Umowa
Umowa
zawarta w Warszawie, w dniu 2021 roku pomiędzy:
Polski Holding Hotelowy sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie, ul. Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxxxxx, zarejestrowaną w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000047774, Regon: 016046030, z
kapitałem zakładowym 955 867 700,00 PLN, NIP: 000-00-00-000, reprezentowana przez dwie z trzech osób wskazanych poniżej:
1) Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxxx - Prokurent
2) Xxxxxxx Xxxxxxxxxx - Prokurent
3) Xxxxx Xxxxxxxxxxx – Prokurent
zwaną dalej „PHH”, a
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
reprezentowaną przez:
…………………………………………………………………………
działającym na mocy pełnomocnictwa zwaną dalej „Dostawcą”
zwane dalej łącznie „Stronami”
§ 1
Postanowienia wstępne
Dostawca oświadcza, iż posiada wiedzę oraz doświadczenie, jak też dysponuje potencjałem technicznym, organizacyjnym i osobowym, umożliwiającym profesjonalne, terminowe oraz sprawne wykonanie przedmiotu niniejszej Umowy.
§ 2
Przedmiot umowy i obowiązki Dostawcy
1. Przedmiotem niniejszej Umowy jest określenie zasad i warunków współpracy handlowej Stron, polegającej na zakupie i dostawie uniformów pracowniczych dla pracowników hoteli, będących w asortymencie Dostawcy do hoteli PHH wymienionych w Załączniku nr 1 niniejszej Umowy.
2. PHH zastrzega sobie możliwość rozszerzenia umowy o inne oddziały należące do Spółki.
3. Dostawca zobowiązuje się do zawarcia Umowy na tożsamych warunkach ze Spółkami należącymi do Grupy Kapitałowej PHH, w przypadku gdyby te Spółki wyraziły wolę jej zawarcia.
4. Strony zgodnie postanawiają, że zakup oraz dostawa innych produktów z ogólnej oferty Dostawcy, nie wymienionych w Załączniku nr 2, będzie realizowana po wcześniejszym zgłoszeniu zapotrzebowania przez osobę wyznaczoną do kontaktu przez PHH oraz po uprzedniej akceptacji złożonej oferty cenowej.
5. Dostawca oświadcza, że dysponuje i zobowiązuje się przedstawić, na każde żądanie PHH, wszystkie atesty, certyfikaty i zezwolenia wymagane obowiązującymi przepisami prawa związane z realizacją niniejszej umowy.
6. Dostawca zobowiązuje się do przestrzegania obowiązujących przepisów prawa dotyczących opakowań, oznakowania produktów i zamieszczania na nich przewidzianych prawem informacji.
Dostawca odpowiedzialny jest za działania i zaniechania osób, którym powierzył lub za pomocą których wykonuje usługi będące przedmiotem niniejszej umowy jak za własne działania i zaniechania.
§ 3
Składanie zamówień i warunki dostaw
1. Dostawca świadczyć będzie dostawy produktów na rzecz jednostek zamawiających PHH. Wykaz miejsc świadczenia usługi dostawy został określony w Załączniku nr 1 do niniejszej Umowy. Jednocześnie PHH oświadcza, że podane w Załączniku nr1 osoby są uprawnione do składania zamówień i odbioru
zamówionego asortymentu. O zmianach osób uprawnionych, PHH niezwłocznie poinformuje mailem
Dostawcę.
2. Ceny wymienione w Załączniku nr 2 zawierają koszt zakupu produktu, koszt jego dostawy oraz opakowań.
3. Podane w Załączniku nr 2 ilości mają charakter poglądowy i nie stanowią zobowiązania Zamawiającego do
zakupu asortymentu we wskazanych w formularzu ilościach.
4. Jednostka Zamawiająca PHH będzie dokonywała zamówienia w formie mailowej na adresy email
Zamówienie obejmować będzie : asortyment towaru jaki Xxxxxxxx ma dostarczyć, ilość, jego cenę netto, termin i miejsce dostawy (kod, miasto, ulica) oraz imię i nazwisko odbiorcy. Druk zamówienia powinien być podpisany przez Dyrektora Jednostki zamawiającej PHH wskazanej w Załączniku nr 1 oraz przez Dostawcę - co stanowi potwierdzenie przyjęcia zamówienia przez Xxxxxxxx. Dokument bez podpisu Dyrektora nie jest ważny i nie stanowi podstawy zamówienia. Skan zamówienia należy wysłać na ww wskazany adres email Dostawcy.
5. Dostawca dostarczy zamówienie bezpośrednio do miejsca wskazanego w zamówieniu według matrycy dostaw ustalonej z każdą jednostką. Dostawy będą odbywały się z częstotliwością wskazaną przez
Dyrektorów Jednostek wskazanych w Załączniku nr 1 W wyjątkowych sytuacjach po wcześniejszym uzgodnieniu dostawy są możliwe ………………………….
