ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY
ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY
§ 1
PRZEDMIOT UMOWY
1. Przedmiotem Umowy jest organizacja wyjazdowego spotkania roboczego dla pracowników Centrum Unijnych Projektów Transportowych polegająca na świadczeniu usługi restauracyjnej i hotelarskiej wraz z zapewnieniem transportu (dalej: „Przedmiot Umowy”), w sposób zgodny z Opisem Przedmiotu Umowy (dalej: „OPZ”) stanowiącym Załącznik nr … do Umowy oraz Formularzem ofertowym, którego kserokopia stanowi Załącznik nr … do Umowy.
2. Strony ustalają, że dokładna liczba uczestników spotkania zostanie określona przez Zamawiającego nie później niż na 2 dni robocze przed planowanym terminem spotkania, przy czym maksymalna liczba uczestników będzie wynosiła 46 osób, minimalna liczba uczestników wyniesie 36 osób.
3. Wykonawca zobowiązuje się do prawidłowego wykonania wszelkich prac związanych z realizacją Przedmiotu Umowy zgodnie z postanowieniami niniejszej Umowy i obowiązującym prawem.
4. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego informowania Zamawiającego o istotnych problemach w realizacji Przedmiotu Umowy, w szczególności o zamiarze zaprzestania jego realizacji.
5. Wykonawca zapewnia, że jego pracownicy, podwykonawcy oraz inne osoby, które w imieniu Wykonawcy będą brały udział w wykonywaniu Przedmiotu Umowy, posiadają należyte przygotowanie do wykonywanych czynności, w tym stosowną wiedzę, kwalifikacje i doświadczenie oraz wymagane prawem badania.
6. Zamawiający dopuszcza możliwość zatrudnienia podwykonawców w celu realizacji zamówienia.
7. Za działania bądź zaniechania podwykonawców Wykonawca bierze pełną odpowiedzialność i odpowiada jak za działania bądź zaniechania własne.
8. Wszelkie postanowienia niniejszej Umowy odnoszące się do Wykonawcy stosuje się odpowiednio do podwykonawców.
§ 2
TERMIN REALIZACJI UMOWY
1. Przedmiot Umowy zrealizowany zostanie w dniach 3-4 lipca 2017 roku.
2. Zamawiający jest zobowiązany poinformować Wykonawcę drogą elektroniczną, na adresy wskazane w § 4 ust. 2 Umowy, nie później niż w terminie 2 dni roboczych przed planowanym terminem spotkania, o dokładnej liczbie uczestników spotkania, zgodnie z § 1 ust. 2 Umowy.
§ 3
ZASADY WYKONANIA UMOWY
1. Strony zobowiązują się do wzajemnej współpracy niezbędnej do prawidłowego wykonania Umowy. Każda ze Stron zobowiązuje się do niezwłocznego zawiadomienia drugiej Strony o zajściu okoliczności mogących spowodować niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy.
2. Strony zobowiązują się do zachowania w poufności wszelkich informacji uzyskanych w związku z zawarciem i wykonaniem Umowy. Strony uprawnione są do przekazania powyższych informacji, jedynie gdy wymaga tego przepis prawa.
§ 4
ODBIÓR PRZEDMIOTU UMOWY
1. W terminie 2 dni roboczych od dnia zakończenia spotkania zostanie podpisany przez Xxxxxx
Protokół Odbioru Przedmiotu Umowy, którego wzór stanowi Załącznik nr … do Umowy.
2. Pracownikami odpowiedzialnymi za prawidłową realizację Przedmiotu Umowy zgodnie z jej treścią, dokonywanie uzgodnień dotyczących Przedmiotu Umowy w trakcie jej realizacji, a także upoważnionymi do samodzielnego podpisania Protokołów, o których mowa w Umowie są:
1) po stronie Zamawiającego:
………………………………………………
………………………………………………
2) po stronie Wykonawcy:
…………………………………………
…………………………………………
3. Zmiana osób upoważnionych, wskazanych w ust. 2 wymaga poinformowania drugiej Strony na piśmie i nie stanowi zmiany Umowy. Za pisemną formę powiadomienia w wyżej wymienionym zakresie przyjmuje się również zawiadomienie przesłane drogą elektroniczną na adresy mail: xxxx@xxxx.xxx.xx - (Zamawiający),
…………………………… - (Wykonawca).
