Umowa SR-Siedlce – /wzór/ na zaprojektowanie, dostawę i instalację systemu Rejestracji Czasu Pracy.

Sygn. Sprawy: (ZW/06/2021) Załącznik Nr 1

(do Zaproszenia do złożenia oferty)

Umowa SR-Siedlce – /wzór/

na zaprojektowanie, dostawę i instalację systemu Rejestracji Czasu Pracy.

w dniu maja 2022 r. w Siedlcach, pomiędzy:

Skarbem Państwa - Sądem Rejonowym w Siedlcach, xx. Xxxxxxxxxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxxxx, posiadającym NIP: 000-00-00-000, REGON:000324949

reprezentowanym przez:

Xxxxxxxxx Xxxxxxx - Dyrektora Sądu Rejonowego w Siedlcach zwanym dalej „ZAMAWIAJĄCYM”

a

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

posiadającym NIP: REGON:

reprezentowanym przez:

zwanym dalej „Wykonawcą”

przy czym każda z osobna może być zwana również „Stroną”, a łącznie „Stronami”,

w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie poniżej kwoty, o której mowa w art. 2 ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 11.09.2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U z 2021 r., poz. 1129 ze zm.) została zawarta umowa o następującej treści:

§ 1.

Przedmiot umowy

1. Przedmiot umowy będzie realizowany w dwóch częściach (etapach), z których obie stanowią integralną całość i muszą być wykonane przez Wykonawcę. Przedmiotem umowy w ramach części I jest:

1) zaprojektowanie, dostawa i instalacja. rejestratora zbliżeniowego RFID (1 szt.) dedykowanego do odczytu kart systemu Rejestracji Czasu Pracy (dalej jako RCP) wraz z oprogramowaniem w budynkach Sądu Rejonowego w Siedlcach w następującej lokalizacji:

• przy xx. Xxxxxxxxxxxxxxxx 00 A w Siedlcach,

2) instalacja i konfiguracja systemu RCP na podstawie przygotowanego wcześniej projektu przy czym zarządzanie systemem powinno być zapewnione z minimum trzech stanowisk,

3) dostarczenie zbliżeniowych kart RFID w liczbie 200 szt., wykorzystujących zapisane dane z wykorzystaniem bezpiecznego szyfrowania,

4) dostarczenie dokumentów potwierdzających udzielenie gwarancji i licencji dostępowej na 3 stanowiska.

2. Przedmiotem umowy w ramach części II jest:

1) zapewnienie integracji systemu RCP z systemem ZSRK (Zintegrowany System Rachunkowo Księgowy) - moduł HR SAP.

2) przeprowadzenie szkolenia z obsługi systemu RCP w niezbędnym wymiarze godzin. Tryb szkolenia w zależności od możliwości – stacjonarny lub zdalny,

3) dostarczenie dokumentacji powykonawczej wraz z instrukcją obsługi dla administratora i operatora systemu.

3. Szczegółowy zakres usługi oraz wymagania funkcjonalne zawarte są w Opisie przedmiotu zamówienia –załącznik nr 1 do umowy.

§ 2.

Sposób realizacji umowy

1. Realizacja umowy w zakresie wskazanym § 1 ust. 1 pkt. 1 -4 musi nastąpić w terminie do 00 xxxxxxx 0000 x (Xxxx I).

2. Realizacja umowy w zakresie wskazanym § 1 ust. 2 pkt. 1 -3 musi nastąpić nie później niż w terminie 14 dni od chwili zapewnienia możliwości integracji systemów przez administratorów systemu ZSRK – nie później niż do 30 września 2022 r.(Etap II).

3. Wykonawca oświadcza, że:

a) posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania przedmiotu umowy oraz dysonuje potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania usług objętych niniejszą umową

b) dostarczy system RCP fabrycznie nowy (urządzenia nieużywane, nieregenerowane, niefabrykowanie), wolny od wad oraz pochodzący z oficjalnego kanału sprzedaży producenta na rynek polski lub rynek Unii Europejskiej,

c) jest uprawniony do wprowadzenia do obrotu zaoferowanego Systemu (wraz z oprogramowaniem),

d) ponosi wyłączną odpowiedzialność ze ewentualne roszczenia osób trzecich z tytułu naruszenia praw własności przemysłowej, praw autorskich lub praw pokrewnych związanych z przedmiotem umowy.