6. Dostawca będzie dostarczał towar własnym transportem lub za pośrednictwem osoby trzeciej.
7. Potwierdzenie odbioru towaru następuje z chwilą pokwitowania dokumentu dostawy przez osobę upoważnioną w Jednostce Organizacyjnej PHH. Pokwitowanie powinno zawierać następujące elementy:
a) czytelny podpis, lub pieczątkę imienną osoby przyjmującej dostawę,
b) datę przyjęcia towaru do magazynu
c) ilość przyjętego towaru
d) zastrzeżenia w przypadku uszkodzonych opakowań
8. Za termin realizacji zamówienia uważa się chwilę dostarczenia towaru pod adres wskazany w zamówieniu.
9. Dostawa zamawianego asortymentu realizowana będzie dla wszystkich jednostek PHH w zależności od zapotrzebowania zgłoszonego przez jednostki .
10. Jednostka Zamawiająca PHH ponosi odpowiedzialność za weryfikację dostaw, w zakresie ilości i zgodności z zamówieniem. Podpisanie dokumentu dostawy bez zastrzeżeń oznacza,
że zamówiony asortyment jest zgodny ze złożonym zamówieniem.
11. W przypadku braku możliwości wykonania dostawy w terminie minimum 14 dni kalendarzowych, realizacja dostawy zostanie indywidualnie uzgodniona z Jednostką Zamawiającą PHH. Dostawca zobowiązuje się
poinformować Jednostkę Zamawiającą PHH o możliwości wystąpienia ryzyka niedotrzymania terminu wykonania zamówionej dostawy. Jednostka Zamawiająca PHH ze swej strony również zobowiązuje się informować o zmianach, które mają istotny wpływ na termin wykonania dostawy.
§ 4
Gwarancje cen, warunki płatności, fakturowanie
1. Dostawca gwarantuje niezmienność cen określonych w Załączniku nr 2 przez 36 miesięcy od daty podpisania umowy.
2. Ceny zawierają koszt transportu do miejsc na terenie kraju wskazanych w Załączniku nr 1 do niniejszej umowy.
3. Zmiana obciążeń publiczno-prawnych na oferowane przez Dostawcę artykuły (a w szczególności zmiana stawki VAT, podatku od towaru i usług, zwiększenia ceł, wprowadzenia podatku importowego) spowoduje stosowną modyfikację cennika o kwotę wynikającą wyłącznie z tego tytułu, ze skutkiem na dzień wejścia w życie stosownych zmian.
4. Faktury będą wystawiane w cyklu miesięcznym na koniec miesiąca. Do każdej faktury dołączona zostanie szczegółowa specyfikacja zawierająca daty dostaw, miejsce dostawy (z nazwą hotelu) oraz osobę zamawiającą. Faktura musi posiadać numer zamówienia PHH oraz numer Umowy.
5. Dostawy realizowane są wyłącznie na podstawie złożonego zamówienia podpisanego prze dyrektora Jednostki składającej zamówienie oraz Dostawcę
6. PHH zobowiązany jest do zapłaty wyłącznie za fakturę, która jest zgodna ze złożonym zamówieniem oraz podpisanymi przez jednostkę zamawiającą dowodami dostaw.
7. Termin płatności wynosi 30 dni od daty prawidłowo wystawionej i dostarczonej faktury VAT przez Dostawcę. PHH zobowiązuje się do zapłaty za towar objęty fakturą w wyznaczonym niniejszą Umową terminie.
8. Faktury będą przesyłane w formie elektronicznej na podstawie oświadczenia o akceptacji przesyłania faktur w formacie PDF przesyłanych drogą elektroniczną, które stanowi Załącznik nr 3 do niniejszej Umowy.
9. Za termin zapłaty kwoty wynikającej z danej faktury Vat uważa się dzień obciążenia rachunku PHH. Zapłata wynagrodzenia, nastąpi przelewem na rachunek Dostawcy:"
……………………………………………………………………………………………………………..
Zmiana wskazanego powyżej numeru rachunku bankowego Dostawcy stanowi zmianę Umowy i wymaga
zawarcia przez Strony aneksu.
10. Dostawca oświadcza, że wskazany rachunek bankowy jest rachunkiem bankowym związanym z prowadzoną przez dostawcę działalnością gospodarczą i widnieje w wykazie podatników VAT, prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).
11. Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o. oświadcza, że nie będzie realizował płatności na rachunek bankowy, który nie znajduje się w wykazie podatników VAT, prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) i okoliczność taka nie będzie stanowiła naruszenia przez Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o. obowiązku terminowej płatności na rzecz Dostawcy, w tym w szczególności nie będzie uprawniała Dostawcy do naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie, jak również rozwiązania lub wypowiedzenia niniejszej umowy.
12. Polski Holding Hotelowy sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie oświadcza, iż posiada status dużego przedsiębiorcy, w rozumieniu art. 4 pkt 6 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych oraz załącznika I do Rozporządzenia Komisji (UE) Nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu.
13. Polski Holding Hotelowy sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie oświadcza, iż podjął decyzję o wdrożeniu mechanizmu podzielonej płatności w stosunku do 100% transakcji zakupowych dokonywanych z podmiotami zarejestrowanymi dla celów VAT na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
14. Płatności wynikające z niniejszej Umowy będą uiszczane z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, tj. część należności odpowiadająca kwocie netto wpływać będzie na rachunek rozliczeniowy Kontrahenta, natomiast część płatności odpowiadająca kwocie podatku VAT będzie wpłacana na rachunek VAT Kontrahenta. Kontrahent wyraża zgodę na uiszczanie przez Polski Holding Hotelowy sp. z o.o. płatności z zachowaniem mechanizmu podzielonej płatności w powyższy sposób.
