w sprawie zasad realizacji projektu pn. „Lubuski e-Urząd”

POROZUMIENIE

Załącznik nr 1 do uchwały LIII/298/10

w sprawie zasad realizacji projektu pn. „Lubuski e-Urząd”

zawarte w dniu 2010 roku w Zielonej Górze pomiędzy:

Województwem Lubuskim – Urzędem Marszałkowskim, z siedzibą w Zielonej Górze, xx. Xxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx Xxxx, będącym płatnikiem VAT – NIP: 000-00-00-000, reprezentowanym przez:

…………………… – …………………………..,

przy kontrasygnacie Skarbnika Województwa Lubuskiego – Xxxxxxxxxx Xxxxxxx , zwanym w dalszej treści porozumienia „Liderem”

a

Gminą Santok

Adres: ul. Xxxxxxxxx 59; 66-431 Santok

zwaną w dalszej treści porozumienia „Partnerem”, reprezentowaną przez Xxxxx

1. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx

- przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Santok – Xxxxx Xxxxx,

§ 1.

PRZEDMIOT POROZUMIENIA I CZAS TRWANIA

1. Strony niniejszego porozumienia zgodnie postanawiają, że utworzą Partnerstwo, którego celem jest podjęcie wspólnych działań na rzecz przygotowania i realizacji projektu pn. "Lubuski e-Urząd” (zwane w dalszej części Porozumienia „Projektem”) w ramach Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego Działanie 1.3. społeczeństwo informacyjne, którego źródłem finansowania jest Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego,

2. Partnerstwo zawarte zostało na czas oznaczony, tj. na okres przygotowania i realizacji projektu (2010 r.

– 2012 r.) oraz okres 5 lat od dnia zakończenia realizacji projektu. Za dzień zakończenia realizacji projektu uznaje się dzień określony w ramowy harmonogramie realizacji projektu (stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego porozumienia) i umowie o dofinansowanie.

3. Przedmiotem projektu jest stworzenie warunków do świadczenia usług elektronicznych przez administrację publiczną (Województwo, Powiaty i Gminy) Województwa Lubuskiego.

4. Ramowy zakres projektu, który będzie dofinansowany w ramach projektu objęte będzie:

- część regionalna (wspólna),

- część indywidualna (dla każdego z Partnerów).

zgodnie z zasadami określonymi w Załączniku Nr 2 do porozumienia.

5. Algorytm finansowania i wielkość wkładu własnego Partnera dla zakresu określonego w pkt. 3 określona została w Załączniku Nr 3.

§ 2.

STATUS PARTNERSTWA

1. Koordynatorem projektu jest Lider (Województwo Lubuskie), który będzie występował w charakterze Beneficjenta, w staraniu o środki finansowe z funduszy Unii Europejskiej, w ramach projektu, na co Partner wyraża zgodę.

2. Wszystkie działania podejmowane przez Xxxxxx i Partnera, w ramach realizowanego wspólnie projektu, muszą być zgodne z Porozumieniem i przepisami prawa.

3. Na potrzeby projektu Lider wyodrębni jeden osobny rachunek bankowy, którego dysponentem będzie Lider.

4. Koszty zarządzania i promocji projektu obciążać będą Partnera proporcjonalnie do udziału w projekcie.

1. Postanowienia ogólne.

§ 3.

ZADANIA PARTNERÓW

1) Lider opracowuje projekt i wniosek o dofinansowanie;

2) Lider jest stroną porozumienia o dofinansowanie, za prawidłową realizację projektu odpowiadają wspólnie strony;

3) Dokumentacja projektu jest przechowywana w siedzibie Lidera;

4) Partner uczestniczący w projekcie, zobowiązany jest utrzymywać w należytym stanie środki trwałe i wyposażenie będące efektem realizacji projektu oraz ponosić na nie nakłady przez okres obowiązywania Partnerstwa,

5) Partner zobowiązany jest do zachowania rezultatów projektu w szczególności środki trwałe, wyposażenie oraz wartości materialne i prawne objęte projektem przez okres obowiązywania Partnerstwa,

6) W terminie 5 lat od dnia zakończenia realizacji projektu Lider, który jest odpowiedzialny za zapewnienie trwałości projektu zgodnie z art. 57 rozporządzenia Rady z dnia 11.07.2006r. (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności, będzie monitorował realizację zapisów punktu 4 i 5 oraz ma prawo egzekwować od Partnera niewykonanie powyższych postanowień Porozumienia, w tym poprzez żądanie zwrotu przekazania otrzymanych przez Partnera środków,

7) Po upływie 5 lat od daty zakończenia projektu i wykonaniu wszystkich zobowiązań przez Partnera, środki trwałe i wyposażenie, będące efektem realizacji projektu, zostaną nieodpłatnie przekazane Partnerowi.

8) Środki trwałe i wyposażenie, będące efektem realizacji projektu, do czasu przekazania ich Partnerowi zgodnie z pkt. 7 stanowią własność Lidera i nie mogą być zbyte ani w jakikolwiek sposób obciążone.

