OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
10/POIR/2021 Załącznik nr 2
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest obsługa prawna Fundacji na rzecz Nauki Polskiej w zakresie zamówień publicznych, w szczególności w zakresie tematyki:
stosowania Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 do zamówień udzielanych przez beneficjentów FNP i przez FNP,
udzielania zamówień zgodnie z PZP lub Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 w ramach projektów realizowanych przez jednostki naukowe prowadzące działalność badawczo rozwojową (B+R) obejmująca badania naukowe lub prace rozwojowe,
szacowania wartości zamówień zgodnie z PZP, w tym zamówień finansowanych ze środków UE (zasady szacowania, dokumentowanie, itp.),
udzielania zamówień na usługi społeczne zgodnie z PZP (zasady udzielania tego rodzaju zamówień, dokumentowanie postępowań, itp.),
przesłanek wyłączających konieczność stosowania ustawy ze szczególnym uwzględnieniem art. 11 ust. 1 pkt 3 i ust. 5 pkt 1 PZP.
Przez obsługę prawną rozumie się świadczenie pomocy prawnej i doradztwa prawnego polegającego w szczególności na:
udziale w opracowywaniu i opiniowanie dokumentów związanych z postępowaniami przetargowymi prowadzonymi przez FNP,
opiniowaniu dokumentów związanych z tematyką zamówień publicznych prowadzonych przez beneficjentów i grantobiorców FNP,
przygotowywaniu ekspertyz, stanowisk, opinii związanych ze stosowaniem lub wykładnią przepisów prawa zamówień publicznych i wytycznych Instytucji Zarządzającej programem operacyjnym,
prowadzenie spotkań roboczych/warsztatów dla pracowników Zamawiającego lub beneficjentów/grantobiorców w zakresie tematyki związanej z zamówieniami publicznymi w wymiarze ok. 3 godzin co kwartał w grupie ok. 30 osób, w formie zdalnej lub stacjonarnej, przy czym Zamawiający zastrzega, że organizacja takich spotkań będzie uzależniona od potrzeb Zamawiającego,
świadczeniu dyżurów w siedzibie Fundacji (w formie zdalnej lub stacjonarnej).
Zamawiający nie określa ani maksymalnej ani minimalnej liczby spraw, które zostaną powierzone Wykonawcy w okresie realizacji zamówienia. Wykonawca powinien wziąć pod uwagę to, że liczba spraw powierzonych mu w poszczególnych miesiącach może być różna.
Zamawiający informuje, że na podstawie danych historycznych, obciążenie związane z wykonywaniem zamówienia będzie wynosić:
min. ok. 40 godz. miesięcznie,
maks. ok. 160 godz. miesięcznie,
w tym 2 godziny dyżuru tygodniowo.
Wskazane w ust. 4 pkt 1 i 2 liczby godzin są orientacyjne i służą przede wszystkim umożliwieniu Wykonawcy właściwego obliczenia ceny oferty i umożliwieniu Zamawiającemu właściwej oceny ofert w kryterium Cena brutto. Zamawiający informuje, że obciążenie Wykonawcy pracą będzie uzależnione od bieżących potrzeb Zamawiającego. Zamawiający przewiduje, że najprawdopodobniej liczba godzin pracy w miesiącu będzie wartością pomiędzy wartością minimalną, a maksymalną wskazanymi w ust. 4 pkt 1 i 2. Na podstawie danych historycznych i doświadczenia w realizacji poprzedniej umowy Zamawiający przyjmuje, że uśredniona liczba roboczogodzin w 1 miesiącu będzie wynosiła 100 rbh.
Przewidywany termin realizacji zamówienia: Zamówienie będzie realizowane do dnia zawarcia umowy przez okres 24 miesięcy. Zamawiający informuje, że rozpoczęcie realizacji umowy nastąpi najwcześniej po przeprowadzeniu procedury wyboru oferty najkorzystniejszej w tym postępowaniu. Przewidywany termin zawarcia umowy to lipiec 2021 r.
Wykonawca, jeżeli nic innego nie wynika z postanowień OPZ i umowy, będzie realizował zamówienie na podstawie poszczególnych zleceń Zamawiającego, zwanych w dalszej części Umowy „Zleceniami”, każdorazowo przekazywanymi Wykonawcy w formie pisemnej lub elektronicznej na adres poczty elektronicznej wskazany przez Wykonawcę.