§ 5
Siła wyższa
1. W przypadku działania siły wyższej dotknięta tym działaniem Strona umowy, zwolniona jest na czas jej trwania od obowiązku realizowania dostaw. Siła wyższa to każde zdarzenie będące poza kontrolą danej Strony Umowy, w wyniku którego zakłócone zostaje wypełnianie swoich obowiązków w całości lub jej części włącznie ze szkodami powstałymi na skutek ognia, zalania, strajków, urzędowych poleceń i zarządzeń, prawomocnych lokautów oraz niezawinionych zakłóceń w funkcjonowaniu zakładu itp.
2. Dotknięta działaniem siły wyższej strona Umowy niezwłocznie zawiadomi drugą Stronę o jej wystąpieniu, a następnie o ustaniu siły wyższej oraz dołoży wszelkich starań, by ją usunąć oraz ograniczyć następstwa jej działania.
§ 6
Reklamacje i kary umowne
1. W przypadku uwag, co do wykonanej usługi dostawy oraz jakości i zgodności zamówionego asortymentu, jednostka zamawiająca PHH złoży reklamację drogą elektroniczną do osoby odpowiedzialnej po stronie Dostawcy wskazanej w par.9 ust 2, w ciągu 5 dni od daty podpisania protokołu odbioru usługi. Reklamacja rozpatrywana będzie w trybie i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a wystawiony i podpisany protokół reklamacyjny przez Xxxxxxxx oraz osobę upoważnioną po stronie jednostki zamawiającej PHH stanowić będzie podstawę do rozpatrzenia reklamacji. Brak protokołu reklamacyjnego sporządzonego w terminie 5 dni od wykonania usługi jest jednoznaczny z akceptacją wykonanej usługi bez zastrzeżeń.
2. W przypadku opóźnień w dostawie, Dostawca zapłaci dla PHH karę umowną w wysokości 1% wartości netto
niezrealizowanej części zamówienia za każdy dzień opóźnienia.
3. Za odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Dostawcy, Dostawca zapłaci PHH karę w wysokości 10 000 zł, przy czym odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Dostawcy, należy rozumieć w szczególności jako niezrealizowanie usługi zgodnie z zamówieniem tj. brakiem wymiany zamówionego towaru na wolny od wad w terminie 4 dni od daty zgłoszenia zastrzeżeń Jeśli taka sytuacja powtarza się 3 razy w ciągu trzech miesięcy.
4. Zapłata kary umownej, o której mowa w §6 ust. 4 i 5 Umowy nie zwalnia Dostawcy z prawidłowej realizacji niniejszej umowy, jak również odstąpienie od Umowy przez Dostawcę nie zwalnia PHH z obowiązku zapłaty za dostarczony i zamówiony towar.
§ 7
Okres trwania, Wypowiedzenie umowy
1. Umowa zostaje zawarta na okres 36 miesięcy, po czym zmienia się w umowę na czas nieokreślony. Po upływie 36-miesięcy umowa może zostać rozwiązana przez każdą ze stron z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia.
2. Umowa wchodzi w życie z dniem jej zawarcia.
3. Wypowiedzenie Umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.
4. Każda ze Stron może rozwiązać Umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku rażącego naruszenia przez drugą Stronę istotnych postanowień niniejszej Umowy, zaprzestania przez Stronę prowadzenia działalności umożliwiającej kontynuowanie współpracy oraz jeżeli w stosunku do którejś ze stron rozpocznie się postępowanie likwidacyjne lub ogłoszona zostanie upadłość likwidacyjna.
§ 8
Klauzula poufności
1. Przez “Informacje Poufne” należy rozumieć wszelkie informacje dotyczące Strony, przekazane lub ujawnione drugiej Stronie przed lub po podpisaniu Umowy, niezależnie od formy ich utrwalenia lub sposobu przekazania, lecz w każdym przypadku w związku z działaniami Stron niniejszej Umowy, przez Strony lub przez ich wspólników, doradców, pracowników, członków organów, kontrahentów, doradców prawnych, podmioty z nimi powiązane lub przez niekontrolowane lub inne podmioty z nimi związane, umową lub w jakikolwiek inny sposób, za wyjątkiem wyraźnie oznaczonych przez Stronę ujawniającą, jako niebędące Informacjami Poufnymi. Informacje Poufne obejmują w szczególności:
a. wszelkie informacje o charakterze technicznym, technologicznym, handlowym lub organizacyjnym;
b. odnoszące się do sposobu prowadzenia działalności przez Xxxxxx, w tym dane dotyczące ich strategii, personelu, kontrahentów, partnerów, spraw finansowych, przyszłych planów lub perspektyw;
c. dotyczące wszelkich posiadanych przez Strony informacji, wiedzy, know-how, koncepcji kreatywnych, pomysłów, planów oraz założeń kampanii reklamowych i promocyjnych, danych finansowych, handlowych, technicznych, operacyjnych, a także badań, analiz, opracowań i planów dotyczących działalności Stron oraz ich klientów, kontrahentów i partnerów.
