Umowa nr
Umowa nr
zawarta w dniu r. pomiędzy:
Narodowym Centrum Nauki z siedzibą w Krakowie (30-312) przy xx. Xxxxxxxxxxxxx 00, NIP: 000-000-00-00, REGON: 121361537,
zwanym dalej: „Zamawiającym”, reprezentowanym w tej czynności przez:
… a
…
zwanym dalej: „Wykonawcą”, reprezentowanym w tej czynności przez:
…
zwanymi dalej pojedynczo: „Stroną”, a łącznie: „Stronami”.
Niniejsza umowa została zawarta zgodnie z art. ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień
publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1843).
§ 1.
Przedmiot umowy
1. Przedmiotem umowy jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług cateringowych (dalej: Usługi cateringowe) podczas spotkań organizowanych w siedzibie Zamawiającego oraz poza jego siedzibą na terenie Krakowa, zgodnie ze Szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia, którego kopia stanowi Załącznik Nr 1 do umowy (dalej: SOPZ) oraz zgodnie z ofertą Wykonawcy, której kopia stanowi Załącznik Nr 2 do umowy (dalej: Oferta).
2. Usługi cateringowe obejmują w szczególności: usługi przygotowania, dostarczenia, wydawania posiłków przez obsługę kelnerską, usługi bieżącego uzupełniania poczęstunku oraz usługi porządkowe w trakcie serwowania i po zakończeniu serwowania posiłków – podczas każdego dnia spotkania.
3. Usługi cateringowe będą świadczone w ramach spotkań, których wykaz został zamieszczony w punkcie II ust. 2 SOPZ. Zamawiający zastrzega, że wykaz o którym mowa powyżej ma jedynie charakter poglądowy, a wskazana w nim liczba spotkań w poszczególnych kategoriach oraz liczba uczestników jest szacunkowa.
4. Zamawiający zastrzega, że zarówno liczba spotkań w danej kategorii jak i liczba uczestników może ulec zmianie – zależnie od potrzeb Zamawiającego – a Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia.
§ 2.
Szczegółowy opis usług
1. Wykonawca oświadcza, iż posiada wszelkie kwalifikacje niezbędne do realizacji przedmiotu niniejszej umowy i zobowiązuje się do jego wykonania z najwyższą starannością wynikającą z zawodowego charakteru wykonywanej przez Wykonawcę działalności.
2. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia Usług cateringowych wynikających z aktualnych potrzeb Zamawiającego, na podstawie zleceń przesyłanych w formie elektronicznej (e-mail) przez osobę wyznaczoną do uzgodnień i koordynacji realizacji przedmiotu niniejszej umowy ze strony Zamawiającego, o której mowa w § 12 ust. 4 lit. a, najpóźniej na 7 dni kalendarzowych przed planowanym spotkaniem.
3. W każdym ze zleceń, o których mowa w ust. 2 niniejszego paragrafu Zamawiający określi rodzaj zestawu, miejsce i termin spotkania oraz przewidywaną liczbę uczestników.
4. Harmonogram każdego ze spotkań, zostanie przekazany Wykonawcy przez Zamawiającego w formie elektronicznej (e-mail) na 3 dni kalendarzowe przed planowanym spotkaniem.
5. Zamawiający najpóźniej na 2 dni kalendarzowe przed terminem rozpoczęcia każdego ze spotkań przekaże Wykonawcy w formie elektronicznej (e-mail) ostateczną liczbę uczestników tego spotkania. Wykonawca najpóźniej na 2 dni kalendarzowe przed terminem rozpoczęcia każdego ze spotkań, o których mowa w ust. 2, przekaże Zamawiającemu do akceptacji w formie elektronicznej (e-mail) proponowane menu na każde ze spotkań oraz listę pracowników obsługujących zlecenie.
6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia liczby uczestników spotkania o ……% w stosunku do zgłoszonej ostatecznej liczby uczestników spotkania, jeśli o powyższej zmianie zawiadomi Wykonawcę (e-mailem) najpóźniej do godz. 13.00 w dobie poprzedzającej termin spotkania.
7. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego potwierdzenia otrzymania e-maila, o którym mowa w ust. 2 oraz ust. 4-6.