9) Partner zobowiązuje się do zabezpieczenia w swoim budżecie, w okresie obowiązywania Partnerstwa, środki finansowe na realizację swojego zadania w wysokości co najmniej 15% wydatków kwalifikowanych.

10) Środki finansowe na realizację projektu Partner będzie przekazywał na rachunek Lidera zgodnie z przyjętym harmonogramem zawartym w Załączniku Nr 1.

2. Lider jest zobowiązany, uprawniony i ponosi odpowiedzialność za:

1) Podpisanie umowy o dofinansowanie projektu oraz jej zmian;

2) Realizację projektu w zakresie kompetencji określonych w porozumieniu partnerskim zgodnie z ustalonym harmonogramem projektu oraz zasadami wynikającymi z LRPO, w tym zasadami

dotyczącymi kwalifikowania wydatków, kontroli, sprawozdawczości, przepływów finansowych oraz informacji i promocji;

3) Egzekwowanie zobowiązań od Partnera, określonych w Porozumieniu, umowie o dofinansowaniu i przepisach prawa;

4) Sporządzanie i przedstawienie raportów z postępów realizacji projektu, w tym sprawozdań finansowych;

5) Ewidencjonowanie, we własnych księgach rachunkowych, przychodów, kosztów, dochodów i wydatków związanych z realizacją projektu w sposób zapewniający wyodrębnienie tych zapisów w ewidencji księgowej na potrzeby rozliczenia projektu.

6) Zapewnienie odpowiedniego dostępu do dokumentów i kontroli;

7) Zarządzanie budżetem i zarządzanie finansowe projektem, w tym występowanie z wnioskami o płatność, otrzymywanie płatności oraz refundację Partnerowi nakładów finansowych;

8) Nadzór i kontrolę nad prawidłowością rzeczową i finansową realizacji projektu;

9) Nadzór i kontrolę nad prawidłowością całości wydatków kwalifikowanych, które są ponoszone w ramach projektu przed instytucją, z którą podpisał umowę o dofinansowanie;

10) Zapewnienie właściwej ścieżki audytu dla dokumentacji związanej z realizacją projektu;

11) Nadzór i kontrolę nad zapewnieniem trwałości projektu zgodnie z art. 57 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 roku ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999;

12) Zgromadzenie od Partnera wszystkich informacji niezbędnych do przygotowania wniosku o dofinansowanie oraz dokumentów i oświadczeń niezbędnych do podpisania i złożenia wniosku, a także do uzupełnienia lub poprawienia wniosku w przypadku takiej konieczności;

13) Sporządzenie kompletnego wniosku z zachowaniem należytej staranności, uzupełnienia lub poprawienia wniosku w przypadku takiej konieczności;

14) Koordynację, monitorowanie i kontrolę działań związanych z realizacją działań przyjętych do realizacji w projekcie;

15) Opracowanie oraz wdrożenie systemu i zasad archiwizacji dokumentacji projektowej w celu zapewnienia przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu zgodnie z wymogami;

16) Bieżące zarządzanie środkami finansowymi, zgromadzonymi na rachunku bankowym projektu;

17) Rozliczenie otrzymanych środków finansowych wraz ze sprawozdaniem końcowym z realizacji Projektu;

18) Współpracę z upoważnionymi instytucjami krajowymi i Unii Europejskiej w zakresie kontroli prawidłowej realizacji Projektu;

19) Promowanie projektu zgodnie z wymogami LRPO oraz zgodnie z wymogami określonymi w Rozporządzeniu Komisji z dnia 08.12.2006 (WE) 1828/2006.

3. Partner jest odpowiedzialny za:

1) Terminowe dostarczenie Liderowi wszystkich informacji niezbędnych do przygotowania wniosku oraz dokumentów i oświadczeń niezbędnych do podpisania i złożenia wniosku o dofinansowanie, a także do uzupełnienia i poprawienia wniosku w przypadku takiej konieczności, a także dokumentów dla potrzeb kontroli i ewaluacji;

2) Współpracę z upoważnionymi instytucjami krajowymi i Unii Europejskiej w zakresie kontroli prawidłowej realizacji projektu;

3) Promowanie projektu zgodnie z wymogami LRPO oraz zgodnie z wymogami określonymi w wyżej wymienionym rozporządzeniu (WE) 1828/2006;

4) Nadzór nad przekazanymi środkami trwałymi i wyposażeniem, zakupionym w ramach projektu i przekazanym do użytkowania Partnerowi, na podstawie zawartych umów użyczenia pomiędzy Liderem a Partnerem.

5) Zapewnienie trwałości projektu w okresie 5 lat od jego zakończenia w zakresie dotyczącym Partnera pod rygorem odpowiedzialności odszkodowawczej określonej Porozumieniem oraz obowiązującymi przepisami.

