ZAPYTANIE OFERTOWE
Przedmiot zamówienia:
Znak sprawy: 9/R/2021/JB
Usługa monitoringu mediów: prasy, radia, telewizji, portali internetowych i społecznościowych dla Polskiej Organizacji Turystycznej
Warszawa, 16 lutego 2021 r.
1. Nazwa (firma) oraz adres Zamawiającego
Polska Organizacja Turystyczna
– jednostka organizacyjna przeprowadzająca postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego i udzielająca zamówienia:
1) Adres Zamawiającego: ul. Xxxxxxxxxxxxxx 0, 00 – 000 Xxxxxxxx
2) Strona internetowa: xxx.xxx.xxx.xx
4) Kontakt z Zamawiającym:
Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx – e-mail: xxxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx
2. Tryb udzielenia zamówienia
1) Postępowanie jest prowadzone na podstawie regulaminów wewnętrznych Polskiej
Organizacji Turystycznej, zgodnie z zasadami wskazanymi w niniejszym dokumencie.
2) Zamawiający informuje Wykonawców, że postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego, tj. każdy z Wykonawców może złożyć ofertę. Ponadto:
a. do postępowania nie ma zastosowania ustawa z dnia 11 września 2019r. Prawo
zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 2019 z późn. zm.);
b. zawiadomienie o wyborze oferty nie stanowi przyjęcia oferty;
c. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
• odwołania postępowania, unieważnienia go w całości lub w części w każdym
czasie,
• zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty,
• zmiany terminów wyznaczonych w zapytaniu ofertowym,
• żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od Wykonawców na każdym
etapie postepowania;
d. w przypadku skorzystania przez Xxxxxxxxxxxxx z któregokolwiek uprawnienia wskazanego w pkt c. Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia z tytułu udziału w postępowaniu.
3. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi monitoringu mediów: prasy, radia, telewizji, portali internetowych i społecznościowych dla Polskiej Organizacji Turystycznej.
Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia, stanowi załącznik nr 1
do niniejszego Zapytania ofertowego.
Zamawiający przewiduje zastosowania prawa opcji, które polegać będzie na realizacji sześciu dodatkowych raportów, dotyczących wskazanych przez POT haseł. Za realizację każdego z dodatkowych raportów wykonawca otrzyma dodatkowe wynagrodzenie
w wysokości określonej przez wykonawcę w formularzu cenowym. O zamiarze skorzystania z prawa opcji Zamawiający poinformuje Wykonawcę odrębnym pismem/oświadczeniem z określeniem zakresu, w jakim Zamawiający będzie z prawa opcji korzystał. Zamawiający nie ma obowiązku korzystać z prawa opcji. Wykonawcy nie przysługuje prawo roszczeń z tytułu niewykorzystania prawa opcji lub jego pełnej wartości.
4. Termin realizacji zamówienia
Od dnia podpisania umowy do 31 grudnia 2021 r.
5. Warunki udziału w postępowaniu
W postępowaniu mogą uczestniczyć podmioty, które:
1) Posiadają kompetencje lub uprawnienia do prowadzenia określonej działalności
zawodowej.
2) Posiadają zdolność techniczną lub zawodową zapewniającą prawidłowe i terminowe wykonanie zamówienia.
3) Znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej prawidłowe
i terminowe wykonanie zamówienia.
4) Złożą ważną ofertę w terminie wyznaczonym do składania ofert. Oferta powinna zostać złożona na Formularzu ofertowym (wzór w Załączniku nr 2 do Zapytania ofertowego).
6. Termin składania ofert
1) Ofertę, w formie podpisanych skanów, należy przesłać za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail xxxxxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xxx.xx, najpóźniej w terminie do dnia 23.02.2021 r. do godz. 10.00. Oferty, które dotrą do Zamawiającego po tym terminie nie będą uwzględnione.
2) Ofertę należy złożyć w języku polskim.
3) Na ofertę Wykonawcy składa się:
a) wypełniony Formularz ofertowy (Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego),
b) Opis sposobu realizacji raportu dziennego, raportu kwartalnego oraz wykaz
monitorowanych mediów.
4) Zamawiający, na każdym etapie postępowania, może żądać oświadczeń i dokumentów potwierdzających, że dokumenty załączone do oferty są zgodne ze stanem faktycznym oraz zwrócić się o złożenie wyjaśnień lub uzupełnienie treści oferty. Oferta Wykonawcy, który nie odpowie na takie wezwanie, lub odpowie w sposób niewystarczający, zostanie odrzucona.
7. Kryteria wyboru oferty
Zamawiający dokona oceny złożonych ofert, w oparciu o przedstawione poniżej
kryteria:
Lp. | Kryterium | Waga kryterium |
1 | Cena brutto oferty | 60% |
2 | Raporty i wykaz mediów | 40% |
1) Kryterium „Cena brutto oferty” (C) - waga 60%. Punkty w tym kryterium zostaną obliczone w następujący sposób:
C = (Cmin/Co) x 60 pkt
gdzie:
C – liczba punktów przyznanych za kryterium „Cena brutto oferty”
Cmin – najniższa cena oferty spośród ofert ważnych i nie podlegających odrzuceniu;
Co – cena oferty badanej.
