Wyjaśnienie oraz modyfikacja treści ogłoszenia o zamówieniu

Łódź, dnia 15.04.2019 r. Postępowanie nr: DZS.271.1.2019

Wyjaśnienie oraz modyfikacja treści ogłoszenia o zamówieniu

W toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na usługę społeczną obejmującą świadczenie usług ochrony osób i mienia w obiektach Muzeum Archeologicznego i Etnograficznego w Łodzi w dniach 11-12.04.2019 r. do Zamawiającego zostały skierowane zapytania następującej treści:

1. „Czy Zamawiający potwierdza, że w żaden sposób nie będzie weryfikował informacji podanych przez wykonawców w wykazie osób?

Zamawiający sam zapisał, że „Punkty zostaną przyznane na podstawie informacji zawartych w <<wykazie osób oddelegowanych do realizacji zamówienia>> – załącznik 7 do ogłoszenia, który zostanie załączony do oferty”.

Zatem wystarczającym będzie oświadczenie wykonawcy w tym zakresie. Jednocześnie Zamawiający ani wykonawcy nie będą mieć żadnych narzędzi weryfikacji prawdziwości złożonego oświadczenia.

Może mieć to kardynalne znaczenie dla rozstrzygnięcia postępowania, gdyż Zamawiający będzie przyznawał punkty w tym kryterium proporcjonalnie do najwyższego zaoferowanego doświadczenia.”

Odpowiedź:

Zamawiający wyjaśnia, iż zgodnie z pkt. 13.3. lit. B. Ogłoszenia punkty w kryterium „doświadczenie kierownika ochrony” zostaną przyznane jedynie w oparciu o oświadczenie Wykonawcy złożone w tym zakresie w „wykazie osób oddelegowanych do realizacji zamówienia” – załącznik nr 7 do ogłoszenia, który zostanie przekazany Zamawiającemu wraz z ofertą.

Zamawiający informuje jednocześnie, iż na podstawie pkt. 5.1. Ogłoszenia zastosowanie w toku postępowania mają przesłanki wykluczenia Wykonawcy określone w art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. 2018 poz. 1986, z późn. zm.) (dalej: „Ustawa PZP”), w szczególności również pkt. 17 wskazanego przepisu stanowiący, iż z postępowania wyklucza się „wykonawcę, który w wyniku lekkomyślności lub niedbalstwa przedstawił informacje wprowadzające w błąd zamawiającego, mogące mieć istotny wpływ na decyzje podejmowane przez zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia”.

Wykonawca musi być również świadomy odpowiedzialności karnej określonej w następujących przepisach ustawy z dnia 6.06.1997 r. Kodeks karny (t.j. Dz. u. 2018 poz. 1600, ze zm.) (dalej: „KK”):

• Art. 305 KK: „§1. Kto, w celu osiągnięcia korzyści majątkowej, udaremnia lub utrudnia przetarg publiczny albo wchodzi w porozumienie z inną osobą działając na szkodę właściciela mienia albo osoby lub instytucji, na rzecz której przetarg jest dokonywany, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

§2. Tej samej karze podlega, kto w związku z publicznym przetargiem rozpowszechnia informacje lub przemilcza istotne okoliczności mające znaczenie dla zawarcia umowy będącej przedmiotem przetargu albo wchodzi w porozumienie z inną osobą, działając na szkodę właściciela mienia albo osoby lub instytucji, na rzecz której przetarg jest dokonywany.”

• Art. 297 KK: „§1. Kto, w celu uzyskania dla siebie lub kogo innego, od banku lub jednostki organizacyjnej prowadzącej podobną działalność gospodarczą na podstawie ustawy albo od organu lub instytucji dysponujących środkami publicznymi – kredytu, pożyczki pieniężnej, poręczenia, gwarancji, akredytywy, dotacji, subwencji, potwierdzenia przez bank zobowiązania wynikającego

z poręczenia lub z gwarancji lub podobnego świadczenia pieniężnego na określony cel gospodarczy, instrumentu płatniczego lub zamówienia publicznego, przedkłada podrobiony, przerobiony, poświadczający nieprawdę albo nierzetelny dokument albo nierzetelne, pisemne oświadczenie dotyczące okoliczności o istotnym znaczeniu dla uzyskania wymienionego wsparcia finansowego, instrumentu płatniczego lub zamówienia, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.”