Osobami, które mogą w imieniu Zamawiającego przekazywać Wykonawcy zlecenia są Prezes i Wiceprezesi Zarządu FNP, dyrektorzy, kierownicy komórek organizacyjnych Fundacji i ich zastępcy oraz osoby zajmujące samodzielne stanowiska.
Czas na wykonanie pojedynczego zlecenia powinien być nie dłuższy niż 2 dni robocze liczone od dnia następnego po dniu otrzymania Zlecenia. W przypadku spraw szczególnie skomplikowanych, czas na wykonanie zlecenia nie może być dłuższy niż 5 dni roboczych liczonych od dnia następnego po dniu otrzymania Zlecenia - w takim wypadku Wykonawca ma obowiązek uzasadnić, dlaczego sprawa jest szczególnie skomplikowana.
W przypadku, kiedy wykonanie zlecenia będzie wiązało się z koniecznością zasięgnięcia informacji, uzyskania dokumentów lub zaświadczeń od podmiotów zewnętrznych (np. organy administracji publicznej) Strony wspólnie uzgodnią termin realizacji zlecenia uwzględniający czas oczekiwania na ww. informacje, dokumenty i zaświadczenia.
Powyższe terminy rozpoczynają bieg w momencie przekazania przez Zamawiającego informacji i dokumentacji dotyczących danego zlecenia niezbędnych do wykonania Zlecenia.
Wykonawca zapewni świadczenie dyżurów w siedzibie Zamawiającego lub zdalnie przez osobę wyznaczoną do realizacji zamówienia wskazaną w umowie, w wymiarze 2 godzin raz w tygodniu, w dniu roboczym, rozpoczęcie w godz. pomiędzy 8:00 a 14:00, na podstawie uzgodnionego z Zamawiającym grafika. W uzasadnionych okolicznościach wynikających z potrzeb Zamawiającego, Zamawiający w porozumieniu z Wykonawcą może zmienić wymiar dyżurów lub godziny w jakich dyżury są świadczone lub zmienić formę świadczenia dyżurów (zdalna lub stacjonarna). Sposób świadczenia i godziny dyżurów zostaną ustalone pomiędzy osobami odpowiedzialnymi za realizację umowy po zawarciu umowy.
Wykonawca na prośbę Zamawiającego będzie uczestniczył w spotkaniach wewnętrznych
i zewnętrznych Zamawiającego.W zakres zamówienia wchodzi wykonywanie zastępstwa procesowego na etapie postępowań przed sądami administracyjnymi albo innych postepowań sądowych oraz nadzorowanie tych postępowań i będzie następować stosownie do zapotrzebowania i będzie obejmować wykonanie wszelkich czynności niezbędnych do zapewnienia prawidłowej realizacji zadań realizowanych przez Zamawiającego, w terminach ustalonych przez Strony bądź wynikających z przepisów prawa. Zamawiający ma prawo do brania udziału w wykonywaniu czynności wskazanych w niniejszym ustępie. Jednocześnie Zamawiający zobowiązuje się przekazywać Wykonawcy wszelkie dokumenty dotyczące postępowań przed sądami administracyjnymi albo innymi postępowaniami sądowymi bez zbędnej zwłoki, w zakresie wykonywania zastępstwa.
Zamawiający, w związku z wykonywanym przez Wykonawcę zastępstwem prawnym, zobowiązuje się do:
przekazywania w formie papierowej lub drogą elektroniczną, kopii pełnej dokumentacji dotyczącej sprawy w celu prowadzenia sprawy przed sądem na adres wskazany przez Wykonawcę w umowie,
udzielenia Wykonawcy pełnomocnictwa do prowadzenia przed sądami powszechnymi lub administracyjnymi zleconych mu spraw,
pokrycia w całości ewentualnych opłat związanych z prowadzonymi przed sądami powszechnymi lub administracyjnymi sprawami, o których mowa w ust. 2.