4. Lider jest jedynym podmiotem upoważnionym do ponoszenia wydatków kwalifikowanych w ramach projektu.

5. Wszelkie decyzje dotyczące wydatkowania środków finansowych, a w szczególności dotyczące kwalifikowalności ponoszonych wydatków podejmuje Lider, przy czym Lider odpowiada za poprawność formalną i merytoryczną dokumentów.

6. Lider ponosi całkowitą odpowiedzialność za zarządzanie finansowe i rozliczenie projektu przed instytucją finansującą.

§ 4.

PŁATNOŚCI

1. Lider otrzyma dofinansowanie w formie zaliczki lub jako refundację poniesionych wydatków na podstawie wniosku o płatność.

2. W przypadku braku zaliczek, środki na realizację projektu będzie zapewniał Partner, proporcjonalnie do swojego udziału w projekcie.

3. Przekazywanie środków finansowych przez Partnera będzie dokonywane zgodnie z ustalonym harmonogramem finansowania.

4. Xxxxx zobowiązuje się do przekazania Partnerowi rozliczenia 100% otrzymanych wpłat wraz z raportem końcowym z realizacji projektu.

5. Wszystkie koszty niekwalifikowane dla części indywidualnej, zgodnie z wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków, związane z daną inwestycją wynikłe w trakcie realizacji projektu zostaną pokryte przez Partnera.

§ 5.

MONITORING I KONTROLA

1. Xxxxx i Partner zobowiązują się do rzetelnego realizowania przyjętych założeń, przyjmując jako zasadę działanie non-profit.

2. Xxxxx i Partner zobowiązują się przekazywać sobie wzajemnie wszelkie niezbędne informacje związane z realizacją projektu.

3. Lider odpowiedzialny jest za monitorowanie i kontrolę realizacji projektu.

§ 6.

REZYGNACJA I DOPUSZCZENIE DO UDZIAŁU W PROJEKCIE PARTNERA, ROZWIĄZANIE POROZUMIENIA

1. Lider może wypowiedzieć Porozumienie Partnerowi ze skutkiem natychmiastowym, w formie pisemnej, w przypadku, gdy Partner nie realizuje Projektu na warunkach określonych w Porozumieniu, umowie o dofinansowanie i obowiązującym prawie lub cel projektu nie może być zrealizowany.

2. W przypadku rozwiązania Porozumienia w trybie, o którym mowa w ust. 1, Partner zobowiązany jest do zwrotu wypłaconego dotychczas dofinansowania w terminie 30 dni od dnia rozwiązania Porozumienia, wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych.

3. W przypadku rozwiązania Porozumienia w trybie, o którym mowa w ust. 1, Partnerowi nie przysługuje odszkodowanie.

4. Dopuszczenie do projektu innej gminy, bądź powiatu, jest możliwe na jej pisemny wniosek pod warunkiem otrzymania jednomyślnej zgody Instytucji Pośredniczącej oraz wszystkich partnerów uczestniczących w projekcie.

5. Porozumienie wygasa w przypadku wykonania przez Xxxxxx wszelkich wynikających z niej zobowiązań.

6. Rozwiązanie Porozumienia może nastąpić w związku z wystąpieniem niezależnych od stron okoliczności uniemożliwiających dalsze wykonywanie zawartych postanowień.

7. Porozumienie wygasa w przypadku nie otrzymania dofinansowania na realizację Projektu ze środków LRPO 1.3.

§ 7.

ZAMÓWIENIA PUBLICZNE I ZAWIERANIE UMÓW

1. Xxxxx zobowiązuje się stosować ustawę z dnia 29.01.2004r. Xxxxx Xxxxxxxx Publicznych (Dz.U07.223.1665 ze zm.).

2. Xxxxx zobowiązuje się, na pisemne żądanie Partnera, do przesyłania Partnerowi przed zawarciem umowy z wykonawcą informacji o wyniku postępowania oraz udostępniania, na żądanie Partnera, opisów i dowodów stosowania procedur dotyczących udzielania zamówień oraz zasad postępowania członków komisji przetargowej.

3. Lider przechowuje, zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumentację związaną z przeprowadzonymi postępowaniami przetargowymi.

§ 8.

ROZWIĄZYWANIE SPORÓW

1. Spory związane z realizacją niniejszego porozumienia Lider i Partner będą się starali rozwiązywać polubownie.

2. Do czasu rozstrzygnięcia sporu stanowisko Lidera jest wiążące.

3. W przypadku braku porozumienia spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla siedziby Lidera.

§ 9.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Zmiana Porozumienia możliwa jest w formie pisemnej, aneksem pod rygorem nieważności za zgodą obydwu stron.

2. Ramowy harmonogram, ramowy zakres projektu przypadającego na Partnera oraz algorytm finansowania i wielkość wkładu własnego Partnera zawarte zostały w Załącznikach nr 1, 2 i 3 do niniejszego Porozumienia.

3. Załączniki stanowią integralną część Porozumienia.

4. Porozumienie sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron oraz 1 do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Lubuskiego.

……………………….. ……………………………

……………………….. …………………………… Lider Partner