2. „Czy Zamawiający dopuszcza wliczenie w okres doświadczenia „na stanowisku w ramach którego nadzorował wykonywanie usług ochrony osób i mienia przez podlegających mu pracowników” również okresu pracy w organach zapewnienia porządku publicznego, np. Policji?”

Odpowiedź:

Zamawiający wyjaśnia, iż dopuszcza posłużenie się jedynie doświadczeniem osoby oddelegowanej do realizacji zamówienia na stanowisku w ramach którego nadzorowała wykonywanie usług ochrony osób i mienia przez podlegających jej pracowników. Tym samym nie jest dopuszczalne wliczenie w okres wskazanego doświadczenia również okresu pracy w organach zapewnienia porządku publicznego, np. Policji.

3. „Zgodnie z pkt 15.4.1 SIWZ, przed podpisaniem umowy wykonawca musi przedstawić Zamawiającemu x.xx. oryginał aktualnej polisy ubezpieczenia OC. Czy Zamawiający dopuszcza przedstawienie zamiast oryginału tegoż dokumentu kopii notarialnie poświadczonej?”

Odpowiedź:

Zamawiający działając na podstawie pkt. 7.8. Ogłoszenia, zmienia treść pkt. 15.4.1. Ogłoszenia nadając mu nowe, następujące brzmienie:

„przedstawić Zamawiającemu do wglądu oryginał lub notarialnie poświadczoną kopię aktualnej polisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności, obejmującej także usługi stanowiące przedmiot umowy na sumę gwarancyjną zgodną z kwotą stanowiącą minimalne wymaganie Zamawiającego w warunku udziału w postępowaniu, określonej w pkt. 5.1.3. ogłoszenia, odpowiedniej dla części na którą Wykonawca składa ofertę oraz przekazać kopię oryginału aktualnej polisy ubezpieczenia OC, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.”

4. „Zgodnie z §4 ust. 10 wzoru umowy, „W przypadku gdy umowa ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedstawiona Zamawiającemu przed podpisaniem umowy wygasa przed końcem realizacji umowy, Wykonawca nie później niż 30 dni przed datą wygaśnięcia ubezpieczenia zobowiązany jest do przedstawienia dowodu na kontynuację ubezpieczenia.”

Ponadto, zgodnie z §4 ust. 11 wzoru umowy, „W przypadku nie przedstawienia dowodu na kontynuację ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w terminie określonym w ust. 10 powyżej, Zamawiający jest uprawniony do zawarcia stosownej umowy ubezpieczenia na koszt Wykonawcy. Zawarcie przez Zamawiającego umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej na koszt Wykonawcy nie wyłącza prawa do naliczenia kary umownej określonej w §8 ust 1 lit h) umowy”, tj. za każdy dzień opóźnienia w dostarczeniu polisy w wysokości 0,1% łącznej wartości umowy.

Uprzejmie zwracam uwagę, że termin 30 dni jest terminem nierealnym w praktyce ubezpieczeniowej. Wykonawca musi wystąpić wówczas do ubezpieczycieli z zapytaniem o oferty ubezpieczenia około 2 miesiące przed wygaśnięciem ciągle ważnej polisy, co może budzić ich wątpliwości co do rzetelności ubezpieczającego (wykonawcy) – w szczególności w związku z wysoką sumą gwarancyjną wymaganą w niniejszym postępowaniu. W ten sposób można przykładowo dezinformować potencjalnego ubezpieczyciela o skali szkodowości.

Zamawiający przewidział drakońskie kary za niedochowanie terminu, które same w sobie są odpowiednim gwarantem dopilnowania kwestii ubezpieczenia przez wykonawcę.

Proszę o skrócenie terminu, o którym mowa w §4 ust. 10 wzoru umowy do 5 dni.”

