Umowa nr o świadczenie usług informatycznych

Umowa nr

o świadczenie usług informatycznych

zawarta w dniu w Bochni pomiędzy:

Gminą Miasta Bochnia ul. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx NIP 000-00-00-000 reprezentowaną przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Bochni, 32-700 Bochnia ul. Xxxxxxxx 00, w imieniu którego działa Dyrektor Xxxxxxx Xxxxxxx zwany dalej

Zamawiającym,

a

zwanym w treści Wykonawcą

do wyboru, którego nie zastosowano przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych na podstawie art. 2 ust.1 pkt. 1 tej ustawy, o następującej treści: „Przepisy ustawy stosuje się do udzielania zamówień klasycznych oraz organizowania konkursów, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 130 000 złotych, przez zamawiających publicznych”.

§ 1

Przedmiotem umowy jest opieka serwisowa nad oprogramowaniem i sprzętem komputerowym Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bochni oraz pełnienie roli Administratora Systemów Informatycznych w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Bochni.

§ 2

Zamawiający zamawia a Wykonawca zobowiązuje się do objęcia opieką serwisową nad sprzętem komputerowym i oprogramowaniem oraz pełnienie roli Administratora Systemów Informatycznych w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Bochni.

§ 3

1. Zadaniem Administratora Systemów Informatycznych jest zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych, przetwarzanych we wszystkich systemach informatycznych używanych przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Bochni.

2. Administrator Systemów Informatycznych odpowiada za funkcjonowanie infrastruktury informatycznej, na którą składa się cały sprzęt informatyczny oraz systemy i aplikacje informatyczne, za ich przeglądy, konserwację oraz za stosowanie technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa w systemach informatycznych Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bochni, w którym użytkowane są w szczególności następujące programy komputerowe:

1. AMAZIS – Świadczenia Rodzinne

2. NEMEZIS – Fundusz Alimentacyjny

3. XXXXX – Świadczenie Wychowawcze

4. HELIOS – Pomoc Społeczna

5. KALIPSO - Wywiady Środowiskowe

6. Program płacowo-kadrowy – Zintegrowany System Komputerowy COGISOFT

7. Program finansowo-księgowy FK 2000 firmy Tensoft

8. Program PŁATNIK

9. EMPATIA – system informatyczny

10. SEPI – system informatyczny

11. ETER – czyste powietrze

12. XXXXX – dodatki osłonowe

13. ATAR – dodatki węglowe

14. TARA – dodatki źródła ciepła

15. ORION – dodatki elektryczne

16. ELPIS – pomoc obywatelom Ukrainy

§ 4

1. Wykonawca zobowiązany jest do:

   1. Zabezpieczenia systemów przetwarzania danych osobowych, w zależności od kategorii przetwarzanych w tym systemie danych.

   2. Bieżącego nadzoru oraz zapewnianie optymalnej ciągłości działania systemu informatycznego.

   3. Reagowania bez zbędnej zwłoki, w przypadku naruszenia bądź powstania zagrożenia bezpieczeństwa danych osobowych.

   4. Przeciwdziałania próbom naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych.

   5. Analizy raportów wszelkich zdarzeń w tym incydentów związanych z bezpieczeństwem systemów przetwarzania danych.

   6. Instalacji i konfiguracji oprogramowania i sprzętu typu „stand-alone”, sieciowego i serwerowego używanego do przetwarzania danych osobowych, aktualizacji oprogramowania użytkowanego w MOPS na bieżąco – usługi stanowią wyłącznie charakter utrzymania poziomu obsługi, działania podnoszące funkcjonalność i poziom bezpieczeństwa są osobno gratyfikowane po ustaleniach z dyrekcją ośrodka.

   7. Konfiguracji i administracji oprogramowaniem systemowym i sieciowym zabezpieczającym dane osobowe przed nieupoważnionym dostępem.

   8. Nadzoru nad czynnościami związanymi ze sprawdzaniem systemu pod kątem obecności szkodliwego oprogramowania.

   9. Nadzoru nad systemem komunikacji w sieci komputerowej oraz przesyłaniem danych za pośrednictwem urządzeń teletransmisji.

   10. Nadzoru nad naprawami, konserwacją oraz likwidacją urządzeń komputerowych, na których zapisane są dane osobowe lub wykonywanie tych czynności.

   11. Przyznawania na polecenie Administratora danych i zatwierdzanego przez ściśle określonych praw dostępu do danych osobowych w danym systemie.

   12. Świadczenia pomocy technicznej w ramach oprogramowania a także serwis sprzętu komputerowego będącego na stanie MOPS w Bochni, służącego do przetwarzania danych osobowych.