8. Wykonawca zobowiązuje się do posiadania przez cały okres realizacji umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem umowy na sumę gwarancyjną w wysokości co najmniej 100.000,00 zł, obejmującą co najmniej odpowiedzialność z tytułu szkody spowodowanej przeniesieniem chorób zakaźnych oraz zatruć pokarmowych. Kopia aktualnej polisy ubezpieczeniowej Wykonawcy stanowi Załącznik nr 7 do Umowy.
9. W sytuacji gdy polisa, o której mowa w ust 8 obejmować będzie tylko część okresu realizacji umowy, nie później niż na tydzień przed zakończeniem okresu obowiązywania polisy, Wykonawca zobowiązany jest, bez odrębnego wezwania ze strony Zamawiającego, doręczyć Zamawiającemu, kopię nowej polisy poświadczającej objęcie Wykonawcy ubezpieczeniem do końca okresu realizacji umowy, z sumą ubezpieczenia nie niższą niż wskazana w ust 8.
10.Wykonawca zobowiązuje się, że Usługi cateringowe wykonywane będą przez pracowników posiadających aktualne orzeczenie lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych o braku przeciwwskazań do wykonywania prac, przy których wykonywaniu istnieje możliwość przeniesienia zakażenia na inne osoby.
§ 3.
Miejsce świadczenia usług
1. Miejscem świadczenia Usług cateringowych jest siedziba Zamawiającego przy ul. Xxxxxxxxxxxxx 16 w Krakowie, a także inne lokalizacje na terenie miasta Krakowa.
2. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania regulaminu bhp i p/poż, zasad ochrony obiektu, osób i mienia oraz innych przepisów szczegółowych w zakresie wszystkich czynności wykonywanych przez Wykonawcę, w tym w szczególności przepisów obowiązujących w miejscu świadczenia usług, a także egzekwowania przestrzegania tych przepisów od personelu wykonującego usługi. Porozumienie w sprawie zasad współpracy w celu zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy między Zamawiającym a Wykonawcą stanowi Załącznik nr 6 do umowy i zostanie zawarte wraz z zawarciem niniejszej umowy.
§ 4.
Termin realizacji umowy
1. Wykonawca jest zobowiązany do realizacji przedmiotu umowy sukcesywnie w okresie 12 miesięcy
od dnia zawarcia umowy.
2. Umowa wygasa z chwilą:
1) upływu terminu wskazanego w ust. 1;
2) wcześniejszego wykorzystania środków finansowych, o których mowa w § 5 ust. 2.
§ 5.
Wynagrodzenie Wykonawcy
1. Tytułem wynagrodzenia za zlecone przez Zamawiającego i wykonane przez Wykonawcę Usługi cateringowe, Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie ustalone na podstawie cen jednostkowych zawartych w Formularzu cenowym, którego kopia stanowi Załącznik Nr 3 do umowy (dalej: Formularz Cenowy), z zastrzeżeniem ust. 2 - 5.
2. Łączne wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy z tytułu świadczenia Usług cateringowych na podstawie umowy nie przekroczy kwoty ………..………….. zł (słownie złotych brutto:
………………..……….00/100), która to kwota została określona na podstawie cen jednostkowych zawartych w Formularzu Cenowym oraz szacowanego zapotrzebowania Zamawiającego określonego w punkcie II ust. 2 SOPZ, z zastrzeżeniem § 1 ust. 3 – 4.
3. Wysokość wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1, obejmuje całkowity koszt wykonania Usług cateringowych podczas spotkań wskazanych w wykazie zawartym w punkcie II ust. 2 SOPZ, w tym w szczególności: koszt artykułów spożywczych, ich przygotowania i obróbki, podatek VAT, koszty transportu, dojazdu, obsługi kelnerskiej i czynności porządkowych, koszt utylizacji artykułów spożywczych, ewentualne upusty i pozostałe składniki cenotwórcze.
4. Ze względu na to, że liczba i zakres zleceń jest zależna od aktualnych potrzeb Zamawiającego, ostateczna kwota wynagrodzenia określona na podstawie faktycznie zrealizowanych Usług cateringowych może być niższa od wartości określonej w ust. 2 niniejszego paragrafu, bez jakichkolwiek konsekwencji finansowych i odszkodowań na rzecz Wykonawcy.