Odpowiedź:

Zamawiający działając na podstawie pkt. 7.8. Ogłoszenia, zmienia treść § 4 ust. 10 załącznika nr 9 do Ogłoszenia - Istotne postanowienia umowy - nadając mu nowe, następujące brzmienie:

„W przypadku gdy umowa ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedstawiona Zamawiającemu przed podpisaniem umowy wygasa przed końcem realizacji umowy, Wykonawca nie później niż 7 dni przed datą wygaśnięcia ubezpieczenia zobowiązany jest do przedstawienia dowodu na kontynuację ubezpieczenia.”

5. „Czy Zamawiający potwierdza, że wykonawca ponosi odpowiedzialność wyłącznie za zawinione nienależyte wykonanie lub zawinione niewykonanie zamówienia?”

Odpowiedź:

Zamawiający wyjaśnia, że wykonawca ponosi odpowiedzialność na zasadzie winy (umyślnej i nieumyślnej) za szkody wyrządzone Zamawiającemu (w mieniu i osobie) i szkody wyrządzone osobom w ramach odpowiedzialności kontraktowej i deliktowej. Odpowiedzialność z tytułu kar umownych dotyczy także niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, które nie zostały zawinione przez wykonawcę.

6. „Czy Zamawiający potwierdza, że zbiory muzealne są ubezpieczone niezależnie od ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej wykonawcy usługi ochrony osób i mienia?”

Odpowiedź:

Zbiory muzealne są objęte ubezpieczeniem na zasadach ogólnych w ramach ogólnej polisy ubezpieczeniowej Muzeum. Ubezpieczenie to nie wyłącza odpowiedzialności wykonawcy umowy w razie szkody w mieniu spowodowanej niewykonaniem lub niewłaściwym wykonaniem umowy.

7. „Proszę o wydłużenie dopuszczalnego czasu przybycia patrolu interwencyjnego do 15 minut w dzień i nocy. Uprzejmie zwracam uwagę, że patrole interwencyjne nie są pojazdami uprzywilejowanymi i obowiązują je te same zasady ruchu drogowego jak każdy inny pojazd. Czasy wskazane w OPZ są nierealne, w szczególności w realiach tak dużego miasta jak Łódź.”

Odpowiedź:

Zamawiający odmawia wprowadzenia sugerowanej zmiany.

8. „Proszę o obniżenie wysokości kar umownych z uwagi na poniższe uwarunkowania:

- wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 31.07.2015 r. (sygn. akt KIO/1519/15): „zważyć bowiem należy, że kara umowna (odszkodowanie umowne) ze swojej istoty ma charakter wyłącznie odszkodowawczy i kompensacyjny, a nie zaś prewencyjny. Ustalenie przez Zamawiającego zbyt wygórowanych kar umownych dla wykonawców stanowi zatem bezspornie rażące naruszenie prawa w zakresie równości stron, co w konsekwencji prowadzi do sprzeczności celu takiej umowy z zasadami współżycia społecznego i skutkować winno bezwzględną nieważnością czynności prawnej na podstawie przepisu art. 3531 kodeksu cywilnego w związku z art. 58 §1 kodeksu cywilnego;

- wyrok Sądu Najwyższego z 29.11.2013 (sygn. akt I CSK 124/13): „kara umowna nie może być instrumentem służącym wzbogaceniu wierzyciela, a zatem przyznającym mu korzyść majątkową w istotny sposób przekraczającą wysokość poniesionej przez wierzyciela szkody. Celem miarkowania kary umownej jest natomiast ochrona równowagi interesów stron i zapobieżenie

nadmiernemu obciążeniu dłużnika oraz niesłusznemu wzbogaceniu wierzyciela”. Z uwagi na powyższe, proszę o obniżenie wysokości kar umownych o 50%.”

Odpowiedź:

Zamawiający wyjaśnia, iż ze względu na zapisy § 8 ust. 2 załącznika nr 9 do Ogłoszenia - Istotne postanowienia - odmawia wprowadzenia sugerowanych zmian.