2. Informacjami Poufnymi nie są takie informacje, które:
a. są powszechnie znane, w szczególności, jeżeli zostały opublikowane lub powszechnie i publicznie udostępnione lub rozpowszechnione przez Stronę, której Informacje Poufne dotyczą, bez względu na to czy nastąpiło to przed czy po momencie ich ujawnienia,
b. były znane Stronie przed ich udostępnieniem przez Stronę ujawniającą,
c. zostały udostępnione Stronie przez osoby trzecie, które uzyskały te informacje w sposób zgodny z prawem, a nie w rezultacie naruszenia jakichkolwiek zobowiązań umownych lub prawnych.
3. Strony zobowiązane są do zachowania w poufności wszelkich Informacji Poufnych udostępnionych w czasie wykonywania współpracy.
4. Strony zobowiązane są ograniczyć dostęp do Informacji Poufnych jedynie do tych swoich przedstawicieli, pracowników, współpracowników i konsultantów, którym jest to niezbędne dla wykonywania obowiązków wynikających z umów zawartych pomiędzy Stronami.
5. Na żądanie drugiej Strony, każda ze Stron w każdym czasie, bez nieuzasadnionej zwłoki, zwróci lub zniszczy wszelkie dokumenty i nośniki (w tym wszelkie dane i informacje zapisane w pamięci komputera lub na innych nośnikach informacji) zawierające Informacje Poufne dotyczące drugiej
Strony, w których posiadanie weszła w związku z zawarciem i wykonaniem niniejszej umowy. W celu uniknięcia wątpliwości interpretacyjnych Xxxxxx potwierdzają, że Strona będąca w posiadaniu Informacji Poufnych nie jest zobowiązana do zwrotu lub zniszczenia, gdy obowiązek ich zachowania wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
6. Informacje Poufne będą wykorzystywane przez Strony wyłącznie w zakresie bezpośrednio związanym z wykonywaniem obowiązków wynikających z umów zawartych pomiędzy Stronami.
7. Strony niniejszym ustalają, że zobowiązanie do zachowania w poufności Informacji Poufnych obejmuje między
innymi:
a. zakaz rozpowszechniania, kopiowania lub dystrybucji Informacji Poufnych osobom trzecim oraz
nieupoważnionym pracownikom lub współpracownikom Stron;
b. zakaz ujawniania Informacji Poufnych lub udostępniania ich osobom trzecim oraz nieupoważnionym pracownikom lub współpracownikom Stron;
c. zakaz przekazywania Informacji Poufnych osobom trzecim oraz nieupoważnionym pracownikom lub
współpracownikom Stron;
d. zakaz potwierdzania lub składania komentarzy dotyczących Informacji Poufnych wobec osób trzecich lub nieupoważnionych pracowników lub współpracowników Stron;
e. zakaz wykorzystywania lub posługiwania się Informacjami Poufnymi w celu uzyskania korzyści przez
Strony lub osoby trzecie.
8. Obowiązek zachowania poufności nie obejmuje przypadku:
a. ujawnienia Informacji Poufnych na rzecz podmiotów wchodzących w skład grupy kapitałowej, do której Strona należy w tym spółek powiązanych ze Stroną, oraz podmiotów świadczących usługi na rzecz Strony, w szczególności w zakresie świadczenia pomocy prawnej, audytu na podstawie zawartych umów;
b. ujawnienia informacji podmiotom uprawnionym na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów, w tym na żądanie uprawnionych organów lub w związku z prowadzonym postępowaniem sądowym, sądowo-administracyjnym lub administracyjnym;
c. ujawnienia informacji po uzyskaniu uprzedniej zgody Strony Ujawniającej udzielonej na piśmie.
9. Z tytułu naruszenia postanowień Umowy poprzez ujawnienie Informacji Poufnych osobom trzecim wbrew postanowieniom Umowy, Strona, która dopuściła się naruszenia zobowiązana będzie do wyrównania szkody powstałej z tego tytułu.
10. Na podstawie Umowy nie dochodzi do przeniesienia praw do Informacji Poufnych przekazanych przez druga
Stronę lub od niej uzyskanych.
11. Umowa nie stanowi zobowiązania dla żadnej ze Stron do udostępniania Informacji Poufnych drugiej Stronie.
12. Po rozwiązaniu Umowy Strony zobowiązane są do zachowania w tajemnicy Informacji Poufnych uzyskanych na
podstawie jej postanowień i w trakcie jej obowiązywania.
13. Strony zobowiązane są do przestrzegania przepisów prawa i własnych regulacji wewnętrznych dotyczących ochrony danych osobowych. Strony zobowiązują się do zachowania tajemnicy danych osobowych uzyskanych w wyniku zawarcia i wykonywania Umowy.
14. Dostawca bez pisemnej zgody PHH nie może dokonać przelewu wierzytelności wynikających z tytułu realizacji
niniejszej Umowy bez zgody PHH wyrażonej w formie pisemnej.
§ 9
Kontakt
1. Strony przy realizacji tej Umowy przestrzegają wszystkich praw i przepisów jak również urzędowych postanowień i zasad.