4. Wraz z dostawą urządzeń, o których mowa § 1 ust. 1 pkt. 1 Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć wszystkie dokumenty związane z urządzeniami, w tym w szczególności:

a) dokument potwierdzający gwarancję 24 miesiące,

b) dokument potwierdzający udzieloną licencję na użytkowanie oprogramowania systemu RCP dla Sądu Rejonowego w Siedlcach na trzy stanowiska.

5. Po zapewnieniu integracji systemu RCP z systemem ZSRK, Wykonawca sporządzi i dostarczy Zamawiającemu:

a) podręcznik administratora i użytkownika (wersja papierowa i elektroniczna),

b) dokumentację powykonawczą systemu RCP, w języku polskim w wersji papierowej i elektronicznej.

6. Dokumenty, o których mowa w ust. 4 i 5 Wykonawca prześle na adres e-mail: xx@xxxxxxx.xx.xxx.xx.

7. Wraz z wdrożeniem Systemu, Wykonawca udziela Zamawiającemu nieograniczonej

czasowo i terytorialnie licencji na oprogramowanie wchodzące w skład Systemu, na co najmniej następujących polach eksploatacji:

a. utrwalania i zwielokrotniania;

b. użytkowania w pełnym zakresie na dowolnej ilości stanowisk;

c. użytkowania na dowolnej liczbie komputerów wykorzystywanych przez użytkowników;

d. integracji z systemami zewnętrznymi Zamawiającego.

8. Potwierdzeniem realizacji usługi będzie podpisanie przez Strony bez zastrzeżeń Protokołu odbioru.- załącznik nr 3 w Zakresie Etapu I – w części I, w zakresie Etapu II – w części II.

§ 3.

Nadzór i koordynacja

1. Strony deklarują ścisłą współpracę i wzajemną pomoc w wykonywaniu umowy. W szczególności Strony zobowiązane są do wzajemnego powiadamiania o ważnych okolicznościach mających lub mogących mieć wpływ na wykonanie Umowy.

2. Osobą odpowiedzialną za nadzór nad realizacją umowy ze strony Zamawiającego jest:

……………………………… - ………………………… tel…………………e-mail:…………….............

3. Osoba odpowiedzialna za nadzór nad realizacją umowy ze strony Wykonawcy jest:

……………………………… - ………………………… tel…………………e-mail:…………….............

4. Zmiana osób odpowiedzialnych za nadzór nie wymaga formy aneksu, jednakże wymaga powiadomienia drugiej Strony na wskazany w ust. 2 lub 3 adres e-mail na minimum jeden dzień roboczy przed dokonaniem zmiany.

5. Przedmiot umowy powinien być wykonany w czasie dni roboczych dla Zamawiającego, podczas obowiązujących godzin pracy, tzn. w godzinach od 8:00-16:00, po wcześniejszym uzgodnieniu dokładnego terminu realizacji usługi z upoważnionym pracownikiem Zamawiającego.

6. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów BHP oraz przeciwpożarowych, jak również ponosi pełną odpowiedzialność za wszystkie następstwa wynikające z nieprzestrzegania tych przepisów.

7. Wykonanie przedmiotu umowy nie może zakłócać normalnego funkcjonowania Sądu. Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania porządku podczas wykonywania prac i po ich zakończeniu. W szczególności należy nie dopuścić do zabrudzenia bądź zniszczenia podłóg oraz do uszkodzeń i zabrudzeń ścian w udostępnionych pomieszczeniach.

8. Zamawiający może wydawać polecenia pracownikom Wykonawcy jedynie w zakresie wewnętrznych ustaleń porządkowych i organizacyjnych Zamawiającego; w szczególności Zamawiający zastrzega sobie prawo do natychmiastowego usunięcia z terenu swojej posesji pracowników w stanie nietrzeźwym lub nie stosujących się do zaleceń porządkowych Zamawiającego.