Jednocześnie Zamawiający działając na podstawie pkt. 7.8. Ogłoszenia, zmienia treść § 8 ust. 1 lit. j) załącznika nr 9 do Ogłoszenia - Istotne postanowienia umowy - nadając mu nowe, następujące brzmienie:

„w wysokości 200,00 zł za każdą minutę późniejszego przybycia Grupy Interwencyjnej niż czas określony w §3 ust. 6 umowy.”

9. „Czy Zamawiający wyraża zgodę na zawarcie umowy dot. wzajemnego powierzenia przetwarzania danych osobowych. Umowa chroni interesy zarówno Zamawiającego jaki i Wykonawcy, w związku z obowiązującymi przepisami RODO. Wzór w załączeniu.”

Odpowiedź:

Zamawiający wyjaśnia, że przewiduje zawarcie dodatkowej umowy dot. wzajemnego powierzenia przetwarzania danych osobowych – wg własnego wzoru - z jednoczesnym określeniem na kim spoczywają obowiązki informacyjne.

10. „Czy w przypadku zadeklarowania przez pracownika ochrony pracy powyżej pełnego etatu, Zamawiający oprócz wymogu umowy o pracę w pełnym wymiarze godzin, pozostawia w gestii Wykonawcy formę zatrudnienia w dodatkowym wymiarze roboczogodzin dla tego samego pracownika?”

Odpowiedź:

Patrz odpowiedź na pytanie nr 1 oraz nr 18 wyjaśnień Zamawiającego zamieszczonych na stronie internetowej w dniu 11.04.2019 r.

11. „Wnoszę o wykreślenie z par.2 ust.3 pkt b Umowy zapisu o przedstawianiu kopii umów o pracę, ze względu na obowiązujące przepisy RODO. Wystarczającym dla Zamawiającego winno być oświadczenie wykonawcy o zatrudnieniu pracowników na umowę o pracę.”

Odpowiedź:

Zamawiający odmawia wprowadzenia sugerowanej modyfikacji.

12. „Wnoszę o wprowadzenie do par.8 Umowy, zapisu: ,,Zamawiający jest zobowiązany do wyznaczenia pisemnie dodatkowego terminu do zaprzestania naruszeń określonych powyżej. Dopiero po jego bezskutecznym upływie ma prawo obciążenia Wykonawcy karą umowną’’

Odpowiedź:

Zamawiający odmawia wprowadzenia sugerowanej modyfikacji.

13. „Wnoszę o modyfikację par.8 ust. 1 Umowy, w zakresie: ,, (…) – w wysokości 15% 10%(…) , wyliczonego proporcjonalnie do niezrealizowanej części przedmiotu umowy’’

Odpowiedź:

Zamawiający wyjaśnia, iż ze względu na zapisy § 8 ust. 2 załącznika nr 9 do Ogłoszenia - Istotne postanowienia - odmawia wprowadzenia sugerowanych zmian.

14. „Wnoszę o obniżenie kar umownych w par.8 ust. 1 ppkt: b )2,5% na 1% wartości brutto (…) powstałych z winy Wykonawcy.”

Odpowiedź:

Zamawiający wyjaśnia, iż ze względu na zapisy § 8 ust. 2 załącznika nr 9 do Ogłoszenia - Istotne postanowienia - odmawia wprowadzenia sugerowanych zmian.

15. „Wnoszę o modyfikację par 8 ust 1 ppkt :

c) (…) 1000,00 zł na 300 zł za każdy stwierdzony i zgłoszony przez Zamawiającego Wykonawcy przypadek zawinionego niewykonywania lub zawinionego nienależytego wykonywania obowiązków Wykonawcy określonych w umowie bądź w załączniku nr 1 do umowy, w przypadku gdy zawonione niewykonywanie lub zawinione nienależyte wykonywanie zamówienia nie zakończy się rozwiązaniem umowy przez Zamawiającego.

