrznych; etc. Dzięki funkcjonalności samoobsługi pracownik powinien mieć możliwość przeglądania i edytowania niektórych, dotyczących go, informacji kadrowych bez angażowania w ten proces osób trzecich. Wprowadzenie mechanizmu samoobsługi powinno znacznie zmniejszyć koszty obsługi kadrowej, przesuwając działania z działu personalnego na barki systemu informatycznego, automatyzując procesy kadrowe i skracając drogę od osoby zainteresowanej do poszukiwanych informacji.
Portal menadżera
Funkcjonalność powinna umożliwić włączenie, w sposób aktywny, przełożonych do procesu zarządzania kadrą, ułatwiając im dostęp do informacji zarządczej i upraszczając wykonywanie takich działań jak: zarządzanie strukturą organizacyjną; planowanie urlopów; planowanie czasu pracy; ustalanie ścieżki kariery; definiowanie kompetencji wymaganych na podległych stanowiskach; badanie niedoborów kadrowych, rekrutację; prowadzenie okresowych ocen pracowniczych i inne.
Aktywny schemat organizacyjny
Funkcjonalność powinna umożliwiać wizualizację danych kadrowych w oparciu o strukturę organizacyjną Urzędu Marszałkowskiego oraz wyświetlanie danych o strukturze organizacyjnej i poszczególnych pracownikach w formie graficznej. Możliwości graficznej wizualizacji danych w perspektywie struktury organizacyjnej powinny być dostępne dla kadry zarządzającej (Zarząd, Sekretarz, Dyrektorów). Funkcjonalność powinna umożliwiać prezentowanie informacji i danych w różnych przekrojach struktury organizacyjnej poprzez zaznaczanie w wyświetlanej strukturze wybranych działów, stanowisk czy osób, ustalanie reguł wyróżniania (np. pracownicy posiadający prawo jazdy, pracownicy zatrudnieni na czas określony, obliczenia typu: średnia liczba dni nieobecności; średnia wieku w dziale, itp.). Funkcjonalność powinna umożliwiać symulację zmian w strukturze organizacyjnej.
Wizytówka
Funkcjonalność powinna zawierać wszystkie wymagane, ogólnodostępne informacje o osobie, numer telefonu, zdjęcie, stanowisko, lokalizację, zakres czynności, umiejscowienie w instytucji, informacje o nieobecnościach. Informacje zawarte w wizytówce powinny być edytowane przez użytkownika.
Integracja
Dzięki integracji danych, systemów (aplikacji) oraz interfejsu obsługi wszyscy użytkownicy powinni posiadać aktualne i identyczne dane w czasie rzeczywistym. Powinno to umożliwić zwolnienie zasobów serwerowych i ich efektywniejsze wykorzystanie, a także ułatwić tworzenie zestawień i raportów. Jednolity interfejs systemu powinien wpłynąć na uproszczenie jego obsługi i zwiększenie ergonomii.
Wizualizacje, raporty, zestawienia, informacja zarządcza
System powinien dostarczać wielu funkcji umożliwiających szybkie i elastyczne przygotowywanie własnych raportów, zestawień informacyjnych i statystyk. Powinien zawierać mechanizmy pozwalające na samodzielne definiowanie zaawansowanych raportów oraz rozwiązania pozwalające zarządzać zbiorem zdefiniowanych raportów. Kadra zarządzająca powinna mieć dostęp do danych zagregowanych, opisujących stan procesów i działań w instytucji jako całości. Osoby zarządzające powinny mieć możliwość samodzielnego zagłębiania się w wybrane obszary funkcjonowania instytucji poprzez uzyskiwanie danych szczegółowych.
Relacje z klientami
System powinien umożliwiać gromadzenie informacji dotyczących relacji Województwa Małopolskiego z klientami. Zebrane, wyspecyfikowane dane powinny posłużyć do sprawnego wyszukiwania i generowania kompleksowej informacji na potrzeby władz Województwa Małopolskiego oraz pracowników Urzędu Marszałkowskiego. Zgromadzone w ramach systemu informacje powinny umożliwić określanie grup docelowych działań planowanych przez Województwo Małopolskie oraz umożliwić efektywniejszą współpracę z klientami.
Wsparcie Administratora Bezpieczeństwa Informacji
Wdrożenie systemu wspierającego Administratora Bezpieczeństwa Informacji (ABI) powinno ułatwić prowadzenie nadzoru nad procesem przetwarzania danych osobowych dzięki zgromadzeniu w jednym miejscu (w ramach systemu) informacji dotyczących zbiorów danych osobowych, obszarów przetwarzania oraz upoważnień do przetwarzania tych danych.
Funkcjonalności, jakie powinny posiadać elementy obszarów funkcjonalnych wchodzących w skład zintegrowanego systemu informatycznego:
Elektroniczny Obieg Dokumentów
Powinien realizować co najmniej następujące funkcjonalności:
• umożliwiać obsługę korespondencji przychodzącej,
• umożliwiać obsługę korespondencji wychodzącej,
• umożliwiać obsługę korespondencji wewnętrznej,
• umożliwiać załatwianie spraw,
• współpracować z innymi systemami, w szczególności z:
o portalem firmowym, systemem kadrowo-płacowym, Active Directory, platformą zamówień publicznych, systemem dotyczącym krajowego transportu drogowego (e-przewozy lub jego zamiennikiem), bazami danych istniejącymi w Urzędzie Marszałkowskim o ile mają one możliwość techniczną importu/eksportu danych lub będzie taka możliwość ich modyfikacji,
o Elektroniczną Platformą Usług Administracji Publicznej (e-PUAP-em) i Elektroniczną Skrzynką Podawczą, a także Cyfrowym Urzędem,
o Biuletynem Informacji Publicznej,
o Regionalnym Systemem Informatycznym (RSI), Oracle Financial Services Applications (OFSA) – dla wniosków PROW i aplikacją wniosków PO Ryby, Systemem Informatycznym Monitoringu i Kontroli finansowej Funduszy Strukturalnych i Funduszu Spójności (SIMIK) oraz systemami informatycznymi, które będą funkcjonować w nowym okresie programowania 2014-2020,
o edytorem aktów prawnych i stroną do edycji materiałów na posiedzenia Zarządu Województwa,
o pocztą elektroniczną,
• umożliwiać prowadzenie i obsługę archiwum,
• umożliwiać zarządzanie systemem w szczególności zarządzanie kontami użytkowników, słownikami, bazami adresowymi, bazami rozdzielników, zarządzanie strukturą organizacyjną, export i import danych, tworzenie procesów - workflow (automatyzacja procesów powtarzalnych i wdrożenie procesów ad hoc),
• umożliwiać raportowanie i wyszukiwanie wg zdefiniowanych kryteriów,
• umożliwiać realizowanie usług Elektronicznego Urzędu Podawczego (EUP),
• umożliwiać wykorzystanie certyfikatów kwalifikowanych do elektronicznego podpisywania dokumentów,
• umożliwiać wykorzystanie certyfikatów niekwalifikowanych do elektronicznego podpisywanie dokumentów (wykorzystania własnego systemu Infrastruktury klucza publicznego (PKI)),
• umożliwiać podpisywanie wielu dokumentów elektronicznych jednocześnie,
• umożliwiać znakowanie czasem dokumentów elektronicznych,
• umożliwiać wymianę dokumentów elektronicznych z klientami i podległymi jednostkami w oparciu
o usługę kuriera elektronicznego (odpowiednik poczty poleconej ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru),
• umożliwiać wykorzystania profilu zaufanego w systemie e-PUAP.