9. Wykonawca i osoby skierowane do realizacji umowy, zobowiązane są do zachowania w tajemnicy informacji uzyskanych w trakcie wykonywania umowy. Wszelkie informacje o Zamawiającym i o jego działalności z wyjątkiem dostępnych publicznie lub których

obowiązek ujawnienia wynika z obowiązujących przepisów należy traktować jako informacje poufne zarówno w trakcie obowiązywania umowy jak i po jej wykonaniu.

10. Strony zobowiązane są do ochrony udostępnionych danych osobowych, w tym też do stosowania organizacyjnych i technicznych środków ochrony danych osobowych przetwarzanych w systemach informatycznych, zgodnie z zapisami ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018 poz. 1000).Wykonawca i Zamawiający oświadczają, że dane o których mowa w ust. 1, w tym dane osobowe, zostaną wykorzystane wyłącznie w celu realizacji przedmiotu niniejszej Umowy. Sposób ochrony oraz rodzaj danych osobowych przekazanych Wykonawcy zostanie określony w Umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych - stanowiącej załącznik nr 2 do niniejszej Umowy.

§ 4.

Wynagrodzenie

1. Ustalone przez Xxxxxx maksymalna wynagrodzenie za wykonanie usług objętych Umową wynosi netto: ……………………. t. j. brutto: ………………………………..………. zł (słownie:

……………….. złotych 00/100) w tym za:

1) Wykonanie części I zgodnie z § 1 ust. 1 pkt. 1-4: netto:…………….brutto:……………….

2) Wykonanie części II zgodnie z § 1 ust. 2 pkt. 1-3: netto:…………….brutto:……………….

2. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 obejmuje wszelkie elementy wymagane do prawidłowego wykonania umowy, w szczególności: koszt urządzeń, dojazdu, zamontowania urządzeń w miejscu wskazanym Zamawiającego, dokonanie integracji z systemem ZSRK, opłaty licencyjne związane z korzystanie z zainstalowanego oprogramowania. Niedoszacowanie, pominięcie oraz brak rozpoznania zakresu umowy przez Wykonawcę nie będą stanowiły podstawy do zmiany ceny określonej w ust. 1.

3. Podstawą do wystawienia faktury będzie obustronnie podpisany bez zastrzeżeń Protokół odbioru, o którym mowa w § 2 ust. 8. dotyczący realizacji poszczególnych części zamówienia.

4. Zapłata wynagrodzenia o którym mowa w ust. 1 nastąpi jednorazowo na podstawie prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę faktury, z 21-dniowym terminem płatności liczonym od wpływu do siedziby Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury za wykonanie danej części zamówienia, przelewem z rachunku bankowego Zamawiającego, na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze.

5. Wykonawca zobowiązany jest do wyszczególnienia w fakturze wykonania usługi za daną część w rozbiciu na poszczególne etapy.

6. Za termin zapłaty uważa się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

7. Zamawiający będzie stosował mechanizm podzielonej płatności za wyjątkiem zapłaty za czynności lub zdarzenia pozostające poza zakresem VAT (np. zapłata odszkodowania), a także za świadczenia zwolnione z VAT, opodatkowane stawką 0% lub objęte odwrotnym obciążeniem. Wykonawca oświadcza, że wyraża zgodę na dokonywanie przez Zamawiającego płatności w systemie podzielonej płatności.

8. Wykonawca ma możliwość przesłania faktury w formie elektronicznej, przy zachowaniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury zgodnie z art. 106 n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz.U. z 2021 r., poz.

685ze zm.), jako załącznika w formacie PDF przesyłanego na adres Biura Obsługi Interesanta: xxx@xxxxxxx.xx.xxx.xx

9. Wykonawca ma możliwość wystawiania i dostarczania w formie elektronicznej: faktur, faktur korygujących oraz duplikatów faktur za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF), zgodnie z ustawą z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2020 r., poz. 1666 ze zm.). Numer PEPPOL Sądu Rejonowego w Siedlcach na PEF: 8211021463.

§ 5.