d) 1200,00 zł na 500 zł za każdy stwierdzony i zgłoszony przez Zamawiającego Wykonawcy przypadek

e) 2000,00 zł na 100 zł

g) 50,00 zł za każdy stwierdzony przypadek zawinionego nienależytego prowadzenia przez Wykonawcę „Dziennika zmiany”.

h) za każdy dzień powstałego z winy Wykonawcy opóźnienia w dostarczeniu polis ubezpieczeniowych zgodnie z § 4 ust. 10 niniejszej umowy lub nie uzupełnienia sumy ubezpieczenia zgodnie z § 4 ust. 12 niniejszej umowy w wysokości 0,1% na 00,1% wynagrodzenia brutto opisanego w § 6 ust. 1 umowy.

j) w wysokości 200,00 zł z 30,00 zł a każdą minutę późniejszego przybycia Grupy Interwencyjnej od zgłoszenia lub wygenerowania informacji w systemie alarmowym niż czas określony w §3 ust. 6 umowy.(…)”

Odpowiedź:

Zamawiający wyjaśnia, iż ze względu na zapisy § 8 ust. 2 załącznika nr 9 do Ogłoszenia - Istotne postanowienia - odmawia wprowadzenia sugerowanych zmian.

16. „Wnoszę o wykreślenie par 8 pkt nr 4 Umowy.”

Odpowiedź:

Zamawiający odmawia wprowadzenia sugerowanej modyfikacji.

17. „W związku z określonym terminem zakończenia realizacji usługi obejmującym kilka miesięcy 2020 roku, wnoszę o wprowadzenia do umowy klauzuli waloryzacyjnej za ten okres. Wykonawca biorąc pod uwagę zakres zmian jakie w ostatnich 2 latach następują w związku ze zmianą wynagrodzeń, wykonawca składając ofertę nie jest w stanie przewidzieć jakie zmiany od stycznia 2020 roku w zakresie płac nastąpią. Wniosek o wprowadzenie klauzuli do umowy jest o tyle istotny (mimo, że umowa jest zawierana na okres 12 miesięcy), iż oferta jest składana w marcu, gdzie wykonawca nie ma żadnych wytycznych, przepisów, informacji w zakresie zmiany wynagrodzeń przewidzianych na rok 2020.”

Odpowiedź:

Zamawiający odmawia wprowadzenia sugerowanej modyfikacji.

18. „Wnoszę o wprowadzenie do par.7 Umowy, zapisu: ,,Wykonawca ma prawo rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku zalegania Zamawiającego z zapłatą umówionego wynagrodzenia.”

Odpowiedź:

Zamawiający odmawia wprowadzenia sugerowanej modyfikacji.

19. „Czy Zamawiający dopuszcza do realizacji usługi osoby z orzeczonym stopniem niepełnosprawności?”

Odpowiedź:

Zamawiający wyjaśnia, że w załącznikach 10-10b do Ogłoszenia stawia wymóg sprawności fizycznej osób realizujących w imieniu Wykonawcy zamówienie, pozwalającej na niezakłócone i właściwe realizowanie zamówienia. Zamawiający nie jest podmiotem, który ma oceniać jaki stopień niepełnosprawności nie ma wpływu na sprawność fizyczną.

20. „Proszę o określenie terminu obowiązywania tajemnicy (po zakończeniu umowy) o której mowa w par.11 ust. 2 Umowy.”

Odpowiedź:

Zamawiający wyjaśnia, że nie określa terminu trwania tajemnicy, jest to czas nieokreślony.

21. „Wnoszę o zawarcie w par 7 Umowy, klauzuli, która umożliwi obu stronom rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem tj.: ,,każda ze stron ma prawo wypowiedzieć umowę z zachowaniem 3 miesięcznego okresu wypowiedzenia.”

Odpowiedź:

Zamawiający wyjaśnia, że ze względu na zapisy § 7 ust. 1 załącznika nr 9 do Ogłoszenia - Istotne postanowienia - odmawia wprowadzenia sugerowanych zmian.

