REGULAMIN DLA UCZESTNIKÓW FORUM MIASTECZEK POLSKICH
Bielsko-Biała, 1 grudnia 2021 r.
REGULAMIN DLA UCZESTNIKÓW FORUM MIASTECZEK POLSKICH
1. Postanowienia ogólne.
1.1. Przepisy niniejszego Regulaminu obowiązują uczestników Forum Miasteczek Polskich (FMP) organizowanego przez ACF Doradcy Samorządu Sp. z o.o. – Organizatora.
1.2. Regulamin wiąże wszystkich uczestników FMP.
1.3. Uczestnikiem FMP mogą być zarówno przedstawiciele samorządu jak i przedstawiciele biznesu, w tym także Partnerzy Biznesowi.
1.4. Przedstawiciele biznesu powinni podać Organizatorowi używaną przez firmę Nazwę (skróconą, zwyczajową itp.), pod którą zostanie umieszczony w Internecie oraz na tablicach informacyjnych.
2. Zasady uczestnictwa w FMP
2.1. Partner samorządowy lub biznesowy planujący uczestnictwo w FMP przesyła do siedziby ACF Doradcy Samorządu Sp. z o.o, w terminie do dnia 24 sierpnia 2022 r., wypełniony i podpisany druk „Zgłoszenia". W FMP mogą uczestniczyć podmioty, które dokonały terminowego zgłoszenia oraz uiściły opłatę konferencyjną.
2.2. Obowiązek przesłania druku zgłoszenia nie dotyczy tych partnerów biznesowych, którzy zawarli z Organizatorem odrębną „Umowę”.
2.3. „Zgłoszenie i Umowa” powinna być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania, a wszelkie jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2.4. W przypadku niewłaściwego wypełnienia formularza lub podania niewłaściwych danych w umowie, Organizator może zażądać ponownego ich przesłania. Wszelkie skutki wynikające z niewłaściwego wypełnienia dokumentów ponosi uczestnik.
2.5. „Zgłoszenie” nadesłane po dniu 24 sierpnia 2022 r. może być uwzględnione przez Organizatora jedynie w przypadku posiadania wolnych miejsc.
2.6. W wyjątkowych przypadkach, z powodu zmiany warunków organizacyjnych lub technicznych Organizator zastrzega sobie prawo zmiany regulaminu uczestnictwa. Uczestnikowi nie przysługuje w takim przypadku prawo do odszkodowania ze strony Organizatora.
ACF Doradcy Samorządu sp. z o.o.
xx. Xxxxxxxxxx 0 xxx. 0; 00-000 Xxxxxxx-Xxxxx
tel.: 000 00 00 00
e-mail: xxxxx@xxxxxxx-xxxxxxxxx.xx
NIP: 5472219085, REGON: 386193014, KRS: 0000843671
Wpis do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd
Rejonowy w Bielsku-Białej, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego.
Kapitał zakładowy: 5 000 zł, kapitał wniesiony: 5 000 zł
3. Zasady i terminy płatności za uczestnictwo w FMP.
3.1. Bezwzględnym warunkiem uczestnictwa jest uiszczenie obowiązkowej opłaty konferencyjnej, o której mowa w karcie zgłoszenia w terminie wskazanym na fakturze.
3.2. Na żądanie Organizatora uczestnik ma obowiązek przesłać kopię dowodu wpłaty.
3.3. Brak wpłaty należności wynikającej ze Zgłoszenia i Umowy" we wskazanym terminie upoważnia Organizatora do niedopuszczenia do udziału uczestnika w FMP .
3.4. Usługi i świadczenia realizowane na życzenie uczestnika, a nie objęte Zgłoszeniem lub Umową zostaną zafakturowane do 14 dni po zakończeniu FMP. Zakres i wartość tych zleceń podlega odrębnym ustaleniom z Organizatorem.
