Zapytanie ofertowe

Warszawa, 23.08.2021 r.

Zapytanie ofertowe

dotyczące wykonania uszczelnienia dylatacji hali garażowej w obiekcie Golden Tulip Międzyzdroje Residence zarządzanego przez Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o.

I. ZAMAWIAJĄCY

Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o.

xx. Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxxxxx NIP: 522 24 82 605, REGON: 016046030, KRS: 0000047774

II. MIEJSCE ŚWIADCZENIA USŁUGI

Golden Tulip Międzyzdroje Residence xx. Xxxxx Xxxxxxxxxxx 00

00-000 Xxxxxxxxxxxx

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o. (dalej zwana „PHH”) poszukuje wykonawcy na przeprowadzenie prac :

• Wykonanie naprawy i uszczelnienie dylatacji sufitowej hali garażowej na odcinku około 35 mb materiałem Sikadur Combiflex lub równoważnym

• Wykonanie przepony na połączeniu podłoga / ściana na odcinku około 15mb materiałem Sika Mur Injection lub równoważnym

Dokładna ilość powinna być oszacowana przez oferenta na podstawie wizji lokalnej, zależnie od zastosowanej technologii.

III. TERMIN REALIZACJI

Planowany termin podpisania umowy –09.2021 r.

IV. WYMAGANIA FORMALNE, MERYTORYCZNE I HANDLOWE

1.  Dopuszczenie wykonawców do ubiegania się o udzielenie zamówienia:

O udzielenie Zamówienia wspólnego mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

• posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

• posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia wspólnego;

• znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia wspólnego;

• nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia wspólnego.

2. Za spełniających warunki udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawców, którzy:

• wykażą, że posiadają ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia

3. Z postępowania o udzielenie Zamówienia w szczególności wykluczy się Wykonawców którzy nie przedłożą:

• oświadczenie że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu oraz kopię złożonej do właściwego dla Wykonawcy Urzędu Skarbowego deklaracji VAT-R – zgłoszenie rejestracyjne w zakresie podatku od towarów i usług (jeżeli Wykonawca jest podmiotowo zwolniony z podatku VAT);

• oświadczenie że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne lub inny dokument potwierdzający, że Wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu.

4. Zamawiający powiadomi Wykonawcę o wykluczeniu z postępowania. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.

5. Odrzuceniu podlega oferta, która:

• nie spełnia wymagań określonych w niniejszym Zaproszeniu,

• zawiera błędy w obliczeniu ceny powodujące istotne zmiany w treści oferty,

• zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia,

• zawiera omyłki polegające na niezgodności z wymaganiami Zamawiającego, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, na których poprawienie Wykonawca, w terminie 3 dni od dnia otrzymania, nie wyraził zgody,

• została złożona przez Wykonawcę podlegającego wykluczeniu z udziału w postępowaniu

• jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów.

Zamawiający zawiadomi Wykonawcę, którego oferta została odrzucona.

6. W przypadku niedostarczenia przez Wykonawców dokumentów i oświadczeń potwierdzających spełnianie warunków udziału oraz niepodlegania wykluczeniu w postępowaniu, Zamawiający może wyznaczyć dodatkowy termin w celu ich uzupełnienia.

V. INFORMACJE O WYMAGANYCH OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH

Zamawiający wymaga złożenia następujących dokumentów:

1. wypełniony formularz ofertowy wraz z załącznikami stanowiący Załącznik nr 1 w formie excel do edycji oraz pdf- podpisany przez osobę upoważnioną skan

2. podpisany Załącznik nr 2 – Wzór umowy - podpisany przez osobę upoważnioną skan dokumentu z ew. uwagami do umowy , przy czym Zamawiający nie gwarantuje iż wszystkie uwagi zostaną zawarte w ostatecznej wersji umowy

3. zaakceptowane Ogólne Warunki Współpracy Polskiego Holdingu Hotelowego, którego wzór stanowi Załącznik nr 3.