22. „Czy na sumę gwarancyjną ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej może składać się podstawowa polisa OC oraz polisa nadwyżkowa?, tak aby cała suma gwarancyjna wynosiła wymagane 20 000 000 milionów złotych? (w przypadku uczestnictwa Wykonawcy we wszystkich częściach zamówienia).”

Odpowiedź:

Zamawiający wyjaśnia, że dopuszczalne jest wykorzystanie polisy OC podstawowej wraz z polisą OC nadwyżkową pod warunkiem, że obie polisy OC obejmują odpowiedzialność deliktową i kontraktową Wykonawcy w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na co najmniej odpowiednią, wymaganą zapisami pkt. 5.1.3. Ogłoszenia sumę gwarancyjną.

23. „Wnoszę o wyrażenie zgody na złożenie oświadczenia – załącznika nr 5 do SIWZ, jako skutecznego w formie faksu lub w formie e-maila w terminie wskazanym w art.24 ust.5 pkt.11 – tj.

3 dni. Oświadczenie złożone w formie faksu lub e-maila zostanie również wysłane w formie pisemnej – pocztą polecony. (…)’

Odpowiedź:

Zamawiający wyjaśnia, że dopuszcza przekazanie oświadczenia o którym mowa w pkt. 6.6. Ogłoszenia drogą elektroniczną (xxxxxx@xxxx.xxxx.xx) w terminie 3 dni od dnia zamieszczenia na stronie internetowej informacji z otwarcia ofert, pod warunkiem złożenia go następnie w formie pisemnej w siedzibie Zamawiającego.

Zamawiający informuje jednocześnie, iż działając na podstawie pkt. 7.8. Ogłoszenia zmienia termin składania i otwarcia ofert:

Aktualny termin składania ofert: 23.04.2019 r., do godziny 12:00, Aktualny termin otwarcia ofert: 23.04.2019 r., godzina 12:15.

Miejsce składania i otwarcia ofert nie ulega zmianie.

Wyjaśnienia oraz zmiany treści Ogłoszenia są wiążące dla wszystkich Wykonawców i należy je uwzględnić podczas przygotowywania ofert.

Załącznik do pisma z dnia 15.04.2019 r. Postępowanie nr: DZS.271.1.2019

Wzajemna umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych – wzór zaproponowany przez wykonawcę w ramach pytania nr 9

zawarta dnia         pomiędzy: (zwana dalej „Umową”)

                     (*dane podmiotu który umowę zawiera)

zwany w dalszej części umowy „Zleceniodawca”

reprezentowana przez:

oraz

(*dane podmiotu który umowę zawiera)

zwany w dalszej części umowy „Wykonawca”

reprezentowana przez:

zwani w dalszej części umowy „Administratorami danych” lub „Podmiotami przetwarzającymi”

§ 1

Powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. Administratorzy danych powierzają Podmiotom przetwarzającym, w trybie art. 28 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (zwanego w dalszej części

„Rozporządzeniem”) dane osobowe do przetwarzania, na zasadach i w celu określonym w Umowie.

2. Podmioty przetwarzające zobowiązują się przetwarzać powierzone im w formie pisemnej i elektronicznej dane osobowe zgodnie z Umową, Rozporządzeniem oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.

3. Podmioty przetwarzające oświadczają, iż stosują środki bezpieczeństwa spełniające wymogi Rozporządzenia.

§2

Zakres i cel przetwarzania danych przez Wykonawcę

1. Wykonawca będzie przetwarzał, powierzone na podstawie umowy dane zwykłe w postaci wizerunku, imion i nazwisk, adresu zamieszkania, numeru dowodu, numeru PESEL, tablic rejestracyjnych, obejmujących pracowników, klientów, dostawców lub innych osób współpracujących z Wykonawcą.

2. Powierzone przez Zleceniodawcę dane osobowe będą przetwarzane przez Wykonawcę wyłącznie w celu realizacji umowy z dnia ………………..… nr („Umowa

na realizację usług”)

§3

Zakres i cel przetwarzania danych przez Zleceniodawcę

1. Zleceniodawca będzie przetwarzał, powierzone na podstawie umowy dane zwykłe w postaci wizerunku, imion i nazwisk, adresu zamieszkania, numeru dowodu, numeru PESEL, tablic rejestracyjnych, obejmujących pracowników, klientów, dostawców lub innych osób współpracujących z Wykonawcą.