§ 5
WYNAGRODZENIE I WARUNKI PŁATNOŚCI
1. Zamawiający zapłaci Wykonawcy za realizację Przedmiotu Umowy całkowite wynagrodzenie,
które przy uwzględnieniu maksymalnej liczby uczestników, o której mowa w § 1 ust. 2 Umowy, nie może przekroczyć kwoty netto (słownie
złotych: ………………), złotych brutto …………… (słownie złotych: ), w tym należny podatek
VAT, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Kwota wynagrodzenia należnego Wykonawcy zostanie wyliczona na podstawie iloczynu dokładnej liczby uczestników spotkania (określonej zgodnie z § 1 ust. 2 Umowy oraz § 2 ust. 2 Umowy) i ceny jednostkowej wskazanej przez Wykonawcę, tj złotych
xxxxx za osobę (słownie złotych: ……………), ………….. złotych brutto za osobę (słownie złotych:
…………..), w tym należny podatek VAT, zgodnie z Formularzem ofertowym, którego kserokopia stanowi Załącznik nr do Umowy.
3. Podstawą do wystawienia przez Wykonawcę dokumentu księgowego: faktury/rachunku1 będzie sporządzony i podpisany bez zastrzeżeń przez Strony, Protokół Odbioru Przedmiotu Umowy, o którym mowa w § 4 ust. 1 Umowy.
4. Należne wynagrodzenie płatne będzie przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze/rachunku2, w terminie 21 dni od dnia doręczenia do siedziby Zamawiającego prawidłowo wystawionego dokumentu księgowego. Za dzień zapłaty uważany jest dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
5. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 2, będzie stałe i nie ulegnie zmianie w trakcie realizacji Umowy, z zastrzeżeniem § 8 ust. 2 pkt 1 Umowy.
6. W przypadku opóźnienia w zapłacie należności wynikającej z prawidłowo wystawionego dokumentu księgowego dostarczonego Zamawiającemu, Wykonawca ma prawo do odsetek ustawowych.
§ 6
ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA NIEWYKONANIE LUB NIENALEŻYTE WYKONANIE UMOWY
1. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od Umowy w razie powzięcia informacji
o okolicznościach uniemożliwiających Wykonawcy wykonanie usługi w umówionym terminie lub niezrealizowania przez Wykonawcę usługi na skutek okoliczności leżących po stronie Wykonawcy.
2. Zamawiający decyzję o odstąpieniu od Umowy przekaże Wykonawcy w formie pisemnej oświadczeniem zawierającym uzasadnienie, w terminie 21 dni od dnia zawarcia niniejszej Umowy. Oświadczenie to może zostać doręczone Wykonawcy osobiście, za potwierdzeniem odbioru lub listem poleconym.
1 Niepotrzebne skreślić.
2 Niepotrzebne skreślić.
3. W przypadku odstąpienia od Umowy, sporządzony zostanie protokół podpisany przez obie Strony, w terminie 2 dni od dnia odstąpienia od Umowy. Jeżeli mimo wezwania Wykonawca nie podpisze protokołu, Zamawiający uprawniony jest do jego jednostronnego sporządzenia i podpisania.
4. Odstąpienie od Umowy nie zwalnia Wykonawcy od obowiązku zapłaty kar umownych zastrzeżonych w Umowie oraz odszkodowania, o którym mowa ust. 10 poniżej.
5. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w następujących przypadkach:
1) w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy – 10% należnego wynagrodzenia brutto, obliczonego zgodnie § 5 ust. 2 Umowy,
2) w przypadku odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego, o którym mowa w ust. 1
- 10% całkowitego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 Umowy.