System obiegu dokumentów powinien umożliwiać obsługę zezwoleń dotyczących krajowego transportu drogowego. Powinien realizować co najmniej następujące funkcjonalności:
• umożliwiać prowadzenie postępowania dot. wydania zezwolenia regularnego w krajowym drogowym transporcie osób,
• umożliwiać prowadzenie postępowania dot. wydania zezwolenia regularnego specjalnego w krajowym drogowym transporcie osób,
• umożliwiać prowadzenie postępowania dot. zmiany zezwolenia regularnego w krajowym drogowym transporcie osób,
• umożliwiać prowadzenie postępowania dot. zmiany zezwolenia regularnego specjalnego w krajowym drogowym transporcie osób,
• umożliwiać prowadzenie postępowania dot. przedłużenia zezwolenia regularnego w krajowym drogowym transporcie osób,
• umożliwiać prowadzenie postępowania dot. przedłużenia zezwolenia regularnego specjalnego w krajowym drogowym transporcie osób,
• umożliwiać prowadzenie postępowania ws. odstępstwa od udzielonego zezwolenia regularnego/regularnego specjalnego w krajowym drogowym transporcie osób,
• umożliwiać prowadzenie postępowania ws. uzgodnienia przebiegu linii komunikacyjnej na wniosek Marszałka Województwa właściwego do wydania/zmiany zezwolenia w krajowym transporcie drogowym,
• umożliwiać prowadzenie postępowania dot. cofnięcia wydanego zezwolenia regularnego w krajowym drogowym transporcie osób,
• umożliwiać prowadzenie postępowania dot. cofnięcia wydanego zezwolenia regularnego specjalnego w krajowym drogowym transporcie osób,
• umożliwiać prowadzenie postępowania dot. wygaszenia wydanego zezwolenia regularnego w krajowym drogowym transporcie osób,
• umożliwiać prowadzenie postępowania dot. wygaszenia wydanego zezwolenia regularnego specjalnego w krajowym drogowym transporcie osób,
• umożliwiać prowadzenie postępowania dot. nałożenia kary pieniężnej wskutek stwierdzenia naruszenia warunków określonych w wydanym zezwoleniu na wykonywanie regularnego specjalnego przewozu osób w krajowym drogowym transporcie osób,
• umożliwiać prowadzenie postępowania dot. nałożenia kary pieniężnej wskutek stwierdzenia naruszenia warunków określonych w wydanym zezwoleniu na wykonywanie regularnego przewozu osób w krajowym drogowym transporcie osób.
System kadrowo – płacowy
Powinien realizować co najmniej następujące funkcjonalności:
• posiadać szeroki wachlarz gotowych składników i systemów wynagrodzeń,
• umożliwiać tworzenie i wydruk listy płac,
• umożliwiać tworzenie i wydruk kartotek wynagrodzeń,
• umożliwiać rozliczanie wynagrodzenia chorobowego, zasiłków chorobowych, świadczenia rehabilitacyjnego,
• umożliwiać tworzenie i wydruk zbiorczych zestawień do list płac,
• umożliwiać obsługę potrąceń pracowniczych,
• umożliwiać rozliczanie potrąceń komorniczych dla pracowników,
• umożliwiać tworzenie wydruków składników płacowych, grupy składników z list płac,
• umożliwiać obsługę kilku kont pojedynczej osoby,
• umożliwiać obsługę wielu rachunków bankowych Urzędu Marszałkowskiego,
• umożliwiać transport przelewów do systemu bankowego obsługiwanego przez Urząd Marszałkowski,
• umożliwiać tworzenie list płac dla innych wypłat dla pracownika w obrębie miesiąca,
• umożliwiać wyliczanie podatków, ZUS, zwolnień z Funduszu Pracy,
• umożliwiać dokonywanie zwrotu trzydziestokrotności ZUS,
• umożliwiać wyliczanie wynagrodzeń, podział wynagrodzeń zgodnie z poziomem finansowania na projekty, w tym również w przypadku zmiany etatu,
• umożliwiać transport ZUS (dokumentów DRA, RCA, RZA, RSA) do Programu Płatnik,
• umożliwiać generowanie danych do raportu ZUS IWA,
• umożliwiać wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniach,
• umożliwiać wystawianie zaświadczenia o kwocie uzyskanego przychodu dla emerytów i rencistów,
• umożliwiać tworzenie elektronicznych odcinków wypłat,
• umożliwiać tworzenie elektronicznych raportów RMUA,
• umożliwiać tworzenie elektronicznych dokumentów Rp-7, Z-3, karta zasiłkowa, asygnata zasiłkowa,
• umożliwiać dokonywanie wyrównań wynagrodzeń wstecz,
• umożliwiać wyliczenie i wygenerowanie dodatkowego wynagrodzenia rocznego tzw. 13-stki (ZFN”13”),
• umożliwiać wyliczenie i wykonanie raportów płacowych dotyczących średniego wynagrodzenia,
• umożliwiać generowanie listy osób przebywających na urlopach wychowawczych,
• umożliwiać tworzenie deklaracji podatkowych,
• umożliwiać sporządzanie raportów dla wszystkich osób, dla których dokonano wypłat w danym roku kalendarzowym,
• umożliwiać tworzenie e-Deklaracji podatkowych,
• umożliwiać obsługę świadczeń przyznanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
• umożliwiać obsługę pożyczek udzielonych z Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej,
• umożliwiać obsługę umów cywilnoprawnych,
• umożliwiać rozliczanie diet Radnych Województwa,
• umożliwiać rozliczanie ryczałtów samochodowych,
• umożliwiać rozliczanie kosztów zastępstwa procesowego,
• umożliwiać rozliczanie wypłat dla pracowników zlikwidowanych jednostek,
• umożliwiać rozliczanie nagród zryczałtowanych w konkursach,
• umożliwiać rozliczanie prac interwencyjnych, służby zastępczej,
• umożliwiać tworzenie raportów do GUS,
• umożliwiać tworzenie raportów do PFRON,
• umożliwiać obsługę szkoleń pracowników w zakresie planowania, kierowania, realizacji, oceny i raportowania,
• umożliwiać wykonywanie ocen okresowych,
• umożliwiać dostęp do danych kadrowych dla pracowników,
• umożliwiać obsługę pracowników w zakresie BHP,
• umożliwiać analizę danych kadrowych oraz generowanie raportów, wykazów wg zdefiniowanych kryteriów,
• umożliwiać obsługę służby przygotowawczej,
• umożliwiać ewidencjonowanie i raportowanie danych dot. ślubowań,
• umożliwiać ewidencjonowanie i raportowanie danych dot. rekrutacji,
• umożliwiać ewidencjonowanie i raportowanie danych dot. egzaminów stażowych i aplikacyjnych,
• umożliwiać ewidencjonowanie i raportowanie danych dot. szkoleń adaptacyjnych.
System zarządzania relacji z klientami
Powinien stanowić bazę wyspecyfikowanych danych przetwarzanych w Urzędzie Marszałkowskim (z wyjątkiem informacji personalnych i tajnych). Powinien służyć sprawnemu generowaniu kompleksowej informacji na potrzeby władz Województwa Małopolskiego oraz pracowników Urzędu Marszałkowskiego. System powinien realizować co najmniej następujące funkcjonalności:
• umożliwiać definiowanie struktury bazy danych,
• umożliwiać wprowadzanie oraz przetwarzanie danych,
• umożliwiać wyszukiwanie oraz raportowanie i tworzenia statystyk wg zdefiniowanych kryteriów,
• umożliwiać gromadzenie i przetwarzanie informacji dotyczących, m. in:
o grup docelowych (np. jst, Konsulowie, firmy, instytucje, władze kościelne, Policja, OSP, NGO, itp.),
o planowanych spotkaniach z udziałem Władz Województwa oraz jego uczestnikach,
o przekazanych środków finansowych, rzeczowych,
o organizowanych w regionie konferencji i wydarzeń kulturalnych, sportowych i innych,
o instytucji w Małopolsce,
o obiektów turystycznych,
o nieruchomości Urzędu,
• umożliwiać gromadzenie multimediów: zdjęć, prezentacji, filmów, informacji dotyczących gadżetów, itp.,
• umożliwiać planowanie spotkań, konferencji, wydarzeń z udziałem Władz Województwa oraz pracowników Urzędu Marszałkowskiego.
Portal firmowy
Powinien realizować co najmniej następujące funkcjonalności:
• umożliwiać tworzenie i edycję bazy wiedzy w wielu kategoriach tematycznych,
• umożliwiać wyszukiwanie wg zdefiniowanych kryteriów i przeszukiwanie treści,
• być wyposażony w zintegrowany komunikator sieciowy,
• umożliwiać składowanie i pobieranie plików,
• umożliwiać tworzenie i edycję profili użytkowników (pracowników),
• umożliwiać pracę grupową na dokumentach, projektach,
• umożliwiać analizowanie i wizualizację danych o strukturze organizacyjnej i pracownikach,
• zawierać katalog pracowników/książkę teleadresową,
• zawierać bazę wzorców dokumentów,
• realizować funkcjonalność samoobsługi pracowniczej,
• realizować funkcjonalność samoobsługi managerskiej,
• zawierać bazę multimediów,
• umożliwiać wyświetlanie w postaci zhierarchizowanej listy wszystkich zasobów portalu firmowego,
• zawierać narzędzia do budowania relacji i motywacji, w szczególności sondy, ankiety, blogi tematyczne, forum, ogłoszenia, zdjęcie dnia,
• zawierać kalendarz okolicznościowy,
• zawierać newsletter,
• zawierać repozytorium dokumentów – bazę wiedzy.
Ponadto w skład portalu firmowego powinny wchodzić wyodrębnione elementy:
• aplikacja wspierająca Administratora Bezpieczeństwa Informacji,
• baza aktów własnych,
• system ewidencji mienia,
• system wydatków,
• helpdesk,
• system biblioteczny.
Aplikacja wspierająca Administratora Bezpieczeństwa Informacji
Powinna realizować co najmniej następujące funkcjonalności:
• umożliwiać ewidencjonowanie zbiorów danych osobowych,
• umożliwiać gromadzenie i przetwarzanie danych dotyczących obszaru przetwarzania,
• umożliwiać ewidencjonowanie informacji dotyczących upoważnień do przetwarzania danych,
• umożliwiać generowanie raportów, statystyk i zestawień wg zdefiniowanych kryteriów,
• obsługiwać podpis elektroniczny (kwalifikowany i niekwalifikowany),
• zawierać bazę dokumentów,
• umożliwiać generowanie dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych,
• posiadać funkcjonalność przypominania o terminach dotyczących upoważnień do przetwarzania danych osobowych (terminarz),
• umożliwiać definiowanie i edycję słowników,
• umożliwiać generowanie testów wiedzy,
• posiadać zaimplementowane szablony i wzorce dokumentów z możliwością ich edycji i tworzenia nowych,
• umożliwiać generowanie dokumentów dla GIODO,
• umożliwiać ewidencjonowanie przypadków udostępnienia danych.
Baza Aktów Własnych
Powinna realizować co najmniej następujące funkcjonalności:
• umożliwiać rejestrację wewnętrznych aktów normatywnych/aktów własnych w bazie,
• umożliwiać tworzenie w systemie projektów wewnętrznych aktów normatywnych,
• zawierać wyszukiwarkę wewnętrznych aktów normatywnych,
• umożliwiać archiwizację wewnętrznych aktów normatywnych,
• umożliwiać wydruki rejestrów wewnętrznych aktów normatywnych,
• umożliwiać tworzenie tekstów jednolitych wewnętrznych aktów normatywnych,
• umożliwiać wysyłanie wewnętrznych aktów normatywnych do Biuletynu Informacji Publicznej,
• umożliwiać wskazanie poziomu wykonania określonych rodzajów wewnętrznych aktów normatywnych.
System ewidencji mienia
Powinien realizować co najmniej następujące funkcjonalności:
• umożliwiać automatyczne nadawanie numerów inwentarzowych,
• umożliwiać tworzenie i edycję słowników,
• umożliwiać gromadzenie danych w postaci karty środka trwałego,
• umożliwiać edycję środka,
• umożliwiać tworzenie zestawów ściśle powiązanych ze sobą środków,
• umożliwiać naliczanie amortyzacji,
• umożliwiać wydruk dokumentów ewidencji mienia,
• umożliwiać drukowanie etykiet,
• umożliwiać tworzenie zestawień,
• umożliwiać obsługę danych inwentaryzacyjnych,
• umożliwiać pracę z czytnikiem,
• umożliwiać „kopiowanie” środka trwałego,
• sygnalizować próby ponownego wprowadzenia danych dotyczących środka trwałego.