W tym kryterium Wykonawca może otrzymać maksymalnie 60 pkt.
2) Kryterium „Raporty i wykaz mediów” – waga 40%. Punkty za kryterium zostaną
obliczone w poniższy sposób.
W tym kryterium Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia w ofercie przykładowego raportu dziennego oraz raportu kwartalnego, które przekazywane będą Zamawiającemu za pomocą poczty elektronicznej na wskazany adres e-mail w formie plików .pdf lub .ppx oraz przedstawienia wykazu monitorowanych mediów.
Podkryteria oceny | Opis | Liczba punktów |
Przykładowy raport dzienny | 0-1 pkt. – przedstawienie raportu w formie e-mail; 0-5 pkt. – raport zawiera źródło, datę publikacji i jej tytuł oraz wydźwięk; 0-3 pkt. – raport zawiera link do publikacji; 0-5 pkt. - raport zawiera publikacje zarówno z prasy, mediów internetowych, telewizji i radia (5 pkt.); raport | 0-15 pkt. |
zawiera publikacje z prasy, mediów internetowych i radia (3 pkt.); raport zawiera jedynie publikacje z prasy i mediów internetowych (1 pkt.); raport zawiera jedynie publikacje z mediów internetowych (0 pkt.). | ||
Przykładowy raport kwartalny | 0-2 pkt. – przedstawienie raportu w formie .pdf lub .ppx; 0-3 pkt – ekwiwalent reklamowy, raport zawiera łączny ekwiwalent reklamowy w podziale procentowym na media oraz w podziale na wydźwięk (3 pkt.); raport zawiera łączny ekwiwalent reklamowy bez szczegółowych podziałów (1 pkt.); 0-2 pkt. – w raporcie pojawiają się wykresy; 0 – 3 pkt. – dotarcie do odbiorców; w raporcie pojawia się liczba dotarcia do odbiorców w podziale na media (3 pkt.); w raporcie pojawia się liczba dotarcia do mediów (1 pkt.); 0-2 pkt. przejrzystość - Układ raportu powinien być przejrzysty i konsekwentny; 0-2 pkt. Szczegółowość; 0-1 pkt. – estetyka raportu. | 0-15 pkt. |
Wykaz monitorowanych mediów | 0-5 pkt. – Wykonawca monitoruje wszystkie media wskazane przez Zamawiającego w SOPZ (5 pkt.); Wykonawca monitoruje prawie wszystkie media wskazane przez Zamawiającego w SOPZ – może brakować 4 tytułów (3 pkt.); Wykonawca monitoruje prawie wszystkie media wskazane przez Zamawiającego w SOPZ – może brakować 8 tytułów (1 pkt.); 0-5 pkt. – Wykonawca monitoruje więcej mediów niż te wskazane przez Zamawiającego w SOPZ. | 0-10 pkt. |
W tym kryterium Wykonawca może otrzymać maksymalnie 40 pkt.
Obliczenia będą prowadzone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana ta oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów po zsumowaniu punktów we wszystkich kryteriach. Maksymalna wartość
punktowa, jaką może osiągnąć oferta wynosi 100 punktów.
8. Opis sposobu przygotowania ofert.
1) Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. W przypadku złożenia przez Wykonawcę więcej niż jednej oferty, oferty zostaną odrzucone.
2) Wykonawca pozostanie związany ofertą przez okres 30 dni.
3) Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
4) Osoba/osoby podpisujące ofertę muszą być upoważnione do zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty zgodnie z wpisem do właściwego rejestru.
9. Załączniki:
Załącznik nr 1 – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Załącznik nr 2 – Formularz oferty
Załącznik nr 3 – Wzór umowy
Załącznik nr 1
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi monitoringu mediów: prasy, radia, telewizji, portali internetowych i społecznościowych dla Polskiej Organizacji Turystycznej. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia.
1. Monitoring dotyczyć będzie następujących haseł:
1) „Polska Organizacja Turystyczna”, „POT”,
2) „Xxxxx Xxxxxxxx”,
3) „Xxxx Xxxxxxxxxxx-Xxxxxx”,
4) „Xxxxxxxxx Xxxx”,
5) „Polski Bon Turystyczny”,
6) „Igrzyska Europejskie 2023”, IE2023.