4. Załącznik nr 4 – Klauzule informacyjne dot. dotyczące przetwarzania danych osobowych Wykonawcy i Personelu Wykonawcy będącego osobą fizyczną (RODO) – PHH - podpisany przez osobę upoważnioną skan dokumentu

5. dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia,

6. pełnomocnictwo – jeżeli ofertę podpisują inne osoby niż wskazane w dokumencie rejestrowym do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo (oryginał lub kopię poświadczoną notarialnie lub kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę);

7. oświadczenie o niezaleganiu z opłatami podatków CIT, VAT i ZUS,

8. oświadczenie, iż w czasie trwania umowy, podmiot nieprzerwanie będzie rejestrowany w rejestrze „Biała Lista Podatników”;

9. Załącznik nr 6 podpisany protokół z wizji lokalnej.

VI KRYTERIA OCENY OFERT:

1. Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, który otrzyma najwyższą liczbę punktów przyznanych zgodnie z poniższymi kryteriami:

Cena - 80%

Okres udzielonej gwarancji - 20%

2. Zamawiający po dokonaniu oceny ofert pod kątem formalno-prawnym dopuszcza przeprowadzenie negocjacji handlowych i prawnych z wybranymi Oferentami, którzy odbędą wizję lokalną i przystąpią do postępowania.

VII ZASADY SKŁADANIA OFERT

1. Oferta musi być sporządzona zgodnie z wymogami określonymi w niniejszym Zaproszeniu do składania ofert.

2. Oferent zobowiązany jest do odbycia wizji lokalnej przed złożeniem oferty. Wzór protokołu stanowi zał. nr 6 do zapytania. Wizje lokalne odbyte we wcześniejszym terminie uważa się za ważne.

3. Osoba kontaktowa w sprawie wykonania wizji lokalnej:

Xxx Xxxxxxxxxxx, e-mail: xxx.xxxxxxxxxxx@xxx.xx, tel.: 000 000 000

4. Ofertę składa się pod rygorem nieważności w formie pisemnej.

5. Oferta musi zostać sporządzona w języku polskim. Zaleca się ponumerowanie stron oferty.

6. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę, wypełniając odpowiednio formularz oferty. Złożenie większej liczby ofert lub oferty zawierającej rozwiązania alternatywne lub oferty wariantowej, spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez danego Wykonawcę.

7. Poprawki lub zmiany (również przy użyciu korektora) w ofercie, muszą być parafowane własnoręcznie przez osobę(-y) podpisującą(-e) ofertę.

8. Oferta oraz oświadczenia złożone w postępowaniu winny być podpisane własnoręcznie przez umocowanego/ych prawnie przedstawiciela/i wykonawcy, upoważnionego/ych do podejmowania zobowiązań w jego imieniu, zgodnie z wpisem o reprezentacji w stosownym dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym lub z udzielonym pełnomocnictwem.

9. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może w każdym czasie, przed upływem terminu składania ofert, zmienić treść Zaproszenia do składania ofert. Dokonaną zmianę Zamawiający przekaże niezwłocznie wszystkim Wykonawcom zaproszonym do składania ofert. W przypadku,

gdy zmiana treści Zaproszenia do składania ofert będzie istotna, Zamawiający może przedłużyć termin składania ofert.

10. Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. W przypadku zmiany lub wycofania oferty należy ją opisać odpowiednio adnotacją: Oferta zmieniona albo Oferta wycofana.

VIII TERMIN SKŁADANIA OFERTY

1. Składanie ofert nastąpi do dnia – 31.08.2021r. do godziny 14.00 za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: xxxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xx .

2.Otwarcie ofert nie jest jawne.

IX UWAGI DODATKOWE

1. Zamawiający, w uzasadnionych przypadkach, w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert może zmienić treść Zapytania ofertowego oraz przedłużyć termin składania ofert. W przypadku dokonania takich zmian, Zamawiający niezwłocznie poinformuje Wykonawców, którzy biorą udział w postępowaniu. Każda zmiana staje się wiążąca od chwili przekazania informacji o jej dokonaniu.