Za wykonanie zlecenia w zakresie sporządzenia pisemnego projektu regulacji wewnętrznej lub zewnętrznej Zamawiającego, umowy w tym jej zmian, pisma, stanowiska Zamawiającego lub opinii dla Zamawiającego, uważa się doręczenie Zamawiającemu dokumentu, po zaakceptowaniu jego treści przez Xxxxxxxxxxxxx, podpisanego przez Wykonawcę, na adres każdorazowo wskazany w Zleceniu lub przesłanie go w wersji elektronicznej na adres poczty elektronicznej wskazany każdorazowo w Zleceniu. Wersje dokumentów w formie pisemnej oraz elektronicznej nie będą się różnić.
Na wniosek Zamawiającego dokumenty doręczone Zamawiającemu w wersji elektronicznej, na zasadach opisanych w ust. 16 zostaną doręczone przez Wykonawcę Zamawiającemu w wersji papierowej z parafami Wykonawcy na każdej stronie dokumentu lub – w przypadku opinii – opatrzonej przez Wykonawcę podpisem, na najbliższym dyżurze w siedzibie Zamawiającego.
Zamawiający wraz ze Zleceniem dostarczy Wykonawcy kopie lub skany dokumentów będących
w posiadaniu Zamawiającego, dotyczących danego Zlecenia lub w przypadku, gdy Zamawiający stwierdzi, że liczba dokumentów dotyczących danego Zlecenia jest na tyle duża, że kopiowanie wszystkich jest zbyt czasochłonne i kosztowne udostępni je Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego, w celu zapoznania się ze sprawą.Wykonawca zobowiązuje się do udzielania Zamawiającemu wszelkich informacji i wyjaśnień
o stanie realizacji powierzonych mu do wykonania Zleceń bez zbędnej zwłoki. W przypadku spraw szczególnie skomplikowanych Wykonawca zobowiązuje się do poinformowania Zamawiającego droga emailową, że dane zlecenie winno uzyskać taki status nie później jednak niż w ciągu 12 godzin od otrzymania Zlecenia. W przypadku przekazania Zlecenia w terminie innym niż dni robocze, bieg terminu dwunastogodzinnego rozpoczyna się w kolejnym dniu roboczym o godzinie 8:00. Wykonawca zobowiązuje się ponadto do zapewnienia Zamawiającemu wglądu do wszelkich dokumentów związanych z wykonywanym Zleceniem.Jeżeli w toku wykonywania zamówienia Wykonawca stwierdzi powstanie okoliczności, które dadzą podstawę do oceny, że określone Zlecenie nie zostanie wykonane w ustalonym terminie, niezwłocznie powiadomi Zamawiającego o niebezpieczeństwie wystąpienia opóźnienia w jego realizacji drogą elektroniczną, wskazując prawdopodobny czas opóźnienia i jego przyczynę.
Zamawiający może w uzasadnionych przypadkach wyrazić zgodę na przedłużenie terminu realizacji danego Zlecenia. W szczególności, gdy przyczyną uzasadniającą wydłużenie terminu realizacji danego Zlecenia może być konieczność prowadzenia ustaleń bądź uzyskiwania akceptacji częściowych dla poszczególnych etapów prac od Zamawiającego. W sytuacji jednoczesnego przekazania przez Zamawiającego większej liczby zleceń do realizacji Strony podejmą starania mające na celu ustalenia kolejności realizacji Zleceń, uwzględniając priorytety i potrzeby Zamawiającego.
Konflikt interesów Wykonawcy:
Zamawiający informuje, że przedmiotem niektórych Zleceń może być świadczenie pomocy prawnej na rzecz FNP w sytuacji, gdy stroną (sporu) będzie Narodowe Centrum Badań i Rozwoju, Ministerstwo Inwestycji i Rozwoju lub inny podobny podmiot uczestniczący w procesie realizacji programów przez FNP;
Wykonawca powinien tak dobrać środki organizacyjno-techniczne, aby nie wystąpiła niemożności realizacji Zlecenia na rzecz FNP w okolicznościach, o których mowa w pkt 1;
w przypadku wystąpienia konfliktu interesów, Wykonawca powinien do wykonania Zlecenia wyznaczyć osobę wobec której nie zachodzi konflikt interesu, w takiej sytuacji §2 ust. 2 Umowy stosuje się;
w przypadku odmowy realizacji Zlecenia stosuje się odpowiednie zapisy Umowy dotyczące kar umownych.
3
z
3