3. Powierzone przez Wykonawcę dane osobowe będą przetwarzane przez Wykonawcę wyłącznie w celu realizacji Umowy na realizację usług.

§4

Sposób wykonania Umowy w zakresie przetwarzania danych osobowych

1. Podmioty przetwarzające zobowiązują się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związemu z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 Rozporządzenia.

2. Podmioty przetwarzające zobowiązują się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych.

3. Podmioty przetwarzające zobowiązują się do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji Umowy.

4. Podmioty przetwarzające zobowiązują się zapewnić zachowanie w tajemnicy, (o której mowa w art. 28 ust 3 pkt b Rozporządzenia) przetwarzanych danych przez osoby, które upoważnią do przetwarzania danych osobowych w celu realizacji niniejszej umowy, zarówno w trakcie zatrudnienia ich w Podmiocie przetwarzającym, jak i po jego ustaniu.

5. Podmioty przetwarzające po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem usuwają/zwracają Administratorom danych wszelkie dane osobowe (należy wybrać czy podmiot przetwarzający ma usunąć czy zwrócić dane) oraz usuwają wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych.

6. W miarę możliwości Podmioty przetwarzające pomagają Administratorom danych w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32-36 Rozporządzenia.

§5

Prawo kontroli

1. Administratorzy danych zgodnie z art. 28 ust. 3 pkt h) Rozporządzenia mają prawo kontroli, czy środki zastosowane przez Podmioty przetwarzające przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu powierzonych danych osobowych spełniają postanowienia Umowy.

2. Podmioty przetwarzające udostępniają Administratorom danych wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 Rozporządzenia.

§6

Podpowierzenie

1. Podmioty przetwarzające mogą powierzyć dane osobowe objęte Umową do dalszego przetwarzania podwykonawcom jedynie w celu wykonania umowy po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Administratorów danych.

2. Przekazanie powierzonych danych do państwa trzeciego może nastąpić jedynie na pisemne polecenie Administratora danych chyba, że obowiązek taki nakłada na Podmiot przetwarzający prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Podmiot przetwarzający. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Podmiot przetwarzający informuje Administratora danych o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.

3. Podwykonawcy, o którym mowa w §6 ust. 1 Umowy winni spełniać te same gwarancje i obowiązki jakie zostały nałożone na Podmioty przetwarzające w Umowie.

4. Podmioty przetwarzające ponoszą pełną odpowiedzialność wobec Administratorów danych za niewywiązanie się ze spoczywających na podwykonawcy obowiązków ochrony danych.

§7

Odpowiedzialność Podmiotów przetwarzających

Podmioty przetwarzające są odpowiedzialne za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią Umowy, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym.

§8

Czas obowiązywania Umowy

Umowa została zawarta na czas realizacji Umowy na realizację usług.

§9

Zasady zachowania poufności

1. Podmioty przetwarzające zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Administratorów danych i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej („Dane Poufne”).

2. Podmioty przetwarzające oświadczają, że w związku z zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy Danych Poufnych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Administratorów danych w innym celu niż wykonanie Umowy, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub Umowy.

3. Podmioty przetwarzające zobowiązują się do dołożenia wszelkich starań w celu zapewnienia, aby środki łączności wykorzystywane do odbioru, przekazywania oraz przechowywania danych poufnych gwarantowały zabezpieczenie Danych Poufnych w tym w szczególności danych osobowych powierzonych do przetwarzania, przed dostępem osób trzecich nieupoważnionych do zapoznania się z ich treścią.

§10

Postanowienia końcowe

1. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach dla każdej ze Stron.

2. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie będą miały przepisy Kodeksu cywilnego oraz Rozporządzenia.

Zleceniodawca Wykonawca

*należy uzupełnić odpowiednio.