4. Odwołanie uczestnictwa lub odstąpienie od udziału w FMP
4.1. W przypadku odwołania uczestnictwa przez przedstawicieli biznesu uiszczona opłata konferencyjna, określona w niniejszym Regulaminie, nie podlega zwrotowi. W przypadku odwołania uczestnictwa przez partnerów samorządowych:
a) na mniej niż 30 dni przed planowanym FMP uiszczona opłata konferencyjna nie podlega zwrotowi.
b) na więcej niż 30 dni ale mniej niż 60 dni wówczas Organizator zwróci 50% uiszczonej opłaty,
c) na więcej niż 60 dni wówczas Organizator zwróci 75% uiszczonej opłaty,
4.2. Brak uiszczenia wymaganej części opłaty konferencyjnej do dnia 7 września 2022 oznacza rezygnację z uczestnictwa w FMP.
4.3. Odwołanie przez Uczestnika swojego uczestnictwa w FMP może nastąpić jedynie w formie pisemnej. Za datę odwołania uczestnictwa uważa się datę wpływu pisma do siedziby ACF Doradcy Samorządu Sp. z o.o. .
4.4. W przypadku braku obiektywnych możliwości przeprowadzenia FMP Organizator odwoła wydarzenie a wniesione opłaty konferencyjne zostaną zwrócone w całości.
5. Organizacja ekspozycji na FMP
5.1. Minimalna powierzchnia stoiska wynosi 6 m2.
5.2. Stoiska budowane są przez uczestnika, jego staraniem i na jego koszt. Organizator na mocy odrębnych ustaleń i za wynagrodzeniem może przyjąć na siebie obowiązek wzniesienia i rozebrania stoiska.
6. Reklama, fotografowanie, filmowanie
6.1. Uczestnik w porozumieniu z Organizatorem ma prawo do odpłatnego zamieszczenia reklamy handlowej.
6.2. Uczestnik ma prawo do reklamowania swoich eksponatów wyłącznie na terenie własnego stoiska. Reklama poza własnym stoiskiem (np. baner, potykacz, telebim, rollup) jest odpłatna i wymaga zgody Organizatora. Brak zgody uprawnia Organizatora do usunięcia reklamy na koszt Wystawcy.
6.3. Uczestnik ma prawo do fotografowania i filmowania własnego stoiska pod warunkiem, że czynności te nie spowodują zakłóceń w organizacji i przebiegu FMP.
6.4. Organizator zastrzega sobie prawo do fotografowania i filmowania wydarzenia wraz z uczestnikami, oraz do wykorzystywania tych materiałów do celów związanych z promocją FMP bez jakichkolwiek zobowiązań wobec Uczestników i osób trzecich.
6.5. Fotografowanie i filmowanie wydarzenia FMP przez osoby trzecie wymaga zezwolenia Organizatora.
7. Przepisy porządkowe
7.1. Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania „PRZEPISÓW TECHNICZNYCH I PRZECIWPOŻAROWYCH OBOWIĄZUJĄCYCH W DANYM OBIEKCIE KONFERENCYJNYM” oraz wykonywania poleceń porządkowych wydawanych przez Organizatora lub jego przedstawicieli.
7.2. Uczestnik, na co najmniej 10 dni przed planowanym terminem wydarzenia, zgłosi Organizatorowi listę osób zaangażowanych w przygotowanie i obsługę wydarzenia, które będą uprawnione do wejścia na teren FMP. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za szkody powstałe w wyniku działań lub zaniechań Uczestnika a także osób z nim współpracujących.
7.3. Organizator zobowiązuje się do wyznaczenia miejsc do gromadzenia odpadów.
7.4. Uczestnik w czasie trwania FMP zobowiązany jest do noszenia identyfikatorów wydanych przez Organizatora.
7.5. Zabrania się wnoszenia na tereny konferencyjne broni, amunicji i materiałów wybuchowych oraz przedmiotów, których używanie może zagrażać bezpieczeństwu osób.