System Wydatków
Powinien realizować co najmniej następujące funkcjonalności:
• umożliwiać wprowadzanie planu budżetu wg klasyfikacji: symbol zadania, nazwa zadania, paragrafy oraz kwoty na paragrafach,
• umożliwiać wprowadzanie w trakcie trwania roku budżetowego zmian w budżecie,
• umożliwiać wprowadzanie nowych zadań/paragrafów,
• umożliwiać wprowadzanie szczegółowych informacji tj.:
o symbol zadania (jednoczesne powiązanie z nazwą zadania),
o paragraf,
o numer umowy (powiązanie z nazwą kontrahenta),
o numer faktury/numer dowodu księgowego,
o opis faktury/dowodu księgowego,
o data wystawienia faktury/dowodu księgowego,
o notatka,
o możliwość załączenia pliku,
o kwota "wydane",
o kwota "zaangażowane",
• umożliwiać przygotowanie Rejestrów:
o numerów zadań budżetowych,
o zadań budżetowych (powiązane z numerami zadań),
o paragrafów,
o numerów umów,
o wykonawców (powiązane z numerami umów),
• umożliwiać przygotowanie Raportów:
o podsumowanie paragrafów dla zadania,
o wydatki na zadaniach,
o zmiany kwot na paragrafach,
o podsumowanie paragrafu dla poszczególnych zadań,
o podsumowania zadania "Obsługa logistyczna Urzędu" (wraz z wykazem podzadań),
o ogólne podsumowanie zadania "Obsługa logistyczna Urzędu",
o wykaz umów zadania,
o wykaz faktur umowy (powiązanie z zadaniem i paragrafami),
o ogólne wykonanie budżetu (dokładnością co do zadań) – konieczność ograniczenia datą,
o umożliwi przygotowanie raportów umów i zleceń (numer umowy, wykonawca, data obowiązywania, kwota umowy/zlecenia).
System biblioteczny
Powinien realizować co najmniej następujące funkcjonalności:
• umożliwiać opracowanie nowych, oraz modyfikowanie istniejących opisów bibliograficznych w oparciu
o UKD,
• umożliwiać drukowanie kart katalogowych,
• umożliwiać import i eksport opisów do: bufora, kartoteki haseł wzorcowych, bazy katalogowej z pliku,
• umożliwiać prowadzenie wyszukiwanie opisów w bazie katalogowej (prostej i złożonej), oraz w buforze opisów,
• umożliwiać tworzenie kolekcji: systemowych, użytkownika, zestawień bibliograficznych,
• umożliwiać statystykę opisów i indeksów,
• umożliwiać przyporządkowanie opisów bibliograficznych do haseł,
• umożliwiać zmiany typu dokumentu,
• umożliwiać prowadzenie dowolnej ilości ksiąg inwentarzowych zarówno wydawnictw zwartych jak i czasopism (z możliwością ubytkowania, dodawania, modyfikowania i usuwania danych),
• umożliwiać prowadzenie rejestru ubytków, przeprowadzanie kontroli księgozbioru.
• umożliwiać drukowanie księgi inwentarzowej, stanu księgozbioru, rejestru ubytków analitycznych i rejestru braków pokontrolnych,
• umożliwiać prowadzenie listy czytelników: zakładanie karty, modyfikowanie danych, prowadzenie konta (możliwość wypożyczeń, prolongat i zwrotów) i karty analitycznej, opcji drukowania danych z konta czytelnika,
• umożliwiać prowadzenie ewidencji wypożyczeń,
• umożliwiać prowadzenie listy rezerwacji,
• umożliwiać prowadzenie raportu zaległości czytelniczych,
• umożliwić prowadzenie i wyszukiwanie kart książek wg: numerów inwentarzowych oraz alfabetycznie,
• umożliwiać prowadzenie statystyki wg okresów czasu (podział na rodzaje, kategorie i miesiące w formie tabeli lub wykresu), rodzajów literatury, zestawień syntetycznych,
• umożliwiać obsługę kodów kreskowych,
• umożliwiać prowadzenie stanu księgozbioru wg: nowości, wyszukiwanie proste (opcje: autor, tytuł, ISBN, serie wydawnicze, hasła przedmiotowe, UKD), wyszukiwanie złożone.
Helpdesk
Powinien realizować co najmniej następujące funkcjonalności:
• umożliwiać użytkownikom zgłaszanie problemów wieloma kanałami, w szczególności przez portal firmowy, telefon,
• umożliwiać użytkownikom w trakcie uzupełniania zgłoszenia dołączenie dowolnej liczby załączników, różnych formatów,
• umożliwiać użytkownikom przeglądanie statusu własnych zgłoszeń, dodawanie komentarzy do zgłoszeń, przeglądanie znanych problemów i ich rozwiązań,
• umożliwiać dla każdego incydentu określenie takich atrybutów, jak: dane osoby zgłaszającej, zasób, którego dotyczy zgłoszenie oraz priorytet, wpływ i pilność realizacji,
• umożliwiać przeszukiwanie zgłoszeń według co najmniej następujących atrybutów: nr zgłoszenia, użytkownik, tytuł, opis, zespół, departament, lokalizacja,
• umożliwiać w ramach rozwiązywania zgłoszeń komunikację z użytkownikiem poprzez pocztę elektroniczną i rejestrację wiadomości do właściwych wątków zgłoszeń,
• umożliwiać automatyczne wyliczenie i przydzielenie priorytetu do incydentu na podstawie wprowadzonych do formularza zgłoszenia informacji o wpływie i pilności realizacji,
• umożliwiać wyświetlanie w postaci graficznej wskaźników (dashboard) pełnej informacji o obciążeniu Helpdesku, wydajności serwisantów, nieprzypisanych zgłoszeniach, raportów zrealizowanych zgłoszeń, naruszeń reguł SLA (Service Level Agreement); widoki powinny być przełączana na kolejne poziomy tj. problem i zmiana, zasoby itp.,
• umożliwiać przekierowanie zgłoszeń do innych serwisantów lub grup wsparcia celem dalszej obsługi,
• umożliwiać powielenie nadesłanego zgłoszenia do innych serwisantów lub grup wsparcia celem dalszej obsługi,
• umożliwiać tworzenie szablonów zgłoszeń z predefiniowanymi atrybutami i regułami przekazywania tychże zgłoszeń do zespołów wsparcia,
• umożliwiać tworzenie harmonogramów dla zgłoszeń okresowych, a w ramach realizacji takiego zgłoszenia automatyczne przydzielanie zadań do serwisantów,
• umożliwiać rejestrację historii incydentów, problemów i zmian,
• umożliwiać rejestrowanie czasu pracy nad danym incydentem, problemem i zmianą przez poszczególnych serwisantów pracujących nad zgłoszeniem,
• umożliwiać przesyłanie do użytkowników powiadomień o następujących zdarzeniach zarejestrowanych przez system: przyjęcie zgłoszenia, aktualizacja zgłoszenia, rozwiązanie zgłoszenia, zamknięcie zgłoszenia,