2. Zakres monitorowanych mediów:
• nie mniej niż 1000 tytułów prasowych, w tym obligatoryjne:
o dzienniki: Dziennik Gazeta Prawna, Fakt, Gazeta Wyborcza, Parkiet, Puls Biznesu, Rzeczpospolita, Super Express, Gazeta Polska Codziennie, Nasz Dziennik, Gazeta Polska, Dziennik Trybuna;
o tygodniki: Forbes, Forum, Newsweek Polska, Polityka, Przegląd, Tygodnik „NIE”, Tygodnik Powszechny, Tygodnik Solidarność, Wprost, Gość Niedzielny, Gazeta Warszawska, Tygodnik Angora, Do Rzeczy, Sieci Prawdy, Press;
o czasopisma branżowe: Rynek Turystyczny, TT News, Wasza Turystyka;
o prasa lokalna;
• nie mniej niż 200 stacji radiowych i telewizyjnych, w tym obligatoryjnie:
o TV: TVP1, TVP2, TVP3, TVP info, TVP Polonia, TVN, TVN24, TVN Biznes
i Świat, Polsat, Polsat News, TV Republika, TV Trwam;
o Radio: stacje Polskiego Radia, RFM FM, Radio ZET, Radio Wnet, Radio Maryja, Meloradio, Radio dla Ciebie;
• media społecznościowe oraz polskie zasoby internetu, w tym:
o Wirtualna Polska, Xxxxx.xx, Xxxx.xx, Xxxxxxx.xx, Xxxxxx.xx, Xxxxxxxx.xx, xx.xx, Xxxxxx.xx, Xxxxxxxx.xx, Business Insider, XxxxxxxXxxxx.xx, XXX00.xx, xxxxxXXX.xx XXX00.xx, xxXxxxx.xx, xXxxxxxxx.xx, XxxxxxxxxXxxxx.xx, Xxxxx.xx, Xxxxxxxx.xx, Xxxxxxxx.xx, xxx.xxxx,
Xxxx00.xx, Xx.xx, Xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx, xxxxxxxx.xx, xxx.xxxxx, xxxxxxx.xx, xxxxxxxxxxxxxx.xx, xxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
3. Termin realizacji: od dnia podpisania umowy do 31 grudnia 2021 r. – monitoring mediów
przez 7 dni w tygodniu.
4. Monitoring będzie się składał z raportu dziennego (przesyłany do godz. 8.00, który zawierać będzie materiały z dnia poprzedniego oraz z danego dnia do godz. 7.00) oraz raportów kwartalnych (przygotowanie zestawień w .pdf oraz .xls wraz ze standardową statystyką (raporty w formie wykresów: podział na zasięg, nakład, wydźwięk i ekwiwalent, liczba odbiorów – zestawienia dla każdego z wymienionych w punkcie 1 haseł).
• Raporty dzienne mają być przekazywane Zamawiającemu w formie e-maili.
• Wykonawca udostępni również Zamawiającemu przez cały okres umowy platformę internetową , z możliwością:
- monitoringu haseł, o których mowa w pkt 1, na bieżąco,
- analizowania danych i prezentacji wyników monitoringu na platformie w postaci wykresów i tabel oraz eksportu wykresów, tabel oraz materiałów do plików i w celu ich dalszego wykorzystania lub archiwizacji,
- dostępu do archiwalnych materiałów ze wszystkich mediów z okresu od początku świadczenia usługi.
• Wszystkie materiały zawierające monitorowane hasła będą zawierać źródło, datę publikacji, tytuł link do publikacji oraz ocenę wydźwięku materiału.
• Możliwość przeglądania i zapisywania materiałów ze wszystkich mediów bezpośrednio z przeglądów e-mail. Możliwość zapisywania materiałów z prasy i internetu w dowolnym formacie (x.xx. PDF, doc, JPG) oraz z radia i telewizji (x.xx. avi, wav, mp3, mp4) oraz dostępność materiałów z wszystkich mediów w wersji tekstowej.
5. W ramach prawa opcji, Zamawiający przewiduje możliwość zlecenia, w czasie obowiązywania umowy, realizacji 6 dodatkowych raportów, dotyczących wskazanych przez POT haseł, nawiązujących do hasła Polska Organizacja Turystyczna, ale nie zawartych w punkcie 1, np. „Polska Zobacz Więcej – Weekend za Pół Ceny” lub „Na wsi najlepiej”).
1 hasło może być przedmiotem 1 dodatkowego raportu.
Za realizację każdego z raportów wykonawca otrzyma dodatkowe wynagrodzenie w wysokości określonej przez wykonawcę w formularzu cenowym.
Załącznik nr 2
Zamawiający:
Polska Organizacja Turystyczna ul. Xxxxxxxxxxxxxx 0
00 – 613 Warszawa
OFERTA
Nazwa i adres podmiotu składającego ofertę:
......................................................................................................................................
NIP ......................................... REGON .................................................................
Xxxxx, na który Zamawiający powinien przesyłać ewentualną korespondencję:
....................................................................................................................................
Osoba wyznaczona do kontaktów z Zamawiającym:
....................................................................................................................................
Numer telefonu: ...............................................................................................
Numer faksu: .....................................................................................................
e-mail .....................................................................................................................
1. Odpowiadając na Zapytanie ofertowe na: Usługę monitoringu mediów: prasy, radia, telewizji, portali internetowych i społecznościowych dla Polskiej Organizacji Turystycznej, symbol postępowania 9/R/2021/JB, oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia za:
Cena netto za jeden miesiąc świadczenia usługi zł
Stawka podatku VAT......%, wartość podatku VAT. zł
Cena ofertowa brutto za jeden miesiąc świadczenia usługi zł
(Słownie: )
2. Oświadczamy, że usługę sporządzenia dodatkowego raportu w ramach prawa opcji, zrealizujemy za:
Cena netto za jeden dodatkowy raport… zł
Stawka podatku VAT .…%, wartość podatku VAT zł
Cena brutto za jeden dodatkowy raport… zł
(słownie… )
3. Oświadczam(-y), że:
1) Zapoznaliśmy się z warunkami podanymi przez Zamawiającego w Zapytaniu ofertowym i nie wnosimy do nich żadnych zastrzeżeń.