7.6. W przypadku publicznego wykonania lub odtwarzania utworów muzycznych, Uczestnik jest zobowiązany do uzyskania we własnym zakresie zgody organizacji powołanych do zbiorowego zarządzania prawami twórców i do zapłaty na ich rzecz wynagrodzenia. Uczestnik powinien respektować obowiązujące przepisy prawa dotyczące praw autorskich i praw pokrewnych.
8. Ubezpieczenie, zabezpieczenie, ochrona.
8.1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody na osobie oraz w mieniu, w tym także za utratę czy zniszczenie rzeczy, wyposażenia, materiałów reklamowych i tym podobnych należących do Uczestnika lub osób trzecich w tym także gości.
8.2. Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane ogniem, zalaniem wodą, uderzeniem pioruna, silnym wiatrem, eksplozją, przerwą w dostawie wody, prądu i gazu i innymi tego typu przyczynami, a także działaniem innej siły wyższej.
9. Reklamacje i roszczenia.
9.1. Wszystkie reklamacje i roszczenia, powinny być zgłaszane w formie pisemnej przed zakończeniem FMP, aby ich zasadność mogła być sprawdzona. Reklamacje uczestników, wynikające z udziału w FMP, będą rozpatrywane w terminie 7 dni od dnia zakończenia wydarzenia.
9.2. Wszelkie ustalenia dotyczące reklamacji i roszczeń wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
10. Postanowienia końcowe
10.1. Uczestnik FMP powinien respektować obowiązujące przepisy prawa wspólnotowego Unii Europejskiej i przepisy prawa wewnętrznego Rzeczpospolitej Polskiej.
10.2. Organizator zastrzega sobie prawo – w przypadku zaistnienia okoliczności od niego niezależnych (w szczególności spowodowanych przez „siłę wyższą”, zmianę przepisów celnych, podatkowych, kursów walut oraz zarządzenia władz państwowych i lokalnych) – do odwołania, skrócenia, odłożenia, zmiany sposobu organizacji lub częściowego zamknięcia FMP. W tych przypadkach uczestnikom wydarzenia nie przysługuje prawo do odszkodowania lub redukcji opłat za uczestnictwo.
10.3. Wszelkie postanowienia dotyczące ewakuacji związanych z powstaniem wszelkich zagrożeń znajdują się w planie ewakuacji i dostępne są u Właściciela obiektu konferencyjnego.
10.4. Administratorem danych osobowych uczestników Forum Miasteczek Polskich pozyskanych w formularzach jest ACF Doradcy Samorządu Sp. z o.o. Kontakt do Administratora: 00-000 Xxxxxxx-Xxxxx, xx. Xxxxxxxxxx 0/0, e-mail: biuro@doradcy- xxxxxxxxx.xx. Dane te będą przetwarzane zgodnie z:
a) Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
b) Ustawą o Ochronie Danych Osobowych z dnia 10 maja 2018 (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000 z późń zm.).
Celem przetwarzania danych jest organizacja Forum Miasteczek Polskich. Organizator będzie przekazywał te dane innym firmom, z którymi Organizator zawrze umowy, tylko w zakresie niezbędnym do potrzeb organizacji i przeprowadzenia targów. Planowany okres przechowywania danych: do 31.12.2023 r. Podający dane osobowe ma prawo do: – żądania od Administratora dostępu do danych osobowych, której dane dotyczą; – sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania; – przeniesienia danych osobowych; – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania; – wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych. – Dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu. Niepodanie danych osobowych będzie uniemożliwiało zawarcie umowy uczestnictwa w targach lub utrudni jej realizację.
10.5. W przypadku nieskuteczności poszczególnych postanowień Regulaminu w mocy pozostają przepisy prawa polskiego.
10.6. Wszelkie spory wynikłe z tytułu udziału w targach będą rozstrzygane przez rzeczowo właściwe sądy w Bielsku-Białej.
10.7. Regulamin obowiązuje do dnia 30 września 2022 r.
ACF Doradcy Samorządu Sp. z o.o.