• umożliwiać określenie treści do automatycznego powiadomienia mailowego o zmianach występujących w procesie realizacji zgłoszenia, np. przypisanie zgłoszenia do serwisanta, dodanie notatki, zamknięcie zgłoszenia, a także powiadamianie serwisantów jeśli incydenty nie są rozwiązane w czasie określonym przez umowę SLA, przypominanie o upływie terminu SLA,
• umożliwiać określenie treści do automatycznego powiadomienia mailowego dla serwisantów realizujących obsługę incydentu, problemu, zmiany itp.,
• umożliwiać przekazywanie do akceptacji osób trzecich działań podejmowanych w ramach rozwiązania incydentu, np. akceptacja realizacji zlecenia na usługę serwisową,
• umożliwiać przeglądanie bazy wiedzy z poziomu incydentu lub problemu i podłączanie rozwiązania z bazy rozwiązań do rozwiązania w zgłoszeniu,
• umożliwiać implementację warunków umów SLA i na tej podstawie obliczać czas rozwiązania incydentu; atrybuty umowy SLA, na postawie których system powinien wyliczyć czas rozwiązania incydentu powinny zawierać co najmniej taki parametr jak nazwa użytkownika, departament, komputer, priorytet, pilność, wpływ, typ incydentu,
• posiadać wbudowaną funkcjonalność ankietowania użytkowników, ankiety powinny być rozsyłane przez aplikację automatycznie po zamknięciu zgłoszenia,
• umożliwiać automatyczną konwersję incydentu na problem oraz przyłączania wielu incydentów do jednego problemu,
• umożliwiać rejestrację i klasyfikację zmian, automatyczną konwersję problemu na zmianę oraz przyłączanie wielu incydentów i problemów do zmiany,
• umożliwiać zarejestrowanie szczegółowych planów w zmianie, planu wdrożenia zmiany oraz planu cofnięcia zmiany,
• umożliwiać połączenie zmiany z zasobami i usługami, których ta zmiana dotyczy,
• umożliwiać przeprowadzenie procesu akceptacji dla zmiany przez komisję ds. zmiany (ang. Change Advisory Board),
• umożliwiać zdefiniowanie na formularzach incydentu, problemu i zmiany pól niezbędnych do wypełnienia w trakcie rejestracji i zamknięcia zgłoszenia,
• umożliwiać wybór odpowiedniego szablonu zgłoszeniowego dostępnego z menu katalogu usług i po uzupełnieniu, zarejestrowanie zgłoszenia w systemie,
• umożliwiać ustawienie dla każdego szablonu z katalogu usług indywidualnego SLA, atrybutów, grupy serwisantów, widoku i dostępności (użytkownika, serwisantów),
• umożliwiać ustawienie dla każdego szablonu z katalogu usług rozbicie zgłoszenia z podziałem na zadania,
• umożliwiać skonfigurowanie każdego formularza z pozycjami osób zatwierdzających tzn. każdy formularz może zostać przekazany do akceptacji wybranej osoby lub grupy osób,
• umożliwiać projektowanie formularzy z podziałem na widok użytkownika, widok dla serwisanta, projektowanie pól do wypełnienia, pola rozwijane, pola zaznaczane, pola wypełniane – uzupełniane,
• umożliwiać ustawienie widoku oraz nadanie uprawnień dla każdej grupy serwisantów,
• umożliwiać informowanie mailowe wybranej grupy serwisantów o zgłoszeniach wpływających na ich konto, o upływającym terminie realizacji zgłoszenia, dodanych notatkach do zgłoszenia itp.,
• umożliwiać przechowywanie danych o jednostkach konfiguracji takich jak: komputery, laptopy, drukarki sieciowe, urządzenia sieciowe, pakiety oprogramowania, komponenty komputerów i urządzeń sieciowych,
• umożliwiać dynamiczne rozszerzenie bazy CMDB o dodatkowe atrybuty,
• umożliwiać przechowywanie informacji pomiędzy zgłoszeniami a jednostkami konfiguracji,
• umożliwiać wykrywanie środowiska IT, pozwalać na wykrycie co najmniej konfiguracji komputerów i oprogramowania,
• umożliwiać przeprowadzenie wykrywania zmian w konfiguracji i generowania raportów porównawczych zmian w elementach konfiguracji, zainstalowanym oprogramowaniu,
• umożliwiać powiązanie poszczególnych elementów konfiguracji z danymi użytkownika (jego imieniem i nazwiskiem, nr telefonu, departamentem), departamentem, innymi elementami konfiguracji i katalogiem usług,
• umożliwiać przechowywanie informacji o posiadanych przez użytkownika licencjach na oprogramowanie, powiązanie posiadanych licencji z zainstalowanym na komputerach oprogramowaniem, oraz rejestrowanie historii zmian posiadania danej licencji,
• umożliwiać w bazie wiedzy rejestrację rozwiązań zawierających co najmniej następujące atrybuty: temat i opis rozwiązania, powiązane słowa kluczowe, klasyfikacja rozwiązania,
• umożliwiać w bazie wiedzy przeszukiwanie danych po dowolnych atrybutach rozwiązania, słowach kluczowych,
• umożliwiać w bazie wiedzy udostępnianie rozwiązań osobno dla użytkowników i osobno dla serwisantów,
• umożliwiać przeglądanie rozwiązań w bazie wiedzy bez konieczności logowania się użytkownika do systemu,
• umożliwiać w bazie wiedzy zamieszczanie i wyświetlanie w treści rozwiązania plików graficznych, linków do stron internetowych oraz dołączania dowolnej liczby załączników,
• umożliwiać przesłanie rozwiązania z bazy wiedzy do użytkownika za pomocą poczty elektronicznej bez konieczności powiązania tego działania z procesem zarządzania incydentem lub problemem,
• umożliwiać tworzenie raportów (z wizualizacją graficzną danych) z zarejestrowanych incydentów, problemów i zmian, filtrowanych według kategorii, departamentu, statusu zgłoszenia, użytkownika, a także elementami bazy CMDB (uprawnienia dla wybranej grupy serwisantów),
• umożliwiać utworzenie raportów przedstawiających rozkład incydentów w czasie, według dowolnego atrybutu, próbkowane co jeden dzień roboczy,
• umożliwiać tworzenie raportów czasu pracy użytkowników w ramach rozwiązywania zgłoszeń,
• umożliwiać przedstawienie raportów w formatach PDF, XLS i HTML itp.,
• umożliwiać integracje z system Microsoft SCCM, kadrowo-płacowym, systemem pocztowym Urzędu Marszałkowskiego, systemem ewidencji mienia Urzędu Marszałkowskiego.