6. Za niewykonanie Umowy przyjmuje się w szczególności brak zorganizowania spotkania w umówionym przez Strony terminie i miejscu, z zastrzeżeniem § 8 ust. 2 pkt 2 Umowy.
7. Za nienależyte wykonanie Umowy przyjmuje się w szczególności niespełnienie przez Wykonawcę któregokolwiek z obowiązków opisanych w OPZ.
8. Zapłata kary umownej nastąpi przelewem na wskazany przez Zamawiającego rachunek bankowy w terminie 7 dni od dnia doręczenia Wykonawcy wezwania do jej zapłaty.
9. W przypadku bezskutecznego upływu terminu, o którym mowa w ust. 8, Zamawiający może potrącić swoją wierzytelność z tytułu kar umownych z wierzytelności Wykonawcy z tytułu wynagrodzenia. O dokonaniu potrącenia Zamawiający zawiadamia pisemnie Wykonawcę nie później niż w dniu dokonania potrącenia.
10. Zamawiający ma prawo do dochodzenia odszkodowania przekraczającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego.
§ 7
SIŁA WYŻSZA
1. Strony Umowy zobowiązują się do niezwłocznego zawiadomienia drugiej Strony o zajściu okoliczności mogących stanowić przeszkodę w wykonaniu lub należytym wykonaniu Przedmiotu Umowy.
2. W przypadku działań siły wyższej, tj. zdarzeń zewnętrznych, na które Strony nie mają wpływu, a które uniemożliwiają wykonanie zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy, których nie można było przewidzieć i których nie dało się uniknąć nawet w przypadku dołożenia przez Strony najwyższej staranności, Strona dotknięta działaniem siły wyższej poinformuje niezwłocznie pisemnie drugą Stronę o wystąpieniu siły wyższej oraz o przewidywanych konsekwencjach w wykonaniu zobowiązań przewidzianych w niniejszej Umowie w celu wspólnego ustalenia
dalszego postępowania.
§ 8
ZMIANY UMOWY
1. Zmiany w zakresie numerów telefonów, adresów mailowych, adresów wskazanych w Umowie, następują w drodze pisemnego zawiadomienia drugiej Strony niezwłocznie od zaistnienia zmiany i nie stanowią zmiany Umowy. Za równoznaczną w ww. przypadkach z formą pisemną przyjmuje się elektroniczną formę pisma.
2. W trakcie obowiązywania Umowy Strony dopuszczają w szczególności następujące zmiany:
1) zmianę cen, w przypadku zmian przepisów dotyczących stawki podatku VAT, przy czym cena netto nie ulegnie zmianie nastąpi jedynie zmiana ceny brutto. Zmiana cen nastąpi od dnia obowiązywania odpowiednich przepisów prawa. Zmiana może dotyczyć wyłącznie wynagrodzenia za usługi świadczone po wejściu w życie ustawy zmieniającej stawkę podatku VAT,
2) zmianę miejsca spotkania (w tym również hotelu) i terminu spotkania, przy czym zmianę taką uznaje się za skuteczną w momencie wyrażenia przez Zamawiającego pisemnej zgody, na pisemny i uzasadniony wniosek Wykonawcy, akceptującej nowy termin spotkania lub nowe miejsce realizacji Przedmiotu Umowy z zastrzeżeniem, że nowe miejsce musi spełniać co najmniej wymagania określone przez Zamawiającego w OPZ.
3. W przypadku wystąpienia zdarzeń, o których mowa w § 7 ust. 2 Umowy, możliwa jest zmiana terminu wykonania zamówienia, o czas występowania zdarzenia stanowiącego siłę wyższą.
§ 9
POWIERZENIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
1. W celu realizacji Przedmiotu Umowy, na podstawie art. 31 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.
o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2016, poz. 922 z późn. zm.) Zamawiający, jako administrator danych osobowych, powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych
uczestników spotkania roboczego w zakresie niezbędnym do jej wykonania.