2. Osoby odpowiedzialne za nadzór nad realizacją Umowy ze strony Dostawcy:
1) ……………………………………………………………………………………………………………………….
3. Osoby odpowiedzialne za nadzór nad realizacją Umowy ze strony PHH:
1) Xxxxxxxx Xxxxxxx, e-mail: xxxxxxxx.xxxxxxx@xxx.xx , tel.: 000 000 000
Logistyka, realizacja zamówień zgodnie z Załącznikiem nr 2.
4. W przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej za nadzór nad Umową Dostawca, jak
i PHH niezwłocznie prześlą taką informację.
5. Dostawca akceptuje Ogólne Warunki Współpracy PHH zawarte w Załączniku nr 5 do niniejszej Umowy. W przypadku niezgodności Umowy z OWW, pierwszeństwo mają postanowienia Umowy.
§ 10
Polisa OC
1. Dostawca posiada polisę OC prowadzonej działalności gospodarczej, która stanowi Załącznik nr 6 do niniejszej Umowy.
2. Wykonawca zobowiązany jest utrzymywać w mocy przez cały okres związania umową z PHH ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody osobowe i rzeczowe oraz następstwa finansowe ww. szkód wyrządzone osobom trzecim, w tym PHH i Jednostkom PHH, powstałe w związku ze świadczeniem usług.
3. Przedmiot ubezpieczenia musi obejmować wszystkie czynności wykonywane w ramach niniejszej umowy.
4. Zakres ubezpieczenia, o którym mowa w pkt 2, w szczególności musi obejmować szkody:
a) spowodowane rażącym niedbalstwem ubezpieczonego,
b) wyrządzone przez podwykonawców oraz dalszych podwykonawców, o ile Dostawca będzie się nimi posługiwał przy realizacji umowy,
c) w mieniu w pieczy i pod kontrolą, o ile mienie jest przekazywane Dostawcy
d) oc pracodawcy
e) wyrządzone osobie trzeciej przez producenta w związku z wprowadzeniem do obrotu produktów (OC za
produkt)
§ 11
Postanowienia końcowe
1. Wszelkie zmiany i dodatkowe uzupełnienia przedmiotowej Umowy wymagają dla swojej skuteczności formy pisemnej pod rygorem nieważności z wyłączeniem par. 9 pkt 2 i 3.
2. Wraz z zawarciem niniejszej Umowy pozostałe ustalenia podjęte ustnie lub na piśmie tracą swoją ważność. Tym samym Umowa przedmiotowa zastępuje wszystkie dotychczasowe ustalenia i dodatkowe porozumienia podjęte w trakcie rozmów biznesowych .
3. O zmianach, szczególnie dotyczących zmiany adresu, formy prawnej i relacji pomiędzy wspólnikami należy niezwłocznie pisemnie poinformować strony.
4. Do przedmiotowej Umowy zastosowanie ma wyłącznie prawo polskie.
5. Dostawca bez pisemnej zgody PHH nie może dokonać cesji wierzytelności należności wynikających z realizacji niniejszej umowy na bank i firmy ubezpieczeniowe, inne podmioty gospodarcze czy osoby fizyczne lub prawne.
6. Strony zobowiązane są do przestrzegania przepisów prawa i własnych regulacji wewnętrznych dotyczących ochrony danych osobowych. Strony zobowiązują się do zachowania tajemnicy danych osobowych uzyskanych w wyniku zawarcia i wykonywania Umowy.
7. Każda ze Stron oświadcza, że osoby upoważnione przez Stronę do bieżącego kontaktu w ramach realizacji Umowy wiedzą o udostępnieniu ich danych osobowych drugiej Stronie w związku z obowiązkami służbowymi lub cywilnymi spoczywającymi na tych osobach względem Strony udostępniającej dane.
8. Strony realizując obowiązki wynikające z art. 13 i 14 RODO, informują siebie wzajemnie, że w przypadku wskazania osoby do kontaktu w ramach realizacji Umowy, dane osobowe w/w osób będą przetwarzane w celu jej wykonania. Strony potwierdza sobie nawzajem, że zapoznały się z informacjami pochodzącymi od drugiej Strony podanymi odpowiednio w Załączniku nr 4a oraz 4b do niniejszej Umowy oraz zobowiązują się przekazać te informacje, nie później niż w terminie 1 miesiąca od zawarcia Umowy, osobom kontaktowym wskazanym do wykonania Umowy.
9. Strony niniejszej Umowy zgodnie oświadczają, że dążyć będą do ugodowego rozwiązywania wszelkich sporów mogących wyniknąć z Umowy.
10. W kwestiach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Ustawy Kodeks Cywilny.
11. W przypadku niemożności rozwiązania sporu drogą ugodową, Strony poddadzą rozstrzygnięcie sporu sądowi
powszechnemu, właściwemu dla siedziby Zamawiającego.
12. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej
ze Stron.
13. Załączniki nr 1, 2, 3, 4, 5,6 stanowią integralną część niniejszej umowy.
DOSTAWCA PHH
Załączniki:
Załącznik nr 1 – Wykaz miejsc dostaw oraz danych kontaktowych osób upoważnionych do składania zamówień. Załącznik nr 2 – Cennik
Załącznik nr 3 – Zgoda na przesyłanie faktur drogą elektroniczną.