5. Nie przewiduje się waloryzacji cen jednostkowych, a Wykonawca gwarantuje ich niezmienność w
całym okresie obowiązywania umowy, z zastrzeżeniem § 10 ust. 2.
§ 6.
Warunki jego płatności
1. Strony ustalają, że zapłata wynagrodzenia, o którym mowa w § 5 będzie następować sukcesywnie po wykonaniu przez Wykonawcę Usług cateringowych objętych poszczególnymi zleceniami na podstawie faktur częściowych wystawianych przez Wykonawcę zgodnie z § 7 ust. 1.
2. Zamawiający zobowiązuje się dokonać zapłaty wynagrodzenia objętego poszczególnymi fakturami częściowymi, w terminie do 21 dni od dnia otrzymania oryginału prawidłowo wystawionej faktury częściowej przelewem na konto wskazane na fakturze, przy czym za Usługi cateringowe wykonane w miesiącu grudniu Zamawiający zobowiązuje się dokonać zapłaty należności w terminie do 30 dni od dnia otrzymania oryginału prawidłowo wystawionej faktury.
3. Za dzień płatności przyjmuje się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.
4. W przypadku opóźnienia w zapłacie wynagrodzenia Wykonawcy przysługują odsetki ustawowe.
5. Strony zobowiązują się do wzajemnego informowania o wszelkich zmianach danych, które mogą wpływać na wystawianie i obieg faktur oraz ich księgowanie i rozliczanie dla celów podatkowych, w szczególności takich jak: określenie Strony, adres, numer konta, numer NIP itp.
§ 7.
Protokół odbioru
1. Podstawą wystawiania faktur częściowych będzie zaakceptowany bez zastrzeżeń przez Zamawiającego protokół odbioru sporządzony każdorazowo po wykonaniu Usług cateringowych określonych w danym zleceniu.
2. Zamawiający sporządzi każdorazowo protokół odbioru w terminie do 7 dni kalendarzowych od dnia wykonania zleconych Usług cateringowych.
3. Protokół odbioru, o którym mowa w ust. 1 i 2 powinien zawierać w szczególności:
1) wskazanie odpowiednich Usług cateringowych zgodnie z przedmiotem zlecenia, określenie
terminów spotkania lub spotkań oraz liczbę osób w nich uczestniczących;
2) oświadczenie o należytym lub nienależytym wykonaniu Usług cateringowych;
3) podpisy osób wskazanych § 12 ust 4.
§ 8.
Kary umowne
1. Zamawiający obciąży Wykonawcę karami umownymi w przypadku:
1) niewykonania zlecenia, za każdorazowy przypadek stwierdzony w protokole odbioru, o którym mowa w § 7 - w wysokości 1 % kwoty, o której mowa w § 5 ust. 2;
2) nienależytego wykonania zlecenia, za każdorazowy przypadek stwierdzony w protokole odbioru, o którym mowa w § 7, w szczególności polegający na dostarczeniu produktów lub potraw w ilości lub jakości niezgodnej z warunkami zlecenia lub umowy - w wysokości 0,2% kwoty, o której mowa w § 5 ust. 2;
3) opóźnienia w rozpoczęciu wykonywania zleconej Usługi cateringowej, za każdorazowy przypadek opóźnienia, wynoszący co najmniej 15 minut, stwierdzony w protokole odbioru, o którym mowa w § 7 - w wysokości 10% wartości zleconej Usługi cateringowej. Opóźnienie wykonania zlecenia równe bądź przekraczające 60 minut, będzie traktowane jak niewykonanie zlecenia i będzie skutkowało naliczeniem kary umownej o której mowa § 8 ust. 1 pkt 1;
4) w przypadku gdy, ubiór pracowników Wykonawcy wykonujących bezpośrednio usługę kelnerską nie będzie spełniał wymogów, o których mowa w pkt. III ust. 9 ppkt 9) SOPZ– 100,00 zł za każdy przypadek naruszenia przez pracownika Wykonawcy w danym dniu wykonywania usługi.
2. Kary umowne podlegają zsumowaniu.
3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Xxxxxxxxxxxxx kar umownych z wystawionej faktury.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach określonych w Kodeksie cywilnym.
5. Zapłata kar umownych, o których mowa w ust. 1 nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku wykonania umowy.
§ 9.
Rozwiązanie umowy
1. Zamawiający może odstąpić od niniejszej umowy w przypadku, o którym mowa w art. 145 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.
2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, Wykonawca może żądać wyłącznie
wynagrodzenia należnego z tytułu wykonanych Usług cateringowych.
3. Zamawiający może rozwiązać niniejszą umowę ze skutkiem natychmiastowym, z przyczyn leżących
po stronie Wykonawcy w przypadku:
1) gdy suma kar umownych jakimi Zamawiający obciąży Wykonawcę będzie równa lub przekroczy 5% kwoty określonej w § 5 ust. 2,
2) nieprawidłowego wykonywania przez Wykonawcę niniejszej umowy, o ile Wykonawca nie zmieni sposobu jej wykonywania pomimo wezwania z wyznaczeniem odpowiedniego terminu.
4. W przypadku rozwiązania umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiający obciąży Wykonawcę karę umowną w wysokości 10% kwoty, o której mowa w § 5 ust. 2.
5. Oświadczenie Zamawiającego o rozwiązaniu umowy powinno nastąpić na piśmie i zawierać
uzasadnienie.
§ 10.
Zmiany Umowy
1. Zamawiający przewiduje zmiany postanowień niniejszej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w zakresie dotyczącym:
1) zmiany stawki VAT i zmiany cen jednostkowych brutto, w przypadku wprowadzenia nowych uregulowań prawa powszechnie obowiązującego, które wymagałyby takich zmian. W takim przypadku obniżenie lub podwyższenie wynagrodzenia jest możliwe w wysokości odpowiadającej zmianie stawki podatku, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami;
2) przedłużenia terminu realizacji umowy w przypadku niewykorzystania całej kwoty, o której mowa w § 5 ust. 2 w terminie, o którym mowa w § 4, jednak nie dłużej niż o kolejne 3 miesiące. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o przedłużenie okresu obowiązywania umowy.
2. W przypadku przedłużenia terminu realizacji umowy, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 niniejszego paragrafu, Zamawiający przewiduje możliwość zmiany wynagrodzenia należnego Wykonawcy w zakresie dotyczącym niezrealizowanej części przedmiotu umowy, w przypadku zmiany:
1) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę;
2) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości
stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne;
3) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych
- jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę.
3. Ustala się następujące zasady wprowadzania zmian, o których mowa w ust. 2:
1) w przypadkach określonych w ust. 2 Wykonawca, w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia wejścia w życie nowych przepisów lub podpisania aneksu w zakresie dotyczącym przedłużenia okresu trwania umowy, może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o zmianę wynagrodzenia. Wraz z wnioskiem, Wykonawca będzie zobowiązany pisemnie przedstawić Zamawiającemu szczegółową kalkulację uzasadniającą wzrost kosztów, wynikający ze zmiany w/w przepisów. Jeżeli po upływie 14 – dniowego terminu, Wykonawca nie zwróci się do Zamawiającego o zmianę wynagrodzenia, Zamawiający uzna, iż zmiany przepisów nie mają wpływu na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę;
2) Zamawiający dokona analizy przedłożonej kalkulacji w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia jej otrzymania. Jeżeli uzna, że przedstawiona kalkulacja potwierdza wzrost kosztów ponoszonych przez Wykonawcę, dokona zmiany umowy w tym zakresie. Zamawiający ma możliwość żądać od Wykonawcy w tym okresie przedłożenia dodatkowych wyjaśnień i dowodów, jeżeli uzna, że przedstawiona kalkulacja nie potwierdza wzrostu kosztów wykonania zamówienia, w wysokości zaproponowanej przez Wykonawcę;
3) zmiana wynagrodzenia nastąpi po wyrażeniu zgody przez Zamawiającego oraz po podpisaniu aneksu do umowy i może dotyczyć wyłącznie niezrealizowanej części umowy.
§ 11.