   13. Diagnozowania i usuwania awarii sprzętu komputerowego oraz realizację umów z firmami świadczącymi usługi pogwarancyjnego sprzętu komputerowego.

   14. Wykonywania i zarządzania kopiami zapasowymi oprogramowania systemowego (w tym danych osobowych oraz zasobów umożliwiających ich przetwarzanie) i sieciowego.

   15. Migracja danych między stanowiskami komputerowymi w tym zamiana sprzętu np. na nowy.

   16. Instalacja nowego sprzętu i oprogramowania (przygotowanie do eksploatacji).

   17. Nadzoru nad wdrożeniem i zarządzanie systemami Informatycznymi (przeglądanie, nadawanie i odbieranie uprawnień użytkownikom, itp.), w których przetwarza się dane osobowe.

   18. Niezwłocznej reakcji na zgłoszenie Zamawiającego dotyczące awarii sprzętu komputerowego, sieci informatycznej, nieprawidłowości funkcjonowania programów komputerowych, potrzeby aktualizacji oprogramowania. Przez niezwłoczną reakcje rozumie się podjęcie działań zmierzających do przywrócenia prawidłowego funkcjonowania urządzeń informatycznych i oprogramowania w terminie nie dłuższym niż 12 godzin od chwili zgłoszenia.

   19. Udzielenia informacji zwrotnej o wykonaniu lub niewykonaniu zleconej usługi.

   20. Umożliwienia przeprowadzenia kontroli systemu informatycznego przez służby Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

2. Wykonawca oświadcza, że posiada odpowiednią wiedzę, zezwolenia i kwalifikacje do wykonania umowy, przyjmuje warunki ustalone w niniejszej umowie i zobowiązuje się do wykonania umowy z należytą starannością, przy uwzględnieniu dostępnych mu wiadomości specjalistycznych oraz obowiązujących przepisów.

3. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznej reakcji na zgłoszenie Zamawiającego dotyczące awarii sprzętu komputerowego, sieci informatycznej, nieprawidłowości funkcjonowania programów komputerowych, potrzeby aktualizacji oprogramowania wymienionego w par. 3 pkt 2. Przez niezwłoczną reakcje rozumie się podjęcie działań zmierzających do przywrócenia prawidłowego funkcjonowania urządzeń informatycznych i oprogramowania w terminie nie dłuższym niż 12 godzin od chwili zgłoszenia – telefonicznego w godzinach pracy serwisu, mailowego liczonego od pierwszej godziny pracy serwisu.

4. Przez czas reakcji, o którym mowa w ust. 3 rozumie się rozpoczęcie działań diagnostycznych zdalnie lub lokalnie.

§ 5

Zamawiający jako Administrator danych powierza Wykonawcy do przetwarzana dane osobowe, które są lub mogą znaleźć się w systemach informatycznych i programach będących przedmiotem umowy.

§ 6

W oparciu o treść art. 28 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L Nr 119) oraz zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) przetwarzanie danych osobowych w systemach informatycznych i programach objętych opieką serwisową Zamawiającego będą powierzone Wykonawcy wyłącznie w celu wykonywania przez niego przedmiotu umowy określonego w § 1-4 na rzecz Zamawiającego na podstawie odrębnej umowy tzw. „Umowy powierzenia przetwarzania w imieniu administratora”.

§ 7

Zamawiający jako Administrator danych w rozumieniu Ustawy powierza, a Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych wyłącznie w zakresie i celu określonym w § 1-4, umowie oraz zgodnie z Ustawą.

§ 8

1. Wykonawca oświadcza, że przy przetwarzaniu danych osobowych, o których mowa w § 6 stosuje zabezpieczenia wymagane przez obowiązujące przepisy prawa.

2. Jeśli Wykonawca z jakiejkolwiek przyczyny nie będzie mógł zapewnić zgodności przetwarzania danych osobowych z warunkami Umowy oraz Ustawą, niezwłocznie poinformuje o tym Zamawiającego.

3. Ponadto Wykonawca zobowiązuje się niezwłocznie zawiadomić Zamawiającego o:

   1. każdym prawnie umocowanym żądaniu udostępnienia danych osobowych właściwemu organowi państwa, chyba że zakaz zawiadomienia Zamawiającego wynika z przepisów prawa.

   2. każdym nieupoważnionym dostępie do danych osobowych.

   3. każdym żądaniu otrzymanym bezpośrednio od osoby, której dane przetwarza, w zakresie przetwarzania dotyczących go danych osobowych, powstrzymując się jednocześnie od odpowiedzi na żądanie, chyba że zostanie do tego upoważniony przez Xxxxxxxxxxxxx.