2. Zamawiający po dokonaniu oceny ofert pod kątem formalno-prawnym dopuszcza przeprowadzenie negocjacji handlowych i prawnych :

a) negocjacje mogą być przeprowadzone z Wykonawcami, którzy nie podlegają wykluczeniu lub których oferty nie zostały odrzucone,

b) negocjacje mogą być przeprowadzone ze wszystkimi Wykonawcami, którzy złożyli oferty w postępowaniu z zastrzeżeniem pkt a) lub z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę (lub jedyną ofertę),

c) o terminie i formie prowadzonych negocjacji Wykonawca zostanie powiadomiony przez Zamawiającego poprzez przekazanie zaproszenia do negocjacji,

d) negocjacje mogą zostać przeprowadzone w jednej lub kilku rundach negocjacyjnych,

e) oferta złożona w trakcie negocjacji nie może być mniej korzystna dla Zamawiającego niż oferta złożona w postępowaniu,

Zaproszenie do negocjacji nie oznacza wyboru oferty przez Zamawiającego.

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia procedury bez udzielenia zamówienia na każdym jej etapie bez podania przyczyny, a Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia.

4. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

5. W kwestiach nieuregulowanych w niniejszym Zaproszeniu stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego.

6. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zaproszenia. Udzielone przez Xxxxxxxxxxxxx Wyjaśnienia są wiążące dla Wykonawców.

7. Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 60 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

8. Zapisy o ochronie danych osobowych stanowią załącznik nr 9 do niniejszego zapytania ofertowego.

9. Wykonawca, składając ofertę akceptuje treść umowy, która jest załącznikiem do niniejszego zapytania. Wszystkie ewentualne uwagi do umowy mogą być zgłaszane w trybie zadawania pytań do zamawiającego jednak nie muszą być uwzględnione przez zamawiającego w ostatecznej treści umowy.

10.Zamawiający będzie miał obowiązek udzielenia wyjaśnień do treści Zapytania ofertowego jak również zapisów umownych, jeżeli prośba o udzielenie wyjaśnień wpłynie do dnia 26.08.2021r. na adres xxxxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xx

11.Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekazuje do wiadomości wszystkich Wykonawców, którzy biorą udział w postępowaniu, bez wskazania autora pytania.

12.Pytania i odpowiedzi dot. Zapytania przekazane telefonicznie lub ustnie będą nieskuteczne, tj. Zamawiający nie jest zobowiązany do udzielenia odpowiedzi, a udzielone odpowiedzi nie są wiążące.

13.Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert; 14.Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

15.W toku badania i oceny ofert Xxxxxxxxxxx może prosić Oferentów o dalsze informacje odnośnie treści złożonych ofert.

16.Informacje zawarte w niniejszym dokumencie są poufnymi danymi PHH i zostały podane wyłącznie w celu uzyskania odpowiedzi na zapytanie ofertowe.

17.Dokument oraz wszystkie jego kopie są własnością PHH. Zawartość ma charakter poufny i nie może być ujawniony osobom trzecim bez wcześniejszej zgody PHH.

18.Platforma zakupowa służy wyłącznie do publikacji niniejszego zapytania ofertowego.

VII. ZAŁĄCZNIKI

• Załącznik nr 1 – Formularz oferty

• Załącznik nr 2 – Wzór umowy

• Załącznik nr 3 – Ogólne Warunki Współpracy PHH

• Załącznik nr 4 - Spełnienie obowiązku informacyjnego RODO

• Załącznik nr 5 – Formularz do zadawania pytań do dokumentacji przetargowej

• Załącznik nr 6 – Protokół z odbycia wizji lokalnej

Xxxxxx Xxxxxxxxx Specjalista ds. Zakupów