Regulamin Wrocław Strefa Rękodzieła na Festiwalu Pasibrzucha

Regulamin Wrocław Strefa Rękodzieła na Festiwalu Pasibrzucha

30.06-02.07.2023

1. Postanowienia ogólne.

1.1. Przepisy tego regulaminu dotyczą Uczestników imprezy organizowanej przez Loud Production Sp. z o.o.i stanowią integralną część Formularza Zgłoszenia Udziału – Umowy.

2. Warunki udziału

2.1. Wystawca zobowiązuje się do zapoznania i stosowania wymogów niniejszego Regulaminu.

2.2. Podstawą udziału w Imprezie jest prawidłowo wypełniony Formularz Zgłoszeniowy stanowiący umowę udostępnienia powierzchni wystawienniczej (namiot 3x3 m z 4 ścianami) oraz uregulowanie całości kosztów eksploatacyjnych w terminie do 7 dni od złożenia formularza.

2.3. Termin przyjmowania zgłoszeń upływa 22 czerwca 2023 r. Po tym terminie zgłoszenia będą przyjmowane po uprzednim uzgodnieniu z Organizatorem.

2.4. Organizator zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy w przypadku niespełnienia przez Wystawcę warunków określonych w punktach niniejszego Regulaminu.

2.5 Wystawca ma możliwość zawarcia umowy współpracy z PayEye Sp. z o.o. dot. sposobu płatności w punkcie sprzedaży wystawcy ze zniżką -20%.

2.6 Organizator zastrzega sobie prawo do wyłączności sprzedaży napojów alkoholowych oraz bezalkoholowych.

3. Warunki i terminy płatności

3.1. Opłatę za koszty eksploatacyjne należy wpłacić na konto Organizatora, na podstawie wystawionej faktury proforma.

3.2.Całość kwoty zamówienia wraz z podatkiem VAT należy uiścić w ciągu 7 dni od daty zgłoszenia.

3.3. Dla zabezpieczenia należności za opłatę eksploatacyjną Organizatorowi przysługuje ustawowe prawo zastawu na rzeczach ruchomych Wystawcy wniesionych na teren Imprezy.

3.4. Faktury wystawiane są przez Organizatora w ciągu 7 dni od wpłynięcia na konto wpłaty. W razie potrzeby wystawiane będą faktury pro-forma.

4. VAT

4.1. Opłata eksploatacyjna podlegają podatkowi VAT 23%. Wszystkie podane w formularzach ceny są cenami netto.

5. Zmiany, rezygnację z uczestnictwa.

5.1. Wszelkie zmiany dotyczące uczestnictwa w Imprezie oraz rezygnacje należy składać w formie pisemnej w ciągu 3 dni od daty podpisania umowy. W przypadku przesłania rezygnacji Organizator potwierdzi jej otrzymanie drogą elektroniczną lub faksem w terminie 2 dni roboczych od daty wpływu rezygnacji.

5.2. W przypadku rezygnacji z udziału w Imprezie wystawca pokrywa pełne koszty udziału wynikające z podpisanej umowy.

6. Obowiązki Organizatora

Organizator zobowiązuje się:

6.1. Przygotować stoisko w wymiarze zamówionym przez Wystawcę (namiot o wymiarze 3x3 z czterema ścianami) wraz z przyłączem prądu jednofazowym 230V.

6.2. Ustawić stoiska zgodnie z zamówieniem i możliwościami Organizatora.

6.3. Zapewnić jednolitą oprawę plastyczną Imprezy.

6.4. Przekazać stoisko Wystawcy odpowiednio wcześniej w dniu imprezy tj. od godz. 10:00 30.06.2023.

6.5. Zapewnić ład i porządek podczas Imprezy.

7. Obowiązki Wystawcy

7.1. Wystawca jest zobowiązany do przebywania na stoisku w godzinach otwarcia Imprezy dla Zwiedzających tj.w 30.06.2023 w godzinach 15:00-21:00, 01.07.2023 w godzinach 10:00-21:00, 02.07.2023 w godzinach 10:00-19:00.

7.2. Po zakończeniu Imprezy tj. 02.07.2023 po godzinie 19:00 należy zdać stoisko.

7.3. Wystawca nie może promować na Imprezie towarów, których użytkowanie jest prawnie zakazane. W przypadku niedostosowania się do wymogów, Organizator zastrzega sobie prawo usunięcia Wystawcy z terenów targowych bez zwrotu poniesionych kosztów.

7.4. Zabrania się, bez zgody Organizatora, umieszczania materiałów reklamowych poza stoiskiem oraz rozpowszechniania materiałów reklamowych firm, które nie są uczestnikami Imprezy.

7.5. Podnajem stoiska przez Wystawcę innej osobie lub firmie nie jest możliwy.

7.6. Wystawca posiadający firmowe kanały Social Media jest zobowiązany do publikacji 1 postu z informacją o udziale w imprezie.