2) Uzyskaliśmy wszelkie niezbędne informacje do przygotowania oferty i wykonania zamówienia, a także akceptujemy istotne postanowienia umowy oraz termin realizacji przedmiotu zamówienia podany przez Zamawiającego.
3) Posiadam(-y) kompetencje lub uprawnienia do prowadzenia określonej działalności zawodowej objętej przedmiotem zamówienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.
4) Znajduję(-emy) się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej prawidłowe i terminowe wykonanie zamówienia.
5) Wypełniłem(-liśmy) obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.
6) W przypadku udzielenia nam zamówienia zobowiązujemy się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego.
7) Część zamówienia, której wykonanie zamierzamy powierzyć podwykonawcy/om obejmuje (jeżeli dotyczy): ……………………………….……………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………….
4. Oferta została złożona na stronach.
5. Do niniejszej oferty załączamy następujące dokumenty:
…………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………
.........................., dn. ........................ ………….....................................
(podpis uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy)
Załącznik nr 3
Wzór Umowy
Umowa …../…./…../2021
zawarta w dniu r. w Warszawie, zwana dalej „Umową”, pomiędzy
Polską Organizacją Turystyczną, ul. Xxxxxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, REGON 016213775, reprezentowaną przez:
1. ………………………….. – ………………………,
2. ………………………….. – ………………………,
zwaną dalej „Zamawiającym”,
a
………………………..………….., z siedzibę przy ,
wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS ………………………………….
zwanym dalej Wykonawcą w imieniu której działa:
……………………………………………………… zwaną dalej „Wykonawcą”,
Zamawiający i Wykonawca zwani są łącznie w dalszej części Umowy „Stronami”, a każdy z nich z osobna zwany jest dalej „Stroną”.
o następującej treści, zwana dalej „Umową”:
§ 1
1. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usługi monitoringu mediów: prasy lokalnej i ogólnopolskiej, stacji radiowych i telewizyjnych oraz portali internetowych i mediów społecznościowych (Facebook i Twitter), zwanych dalej „Mediami”, polegającej na:
1) codziennej analizie Mediów pod kątem następujących haseł tematycznych:
a) „Polska Organizacja Turystyczna” lub „POT”,
b) „Xxxxx Xxxxxxxx”,
c) „Xxxx Xxxxxxxxxxx-Xxxxxx”,
d) „Xxxxxxxxx Xxxx”,
e) „Polski Bon Turystyczny”,
f) „Igrzyska Europejskie 2023” lub „IE2023”;
2) przekazywaniu Zamawiającemu za pomocą wiadomości e-mail do godz. 8.00 każdego dnia, raportu dziennego, którego szczegółowe zasady sporządzania i przekazywania zostały opisane w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy, zwanym dalej „SOPZ”;
3) zapewnieniu dostępu do platformy internetowej, w której Zamawiający będzie miał możliwość przeglądania wszystkich materiałów dla wyżej wymienionych haseł.
2. Szczegółowy sposób realizacji usługi, o której mowa w ust. 1, w zakresie nieuregulowanym w Umowie, określa SOPZ.
3. Zamawiający może w okresie realizacji Umowy, w ramach prawa opcji, zlecić Wykonawcy sporządzenie nie więcej niż 6 dodatkowych raportów dotyczących wskazanych przez POT haseł nawiązujących do hasła „Polska Organizacja Turystyczna”, ale niewymienionych w ust. 1, np. „Polska Zobacz Więcej – Weekend za Pół Ceny” lub „Na wsi najlepiej”. Za realizację każdego z raportów w terminie ustalonym między Stronami Wykonawca otrzyma wynagrodzenie w wysokości zł brutto.
§ 2
1. Monitoring prasy lokalnej i ogólnopolskiej obejmuje artykuły, krótkie informacje, felietony, reportaże i inne formy prasowe, zwane dalej „artykułami prasowymi”.
2. Monitoring prasy lokalnej i ogólnopolskiej, o którym mowa w § 1 ust. 1 pkt 1 Umowy, obejmuje nie mniej niż łącznie 1000 tytułów prasowych wychodzących w Polsce, w tym obligatoryjnie:
1) w odniesieniu do dzienników:
a) 11 (jedenaście) tytułów: Dziennik Gazeta Prawna, Fakt, Gazeta Wyborcza, Parkiet, Puls Biznesu, Rzeczpospolita, Super Express, Gazeta Polska Codziennie, Nasz Dziennik, Gazeta Polska, Dziennik Trybuna, oraz
b) dzienniki ogólnopolskie o nakładzie przekraczającym 100.000 egzemplarzy, które pojawią się na rynku w trakcie obowiązywania Umowy;
2) w odniesieniu do tygodników:
a) 15 (piętnaście) tytułów: Forbes, Forum, Newsweek Polska, Polityka, Przegląd, Tygodnik „NIE”, Tygodnik Powszechny, Tygodnik Solidarność, Wprost, Gość Niedzielny, Gazeta Warszawska, Tygodnik Angora, Do Rzeczy, Sieci Prawdy,
Press, oraz
b) wskazane przez Zamawiającego tygodniki ogólnopolskie o nakładzie przekraczającym 100.000 egzemplarzy, które pojawią się na rynku w trakcie obowiązywania Umowy;
3) w odniesieniu do czasopism branżowych: Rynek Turystyczny, TT News, Wasza Turystyka;
4) w odniesieniu do prasy lokalnej – tytuły o nakładzie przekraczającym 50.000
egzemplarzy.