   4. każdej kontroli Wykonawcy przez inne organy, co wiązałoby się z dostępem do danych. W szczególności o kontroli ze strony Inspektorów Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

4. Wykonawca zobowiązuje się zająć niezwłocznie każdym pytaniem Zamawiającego dotyczącym przetwarzania powierzonych mu na podstawie umowy danych osobowych.

§ 9

1. Wykonawca nie może powierzyć wykonania zadań wynikających z niniejszej Umowy osobie trzeciej bez uprzedniej zgody Zamawiającego na piśmie. Wyjątkiem są osoby zapisane w załączniku numer 3.

2. Zamawiający ma prawo do kontroli sposobu wykonywania niniejszej Umowy przez Wykonawcę, poprzez przeprowadzanie kontroli i audytów przetwarzania danych osobowych oraz do żądania złożenia pisemnych wyjaśnień przez Wykonawcę.

3. Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania wszelkich czynności także tych, które nie zostały wprost wyszczególnione w niniejszej umowie w sposób zgodny z Ustawą, przepisami powiązanymi oraz wewnętrznym uregulowaniami dotyczącymi ochrony danych osobowych obowiązującymi u Zamawiającego.

§ 10

Strony zobowiązują się do zachowania w poufności wszelkich informacji jakich zasięgnęły w trakcie trwania Umowy oraz w związku z jej realizacją, chyba że druga strona zwolni ich z takiego obowiązku lub obowiązek ich ujawnienia wynika z przepisów prawa.

§ 11

Umowa zostaje zawarta na czas od 01.01.2023 r. do 31.12.2023 r.

§ 12

1. Tytułem wynagrodzenia za wykonanie czynności objętych niniejszą umową Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy zryczałtowane wynagrodzenie w wysokości zł słownie: złotych 00/100 brutto miesięcznie.

2. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 będzie płatne każdorazowo po wystawieniu przez Wykonawcę faktury na wskazane w niej konto bankowe Wykonawcy w terminie do 14 dni licząc od daty wpływu faktury do Zamawiającego.

3. Faktura powinna być wystawiona na:

Nabywca: Gmina Miasta Bochnia ul. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx NIP 000-00-00-000,

Odbiorca: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Bochni ul. Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxx

4. Wykonawca przystępując do wykonywania czynności, za które Zamawiający ponosi poza ryczałtową odpłatność zobowiązany jest poinformować Zamawiającego o szacunkowym koszcie usługi i ewentualnych kosztach związanych z zakupem potrzebnych materiałów, podzespołów, części zamiennych i wszelkich innych akcesoriów.

5. Zamawiający ponosi koszty tylko tych usług i zakupów, których Wykonawca dokona po wcześniejszym uzyskaniu akceptacji Zamawiającego.

§ 13

1. Wykonawca jest odpowiedzialny za niezgodne z Umową udostępnienie lub wykorzystanie danych, a w szczególności ich udostępnione osobom trzecim. W takim przypadku Zamawiający jest uprawniony do nałożenia kary umownej w wysokości 1 000 zł (słownie:

tysiąc złotych).

§ 14

1. Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy gdy Wykonawca:

   1. wykorzystał dane osobowe w sposób niezgodny z Umową,

   2. powierzył wykonanie przedmiotu Umowy osobie trzeciej bez zgody

Zamawiającego,

3. nie zaprzestaje niewłaściwego przetwarzania danych osobowych,

4. zawiadomi o swojej niezdolności do wypełnienia Umowy, a w szczególności wymagań określonych w § 3 ust. 1 i 2.

1. Odstąpienie Xxxxxxxxxxxxx od Umowy nie zwalnia Wykonawcy od zapłaty kary o której mowa w paragrafie 13. kary umownej i odszkodowania.

§ 15

W przypadku naruszenia przepisów Ustawy lub Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w następstwie czego Zamawiający, jako Administrator danych osobowych, zostanie zobowiązany do wypłaty odszkodowania lub zostanie ukarany karą grzywny, Wykonawca zobowiązuje się zrekompensować Zamawiającemu poniesione straty z tego tytułu.

§ 16

Po rozwiązaniu lub zakończeniu umowy Wykonawca, zwróci Zamawiającemu wszystkie powierzone mu do przetwarzania na podstawie Umowy dane oraz ich kopie albo je zniszczy i przedstawi dowód (protokół) zniszczenia, chyba że inne przepisy prawa powszechnego zabraniają zniszczenia wszystkich albo części danych osobowych powierzonych do przetwarzania. W takim przypadku Wykonawca zobowiązuje się zapewnić poufność powierzonych danych i nie przetwarzać ich dłużej w sposób aktywny.

§ 17

W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego.