Schemat zintegrowanego systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie Województwem Małopolskim
Ogólne wymagania, jakie powinny spełniać projekt i zintegrowany system informatyczny:
W ramach projektu, ze względu na istotną rolę jaką ma spełniać wdrażany system oraz ogromny zasób informacji przetwarzanych w systemie, powinny zostać zapewnione wysokie wymagania dot. jego bezpieczeństwa. Powinny zostać zapewnione zaawansowane mechanizmy ciągłości działania w momencie awarii sprzętu lub sytemu. Powinna zostać ustalona i realizowana polityka kopii bezpieczeństwa, backupu danych i aplikacji systemu. Powinny zostać zapewnione wszelkie mechanizmy zapewniające kontrolę dostępu, ustalone odpowiednie poziomy dostępu do danych, wdrożone mechanizmy dot. ochrony danych osobowych. W celu zapewnienia ciągłości działania powinno zostać zapewnione wsparcie serwisowe systemu z odpowiednimi poziomami jakości usług oraz gwarancja. Usługa wsparcia serwisowego powinna obejmować asystę techniczną oraz helpdesk (w tym wsparcie merytoryczne).
Dostęp do systemu powinien odbywać się poprzez przeglądarkę internetową, nie powinna być wymagana instalacja aplikacji na stacji klienckiej. Autentykacja powinna odbywać się na podstawie uwierzytelnienia użytkownika zgodnego z Active Directory.
System powinien zapewniać możliwość ograniczania dostępu do poszczególnych funkcjonalności systemu pojedynczym użytkownikom lub ich grupom za pomocą uprawnień. W momencie uruchamiania systemu przez użytkownika, system powinien identyfikować, jakie grupy uprawnień są mu przypisane. Użytkownik powinien móc korzystać tylko z tych funkcji systemu, które zostały zdefiniowane jako dostępne dla niego.
Dodatkowo dla każdej funkcjonalności powinna istnieć możliwość zdefiniowania poziomu dostępu. Dzięki systemowi uprawnień powinna istnieć możliwość ograniczenia dostępu do niektórych funkcji i danych systemu osobom niepowołanym.
Interfejs systemu powinien być modyfikowalny w zależności od potrzeb użytkownika. Powinna być możliwa zmiana wyglądu ekranów systemu pod kątem potrzeb konkretnego pracownika. Powinna być zapewniona możliwość jak najszybszego uruchomienia najczęściej wykonywanych funkcjonalności, a także możliwość ukrywania funkcji niedostępnych dla danego użytkownika, widoczne powinny być tylko te obszary systemu, z których użytkownik korzysta. Powinna istnieć możliwość modyfikacji wyglądu poszczególnych formatek
- np. udostępnianie tylko części informacji niezbędnych danemu pracownikowi.
Każdy użytkownik powinien mieć możliwość modyfikowania interfejsu, aby jak najlepiej odpowiadał jego potrzebom (np. możliwość zmiany kolorów, wielkości i formatu czcionek, rozdzielczości, dźwięków).
W ramach projektu powinny zostać zapewnione odpowiednie szkolenia w formie warsztatowej, dla wszystkich pracowników z obsługi sytemu, a także specjalistyczne szkolenia dla administratorów oraz osób odpowiedzialnych za merytoryczną obsługę systemu. Powinna działać pomoc systemu, powinny być dostępne szkolenia e-learningowe oraz aktualne instrukcje obsługi.
W ramach projektu powinna zostać zakupiona infrastruktura odpowiednia do jego skali, w szczególności odpowiednia liczby serwerów, macierzy dyskowych, przełączników sieciowych oraz światłowodowych, a także licencji na system wirtualizacyjny, licencji oprogramowania bazodanowego, systemowego oraz klienckiego. Infrastruktura ta powinna całościowo zabezpieczać wszystkie wymagania wdrażanego systemu, w szczególności na potrzeby obsługi kancelaryjnej powinno być uwzględnione dostarczenie odpowiedniej liczby wydajnych skanerów sieciowych, drukarek i czytników kodów kreskowych oraz oprogramowania klienckiego do obsługi tych urządzeń.
W przypadku wdrożenia systemu, który swym zasięgiem obejmie wszystkich pracowników Urzędu Marszałkowskiego, integrując w sobie wiele różnorodnych aplikacji oraz systemów, zasadnym wydaje się rozważenie zakupu nowych rozwiązań serwerowych, na których opierałby się nowy system. Biorąc pod uwagę czas realizacji projektu, okres trwałości projektu, jego zasięg oraz wymagania, może okazać się, iż mimo posiadania przez Zamawiającego bardzo dobrej i wydajnej infrastruktury wymagania zarówno wydajnościowe ale również gwarancyjne okażą się niewystarczające. Należy wziąć pod uwagę także niekompatybilność czy brak wsparcia dla posiadanych rozwiązań np. VMWare 3.5 czy serwery 32 bitowe. Projektując system należy zwrócić uwagę, na zmieniający się rynek systemów operacyjnych, wzrost rynku systemów mobilnych, a także rozwiązań aplikacyjnych opartych o rozwiązania chmurowe.
System powinien x.xx. zapewniać bezpieczeństwo wymiany danych między klientem a warstwą aplikacyjną poprzez zastosowanie powszechnie przyjętych (standardowych) mechanizmów szyfrowania o sile nie mniejszej niż oferowane przez protokół SSL (HTTPS). System powinien również umożliwić wykonywanie kopii danych na przenośne nośniki w celu zabezpieczenia przed ich utratą. W wypadku awarii systemu daje to możliwość załadowania danych z w/w przenośnych nośników.
Biorąc pod uwagę, iż Urząd Marszałkowski posiada już określone rozwiązania informatyczne, projektując rozwiązanie sprzętowo-sieciowo-serwerowe powinno się wziąć pod uwagę kilka istotnych czynników. Po pierwsze, rozwiązanie powinno spełniać wszystkie wymogi zapisane w prawie polskim oraz unijnym. Sprzęt na którym opierać się będzie infrastruktura systemu powinien charakteryzować się następującymi cechami: rozwiązania nowoczesne i innowacyjne, oparte o otwarte standardy, zapewniające łatwą możliwość rozbudowy, wspierane w całym okresie trwałości projektu gwarancją oraz wsparciem serwisowym o odpowiednio wysokim czasie reakcji na zgłoszenie problemu i krótkim terminie usunięcia awarii/usterki, a także zapewniającym możliwość przedłużenia po jego wygaśnięciu. Mając na uwadze obecne trendy panujące na rynku IT, nie można pominąć uwarunkowań środowiskowych dla proponowanego rozwiązania. Przede wszystkim sprzęt powinien spełniać wszystkie normy dotyczące ochrony środowiska obecnie warunkowane prawem, a także inicjatywy i praktyki dotyczące obniżenia wpływu na środowisko (min. dyrektywa RoHS, zgodność z EnergyStar, norma ISO 14001 i inne). Powinny to być produkty energooszczędne, zbudowane z materiałów poddawanych recyklingowi o dużej sprawności pracy.