§ 3
Monitoring stacji radiowych i telewizyjnych, o którym mowa w § 1 ust. 1 pkt 1 Umowy, obejmuje nie mniej niż łącznie 200 stacji radiowych i telewizyjnych nadających na terenie Polski, w tym obligatoryjnie następujące rozgłośnie radiowe:
1) w odniesieniu do stacji radiowych:
a) Polskie Radio, RFM FM, Radio ZET, Radio Wnet, Radio Maryja, Meloradio, Radio dla Ciebie, Informacyjna Agencja Radiowa, oraz
b) wskazane przez Xxxxxxxxxxxxx rozgłośnie radiowe o profilu informacyjnym o zasięgu ogólnopolskim, które pojawią się w trakcie obowiązywania Umowy,
2) w odniesieniu do stacji telewizyjnych:
a) TVP1, TVP2, TVP3, TVP info, TVP Polonia, TVN, TVN24, TVN Biznes
i Świat, Polsat, Polsat News, TV Republika, TV Trwam, oraz
b) wskazane przez Zamawiającego stacje telewizyjne o zasięgu ogólnopolskim lub regionalnym obejmującym Warszawę, które pojawią się w trakcie obowiązywania Umowy.
§ 4
Monitoring portali internetowych i mediów społecznościowych, o którym mowa w § 1 ust. 1
pkt 1 Umowy, obejmuje:
1) w odniesieniu do porali internetowych:
a) 29 (dwadzieścia dziewięć) portali: Wirtualna Polska, Xxxxx.xx, Xxxx.xx, Xxxxxxx.xx, Xxxxxx.xx, Xxxxxxxx.xx, xx.xx, Xxxxxx.xx, Xxxxxxxx.xx, Business Insider, XxxxxxxXxxxx.xx, XXX00.xx, xxxxxXXX.xx XXX00.xx, xxXxxxx.xx, xXxxxxxxx.xx, XxxxxxxxxXxxxx.xx, Xxxxx.xx, Xxxxxxxx.xx, Xxxxxxxx.xx, xxx.xxxx, Xxxx00.xx, Xx.xx, Xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx, xxxxxxxx.xx, xxx.xxxxx, xxxxxxx.xx, xxxxxxxxxxxxxx.xx, xxxxxxxxxxxxxxxx.xx, oraz
b) wskazane przez Zamawiającego główne portale internetowe o profilu informacyjnym o zasięgu ogólnopolskim, które pojawią się w trakcie obowiązywania Umowy,
2) w odniesieniu do mediów społecznościowych: Facebook i Twitter.
§ 5
1. Raport dzienny, o którym mowa w § 1 ust. 1 pkt 2 Umowy, powinien zawierać:
1) w odniesieniu do monitoringu prasy lokalnej i ogólnopolskiej:
a) tytuł gazety,
b) tytuł artykułu,
c) link do artykułu w formacie tekstowym lub graficznym PDF;
2) w odniesieniu do monitoringu stacji radiowych i telewizyjnych:
a) nazwę stacji,
b) datę i godzinę emisji audycji lub programu,
c) nazwę audycji lub programu,
d) temat audycji lub programu oraz krótki opis jej treści,
e) link do zapisu audycji w formacie MP3 lub programu w formacie MPEG o rozdzielczości co najmniej 240x320 pikseli w taki sposób, aby było możliwe jego odtworzenie na komputerze wyposażonym w system operacyjny Microsoft Windows z programem Windows Media Player bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania (w tym plug-inów). Za zgodą Zamawiającego dopuszczalne jest udostępnianie nagrań audycji w innym formacie;
3) w odniesieniu do monitoringu portali internetowych i mediów społecznościowych:
a) nazwę portalu,
b) datę i godzinę publikacji materiału – w przypadku wielokrotnej publikacji tego samego artykułu na portalu internetowym Wykonawca będzie podawał tylko jedną informację o publikacji, wskazując w niej godziny kolejnych publikacji,
c) link do materiału w formacie tekstowym lub graficznym PDF.
2. Artykuły prasowe, audycje, programy, materiały dotyczące tego samego lub podobnego hasła tematycznego powinny być zgrupowane razem.
3. Artykuły prasowe, audycje, programy, materiały pozostaną dostępne na platformie internetowej przez cały okres trwania Umowy od momentu ich udostępnienia.
§ 6
1. Udostępnianie przez Wykonawcę w trakcie realizacji Umowy całych oraz fragmentów artykułów prasowych, audycji, programów lub materiały wskazanych w § 2–4, zarówno w oryginale, jak i w formie przetworzonej, nie może prowadzić do naruszenia praw osób trzecich. Odpowiedzialność za ewentualne roszczenia osób trzecich, w szczególności związane z ochroną praw autorskich, w pełni ponosi Wykonawca.