§ 18

1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy bądź odstąpienie od niej oraz jej rozwiązanie, wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. Rozwiązanie umowy może nastąpić za porozumieniem stron lub z dwumiesięcznym wypowiedzeniem na wniosek jednej ze stron.

§ 19

Ewentualne spory wynikłe na tle wykonywania niniejszej umowy rozstrzygać będzie właściwy dla siedziby Zamawiającego sąd powszechny.

§ 20

Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z tego jeden dla Wykonawcy a dwa dla Zamawiającego.

Zamawiający Wykonawca

Załącznik nr 1 do umowy nr z dnia

Klauzule bezpieczeństwa

Strony zobowiązują się zachować w tajemnicy wszelkie informacje uzyskane w związku z zawarciem i realizacją niniejszej Umowy oraz zobowiązują się w okresie obowiązywania niniejszej Umowy oraz po jej wygaśnięciu lub rozwiązaniu nie ujawniać ich, bez uprzedniej, wyraźnej zgody złożonej przez drugą Stronę na piśmie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, w jakikolwiek sposób osobom trzecim. Przedmiot niniejszej Umowy, w tym przedmiot innych dokumentów i informacji udostępnionych drugiej Stronie w związku z wykonywaniem Umowy, będą traktowane jako tajemnica handlowa oraz tajemnica przedsiębiorstwa.

Strony zobowiążą swoich pracowników do przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych oraz informacji niejawnych.

Zleceniodawca może wskazać osoby spoza swojej firmy uprawnione do przetwarzania danych osobowych oraz informacji niejawnych poprzez wskazanie ich na liście dostępowej (załącznik nr 2).

Strony są zobowiązana do zapewnienia ochrony danych osobowych pozyskanych lub udostępnionych im przez drugą Stronę w związku z wykonywaniem niniejszej Umowy w sposób zgody z przepisami powszechnie obowiązującego prawa. Strony są w szczególności zobowiązane do spełnienia wymagań technicznych odpowiednich dla urządzeń i systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych, na których będą przetwarzane dane osobowe pozyskane lub udostępnione w związku z wykonywaniem niniejszej umowy, wynikających z przepisów powszechnie obowiązującego prawa. Strony zobowiązują się do przekazywania sobie nawzajem oraz do stałej aktualizacji imiennych upoważnień pracowników wyznaczonych do przetwarzania danych osobowych w ramach realizacji niniejszej Umowy..

Strony ponoszą odpowiedzialność za będące następstwem ich zachowań szkody wyrządzone drugiej Stronie niezgodnym z umową przetwarzaniem danych osobowych, w szczególności szkody wyrządzone utratą, niewłaściwym przechowywaniem lub posłużeniem się dokumentami, które są nośnikiem danych osobowych. Załącznik nr 1 do umowy nr

z dnia

Załącznik nr 2 do umowy nr z dnia

Lista Dostępowa

Firma [___] z siedzibą [___] (kod: [_]) przy ul. _[_ __], jako Zleceniodawca uprawnia w swoim imieniu do: Nadawania uprawnień w dokumencie Listy Dostępowe

Imię Nazwisko Kod weryfikacyjny Nr telefonu e-mail

Imię Nazwisko kod weryfikacyjny Nr telefonu e-mail

Zmian konfiguracji usług określonych w Umowie mogących mieć wpływ na wartość wynagrodzenia oraz zlecenia usług dodatkowych:

Imię Nazwisko Kod weryfikacyjny Nr telefonu e-mail

Zlecania prac wykonywanych przez pracowników Zleceniobiorcy nie mających wpływu na wartość wynagrodzenia:

Wysyłania zgłoszeń na helpdesk (ticket, mail, telefon) innych niż opisane w pkt 2 i 3:

Imię Nazwisko Kod weryfikacyjny Nr telefonu e-mail

Xxxxxxx	Xxxxxxxx	1210	146153913	x.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx
Xxxxxxxxx	Xxxxx	2307	146153910	x.xxx@xxxxxxxxxxx.xx

Dostępu logicznego do Usług w tym otrzymywania loginów i haseł dostępowych:

Imię Nazwisko Kod weryfikacyjny Nr telefonu e-mail

Wskazanie przez Zleceniodawcę osób upoważnionych do podejmowania w jego imieniu działań i czynności opisanych powyżej jest równoznaczne z udzieleniem pełnomocnictwa tym osobom do dokonywania tych działań i czynności w imieniu Zleceniodawcy. Zleceniodawca ponosi konsekwencje finansowe działań osób przez siebie upoważnionych wynikających ze zmiany zakresu usług lub zlecania usług dodatkowych.

Załącznik nr 3 do umowy nr
z dnia

Lista pracowników współpracujących z:

12