2. Wykonawca jest zobowiązany przed rozpoczęciem przetwarzania danych do podjęcia środków zabezpieczających zbiór danych, o których mowa w art. 36-39a ustawy z dnia
o ochronie danych osobowych, w szczególności do dopuszczenia do przetwarzania danych wyłącznie osób posiadających upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w ust. 3.
3. Zamawiający umocowuje Wykonawcę do wydawania i odwoływania pracownikom Wykonawcy, upoważnień do przetwarzania danych osobowych w zakresie, o którym mowa w ust. 1.
4. Wykonawca może umocować inny podmiot do przetwarzania powierzonych danych osobowych wyłącznie za zgodą Zamawiającego.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia kontroli mającej na celu ustalenie, czy Wykonawca przestrzega zasad przetwarzania danych osobowych określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa oraz postanowieniach niniejszej umowy.
6. Niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 30 dni od daty zakończenia realizacji Przedmiotu Umowy, Wykonawca zobowiązuje się do trwałego usunięcia danych osobowych, o których mowa w pkt. 1, ze wszelkich dokumentów oraz nośników informacji.
§ 10
ROZWIĄZYWANIE SPORÓW
Wszelkie ewentualne spory powstałe na tle realizacji niniejszej Umowy lub w związku z jej interpretacją Xxxxxx zobowiązują się rozwiązać polubownie, przy zachowaniu drogi postępowania reklamacyjnego, a w przypadku braku porozumienia poddać je pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
§ 11
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Wszelkie dopuszczalne prawem powszechnie obowiązującym zmiany Umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej pod rygorem nieważności za wyjątkiem przypadków przewidzianych w Umowie, w których jej zmiana wymaga jedynie uprzedniego zawiadomienia drugiej Strony.
2. Wszelka korespondencja pomiędzy Stronami wymaga zachowania formy pisemnej z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w Umowie. Strony zobowiązane są do wzajemnego informowania się o każdej zmianie adresu do korespondencji oraz innych istotnych dla należytego wykonania umowy danych. W razie zaniechania obowiązku poinformowania o zmianie adresu, korespondencję wysłaną na adres dotychczasowy uznaje się za doręczoną prawidłowo.
3. W zakresie nieuregulowanym Umową zastosowanie mają przepisy prawa powszechnie obowiązującego, w tym w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego.
4. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
5. Wszystkie załączniki wymienione poniżej stanowią integralną część Umowy:
1) Akt powierzenia pełnienia obowiązków Dyrektora CUPT z dnia 02 marca 2016 roku - kserokopia potwierdzona za zgodność z oryginałem.
2) KRS lub CEiGD Wykonawcy
3) Kserokopia Formularza ofertowego
4) Opis Przedmiotu Umowy
5) Protokół Odbioru Przedmiotu Umowy
ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA
………………………………………….. …………………………………………
(czytelny podpis) (czytelny podpis)
Załącznik nr … do Umowy
PROTOKÓŁ ODBIORU PRZEDMIOTU UMOWY
CUPT i ……………… jako Strony Umowy nr ………………………………… zawartej w dniu na
organizację wyjazdowego spotkania roboczego dla pracowników Centrum Unijnych Projektów Transportowych, polegającą na świadczeniu usługi restauracyjnej i hotelarskiej wraz z zapewnieniem transportu, zgodnie oświadczają, że Umowa obejmująca spotkanie robocze zorganizowane w terminie ……………………………………, w którym uczestniczyło: osób
(słownie: ), w odniesieniu do którego zapewniono:
1) miejsce spotkania roboczego,
2) transport,
3) miejsca noclegowe,
4) wyżywienie,
została wykonana należycie/nienależycie3.
UWAGI: ………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Niniejszy protokół stanowi podstawę do wystawienia przez Wykonawcę dokumentu księgowego: faktury/rachunku4 opiewającej na kwotę wynagrodzenia ustalonego zgodnie zapisami § 5 ust. 2 Umowy.
ZAMAWIAJĄCY | WYKONAWCA |
………………………………………….. (czytelny podpis) | ………………………………………….. (czytelny podpis) |
3 Niepotrzebne skreślić.
4 Niepotrzebne skreślić.