Załącznik nr 4 - Spełnienie obowiązku informacyjnego z art. 13 / art. 14 RODO. Załącznik nr 5 - Ogólne Warunki Współpracy.
Załącznik nr 6 - Polisa OC Dostawcy
Załącznik nr 1 - Wykaz miejsc dostaw oraz danych kontaktowych osób upoważnionych do składania zamówień.
Wykaz miejsc oraz danych kontaktowych osób upoważnionych do zamawiania usług Płatnik dla wszystkich jednostek:
POLSKI HOLDING HOTELOWY SPÓŁKA Z O.O.
00-000 Xxxxxxxx, xx. Komitetu Obrony Robotników 39G,
NIP 000-00-00-000
tel. (x00 00) 000 00 00
Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy w Warszawie, XIII Wydz. Gospodarczy KRS Nr 0000047774, kapitał zakładowy: 955 867 700,00 ; REGON: 016046030.
Jednostki zamawiające :
Załącznik nr 2 – Cennik
Załącznik nr 3
Oświadczenie o akceptacji faktur w PDF przesyłanych drogą elektroniczną
z dnia roku zawarte pomiędzy:
Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie, przy ul. Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxxxxx, zarejestrowaną w rejestrze przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy, Sąd Gospodarczy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000047774, Regon: 016046030, z kapitałem zakładowym 955 867 700,00 PLN, NIP: 000-00-00-000, reprezentowana przez dwie z czterech osób wskazanych poniżej:
1) Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxxx - Prokurent
2) Xxxxxxx Xxxxxxxxxx - Prokurent
3) Xxxxx Xxxxxxxxxxx – Prokurent
zwanym dalej Nabywcą.
a
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
reprezentowaną przez:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
zwanym dalej Wystawcą,
Niniejsze porozumienie zawierane jest na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U.2020.106 z ew. zm., dalej: „ustawy o VAT”).
§ 1
1. Nabywca oświadcza, że zezwala na przesyłanie drogą elektroniczną faktur wystawianych przez wystawcę zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o VAT, w formacie PDF (faktura w formie elektronicznej zgodnie z definicją art. 2 pkt 31 i 32 ustawy o VAT), oraz wszelkich innych pism i korespondencji związanych z realizacją umowy zawartej między stronami.
2. Wystawca zobowiązuje się przesyłać faktury drogą elektroniczną oraz wszelkie inne pisma i korespondencje związane z realizacją u umowy zawartej między stronami, w formacie PDF.
3. W formacie PDF będą wystawiane i przesyłane drogą elektroniczną również faktury korygujące i duplikaty faktur.
§ 2
1. Wystawca oświadcza, że faktury będą przesyłane z następującego adresu e- mail:
………………………………………………………………………………
2. Nabywca oświadcza, że adresem e- mail właściwym do przesyłania faktur jest:
1. | dla Biura Zarządu | |
2. | dla hotelu Courtyard by Marriott Warsaw Airport | |
3. | dla hotelu Renaissance Warsaw Airport | |
4. | dla hotelu Hampton by Hilton Warsaw Airport | |
5. | dla hotelu Hampton by Hilton Gdańsk Airport | |
6. | dla hotelu Best Western Hotel Jurata | |
7. | dla hotelu Moxy Airport Katowice | |
8. | dla hotelu Moxy Airport Poznań | |
9. | dla hotelu Holiday Inn Rzeszów-Jasionka | |
10. | dla Oddziału Food&Catering Services | |
11. | dla Golden Tulip Międzyzdroje Residence | |
12. | dla Golden Tulip Gdańsk Residence | |
13. | dla Hotelu Kopernik Olsztyn |
3. Strony zobowiązują się, co najmniej na trzy dni przed zmianą danych określonych w pkt 1 i pkt 2 poinformować o tym drugą stronę drogą elektroniczną.
4. Przesłanie faktur na inny adres niż powyżej nie stanowi w żadnym wypadku dostarczenia faktury w PDF drogą elektroniczną. Przesłanie faktur na adresy wskazane powyżej skutkuje doręczeniem faktury.
§ 3
Nabywca i wystawca faktur zobowiązują się przechowywać egzemplarze faktur w formie papierowej lub elektronicznej do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
§ 4
1. W razie cofnięcia przez nabywcę zezwolenia, o którym mowa w § 1 pkt 1, wystawca traci prawo do wystawiania faktur w formie PDF i przesyłania ich drogą elektroniczną w terminie 15 dni od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał zawiadomienie od nabywcy o cofnięciu zezwolenia.
2. Cofnięcie zezwolenia może nastąpić w formie pisemnej lub elektronicznej.
…………………………………………………… Podpis Wystawcy | …………………………………………………………. Podpis Nabywcy |
Załącznik nr 4
Spełnienie obowiązku informacyjnego z art. 13 lub art. 14 RODO PHH
W związku z tym, że Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Komitetu Obrony
Robotników 39G (kod: 02-148) przetwarza Wasze dane osobowe, niniejsza informacja skierowana jest do:
- osób kontaktowych udostępnionych Polski Holding Hotelowy Sp .z o.o. dla celów wykonania Umowy oraz Umowy Powierzenia („Osoba Kontaktowa”),
Celem spełnienia obowiązków wynikających z art. 13 / art. 14 przepisów o ochronie danych osobowych, tj. ogólnego rozporządzenia o ochronie danych („RODO”), które obowiązuje od dnia 25 maja 2018 roku, informuję Osobę Kontaktową, którą podał Dostawca do wykonania umowy zawartej z PHH („Umowa”), w jaki sposób będą przetwarzane Wasze dane osobowe.