Gwarancja i wsparcie techniczne

1. Przedmiot zamówienia objęty jest gwarancją, w tym: usługą wsparcia technicznego świadczoną w miejscu użytkowania Systemu przez okres 24 miesięcy.

2. Bieg terminu gwarancji i wsparcia technicznego rozpoczyna się z chwilą podpisania bez zastrzeżeń Protokołu odbioru w zakresie części 1 przez obie Strony. Wszelkie koszty napraw gwarancyjnych, w tym koszty transportu ponosi Wykonawca.

3. Udzielona gwarancja nie wyłącza, nie ogranicza ani nie zawiesza uprawnień Zamawiającego wynikających z przepisów kodeksu cywilnego o rękojmi za wady.

4. W ramach usługi wsparcia technicznego, Zamawiający będzie uprawniony do pobierania nowych wersji oprogramowania, zaoferowanego w ramach Zamówienia.

5. Usługa wsparcia technicznego zapewni minimum:

a) udzielanie odpowiedzi na pytania dotyczące instalacji, używania i konfiguracji dostarczonych urządzeń i oprogramowania,

b) w przypadku znanych defektów oprogramowania, przekazywanie informacji o sposobie ich usunięcia lub obejścia, a także udzielanie pomocyw uzyskaniu poprawek, do otrzymania których Zamawiający jest uprawniony w ramach posiadanej licencji,

c) dostęp do telefonicznego wsparcia technicznego producenta oprogramowania lub jego autoryzowanego polskiego przedstawiciela w czasie podstawowego okresu dostępności centrum wsparcia dla systemu (w dni robocze w godzinach 8:00-15:00) w języku polskim pod nr telefonu …

d) nieprzerwany i nieograniczony dostęp do zasobów elektronicznych, baz samopomocy, FAQ, baz wiedzy producenta oprogramowania o ile posiada.

6. W ramach gwarancji Wykonawca zapewni:

a) Możliwość telefonicznego lub elektronicznego zgłaszania awarii dotyczących sprzętu w dni robocze, w godzinach 8:00-15:00 w okresie trwania gwarancji pod nr telefonu …

b) Obsługę zgłoszeń w języku polskim.

c) Gwarantowany czas naprawy sprzętu – 2 dni robocze od dnia zgłoszenia awarii. W przypadku gdy naprawa potrwa dłużej niż gwarantowany czas naprawy, Wykonawca na żądanie Zamawiającego dostarczy w następnym dniu roboczym urządzenia/elementy zastępcze (na czas naprawy) co najmniej o takich samych parametrach i standardach lub urządzenia/elementy o podobnej funkcjonalności (po uprzednim uzgodnieniu z Zamawiającym).

7. Serwis gwarancyjny świadczony będzie w miejscu użytkowania sprzętu. Zamawiający dopuszcza możliwość wykonania naprawy poza miejscem użytkowania w przypadku jego awarii i braku technicznej możliwości naprawy urządzenia w miejscu jego zainstalowania.

8. Okres gwarancji ulega przedłużeniu:

a) O okres naprawy w przypadku naprawy przedmiotu umowy.

b) O okres gwarancji w przypadku dokonania wymiany przedmiotu umowy na wolny od wad.

9. Podstawę do usunięcia wad stanowi zgłoszenie Zamawiającego o wystąpieniu wady przesłane Wykonawcy w formie pisemnej lub elektronicznej.

10. Po każdorazowym usunięciu ujawnionych w okresie gwarancji wad, Strony niniejszej umowy sporządzą protokół zawierający zakres i termin wykonania naprawy gwarancyjnej.

§ 6.

Odpowiedzialność za nienależyte wykonanie umowy.

1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną:

1) w wysokości 200,00 złotych za każdy dzień opóźnienia w dostawie i instalacji systemu RCP lub dostawie wymaganej ilości kart zbliżeniowych RFID (wykonanie części I zamówienia) w stosunku do terminu wskazanego w §2 ust. 1,

2) w wysokości 200,00 złotych za każdy dzień opóźnienia w zapewnieniu Integracji systemu RCP z systemem ZSRK lub przeprowadzeniu szkolenia (wykonanie części II zamówienia) w stosunku do terminu obliczonego zgodnie z §2 ust. 2,

3) w wysokości 200,00 złotych za każdy dzień opóźnienia w usunięciu wad i usterek stwierdzonych podczas odbioru przedmiotu umowy,

4) w wysokości 200,00 złotych za każdy dzień opóźnienia w usunięciu wad i usterek stwierdzonych w okresie rękojmi i gwarancji,

5) w wysokości 200,00 złotych każdy stwierdzony przypadek naruszenia innych niż wskazane w pkt 4) obowiązków wynikających z gwarancji, .