Innowacyjność i nowoczesność infrastruktury należy rozumieć jako wykorzystanie do budowy całego systemu najnowszych rozwiązań obecnie istniejących na rynku, czy to poprzez technologie serwerowe typu blade, sieciowe: 10Gb Ethernet, FC, FCoE, iSCSI, technologie macierzy NextGen, ale także rozwiązania wirtualizacyjne, chmurowe, mobilne (tablety, smartfony) oraz dające możliwość integracji z posiadaną infrastrukturą (systemem pocztowym, projektowym, wideokonferencyjnym). Zastosowane rozwiązania powinny być optymalne ze względu na parametry takie jak: zapotrzebowania dotyczące przestrzeni U, zasilanie, chłodzenie oraz waga.
Warianty wdrażania zintegrowanego systemu informatycznego:
1. baza zintegrowana – budowa zintegrowanego systemu z jedną bazą danych zawierającą dane dotyczące wielu obszarów działalności,
2. baza zintegrowana z możliwością rozwoju – budowa zintegrowanego systemu, związanego z podstawowymi obszarami działalności, i stopniowa integracja kolejnych systemów.
Najbardziej korzystnym i pożądanym wariantem wydaje się wariant nr 2, ponieważ zapewnia pełną integrację danych i daje możliwość rozbudowy systemu w przyszłości o kolejne obszary funkcjonalne.
Zintegrowany system informatyczny powinien spełniać wymagania określone w przepisach prawa powszechnie obowiązującego na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, w szczególności:
• Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz.U.98.21.94 ze zm.) i przepisach wykonawczych.
• Ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania Administracyjnego (Dz.U.2000.98.1071 ze zm.).
• Ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U.2008.223.1458 ze zm.).
• Ustawie z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U.2011.127.721 ze zm.).
• Ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2010.113.759 ze zm.).
• Ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.2002.101.926 ze. zm.) i przepisach wykonawczych, w szczególności Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U.2004.100.1024).
• Ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.2001.112.1198 ze zm.).
• Ustawie z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko (Dz.U.2008.199.1227 ze zm.).
• Ustawie z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U.99.11.95).
• Ustawie z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (Dz.U.2009.178.1380 ze zm.).
• Ustawie z dnia 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy (Dz.U.2004.125.1317 ze. zm.).
• Ustawie z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U.2009.167.1322 ze. zm.).
• Ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U.2005.64.565 ze zm.).
• Ustawie z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U.2001.130.1450 ze zm.).
• Ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U.2009.152.1223 ze zm.).
• Ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U.2009.157.1240 ze zm.).
• Ustawie z dnia 12 września 2002 r. o normalizacji (Dz.U.2002.169.1384 ze zm.).
• Ustawie z dnia 30 sierpnia 2002 r. o systemie oceny zgodności (Dz.U.2004.204.2087 ze zm.).
• Ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U.2010.234.1536 ze zm.).
• Ustawie z dnia 15 listopada 1984 r. Xxxxx xxxxxxxxxx (Dz.U.2000.50.601 ze zm.).
• Ustawie z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U.2007.125.874 ze zm.).
• Ustawie z dnia 16 grudnia 2010 r. o publicznym transporcie zbiorowym (Dz.U.2011.5.13 ze zm.).
• Ustawie z dnia 12 czerwca 2003 r. Prawo pocztowe (Dz.U.2008.189.159 ze zm.).
• Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U.2009.50.398).
• Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 czerwca 2010 r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów (Dz.U.2010.109.719).
• Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz. U.2009.105.870).
• Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 16 września 2004 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy (Dz.U.2004.227.2298).
• Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 stycznia 2009 r. w sprawie statystycznej karty wypadku przy pracy (Dz.U.2009.14.80).
• Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad oraz trybu uznawania zdarzenia za wypadek w drodze do pracy lub z pracy, sposobu jego dokumentowania, wzoru karty wypadku w drodze do pracy lub z pracy oraz terminu jej sporządzania (Dz.U.2002.237.2015 ze zm.).
• Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U.98.148.973).
• Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U.97.109.704 ze. zm.).
• Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U.2003.169.1650 ze. zm.).
• Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U.2004.180.1860 ze. zm.).
• Rozporządzeniu Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U.96.69.332 ze. zm.).
• Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 30 czerwca 2009 r. w sprawie chorób zawodowych (Dz.U.2009.105.869).
• Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 1 sierpnia 2002 r. w sprawie sposobu dokumentowania chorób zawodowych i skutków tych chorób (Dz.U.2002.132.1121).
• Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz.U.2012.250).
• Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.96.62.286 ze zm.).
• Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych zawierających akty normatywne i inne akty prawne, dzienników urzędowych wydawanych w postaci elektronicznej i informatycznych nośników danych (Dz.U.2011.289.1699).
• Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz.U.2006.206.1517).
• Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U.2006.206.1518).
• Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 marca 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz.U.2011.206.1216).
• Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U.2011.14.67 ze zm.).
• Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U.2012.526).
• Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2009 r. w sprawie kontroli przewozu drogowego (Dz.U.2009.145.1184).
• Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 8 czerwca 2004 r. w sprawie wzorów zezwoleń na wykonywanie krajowych i międzynarodowych przewozów drogowych osób oraz wypisów z zezwoleń (Dz.U.2004.144.1519).
• Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 4 grudnia 2007 r. w sprawie wysokości opłat za czynności administracyjne związane z wykonywaniem przewozu drogowego oraz za egzaminowanie i wydanie certyfikatu kompetencji zawodowych (Dz.U.2007.235.1726 ze zm.).
• Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 maja 2011 r. w sprawie szczegółowego zakresu planu zrównoważonego rozwoju publicznego transportu zbiorowego (Dz.U.2011.117.684).
• Rozporządzeniu Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej dnia 10 kwietnia 2012 r. w sprawie rozkładów jazdy (Dz.U.2012.451).
Zintegrowany system informatyczny powinien spełniać wymagania określone w przepisach wewnętrznych obowiązujących w Urzędzie Marszałkowskim, w szczególności:
• Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego, stanowiącym załącznik do Xxxxxxx Xx 0000/00 Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx z dnia 16 grudnia 2010 r. ze zmianami.