2. W przypadku wystąpienia przeciwko Zleceniodawcy przez osoby trzecie z roszczeniami wynikającymi z naruszenia ich praw autorskich i praw pokrewnych do materiałów udostępnionych Zamawiającemu w trakcie trwania umowy Wykonawca, o których mowa w ust. 1, postanowienia § 10 stosuje się odpowiednio.
§ 7
1. Platforma internetowa, o której mowa w § 1 ust. 1 pkt 3 Umowy, będzie dostępna w sieci Internet poprzez protokół HTTP lub HTTPS. Dostęp do platformy będzie wymagał zalogowania przy użyciu loginu i hasła.
2. Wykonawca umożliwi dostęp do platformy internetowej przy użyciu dwóch typów kont: konta użytkownika z ograniczonymi uprawnieniami i konta administratora.
3. Platforma internetowa powinna zapewniać możliwość jedoczesnego korzystania z systemu przez minimum 20 użytkowników jedocześnie.
4. Platforma internetowa musi zapewniać następującą funkcjonalność:
a. dostęp do informacji o artykułach, portalach internetowych, audycjach i programach wymienionych w § 1–5,
b. możliwość pobrania skanów artykułów, nagrań audio-wideo do formatu
umożliwiającego odtworzenie na komputerze użytkownika,
c. możliwość odtwarzania materiałów audio-wideo bezpośrednio na platformie
internetowej,
d. możliwość wyszukiwania udostępnionych artykułów, audycji i programów według następujących kryteriów:
i. rodzaj medium (prasa, internet, radio lub telewizja),
ii. zasięg medium (ogólnopolskie lub regionalne/lokalne) – tylko dla prasy,
iii. tytuł gazety, nazwa portalu internetowego, nazwa rozgłośni radiowej lub stacji
telewizyjnej,
iv. data wydania lub emisji (z możliwością podania zakresu dat),
v. data udostępnienia (z możliwością podania zakresu dat),
vi. wystąpienie zadanego tekstu (wyrażenia, słowa, fragmentu słowa) w tytule, treści lub temacie artykułu, w nazwie lub temacie audycji lub programu,
e. możliwość jednoczesnego zastosowania od jednego do czterech lub więcej wybranych kryteriów wyszukiwania.
f. możliwość sortowania udostępnionych artykułów, audycji i programów według następujących kryteriów:
i. tytuł gazety, nazwa portalu internetowego, nazwa rozgłośni radiowej lub stacji
telewizyjnej,
ii. data wydania lub emisji,
iii. tytuł artykułu, nazwa audycji lub programu, nazwisko autora artykułu, audycji
lub programu,
g. możliwość jednoczesnego zastosowania od jednego do czterech lub więcej wybranych kryteriów sortowania,
h. możliwość jednoczesnego wykorzystania opcji wyszukiwania i opcji sortowania lub możliwość sortowania wyniku wyszukiwania,
i. możliwość zapisania wyniku wyszukiwania i sortowania do pliku w formacie HTML z aktywnymi linkami do skanów artykułów, nagrań audycji i programów udostępnionych na platformie internetowej.
j. możliwość eksportowania wyników wyszukiwania/sortowania wszystkich lub wybranych skanów artykułów prasy regionalnej, ogólnopolskiej do jednego pliku w formacie PDF oraz DOC. Eksport do formatu DOC skanów artykułów powinien być zapisany w postaci tekstowej. Eksportowany zestaw artykułów powinien zawierać:
i. tytuł gazety,
ii. data wydania,
iii. autor artykułu,
iv. treść artykułu,
v. temat artykułu.
5. Administrator platformy internetowej musi posiadać możliwość:
a. wyłączenia dostępu do wybranych artykułów, audycji i programów poprzez konto
administratora,
b. usunięcia z platformy internetowej wybranych artykułów, audycji i programów,
c. dodawania i usuwania haseł tematycznych,
d. dodawania, edycji i usuwania kont użytkowników z ograniczonymi uprawnieniami,
6. Platforma internetowa musi posiadać kalendarz, z którego po wyborze daty (dnia, miesiąca, i roku) zostaną wyświetlone na liście artykuły z datą wydania wybranego artykułu.
7. Platforma internetowa musi umożliwiać tworzenie zestawień artykułów.
a. użytkownik musi posiadać możliwość pobrania danego zestawienia w formacie PDF
i wersji tekstowej (RTF lub DOC)
b. zestawienie musi posiadać spis treści artykułów, zawarty na pierwszej stronie zestawu. Spis treści musi zawierać: tytuł artykułu, źródło, datę wydania oraz numer strony na której znajduje się artykuł.
8. Platforma internetowa musi udostępniać zbiorczy kanał RSS (Really Simple Syndication) z danego dnia zawierający następującą strukturę:
a. numer identyfikacyjny (ID),
b. hasło tematyczne lub hasła tematyczne, do którego przypisany jest artykuł,
c. rodzaj medium (prasa, internet, telewizja, radio)
d. zasięg medium (regionalne, centralne) – tylko dla prasy
e. tytuł gazety, nazwa rozgłośni radiowej lub stacji telewizyjnej,
f. tytuł artykułu,
g. wstęp artykułu,
h. autor artykułu,
i. data wydania lub emisji,
j. odnośnik do pliku PDF (jedynie dla prasy),
k. odnośnik do pliku DOC (jedynie dla prasy),
l. odnośnik do pliku HTML (dla prasy i internetu),
m. odnośnik do pliku multimedialnego (jedynie dla audycji telewizyjnych
i radiowych).
9. Wykonawca na żądanie Zamawiającego udostępni na platformie internetowej zapis wybranego programu telewizyjnego o rozdzielczości, co najmniej 240x320 pkt bez kompresji.
§ 8
1. Xxxxxx ustaliły łączne zryczałtowane wynagrodzenie brutto za prawidłową realizację usługi, o której mowa w § 1 ust. 1 Umowy, w wysokości nieprzekraczającej ……………………… zł (słownie: złotych
netto), tj. (…) złotych brutto.
2. Wynagrodzenie za świadczenie usługi, o której mowa w § 1 ust. 1 Umowy, w danym miesiącu obowiązywania Umowy będzie płatne miesięcznie z dołu w wysokości zł
(słownie: ……………………………………………………. złote), przy zachowaniu następującej
procedury:
1) po zakończeniu każdego miesiąca obowiązywania Umowy, Wykonawca, nie później niż w ciągu pierwszych pięciu dni roboczych następnego miesiąca, sporządzi i przekaże Zamawiającemu fakturę,
2) Zamawiający dokona zapłaty należności w terminie 14 dni od dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury do siedziby Zamawiającego, przelewem na konto o nr ………..
3. W sytuacji określonej w § 1 ust. 3 Umowy Wykonawca, według własnego wyboru, wystawi odrębną fakturę za wykonanie każdego dodatkowego raportu albo uwzględni wysokość wynagrodzenia za wykonanie każdego dodatkowego raportu w fakturze za wykonanie usługi, o której mowa w § 1 ust. 1 Umowy, w miesiącu, w którym sporządzono raport dodatkowy.
4. Wynagrodzenie określone w ust. 1-3 obejmuje wszelkie koszty Wykonawcy związane z realizacją Umowy, w tym koszty zakupu dysków, uzyskania praw autorskich uprawniających go udostępniania Zamawiającemu oraz wykorzystywania przez Zamawiającego objętych umową artykułów prasowych, audycji radiowych, programów telewizyjnych lub publikacji internetowych, o których mowa w § 1 – 5. Wynagrodzenie brutto, o którym mowa w ust. 1 i 2, jest stałe i nie może być podwyższone w czasie obowiązywania Umowy, nawet jeśli Wykonawca nie przewidział i nie uwzględnił zmian cenotwórczych składników.
5. Wykonawca oświadcza, że rachunek bankowy wskazany w ust. 2 jest rachunkiem znajdującym się w elektronicznym wykazie podmiotów prowadzonym od 1 września 2019 r. przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, zgodnie z art. 96b ustawy o podatku od towarów i usług (dalej „Wykaz”); niniejsze postanowienie stosuje się do innych wykazów, które zastąpią Wykaz, a będą obejmować rachunki bankowe podatników podatku od towarów i usług.
6. W przypadku gdy rachunek bankowy wskazany w ust. 2 nie będzie ujawniony w Wykazie, Zamawiający uprawniony będzie do wstrzymania się z zapłatą do czasu wskazania przez Wykonawcę, dla potrzeb płatności, rachunku bankowego ujawnionego w Wykazie. W takim przypadku opóźnienie w dokonaniu płatności w terminie określonym w Umowie, powstałe wskutek braku możliwości realizacji przez Zamawiającego płatności na rachunek ujęty w Wykazie, nie stanowi dla Wykonawcy
podstawy do żądania od Zamawiającego jakichkolwiek odsetek, jak również innych rekompensat, odszkodowań, roszczeń z tytułu dokonania nieterminowej płatności.
7. Zamawiający jest uprawniony do naliczenia kar umownych w wysokości: :
a) 0,5% wynagrodzenia miesięcznego określonego w ust. 2 za każdą rozpoczętą godzinę zwłoki w przekazaniu raportu dziennego, następującą po upływie okresu 30 minut od godziny wskazanej w § 1 ust. 1 pkt 2 Umowy.
b) 1% wynagrodzenia miesięcznego abonamentu określonego w ust. 2 – za brak dostępności do platformy internetowej, o której mowa w § 1 ust. 1 pkt 3, za każdą rozpoczętą godzinę jej niedostępności.
8. W przypadku pominięcia artykułów prasowych, audycji radiowych, programów telewizyjnych lub publikacji internetowych Wykonawca, na żądanie Zamawiającego, jest zobowiązany niezwłocznie, nie później niż w ciągu 30 minut, udostępnić na platformie internetowej żądane materiały. W przypadku zwłoki w wykonaniu tego obowiązku Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,5% wynagrodzenia miesięcznego określonego w ust. 2 za każdą rozpoczętą godzinę zwłoki w przekazaniu żądanego materiału.
9. W przypadku niewykonania przez Wykonawcę dodatkowego raportu, o którym mowa w § 1 ust. 3 Umowy, w terminie ustalonym przez Strony, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20% wynagrodzenia za sporządzenie dodatkowego raportu, o którym mowa w § 1 ust. 3 Umowy.
10. Jeżeli okres realizacji Umowy będzie krótszy niż 12 miesięcy, wynagrodzenie wskazane w ust. 1 ulegnie proporcjonalnemu obniżeniu w stosunku do czasu, w którym usługa, o której mowa w § 1 ust. 1 Umowy, nie była świadczona przez Wykonawcę.
11. Zamawiający jest uprawniony do potrącania naliczonych kar umownych z wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy.
12. Wynagrodzenie będzie realizowane w formie przelewu na konto Wykonawcy w terminie 14 dni od dnia otrzymania faktury VAT. Za datę płatności uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
§ 9
1. Wykonawca oświadcza, że jest uprawniony do przetwarzania i zwielokrotniania artykułów prasowych oraz wszelkich innych materiałów użytych do realizacji Umowy mających cechy utworu, a także ich udostępnienia i przekazania Zamawiającemu w formie przygotowywanych przez Wykonawcę zestawień własnego autorstwa.
2. W ramach wynagrodzenia wskazanego w § 8 ust. 1 i 2 Umowy, Wykonawca udziela Zamawiającemu licencji niewyłącznej, nieograniczonej czasowo i terytorialnie do przygotowanych przez Wykonawcę zestawień, zarówno w całości jak i w części, na następujących polach eksploatacji:
a) wprowadzanie do pamięci komputerów w ramach sieci komputerowej Zamawiającego,
b) udostępnianie w sieci komputerowej Zamawiającego,
c) utrwalania na dowolnych zewnętrznych nośnikach, w tym dyskach twardych,
płytach CD lub DVD,
d) sporządzanie wydruków poszczególnych elementów wchodzących w skład opracowanego przez Wykonawcę zestawienia.
3. Do licencji, o których mowa w ust. 2 postanowienia § 10 stosuje się odpowiednio.
§ 10
1. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie roszczenia osób trzecich związane z ochroną praw autorskich, kierowane przeciwko Zamawiającemu.
2. W przypadku wystąpienia osoby trzeciej przeciwko Zamawiającemu z roszczeniami z tytułu naruszenia praw autorskich, Wykonawca zobowiązany będzie do zaspokojenia roszczeń osoby trzeciej i zwolnienia Zamawiającego z obowiązku świadczeń z tego tytułu.
3. W przypadku dochodzenia przez osobę trzecią roszczeń, z tytułu, o którym mowa w ust. 1, przeciwko Zamawiającemu, Wykonawca będzie zobowiązany do przystąpienia do procesu i podjęcia wszelkich czynności w celu zwolnienia Zamawiającego z udziału w sprawie.
§ 11
1. Osobą uprawnioną do współdziałania w ramach realizacji Umowy będzie:
1) ze strony Zamawiającego - …………………………………………………….. (tel. ),
e-mail: ,
2) ze strony Wykonawcy – …………………………… (tel. kom.: ),
e-mail: ………………………………………………………..
2. Zamawiający może zgłaszać zastrzeżenia związane z realizacją Umowy od poniedziałku do soboty w godzinach od 7.00 -20.00.
Zastrzeżenia będą zgłaszane przez Zamawiającego telefonicznie, a następnie
potwierdzane na adres e-mail: ……………………………………….
§ 12
1. Zamawiający może rozwiązać Umowę w każdym czasie w przypadku nienależytego wykonania Umowy, jeżeli Wykonawca nie zmieni sposobu realizowania Umowy w terminie 30 dni od wezwania go do zmiany sposobu realizacji Umowy.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym,
a) w przypadku zaniechania świadczenia usług przez Wykonawcę przez co najmniej 3 dni, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, przy nie ma znaczenia czy zaniechanie dotyczyć będzie trzech następujących po sobie dni czy też
zaniechanie następować będzie w pewnych odstępach czasu, w takich sytuacjach czas zaniechania liczony będzie łącznie.
b) w przypadku naliczenia kar umownych przekraczających 20% kwoty określonej
w § 8 ust. 1.
3. Zamawiający po rozwiązaniu Umowy jest uprawniony do dochodzenia kar umownych naliczonych przed rozwiązaniem umowy.
§ 13
Wszystkie zmiany niniejszej Umowy mogą być dokonane tylko w formie pisemnej pod
rygorem nieważności.
§ 14
Wszelkie spory, jakie mogą wyniknąć na tle realizacji niniejszej Umowy, będą rozstrzygane przez sądy powszechne, wg właściwości miejscowej dla siedziby Zamawiającego.
§ 15
W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie obowiązujące przepisy prawa, w szczególności przepisy Kodeksu Cywilnego oraz ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
§ 16
Umowa zostaje zawarta na czas określony na okres 11 miesięcy, z terminem realizacji nie wcześniej niż od dnia 1 lutego 2021 roku.
§ 17
Umowę sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, po dwa dla każdej
ze Stron.