8. Stoisko

8.1. Zamówiona powierzchnia wystawiennicza przeznaczona jest wyłącznie dla Wystawcy.

8.2. Lokalizacja stoiska wynika z ustaleń dokonanych między Wystawcą a Organizatorem oraz warunków technicznych terenu Imprezy.

8.3. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany lokalizacji stoiska zamówionej przez Wystawcę.

8.4. Organizator dołoży wszelkich starań, aby odpowiednio wcześnie poinformować Wystawcę o dokonanych zmianach.

8.5. Na życzenie Wystawcy Organizator prześle plan rozmieszczenia stoisk.

8.6. W wypadku budowy stoiska z własnych materiałów, Wystawca musi posiadać niezbędne atesty przeciwpożarowe.

8.7. Naprawa uszkodzeń lub zmiana wystroju stoiska może być dokonana po zamknięciu imprezy i za zgodą Organizatora.

8.8. Organizator zastrzega sobie prawo umieszczania na terenie stoiska elementów ogólnej informacji i infrastruktury.

9. Transport

9.1. Transport, przeładunek i rozpakowanie, zmontowanie i zdemontowanie, zapakowanie i załadowanie eksponatów oraz innych materiałów na Imprezę jest wykonywane przez Wystawcę na jego koszt i ryzyko.Wszystkie powyższe czynności powinny być zaakceptowane przez Organizatora.

10. Ubezpieczenie i ochrona

10.1. Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za wypadki osób i uszkodzenia eksponatów przed, po i w czasie trwania Imprezy. Usilnie zaleca się Wystawcy zawarcie stosownego dla niego ubezpieczenia. Wystawca ubezpiecza eksponaty na swój koszt i ryzyko.

10.3. Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane działaniem siły wyższej.

10.4. Wystawca zobowiązany jest do natychmiastowego zgłoszenia Organizatorowi powstałej szkody.

10.5. Organizator zapewnia ochronę terenów wystawowych w godzinach: 30 minut po zakończeniu Imprezy do 30 minut przed rozpoczęciem Imprezy. Firma ochroniarska nie nadzoruje stoisk w godzinach otwarcia Imprezy i czasie ich urządzania oraz demontażu przez Wystawców.

11. Elektryczność i ochrona przeciwpożarowa

11.1. Prace elektryczno-instalacyjne wykonywane są wyłącznie przez służby Organizatora.

11.2. Na terenie Imprezy obowiązuje zakaz:

– palenia tytoniu i używania otwartego ognia poza wyznaczonymi miejscami,

– eksponowania urządzeń elektrycznych w odległości mniejszej niż 60 cm od materiałów

łatwopalnych i 30 cm od materiałów trudnopalnych oraz urządzeń odizolowanych od palnego podłoża,

– korzystania z uszkodzonej lub prowizorycznej instalacji elektrycznej,

– pozostawiania bez dozoru włączonych do sieci elektrycznej urządzeń przystosowanych do ciągłej eksploatacji,

– wnoszenia na tereny ekspozycyjne substancji chemicznych, pożarowo niebezpiecznych,

– zastawiania dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych oraz tarasowania przejść i wyjść ewakuacyjnych, używania sprzętu pożarniczego do innych celów.

12. Przepisy porządkowe

12.1. Eksponaty nie mogą być umieszczone w ciągach komunikacyjnych przylegających do stoiska, a pokazy nie mogą utrudniać lub uniemożliwiać bezpiecznego przemieszczania się Wystawców i publiczności.

12.2 Llikwidacja ekspozycji w dniu zakończenia Imprezy może rozpocząć się dopiero po jej zamknięciu dla zwiedzających (w przypadku Wrocław Stref Rękodzieła na Festiwalu Pasibrzucha tj. 02.07 o 19:00) i musi zakończyć się najpóźniej do 24:00.

13. Reklamacje i roszczenia

13.1. Reklamacje Wystawców powinny być zgłaszane pisemnie Organizatorowi:

– reklamacje dotyczące stanu technicznego i lokalizacji w momencie odbioru stoiska,

– pozostałe reklamacje w terminie 7 dni od zakończenia imprezy.

13.2. Po upływie ustalonego terminu żadne reklamacje nie będą uwzględniane.

13.3. Ustne porozumienie między uczestnikami imprezy a przedstawicielem Organizatora oraz wszelkie decyzje i oświadczenia wymagają niezwłocznego pisemnego potwierdzenia.

14. Postanowienia i uwagi końcowe

14.1. Formularz Zgłoszenia traktowany jest, jako umowa zawarta pomiędzy Organizatorem Imprezy a Wystawcą.

14.2. Przypadki nieuwzględnione w regulaminie będą rozstrzygane na podstawie przepisów Kodeksu Cywilnego – sąd właściwy dla siedziby Organizatora.

14.3. Organizator ma prawo przesunąć termin Imprezy lub je odwołać w przypadku zaistnienia okoliczności, które są od niego niezależne- bez ponoszenia konsekwencji finansowych