• Zarządzeniu Nr 77/2009 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia 15 lipca 2009 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Pracy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego w Krakowie ze zmianami.
• Xxxxxxxxxxx Xx 000/00 Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx z dnia 1 grudnia 2011 r. w sprawie wprowadzenia „Systemu zatrudniania pracowników w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego” ze zmianami.
• Zarządzeniu Nr 78/2009 z dnia 15 lipca 2009 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Wynagradzania pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego w Krakowie ze zmianami.
• Zarządzeniu Nr 85/2011 z dnia 28 lipca 2010 r. w sprawie wprowadzenia „Systemu ocen pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego” ze zmianami.
• Zarządzeniu Nr 128/2006 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia 29 września 2006 r. w sprawie wprowadzenia „Systemu rozwoju zasobów ludzkich w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego” ze zmianami.
• Zarządzeniu Nr 76/2009 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia 15 lipca 2009 r. w sprawie wprowadzenia „Systemu służby przygotowawczej dla pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego” ze zmianami
• Poleceniu służbowym Nr 19/2009 Dyrektora Urzędu z dnia 9 września 2009 r. w sprawie organizacji systemu pozwalającego na odbycie służby przygotowawczej w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego w Krakowie ze zmianami.
• Poleceniu służbowym Nr 31/07 Dyrektora Urzędu z dnia 5 września 2007 r. w sprawie ustanowienia Regulaminu pracy w systemie Obiegu Dokumentów officeobjects®docman.
• Zarządzeniu Nr 136/2007 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia 8 listopada 2007 r. w sprawie wprowadzenia w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego systemów informatycznych wspomagających funkcjonowanie i zarządzanie Urzędem zmienionym:
o Poleceniem Służbowym Nr 36/2011 Sekretarza Województwa Małopolskiego z dnia 16 grudnia 2011 r. w sprawie zatwierdzenia zaktualizowanego wykazu systemów informatycznych wspomagających funkcjonowanie i zarządzanie Urzędem.
• Poleceniu służbowym Nr 26/08 Dyrektora Urzędu z dnia 7 listopada 2008 r. w sprawie wprowadzenia zasad dotyczących bezpieczeństwa informacji obowiązujących pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego w Krakowie oraz jego zmianami:
o Poleceniu służbowym Nr 24/2009 Dyrektora Urzędu z dnia 13 listopada 2009 r. w sprawie zmiany Polecenia Służbowego Nr 26/2008 Dyrektora Urzędu z dnia 7 listopada 2008 r. w sprawie zasad dotyczących bezpieczeństwa informacji obowiązujących pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego w Krakowie,
o Poleceniu służbowym Nr 28/2010 Dyrektora Urzędu z dnia 10 listopada 2010 r. w sprawie zmiany Polecenia Służbowego Nr 26/2008 Dyrektora Urzędu z dnia 7 listopada 2008 r. w sprawie zasad dotyczących bezpieczeństwa informacji obowiązujących pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego w Krakowie.
• Poleceniu służbowym Nr 33/08 Dyrektora Urzędu z dnia 15 grudnia 2008 r. w sprawie procedur związanych z posiadaniem i wykorzystywaniem kwalifikowanych podpisów elektronicznych przez pracowników Urzędu Marszałkowskiego.
• Zarządzeniu Nr 139/2007 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia 12 listopada 2007 r. w sprawie podpisywania pism i dokumentów (ze zm.).
• Zarządzeniu Nr 146/2007 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia 28 listopada 2007 r. w sprawie procedury przygotowania, realizacji i rozliczenia zagranicznego wyjazdu służbowego Marszałka Województwa Małopolskiego, Członków Zarządu Województwa Małopolskiego, pracowników UMWM oraz Dyrektorów Wojewódzkich Jednostek Organizacyjnych.
• Zarządzeniu Nr 48/2010 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia 20 kwietnia 2010 r. w sprawie zasad opracowywania i przekazywania do realizacji aktów kierownictwa wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego.
• Zarządzeniu Nr 41/2010 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia 2 kwietnia 2010 r. w sprawie przyjęcia Polityki Zintegrowanego Systemu Zarządzania wynikającej z wdrożenia Systemu Zarządzania Jakością, Systemu Zarządzania Środowiskowego, Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy, Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji oraz Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym.
• Zarządzeniu Nr 109/2011 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia 7 października 2011 r. w sprawie zasad kierowania na delegacje krajowe pracowników Urzędu i rejestrowania oraz rozliczania tych delegacji w Urzędzie, kierowania kierowników wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych na delegacje krajowe i rejestrowania tych delegacji w Urzędzie oraz w sprawie zasad udzielania urlopów kierownikom wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych ze zmianami.
• Zarządzeniu Nr 136/2011 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia 16 grudnia 2011 r. w sprawie przyjęcia „Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego w Krakowie” (wydanie szóste).
• Zarządzeniu Nr 6/2011 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia 28 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
• Zarządzeniu Nr 70/2011 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia 13 lipca 2011 r. w sprawie organizacji obiegu przesyłek w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego w Krakowie oraz zasad obsługi mieszkańców Województwa Małopolskiego.
• Zarządzeniu Nr 47/2012 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia 4 czerwca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Polityki Bezpieczeństwa Danych Osobowych oraz Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego w Krakowie.
• Zarządzeniu Nr 28/2012 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia 11 kwietnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia Księgi Identyfikacji Wizualnej Województwa Małopolskiego i przyjęcia procedur jej stosowania.
• Zarządzeniach Marszałka Województwa Małopolskiego w sprawie podziału na wewnętrzne komórki organizacyjne oraz szczegółowego zakresu działania poszczególnych departamentów Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego w Krakowie.
Uchwały Zarządu Województwa Małopolskiego oraz Zarządzenia Marszałka Województwa Małopolskiego dostępne są na stronie internetowej: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxx_XXX/XXX_x_Xxxxxxxxxx/xxxx_XX/ Wprowadzenie/.
Polecenia Służbowe Dyrektora Urzędu, o których mowa wyżej, Zamawiający przekaże Wykonawcy w dniu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
Zintegrowany system informatyczny powinien spełniać wymagania określone w następujących normach:
• wymagania Systemu Zarządzania Jakością według wymagań normy PN EN ISO 9001:2001,
• wymagania Systemu Zarządzania Środowiskowego wg wymagań normy PN-EN ISO 14001:2005,
• wymagania Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy wg wymagań normy PN-N 18001:2004,
• wymagania Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji, zgodny ze standardem PN-ISO/IEC 27001:2005,
• wymagania dodatkowe Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym SPZK.