Dane osobowe przetwarzane są na podstawie umowy i w celach związanych z jej wykonaniem. Kategorie danych osobowych zebrane przez PHH dotyczą: od osoby, wskazanej do wykonania umowy, jako osoby kontaktowej: (imię, nazwisko, telefon, e-mail). Podanie danych kontaktowych uznaje się za niezbędne do zawarcia umowy lub w celu osiągnięcia powiązanego celu - wykonania umowy. Niedostarczenie danych może skutkować niezdolnością stron do uzyskania pełnych korzyści z określonego celu, tj. wykonania umowy. Twoje dane osobowe zostały dostarczone przez Twoją firmę, tj. stronę łączącej nas umowy.
Twoje dane mogą zostać udostępnione podmiotom z grupy PHH lub zewnętrznym usługodawcom. W pewnych okolicznościach, na przykład, jeżeli jest to wymagane przez przepisy prawa lub w celu obrony swoich praw, PHH może ujawniać dane osobowe innym podmiotom trzecim, w tym organom państwowym. Możesz poprosić o kopię takich standardowych klauzul umownych lub by uzyskać do nich dostęp skontaktuj się z inspektorem ochrony danych: pod adresem: xxx@xxx.xx lub na adres pocztowy : Inspektor Ochrony Danych, Polski Holding Hotelowy sp. z o.o. ul. Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxxxxx.
Dane osobowe przechowywane są przez okres nie dłuższy niż konieczny do osiągnięcia celów, dla których zebrano dane osobowe (świadczenie usług/towarów, wykonania umowy ) lub jeśli jest to konieczne, w celu zachowania zgodności z obowiązującym prawem lub ochrony uzasadnionych interesów firmy (np. okresy przedawnienia ). Masz prawo żądać dostępu do danych osobowych i ich poprawiania lub usuwania, a także, o ile dotyczy, ograniczenia ich przetwarzania, lub wniesienia sprzeciwu co do ich przetwarzania, a także przenoszenia danych. Masz prawo złożyć skargę do organu nadzorczego ds. ochrony danych. W przypadku jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt z inspektorem ochrony danych pod adresem: xxx@xxx.xx lub na adres pocztowy : Inspektor Ochrony Danych, Polski Holding Hotelowy sp. z o.o. ul. Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxxxxx.
Załącznik nr 5
Ogólne Warunki Współpracy z Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o.
§1 Definicje
Dostawa – fizyczne dostarczenie zamówionych towarów do miejsca wskazanego przez Polski Holding Hotelowy lub wykonanie usługi zleconej przez Polski Holding Hotelowy,
Dostawca – podmiot realizujący Dostawy na rzecz Polski Holding Hotelowy,
PHH – Polski Holding Hotelowy sp. z o.o. z siedzibą
w Warszawie,
OWW – niniejszy dokument określający ogólne warunki współpracy z Dostawcami,
Umowa – pisemne zobowiązanie stron zawarte pomiędzy
Polski Holding Hotelowy, a Dostawcą,
Zamówienie – dokument będący podstawą Dostaw
dla PHH..
§2 Postanowienia ogólne
OWW określają zasady współpracy w PHH, w tym, w szczególności reguły składania Zamówień, realizacji Dostaw, płatności oraz ceny.
Podstawą dla wszystkich Dostaw dla PHH są Umowy oraz Zamówienia, przy których integralną częścią są niniejsze OWW.
Zamówienia ustne, jak też uzgodnienia na temat zmian i uzupełnień Zamówień pisemnych złożonych przez PHH wymagają pisemnego potwierdzenia.
Wszelkie powiadomienia pomiędzy PHH a Dostawcą są dokonywane na piśmie przesyłką rejestrowaną .
Akceptacja zapisów OWW przez Dostawcę jest równoznaczna z akceptacją tożsamych zapisów w Umowie. Umowa między stronami jest dokumentem nadrzędnym w stosunku do niniejszych OWW.
§3 Zamówienia
PHH zleca Dostawcy dostawę towarów lub usług na podstawie Zamówienia w formie pisemnej lub elektronicznej. Zamówienie określa co najmniej rodzaj towaru lub usługi, ilość, cenę jednostkową i łączną, termin i miejsce wykonania dostawy.
Każde Zamówienie składane przez PHH posiada numer, na który Dostawca ma obowiązek powołać się w swoich dokumentach dostawy, a w szczególności na fakturze oraz na dowodzie dostawy.
Potwierdzenie przyjęcia Zamówienia przez Dostawcę oznacza uznanie niniejszych OWW i ewentualnych dodatkowych uzgodnień zawartych w Zamówieniu.
§4 Dostawa
Dostawa powinna być zrealizowana na warunkach podanych w dostarczonym Zamówieniu co do przedmiotu dostawy, jego jakości i ilości, ceny, terminu realizacji oraz miejsca wykonania Dostawy.
Dostawa powinna być dokonana do miejsca wskazanego przez PHH w zamówieniu na koszt i ryzyko Dostawcy, chyba że Zamówienie przewiduje inaczej.
Akceptacja Dostawy będzie wymagać od Dostawcy
wypełnienia dokumentów:
a) w przypadku dostaw towarów – poprzez podpisanie dokumentu odbioru na dowodzie dostawy,
b) w przypadku usług – poprzez podpisanie dokumentu
potwierdzającego odbiór wykonanej usługi.
4. Dokumenty wymienione w ust. 3 są podstawą do zaakceptowania przez PHH faktury VAT wystawionej przez Xxxxxxxx.
§5 Faktura za dostawę
1. Faktura musi zawierać wszystkie dane wymagane przepisami prawa oraz numer i datę Zamówienia lub Umowy.
2. Układ asortymentu towarów lub usług podanych na fakturze powinien odpowiadać kolejności towarów i usług według Umowy lub Zamówienia PHH.
3. Dostawca jest zobowiązany dostarczyć fakturę osobiście lub przesyłką rejestrowaną, za potwierdzeniem odbioru na adres:
Polski Holding Hotelowy sp. z o.o. ul. Komitetu Obrony Robotników 39G,
02-148 Warszawa
Bądź w formie elektronicznej po złożeniu pisemnego oświadczenia. na adres email:
……………………………
§6 Termin płatności
1. Płatność za dostarczone towary lub usługę następuje w terminie … dni od daty otrzymania przez PHH prawidłowo wystawionej faktury.
2. Za termin zapłaty faktur strony uznają daty obciążenia
rachunku bankowego PHH.
3. Wynagrodzenie będzie płatne na rachunek bankowy Dostawcy nr ……………………………...
4. Zmiana wskazanego powyżej numeru rachunku bankowego Dostawcy stanowi zmianę Umowy i wymaga zawarcia przez Strony aneksu. Dostawca oświadcza, że niniejszy rachunek bankowy jest rachunkiem bankowym związanym z prowadzoną przez Dostawcę działalnością gospodarczą i widnieje w wykazie podatników VAT, prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). PHH oświadcza, że nie będzie realizował płatności na rachunek bankowy, który nie znajduje się w wykazie podatników VAT, prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) i okoliczność taka nie będzie stanowiła naruszenia przez PHH obowiązku terminowej płatności na rzecz Dostawcy, w tym w szczególności nie będzie uprawniała Dostawcy do naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie, jak również rozwiązania lub wypowiedzenia niniejszej umowy.
5. PHH oświadcza, iż posiada status dużego przedsiębiorcy, w rozumieniu art. 4 pkt 6 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych oraz załącznika I do Rozporządzenia Komisji (UE) Nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu.
§7 Jakość, gwarancja, reklamacje
Dostawca gwarantuje, że zamówione towary lub usługi będą posiadać zapewnione, przez jego samego lub producenta, umownie właściwości. Usługa powinna zostać wykonana zgodnie z najnowszym stanem wiedzy i techniki.
Dostawca udziela PHH gwarancji lub zapewni, że producent udzieli PHH gwarancji na okres … miesięcy od momentu dostarczenia towarów lub wykonania usługi, o ile PHH i Dostawca nie uzgodnią inaczej w treści umowy.
Dostawca ponosi odpowiedzialność z tytułu rękojmi
za wady towarów lub usług.
W przypadku towarów objętych gwarancją, Dostawca jest zobowiązany dostarczyć wraz z towarami lub usługami odpowiednie dokumenty gwarancyjne.
Dostawca gwarantuje, że działa z poszanowaniem zasad społecznej odpowiedzialności biznesu i tam, gdzie to możliwe korzysta z lokalnych zasobów.
§8 Postanowienia końcowe
Strony ustalają, że przeniesienie przez Dostawcę na osobę trzecią wierzytelności, przysługującej mu wobec PHH z tytułu dostawy towarów lub usługi może nastąpić jedynie po udzieleniu przez PHH pisemnej zgody na dokonanie tej czynności.
Wszelkie zmiany Umowy, Zamówienia lub niniejszych OWW
wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
W sprawach nie uregulowanych umową, zamówieniem lub niniejszymi OWW stosuje się przepisy prawa polskiego, a zwłaszcza Kodeksu Cywilnego.
Dostawca zobowiązuje się̨ nie dokonywać́ żadnych ukrytych płatności, prowizji pieniężnych, nie oferować́ kosztownych prezentów, podróży czy innych podobnych gratyfikacji lub
korzyści żadnemu pracownikowi PHH lub członkom jego rodziny w celu zachęcenia pracownika do działania bądź́ zaniechania, czy też faworyzowania Dostawcy. Dostawca przyjmuje do wiadomości, że naruszenie tego
postanowienia stanowi istotne naruszenie OWW ze skutkiem możliwości natychmiastowego rozwiązania umowy ze strony PHH.
Wszelkie spory wynikające z Umowy, Zamówienia lub OWW rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby PHH.