Podwykonawcy
1. Jeżeli Wykonawca zgodnie ze złożoną ofertą powierza w całości lub w części wykonanie umowy podwykonawcom, wówczas za działania lub zaniechania podwykonawców ponosi odpowiedzialność jak za działania lub zaniechania własne. W razie powzięcia przez Zamawiającego informacji o wykonywaniu przez podwykonawców zobowiązań umownych w innym zakresie niż wskazany w ofercie, Zamawiający może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym, niezależnie od prawa odmowy wypłaty wynagrodzenia za zobowiązania wykonywane przez tych podwykonawców.
2. Wierzytelności jakie przysługują Wykonawcy względem Zamawiającego, wynikające z realizacji niniejszej umowy, nie mogą być przeniesione na rzecz osób trzecich bez wcześniejszej zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważność.
§ 12.
Osoby do kontaktu
1. Osobami wyznaczonymi do uzgodnień i koordynacji realizacji przedmiotu niniejszej umowy są:
a) ze strony Zamawiającego – ……… nr telefonu: ………………, e-mail: ;
b) ze strony Wykonawcy – ……….….. nr telefonu: ………….……, e-mail ……………….
2. Zmiana osób i danych, o których mowa w ust. 1 następuje poprzez pisemne powiadomienie drugiej Strony i nie stanowi zmiany treści umowy.
3. Strony zobowiązują się, że udostępnione sobie wzajemnie dane osobowe osób wskazanych w ust. 1 niniejszego paragrafu oraz § 2 ust. 5 będą przetwarzane jedynie w celu wykonania umowy. Wykonawca oświadcza ponadto, że wykonał w imieniu Xxxxxxxxxxxxx wobec osoby wskazanej w ust. 1 lit. b, a w przypadku osób, o których mowa w § 2 ust. 5 każdorazowo wykona obowiązek informacyjny wskazany w art. 14 RODO Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) poprzez przekazanie
ww. osobom klauzuli informacyjnej otrzymanej w dniu zawarcia umowy (załącznik nr 5 do Umowy).
§ 13.
Postanowienia końcowe
1. Strony oświadczają, iż zapoznały się z treścią umowy oraz z załącznikami do umowy i akceptują ich
treść bez zastrzeżeń.
2. Tytuły paragrafów użyte zostały wyłącznie dla przejrzystości umowy i nie mają wpływu na
interpretację treści umowy
3. Wszelkie zmiany w treści niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem
nieważności.
4. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy Prawo zamówień publicznych.
5. W razie jakichkolwiek sporów lub nieporozumień powstałych między Stronami w związku z postanowieniami niniejszej umowy, Strony powinny dążyć do polubownego ich rozwiązania poprzez negocjacje. Jeżeli jakikolwiek spór lub nieporozumienie powstałe pomiędzy Stronami na tle umowy nie będzie możliwe do rozwiązania w sposób polubowny, sądem właściwym będzie sąd miejsca siedziby Zamawiającego.
6. Jeżeli jakiekolwiek z postanowień umowy okaże się z jakichkolwiek względów nieważne, nieskuteczne lub niewykonalne, taka nieważność, bezskuteczność bądź niewykonalność nie wpływa na żadne z pozostałych postanowień umowy, a Strony będą współpracowały w celu usunięcia nieważnych lub bezskutecznych postanowień umowy mając na względzie intencje i zamiar istniejące w chwili podpisania niniejszej umowy
7. Umowa została sporządzona w języku polskim w dwóch (2) jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron.
8. Załącznikami do umowy są:
Załącznik nr 1 – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (kopia);
Załącznik nr 2 – Oferta Wykonawcy z dnia (kopia);
Załącznik nr 3 – Formularz cenowy do oferty Wykonawcy z dnia (kopia);
Załącznik nr 4 – aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o
działalności gospodarczej Wykonawcy (kopia)
Załącznik nr 5 – klauzula informacyjna RODO
Załącznik nr 6 – porozumienie w sprawie zasad współpracy w celu zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy między Zamawiającym, a Wykonawcą (wzór)
Załącznik nr 7 – aktualna polisa ubezpieczeniowa (kopia)
Wykonawca | Zamawiający |
………………………………………………… podpis | ………………………………………………… podpis |
………………….., dnia… r. miejscowość | Kraków, dnia 30-12-2019 r. miejscowość |