6) wysokości 10% maksymalnego wynagrodzenia brutto określonego w § 4 ust. 1 w przypadku odstąpienia od umowy lub jej rozwiązania przez którąkolwiek ze Stron z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.

2. Kary umowne określone w ust. 1 są niezależne od siebie i podlegają kumulacji, przy czym maksymalna wysokość kar umownych, którymi obciążony zostanie Wykonawca na podstawie niniejszej umowy nie przekroczy 30% maksymalnego wynagrodzenia brutto określonego w § 4 ust. 1

3. Wykonawca wyraża zgodę na naliczenie kar umownych z wynagrodzenia należnego Wykonawcy wynikającego z niniejszej Umowy. W przypadku, gdy potrącenie kary umownej z wynagrodzenia Wykonawcy nie będzie możliwe, Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty kary umownej w terminie 14 dni od otrzymania noty obciążeniowej wystawionej przez Zamawiającego.

4. Strony mogą dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych wynikających z kodeksu cywilnego do wysokości pełnej szkody.

§ 7

Prawo odstąpienia od umowy.

1. Odstąpienie od umowy może nastąpić:

1) przez Zamawiającego w przypadku wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, w ciągu 14 dni od dnia powzięcia informacji o wystąpieniu powyższych okoliczności.

2) przez Zamawiającego z powodu opóźnienie w realizacji któregokolwiek Etapu umowy powyżej 10 dni - w terminie 7 dni od dnia doręczenia drugiej Stronie pisemnych zastrzeżeń.

3) w przypadkach przewidzianych w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U z 2020 r., poz. 1740 ze zm.).

2. Odstąpienie umowy z przyczyn wskazanych w ust. 1 musi nastąpić pisemnie i zostać przesłane na adres drugiej Strony.

§ 8

Zmiana umowy

1. Strony dopuszczają zmiany umowy w następujących okolicznościach:

1) zmiana godzin pracy Sądu - w zakresie zmiany godzin rozpoczęcia lub zakończenia realizacji usługi towarzyszącej dostawie;

2) zmiany stawki podatku od towarów i usług;

3) okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19, z zastrzeżeniem, że Wykonawca przedstawił wpływ okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte jej wykonanie – w zakresie zmiany terminu wskazanego w § 2 ust. 1 lub § 2 ust. 2;

4) zaistnienia siły wyższej rozumianej jako wystąpienie zdarzenia nadzwyczajnego, zewnętrznego, niemożliwego do przewidzenia i zapobieżenia, którego nie dało się uniknąć nawet przy zachowaniu najwyższej staranności, a które uniemożliwia Wykonawcy wykonanie jego zobowiązania w całości lub w części.

2. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej lub formy elektronicznej w rozumieniu art. 781 § 2 KC pod rygorem nieważności.

§ 9.

Postanowienia końcowe

1. Wykonawcy nie wolno dokonać cesji wierzytelności wynikających z niniejszej umowy bez pisemnej zgody Zamawiającego.

2. Wszelkie ewentualne spory będą rozpatrywane przez Sąd Rejonowy w Radzyniu Podlaskim.

3. W sprawach nieuregulowanych Umową stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.

4. Zmiana postanowień zawartej umowy może nastąpić tylko i wyłącznie za zgodą obu Stron na piśmie pod rygorem nieważności.

5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

6. Integralną cześć Umowy stanowi:

1) Opis przedmiotu zamówienia - załącznik nr 1

2) Formularz ofertowy Wykonawcy z dnia: ….. – załącznik nr 2.

3) Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych- załącznik nr 3

4) Protokół odbioru – załącznik nr 4.

WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY