UMOWA NR [▪]

Załącznik nr 2 do SWZ

UMOWA NR [▪]

Niniejsza umowa (dalej jako: „Umowa”) została zawarta w Warszawie w dniu [▪] roku pomiędzy:

POLSKIM INSTYTUTEM SPRAW MIĘDZYNARODOWYCH, z siedzibą przy xx.

Xxxxxxxxx 0x, 00-000 Xxxxxxxx, utworzonym i działającym na podstawie ustawy z dnia 20 grudnia 1996 r. o Polskim Instytucie Spraw Międzynarodowych (t. j. Dz. U. z 2020 r., poz. 720), NIP: PL5252167765, REGON: 016274699, reprezentowanym przez: [▪]

- zwanym dalej „Zamawiającym”, a

[▪] z siedzibą w [▪], przy ul. [▪], [▪]-[▪], spółką zarejestrowaną w Rejestrze Przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla [▪] Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS [▪], NIP: [▪], REGON: [▪], wysokość kapitału zakładowego [▪] zwaną dalej „Wykonawcą”, reprezentowaną, przez [▪]

(komparycja Umowy zostanie sformułowana zgodnie z formą organizacyjną Wykonawcy ) zwanymi dalej łącznie „Stronami” lub odpowiednio „Stroną”.

Strony postanawiają, co następuje:

Umowa została zawarta w wyniku wyboru Wykonawcy w postępowaniu nr BO-96-01/21 o udzielenie zamówienia publicznego w trybie podstawowym bez negocjacji na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2019 r., poz. 2019 z późn. zm., dalej jako: PZP ).

§ 1.

Przedmiot Umowy

1. Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usług zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia pt. „Świadczenie usług w zakresie wyszukiwania, rezerwacji, zakupu i dostarczania: biletów lotniczych, kolejowych i autokarowych oraz w wyszukiwaniu, rezerwacji i zakupie usług zakwaterowania na potrzeby Polskiego Instytutu Spraw Międzynarodowych”.

2. Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania usług określonych w Załączniku nr 1 do Umowy tj. w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia.

§ 2.

Czas trwania Umowy

1. Realizacja przedmiotu Umowy następować będzie sukcesywnie stosownie do potrzeb Zamawiającego, począwszy od dnia podpisania Umowy do dnia 31 grudnia 2022 r., bądź do wykorzystania środków finansowych przeznaczonych na realizację zamówienia,

z zastrzeżeniem że rozpoczęcie realizacji Umowy nastąpi nie wcześniej niż po wygaśnięciu aktualnie zaciągniętych przez Zamawiającego zobowiązań (aktualna umowa obowiązuje do dnia 31-12-2021 r. lub do wyczerpania maksymalnego wynagrodzenia).

§ 3.

Wynagrodzenie i płatności

1. Z tytułu realizacji przedmiotu Umowy, o którym mowa w § 1, Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie w wysokości:

1) [▪] zł [słownie: ▪ ] brutto z tytułu opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu lotniczego oraz za zakup usług zakwaterowania,

2) [▪] zł [słownie: ▪ ] brutto z tytułu opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu kolejowego lub autokarowego.

2. Poza wynagrodzeniem określonym w ust. 1 Zamawiający zobowiązany jest pokryć należności wynikające z ceny biletu kolejowego, autokarowego lub biletu lotniczego, według cen (taryf) przewoźników oraz należności wynikające z tytułu usług zakwaterowania.

3. Każdorazowo wysokość wynagrodzenia za bilety lotnicze, kolejowe i autokarowe będzie wyliczona na podstawie faktycznie zakupionych biletów z uwzględnieniem opłat i podatków, zaś wynagrodzenie za usługi zakwaterowania będzie wyliczone na podstawie faktycznie dokonanych i zrealizowanych rezerwacji.

4. Łączna wartość Umowy nie przekroczy kwoty [▪] zł netto (słownie: ▪ złotych), tj. [▪] zł brutto (słownie: [▪].

5. Należność za każdy sprzedany bilet oraz usługę zakwaterowania uregulowana będzie przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w ciągu 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT. Za dzień zapłaty uważa się dzień dokonania przelewu przez Zamawiającego na konto Wykonawcy.

6. Zamawiający wyraża zgodę na przesłanie faktury w formie elektronicznej. Faktura zostanie wysłana na adres mailowy Zamawiającego: x-xxxxxxx@xxxx.xx.

7. Faktura poza wymogami formalno-rachunkowymi powinna zawierać wyszczególniony dokładny opis składników tworzących kwotę należną Wykonawcy z tytułu realizacji przedmiotu Umowy, x.xx.:

1) numer Umowy,

2) informację, czy faktura dotyczy biletów czy zakwaterowania,

3) nr biletu / rezerwacji (jeżeli posiada),

4) cenę biletu/zakwaterowania według xxxxxx przewoźnika/obiektu,

5) wysokość opłat dodatkowych, jak np. opłata lotniskowa/podatki,

6) wysokość opłat transakcyjnych,

7) kwotę upustu cenowego,

8) wysokość podatku VAT,

9) ostateczną cenę biletu/zakwaterowania/ płatną przez Zamawiającego, 10)datę, trasę i standard/klasę przelotu/zakwaterowania,

11)nazwisko i imię osoby, której dotyczy zlecenie, 12)nazwisko i imię składającego zamówienie.

8. Na żądanie Zamawiającego za wykonane usługi Wykonawca dostarczy do Zamawiającego faktury w języku polskim oraz angielskim.

9. Zamawiający upoważnia Wykonawcę do wystawiania faktur bez podpisu upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego.

10. Miejscem dostarczenia biletów, dokumentów podróży, voucherów na usługi zakwaterowania oraz dokumentów rozliczeniowych (w tym faktur VAT) będzie siedziba Zamawiającego, z zastrzeżeniem pkt. 2.V.9 Załącznika nr 1 do Umowy tj. Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia.

§ 4.

Formy komunikacji

1. Osobami uprawnionymi do zlecania zamówień w zakresie przedmiotu zamówienia ze strony Zamawiającego są:

[▪]

które są jednocześnie upoważnione ze strony Zamawiającego do zgłaszania reklamacji i uwag co do sposobu realizacji Umowy.

2. Korespondencja dotycząca realizacji Umowy będzie dodatkowo kierowana na adres: Polski Instytut Spraw Międzynarodowych,

xx. Xxxxxxx 0X, 00-000 Xxxxxxxx,

e-mail: ………….. (będący zarazem podstawowym adresem do korespondencji w rozumieniu Załącznika nr 1 do Umowy)

3. Nadzór nad realizacją Umowy ze strony Zamawiającego sprawuje: [▪], tel. [▪], email [▪], faks [▪],

4. Ze strony Wykonawcy osobami odpowiedzialnymi za realizację Umowy są: [▪], tel. [▪], email [▪], faks [▪],

[▪], tel. [▪], email [▪], faks [▪],

5. Wykonawca zapewni następujące kanały komunikacji w zakresie realizacji Umowy: tel. [▪], email [▪], faks [▪],

§ 5.

Kary umowne i odszkodowanie

1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w następujących wypadkach i wysokościach:

1) za niewykonanie jednostkowego zamówienia, w wysokości 30% wartości jednostkowego zamówienia brutto (obliczonego zgodnie z pkt I.1.2.b oraz pkt.

II.1.2.b Załącznika nr 1 do Umowy tj. Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia), chyba że Wykonawca wykaże, że niewykonanie usługi nastąpiło z przyczyn niezależnych od Wykonawcy;

2) za nienależyte wykonanie jednostkowego zamówienia, w wysokości 15 % wynagrodzenia brutto, za jednostkowe zamówienie obliczone w sposób określony w pkt I.1.2.b oraz pkt. II.1.2.b Załącznika nr 1 do Umowy tj. Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia;

3) 50% wartości oferowanej przez Wykonawcę propozycji całkowitej ceny biletu lotniczego, kolejowego bądź autobusowego – w razie naruszenia przez Wykonawcę obowiązku stosowania najniższej ceny całkowitej biletu oferowanej na rynku (zgodnie z I.3 Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia);

4) 50% wartości oferowanej przez Wykonawcę najtańszej propozycji całkowitej ceny

zakwaterowania - w razie naruszenia przez Wykonawcę obowiązku stosowania najniższej ceny całkowitej zakwaterowania oferowanej na rynku (zgodnie z II.4 Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia);

5) za odstąpienie od Umowy przez którąkolwiek ze stron z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w wysokości 5 000,00 zł brutto – niezależnie od ilości zleceń zrealizowanych do dnia wystąpienia przesłanek odstąpienia;

6) w przypadku niemożności odbycia podróży z winy Wykonawcy, Wykonawca zwróci Zamawiającemu poniesione przez Zamawiającego koszty, w tym koszt biletów i zaliczek na poczet pobytu.

2. Kary pieniężne naliczane będą niezależnie od siebie.

3. Kary umowne podlegają sumowaniu, przy czym ich suma nie może przekroczyć 30 % wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 3 ust. 4 – niezależnie od ilości zleceń zrealizowanych do dnia wystąpienia przesłanek odstąpienia.

4. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych i odszkodowania z przysługujących mu z tytułu realizacji umowy należności.

5. Jeśli całkowite potrącenie nie będzie możliwe, Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty kar umownych na podstawie noty obciążeniowej płatnej w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania od Zamawiającego.

6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania przekraczającego wysokość nałożonych na Wykonawcę kar umownych na zasadach ogólnych.

7. W razie zwłoki w zapłacie wynagrodzenia, ponad termin określony w § 3 Umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy odsetki ustawowe za każdy dzień zwłoki od wartości niezapłaconej kwoty.

§ 6.

Zmiana i rozwiązanie Umowy

1. W przypadku niewykonania usługi, bądź trzykrotnego powiadomienia Wykonawcy przez Zamawiającego o nienależytym wykonaniu usługi, ze wskazaniem w jakim zakresie doszło do uchybień (w szczególności opóźnienia w dokonaniu rezerwacji, sprzedaży i dostarczeniu biletów, dostarczeniu biletu niezgodnego z zamówieniem jednostkowym, wystawieniu biletu w cenie wyższej niż cena oferowana innym podmiotom na warunkach ogólnych, oraz opóźnieniu w dokonaniu rezerwacji zakwaterowania i dostarczeniu rezerwacji/voucherów, rezerwacji zakwaterowania w cenie wyższej niż cena oferowana innym podmiotom na warunkach ogólnych) Zamawiający jest uprawniony do odstąpienia od Umowy ze skutkiem natychmiastowym.

2. Oświadczenie o odstąpieniu od Umowy powinno zostać złożone drugiej stronie w formie pisemnej w terminie 30 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających odstąpienie.

3. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy Zamawiający może wypowiedzieć Umowę w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim wypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części Umowy, co zostanie potwierdzone protokołem sporządzonym przez przedstawicieli obu stron.

4. Niezależnie od postanowień § 2, jeżeli w kolejnym roku budżetowym, następującym po roku, w którym zawarto Umowę Zamawiający nie będzie dysponował – z przyczyn od niego niezależnych – środkami przeznaczonymi na sfinansowanie zamówienia, Umowa ulegnie rozwiązaniu ze skutkiem natychmiastowym. W takim wypadku Zamawiający zapłaci Wykonawcy wyłącznie tę część wynagrodzenia, jaka odpowiada zakresowi wykonania zadania do dnia rozwiązania Umowy, w trybie wskazanym w zdaniu poprzedzającym.

5. Zmiana Umowy w stosunku do treści oferty złożonej przez Wykonawcę w trakcie postępowania o udzielenia zamówienia publicznego obejmującego przedmiot Umowy dopuszczalna jest jedynie w następujących przypadkach i zakresie:

1) zaistnienia siły wyższej uniemożliwiającej realizację świadczenia;

2) zmiany przepisów prawa w oparciu o które realizowana będzie Umowa.

6. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku zmiany stawki podatku VAT. Zmianie ulegną ceny brutto, uwzględniając nową stawkę podatku.

7. Zmiany Umowy nie stanowią:

a) zmiana osób, o których mowa w § 4 ust. 3 oraz 4;

b) zmiana osób, przy pomocy których Wykonawca lub Zamawiający realizuje przedmiot Umowy;

c) zmiana danych teleadresowych Stron;

d) zmiana danych rejestrowych Stron

– zaistnienie powyższych okoliczności wymaga niezwłocznego pisemnego zawiadomienia drugiej Strony.

8. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają porozumienia Stron oraz zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

§ 7.

Postanowienia końcowe

1. Wszelkie wierzytelności Wykonawcy powstałe w związku z Umową lub w wyniku jej realizacji nie mogą być bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego przeniesione przez Wykonawcę na osoby trzecie (art. 509 § 1 Kodeksu cywilnego) ani uregulowane w drodze potrącenia (art. 498 Kodeksu cywilnego).

2. W zakresie nieuregulowanym w Umowie stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 740 z późn. zm.) i PZP

3. Wszelkie spory wynikłe w związku z Umową rozstrzygane będą przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.

4. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron .

5. Następujące załączniki stanowią integralną część Umowy:

Załącznik nr 1 – Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia; Załącznik nr 2 – Oferta Wykonawcy;

Załącznik nr 3 – Umowa powierzenia przetwarzania danych.

__________________________ ____________________________

w imieniu Zamawiającego w imieniu Wykonawcy